10 REGLAS BASICAS PARA ADMINISTRAR TU EMPRESA

EL MUNDO DE LAS EMPRESAS ESTA LLENO DE IDEAS PARA VENDER,COMPRAR, PRODUCIR... PERO SOLO ALGUNAS DE ELLAS SE LOGRAN MATERIALIZAR EN VERDADERAS OPORTUNIDADES DE NEGOCIO

Es cierto que nadie nace siendo un experto en la formacion y consolidacion de empresa,sin embargo , por que ideas que son buenas no se pueden materializar ? A veces, los lideres no encuentran la formula adecuada para dirigir con efectividad su negocio delegan erroneamente las obligaciones a sus empleados. Aunque no hay una receta magica que nos revel el secreto para alcanzar el exito de los negocios,existen algunas reglas basicas de administracion que, junto a la debidad dedicacion y perseveracia, nos pueden ayudar a alcanzar nuestros objetivos. Pero antes de comenzar con las caracteristicas de un buen administrador de negocios, hay que tomar en cuenta,para eliminar , los mitos que al dia de hoy todavia rigen a muchas empresas. 1.-ELIMINA LOS MITOS DEL MANAGEMENT Delegar responsabilidades te lleva a ser un buen lider en tu negocio. A) La hiperactividad. "Los Gerentes mas activos hacen mas cosas" No necesariamente: tal vez no saben delegar, tal vez son demasiados aprensivos y perfeccionistasy estan afectando un correcto fluir de los procesos. B) Nivel de decision. "Cuanto mas alto sea el nivel en el QUE se tome una decision mejor" En Ocasiones, quienes deben de decidir son los mandos

medios,por que son quienes tienen informacion mas detallada sobre sus areas. C) Hay que saber delegar. " La delegacion responsabilidades ahorra tiempo, preocupacion y costos". Si pero solo si de da un seguimiento firme y consistente. D) "Puertas Abiertas." Esta politica mejora la eficacia de un gerente en el trato con su equipo, solo que cuidado con la nociva tendencia al ASAMBLEISMO. E) Identifica el problema. "la identificacion de los problemas es la mitad de la solucion." Puede serlo, pero a veces se olvida la mitad. 2.-CARACTERISTICAS EMPRESARIO. QUE HACEN TRIUNFAR A UN de

Virtudes que debe tener un empresario. A) CURIOSIDAD. Es buena consejera para hacer cambios, obtener informacion valiosa, detectar problemas potenciales y oportunidades. B) OBSERVACION. Detectar detalles que pasarian inadvertidos a los demas es una de las caracteristicas basicas de un emprendedor.Nunca sera suficiente la supervision de un empleado, por eficiente que este sea: siempre hara falta el ojo del emprendedor o del dueo. cuya inversion se ve afectada directamente por cada descuido o detalle que no se atienda. C) FLEXIBILIDAD. La capacidad de actuar o de hacer cambios depende de la disponibiliadad y flexibilidad que tenga una persona ante los

problemas. Su actitud ante nuevos acontecimientos , el estar abierto a nuevas ideas sin descartarlas de entrada es un habito poco extendido y quqe a la larga genera grandes beneficios. D) EXPERIMENTACION. Poner en practica nuevas ideas y hacer experimentos le da al empresario otra fuente de conocimientos, e incluso lo puede llevar a realizar negocios en nichos o clientes inesperados.La capacidad de adaptacion y experimentacion lleva a estos empresarios a conquistar nuevos mercados. 3.- ARRANCA EFICIENTEMENTE TU NEGOCIO. Las PYMES son, por su tamao,las mas expuestas a todo tipo de vaivenes economicos, cotingencias y problemas.Para enfrentarlos, es necesario hacer una seria de acciones que a la larga ahorraran muchos dolores de cabeza. A) ESTUDIO PRELIMINAR. Este proyecto de vialidad debe llevar a conclusiones basicas, que pueden modificar el plan inicial. LA DESCRIPCION muy completa de la idea de negocio. LOS RECURSOS con los que cuenta la empresa. EL MEDIO donde se va a poner en practica EL CONOCIMIENTO profundo de los atributos y debilidades personales del administrador EL PLAN de accion para poner en marcha el proyecto LAS EXPECTATIVAS a corto y mediano plazo (plan ideal , medio y realista) B) CAPITAL DE TRABAJO. Este, junto con la inversion inicial, es un recurso que se debe tener a disposicion antes de empezar las operaciones. Debe cubrir los siguietnes gastos durante un periodo minimo de seis meses. LAS INSTALACIONES, mantenimiento y reparacione de equipo. LA RENTA o compra del lugar de trabajo. LOS SUELDOS, salarios y prestaciones EL INVENTARIO inicial.LOS GASTOS de organizacion LAS PRIMAS de Seguro, licencias y cuotas. LOS IMPUESTOS de cualquier indoles LOS SERVICIOS, Agua,

luz, Telefono contingencias. C) CONTROLES.

gastos

menores

LA

RESERVA

para

Para administrat correctamente un negocio, es primordial crear un sistema de control de actividades de operacion. LA RELACION con los bancos LOS INVENTARIOS de materia prima. EL INVENTARIO de todos los productos terminados. LOS REPORTES de pedidos. LOS REPORTES de compras. LA FACTURACION. LAS CUENTAS por cobrar LA CONTRATACION DE PERSONAL. LAS CUENTAS por pagar. LOS CREDITOS BANCARIOS y otros pasivos LOS REPORTES de produccion. EL CONTROL de calidad. EL ANALISIS de costos. LOS ESTADOS financieros. EL FLUJO de fondos proyectados 4.-ADMINISTRACION FINANCIERA Se debe tener un control total de gastos, entradas y ganancias. OBTENER fondos y recursos financieros.Este objetivo involucra una serie de actividades,como: DETERMINAR mediante un estudio el monto de necesidades futuras de recursos y calendarizarlas. NEGOCIAR con anticipacion el contrato de posibles creditos para asegurar su disponibilidad y obtencion en las mejores condiciones en cuanto a costos,garantias y plazo. DEFINIR la estructura financiera de la empresa, es decir, el monto de lso recursos provenientes de acreedores o accionistas. MANEJAR eficientemente los recursos financieros.A traves de este objetivo se establecen las siguientes acciones: Propiciar y participar en la elaboracion de un plan financiero a corto y mediano plazo, que tenga como base principal la productividad y su control. Apoyar el establecimiento de un buen control interno que tienda a la conservacion, proteccion y mantenimiento de los activos, a promover tanto la eficiencia operativa como la adhesion del personal a las politicas dictadas por la gerencia. Favorecer el ingreso oportuno de recursos a la empresa y

cubrir a tiempo los compromisos. Verificar que se cumpla la politica de cuentas por cobrar. Verificar que la empresa, tenga las coberturas necesarias en seguros para evitar perdidas por accidentes y otras causas. Definir una estrategia fiscal y cumplir oportunamente con el pago de los impuestos. ASIGNACION adecuada de recursos. Esto implica: 1. Definir politicas y objetivos respecto a la liquidez, solvencia, estabilidad y rentabiliadad. Todo esto influye en la asignacion de recursos. 2. Hacer una jerarquia y una calendarizacion de inversiones,mismas que deben sujetarse a una evaluacion que considere rentabilidad, riesgos y flijos futuros de efectivo. 3. Definir oportunamente cual es la cantidad optima de recursos que se destinaran a cuentas bancarias, cuentas por cobrar e inventarios. ADMINISTRAR EL CAPITAL de trabajo. El capital de trabajo es la diferencia entre el activo y el pasivo circulante.El area financiera toma decisiones diarias sobre este reglon.Se deben aplicar tecnicas especificas para lograr valores que maximicen la utilidad de la empresa. ADMINISTRAR las inversiones. Se refiere a las inversiones en activos fijos que implican desembolsos importantes, por lo que se debera vigilar que la depreciacion de equipos sea a valores actualizados y, en caso de obtener financiamiento para esta inversion, asegurarse de que sea a largo plazo,para que puedan autopagarse conforme a la inversion madura. ADMINISTRAR los resultados de la empresa se componen de venta menos costos y gastos. El area Financiera debe pugnar para que las ventas sean cada vez mayores y los costos y gastos se puedan reducir al minimo.Por esta razon deben hacerse propuestas senstas, apoyadas en un conocimiento profundo de la empresa. PRESENTAR e interpretar la informacion financiera.Esto es que el area financiera es responsable de la contabilidad, con base en la cual se elaboraran los estados financiero; pero estos deben ser analizados para facilitar su interpretacion y que puedan servir de base en la toma de decisiones. APOYAR las decisiones acertadas. Cualquier decision de tipo

financiero debe estar basada en informacion, no puede decidirse con base en corazonadas.Por ello, el area financiera debe sustentar cualquier recomendacion en calculos y evaluaciones debidamente estructurados. 5.-FUNCIONES BASICAS DE LA ADMINISTRACION A traves de funciones claras y bien definidas, cada una de la areas financieras debe operar bajo un estricto control. A) TESORERIA En una empresa se deben revisar diariamente el estado de disponibilidades y de demanda de fondos monetarios, con la maxima atencion en la obtencion de los faltantes, las consignaciones, el traslado de recursos y la cancelacion de compromisos, a fin de aprovechar los descuentos ofrecidos por los proveedores y la recuperacion oportuna de la cartera. Para que este departamento alcance un optimo desempeo, es necesario implementar politicas y controles en cuanto a los documentos: que todos lleven un numero consecutivo, asi como firmas de autorizacion. B) MERCADOTECNIA El administrador financiero debe involucrarse en la planeacion y direccion del programa de mercadotecnia, asi como el analisis de los resultados y en el sealamiento tanto de las areas para el mejoramiento como las de oportunidades potenciales, observando siempre la formula exacta de costo-beneficio. C) CONTABILIDAD La decision financiera esta basada en informacion numerica.Estos numeros emanan del sistema contable que emite los informes, y de ellos, a su vez, son los que orientan las decisiones financieras. D) PRODUCCION. Para aprobar proyectos, presupuestos y cotizaciones de este departamento, el administrador requiere tener conocimientos de los siguientes objetivos:

Obtener el mejor valor en los materiales: comprarlos al precio mas bajo posible sin menoscabo de los requisitos de calidad. Mantener los inventarios lo mas bajo posibles, sin perjuicio de la produccion y ventas,asi coo una buena rotacio. Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas. Introducir buenos procedimientos, junto con controles adecuados y una buena politica de compras. Implantar programas,como el de analisis de valores y el analisis de costos a fin de decidir si deben comprarse o hacerse los materiales para reducir costo de las compras. Tener informados a los departamentos involucrados con la actividad sobre los nuevos materiales que van saliendo y que puedan afectar la utilidad o el funcionamiento de la compaia. Mantener una aportacion eficaz a las utilidades mediante analisis de valor y reduccion de costos. E) RECURSOS HUMANOS. El capital humano necesita una buena administracion que lo haga ser competitivo.Por eso , se recomienda promover un ambiente de colaboracion y confianza entre el personal , interesarse por las preocupaciones y problemas de los trabajadores y retroalimentarlos constantemente acerca de sus fortalezas laborales y de sus debilidades o aspectos a mejorar. 6.- ADMINISTRACION DE INVERSIONES.. El administrador de finanzas tiene a su cargo la coordinacion, formulacion, terminacion y supervicion del plan de utilidades, el cual indica que clase de activos e intereses financieros debe adquirir.Las propuestas de los proyectos de inversion pueden provenir de varias fuentes.Estos proyectos se clasifican en una de las siguientes categorias: Para la produccion de nuevos productos o la ampliacion de las lineas de productos existentes.

Reposicion de equipos. Investigacion y desarrollo. Expansion de la compaia a otros estados o paises. Actualizacion de maquinaria y/o equipo. La evaluacion de proyectos de inversion es la tecnica por medio de la cual se analiza cuantitativamente si es conveniente o no asignar recursos a un plan especifico.Su importancia es tan grande, que el exito de las operaciones de una empresa se fundamenta en la utilidades que genere cada proyecto en lo individual 7.- OFRECER SERVICIOS DE EXCELENCIA Para que un negocio logre prosperar en un corto plazo, hay que tomar en cuenta las siguientes recomendaciones; SER COMPETITIVOS tanto al momento de ofrece calidad en los productos y servicios, como en el trato a la clientela y a la comunidad. PREPARARSE continuamente. Conocer a fondo los perfiles del producto, quienes son los competidores cercanos y dominar las caracteristicas del producto o servicio que se genera. CUIDAR LA IMAGEN de la organizacion. INTERCAMBIA conocimientos y experiencias. El aliarse con los proveedores, ademas de ser uno de los principios de calidad total, permite encontrar socios fieles de negocio.Ademas, unirse con los competidores resulta mas benefico que buscar la contienda desleal. 8.- LO QUE DEBEMOS EVITAR..SIEMPRE Generalmente las organizaciones se encuentran inmersas en un cumulo de problemas que con el dia a dia pueden pasar desapercibidos.Los mas comunes se debe a que: MAS DEL 50 % del tiempo de la administracion se emplea en juntas.Resulta curioso conocer que los temas que se incluyen en tales reuniones son casi siempre los mismos.

Lo anterior sugiere QUE lo mas probable es que se esten atacando sintomas en lugar de resolver las causas reales de los problemas. TRABAJO SOBRE PRESION . La mayor actividad que se presenta cuando se aproxima el cierre de los ejercicios contables o presupuestales se ha convertido en una rutina desgastante que agota al personal y deteriora el ambiente de trabajo.En general, casi todas las actividades importantes se realizan bajo emergencia; la mayor parte de personal esta apagando fuegos en lugar de crear cosas nuevas. AMBIENTE DE DESCONFIANZA, insatisfaccion, temor, sealamiento de culpables y cinismo.Si el personal revela sus verdaderos sentimientos , se podra trabajar con mayor productividad y menos fricciones. 9.- LADRONES DEL TIEMPO. Ademas de los problemas que se suscitan al interior de una empresa,existen otros que tambien restan productividad al equipo de trabajo. Implementa mejoras en este aspecto e imponlas con tu personal. EL TELEFONO. Muchos ejecutivos creen ser mas productivos en funcion a la cantidad de llamadas telefonicas que reciben. Para hacer mas efectiva su labor, programa horarios y minimiza las llamadas; contesta solo aquellas que sean realmente importantes. VISITAS REPENTINAS. La politica de puertas abiertas a veces genera la recepcion de quejas, sugerencias, chismes y rumores. Ordena tus visitas: ocupa tu tiempo en escuchar a personas que aporten algo productivo. REUNIONES. La pasion por las reuniones de trabajo restan productividad, y motivacio.Evitalas y programalas solo cuando existan razones de peso que requieran ser discutidas. 10.- FACTORES DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS.. Ten muy presente los siguientes aspectos, tanto en ti como en tus posibles socios potenciales. HABILIDAD para conseguir recursos LA PRODUCCION de articulos y servicios superiores a los demas

UN BUEN prestigio, seriedad aceptacion por parte de tu entorno economico. HABILIDAD para conseguir y retener personal de alta calidad y eficiente. MOTIVACION e impulso. AMPLIA gama de clientes y capacidad para generar nuevos. BUENAS relaciones laborales. CONOCIMIENTO profundo del mercado.
COMERCIALIZACION imaginativa.