Sistemas de Informacion Administrativa (SIA)

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA)
INDICE
1. 2. 3. 4. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
INTRODUCCIN PLANEACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA TCNICAS DE INSTRUMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS FORMAS E INFORMES DISEO CONCEPTUAL DE UN SIA TENDENCIAS FUTURAS HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA PLANEACION Y DESARROLLO SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN SISTEMAS DE INFORMACIN IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIN PROCESOS IMPLEMENTACIN SISTEMAS DE INFORMACIN TPICOS PLANIFICACIN ESTRATGICA CONCLUSIN
INTRODUCCIN
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Lic. ADM. Hctor Camacho Abanto Mrh.
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Definicin de un Sistema de Informacin:
Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturalezas diversas y normalmente incluyen: El equipo computacional, (Hardware) El recurso humano que interacta con el sistema de informacin. Los datos, o informacin fuente, que son introducidos al sistema. Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)
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Actividades Bsicas de un Sistema de Informacin: 1. Entradas de informacin. Que es proceso mediante el cual el Sistema de
Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. 2. Almacenamiento de Informacin. A travs de esta propiedad el sistema puede reconocer la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. 3. Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones prestablecida. Estas caractersticas de los sistemas permiten la transformacin de datos fuentes en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones. 4. Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada, al exterior. 3. El Administrador y los Modernos Sistemas de Informacin:
Los modernos sistemas de informacin estn cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es ms importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a travs de su implementacin en las empresas.
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Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin Sistemas Transaccionales Automatizacin de Procesos Operativos: Ahorro de Tiempo y de Recursos Humanos. Sistemas de Apoyo a las Decisiones: Proporcionan informacin que sirve de apoyo al proceso de toma de decisiones. Sistemas Estratgicos: Para lograr ventajas competitivas a travs de su implementacin y uso.
PLANEACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA La administracin empieza con la planeacin del sistema de la empresa. Y el desempeo eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cmo ha de hacerse, cundo se har y quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dnde queremos estar en el futuro. Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la planeacin gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribucin de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribucin de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades. El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratgico Administrativo. Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo: a. Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y despus el sistema que satisface las necesidades resultantes. b. Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva ms amplia, una planeacin y mercadotecnia ms eficaces del producto y una mejor utilizacin de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa. 5. Pasos En La Elaboracin Del Plan Estratgico Del SIA.
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Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que ser elaborado. Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnolgicos que se prevn en los futuros SIA. Estudiar la posicin estratgica de la compaa. Determinar el entorno en que el SIA cumplir su cometido. Definir las restricciones y especificar las polticas que se seguirn en la instalacin del SIA. Establecer los objetivos estratgicos del SIA. Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisin con mayor urgencia. Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios. Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA. Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos. Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.
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Necesidad de la Planeacin de Sistemas
El Sistema de Informacin Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar informacin para dirigir los subsistemas y la compaa en su conjunto. Hay algunas compaas que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperacin rpida de la inversin. Entre los ejemplos de estos ltimos se cuentan: la automatizacin de nmina y de las funciones administrativas, el pronstico de ventas, el control de inventarios y la introduccin incontrolada de computadoras personales. Este mtodo revela la necesidad de una planeacin general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: La creacin de barreras de la comunicacin entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactan con los sistemas en otras partes de la organizacin.
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El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la informacin referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexin entre ellos. El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto ms tiempo se posponga un plan maestro, ms caras resultarn las revisiones que se necesitarn para unificar y estandarizar el modo de aplicar el mtodo al diseo de sistemas integrados. Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su informacin. Ni tampoco han comprendido la inversin que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa. En los ltimos aos las empresas han advertido la necesidad de lograr una integracin realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Informacin Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integracin es necesario definir las polticas de la empresa sobre la informacin y preparar planes estratgicos y a corto plazo. Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de Informacin: Integrar los objetivos de los sistemas de informacin en los planes estratgicos a corto plazo. Concentrarse en los objetivos del SIA. Planear la asignacin de recursos destinados a la introduccin del sistema de informacin administrativa. Garantizar un desarrollo eficiente y sistemtico de los sistemas de informacin. Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA. Equilibrar los costos y beneficios del SIA. Aumentar la participacin de los usuarios en el diseo de los sistemas, con los cuales se evita una resistencia al cambio. Los objetivos de los sistemas de informacin han de ser incorporados a los planes de la compaa para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presin de las operaciones. Ms aun, al incluir los planes del sistema de informacin administrativa en los estratgicos y a corto plazo, la gerencia har de definir los objetivos de los sistemas futuros de informacin.
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Al planear la instalacin del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que ser introducido conforme vaya necesitndose. El costo de disear e instalar un sistema de informacin puede ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su planeacin y control. La planeacin de los objetivos tcnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalacin del sistema. 7. Objetivos de la planeacin de SIA.
La planeacin exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeacin puede ser til y debe comenzar slo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estn bien detallados y se conozcan bien. La funcin de planeacin de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en funcin de los criterios de planeacin cuyo fin es reducir al mnimo el nmero de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeacin de sistemas son: Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicacin en las lneas organizacionales. Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en trminos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de xito. Minimizar el costo de integrar entre s sistemas semejantes. Reducir el nmero total de sistemas pequeos y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento. Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento. Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de informacin congruentes, generales, nter organizacionales y que abarquen toda la empresa. Dar pautas y direccin para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas. Que el SIA. forme parte del plan estratgico de la compaa Que la asignacin de recursos del sistema figure en el plan estratgico. Los objetivos centrales de la planeacin del sistema de informacin administrativa son:
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TCNICAS DE INSTRUMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS 8. Bsqueda de la Informacin
Cuanto ms sepa un analista acerca de la compaa u otra institucin, ms eficiente ser en su trabajo con los sistemas. Bajo la presin del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigacin exhaustiva. La bsqueda de informacin constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias tcnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas. Al inicio de un proyecto, el analista tratar de averiguar: Qu se est haciendo Por qu se est haciendo. Cmo se est haciendo. Quin lo est haciendo.
En la mayor parte de los sistemas, el analista reunir los datos en los siguientes niveles: Ambiente de la industria y de la compaa. La industria La compaa y la alta gerencia. La gerencia media. Gerencia de primera lnea y sistemas de operacin.
Tratndose de proyectos pequeos, el analista se centrar exclusivamente en los niveles inferiores de la compaa. Los gerentes toman decisiones estratgicas, decisiones tcticas y decisiones de implantacin. Bajo esos encabezados buscamos informacin que les ayude a: Descubrir las oportunidades de la compaa en el mercado. Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compaa. Evaluar las metas y estrategias.
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Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, produccin, finanzas y otros sistemas dentro de la compaa, los cuales estn relacionados con el sistema total de operaciones. 9. Fijar normas de funcionamiento, mtodos de medicin y tcnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales. Lograr mayor eficacia (consecucin de metas) y eficiencia (disminucin de costos). Prevenir desastres. Mtodos de bsqueda de datos
Los mtodos de bsqueda de datos aportan informacin slo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aqu los mtodos. Buscar organigramas, misiones de la organizacin. Buscar la documentacin referente al actual sistema de informacin administrativa. Examinar los planes de la distribucin fsica de oficinas y plantas. Realizar un anlisis en la estacin de trabajo. Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organizacin relacionada con el proyecto en cuestin. Determinar mediante muestreo estadstico el nmero de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de informacin administrativa. Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de informacin, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparacin de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rgida.
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Elaboracin de tcnicas de entrevista
El diseador del sistema de informacin administrativa (SIA) entrevistar a los gerentes y a otras personas de rango ms alto que el suyo en la organizacin.
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Si quiere recibir la informacin deseada y ser objeto de consideracin, tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparacin antes de entrevista. Primero, el analista tratar de aprender lo ms posible sobre la actividad del gerente. Aprovechar al mximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. entrevista. El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobacin antes de presentar la propuesta del proyecto. 1. Programa. El entrevistador deber establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes. 2. Aprobacin El analista necesita la aprobacin de un gerente para entrevistar a los subordinados de ste o buscar informacin aplicando tcnicas. 3. Venta de un servicio. Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solucin puede colaborar mediante el sistema de informacin administrativa. 4. Realizacin de la entrevista. El Analista de Sistemas procurar: Encontrar un lugar donde no haya distracciones. Realizar la entrevista para aprender. Tener y mostrar inters por lo que dice el entrevistado. Escuchar, lo cual significa que permitir el entrevistado hablar con absoluta libertad. No tomar apuntes, pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificulta al analista penetrar ms a fondo en los problemas. Deber imaginar mentalmente la posicin del gerente para saber cul ser la reaccin de ste ante la
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Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizar de modo abrupto. 5. Anlisis en la estacin de trabajo. Este anlisis es un mtodo que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de informacin. 6. Ttulo y la descripcin del puesto. Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un ttulo y una descripcin. Una buena descripcin contiene tres elementos: 1. 2. 3. El ttulo del puesto y la relacin jerrquica, Un resumen de objetivos y funciones, Una lista completa de responsabilidades.
7. Entradas y salidas. Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la estacin de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto. 8. Equipo utilizado. El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales, terminales de video, mquinas de escribir, archivos tubulares, telfonos especiales, mquinas reproductoras y estampadoras. 9. Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo. Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirn las interacciones entre las estaciones son una importante consideracin en la distribucin de las oficinas. 10. Medicin del trabajo. Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el nmero de estaciones de trabajo, puede servirse del anlisis de mtodos y de un estudio de medicin del trabajo. Ese estudio revelar el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.
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11. Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de smbolos pictricos conectados por segmentos de lneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lgico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / informacin o flujo de autoridad en las organizaciones. Los diagramas de flujo son tiles para l porque le ayudan en 1. 2. 3. 4. la definicin del problema, la formulacin y anlisis del problema, la solucin del problema la documentacin del diseo de sistemas. 1. Tipos de diagramas de flujo. No hay estandarizacin en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias. FORMAS E INFORMES Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Ms an, unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de informacin administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas modernas. El concepto de sistemas de informacin implica una comunicacin por medio de formas e informes formales. La seleccin del medio, los mtodos de almacenamiento, el formato y el contenido son crticos en dichos sistemas. Por muchas transacciones que una computadora efecte cada minuto, el sistema no estar produciendo informacin si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida est desorganizada. Las formas han constituido la base del registro y transmisin de la informacin en las empresas desde hace tanto tiempo que es difcil imaginar una compaa que sea dirigida sin ellas.
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Objetivos de las formas:
Uno de los objetivos ms importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento,
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su recaptura posterior costar mucho ms y aumentar de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes. Otros objetivos son Lograr el control de las operaciones. Facilitar el flujo, procesamiento y anlisis de datos mediante: La organizacin de los datos. La minimizacin del tiempo de registro eliminando los datos constantes.
La organizacin de datos en una forma estandarizada facilita su introduccin, su lectura y su verificacin. El uso de su informacin constante posiciona los datos, identifica la informacin variable y permite una introduccin ms rpida de los datos mediante tcnicas como la comprobacin o poner los elementos dentro de un crculo. Las formas como parte integral del diseo de sistemas. La relacin entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicacin que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables. Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseados como una unidad integral. Las formas pueden ser diseadas como entradas para un sistema particular de informacin, como salidas de l o como registros intermedios que permanecen dentro de l. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseo. En resumen, las formas han de guardar relacin con el diseo de los sistemas de informacin y con las operaciones. El diseo de ellas y de los sistemas deber ser un proceso integrado. 13. Establecimiento de un programa de administracin de formas.
Necesidades de la administracin de formas: La elaboracin de formas es parte del diseo y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estar alerta ante la posible "proliferacin de formas" en su compaa. 14. Polticas y procedimientos:
Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habr que preparar polticas (para el manual) que
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definan claramente esta tarea. En relacin con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa una forma tambin se preparar y se distribuir entre todos los gerentes. Tambin es posible establecer polticas respecto a temas como la numeracin y clasificacin de formas, su obtencin e inventario, su emisin y conservacin, as como respecto al mantenimiento de archivos de formas. 15. Control del inventario de formas:
No es sensato ordenar una dotacin de formas para diez aos ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarn inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habr necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeas ser excesivo y se requerir mucho tiempo de espera. 16. Archivos y clasificaciones de formas:
El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo formato estndar que se despliegue en el equipo perifrico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numrico, otra para el archivo de ttulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere adems un archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numrico se basa en el nmero de identificacin que se asigna a cada forma. Ese nmero puede asignarse en secuencia segn el orden en que lleguen las formas al control. 17. Anlisis de formas:
El anlisis de formas abarca el diseo de formas y su control. Tiene cuatro objetivos: Determinar la necesidad de informacin: Las formas en uso han de ser analizadas
para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor nmero de ellos. Los nicos datos referentes a la forma sern los que resulten absolutamente necesarios. Preparar la informacin: El anlisis de la preparacin del material se propone
encontrar el modo ms fcil y econmico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema
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entero de operacin e informacin. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines. Presentar la informacin: Los datos se convierten en informacin cuando alguien se
sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La informacin se presentar en una forma que sea fcil de entender y oportuna para el que toma las decisiones. Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros tambin es parte del
anlisis de formas. Qu formas se conservan? Cunto tiempo ha sido conservada cada una? Han sido transformadas en otros medios de comunicacin, como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? Cul es la condicin de los datos almacenados? 18. Diseo de Formas:
El anlisis culmina en el diseo o rediseo de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en consideracin al disear una forma. Los contadores expertos en el diseo sern de gran ayuda a quien lo realiza. Consideraciones generales en el diseo de formas. Con el anlisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos especficos en los sistemas contables y de informacin administrativa. Es decir, primero hay que investigar: La funcin de una forma Cundo se emplear la forma Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transaccin, transmisin y almacenamiento. Quien llena la forma y quin la utiliza Cuntas unidades de la forma se requieren al ao. Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Informacin
Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del caf hasta los informes certificados de auditores que recibe el presidente de la compaa, por lo tanto el estudio se har para los sistemas de informacin. Puesto que stos son sistemas formales, los informes en los sistemas de informacin son registros planeados y formales de la informacin transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeacin, implantacin, control y problemas de decisin. Los informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos.
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Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de operaciones contienes datos, que se transforman en informacin cuando las recibe el usuario. Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe tambin pueden estarlo. Y es precisamente esta caracterstica de informacin fija la que hace la mayor parte de los informes sean formas. En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho ms obvias. As, el informe de un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante informacin fija. Tambin el informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye informacin fija, como los encabezados de columna y un listado de los cdigos contables en la columna de la izquierda. Los informes especiales, los cuales no suelen ser peridicos, tienen pocas caractersticas de las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por peticin del gerente. As pues los informes pueden ser peridicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular) Para el diseador del sistema de informacin administrativa, no es una cuestin trivial la cantidad de informacin fija que debe asignarse a un informe. Cuanto ms informacin de ese tipo contenga, mas pronto se preparara y ms rpidamente ser ledo por el usuario. 2. ESTRUCTURACIN DE UN SISTEMA DE INFORMES PARA EL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se trata ms bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Este mtodo no toma en cuenta deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribucin, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuracin de los informes. En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuracin de los informes, no basta una sola orientacin en el anlisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema.
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Conceptos de Diseo
Por lo anterior, se requiere de conceptos de diseo que son los siguientes: 1. Necesidades de informacin de los gerentes: La creacin de una estructura de los informes deber comenzar con la investigacin de las exigencias de informacin por parte de los gerentes. El anlisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas. 2. Necesidades de informacin para administrar subsistemas organizacionales: La organizacin puede verse desde cinco perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa son: Unidades estratgicas de negocios Fases Centros de costos Sistemas de recursos y Sistema de la zona geogrfica
En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona, un comit o un equipo especial de trabajo que se encargue de ella.
2.
Estructuras de Informes
Debe establecerse una estructura de informes que satisfaga las necesidades del sistema. 1. Informes sobre el desempeo e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son peridicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeo, costos y tiempo con los planes y presupuestos. 2. Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una caracterstica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de ste se describe sealando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluacin del avance.
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3. Informes orientados al futuro: planeacin y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigacin, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, as como los pronsticos econmicos, tecnolgicos y de venta. 4. Informes pedidos de la investigacin: Aunque no todo informe especial de investigacin que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de informacin puede ser proyectada. El diseo del sistema de informacin administrativa deber proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigacin. 5. Sistemas computarizados de consulta: Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseo de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de informacin varias veces al ao. En vez de proporcionarles informes mensuales que la contengan, podramos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato til se considerar parte de la estructura del informe. 6. Jerarqua de los informes: Aunque los informes sobre el desempeo constituyen una jerarqua, esa estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarqua, primero hemos de interpretar la organizacin en trminos de los niveles especficos de las jerarquas. 7. Necesidades externas de los informes: los organismos pblicos de la legislacin estatal requieren muchos informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido especfico, los receptores y los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la compaa (pblica o privada), del nmero de empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde realiza sus operaciones. 8. Distribucin y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribucin interna son interdependientes. Cuanto ms grande sea el alcance de un informe, mayores probabilidades habr de que sirva a ms gerentes. A mayor nmero de resmenes que contengan los informes detallados corresponder una cantidad tambin mayor de niveles gerenciales que lo utilicen. DISEO CONCEPTUAL DE UN SIA
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El diseo conceptual de un sistema de informacin administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relacin verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseo detallado. Por tanto nos permite examinar varios diseos posibles antes de escoger uno para precisarlo. El diseo conceptual es un proceso extremadamente creativo, la presentacin de todas las consideraciones es compleja y larga, consta de cuatro fases: 3. Desarrollo de las especificaciones del desempeo:
Las especificaciones son una minuciosa descripcin de lo que los usuarios quieren de un sistema. No les interesa cmo se satisfacen sus deseos, si no ms bien lo que obtienen. 4. Anlisis de los sistemas:
Se trata de una operacin tendiente o reunir hechos y a analizar la organizacin actual, su proceso de decisin, el sistema de informacin administrativa en uso y las deficiencias del que est emplendose actualmente. 5. Anlisis de factibilidad:
Esta parte de la actividad del diseo conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de informacin administrativa. 6. Seleccin del diseo conceptual:
El informe que incluye el diseo conceptual se convierte despus en la base de la ampliacin detallada del diseo. Adems proporciona a los gerentes un resumen del diseo definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisin y aprobacin. Para el diseo conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio u organizacin, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente disear en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeo, y los programas de proyecto limitan el diseo definitivo.
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Para la preparacin del informe sobre el diseo conceptual se realiza el siguiente proceso: 1. Preparacin de los miembros de una organizacin para el cambio:
El primer paso en el diseo no es de ndole tcnico, sino conductual. La introduccin de un sistema de informacin administrativa supone cambios en las funciones, condicin y poder de los individuos. Los gerentes y los diseadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una organizacin. 2. Estudio de las caractersticas de la compaa y de la industria:
El diseo conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compaa. El hecho de que se trate de una compaa de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de informacin administrativa deber proporcionar por lo menos informacin sobre estas transacciones para facilitar su control. 3. Estudio de la organizacin de la compaa y de la estructura de la decisin:
La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el diseador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el diseador debe aceptar la organizacin y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas. 4. Identificacin de los problemas de la compaa:
Una vez estudiados los objetivos de la compaa y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compaas, hay algunos que son crnicos o peculiares en determinadas empresas. 5. Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales:
Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su compaa. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicar parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operacin, a descubrir los puntos de decisin y estudiar los informes destinados a la gerencia. 6. Determinacin de las necesidades de informacin: Para el diseo adecuado del SIA se requiere una formulacin clara de las necesidades de informacin de cada gerente. Las compaas se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de informacin que mejore las percepciones de
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los gerentes en reas tan importantes como la identificacin de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeacin y control. 7. Determinacin de las fuentes de informacin:
Una vez descubiertos las principales necesidades de informacin de los gerentes y definidas la organizacin y estructura de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la informacin recabada. 8. Documentacin del diseo conceptual:
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseo conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseo. Hay que elaborar un informe formal.
3.
TENDENCIAS FUTURAS El uso de la tecnologa de informacin en las empresas se ha incrementado
considerablemente y en un futuro ser an mayor. Las principales tendencias respectos a los Sistemas de Informacin son las siguientes. La tecnologa de informacin se usar como parte de la estrategia corporativa. Las empresas de ms xito sern manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratgicas que proporcionen ventajas competitivas. La tecnologa ser parte del trabajo en equipo de las empresas. Los trabajadores usaran las computadoras personales conectadas en red, y las fbricas usarn la tecnologa para el diseo y control de la produccin. El uso de la tecnologa transformar a la organizacin y cambiar su estructura. Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrnico. La tecnologa facilitar la creacin de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrnico y las conferencias por computadoras.
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La tecnologa de informacin apoyar de manera importante el rediseo de los procesos de negocios. Las tcnicas de reingeniera de proceso continuarn apoyndose en los sistemas de informacin. A continuacin se presentan los orgenes y evolucin de las ideas que sustentan al enfoque de sistemas y su aplicacin al ver las organizaciones como sistemas, describiendo el papel que desempean dentro de stas los sistemas de informacin, as como la planeacin en general.
4.
HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
Todos los cambios que se suceden a nuestro alrededor en esta poca contempornea, Rusell L. Ackoff, los explica en trminos de una transicin de una era a otra, la cual involucra dejar una era cultural y tecnolgica y entrar en otra. Se viven las primeras etapas de un cambio en la concepcin del mundo y la manera en que pensamos al respecto, as como un cambio cientfico y tecnolgico con el que tratamos de alcanzar nuestros propsitos. La poca que estamos dejando se le llama la era de las mquinas y la que estamos iniciando es la era de los sistemas. 1. Era de las mquinas:
Dos ideas dan la fundamentacin intelectual a la era de las mquinas, estas dos ideas son respecto a la naturaleza del mundo y la manera en que se busca entenderlo. A la primera idea se le llama reduccionismo y consiste en creer que todo en el mundo y toda experiencia al respecto, puede reducirse, descomponerse o partirse en elementos ltimos simples, en partes indivisibles. En fsica estas partes indivisibles ltimas fueron los tomos, en psicologa el id, ego y superego. El reduccionismo hizo surgir un modo de pensar analtico que gui el modo de buscar explicaciones y entender el mundo. Para muchos "analizar" era equivalente a "pensar". Analizar consiste en partir aquello que se desea explicar, descomponer, separar en sus componentes, en sus partes, de ser posible, hasta sus partes independientes e indivisibles para as explicar el comportamiento de esas partes y finalmente agregar esas explicaciones parciales para obtener la explicacin del todo. Entender el mundo fue considerado como el obtener la suma o resultante del entendimiento de sus partes, las cuales se conceptualizaron tan independientes, las unas de las otras, como fuera posible. Esto permiti la divisin del trabajo en la bsqueda del entendimiento del mundo en disciplinas virtualmente independientes.
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La segunda idea bsica de la era de las mquinas es el mecanicismo. Se crey que todo fenmeno era explicable usando la relacin ltima simple de causa-efecto. Una cosa o evento se consider la causa de otro (su efecto) si era necesario y suficiente para que sucediera el ltimo. Ya que una causa se tomaba como suficiente para sus efectos, ninguna otra cosa, con excepcin de la causa, se requera para explicar los efectos, por lo tanto, la bsqueda de causas se hizo en contextos "libres del ambiente". Las leyes, como la de la cada libre de los cuerpos, se formulaban excluyendo los efectos del ambiente. Se disearon .ambientes especiales, llamados "laboratorios" para usarse, que excluyeron los efectos del ambiente sobre el fenmeno en estudio. Las leyes causales obtenidas en esos contextos libres de ambiente no aceptaban excepciones. Los efectos estaban completamente determinados por las causas. La visin que prevaleca del mundo era determinstica y mecanicista ya que la ciencia no necesit de conceptos teleolgicos (tales como funcin, fines, propsito) para explicar ningn fenmeno natural. Los conceptos teleolgicos se consideraron innecesarios, ilusorios, o sin significado. El compromiso con estas ideas produjo una concepcin del mundo como una mquina. El mundo se tom como un reloj hermticamente cerrado, un mecanismo auto-contenido cuyo comportamiento estaba completamente determinado por su estructura propia. La pregunta principal que surgi de esta concepcin fue: el mundo es un reloj que se da cuerda a si mismo o requiere de que alguien le de cuerda? La mayora consider al mundo como una mquina creada por Dios para sus propsitos, una mquina para hacer el trabajo de Dios y como se crey que el hombre haba sido creado a la imagen de Dios, fue muy natural para el hombre tratar de desarrollar mquinas que sirvieran a sus propsitos, que hicieran su trabajo. La conceptualizacin de trabajo se obtuvo de la conceptualizacin del mundo consistente, de manera ltima, de partculas de materia con dos propiedades intrnsecas: masa y energa, y una propiedad extrnseca: localizacin en el espacio y tiempo. El trabajo se tom como el movimiento de la masa por el espacio o la aplicacin de energa a la materia para transformar la materia o la energa. El trabajo se mecaniz y analiz, tal anlisis se llam "estudio del trabajo"; para ello se descompuso en elementos del trabajo, tareas indivisibles. Se energetizaron las mquinas elementales y la energetizacin se hacia por otras mquinas. Se desarrollaron mquinas para ejecutar cada vez ms tareas elementales. Hombres y mquinas, ejecutando repetitivamente una o pocas tareas elementales, se organizaron en redes de procesamiento, llegaron a hacer la produccin en masa y la lnea de ensamble. La revolucin industrial con la mecanizacin trajo la sustitucin del hombre, como fuente del trabajo fsico, por las mquinas. Este proceso afect la naturaleza del trabajo que quedaba para el hombre. Ya no tuvieron que hacer todas las cosas necesarias para producir algo, ms bien tuvieron que ejecutar operaciones simples en el proceso de produccin. Como consecuencia, mientras ms mquinas se usaban para sustituir al hombre en su trabajo, se hizo que los trabajadores se
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comportaran como mquinas. Se puede entonces decir que lo irnico de la revolucin industrial es que produjo la deshumanizacin del hombre en el trabajo. 2. Era de los sistemas:
A pesar de que las eras no tienen un principio o fin preciso, se puede decir que en los anos 40's comienza el fin de la era de las mquinas y el principio de la era de los sistemas. Esta nueva era es el producto de un nuevo marco intelectual en el cual las doctrinas del reduccionismo, el mecanicisrno y el modo de pensar analtico se suplen y/o complementan por las doctrinas del expansionismo de lo teleolgico y por un nuevo modo de pensar sinttico (de sistemas). El expansionismo es una doctrina que sostiene que todos los objetos y eventos, as como todas las experiencias al respecto, son partes de "todos mayores", todos ms grandes. No se niega que tengan partes ms bien se cambia la visin enfocndose al "todo" al que pertenecen. El expansionismo nos da un nuevo modo de ver las cosas que difiere, pero es compatible con el reduccionismo. Hace que nuestra visin vuelva su atencin de elementos ltimos a un "todo" mayor con partes interrelacionadas, a sistemas. La preocupacin sobre los sistemas surgi en los anos 40's y slo una revisin rpida de los acontecimientos principales se vern aqu. En 1941 la filsofa Suzzanne Langer argument que en las pasadas dos dcadas la filosofa haba cambiado su atencin de partculas y eventos elementales y sus propiedades, a fijarse en otra clase de elementos: el smbolo. Un smbolo es un elemento cuyas propiedades fsicas no tienen esencialmente importancia. En 1940 Charles W. Morris, otro filsofo, con el trabajo de Langer construy un marco de referencia para el estudio cientfico de los smbolos y los todos a los que pertenecen los primeros: los lenguajes. As, Morris expandi el centro de atencin. En 1949, Claude Shannon, un matemtico, desarroll una teora matemtica volviendo la atencin a fenmenos an mayores: la comunicacin. Otro matemtico famoso, Norbert Wiener en su libro "Ciberntica" publicado en 1948, puso la comunicacin en otro contexto ms amplio: el control. A principios de los anos 50'5 se reconoci que el inters en la comunicacin y el control eran slo aspectos de inters en fenmenos ms grandes los sistemas, para los que el bilogo Ludwing von Bertalanffy predijo que el concepto de sistemas llegara a ser un punto de apoyo en el pensamiento cientfico moderno. Vi al concepto de sistemas como un ariete que podra abrir la vista de la ciencia reduccionista y mecanicista para tratar ms efectivamente los problemas de la biologa, el comportamiento y el fenmeno social. Desde entonces, el concepto de sistemas ha desempeado un papel cada vez ms importante organizando tanto nuestra visin cientfica del mundo, como la no cientfica. El concepto de sistemas, no es nuevo, pero su papel organizador, si lo es.
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Un sistema es un conjunto de elementos, de cualquier clase, interrelacionados. Por ejemplo, los elementos pueden ser conceptos (como el caso de un sistema numrico), pueden ser objetos (como el caso de un sistema telefnico o el cuerpo humano), o pueden ser personas (como una sociedad) El conjunto de elementos tiene las tres propiedades siguientes: 1.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto en las propiedades o comportamiento del conjunto como un todo. Por ejemplo, todo rgano en el cuerpo de un animal afecta el funcionamiento del cuerpo como un todo 2.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento y la manera en que afectan al todo, depende de las propiedades o comportamiento de al menos otro elemento del conjunto. Por lo tanto, ningn elemento tiene un efecto independiente en el todo. Por ejemplo, el efecto del corazn sobre el cuerpo depende del comportamiento de los pulmones 3.- Todo subgrupo posible de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades. Todo agrupamiento de elementos, tiene cada una un efecto en el todo y ninguno es independiente. Por lo tanto, los elementos no se pueden organizar en subgrupos independientes. Por ejemplo, todos los subsistemas en el cuerpo de un animal, como el subsistema nervioso, respiratorio, digestivo y motor, interactan y cada uno afecta el funcionamiento del todo. Por estas tres propiedades, un conjunto que forma un sistema tiene siempre algunas caractersticas, o puede mostrar o realizar algn comportamiento, que no pueden tener algunos de sus elementos o subgrupos. Adems, pertenecer al conjunto incrementa o decrementa las capacidades de cada elemento, no se quedan inafectadas, pero un sistema es ms que la suma de sus partes, por ejemplo, un ser humano puede caminar, escribir y ninguna de sus partes puede hacerlo. Desde el punto de vista estructural, un sistema es un todo divisible, pero visto funcionalmente es un todo indivisible, en el sentido de que algunas de sus propiedades esenciales se pierden al partir el sistema. El expansionismo produce al concepto de sistemas y estos hacen surgir un modo de pensar sinttico (sistmico). Sintetizar es poner las cosas juntas, proceso contrario al analizar que fue poner las cosas separadas. Sntesis y anlisis no son procesos nuevos pero toman un nuevo significado en estas eras. Son procesos que se complementan, no pueden separarse. La diferencia en el modo de pensar entre la era de las mquinas y la de los sistemas no es que en una se analiza y en otra se sintetiza, sino que el modo de pensar sistmico (sinttico) combina los dos de una nueva manera. En el modo de pensar o enfocar sistmico (sinttico) se parte de identificar el "todo" (el sistema) que contiene a la cosa que se quiere explicar, se pasa entonces a explicar el comportamiento o propiedades del "todo" y despus a explicar el comportamiento o propiedades de la cosa por explicar en trminos de su papel o funciones dentro del todo que lo contiene.
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En este proceso la sntesis precede al anlisis. La sntesis mira hacia afuera y el anlisis hacia adentro. Ninguno niega el valor del otro, pero con el pensamiento sinttico ganamos entendimiento que no podemos obtener a travs del anlisis, particularmente en fenmenos colectivos. En el modo de pensar o enfocar sistmico se cree entonces, que se incrementar la obtencin de entendimiento expandiendo el sistema que se quiere entender. El entendimiento procede del todo y no de sus partes. Si el comportamiento de un sistema se explica refirindose al supra sistema que lo contiene cmo se explica el comportamiento de un supra sistema? La contestacin es simple: haciendo referencia a otro sistema mayor que lo contiene. Ahora, la pregunta fundamental es si este proceso de expansin tiene un fin. Este dilema ahora lo podemos resolver con los conceptos de ideales de EA Singer Jr. El entendimiento completo de cualquier cosa es un ideal al que nos podemos aproximar de manera continua, pero nunca alcanzarlo. Con esto, no se necesita suponer la existencia de un todo ltimo al cual si entendemos, nos dar la ltima respuesta. Se libera uno entonces de creer o no en un todo amplsimo unificador, contenedor de todo, por los que si creen, llamado Dios, un Dios holstico. Hay que recordar que en la era de las mquinas la relacin central en trminos de la cual se buscaban todas las explicaciones fue la relacin causa-efecto. A principios de este siglo Singer distingui que esa relacin no slo era utilizada en los trminos determinsticos de necesidad y suficiencia, sino que tambin se usaba como necesaria pero no suficiente, a este sentido de relacin le llam productor-producto, que se puede pensar como una relacin causa-efecto probabilstica o no determinstica. Como un productor slo es necesario y no suficiente para el producto, l no puede proporcionar una explicacin completa del producto. Siempre hay otras condiciones necesarias, coproductores del producto. La relacin productor-producto requiere del ambiente, el contexto para explicar todo, mientras que en causa-efecto no requera del ambiente para explicar algo. La ciencia basndose en la relacin productor-producto est orientada a considerar un ambiente lleno, pleno y no situaciones libres del ambiente. Singer mostr que el estudio del fenmeno usando la relacin productor-producto era compatible pero ms rico que estudios restringidos al uso de la casualidad determinstica. Mostr adems, que es posible desarrollar una teora de la explicacin, en trminos de productorproducto, del estudio objetivo y cientfico del comportamiento con el propsito, funcional o buscador de fines, no necesitaban ms conceptos inapropiados y sin significado para un estudio cientfico. El bilogo G. Sommerhoff lleg a esa misma conclusin y Wiener y Bigelow mostraron el gran valor de conceptualizar las mquinas y los sistemas hombres-mquinas como entidades funcionales, buscadores de fines, con propsito.
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As en los anos 50's la teleologa, el estudio del comportamiento con propsito, buscador de fines, se introdujo en la ciencia y comenz a dominar nuestra conceptualizacin del mundo. Por ejemplo, con el pensamiento mecanicista el comportamiento se explica identificando lo que lo causa y no sus efectos, mientras que con el pensamiento teleolgico el comportamiento se puede explicar tanto por lo que lo produce, como por lo que intenta producir. Los fines de un sistema, metas, objetivos, ideales, se pueden ahora estudiar y esos sistemas teleolgicos son el inters de los investigadores de sistemas. En la era de las mquinas los mismos hombres fueron considerados corno mquinas, en la era de los sistemas las mquinas mismas se consideran corno partes de sistemas con propsitos, se cree que una mquina no se puede entender, sino refirindola al propsito para el que se usa dentro del propsito del sistema del cual forma parte. 3. Revolucin postindustrial:
Para completar la descripcin de este cambio de eras en que estamos, se deben considerar los efectos del pensamiento sistmico en la revolucin industrial. La conversin de la revolucin industrial en lo que se llama la revolucin postindustrial tiene sus orgenes en tres desarrollos tecnolgicos Uno de estos surgi con el telgrafo, el telfono, la radio, la televisin. Estos avances tecnolgicos mecanizaron la comunicacin, la transmisin de smbolos. Como los smbolos no tienen materia su movimiento por el espacio no constituye un trabajo fsico. El segundo desarrollo tecnolgico surgi con los instrumentos que pueden observar y registrar las propiedades de objetos y eventos. Estos instrumentos generan smbolos que llamamos datos y los registran. Odmetros, velocmetros son algunos ejemplos de estos Instrumentos a los que podemos agregar el radar y el sonar. Estos instrumentos que pueden observar y registrar, como las mquinas anteriores de comunicacin, tampoco realizan trabajos fiscos. El tercer desarrollo tecnolgico emergi en los anos 40s, la computadora digital electrnica. Lo que esta mquina puede hacer es la manipulacin lgica de smbolos La computadora electrnica apareci cuando se comenz a poner las cosas juntas (con enfoque de sistemas) y como la tecnologa de observacin, comunicacin, y computacin comprenda el manejo de smbolos, la gente comenz a considerar los sistemas que contengan esas tres funciones y que tales sistemas podan usarse para controlar otros sistemas, para automatizar. Automatizar es fundamentalmente diferente que mecanizar; mecanizar tiene que ver con el reemplazo del trabajo fsico y automatizar, el remplazo del trabajo mental. La automatizacin es para la revolucin postindustrial lo que la mecanizacin fue para revolucin industrial. La tecnologa de la
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revolucin postindustrial no es ni panacea, ni una plaga; es lo que hagamos de ella; genera un sin fin de posibilidades y de problemas que el pensamiento sistmico puede enfocar. 4. Enfoque de sistemas:
La idea bsica de la era de los sistemas, es aceptada generalmente por la mayora de los profesionales, administradores e investigadores, pero muy pocos la consideran en la prctica; recordemos que dicha idea consiste en que la actividad o comportamiento de cualquier parte de un sistema tiene algn efecto en la actividad o comportamiento de cualquier otra parte del mismo. Por lo tanto, para evaluar determinada decisin, accin o comportamiento en alguna parte del sistema con propsito es necesario identificar todas las interacciones importantes (significativas) y evaluar tambin su impacto "combinado" en el funcionamiento del sistema considerado como un todo y no solamente en la parte originalmente involucrada. Este enfoque es contrario a la inclinacin "natural" de algunos investigadores, administradores o profesionales, en el sentido de reducir la magnitud de los problemas y de aislarlos de su medio ambiente o contexto, o bien de eliminar los aspectos que dificultan su solucin, efectuando tales reducciones hasta el punto en el que el manejo de los problemas es posible a travs de tcnicas estndar o juicios basados en la experiencia. El enfoque de sistemas va deliberadamente en la direccin opuesta: extiende y complica el planteamiento del problema hasta que todas las interacciones importantes quedan incluidas. El trmino importante" o "significativo" es capital porque no todas las interacciones en un sistema son significativas ni medibles. As, al estudiarse un sistema, sus componentes deben seleccionarse considerando su grado de significacin y susceptibilidad de medicin. El problema en una organizacin, vista como sistema, este enfoque trata de cubrir el rea entera bajo el control del administrador o del ejecutivo, sin concentrarse en alguna de sus partes; la investigacin tampoco se Iimita a dicha rea y generalmente se examinan los efectos de las polticas tomadas fuera de ella. Esto permite al administrador, en muchos casos, formar las bases para investigaciones a ms altos niveles, involucrando polticas que muchas veces afectan el funcionamiento de su rea de manera adversa. Al expandirse y complicarse el establecimiento de un problema se podra cree que la investigacin nunca va a terminar. Sin embargo, la investigacin llega a un fin, ya, sea porque (1) se alcancen los lmites del control responsable del sistema, (2) se alcance el punto en el cual una mayor profundidad en la investigacin no promete suficientes beneficios o porque (3) otra rea de investigacin ms importante requiere la atencin de los investigadores. 5. Problemas organizacionales en la era de los sistemas:
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Como la era de los sistemas tiene una orientacin teleolgica, se preocupa de sistemas que tienen propsito, es decir, con sistemas que pueden escoger su comportamiento en lo que respecta a medios, fines o ambos. Se interesa en sistemas mecnicos solamente en tanto que se usan como instrumentos de sistemas con propsitos. El hombre de la era de los sistemas se preocupa de aquellos sistemas con propsitos en los que algunas de sus partes son elementos con propsitos, con grupos sociales, y de esto, el tipo de grupo que considera ms importante, es aquel que contiene partes que ejecutan diferentes funciones, que tienen una divisin del trabajo, las organizaciones. Los grupos sociales y las organizaciones son partes de sistemas mayores con propsito. Todos ellos son sistemas con propsito cuyas partes son sistemas con propsitos y que pertenecen a todos mayores con propsito. Todas las organizaciones e instituciones que forma parte de nuestra sociedad misma, son parte de los sistemas de inters de esta era. En el manejo, administracin y control de sistemas con propsito, surgen tres problemas centrales: Autocontrol: Cmo incrementar la efectividad en la persecucin de sus propios propsitos? Como disear y manejar sistemas con propsitos de manera que puedan enfrentarse eficazmente a conjuntos interactuantes de problemas, que crecen con complejidad y surgen rpidamente y cuyo ambiente tambin crece en complejidad y dinamismo? partes? Como disear y manejar sistemas con propsito de manera que se puedan alcanzar ms efectivamente los propsitos de sus elementos y se contine persiguiendo, de manera efectiva, el propsito del sistema mismo? Ambientalizacin: Cmo incrementar la efectividad en la persecucin de los propsitos de los sistemas de los que forma parte? Como disear y manejar sistemas con propsito de manera que se puedan alcanzar ms efectivamente los propsitos de los sistemas contextuales, ambientales, de los que forman parte y se contine persiguiendo de manera efectiva, el propsito del sistema mismo? Ver una organizacin como sistema es tratar de resolver de manera integral los problemas organizacionales. Ver una organizacin como sistema difiere radicalmente del modo de verla que la mayora de las teoras organizacionales clsicas han propuesto. Ver una organizacin como sistema enfatiza verla corno un sistema de problemas a resolver, el cual se aborda llevando a cabo acciones emanadas de un proceso de toma de decisin para resolver el sistema de problemas. Humanizacin: Cmo incrementar la efectividad en la persecucin de los propsitos de sus
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Todo proceso de toma de decisiones tiene como uno de sus fundamentos el conocimiento de la situacin, del conocimiento de lo que sucede que se plasma en datos y transforma en informacin til para la toma de decisiones. As al ver a una organizacin como sistemas cobran especial importancia los sistemas para el manejo de datos e informacin sean estos o no computarizados, sin embargo, por las tendencias actuales nos enfocaremos aqu a los sistemas computarizados para el manejo de datos e informacin y los relacionaremos con la evolucin que se est dando en la construccin de sistemas de administracin que enfocan la organizacin como sistema. 5. SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA 1. Procesamiento de datos:
La primera aplicacin de la computadora envolvi la manipulacin ms simple de smbolos, la conversin de datos en informacin. Los datos consisten de smbolos que representan propiedades de objetos y eventos. Los datos se convierten en informacin cuando los smbolos son transformados a una forma usable. La utilizacin de la computadora en esta transformacin de datos e informacin es la mecanizacin de dicho proceso, se produjeron as los sistemas de procesamiento de datos. (Fig.1). En organizaciones productoras de bienes o servicios, la aplicacin de estos sistema mecanizados de procesamiento de datos Incluy la preparacin de nmina rdenes de compra, facturacin, contabilidad, etc. Las operaciones lgicas y matemticas utilizadas en esas aplicaciones son relativamente simples. La complejidad de estos procesos generalmente se relaciona a la gran cantidad de datos y la variedad de tratamientos a hacer. 2. Sistemas de informacin:
Los sistemas mecanizados de procesamiento de datos no han remplazado empleados que antes hacan eso. Los empleados comenzaron a hacer algo que dichos sistemas no hacan. Esos empleados estaban ocupados respondiendo preguntas, las cuales se haban incrementado con la introduccin de los sistemas de procesamiento de datos. Un empleado no solo procesa datos, sino tambin contesta preguntas de las personas que reciben la informacin. Quien la recibe puede encontrar errores, inconsistencias deficiencias de algn tipo y cuando esto sucede pregunta a quienes generaron la informacin para aclarar, corregir o complementar.
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Quienes diseaban los sistemas mecanizados para la manipulacin de smbolos, enfocaron entonces su atencin a ese proceso de preguntar y contestar. Observaron que la mayora de las preguntas eran contestadas por los empleados Ilendo a los archivos de datos de donde la informacin haba sido obtenida, recuperaban Ios datos relevantes y reprocesaban para producir la informacin deseada. En algunos casos tengan que obtener datos adicionales. Se desarrollaron as sistemas computarizados que generaban, recolectaban, almacenaban, recuperaban y procesaban datos de tal modo de responder preguntas especficas. Estos se llamaron sistemas computarizados de informacin, cuyos archivos, tambin computarizados, juegan un papel principal y se les conoce como bancos de datos. (Fig. 2). 3. Sistemas de informacin para la administracin:
Especial atencin comenz a darse a un tipo de usuario de la informacin, los administradores de organizaciones. Los administradores afectan el comportamiento del sistema que genera los datos procesados por el sistema de procesamiento de datos e informacin Lo afectan transformando la informacin recibida en instrucciones. As, el administrador, el sistema de procesamiento de datos y el de informacin y el sistema que el administra forman un todo que constituye al sistema de informacin para la administracin. (Fig. 3). Un buen sistema de informacin para la administracin no reemplaza al administrador ni realiza ninguna de sus funciones como la toma de decisiones. 4. Sistemas de decisin:
El siguiente paso en el proceso de mecanizacin fue poner la toma de decisiones en la computadora. Sin embargo, hacer esto requiere de entender como se toman las decisiones o de preferencia como deberan tomarse. Esto fue lo que ciertos especialistas haban estado haciendo desde antes de que las computadoras existieran y con su trabajo fue posible comenzar la mecanizacin de la toma de decisiones y adems corno la toma de decisiones nos orienta hacia el control, la mecanizacin de estos aspectos del trabajo de administrar se le nombra como automatizar. Para mecanizar la toma de decisiones es necesario construir una representacin de la situacin, un modelo de decisin en el que se representa el problema, el sistema, el contexto, los medios disponibles y los resultados, as corno la preferencia de lo que deseamos obtener; para mecanizar la toma de decisiones tambin debe de existir un procedimiento para encontrar la mejor solucin a la situacin. Cuando todo esto es posible obtener, es posible mecanizar la toma de decisin, slo as la computadora reemplaza la toma de decisiones del administrador. (Fig.4).
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Pero las decisiones que pueden modelarse y resolverse son relativamente simples. Tienden a ser comunes, rutinarias, repetitivas, decisiones tcticas. En tanto se mecanizan estas decisiones los administradores se van liberando de ellas y pueden dedicar ms tiempo a decisiones no rutinarias y ms estratgicas. Adems, se presentan las situaciones en que es posible construir un modelo de decisin pero sin embargo, no se cuenta con procedimientos para obtener soluciones al problema, no pudindose obtener la mejor solucin. En estos casos el modelo de decisin computarizado puede utilizarse para determinar la factibilidad y estimar los resultados que se obtendran de soluciones que se propongan y comparar alternativas. En estos casos, es posible usar los modelos en forma de un dilogo administrador-computadora. (Fig. 5). 5. Sistemas de decisin y apoyo:
Para poder disear, implantar y operar un sistema con las caractersticas anteriores se requiere la realizacin de dos funciones de apoyo que interactan con los elementos anteriores, una relativa a sistemas de informacin y otra a modelacin para la toma de decisiones. (Fig. 6).
6.
Sistema de administracin:
Para tener un sistema integral de administracin es necesario incorporar otros elementos que permitan al sistema mejorar el mismo, a travs del aprendizaje y el ser capaz de adaptarse a cambios internos y externos. Esto involucra tener posibilidades de prediccin y memoria, as como elementos para identificar sntomas. (Fig. 7, 8, 9 y 10). Disearla, implantar y operar un sistema de administracin con las caractersticas anteriores permite a los administradores tener bases slidas para enfrentar problemas estratgicos de las organizaciones. 6. PLANEACION Y DESARROLLO
Para comenzar a caracterizar la planeacin, se puede decir que se trata de un proceso de toma de decisiones, pero no todos estos son planeacin debido esencialmente a tres caractersticas:
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La planeacin es algo que se hace antes de llevar a cabo la accin: es toma de decisin anticipatoria. Es el proceso de decidir que hacer y como hacerlo antes de la accin si se desea que, para algn tiempo futuro, un cierto estado ocurra, toma tiempo decidir qu y como hacerlo, tomar las decisiones antes de la accin. Si las decisiones se pudieran tomar rpidamente sin prdida de eficiencia, la planeacin no sera necesaria. La planeacin es necesaria cuando el estado futuro deseado involucra un conjunto interdependiente de decisiones, un sistema de problemas. La principal dificultad de la planeacin se deriva de esta interrelacin entre las decisiones. El conjunto de decisiones que requieren de planeacin tienen las siguientes caractersticas: a) Es un conjunto de numerosas decisiones como para manejarla todas simultneamente. Por lo que la planeacin debe dividirse en etapas 0 fases que se lleven a cabo secuencialmente por un solo grupo decisor, o simultneamente por diferentes grupos o combinacin de esfuerzos. La planeacin debe planearse. b) El conjunto de decisiones necesarias no se puede dividir en subconjuntos independientes ya que forman un sistema. Esfuerzos secuenciales, simultneos o combinados. Deben considerar la relacin sistmica. Por ejemplo, decisiones que se tomen al principio del proceso de planeacin debe considerarse en la toma de decisiones posterior y las primeras revisarse a la luz de las ltimas. Esto muestra porque la planeacin debe hacerse antes de la accin. Estas dos propiedades muestran el porque la planeacin no es un acto sino debe ser un proceso, un proceso que no tiene un punto natural de conclusin o terminacin. Es un proceso que se espera lo acerque a uno a la "solucin", la cual no se alcanzar por dos razones. Primero, porque no hay un lmite a la posible revisin de las decisiones previas, sin embargo, hay un punto en el tiempo en que hay que tomar acciones yeso detiene la revisin con una cierta aproximacin. Segunda, porque tanto el sistema y su ambiente cambian durante el proceso de planeacin y nunca se pueden tomar en consideracin todos esos cambios. La necesidad de actualizacin permanente y mantenimiento del plan se deriva en parte de esta razn. c) La planeacin es un proceso dirigido a producir uno o ms estados de futuros deseados que no se espera que ocurran a menos que se haga algo. La planeacin se preocupa tanto con evitar acciones incorrectas, como con fallar en utilizar oportunidades. La planeacin tiene una componente pesimista y otra optimista. La pesimista cree que a menos que hagamos algo, el estado futuro deseado no ocurrir. La optimista cree que se puede hacer algo para incrementar las oportunidades de alcanzar el futuro deseado. A pesar de que se han hecho un sinnmero de esfuerzos para desarrollar mtodos para la solucin de problemas, solo recientemente se han comenzado esfuerzos para desarrollar mtodos para la planeacin de sistemas.
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La efectividad en la resolucin del problema organizacional de la era de los sistemas del auto-control y de los otros dos, depende de manera crtica en utilizar el mejor proceso de planeacin disponible y mejorarlo. 1. Actitudes sobre la planeacin:
Existen muchos profesionales, investigadores, ejecutivos y administradores que no creen en la planeacin. De la amplia variedad de actitudes aqu slo describiremos la de mayor potencialidad: la actitud interactiva hacia la planeacin. Los interactivos estn insatisfechos tanto en el estado actual de las cosas, como en cmo se estn desarrollando. Su actitud respecto al futuro es de tratar de construirlo. Creen que se es capaz de al menos influir, sino controlar, en muchos cambios del futuro de manera tal de mejorar la calidad de vida. Tratan de cambiar la naturaleza de los sistemas para prevenir problemas y no solo estar preparados para ellos, tratan de crear oportunidades y no slo de aprovechar las que aparecen. Los interactivos creen que no hay que gastar mucho tiempo tratando de predecir el futuro. Argumentan que el futuro depende mas de lo que hagamos entre el ahora y el entonces, que lo que ha sucedido entre el pasado y el ahora. No solo hay que predecir el futuro, hay que crearlo. Los interactivos no se conforman con la sobre vivencia o el crecimiento, buscan un propio desarrollo y realizacin: incrementar su habilidad para controlar su destino. No buscan la satisfaccin y la optimizacin, buscan ideales. Para ellos, la formulacin de ideales no es un ejercicio hueco o vaco de utopas, sino es un paso necesario para establecer rumbos de largo plazo para el desarrollo continuo. No manejan los ideales corno conceptos absolutos, sino como relativos a conocimiento y entendimiento, que se tiene de uno mismo y del ambiente. Los ideales estn sujetos a constantes reformulaciones en tanto se expande el conocimiento y el entendimiento. Los interactivos continuamente redisean el sistema que controlan para incrementar su habilidad para cambiar ellos mismos. En estos cambios no excluyen parte alguna del sistema, manipulan la estructura del sistema, su funcionamiento, organizacin y recursos. Dado las tasas aceleradas de cambio tecnolgico y social, los interactivos sostienen que la experiencia ya no es la mejor maestra, ahora es lenta, ambigua e imprecisa. Por lo tanto trata de remplazar experiencia con experimentacin. Tratan de disertar la implantacin de cada decisin como un experimento que prueba su efectividad, la validez de la informacin usada, las suposiciones y el procedimiento de toma de decisiones, as como la habilidad de la organizacin para implementar la decisin. Los interactivos tratan de influir o presionar al contexto del sistema (sobre el que no tienen control directo) con cambios que consideran tan fundamentales como los que prescribe dentro del sistema.
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Los interactivos consideran que la tecnologa no es ni buena ni mala, sino que tiene potencial para ambos casos. Cree que sus efectos dependen de como la usa la gente. Consideran que la sociedad y la tecnologa son aspectos inseparables de los sistemas sociotcnicos. Piensan que la ciencia y las humanidades son aspectos inseparables de una cultura. Buscan llevar a cabo la planeacin considerando aspectos que van ms all de las disciplinas, de manera metadisciplinario. Los interactivos son radicales revolucionarios, tratan de cambiar las bases y superestructuras de los sistemas. Ni buscan resistir, ni llevarse por la corriente, ni navegar frente a la corriente, sino tratan de controlar la situacin. A pesar de considerar la actitud interactivista la ms completa y rica en posibilidades, es necesario reconocer que hay situaciones en las cuales otra actitud puede ser ms apropiada. Por ejemplo, si la dinmica interna y externa del sistema lo est llevando a donde se quiere ir y esto sucede con la rapidez necesaria, entonces una actitud inactiva es la ms efectiva. La manera en que la planeacin interactiva se lleve a cabo depende de tres principios operativos: participacin, continuacin y holismo. 2. Principio de participacin:
Los beneficios de la planeacin no se derivan del uso de su producto, un plan, el proceso que es el producto ms importante de la planeacin. El beneficio principal se deriva de participar en el proceso. Participando en la planeacin interactiva los miembros de una organizacin pueden desarrollarse. La participacin les permite entender la organizacin y los posibilita servir los fines organizacionales de manera ms efectiva y facilita el desarrollo organizacional. La planeacin eficaz no puede hacerse para un sistema, debe hacerse por el sistema. No se puede hacer planeacin eficaz para otro, hay que planear para uno mismo (no importa que tan mala sea), en vez de que planeen otros lo de nosotros (no importa que tan bien 10 hagan). Esto resulta del concepto de desarrollo como el incremento de los deseos y habilidades propias para satisfacer nuestros deseos y los de otros. As, el papel que debe desempear un planeador profesional no es el planear l mismo, sino facilitar la planeacin de otros, proporcionando la motivacin, la informacin, el conocimiento, el entendimiento, la sabidura y la imaginacin que otros requieren para que ellos planeen por si mismos. 3. Principios de continuidad:
Como el sistema y su ambiente cambian continuamente ningn plan mantiene su calidad al paso del tiempo. Los planes deben actualizarse, extenderse, corregirse continuamente. La planeacin no es una cosa que se hace una sola vez, ningn plan funciona como se prev o esperaba. De manera
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contnua se debe seguir, evaluar y modificar un plan. Tambin hay cambios porque cuando perseguimos algo valioso, el valor que le damos a menudo cambia conforme nos acercamos a lo que queremos. Este principio hace necesario el desarrollo de un sistema con capacidad de adaptarse y aprender, de un sistema que puede planear y controlar los resultados del proceso de manera continua. Al planear se busca un control, pero el proceso de planeacin debe ser controlado l mismo. 4. Principio holstico:
Este principio consta de dos partes: el principio de coordinacin y el principio de integracin. Cada uno tiene que ver con una dimensin diferente de las organizaciones. Las organizaciones se dividen en niveles y los niveles en unidades que se diferencian por funcin, producto o mercado. La coordinacin tiene que ver con la interaccin entre las diferentes unidades al mismo nivel e integracin con la interaccin entre unidades de diferentes niveles. El principio de coordinacin enuncia que ninguna parte de una organizacin puede planear efectivamente silo hace independiente de las unidades a su mismo nivel. La planeacin debe hacerse en las unidades del mismo nivel, simultnea e interdependientemente ya que el reto o la oportunidad que puede aparecer en una unidad puede ser tratado mejor por otra u otras unidades del mismo nivel simultneamente. Los problemas de una unidad se derivan ms de las interacciones con otras, que por sus propias acciones que no afectan o son afectadas por otra unidad. Los problemas que surgen deben enfrentarse simultneamente y cooperativa mente desde diferentes puntos de vista. El principio de integracin enuncia la necesidad de efectuar la planeacin de manera interdependiente entre los diferentes niveles. En organizaciones cuyos fines dominan a los fines de sus miembros, como una corporacin, las estrategias fluyen de arriba hacia abajo y los aspectos tcticos fluyen de abajo hacia arriba. En sistemas cuyos fines principales son servir a sus miembros, como las ciudades, las estrategias y las tcticas fluyen al contrario del caso anterior. Estas situaciones en muchos sistemas se dan en forma combinada causando conflicto que se trata de eliminar con el principio de integracin. El conflicto entonces puede aparecer tanto en el mismo nivel como en diferentes y slo se puede remover con el principio holstico.
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DATOS INFORMACIN
Figura 1
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DATOS INDAGACIONES
Figura 2
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INSTRUCCIN
DATOS
INDAGACIONES
Figura 3
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INFORMACIN
Figura 5
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INFO. E INSTRUCCIONES DESDE ARRIBA INFORMACIN
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Figura 6
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PREDICCIN DE FUNCIONAMIENTO REPORTE DE DESVIACIONES
REPORTE DEL FUNCIONAMIENTO ACTUAL
Figura 7
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DATOS DEL FUNCIONAMIENTO Y AMBIENTE
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Figura 8
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INFO. E INSTRUCCIONES DESDE ARRIBA INFORMACIN
PREDICCIN DE FUNCIONAMIENTO INFO. HACIA ARRIBA
REPORTE DE DESVIACIONES
INFORMACIN
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Figura 9
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(6) REGISTRO DE DECISIONES: EXPECTTIVAS, SUPOSICIONE, INFORMACIN Y PROCESO USADO
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SUPOSICIONES-INFORMACIN RELEVANTE Y FUNCIONAMIENTO ACTUAL
Figura 10
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7. SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN
Todos los negocios, ya sean de productos o servicios, involucran transacciones a lo largo de la cadena de abastecimiento: productores con industriales, industriales con mayoristas, mayoristas con detallistas, con consumidores. Todo esto genera grandes volmenes de transacciones basadas en papel en cada etapa: rdenes de compra, facturas, catlogos, notas de entrega, balances bancarios, documentos legales, etc. El reto para toda direccin de negocios consiste en administrar este flujo de informacin de una manera eficiente, costeable y productiva. El dato apropiado en cada etapa debe ser extrado, procesado, comunicado y almacenado en forma rpida, precisa y barata. Histricamente, el papel ha sido el nico medio de comunicacin de informacin para la administracin, transacciones y comercio. Un comercio basado en papel requiere de manejo manual, lo cual da como resultado: retrasos, costos y gastos. La computacin y las telecomunicaciones constituyen una alternativa que agiliza el flujo de informacin y mejora su precisin y eficiencia. Hoy en da, no se puede concebir una buena administracin empresarial, sin hacer uso de la herramienta fundamental como lo es la Informtica; podemos afirmar que en un futuro inmediato, a todo administrador, cualquiera que sea su sector econmico, que pretenda competir de manera eficaz e imaginativa, le ser absolutamente imposible hacerlo sin contar con los recursos que, hoy ya tiene a su disposicin con la imagen, la informtica y las tecnologas modernas de la comunicacin. La informacin es uno de los recursos ms importantes de una empresa y es utilizada como materia prima por todos los departamentos de la misma para efectuar su toma de decisiones. Desde el departamento de mercadotecnia, hasta el de produccin requieren de informacin oportuna, confiable y especializada que les permita desarrollar con efectividad su trabajo. Da a da se desarrollan mtodos ms eficientes y rpidos que puedan proveer a la empresa de informacin con calidad, lo que hace que los sistemas de informacin computarizados tengan cada vez mayor demanda. En muchas ocasiones para alcanzar el nivel ptimo de competitividad deseado por la alta direccin de las organizaciones donde la computacin es un factor decisivo para obtener ese nivel, es necesario redisear todos o algunos de los procesos administrativos crticos, ya que no basta con simplemente computarizar los ya existentes, es decir deber aplicarse en la organizacin la reingeniera de procesos.
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1. Objetivo:
Examinar la forma en que actan la informacin y el proceso en la computadora como procesadora de informacin, y explicar dnde se ubican estos conceptos en las empresas. Al mismo tiempo proporcionar consejos sobre dnde y cundo es apropiado el uso de las computadoras. Lograr la integracin de la planeacin del negocio y la planeacin de los sistemas de informacin dentro de una planeacin estratgica global. Incrementar el entendimiento del uso de las Tecnologas de Informacin (TI) en las organizaciones. Identificar las reas de mayor potencial de aplicacin de las TIs. Adaptar las TI a las nuevas circunstancias de las organizaciones, y as competir ms efectivamente en su segmento industrial. Comprender las habilidades requeridas por la direccin corporativa para asegurar que la organizacin use y controle adecuadamente la TI. Analizar varios conceptos de la administracin de la TI a la realidad de las empresas. Los sistemas de informacin se centran en el diseo y desarrollo de sistemas computacionales de apoyo al proceso de toma de decisiones, y de cmo combinarlos con los diferentes enfoques administrativos. Se utilizan tcnicas y herramientas adecuadas para estructurar y entrelazar en forma efectiva: los modelos cuantitativos, cualitativos y de informacin con las interfaces apropiadas al usuario, y con las bases de informacin para que el usuario fundamente y realice decisiones eficaces a altos niveles estratgicos de la organizacin. Se combinan los conceptos de sistemas expertos a los convencionales para un apoyo integrado e inteligente a los procesos administrativos. Se realiza la planeacin a largo plazo de la inversin en sistemas de informacin y de su aplicacin al desarrollo empresarial. Se analiza cmo la tecnologa de informacin ha modificado las estructuras y sistemas organizacionales modernos. Se presentan modelos gerenciales de sistemas de informacin y su interconexin con las actividades de origen estratgico que se realizan en la empresa. Se analizan diferentes esquemas de uso de la informacin como herramienta estratgica dentro de la organizacin. Proporcionar las bases tcnicas necesarias y hacer del conocimiento general que: La herramienta ms importante de los ltimos aos, la computadora, permite crear una estructura de informacin completa para las reas administrativas de una organizacin con las siguientes caractersticas: que sea correcta, que est disponible en el momento en que se necesite y que pueda ser accesada desde cualquier lugar.
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8. SISTEMAS DE INFORMACIN 1. Modos de utilizacin:
Cmo deben comportarse los sistemas de informacin en la vida diaria de un administrador. En casa, en una pequea empresa, hasta una gran organizacin. El modelo de lo que debera ser un sistema de informacin, como las recetas de cocina, para llegar a un objetivo en particular: el organizar una cena para determinado grupo de amistades. Qu es un sistema de informacin (mens, recetas, ingredientes, invitados)? y cmo un administrador, director o personal operativo se convierte en usuario de un sistema, ya sea, para recuperar elementos especficos de informacin o para ayudarse a tomar decisiones o para llevar un registro de sucesos? Lo cual comprende la utilizacin principal de los sistemas de informacin: recuperacin de informacin, apoyo a toma de decisiones y el proceso de las operaciones. 2. Visin de sistemas de informacin:
La posibilidad de utilizar un equipo de cmputo en apoyo al manejo de un sistema de informacin deber determinarse de acuerdo con el volumen de datos, rapidez con que se quieran recuperar, los clculos repetitivos, la impresin de presentaciones, la posibilidad de comunicarse con otros equipos, etc. Debemos tomar en cuenta que el equipo hace lo que se le ordena, no puede anticipar necesidades, tiene limitaciones de comunicacin, y es completamente literal en la interpretacin de rdenes que se le proporciona, pero tiene sus aplicaciones. Los equipos de cmputo son buenos para almacenar y manipular una gran cantidad de datos. Un sistema de informacin debe configurarse de modo que sera posible realizar cosas como localizar un dato en especial o un conjunto de datos utilizando ciertos criterios ms complejos de seleccin. Podra usarse en la recuperacin de informacin o ayudar en la seleccin de informacin que rena los criterios que uno ha decidido. 3. Tecnologa de informacin:
Despus de la Segunda Guerra Mundial, EEUU se encontr en una situacin favorable para que sus grandes corporaciones crecieran y desarrollaran sistemas de operacin en donde se conjugaban la existencia de mltiples plantas y empresas, as, cuando sale al mercado mundial, lo hace sobre otras bases de funcionamiento y respaldada por un sistema financiero slido basado en el patrn dlar. Los rasgos comunes de las empresas transnacionales parecen predominar respecto a las caractersticas diferenciales. Su carcter de empresas privadas, lderes en los pases capitalistas avanzados, que se expanden fundamentalmente en sectores con estructura oligoplica y que se ofertan principalmente hacia los mercados de pases de mayor tamao y nivel de ingreso, condicionan los elementos fundamentales de su comportamiento.
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La participacin creciente de las empresas transnacionales en el comercio internacional conduce a que una proporcin cada vez mayor de los flujos de bienes se canalicen al interior de stas empresas y se sustraigan a la competencia del mercado internacional. La funcin de liderazgo que desempeaban las empresas transnacionales se atribuye en gran parte a la magnitud de los recursos que canalizan a las actividades de investigacin tecnolgica. La concentracin del flujo de bienes de capital, en los cuales se incorpora una proporcin importante del progreso tcnico, entre el grupo de pases proveedores de tecnologa, conduce a prever que cada vez en mayor medida sern las condiciones tcnico-econmicas que prevalecen en esos mercados, las que orienten y estimulen el esfuerzo de innovaciones y progreso tcnico. El alto grado de concentracin de la oferta es la caracterstica bsica del mercado internacional de tecnologa. Un reducido nmero de empresas transnacionales generan, con base en las actividades de investigacin y desarrollo, una proporcin elevada de la oferta tecnolgica disponible. La valoracin de los flujos cautivos de tecnologa sugiere la conveniencia de analizar las tendencias en el mercado internacional que son el vehculo a travs de las cuales se incorpora una porcin importante del progreso tcnico. Lo fundamental es destacar la importancia decisiva que sobre la importacin de tecnologa, ejercen las opciones que se efectan en el mbito de la poltica industrial. Analizar el destino de la tecnologa que se importa, distinguiendo entre las empresas y las filiales de empresas transnacionales, que es la procedencia de la tecnologa que importa la industria bajo la forma de bienes de capital y de contratos de transferencia tecnolgica. La computacin, con su habilidad de manejar grandes volmenes de informacin, ha creado, ms que otro aspecto de la revolucin tecnolgica, administradores competentes y profesionales capaces de analizar la informacin de una organizacin, disear sistemas de informacin que ayuden a estas necesidades, proveer servicios de informacin y coordinar las diversas funciones de los diferentes especialistas de la empresa, dirigindolos siempre hacia los objetivos de la corporacin. 4. Concepto de sistemas:
El sistema es la idea de ver a la organizacin como un todo y no como una serie de partes que pueden o no estar relacionadas. Este concepto tiene un gran potencial para integrar y coordinar todas las actividades de la empresa, afinando en mayor grado los mtodos y procedimientos y simplificando ampliamente el trabajo de la administracin, La necesidad de extender el uso de sistemas de informacin se acenta por la existencia de grandes y complejas organizaciones, la competencia y una reduccin considerable para los errores en la toma de decisiones de la direccin.
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Toda persona, en las reas de administracin necesita estar familiarizada con las capacidades de la computacin para usar inteligentemente sus servicios an sin tener conocimientos tcnicos. Los costos para realizar las actividades administrativas son altos, lo cual hace necesario el establecer estndares para hacer estas actividades y llenar controles para asegurar un mximo rendimiento al medir: tiempo, calidad, cantidad y costos. La organizacin de la funcin del proceso de datos debe basarse en un solo criterio: el servicio que proporciona a los elementos de la empresa. La administracin de sistemas de informacin debe contribuir generalmente a la direccin de la corporacin para la planeacin y control, y debe servir a todos los departamentos funcionales. Por otro lado, sin una buena planeacin, organizacin, sistemas eficientes y toda la cooperacin del personal afectado, la computadora es un poder frustrado. El objetivo de toda administracin es ver que todo el trabajo necesario sea llevado a cabo con eficiencia. 9. IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIN 1. Qu es un sistema de informacin?
Un sistema es un grupo interactivo de cosas que queremos tratar como un conjunto para un propsito particular. Cuando un sistema es ideado y creado para un uso en particular se dice que es un sistema personal; alguien ms que quisiera hacer lo mismo podra configurarlo de distinta manera. En una organizacin encontramos sistemas que son utilizados por diferentes personas, generalmente para realizar tareas rutinarias; en estos sistemas se supone que todos efectan las mismas tareas, y se les conoce como sistemas institucionales. Un sistema es un conjunto de componentes, conectados conjuntamente en una forma organizada. Los componentes estn afectados al estar en el sistema y el comportamiento de ste cambia si lo abandonan. Este conjunto organizado hace algo y ha sido identificado como de particular inters. Vemos a los sistemas como aceptando entradas desde el entorno, y emitiendo salidas hacia l. Un sistema cerrado es uno que no tenga entradas ni salidas, es decir, que est completamente aislado de su entorno. Un sistema abierto es uno con entradas y salidas. Una subclase importante de sistemas es la que se refiere a los sistemas significativos, o los sistemas que tienen un objetivo bien definido. Muchos sistemas son extremadamente complejos, y es muy til dividirlos en sistemas ms pequeos interconectados llamados subsistemas; son sistemas y tambin pueden subdividirse en subsistemas menores hasta que se alcance un nivel conceptual conveniente de subdivisin. La
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eleccin de los subsistemas se determina en al anlisis final por la visin global que queremos adoptar sobre dicho sistema. Lo que queremos es que las interacciones dentro de cada subsistema sean ms fuertes de las existentes en el entorno (en los otros subsistemas). Al nivel de interaccin entre subsistemas se conoce como acoplamiento. Es bueno hacer notar que el desacoplamiento de subsistemas puede tener un efecto negativo, o contraproducente: cada uno de los subsistemas trabaja correctamente, pero el sistema en su totalidad no funciona bien porque los subsistemas operan sin tener en cuenta al sistema como un todo. Los sistemas llevan consigo mecanismos de control que se emplean para comprobar el comportamiento y para irse adaptando a circunstancias variables, ya sea en el entorno o dentro del sistema. Donde no se puedan prevenir los problemas es necesario detectar y corregir los potenciales antes de que pasen a ser graves. Mediante las salidas de los sistemas se pueden tomar acciones correctoras, en la forma de cambiar o renovar las entradas, pueden realizarse ajustes a las mquinas, o pueden tomarse importantes decisiones de negocios. Es ms productivo analizar un sistema en trminos de las funciones que realiza, o que se presume efecta (visin funcional) que de una manera estructural (visin estructural), porque en muchas ocasiones es una visin muy esttica. Debera ser posible derivar una visin general de las organizaciones que ponga un mayor nfasis en sus caractersticas comunes y que nos permita aplicar nuestra experiencia particular en un tipo de organizacin a los problemas que se encuentran en otras.
2.
Caractersticas de los sistemas de informacin:
La caracterstica esencial de un sistema de informacin es el uso de registro de datos para representar el movimiento, el estado o la existencia de objetos en algn otro sistema, los cuales pueden ser fsicos o abstractos. Ej. Un almacn formado por bienes: llegan, se guardan y se venden. Se empieza confeccionando registros de lo que hay. El conjunto de registros y los medios que se utilizan para conservarlos, constituyen un sistema de informacin. El sistema de informacin es un modelo o representacin de un sistema fsico, con el cual tambin interacta, y los dos pueden contemplarse como subsistemas de un sistema organizativo ms amplio. Las entradas al sistema de informacin desde el sistema fsico son observaciones, mientras que las salidas son reglas para actuar; aunque tambin conlleva entradas y salidas que son puramente informacin y no van acompaadas de movimiento alguno.
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Los sistemas de informacin no estn restringidos a representar objetos fsicos, tambin pueden representar abstracciones. Tipos de modelos de un sistema de informacin: tal como es corresponde a los sistemas tradicionales de procesos de datos; tal como debera ser implica el uso del sistema en forma de normativa, y como debera ser es un modelo predictivo, se utiliza para modernizar consecuencias de posibles decisiones y permite la seleccin del curso ms apropiado de la accin. Dentro de una organizacin, los sistemas de informacin ms grandes son los que realizan las principales funciones; por ejemplo, la nmina. Son sistemas institucionales que tienden a ser descriptivos con algn componente de normativa, mientras que los sistemas personales se usan con ms frecuencia en una predictiva. La materia prima de un sistema de informacin son los datos: nombres, nmeros, descripciones y muchas otras cosas. Debemos ser selectivos al recoger datos, despiadados al escogerlos, y capaces de organizarlos de tal forma que sean comprensibles y tiles para que puedan usarse. Existen dos aspectos interrelacionados en cualquier sistema de informacin: los mismos datos, su estructura inherente y sus propiedades; y, la forma en que van a usarse los datos y por quin. Una informacin til en el sistema puede obtenerse a partir de los datos: seleccionando datos relevantes de objetos o grupo de ellos, agregando datos, y transformando datos. Es til distinguir entre datos actuales y datos histricos, con lo cual se puede decir que los datos se guardan en un sistema para dos propsitos: guardar un registro de lo que ha ocurrido, y como una base para tomar decisiones. Tambin hay distintos niveles de informacin necesarios: nivel operacional, que hace cosas, y un nivel de direccin, que supervisa y planifica. La informacin requerida en un nivel operacional necesita estar bien detallada y ser actual y vlida minuto a minuto, mientras que la informacin de la direccin generalmente est resumida y puede ser antigua. Los requisitos de la informacin de una parte de la organizacin son que esta sea: conveniente, precisa, relevante y, accesible, lo cual est implcito en un sistema de informacin. 3. Representacin de los sistemas de informacin:
La representacin de sistemas es a travs de diagramas, los que son ms fciles de comprender, y comprobar en precisin. Son aproximaciones estructuradas que dan una visin funcional (qu se hace) del sistema de informacin y estn basadas en uso de diagramas de flujo de datos. Mediante el uso de modelos de datos como el modelo Relacin-Identidad se obtiene una visin global de los datos. Tambin se debe representar la forma en que se est implementando (cmo se hace) un sistema. Los diagramas de flujo de datos contienen cuatro elementos: archivos, procesos, movimientos de datos y objetos externos al sistema; y son una herramienta de
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modelizacin con tres restricciones clave: son una representacin del sistema de informacin, no del sistema fsico; no contienen informacin sobre la secuencia o la temporizacin de los procesos; y, representan una abstraccin del sistema en trminos de sus funciones. Para completar la representacin se deben proporcionar especificaciones de los procesos y un diccionario de datos, el cual tiene ms detalle sobre el contenido de los archivos y flujo de datos. Las partes principales para dibujar un diagrama de flujo de datos son: descomposicin funcional, seguimiento de los flujos de datos y el uso de un diagrama fsico de flujo de datos. Los modelos de datos sirven para analizar los datos en el sistema como un todo, y mostrando cmo pueden organizarse para eliminar duplicados y redundancias, y de esa manera, alcanzar mejores implementaciones. El modelo entidad-relacin pertenece a una clase de modelos conocida como nivel objeto, la cual describe a los datos en trminos de objetos en el sistema; tambin se les conoce como modelos conceptuales. Para llevar esto a una representacin grfica, se deben identificar muy bien los objetos de datos, que se denominan entidades, los cuales tienen ciertas propiedades o atributos. Un atributo se convierte en un identificador cuando se utiliza para encontrar una informacin en particular y puede ser que algn atributo o ms se conviertan en identificadores para ser ms especficos en las bsquedas. En alguna implementacin en particular, estos identificadores pasan a ser clave primaria o clave principal y es el orden en que est almacenada la informacin. Existe una segunda clase de modelos llamados de nivel implementacin, los cuales tienden a trabajar en un nivel ms detallado; incluyen los modelos relacionales, de redes y jerrquicos. 10. PROCESOS 1. Captura de datos y codificacin:
Los procesos bsicos que tienen lugar en todo sistema de informacin, como la captura de datos, se les llama procesos primitivos y pueden ocurrir como un flujo de informacin dentro del sistema, o como informacin generada dentro del sistema. Al proceso de convertir informacin real a otra que se englobe en categoras se le conoce como codificacin y a la conversin de datos de una forma fsica a otra se le llama transcripcin. Para que en un sistema de informacin se tengan datos precisos y dignos de confianza se deben realizar las comprobaciones en diferentes niveles: comprobar la cumplimentacin de los datos, comprobaciones de datos individuales, la consistencia interna, la consistencia con los datos existentes, y la comprobacin de la fiabilidad de los mismos datos. La transformacin de datos est a la cabeza de cualquier sistema de informacin, algunos son simples (clasificar los datos), y otros ms complejos (preparar informes de prdidas en ventas). La parte esencial de los sistemas de informacin en alguna clase de sistema de archivo, es el proceso
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de colocar la informacin relativa a objetos particulares en su lugar correcto y configurar las referencias necesarias para la recuperacin de la informacin de un objeto en particular o una clase de objetos relacionados dando algn criterio. 2. Transformacin:
Los procesos de nivel superior se dividen en transacciones, que son una secuencia de procesos primitivos, o una combinacin de varios de ellos; significan cualquier proceso rutinario, con pequeas variaciones, que suceden con frecuencia. Las reas crticas son las de captacin de datos y la entrada de datos. La siguiente subdivisin es la edicin de datos, la cual implica la recuperacin, la modificacin y el almacenamiento, normalmente se le conoce como actualizacin. Tambin los procesos se dividen en toma de decisiones, lo cual ocurre cuando hay alternativas de accin en una situacin particular, y es necesario efectuar una eleccin. Existen cuatro etapas: organizar la informacin, determinar alternativas, modelizar las consecuencias y, elegir la accin apropiada. La siguiente divisin son los procesos de soporte de una decisin, que es el que lleva a cabo la rutina importante necesaria para tomar una decisin, las cuales realizan dos funciones distintas: dictaminar, que es el proceso de organizar la informacin, y, modelizar, se disea un modelo para predecir el efecto de algunos cambios en ciertos parmetros del sistema. Y, por ltimo, los procesos de nivel superior se dividen en recuperacin de informacin, lo cual es esencialmente el proceso de recuperacin primitivo considerado a un nivel de usuario. 11. IMPLEMENTACIN 1. Qu es una implementacin?
La implementacin de un sistema de informacin es la manera en que se hacen las tareas; una cosa es lo que un sistema de informacin hace, lo que son las funciones, y otra cmo lo hace, es decir su implementacin, lo que requiere de cuatro componentes: personal, hardware, software y almacenamiento de datos. 2. Componentes:
Los componentes personales son fuentes de entrada y receptores de salidas, son los realizadores de los procesos, son los que desarrollan y mantienen el sistema, y como proveedores de soporte administrativo y tcnico para la operacin del sistema. Hardware son los equipos en donde se instala el sistema de informacin, ya sean PC o equipos ms grandes, llamados mainframes; la medida ms til del tamao de un equipo es sobre la base del volumen de informacin y a los datos que mantendr en memoria para su proceso, y quines van a compartir los datos, la necesidad de una respuesta rpida y consistente, la proteccin de la
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informacin y la responsabilidad en el manejo de la mquina y los datos de una persona o personas en particular. Software, es la habilidad de aceptar e interpretar conjuntos de instrucciones suministradas por el usuario; a los conjuntos de instrucciones se les llaman programas; existen cuatro tipos de software, primero, el sistema operativo, que es la interface entre el software de aplicacin y el hardware, los sistemas de aplicacin, que son los utilizados por los usuarios para realizar sus tareas y pueden ser de aplicacin especfica o de uso general; las utileras de desarrollo del sistema, los cuales son los lenguajes de programacin, los lenguajes de cuarta generacin o de usuario, y los paquetes de uso general y los medios tiles de mantenimiento del sistema, que son unos conjuntos de instrucciones para copiar archivos, crear, monitorear, etc. Almacenamiento de datos, es generalmente la decisin ms crucial que debe tomarse, lo cual implica la manera de guardar los datos (centralizados o en subdivisiones y el medio en el que se deben guardar).
3.
Implementacin de procesos:
La implementacin de procesos puede ser manual o automtica, y se tiene una tercera opcin: los procesos interactivos, que son llevados a cabo por una persona y una mquina conjuntamente. Un sistema informtico es tan bueno como la persona que la ha configurado; en un sistema completo se tienen procesos manuales, automticos e interactivos. Cualquier implementacin debe satisfacer los requisitos bsicos de funcionamiento del sistema; es decir, la informacin suministrada debe ser oportuna, precisa e importante, y adems, debe ser confiable y flexible. Una implementacin es mala si cambios, aparentemente triviales, son difciles o imposibles de implementar. La informacin necesaria debe ser accesible en la forma correcta sin que se requiera mucho esfuerzo. 12. SISTEMAS DE INFORMACIN TPICOS 1. Clasificacin:
La clasificacin de los sistemas de informacin se puede dar de diferentes formas, por ejemplo, por rea funcional, la cual es de acuerdo con el subsistema funcional de la organizacin en el que va a usarse. Por tipo de funcin, es decir, por procesos de transacciones, para dar soporte a decisiones o por recuperacin de informacin. Tambin los sistemas pueden ser Institucionales o Personales, y
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tambin se pueden clasificar por su implementacin: Manual, interactivo o en lnea, y por procesos batch. Los sistemas de transacciones pueden ser: un sistema de nmina, un sistema de reserva de boleto o un sistema de contabilidad. 2. Diseo:
Para el diseo de sistemas se pueden utilizar diferentes metodologas; un diseo es siempre nuevo y diferente en algo, adems que existe una gran cantidad de experiencias disponibles sobre qu cosas funcionan y cules no, y sobre las formas de abordar los problemas de diseo. El diagrama de flujo de datos es un intento de describir los procesos implicados en disear algo. Los procesos de operacin de diseo son de tres tipos: formulacin de ideas, anlisis funcional de las ideas, y la seleccin de una solucin. En la formulacin de ideas el diseador lo que hace es reunir su conocimiento tcnico, su experiencia en otros proyectos y el sentido esttico. Para llevar a cabo el anlisis de las posibles soluciones, debemos tomar en cuenta: Funcionar, satisface otros requisitos, cules son los requisitos en materia de tiempo y dinero (costo-beneficio), y si es estticamente satisfactorio? El anlisis revela imperfecciones en un diseo inicial, tambin en qu reas se requieren cambios. El criterio que se utilice para la seleccin de la solucin: cumple el diseo correctamente con la especificacin funcional de lo que se requiere, los costos comparativos de los distintos diseos, y las preferencias estticas. Una vez seleccionado el diseo, se da inicio a las especificaciones. 3. Programacin:
El problema de la programacin consiste en disponer de tiempos determinados para realizar un conjunto de actividades, sujetas a restricciones. Existen tres tipos principales de operaciones de programacin: programacin de un proyecto, programacin de un trabajo y la confeccin de horarios. La restriccin principal est en los recursos para llevar a cabo una tarea; en los proyectos, los tiempos en una tarea deben esperar a que otra se termine. Las implementaciones de los sistemas de programacin van desde unos totalmente manuales, a otros totalmente automatizadas. Para la programacin de un proyecto, el cual es un trabajo preciso: tiene un inicio, un punto intermedio y un final, y que normalmente se divide en tareas realizadas por grupos distintos de gente, es necesario decidir sobre las tareas, estimar el tiempo y los recursos a utilizar. El valor real de los sistemas de proyecto reside en su monitorizacin. La programacin de un trabajo, como programar las entregas de mercanca a clientes, debe configurarse diariamente; la aproximacin empleada es heurstica, es decir, no siempre es la ms ptima, pero s la ms razonable. Y, la confeccin de horarios implica la configuracin de un programa que se repite muchas veces: diario, semanal, mensual o anual.
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Un sistema experto es un sistema que intenta emular el comportamiento de un experto humano en un rea en particular. Las tcnicas empleadas en sistemas expertos han sido desarrolladas como parte de investigacin en la inteligencia artificial y su objetivo es crear sistemas computacionales que se comporten de forma prerrogativa de los seres inteligentes, como: interpretacin de lenguaje, interpretacin de imgenes, juegos, resolver problemas matemticos o diagnosticar enfermedades. Los sistemas expertos tienen un mecanismo explicativo: dan una lista de las reglas empleadas, y donde se han utilizado, para alcanzar la conclusin; esto puede ser usado para adaptar los resultados o adaptar al sistema para alcanzar un resultado distinto. Aunque debe sealarse que el computador no acta de forma inteligente, simplemente hace lo que se le indica, pero mediante un anlisis ms complicado del problema y un conjunto de instrucciones ms complejo. 13. PLANIFICACIN ESTRATGICA 1. Quin hace la planificacin estratgica?
La planificacin estratgica est relacionada con la toma de decisiones a largo plazo; es una funcin de alta direccin dentro de una organizacin. En compaas particulares, a estos sistemas de soporte a decisiones, se les da el trmino de sistemas de informacin de direccin. En el sector pblico, la planificacin estratgica juega un papel ms significativo, ya que los gobiernos estn interesados en la planificacin econmica, de infraestructura, a largo plazo en sectores particulares (agricultura, industria, educacin). Los requerimientos de informacin de direccin se encuentran en la acumulacin o fuente de informacin, la formulacin de posibles soluciones, la modelizacin de las consecuencias y la seleccin de la mejor solucin. El resultado final de un ejercicio de planificacin estratgica es un informe: tablas, grficas y mucho texto. 2. Procesos de planificacin estratgica:
Cualquier organizacin tiene un gran nmero de sistemas de informacin. Abarcan desde los grandes sistemas institucionales, que sirven a la organizacin como un todo (Ej. Sistema de nmina), pasando por los sistemas institucionales al servicio de partes especficas de la organizacin (Ej. Compras, ventas, inventario), hasta los sistemas personales desarrollados y usados por directivos y profesionales individuales (Ej. Presupuestos). Existe una necesidad, en el mbito organizativo, de mover informacin entre los sistemas, y en traer informacin a partir de los distintos sistemas en conjunto. Los sistemas integrales son extremadamente difciles de implementar y de operar con eficacia, ya que el rea responsable del sistema ha de pensar en todo y ha de ser capaz de responder con flexibilidad a muchas peticiones conflictivas. Las tcnicas de modelizacin de datos ayudaron en la integracin de sistemas y es una forma de asegurar que el contenido en una base de datos estuviera debidamente especificado, eliminando duplicidad y ambigedad en los datos y darle un uso efectivo.
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Desarrollar un sistema informtico para un usuario es una forma de ingeniera: se aplican ideas tericas, experiencias pasadas y sentido esttico para dar una solucin a un problema particular. El sentido esttico es el ms difcil de obtener. La prueba principal: un sistema sencillo, elegante y fcil de usar, o uno enredado y complicado. Los elementos de solucin son: hardware, software, personal y almacenamiento de datos. Se deben considerar tambin los problemas de encontrar la solucin y ponerla en prctica, y el tiempo y forma de transicin al nuevo sistema. Existen dos tipos de problemas: los tcnicos de llevar a cabo el diseo de un sistema que funcione, y los problemas administrativos de asegurarse que es el sistema correcto. 3. Etapas de desarrollo:
Una descripcin sencilla del desarrollo de un sistema informtico se muestra en tres etapas; una fase de investigacin para determinar los requisitos del sistema, una etapa de diseo, y una etapa de implementacin. El punto de partida es la expresin de una necesidad y representa un estado sobre los sntomas de un problema de base, no un estado del problema en s mismo. Con los sistemas de informacin, las necesidades normalmente hacen meditar sobre la incapacidad para obtener la informacin requerida, son una carga para mantener o conservar informacin, o dan lugar a problemas para realizar cambios. La fase de investigacin identifica los problemas reales subyacentes a los sntomas, especifica los requisitos para una solucin, e identifica cualquier restriccin en las soluciones posibles. La especificacin funcional va en la fase de diseo, que implica decidir cmo han de realizarse estas funciones. Primero se debe reunir una serie de ideas generales sobre cmo funcionan distintos tipos de sistemas para una solucin o soluciones que son aplicables al problema, enseguida, se deben llevar a cabo anlisis sobre las ideas aportadas, y por ltimo, decidir sobre la solucin ms apropiada. La fase de construccin toma los planos preparados durante la fase de diseo y los implementa. Se debe mantener una visin global de la solucin y no encallar en los detalles. Los sistemas de informacin nunca son perfectos, por lo que, despus de la implementacin, se evala su operacin, y esto lleva casi inevitablemente a una nueva serie de cambios. Las fases primarias de investigacin deben ser utilizadas por personas con experiencia en el campo donde se va a usar el sistema de informacin, mientras que el diseo detallado y la implementacin, deben ser hechos por profesionales. Las estrategias empleadas para el desarrollo de sistemas son: prototipos y desarrollos evolutivos. En los prototipos las funciones requeridas pueden ser claramente definidas, mientras que los desarrollos evolutivos son desarrollos pilotos que realizan algunas funciones que pueden ir cambiando o adicionando hasta que el sistema alcanza una forma estable y no requiere cambios.
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En la fase de investigacin del desarrollo de sistemas se intenta especificar lo que hace el sistema. Hay dos situaciones distintas con las que se tienen que enfrentar: cuando no hay un sistema de informacin y debe crearse uno nuevo, y cuando hay un sistema existente que de alguna manera no es satisfactorio. Para la primera situacin se debe: definir los objetivos del sistema y definir las funciones a realizar para alcanzar stos. Los objetivos principales de un sistema de informacin conciernen a la entrega de informacin: qu informacin debe estar disponible, para quin, en qu escala de tiempo debe actualizarse y cuntos objetivos secundarios se incluyen: requisitos para la captura y entrada de datos, los entornos de trabajo de las personas y tipos de trabajo, restricciones financieras y lmites de tiempo. Las herramientas para especificar las funciones de los sistemas de informacin son: diagramas de flujo de datos y modelo de datos. 4. Especificacin funcional:
Cuando ya se tiene un sistema de informacin hay cinco etapas al derivar una especificacin funcional: definir un objetivo global para el cambio, modelizar el sistema existente, analizar el modelo, definir los objetivos especficos de los cambios que deben hacerse y definir los cambios funcionales necesarios para dar efecto a estos objetivos. Dando la descripcin del sistema existente, normalmente es posible determinar las causas bsicas de los sntomas y una vez identificados los problemas, se debe decidir cul de ellos se tratar de resolver y en qu extensin. Slo han de aparecer los cambios que son funcionalmente necesarios. Al disear el nuevo sistema se est decidiendo cmo han de implementarse las funciones detalladas en la especificacin funcional, se est pasando desde lo que se requiere hasta cmo conseguirlo. Cada situacin de diseo es nica. Existe un gran nmero de implementaciones posibles para un sistema. En la identificacin de cmo debe hacerse cada proceso, se debe incluir: una identificacin de los procesos, las escalas de tiempo (frecuencia) y los tipos de entrada y salida de datos y la forma de los procesos manuales que lo complementan, una arquitectura del sistema, que cubre requisitos de la forma de organizacin de los datos, la localizacin de los procesos y la configuracin del sistema, as como una identificacin de los subsistemas (tareas o programas) que pueden tratarse por separado. Se debe dar una visin global de cmo funcionar el nuevo sistema. La evaluacin de las propuestas de diseo, una vez reunidas, se deben analizar para ver si van a funcionar o no, los factores a considerar son: viabilidad tcnica, viabilidad organizativa y viabilidad econmica. La viabilidad tcnica tiene que ver con los avances tecnolgicos y de cunto dinero se tiene para gastar. En la viabilidad organizativa tienen que ver el valor del sistema para las personas que hacen un trabajo en particular, la complejidad tcnica de las personas que se supone van a usar el sistema, las condiciones de trabajo, las interfaces y compatibilidad con otros sistemas, la
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organizacin del desarrollo de grandes sistemas y los eventos relacionados globalmente con la sociedad. Y la viabilidad econmica est relacionada con: los costos del sistema y los beneficios esperados. La tcnica y documentacin estadstica en la administracin de empresas son aplicaciones prcticas. Es el conjunto de los mtodos que tienen por fin el estudio numrico de las colectividades, Se aplica a los conjuntos para distinguir, clasificar y contar. La estadstica es considerada como la recoleccin de datos y documentos para administrar mejor. Uno de los factores ms importantes de la estabilidad y el buen rendimiento de los negocios es, sin discusin, el establecimiento de estadsticas ms completas y su ms amplia utilizacin. El diseo detallado y la codificacin de un sistema informtico es tal que requiere experiencia tcnica, y es de inters para los usuarios slo en el sentido de que necesitan monitorear el progreso del desarrollo y revisar a la vez el diseo y la implementacin para asegurar que el sistema satisfaga sus requisitos. En el proceso de conversin tienden a presentarse tres problemas: resistencia al cambio, no familiaridad con el nuevo sistema y la transferencia de datos del sistema anterior al nuevo. Las estrategias empleadas para la conversin son: puesta en servicio inmediato, operacin en paralelo y la implementacin por fases. El plan de sistemas de informacin corporativos significa que se debe distinguir muy bien entre la forma con que las responsabilidades son llevadas a cabo en relacin con los principales sistemas institucionales, y con respecto a los sistemas personales y a pequeos sistemas institucionales. El desarrollo de grandes sistemas institucionales implica el compromiso de recursos significativos (personal calificado, hardware y dinero) durante un largo perodo de tiempo, as, la planificacin de grandes sistemas de informacin es una responsabilidad corporativa. Sistemas muy pequeos pueden desarrollarse dentro de los recursos del grupo o seccin que los necesitan, y es donde surge la necesidad de coordinar la compra de software y hardware siempre que sea posible, para asegurar un nivel de compatibilidad entre las secciones. Una necesidad posterior es el coordinar el uso de la informacin dentro de la organizacin en el sentido de que debe estar disponible dnde y cundo se necesite, pero al mismo tiempo deber minimizarse la duplicacin de esfuerzos al capturar y conservar los datos. Esto requiere que la organizacin tenga un proceso de planificacin corporativa en el que se discutan las necesidades de sistemas de informacin, se desarrollen prioridades y se asuman compromisos. Esto da como resultado un Plan de Sistemas de Informacin, el cual contendra una planificacin de desarrollo para
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sistemas grandes y una estrategia para el desarrollo de sistemas pequeos, o subsistemas, teniendo en cuenta el nivel de apoyo de los servicios a prestar a los usuarios.
14. CONCLUSIN Como primer punto, debemos comprender lo que es un computador o un equipo computacional, y medir sus posibilidades. Los hay desde muy pequeos, de hogar, personales, donde se puede llevar fcilmente una pequea administracin personal, hasta grandes equipos, donde las empresas grandes pueden llevar procesos simultneos de finanzas, ventas, compras, etc., e integrar estos sistemas para una posterior explotacin de la informacin desde niveles operacionales hasta la alta direccin. Un administrador actual debe ampliar sus conocimientos sobre conceptos, metodologas y estrategias para la administracin de proyectos basndose en las nuevas tecnologas de la informacin. Bajo el concepto de informacin multidimensional y su relacin con el proceso de manejo y administracin, debe desarrollar habilidades de los requerimientos de informacin necesarios por la organizacin para apoyar la toma de decisiones; capaz de crear el modelo de informacin que soporte el anlisis de la informacin y se familiarice con diferentes productos que permitan la creacin y explotacin de modelos de informacin, analizando su aplicacin a una organizacin en el entorno en que se encuentre. En una organizacin, al proponer soluciones a un problema, generalmente no hay una mejor opcin o es difcil apuntar a una razn especfica que haya causado un problema. Se deben presentar los diferentes puntos de vista, ideas o posibles soluciones y se analiza cmo es que lo que se conoce de la disciplina de Administracin de Sistemas de Informacin puede resultar de utilidad para resolver o prevenir este tipo de problemas en el futuro. El administrador, o staff de administracin, es considerado como factor clave para el xito y evolucin de la organizacin, y debe estar en constante aprendizaje. Un nuevo enfoque de la tecnologa de informacin, es utilizarla para apoyar la formacin y diseminacin de conocimiento dentro de la organizacin y estudiar el impacto de la aplicacin en un contexto organizacional y entender cmo la tecnologa adecuadamente seleccionada y utilizada puede apoyar el aprendizaje. Las reas relacionadas con estas teoras de aprendizaje: organizacin aprehendiente (knowledge-based business), distribucin de informacin/conocimiento, trabajo en equipo o colaborativo, desarrollo personal y organizacional y tcnicas de aprendizaje en el trabajo.
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Un sistema de informacin es un conjunto de personas, recursos, mtodos de trabajo, procesos e informacin que interactan entre s para ayudar a la toma de decisiones en funcin de los objetivos institucionales. ANEXOS
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GLOSARIO Sistema Un sistema es un conjunto de partes o elementos, organizadas y relacionadas que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos y proveen (salida) informacin. Subsistema Un subsistema es un sistema que es parte de otro sistema mayor. En otras palabras, un subsistema es un conjunto de elemento interrelacionados que, en s mismo, es un sistema, pero a la vez es parte de un sistema superior. Elementos
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Son las partes, componentes de un subsistema que tienen diferentes formas y tamaos y son los responsables del nacimiento, desarrollo y muerte de un sistema. Sinergia La sinergia es la integracin de elementos que da como resultado algo ms grande que la simple suma de stos, es decir, cuando dos o ms elementos se unen sinrgicamente crean un resultado que aprovecha y maximiza las cualidades de cada uno de los elementos. Sistema Abierto Son los que interactan con todo tipo de sistemas y subsistemas, reciben, procesan y arrojan informacin. Sistema Semicerrado Son los que se abren por momentos y en casos especficos. Sistema Cerrado Muestran muy poca o nada interactividad con otros sistemas. Datos Son informaciones primitivas o que falta procesar para obtener una informacin. Informacin Es el resultado del procesamiento de los datos. Comunicacin Es la forma de comunicarse que tienen los seres vivos, existen muchas formas de comunicacin que utilizan los seres humanos, como ser: oral, escrita, sealtica, simbologa, grficos, etc. Flujograma Es una grfica o dibujo que representa procesos y procedimientos en un sistema comunicacional.
FUENTES DE INFORMACION BIBLIOGRAFIA CHIAVENATO IDALBERTO Administracin, Edit. McGraw-hill, Mxico, 2007 PAGINAS WEB www.monografias.com http://html.rincondelvago.com/sistema-de-informacion-administrativa.html
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http://www.centrogeo.org.mx/curriculum/germanmonroy/pdf/sistema_de_informacion_adminitrat_198 9.pdf http://www.eduardoleyton.com/apuntes/Udpsia01.pdf http://sergiomerino.files.wordpress.com/2009/03/sist_de_informacion_audit_rrhh_parte_11.pdf
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