ARUS INFORMASI DALAM ORGANISASI I.

Pengertian dan Persepsi Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat spt apa yg dikehendaki oleh orang yg mempunyai pendapat tersebut. Komunikasi organisasi adalah pola dan bentuk komunikasi yang terjadi dalam jaringan organisasi yang melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antarpribadi dan komunikasi kelompok. Pembahasan komunikasi organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal. Beberapa persepsi mengenai komunikasi organisasi: Persepsi Redding dan Sanborn Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Persepsi Katz dan Kahn Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam organisasi. Persepsi Zelko dan Dance Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Persepsi Thayer Tiga sistem komunikasi dalam organisasi yaitu : - Berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugastugas

atau beroperasinya organisasi; - Berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah, aturan dan petunjuk; - Berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi (hubungan dengan personal dan masyarakat, pembuat iklan dan latihan)

Persepsi Greenbaunm Bidang komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi serta masalah menggiatkan aktivitas. Fungsi komunikasi dalam organisasi: - Proaksi dan regulasi - Menentukan tujuan organisasi - Menentukan area permasalahan - Mengevakuasi performa - Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi - Mendapatkan informasi baru - Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan - Harga diri anggota II. Tipe tipe Informasi Preemptive Messages Terjadi selama komunikan tidak berkaitan secara langsung dalam mendapat ataupun memberikan sebuah informasi / perintah. Informative Messages Berisi data yang berdasarkan pada tingkah atau pola perilaku bisnis.

 Evaluation Messages Berisi pertimbangan nilai / moral / teguran-teguran dengan pengambil keputusan yang netral. Imperative Messages Pemberi informasi mengharapkan atau menghendaki adanya tanggapan dan hasil dari si penerima informasi. Fidelity and Distortion of Messages Fidelity of Messages menunjuk pada kelurusan atau kebenaran dari isi pesannya. Sedangkan Distortion of Messages menunjuk pada penyimpangan dari isi pesannya. Fidelity and Distortion of Messages termasuk: - Message Load: besarnya pesan yang dikirim. - Underload: pesan yang kirim tidak lengkap. - Overload: pesan yang diberikan melebihi kapasitas si penerima. III. Arus Informasi Lainnya Simultaneous Message Dissemination Serial Message Dissemination Patterns of Information Flow 2 Dasar pola komunikasi: Wheel Pattern Circle Pattern IV. Arah Arus Informasi Downward Communication Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi dapat diartikan informasi yang mengalir dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi

kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Komunikasi ke bawah akan menentukan iklim komunikasi apakah negatif atau positif. Komunikasi ke bawah biasanya digagas oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati rantai perintah. Idealnya komunikasi dari pimpinan mencakup instruksi kerja (job instructions) dan job rationale (mengapa tugastugas yang spesifik penting dan bagaimana hal ini berhubungan dengan tugas lain di dalam organisasi), kebijakan, prosedur, penilaian performa karyawan, dan motivasi. Upward Communication Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi adalah informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi. Komunikasi ke atas dapat juga dikatakan proses penyampaian gagasan, perasaan dan karyawan kepada atasannya dalam organisasi. Komunikasi ke atas merupakan hal yang sangat penting, karena aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan karyawan lainnya. Horizontal Communication Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Cross-Channel Communication Komunikasi yang berlangsung antara sesama karyawan namun berbeda bagian atau departemen dalam suatu organisasi.

Analysis Film
Employee of The Month Super Club, adalah perusahaan supermaket besar yang menyediakan kebutuhan sehari hari. Dimana para pegawainya berhak mendapatakan bintang emas dan akan diberikan penghargaan Employee of The Month apabila dalam 30 hari kerja dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik, dapat membantu konsumen, datang tepat waktu, ataupun segala hal baik. Pekerja yang mendapatkan penghargaan akan dikenal dimanapun dan menjadi terhormat. Zack Bradley (Dane Cook) adalah seorang pria penjaga gudang dan Vince Downey (Dax Shepard) seorang kasir. Mereka berdua bersaing untuk mendapatkan gelar tersebut dan seorang wanita Amy (Jessica Simpson) seorang kasir yang baru bekerja. Vince adalah seorang kepala kasir yang telah memenangkan penghargaan tersebut selama 17 bulan berturut-turut karena memiliki kecepatan tangan untuk memindahkan dan menghitung barang barang. Tetapi dengan adanya Zack dia harus berjuang untung mempertahankan penghargaan tersebut agar mendapatkan mobil baru. Analisis Teori Komunikasi : Alat yang mendasar yang dipakai manusia untuk melangsungkan interaksi sosial, baik secara individu dengan individu, individu dengan kelompok atau kelompok dengan kelompok Di film ini sangat banyak terjadi komunikasi, karena dalam film ini terjadi komunikasi antara individu dengan individu maupun individu dengan kelompok baik secara langsung maupun tidak langsung. Komunikasi Organisasi penting karena : komunikasi dalam organisasi menjadi sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi. Ini terjadi seperti halnya zack yang bersemangat untuk mendapatkan gelar tersebut yang mendapatkan dorongan dari teman temannya. Serta dorongan zack kepada tim softball super club agar mendapatkan kemenangannya melawan tim softball supermarket lain. Fungsi Organisasi dalam komunikasi : - Fungsi Informatif : Seluruh anggota dalam organisasi mendapat informasi yang lebih banyak, lebih akurat , lebih baik dan tepat waktu. Dalam film ini terjadi ketika kepala perusahaan memberikan arahan tentang adanya pegawai baru yaitu Amy. Selain itu juga menempel foto calon anggota Employee of The Month agar dapat terlihat pegai yang lain. - Fungsi Regulatif : 2 hal yang berpengaruh adalah: 1. Atasan: orang yang memiliki kewenangan untuk meberikan instruksi.

2. Pesan: Semua anggota organisasi memerlukan kepastian peraturan tentang pekerjaan (Do & Dont) Kepala perusahaan berhak memilih penggantinya Janet (pegawai kasir yang meninggal) untuk menjadi seorang kasir yaitu Zack. Dia berhak memilih siapapun yg dpat menggantikannya. Dan juga ia dapat memilih siapa yang menggantikan janet dalam bermain softball. Sebelum masuk kedalam persusahaan supermarket tersebut telah diberitahukan hal apasaja yang boleh dilakukan dan tidak dilakukan di dalam supermarket tersebut. - Fungsi persuasive : dimana kegiatan persuasif akan lebih menghasilkan sesuatu yang maksimal, tanpa paksaan. Dengan performa kerja yang baik maka otomatis kinerja organisasi akan meningkat & terpelihara dengan baik. Zack membiasakan bangun pagi dan datang tidak terlambat agar bias bekerja dengan baik dan mendapatkan hal yang diinginkannya, yaitu mendapatkan penghargaan tersebut. - Fungsi Regulatif : Menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan melakukan tugasnya dengan baik. 2 saluran komunikasi: 1. Formal: newsletter, buletin, annual report, dsb.

2. Infromal: perbincangan santai, kompetisi antar staf, staff gathering, dsb Adanya papan pengumuman bintang emas yang menandai tiap harinya siapa yang mendapatkan bintang emas. Adanya kompetisi antar zack dan vince agar mendapatkan penghargaan employee of the month. Serta adanya kegiatyan softball. Teori Birokrasi : Aktivitas dan tujuan diturunkan secara rasional dan pembagian kerja disebutkan dengan jelas. Pembagian kerja pada perusahaan ini sangat jelas. Karena apabila dia bagian kasir, dia hanya mengurusi perhitungan yang ada. Dan apabila sebagai pengawas barang di gudang dia hanya boleh mengurusi itu saja. Terlihat seperti bagian kasir memiliki ruangan tersendiri. Teori Perilaku (Human Relations): Mengacu pada suasana kerja yang berasal dari hubungan antara manajer dengan karyawan. Jika hubungan manusia pada suatu organisasi efektif, maka suasana kerja akan mendorong semangat kerja dan keharmonisan suasana kerja. Dengan suasana dan hubungan antara karyawan dengan kepala bagian terbuka, maka terjalin hubungan yang harmonis dan hangat antara zack dengan kepala perusahaan. Selain itu juga antara sesama karyawan seperti zack dan amy yang slaing mendukung. Komunikasi organisasi melibatkan pesan (dan prosesnya), kebutuhan, arah dan media : Pesan: apa yang ingin disampaikan oleh organisasi, serta penyebaran yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Arah komunikasi: kepada siapa kita kan menyampaikan pesan, karena tujuan komunikasi akan mempengaruhi cara berkomunikasi. Media: cara apa dan fasilitas apa yang digunakan pada saat pesan akan disampaikan. Pesannya adalah dimana kepala perusahaan mengumumkan adanya penghargaan employee of the month dan mengumumkan siapa pemenangnya. Arah komunikasinya secara downward maupun upward karena dari atasan bias langsung ke bawahan maupun sebaliknya. Media yang digunakannya adalah foto yang dipajang dan omongan dari mulut ke mulut.

 Communication Transaction Structure : Dua orang atau lebih, mempunyai kedudukan yang sama dan secara simultan, bergantian menjalankan bagiannya, Mempunyai peran (role) yang berbeda. Terjadi komunikasi antara dua orang atau lebih seperti perbincangan antara zack dengan amy ataupun zack dengan temantemannya. mempunyai kedudukan yang sama dan secara simultan seperti zack dan teman-temannya yang memepunya kedudukan yang sama yaitu sama-sama menjadi pegawai di bagian pengawasan gudang. Masing-masing karyawan mempunyai bagian dan tugasnya masing masing. Seperti zack yang mengawasi barang- barang. Vince yang menghitung barang serta Semi (security) yang mengawasi semua kegiatan yang ada di supermarket tersebut. Konsep hubungan antarpersona: hubungan paling intim antara seseorang dengan orang lain dalam tingkat pribadi. Terjadi saat vince mendekati amy dan juga saat zack mendekati dan merayu amy. Ini terjadi saat zack dan venice mencoba mengajak amy untuk kencan. Hubungan posisional (hubungan atasan-bawahan) : Ditentukan struktur otoritas dan tugas fungsional anggota. Hubungan antara kepala perusahaan dengan para pegawai pegawainya yang merupakan bawahannya. Penyebaran secara serentak (Simultaneous Message Dissemination) : Pesan yang diterima harus sampai di tempat yang berbeda pada saat yang sama. Kepala perusahaan mengadakan pengumuman tentang adanay pegawai baru, pengahargaan employee of the month di berikan secara langsung dan bersamaan di suatu tempat. Arah Informasi (The Direction of Information Flow) : - Komunikasi ke bawah (Downward Communication) : Informasi mengalir dari jabatan otoritas tinggi ke yang berotoritas lebih rendah. Kepala perusahaan langsung memberikan perintah kepada manager untuk bersiap-siap karena akan datanganya saudara kepala perusahaan. - Komunikasi ke atas (Upward Communication) : Komunikasi ke atas dalam sebauh organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ketingkat yang lebih tinggi. Seorang manager memberitahukan kepada kepala atasan bahwa saudaranya akan dating dan mengadakan inspeksi mendadak. - Komunikasi Horisontal (Horizontal Communication) : Penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yg sama. Zack saling berbincang dengan teman temannya yang satu bagian ataupun Venice berbicara dengan amy yang satu bagian yaitu kasir.

Communication Transactions Komunikasi terjadi pada dua orang atau lebih yang mempunyai kedudukan yang sama dan secara simultan yang bergantian menjalankan bagiannya dan mempunyai peran (role) yang berbeda. Seperti yang terjadi pada Zack dan Vince didalam film ini terjadi transaksi komunikasi. Aliran Informasi Dalam Organisasi Hubungan yang terjadi di dalam film ini adalah hubungan posisional (hubungan atasan-bawahan) karena hubungannya ditentukan struktur otoritas dan tugas fungsional anggota dan bersandar pada perbedaan otoritas, yang diterjemahkan menjadi perbedaan dalam status, hak dan pengawasan. Di film ini, jenis aliran informasi yang dilakukan juga penyebaran pesan secara serentak (Simultaneous Message Dissemination) yaitu pesan yang diterima harus sampai di tempat yang berbeda pada saat yang sama.

Pola aliran komunikasi yang dilakukan Super Club dalam film ini adalah pola lingkaran (Circle Pattern) yang memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. Arah informasi yang terjadi pun adalah komunikasi kebawah (Downward Communication) yaitu informasi mengalir dari jabatan otoritas tinggi ke jabatan yang berotoritas lebih rendah.

Communication networks
Networks are another aspect of direction and flow of communication. Bavelas has shown that communication patterns, or networks, influence groups in several important ways. Communication networks may affect the group's completion of the assigned task on time, the position of the de facto leader in the group, or they may affect the group members' satisfaction from occupying certain positions in the network. Although these findings are based on laboratory experiments, they have important implications for the dynamics of communication in formal organizations. There are several patterns of communication:

"Chain", "Wheel", "Star", "All-Channel" network, "Circle".[2]

The Chain can readily be seen to represent the hierarchical pattern that characterizes strictly formal information flow, "from the top down," in military and some types of business organizations. The Wheel can be compared with a typical autocratic organization, meaning one-man rule and limited employee participation. The Star is similar to the basic formal structure of many organizations. The All-Channel network, which is an elaboration of Bavelas's Circle used by Guetzkow, is analogous to the free-flow of communication in a group that encourages all of its members to become involved in group decision processes. The All-Channel network may also be compared to some of the informal communication networks. If it's assumed that messages may move in both directions between stations in the networks, it is easy to see that some individuals occupy key positions with regard to the number of messages they handle and the degree to which they exercise control over the flow of information. For example, the person represented by the central dot in the "Star" handles all messages in the group. In contrast, individuals who occupy stations at the edges of the pattern handle fewer messages and have little or no control over the flow of information.These "peripheral" individuals can communicate with only one or two other persons and must depend entirely on others to relay their messages if they wish to extend their range. In reporting the results of experiments involving the Circle, Wheel, and Star configurations, Bavelas came to the following tentative conclusions. In patterns with positions located centrally, such as the Wheel and the Star, an organization quickly develops around the people occupying these central positions. In such patterns, the organization is more stable and errors in performance are lower than in patterns having a lower degree of centrality, such as the Circle. However, he also found that the morale of members in high centrality patterns is relatively low. Bavelas speculated that this lower morale could, in the long run, lower the accuracy and speed of such networks. In problem solving requiring the pooling of data and judgments, or "insight," Bavelas suggested that the ability to evaluate partial results, to look at alternatives, and to restructure problems fell off rapidly when one person was able to assume a more central (that is, more controlling) position in the information flow. For example, insight into a problem requiring change would be less in the Wheel and the Star than in the Circle or the Chain because of the "bottlenecking" effect of data control by central members. It may be concluded from these laboratory results that the structure of communications within an organization will have a significant influence on the accuracy of decisions, the speed with which they can be reached, and the satisfaction of the people involved. Consequently, in networks in which the responsibility for initiating and passing along messages is shared more evenly among the members, the better the group's morale in the long run.

Structure of Communication Organization

By Kat Consador, eHow Contributor

Structure of Communication Organization

Get to know the four kinds of communication networks. Within an organization, the following types of communication networks exist: wheel network, chain network, circle network and all-channel network. There is also a larger formal network called the organizational communication network, which represents communication within the hierarchical structure of an organization. According to Gareth R. Jones and Jennifer R. George's book, Contemporary Management, "communication in organizations tend to flow in certain patterns." These are basic structures that describe how communication flows to employees, groups or teams throughout an organization.

1. Wheel Network
o
If you are in a wheel network, information flows from one central member of the group to the rest of the members. Other group members may not have to communicate with each other to perform well. An example would be a group of independent makeup consultants who report to one regional mentor. The independent makeup consultants do not need to interact with one another in order to perform. Wheel networks do not exist in teams, since teams signify intense interaction between all members of a group.

Circle Network
o
If you are in a circle network, members communicate if they share something in common, such as experiences, beliefs, areas of expertise, background or office location. For example, the people who you may informally socialize with in your office area may be a part of your circle network. Circle networks are not described as teamwork.

Types of Communication in a Organization

Within any organization, communication connects individuals to groups, allowing for work-related information to flow to employees and enabling the coordination of employee initiatives in the system. As the organization evolves, communication networks grow more sophisticated to encompass relationships between individuals in small groups as well as groups within an organization-wide structure. The content and flow of communication reinforces the value systems and culture that govern the organization. There are several types of communication in an organization.

1. Chain of Command
o
In a chain of command, communication flows according to a vertical hierarchy. Each individual in the chain communicates with individuals above and below him. The people at the top and bottom of the chain, however, only communicate with one person. Communication moves up and down the chain. For example, senior department heads would issue a directive to junior executives to follow and execute.

Wheel Formation
o
In the wheel type of communication, information flows from an individual in the center of a group to surrounding members. It is as if members who receive information are at the ends of spokes on a wheel. They do not communicate with each other. They only communicate with the central individual or group manager. Most work groups operate in this fashion.

Circle Formation
o
Task forces and committees typically follow the circle type of communication. For example, members of a task force communicate with individuals on either side but not with members one step removed. Information moves as if a water bucket, passing from one individual to the next. There is no leader or group head. In terms of status or dominion, all members are equals in terms of giving and receiving information.

Open Network
o
Information in an open network flows from member to member without any set pattern or hierarchy. All members of an open network can communicate with every member. There is no leader, no goal and no set of tasks to achieve. This informal type of communication characterizes social organizations and gatherings of people to share experiences or gossip.
Sponsored Links