PELATIHAN PEMBUATAN

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MLK3

Oleh : Ir. Heriyanto, M.Si

Created by Misjar W.

MENGAPA DIDOKUMENTASIKAN MENGAPA DIDOKUMENTASIKAN

Merupakan persyaratan standar Menyediakan panduan kerja yang standar untuk menjamin konsistensi dan proses yang sistematis. Menyediakan bukti obyektif kepada pelanggan dan auditor bahwa Sistem Manajemen Mutu , SML dan K3 telah ada dan ditetapkan Merupakan pedoman bagi Auditor dalam memverifikasi Sistem Manajemen Mutu, Lingkungan dan K3 Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel baru Memudahkan manajemen untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu pada fasilitas atau lokasi lain yang mempunyai kesamaan proses (misal : kantor cabang, anak perusahaan) Sebagai alat pengendali dan monitor proses operasi

MENGAPA MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN MENDOKUMENTASIKAN

Jangan Mendokumentasikan Hanya untuk memperoleh sertifikat Atau Hanya untuk menyenangkan Auditor Eksternal saja

APA YANG HARUS APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN DIDOKUMENTASIKAN

Pedoman Mutu, Lingkungan dan K3

Prosedur Mutu, Lingkungan dan K3

Dokumen Pendukung : Intruksi Kerja Formulir

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN

PEDOMAN MUTU, LINGKUNGAN DAN K3 Pedoman Mutu merupakan dokumen tingkat pertama yang memberikan gambaran mengenai : jawab Tanggung Kebijakan Perusahaan yang berkaitan dengan produk atau jasa yang dihasilkan dan wewenang personil Proses atau kegiatan yang dibutuhkan untuk menjamin mutu produk atau jasa Referensi silang (hubungan antara Pedoman Mutu dengan Prosedur Mutu) Pedoman Mutu seperti hal sebuah buku, maka Pedoman Mutu sebaiknya dibagi menjadi beberpa bagian. Hal ini bertujuan agar memudahkan dalam penambahan atau pengurangan salah satu bagiannya jika terjadi revisi, tanpa harus secara drastis mempengaruhi bagian lain yang tidak diubah (direvisi)

CONTOH PEDOMAN MUTU, CONTOH PEDOMAN MUTU, LINGKUNAGN DAN K3 LINGKUNAGN DAN K3
Pedoman MLK3 PT. XYZ Tanggung Jawab Manajemen
No. Bagian : 5.0
No. Rev : 0.0 Tgl. Berlaku : 24-07-02 Halaman : 1/4

5.1 Komitmen Manajemen Direktur Utama mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu, yaitu dengan cara : Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Menetapkan struktur organisasi Menetapkan tanggung jawab dan wewenang Menyediakan sumber daya personil yang memadai Menunjuk Wakil Manajemen Meninjau Sistem Manajemen Mutu secara berkala

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN

Prosedur MLK3 Standar ISO-dan OHSAS tidak secara khusus memberikan bentuk atau format Prosedur MLK3 Hal ini berarti bahwa perusahaan dapat merancang bentuk atau format sesuai dengan kebutuhan. Prosedur Mutu merupakan dokumen yang berisi mengenai urutan suatu proses secara kronologis yang melibatkan fungsi fungsi dalam organisasi. Format Prosedur MLK3 : Tujuan Ruang Lingkup Definisi Dokumen Pendukung Rincian Prosedur Catatan MLK3 Kriteria Keberhasilan Catatan Perubahan

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN

FORMAT PROSEDUR MLK3 Tujuan Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai. Ruang Lingkup Suatu pernyataan singkat yang menerangkan kegiatan perusahaan yang dicakup dalam prosedur. Definisi Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur. Dokumen Pendukung Suatu daftar dari dokumen lain (seperti prosedur, intruksi kerja, peraturan pemerintah, peraturan perusahaan, standar teknis, manual book) yang berhubungan dengan prosedur

Apa Yang Harus Didokumentasikan ? Apa Yang Harus Didokumentasikan ?

FORMAT PROSEDUR MLK3 Rincian Prosedur Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan proses atau kegiatan Catatan MLK3 Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja lain, atatupun dari luar perusahaan yang disimpan oleh pemilik proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy) Kriteria Keberhasilan Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tijuan prosedur itu sendiri Catatan Perubahan Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya.

CONTOH PROSEDUR MUTU CONTOH PROSEDUR MUTU

Prosedur MLK3 PT. XYZ Tanggung Jawab Manajemen
No. Bagian : 5.0
No. Rev : 0.0 Tgl. Berlaku : 24-07-02 Halaman : 1/4

TUJUAN Memberikan penjelasan mengenai proses penanganan keluhan pelanggan agar keluhan tersebut diselesaikan dan tidak terjadi dikemudian hari. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan keluhan pelanggan sampai dengan keluhan terselesaikan DEFINISI Tidak ada

CONTOH PROSEDUR MLK3 CONTOH PROSEDUR MLK3

Prosedur MLK3 PT. XYZ Tanggung Jawab Manajemen No. Bagian : 5.0
No. Rev : 0.0 Tgl. Berlaku : 24-07-02 Halaman : 2/4

DOKUMEN PENDUKUNG Tidak ada RINCIAN PROSEDUR 5.1 Staf Marketing menerima keluhan pelanggan, baik melalui telepon ataupun surat/fax dan mencatatnya dalam formulir keluhan pelanggan.

5.

Data yang dicatat antara lain : Nama Pelanggan Alamat Pelanggan/Lokasi Nomor Telepon Pelanggan Jenis Keluhan

CONTOH PROSEDUR MLK3 CONTOH PROSEDUR MLK3

Prosedur MLK3 PT. XYZ Tanggung Jawab Manajemen No. Bagian : 5.0
No. Rev : 0.0 Tgl. Berlaku : 24-07-02 Halaman : 3/4

5.2 Berdasarkan jenis keluhan, staf Marketing kemudian memberitahukan kepada manager terkait. 5.3 Manager terkait mempelajari keluhan tersebut dan mengevaluasi terjadinga keluhan. 5.4 .dst..dst.. CATATAN MLK3 6.1 Formulir gangguan jaringan KRITERIA KEBERHASILAN 7.1 Respon terhadap keluhan pelanggan

CONTOH PROSEDUR MLK3 CONTOH PROSEDUR MLK3

Prosedur MLK3 PT. XYZ Tanggung Jawab Manajemen No. Bagian : 5.0
No. Rev : 0.0 Tgl. Berlaku : 24-07-02 Halaman : 4/4

CATATAN PERUBAHAN
Belum ada

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN

DOKUMEN PENDUKUNG Intruksi Kerja Intruksi Kerja merupakan dokumen yang berisi uraian langkah demi langkah yang lebih rinci suatu aktifitas dari satu fungsi organisasi dan biasanya bersifat teknis. Suatu contoh yang baik mengenai Intruksi Kerja adalah mengenai pengoperasian komputer. Intruksi Kerja dapat berupa : narasi, diagram alur, gambar, foto, sampai materi atau kombinasi dari bentuk tersebut.

CONTOH INTRUKSI KERJA CONTOH INTRUKSI KERJA

Prosedur MLK3 PT. XYZ Cara Pengoperasian Komputer No. Bagian : 5.0
No. Rev : 0.0 Tgl. Berlaku : 24-07-02Halaman : 1/1

PELAKSANA : Staf Sistem Informasi 2.RINCIAN INTRUKSI KERJA 2.1. Pastikan semua instalasi kabel telah tersambung dengan benar 2.2. Tekan tombol Power pada monitor CPU 2.3. Tunggu sampai layar monitor menampilkan icon icon program 2.4. Pilih menu yang akan digunakan, lalu tekan dengan tombol kiri mouse 2.5. Dst.. CATATAN PERUBAHAN Belum ada

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN

DOKUMEN PENDUKUNG Formulir Formulir merupakan media untuk mencatat hasil proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya Sistem Manajemen MLK3 Mengenai format Formulir, standar ISO & K3 Tidak memberikan pedoman khusus. Perusahaan dapat menggunakan format Formulir yang sudah ada atau merancang format yang sesuai dengan prosedurnya.

BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA

1. Tetapkan ruang lingkup penerapan sertifikasi Contoh : Pembuatan televisi berwarna Pembuatan televisi berwarna 20 inch Pelayanan Perkebunan Pembayaran klaim asuransi Komoditi perkebunan Pengolahan perkebunan karet 2. Identifikasi proses proses yang mempengaruhi mlk3 Proses penerimaan order Proses pembelian Proses perencanaan produksi Proses perawatan peralatan Proses pengiriman produk Proses penyimpanan barang Proses pemeriksaan barang datang Dst.

BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA

3. Perhatikan semua persyaratan standar yang relevan, khususnya titik kunci (key points) nya. Contoh : Proses Pembelian Titik kuncinya : Menilai dan dan menseleksi rekanan / suplier dan memasukkannya kedalam daftar rekanan terseleksi Menjamin bahwa spesifikasi produk yang akan dibeli jelas dan dimengerti oleh bagian pembelian dan rekanan. 4. Perhatikan pula persyaratan persyaratan lain yang harus dipenuhi Contoh SK (Surat keputusan) Standar produk Peraturan pemerintah Dst

BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA

5. Gunakan bahasa yang mudah dipahami, ringkas, logis dan sistematis Asumsikan anda sebagai seorang ahli yang akan menjelaskan proses yang anda miliki kepada personnel baru atau orang awam. 6. Perhatikan urutan penyusunan dokumentasinya Proses pendokumentasian dapat dimulai dengan penyusunan Prosedur MLK3 (dan formulir), Intruksi Kerja + yang baru kemudian Pedoman Mutu. Pendekatan ini dipandang lebih efektif mengingat persyaratan standar lebih banyak menekankan kepada Prosedur Mutu.

BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA

1. Perhatikan urutan penyusunan dokumen Sebelum memulai untuk menyusun dokumen, adalah penting untuk menetapkan terlebih dahulu mengenai urutan atau hirarki penyusun. Meskipun dalam standar hanya mensyaratkan ada personel yang meninjau (reviewed) dan mensahkan (approved), ada baiknya dibuat tiga tingkat : Contoh :
Disiapkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujuin Oleh :

BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA

2. Perhatikan format atau lay out dokumen Format atau lay out dokumen dapat dirancang sesuai dengan kebutuhan atau selera. Bagaimanapun format atau lay outnya, data atau informasi yang harus tetap ada adalah :
Jenis Dokumen Nama Perusahaan Judul Dokumen No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : Halaman :

BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA

3. Perhatikan identifikasi dokumen Identifikasi dapat diberikan dengan judul dokumen dan kode atau nomor dokumen agar ada kemudahan dalam mengenalnya. Contoh :
Jenis Dokumen Pedoman Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja Formulir Identifikasi Biasanya diidentifikasi per bagian PM-PEM-01 ATAU QP-MAR-01 IK-PEM-01-01 atau WI-MAR-01-01 F-PEM-01-01 atau FM-MAR-01-01

PM IK F/FM PEM/MAR

: Prosedur MLK3 atau QP : QES Prosedur : Instruksi Kerja atau WI : Work Instruktion : Formulir : Unit kerja pemasaran atau marketing

BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA

4. Perhatikan distribusi dokumen Standar mensyaratkan bahwa dokumen harus tersedia di unit kerja dimana proses yang mempengaruhi mutu berlangsung (terkendali Dapat pula dokumen tersebut didistribusikan kepada pihak lain (internal atau eksternal) dianggap perlu diberikan (tak terkendali Kecuali Pedoman Mutu, dokumen lain sangat disarankan untuk tidak didistribusikan secara tek terkendali. Yang dimaksud dengan dokumen mutu terkendali adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar 9revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru) Sedangkan dokumen mutu tak terkendali adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka wakil manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru)

BAGAIMANA MENGENDALIKAN DOKUMEN BAGAIMANA MENGENDALIKAN DOKUMEN

5. Perhatikan Pengendalian Dokumen Kedaluarsa
Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kedaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah master (asli) dokumen mutu revisi lama jika dokumen tersebut diperbaharui (revisi baru) Jika dokumen yang disusun dalam bentuk hardcopy, maka metode pengendaliannya berbeda dengan bentuk softcopy (elektronik media) Perbedaan tersebut antara lain : HARDCOPY PERIHAL SOFTCOPY
Pengesahan Distribusi Perubahan Dokumen kadaluarsa Tanda tangan / cap Lebih rumit Lebih rumit Lebih rumit Password Lebih mudah Lebih mudah Lebih mudah

BAGAIMANA MENGENDALIKAN DOKUMEN BAGAIMANA MENGENDALIKAN DOKUMEN

5. Perhatikan Pengendalian Dokumen Kedaluarsa
Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kedaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah master (asli) dokumen mutu revisi lama jika dokumen tersebut diperbaharui (revisi baru) Jika dokumen yang disusun dalam bentuk hardcopy, maka metode pengendaliannya berbeda dengan bentuk softcopy (elektronik media) Perbedaan tersebut antara lain : HARDCOPY PERIHAL SOFTCOPY
Pengesahan Distribusi Perubahan Dokumen kadaluarsa Tanda tangan / cap Lebih rumit Lebih rumit Lebih rumit Password Lebih mudah Lebih mudah Lebih mudah

Terima Kasih

Created by Misjar W.