1.

PENDAHULUAN Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja telah dikuatkuasa pada1 Julai 1991 yang diperakui oleh Jabatan Perdana Menteri. Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini terkandung dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991.

Tujuan pekeliling tersebut dikuatkuasakan adalah sebagai panduan untuk Ketua-ketua Jabatan berhubung dengan penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bagi pegawai dan staf masing-masing. Hal ini kerana sebelum Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diperkenalkan, pegawai dan staf dalam sesuatu jabatan selalunya akan melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing berasaskan pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman dan tunjuk ajar pegawai dan staf terdahulu. Keadaan ini menimbulkan kecelaruan bidang tugas kerana pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara-cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawai dan staf lama. Kesan daripada situasi ini telah melambatkan proses penyelesaian ke atas sesuatu tugas kerana ketidakcekapan tenaga kerja.

Sehubungan itu, suatu perubahan terhadap budaya kerja tradisional kepada sistem pengurusan yang lebih efisien dan berkualiti diperkenal agar fungsi, objektif, misi serta visi sesebuah organisai dicapai secara holistik. Istilah pengurusan merujuk kepada satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan, (Drucker, 1972). 2.0 DEFINISI

2.1

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991), Manual prosedur kerja atau yang lebih dikenali sebagai MPK merupakan satu dokumen yang menjadi rujukan di peringkat jabatan. Dokumen ini menjadi rujukan yang penting bagi peringkat jabatan/pejabat kerana ia mengandungi fungsi dan objektif sesuatu jabatan/pejabat dimana tersimpannya prosedur1

prosedur yang jelas bagi melaksanakan setiap aktiviti. Ini kerana, dokumen ini merekodkan cara kerja secara sistematik. Dokumen ini juga menyimpan nama pegawai-pegawai dan staf-staf yang pernah diberi tanggungjawab melaksana setiap aktiviti tersebut. Oleh sebab itu, dokumen ini telah menjadi rujukan yang utama bagi setiap jabatan untuk berfungi dengan cekap dan berkesan. Sekiranya fungsi dan objektif rasmi setiap jabatan/pejabat dapat diterangkan secara jelas di dalam MPK, ini membolehkan setiap anggota jabatan/pejabat melaksanakan tugas mereka dengan lebih berkesan dan cekap. Prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas pula akan juga membantu pegawai dan staf menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap dan teratur. 2.2 FAIL MEJA (FM) Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991), Fail Meja atau yang lebih dikenali sebagai FM merupakan satu dokumen yang menjadi rujukan di peringkat individu ataupun jawatan. Dokumen ini merupakan satu rujukan untuk individu di peringkat jawatan. Ia dirangka berasaskan tugas dan tanggungjawab seseorang penjawat awam. Dalam erti kata lain, FM adalah himpunan prosedur kerja bagi melaksanakan satu-satu tugasan megikut jawatan. Fail meja ini diwujudkan adalah untuk membantu pegawai atau staf menjalankan tugasan dengan lancar dan cekap. Ia juga dapat memudahkan dan mempercepatkan proses pembelajaran dan peyesuaian kerja bagi orang baru. Apabila mereka jelas mengenai hala tuju dan peranan jabatan/pejabat serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja, tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja. Oleh sebab itulah, bagi sesetangah orang FM ini boleh bersifat terlalu peribadi kepada seseorang.

3.0

KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Di dalam MPK, terdapat sebanyak lapan perkara utama yang perlu dilengkapkan oleh setiap jabatan. Berikut merupakan lapan perkara tersebut: 3.1 Latar belakang Jabatan/ Pejabat Di dalam MPK ini, latar belakang merujuk kepada sejarah penubuhan jabatan/pejabat tersebut. Maklumat-maklumat seperti matlamat dan objektif penubuhan serta akta atau perundangan yang berkaitan trut dimasukkan di
2

dalam latar belakang. Semua maklumat yang didokumenkan di dalam latar belakang ini akan menjadi asas untuk membentuk strategi bagi jabatan/pejabat ini memberikan perkhidmatan yang berkesan dan mantap. Tambahan pula, maklumat-maklumat yang disimpan akan menjadi sumber utama ke arah membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan juga objektif jabatan pejabat berkenaan. Selain daripada itu, maklumat-maklumat tersebut juga dapat disalurkan kepada penyelidik-penyelidik yang mahu mengkaji atau sesiapa sahaja yang mahu mengetahui mengenai sesebuah jabatan/pejabat. 3.2 Objektif Jabatan/ Pejabat Objektif jabatan/pejabat perlu didokumenkan untuk memberi halacara yang jelas kepada jabatan supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat penubuhannya. Selain itu, ia juga menjadi asas kepada perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah jabatan supaya memenuhi keperluan setiap pelanggannya. Untuk tujuan meningkatkan prestasi jabatan, objektif jabatan/pejabat perlu didokumenkan agar ianya dapat menjadi asas kepada penilaian keberkesanan jabatan tersebut. Dalam erti kata lain objektif yang dibuat dalam jabatan/pejabat merupakan satu penanda aras kepada peringkat bawah dalam jabatan tersebut untuk membentuk objektif yang lebih khusus dan terperinci. Bukan itu sahaja malah keutamaan-keutamaan jangka panjang jabatan boleh ditetapkan. 3.3 Carta Jabatan/Pejabat Carta organisasi jabatan/pejabat menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki. Ia menjelaskan perkara-perkara seperti aktivitiaktiviti yang dijalankan oleh jabatan mahupun unit-unit yang terdapat di jabatan/pejabat berkenaan. Carta ini penting sebagai asas untuk jabatan berkenaan menambah ataupun mengurangkan kakitangan. Melalui carta ini, sekiranya satu unit di dalam jabatan tersebut telah mengalami kekurangan kakitangan, maka unit tersebut akan ditambah kakitangannya bagi melicinkan perkhidmatan mereka. Organisasi sesebuah jabatan/pejabat ini juga penting kerana ia memberikan gambaran mengenai fungsi-fungsi di setiap jabatan. Melalui carta ini, kita boleh menentukan apakah yang perkhidmatan yang ditawarkan oleh jabatan ini. Selain itu, latihan untuk pegawai/kakitangan boleh diberikan mengikut kesesuaian kehendak kerja mereka dengan mudah dengan hanya merujuk kepada carta tersebut. Ini boleh mengelakkan daripada memberi latihan yang tidak sesuai dengan diskripsi kerja mereka. Walaubagaimanapun, carta organisasi perlulah sentiasa dikemaskini kerana seringkali berlakunya perubahan dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku.
3

3.4

Fungsi-fungsi Utama Jabatan/Pejabat Fungsi-fungsi utama jabatan/pejabat merupakan tugas-tugas yng dijalankan bagi membolehkan jabatan/pejabat berkenaan mencapai objektif penubuhannya. Terdapat dua jenis fungsi utama iaitu fungsi utama khusus dan fungsi utama biasa.

3.5

Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama Berikut merupakan contoh bagi aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh setiap jabatan secara khusus dan fungsi utama biasa. Fungsi utama yang khusus: Contoh: Jabatan: Jabatan Pendaftaran Negara Fungsi Utama: Pendaftaran Aktiviti: 1.Urusan Pengisian Jawatan 2.Urusan Pengesahan Dalam Jawatan 3.Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen 4.Urusan Penanggungan Kerja Fungsi Utama:Pentadbiran Am Aktiviti: 1.PenggunaanKad Perakam Waktu 2.Urusan Surat Menyurat 3.Keselamatan Pejabat 4.Kebersihan Pejabat Fungsi utama biasa: Fungsi Utama: Perkhidmatan

3.6

Proses kerja aktiviti-aktiviti utama Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja. Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja ini ialah jawatan dan proses. Proses kerja merupakan cara pengendalian dan pengurusan projek atau proses perancangan dan kawalan terhadap pembangunan sesuatu system mengikut satu jangka masa tertentu pada kos yang minimum dan mempunyai fungsian yang betul. Untuk menyediakan proses kerja yang sistematik, senarai aktiviti jabatan/pejabat perlu disemak bagi mengenal pasti aktiviti yang
4

memerlukan penyediaan proses kerja. Seterusnya, turutan tindakan untuk pelaksanaan aktiviti perlu disediakan bagi memastikan pegawai yang sepatutnya dapat mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang telah disenaraikan proses kerja yang berkualiti mampu memberikan impak yang maksimum terhadap prestasi sesebuah jabatan/pejabat. Melalui proses kerja yang sistematik, kesilapan semasa operasi kerja dapat dielakkan terutamanya semasa menjalankan tugas. 3.7 Carta Aliran kerja aktiviti-aktiviti utama Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur. Carta aliran kerja yang baik dapat memperlihatkan dengan jelas setiap tindakan yang perlu diambil oleh seseorang pegawai dan staf mengikut turutan yang menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat penyelesaian yang jelas secara ringkas. Antara simbol-simbol yang biasa digunakan ialah: (Tindakan (langkah) dalam proses kerja

Aliran

Pilihan/Keputusan

3.8

Senarai borang-borang yang digunakan Penggunaan borang amat sinonim sebagai alat pengurusan pentadbiran jabatan/pejabat. Borang digunakan untuk menyimpan dan merekodkan maklumat, menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik serta membolhkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan. Borang merupakan alat yang dapat menjelaskan prosedurprosedur yang diterangkan dan digunakan oleh jabatan/pejabat sebagai rujukan.

4.0

KANDUNGAN FAIL MEJA (FM) Fail Meja merupakan satu-satu rujukan untuk individu di peringkat jawatan. Ia dirangka berasaskan tugas dan tanggungjawab seseorang guru. Ia juga mengandungi maklumat atau panduan untuk menjalankan tugas bagi satu-satu jawatan. Kandungannya merangkumi 14 perkara utama, iaitu:

4.1

Carta organisasi dan objektif jabatan/pejabat Bahagian ini telah pun dijelaskan dalam kandungan Manual Prosedur Kerja (MPK).

4.2

Objektif bahagian/unit Objektif bahagian/unit adalah pecahan daripada objektif jabatan/pejabat dan menyatakan matlamat jangkapendek yang perlu dicapai oleh bahagian/unit. Objektif ini perlu dinyatakan dengan tepat, jelas boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian kemajuan dengan berkesan berasaskan objektif. Objektif ini adalah perlu untuk memberi arah tuju yang jelas kepada setiap bahagian untuk capai. Ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah bahagian/unit supaya memenuhi objektif jabatan/pejabat serta asas penilaian keberkesanan sesebuah bahagian/unit bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi bahagian/unit berkenaan.
6

4.3

Carta organisasi bahagian/unit Carta bahagian yang berkaitan dengan individu/pekerja sahaja yang perlu dilampirkan dalam FM. Carta ini menjelaskan kepada pekerja aktiviti yang dilaksanakan oleh bahagian/unitnya. Rakan-rakan sejawat yang boleh membantu mengambil alih tugasnya semasa dia berkursus, bertugas di luar pejabat atau bercuti. Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya individu mengalami masalah dalam melaksanakan tugas-tugas harian dan kedudukan jawatan dalam bahagian/unit berkenaan.

4.4

Senarai tugas/kuasa dan hubungan Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan kerja yang diamanahkan kepadanya. Melalui senarai tugas pegawai/ staf mengetahui hubungan kerja antara dirinya dengan pegawaipegawai yang lain. Hubungan kerja boleh dibahagikan kepada empat peringkat iaitu: i. Hubungan kerja dengan pegawai atasan ii. Hubungan kerja dengan pegawai bawahan iii. Hubungan kerja dengan rakan sejawat iv. Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar.

4.5

Peraturan-peraturan pentadbiran bagi setiap aktiviti Setiap bahagian/unit dalam jabatan/pejabat mempunyai peraturan-peraturan bagi kelancaran proses kerja dan memastikan pegawai/staf tidak melangkaui bidang kuasa mereka.

4.6

Proses kerja dan carta aliran kerja Konsep proses kerja dan carta aliran kerja telah dibentangkan dalam Manual Prosedur Kerja. Dalam kandungan FM, proses kerja dan carta aliran kerja adalah menumpu kepada tugas dan tanggungjawab jawatan yang disandang. Setiap pegawai/staf perlu membaca, meneliti dan memahami isi kandungan yang terdapat dalam proses kerja dan carta aliran kerja agar tugas yang dijalankan selari dengan kehendak jabatan/pejabat.

4.7

Senarai semak/checklist Senarai semak ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam megendalikan
7

sesuatu aktiviti. Senarai semak ini berfungsi sebagai pelan tindakan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. 4.8 Senarai undang-undang dan peraturan Setiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan undang-undang yang harus diketahui dan dipatuhi oleh pengurusan dalam menjalankan aktiviti sesebuah jabatan. Ini boleh menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan yang biasanya tersimpan di pelbagai bahagian/unit. Walaubagaimanapun hanya arahan-arahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam FM. 4.9 Senarai jawatankuasa yang dianggotai Setiap pegawai/staf akan menganggotai beberapa jawatankuasa dalam jabatan/pejabat. Jawatankuasa yang dianggotai perlu disenaraikan bagi membolehkan pegawai membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa tersebut. Turut dicatat ialah jenis keanggotaan pegawai dalam setiap jawatankuasa seperti Pengerusi, Naib Pengerusi, Ahli Tetap dan sebagainya. 4.10 Norma kerja Norma kerja ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Ia boleh menjadi panduan kepada pekerja supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Untuk mendapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan sekiranya ada dan sesuaikan dengan jawatan, peralatan dan mesin di pejabat. Sekiranya belum ada, wujudkan dari sumber-sumber lain atau jalankan kajian pengukuran kerja. 4.11 Senarai tugas harian Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Ianya boleh disediakan sama ada pada sebelah petang atau sewaktu mula bekerja di sebelah pagi. Senarai tugas harian akan memudahkan pegawai merancang pengurusan masa dalam melaksanakan tugas. Pengendalian perkara utama dalam setiap tugas dengan baik mempengaruhi keberkesanan tugas-tugas lain yang perlu dilaksanakan.

5.0

PERBEZAAN ANTARA MPK DAN FM Berikut adalah perbandingan secara ringkas konsep Manual prosedur kerja dan Fail Meja berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991): FAIL MEJA (FM) rujukan peringkat

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Merupakan jabatan dokumen rujukan

peringkat Merupakan dokumen individu/jawatan

Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan Satu MPK untuk satu jabatan

Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu Satu FM bagi satu jawatan

Mengandungi maklumat menyeluruh Mengandungi malumat/panduan untuk mengenai semua aktiviti dalam jabatan mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

6.0

RUMUSAN

Segala tingkah laku individu dalam mencapai tahap kerja berkualiti dalam sesebuah jabatan/pejabat adalah berkait rapat dengan kaedah pengurusan pentadbiran yang diamalkan. Melalui Panduan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini, tatacara bekerja dengan betul dan sistematik dikupas dengan teliti agar pendekatan yang diperkenalkan dapat membantu jabatan/pejabat berfungsi dengan berkesan. Pengurusan kerja secara berhikmah mendorong individu tersebut untuk lebih bermotivasi dalam mencapai kualiti kerja secara optimum.

Rujukan

Mohd Tap Bin Salleh (1991), Nilai dan Etika dalam Perkhidmatan Awam. Kuala Lumpur: INTAN, h. 54

Mok Soon Sang (2003), Ilmu Pendidikan Untuk KPLI, Semester 1 & 2, Selangor: Kumpulan Budiman Sdn. Bhd. h. 137

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran AwamBilangan 8 Tahun 1991

10