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Universidad Mariano Glvez de Guatemala Facultad de Administracin de Empresas Plan Fin de Semana

APLICACIN
rea de Administracin de Empresas

La empresa
Es una unidad econmico administrativa, en la que se unen, trabajo, bienes y capital para generar a su vez bienes y/o servicios que contribuyan al logro de los objetivos preestablecidos.

Objetivos de la Empresa
El crecimiento La supervivencia, que implica desafos y peligros que representan amenazas. Las Utilidades, el producto de manejar provechosamente los entornos que rodean la empresa de forma que al producirse las utilidades consigue acrecentar sus fortalezas y minimizar el efecto de sus debilidades

Elementos que conforman la empresa

1. Bienes materiales:
Edificios, instalaciones: Que se realizan para adaptarlos a la labor productiva. Maquinaria: Que tiene como objeto multiplicar la capacidad productiva del trabajo humano Los equipos: Que sirven como instrumentos o herramientas que complementan y aplican ms al detalle la accin de la maquinaria Las materias primas Dinero: Capital constituido por valores, acciones u obligaciones.

Elemento humano Sistemas: Son las relaciones en que deben coordinarse las diversas cosas, las diversas personas, o stas en su conjunto. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.
Sistemas de produccin: formulas, patentes, mtodos , sistemas de ventas, de crdito, sistemas de finanzas Sistemas de organizacin y administracin: consistentes en la forma como debe estar estructurada la empresa, separacin de funciones, niveles jerrquicos, el grado de centralizacin o descentralizacin.
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Clasificacin de las empresas

Segn su razn de ser: Lucrativas o no lucrativas. Segn su actividad econmica o giro:
Empresas industriales: Que se dedican a la produccin de bienes
mediante la trasformacin de materia priva a travs de los procesos de produccin. Ej. Electricidad, textiles, qumicas

Empresas Comerciales: Se encargan de hacer llegar el producto al

mercado para su consumo

Empresas financieras: Comercian la recepcin de depsitos y la

concesin de prstamo, Ej. Bancos, seguros Financieras.

Empresas de Servicio: Pueden ser personales y auxiliares a la

industria y el comercio. Ej. Transporte, lavandera etc.
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 Por el rgimen de propiedad:

De nico propietario De sociedad Cooperativas

Por el origen de su capital: Privada Pblica o estatal Empresa Mixta Empresa transnacional: Son aquellas cuyos centros

de produccin y venta se encuentran en varios pases pero su control y direccin provienen bsicamente de uno Empresa multinacional: El capital es aportado por particulares o gobiernos de varios pases, pero la direccin y planeacin se efecta por miembros de esos pases.
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Por su rgimen jurdico

Empresa individual Sociedad
Sociedad colectiva Sociedad en comandita simple Comandita por acciones De responsabilidad limitada Sociedad Annima
Base legal Cdigo de Comercio

Obligaciones de los comerciantes Inscribirse como comerciante Art. 334 Cdigo de

Comercio Capital de Q. 2,000 o ms

Inscribir la Empresa: El objeto de esto es obtener la patente

de Comercio de empresa individual, que es una licencia para operar comercialmente (En el Registro Mercantil).

Inscribirse como contribuyente: La ley del IVA

establece que el Registro Mercantil debe informar regularmente al Ministerio de Finanzas de las nuevas inscripciones de comercialmente, el comerciante debe inscribirse en un plazo de treinta das hbiles contados a partir de la fecha de su inscripcin. Para obtener No. De NIT Obligacin tica: La buena f art. 669 del Cdigo de Comercio, En el Art. 362 del mismo cdigo, seala los casos de competencia desleal. Adicionalmente tiene el compromiso social de generar puestos de trabajo

Llevar libros Contables Obligaciones ante la Seguridad Social

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Proceso Administrativo
Definicin: Serie de etapas que representan la Administracin en accin, las que deben ser interrelacionadas para el logro de los objetivos organizacionales.
Etapa
Mecnica

Fase
Previsin Planeacin Organizacin Integracin

A que responde?
Qu puede hacerse? Qu se va hacer? Cmo se va hacer? Con qu y con quin se va a hacer? Ver que se haga Cmo se ha realizado?

Dinmica

Direccin Control

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Mecnica
La etapa esttica o mecnica de la Administracin es cmo deben ser las cosas, es lo constructivo. Comprende la Previsin (anticiparse a algo), la Planeacin (trata sobre que se va a realizar) y Organizacin (indica cmo se va a realizar )

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Previsin
Responde a Qu puede hacerse? Viene de prever, ver anticipadamente, implica la idea de cierta anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras. Con base en la consideracin de las condiciones futuras en que una empresa habr de encontrarse, reveladas por una investigacin tcnica se determinan los principales cursos de accin que permitirn realizar los objetivos de esa empresa

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PRINCIPIOS PREVISIN
Probabilidad o previsibilidad: Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca sern 100% certeras. Objetividad: Las previsiones deben descansar en hechos ms que en opiniones objetivas. Medicin: Las previsiones sern tanto ms seguras cuanto ms podamos apreciarlas y medirlas.

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Elementos de la previsin
Objetivos: Descripcin de los resultados que se esperan alcanzar. Investigacin: Determinacin de los factores positivos o negativos que habrn de influir en la consecucin de los objetivos.
Tcnicas de Investigacin
La observacin La encuesta La encuesta por cuestionario La entrevista

Alternativas: Nacen de la investigacin y son posibles cursos de accin.

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Como aplicar los elementos de la previsin?

Se inicia con el planteamiento de un supuesto por ejemplo la necesidad de crear una Empresa en este ejemplo Creacin de un Colegio Kindergarden Se plantean los objetivos de la investigacin para la creacin de la misma. Por ejemplo:
Identificar la necesidad de un Kindergarten con cuidados integrales con nios menores de 6 aos. Identificar los servicios adicionales. Identificar oportunidad de mercado para un Jardn para nios en la Ciudad San Cristbal

Con la utilizacin de las tcnicas de investigacin se realiza la investigacin. Estableciendo el lugar donde se realizar el tamao de la poblacin (Muestra) a la que se aplicar etc.

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Utilizando el cuestionario se realizar la investigacin.

(En este ejemplo colocaremos solamente 4 preguntas)

Se coloca el encabezado del cuestionario y las instrucciones 1. Tiene usted hijos menores de 6 aos Si No

2. Estara dispuesto a inscribirlos en un nuevo Colegio? Si No 3. En que lugar le gustara que se ubicase (Se colocan alternativas derivado a la zona u rea en donde se quiera implementar) 4. Que servicios adicionales le gustara que tuviese el nuevo colegio Servicio de Bus Computacin Ingles Las preguntas del cuestionario tienen que contribuir al logro de los objetivos planteados con anterioridad

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Posterior a realizar las encuestas al numero de personas establecidas en la muestra se procede a la tabulacin de resultados que propiciaran el anlisis e interpretacin de los mismos, para ello se pueden utilizar graficas, para facilitar la interpretacin de los resultados.

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Por ejemplo por cada pregunta se realiza una grfica

El 39% considera que el colegio debera de ubicarse en pinares, el 33% en el Sector A-2, el 12% en Panorama y el 16% en Valle Dorado

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Del anlisis e interpretacin nacen las alternativas

Por ejemplo Colocar el colegio en pinares o en el sector A-2 Brindar servicios adicionales de: Bus, clases de computacin, Ingles.

Con las alternativas se puede aplicar el proceso de toma de decisiones.

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Aplicacin proceso de toma de decisiones para compra de computadoras del colegio

1. Identificacin del problema: eleccin de compra de computadoras 2. Identificacin de los criterios de decisin:
a) b) c) d) e) f) Precio Marca Mantenimiento Capacidad de memoria RAM Velocidad del procesador Presentacin del equipo

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3. Asignacin de ponderaciones a los criterios, para facilitar se le coloca una ponderacin sobre 10 puntos a cada una. 4. Desarrollo de alternativas: Se identifican las empresas y que ofrecen cada una 5. Para facilitar en una matriz se puede colocar el anlisis de alternativas y la escogencia o seleccin de alternativa, que son los puntos 5 y 6 del proceso

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Criterios de decisin Alternativa

Empresa BION Precio Marca
Manteni miento Capacidad Velocidad memoria procesa RAM dor

Presenta cin del Total equipo

8 7 9 8

9 9 10 9

8 9 10 8

10 9 10 8

9 9 10 8

9 8 10 8

53 51 59 49

MicroSIS

Compulandia

Intermarket

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Como se puede observar en el cuadro anterior la empresa Compulandia es la que tubo una mayor puntuacin por lo tanto se decide realizar la compra con ellos Implementacin de la alternativa: Se efecta la compra en la empresa compulandia. Evaluacin: Se evala posterior a la compra el beneficio de la decisin de compra.

La Planeacin
Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin .

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PRINCIPIOS PLANEACIN
Precisin: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas o genricas, porque van a regir acciones concretas. Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste. Unidad de Direccin: Un plan por funcin, y una coordinacin tal que integrados formen un solo plan general. Rentabilidad: Deber lograr una relacin favorable en el balance costo-beneficio. Participacin: Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas con su funcionamiento.

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Elementos de la Planeacin:
Visin: Pretende ser el norte a donde se proyecta
la institucin, describe el propsito a largo plazo.
Establece el marco de referencia para definir y formalizar la Misin. Inspira, motiva e integra o mueve a las personas para que acten y se gafa cumplir la razn de ser de la empresa (Misin). Ejemplo del Colegio: Ser para el ao 2,015 el

Kindergarten lder en Ciudad San Cristbal, que se distinga por la preparacin Integral y el uso de tecnologa y tcnicas de enseanzas modernas

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Misin: Es la declaracin duradera de los objetivos

que distinguen a una organizacin de otras similares. Describe el propsito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofa de la empresa. La misin es simplemente el enunciado de quienes somos, la razn de ser de la empresa, que hacemos, para que lo hacemos, para quin y a travs de qu lo hacemos. Ejemplo de misin: Somos una institucin que busca ensear por medio de distintos juegos, a desarrollar las diferentes capacidades de cada nio o nia, con un personal altamente capacitado, instalaciones y mobiliario acordes a las necesidades de cada grado. Comprometidos con los padres de familia a brindarles a sus hijos (as) educacin basada en valores en un ambiente seguro, atractivo y sano.

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Valores: Son el conjunto de caractersticas y

cualidades que buscamos en las personas que traban en la empresa, los cuales facilitarn el logro de la visin y misin.
Para lograr nuestra misin, en el colegio nos apoyamos de cinco valores fundamentales que son compartidos por todo el personal docente, administrativo y de apoyo de la Institucin

Responsabilidad Honestidad Respeto mutuo tica Profesionalismo

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Objetivos: Implica la idea de algo hacia lo cual se

dirigen acciones, son los fines. Pueden ser a corto, mediano y largo plazo, o generales y especficos.
Lograr un prestigio a travs de los servicios. Cubrir la demanda y ampliar nuestros servicios Crear fuentes de empleo.

Metas: Son las realizaciones parciales de los

objetivos, son los objetivos cuantificados.
Corto Plazo (2 meses) Lograr la inscripcin de 40 nios(as). Mediano Plazo (1 ao) Incrementar la demanda de 40 a 60 nios(as). Largo Plazo (3 aos) Ampliar los servicios de Kindergarten a nivel primario.

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Polticas: Son criterios generales que

tienen por objeto orientar la accin. Son Flexibles. Es un criterio del cual se pueden tomar decisiones diversas.
De pago:
Los pagos de inscripcin y mensualidades se debern realizar por anticipado.

De cobro:
Por cheque rechazado se cobraran gastos administrativos por valor de Q50.00.

Salarial:
Si el personal labora horas extras estas debern ser incluidas en el pago quincenal.

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Normas: Todo sealamiento imperativo y

especifico de algo que ha de realizarse.
Ejemplos:

No se entregar ningn nio(a) a otra persona si no trae la carta de autorizacin de los padres de familia en el formato dado por el colegio. Si utilizan servicio de bus no se le esperara ms de 5 minutos.

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Estrategias: Es un programa general

de accin para realizar los objetivos propuestos, son los cursos de accin a seguir, responde al que hacer
Contar con personal docentes especializado en cada una de las reas de educacin.

Tcticas: Del griego taktik, es el maniobrar

hbilmente lo dispuesto en la estrategia, responde al como hacerlo.
Para mantener personal profesional, el Colegio aportar un 50% de la preparacin Universitaria de su personal docente.

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Procedimientos: Son los planes que

sealan la secuencia lgica ms eficiente para obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de la empresa. Generalmente se acompaan de un flujograma
No. 1 2. 3. Actividad Da informacin sobre los costos y de requerimiento de la papelera necesaria. Llega con la papelera requerida. Revisa la documentacin: 3.1 Si est completa entrega boleta de pago. 3.2 Si no esta completa informa al padre de familia y regresa al paso 1. Recibe boleta de pago y efecta el pago correspondiente Recibe el pago y llena papelera de inscripcin. Entrega talonario de pago. Responsable Secretaria Padre de Familia

Secretaria

4. 5.

Padre de familia Secretaria

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Programas: Son planes que fijan el tiempo

requerido para las realizaciones de objetivos u otros planes.
Programa de Actividades para el mes de Enero 2011
ACTIVIDADES Sesin Informativa para padres de alumnos de: Pre-Kinder Kinder Sesin Informativa para padres de alumnos de: Nursery Pre-Nursery Jardn Maternal HORARIO 14:00-15:00 15:30-16:30 15:30-16:30 14:00-15:00 14:00-15:00 14:00-15:00 FECHA 8 RESPONSABLE Sub-Directora Acadmica

Sub-Directora Acadmica

Asamblea Cvica Bienvenida

9:00-10:00

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Kinder y Maestra Encargada

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Presupuestos: Es un plan cuantificable en

unidades monetarias a una fecha prevista.
Presupuesto Anual del 1 de enero al 31 de diciembre 2011 Kindergarten ""
Ingresos Por Colegiaturas Por Venta de Mercadera Egresos Servicio Telefnico Servicio de Energa Elctrica Servicio de Agua Potable Sueldos Administracin Sueldos Conserjera Sueldos Maestros Gastos Mdicos

Q Q Q Q Q Q Q Q Q 7,200.00 12,000.00 6,000.00 5,000.00 6,000.00 25,000.00 20,000.00 Q Q Q

180,000.00 30,000.00

Excedente Anual

210,000.00 81,200.00 128,800.00

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Clasificacin de los tipos de planes Por su amplitud: Estratgicos y operacionales Por el marco temporal: De corto, mediano
y largo plazo.

Por su especificidad:
especficos. de uso permanente.

Direccionales y

Por su frecuencia de uso: De uso nico o

 PLANES ESTRATGICOS: Son planes que abarca toda la organizacin, establecen objetivos generales y posicionan a una organizacin en funcin de su ambiente. PLANES OPERACIONALES: Son planes en los que se especifican los detalles acerca de la forma en que los objetivos tendrn que ser alcanzados. PLANES DIRECCIONALES: Planes flexibles en los que se establecen lineamientos generales.
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Plan de Investigacin
Investigar es buscar la solucin a un problema, dar explicacin a hechos que observamos o que deseamos estudiar. Los aspectos necesarios para un plan de investigacin son:
Planteamiento de un problema Hiptesis Comprobacin emprica Operacin de resultados Hallazgos de la investigacin
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39

Contenido de un plan
Antecedentes del estudio Justificacin del estudio Propsitos del estudio Objetivos del estudio Resultados a obtener Alcances del estudio Fases necesarias o acciones para lograr los objetivos Recursos necesarios Calendarizacin Costos Estrategias a utilizar Autorizacin Representacin grfica del plan de trabajo Anexos

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Ejemplo de la Matriz de Planeacin

Objetivos

Metas

Actividades

Recursos

Responsables

Tiempo

ORGANIZACIN
Concepto: Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. Se refiere a cmo deben ser las funciones, jerarquas y actividades.

Gerente

Jefe Administrativo

Jefe Financiero

Jefe de ventas

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PRINCIPIOS ORGANIZACIN
Especializacin: Cuanto ms se divide el trabajo dedicando a cada empleado a una actividad ms limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, destreza y precisin. Unidad de mando: Para cada funcin debe existir un solo mando. Autoridad-responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel, as como su autoridad. Equilibrio de Direccin-control: A cada grado de delegacin debe corresponder el establecimiento. De los controles adecuados para asegurar la unidad de mando. Definicin de Puestos: Debe precisarse por escrito las actas y responsable de cada puesto.

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Elementos de la organizacin
Funciones: Son las actividades generales que hace una unidad de la organizacin, como ventas, finanzas, produccin etc. Jerarquas: Son los niveles o diferentes estrados de autoridad y responsabilidad en la organizacin. Atribuciones: Son actividades especficas de un puesto. Es el verbo en accin. Ejemplo Supervisar

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Para lograr la Organizacin se vale de:

Divisin del Trabajo Separacin y delimitacin Trabajo:
de las actividades de cada trabajador, con el fin de que se realice con mayor precisin, eficiencia y mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento del trabajo

Departamentalizacin: Agrupacin de funciones y/o actividades de trabajo que son similares.

Por funcin Por producto Geogrfica Por proceso etc.

Como se aplican los elementos de la organizacin

La Jerarquizacin de puestos, o estructura orgnica
Cdigo
1

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Titulo del puesto

Directora

Nmero de plazas
1 1 1 1 1 2 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2

1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.3.1 1.1.3.2 1.1.3.3 1.1.3.4 1.2 1.2.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.2.1.5

Sub Directora Administrativa Contador Secretaria Encargado de personal de apoyo Pilotos Cocineras Conserje Guardia de Seguridad Sub Directora Acadmica Supervisora Maestro de Educacin Fsica Maestra de Maternal y Jardn Maestra de Pre-Nursery y nursery Maestra de Pre-Kinder y Kinder Nieras

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Organigrama Kindergarten la ABU

Fecha de elaboracin 13/07/2011 Elaborado Por: Sandra Guzmn

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DESCRIPCIN DE PUESTO
Identificacin del Puesto Puesto: Titulo del puesto: Director Cdigo: 1 Autoridad sobre: Sub Directora Administrativa, Sub Directora Acadmica y cada uno de sus subalternos. Naturaleza del puesto: Administrativa Atribuciones: General: Planificar, coordinar y dirigir las actividades del colegio Especficas: Elaborar la planificacin anual con la participacin de las Sub Directoras. Realizar entrevistas para la contratacin de personal Contratar personal Atender a padres de familia Supervisar las actividades del colegio Representacin legal del colegio Responsabilidades: Logro de objetivos, manejo de bienes, manejo de personal. Requerimientos del puesto: Acadmicos: Poseer titulo de Maestra de Educacin Media Conocimientos: Psicologa, Pedagoga, problemas de aprendizaje del habla, manejo de paquetes de computacin. Habilidades: Manejo de personal, manejo de paquetes de computo, relaciones personales Actitudes: Amabilidad, presentacin personal, responsabilidad, Don de mando, trabajo en equipo, honestidad.

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Organigramas
CONCEPTO Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen. OBJETO Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin. UTILIDAD Proporcionan una imagen formal de la organizacin Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el conocimiento de una organizacin, as como de sus relaciones de jerarqua Representan un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional

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Que revelan los Organigramas?

1. La divisin de funciones. 2. Los niveles jerrquicos. 3. Las lneas de autoridad y responsabilidad. 4. Los canales formales de comunicacin. 5. La naturaleza lineal o staff del departamento. Esto suele
indicarse ya sea por distintos colores, por distintos gruesos de la lnea de comunicacin o, en forma ms usual, marcando la autoridad con lnea llena y la staff con lnea punteada.

6. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. 7. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la
empresa y en cada departamento o seccin.

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POR SU NATURALEZA

Microadministrativos
Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

Macroadministrativos
Involucran a ms de una organizacin.

Mesoadministrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector.

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POR SU MBITO DE APLICACIN

Generales
Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas.

Especficos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin.

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POR SU CONTENIDO
Integrales o Estructurales
Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.

Funcionales
Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el grfico.

De Puestos, Plazas y Unidades, o Integracin de Puestos

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

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POR SU PRESENTACIN

Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin. Los organigramas verticales tienen las siguientes ventajas: Son los ms usados y, por lo mismo, fcilmente comprendidos Indican en forma objetiva las jerarquas del personal Entre las desventajas figura el llamado efecto de triangulacin, ya que despus de dos niveles es muy difcil indicar los puestos inferiores para lo que se requerira hacer cartas muy alargadas.

CRECIMIENTO VERTICAL

GERENTE DE FABRICACION

JEFE ALMACENES

SUPERTINTENDENTE DE FABRICACION

JEFE DEPARTAMENTO DE TECNICAS DE PRODUCCION

ENCARGADO ALMACEN MATERIAS PRIMAS

ENCARGADO ALMACEN HERRAMIENTA

ENCARGADO BODEGA PRODUCTOS TERMINADOS

ENCARGADO TROQUELES PEQUEOS

ENCARGADO SECCION PRENSAS

ENCARGADO SECCION ARMADO

ENCARGADO SECCION PINTURA

JEFE CONTROL CALIDAD

JEFE ANALISIS METODOS

Elaborado por: Fecha:

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Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente. Los organigramas horizontales tienen las siguientes ventajas: Siguen la forma normal en que se acostumbra leer (de izquierda a derecha) Disminuyen en forma considerable el efecto de triangulacin Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad normal. Entre las desventajas figura el llamado efecto de triangulacin, ya que despus de dos niveles es muy difcil indicar los puestos inferiores para lo que se requerira hacer cartas muy alargadas.

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Organigrama Horizontal
NOMBRE
Gerente de Organizacin Jefe Ventas Forneas

Gerente Comercial

Jefe Ventas Locales Jefe Acabado

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

CONSEJO DIRECTIVO

GERENTE GENERAL

Gerente de Produccin

Jefe Montaje Jefe Almacn Cajero

Contador

Contador General Enc. Cobranzas

Elaborado por: Fecha:

Gerente de Personal

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Mixtos

La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.
De Bloque

Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.

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Organigrama Mixto
GERENTE GENERAL

Jefe Comercial
Jefe Ventas Locales Jefe Ventas Forneas Jefe Ventas Extranjero

Jefe de Fbrica
Jefe Almacenes Encargado Seccin Prensas Encargado Seccin Pintura Encargado Seccin Despacho

Contralor
Jefe Seccin Contadura Jefe Seccin Facturacin

Jefe Seccin Caja

Elaborado por: Fecha:

Jefe Seccin Cobranzas

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Circulares
Estn formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con lneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Sus ventaja son: Sealan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerrquicos. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o ms bajo. Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo nivel. Sin embargo, resultan confusas y difciles de leer, que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

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Organigrama Circular
Contador General Cajero

Encargado Cobranzas

Contralor

Gerente de Personal Jefe Ventas Locales Gerente General Gerente Comercial Jefe Ventas Forneas Gerente de Organizacin

Gerente de Produccin

Elaborado por:
Jefe Almacn Jefe Montaje Jefe Acabado

Fecha:

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Escalar
Consiste en sealar con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichos mrgenes. Para mayor claridad pueden usarse distintos tipos de letra. Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

A S A M B LE A D E A C C IO N IS T A S C O N S E JO D IR E C T IV O G ERENT E G ENERAL G ERENTE PERSO NAL E nc. sueldos y salarios E nc. relaciones laborales

G E R E N T E D E O R G A N IZ A C I N E nc. sistem as fbrica E nc. sistem as oficina

C O N T R A LO R C ontador general E nc. de cobranzas C ajero

G E R E N T E D E P R O D U C C I N Jefe de alm acn Jefe de m ontaje Jefe de acabado

G E R E N T E C O M E R C IA L Jefe ventas locales Jefe ventas forneas

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Reglas para elaborar organigramas

1. Las lneas que representan la autoridad o el principio de mando deben quedar bien claras por lo que deben sacarse a la mitad del cuadro, siempre una sola lnea. Estas lneas deben ser de un solo grosor. Correcto

Incorrecto

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2. Los organigramas no deben contener flechas, porque no representan flujo sino una relacin.

Correcto

Incorrecto

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3. Es recomendable utilizar el mismo tipo de figura y tamao para cada unidad de la organizacin independientemente del nivel a que correspondan y si son de Staff o de lnea, la colocacin de las figuras debe corresponder a la jerarqua de cada nivel. Correcto

Incorrecto

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4. Los cuadros deben de mostrar en forma uniforme y clara si se trata de funciones puestos.
Funciones: Gerencia General

Correcto:

--- Asesora Jurdica Gerencia Administrativa Gerencia Financiera Gerencia de Ventas

Puestos: Gerente General Gerente Administrativo Gerente Financiero Gerente de Ventas ------ Asesor Jurdico

Incorrecto

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5. No utilizar uniones o subdivisiones innecesarias al ubicar las unidades

Correcto

Incorrecto

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Consideraciones importantes para la elaboracin de Organigramas

a) Datos del organigrama
1.

2. 3. 4.

Nombre de la empresa u organizacin a que pertenece. En el caso que sea de una unidad, anotar el nombre de la unidad y de la empresa. Nombre de la o las personas que lo elaboracin Fecha de elaboracin, o fecha que toma vigencia. Opcional puede agregar el tipo de organigrama y/o su clasificacin

b)

Los organigramas deben ser ante todo, muy claros, por ello se recomienda que no tengan un nmero excesivo de cuadros y puestos. Por ejemplo cuando existen muchas secretarias, en algunos casos se pueden omitir en el organigrama general y se colocan solo en los organigramas especficos. Las posiciones de igual responsabilidad administrativa deben aparecer sobre un mismo nivel aunque existen pequeas diferencias de sueldos y condiciones. Es muy importante guardar la simplicidad.

c)

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PRINCIPIOS INTEGRACIN
De la Integracin de Personas: De la adecuacin de hombres y funciones: Debe tratar de adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. De la provisin de elementos administrativos: Debe proveerse a cada miembro de un organismo social de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del puesto. De la importancia de la introduccin adecuada: Es la adecuada induccin del elemento humano cuando se integra a la organizacin. De la Integracin de Cosas: Del carcter administrativo de esta integracin Del abastecimiento oportuno De la instalacin y mantenimiento De la delegacin y control

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Elementos de la Integracin de personas

Reclutamiento: Tiene por objeto hacer de personas
totalmente extraas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella. Es una convocatoria sin compromiso para la empresa. candidatos otorgados por la fase de reclutamiento, al candidato idneo para el puesto

Seleccin: Consiste en escoger entre los distintos

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PROCESO DE SELECCIN DE PERSONAL

Recepcin de las solicitudes que pasaron el proceso de revisin y evaluacin. Pruebas de idoneidad Entrevistas de seleccin Verificacin de datos y referencias Examen mdico Entrevista con el jefe inmediato Descripcin realista del puesto Decisin de contratar

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CONTRATACIN
Es establecer por medio del contrato individual de trabajo, el vinculo econmico jurdico, mediante el que una persona (Trabajador) queda obligada a presta a otra (Patrono) sus servicios personales o a ejecutarle una obra personalmente bajo la dependencia continua y direccin inmediata o delegada de esta ultima a cambio de una retribucin de cualquier clase.

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Induccin de personal
Se ocupa de introducir al nuevo empleado a la organizacin y su unidad de trabajo, as como a su labor especfica, para reducir el nivel de incertidumbre y lograr un mayor grado de eficiencia y eficacia en el puesto.

OBJETIVOS:
Dar la bienvenida a los nuevos empleados Familiares con los objetivos ideolgicos, historia, estructura operativa e instalaciones. Precisar las tareas y responsabilidades del puesto

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CAPACITACIN
Creacin de un entorno de oportunidades mediante varios enfoques y programas para mejorar los conocimientos y las destrezas del personal. Del adjetivo capaz, es el conjunto de actividades cuya finalidad es proporcionar, conocimiento, desarrollar habilidades y modificar actitudes del trabajador en todos los niveles, para desarrollar mejor su puesto.

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Adiestramiento: del adjetivo diestro, es el conjunto de actividades cuya finalidad es incrementar los conocimientos y habilidades del trabajador vinculadas a su puesto. Desarrollo: Ayuda al individuo en el manejo de responsabilidades futuras independientemente de las actuales. La diferencia entre capacitacin y adiestramiento, es que la capacitacin es terica y el adiestramiento es prctico.

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Como aplicar los elementos de la Integracin de personas Identificar el proceso de reclutamiento, acompaado de un anuncio Identificar el proceso de seleccin Identificar el proceso de contratacin
Elaborar un contrato de trabajo

Elaborar un programa de induccin Describir el proceso de integracin de las cosas

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Direccin Concepto: Es el elemento de la

administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador. Koontz ODonell dice: Es la funcin ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados Del griego dirigere, regir gobernar. La Direccin es la esencia de la administracin. Fayol indica: una vez construido el organismo social, se trata de hacerlo funcionar. funcionar.

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PRINCIPIOS DE DIRECCIN
Coordinacin de Intereses: El logro del fin comn se har ms fcil cuando mejor se logren coordinar los intereses de grupo. Impersonalidad del Mando: La autoridad debe ejercitarse ms como producto de una necesidad de todo el organismo que como resultado de la voluntad del que manda. La Va Jerrquica: La transmisin de rdenes debe realizarse a travs de los conductos respectivos de la jerarqua organizacional. Resolucin de Conflictos: Resolverlos pronto, sin afectar la disciplina ni daar las personas. Aprovechamiento del Conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Todo conflicto suele ser constructivo.

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Elementos de la Direccin Comunicacin Autoridad Liderazgo Supervisin Motivacin

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Comunicacin
Es un proceso mediante el cual los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos o trasladados a otros.
Tipos de barreras: fsicas, Fisiolgicas, semnticas psicolgicas

Barreras de la comunicacin

Emisor

Canal

Mensaje

Canal

Receptor

Retroalimentacin

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Autoridad
Es la facultad de que esta investiga una persona dentro de una empresa o institucin para dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus colaboradores. Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. Tipos de autoridad Origen de Autoridad
De lnea De staff Funcional - El convenio de trabajo - La propiedad de los bienes productivos
- El rgimen econmico social

imperante

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Autoridad de Lnea: Es la autoridad que ejercen los superiores sobre sus colaboradores inmediatos, siguiendo la lnea de mando. Utiliza el poder legitimo, de recompensa y coercitivo, los cuales son inherentes al puesto.
Autoridad de Staff: A diferencia de la autoridad de lnea, esta no implica una relacin de mando, no tiene responsabilidad directa por el logro de objetivos sino una relacin especial de ASESORAMIENTO entre puestos, se representa con lnea punteada en el organigrama. Utiliza el poder de experto o experiencia

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Liderazgo
Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen con buena disponibilidad y entusiasmo hacia la consecucin de metas grupales. Componentes del Liderazgo Liderazgo:
El poder El entendimiento fundamental de las personas Habilidad de Inspirar Habilidad de actuar

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Liderazgo
Se le llama a la capacidad que tienen algunas personas (LIDERES), de influir, y guiar efectivamente a otros, para que se esfuercen al logro de los objetivos.

Al Papa Juan Pablo II, lo podemos distinguir porque era un LIDER CARISMATICO. El Liderazgo carismtico es la cualidad de las personas cuyos seguidores les atribuyen aptitudes heroicas o de extraordinaria capacidad de liderazgo, cuando observan en ellos ciertas formas de conducta. 84

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Michael Jordn
La capacidad del trabajo en equipo de Michael Jordn y la del entrenador Phil Jachson apoyando con conocimientos inusuales sobre el campo de batalla del baloncesto profesional fue la clave del exitoso liderazgo en este equipo.

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Bill Gates, como lder visionario de Microsoft

Capacidad de crear y plantear una visin realista, creble y atractiva del futuro para una organizacin o una unidad de la misma, que constituya un desarrollo y mejoramiento de la situacin actual.

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Adolfo Hitler
LIDER AUTOCRATICO Impone y espera cumplimiento, es dogmtico y seguro y conduce por medio de la capacidad de retener u otorgar premios y castigos

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Lideres transaccionales
Lderes que identifican lo que deben hacer los subordinados para cumplir sus objetivos, precisan los papeles y tareas organizacionales, establecen una estructura organizacional, retribuyen el desempeo y se interesan en las necesidades sociales de sus seguidores

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Lderes transformacionales
Lderes que articulan una visin e inspiran a sus seguidores. Poseen asimismo la capacidad de motivar, moldear la cultura organizacional y crear un ambiente favorable al cambio organizacional

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Cualidades del lder

Tener una visin clara, saber a donde va y a donde dirigir a los dems Capacidad de expresin Valores Buen comportamiento Sensibilidad Carisma Poder Credibilidad Confianza en si mismo Creatividad

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Poder
Es la capacidad de ejercer influencia, o sea la capacidad o habilidad que tienen las personas o grupos de inducir o influir sobre las creencias o acciones de otras personas, cambiando sus actitudes o comportamiento. Fuentes de Poder:
Poder legitimo Poder de recompensa Poder coercitivo Poder referencial Poder de experiencia

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Supervisin
Consiste en ver o vigilar que las cosas se hagan como fueron ordenadas

Motivacin
Es un termino genrico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos fuerzas similares

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Teora de la Jerarqua de las Necesidades

El psiclogo Abraham Maslow, concibi las necesidades humanas bajo la forma de una jerarqua, la cual va de abajo hacia arriba, y concluyo que una vez satisfecha una serie de necesidades, estas dejan de fungir como motivadores
Auto Realizacin De Estimacin Necesidades de Asociacin o Aceptacin Necesidades De Seguridad Necesidades fisiolgicas

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Como aplicar los elementos de la Direccin

Describa el proceso de comunicacin que se llevar en la empresa Describa el proceso de liderazgo Describa la motivacin de la empresa y elabore un programa de motivacin Describa el proceso de supervisin

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Control
Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes o acciones correctivas

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PRINCIPIOS DE CONTROL
Del Carcter Administrativo del Control: Es necesario distinguir las operaciones de control de la funcin de control. De los Estndares: El control es imposible sino existen estndares. Del Carcter Medial del Control: Un control debe usarse slo si el costo que impone resulta justo en relacin con los beneficios que de l se esperan. Del Principio de Excepcin: El control es mucho ms eficaz cuando se concentra en los casos que no se logr lo previsto, ms bien que en los resultados que se obtuvieron como se haba planeado.

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Elementos del Control

1. Su establecimiento 2. Su operacin 3. Su evaluacin

Proceso bsico de control

Establecimiento de normas Medicin del desempeo con base a las normas Correccin de las variaciones respecto de normas y planes

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Como aplicar el proceso de Control Elabore un control con el siguiente contenido

Nombre del control Tipo de control Objetivos del control Normas del control Periocidad del control (Cada cuanto tiempo se tiene que llevar a cabo) Responsable de su ejecucin A quin se le reportan los resultados Matriz o formato de Control

Kindergarten La Abu
CONTROL DE ASISTENCIA DE ALUMNOS
OBJETIVOS DEL CONTROL Llevar el registro de asistencia de los alumnos. Servir como instrumento de reporte a los padres de familia. PERIOCIDAD: PERIOCIDAD: Diariamente. RESPONSABLE: Maestra de Grado. RESPONSABLE: REPORTE: AUTORIDAD A QUIEN SE ENTREGA EL REPORTE: Sub Directora Acadmica.

100

Miercoles

Miercoles

Miercoles

Miercoles

Viernes

Viernes

Viernes

Clave

Nombre

Observaciones: Si est marcado con un

quiere decir que si se presento a clases y si esta marcado con una X es que no se presento a clases.

Viernes

Martes

Martes

Martes

Martes

Jueves

Jueves

Jueves

Jueves

Lunes

Lunes

Lunes

Lunes