Anda di halaman 1dari 17

FAKULTI PENGURUSAN DAN PERNIAGAAN BBKN 3103 KOMUNIKASI PERNIAGAAN

NAMA NO. MATRIKULASI NO. KAD PENGNEALAN NO. TELEFON E-MEL

: : : : :

AHMAD ZAMILI BIN MOHD 720320115081001 720320-11-5081 019-9813978 zamili@oum.edu.my / milycodong@yahoo.com.my

NAMA TUTOR PUSAT PEMBELAJARAN :

MASLINA BTE MANSOR

KUALA TERENGGANU

SEMESTER JANUARI 2012

1.0

PENDAHULUAN
Page 1

[BBKN3103]

Memang tidak dapat dinafikan tidak kira apa juga bentuk perniagaan atau pekerjaan manusia, komunikasi adalah sesuatu yang penting dan amat diperlukan. Ianya adalah sesuatu yang tidak dapat dielakkan terutama sekali di dalam urusan sesuatu organisasi . Sepertimana dinyatakan oleh Zelko & Dance (1965), Komunikasi adalah satu aktiviti penting dalam sesebuah organisasi. Komunikasi yang baik dan lancar amatlah penting dan diutamakan di didalam sesebuah organisasi perniagaan. Menurut Narimah (2004) Komunikasi merupakan bidang yang sangat penting untuk semua bidang-bidang yang lain, sehinggakan perbuatan dan tingkahlaku manusia boleh dikatakan tidak akan sempurna tanpa adanya komunikasi. Pada awalnya komunikasi hanyalah untuk kepentingan antara perseorangan sahaja namun dengan perkembangan yang pesat dan apabila berlakunya revolusi peradaban manusia, komunikasi telah menjadi lebih komplek. Apabila bermulanya zaman kebangkitan media maka tercetuslah komunikasi yang lebih besar, keadaan ini menjadikan komunikasi adalah bidang utama dalam pemasaran produk dan juga tenaga manusia. Syarikatsyarikat mula menyedari bahawa komunikasi adalah elemen atau pemangkin utama dalam dunia perniagaan terutamanya bagi mencetuskan imej korporat sesebuah syarikat. Menurut Saodah, et. al (2004), pengetahuan tentang komunikasi menjadikan seseorang atau organisasi itu akan lebih berjaya dan berdaya saing. Ini bermakna kecekapan sesebuah organisasi bergantung sejauh mana baiknya saluran komunikasi itu berjalan. 1.1 Apa itu Komunikasi?

Menurut Narimah dan Saodah (2002), Komunikasi adalah merupakan perkara biasa dan asas yang dilakukan oleh setiap manusia, tanpa mengira usia, bangsa, latarbelakang, bahasa, budaya dan juga tempat. Setiap hari kita berkomunikasi secara dalaman atau perseorangan, berinteraksi dengan individu lain atau secara berkelompok. James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989) menyatakan Komunikasi ialah satu cara manusia berhubung yang melibatkan pengertian atau maksub yang dikongsi, dengan syarat mereka perlu bersetuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti

[BBKN3103]

Page 2

isyarat, huruf, nombor dan perkataan yang melambangkan atau menterupai idea-idea yang dapat menyampaikan maksub. S. Bernard Rosenblatt dalam bukunya Communication in Business (1983) mendefinisikan komunikasi sebagai pertukaran idea, pendapat, maklumat, perhubungan dan sebagainya yang mempunyai tujuan dan dipersembahkan secara peribadi atau tidak peribadi melalui symbol atau isyarat yang bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi. Dapatlah disimpulkan di sini bahawa komunikasi adalah satu proses pertukaran idea dan maklumat antara dua individu atau lebih, dengan membawa maksub untuk berkongsi maklumat serta pengalaman di dalam mencari persamaan. Ianya boleh berlaku secara lisan ataupun dengan menggunakan pelbagai deria yang ada pada setiap manusia. Boleh juga dikatakan bahawa komunikasi adalah proses di mana manausia menghantar dan menerima mesej, proses di mana berkongsi atau bertukar-tukar idea, maklumat dan perasaan, proses interaksi antara manusia, di mana orang ramai bertutur dan bertukar-tukar pendapat, gerak, isyarat atau symbol dengan tujuan untuk memberi dan bertukar-tukar maklumat atau mengubah keadaan fizikal atau mental mereka.
1.2

Apa itu Komunikasi yang baik dan berkesan?

Komunikasi yang baik dan berkesan adalah faktor yang penting di dalam sesebuah organisasi kerana apabila tiadanya elemen ini maka adalah sukar bagi sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Terdapat tiga (3) elemen penting komunikasi iaitu penghantar, penerima dan saluran ataupun medium. Sesuatu komunikasi itu dikatakan baik dan berkesan apabila mesej yang disampaikan oleh penghantar difahami dengan tepat dan jelas oleh penerima, maksub atau makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima malahan ada juga yang menyatakan komunikasi dikatakan baik dan berkesan apabila ia dapat menimbulkan minat orang yang mendengar Namun begitu, apabila kita memperbincangkan tentang komunikasi yang baik dan berkesan dari perspektif perniagaan maka kita tidak dapat lari daripada memperbincangkan mengenai tujuan komunikasi di dalam perniagaan itu sendiri. Komunikasi yang baik dan berkesan di dalam perniagaan ialah apabila ia digunakan untuk membangunkan organisasi, sumber, untuk
[BBKN3103] Page 3

mempromosikan sesuatu produk, perkhidmatan berserta dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi perniagaan yang dijalankan. Menurut Timm dan De Tienne (1995), kejayaan sesebuah organisasi amat bergantung kepada komunikasi yang digunakan. Setiap organisasi perlu mempunyai strategi komunikasinya yang tersendiri bagi mewujudkan organisasi atau syarikat yang berdaya saing dan berstatus korporat. Pengetahuan yang menyeluruh mengenai komunikasi operasi dalaman , komunikasi operasi luaran, komunikasi luaran tidak formal dan komunikasi personal amatlah penting di dalam melaksanakan segala aktiviti-aktiviti kerja untuk mencapai objektif, misi dan visi yang ditetapkan oleh sesebuah organisasi ataupun syarikat.

2.0

JENIS-JENIS PERNIAGAAN

KOMUNIKASI

DAN JARINGAN KOMUNIKASI DALAM

Terdapat empat (4) jenis komunikasi yang diamalkan oleh sesebuah organisasi iaitu komunikasi operasi dalaman (Internal-operational Communication), komunikasi operasi luaran (Externaloperational Communication), komunikasi luaran tidak formal (Informal Outside Communication) dan komunikasi personal (Personal Communication). 2.1 Komunikasi Operasi Dalaman (Internal-operation Communication)

Menurut Hunt (1989), kemahiran individu adalah perlu kepada operasi organisasi ataupun syarikat. Keperluan komunikasi dalam organisasi melibatkan pemindahan maklumat daripada satu individu kepada individu yang lain. Menurut Little John (1991), komunikasi dalam organisasi berlaku dalam jaringan yang besar. Ia melibatkan seluruh aspek komunikasi interpersonal dan komunikasi kumpulan dalam organisasi. Ini termasuklah struktur dan fungsi organisasi, hubungan manusia, komunikasi serta pengurusannya dan budaya organisasi;

[BBKN3103]

Page 4

Di dalam sesebuah organisasi ataupun syarikat, komunikasi operasi dalaman melibatkan keseluruhan warga kerja syarikat daripada peringkat atasan hinggalah kepada yang peringkat yang paling bawah. Warga kerja ini adalah orang dalam yang menjadi asset yang paling penting kepada organisasi ataupun syarikat. Dengan itu proses komunikasi yang berjalan antara sesama dan setiap kakitangan, bahagian, jabatan dan unit, hendaklah diambil berat bagi memastikan setiap makluma serta arahan yang disampaikan dan ingin disampaikan oleh ketua unit masing-masing difahami dan berkesan tanpa sebarang masalah. Komunikasi ini kebiasaannya di dalam Menurut Jaafar (1992(, Smeltzer & Leonard (1994) dan Rasberry & Lindsay (1994) terdapat beberapa bentuk komunikasi dalam sesebuah organisasi iaitu komunikasi ke bawah, komunikasi menegak, komunikasi mendatar dan komunikasi tidak formal. Di dalam sesebuah organisasi, komunikasi operasi dalaman juga berlaku melalui dua (2) cara iaitu secara komunikasi menegak dan juga komunikasi mendatar. 2.1.1 Komunikasi Menegak

Dibahagaikan kepada dua (2), iaitu menegak dari bawah ke atas dan menegak dari atas ke bawah. Komunikasi ini melibatkan semua pihak tanpa mengira peringkat dan jawatan. Komunikasi menegak dari bawah ke atas adalah pengaliran maklumat dari satu peringkat bawahan kepada satu atau lebih peringkat yang lebih tinggi dalam sesebuah organisasi, seperti komunikasi di antara kerani kepada ketua unit, pegawai tadbir kepada ketua jabatan sumber manusia, buruh kepada penyelia dan sebagainya. Kebiasannya ia melibatkan kegunaan membuat laporan, menyelesaikan masalah ,menyampaikan maklumat, meluahkan masalah, memberi pandangan, member komen, membuat rungutan, memberi idea serta cadangan. Pada hakikat sebenarnya komunikasi ini mempunyai beberapa masalah di mana maklumatmaklumat yang diberi akan melalui beberapa peringkat malahan ada yang ditapis terlebih dahulu sebelum maklumat tersebut sampai kepada penerima yang dituju, menimbulkan perasaan kurang kepercayaan ketua terhadap pekerja bawahan dan wujudnya persaingan maklumat. Walaupun mempunyai beberapa masalah yang tertentu namun komunikasi ini tetap memberi manafaat di mana pekerja merasakan bahawa mereka dihargai kerana diberi peluang, memberi peluang kepada pekerja menyatakan pandangan dan pendapat mereka yang secara tidak langsung
[BBKN3103] Page 5

ianya juga dapat membantu syarikat di dalam mengetahui tentang kelemahan-kelemahan serta kekuatan yang ada di dalam syarikat tersebut. Manakala bagi komunikasi menegak dari atas ke bawah pula adalah komunikasi atau pengaliran maklumat peringkat atasan ke satu atau lebih peringkat yang lebih rendah dalam sesebuah organisasi. Contohnya seperti di antara pengarah urusan kepada pegawai tadbir , pegawai tadbir kepada kerani dan sebagainya dan kegunaannya melibatkan memberi arahan, informasi penting ,mendeligasikan visi, misi dan objektif, menilai pekerja, menerangkan polisi dan sebagainya. Dalam hal ini, proses komunikasi menegak boleh bermula daripada pihak atasan kepada warga kerja bawahan atau daripada warga kerja bawahan kepada pegawai atasan dan komunikasi ini merupakan dimensi saluran formal yang boleh terjadi dalam bentuk komunikasi dua hala. 2.1.2 Komunikasi Mendatar

Merupakan satu proses komunikasi yang melibatkan pengaliran idea dan maklumat secara bebas di kalangan warga kerja yang mempunyai persamaan taraf atau peringkat yang sama. Contohnya adalah seperti kerani unit kewangan dengan kerani lain yang bertugas di unit yang sama atau kernai daripada unit atau jabatan yang berlainan. Dalam hal ini, proses komunikasi sebegini seringkali juga melibatkan rakan kerja dari organisasi yang lain. Keadaan ini berlaku apabila kita mempunyai seorang rakan yang menjawat jawatan yang sama fungsinya dengan kita tetapi bekerja di syarikat yang berlainan. Namun begitu, komunikasi ini juga dianggap sebagai komunikasi luaran sekiranya syarikat tersebut mempunyai hubungan perniagaan dengan syarikat kita bekerja. Rogers dan Rogers (1990) menekankan bahawa jaringan komunikasi secara relatifnya kurang penstrukturannya jika dibandingkan dengan komunikasi biasa. Jaringan tersebut wujud secara spontan dan ia muncul dari tingkah laku komunikasi tiap-tiap individu dalam organisasi itu sendiri. Malah apabila struktur formal menyumbangkan kestabilan hubungan komunikasi, maka jaringan komukasi pula berjalan lancar serta memberikan lebih tenaga terhadap aktiviti-aktiviti harian organisasi itu pula.

[BBKN3103]

Page 6

2.2

Komunikasi Operasi Luaran (External operational Communication)

Proses komunikasi yang berlaku di antara pihak syarikat dengan pihak lain (luaran) yang mempunyai kaitan dengan urusan perniagaan syarikat.. Menurut Samsuddin A.R (2003) sesebuah organisasi yang bergantung kepada persekitaran untuk menghidupkan organisasinya, harus mencapai persefahaman antara dua hala yang baik harus dicapai. Sokongan daripada masyarakat akan menentukan tahap sokongan mereka terhadap sesebuah organisasi. Komunikasi ini melibatkan interaksi dengan pihak luar dan perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin keranan ianya melambangkan imej sesebuah organisasi atau syarikat. Kebiasannya mereka ini adalah kumpulan yang terdiri daripada pelanggan, pembekal, pemegang saham, masyarakat, media, bank, badan-badan berkanun dan juga kerajaan. Hubungan komunikasi dengan pihak luar adalah amat penting dan perlu dijaga dengan sebaik yang mungkin di mana syarikat harus mengenalpasti cara atau strategi yang sesuai untuk berkomunikasi dengan pihak luaran syarikat atau organisasi agar operasi syarikat atau organisasi tidak terganggu dan terjejas . Setiap jabatan di dalam sesebuah syarikat atau organisasi mempunyai fungsi masing-masing di dalam memastikan operasi syarikat berjalan dengan baik dan lancar. Mereka hendaklah memastikan komunikasi luaran yang digunakan adalah tepat, konsisten dan tidak melanggar kerahsiaan syarikat kerana maklumat yang disiarkan, dinyatakan kepada pelanggan boleh mendatangkan kesan yang signifikan terhadap reputasi syarikat yang juga melibatkan undangundang. Organisasi atau syarikat juga hendaklah memastikan warga kerja mereka mempunyai kemahiran yang sepatutnya di dalam berkomunikasi terutama apabila memulakan komunikasi luaran. Tanpa adanya kemahiran di dalam berkomunikasi kemungkinan yang mungkin berlaku di mana syarikat boleh kehilangan pelanggan, pelanggan yang sediada akan membuat perniagan dengan syarikat lain dan sebagainya. Sekiranya hubungan komunikasi ini masih tidak dapat diselesaikan dan isu tersebut terus dibiarkan berpanjangan tanpa ada usaha memgembalikan keyakinan pembeli, maka ketidakpuashatian akan wujud dan akan berlaku penurunan terhadap prestasi jualan syarikat atau sebagainya.

[BBKN3103]

Page 7

2.3

Komunikasi Luaran Tidak Formal (Informal Outside Communication)

Komunikasi ini wujud daripada perhubungan sosial dan persahabatan di persekitaran tempat kerja. Komunikasi ini boleh berlaku apabila adanya komunikasi antara pekerja syarikat dengan individu di luar syarikat yang boleh terdiri dari sesiapa sahaja seperti kita, rakan kita ataupun mereka yang mendengar perbualan yang dibualkan oleh kita. Komunikasi jenis ini kebiasannya berlaku di dalam bentuk komunikasi lisan dan bukan lisan iaitu komunikasi yang tidak menggunakan perkataan, samada secara lisan atau tulisan. Komunikasi bukan lisan kebiasaannya tambahan atau sokongan kepada komunikasi lisan dan kadangkala ianya boleh mengubah maksub komunikasi secara lisan di mana ianya terbahagi kepada dua iaitu, merujuk kepada Ahmed et. al (2004) Kinesics , komunikasi yang menggunakan gerak badan atau mimik muka dan juga Paralanguage iaitu komunikasi tidak lisan yang membabitkan nada, tempo, tahap itonasi dan sebagainya. Contohnya seperti di Amerika, seseorang mengangkat kening sebagai tanda tidak setuju, berminat, mengambil berat atau memberi perhatian. Rungutan atau komen yang kita luahkan kepada rakan atau sesiapa sahaja mengenai kerja yang kita atau syarikat lakukan samada baik atau buruk secara tidak langsung mewakili pandangan syarikat walaupun kita tidak berniat untuk bercakap mewakili pihak syarikat dan ianya hanya pandangan peribadi. Tanggapan awal akan dibuat oleh rakan atau sesiapa yang mendengar mengenai syarikat di mana kita bekerja. Dengan itu, apabila menggunakan komunikasi jenis ini kita hendaklah berhati-hati dan berjaga-jaga untuk tidak mengeluarkan sebarang kenyataan yang boleh memberi kerugian atau kesan burok kepada syarikat. 2.4 Komunikasi Personal (Personal Communication)

Kebanyakkan komunikasi yang berlaku di dalam syarikat atau organisasi adalah dalam bentuk komunikasi formal namun begitu tidak semua begitu. Komunukasi personal adalah salah satu komunikasi tidak formal yang berlaku di dalam sesebuah syarikat atau organisasi. Komunikasi jenis ini berlaku apabila seorang pekerja berhubung dengan pekerja yang lain melalui mediummedium tertentu . Contohnya seperti melalui telefon, e-mel dan sebagainya. Contohnya pekerja junior di dalam sesebuah syarikat menghubungi pekerja senior yang kini bertukar ke cawangan lain dengan tujuan untuk mendapatkan maklumat atau tunjuk ajar mengenai mengenai kerja-kerja yang dilakukan. Pihak syarikat hendaklah mengambil perhatian mengenai perkara ini dan member
[BBKN3103] Page 8

kelonggaran agar komunikasi ini dapat berjalan dengan baik dan lancar kerana sekiranya ada peraturan-peraturan yang menyekat kemonukasi ini maka sudah pasti akan timbul ketidakpuashatian dan juga member tekanan kepada pekerja-pekerja yang terlibat yang sudah pasti akan menganggu prestasi kerja dan juga produktiviti syarikat.

3.0

KUMPULAN DAN FUNGSI KUMPULAN DINAMIK DALAM PERNIAGAAN


3.1

Ciri-Ciri Dan Elemen-Elemen Dalam Kumpulan

Apa Itu Kumpulan? Ahmed et. al (2004) mendefinisikan kumpulan sebagai dua (2) atau lebih individu yang berinteraksi dan tidak bergantung antara satu sama lain ke arah pencapaian matlamat tertentu. Kumpulan kerja merupakan kumpulan yang secara amnya berkongsi maklumat dan membuat keputusan bagi membantu setiap ahli menjalankan tugas dengan baik dalam bidang yang ia dipertanggungjawabkan. Kumpulan kerja tidak perlu tahu atau berpeluang untuk terlibat di dalam koleksi kerja yang melibatkan penggabungan dan penyatuan usaha. Prestasi dinilai atas sumbangan individu dalam kumpulan. Dengan kata lain, prestasi kumpulan adalah hasil campur sumbangan setiap ahli dalam kumpulan. Robbins dan Coulter (2002) mentakrifkan kumpulan sebagai dua (2) orang atau lebih individu yang bebas berinteraksi secara bersama-sama untuk mencapai matlamat tertentu. Kumpulan juga boleh didefinisikan sebagai dua (2) atau lebih individu yang berinteraksi dan mempengaruhi antara satu sama lain, saling berkongsi tujuan yang sama dan juga identiti. Menurut Long (2005), salah satu ciri kumpulan ialah sekumpulan individu yang saling berkomunikasi antara sesame kumpulan untuk mencapai tujuan yang sama. Secara ringkasnya kumpulan mengandungi dua (2) orang atau lebih, wujud dalam jangka masa tertentu, setiap anggota kumpulan mempunyai matlamat yang sama, saling berkomunikasi dan berinteraksi, berfungsi mengikut garis panduan yang dipersetujui bersama dan setiap ahli kumpulan mempunyai peranan dan tanggungjawab untuk menjayakan matlamat kumpulan. Contohnya dengan perlantikkan jawatankuasa kerja, jawatankuasa kualiti dan sebagainya.
[BBKN3103] Page 9

Kumpulan boleh dibahagikan kepada kumpulan formal dan kumpulan tidak formal. Kumpulan formal ialah kumpulan yang memang telah dirancang kewujudannya bagi memenuhi matlamat dan objektif penubuhan. Wujud dalam jangka masa yang lama tetapi ianya tidak semesti kekal dalam jangkawaktu tersebut atau mungkin sebaliknya. Kumpulan formal yang biasa ada dalam sesebuah organisasi atau syarikat ialah kumpulan perintah, pasukan petugas dan jawatankuasa. Kewujudan kumpulan ini diakui oleh semua pihak yang terlibat dan kebanyakkannya menggunakan komunikasi formal di dalam komunikasi yang digunakan. Manakala kumpulan tidak formal pula ialah terbentuk apabila anggotanya berkumpul dan sering berinteraksi antara sesame mereka. Mempunyai peranan yang tidak kurang pentingnya di dalam sesebuah organisasi atau syarikat. Sebagai contoh ialah penubuhan pasukan futsal bagi sesuatu syarikat tersebut di mana ahli-ahlinya mungkin terdiri daripada setiap peringkat pengurusan dan subordinat. Ianya akan mengeratkan lagi silaturahim dalam syarikat tersebut. Namun begitu ahli kumpulan ini lebih mementingkan keperluan kumpulan mereka sendiri jika hendak dibandingkan dengan keperluan lain dan kumpulan ini tidak mempunyai struktur rasmi jika hendak dibandingkan dengan kumpulan formal. Semasa di dalam kumpulan proses komunikasi akan sentiasa berlaku sepanjang menjalankan aktiviti atau gerak kerja secara berkumpulan. Ahli-ahli dalam kumpulan dapat untuk memberikan respon, memberikan pendapat dan idea, memberi pandangan dan cadangan bagi aktiviti-aktiviti yang mereka lakukan dalam kumpulan. Menurut Lumsden dan Lumsden (2004), kehidupan peribadi dan kehidupan professional manusia memerlukan kebolehan manusia untuk memikirkan secara kreatif dan kritikal bagi menyeronokkan suasana kerja sekaligus mendapat keputusan yang baik dan berkesan. Mempunyai kebebasan untuk bersuara, mengeluarkan pendapat, cadangan, idea dan sebagainya akan membuatkan ahli-ahli kumpulan sentiasa memupuk penjanaan idea yang kreatif bagi menyelesaikan sesuatu masalah yang dibincangkan. Perselisihan pendapat di dalam kumpulan akan diselesaikan dengan perbincangan semua ahli dan akan merujuk kepada persetujuan ahli-ahli dalam kumpulan
3.2 [BBKN3103]

Fungsi-Fungsi Atau Peranan Kumpulan Dinamik


Page 10

Organisasi atau syarikat mempunyai banyak sebab mengapa mereka membentuk kumpulan kerja bagi melengkapkan kerja-kerja dalam sesuatu organisasi atau syarikat yang begitu kompleks. Salah satu sebabnya adalah kerana saiz organisasi atau syarikat yang besar dan merumitkan pentadbiran organisasi atau syarikat yang sediada. Di dalam setiap jabatan atau urusan jika tidak mempunyai kumpulan kerja yang bersatu dalam membuat atau melaksanakan sesuatu kerja, organisasi atau syarikat itu tidak mampu mencapai sesuatu matlamat yang disasarkan. Antara fungsi-fungsi kumpulan dalam sesebuah organisasi atau syarikat ialah :3.2.1 Membuat Keputusan Rasional

Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh sesuatu kumpulan adalah jauh lebih baik daripada idea seorang individu. Contohnya apabila sesuatu aspek dibentangkan dalam suatu kumpulan, semua ahli akan menyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam pelbagai aspek. Ini akan membantu kumpulan untuk membuat keputusan yang lebih rasional. Kemungkinan uga individu tidak mahir atau pakar dalam pelbagai bidang dan sekiranya keputusan yang diambil tanpa melalui kumpulan sudah pasti keputusan yang diambil berkemungkinan tidak rasional. Contohnya untuk mengeluarkan produk jenama baru syarikat, satu kumpulan kerja telah dibuat untuk membincangkan kertas kerja dan melaksanakan projek. Akhirnya produk jenama baru itu memberikan hasil dan keuntungan yang baik kepada syarikat. 3.2.2 Penyelesaian Masalah

Apabila bekerja di dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan dan dengan ini, mereka akan menjadi lebih dalam bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan mempengaruhi ahliahli dalam kumpulan untuk berkomunikasi dengan berkongsi masalah-masalah mereka. Semasa perbincangan , sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini akan memudahkan pihak organisasi atau syarikat menyelesaikan sesuatu masalah. Contohnya dalam masalah ekonomi di negara kita Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi maka pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar di dalam usaha mencapai kadar ekonomi yang tinggi.
[BBKN3103] Page 11

3.2.3

Membantu Peningkatkan Produktviti

Ahli dalam kumpulan yang telah mempengaruhi dalam pembuatan keputusan akan menjadi lebih komited kepada keputusan yang dibuat. Beliau akan sanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding dengan ahli-ahli lain. Ini akan meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat secara sukarela. Hasil kerja akan jauh berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat sesuatu pekerjaan.
3.2.4 Membantu Syarikat Mencapai Matlamat atau Sasaran

Kumpulan kerja adalah amat penting dan diperlukan dalam melaksanakan segala aktiviti dan gerak kerja untuk mencapai matlamat atau sasaran sesebuah organisasi atau syarikat. Sudah pasti jika tidak ada kumpulan dalam sesebuah organisasi atau syarikat, adalah amat sukar untuk mencapai matlamat atau sasaran yang telah ditetapkan. 3.2.5 Meningkatkan Produktiviti

Produktiviti sesebuah kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi perlu dipertingkatkan dalam menambahkan kualiti dan mutu organisasi atau syarikat dalam mencapai matlamat atau sasaran. Jika produktiviti sesebuah organisasi atau syarikat itu tidak mengalami perubahan atau peningkatan, ia akan menyebabkan mutu dan kualiti menurun dan tidak dapat mencapai matlamat yang diharapkan. 3.2.5 Menyelesaikan Masalah Organisasi Atau Syarikat

Dalam sesebuah organisasi atau syarikat, ketua jabatan adalah orang yang terpenting di dalam membuat sesuatu keputusan yang membawa kepada kebaikan jabatan. Walaubagaimanapun, apabila terdapat apa-apa pemasalahan, ketua jabatan memainkan peranan membuat mesyuarat atau perbincangan dengan ahli untuk sama-sama mengatasi masalah yang dihadapi. Dengan adanya kumpulan kerja, adalah lebih mudah untuk mencapai jalan penyelesaian dan kata sepakat mudah dicapai. 4.0 KEPENTINGAN KOMUNIKASI YANG BAIK ANTARA KUMPULAN DALAM PERNIAGAAN

[BBKN3103]

Page 12

Kebanyakkan syarikat atau organisasi mempunyai orang yang bekerja di dalam kumpulankumpulan tertentu. Ini adalah kerana ia didapati lebih berkesan dan produktif daripada seorang individu tunggal yang bertungkus lumus di dalam melaksanakan sesuatu tugasan. Komunikasi di dalam kumpulan amatlah penting kerana perbincangan mengenai isu-isu tertentu dapat dilakukan dengan perbincangan dan mendapat perhatian dan pendapat daripada semua ahli kumpulan. Jika hendak dibandingkan dengan bekerja secara individu, kumpulan lebih berkeupayaan di dalam menanggani isu-isu , projek-projek yang kompleks dengan lebih cekap dan cepat. Walaubagaimanapun , di dalam memastikam sesuatu kumpulan itu bergerak dengan lancar dan teratur, sesebuah syarikat atau organisasi itu mestilah mengamalkan komunikasi yang terbuka dan cekap di antara ahli-ahli kumpulan. Komunikasi kumpulan adalah penting kerana semua maklumat akan dikongsi bersama dan setiap ahli kumpulan perlu mengetahu matlamat kumpulan dan peranan beliau dalam kumpulan. Setiap ahli kumpulan juga mempunyai kemahiran dan pengetahuan khusus yang mesti digunakan dan diberikan kepada ahli-ahli lain dalam urusan kerja. Sebarang persoalan atau isu yang timbul mengenai sesuatu gerak kerja akan dikongsi bersama untuk diselesaikan dengan jalan atau cara yang terbaik. Apa-apa keputusan yang dibuat oleh kumpulan perlu disampaikan kepada ahli-ahli yang lain. Komunikasi yang baik, berkesan dan terbuka akan mewujudkan perasaan kepercayaan dan semangat kekitaan kepada kumpulan. Ahli-ahli akan berasa dihargai, bekerja dengan lebih berdedikasi dan seterusnya sebarang masalah atau isu-isu yang berbangkit akan mudah untuk diselesaikan dan berjaya mencapai matlamat yang ditetapkan.

5.0

CADANGAN KOMUNIKASI

BAGAIMANA

KUMPULAN

BOLEH

MENINGKATKAN

[BBKN3103]

Page 13

5.1

Menerima Pakai Pendekatan Berpusatkan Penonton

Melaksanakan pendekatan berpusatkan penonton bermakna memberi tumpuan dan melaksanakan segala usaha di dalam memastikan mereka memahami mesej yang disampaikan dengan cara yang bermakna dan menghormati mereka. Di dalam usaha mewujudkan komunikasi yang berkesan, kita hendaklah mengetahui dan mempelajari mengenai latarbelakang penonton. Contohnya seperti status pendidikan, usia, bangsa dan sebagainya. Kemahiran ini akan menggelakkan kita daripada menyinggung perasaan orang lain , menunjukkan tanda haormat dan ianya juga memastikan kita dapat merancang dan menguruskan penghantaran mesej yang tepat dan difahami oleh penonton. 5.2 Menyesuaikan Diri Dengan Budaya Tempat Kerja

Menurut Norzalita Mohamed Nor (2001) yang paling penting ialah komunikasi dan interaksi dalam sesebuah organisasi. Pekerja perlu ada pengetahun asas mengenai syarikat tempat mereka bekerja kemudian pekerja harus tahu dengan siapa dan di mana harus berinteraksi

Seseorang pekerja baru hendaklah bijak di dalam menyesuaikan diri dengan budaya, persekitaran kerja dan cara-cara bekerja di dalam kumpulan. Yang dimaksubkan dengan persekitaran kerja ialah meliputi rakan sepejabat, rakan di dalam kumpulan, kakitangan bahagian lain serta persekitaran fizikal termasuk ruang pejabat dan bangunan. Cuba amati, pelajari dan fahami dan seterusnya menyesuaikan diri dengan budaya kerja yang diamalkan. Perkara ini boleh mempengaruhi tugas seharian kita dan lebih cepat kita mempelajari dan menyesuaikan diri adalah lebih baik.
5.3

Memupuk Iklim Komunikasi Terbuka

Mencerminkan budaya korporat, nilai penubuhan, kepercayaan dan prinsip yang memberikan sesuatu organisasi itu suasana atau personaliti. Memupuk iklim komunikasi terbuka bermakna menggalakkan sumbangan, kejujuran dan ketelusan hati pekerja. Boleh dikatakan syarikat yang berjaya seperti Telekom Malaysia memastikan komunikasi diarahkan secara bebas
[BBKN3103] Page 14

ke bawah, ke atas atau bersilang di antara setiap peringkat samada peringkat bawah hinggalah ke peringkat atasan syarikat. Pekerja bawahan tidak akan berasa rendah diri apabila berkomunikasi yang pasti ianya akan membantutkan komunikasi. Pekerja akan sentiasa mencari ilmu dan pengetahuan di dalam usaha untuk diambil perhatian oleh majikan dengan melahirkan idea-idea, pendapat-pendapat bernas di dalam usaha mencapai matlamat dan keuntungan kepada syarikat

6.0

KESIMPULAN

Komunikasi adalah perkara asas yang dilakukan oleh manusia tanpa mengira usaha, bangsa, latarbelakang, bahasa, budaya dan tempat. Kita berkomunikasi secara dalaman atau perseorangan, berinteraksi dengan individu lain atau secara berkumpulan. Komunikasi adalah proses penyampaian atau pemindahan mesej daripada seseorang kepada seseorang yang lain dan mereka mempunyai pemahaman yang sama., dikongsi bersama mengenai mesej yang dihantar dan diterima. Terdapat beberapa bentuk komunikasi dalam sesebuah syarikat atau organisasi iaitu komunikasi ke bawah, komunikasi menegak, komunikasi mendatar dan komunikasi tidak formal dan formal. Kumpulan kerja merupakan kumpulan yang secara amnya berkongsi maklumat dan membuat keputusan bagi membantu setiap ahli menjalankan tugas dengan baik dalam bidang yang ia dipertanggungjawabkan. Pembentukan kumpulan adalah bermotifkan kepada tujuan untuk berbincang, bertukar pendapat di dalam usaha menyelesaikan masalah atau menyelesaikan tugasan-tugasan tertentu. Kumpulan dinamik yang dibentuk oleh sesebuah syarikat mempunyai tiga (3) fungsi yang uatam iaitu Bersepakat di dalam menyelesaikan masalah, bersepakat di dalam membuat sesuatu keputusan dan percambahan fikiran (brainstorming)

[BBKN3103]

Page 15

Kumpulan yang mengamalkan komunikasi yang baik dan berkesan sudah pasti akan memberi keuntungan dan dapat meningkatkan produktiviti syarikat. Halangan dihadapi akan dapat ditandang dengan baik dan berkesan.

(Bilangan Perkataan : 3789) 7.0 RUJUKAN

1. Argenti, Paul A. (2003), Corporate Communication, 3rd ed., New York, McGraw-Hill

Companies Inc.

[BBKN3103]

Page 16

2. Booth, Anthony (1998), The Communication Audit: A Guide for Managers, Hants, England,

Gower Publishing Comapany Ltd.

3. Narimah Ismail dan Saodah Wok, (2002), Kursus Komunikasi Organisasi, PTS Publications

and Distributor Sdn. Bhd

4. Yap Khiam Hong, Massila Hamzah, (2004), Business Communication, Selangor : Open

University (OUM)

[BBKN3103]

Page 17