PLAN DE IMPLEMENTACIN DE ERP SAP Business One

CASO DE ESTUDIO: PC-ASSEMBLY.

Manufactura Flexible Pregrado Diurno

Briceo, Jos R. Conde, Ricardo Makhlouf, J., Mahabah Ortiz, P. Oscar R. Guacara, Julio de 2012

Elaborado Por:

Briceo J., Conde R., Makhlouf M., Ortiz, O.

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Descripcin del Caso de Estudio PC-Assembly C.A. es una empresa dedicada al ensamblaje de productos tecnolgicos (computadoras porttiles, tablets y Smartphone). La organizacin es simple, un gerente general, un coordinador por lnea de ensamblaje (una para cada tipo de producto), un coordinador de almacn, y un gerente para Ventas, Compras y Recursos Humanos. La empresa en cuestin trabaja por encargos, es decir, produce en funcin de las rdenes vendidas, lo que implica que nunca tienen producto terminado ocioso, esperando para venderse. El procedimiento es bsicamente uniforme y repetitivo: 1. Ventas, una vez procesada alguna venta especfica, entrega rdenes a la lnea de produccin correspondiente, dependiendo del tipo de producto vendido. 2. El coordinador de la lnea de produccin se dirige al coordinador de almacn quien verifica materia prima existente. 3. El coordinador de la lnea de produccin genera solitud de materia prima necesaria para cumplir a la orden de venta en espera, esta solicitud es entregada a Compras, quienes procesan la informacin y realizan las compras necesarias. 4. Compras entrega las rdenes de recepcin al coordinador de almacn con tres das de anticipacin, quien prepara el espacio y el personal para la fecha estimada. 5. El coordinador de almacn notifica a Compras de la llegada efectiva de la orden de recepcin. 6. Compras notifica al coordinador de la lnea de produccin correspondiente. 7. El coordinador de la lnea de produccin se dirige al almacn y retira la materia prima para comenzar el proceso. 8. Dos das antes de finalizada la produccin, el coordinador de la lnea de produccin notifica al coordinador de almacn la cantidad y descripcin del lote de productos que sern enviados para habilitar el espacio. 9. Una vez finalizada la orden enva el producto terminado al almacn e informa a Ventas. 10. Ventas solicita el servicio de transporte y enva una orden de salida al coordinador del almacn. Aunque tedioso el proceso parece ser simple, sin embargo toda la informacin es digitalizada en documentos de Excel y Word, impresa y de esa manera viaja alrededor de los gerentes y coordinadores, mediante impresiones que luego son archivadas en cada uno departamentos involucrados. Evidentemente la informacin es repetitiva de manera exagerada. El coordinador de almacn nunca es informado de las entradas y salidas venideras, puesto que los gerentes y dems coordinadores no le dan la importancia que se merece a esa necesidad, por lo tanto el almacn siempre se encuentra desorganizado. Por otro lado, carece de un sistema que gestione la existencia del almacn, mucho menos las entradas y salidas al mismo, todo el procedimiento y control es llevado en listas realizadas a mano que semanalmente son digitalizadas en documentos de Excel y archivadas.

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El proceso pudiese ser rpido, aun conservando tanta comunicacin entre los departamentos involucrados, sin embargo, se pierde mucho tiempo slo en la recepcin y salida de materia prima y producto terminado. Considerando que nadie en la empresa cuenta con disponibilidad de datos que informen de la existencia en el almacn, recae mucha dependencia y trabajo al coordinador del almacn. Este hecho es ignorado por toda la organizacin. Con la intencin de agilizar el proceso llevado a cabo en el almacn, se instal un sistema de control de almacn pequeo, alojado en una sola computadora. Esto permiti hacer el trabajo un poco ms rpido, sin embargo, Almacn segua sin ser notificado de las entradas y salidas, adems la nica manera de saber la existencia del almacn era dirigindose al coordinador quien imprima el reporte dos veces, una vez para el solicitante y otra para archivar la solicitud de inventario firmada por el solicitante. Este sistema present fallas despus de 5 meses de instalado y no se le dio importancia. El proceso continu llevndose a mano. Un proceso que pudiese tcnicamente realizarse en cinco o seis das hbiles, sin incluir el proceso productivo, es llevado a cabo el doble o triple. Precisamente por problemas graves de comunicacin de la informacin y los datos. Ahora bien, los productos que presentaron problemas o fallas durante la produccin son llamados Producto Reproceso, en cada lnea de produccin existe un grupo de tcnicos encargados de solucionar en la medida de lo posible esos problemas o fallas. Los productos que definitivamente no tienen solucin son acumulados dos o tres das en un espacio cualquiera y luego, es llevado al almacn junto con una lista que indica fecha, orden de produccin a la que pertenecen, cantidad y descripcin de los productos. Varias veces al da los tcnicos se dirigen al almacn y retiran piezas o productos enteros de los de reproceso porque los necesitan. Todo el proceso descrito lleva a una serie de sntomas que crean un ambiente pesado, lleno de rutinas, lo que desmotiva al personal y crea problemas entre ellos. El descontrol del inventario genera trabajos dobles lo que fatiga el recurso humano e indudablemente es necesario implementar organizar y reducir el trabajo en la medida de lo posible, sistematizando y automatizando el proceso de la empresa. Este problema parece ser solucionable mediante el uso de un sistema de administracin de inventario. Pero segn el criterio de los autores del presente, la solucin viene dada por la integracin de los procesos llevados a cabo alrededor de la empresa, puesto que la falta de comunicacin de la informacin entre el personal y la descentralizacin de la informacin es la causante principal de todo el panorama. Con la intencin de corregir y/o mejorar los procesos planteados anteriormente se establece como objetivo Construir un plan de implementacin de una solucin especfica a travs de la integracin de sistemas que permita la agilizacin y mejora de los procesos llevados a cabo en PC-Assembly. Para darle respuesta y cumplimiento al objetivo se llevan a cabo las siguientes actividades:

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Realizacin de un diagnstico de la situacin actual de la empresa mediante el uso de una matriz FODA. PC-Assembly, como bien lo deja claro el caso de estudio planteado, es una empresa dedicada al ensamblaje de equipos tecnolgicos, por lo tanto forma parte del sector de la tecnologa en el mercado, sin embargo, no aprovecha del todo la gran cantidad de herramientas innovadores que ofrece ese campo. El uso de la cadena de valor permite, de forma terica, describir las actividades de la empresa y organizacin caso de estudio, en este caso PC-Assembly, para generar el valor competitivo de la misma. Figura N 1 Cadena de Valor

Fuente: Briceo, J., Ricardo, C., Makhlouf, M. y Ortiz O. (2012)

La organizacin de la empresa es jerrquica, sus procesos simples y repetitivos as como el modelo de negocio de PC-Assembly son ventajas que son lugar a duda pueden ser aprovechadas para mejorar los procesos y la productividad de la misma, de igual manera es necesario estudiar las caractersticas internas y externas de la empresa, que a su vez generan una serie de estrategias que mejoran de alguna manera sus procesos. Estos pueden ser apreciados mediante la siguiente matriz FODA:

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Figura N2 Matriz FODA

FORTALEZAS 1. La empresa trabaja por encargos, esto no permite productos ociosos. 2. Cada producto elaborado en la empresa tiene su propia lnea de ensamblaje. 3. El departamento de ventas utiliza varias estrategias de mercado, incluyendo el internet. 4. Los proveedores proveen un buen servicio, debido a la cercana geogrfica con la empresa. 5. Es uno de las pocas empresas que se dedican a este mercado en el pas. OPORTUNIDADES 4. Posibilidad mayor en ventas por productividad eficiente. 5. Mejora tecnolgica para la produccin de los productos ensamblados por la empresa. 6. Marca reconocida. 7. Adquisicin de SI para automatizar y mejorar los procesos de comunicacin llevados a cabo en la organizacin. 1. Aprovechar la estrategia de ventas electrnicas para hacer de sus productos una marca reconocida. 2. Adquirir un ERP como sistema de planificacin de sus recursos, para mejorar la comunicacin entre departamentos. 3. Mejorar la tecnologa en la produccin para establecerse lder en su rea de trabajo. DEBILIDADES 6. Posee una estructura de datos descentralizada. 7. Se encuentra mucha redundancia de informacin en cada departamento. 8. El mayor peso de trabajo recae en el departamento de almacn. 9. Todo el material informativo es impreso. 10. Infraestructura tecnolgica pobre. 11. Procesos no automatizados. 12. Prdida de tiempo en la produccin. 1. Aplicar un mtodo planificado de centralizacin de la organizacin. 2. Adquirir un SI para empresas que centralice la comunicacin de los departamentos. 3. Ampliar y mejorar la infraestructura tecnolgica para que los SI a implantar sean exitosos y procedan sin error. 4. Adquisicin e instalacin de un servidor donde se almacene la informacin que se procesa en la empresa.

AMENAZAS 9. Incorporacin de competidores que ofrezcan mejores servicios. 10. Falta a responsabilidades debido a la alta dependencia con el departamento de almacn. 11. Falta de material al momento de solicitudes al departamento de almacn. 12. Perdida de informacin, por falta de respaldos digitales. 13. Procesos lentos e ineficientes por ausencia de SI destinados a la automatizacin de los mismos. 14. Mayora de productos que presentaron problemas o fallas durante la produccin

1. Aprovechar la estrategia de ventas electrnicas para sobresalir ante su competencia. 2. Diseo de otras de formas de hacer presencia on-line para tener ms participacin en el mercado y para sobresalir ante su competencia. 3. Preparacin y capacitacin de un personal de produccin para evitar desastres antes la elaboracin de productos. 4. Sistemas de respaldos de la informacin, en forma digital y fsica. 5. Implantacin de SI que agilicen y automaticen los procesos entre departamentos.

6. Estudio de competidores que puedan representar una amenaza prxima, para evitar tragedias de forma planificada. 7. Implantacin de SI que agilicen y automaticen los procesos y que centralicen los datos e informacin de la organizacin. 8. Preparacin de planes secundarios ante ausencia de materia prima, otros proveedores o almacenamiento de materia prima para situaciones como esta.

Fuente: Briceo, J., Ricardo, C., Makhlouf, M. y Ortiz O. (2012)

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La matriz permite considerar los aspectos positivos y negativos propios de la empresa as como los externos que la afecta directa o indirectamente, de esta manera se establecen una serie de estrategias que corrigen y/o mejoran el funcionamiento de los procesos de la empresa en general. Una buena parte de ellas implica la utilizacin de recursos tecnolgicos, sobre todo sistemas de informacin. Para dar respuesta al objetivo planteado y a la vez a la problemtica evidenciada en el caso de estudio se considera como estrategia idnea la implementacin de un ERP. Definicin clara del concepto de la solucin a implantar as como los requerimientos de la empresa, mediante el previo acuerdo con la directiva de la misma ERP (Enterprise Resource Planning o Planificacin de Recursos de la Empresa), se entiende bsicamente como una arquitectura de software para empresas que facilita e integra la informacin entre las funciones de manufactura, logstica, finanzas y recursos humanos de una empresa. Permite integrar la informacin a travs de reas funcionales de la organizacin. Caractersticas: Los sistemas ERP son flexibles de manera que puedan dar respuesta a las constantes transformaciones dentro de la organizacin. El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede usar un mdulo libremente sin que este afecte los restantes. Debe tambin facilitar la expansin y o/adaptabilidad de otros mdulos posteriormente. El sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas. El sistema no se debe confinar al espacio fsico de la empresa y permitir la conexin entre ellas y otras entidades. Debe contener una seleccin de las mejores prcticas de negocios en todo el planeta. Debe permitir la simulacin de la realidad de la empresa en el ordenador. De forma alguna el control del sistema debe estar fuera del proceso de negocio y debe ser posible la elaboracin de informes para los usuarios que controlan el sistema. Composicin de un ERP Abastecimiento: Est compuesto por un conjunto de funcionalidades diseadas especficamente para optimizar y precisar los compromisos con los clientes, si la empresa no est abastecida en el momento preciso, no ser posible cumplir con los clientes. Por esta razn es importante planificar por producto los mecanismos de anlisis que permitan generar avisos de reposicin u rdenes de compra automticas, bien sea el caso. Finanzas: Se compone de todas las funcionalidades vinculadas con dinero: Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorera, contabilidad, impuestos, deberes formales, entre otros. Recursos Humanos: Establece todo lo relacionado con los trabajadores, desde el ingreso, pagos, prstamos, pasivos laborales, hasta el egreso del trabajador. El ERP tambin toma en

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cuenta las actividades del trabajador con los componentes del ERP: Abastecimiento, Finanzas y CRM. CRM: Gestiona todas las actividades vinculadas con los clientes, desde el momento que se ingresa en la tabla de trabajadores, hasta que se realiza la venta, luego se reinicia el ciclo de postventa hasta lograr otra nueva venta. En los sistemas administrativos, la nica relacin con los clientes es financiera, documentos, ventas y cobro. En un CRM se incluyen la gestin de actividades y las financieras conjuntamente. Desventajas: Costosos a primera vista, Minimiza el tiempo de anlisis de la informacin, Adquisicin o adaptacin del Hardware, Pocos expertos en los Sistemas ERP, Algunos Sistemas ERP pueden ser difciles de utilizar Ventajas: Estandarizacin e Integracin de la informacin en una base de datos centralizada, Mayor control organizacional Mucho tiempo para su implementacin, Optimizacin de los tiempos de produccin y entregas, Disminucin de costos, Se cuenta con informacin actualizada que permite la toma de decisiones, Evita duplicidad de informacin, Cuentan con mdulos configurables de acuerdo a cada rea de la empresa, Permite mejorar el ROI de la empresa DOCUMENTO DE REQUERIMIENTOS Considerando la brevedad de la descripcin del caso de estudio, los requerimientos se ven limitados por falta de informacin: 1. El sistema de integracin de procesos debe ser capaz ofrecer mdulos independientes y dedicados en especfico a los siguientes departamentos: Compra, Venta, Recursos Humanos, Contabilidad, Almacn, Gerencia General y Reproceso. 2. Los datos deben ser almacenados de forma centralizada, eficiente y sobretodo seguro y respaldado, adems de permitir la comunicacin de los datos entre los mdulos del sistema. 3. Debe contar con un usuario Administrador que sea capaz de entrar a cualquier mdulo. 4. La generacin de reportes e informes de cualquier departamento debe ser inmediata. Para especificar de manera eficiente los requerimientos no funcionales del sistema, se clasificarn por mdulos que en este caso no corresponden a los departamentos de la empresa. 1. Departamentos: El sistema debe ser modular, en este caso cada mdulo representa un departamento de la empresa: Compra, Venta, Recursos Humanos, Contabilidad, Almacn, Gerencia General y Reproceso. Cada mdulo debe ser representativo visualmente, organizado con la intencin de que sea de fcil uso e intuitivo. Gestionar los usuarios y sus accesos, la generacin de reportes slo puede ser realizada por los gerentes internos propios del departamento y el gerente general. 2. Usuarios: El sistema debe ser capaz de reconocer tres tipos de usuario:

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Empleado Comn: que es capaz de emplear las funciones bsicas del departamento que le corresponde, sin eliminar ni modificar datos previos. Gerente interno: que es capaz de realizar las funciones del Empleado Comn y a la vez modificar y/o eliminar datos, as como generar reportes, siempre dentro del departamento que le corresponde. Gerente General: Es capaz de realizar lo que hacen los dos usuarios descritos anteriormente desde cualquier departamento que guste. 3. Mdulo Ayuda al usuario: Cada pantalla del sistema debe contener un enlace que dirija al usuario a la seccin de ayuda, que lo oriente en relacin a uso del software. El Mdulo Ayuda al usuario debe describir sus capacidades en el sistema y la manera de llevarlas a cabo. 4. Modulo de Administrador: El usuario gerente general debe ser capaz de recorrer el software en su totalidad desde un mismo lugar fsico, as como obtener datos o informacin de cualquier departamento. 5. Mdulo de Sesin Una vez que el usuario ingrese su nmero de identificacin y contrasea, el sistema se encarga de reconocer el tipo de usuario e inmediatamente habilitar los derechos que le corresponden. Una vez que el usuario haya iniciado sesin, siempre se mostrar la opcin para que ste cierre la sesin. Determinacin de solucin adecuada, a travs de la evaluacin comparativa. Si bien est claro que existen tres tipos de ERPs, los software propietario, software libre y SaaS, y tomando en cuenta el tamao de la empresa y la accesibilidad financiera de la misma se consideran los de software propietario puesto que la empresa puede gozar del lujo de la realizacin de un control de calidad por parte de la compaa productora del software, gran cantidad de instructivos, personal altamente capacitado antes, durante y despus de la instalacin, adems las empresas productoras cuentan con programadores muy capaces y con mucha experiencia, es especfico para aplicaciones determinadas. Rodrguez, C. realiza un anlisis comparativo bastante completo que permite a los investigadores seleccionar como solucin final Business One, que aunque est dirigido a pequeas y medianas empresas, puede ser implementado en PC-Assembly porque la empresa en cuestin procesa con una cantidad pequea de departamentos y personal, adems de que su proceso de negocio en esencia es simple. El anlisis comparativo puede ser revisado en el siguiente enlace: http://es.scribd.com/doc/59315055/ComparativaSAPBusinessOne-OpenERP-OpenBravo. Este ERP es un producto de SAP, el sitio web de la empresa en Espaa ofrece una descripcin puntual del sistema: La aplicacin SAP Business One integra todas las funciones empresariales bsicas de toda la empresa (incluye gestin financiera, ventas, gestin de atencin al cliente, e-commerce, gestin de inventarios y operaciones). A diferencia de muchas otras pequeas soluciones

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empresariales que existen actualmente en el mercado, SAP Business One es una nica aplicacin que elimina la necesidad de instalaciones separadas y la complicada integracin de varios mdulos. Caractersticas: Gestin financiera: Para automatizar, integrar y gestionar todos los procesos financieros y contables. Gestin de almacn y produccin: Para gestionar el inventario en varios almacenes, hacer un seguimiento de los movimientos de stock y gestionar las rdenes de fabricacin que se basan en la planificacin de necesidades de material. Gestin de relaciones con el cliente: Para aumentar la rentabilidad del cliente y su satisfaccin con ventas efectivas, la gestin de oportunidades y el servicio postventa. Compras: Para automatizar todo el proceso de aprovisionamiento, desde el pedido hasta el pago de la factura del proveedor. Gestin de informes: Para actuar en funcin de la informacin instantnea y completa que ofrecen los informes amplios y puntuales. Beneficios: Mejorar la eficacia del resultado final: Porque centraliza e integra todos sus datos empresariales de ventas, inventario, compras, operaciones y finanzas en un nico sistema, eliminando as entradas de datos redundantes, errores y costes. Centrarse en hacer crecer su empresa: Porque optimiza operaciones de principio a fin, de manera que puede centrarse en hacer que su negocio sea ms rentable. Tomar decisiones ms inteligentes y ms rpidas: Porque rene la informacin de la empresa en una nica fuente de datos, de manera que puede desglosar la informacin completa y actualizada inmediatamente, y sus empleados pueden reaccionar rpidamente a las necesidades del cliente y tener ms poder para tomar decisiones. Obtener una rpida rentabilidad: Porque se pondr en marcha y estar funcionando con una sola aplicacin dentro de seis u ocho semanas. La experiencia de usuario intuitiva minimiza la formacin del usuario y reduce el coste del soporte continuado de TI. Dar soporte a sus necesidades en constante cambio: Porque con las herramientas de personalizacin de fcil utilizacin y ms de 550 soluciones complementarias, SAP Business One puede adaptarse y ampliarse de forma flexible para cumplir con las necesidades especficas de su empresa. Construccin de la planificacin del proceso de instalacin con la finalidad de informar a la directiva de la empresa. Luego de seleccionado SAP Business One como sistema ERP se disponen los siguientes pasos: Paso 1: Determinacin de requerimientos del sistema por parte de la Empresa para su Instalacin.

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Cuadro N 1 Estudio de Recursos Caracterstica Recurso Tecnolgico. Procedimiento Consideracin de los Autores

Determinacin del recurso Los computadores, tecnolgico existente. impresoras, servidores e incluso los equipos de la red Determinacin del recurso de comunicacin almbrica e tecnolgico necesario. inalmbrica se encuentran Estimacin de costos actualizados y en buen necesarios para la estado. Todo el personal actualizacin del recurso cuanta con mnimo un existente y la adquisicin de computador de escritorio nuevo. personal. Determinacin del humano existente. recurso Aunque no existe mucho personal laborando en la empresa, el existente se Estimacin de costos para el encuentra muy preparado y entrenamiento del mismo. cuenta con experiencia empresarial. La mayora son personas jvenes. Estudio del modelo negocio de la empresa. de El modelo de negocio es simple y poco estricto, segn los criterios de los Determinacin de la investigadores, tiene muchos compatibilidad del modelo de caminos para crecer y negocios para la instalacin. mejorar. Estimacin de costos de adaptacin del modelo de negocio. la Determinacin de compatibilidad de estructura organizativa. la La estructura es jerrquica, la perfectamente compatible con el mecanismo de gestin de usuarios del ERP. Estimacin de costos de adaptacin de la estructura.

Recurso Humano.

Modelo de Negocio.

Estructura Organizacin.

de

Fuente: Briceo, J., Ricardo, C., Makhlouf, M. y Ortiz O. (2012)

Este paso puede ser llevado a cabo rpido, con la participacin honesta e interesada del personal de la empresa. Aproximadamente un mes.

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Paso 2: Estimacin de costo de implantacin del producto. El sitio web oficial de SAP ofrece la facilidad de la estimacin de costo, que para el caso de PC-Assembly indica que son 68.500 EUR. Este precio incluye servicios del mdulo de oportunidades que permite realizar un seguimiento y un anlisis de las oportunidades pendientes y otros servicios de implementacin del sistema. Para necesidades del pas es necesario dirigirse con un proveedor directamente y solicitar un precio de implantacin, quien estudiar tanto la situacin como las necesidades de la empresa y a partir de all generar un presupuesto estimado. Para el cumplimiento del paso es necesario 2 meses aproximadamente. Paso 3: Implantacin. Este paso comprende la adquisicin, implantacin del sistema y previamente debe de actualizarse o adaptarse las caractersticas tomadas en cuenta en el paso 1 cuyos costos fueron estimados con anterioridad. Posiblemente 3 meses sern suficientes para culminar la implantacin, puesto que es un producto relativamente pequeo. Paso 4: Pruebas. Despus de implantado, se recomienda peridicamente (semestral o anual) evaluar los resultados cualitativos y cuantitativos que forman parte de la consecuencia de la implantacin del ERP. De esta manera de establece el xito o fracaso del proceso. Planeamiento de la implementacin de la solucin dirigido a PC-Assembly, considerando cada uno de los departamentos as como las respectivas pruebas posteriores. SAP sugiere una metodologa acelerada para la implantacin organizada de la siguiente manera: 1. Preparacin del proyecto: 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2.1. 2.2. Definicin de objetivos y prioridades. Identificacin y foco en pareas de mayor necesidad. Comunicacin del plan de trabajo al cliente. Definicin de roles y responsabilidades. Instalacin del sistema. Identificacin y anlisis de requerimientos de funcionalidad. Documentacin del modelo de negocio.

2. Modelo de la Solucin de Negocio:

3. Realizacin del Proyecto 3.1. Implementacin de los procesos de negocio de los requerimientos tcnicos definidos en el modelo. 4. Preparacin Final

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4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Objetivo: Prepara al cliente para su salida a productivo. Entrenamiento. Pruebas. Ajustes a la configuracin

5. Salida en Productivo 5.1. La organizacin utiliza SAP Business One da a da de manera independiente. 5.2. Plan de mejora continua. 5.3. Apoyo en el primer cierre. El mecanismo de implementacin acelerada del programa le permite al cliente estar activo en 2 o 3 meses. La implementacin asegura el xito del cliente. No requiere expertos en sistemas ya que cuenta con asistente para actualizaciones del producto, carga de informacin masiva y respaldos de seguridad, as como un sistema para la deteccin y correccin de errores.
Figura N 3 Plataforma de Soporte remota

Fuente: Briceo, J., Ricardo, C., Makhlouf, M. y Ortiz O. (2012)