I.

FORMATO PARA EL PLAN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

DEPENDENCIA O PROCESO AUDITADO: Personera Municipal RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa FECHAS DE REALIZACIN DE LA AUDITORA: Junio 30 de 2011. FECHA DE PRESENTACIN DEL INFORME: en borrador junio 30 de 2011.

1. OBJETO DE LA AUDITORA Establecer la planeacin, desarrollo ejecucin seguimiento y evaluacin de los programas en intervenciones ante juzgados, actuaciones Administrativas y recepcin en direccionamiento que en cumplimiento de su misin se ejecutan para beneficio de los ciudadanos de Tabio 2. ALCANCE DE LA AUDITORA Verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos, corregir actualizar y/o modificar aquellos que en la actualidad no se ajustan a la secretaria e integrar los cambios del sistema de gestin de calidad 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Libro de correspondencia recibida se lleva de acuerdo con la informacin de archivo Libro de radicacin de procesos disciplinarios Tablas de retencin documental Libro de despachos comisorios 4. LOGSTICA DE LA AUDITORA Inicia el 30 de junio de 2011 a las 9:00 a.m y finaliza a las 10:30 a.m en la secretaria de la personera. 5. EQUIPO DE AUDITORA Esther Adriana Daz Ossa Luz Angela Torres Mora 6. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS Policarpo Gonzlez Gmez Olga Lucia Pineda Medina 7. PLAN DE ACTIVIDADES FECHA: HORA

SUBPROCESO

NUMERAL

AUDITOR

AUDITADO

9:00 a.m 8. APROBACIN

_______________________ AUDITOR PRINCIPAL

_________________________________________ JEFE PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA

II. FORMATO PARA EL ACTA DE REUNIN DE APERTURA AUDITORIA INTERNA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personera Municipal RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa Fecha: junio 30 de 2011 Hora de inicio: 9:00 a.m Hora de terminacin: 10:30 a.m Lugar: Personera Municipal 1. Asistencia. La reunin de Apertura cont con la asistencia de los siguientes funcionarios: Por parte de la Empresa o Proceso Auditado: Policarpo Gonzlez Gmez Olga Lucia Pineda Medina Por parte del Equipo de Auditora: Esther Adriana Daz Ossa Luz Angela Torres Mora Presentacin. El auditor principal realiz la presentacin de cada uno de los integrantes del equipo de Auditora. El jefe del proceso llev a cabo la presentacin de los funcionarios que participarn en la Auditora. Luego se explic por parte del auditor principal el contenido del plan de trabajo en cuanto a los horarios de trabajo, responsables de las distintas actividades, ejecucin de reuniones diarias de seguimiento para evaluar avance del trabajo e informar ajustes a la programacin. 2. Propsito y objetivos de la auditora: el auditor principal explic a los asistentes el propsito principal de las auditorias a realizar, consistente en los siguientes cinco objetivos: Demostrar la conformidad del sistema de gestin auditado Identificar fortalezas del sistema de gestin Dar recomendaciones que propicien el mejoramiento del sistema de gestin Identificar riesgos que no estn en el alcance del sistema de gestin Levantar, si es del caso, en ltima instancia no conformidades del sistema

3. Reunin de cierre e informe de auditora. El da 30 de 06 a las 10:30 a.m se realizar la reunin de cierre para presentar los hallazgos y el informe definitivo se entregar el da 15 julio de 2011. Responsable del proceso auditado: DOCTOR POLICARPO GONZLEZ GMEZ

III. FORMATO PARA CONTROLAR EL REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNIN DE APERTURA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personera Municipal RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa

Nombres y Apellidos

Documento de Identidad

Cargo

Firmas

Policarpo Gonzlez Gmez

80.351.050

Personero

Olga Lucia Pineda Medina

20.983.559

Secretaria

______________________________________________________________________ Auditor interno : Esther Adriana Diaz Ossa Fecha : Junio 30 de 2011. _____________________________________________________________________

IV. FORMATO PARA EL INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personera Municipal RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa FECHAS DE REALIZACIN DE LA AUDITORIA: Junio 30 de 2011. FECHA DE PRESENTACIN DEL INFORME DE AUDITORIA: en borrador junio 30/2011.

1. OBJETO DE LA AUDITORA Establecer la planeacin, desarrollo ejecucin seguimiento y evaluacin de los programas en intervenciones ante juzgados, actuaciones Administrativas y recepcin en direccionamiento que en cumplimiento de su misin se ejecutan para beneficio de los ciudadanos de Tabio 2. ALCANCE DE LA AUDITORA Verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos, corregir actualizar y/o modificar aquellos que en la actualidad no se ajustan a la secretaria e integrar los cambios del sistema de gestin de calidad 3. DOCUMENTOS REVISADOS Libro de correspondencia recibida se lleva de acuerdo con la informacin de archivo Libro de radicacin de procesos disciplinarios Tablas de retencin documental Libro de despachos comisorios 4. VERIFICACIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DE LA AUDITORIA ANTERIOR

5. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS Policarpo Gonzlez Gmez Olga Lucia Pineda Medina. 6. EQUIPO DE AUDITORA Esther Adriana Daz Ossa Luz Angela Torres Mora 7. ESTADO DEL SISTEMA DE GESTIN Fortalezas y oportunidades de mejora - Anexo 1 Reportes de no conformidades - Anexo 2 8. CONCLUSIONES Ver Anexo 9. APROBACIN DEL INFORME

AUDITOR PRINCIPAL

JEFE PROCESO O DEPENDENCIA

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO 0. Encabezado Dependencia o proceso auditado: Seale el rea o proceso auditado. Responsable de la dependencia o proceso: Escriba el nombre del funcionario que dirige el rea o proceso auditado. Auditor Principal: Indique el nombre del auditor principal Fechas de realizacin de la auditora: Escriba las fechas de inicio (reunin de inicio) y terminacin de la auditora (reunin de cierre) Fecha de entrega de informe: Indique la fecha de entrega del informe definitivo al rea o proceso auditado. 1. Objeto de la Auditora: Describa el objetivo de la auditora. 2. Alcance de la Auditora: Describa el alcance fsico de la auditora. 3. Documentos Revisados: Seale los documentos del proceso que se utilizaron durante la auditora. 4. Verificacin de las acciones correctivas y preventivas de la auditora anterior: Consigne que se revis la implantacin y documentacin de las acciones correctivas y preventivas derivadas de la auditora anterior. 5. Funcionarios Entrevistados: Nombres y cargos de los entrevistados. 6. Equipo de Auditora: Nombres y cargos de los integrantes del Equipo auditor. 7. Estado del Sistema de Gestin: Se registran las fortalezas, oportunidades de mejora y no conformidades detectadas en el sistema auditado. Si se considera conveniente, se indica que ellas se sealan en anexos al informe. 8. Conclusiones: Opinin del equipo auditor sobre el Sistema de Gestin en lo correspondiente al cumplimiento del objetivo de la auditora y cualquier otro comentario que considere procedente. 9. Aprobacin: Las firmas del auditor principal y del responsable de la dependencia o proceso auditado evidencian que la informacin consignada corresponde a lo realizado y encontrado durante la auditora de calidad.

V. FORMATO DE REPORTE DE NO CONFORMIDADES

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personera Municipal RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa FECHAS DE REALIZACIN DE LA AUDITORIA: Junio 30 de 2011 FECHA DE PRESENTACIN DEL INFORME DE AUDITORIA: en borrador junio 30/2011.

PARTE 1 REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD 1. Nombre del emisor 2. Cargo del emisor 3. No conformidad # de #

4. Hallazgo:

Falta equipo fotogrfico para la visitas. La impresora no es la adecuada Falta vehculo para desplazarse a las respectivas visitas del municipio Faltan suministros necesarios para la oficina Falta recursos para viticos para el personero Los equipos no tienen licencias No tienen implementos de aseo y cafetera Los equipos no estn plaqueteados No se realiza mantenimiento en el exterior de la oficina Falta cartelera para documentos Las fotocopias y transporte lo pagan directamente de su sueldo Solicitar por escrito consulta de dotacin de la secretaria de la personera Se requiere ms apoyo humano para las actividades propias de la Personera.

5. Accin tomada:

PARTE 3 VERIFICACIN 6. La accin tomada fue eficaz? S No 7. Si no fue eficaz diga la razn:

8. Firma del responsable del proceso:

9. Fecha:

VI. FORMATO PARA REGISTRAR FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

PROCESO O DEPENDENCIA: Personera Municipal RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa FECHA: Junio 30 de 2011.

FORTALEZAS:

Le dan un cambio positivo a la Personera Municipal, en su planta fsica y administrativa Esta el consultorio Jurdico de las Universidades Imagen Institucional Depura de las funciones propias de la personera direccionando a la comunidad Se ha dado mejor atencin al usuario, rpida eficiente y pronta Hacen copias de seguridad

OPORTUNIDADES DE MEJORA: Contar con los elementos que necesita la personera para mejorar el servicio Crear el centro de conciliaciones ya que sera de gran apoyo para el municipio y es un servicio gratuito para toda la comunidad Contar con un vehculo y cmara fotogrfica Cambiar una silla que est deteriorada en la oficina Crear el cargo se sustanciador en la oficina

VII. FORMATO PARA EL REGISTRO DEL ACTA DE LA REUNIN DE CIERRE

PROCESO O DEPENDENCIA: Personera Municipal RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa

Fecha: Junio 30 de 2011 Hora de inicio y de terminacin: 9:00 a.m 10:00 a.m Lugar: Personera Municipal

1. Agradecimientos Se agradeci al dueo del proceso y a los funcionarios de la dependencia auditada por la disponibilidad de los recursos fsicos y logsticos que fueron solicitados para realizar el trabajo y por la puntualidad y disposicin del personal que fue requerido en las evaluaciones que fueron realizadas. 2. Asistencia. La reunin de cierre cont con la asistencia de los siguientes funcionarios: Por parte de la dependencia auditada: Policarpo Gonzlez Gmez Olga Lucia Pineda Medina Por parte del Equipo de Auditora: Esther Adriana Daz Ossa Luz Angela Torres Mora 3. Hallazgos significativos El auditor principal present los hallazgos ms representativos de todo lo encontrado 4. Acciones correctivas El responsable del proceso enviar el Plan de Acciones Correctivas y Preventivas al Auditor Principal el da15 de 06 de 2011 segn formato que se anexa al presente documento. 5. Informe de la auditora Finalmente se inform que se proceder a la entrega del informe final de la auditora al rea el da 15 de junio de 2011.

_____________________________ Auditor Principal.

____________________ Jefe Proceso auditado

VIII. FORMATO PARA CONTROLAR EL REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNIN DE CIERRE DE LA AUDITORIA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personera Municipal RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa

Nombres y Apellidos

Documento de Identidad

Cargo

Firmas

Policarpo Gonzlez Gmez

80.351.050

Personero

Olga Lucia Pineda Medina

20.983.559

Secretaria

______________________________________________________________________ Auditor interno : Esther Adriana Diaz Ossa Fecha : Junio 30 de 2011

X. FORMATO PARA LA EVALUACIN DE LA AUDITORIA INTERNA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personera Municipal RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa EQUIPO DE LA AUDITORIA: Esther Adriana Daz Ossa Calificacin PLANEACIN DEL TRABAJO 5 4 3 Los objetivos, alcance y programa de la auditora fueron entendidos y X acordados antes de iniciarla El enfoque para la auditora fue comunicado efectivamente X La auditora se detall en un cronograma y con tiempos apropiados X Total planeacin del trabajo EJECUCIN DEL TRABAJO 5 4 3 Se notific suficientemente sobre el trabajo requerido por los auditores X La auditora fue realizada eficiente y eficazmente en un tiempo adecuado X La auditora interna sigui el trabajo fundamentado en la oportunidad y el X valor agregado El acuerdo sobre objetivos y alcance se logr X La interrupcin de las actividades diarias fue minimizada tanto como fue X posible durante la auditora Se realizaron las reuniones de apertura y cierre de la auditora y fueron X ellas claras y necesarias Total ejecucin del trabajo RESULTADOS 5 4 3 Los hallazgos fueron comunicados a un nivel apropiado de una manera X oportuna Las recomendaciones son significativas, relevantes y son fuentes tiles de informacin Los informes fueron publicados en una manera oportuna TOTAL RESULTADOS DEL TRABAJO EN GENERAL 5 4 3 Cul es su evaluacin global del desempeo de la Auditora Interna? La Auditora Interna realizada encaj con sus exigencias y expectativas? Usted cree que la Auditora Interna es una funcin valiosa en esta X Empresa? TOTAL GENERAL DEL TRABAJO Comentarios: (Diligenciado por el responsable del proceso o dependencia)

Conclusiones: (Diligenciado por la dependencia encargada de la auditora)

XI. FORMATO PARA LA REDACCIN Y PRESENTACIN DEL RESULTADO FINAL DE LA AUDITORIA INTERNA

NOMBRE DE LA EMPRESA: Personera Municipal PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personera RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo Gonzlez Gmez AUDITOR PRINCIPAL: Esther Adriana Daz Ossa

REQUISITOS

EVIDENCIAS

HALLAZGOS

Observacin de la secretaria Audita

Falta equipo fotogrfico para la visitas. La impresora no es la adecuada Falta vehculo para desplazarse a las respectivas visitas del municipio Faltan suministros necesarios para la oficina Falta recursos para viticos para el personero Los equipos no tienen licencias No tienen implementos de aseo y cafetera Los equipos no estn plaqueteados No se realiza mantenimiento en el exterior de la oficina Falta cartelera para documentos Las fotocopias y transporte lo pagan directamente de su sueldo Solicitar por escrito consulta de dotacin de la secretaria de la personera Se requiere ms apoyo humano para las actividades propias de la Personera.