GESTIN DEL CONOCIMIENTO

ENFOQUE EMPRESARIAL CON MIRAS A FUTURO

POR: HERNN LPEZ DECANO DE CIENCIAS EMPRESARIAL Universidad de Los Hemisferios

CONOCIMIENTO: EL MS IMPORTANTE DE LOS ACTIVOS

Toda empresa busca el xito, cualquiera sea su definicin. Siendo rigurosos, ese xito consiste en cumplir con las expectativas de cada uno de los grupos de inters que estn detrs de cada empresa: accionistas, empleados, trabajadores, medio ambiente, gobierno, entre otros. Todos desean que las organizaciones cumplan el fin ltimo para el que fueron creadas. En esta bsqueda, se disean estrategias, de diversa ndole, que persiguen alcanzar las metas deseadas. Hasta hace poco tiempo, los esfuerzos se haban centrado en mejorar el rendimiento de los activos fsicos (inventarios, instalaciones, maquinarias), y en conseguir acceso a capital para incrementar, en muchos casos, esa base de activos. Sin embargo, es evidente que un crecimiento sostenible de largo plazo resulta incompatible con esta poltica puesto que no representa una ventaja competitiva. Es por eso que, en la actualidad, cada vez ms empresas buscan crecer a travs de la utilizacin de un potencial formidable que existe en todas y cada una de las organizaciones: los activos intangibles y, entre ellos y de forma especial, el conocimiento. De acuerdo a estudios del Brookings Institute de Estados Unidos, en 1982 los activos tangibles representaban el 62% del valor de mercado de las organizaciones. Para 1992, el valor de estos activos se redujeron al 38% y, estudios ms recientes, muestran que esa reduccin puede acercarse al 10% (1). Ms all de la exactitud de estas cifras y lo discutible que puedan ser, es evidente que marcan una tendencia, ante lo que surge una pregunta obvia: Por qu seguir utilizando indicadores puramente financieros para dirigir y tomar decisiones si stos se refieren a activos que representan un porcentaje cada vez menor del valor de la empresa? El cuadro adjunto, que relaciona valor de mercado y activos tangibles e intangibles, es una representacin grfica de lo sealado.

Si bien es cierto que los activos intangibles tradicionalmente se han centrado en marcas, patentes y similares, en los ltimos aos el conocimiento ha sido objeto de profundos estudios que permiten afirmar que ste representa un porcentaje importante del valor de la empresa y que una adecuada gestin permitir obtener ptimos resultados empresariales. La Gestin del Conocimiento, o Knowledge Management es el propsito de este breve artculo.

CONOCIMIENTO Qu es el conocimiento? Hay varias acepciones de este concepto, desde el de la Real Academia Espaola de la Lengua, que lo define como entendimiento, inteligencia, razn natural (2), hasta el de Peter Drucker, quien lo define como "datos dotados de relevancia y sentido(3). Lo cierto es que pueden encontrarse tantas definiciones como autores se consulten, pero se puede afirmar, sin temor a equivocarse, que el conocimiento puede ser visto como la evolucin natural de los conceptos de datos e informacin y, como dice Drucker, dichos datos deben estar dotados de relevancia y sentido para ser considerados conocimiento. Partiremos del siguiente anlisis. Un dato no es ms que un punto en el tiempo o en el espacio y que, sin un adecuado marco referencial, no dice absolutamente nada. Es, en definitiva, como una frase o evento citado fuera de contexto. Por ejemplo, los nmeros 100 y 5 son simplemente datos que, si bien podran decir algo, aislados no significan nada. Muchas organizaciones tienen en la actualidad enormes bases de datos que, solamente si estn enmarcadas en un contexto e interrelacionadas, puede decirse que constituyen una fuente de informacin. Informacin es, simplemente, la comprensin de las relaciones existentes entre diferentes datos. En el ejemplo anterior, si decimos que 100 representa el nivel de ventas de un comercio y 5 la tasa de crecimiento anual de esas ventas, tenemos informacin. Siendo la informacin un trmino general, podemos transformarla en conocimiento, bajo determinadas condiciones. Cuando la informacin se encuentra en condiciones adecuadas para propagarse, la llamamos conocimiento. O, dicho en otras palabras, la informacin asimilada se transforma en conocimiento. Esto da la posibilidad, interesantsima desde luego, de comprender las tendencias que el conocimiento puede tener y utilizar lo conocido para actuar en el futuro. En nuestro ejemplo, sabemos que la tasa de crecimiento de las ventas es del 5%; ese conocimiento nos es til para decidir que medidas tomar para incrementar lo vendido en el futuro. Es por dems evidente indicar que la informacin se transforma en conocimiento por la accin de las personas. Una representacin grfica de este fenmeno, lo encontramos en el llamado Embudo del Conocimiento (4).

El grfico anterior demuestra lo dinmico del conocimiento y como ste fluye constantemente a travs de la organizacin. Las personas, quienes en ltimo trmino dan vida a la empresa, a travs de la utilizacin inteligente y estructurada del conocimiento, pueden crear nuevos productos o servicios y nuevos procesos. En la era en que todo cambia, una adecuada relacin entre conocimiento y cambio implica necesariamente una mejora para la empresa en su conjunto. A esta relacin se la llama Gestin del Conocimiento. LA GESTION DEL CONOCIMIENTO Es un hecho sin discusin que el conocimiento est en las personas; pero realmente lo que se requiere es que ste est en la empresa. El conocimiento de las personas, a veces llamado por algunos autores conocimiento tcito, est en su interior, lo llevan con ellas y lo adquieren a travs de diversos mecanismos: creatividad, experiencia, creencias, inteligencia emocional, valores, intuicin, know how. Se requiere entonces, transformar ese conocimiento tcito, en conocimiento explcito, a travs de procesos, planes, polticas, etc. En definitiva, el conocimiento de las personas debe transferirse a la empresa y quedar a disposicin de sta. Si la persona decide dejar la organizacin, se lleva con ella su conocimiento, pero ste queda tambin en la empresa.

Los conocimientos de las personas que se deben transferir a la empresa.

Desde este punto de vista, la gestin del conocimiento tiene que ser un mecanismo continuo y tiene que ver fundamentalmente con los procesos de la comunicacin y divulgacin. Es un factor trascendental entonces, que las personas comprendan que es clave que entiendan lo que ellas saben, lo que otros en la organizacin necesitan saber y el porqu es necesario que este contenido sea compartido con el resto. Mientras ms crtico sea un trabajo para la empresa, ms importante es que sea parte del proceso de Gestin del Conocimiento. Diversos y destacados autores han tratado la idea descrita en el prrafo precedente. Un caso ejemplificador es el del premio Nobel de Economa, Joseph Stiglitz (5), para quien el conocimiento y su gestin son armas poderossimas para crear sinergias dentro de un sistema. Si bien es cierto que Stiglitz aplica la idea en una base mucho ms amplia, cual es la de crear los fundamentos de una economa basada en el conocimiento, es tambin indudable que este concepto puede asimilarse perfectamente a una organizacin empresarial. Para Stiglitz, existen cuatro puntos bsicos a saber: Importancia del conocimiento como factor de crecimiento y progreso. Resulta clave educar a las personas en la idea de aprender a aprender. Las Universidades juegan un papel preponderante para que los profesionales entiendan a cabalidad este proceso (6).

Desarrollo de procesos de apropiacin social del conocimiento. El conocimiento se convierte as en un bien pblico (en el caso de la empresa en un bien comn), disponible para todos los estamentos. Capacidad de generar procesos dinmicos de aprendizaje. Se busca crear competencias en las personas que les permitan actuar de manera exitosa. Gestin estratgica del conocimiento, con el objetivo de orientar los esfuerzos para capturar y generar conocimiento. Deben destacarse dos puntos cruciales para llevar adelante el esquema propuesto. Por un lado, se debe reconocer que todo conocimiento es importante, pero tambin hay que estar conscientes de que la preocupacin fundamental se centra en el conocimiento que crea valor para la organizacin, es decir, aquel que est referido a dominios, procesos, normativas, competencias, tecnologa y planes, en un modelo de gestin plenamente integrado con las estrategias de la empresa. Otro aspecto de no menor importancia dentro del esquema sealado, es la actitud de las personas ante esta nueva forma de mirar lo que ellos saben. Por una parte, resulta fundamental que cada uno de los involucrados en el proceso, y deben estar involucradas, si es posible, todas las personas, entienda que el conocimiento que cada individuo tiene es de propiedad compartida. La empresa ha invertido en la capacitacin formal o informal de la persona, y le ha confiado conocimientos para un desarrollo eficiente de su trabajo. En el caso de los conocimientos previos, estos seguramente fueron un factor determinante en la contratacin. Por otra parte, las personas deben estar seguras de que su propio desarrollo profesional, en parte importante definido por su acumulacin de conocimiento, depende fundamentalmente del desarrollo de la empresa en su conjunto. Por lo que es fundamental que las personas estn siempre conscientes de una propiedad nica del conocimiento, que es que el conocimiento no se acaba o disminuye cuando se transfiere o comparte! De ah que pueda definirse la Gestin del Conocimiento como un proceso en que la gente se rene para compartir experiencias, para aprender unos de otros y para trabajar ms efectivamente en lograr sus metas y objetivos laborales y personales. En otras palabras, compartir conocimiento, crea una situacin gana gana al interior de la organizacin.

BENEFICIOS DE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO Los beneficios que una adecuada gestin del conocimiento puede aportar a cualquier empresa, son variados y de diversa ndole. Sin embargo, podemos describir algunos, aplicables a cualquier organizacin: Reducir la dependencia, a veces excesiva, del conocimiento tcito. Minimizar la prdida de capital intelectual: en la medida que las personas sientan que estn aprendiendo, se sentirn inclinadas a compartir. Estimular la creatividad y la innovacin: cada persona se sentir motivada a aplicar conocimientos nuevos en su labor. Brindar mayor flexibilidad a la estructura: se facilitan ascensos, reemplazos, etc. Las personas tendrn una gua sobre lo que deben saber si afrontan una nueva responsabilidad en la organizacin.

Aumentar la capacidad de respuesta al cambio, incidentes y potenciales problemas: una organizacin que sabe indudablemente tiene una capacidad de reaccin muy superior. Mejorar la calidad y la eficiencia de la gestin: no se desperdician recursos (tiempo!) en averiguar como se hacen las cosas. Mejorar la vinculacin con los grupos de inters externos a la empresa: se comparte lo que debe compartirse. Facilitar el aprendizaje organizacional: la organizacin se transforma en una organizacin que ensea y aprende.

El alcance de este artculo no permite resear como llevar adelante una implementacin de este esquema en una empresa y es simplemente un apretado resumen de este apasionante tema. Ms detalles pueden darse en una entrega posterior. Para finalizar, no podemos olvidar que mejorar la gestin del conocimiento supone para la empresa el obtener importantes beneficios, y que la gran mayora de los autores coincide en sealar que esos beneficios pueden multiplicarse de una manera dramtica. En los aos venideros el conocimiento habr de ser uno de los pocos caminos, sino el nico, para mantener la competitividad de la organizacin.

NOTAS (1) Brookings Papers on Economic Activity 2002. Macroeconomics U.S. Economy George Perry and William Brainard. Brooking Institution Press 2003 (2) Diccionario de la Lengua Espaola, Real Academia de la Lengua, Vigsima segunda edicin. (3) Citado por Ricardo Gay en Gestin del Conocimiento, Nuevas Disciplinas de la Empresa, Febrero 2004. (4) Elaboracin: Juan Carlos Lpez, Combanc, Santiago de Chile y el autor. (5) La Universidad de Los Hemisferios ha incluido entre sus lneas de investigacin la de la gestin del Conocimiento, para formar a sus estudiantes y compartir experiencias con docentes dentro de este concepto. (6) Stiglitz Joseph, Towards a New Paradigm for Development: Strategies, Policies and Process, World Bank, Prebish Lecture, October 1998. Citado por CEPAL Serie manuals.