LIMESURVEY, LA PLATAFORMA DE ENCUESTAS EN LNEA

Patricia Araya Escuela de Ingeniera en Computacin Instituto Tecnolgico de Costa Rica, Sede Central +506 2550-2069 paraya@gmail.com
Carlos Juan Martn Prez Escuela de Informtica Facultad de Ciencias Exactas y Naturales Universidad Nacional de Costa Rica Heredia, Costa Rica +506.22773994 cmartin@una.ac.cr

Resumen
En esta ponencia se pretende hacer una introduccin a la utilizacin de la Plataforma Web para la realizacin de encuestas LimeSurvey. Se cubrir cmo acceder a la plataforma, autenticacin de usuarios, administracin de las encuestas, creacin de encuestas, diseo de la encuesta, realizacin de preguntas condicionadas o ramificacin, administracin de la encuesta, administracin de la poblacin encuestada, acceso de las personas a la encuesta, realizacin del anlisis de resultados de la encuesta, aplicacin de filtros y estadsticas y por ltimo cmo cerrar una encuesta. Palabras clave Software Libre, LimeSurvey, encuestas, plataforma web.

INTRODUCCIN
LimeSurvey es una plataforma web software libre1 (licencia GNU/GPL v2 o posterior) para la realizacin de todo un proceso de encuestado. Es perfectamente posible que todo el software necesario para lograr el funcionamiento de esta herramienta sea software libre igualmente, garantizando as la sostenibilidad econmica y tcnica de su esfuerzo, por tanto le sugerimos vehementemente que evale esta opcin: sistema operativo GNU/Linux, servidor web Apache2 con soporte de PHP v5, base de datos MySQL o PostgreSQL. La direccin web de referencia de LimeSurvey es http://www.limesurvey.org. Esta plataforma est siendo utilizada en nuestro contexto por las cuatro universidades pblicas (UCR, ITCR, UNED y UNA), as como por la Oficina de Planificacin de la Educacin Superior (OPES) del Consejo Nacional de Rectores CONARE y est siendo evaluada como herramienta base por el Sistema Nacional de Acreditacin de la Educacin Superior, SINAES. A nivel internacional, y siempre en el mbito educativo, el Consejo Superior Universitario Centroamericano, CSUCA, tambin utiliza la plataforma para varios de sus subsistemas (principalmente el Sistema Centroamericano de Armonizacin de la Educacin Superior, SICEVAES y Sistema Centroamericano de Investigacin y Postgrados, SICAR).

1 http://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre

1. ACCESO INICIAL
Para acceder a la plataforma slo debe utilizar un navegador de internet 2 y en la barra de direccin digitar la direccin donde se haya instalado la plataforma. Se podr visualizar una lista de encuestas que hayan sido publicadas con la opcin de ser mostradas al pblico (ver captulo 8). En la misma direccin, pero digitando adicionalmente /admin los/as usuarios/as con privilegios de administracin y/o consulta pulsarn para acceder a la pantalla de autenticacin para poder pasar a la gestin de las encuestas.

2. AUTENTICACIN
Una vez autenticada, la persona administradora acceder a las funciones de diseo y gestin de las encuestas. Para que los resultados de la encuesta sean fidedignos es muy importante que se maneje el usuario y contrasea con la prudencia habitual de cualquier servicio en lnea a travs de internet. Si se tuviera cualquier sospecha de uso no debido del acceso a la plataforma, el/la usuario/a puede cambiar su propia contrasea.

3. ADMINISTRACIN DE ENCUESTAS
Creacin

Grupo de preguntas Diseo de preguntas

Activacin

Encuesta abierta?

No
Definicin de poblacin encuestada

Respuesta

Revisin de resultados

Expiracin Ilustracin 1: Esquema general de actividades

2 Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari, etc.

Antes de pasar a describir en detalle las funciones de gestin de la encuesta, podemos esquematizar el trabajo global que ser realizado sobre la plataforma en la siguiente ilustracin. Como puede apreciarse, el trabajo de encuestar a travs de la plataforma es muy simple, lo que permitir enfocar el esfuerzo en la tarea ms complicada intelectualmente y a la vez ms til de todo el proceso: el anlisis de los resultados y la toma de decisiones.

4. OPCIONES COMUNES Y CREACIN DE UNA ENCUESTA

En la pantalla principal se podrn realizar operaciones bsicas como: 1. Volver a la pantalla de inicio: vuelve a esta pantalla desde cualquier lugar. 2. Crear/Editar usuarios: mostrar un listado de los usuarios de la plataforma y sus correos electrnicos, pudiendo actualizar los datos del usuario propio. 3. Crear/Editar grupos de usuarios: permite visualizar el grupo de usuarios al que el usuario pertenece. Es posible que existan varios usuarios pertenecientes al mismo grupo y cada uno tenga asignadas diferentes o las mismas tareas. La plataforma proporciona la utilidad de enviar un correo electrnico a todos los usuarios pertenecientes al grupo. 4. Opciones del sistema: podr ajustarse el idioma con el que se desea visualizar la plataforma y ver algunas estadsticas bsicas sobre la misma. 5. Listado de encuestas: mostrar un listado de las encuestas relativas a este usuario, su fecha de creacin y estado. Pulsando sobre el nombre de cada encuesta podremos acceder a la administracin propia a esa encuesta. 6. Editor de etiquetas flexibles: pantalla de creacin de conjuntos de opciones/respuestas predefinidas (etiquetas flexibles). En el captulo 5.5. est descrita esta utilidad en detalle. 7. Editor de plantillas: la encuesta puede ser mostrada segn diferentes estilos visuales (colores, bordes de cuadros, tipos de letra, etc.). LimeSurvey ofrece varios estilos, sin embargo es posible crear estilos propios para adaptarse al tipo de encuesta o bien a la imagen de su institucin o empresa. El uso de este editor est explicado en el captulo 12. 8. Lista de seleccin de encuesta: seleccionando cualquiera de las encuestas desplegadas se redirigir a la pgina de administracin de dicha encuesta. 9. Creacin de nueva encuesta: abre el formulario que es necesario completar para la creacin de una nueva encuesta. 10. Salida: cierra la sesin de trabajo. 11. Ayuda en lnea: abre un recuadro con la ayuda al respecto de la pantalla que se est visualizando. En cuanto a la creacin de una encuesta (botn ), son varios los campos que precisan ser rellenados, y aunque slo el ttulo es imprescindible, es muy importante prestar atencin a todas las posibilidades que LimeSurvey le ofrece. Las principales son: Ttulo: denominacin corta de la encuesta. Descripcin: frase o prrafo que describa la encuesta con exactitud. Bienvenida: Saludo de cortesa e instrucciones generales para la realizacin del cuestionario a la persona encuestada. Administrador, correo y fax del administrador: nombre completo, correo electrnico y fax de contacto con la persona que administra la encuesta. Formato: tipo de planteamiento del cuestionario a la persona encuestada, Pregunta por pregunta: se cambiar de pantalla por cada pregunta del cuestionario. Aconsejable slo en encuestas con muy pocas preguntas. Grupo por grupo: se presentarn todas las preguntas pertenecientes al mismo grupo en cada pantalla. Es el formato ms habitual. Todos en uno: todas las preguntas se mostrarn en una sola pantalla. No es aconsejable tampoco en encuestas largas.

Plantilla: aspecto grfico que tendr la encuesta (colores, bordes, etc.) Permitir guardar: permitir la opcin guardar las respuestas hechas en un cuestionario si haber concluido totalmente el mismo. Mostrar botn anterior: antes de concluir con la encuesta, permite retroceder a la persona encuestada a las preguntas respondidas anteriormente para corregir alguna respuesta dada. Notificacin al administrador: cuando una persona encuestada concluye el cuestionario puede envirsele o no un correo al administrador, pudiendo ser un correo simple o un correo que incluya todas las respuestas dadas. Annimo: en el caso de no ser annima la encuesta, es posible identificar las respuestas de cada persona e incluso modificarlas. Permitir inscripcin pblica: si desea realizarse una encuesta abierta al pblico donde la persona rellene un formulario (nombre, apellidos y correo electrnico) para que, tras completarlo, se le enve por correo la invitacin para participar en la encuesta y quede registro de su participacin. Atributos de los tokens: campos adicionales para la descripcin de las personas encuestadas (departamento, etc.). Pueden utilizarse estos valores en cualquier texto de la encuesta (ttulos, respuestas, etc.) Marcar fecha: se guardar fecha y hora del envo de cada respuesta a la encuesta. Guardar URL e IP: informacin de ubicacin de la persona encuestada. Idioma por omisin: primer lenguaje en el que se mostrar la encuesta. Expiracin y fecha: si se tiene fecha de caducidad predefinida. Redireccin (URL, descripcin y carga automtica): tras la conclusin de la encuesta, enva a la persona encuestada a una pgina web de inters, pudiendo hacer sto automticamente o bien slo mostrar un enlace.

5. DISEO DE LA ENCUESTA
Una vez seleccionada la encuesta deseada, podemos observar que aparece una nueva barra de herramientas, describimos a continuacin cada una de las utilidades numeradas: 1. Activacin/desactivacin de la encuesta: este botn presenta dos grficos, un cuadrado rojo y un tringulo verde, cada uno representando los estados posibles en los que puede encontrarse la encuesta: a) No activado: se permite la edicin de las preguntas de la encuesta pero nadie puede responder al cuestionario. Es el estado inicial de la encuesta. b) Activado: puede procederse a la contestacin del cuestionario. La adicin o borrado de grupos de preguntas, preguntas, as como las respuestas posibles en preguntas con varias opciones estar bloqueada. c) Expirada: en el caso de que en la encuesta se est definida una fecha de expiracin y sta se haya alcanzado, el botn de estado tendr la imagen a la derecha. El captulo 11 explica sto detenidamente. 2. Opciones de seguridad: permite definir qu usuarios/grupos de usuarios de la plataforma tendrn acceso al cuestionario pudindoseles otorgar los siguientes permisos: a) Editar las propiedades del cuestionario: permitir cambiar los parmetros con los que la encuesta fue creada as como definir reglas de evaluacin. b) Definir las preguntas: podr crear grupos y preguntas, as como modificar o cambiar el orden de las ya existentes. c) Examinar las respuestas: habilitar el acceso para consultar los resultados de la encuesta y obtener reportes estadsticos. Tambin podr utilizar la aplicacin de entrada de datos directa del cuestionario as como visualizar la poblacin encuestada, no pudiendo realizar ninguna operacin sobre dicha poblacin. d) Exportar: permitir hacer uso de la exportacin del cuestionario, sus grupos y preguntas as como de la poblacin encuestada si la hubiere. En conjuncin con el permiso de examen de respuestas, podr exportar los resultados de la encuesta a

los distintos formatos disponibles. e) Eliminar encuesta: permitir al usuario eliminar la encuesta. f) Activar Encuesta: posibilitar al usuario la capacidad de activacin y desactivacin de la encuesta, as como la administracin de la poblacin encuestada (importacin, envo de invitacin-recordatorio, etc.). Si se aade un usuario sin marcar ninguno de los permisos anteriores, nicamente podr probar el cuestionario y obtener la versin imprimible del mismo. 3. Prueba de la encuesta: una operacin fundamental para poder proceder a la puesta a disposicin de la encuesta bien al pblico como a la poblacin encuestada es poder probar el cuestionario y as validar las preguntas y grupos con la imagen final que ver la persona encuestada. 4. Entrada de datos: en el caso de encuestas que hayan sido realizadas por otro medio distinto del de internet (va telefnica, fax, por escrito, etc.), es necesario contar con la posibilidad de introduccin de los instrumentos ya completados. Esta pantalla permite la digitacin de las respuestas de un modo ms gil pues no tiene cambios de pantalla y puede utilizarse nicamente con el teclado, sin embargo no se realiza hasta el final la comprobacin de respuesta de las preguntas obligatorias, as como tampoco se validar que las preguntas cuya aparicin est condicionada a la respuesta de otra pregunta no deban ser respondidas, por lo que la persona que realice la digitacin deber estar informada al respecto, aunque se muestren las condiciones para que una pregunta deba ser contestada. Ms adelante describiremos otras opciones para cargar cuestionarios. 5. Formato de impresin: una vez diseada la encuesta, podemos utilizar esta pantalla para imprimir el instrumento, a fin de que ste pueda ser completado por otros medios. sto agiliza el tedioso proceso que supone editar el instrumento en una herramienta de edicin de texto genrica. 6. Modificacin de parmetros de la encuesta: una vez creada la encuesta es posible cambiar todos los atributos con los que originalmente fue creada (siempre y cuando este en modo inactivo) as como aadir nuevos idiomas a la encuesta. Si una encuesta est definida en ms de un idioma, la segunda pantalla permitir definir ttulo, descripcin, bienvenida y los textos de correos de invitacin, recordatorio, etc. en cada idioma pulsando la respectiva etiqueta. 7. Eliminacin de encuesta: presenta la pantalla para eliminar la encuesta. 8. Cambiar orden de grupos: las encuestas habitualmente se dividen en grupos de preguntas y esta pantalla permite intercambiar la posicin de dichas secciones. 9. Exportacin de cuestionario: enviar un archivo que contiene todo el cuestionario (atributos, grupos, preguntas y conjuntos de etiquetas flexibles utilizados) para poder copiarlo y usarlo posteriormente. La opcin de importacin de una encuesta previamente exportada se encuentra al final de la pantalla de creacin de una nueva encuesta. Esta opcin de exportacin/importacin estar disponible tambin para cada grupo o pregunta individualmente. 10.Definicin de reglas de evaluacin: permite establecer reglas de evaluacin sobre las respuestas al cuestionario, mostrando al encuestado informacin particularizada segn la sumatoria de las respuestas. Esta caracterstica es explicada en detalle en el captulo 9 11.Seleccin de grupos de preguntas: al escoger uno de los grupos ya definidos tendremos acceso a cada una de sus preguntas. Debe existir al menos un grupo de preguntas. 12.Agregar un grupo de preguntas: permite la definicin de un nuevo grupo y aadir a l las preguntas que se desee. 13.Controles de pantalla: de izquierda a derecha, ocultan los detalles de la encuesta, los muestra o bien cierra esta pantalla de edicin de encuestas volviendo a la pantalla inicial.

Una vez descritos los controles bsicos de gestin de un cuestionario, podemos proceder a la descripcin del proceso de creacin y modificacin de las preguntas de una encuesta, para lo cual debemos usar los controles 6 o 7 mencionados anteriormente. En el caso de la creacin de un nuevo grupo, se solicitar un ttulo y una descripcin del mismo y seguidamente aparecer la barra de herramientas de diseo de grupos. 1. Modificacin de propiedades del grupo: permite modificar el ttulo y la descripcin del grupo. 2. Borrar grupo: elimina el grupo seleccionado. ATENCIN: esta accin elimina todas las preguntas que estn contenidas en el grupo que se borre. 3. Cambiar orden de las preguntas: permite cambiar el orden de las preguntas contenidas dentro de un mismo grupo. 4. Exportacin de grupo: permite exportar todas las preguntas de este grupo. 5. Seleccin de preguntas: escoge una de las preguntas ya creadas para su edicin. 6. Nueva pregunta: crea una nueva pregunta. Al igual que en el caso de la creacin/modificacin de grupos, la opcin de creacin presentar un formulario para introducir los datos de la pregunta, tras el cual aparecer una nueva barra de herramientas, la misma que aparece con la opcin de seleccin. El formulario de definicin de las preguntas es el siguiente: A continuacin describiremos brevemente la intencin de cada uno de los campos del formulario: Cdigo: secuencia de letras y nmeros que identificar y distinguir a esta pregunta de las dems. Se aconseja seguir una nomenclatura con cierta lgica, por ejemplo, si los grupos de preguntas se denominan A,B,C..., las preguntas del grupo A se codificarn correlativamente como a1, a2, a3... Pregunta: ttulo o definicin de la pregunta, no tiene un tamao mximo y puede decorarse utilizando cdigo html3, incluso agregar imgenes. Ayuda: texto adicional para la orientacin de la persona encuestada a la hora de responder a esta pregunta. Tipo: La plataforma de encuestas tiene muchos tipos de preguntas a disposicin del usuario, y cada tipo tendr unos requisitos determinados. Ms adelante vamos a describir en detalle cada uno de ellos. Validacin: slo en los casos donde las respuestas son textos libres, adems de la restriccin normal en el tipo de pregunta de entrada numrica, es posible restringir lo introducido por la persona encuestada siguiendo reglas4 definidas con expresiones regulares con la sintaxis del lenguaje PERL, que aunque ciertamente complejas de escribir, son extremadamente potentes. Obligatoriedad: si la pregunta es de respuesta obligada por parte de la persona encuestada debemos marcar S. Esto implicar que la persona no podr avanzar al siguiente grupo de preguntas o finalizar la encuesta hasta que no responda todas las preguntas obligatorias. Atributos: segn el tipo de pregunta, hay ciertas caractersticas visuales que pueden ajustarse, se describirn despus de ver los tipos de preguntas disponibles para una mejor comprensin. Hay tipos de preguntas donde no es necesario ms que seleccionar el tipo para concluir con la definicin de la pregunta, sin embargo la mayora requiere la especificacin de respuestas u opciones posibles para que el/la encuestado/a pueda elegir una o ms de ellas, dependiendo del tipo de pregunta. En los casos donde el tipo obligue a la definicin de respuestas posibles, aparecer un icono para poderlas agregar (si no es requerida tal accin dicho icono no aparecer). Detallamos a continuacin las opciones principales:
3 Ms informacin: http://es.wikibooks.org/wiki/Lenguaje_HTML 4 Ms informacin: http://docs.limesurvey.org/tiki-index.php?page=Perl+Regex+expressions

1. Modificar pregunta: permite cambiar las caractersticas principales de la pregunta (cdigo, ttulo, etc.) 2. Borrar pregunta: hace lo propio con la pregunta seleccionada, incluyendo las respuestas, atributos y condiciones que estn establecidos sobre ella. 3. Exportar pregunta: enva un archivo con la definicin de la pregunta para poder ser importada posteriormente. 4. Copiar pregunta: crea una copia idntica de esta pregunta, lo cual es muy til cuando tenemos preguntas de similar morfologa, donde apenas cambiar el cdigo, ttulo y ayuda. 5. Condicionamiento: sta es una de las caractersticas ms potentes que presenta este sistema, permite condicionar la aparicin de esta pregunta a la/s respuesta/s que se hayan realizado en preguntas anteriores. Describiremos en detalle esta opcin y sus posibilidades en el apartado 5.1. 6. Previsualizacin: muestra en una ventana separada cmo ser presentada la pregunta. 7. Modificar/agregar respuestas: abrir un formulario para la definicin de las respuestas posibles a la pregunta (slo aparecer esta opcin en los tipos de pregunta que no son textos sencillos). 8. En cuanto a tipos de preguntas hay muchos y variados, a continuacin vamos a mostrar los principales tipos de preguntas que se encuentran disponibles en la plataforma de encuestas. Cada uno de ellos tiene diferentes caractersticas y atributos para poderlos adaptar a nuestras necesidades. Matrices Opcin nica Opcin mltiple Textos Otros 5.1. PREGUNTAS CONDICIONADAS O RAMIFICACIN Tal como mencionamos anteriormente, la posibilidad de condicionar la aparicin de una o varias preguntas a la/s respuesta/s que se hayan realizado en preguntas anteriores (ramificacin o branching) permite realizar con total fiabilidad encuestas que tienen preguntas interrelacionadas, pues el sistema en lnea slo presentar las preguntas condicionadas cuando efectivamente se cumplan la condiciones impuestas. Existen de hecho graves inconsistencias cuando las encuestas son rellenadas en formato papel y se tiene este tipo de preguntas, pues en abundantes ocasiones las personas encuestadas no respetan los criterios definidos para contestar o no una pregunta y desafortunadamente estos errores se detectan cuando se van a digitar las respuestas en un sistema, provocando grandes dilemas imposibles de resolver con certeza en ese momento: se equivoc al responder una pregunta condicionada? se equivoc en la pregunta que era origen de la condicin?, y si un cuestionario tiene este problema, debe ser descartado por completo?, en caso de no descartarlo, asumiendo desde ese momento prdida de confianza en los resultados, cul de los errores debe ser enmendado?. Es por lo antedicho que es mucho ms recomendable el uso de la plataforma en lnea siempre que sto sea posible, pues garantizar la ausencia de este tipo de errores por parte de los encuestados, lo que brindar mayor confiabilidad en los anlisis posteriores.

6. ACTIVACIN DE LA ENCUESTA
Una vez diseado y probado el cuestionario se procede a la activacin de la encuesta. Tal y como se haba comentado anteriormente, las operaciones de aadido o eliminacin de grupos de preguntas, preguntas y las respuestas a preguntas con varias opciones estarn bloqueadas.

Sin embargo an se podr modificar el ttulo de los grupos de preguntas, el ttulo de las preguntas y el texto de las respuestas con el fin de corregir faltas ortogrficas, de sintaxis o incluso inconsistencias semnticas que suelen descubrirse una vez iniciado el proceso de encuesta gracias a la realimentacin de las personas encuestadas. Somos conscientes de que esta virtud puede ser utilizada para alterar los resultados de la encuesta, y aunque tales hechos sin duda no sucedern en nuestro contexto, es obligado advertirlo. Para activar el cuestionario se debe pulsar el tringulo verde pequeo del icono pasando dicho icono al siguiente estado: . ,

Ilustracin 2: Herramientas de encuestas activas

Establecimiento de reglas de evaluacin Revisin de resultados de cuestionarios ya enviados Revisin de respuestas guardadas pero an no enviadas Gestin de encuestados/as

7. ADMINISTRACIN DE POBLACIN ENCUESTADA

En este punto existen varias posibilidades en funcin de dos las opciones escogidas en la creacin de la encuesta: 1. Encuesta de participacin annima: a) S: no hay forma de establecer la relacin entre los datos de una persona encuestada y su respuesta al cuestionario. b) No: se guardarn las respuestas junto a la identificacin de quien responde el cuestionario. 2. Permitir inscripcin pblica: a) S: adems de las personas que sean definidas por la administracin de la encuesta para que participen en la encuesta, al acceder a la pgina de la encuesta se les mostrar un formulario para permitirles la suscripcin. b) No: en el caso de NO ser annima la encuesta, slo quienes hayan sido invitadas podrn responder la encuesta (pues debe poderse establecer quin respondi cada respuesta). Si fuese annima, queda a criterio de la administracin si ser a travs de invitaciones o no la respuesta a la encuesta. De las cuatro posibilidades antes descritas, la ms frecuente son las encuestas annimas sin inscripcin pblica y nicamente por invitacin, para garantizar que cada encuestado/a slo responda una vez a la encuesta. Sin embargo es muy importante poder contar con las dems opciones para distintas necesidades que puedan surgir. Pulsando el botn accederemos a la pantalla de administracin de los/as encuestados/as, debindose crear (si es la primera vez que pulsamos dicha herramienta desde la activacin de la encuesta) una tabla para almacenar los/as encuestados/as que definamos en la pantalla de administracin. podemos observar varias herramientas, que describimos a continuacin.

1. Regresar a la administracin de cuestionarios: abandona la presente pantalla para volver a la pantalla principal de la encuesta. 2. Mostrar informacin: presenta un resumen de los/as encuestados/as, de las contraseas asignadas y cuantos cuestionarios han sido completados, y adems las siguientes herramientas: a) Reiniciar en todos los encuestados el status de 'Invitacin enviada' a NO b) Borrar todas las contraseas c) Borrar todas los/as encuestados/as: dejar la tabla vaca. d) Borrar tabla de encuestados/as 3. Mostrar encuestados/as: saca el listado de encuestados/as existentes y su estado correspondiente. Ver descripcin de este listado en el numeral 12 de este esquema. 4. Agregar un/a encuestado/a nuevo/a: abre el formulario para aadir una nueva persona encuestada. Ninguno de los campos es obligatorio, ni siquiera la contrasea pues puede ser creada automticamente con la herramienta de generacin, sin embargo lo ms idneo es disponer al menos de nombre, apellidos y correo electrnico. El hecho de que la contrasea pueda ser especificada manualmente permite poner una palabra comn (desaconsejable si se desea tener privacidad de acceso) o bien contraseas iterativas (por ejemplo maesedu1, maesedu2...). Los idiomas disponibles en la lista de seleccin sern aquellos que fueron definidos en la creacin de la encuesta, permitiendo preseleccionar el idioma adecuado para cada encuestado/a, aunque es perfectamente posible especificar como primera pregunta una de tipo seleccin de idioma. Invitacin enviada y completada deben dejarse a N, salvo que se desee evitar que reciban invitaciones y recordatorios. Los campos atributo_1 y atributo_2 son aquellos que se definieron en la creacin de la encuesta, tal como se explic en su momento, la nica funcin que tienen es facilitar la clasificacin de la poblacin encuestada (podran ser categoras como departamento, escuela, facultad, etc.). 5. Importacin de CSV: esta es la forma ms sencilla de crear totalmente la poblacin que responder a la encuesta, y consiste en realizar el listado en una herramienta estndar de hoja de clculo (OpenOffice.org Calc, Microsoft Excel, etc.) teniendo en cuenta que: a) El formato en que se guarde debe ser CSV (valores separados por comas), no se permiten archivos '.ods' o '.xls'. b) El tipo de fichero CSV es el habitual: comas (,) como separador de campos y comillas dobles () como separador de textos. La codificacin de caracteres ser la denominada Unicode UTF-8. c) La primera fila (encabezamiento) ser descartada en la importacin. d) Las columnas de datos deben estar ordenadas tal como se indica: nombre, apellidos, correo electrnico, [contrasea], [atributo1], [atributo2] (las variables entre corchetes son opcionales). 6. Importacin mediante consulta LDAP: en el caso de que la poblacin encuestada se encuentre almacenada en un directorio de identidades institucional de tipo LDAP pueden definirse las consultas necesarias a dicho directorio para importar los datos. 7. Exportar encuestados/as a fichero CSV: permite grabar la tabla de encuestados/as a un archivo en el formato CSV antes descrito. 8. Enviar correos electrnicos de invitaciones: automticamente genera el envo de un correo electrnico a todos los registros que ya tengan contrasea generada, que no hayan completado el cuestionario y que an no hayan recibido dicha invitacin. 9. Enviar correos electrnicos de recordatorio: de similar forma a la anterior, enva un correo electrnico de recordatorio a aquellas personas que ya hubieran recibido la invitacin de participacin y an no hayan completado la encuesta. 10.Generar contraseas: asigna un nmero aleatorio como contrasea a todos

aquellos registros que no tengan definida una. 11.Borrar tabla de encuestados/as: hace lo propio, y salvo en casos excepcionales, esta opcin prcticamente no se utilizar. 12.Tabla de encuestados/as: la tabla de encuestados/as que se muestra tras pulsar el icono numerado como 3 presenta la siguiente informacin: a) Nombre, Apellidos, Correo electrnico e idioma por defecto. b) Si ya se le envi la invitacin y si ya complet el cuestionario (en caso afirmativo aparecer la fecha y hora que corresponda en cada caso) c) los valores que se hayan definido para los atributos 1 y 2 d) Acciones individuales sobre ese/a encuestado/a (botones): E: Editar los datos de el/la encuestado/a D: Borrar el/la encuestado/a S: Rellenar la encuesta como si fuera esa persona V: Ver respuestas de esta persona (slo en encuestas NO annimas) I/R: Enviar 1 Invitacin y 2 recordatorio

8. ACCESO DE LAS PERSONAS ENCUESTADAS

Lo ms habitual es que la persona que va a realizar la encuesta haya recibido automticamente un correo electrnico con el enlace adecuado para acceder a su propia encuesta. En este caso, tras pulsar el enlace, directamente se mostrar a la persona la pantalla de bienvenida e instrucciones para proceder a rellenar la encuesta. No obstante, es posible que se le haya comunicado a la persona su contrasea por otros medios (telfono, fax, carta postal, etc.). En tal caso, se ha preparado la pantalla principal de acceso al portal para mostrar las diferentes encuestas disponibles, debiendo la persona encuestada entonces seleccionar la encuesta de la categora que sea oportuna (ver Ilustracin 1). Tras escoger la encuesta deseada, inmediatamente se redirigir a la pantalla de autenticacin de la persona encuestada, donde deber introducir su contrasea para poder proceder a rellenar el cuestionario. Veamos a continuacin un ejemplo de lo mencionado:

9. ANLISIS DE RESULTADOS
La plataforma de evaluacin no pretende ser una herramienta muy potente en cuanto al anlisis y presentacin de estadsticas, sin embargo es suficiente para podernos ofrecer una visualizacin rpida de los resultados de la encuesta, incluso durante el proceso de encuestado. Para acceder a los resultados de la encuesta debemos pulsar el botn de la barra principal de herramientas de la encuesta recordando que slo est disponible la revisin de resultados mientras la encuesta est activa, independientemente de que la encuesta tuviera definida una fecha de expiracin. Tras hacerlo pasamos a la pantalla de examen de respuestas, existiendo a nuestra disposicin varias herramientas que comentamos de inmediato: 1. Mostrar todas contestaciones (todas o las ltimas 50): muestran una tabla de navegacin de las respuestas al cuestionario, bien desde la primera respuesta recibida o bien las ltimas 50 respectivamente. En dicha tabla, pulsando sobre el nmero de respuesta (campo id) podemos visualizar esa respuesta en concreto. La tabla presenta en su encabezado botones de navegacin que permiten seleccionar cuntas respuestas mostrar en cada pgina, etc. 2. Pantalla de introduccin de datos: es la misma herramienta de digitacin de datos, que la que se encuentra en la barra de administracin de la encuesta.

3. Filtrado y estadsticas: sin lugar a dudas sta es la opcin ms utilizada y la describiremos en detalle ms adelante, sirva adelantar que permitir seleccionar y graficar los resultados de la encuesta. 4. Exportacin e importacin: existen las siguientes herramientas de extraccin de los resultados obtenidos: a) Exportacin en formatos de aplicaciones ofimticas (formato CSV, OpenOffice.org, Microsoft Office, etc.): presentar un formulario donde podremos seleccionar el tipo de exportacin deseada, los datos que se desee exportar (inclusive los datos que se consideren oportunos de la persona que respondi si es que se defini la encuesta como NO annima) as como el formato de preguntas y respuestas. En este ltimo aspecto, si se desea hacer una exportacin para impresin y/o revisin visual, es mucho ms adecuado seleccionar cabeceras completas y respuestas completas. b) Exportacin para R y SPSS: genera un archivo idneo para estas herramientas de anlisis estadstico. c) Importacin de respuestas antiguas: cuando una encuesta es desactivada se crea una tabla de respaldo de las respuestas que pudieran haberse hecho. Con esta herramienta es posible recuperar las respuestas que se encuentran en dichas tablas. d) Exportacin e importacin en formato de Verificacin Vertical (VV): este formato de hoja de clculo tiene la estructura necesaria para la importacin posterior de los datos contenidos en l. sto permite exportar los resultados a OpenOffice.org Calc o Microsoft Excel, utilizar cualquiera de dichas herramientas para modificar los datos cmodamente y posteriormente importar los datos nuevamente a la plataforma. 5. Revisin de respuestas incompletas: permite visualizar las respuestas que han sido guardadas por las personas encuestadas pero que an no han sido enviadas, es decir, de cuestionarios donde la persona no finaliz la encuesta. 10.1. APLICACIN DE FILTRADO Y ESTADSTICAS

Al pulsar el botn de la aplicacin de estadsticas, el siguiente:

, se presentar un formulario como

Describimos las diferentes partes del formulario anterior: 1. Filtrado de respuestas por ID: slo se tomarn en cuenta las respuestas que cumplan que su ID (identificador) sea menor que, mayor que o igual que lo dispuesto en los cuadros de texto. 2. Filtrado de respuestas por Fecha: slo se tomarn en cuenta las respuestas que cumplan que la fecha de remisin de la encuesta cumpla la condicin impuesta. Atencin! el formato de las fechas es AO-MES-DIA (4 dgitos - 2 dgitos - dos dgitos). 3. Seleccin de preguntas a presentar y filtrado por respuestas: a) Al marcar los cuadros de seleccin, incluiremos esta pregunta en el reporte de resultados. Si queremos un reporte de todas las preguntas no es necesario chequear cada cuadro, sino que podemos usar la opcin nmero 4 de este mismo formulario. b) El altavoz sirve para mostrar el ttulo de la pregunta (que es ocultado para no sobrecargar excesivamente la pantalla con texto, pues en ocasiones es excesivamente largo), bien al pulsar en l (aparecer un mensaje con el texto completo) o al poner el ratn encima (se mostrar un extracto del ttulo). c) Respuestas posibles: al marcar una o varias de las opciones posibles de respuesta de una pregunta, los resultados que se mostrarn sern los de aquellas encuestas que cumplan con esa condicin, permitiendo as evaluacin cruzada de

preguntas, por ejemplo: las personas que respondieron X en la pregunta A e Y en la pregunta B, etc., respondieron Z en un WW% en la pregunta C.. En el caso de las preguntas de texto, se muestra un cuadro donde introducir palabras relevantes para el filtrado por respuestas que las contengan. 4. Resumen de todos los campos disponibles: en el reporte de resultados se incluirn todas las preguntas, se hayan marcado o no uno o varios cuadros de inclusin. 5. Filtrar respuestas incompletas: en el caso habitual (habilitar), slo se tomarn en cuenta las respuestas de cuestionarios terminados y enviados completamente. Sin embargo, se tiene la opcin de incluir aquellas respuestas que algunas de las personas encuestadas guardaron pero cuyo cuestionario an no fue completado (deshabilitar). Tras haber hecho nuestra seleccin en los campos antes descritos, procederemos a pulsar el botn Ver Estadsticas para mostrar el reporte deseado. Al inicio del reporte, utilizando los botones Navegar y Exportar podremos visualizar o exportar respectivamente las respuestas que cumplen con los criterios dispuestos en la seleccin de los campos anteriores.

11. CIERRE DE LA ENCUESTA

Existen dos tipos de cierre de una encuesta: 1. Desactivacin: a travs del icono de desactivacin (cuadrado rojo en ) a) Todos los resultados se eliminarn (por seguridad quedar una copia en la base de datos). b) La tabla de encuestados/as se eliminar (igualmente se guardar una copia en la base de datos). c) Todas las preguntas, grupos y parmetros vuelven a poder ser modificados. 2. Expiracin: con la encuesta en estado activo, pueden ser modificados los algunos parmetros de la encuesta, como por ejemplo poner una fecha de expiracin y habilitar dicha expiracin: a) No se perdern los resultados b) Tampoco se eliminar la tabla de encuestados/as o su contenido c) An seguir limitada la capacidad de modificar preguntas, grupos y otros parmetros. d) La encuesta ya no ser accesible: se mostrar un mensaje de que expir el plazo para responder la encuesta. A la vista de lo anterior, en la mayora de los casos lo ms idneo es hacer que la encuesta expire en vez de desactivarla.

AGRADECIMIENTOS
Agradecemos sinceramente al equipo de desarrollo de LimeSurvey por producir esta herramienta y a las instituciones universitarias que han considerado idneo utilizarla. Adems agradecemos a la Red Costarricense de Software Libre por apoyar la difusin del paradigma en el cual la herramienta est basada.

REFERENCIAS
[1] [2] [3] [4]

http://www.limesurvey.org http://eval.una.ac.cr http://www.cea.ucr.ac.cr/eval http://www.tec-digital.itcr.ac.cr