Anda di halaman 1dari 34

KNOWLEDGE MANAGEMENT DAN IMPLEMENTASINYA DI PT TELKOM

TUGAS AKHIR SEMESTER MANAGEMENT INTERNATIONAL

Disusun Oleh: Novitasari Kusumadewi/NIM 122110090

PROGRAM PASCA SARJANA UNIVERSITAS TRISAKTI PROGRAM STUDI MAGISTER MANAGEMENT JAKARTA 2012

ABSTRAKSI Knowledge Management (KM) merupakan upaya untuk mendapatkan

keuntungan dari pengetahuan yang berada dalam suatu organisasi dan menggunakannya untuk mencapai misi organisasi. Perlu dilakukan transformasi pengetahuan tacit atau pengetahuan implisit menjadi format eksplisit yang mudah diakses. Makalah ini berpendapat bahwa KM yang efektif di banyak konteks disiplin harus didasarkan pada pemahaman sifat dinamis dari pengetahuan itu sendiri. Makalah mengkritisi beberapa pemikiran terkini dalam literatur KM dan diakhiri dengan KM yang melihat ke arah program yang dibangun di sekitar pengetahuan sebagai proses dinamis. Selain itu makalah ini juga membahas penerapan Knowledge Managemen di PT Telkom.

ii

KATA PENGANTAR

Segala Puji dan Syukur, penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas berkat dan rahmat-Nya maka penulisan Makalah Knowledge Management dapat diselesaikan pada waktunya.

Penulisan Makalah ini disusun untuk memenuhi persyaratan kelulusan matakuliah Manajemen International.

Tulisan ini tidak dapat diselesaikan tanpa dukungan berupa pengarahan, bimbingan, bantuan dan kerjasama yang penulis terima dari berbagai pihak.

Perkenankan penulis untuk menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Ibu Yvone selaku Dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan pengarahan, bimbingan dan koreksi serta masukan selama proses penulisan. 2. Teman-teman angkatan 38 atas pertemanan yang hangat, bantuan dan dukungan selama proses belajar 3. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa tulisan ini sangat sederhana dan jauh dari sempurna, penulis mengharapkan masukan dan saran dari berbagai pihak.

Akhir kata, semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi pembacanya

Jakarta, Juli 2012 Penulis

iii

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI .......................................................................................................... ii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 6 1. Latar Belakang ............................................................................................ 6 2. Permasalahan............................................................................................... 7 3. Tujuan dan Manfaat .................................................................................... 8 BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................ 9 1. Sifat Dinamis Pengetahuan ......................................................................... 9 2. Pengetahuan Dinamis dan Pengelolaan Pengetahuan ............................... 13 3. Pengetahuan Tacit dan Pengetahuan Eksplisit .......................................... 14 3.1 Tacit Knowledge .............................................................................. 14 3. 2 Explicit knowledge........................................................................... 15 4. Aspek Permasalahan Manajemen Pengetahuan ........................................ 18 5. Teknologi Imperatif .................................................................................. 20 6. Pengetahuan sebagai Nilai Sosial ............................................................. 20 7. Implikasi untuk Program Management Pengetahuan ............................... 23 8. Implikasi bagi Manajemen Pengetahuan dalam Organisasi...................... 26 9. Implikasi untuk Profesi Informasi ............................................................. 27 10. Implementasi Knowledge Management di PT. Telkom. .......................... 28 9.1 Keterkaitan knowledge dan Kampiun ...................................................... 30 BAB III PENUTUP .............................................................................................. 32 1. Kesimpulan ............................................................................................... 32 2. Implikasi .................................................................................................... 33 3. Saran .......................................................................................................... 33 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 34

iv

DAFTAR GAMBAR Bagan 1 Proses Transformasi Pengetahuan Tacit menjadi Pengetahuan eksplisit........... 26

BAB I PENDAHULUAN

1.

Latar Belakang
Knowledge Management atau Sharing Knowledge dalam organisasi didasarkan pada pemahaman tentang penciptaan pengetahuan dan transfer knowledge. Pengelolaan Pengetahuan (Knowledge Management) menjadi salah satu metode peningkatan produktifitas dalam suatu organisasi, perusahaan atau instansi, Hal ini sangat diperlukan karena saat ini kompetisi tidak lagi mengandalkan sumber daya alam, tetapi sudah berpindah kepada pemanfaatan sumber daya manusia secara optimal. Pemanfaatan sumber daya manusia melalui potensi kreativitas dan inovasi, agar dapat meningkatkan produktifitas organisasi. Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) merupakan suatu metode dalam knowledge management yang digunakan untuk memberi kesempatan kepada anggota suatu organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Berbagi pengetahuan hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide, kritikan dan komentarnya kepada anggota lainnya. Disinilah peran berbagi pengetahuan dikalangan karyawan agar mampu berpikir secara logika yang diharapkan akan menghasilkan suatu bentuk inovasi. Dalam pelaksanaannya, Knowledge Management (KM) merupakan upaya untuk mendapatkan keuntungan dari pengetahuan yang berada dalam suatu organisasi dan menggunakannya untuk mencapai misi organisasi. Pengalihan tacit atau pengetahuan implisit menjadi format eksplisit dan mudah diakses, tujuan banyak proyek KM adalah menantang, kontroversial, dan diberkahi dengan isu-isu manajemen yang sedang berlangsung. Makalah ini berpendapat bahwa KM yang efektif di banyak konteks disiplin harus didasarkan pada pemahaman sifat dinamis dari pengetahuan itu sendiri. Makalah juga mengkritisi beberapa pemikiran terkini dalam literatur KM dan diakhiri dengan KM yang melihat ke arah program yang dibangun di sekitar pengetahuan sebagai proses dinamis. Pengetahuan akan dibeli oleh pengalaman yang sesuai (Henry David Thoreau, 1949). Knowledge Management (KM) menjelaskan praktek kedua bisnis dan teori yang muncul dari studi. Keinginan untuk berbagi pengetahuan adalah sesuatu yang sangat

alami bahwa tampaknya aneh bahwa KM telah muncul sebagai sesuatu yang baru diciptakan oleh perusahaan. Jelasnya, berpikir tentang KM telah tinggal dalam perdagangan dan industri yang mana sebagian besar tulisan di topik telah diterbitkan, tetapi baru-baru ini literatur KM telah mulai melewati batas, dan pembelajar di banyak disiplin ilmu telah menunjukkan minat yang kuat dalam penciptaan pengetahuan, nilai dan daya ketika dibagi di seluruh organisasi. Karena teori KM masih berkembang, terutama cocok untuk orang-orang dalam profesi informasi dan teknologi untuk memeriksa KM dan menawarkan kerangka kerja analitis yang dapat membimbing secara bijaksana dan praktek pengetahuan yang manusiawi. Tujuan dari makalah ini adalah untuk menunjukkan bagaimana jantung dari KM berkaitan dengan sifat dinamis dari pengetahuan. Untuk tujuan ini beberapa ide kunci tentang pengetahuan dan KM akan dieksplorasi. Bagian pertama dari makalah ini adalah menganalisis sifat dinamis dari pengetahuan. Ini menunjukkan bagaimana pemahaman tentang pengetahuan itu sendiri adalah kunci untuk manajemen pengetahuan yang efektif. Sebuah kritik dari beberapa aspek bermasalah dari manajemen pengetahuan akan mengikuti. Sebagai kesimpulan, implikasi untuk solid dan program KM abadi terikat dengan analisis sifat pengetahuan dan artefak pengetahuan yang disajikan sebelumnya dalam artikel.

2.

Permasalahan 1. Masih kurangnya pemahaman mengenai keterkaitan Knowledge Management dengan sifat dinamis dari pengetahuan 2. Literatur KM telah mulai melewati batas, dan pembelajar di banyak disiplin ilmu telah menunjukkan minat yang kuat dalam penciptaan pengetahuan, nilai dan daya ketika dibagi di seluruh organisasi. 3. Masih kurangnya pemahaman mengenai bagaimana proses transformasi pengetahuan internal (tacit) menjadi eksternal (Eksplisit) 4. Adanya aspek bermasalah dari Knowledge Management bahwa Pengetahuan berasal dan Tinggal di Pikiran 5. 6. Kesalahan menyamakan manajemen pengetahuan dengan alat teknologi Masih kurangnya pemahaman mengenai kontribusi perkembangan teknologi untuk penerapan KM 7. Masih kurangnya pemahaman mengenai implikasi penerapan program KM

3.

Tujuan dan Manfaat a. Meningkatkan pemahaman mengenai keterkaitan Knowledge Management dengan sifat dinamis dari pengetahuan b. Meningkatkan pemahaman mengenai bagaimana proses transformasi

pengetahuan internal (tacit) menjadi eksternal (Eksplisit) c. d. Menemukan solusi dari aspek yang bermasalah dalam Knowledge Management Meningkatkan pemahaman mengenai kontribusi perkembangan teknologi untuk penerapan KM e. Meningkatkan pemahaman mengenai implikasi penerapan program KM terutama di PT Telkom

BAB II PEMBAHASAN

1.

Sifat Dinamis Pengetahuan

Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah proses bagaimana organisasi menghasilkan kemakmuran dari sisi intelektual atau knowledge base aset, yakni sesuatu yang bernilai tanpa dimensi fisik yang melekat pada orang, atau diperoleh dari proses, sistem dan budaya yang berkaitan dengan organisasi, merek, pengetahuan individu, hak kekayaan intelektual (intelectual property), lisensi serta pengetahuan organisasi (pangkalan data, pemahaman mengenai proses-proses organisasi dan relationship). Kemakmuran dapat diperoleh jika organisasi dapat menggunakan pengetahuan untuk menciptakan proses yang lebih efektif dan efisien. Selain itu juga, perusahaan mampu menggunakan pengetahuan untuk menciptakan nilai atau manfaat bagi konsumen dengan mendorong inovasi pengembangan produk yang unik (Djohar, 2000). Di lain pihak, Nonaka ( 1995) mengungkapkan bahwa manajemen pengetahuan adalah usaha mengumpulkan, mengorganisasi,

menciptakan pengetahuan baru, menyebarkannya ke organisasi dan memanfaatkan pengetahuan tersebut dalam teknologi dan produk yang baru. Manajemen pengetahuan merupakan proses yang terus menerus harus dilakukan oleh perusahaan, sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya organisasi yang akan membentuk organisasi yang berbasis pengetahuan. Pengetahuan organisasi perpaduan pengetahuan individu dan pengetahuan kelompok yang dikelola menjadi keunggulan organisasi. Ketidakmampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan dapat mengakibatkan gagalnya organisasi melakukan inovasi berkelanjutan.

Keterlibatan manajemen pengetahuan bersumber pada hambatan penciptaan pengetahuan individu dan hambatan organisasi yang terkait dengan paradigma perusahaan. Pengelolaan Pengetahuan (Knowledge Management) menjadi salah satu metode peningkatan produktifitas dalam suatu organisasi, perusahaan atau instansi, Hal ini sangat diperlukan karena saat ini kompetisi tidak lagi mengandalkan sumber daya alam, tetapi sudah berpindah kepada pemanfaatan sumber daya manusia secara optimal. Pemanfaatan sumber daya manusia melalui potensi kreativitas dan inovasi, agar dapat meningkatkan produktifitas organisasi.

Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) merupakan suatu metode dalam knowledge management yang digunakan untuk memberi kesempatan kepada anggota suatu organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Berbagi pengetahuan hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide,kritikan dan komentarnya kepada anggota lainnya. Disinilah peran berbagi pengetahuan dikalangan karyawan agar mampu berpikir secara logika yang diharapkan akan menghasilkan suatu bentuk inovasi. Intranet merupakan bagian yang sangat membantu dalam mengaplikasikan knowledge Management. Menurut Research Delphi Group bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur sebagai berikut: 42% dipikirkan dalam otak karyawan 26% dokumen kertas 20% dokumen elektronik 12% knowledge based-electronic Berbagi pengetahuan hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota/karyawan memiliki kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide, kritikan dan komentarnya kepada anggota lainnya. Sebagian situs portal dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan telah menggunakan atau mengaplikasikan forum diskusi untuk memberikan kesempatan yang luas kepada seluruh karyawan dalam menyampaikan kesulitan yang dihadapi dalam pekerjaanya, ide ide yang timbul untuk meningkatkan produktifitas pekerjaannya, kritikan dan saran terhadap organisasi dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang kondusif. Dalam buku Learning to fly oleh British Oil Company menyatakan bahwa You Cannot manage knowledge- nobody can? Knowledge can be created, discovered, captured, shared etc. Jadi hanya empat bagian utama yaitu persediaan pengetahuan, mempercepat aliran knowledge, transformasi knowledge dan pemanfatan knowledge. Informasi dan ilmu perpustakaan, sistem informasi, ilmu komputer, teknik, komunikasi, kognitif ilmu pengetahuan, dan ilmu organisasi memiliki semua klaim pada beberapa aspek manajemen pengetahuan (Borghoff & Pareschi, 1998; Diena & Perner, 1999; DiMattia & Oder, 1997; Dutta, 1997; Koenig, 1996; Parikh, 2001; Streng, 1999; Zack,

10

1999). Meskipun berbeda, para praktisi dari disiplin ilmu ini memiliki kepentingan bersama dalam pengetahuan dan berbagi pengetahuan, akibatnya, adalah wajar bahwa studi tentang manajemen pengetahuan harus dimulai dengan studi tentang pengetahuan itu sendiri. Pengetahuan adalah kesadaran apa yang diketahui melalui studi, pengalaman penalaran, atau asosiasi, atau melalui berbagai jenis lainnya dari belajar. Hal ini berkenalan dengan atau pemahaman ilmu pengetahuan, seni, atau Teknik (Merriam Websters Collegiate Dictionary, 2002). Kamus Bahasa Inggris Oxford menyajikan kata pengetahuan sebagai makna mengakui. . . mengenali. . . bertanya. . . menyadari. . . pemahaman. . . tanggung jawab. . . intelijen. . . informasi yang diperoleh melalui belajar, dan belajar. Kata kerja yang digunakan dalam mendefinisikan pengetahuan menunjukkan bagaimana pengetahuan adalah hasil dari satu set proses yang bervariasi, proses yang juga menunjukkan hakikat dari pengetahuan. Tidak seperti informasi statis yang dapat diselenggarakan di database dan di atas kertas, pengetahuan berbasis pada makhluk hidup, atau berasal dari mereka, dan dengan demikian, pengetahuan selalu berubah dengan pengalaman manusia. Dalam organisasi dimana pekerjaan bergantung pada interaksi pribadi dengan orang lain, pengetahuan memiliki kedua dimensi yaitu aktif dan dimensi sosial (Brown & Duiguid, 2000). Sebagai Pejabat Informasi K. Sbarcea (2001) mengatakan kiasan, Pengetahuan dilakukan, arus, transfer dan dicerna oleh hubungan pribadi dari waktu ke waktu. Memiliki kehidupan sosial yang aktif yang berarti bahwa pengetahuan selalu berubah dan dalam aliran. . . Pengetahuan mendalami konteks dan kekayaan. Jika seseorang menerima aksioma bahwa pengetahuan adalah kekuatan, satu bahkan bisa mengatakan pengetahuan dinamis karena energi dan perubahan melekat dalam sifatnya. Etimologi dari kata dinamis dapat ditelusuri dalam bahasa Yunani dynamis, yang berarti kekuasaan dan dynamikos, kuat, dan dynasthai, untuk dapat (MerriamWebster, 2002). Penggunaan kata adalah kata sifat yang memodifikasi sebuah istilah ketika kita ingin menunjukkan perubahan, energi, pemaksaan, dan produktivitas. Hal ini bahkan digunakan sebagai istilah yang mengacu pada random-access memory yang membutuhkan penyegaran periodik agar data dapat disimpan (Merriam-Webster, 2002). Pengetahuan adalah tepat dinamis karena terus berubah melalui pengalaman dan pembelajaran. Ini adalah kuat kekuatan yang dapat digunakan untuk mengatasi hambatan pada pengaruh pengambilan keputusan, dan umumnya memungkinkan dan menyegarkan individu dan organisasi sehingga mereka dapat mencapai tujuan dan

11

menyelesaikan karya (Stewart, 2001). Secara tradisional, dalam teori informasi, pengetahuan telah dibedakan tempatnya di sebuah tangga hirarkis yang

menempatkan data pada anak tangga bawah, berikutnya informasi, kemudian pengetahuan, dan akhirnya kebijaksanaan di bagian atas (Broadbent, 1998; Cleveland, 1982; Haeckel & Nolan, 1993; Streng, 1999). Dalam memeriksa sifat pengetahuan, Namun, tidak begitu mudah untuk menempatkannya dalam tingkat taksonomi yang terisolasi. Pengetahuan tidak hanya merupakan objek yang dapat ditempatkan, atau hal tersebut harus dibingungkan dengan representasi pengetahuan dalam dokumen, database, dll, tetapi dapat dilihat sebagai kumpulan proses yang memungkinkan diinternalisasikan. Pengetahuan membutuhkan pemahaman, sehingga prosesnya sangat terkait dengan aktivitas dan pengalaman manusia. Bisakah kita memisahkan informasi dan pengetahuan dengan identifikasi informasi sebagai sesuatu bentuk tetap seperti dokumen, buku, atau rekaman video dan pengetahuan sebagai kondisi yang terus berkembang? Bahwa delineasi mungkin terlalu sederhana jika kita memperhitungkan bagaimana ulama telah mendefinisikan informasi dan pengetahuan. Broadbent (1998) menulis bahwa pengetahuan diperkaya informasi dengan wawasan ke dalam konteksnya yang menunjukkan bagaimana informasi dan pengetahuan terkait erat dan bagaimana mereka digunakan untuk mendefinisikan satu sama lain. Melihat pengetahuan dari sudut pandang manajerial, Broadbent memandang bahwa pengetahuan sebagai sesuatu yang seseorang tahu, dan dia mengatakan bahwa akan menjadi pengetahuan organisasi ketika ada proses untuk mengubah pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit, yang memungkinkan orang lain dalam organisasi untuk menggunakannya untuk pengambilan keputusan. Buckland (1991) melihat informasi sebagai agak ambigu, tapi dengan mengidentifikasi bagaimana informasi digunakan, ia menjelaskan berbagai aspek informasi dan menyediakan sebuah jendela ke dalam lanskap bersama informasi dan pengetahuan. Buckland (1991) membagi informasi ke dalam tiga unit utama epistemologis: informasi sebagai proses, informasi sebagai pengetahuan, dan informasi sebagai hal. Satu karakteristik informasi sebagai pengetahuan adalah bahwa hal tersebut tidak berwujud/intangible. Akibatnya, Pengetahuan, keyakinan, dan pendapat adalah pribadi, subjektif, dan konseptual. Oleh karena itu,untuk berkomunikasi, mereka harus dinyatakan, dijelaskan, atau diwakili dalam beberapa cara fisik, sebagai sinyal, teks, atau komunikasi. Disini Buckland membawa ke dalam fokus pemahaman bahwa terjadinya proses belajar dan pengetahuan yang akan

12

pengetahuan untuk berkomunikasi adalah proses utama, tetapi untuk menangkap dan berbagi pengetahuan secara nyaman, representasi sering ditempatkan dalam penyimpanan dan sistem pengambilan. Item yang mewakili pengetahuan dalam sistem ini dikenal sebagai pengetahuan artefak (Seiner, 2000) atau unit pengetahuan (Zack, 1999). Sebagai ilmuwan informasi Buckland membuat kasus untuk saling ketergantungan informasi dan pengetahuan dan perbedaan antara hal-hal dan proses. Sebagaimana telah kita lihat bahwa pengetahuan berhubungan dengan tindakan atau proses. Davenport dan Prusak (1998) berpendapat bahwa salah satu alasan pengetahuan adalah lebih berharga dari data atau informasi dimana hal tersebut lebih dekat dengan tindakan. Dalam kerangka acuan, tindakan berarti keputusan atau gerakan yang dilakukan sebagai akibat dari pengetahuan yang tersedia. Untuk Davenport dan Prusak, teori manajerial, pengetahuan terdiri dari pengalaman sesorang, kebenaran, penilaian, dan aturan praktis, tetapi dalam semua kasus, idenya adalah bahwa pengetahuan mencerminkan sifat aktif. Dalam kutipan Pengetahuan Pekerjaan Davenport, dan Prusak (1998) mendefinisikan pengetahuan sebagai . . Campuran. Cairan frame pengalaman, nilai, kontekstual informasi, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan memasukkan informasi dan pengalaman baru. Ini berasal dan diterapkan dalam pikiran pembelajar. Dalam organisasi, sering menjadi tertanam tidak hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam organisasi rutinitas, proses, praktik, dan norma. Definisi pengetahuan menyatukan kegiatan bersama untuk mengetahui dengan baik artefak yang mewakili pengetahuan, dan menekankan dinamika rutinitas, proses, dan praktek, serta memperkuat gagasan lebih lanjut bahwa pengetahuan adalah berdasarkan sifatnya yaitu kekuatan bergerak. Pengetahuan bersifat dinamis, tidak hanya pada individu, tetapi juga dalam pengetahuan organisasi di mana harus ada gerakan untuk pengetahuan yang akan ditransfer atau dibagi.

2.

Pengetahuan Dinamis dan Pengelolaan Pengetahuan Pengetahuan diperoleh secara aktif dan dinamis melalui stimulasi sensorik, mendengarkan dan mengamati orang lain, membaca, menyadari perasaan, pengalaman hidup, dan semua terkait dengan proses belajar. Inilah sifat dinamis dari pengetahuan yang mengarah pada pertanyaan tentang bagaimana sesuatu dalam

13

aliran, dalam gerakan dan tindakan, dan dapat dikelola. Dalam program pengelolaan pengetahuan adalah artefak pengetahuan, atau hal tersebut, yang dikelola, bukan pengetahuan itu sendiri, dan representasi pengetahuan harus mencerminkan tindakan akuisisi pengetahuan. Sebagai contoh, jika catatan dari pelajaran yang dipelajari orang dalam proyek dikumpulkan, kehalusan upaya dengan klien atau kolega harus ditangkap dan dilaporkan bersama dalam penulisan kesimpulan. Selain itu, harus ada upaya untuk menjaga lesson learned dari arsip terkini dan lengkap, sehingga harus ada usaha aktif untuk memperoleh pemikiran terbaru dan Hasil kelompok proyek yang sukses. Tentu saja, banyak dapat dipelajari dari kekurangan proyek yang berhasil, tapi pelajaran ini lebih sulit didapat, karena individu jarang menginginkan nama mereka terhubung ke kegagalan. Melihat perbedaan antara artefak pengetahuan dan pengetahuan itu sendiri sangat penting untuk didiskusikan terkait pengelolaan pengetahuan. Misalnya, setelah proyek telah selesai, mereka yang bekerja pada proyek dapat membuat laporan tentang pelajaran yang didapat selama bekerja dalam proyek tersebut. Atau kelompok yang sama mungkin bergabung bersama dan membuat video presentasi yang merangkum aspek-aspek utama dari proyek yang berharga dalam memperoleh pengetahuan. Laporan dan presentasi video akan menjadi artefak yang mewakili pengetahuan yang diperoleh oleh beberapa orang yang bisa menguntungkan orang lain. Akhirnya, artefak pengetahuan akan terdiri kumpulan bahan yang dapat dikodifikasikan dan ditempatkan di repositori untuk akses oleh setiap orang dalam organisasi.

3.

Pengetahuan Tacit dan Pengetahuan Eksplisit Kerangka manajemen pengetahuan melibatkan sumberdaya manusia, informasi dan teknologi. Faktor penting yang berhubungan dengan sumberdaya manusia antara lain adalah mengetahui dengan pasti apa yang membuat komunitas tertarik, Jenis

mengidentifikasi pengetahuan penting bagi sumberdaya manusia dan penerapan knowledge management ada dua, yaitu: 3.1

Tacit Knowledge Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al., 2004). Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan). Pengalaman yang diperoleh tiap karyawan tentunya

14

berbeda-beda berdasarkan situasi dan kondisi yang tidak dapat diprediksi. Definisi experience yang diambil dari kamus bahasa Inggris adalah the process of gaining knowledge or skill over a period of time through seeing and doing things rather than through studying yang artinya proses memperoleh pengetahuan atau kemampuan selama periode tertentu dengan melihat dan melakukan hal-hal daripada dengan belajar. 3. 2 Explicit knowledge Explicit knowledge

bersifat formal

dan

sistematis

yang

mudah untuk

dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat

mempelajarinya secara independent. Explicit knowledge dalam penelitian ini adalah job procedure dan technology. Job procedure adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal. Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure. Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja, dimana tugastugas akan semakin mudah dikerjakan dan tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untuk proses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara on line. Artefak sebagai ekspresi eksplisit dari pengetahuan masih tergantung pada atribut manusia diwujudkan dalam pribadi pengetahuan. Michael Polanyi (1958) telah menciptakan sebuah katalog lengkap dari kategori pengetahuan dalam tanda tangannya dalam proyek pengetahuan personal, suatu karya yang dikonsumsi selama hampir 9 tahun. Polanyi memetakan lanskap intelektual yang diawali dengan Ptolemy dan hasil untuk abad ke-20 yang menunjukkan bagaimana seni dari pengetahuan pribadi sangat diperlukan dalam beasiswa disiplin, bahkan dalam apa yang kita anggap sebagai ilmu pasti. Polanyi berpendapat bahwa tanpa keterlibatan pribadi dalam memahami, pengetahuan

15

memiliki nilai kecil. Polanyi memuji Pengetahuan pribadi yang berasal dari gairah intelektual dan dia memuji nilai sosial dari kejujuran intelektual dan kebenaran dalam pengembangan pengetahuan. Penulis lain sering memanggil

pekerjaannya, tapi secara praktis, kategori rumit Polanyi jarang dibedakan dalam organisasi manajemen penetahuan. Kontribusi terbesar Polanyi terhadap pemahaman pengetahuan adalah penjelasan tentang tacit (Internal) maupun eksplisit (eksternal) pengetahuan. Dalam esai yang diterbitkan pada tahun 1969, sebagai Knowledge and Being, Polanyi menekankan pentingnya pengetahuan tacit, dan dia berkata, Kondisi ideal pengetahuan eksplisit ketat adalah pertentangan diri. Dirampas secara diam-diam, tacit knowledge mereka, semua diucapkan dalam kata-kata, rumus, peta dan grafik secara ketat. Diakui, tampilan Polanyi adalah sesuatu yang agak dibersihkan versi pengetahuan (Prichard, 2000), tetapi karena ia adalah seorang ahli teori awal dari tacit / eksplisit knowledge,kerangka nya telah terbukti berguna untuk orang lain. Lihat Tabel 1 untuk daftar karakteristik dari pengetahuan tacit dan eksplisit. Percabangan dari pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit Polanyi adalah sebuah divisi terlihat di seluruh KM literatur (Broadbent, 1998; Davenport & Prusak, 1998; Diena & Perner, 1999; Nonaka & Takeuchi, 1995, Whitley, 2000, dll). Pengetahuan Tacit, kadang-kadang dikenal sebagai pengetahuan implisit, adalah tak terucap dan tersembunyi. Ini adalah keahlian dan asumsi yang dikembangkan oleh individu berkembang selama beberapa tahun yang mungkin tidak pernah direkam atau didokumentasikan. Para montir mobil lingkungan, misalnya, mungkin memiliki kesepakatan besar mengenai pengetahuan tacit tentang perbaikan mobil dan truk, tetapi pengetahuan ini hanya dapat diakses oleh orang lain jika mekanik memilih untuk mengajar, untuk memberikan kerja praktek, untuk menulis buku tentang itu, atau untuk memperbaiki pengetahuan dalam beberapa format. Implisit atau diam-diam pengetahuan Pengetahuan eksplisit Secara formal Dirasakan Tidak menyadari Sulit untuk mengartikulasikan atau tak terucapkan Berdasarkan pengalaman Dikodifikasikan Artikulasi Bawah Sadar Dijelaskan Sadar Tetap Explicit Knowledge

16

Ditransfer melalui percakapan Tertanam dalam cerita dan narasi Disimpan dalam repositori

Terdokumentasi (ditulis, direkam, dicatat, digital, dll)

(database, file, dll) Pengamatan pengamatan Diadakan dalam diri bersama dengan orang lain Pribadi Wawasan dan pemahaman Hukum Asumsi Escapes

Dapat dilihat atau didengar Dibagikan dengan orang lain Organisasi Mendorong atau menarik Dipaksa atau ditarik Laporan, pelajaran

Tabel 1. Karakteristik knowledge.a tacit dan eksplisit Tentu, pengetahuan tacit adalah subyektif dan pribadi, tetapi bisa dibagi sampai batas tertentu, dan menyampaikan pengetahuan adalah sebuah proses yang dapat membantu orang lain dan akhirnya berharga bagi organisasi sehingga dapat membawa dan menyelesaikan tugasnya dengan sukses. Dengan memperbaiki pengetahuan atau mencoba menyajikannya dalam format seperti suatu manual, step by step panduan video, atau skema grafis, sebuah artefak pengetahuan dibuat. Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang telah dijelaskan, direkam, atau didokumentasikan. Ketika pengetahuan tacit belum terwakili dan belum dibuat eksplisit dalam sebuah organisasi, terdapat kemungkinan hilangnya peluang dalam kinerja, peluang bahwa organisasi lain mungkin memanfaatkan untuk mereka keperluan sendiri. Michael Zack (1999) menjelaskan bahwa Pengetahuanyang berpotensi dijelaskan namun belum diartikulasikan akan menjadi kesempatan yang hilang untuk dibagikan secara efisien dan dimanfaatkan pengetahuan tersebut. Jika kompetitor memiliki artikulasi dan

integrasu rutin serta penerapan pengetahuan yang sama,maka mereka dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Keuntungan dari pengetahuan di market biasanya disebut sebagai penggunaan Modal Intelekstual dari organisasi (Koenig, 1996; Stewart, 1998, 2001).

Beberapa bisnis telah menangkap pengetahuan sebelumnya dianggap menjadi intuitif atau hanya bisnis know-how, dan telah membuat keuntungan keuangan

17

dengan cara ini. Mrs legendaris Fields, Misalnya, menciptakan sistem pendukung keputusan dengan pengetahuan dari bisnis ritel toko roti untuk membimbing manaher tidak berpengalaman untuk dapat merencanakan hari kue danpenjualan dan dengan demikian meminimalkan limbah dan memaksimalkan penjualan untuk perusahaannya. Program ini dimaksudkan untuk mewakili pengetahuan tentang bagaimana, cuaca liburan sekolah, bulan tahun, hari dalam seminggu, dan faktor lain mempengaruhi jumlah barang dipanggang untuk mempersiapkan dan menjual. Kualitas cookie juga tetap tinggi dan dekat dengan rasa dan tekstur produk asli bahwa Mrs Fields dipanggang dan dijual di toko kecilnya di Palo Alto di awal-awal dirinya berbisnis (Schember, 1991). Di sisi lain teknologi penelitian kelompok International Data Corporation telah melaporkan bahwa pengetahuan tidak dikelola dengan baik telah menelan biaya Fortune 500 sekitar $ 12 miliar per tahun (Stewart, 2001).

4.

Aspek Permasalahan Manajemen Pengetahuan Pengetahuan berasal dan Tinggal di Pikiran Meskipun Davenport dan Prusak (1998) dan lain-lain menulis tentang proses pengetahuan yang beroperasi di pikiran, pada suatu frase sebagai pengetahuan berasal. . . dalam pikiran knowers, konsep ini bermasalah karena membatasi pengetahuan menjadi eksklusif dari kegiatan intelektual. Pengetahuan melampaui aktivitas pikiran, melainkan didasarkan pada sensorik pengalaman dan aktivitas fisik, serta kognisi sadar. Sebagai DH Lawrence (1928, 1980) mengatakan, pengetahuan nayat keluar dari korpus seluruh kesadaran. . . pikiran hanya dapat menganalisis dan merasionalisasi. Untuk mengetahui melibatkan seluruh pribadi, karena pikiran dan tubuh; emosi,

kognisi, dan fisik bersama-sama menciptakan apa yang diketahui. Dalam salah satu pusat esai dari pelaksana pengetahuan, pandangan kritis dari manajemen

pengetahuan, Craig Prichard (2000) berpendapat bahwa tubuh dibutuhkan tubuh untuk dimasukkan kembali ke dalam manajemen pengetahuan. Dia menyinggung literatur KM yang merekomendasikan bahwa percakapan adalah kunci untuk berbagi pengetahuan (Davenport & Prusak, 1998), dan ia mengutip tulisan-tulisan lain dari bisnis yang menunjukkan bahwa komunikasi antara orang dan pertemuan secara face to face diperlukan untuk merangsang inovasi melalui

18

pengetahuan. Dalam banyak kasus pertahanan Prichard, penekanan pada fisik jelas, tetapi tidak diakui. Dia melanjutkan dengan mengatakan bahwa pentingnya pengetahuan tacit, sebagai Polyani dan lain-lain telah menunjukkan, membuktikan bahwa tubuh tidak dapat dipisahkan dari pikiran dalam kerangka KM jika kita ingin berbagi pengetahuan yang berarti. Feminis penulis juga melihat kesulitan dalam memisahkan pikiran dan tubuh ketika konseptualisasi pengetahuan. Allison Jaggar (1989) mengekspos mitos investigasi tidak memihak dalam ilmiah penelitian, dan menunjukkan bahwa emosi yang terkandung diperlukan tidak hanya untuk akuisisi pengetahuan, tetapi untuk kelangsungan hidup manusia itu sendiri. Dalam budaya barat, Jaggar menunjukkan, orang telah didorong untuk menekan emosi mereka, dan karena itu, mereka mungkin tidak menyadarinya emosi mereka atau kepentingan mereka untuk mengetahui. Jaggar mengatakan. Tapi kurangnya kesadaran emosi tentu saja tidak berarti bahwa emosi tidak hadir sadar atau tidak sadar atau bahwa emosi bawah tanah tidak mengerahkan terus pengaruh pada nilai-nilai diartikulasikan dan pengamatan, pikiran, dan tindakan orang. Jaggar melanjutkan dengan berpendapat bahwa kita harus memikirkan kembali hubungan antara pengetahuan dan emosi menyarankan bahwa model konseptual baru harus dibangun untuk menunjukkan bagaimana nalar dan emosi yang diperlukan untuk satu sama lain. Emosi, begitu erat terkait dengan diri fisik kita, adalah saling berhubungan dengan bagaimana kita berpikir dan tahu. Biarkan saya menawarkan beberapa contoh umum dari pikiran dan koneksi tubuh dalam proses pengetahuan. Orang yang indranya menyadari situasi berbahaya atau memiliki perasaan saat memasuki ruangan yang ada ketegangan dan kesulitan dalam rapat, beroperasi melalui kombinasi dari kemampuan manusia: intuisi, emosi, dan pengalaman. Seorang penari tahu kapan ia telah melaksanakan langkah sukses dengan rahmat dan kekuatan melalui memori kinestetik yang dia telah diperoleh dengan tahun praktek. Pengetahuannya memiliki dimensi intelektual, terutama pengetahuan tubuh. Berbicara tentang pengetahuan disinggung di sini hanya berada dalam pikiran atau berasal dari pikiran, menyangkal aspek fisik dan aspek aspek lain dari pengalaman manusia. Memisahkan pikiran, tubuh, dan semangat dalam mendefinisikan

pengetahuan dan mengakui hanya dimensi intelektual yang mengabaikan aspek penting dari sifat manusia dan menyajikan retak gambar pengetahuan. Perbedaan antara pikiran dan tubuh adalah dikotomi buatan, diskriminasi yang diragukan

19

berdasarkan jauh lebih pada kekhasan pemahaman intelektual dari pada sifat hal, menurut Jung (1933). Sejauh manajemen pengetahuan yang bersangkutan, setidaknya lebih jujur dan mungkin lebih berguna untuk memahami pengetahuan untuk mengenali keutuhan pengalaman manusia. Apakah intuisi, kecerdikan cerdas mengetahui, dan keahlian yang menggabungkan jenis pengetahuan yang berbeda yang dapat diajarkan atau ditangkap dalam sebuah program manajemen pengetahuan yang masih bisa diperdebatkan. Mengakui bahwa semua pengetahuan tidak dapat dikelola dapat membantu kredibilitas KM dalam profesi informasi, karena hal ini merupakan Ide untuk mengelola pengetahuan manusia yang tertanam yang tampaknya paling pantas usaha KM manajemen pengetahuan yang skeptis dan kritis. 5. Teknologi Imperatif Untuk menghindari tugas yang berulang, kita telah menjadi terbiasa mendelegasikan kebosanan kerja ke komputer. Menghitung, pemilahan catatan, mengeja memeriksa, pengolah kata, dll, memiliki semua menjadi proses komputasi rutin yang mungkin menggoda untuk memikirkan manajemen pengetahuan sebagai seperangkat proses yang terjadi melalui serangkaian aplikasi perangkat lunak. Adalah umum untuk melihat iklan yang menawarkan paket perangkat lunak paket sebagai solusi KM bagi suatu organisasi. Sbarcea (2001) poin untuk kedua komputer hegemoni pengetahuan dan orientasi techno-utopia umum yang memandang data sebagai nyata. Gagasan bahwa penyimpanan data, telekomunikasi,

pengambilan, dan aksesibilitas manajemen pengetahuan yang sama dan layak adalah asumsi yang salah. Meskipun perkembangan teknologi mungkin telah membuat banyak aspek semakin mungkin dalam berbagi pengetahuan (Dutta, 1998; Stewart, 2001), adalah kesalahan menyamakan manajemen pengetahuan dengan alat teknologi. Berbagi pengetahuan harus bergantung pada kecerdasan, energi, dan kemauan manusia untuk bekerja sama dan menggunakan pengetahuan dalam upaya kolaboratif. Teknologi dapat membantu, tetapi sifat aktif dari pengetahuan berarti bahwa intervensi manusia merupakan kebutuhan konstan untuk mensukseskan program KM. 6. Pengetahuan sebagai Nilai Sosial Meskipun Nonaka dan Takeuchi (1995) menyatakan bahwa total pembagian taciteksplisit sebagai pembagian pengetahuan yang tidak sempurna, adalah cara yang berguna untuk memahami bagaimana pengetahuan bergerak dari pribadi kepada organisasi (Borghoff & Pareschi, 1998; Hansen, Nohria, & Tierney, 1999; Sbarcea, 2001; Zack, 1999). Pengetahuan organisasi dalam konteks literatur manajemen

20

pengetahuan berarti apa yang umumnya dikenal dalam sekelompok orang yang terkait dengan organisasi (Nonaka & Takeuchi, 1995). Istilah lain untuk umum yang dikenal adalah pengetahuan kolektif, frase yang Baumard (2001) yang digunakan untuk membedakan pengetahuan individu dari pengetahuan bersama di antara anggota entitas sosial. Dalam sebuah organisasi atau antara kelompok-kelompok khusus di seluruh organisasi, praktek bentuk masyarakat (Baumard, 2001; Love & Wegner, 1991), ditandai dengan situasi belajar di mana kelompok orang yang terlibat dalam pekerjaan yang mirip (misalnya, sebuah departemen atau divisi) yang menguasai pengetahuan yang diperlukan untuk memecahkan jenis masalah yang biasanya dihadapi di lingkungan kerja. Dengan kebutuhan, terdapat tingkat kepercayaan tertentu di antara masyarakat anggota praktek, kepercayaan yang sangat penting untuk hubungan yang memungkinkan individu untuk mengembangkan pengetahuan baru satu sama lain dan berbagi pengetahuan tacit. Karena anggota baru belajar dan memperoleh

pengetahuan melalui partisipasi dalam kegiatan sehari-hari dengan rekan kerja, praktek masyarakat seperti magang, di mana pengetahuan diperoleh melalui observasi dan aktivitas di lingkungan kerja (VonKrogh, Ichijo & Nonaka, 2000). Dixon melihat pengetahuan organisasi sebagai pengetahuan umum pengetahuan (DeCagna, 2000), dan pandangannya terhadap pengetahuan dalam organisasi terkait dengan keunggulan kompetitif: Pengetahuan umum adalah pengetahuan paling penting dalam organisasi. Ini adalah aset pengetahuan yang membuatnya kompetitif di pasar. Ini adalah pengetahuan organisasi yang tercipta dari pengalaman pada saat menjalankan tugas dan proyek sendiri. Ini adalah Hal unik bagi organisasi tersebut, sedangkan banyak pengetahuan lain organisasi telah dipelajari dari buku, pengetahuan yang dipelajari oleh insinyur belajar di sekolah, dan sebagainya. Tetapi ketika orang benar-benar melakukan tugas, mereka belajar apa yang diperlukan, peralatan apa yang terbaik, di mana Anda mengalami masalah, apa yang dapat dilakukan tentang masalah tersebut, dan pengetahuan umum apa yang menjadi organisasi umum dari pengetahuan (Dixon di DeCagna, 2000). Dixon menggemakan kata-kata Henry David Thoreau (1949), dikutip di awal artikel ini bahwa pengetahuan akan dibeli oleh pengalaman yang sesuai. Ini adalah pengalaman mereka dalam organisasi yang menciptakan pengetahuan itu, jika digunakan dan dibagi, memberikan satu kelebihan organisasi diatas yang lain. Pengetahuan sebagai keunggulan kompetitif karyawan jelas alasan mereka untuk menerima perhatian dari

21

ahli teori bisnis dan eksekutif (Fryer, 1999; Koenig, 1996; Oxbrow & Abell, 1998; Tucker, 1998; Zack, 1999). Bahwa pengetahuan memiliki nilai untuk membuat perbedaan antara organisasi yang efektif serta sukses dan satu yang hanya biasabiasa saja yang mungkin baru mendefinisikan ide dalam manajemen pengetahuan dari perspektif bisnis (Stewart, 1998, 2001). Pandangan bahwa individu dan pengetahuan organisasi adalah komoditas atau aset yang dinyatakan dalam istilah modal intelektual. Tapi pengetahuan, manusia yang begitu erat, kita mungkin

mempertanyakan hak sebuah perusahaan untuk menggunakannya dalam keuntungan perusahaan. Jika pengetahuan tersebut dikembangkan melalui pengalaman dalam organisasi, melalui program pembelajaran program, konferensi, rapat, dan peluang belajar lainnya, maka tampaknya tepat untuk menggunakan apa yang telah menjadi pengetahuan organisasi sebagai aset. Pengetahuan juga dapat menjadi kerugian bagi organisasi jika salah atau jika menghambat, atau jika tidak digunakan untuk pemenuhan misi organisasi. Seorang eksekutif kunci atau sekelompok eksekutif, misalnya, mungkin tahu bahwa organisasi ini melakukan bisnis dalam ilegal atau mode buruk. Pengetahuan mereka akhirnya dapat mengakibatkan ketidakmampuan untuk bertindak antusias atau bertindak bersama-sama, dan, akibatnya, pengetahuan eksekutif akhirnya mungkin menyebabkan kerusakan perusahaan atau membawa kehancurannya. Selain itu, pengetahuan dapat dilihat sebagai produk budaya (Bonaventura, 1998). Hal ini tidak hanya pengalaman individu yang menciptakan pengetahuan, ini adalah jaringan orang yang bertemu dan bekerja dengan satu sama lain yang sering menyebabkan pengetahuan bermigrasi dan diciptakan. Orang menggunakan pengetahuan dalam pertukaran bantuan, untuk mendapatkan

penghargaan, dan untuk naik tangga promosi dan keuntungan finansial dalam sebuah organisasi. Di jalur ini, pengetahuan cara dapat dilihat sebagai aset yang

diperdagangkan. Penelitian telah menunjukkan bahwa hadiah untuk berbagi pengetahuan di beberapa perusahaan besar didasarkan pada forum komunikasi online di seluruh dunia di mana banyak pertanyaan memberikan karyawan daftar tinggi sebagai ahli pengetahuan, dan listing tersebut dicatat baik pada penilaian kinerja dan digunakan untuk meningkatkan promosi dan gaji (McInerney, 1999). Alih-alih inisiatif konstan untuk mengekstrak pengetahuan dari dalam karyawan untuk menciptakan artefak pengetahuan eksplisit baru, mungkin akan lebih produktif bagi organisasi untuk menginvestasikan usaha dalam menciptakan budaya pengetahuan dalam organisasi. Pengetahuan budaya berarti organisasi yang menawarkan kesempatan untuk menciptakan pengetahuan dan salah satu yang mendorong belajar dan berbagi apa yang diketahui. Dorongan bisa datang dalam bentuk mendirikan

22

kelompok rapat kecil, melakukan seminar on site, menawarkan pertemuan informal yang water cooler di seluruh tempat kerja, dll. Membuat pengetahuan budaya

memastikan penciptaan terus-menerus dan berbagi pengetahuan melalui lingkungan kepercayaan dan dialog. Kepercayaan memungkinkan individu untuk berbicara secara terbuka tanpa takut pembalasan dan tanpa khawatir bahwa pengetahuan bersama akan digunakan secara tidak etis (Shaw, 1997). Kepercayaan diperlukan pada organisasi abad ke-21 secara umum di mana otoritas tidak hanya untuk diberikan mengatur dan mengarahkan tim kerjanya sendiri, tetapi juga diperlukan dalam membangun budaya berbagi pengetahuan (Bonaventura, 1997). Dalam organisasi yang mengandalkan tim virtual, yaitu kelompok kerja yang terpisah satu sama lain dan menggunakan teknologi untuk berinteraksi, kepercayaan pada dasarnya diperlukan karena pekerja tidak melihat setiap wajah lain secara face to face, dan pekerjaan selesai oleh individu yang mungkin tidak pernah bertemu satu sama lain (Jarvenpaa, Knoll, & Leidner, 1998). Untuk berbagi pengetahuan tidak hanya memiliki infrastruktur komunikasi yang baik, tetapi juga harus memiliki lingkungan di mana kepercayaan memungkinkan tanggung jawab untuk mentransfer pengetahuan individu dan organisasi.

7.

Implikasi untuk Program Management Pengetahuan Hubungan antara pengetahuan dan organisasi belajar tidak bisa dihindari karena pengetahuan adalah apa yang telah dipelajari (Kofman & Senge, 1993). Organisasi belajar adalah tentang orang dan bagaimana mereka bekerja sama untuk mencapai pribadi dan tujuan organisasi. Karya Peter Senge, Chris Agyris, dan lainnya telah menyelidiki bagaimana organisasi belajar (Agyris 1991, 1993; Senge, 1990a, b; Senge et al,.1999) dan pentingnya pembelajaran organisasi dimampu beradaptasi dengan perubahan dan menjadi tangguh yang cukup dengan iklim cuaca ekonomi yang tidak menentu. Karena pengetahuan dan pembelajaran organisasi terkait erat (McInerney & Lefevre, 2000), diragukan bahwa setiap organisasi dapat berhasil dalam berbagi pengetahuan dan pengetahuan mengelola artefak baik tanpa komitmen untuk belajar. Belajar dan manajemen pengetahuan adalah proses yang melibatkan perubahan dan gerakan ke tingkat baru dari kognisi dan pemahaman antar individu dalam suatu organisasi. Salah satu definisi bekerja bahwa kita mungkin menggunakan untuk pengetahuan manajemen untuk menggabungkan apa yang kita ketahui tentang teori dan praktek KM dan hubungannya dengan pembelajaran. Dalam bahasa

sederhananya:

23

Pengetahuan manajemen (KM) adalah upaya untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi. Cara untuk melakukan ini termasuk mendorong komunikasi, menawarkan kesempatan untuk belajar, dan mempromosikan berbagi artefak pengetahuan yang sesuai. Jesse Shera (1966), yang menulis tentang organisasi pengetahuan, mengakui sifat dinamis dari pengetahuan sebagai serta hubungannya dengan pembelajaran. Dalam Dokumentasi dan Organisasi Pengetahuan, ia membahas aspek pengetahuan yang universal: (a) dinamis, evolusi, dan proses fungsional, (b) fitur statis dan struktural dari fenomena (c) dan mode teleologis, atau purposive, dari perilaku. Shera (1966) menyatakan bahwa dengan pemahaman pengetahuan [Dan untuk tujuan kita, sebuah artefak pengetahuan], kode dapat membawa secara kebetulan ke pola konseptual dari dokumen, atau catatan grafis, dengan pola konseptual atau

orang yang meminta bantuan untuk itu. Shera melihat coding representasi pengetahuan sebagai katalis yang akan membuat pengambilan informasi dan kemungkinan pengetahuan. Dia menulis bahwa semantik dari kode harus dapat beroperasi pada beberapa tingkatan untuk mencocokkan representasi baik lisan maupun grafis dari makna yang dapat ditafsirkan dalam budaya atau subkultur. Orang bisa menghubungkan pemikiran Shera tentang coding sebagai upaya dalam mengorganisir representasi artefak pengetahuan dalam program KM. Apapun sistem kodifikasi ini dirancang untuk repositori dari objek pengetahuan, harus bertepatan dengan apa yang dimaksud oleh ahli pengetahuan dalam bahasa yang masuk akal untuk orang lain dalam budaya organisasi. Pengalaman manusia tidak ada dalam ruang hampa, hal itu terjadi dalam konteks sosial dan historis yang jarang berhenti. Dibanyak cara studi pengetahuan adalah studi tentang psikologis, sosial, biologis, dan fenomena fisik (Shera, 1973). Shera sebagai filsuf perpustakaan dan informasi ilmu melihat studi proses intelektual dalam masyarakat sebagai disiplin yang sah mungkin disebut epistemologi sosial. Sama seperti disiplin dari analisis sistem adalah studi tentang rincian dalam kaitannya dengan operasi keseluruhan, disiplin epistemologi adalah studi tentang bagaimana seluruh orang tahu berpikir, merasa, bertindak, dan berkomunikasi (Shera, 1973). Pandangan epistemologi menegaskan apa telah dibahas sebelumnya dalam makalah ini bahwa pengetahuan mengandalkan tubuh baik dan pikiran.

24

Memiliki koleksi statis dari artefak pengetahuan, kodifikasi mereka, dan menempatkan mereka dalam suatu sistem tidak benar-benar cukup pengetahuan untuk digunakan secara efektif. Penciptaan pengetahuan secara kontinu, Nonaka dan Takeuchi (1995) berpendapat, Apa yang membuat organisasi yang sehat dan inovatif. Proses penciptaan pengetahuan yang dinamis terjadi pada saat sosialisasi ketika internal (tacit) pengetahuan dibuat eksternal (Eksplisit). Spiral ini yang beroperasi antara pengetahuan internal dan eksternal terus mempengaruhi pengetahuan baru antara kelompok-kelompok kerja menciptakan energi dan inovasi yang cirinya adalah aktifnya pengetahuan intensif dan pengetahuan dalam menciptakan organisasi. Apa yang membuat lanskap Management pengetahuan berbeda dari tampilan klasik dan pengetahuan organisasi dan sejarah manajemen informasi adalah bahwa manajemen pengetahuan adalah aktif memproses yang melibatkan penciptaan pengetahuan,

elisitasi pengetahuan yang disengaja, dan kemampuan untuk berbagi artefak pengetahuan di seluruh organisasi. Lihat Gambar 1 untuk representasi grafis dari sebuah kontinum pengetahuan yang menggambarkan bagaimana pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit berinteraksi melalui proses internal dan eksternal dalam dan antara orang-orang dalam suatu organisasi.

25

Bagan 1 Proses Transformasi Pengetahuan Tacit menjadi Pengetahuan eksplisit

8.

Implikasi bagi Manajemen Pengetahuan dalam Organisasi Bagaimana sifat dinamis dari pengetahuan mempengaruhi Program KM? Berikut adalah beberapa prinsip didasarkan pada diskusi pengetahuan sebelumnya yang dapat diterapkan untuk suara dan program KM abadi: 1. Apa yang Anda tahu adalah apa yang telah anda pelajari. Organisasi yang berkomitmen untuk berbagi pengetahuan juga harus berkomitmen untuk menyediakan lingkungan belajar dan harus mengalokasikan sumber daya yang memungkinkan dan mendorong percakapan, sesi berbagi pengetahuan formal dan informal, dan komunikasi terbuka harus menjadi norma budaya. Pengetahuan adalah seperangkat beberapa proses dan memiliki dimensi sosial dalam sebuah organisasi, dan sangat sulit untuk berbagi tanpa ada peluang bagi orang untuk bekerja sama. Upaya-upaya khusus mungkin harus dibuat untuk kerja kelompok virtual atau tim yang harus menyelesaikan pekerjaan secara bersama-sama, tetapi tidak memiliki mekanisme alami untuk

membangun kepercayaan seperti sebagai percakapan tatap muka.

26

2.

Program KM berkembang dan mengalir sebagai pengetahuan itu sendiri. Program manajemen Pengetahuan bisa dinamis dan energik seperti

pengetahuan itu sendiri dan menjadi sumber inovasi dan kreatif. Ini membantu untuk memiliki seseorang secara aktif memfasilitasi sharing pengetahuan dan mencari di mana pengetahuan ada dalam organisasi, namun management pengetahuan dapat terjadi jika organisasi jika punya budaya pengetahuan dan berkomitmen untuk menciptakan pengetahuan dan berbagi artifak. Ini membantu jika toko pengetahuan memiliki kriteria kualitas. 3. Repositori yang menyimpan artefak pengetahuan harus dijaga saat ini, diakses, dan dikodekan sedemikian rupa untuk memungkinkan aksesibilitas yang mulus dan intuitif. Karena pengetahuan adalah dinamis, selalu berubah, dan berkembang, pengetahuan sistem harus kuat dan cukup fleksibel untuk mengambil update yang rutin dari semua sektor organisasi. Sistem teknologi terkadang memiliki keterbatasan yang dapat menggagalkan perubahan dan fleksibilitas. Sebuah kelayakan dan sistem KM yang berguna akan menjadi salah satu yang mencerminkan pemahaman bahwa pengetahuan tidak statis, dan artefak baru akan perlu dikodifikasi dan ditambahkan ke sistem. 4. Manajemen pengetahuan didasarkan pada proses dan hal. Meskipun teknologi dapat membantu dengan komunikasi dan penyimpanan artefak pengetahuan dan transfer, pengetahuan dibuat oleh orang. Management Pengetahuan tidak harus bingung dengan teknologi itu sendiri, dan pengetahuan tidak harus bingung denganartefak pengetahuan.

9.

Implikasi untuk Profesi Informasi Implikasi bahwa manajemen pengetahuan menyajikan profesi informasi termasuk kemungkinan perubahan dalam pendidikan, cara berbeda dalam melakukan kerja, dan sudut pandang organisasi yang baru. Kolaborasi dan bekerja harmonis untuk memaksimalkan berbagi pengetahuan perlu praktek dan usaha karena pengetahuan yang diwakili dan dikodifikasikan mungkin berbeda secara dramatis dalam berbagai disiplin ilmu. Reward/hadiah untuk berbagi pengetahuan dan membangun laporan praktik terbaik dan dokumen lesson learnt sebagai cara rutin untu melakukan bisnis dapat meringankan beban dari pencarian keahlian dan pengetahuan elisitasi. Dalam budaya berbagi pengetahuan semua anggota organisasi mengambil kesempatan untuk berbagi pengetahuan antara kelompok kerja dan kadang-kadang dengan

27

organisasisecara keseluruhan atau dengan profesi itu sendiri. Mengembangkan dan memelihara lingkungan kerja yang dipercaya mungkin menjadi metode terbaik untuk memastikan berbagi pengetahuan, tapi itu adalah masalah bagi pembangunan jangka panjang organisasi. Karena pengetahuan adalah dinamis, pembentukan satu kali dari sistem manajemen pengetahuan tidak akan bekerja tanpa penyegaran, penambahan, dan revisi. Sebuah komitmen berkelanjutan diperlukan jika manajemen pengetahuan adalah untuk mencerminkan proses dan kekuatan pengetahuan manusia.

10.

Implementasi Knowledge Management di PT. Telkom. Telkom menyadari bahwa hanya dengan inovasi dan kreatifitas karyawan dapat memenangkan persaingan yang semakin sengit, menyadari hal tersebut diatas, maka PT. Telkom mengimplementasikan Knowledge Management yang yang lebih dikenal dengan Kampiun pada tahun 2004 dengan instruksi Direksi No ID 07/HK.280/SDM20/2004 Tentang Program dan Pengembangan Knowledge Management Telkom, Tanggal 31 Mei 2004. PT. Telkom dapat dikatakan sebagai pioner dalam mengimplementasikan system ini, hal ini dapat dibuktikan dengan undangan dalam berbagai seminar dengan topik knowledge management, juga benchmark dari perusahaan lain ke PT. Telkom terkait dengan implementasi Knowledge Management Seluruh pegawai diberi kesempatan yang luas, untuk mengeluarkan ide idenya atau berbagi pengalaman dalam bentuk tulisan, kemudian diupload ke sistem, dan selanjutnya bisa diakses oleh keseluruh karyawan, sehingga bisa digunakan sebagai sharing knowledge yang diharapkan bisa menambah pengetahuan dan wawasan sehingga bisa meningkatkan kompetensi yang diarahkan dalam kerangka untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Dan tentunya sebagai sistem untuk mengelola dan memanfaatkan aset aset intelektual yang dimiliki para karyawan sehingga diharapkan produktifitas karyawan semakin meningkat. Bagaimana dengan keberhasilan implementasi Kampiun Telkom? Bukan kapasitas penulis untuk menilainya, namun menurut pengamatan penulis dengan merujuk salah satu teori yang sudah dibahas dalam pendahuluan, yang meliputi, a. Persediaan pengetahuan, Menurut penulis sudah cukup bagus, dipandang dari peningkatan dari tahun ke tahun jumlah artikel yang disumbangkan oleh para pegawai, walaupun tentunya

28

perlu dievaluasi lebih lanjut tentang kualitas artikel dan juga apa tujuan para pegawai menulis artikel dan upload ke sistem apakah hanya sekedar memenuhi kewajiban paska pelatihan atau karena tuntutan kinerja yang dituangkan dalam SKI atau sebuah kesadaran untuk berbagi sharing knowledge dalam rangka peningkatan kualitas kompetensi pegawai. b. Mempercepat aliran knowledge. Terkait aliran knowledge keberhasilan ini tidak perlu diragukan lagi, karena dengan kemudahan akses portal Telkom, begitu mudahnya kita mengupload artikel dan juga akses untuk mencari suatu artikel. c. Transformasi knowledge. Mencari,mengakses dan membaca artikel di Kampiun sudah cukup mudah, namun perlu dievaluasi dan dikaji kembali, seberapa banyak para pegawai memanfaatkan artikel artikel dikampiun dalam rangka peningkatan knowledge, dan yang terpenting apakah artikel artikel yang sudah dibaca bertransformasi menjadi peningkatan skill, knowledge dan kompetensi. d. Pemanfaatan knowledge. Seberapa besar para pegawai Telkom, menggunakan media kampiun untuk meningkatkan kompetensinya dan seberapa besar dampaknya terhadap peningkatan kompetensi dalam rangka kegiatan operasional sehari hari, dan seberapa besar dampaknya terkait layanan kita kepada pelanggan, untuk mengetahui hal ini tentunya diperlukan evaluasi dan kajian yang terus menerus baik melalui survey atau tool lainnya.

Dalam implementasinya lagi, Telkom juga telah menerbitkan keputusan-keputusan yang terkait dengan Knowledge ini, tapi bukan berarti dua unsur lainnya dikesampingkan, diantaranya adalah KD.09/PS100/CTG-00/2005 tanggal 21 Maret 2005 tentang Kampiun; KD.27/PS100/COP-F0033000/2007 tanggal 22 Mei 2007 tentang Knowledge Management; dan KR.06/PS000/COP-B0011000/2008 tanggal 09 Juli 2008 tentang Knowledge Sharing. Pada intinya Telkom sebagai perusahaan besar yang bergerak dibidang Telecommunication Information Media and Edutainment (TIME) akan menuju pada perusahaan berbasis pengetahuan, tidak main-main dengan Knowledge ini.

29

Knowledge Management Telkom adalah pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis dan dalam menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan atau akuisisi, sharing dan akuisisi knowledge yang dibutuhkan. Kampiun atau Knowledge Management System adalah nama yang diberikan untuk aplikasi Knowledge Management Telkom yang berbasis IT, yang menjadi tool bagi seluruh jajaran manajemen dan Karyawan Telkom untuk berbagi (shared) dan mengakuisisi knowledge. Aplikasi Kampiun saat ini dapat diakses di portal telkom (http://portall.telkom.co.id) melalui menu Collaboration Center. Yang menarik bagi Penulis adalah pengertian dan proses pembentukan knowledge (pengetahuan) itu sendiri dan keterkaitannya dengan aplikasi Kampiun. Knowledge sebagai salah satu unsur pembentuk basis kompetensi bila diterjemahkan adalah ilmu pengetahuan. Bila diuraikan merupakan segala sesuatu yang diketahui yang direkam dalam memory otak dengan perantara panca indra untuk diingat. Jadi apapun yang dilihat, didengar, dirasa dan direkam dimemory otak adalah ilmu pengetahuan. Jadi knowledge ini melekat pada individu orang per orang. Karena adanya keterbatasan memory otak juga dan seiring dengan kemajuan

pengetahuannya, knowledge ini akhirnya dicoba untuk direkam dalam bentuk lain yaitu dalam bentuk simbol, goresan, coretan, tulisan dan muncul buku-buku berbagai disiplin ilmu. Ada lagi pengertian Knowledge yang sepertinya selalu diidentikan dengan jenjang pendidikan tinggi. Sebenarnya pendidikan formal hanya salah satu proses saja, yang seharusnya tidak mengesampingkan non-formal seperti

pengalaman praktek lapangan, dengan pengalaman kita akan semakin mampu dan mahir, built in training (bit), rapat, berbagi (shared), dan sebagainya, apalagi saat ini muncul berbagai disiplin knowledge yg tidak dapat lagi dikejar melalui pendidikan dan pelatihan formal. Tak penting sih bagaimana caranya yang penting hasilnya, tapi ada yang membedakan formal dan non-formal yaitu secarik sertifikat yang sering disebut ijazah. Pada pokoknya melalui proses knowledge ini, diharapkan setiap mahluk akan berpengetahuan. Pengetahuan inilah yang nantinya dijadikan suatu petunjuk atau arah dalam berkehidupan, bekerja dan tetap eksis, yang notabene adalah sebagai ilmunya. 9.1 Keterkaitan knowledge dan Kampiun Bila kita cermati , yang lebih dahsyat lagi dari proses pembentukan knowledge ini adalah melalui yang namanya Knowledge Sharing. Pembentukan knowledge ini adalah melalui proses berbagi. Bagaimana dewasa ini dengan mudahnya

30

kita bisa mendapatkan berbagai informasi- sebagai bahan pembentukan pengetahuan- melalui dunia maya yang namanya Internet. Orang-orang dengan mudahnya dapat berbagi apapun disana. Telkom, seperti telah disebutkan diatas, dalam proses berbagi ini telah meluncurkan aplikasi Kampiun. Melalui aplikasi ini seluruh karyawan diharapkan untuk berbagi dalam bentuk tulisan atau makalah inovasi, tentunya dengan syarat dan ketentuan yang berlaku, contohnya tulisan ini. Melalui tulisan ini, Telkom mencoba untuk melekatkan knowledge individu orang per orang karyawannya menjadi knowledgenya Telkom. Yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana dengan shared yang tidak berbentuk tulisan Kampiun, seperti pengalaman bekerja yang tertulis dalam buku pintar, buku contekan, buku trick&tip, yang agak sulit dibuat dalam bentuk narasi tulisan, buku-buku ini kerap dipakai dalam mempermudah pekerjaan. Bagaimanapun knowledge ini memang tetap melekat di Telkom melalui karyawannya. Dan yang menarik lagi adalah, sebenarnya yang berkewajiban mengelola pengetahuan itu individunya atau organisasinya? Sebenarnya setiap orang harus mengelola pengetahuan mereka sendiri, karena yang paling

berkepentingan mendapatkan manfaat dari pengelolaan pengetahuan itu adalah individu. Ketika semua pengetahuan yang kita dapat ketika berkegiatan apapun, apalagi saat bekerja kita mencoba untuk mencatatkan dalam bentuk tulisan. Kemudian kita simpan sehingga mudah dicari kembali, ini semua membantu dan mempercepat kerja ketika masalah serupa datang. Kalaupun kita pindah kerja, knowledge base yang kita miliki tadi menjadi barang berharga yang bisa kita jual dalam bentuk skill dan kemampuan.

31

BAB III PENUTUP

1.

Kesimpulan
Dalam membahas pengetahuan kodifikasi, Zack (1999) mengingatkan kita bahwa sebagai hal praktis, organisasi perlu mengelola pengetahuan baik sebagai objek dan proses. Ini adalah tantangan untuk memastikan, tapi bukan tantangan yang dapat diatasi. Dengan memahami pengetahuan itu sendiri, bagaimana mengumpulkan dan mengatur artefak pengetahuan, dan dengan komitmen untuk pembelajaran organisasi, sharing pengetahuan dapat menjadi bagian dari cara biasa organisasi, merancang terutama sistem untuk yang kolaboratif untuk usaha. Mengetahui bagaimana dengan

gesit

kemudahan

penggunaan

menempatkan manajer informasi dan staf sistem dalam posisi untuk membantu membuat sebuah pengetahuan organisasi menjadi lebih mudah diakses. Meskipun sebagian besar manajer informasi tidak dilatih sebagai wartawan, ketrampilan reporter dalam memotret, merekam, dan pelaporan pengetahuan baru dapat bermanfaat dalam proses aktif untuk mencari tahu apa yang anggota organisasi tahu. Dinamika atribut pengetahuan dan sifat subjektif dari pengetahuan menempatkan permintaan pada mereka yang akan mendapatkan, menyusun, dan mengubah pengetahuan ke dalam format sharable. Ada yang mempertanyakan efektivitas manajemen pengetahuan dan

ketahanannya serta keberlanjutan sebagai organisasi proses (Browning, 1999). Setelah mengalami Business Process Reengineering dan Total Quality Management, bagian yang skeptis dan sinis telah menyatakan bahwa manajemen pengetahuan menjadi float lain dalam parade ide untuk memberi energi pekerja dan tempat kerja. Thomas Stewart (1998, 2001) menjelaskan bahwa meskipun rekayasa ulang dan kualitas manajemen bukan koin dari dunia bisnis saat ini, ide-ide besar tidak mengubah bisnis Jepang dan Amerika secara dramatis. Gerakan kualitas diperbolehkan banyak perusahaan untuk

membangun kembali diri mereka sendiri, Stewart mengatakan, dan rekayasa ulang organisasi diizinkan untuk melihat bagaimana informasi teknologi bisa meminimalkan dokumen dan birokrasi.

32

Manajemen pengetahuan adalah ide besar yang mungkin tidak selalu mempertahankan posisi emasnya, tetapi itu pasti akan terus mempengaruhi cara kita berpikir tentang proses organisasi dan aset. Jika informasi profesional dan lain-lain benar-benar melihat nilai dalam berbagi pengetahuan aktif dan memiliki keinginan untuk pertukaran pengetahuan agar menjadi abadi dan bermakna untuk bekerja, maka manajemen pengetahuan akan diperlukan sebagai proses dinamis dan berorientasi sebagai pengetahuan itu sendiri.

2.

Implikasi Meningkatnya pemahaman mengenai : 1. Keterkaitan pengetahuan 2. Proses transformasi pengetahuan internal (tacit) menjadi eksternal (Eksplisit) 3. 4. 5. solusi dari aspek yang bermasalah dalam Knowledge Management Kontribusi perkembangan teknologi untuk penerapan KM Implikasi penerapan program KM terutama di PT Telkom Knowledge Management dengan sifat dinamis dari

3.

Saran PT Telkom,Tbk harus tetap mempertahankan knowledge management yang telah dilakukan karena telah terbukti memperbaiki kinerja Telkom sebagai salah satu BUMN di Indonesia.

33

DAFTAR PUSTAKA

34