Cultuurnet Vlaanderen verbetert interne rapportering en beheer van contacten

Cultuurnet Vlaanderen is een jong overheidsbedrijf dat mensen meer zin wil geven in cultuur en zinvolle vrijetijdsbesteding. De organisatie werkt daartoe samen met steeds meer steden, getel. +32 (0)2 719 03 30 info@infront.be
land: Belgi sector: cultuur

meenten en cultuurhuizen. De zelf ontwikkelde applicatie voor contactbeheer volstond niet meer om de toenemende informatie optimaal te gebruiken.

Na een open offerteprocedure bleek Infront de geschikte partner voor het uitwerken van een CRM-project voor contactbeheer en

profiel
Cultuurnet Vlaanderen werd opgericht in 2002 om zoveel mogelijk mensen te laten genieten van cultuur en vrije tijd, onder andere via de website Uit In Vlaanderen. Die site heeft een eigen redactie die tips kiest uit het volledige cultuuraanbod. De organisatie geeft ook communicatieadvies aan steden en gemeenten over hoe ze hun cultuur- en vrijetijdsaanbod beter kunnen promoten.

rapportering. De software van Microsoft biedt Cultuurnet Vlaanderen alle nodige functies en een reeks interessante extras.

Dankzij de technologische vernieuwing wordt alle binnenkomende informatie van de partners nu gecentraliseerd. Iedereen bij Cultuurnet Vlaanderen gebruikt Microsoft Dynamics CRM, met een duidelijk overzicht van de contacten tot gevolg. Bovendien is er een grote tijdswinst door de flexibele en eenvoudig te gebruiken software.

uitdaging
In de cultuursector werken personen vaak voor verschillende organisaties, wat een duidelijk contactoverzicht voor Cultuurnet bemoeilijkt. Duidelijke klanteninformatie en kennis zijn echter relevant voor Cultuurnet om informatie over

Het CRM-systeem bij Cultuurnet Vlaanderen zal nog verder uitgebreid worden met een upgrade naar Microsoft Dynamics CRM 2011. In de nabije toekomst komt er ook extra rapportering, met een betere grafische weergave van de rapporten.

Microsoft Dynamics CRM

cultuuraanbod zo correct mogelijk weer te geven. In volle expansie, bood de eigen ontwikkelde applicatie niet meer de nodige efficintie in databeheer.

oplossing
Cultuurnet besliste om haar systeem in te ruilen voor Microsoft Dynamics CRM die het mogelijk maakt alle gegevens te centraliseren. Doordat iedereen toegang heeft tot de applicatie komen dubbele gegevens niet meer voor en blijft de informatie up-to-date. Bovendien versnelt het verwerkingsproces door een gebruiksvriendelijk systeem.

Cultuurnet Vlaanderen bericht via steeds meer media over het cultuur- en vrijetijdsaanbod in Brussel en Vlaanderen. Intussen zijn er al ruim 300 kanalen waarlangs dat nieuws voortdurend verspreid wordt. Achter die vele kanalen gaan honderden overheidsorganisaties, culturele verenigingen en bedrijven schuil. Bij hen zijn de medewerkers van Cultuurnet Vlaanderen in contact met duizenden personen. Tot voor kort hielden we de meeste contacten bij in een zelfgeschreven applicatie in Microsoft Access, vertelt Charlotte Tournicourt, systeem- en applicatieverantwoordelijke bij Cultuurnet Vlaanderen. Niet alle afdelingen hadden toegang tot die interne applicatie. Daardoor zaten de contactgegevens steeds meer verspreid in allerlei bestanden. Dat zorgde onder meer voor veel dubbele gegevens die bovendien niet altijd up-to-date waren. Door een gebrek aan overzicht waren de medewerkers bij Cultuurnet Vlaanderen vaak met diverse personen van eenzelfde organisatie in contact, waarbij men niet altijd op de hoogte was van eerdere contacten.

voordelen
Beter samenwerken met partners en klanten Gebruiksvriendelijk Tijdsbesparing Sneller, professioneler en efficinter werken Centrale contactendatabase Sterke integratie met e-mail Betere interne samenwerking

Alle contacten centraal

software&services Servers Developer Tools Windows Desktop Applications Business Solutions
Microsoft Dynamics CRM

Met de hulp van Infront ruilde Cultuurnet Vlaanderen haar zelfontworpen systeem in voor de standaardtoepassing Microsoft Dynamics CRM. Alle binnenkomende informatie van strategische partners zoals ruim 300 steden en gemeenten en 1.000 cultuurhuizen zit nu helemaal gecentraliseerd. Charlotte Tournicourt: We zijn op de hoogte van het cultuur- en vrijetijdsaanbod van steeds meer steden, gemeenten en cultuurhuizen. Het toenemend aantal partners maakte de overgang naar een efficinter databeheer echt noodzakelijk. Als overheidsorganisatie is Cultuurnet Vlaanderen gebonden aan de wet op de overheidsopdrachten. In haar zoektocht naar de geschikte partner om nieuwe software te installeren, volgde Cultuurnet Vlaanderen daarom de vereiste open offerteprocedure. Op basis van criteria zoals prijs, standaardmogelijkheden van de software, plan van aanpak, timing, de kwaliteit van de dienstverlening en het onderhoud koos ze voor Microsoft Dynamics CRM en Infront. Microsoft bood ons niet alleen de functies die we noodzakelijk achtten, maar ook interessante extras, zoals uitgebreide rapportering die we ook automatisch extern kunnen uitsturen. De mogelijkheid om workflows in te stellen,

Online Services

Microsoft Services

Microsoft Technologies

Microsoft Security

Charlotte Tournicourt, systeem- en applicatieverantwoordelijke bij Cultuurnet: Door een centraal systeem te gebruiken worden de verschillende processen op elkaar afgestemd.

interesseerde ons eveneens, aldus Charlotte Tournicourt. Daarnaast bood Infront ons een voordelige prijs en een geruststellende aanpak. Ze gaven ons een zeker vertrouwen in hun dienstverlening door vooraf ons bestaande systeem te komen bekijken en te luisteren naar onze noden.

Charlotte Tournicourt. Voor e-mailzendingen heeft Cultuurnet Vlaanderen zijn CRM-systeem gekoppeld aan de online software van Addemar. Contactlijsten worden vanzelf uitgewisseld en aangepast bij wijzigingen.

Sneller beheer Vlotter samenwerken

Cultuurnet Vlaanderen merkt al op diverse niveaus de voordelen van de software. Het systeem is veel flexibeler en eenvoudiger te gebruiken. Een aanpassing maken in de schermen om bijvoorbeeld een extra invulvak toe te voegen, duurt nu maar enkele minuten, aldus Charlotte Tournicourt. Dankzij de integratie met Outlook kunnen al onze 40 medewerkers bepaalde e-mailberichten en afspraken in CRM opslaan, waardoor andere collegas die mee kunnen volgen of bepaalde taken opvolgen en overnemen. Iedereen kan ook veel gemakkelijker zelf rapporten maken, lijsten trekken en exporteren naar Excel, bijvoorbeeld. Cultuurnet Vlaanderen gebruikt hun nieuwe CRMtoepassing niet alleen voor het contactenbeheer, maar ook voor campagnes. De historiek van inschrijvingen en aanwezigen wordt beter bijgehouden en onze medewerkers kunnen nu ook zelf de contactlijsten en rapporten opmaken, vertelt Binnen de cultuursector veranderen nogal wat mensen van job, meer frequent dan in andere branches. Via Microsoft Dynamics CRM kan Cultuurnet Vlaanderen deze veranderingen beter bijhouden en sneller handelen. Charlotte Tornicourt: Ons vorige systeem kostte ogenschijnlijk niets, maar had een verborgen kost. We merken nu een grote tijdswinst, ook omdat we veel meer gegevens centraal bijhouden. Bij het opmaken van kwartaalrapporten over nieuwe partners en gevoerde activiteiten blijft alle informatie in CRM bewaard voor volgende campagnes zodat het verwerkingsproces versnelt. We kunnen nu ook lijsten en rapporten trekken terwijl het systeem draait, dat ging vroeger niet. Via deze vernieuwing zijn we ook sneller in contact met de juiste persoon. Onze partners en nieuwe contacten ontvangen ook veel meer informatie op maat.

CRM Comit
Cultuurnet Vlaanderen zorgde zelf voor de opleiding om de eigen medewerkers te leren omgaan

met de nieuwe software. Tijdens de implementatie hebben we gebruikers uit alle afdelingen betrokken om hun noden te begrijpen en samen de vereisten te bepalen, aldus Charlotte Tournicourt. Cultuurnet Vlaanderen evalueert regelmatig via haar zogenaamd CRM Comit of de verdere implementatie volgens de gevraagde vereisten blijft verlopen. Een systeem zonder inspraak voor de gebruikers wordt toch niet gebruikt, vertelt Charlotte Tournicourt. Op basis van evaluaties plant Cultuurnet Vlaanderen een upgrade naar Microsoft Dynamics CRM 2011. In de nieuwe versie zullen we bijvoorbeeld gemakkelijker kunnen zien welke contacten voor verschillende organisaties werken, wat courant voorkomt in de branche. Met hulp van Infront en Microsoft Reporting Services-software komt er extra rapportering, met een betere grafische weergave van de gegevens. Ook zal men op elk ogenblik de meest recente resultaten kunnen zien in plaats van elk kwartaal een rapport te trekken.

Charlotte Tournicourt
Door de centralisatie van gegevens is er een grotere kennisdeling met onze medewerkers waardoor onze interne processen efficinter gebeuren en het contact met onze partners professioneler verloopt.

voor meer informatie

Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/ cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken. Voor meer informatie over Infront, bel naar +32 (0)3 451 23 91 of bezoek www.infront.be Voor meer informatie over Cultuurnet Vlaanderen, bezoek www.cultuurnet.be