Organizacin y gestin de proyectos

INTRODUCCIN A MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL (III)

SEGUIMIENTO DEL PLAN
Para esta tercera y ltima parte de la prctica correspondiente a la herramienta de apoyo a la planificacin, Microsoft Project Professional , se utilizar el mismo proyecto del guin anterior. La siguiente tabla muestra las tareas que formaban parte del mismo y la informacin correspondiente a cada una de ellas. Id. 1 2 3 4 5 6 7 8 Nombre TAREA RESUMEN 1 tarea 1 tarea 2 tarea 3 TAREA RESUMEN 2 tarea 4 tarea 5 tarea 6 Duracin 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d Predecesora PERSONA PERSONA PERSONA 2 3 4 PERSONA;SIERRA MECANICA PERSONA(50%);SIERRA MECANICA PERSONA;SIERRA MECANICA Recursos

Una vez realizado el plan del proyecto, la siguiente fase de la planificacin se centra en la etapa de la ejecucin del plan. Esta etapa tiene como objeto realizar un seguimiento de la ejecucin real del proyecto para detectar las posibles modificaciones de la realizacin real del proyecto con nuestro plan previsto, y reflejar las modificaciones que se puedan producir. Una vez resueltos los conflictos entre recursos, el plan actual representa la mejor estimacin de cmo se podra llevar a cabo el proyecto, y cuales son los recursos que habra que utilizar para completar la realizacin del mismo. Ahora, ya podemos guardar la informacin del proyecto como una lnea base para comparaciones futuras con el desarrollo real del proyecto. Para almacenar una copia de la informacin de las tareas y los recursos, debe abrir el men Herramientas, sealar la opcin Seguimiento y seleccionar la opcin Guardar lnea de base en el submen que aparece (no realice an esta operacin; si ya la ha ejecutado, puede deshacerla borrando la lnea de base). La informacin es congelada y utilizada nicamente con propsitos de referencia. Microsoft Project utiliza la informacin de la lnea de base para calcular y mostrar la variacin (la diferencia entre lo que se planific originalmente y lo que est programado actualmente tras la realizacin de ciertas modificaciones).
Seleccione la vista Hoja de tareas, y con ella en pantalla seale la opcin Tabla del men Ver y

seleccione la opcin Costo en el submen que aparece para poder ver la hoja de tareas del proyecto y su relacin con el costo de cada una de ellas. Si observa, comprobar que no existe costo planeado, slo aparecen los costos totales de las tareas, la variacin sobre el costo planeado (en este caso la variacin sera todo el costo planeado al no disponer de una lnea base) y lo que resta por pagar. An no hemos fijado la lnea base del proyecto. La siguiente actividad a realizar en el proyecto es definir la lnea base para poder realizar futuras comparaciones entre la planificacin y la ejecucin real del mismo.
Seale la opcin Seguimiento del men Herramientas, y seleccione la opcin Guardar lnea base en

el submen que aparece.

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Aparece el cuadro de dilogo Guardar lnea de base. Este cuadro permite especificar diferentes opciones de almacenamiento de la lnea de base. Dejamos las opciones predeterminadas para guardar la lnea de base de todo el proyecto.

Compruebe la variacin que se ha producido en la tabla de costos (vista Hoja de tareas). Ahora tenemos costos previstos, de forma que la variacin entre el costo planeado y el costo calculado es 0,00 y no existe costo actual puesto que an no hemos comenzado la simulacin de la ejecucin real del proyecto y, por tanto, resta por pagar todo el costo de cada tarea.
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Ya est fijada la lnea base del proyecto para todo el plan, a partir de este momento, comenzaremos la simulacin de la ejecucin del proyecto, incluyendo retrasos para ver la informacin que nos puede proporcionar la herramienta, en cuanto al proceso de seguimiento.

Active la barra de herramientas correspondiente al grupo de iconos relacionados con el proceso de seguimiento. Para ello, seale la opcin Barras de herramientas del men Ver y seleccione Seguimiento en el submen que aparece.

Supongamos que se ha realizado medio da de trabajo en nuestro proyecto y que no han surgido problemas, por lo tanto se ha completado el 50% de la tarea 1 y de la tarea 3. Seleccione la tarea 1 y la tarea 3, y pulse sobre el icono de 50% de la barra de herramientas de Seguimiento. Observe que el diagrama de Gantt se ha modificado para la representacin de esta situacin, indicando qu fraccin de las actividades se ha realizado. Esto se representa mediante una franja negra.

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Si selecciona la vista Hoja de tareas con la opcin de Costo, observar que se han modificado las

columnas correspondientes al costo real y al costo restante, indicando que se ha gastado la mitad del dinero que se haba calculado para completar estas actividades.
Seleccione en la Hoja de tareas la opcin Variacin (opcin Tabla del men Ver). Compruebe que no ha

cambiado la fecha planeada para el inicio y final de las tareas con respecto a la fecha que tienen fijada.
Ahora vamos a provocar un retraso en una tarea de nuestro proyecto (modificacin de su duracin

prevista) debido a algn problema. Seleccione en el Formulario de tareas la actividad tarea 6 (Id. 8) y modifique su duracin para que sea de dos das en lugar de uno solo. Compruebe sobre la tabla Variacin esta nueva situacin, que aparece reflejada con una modificacin en la fecha de finalizacin de esta actividad sobre la fecha de finalizacin inicialmente prevista.

Para finalizar el proceso de Seguimiento, vamos a modificar el precio del recurso SIERRA MECNICA.

Modifique el precio para que pase a costar 3,30 .

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Podr comprobar las modificaciones que se producen en la hoja de tareas cuando se indica que las tareas 1 y 3 se han completado en un 100% y la variacin de coste al modificar el precio del citado recurso.

FILTROS
A medida que aumenta el nmero de tareas del proyecto, podra encontrar muy til mostrar nicamente ciertas actividades en las que est interesado en un momento determinado. Los filtros facilitan la administracin de proyectos grandes, mostrando o destacando nicamente la informacin que se necesita en cada momento. Compruebe el efecto de los filtros. Para ello, seleccione de la barra de herramientas la lista desplegable, que en principio visualiza todas las tareas (nota: si no se encuentra en pantalla la citada lista desplegable, localcela pulsando en la flecha que aparece en el extremo derecho de las barras de herramientas). Puede seleccionar filtros para visualizar las tareas en curso, camino crtico, tareas incompletas, tareas completadas, etc. Podemos crear nuestros propios filtros con la opcin Ms filtros del submen que aparece al sealar la opcin Filtro para: del men Proyecto. Aparece un cuadro de dilogo donde podemos seleccionar el filtro o crear uno nuevo con la opcin Nuevo. Los filtros que terminan en ... indican que se debe introducir informacin adicional por pantalla. Por ejemplo, en el filtro del intervalo de tareas se debe indicar el rango de los identificadores de las tareas a visualizar.

INFORMES
En un informe, toda la informacin del proyecto se resume y se organiza para el administrador del proyecto. Microsoft Project proporciona cinco categoras de informes. Cada categora contiene varios tipos de subinformes entre los que se pueden elegir los siguientes: Categora General Descripcin Presenta la informacin seleccionada en toda la duracin del proyecto, como tareas resumen y tareas crticas, hitos, programacin, etc. Presenta informacin de tareas seleccionadas, tareas sin comenzar, en Tipo de informe Resumen proyecto Tareas nivel superior Tareas crticas Hitos Tareas sin comenzar Tareas que comienzan
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Actividades actuales

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progreso o finalizadas Costos Presenta informacin sobre los costos asociados a las diferentes actividades y recursos durante el proyecto Presenta informes de asignacin recursos, programacin de tareas, etc. de

Asignaciones

Carga de trabajo

Informacin de las tablas que presentan informacin de la utilizacin de tareas y recursos

Tareas en curso Tareas completadas Tareas pospuestas Presupuesto Tareas presupuesto sobrepasado Recurso sobrepasado Valor acumulado Tareas y recursos Fechas de recursos Lista semanal de tareas Recursos sobreasig. Uso de tareas Uso de recursos

Para seleccionar el informe a imprimir, se debe seleccionar la opcin Informes del men Ver. El cuadro de dilogo que aparece, muestra los botones que se corresponden con cada una de las categoras que se incorporan en Microsoft Project.

Seleccione el botn de la categora a la que pertenece el informe que quiere visualizar y, dependiendo de la seleccin, aparece un cuadro de dilogo que presenta el conjunto de informes disponibles para la categora seleccionada. Generales... es la opcin que aparece seleccionada por omisin en el cuadro de dilogo Informes. Si seleccionamos esta opcin, nos aparece el siguiente cuadro de dilogo que muestra los tipos de informes generales que puede generar Microsoft Project.

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Pruebe a mostrar los distintos informes de cada categora que se pueden generar con la herramienta Microsoft Project Professional y observe la informacin que refleja cada uno de ellos. A continuacin se muestra un ejemplo correspondiente al proyecto que se ha ido siguiendo en el guin de esta prctica.

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