Instructivo

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

MDULO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS

Consejo Nacional de Descentralizacin

MDULO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL Instructivo Manual de organizacin y funciones Lima, Per Marzo, 2005 Programa Pro Descentralizacin - PRODES Av. 28 de Julio 1045, Miraflores, Lima www.prodes.org.pe Supervisin de edicin y revisin de contenidos: Programa Pro Descentralizacin - PRODES Consejo Nacional de Descentralizacin, Gerencia de Fortalecimiento Local, CND Elaboracin de contenidos: Programa Pro Descentralizacin - PRODES. rea de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades Adecuacin didctica de los contenidos: Zoila Acua Castellanos Sonia Planas Ravenna Produccin grfica: duArtes 247 2788 Ilustraciones : Federico Gutirrez Lucya Crdova @2005 PROGRAMA Pro Descentralizacin - PRODES, Consejo Nacional de la Descentralizacin - CND, Ministerio de Economa y Finanzas MEF- DNPP. La informacin contenida en este mdulo puede ser reproducida total y parcialmente, siempre y cuando se mencione la fuente de origen y se enve un ejemplar a PRODES, CND y MEF. Hecho el Depsito Legal N 1501042005-0514, en la Biblioteca Nacional del Per. Esta publicacin ha sido posible gracias al apoyo de USAID - PER, bajo los trminos del contrato N 527-C-00-03-00049-00. Las opiniones expresadas por los autores no reflejan necesariamente el punto de vista de la agencia.

l manual de organizacin y funciones (MOF) describe las caractersticas, relaciones internas y tareas bsicas de cada una de las unidades orgnicas de la municipalidad. De all que el propsito de sta herramienta es analizar y dar forma al perfil del puesto, de manera que se constituya en el referente tcnico y normativo para designar a la persona que luego va a ocupar dicho puesto. Esta herramienta es conocida en el ambiente empresarial como la "descripcin del puesto" y es el resultante de un proceso de anlisis y sistematizacin de informacin que servir de base para dar contenido a cada puesto. Una de las vertientes innovadoras en la gestin de los recursos humanos y que contribuye eficazmente en la concepcin y definicin de sta herramienta, es el enfoque de las competencias laborales. Este enfoque sostiene que no basta una descripcin del puesto en cuanto a requisitos acadmicos, experiencia o tareas bsicas, sino tambin el anlisis de las competencias exigibles para un ptimo desempeo del cargo. Las competencias laborales, son categoras que estando relacionadas con el conocimiento y las aptitudes de las personas no tienen el mismo significado. Las competencias son repertorios de comportamientos, conocimientos y aptitudes, movilizados para lograr un alto desempeo y lograr una misin determinada. El Manual de Organizacin y Funciones, debe orientarse a "describir el puesto" no slo en la forma de una batera de requisitos, sino incorporando gradualmente los nuevos aportes tericos para la gestin estratgica de los recursos humanos. Las competencias laborales constituyen un aporte que si bien no pretendemos profundizar en sta gua, si debe formar parte de los retos de corto plazo.

INSTRUCTIVO

PROBLEMATIZANDO

OBSERVA LA SIGUIENTE SITUACIN

No estoy en contra del secretario, pero no es competente para este cargo!

Es que tampoco tiene el perfil para esa contratacin.

Entonces, cmo es que est ocupando ese puesto?

Actividad Han sucedido situaciones parecidas en tu institucin? Crees que la elaboracin del MOF requiere de previa investigacin? Qu propones para utilizar bien este instrumento?

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MDULO

IN FORMANDONOS
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestin institucional que describe las funciones bsicas a nivel de puestos de trabajo o cargos contenidos en el CAP, formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

1.

QU PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

El manual de organizacin y funciones (MOF) pretende: Proporcionar informacin de todas las funciones especficas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempearlo adecuadamente. Definir las competencias bsicas y transversales necesarias para cada puesto.

2.
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CMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

Una de las primeras acciones antes de realizar el anlisis de cargo es constituir el equipo tcnico que va a elaborar el MOF.

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

INSTRUCTIVO

2.1

Constitucin del equipo tcnico

El jefe de personal o el que haga sus veces.

Constitucin el equipo tcnico

El jefe del rea de racionalizacin o quien haga sus veces.

Los trabajadores y sus jefes inmediatos.

Entre todos revisan y verifican las conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a sus actividades y deberes.

Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

MDULO

El perfil del puesto y los pasos para hacerlo La elaboracin del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin, las mismas que debern responder a los objetivos institucionales de la municipalidad. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.

2.2

Pasos para realizar un anlisis de cargo

Paso 1
Anlisis de relaciones de jerarqua y coordinaciones.

Paso 2
Anlisis desde los objetivos institucionales.

Paso 3
Elaborar la descripcin del cargo.

Paso 4
Revisin del anlisis con los participantes.

Paso 5
Llenar los formatos del MOF.

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Paso 1
Anlisis de relaciones de jerarqua y coordinaciones

Luego de reunir la informacin requerida, se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.
EJEMPLO La unidad de tesorera depende jerrquicamente de la oficina de administracin pero tiene relacin directa de coordinacin con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros.

Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgnica pueda hacer con otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperacin.

Paso 2
Anlisis desde los objetivos institucionales A partir de la informacin recogida se revisar si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se revisar la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, cul sera el adecuado? Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
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MDULO

Qu requisitos seran adecuados para el puesto desde la expectativa de la comunidad?

Paso 3
Elaborar la descripcin del puesto Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto: La descripcin del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo as como sus caractersticas importantes y las condiciones de trabajo. La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del puesto.

Paso 4
Revisin del anlisis con los participantes El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato. Esta verificacin ayudar a determinar si la descripcin realizada del cargo es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos los involucrados.

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INSTRUCTIVO

Paso 5
Llenar los formatos del MOF

Cmo lleno estos formatos?

Observa los siguientes ejemplos:

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MDULO

1 EJEMPLO

DESCRIPCIN DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACIN

q q q q

Nombre del puesto rea a la que pertenece Cargo del jefe directo Nmero de Plazas 1.2 FUNCIN BSICA

: : : :

Asistente administrativo. Oficina de planificacin y presupuesto. Jefe de la oficina de planificacin y presupuesto. 01.

Brindar asistencia tcnica y apoyo al rea de presupuesto. 1.3 FUNCIONES ESPECFICAS Actividades / Tareas

q q q q q q q

Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos. Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e ingresos. Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago. Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de documentos fuente. Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas. Ingresar data presupuestaria de ingresos y gastos en la computadora. Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios.

1.4 FACTORES DE EVALUACIN

q q q q q q q
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Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos. Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e ingresos. Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago. Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de documentos fuente. Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas. Ingresar data presupuestaria de ingresos y gastos en la computadora. Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios.

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

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1.5 COORDINACIN

q q q q

Unidad de Tesorera. Unidad de Contabilidad. Unidad de Personal. Unidad de Abastecimiento.

1.6 SUPERVISIN Supervisa a Supervisado por:

q q q

No tiene actividades de supervisin.

Gerencia municipal.

1.7 CONDICIONES DE TRABAJO Lugar fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificacin y presupuesto ubicada en la sede de la municipalidad. Horario de trabajo: El horario laboral es de lunes a viernes de 8.00 am a 4.30 pm, con 45 minutos de refrigerio.

2. PERFIL DEL PUESTO

2.1 PERFIL DEL PUESTO

q q q q

Estudios Especialidad Experiencia Otros estudios

: : : :

Bachiller universitario / tcnico. Contabilidad, economa. Idealmente uno o dos aos en el rea o cargos similares. Manejo intermedio de Office.

2.2 COMPETENCIAS COMPETENCIAS - VALORES MEDIANO 1. Probidad y conducta. 2. Vocacin de servicio pblico. 3. Sensibilidad social. 4. Lealtad institucional. COMPETENCIAS GENRICAS MEDIANO 1. Manejo informtico a nivel de usuario. 2. Conocimiento de los servicios pblicos. NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X X 11
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NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X X X X MUY ALTO

MUY ALTO

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Competencias especficas COMPETENCIAS DE GESTIN MEDIANO 1. Gestin por resultados. 2. Identifica y propone indicadores de resultados. COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO MEDIANO 1. Trabajo en equipo. 2. Motivacin. COMPETENCIAS PERSONALES MEDIANO 1. Orientacin al logro. 3. Capacidad autocrtica. 4. Tolerancia al estrs. 5. Manejo de los errores personales. 6. Iniciativa. 7. Auto organizacin. X X X X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X MUY ALTO MUY ALTO MUY ALTO

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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

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2 EJEMPLO

DESCRIPCIN DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACIN

q q q q

Nombre del puesto rea a la que pertenece Cargo del jefe directo Nmero de Plazas 1.2 FUNCIN BSICA

: : : :

Jefe de la oficina de administracin. Oficina de administracin. Gerente municipal. 01.

Gerenciar los procesos de los sistemas administrativos y de apoyo. 1.3 FUNCIONES ESPECFICAS Actividades / Tareas

q q q q q q q q

Planificar, coordinar y supervisar los sistemas de tesorera, contabilidad, personal. Planificar y coordinar los procesos de abastecimiento de la Municipalidad. Coordinar la elaboracin del plan anual de adquisiciones. Coordinar y supervisar la buena administracin patrimonial. Proponer directivas internas que competa a su oficina. Integrar los comits de adquisiciones, de procesos administrativos y otros pertinentes. Coordinar y supervisar el logro de objetivos contenidos en el plan operativo de su rea. Otros dispuestos por autoridad competente.

1.4 FACTORES DE EVALUACIN

q q q q q

Eficiencia demostrada en desempeo de sus funciones y el logro de objetivos. Oportunidad y efectividad en los procesos de apoyo a las otras unidades orgnicas. Grado de cumplimiento de las normas. Manejo de personal. Grado de propuestas para la mejora de la gestin municipal. 13
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MDULO

1.5 COORDINACIN

q q q q

Alcalda. Gerencia municipal. Todas las gerencias de lnea. Oficina de auditora institucional.

1.6 SUPERVISIN Supervisa a Supervisado por

Unidades de tesorera, contabilidad, abastecimiento, personal.

Gerencia municipal.

1.7 CONDICIONES DE TRABAJO

q q

Lugar fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de administracin ubicada en la sede de la municipalidad. Horario de trabajo: El horario laboral es de lunes a viernes de 8.00 am a 4.30 pm, con 45 minutos de refrigerio.

2. PERFIL DEL PUESTO

2.1 PERFIL DEL PUESTO

q q q q

Estudios Especialidad Experiencia Otros estudios

: : : :

Profesional. Administracin, ingeniera y / o profesiones afines. Cuatro aos en el rea o cargos similares. Sistemas administrativos / computacin.

2.2 COMPETENCIAS BSICAS COMPETENCIAS - VALORES MEDIANO 1. Probidad y conducta. 2. Vocacin de servicio pblico. 3. Sensibilidad social. 4. Lealtad institucional. COMPETENCIAS GENRICAS MEDIANO 1. Manejo informtico a nivel de usuario. 2. Conocimiento de los servicios pblicos. 14
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NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO X X X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO

X X

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Competencias especficas COMPETENCIAS ESTRATGICAS MEDIANO 1. Anlisis del entorno. 2. Diseo de estados futuros. 3. Representante de la organizacin. 5. Administrar y resolver crisis. COMPETENCIAS DE GESTIN MEDIANO 1. Orientacin al usuario. 2. Gestin por resultados. 3. Gestin de recursos. 4. Identifica y propone indicadores de resultados. 5. Gestin de recursos humanos. COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO MEDIANO 1. Liderazgo. 2. Comunicacin. 3. Trabajo en equipo. 4. Motivacin. COMPETENCIAS PERSONALES MEDIANO 1. Orientacin al logro. 2. Influencia. 3. Capacidad autocrtica. 4. Tolerancia al estrs. 5. Manejo de los errores personales. 6. Iniciativa. X X X X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO X X X X X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO X X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X X X MUY ALTO

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

MDULO

3 EJEMPLO

DESCRIPCIN DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACIN

q q q q

Nombre del puesto rea a la que pertenece Cargo del jefe directo Nmero de plazas 1.2 FUNCIN BSICA

: : : :

Secretaria. Alcalda. Alcalde. 01.

Brindar asistencia administrativa y apoyo a la alcalda. 1.3 FUNCIONES ESPECFICAS Actividades / Tareas

q q q q q q q

Organizar el archivo de documentos. Registrar diariamente el flujo de documentacin que ingresa y sale de la alcalda. Registrar y coordinar la agenda de atencin del despacho de alcalda. Organizar las audiencias del despacho de alcalda. Atender al pblico e informar respecto a la gestin de stos. Registrar y coordinar las actividades de la alcalda. Controlar el uso de materiales y recursos asignados al despacho de alcalda.

1.4 FACTORES DE EVALUACIN

q q q q

Eficiencia demostrada en desempeo de sus funciones y encargos asignados. Calidad en la atencin al pblico y el buen manejo de la agenda de alcalda. Grado de cumplimiento de las normas internas de personal. Orden y limpieza.

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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

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1.5 COORDINACIN

q q q

Todas las unidades orgnicas que el despacho de alcalda requiera. Gerencia municipal. Secretara general.

1.6 SUPERVISIN Supervisa a Supervisado por

q q q

No tiene actividades de supervisin.

Alcalda.

1.7 CONDICIONES DE TRABAJO Lugar fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de alcalda ubicada en la sede de la municipalidad. Horario de trabajo: El horario laboral es de lunes a viernes de las 8.00 am a las 4:30 pm con 45 minutos de refrigerio.

2. PERFIL DEL PUESTO

2.1 PERFIL DEL PUESTO

q q q q

Estudios Especialidad Experiencia Otros estudios

: : : :

Tcnico titulado de Instituto / Bachiller en administracin. Secretaria ejecutiva / administracin. Idealmente uno o dos aos en el rea o cargos similares. Manejo intermedio de Office, relaciones pblicas.

2.2 COMPETENCIAS Competencias bsicas COMPETENCIAS - VALORES MEDIANO 1. Probidad y conducta. 2. Vocacin de servicio pblico. 3. Sensibilidad social. 4. Lealtad institucional. COMPETENCIAS GENRICAS MEDIANO 1. Manejo informtico a nivel de usuario. 2. Conocimiento de los servicios pblicos. NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X X 17
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NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X X X X MUY ALTO

MUY ALTO

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Competencias especficas COMPETENCIAS DE GESTIN MEDIANO 1. Gestin por resultados. 2. Identifica y propone indicadores de resultados. COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO MEDIANO 1. Trabajo en equipo. 2. Motivacin. COMPETENCIAS PERSONALES MEDIANO 1. Orientacin al logro. 3. Capacidad autocrtica. 4. Tolerancia al estrs. 5. Manejo de los errores personales. 6. Iniciativa. 7. Auto organizacin. X X X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X X NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X X X MUY ALTO MUY ALTO NIVEL DE RELEVANCIA ALTO X MUY ALTO

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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

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3.

MECANISMOS DE APROBACIN Y DIFUSIN

El manual de organizacin y funciones se aprueba con resolucin del titular del pliego y su difusin se puede realizar a travs de un diario local o paneles colocados en lugares pblicos.
Un medio efectivo de difusin es a travs de la pgina web de la municipalidad y si no se tiene incluirlo en las web de las municipalidades provinciales, previo acuerdo.

4.

CULES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades. Que sea un documento desconocido por el personal en general. Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de ste con el plan de capacitacin que tenga la municipalidad. Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible de la municipalidad.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

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Actividad Identifica los errores que se dan o se han dado en tu institucin al elaborar el MOF. Elabora tu propuesta de estrategias para evitar estos errores en el prximo diseo del MOF.

5.

RELACIN CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIN

El MOF se elabora a partir del cuadro para asignacin de personal (CAP) y del reglamento de organizacin y funciones (ROF). No puede haber un manual de organizacin y funciones que no tenga relacin causal con estos instrumentos.

El MOF debe guardar coherencia y armona con los principios y orientaciones generales definidos en la etapa del diseo organizacional.

El MOF tiene relacin esencial con el diseo del plan de desarrollo de capacidades1 que cada municipalidad debe elaborar. El MOF constituye una de las principales referencias para definir las necesidades de capacitacin, en la medida que establece la brecha entre el perfil del cargo y el perfil de la persona que lo ocupa.

El plan de desarrollo de capacidades est siendo impulsado desde el estado con la finalidad de fortalecer la gestin estratgica de los recursos humanos.

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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

INSTRUCTIVO

Recuerda que el manual de organizacin y funciones se aprueba con resolucin del titular del pliego.

Actividad Ahora, invita al equipo tcnico a elaborar el manual de organizacin y funciones de la municipalidad, a travs de la siguiente dinmica.

Dinmica DESCRIBIENDO FUNCIONES Y REQUISITOS

esitas? Qu nec

Para cada grupo: 1 copia de la estructura orgnica de la municipalidad. Instructivo MOF. 2 ejemplares de formatos (papelotes) llenados correctamente donde pueda notarse claramente: - La descripcin del cargo y - El perfil del puesto. 1 ejemplar de formato por llenar. Tarjetas con preguntas. Papelotes en blanco, plumones, cinta adhesiva.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

MDULO

Procedimiento Divide al equipo en dos grupos (o ms). Entrega a cada grupo o participante un instructivo MOF, una copia de la estructura orgnica de la municipalidad, un juego de tarjetas con preguntas y un ejemplar de formatos con sus respectivas descripciones (papelotes). Invita al grupo a desarrollar las preguntas de las tarjetas siguiendo su nmero de orden. Recomienda llegar a acuerdos. Rene a los dos grupos (o ms) para verificar los anlisis hechos y plantear los reajustes necesarios. Ahora, nuevamente en grupos, pide revisar el ejemplar (papelote) de formato trabajado en la municipalidad y comentar si su diseo ha seguido o no los pasos bsicos del MOF. Entrega al grupo un formato por llenar y solicita que procedan al llenado de un cargo que no aparezca en los ejemplos. Recomienda fidelidad a la realidad de la institucin y a la investigacin previa que se ha hecho. Rene a los grupos para que presenten sus formatos, aclaren dudas y lleguen a acuerdos en cuanto a su llenado. Presenta dos o tres ideas fuerza acerca del MOF.

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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

INSTRUCTIVO

Tarjetas - MOF

1.

4 Revisa en grupo la estructura orgnica de la municipalidad y los

pasos 2 y 3 del anlisis de cargos.

4 Ahora, por mayora se escoge un puesto de trabajo de la municipalidad, y se analizan desde los objetivos institucionales: - Es el perfil de trabajador el adecuado para el cargo? si no lo es, cul sera el adecuado? - Son las tareas y actividades suficientes para el cargo? - Qu requisitos seran los adecuados para el cargo desde la expectativa de la comunidad?

F O M
2.

Teniendo en cuenta el anlisis anterior:

4 Revisa los pasos 4 y 5, y elabora

la descripcin del puesto de trabajo considerando ahora las responsabilidades inherentes al puesto, condiciones de trabajo, etc.

F O M

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

MDULO

6.

POR QU ES IMPORTANTE EL MOF?

A modo de conclusin podemos decir que el MOF es importante por que: Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos de la municipalidad. Permite:

Determinar los perfiles de los ocupantes.

Conocer la descripcin de los puestos de cada unidad orgnica.

Seleccionar el personal en demanda de la institucin.

Orientar y proporcionar informacin bsica para el diseo del plan de desarrollo de capacidades.

Realizar la evaluacin de desempeo.

Establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones.

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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

INSTRUCTIVO

Adems: Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia. Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos mnimos para el cargo especfico. Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de cada rgano. Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto. Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

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ANEXOS

1. Definiciones bsicas

Puesto Es el elemento bsico de una organizacin. Se deriva de la clasificacin prevista en el CAP de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y nivel de responsabilidad. Son los puestos de trabajo a travs de los cuales los funcionarios y servidores desempean las funciones asignadas.

Descripcin del puesto Lista de las tareas, responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisin de un puesto, producto de un anlisis de puestos.

Anlisis del puesto Procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos, las relaciones que debe desarrollar y las competencias bsicas para su desempeo ptimo. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que ms tarde se utilizarn para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del puesto. Es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evala la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algn grado de certeza las caractersticas que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de la entidad para organizar eficazmente los trabajos de stas, conociendo con precisin lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

INSTRUCTIVO

Competencias laborales Son las caractersticas subyacentes en la una persona, que est causalmente relacionada con un desempeo bueno o excelente en un puesto de trabajo. Son caractersticas observables en la realidad cotidiana del trabajo y en situaciones que ponen en prctica de forma integrada las aptitudes, rasgos de personalidad y conocimientos adquiridos. En una municipalidad cualquiera, una manera de implementar las competencias laborales parte de un adecuado diseo del ROF. Una de las primeras acciones es disear el perfil de competencias que la entidad requiere para un buen desempeo de los cargos. Los siguientes cuadros describen algunas competencias que pueden servir de referencia para desarrollar otras para las municipalidades:

Competencias bsicas2
COMPETENCIAS - VALORES MEDIANO 1. Probidad y conducta. 2. Vocacin de servicio pblico. 3. Sensibilidad social. 4. Lealtad institucional. 5. Otras (especificar). COMPETENCIAS - GENRICAS MEDIANO 1. Manejo informtico a nivel de usuario. 2. Conocimiento de los servicios pblicos. 5. Otras (especificar). NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO

Los cuadros que se presentan se han tomado de las guas del curso de Gestin del Potencial Humano de la Maestra en Gerencia Social de la Universidad Catlica del Per. Ao 2003.

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MDULO

Competencias especficas
COMPETENCIAS ESTRATEGICAS MEDIANO 1. Anlisis del entorno. 2. Diseo de estados futuros. 3. Representante de la organizacin. 4. Manejo de mapas polticos. 5. Administrar y resolver crisis. 6. Aceptar complejidad y sana ambigedad. 7. Manejo de la imagen institucional. 8. Comunicacin social. COMPETENCIAS DE GESTIN MEDIANO 1. Orientacin al usuario. 2. Gestin por resultados. 3. Gestin de recursos. 4. Identifica y propone indicadores de resultados. 5. Gestin de recursos humanos. COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO MEDIANO 1. Liderazgo. 2. Comunicacin. 3. Trabajo en equipo. 4. Motivacin. COMPETENCIAS PERSONALES MEDIANO 1. Orientacin al logro. 2. Influencia. 3. Capacidad autocrtica. 4. Tolerancia al estrs. 5. Manejo de los errores personales. 6. Iniciativa. 7. Autoorganizacin. 28
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO

NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO

NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO

NIVEL DE RELEVANCIA ALTO MUY ALTO

INSTRUCTIVO

A qu se denomina competencias bsicas?

Se denomina "competencias bsicas" a aquellas que son exigibles a todos los trabajadores de la entidad sin distincin. Son competencias que se debe evaluar antes de asignar una persona a cualquier cargo. En caso de las municipalidades que por lo general tienen servidores pblicos permanentes, identificar las competencias bsicas que permitira orientar los programas de capacitacin y evaluar el desempeo de los servidores.

Qu son las competencias especficas?

Las "competencias especficas" son aquellas exigidas por lo comn a los cargos directivos y altos. Estn relacionados con la especificidad del cargo e igualmente constituyen referente para los programas de desarrollo de capacidades.

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MDULO

2. Base legal del MOF

Las siguientes disposiciones constituyen el marco de apoyo para el manual de organizacin y funciones y deben tomarse en cuenta como referencia normativa.

Base Legal 1. Ley orgnica de municipalidades N 27972 2. Ordenanza municipal Del rgimen municipal, captulo XXII. Que aprueba el reglamento de organizacin y funciones (ROF) y el cuadro de asignacin de personal (CAP). En proceso de aplicacin. Que aprueba la directiva N 001.95.INAP/DNR "Normas para la formulacin del manual de organizacin y funciones en la administracin pblica".

3. Ley marco del empleo pblico, ley N 28175 4. Resolucin jefatural N 95.95.INAP/DNR.

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