GUIA DE REFERENCIA DEL ALUMNO

Direcci n: Tfno Cel:

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INDICE BASE DE DATOS EN ACCESS.......................................................................................................................................6 ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS................................................................................................................6 DISEO DE UNA BASE DE DATOS..........................................................................................................................6 CREAR LA BASE DE DATOS MATRICULAS-UNSAAC..........................................................................................15 CREAR LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLAS................................................................................................15 Introduccin de criterios de Seleccin..........................................................................................................................19 Consulta de varias tablas..............................................................................................................................................19 Consultas de Totales.....................................................................................................................................................20 CREACIN DE UN FORMULARIO AVANZADO......................................................................................................23 INFORME HACIENDO USO DE VISTA DISEO.......................................................................................................26

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SESION 01- CONCEPTOS GENERALES DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION OBJETIVOS Conocer y aprender los Conceptos de Sistemas de Informacin. Conocer y aprender los conceptos de Bases de Datos

TEMAS: Introduccin al Desarrollo de Sistemas de Informacin

Mtodo del ciclo de vida clsico de un sistema de Informacin.

o o o o o o Investigacin Preliminar Determinacin de los requerimientos del sistema. Diseo del sistema. Desarrollo de Software. Prueba de los sistemas. Implantacin y Evaluacin.

Bases de Datos. Diseo de Bases de Datos Elementos de las Bases de Datos INTRODUCCION AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN En la actualidad en nuestra sociedad se apoya en la tecnologa de sistemas de informacin para trabajar con mayor inteligencia, Las computadoras y los sistema de informacin ocupan ahora un sitio especial en las empresas en donde facilitan las operaciones hacindolas ms eficientes (reservacin de aerolneas, archivos clnicos de hospitales, contabilidad, farmacias, bibliotecas, etc.). Con un S.I. se busca bsicamente ahorrar: tiempo, dinero y errores. QU ES EL ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS? Dentro de las organizaciones, el anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de una empresa con el propsito de mejorarlo con mtodos y procedimientos mas adecuados. El Diseo de Sistemas es el proceso de Planificar, Remplazar o Complementar un sistema organizacional existente, determinando previamente si es necesario la utilizacin de computadoras. El Anlisis de Sistemas es el proceso de Clasificar e Interpretar hechos, Diagnosticar problemas y emplear informacin para recomendar mejoras al sistema. Ejemplo: en un Almacn (capturar datos, actualizar archivos, emitir reportes, etc.), primero debemos saber como opera el almacn con que documentacin cuenta(pedidos facturas, etc.), para luego relacionar esta informacin. El almacenamiento, manipulacin y recuperacin de informacin en forma eficiente, es vital y estratgico para cualquier organizacin. Las bases de datos juegan un rol crtico en casi todas

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las reas donde las computadoras son usadas, incluyendo negocios, ingeniera, medicina, leyes, educacin, etc. METODO DEL CICLO DE VIDA CLSICO DE UN SISTEMA. DE INFORMACION Es el conjunto de actividades que los analistas diseadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un S.I. El mtodo del ciclo de vida para el desarrollo de S.I. consta de las siguientes actividades: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Investigacin Preliminar Determinacin de los requerimientos del sistema. Diseo del sistema. Desarrollo de Software. Prueba de los sistemas. Implantacin y Evaluacin.

1.- INVESTIGACIN PRELIMINAR La solicitud para recibir ayuda de un S.I. se inicia generalmente con la peticin de una persona, administrador, empleado o especialista en sistemas. Cuando se formula esta solicitud comienza la investigacin preliminar, esta actividad consta de 3 partes: a.- Aclaracin de la Solicitud.-La solicitud que nos proporciono la persona debe ser examinado para determinar con precisin lo que el solicitante desea, y conversar con este hasta que la peticin sea claramente planteada b.- Estudio de factibilidad.-Consiste en determinar si el sistema solicitado es factible. Existen 3 aspectos relacionados con la factibilidad: 1.- Factibilidad Tcnica.2.- Factibilidad Econmica.3.- Factibilidad Operacional. c.- Aprobacin de la solicitud.-No todos los proyectos solicitados son deseables o factibles, No todas las solicitudes de crear un S.I se desarrolla. Despus de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de persona, el cual esta listo para ser desarrollado. 2.- DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA. Hay que comprender todas las facetas de la empresa en estudio, debemos estudiar los procesos de la empresa y dar respuesta a las siguientes preguntas: Qu es lo que se hace? Cmo se hace? Con que frecuencia se presenta? Qu tan grande es el volumen de transacciones? Cul es el grado de eficiencia con el que se efectan las tareas? Existen problemas? Para responder estas preguntas el analista conversa con varias personas, para lo cual emplea una serie de herramientas de recoleccin de informacin, como por ejemplo los cuestionarios, ________________________________________________________________________________________
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o las entrevistas con los miembros de la organizacin, as como el estudio de manuales, reportes, documentos, etc. Todo esto con el propsito de comprender el proceso en su totalidad. 3.- DISEO DEL SISTEMA. El Diseo de un S.I. produce los detalles que establece la forma en la que el sistema cumplir con los requerimientos durante la fase de anlisis. En esta etapa debemos identificar: los reportes y dems salidas, mostrar un bosquejo de cmo el sistema quedara al finalizarse, identificar que los datos de entrada que sern calculados y la informacin que ser almacenada, seleccionar los dispositivos de almacenamiento, estas especificaciones deben estar representadas en diagramas, tablas, smbolos especiales, etc, esta informacin luego debe ser proporcionada a los programadores para comenzar con la fase de desarrollo de software. Los diseadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente delineadas. Es en esta etapa en donde el ACCESS entra a tallar como un Gestor de Bases de Datos para hacer los bosquejos del Anlisis 4.- DESARROLLO DE SOFTWARE. Esta fase esta a cargo de los programadores, quienes son los encargados de transcribir el diseo a un lenguaje de programacin escribiendo lneas de cdigo, y seleccionando a su vez el software adecuado. Los programadores tambin son responsables de la documentacin de los programas, la documentacin es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicacin se encuentra instalada. 5.- PRUEBA DE LOS SISTEMAS. En el que el sistema es puesto a prueba para asegurarse que el software no tenga fallas, es decir que funcione de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Hacer que los usuarios utilicen el sistema y lo empleen incluso de formas no previstas(validacin de datos). Es preferible descubrir cualquier sorpresa antes de que la organizacin implante el sistema y dependa del. 6.- IMPLANTACIN Y EVALUACIN. La implantacin es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, e instalar la aplicacin BASES DE DATOS Una Base de Datos es un conjunto de informacin (un conjunto de datos) relacionada que se encuentra agrupada o estructurada, y que puede ser compartida por varios usuarios y/o aplicaciones Cuando utilizamos una gua de telfonos, el archivo con las fichas de los libros existentes en una biblioteca o un catlogo de artculos de una tienda, lo que en realidad estamos tratando son bases de datos manuales. Una base de datos manual resulta difcil de gestionar y modificar, ya que los datos se encuentran clasificados por un nico aspecto en la mayora de los casos. Una gua de ________________________________________________________________________________________
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telfonos esta organizada por los apellidos de los abonados, pero seria imposible por ejemplo conocer a quien pertenece un determinado numero telefnico. En una base de datos informatizada los datos son almacenados en memorias masivas (discos), permitiendo un acceso directo a ellos. Estas bases de datos requieren una gran cantidad de espacio de almacenamiento que se miden en trminos de gigabytes, o para bases de datos mas grandes en trminos de terabytes de datos BASE DE DATOS EN ACCESS Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar slo los datos que desee por medio de consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseo especfico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de pginas de acceso a datos. ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS TABLA: Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. La utilizacin de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos slo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos.Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros). CLAVE PRIMARIA: es un identificador nico que distingue un registro de otro aadiendo un campo de clave primaria de una tabla a otra y definiendo una relacin. CLAVE FORNEA: es un atributo de una tabla que en otra es la clave primaria. RELACIONES: Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez. DISEO DE UNA BASE DE DATOS Es recomendable que antes de disear una base de datos nos detengamos unos momentos en pensar sobre nuestras necesidades en concreto y despus (con ayuda de papel y lpiz) hacer una estructura previa de nuestra base. Antes de proceder de crear una base son stas las decisiones que hemos de tomar: 1. Decidir los campos que vamos a necesitar: Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qu campos va a tener nuestra base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de Matriculas, necesitaramos crear los campos espaciales para Alumnos, docentes, cursos, matriculas, carreras profesionales, etc.. Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitaras como mnimo los campos del Nombre y Apellido, Cargo, Direccin, Telfono, y uno que otro ms dependiendo de las necesidades de nuestra empresa. ________________________________________________________________________________________
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2. El tipo de informacin para cada campo: Una vez definidos los campos tenemos que saber qu tipo de datos tendra cada campo: los ms utilizados son texto, nmero y fecha pero no son los nicos, como lo veremos ms adelante. 3. Disear la estructura: Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra tabla. 4. Establecer relaciones entre tablas: Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos datos estn el la tabla de autores, debes establecer una relacin entre estas dos tablas. Este proceso se llama normalizacin. 5. Designar los campos como claves principales: La clave principal es muy importante en el diseo de una base de datos que no debemos omitir en el proceso de la creacin de una base de datos. 6. Procedemos a disear la base de datos en un ordenador. En esta etapa nos queda por decidir qu tabla debe ser la que primero diseamos, por ejemplo, en nuestro ejemplo de Libros, las tablas de Autores y Editores deberan crearse antes de crear la Tabla de Ttulos. SESION 02- MICROSFT ACCESS OBJETIVOS Conocer y aprender el entorno del Access 2000 Conocer los componentes u objetos del Access Conocer la Base de Datos NEPTUNO del Access.

TEMAS: Qu es el Microsoft Access? El Entorno del Access Elementos del Access (Tablas, Formularios, Consultas, Informes, Paginas, Macros, Modulos) QUE ES EL MICROSOFT ACCESS? Es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de informacin organizada sistemticamente. En la terminologa propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre. Un registro est formado por el conjunto de informacin en particular. Un dato es la interseccin entre un campo y un registro.

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EL ENTORNO DEL MICRSOSOFT ACCESS

ELEMENTOS DEL ACCESS TABLAS Las tablas con el componente bsico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos est principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc. Ejemplo del componente principal de una Base de Datos (la Tabla)
C ps cl ms a o o n m u a

Nombres Flor Mario Yanet

Apellidos Torres Luna Valencia Huaman Vargas Romero

Telfono 226578 232345 201452

Direccin Av. Regional 456 Jr. Los Lirios G-6 Av. El Sol 788

Edad 25 34 21
F s ila Tp s u la Rg s e istro

Donde : Flor, 226578, 25 son Datos CONSULTAS

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener informacin de varias tablas y con la estructura que ms le interese. Adems, las consultas pueden archivarse de forma que la prxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendr que volver a plantearla, ser suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario. FORMULARIOS Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de stos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicacin o de un sistema de informacin desarrollado con Access.

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INFORMES Los informes permiten presentar la informacin con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos. Pginas de acceso a datos Una pgina de acceso a datos es una pgina Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear pginas que se utilizarn para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. Tambin se pueden crear pginas que muestren registros agrupados jerrquicamente, de manera similar a los informes de Access. Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar pginas para agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access; estas pginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un mensaje de correo electrnico. Ver registros agrupados de forma interactiva: En pginas agrupadas, puede ver slo los detalles que desee mediante la expansin y contraccin de los encabezados de grupo. Tambin se pueden ordenar y filtrar registros. Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras mediante el uso de una lista de tabla dinmica; tambin se pueden realizar proyecciones y clculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de clculo; finalmente, se pueden ver datos representados en un grfico. Mostrar texto HTML: Se puede almacenar cdigo HTML en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la pgina. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la pgina para mostrar el valor en cursiva.

Utilizar herramientas de diseo conocidas: En la vista Diseo, se pueden crear

pginas utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes. MACROS Las macros son un mecanismo de automatizacin de Microsoft Access. Utilizando stas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operacin y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es ms que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automticamente. MDULOS Los mdulos son objetos donde se almacena cdigo escrito en lenguaje de programacin denominado Access Basic.

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SESION -03 CREAR UNA BASE DE DATOS OBJETIVOS Aprender a crear bases de datos con Access. Aprender a crear tablas Conocer los Tipos de datos en Access Aprender a realizar modificaciones en las tablas

TEMAS: Crear bases de datos sin asistente Crear tablas. Tipos de datos Establecer las claves primarias. Eliminar, insertar, modificar atributos de las tablas CREAR UNA BASE DE DATOS Microsoft Access proporciona dos mtodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle ms tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; ste es el mtodo ms flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada. El segundo mtodo consiste en usar un Asistente que crea en una sola operacin las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; sta es la forma ms sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, despus de haber creado su base de datos podr modificarla y extenderla cuando lo desee. Crear una base de datos sin usar un asistente:

1.Al iniciar Microsoft Access aparece automticamente un cuadro de dilogo con opciones
para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de dilogo, haga clic en Crear Archivo Nuevo, Clic en Base de datos blanco.

2.Especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos por ejemplo Sistema de
Matriculas, Ubicacin MIS DOCUMENTOS, haga clic en Crear.

3.Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en
Nueva base de datos en la barra de herramientas estndar y luego haga doble clic en el

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icono Base de datos en blanco en el Panel de Tareas , Especifique un nombre y la ubicacin donde va ha guardar la base de datos y haga clic en Crear.

4.Abrir una Base de datos: Si ya tiene una base de datos y desea abrir, Por Ejemplo:
Haga Clic en el icono abrir, Seleccione Sistema de Matriculas, Clic en abrir del cuadro de dilogo. CREAR UNA TABLA: Para crear una tabla. 1. Haga clic en la ficha Tablas, a continuacin. 2. Doble clic en Crear nueva tabla en vista diseo (o Clic en Nuevo, doble clic en Vista Diseo). 3. Escriba los Nombres de cada uno de los campos y Defina el tipo de dato que se almacenar en estos campos de la tabla.

4.Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Si no define una clave
principal, Microsoft Access le preguntar si desea crear una clave principal automticamente al guardar la tabla. 5. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuacin, escriba un nombre para la tabla, ejemplo Alumno. Para el caso del ejemplo Sistema de matriculas se crearan todas las tablas y las relaciones entre estas en la Sesin3. LA CLAVE PRINCIPAL El ltimo paso que hay que dar en el diseo de una tabla consiste en definir lo que se denomina la clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos: 1.Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos. 2.Porque permite definir relaciones entre tablas. Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de manera nica. Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente: El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden contener valores iguales. La manera ms rpida de acceder a un registro de una tabla es a travs de la clave principal. Haga que los datos de sta sean descriptivos y fciles de recordar. Cuanto ms pequeo sea el tamao del campo ms rpido funcionar la base de datos. Establecer o cambiar la clave principal: Abra una tabla en la vista Diseo. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que

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desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el selector de filas de cada campo. Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas. Crear una tabla con el Asistente para tablas: Haga clic en la ficha Tablas y, a continuacin, haga clic en Nuevo. Haga doble clic en Asistente para tablas. Siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del Asistente para tablas. Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetos En Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos: Procurar que describa el contenido que tendr ste. Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de admiracin (!), el acento grave y los corchetes ([ ]).No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en la mayora de los ejemplos de la documentacin de Microsoft Access los nombres de los campos y controles aparecen sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios pueden producir conflictos en Visual Basic para aplicaciones. Al dar nombre a un campo, control u objeto, es recomendable asegurarse de que no coincida con el nombre de una propiedad u otro elemento que utilice Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos puede tener un comportamiento inesperado en algunas circunstancias. TIPOS DE DATOS Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo de una tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrn introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto: La clase de datos que se podrn introducir en el campo. El espacio que Access reservar para los datos que se introduzcan en el campo. Las operaciones que se podrn efectuar con los datos de ese campo. Si se podr utilizar ese campo como ndice o para ordenar la tabla.
Valor Texto Tipo de datos Tamao (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y Hasta 255 nmeros, as como nmeros que no requieran longitud clculos, como los nmeros de telfono. Memo Numrico caracteres que indique o la la

propiedad Tamao del campo (el

menor de los dos valores). Texto extenso, o combinacin extensa de texto y Hasta 65.535 caracteres. nmeros. Datos numricos matemticos. utilizados en clculos 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del

Fecha/Hora Moneda

campo es Id. de rplica). Valores de fecha y hora para los aos del 100 al 8 bytes. 9999. Valores de moneda y datos numricos utilizados en 8 bytes. clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del

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Auto numrico

mismo. Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) 4 bytes (16 bytes si el valor de la nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access propiedad Tamao del campo es asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a Id. la rplica). una tabla. Los campos Auto numrico no se pueden actualizar. Valores S y No, y campos que contengan uno de 1 bit. entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Hasta 1 gigabyte (limitado por el Excel, un documento de Word, grficos, sonidos u espacio disponible en disco) otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access. Texto o combinacin

S/No

Objeto OLE

Hipervnculo

de

texto

nmeros Cada una de las tres partes del

almacenada como texto y utilizada como direccin tipo de datos hipervnculo puede Asistente bsquedas de hipervnculo. contener hasta 2048 caracteres. para Crea un campo que permite elegir un valor de otra Tamao igual al del campo clave tabla o de una lista de valores mediante un cuadro principal utilizado para realizar la de lista o un cuadro combinado. bsqueda bytes). (habitualmente 4

Descripcin En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripcin ms amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripcin es til tanto para usted, que es el diseador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar ms tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando as ms informacin al usuario. Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseo: Abra la tabla en la vista Diseo. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic en Eliminar filas en la barra de herramientas. Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que est encima del que quiere insertar el nuevo. A continuacin pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edicin/Insertar fila. Access insertar una fila en blanco y ya podr introducir los datos. Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuacin haga clic sobre el selector con el ratn y arrstrelo a su nueva posicin. Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es posible controlar el nmero mximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto mediante el establecimiento de su propiedad Tamao del campo. Las propiedades de un campo se establecen mediante la visualizacin de una tabla en la vista Diseo. ________________________________________________________________________________________
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Cambiar el tamao del campo para campos de Texto y Numricos: Es posible controlar el nmero mximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el tipo de valores numricos que pueden introducirse en un campo Numrico. En la vista Diseo de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya propiedad Tamao del campo desee establecer. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Tamao del campo. Para un campo de Texto, escriba el nmero mximo de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo Numrico, haga clic en la flecha y seleccione el tamao del campo que desee. Tamao del campo en campos de tipo Numrico
Valor Byte Entero Entero largo Simple Doble Id. de rplica Decimal Descripcin Posicin Tamao 1 byte 2 bytes 4 bytes 4 bytes 8 bytes 16 bytes 12 bytes decimal Almacena nmeros entre 0 y 255 (no admite Ninguna fracciones). 32.768 y 32.767 (no admite fracciones). 2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no fracciones). De 3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 De 1,79 x 10
308

Ninguna admite Ninguna 7

a 1,79 x 10

308

15 N/D

Identificador global nico (GUID) Almacena nmeros entre -1028 y 1028 -1 (.MDB)

Almacena nmeros entre -1038 y -1 y 1038 -1(.ADP) 28

Formato Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los nmeros, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los smbolos de formato. Formatos predefinidos La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo de datos Fecha/Hora.
Valor Fecha general Descripcin (Predeterminado) Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, Fecha larga 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sbado, 3 de Fecha mediana Fecha corta Abril de 1993. Ejemplo: 3-Abr-93. Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de dilogo

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SESION 04 TABLAS, RELACIONES, INGRESO DE DATOS OBJETIVOS Analizar y disear la bases de datos Matriculas-UNSAAC. Crear las tablas de esta base de datos. Establecer las relaciones entre tablas, considerando la multiplicidad y la integridad referencial Aprender llenar datos en las tablas TEMAS: Crear La Base de Datos Matriculas-Unsaac Llenar Datos en las tablas. CREAR LA BASE DE DATOS MATRICULAS-UNSAAC Proceder la creacin de las 5 tablas independientemente como en la Practica Nro1., con las siguientes consideraciones.
TALUMNO NombreCampo CodAlumno APaterno AMaterno Nombres CP Foto Tipo de Dato Texto Texto Texto Texto Texto Objeto OLE Tamao 8 25 25 30 2 Requerido SI (ClavePrimaria) SI SI SI SI NO

NombreCampo CodCurso NomCurso Cr Cat

Tipo de Dato Texto Texto Numrico Texto

TCURSO Tamao 8 50 Byte 3 TDOCENTE Tamao 6 25 25 30 30 30 TMATRICULA Tamao 8 8 Byte Byte TDOCENTE_CURSO Tamao 6 8 6

Requerido SI (ClavePrimaria) SI SI SI

NombreCampo CodDocente APaterno AMaterno Nombres Categora Rgimen

Tipo de Dato Texto Texto Texto Texto Texto Texto

Requerido SI (ClavePrimaria) SI SI SI NO NO

NombreCampo CodAlumno CodCurso Nota1 Nota2

Tipo de Dato Texto Texto Numrico Numrico

Requerido SI (ClavePrimaria) SI (ClavePrimaria) NO NO

NombreCampo CodDocente CodCurso Semestre

Tipo de Dato Texto Texto Texto

Requerido SI (ClavePrimaria) SI (ClavePrimaria) NO

CREAR LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLAS Para efectuar las relaciones entre cada una de estas tablas se procede de la forma siguiente: 1. En la barra de men del Access, escoger la opcin Herramientas, luego relaciones. (ver la Fig.), La misma operacin podemos ________________________________________________________________________________________
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realizar haciendo un Clic con botn derecho en la parte blanca de la Ventana, elegimos la opcin RELACIONES del men contextual que pararece

2. 3. 4.

Del cuadro de dialogo Mostrar Tabla, agregar las 5 tablas, escogiendo primero la tabla a insertar, luego haciendo click en el botn Agregar. Una vez que tengamos las 5 tablas se procede a relacionar (arrastrar), uniendo las claves primarias de cada tabla con las claves primarias o forneas de las otras. Al hacer la unin de las claves primarias, nos mostrar un nuevo cuadro de dialogo, en el que debemos marcar la integridad referencial, esto para evitar la duplicidad de datos, luego de hacer esto clic en el botn Crear (Vea la figura).

5.

Proceder de esta misma forma hasta lograr la relacin de las 5 tablas, con lo cual se obtiene el siguiente grafico

6.

Luego las se las relaciones.

de

relacionar tablas debe

guardar

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Una vez que tengamos nuestras tablas relacionadas se procede al llenado de las tablas. LLENAR DATOS EN LAS TABLAS. El llenado de datos es un proceso muy sencillo. Existen hasta 3 formas de abrir las tablas para agregar datos (ver el grafico): 1. Hacer doble clic en la tabla que deseamos llenar datos. 2. Click derecho en la tabla y escoger la opcin Abrir. 3. Activar la tabla que se desea llenar, y luego click en la opcin Abrir de la ventana de bases de datos Una vez abierta las tablas se procede al llenado de datos

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SESION 05- CONSULTAS OBJETIVOS Aprender a desarrollar consultas, para obtener informacin especificas de las tablas. TEMAS: Consultas utilizando el Asistente Consultas de una sola tabla Modificacin de las consultas Consultas con criterios de seleccin Consultas en Vista Diseo Ejercicios

CREAR CONSULTAS 1. En la ventana de la base de datos haga Clic en consultas 2. Doble clic en Nueva consulta en vista diseo (o Nuevo, vista diseo, Clic en Aceptar). 3. De la ventana mostrar tabla, seleccione uno o varias tablas que desea utilizar para realizar una consulta, como ejemplo primero realizaremos una consulta con una sola tabla luego generalizaremos para varias tablas. Consulta de una sola Tabla Deseamos una consulta de la lista de cursos que tenemos en nuestra base de datos; para lo cual siga la siguiente secuencia: ________________________________________________________________________________________
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Haga doble Clic en la tabla cursos, luego cierre la ventana mostrar tabla, ahora seleccione los campos que desea ver en la consulta, haciendo doble Clic en cada campo o arrastrando los campos que se desea ver. Luego quedara la consulta tal como se muestra en la figura3 En este cuadro de dilogo la opcin orden: se usa para seleccionar ascendente o descendente en el campo por la cual que se quiere ordenar. Mostrar: se usa para indicar si un campo aparece o no en el resultado de la consulta. Criterio: Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para filtrar los registros especficos con los que se desea trabajar. Para ver el resultado haga Clic en ejecutar: entonces en la pantalla observar una lista de los curso almacenados en la base de datos. Modificar una consulta.- para modificar la consulta haga Clic en Ver, Vista diseo, de la barra de men
Figura 3

Introduccin de criterios de Seleccin Haga una consulta tal como se muestra en la figura 2 haciendo uso la tabla Alumno, En la fila

de criterios escriba el cdigo de carrera que desea que nos muestre en este caso DE. Luego haga Clic en la Ver/vista hoja de datos de la barra de men. Observe aqu que nos muestra solo los estudiantes de la cerrera Profesional de derecho Consulta de varias tablas Para realizar una consulta haciendo uso de varias tablas, el proceso es igual que para una consulta de una sola tabla, Ejemplo. Si deseamos una consulta que nos muestre la lista de alumnos con el respectiva nombre de carrera profesional. Siga la siguiente secuencia. Haga Clic en: consulta, crear consulta en vista diseo, Aceptar, seleccione las tablas alumnos y carrera, haciendo doble clic en cada uno de ellos, cerrar la ventana mostrar tablas, ahora seleccione los campos CodAlumno, Paterno, Materno, Nombres, NomCarrera. Observe que las dos tablas estn enlazados, si se utiliza variar tablas para realizar una consulta siempre estas tablas deben estar enlazados en caso de no ser as esta consulta estar mal hecha, ahora clic en ejecutar. SESION 06- GENERADOR DE EXPRESIONES PARA CONSULTAS OBJETIVOS Utilizar el generador de expresiones para consultas complejas, promedios, totales, etc. ________________________________________________________________________________________
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TEMAS: El Generador de Expresiones Consultas de totales. Ejercicios EL GENERADOR DE EXPRESIONES Para las expresiones ms complejas, Access proporciona una utilidad denominada generador de expresiones. Supongamos que deseamos calcular el promedio de las notas obtenida en cada curso por los alumnos, entonces siga la siguiente secuencia: Haga Clic en crear nueva consulta en vista diseo, aceptar, seleccione las tablas Alumnos, Matricula y cursos haciendo doble clic en cada tabla, luego cierre el cuadro de dilogo mostrar tablas, ahora incluya los campos CodAlumno, paterno, materno, Nombres, NomCurso, Nota1, Nota2 haciendo doble Clic en cada campo. Enseguida es importante guardar la consulta con in nombre adecuado. Para el caso del ejemplo guarde con el nombre de promedio. En un campo vaco de la consulta haga clic. Luego clic en generar de la barra de herramientas. Observar el cuadro de dilogo de Generador de expresiones, en esta ventana haga clic para abrir parntesis, doble clic en Nota1, clic en el signo ms(+), doble clic en Nota2, cierre parntesis, clic en /, y escriba el nmero2, entonces en la ventana generador de expresiones observar la siguiente expresin matemtica ([Nota1]+[Nota2])/2, clic en aceptar. Clic en ejecutar, en la consulta observa que en el campo calculado aparece Expr1, esto se puede cambiar por la palabra promedio, para lo que vuelva a vista diseo, y borre cuidadosamente Expr1, en su lugar escriba la palabra Promedio. Y vuelva a ejecutar para ver los resultados. Consultas de Totales En algunas ocasiones, no estaremos interesados en visualizar todos los registros de la tabla. Pueda que prefiera ver los totales de los diferentes grupos de datos. Por ejemplo el promedio total de cada alumno, el total de cursos en las que est matriculado, la mxima nota obtenida, etc. Para obtener dicha informacin necesitar una consulta de totales. Para calcular una consulta de totales Pulse el botn Totales de la barra de herramientas en vista diseo.

Access Proporciona nueve funciones de totales diferentes, las que a continuacin presentamos.

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Seleccione Suma Promedio Mn Mx Cuenta DesvEst Var Primero Ultimo

Para encontrar l Total de los valores de un campo Promedio de los valores de un campo Menor valor de un campo Mayor valor de un campo

Utilice con estos tipos de datos de campos Nmero, Fecha/ Hora, Moneda y Auto numrico Nmero, Fecha /Hora, Moneda y Auto numrico Texto, Nmero, Fecha/ Hora, Moneda y Auto Numrico Texto, Nmero, Fecha/ Hora, Moneda y Auto

Numrico Nmero de valores de un campo, sin contar Texto, Memo, Nmero, Fecha/ Hora, Moneda, los valores Null (en blanco) Auto Numrico, S/No y Objeto OLE Desviacin estndar de los valores de un Nmero, Fecha/ Hora, Moneda y Auto numrico campo Varianza de los valores de un campo El primero de este campo El ultimo de este campo Nmero, Fecha/ Hora, Moneda y Auto numrico

SESION 07- FORMULARIOS OBJETIVOS Aprender a crear Formularios como una herramienta para introducir datos en forma visual TEMAS: Crear Formulario haciendo uso de del asistente Crear formulario haciendo uso de vista diseo Crear Formularios haciendo uso del cuadro de herramientas FORMULARIOS Para crear un formulario de captura de datos, despus de abrir la base de datos Sistema de matricula, ubquese en la ventana Formulario. Crear Formulario haciendo uso de del asistente para formularios

1. Haga Clic sobre el botn Nuevo, en la ventana Nuevo formulario, seleccionamos una
tabla, para la que se disear el formulario de captura de datos. Para nuestro ejemplo, utilizaremos la tabla Alumnos.

2. Para el diseo de este primer formulario seleccione Asistente para Formularios,

ahora Clic en Aceptar.

3. En la ventana Asistente para Formularios, se observa la lista de campos de la tabla

seleccionada, en el caso del ejemplo los campos de la tabla alumnos. De los campos disponibles seleccionamos los que deseamos ver en el formulario, Pulsando Clic en > si queremos seleccionar uno por uno los campos y Clic en >> si se desea seleccionar todos los campos disponibles, luego presione Clic en Siguiente.

4. En la nueva ventana podemos elegir la distribucin de los campos en el formulario, a

criterio propio. Por ejemplo En columnas, Clic en siguiente.

5.

En siguiente ventana elegimos el estilo que tendr el formulario. Por ejemplo Piedra, Clic en Siguiente.

6. Finalmente nos mide el nombre para el formulario, elegimos el nombre

FormAlumnos y presione el botn terminar, con lo que damos por concluido el proceso de diseo del formulario.

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Cualquier dato que se ingrese a travs de este formulario, ser almacenado en la tabla Alumnos. Crear formulario Haciendo uso de vista diseo

1. En el siguiente ejemplo, trabajamos con la tabla Cursos y crearemos un formulario

para la captura de datos haciendo uso de vista Diseo. Para ello en la ventana Nuevo Formulario, elija la opcin Vista Diseo y la tabla Cursos, luego clic en

Aceptar. 2. Ahora desde la lista de campos arrastre todos los campos que desea que se vea en el formulario, si desea seleccionar todos varios campos, entonces mantenga presionado la tecla Ctrl y haga clic en el campo que desea seleccionar.

3. Luego guardamos con el nombre de formCursos.

Crear Formularios haciendo uso del cuadro de herramientas

1. Crearemos un formulario para la tabla Carrera, para lo que clic en formulario, Nuevo,
vista diseo, seleccione la tabla Carrera luego clic en aceptar.

2. A continuacin agregamos los campos necesarios para enlazar el formulario con la

tabla carrera. Para el ejemplo, utilizando el cuadro de herramientas, para lo cual inserte 2 cuadros de texto ab|, los cuales definimos de la siguiente manera.

3. Haga Clic en ab| del cuadro de herramientas, ahora Clic en el formulario, nos
mostrar, un cuadro donde se observa texto 0 y otro cuadro donde muestra un cuadro independiente, en el cuadro independiente pulse el botn secundario (Men contextual) all seleccionamos propiedades, Datos, origen de control, Clic en y seleccione CodCarrera, cierre esta ventana.

4. Para modificar el rotulo del texto 0 podemos utilizar tambin propiedades,

Formato, titulo, escriba aqu cdigo de Carrera.

5. Repita el ejercicio para el otro cuadros de texto. Se puede utilizar tambin el icono
Propiedades de la barra de herramientas. Cuadro de texto2 Origen de control =NomCurso

6. Guardar el formulario con el nombre FormCarreras.

SESION 08- FORMULARIOS AVANZADOS OBJETIVOS Aprender a crear formularios mas especializados con botones e hipervinculos ________________________________________________________________________________________
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TEMAS: Crear Formularios avanzados Formulario de varias Paginas y Botnes de comando CREACIN DE UN FORMULARIO AVANZADO En esta etapa, desarrollaremos un formulario para la captura de datos de matrcula de los alumnos, Para esto ser necesario relacionar los datos de tres tablas: Cursos, alumnos, y la tercera tabla que relaciona a estas dos: Matricula. 1. Para crear un formulario de captura de datos despus de abrir la base de datos Sistema de Matriculas, ubquese en la ventana Formulario. Haga clic en nuevo formulario en vista diseo o (Haga clic sobre el botn Nuevo, Vista Diseo, y dejando en blanco el campo de origen de datos, haga clic en aceptar). 2. En la ventana de propiedades elija el campo origen del registro, haga clic en ... con el propsito de elaborar una consulta, como podr observar en la pantalla se ve la ventana vista diseo de consulta, a continuacin. 2.1. Agregue las tablas: Matricula y cursos, desde la ventana mostrar tablas. 2.2. Seleccione los campos CodAlumno, CodCurso, Semestre, Nota1, Nota2 de la tabla matricula y NomCurso, de la tabla Cursos. 2.3. En esta consulta calcularemos el promedio de las dos notas, para lo cual haga clic en el icono generar 2.4. En la ventana generador de expresiones escriba la formula del promedio(nota1+nota2)/2, luego Aceptar 2.5. Cierre la consulta, cuando salga el menaje de guardar esta consulta haga clic en si, con lo que ha quedado guardado esta consulta inclusive cuando no se puede observar en la ventana de consultas. 3. En la venta propiedades de formulario, clic en Formato, establezca la propiedad Vista predeterminada como Hoja de Datos, cierre esta ventana de propiedades y guarde el formulario con el nombre SubformularioMatricula. 4. Desde la lista de campos arrastramos al formulario los siguientes campos: CodCurso, semestre, NomCurso, Nota1, Nota2 y promedio. 5. Hasta este punto no tenemos informacin sobre los alumnos, aun que s sobre el cdigo del alumno (que no fue incluido en el formulario SubformularioMatricula). En lugar de trabajar con el cdigo del alumno, sera ms cmodo trabajar con sus apellidos y nombres. Para esto creamos un formulario simple sobre la tabla Alumnos (o podemos utilizar el formulario FormAlumnos que creamos en la seccin anterior). 6. Teniendo el formulario de Alumnos abierto en vista diseo, volvemos a la ventana base de datos, hacemos clic sobre el SubformularioMatricula que creamos en la parte anterior, y sin soltar el Mouse desplazamos el formulario y lo soltamos sobre la ventana de formulario Alumnos. Otra manera de crear este formulario es utilizando el cuadro de herramientas Clic en el icono Subformulario/Subinforme, clic sobre el formulario, alumnos, nos muestra una venta de asistente para subformularios, seleccione el SubformularioMatricula, Siguiente, Siguiente, Terminar. ________________________________________________________________________________________
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7. Como se puede ver en la ventana de propiedades, el formulario que se creo basndose en la consulta a pasado a ser un subformulario de Alumnos y ambos estn relacionados por el campo comn CodAlumno. Formulario de varias Paginas y Botn de comando En el formulario anterior si se quiere agregar un nuevo curso, se puede agregar un botn de comando que nos permita abrir el formulario FormCursos, sin abandonar el formulario Alumnos, paro lo que se sigue la secuencia siguiente. El formulario Alumnos debe estar en vista diseo, Clic en el botn de comando del cuadro de herramientas, clic en el formulario Alumnos, luego nos muestra la ventana de asistente para botones de comando, elija en categoras operaciones con formularios, en acciones Abrir formulario, siguiente, elija FormCursos, siguiente, siguiente, terminar. En el formulario FormCursos tambin se puede insertar un botn de comando para retornar al formulario Alumnos. Formulario de Varias Pginas. SESION 09 - INFORMES OBJETIVOS Aprender a crear Informes como una herramienta para la elaboracin de Reportes. TEMAS: Crear Informes con el Asistente CREAR INFORMES CON EL ASISTENTE En el ejemplo Sistema de Matriculas, disee un informe haciendo uso del asistente de modo

que muestre los datos generales del alumno y la carrera profesional que est estudiando, para lo que: Clic en informe, Nuevo, Asistente para informes, aceptar. Luego en la pantalla se muestra, el cuadro de dilogo Asistente para informes. 1. En este cuadro de dilogo se observa la ventana campos disponibles y campos seleccionados, desde la ventana de campos disponibles seleccione los campos que se desea ver en el informe, para el caso de nuestro ejemplo Seleccione CodAlumno, Paterno, Materno, Nombres, haciendo Clic en >, en este mismo cuadro de dilogo haga clic en la venta Tabla/Consultas, de all escoja la tabla Carrera, y seleccione el campo NomCarrera, luego Clic en Siguiente,

2. Se observa en el cuadro de dilogo Cmo desea ver los datos?, seleccionamos

caractersticas Lista de Alumnos ________________________________________________________________________________________
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Por

alumnos Siguiente, Terminar, Ahora observamos la lista de alumnos con las siguientes

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CodAlumno 982318-H 984521-A 001245-I

Paterno Alzamora Quispe Portugal

Materno Lopez Aparicio Sarmiento

Nombres Rodrigo Juan Rosa

NomCarrera Derecho Historia Contabilidad

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INFORME HACIENDO USO DE VISTA DISEO Existen informes que no se puede hacer con el asistente para informes, en este caso tenemos que utilizar vista diseo, como primer ejemplo elaboremos carn para todos los estudiantes de nuestra base de datos.

1. Clic en formulario, nuevo, vista diseo y seleccionamos la tabla Alumnos, Aceptar.

2. Esta ventana de informe se observa dividido en 3 partes importantes que son: encabezado de pgina, Detalle y pie de pgina.

3. Para disear el carn haga clic en el rectngulo del cuadro de herramientas y marque un
rectngulo en el Detalle para que el carn tenga un fondo, este rectngulo debe de tener el tamao de un carn (4.5cm x 8 cm). 4. Haga clic en etiqueta del cuadro de herramientas, luego clic sobre el rectngulo y escriba Universidad Nacional San de Antonio abad del Cusco. Repita el ejercicio para escribir carn de Laboratorio.

5. Desde la lista de Campos, Arrastre los campos deseados sobre el rectngulo insertado en el
detalle. Con lo que quedar como se muestra en el grfico. 6. Finalmente guarde este informe con el nombre de carn, luego entre a vista preliminar,

entonces observar que para cada alumno existe un carn. SESION 10- INFORMES ESPECIALIZADOS OBJETIVOS Aprender a Crear Informes especializados para la generacin de reportes de varias tablas TEMAS: Crear Informes especializados CREAR INFORMES ESPECIALIZADOS Cuando los informes proceden de varias tablas entonces, antes de comenzar a disear el informe se debe realizar una consulta con los campos requeridos en el informe. Elaboraremos una Lista de alumnos tal que est agrupado por carreras.

1. Para el informe Pedido primero realizaremos una consulta, para lo que: Haga una consulta
con los siguientes campos. CodAlumno, Nombres, Paterno Materno, NomCarrera. Guarde esta consulta con el nombre de lista. ________________________________________________________________________________________
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2. Ahora haga clic en Informe, nuevo, vista diseo, seleccionamos la consulta lista, aceptar,
como deseamos agrupar por carreras, entonces no nos sirve el encabezado de pgina, por lo que desactivaremos, Clic en Ver, encabezado o pie de pgina, con lo que nos

quedamos solo con detalle. 3. Clic en el men Ver, Ordenar y agrupar o (Clic en el icono ordenar y agrupar de la barra de herramientas). En la pantalla se observa el grfico que se muestra 4. En este cuadro de dilogo en campo/expresin seleccionamos el campo por el que queremos agrupar, en el caso de nuestro ejemplo por el campo NomCarrera 5. El encabezado de grupo Clic y activamos Si. Lo mismo hacemos con El pie de grupo activamos Si, tal como se muestra en el grfico anterior. 6. Cierre el cuadro de dilogo ordenar y agrupar, con lo que queda la ventana de informes, en la que disearemos el informe deseado.

7. Utilizando etiqueta Aa del cuadro de herramientas escribas en el encabezado de grupo

Universidad Nacional de San Antonio Abad del Cusco en la siguiente fila Lista de alumnos por Carreras. Se puede modificar tipo, color, tamao de fuente.

8. Desde la lista de campos arrastre el campo NomCarrera al encabezado de grupo, observa

que se inserta dos cuadros al cuadro que est a la izquierda del estudiante llamaremos etiqueta y al cuadro que est a la derecha del estudiante llamaremos cuadro de texto, ahora, puede modificar la etiqueta NomCarrera con el texto Carrera Profesional, dejando el cuadro de texto NomCarrera, sin modificar.

9. Ahora arrastre el campo CodAlumno, al Detalle, haga clic en la etiqueta CodAlumno, clic
en cortar, clic en el encabezado de grupo, clic en pegar, puede observar que ha sido pegado en la parte superior Izquierda de la ventana informe con respecto al estudiante. Acomode esta etiqueta encima de la barra de Detalle, haga lo mismo con los de ms campos, hasta obtener como se muestra en el grfico.

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10. Guarde con el nombre Lista de alumnos, luego vista preliminar. Ejemplo 2 Disearemos un informe para la entrega de constancias de matricula 1. Haga una consulta con los campos, NomCarrera, CodAlumno, Paterno, Materno, Nombres, CodCurso, NomCurso, Crditos, Categora y semestre. Guarde con el nombre constancia de matricula. 2. Repita la misma secuencia que en el item 2 al 9 del ejemplo anterior, con la nica diferencia que ahora debe agrupar por el CodAlumno.

3. Para calcular el total de crditos en el que esta matriculado cada alumno. Haga clic en el
cuadro de texto ab de la barra de herramientas, clic en el pie de Grupo.

4. Observa que en el pie de grupo aparece dos cuadros Texto O e Independiente en el cuadro
texto O escriba total de crditos.

5. Clic en el cuadro Independiente, clic en el icono propiedades, seleccione, datos, origen de

control, clic en, ... observe que ahora estamos frente al generador de expresiones, en esta ventana escriba suma(crditos), aceptar, el informe debe quedar como se observa en el grfico.

6. Guarde este informe con el nombre de Constancia de matricula y entre a vista previa.
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