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Aspel COI Caracteristicas

Por L.I.A. Jorge Abel Garca Viernes, mayo 20th, 2011

Aspel COI Caractersticas

Descubre El Secreto De Como Dominar Aspel COI


Los siguientes son algunos de los procesos en los que obtendrs mayores beneficios con el manejo electrnico de tu contabilidad: Manejo de Base de Datos. El sistema tiene la posibilidad de cambiar el formato de sus archivos de trabajo, a otras bases de datos como: SQL y Firebird esto te permitir explotar la informacin generada por Aspel-COI en otras aplicaciones que soporten dichos formatos de base de datos. La base de datos de Aspel-COI est estructurada por omisin en Firebird. Administrador de periodos. Esta consulta concentra algunos procesos que por su naturaleza o funcin estn relacionados con un ejercicio contable. En el administrador de periodos podrs consultar informacin relevante de todos los periodos creados, entre los que destacan: si se requiere traspaso o no, la ruta de datos del periodo, entre otros, tambin podrs seleccionar el periodo de trabajo y realizar diferentes operaciones tales como:

Crear nuevos periodos Elimina el periodo del administrador Traspaso de saldos Auditar /desauditar periodo Control de archivos Traduccin de archivos Generacin del respaldo de archivos Restauracin de respaldo Cambio de base de datos

Cierre de periodos En el Administrador de periodos se agreg la opcin "Auditar/Desauditar periodo" que te permitir marcar como cerrado un periodo de trabajo, es decir, bloquear el acceso a dichos periodos para que stos no puedan modificarse. Interfaz de consultas Para agilizar la consulta de informacin, la estructura y presentacin de los principales catlogos y ahora mediante consultas dinmicas es posible: Revisar fcilmente desde la misma consulta la informacin relacionada sin necesidad de desplegar ms catlogos, por ejemplo: desde el catlogo de cuentas podrs consultar los movimientos registrados para una cuenta en particular, ya que al posicionarse en una subcuenta se mostrarn automticamente todas las plizas que sta tenga registradas y si as lo deseas podrs consultar el detalle de las plizas en ese momento. Otro ejemplo de esta versatilidad es el catlogo de plizas donde con slo posicionarse sobre una pliza especfica podrs observar en la parte inferior de la consulta los movimientos de cargo y abono registrados en sta.

Personalizar las consultas de varias formas:


Ordenando la informacin de manera ascendente o descendente, a partir de alguno de los campos o columnas disponibles. Seleccionando las columnas que deseas visualizar en la consulta. Ordenando las columnas de la consulta segn las necesidades especficas, para definir que columna estar en la primera posicin, cual en la segunda y as sucesivamente.

Catlogo de Cuentas Las caractersticas y funciones ms relevantes que pueden llevarse a cabo en el catlogo de cuentas son: a) En la consulta:

Identificar fcilmente las cuentas que pertenecen a un rango en particular para su consulta posterior. Realizar una Asociacin de cuentas dependiendo del rubro al que pertenezcan. Dar de alta un Nuevo rubro de cuentas y asociar las cuentas que pertenecern a dicho rubro. Consultar los Auxiliares o movimientos de las cuentas y Los saldos histricos. Exportar la consulta de auxiliares a formato Excel. b) Al dar de alta una cuenta: Seleccionar la naturaleza de sta (acreedora o deudora), lo que permitir que el sistema no tenga que manejar nmeros negativos en los saldos de las cuentas, de tal forma que si esto ocurre se pueda identificar oportunamente alguna posible inconsistencia en los datos. Definir la Cuenta complementaria o de contrapartida para cuadrar una pliza. Asociar o desasociar la cuenta a un rubro.

Manejo de rubros de cuentas Flexibilidad para definir los rangos de cuentas ya que no es requisito asignarlos a un rubro en particular, y al dar de alta un rubro se permite asociarle la cuenta o cuentas que pertenecern a l, quedando disponible para su uso en cualquier cuenta. Catlogo de cuentas departamentales El sistema proporciona un catlogo de cuentas departamentales independiente al catlogo de cuentas, en este catlogo podrs asignar o asociar a una cuenta un departamento de los previamente registrados. Cabe mencionar que los departamentos debern ser dados de alta desde su catlogo correspondiente. Adicionalmente en este catlogo ser posible revisar el auxiliar de cada una de las cuentas departamentales, exportarlos a Excel y consultar los saldos histricos. Plizas En esta consulta adems de encontrar el listado de plizas agregadas, podrs visualizar los movimientos registrados en cada pliza sin necesidad de acceder al detalle, las plizas estarn organizadas por tipo (Diario, Ingresos, Egresos, entre otros, segn lo definido en los parmetros de configuracin). Plizas Modelo Desde la ventana de plizas modelo podrs dar de alta y modificar plizas de este tipo, sin que tengas que acceder a la consulta de plizas para realizar estas operaciones, tambin puedes Importarlas desde un archivo de Excel y as quedan disponibles para que si as lo requieres puedas modificarlas en cualquier momento. Plizas de depreciacin, ajuste cambiario y cierre

Las plizas de este tipo ya no se generarn como plizas modelo, es decir, al solicitarse cualquiera de los procesos se mostrar la ventana de alta de plizas con la informacin correspondiente para que las plizas, sean grabadas en ese momento. Integracin de plizas El sistema te permitir integrar masivamente las plizas que an no estn incorporadas y/o contabilizadas en tu periodo de trabajo. Captura de plizas en moneda extranjera Mediante la activacin del parmetro de configuracin "Convertir montos de moneda extranjera en captura de plizas", se permitir realizar la captura de la pliza en una moneda diferente a la base y el sistema recalcular automticamente los montos a moneda contable conforme a lo registrado en el histrico de tipos de cambio. Digitalizacin de la contabilidad (Documentos asociados a las plizas) En esta consulta podrs asociar a una pliza uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, entre otros. Estos archivos se almacenarn en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podrs asociar comprobantes fiscales digitales generados por Aspel-SAE 4.0 para realizar un ptimo seguimiento. Balanza de comprobacin Esta consulta cuenta con dos nuevas funcionalidades: Balanza acumulativa Mediante la opcin "Seleccin de periodos para la balanza acumulativa" podrs generar una balanza acumulada que incluya varios periodos y no slo el del mes de trabajo. Balanza de comprobacin con departamentos Mediante este nuevo catlogo tendrs la posibilidad de obtener una balanza de comprobacin clasificada por departamentos. Este catlogo tambin permite obtener una balanza acumulativa. Exportacin del reporte de Auxiliares a Excel El reporte de auxiliares cuenta con una opcin, que te permitir exportar la informacin emitida a una hoja de Excel, de tal forma que si as lo requieres, podrs adecuar y explotar la informacin desde dicho programa. Balance General y Estado de Resultados Multimoneda

Ser posible obtener va un formato los reportes del Balance general y Estado de resultados, expresados en una moneda diferente a la definida como moneda contable. La moneda se definir al momento de generar el reporte mediante el formato correspondiente. Reporte B10 Este reporte presenta un informe que ayuda a cuantificar los efectos de la inflacin en la informacin financiera de la empresa. Se incluir para su explotacin como una hoja de clculo estructurada en Excel y podrs modificarla utilizando la barra de herramientas de Aspel-COI que se agrega en Excel. Finalmente, para su fcil modificacin podrs consultar el reporte en el Administrador de hojas de clculo. Administrador de reportes En el Administrador de reportes podrs crear y organizar reportes personalizados (QR2) de acuerdo a tus necesidades, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir y mediante el uso de sentencias SQL. Adicionalmente en esta consulta podrs generar tambin reportes va formato utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. Administrador de hojas fiscales y financieras (.XLS) Con el fin de disponer de todas las hojas fiscales y financieras que provee el sistema, se incluy en esta versin un Administrador en el que se agrupan y enlistan los diferentes archivos en formato .XLS. Adicionalmente, podrs aadir ms hojas de las que por omisin proporciona el sistema. Recuerda que mediante la Barra de Herramientas Aspel-COI adicionada en Excel, puedes generar reportes y posteriormente aadirlos a este Administrador para su rpida ubicacin y consulta en Aspel-COI. Herramientas Aspel-COI para Excel Con el objetivo de facilitar la creacin de reportes en Excel utilizando los datos de tu empresa, al instalar Aspel-COI se agregar automticamente en Excel una barra de herramientas denominada Herramientas Aspel-COI, la cual te permitir disear rpidamente reportes financieros y fiscales pudiendo interactuar en lnea con el sistema, es decir, obtener informacin directamente de Aspel-COI. Funcin @ACTIVO Para facilitar la obtencin de informacin mediante el uso o aplicacin de funciones y frmulas en las hojas de clculo (Excel) se aadi la funcin @Activo, la cual servir para obtener informacin de un activo en particular mediante la utilizacin de parmetros o sufijos. Para mayor informacin consulta el ayuda electrnica. Traspaso automtico de saldos

Ahora el traspaso de saldos se podr realizar de manera automtica, esto mediante la activacin del parmetro de configuracin "Traspaso automtico", de esta forma, inmediatamente despus de registrarse un cambio en un periodo determinado se realizar un traspaso automtico de saldos, el cual iniciar desde el periodo donde se realice dicho cambio hasta el periodo actual de trabajo. Posteriormente podrs consultar en el nuevo Administrador de periodos el estatus del periodo, es decir, si requiere o no traspaso. Interfaz con Aspel-SAE 4.0 Se implementaron mejoras en el proceso de generacin de plizas, de tal forma que, la interfaz no sea necesariamente va un archivo, es decir, mediante plizas modelo, sino que al momento de generarlas y guardarlas se afecte directamente la base de datos de AspelCOI. La interfaz en lnea est disponible solamente con Aspel-SAE 4.0 y la interfaz va plizas modelo estar disponible a partir de las versiones 2.5 de Aspel-SAE o posteriores. Mdulo de Perfiles de usuarios Ahora los sistemas de la lnea Aspel COI, NOI, PROD, SAE, BANCO cuentan con un mdulo de perfiles de usuario con interfaz comn, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, ste quedar disponible para todos los sistemas, lo nico que debers definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendr dentro del mismo. Traductor de datos de Aspel-COI versiones 4.0 y 5.x Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se incluye un traductor el cual se ejecutar de manera automtica al abrir una base de datos creada con una versin anterior a Aspel-COI 6.0 y te permitir traducir informacin de:

Parmetros del sistema Archivos de datos Perfiles de usuarios

Como ya se mencion, ahora las bases de datos se generan por omisin en formato Firebird, por lo que al traducirlas se estructurarn automticamente en dicho formato. Exportacin de consultas a formato Palm Podrs exportar la informacin de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm, las cuales podrs almacenar y consultar a travs del programa Aspel-DB en tu dispositivo mvil compatible con Palm. Infoweb: Publicacin de informacin en Internet El servicio Infoweb, es una aplicacin que est integrada en Aspel-NOI y Aspel-COI y que prximamente se incluir en los dems sistemas de la lnea Aspel con la finalidad de

permitir publicar en Internet la informacin generada en dichos sistemas (consultas, estadsticas y reportes dependiendo del sistema), as como otros archivos de diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, entre otros.) que pueden ser enviados al sitio Web de la empresa desde los sistemas Aspel. Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina de Internet previa contratacin de este servicio en aspel.com, publicando la informacin ms relevante de tu empresa, clasificndola y/o publicndola segn las reas administrativas de tu organizacin, por ejemplo: Contabilidad "COI", Inventarios "SAE", Recursos Humanos "NOI", Produccin "PROD", entre otros, para la toma de decisiones. Generales Facilita el control de la informacin contable y de los activos fijos de tu negocio (este programa es ptimo para empresas pequeas y medianas).Se puede Copiar y Pegar informacin con las opciones homnimas del men Edicin y en algunas funciones, arrastrar los valores con el ratn, para colocar el dato en el campo que corresponde. Facilita la captura de informacin, procesamiento de la misma y la obtencin de los Reportes financieros ms importantes: Balanza de comprobacin, Diario general, Libro mayor, Auxiliares mensuales y anuales, Operaciones con terceros y Balanza anual. Cuentas con ocho catlogos principales: Cuentas, Cuentas departamentales, Departamentos, Plizas, Activos, Tipos de activo, Monedas, y Conceptos de plizas por empresa. Se puede localizar rpidamente un registro en particular o seleccionar informacin de un mismo tipo, gracias a los procesos de Bsqueda y Filtrado. Te ofrece cinco Catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros ms comunes en Mxico, pudiendo disear tu propio catlogo de cuentas. La afectacin a travs de las Plizas es inmediata, de manera que se actualizan los saldos de las cuentas del nivel especificado y superiores. El manejo de cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para que las afectaciones a travs de las plizas se asignen a los departamentos que las originaron. Se pueden utilizar varias opciones para la numeracin de tus plizas (secuencial por tipo, secuencial con folio nico o asignada por el usuario). Permite la generacin de plizas repetitivas con formatos diseados por ti, manejando Plizas modelo. Con este proceso tambin podrs guardar plizas pendientes de ser contabilizadas. Tambin se podr Integrar y Auditar plizas de otras empresas y/o sucursales a la empresa donde se est trabajando.

Se puede generar fcilmente el siguiente periodo de trabajo mediante un Administrador de periodos. Permite el ajuste en periodos anteriores al actual, sin que se descuadre tu contabilidad. Permite trabajar con periodos posteriores, an cuando no se haya concluido el trabajo con dichos periodos o incluso los periodos actuales, tanto para registrar nuevos movimientos como para efectuar correcciones sobre los ya registrados. Calcula los valores actualizados de los activos. Genera Plizas de depreciacin para activos y de ajuste cambiario para cuentas en moneda extranjera. Permite generar infinidad de reportes de depreciacin, entre los que destacan: Depreciacin con valores actualizados anuales (deduccin fiscal sobre el ttulo II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deduccin inmediata y proyeccin de depreciacin. Puedes emitir un listado de los activos dados de alta, ordenndolos por tipo de activo, localizacin o por ao o mes de adquisicin. Se pueden elaborar formatos de reportes especficos que se adapten a las necesidades de tu empresa, con el Administrador de reportes. Se pueden generar Grficas como: las de Liquidez, Apalancamiento, Prueba de cido, Das de cartera, Rotacin de inventarios, Utilidad, Ventas, Activo, Pasivo y Capital, Gastos de operacin y Grficas del usuario, las cuales puedes personalizar y presentar con infinidad de opciones. Tienes 9 tipos de presentacin de las mismas (Pastel, Barras, Lnea, rea, entre otros.) en 2 y 3 dimensiones. Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos. Para mantener una comunicacin completa que te ahorre tiempo de captura y errores, puedes trabajar en conjunto con los dems sistemas de la lnea: Aspel-BANCO, AspelCAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, para contabilizar toda la informacin de tu empresa. Puedes establecer un vnculo a la Hoja de Clculo en Windows de tu preferencia como Excel, a travs del Copiado especial (DDE o Intercambio Dinmico de Datos). Podrs exportar a diferentes formatos como TXT, Excel, XML y HTML. Puedes usar la calculadora de Windows de tu eleccin, indicndolo desde la opcin Aplicaciones Asociadas, adems de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear

Hojas de Clculo financieras y fiscales, un manejo de cuentas departamentales, entre otras. Ajuste de periodos Permite el ajuste de periodos anteriores al actual, sin que se descuadre la contabilidad. Respaldo de archivos Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos. Interfaces Para mantener una comunicacin completa que ahorre tiempo de captura y evite errores, se puede trabajar en conjunto con los dems sistemas de la lnea: Aspel-BANCO, AspelCAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, para contabilizar toda la informacin de la empresa. Copiado especial Desde las consultas o catlogos se pueden realizar copiados especiales (copiar informacin al portapapeles) para utilizar la informacin en otras aplicaciones Windows. Vnculos dinmicos Se puede establecer un vnculo a la Hoja de Clculo en Windows de tu preferencia como Excel, a travs del Copiado especial. Esta funcionalidad slo se podr realizar en el catlogo de cuentas. Se puede usar la calculadora de Windows de tu eleccin, indicndolo desde la opcin Aplicaciones asociadas, adems de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear hojas de clculo financieras y fiscales, entre otras.