Asesora para la Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad

PROPUESTA TCNICA

ASESORA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARA LA ACREDITACIN ANTE SENCE

AGOSTO DE 2012

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NDICE
I. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................ 3 II. OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................................... 3 III. METODOLOGA GENERAL ............................................................................................................. 4 IV. ETAPAS DE TRABAJO .................................................................................................................... 5 V. PRODUCTOS DE LA CONSULTORA ............................................................................................... 8 VI. CARTA GANTT ............................................................................................................................... 8 VII. ESTIMACIN DE COSTOS ............................................................................................................. 9

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PROPUESTA TCNICA
I. OBJETIVO GENERAL

Estructurar un Sistema de Calidad para el OTEC en formacin, que permita asegurar estndares de calidad en servicios de capacitacin, que satisfagan los requerimientos de los compradores y de la comunidad en general, respetando el marco legal vigente.

Permitir la acreditacin ante SENCE del OTEC en formacin, en el marco de la Norma Chilena 2728 y, optativamente, de la ISO 9001:2008. Fomentar el Mejoramiento Continuo de los procesos relacionados con las reas de produccin de servicios de capacitacin y administrativas, prioritarios y/o crticos, mediante la incorporacin de herramientas de Gestin de Calidad tales como la evaluacin, el monitoreo, la supervisin de procesos y la auditora de instrumentos de registro, en el contexto de la regulacin vigente.

II. OBJETIVOS ESPECFICOS

La presente asesora se orienta al logro de los siguientes objetivos especficos:

Realizar un diagnstico respecto de la estructura organizacional y su adecuacin al Sistema de Aseguramiento de la Calidad vigente, segn la Norma Chilena 2728 y, optativamente, la Norma ISO 9001:2008. Realizar el levantamiento de procesos crticos y/o prioritarios del OTEC en formacin. Estructurar un Manual de Aseguramiento de la Calidad y los

procedimientos asociados que integre la totalidad de los procesos incorporados al Sistema de Gestin de la Calidad y que permita orientar adecuadamente el funcionamiento del sistema.

Consensuar con los directivos de la empresa, los objetivos de calidad para el perodo 2012-2013, definiendo los indicadores y los instrumentos necesarios para su medicin.

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Capacitar al personal como auditores de calidad, de manera que puedan realizar auditoras internas en las distintas reas de la organizacin, detectando no conformidades y asesorando en la implementacin de acciones correctivas y preventivas.

Participar activamente en el proceso de certificacin, actuando como relacionador tcnico ante la empresa certificadora y realizando las acciones correctivas y/o preventivas detectadas en la instancia de auditora externa.

Realizar las tramitaciones correspondientes a fin de obtener la acreditacin ante SENCE y la consecuente incorporacin del OTEC en el Registro Nacional de Organismos Tcnicos de Capacitacin.

III. METODOLOGA GENERAL

La metodologa de la Asesora para la Implementacin del Sistema de Aseguramiento de la Calidad considera la identificacin de los procesos crticos y/o prioritarios de la organizacin. Para ello, se trabajar en conjunto con los socios del OTEC en formacin, lo cual permitir garantizar de mejor manera la sustentabilidad en el tiempo de los logros de cualquier tipo de asesora externa. La asesora, en definitiva, se estructura como una instancia de organizacin y orientacin en conjunto con los socios, lo cual permitir un cabal cumplimiento de los objetivos de la organizacin. De esta manera, la asesora se desarrolla en 4 etapas. En la primera de ellas, se desarrollar el levantamiento de procesos prioritarios y crticos, para definir en etapa posterior los procedimientos que integrarn el Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin. Una segunda etapa se desarrollar de manera presencial y tiene como objetivo validar y realizar inducciones tendientes a traspasar las competencias para que los socios del OTEC en formacin sean capaces de pesquisar el estado del Sistema de Calidad en distintas reas de la organizacin.

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La tercera fase se desarrollar en trabajo de gabinete, y corresponde al cierre de la asesora, la cual incluye la elaboracin final del Manual de Aseguramiento de la Calidad y de los procedimientos. Por ltimo, en la cuarta etapa se actuar como relacionador tcnico en el proceso de certificacin y acreditacin del OTEC, tanto en lo que se refiere a la representacin ante la empresa certificadora para la obtencin de los certificados de cumplimiento de la Norma Chilena 2728 y, optativamente, de la ISO 9001:2008; como ante SENCE para la realizacin de los trmites necesarios para la acreditacin como OTEC.

IV. ETAPAS DE TRABAJO

El trabajo de Asesora para la Implementacin del Sistema de Aseguramiento de la Calidad se divide en tres etapas:

1. ETAPA DE DIAGNSTICO Y LEVANTAMIENTO DE PROCESOS. Esta etapa tiene

como propsito de identificar la estructura funcional que mejor se adapte a la realidad de la empresa en cuanto a la Calidad, permitiendo que la estructura sea funcional. De este levantamiento, surgir el organigrama de la organizacin. Cabe destacar que dicha informacin se manejar de manera confidencial y no ser entregada o utilizada por terceros o para fines diferentes de los determinados en la presente propuesta. Posteriormente se realizar el levantamiento de procesos y la elaboracin de los flujogramas de procesos, los cuales servirn como insumo para la elaboracin del Manual de Calidad y de los procedimientos de la empresa. Tiempo Estimado de Ejecucin: 2 semanas

2. ETAPA DE VALIDACIN Y CAPACITACIN. Esta segunda etapa tiene por

finalidad validar y realizar las correcciones necesarias a los procedimientos estructurados en la primera etapa. Para ello, se realizarn entrevistas con los socios a fin de consensuar los resultados, con lo cual se podr determinar la necesidad de realizar ajustes a los mismos.

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CAPACITACIN. Dentro de la segunda fase de la asesora, se incorpora un taller que tiene como propsito interiorizar a los miembros de la organizacin respecto del Sistema de Gestin de Calidad y los procedimientos estructurados para el funcionamiento de la organizacin, con especial nfasis de los registros que deben ser llevados y las competencias para la realizacin de auditoras internas que permitan el cumplimiento de la norma. Se realizar un taller de 6 horas de duracin, en fechas a definir con los responsables de la empresa. Requerimientos Generales:

Sala para capacitacin. Medios de Proyeccin. Pizarra acrlica y plumones Fotocopias con material didctico elaborado para la capacitacin

Tiempo Estimado de Ejecucin: 6 horas cronolgicas por curso. 3. ETAPA DE ENTREGA MANUAL Y PROCEDIMIENTOS. En esta etapa se considera la elaboracin final de la documentacin relativa a Manual de Aseguramiento de la Calidad y Procedimientos asociados a los procesos definidos. Se incorpora un informe que contenga las observaciones relativas al proceso de asesora, incluyendo recomendaciones de mejora pertinentes. Tiempo Estimado de Ejecucin: 1 semana

4. TRAMITACIONES DE CERTIFICACIN Y ACREDITACIN DE OTEC. Se actuar

como relacionador tcnico, representando al OTEC en formacin ante la empresa certificadora, a fin de obtener la certificacin de la Norma Chilena 2728, como de manera optativa- de la Norma ISO 9001:2008. Esta instancia contempla la presencia durante la auditora externa de certificacin y la realizacin de acciones correctivas y/o preventivas, en caso de que en esta instancia el organismo detecte deficiencias y/o posibilidades de mejora.

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Una vez obtenida la certificacin, se proceder a realizar la tramitacin ante SENCE para obtener la acreditacin y la consecuente incorporacin de la empresa en el Registro Nacional de Organismos Tcnicos de Capacitacin. Requerimientos Acreditacin (en caso de ser Sociedad de Responsabilidad Limitada): Copia legalizada de la escritura de Constitucin de la empresa o sociedad. Copia legalizada de la Inscripcin del extracto de la escritura de constitucin de la empresa o sociedad en el Registro de Comercio. Publicacin en el Diario Oficial del extracto de la de la escritura de constitucin de la empresa o sociedad (Trmite gratuito si el monto del capital es menor a 5000 UF). Certificado de vigencia emitido por el registro de Comercio del C.B.R. correspondiente, con una fecha que no exceda los 6 meses anteriores a la presentacin de la solicitud como OTEC. Copia legalizada del Rol nico Tributario Certificado de Antecedentes para fines especiales, inhabilidades letra a) artculo 22 Ley 19.518. Declaracin Jurada letra b) del artculo N 22, Ley 19.518. Copia legalizada del certificado de la Norma NCh 2728. Copia legalizada del instrumento que acredite la tenencia del inmueble, en donde funciona la oficina administrativa, ya sea ttulo de dominio, contrato de arrendamiento o comodato. Copia simple de la Patente Municipal vigente. Acreditacin de la lnea telefnica a nombre del OTEC: factura, boleta o contrato de lnea telefnica. Poder simple para la designacin del Relacionador Tcnico (slo si es distinto al Representante Legal) y su C.V. Tiempo estimado: Certificacin: 2 semanas, de acuerdo a disponibilidad de organismo certificador. Acreditacin: 30 das hbiles (42 das) Tiempo aproximado que demora SENCE en pronunciarse respecto de la solicitud.

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V. PRODUCTOS DE LA CONSULTORA
Manual de Aseguramiento de la Calidad, entregado.

Procedimientos de procesos crticos y/o prioritarios, entregados

Taller de induccin, realizado. Certificacin Norma Chilena 2728 y, optativamente, ISO 9001:2008, obtenida. Tramitacin ante SENCE, realizado

VI. CARTA GANTT

MES 1
ACTIVIDADES Identificacin de estructura organizacional Levantamiento de procesos y elaboracin de flujogramas Validacin de procesos Capacitacin Auditores Internos Redaccin de procedimientos y Manual de Aseguramiento de la Calidad Certificacin NCH2728 e ISO 9001:2008 (*) Entrega de certificado NCH (**) Tramitacin ante SENCE Respuesta acreditacin SENCE (***) S 1 S 2 S 3 S 4 S1 S2

MES 2
S3 S4 S 1

MES 3
S 2 S 3 S 4 S1

MES 4
S2 S3

Nomenclatura M = Mes S = Semana Nota: Las fechas indicadas son estimativas y dependen del tiempo destinado por los socios del OTEC en formacin, la disponibilidad de la empresa certificadora y la capacidad de respuesta de SENCE. (*) y (**) Dependen de disponibilidad de empresa certificadora. (***) Depende de SENCE.

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VII. ESTIMACIN DE COSTOS

TEM
Certificacin NCH2728 e ISO 9001:2008 (hasta 18 UF Valor UF al 9/08 = $ 22.559) Valor consultora

COSTO
$ 406.062

$ 900.000 $ 1.306.062

Condiciones de pago Servicios de Consultora 30% al trmino del primer mes, contra entrega de productos comprometidos. 30% al trmino del segundo mes, contra entrega de productos comprometidos. 40% al obtener la acreditacin ante SENCE (fecha aproximada: finales de 4 mes)