Esquema conceptual: Unidad I UNIDAD I La funcin de compras 1.

La importancia de la funcin de compras Funcin y definicin de compras Departamento de compras Objetivos de compras Clasificacin 2. Consideraciones y tipos de compra Principios bsicos de las compras Tipos de compra Funciones del sistema de compras 3. El proceso de compras Requisitos de materiales Eleccin de proveedores Registro de proveedores Orden de compra Registro de control 4. Compras y estrategia competitiva Precio Calidad Cantidad Condiciones de entrega Condiciones de pago Garanta Servicio de posventa Presentacin Pareciera una actividad hasta cotidiana y sin mucha complicacin, ya que el comprar se ha convertido en una tarea y accin tan humana como el respirar; sin embargo a nivel profesional e institucional es sumamente indispensable contar con conocimientos especficos, herramientas, estrategias y experiencia en el ramo para que las empresas obtengan el mejor beneficio al mejor precio. . Objetivo especfico

El alumno identificar la importancia de las funciones de compras y analizar los tipos de compra y las consideraciones pertinentes.
I.1 La importancia de la funcin de compras Funcin de compras Uno de los aspectos ms importantes de las compras es su repercusin econmica, ya que este departamento tiene un impacto significativo en el manejo financiero y operativo de toda empresa u organizacin. Por tal motivo, se requiere saber operar bien la adquisicin de bienes o servicios en el momento idneo para verificar existencias sobre inventarios, pero al mismo tiempo manejar mnimos de productos para no tener dinero estancado o llegar a detener los procesos productivos por falta de un abastecimiento oportuno y en los volmenes adecuados. Por lo que se recomienda pertinente manejar toda una serie de conocimientos generales que norman el criterio de un buen departamento de compras. Cmo te imaginas un departamento o rea de compras? Definicin de compras Comprar es adquirir materias primas o cualquier otro artculo, con las caractersticas mnimas necesarias requeridas por una empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago (Cruz, 1999).

Otra definicin es: la operacin que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administracin de la misma ha definido (Calimeri, 1979). De acuerdo con los trminos antes mencionados, la definicin de compras quedara de la siguiente forma: Definicin de compras Compras son las actividades por las cuales se abastece de materiales, bienes, productos o servicios una empresa, con la finalidad de mantener un cierto equilibrio entre la obtencin de insumos, su procesamiento y la satisfaccin del consumidor al recibir un bien o servicio, operando sistemas de logstica empresarial que permitan optimizar los recursos y brindar productos de calidad total al consumidor final. Qu implicara hacer una compra inteligente? Importancia de las compras Hoy en da, la actividad industrial y los servicios exigen materiales y suministros para su funcionamiento. La calidad de los suministros para la produccin de un bien o

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servicio debe ser adecuada y el hecho de que no cumplan con algn requisito implica una produccin deficiente, mala calidad en el producto o servicio, elevacin de costos y, sobre todo, descontento de los clientes. Departamento de compras Toda empresa debe tener un departamento de compras cuyo objetivo es el de adquirir las materias primas y artculos indispensables para la fabricacin de los bienes a que se dedica, poniendo en juego todos los elementos necesarios para obtenerlo. Objetivos de las compras Los dos objetivos fundamentales de las compras son: 1. Debido a que las compras implican una inversin, hay que controlar el flujo de dinero. 2. Realizar eficazmente la consecucin de materias primas y artculos indispensables para la fabricacin de productos, a fin de mantener la empresa en operacin en forma competitiva. Otros expertos definen los siguientes objetivos de las compras: Sostener una continuidad en el abastecimiento de materias primas para el departamento de produccin. Efectuar compras, con una mnima inversin, que asegure la existencia de materiales sin poner en riesgo la produccin en serie o en lnea, compatible con la seguridad y el provecho econmico. Reducir y evitar, al mximo, desperdicios de las materias primas. Contemplar los precios ms bajos posibles y la calidad requerida de las materias primas que sean adquiridas. Clasificacin de las compras Las compras, generalmente, se clasifican en dos grandes grupos: bienes y servicios. Bienes Materias primas o materiales: de procedencia agrcola, minera o de otras industrias que tendrn su primer grado de transformacin. Mercancas: productos terminados que se destinan a la venta de quienes los necesitan. Suministros: artculos de oficina que utiliza una empresa para sus labores como por ejemplo: papelera, tintas, jabn u otros. Estos suministros pueden ser tambin materias primas y materiales que abastecen el departamento de produccin.

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Servicios Personales o profesionales Financieros: bancos, seguros, etctera. Transportes: terrestres, areos y martimos.

I.2 Consideraciones y tipos de compra Los principios bsicos de cualquier tipo de compra son: Definir claramente lo que se necesita o se requiere. Localizar y contactar proveedores que vendan las mercancas que se requieren. Negociar y pactar con proveedores los precios, la calidad requerida, condiciones de entrega y condiciones de pago. Tipos de compra Los principales tipos de compra son: Compras al acervo: cosas menudas como granos, legumbres u otros. Compras sobre muestra: artculos perfectamente conocidos y bien determinados. Compras de esperanza: adquisicin de frutos producidos en tiempo determinado, considerando el riesgo de que no llegue a existir. Otra clasificacin de las compras es: Compras ajustadas a necesidades inmediatas: materias primas. Compras para fines especficos: maquinaria y equipo. Compras especulativas: para almacenarse con propsito de lucro. Compras segn necesidades de mercado: oferta y demanda. Compras sobre contrato: compras fijas. Funcin del departamento de compras Un sistema de compras se compone, entre otras cosas, de las siguientes funciones (Cruz, 1999): 1. Adquisiciones, en las que se deben considerar: Precio Calidad Cantidad Condiciones de entrega Condiciones de pago Control y aceptacin 2. Manejo de guarda y almacenaje, en las que hay que considerar: Recepcin de material

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Dimensiones (peso-volumen) Clasificacin Manejo de inventarios 3. Proveer a la produccin, se considera: Clase Cantidad Dimensin (peso-volumen) I.3 El proceso de compras Objetivo especfico El alumno analizar las etapas del proceso de compras Requisicin de materiales En proceso de compras inicia con la requisicin de materiales, ste es un documento interno que maneja la empresa u organizacin para planear las necesidades del departamento de produccin u otros departamentos, e incluso de otras sucursales, a travs del departamento de almacn. Se recomienda que la requisicin del material se haga con toda claridad y de forma minuciosa y detallada con la finalidad de evitar confusiones o errores al momento de solicitar cotizaciones a los proveedores previamente seleccionados y evaluados. Eleccin de proveedores Los proveedores deben ser elegidos con base en dos aspectos: Capacidad financiera: se debe investigar la confiabilidad financiera en caso de que se manejen anticipos; la situacin financiera desfavorable puede limitar la probabilidad de abastecimiento por parte de una empresa y la capacidad tcnica cuando se trata de materiales que exigen especificaciones tcnicas o de calidad.

Capacidad instalada: nos permite saber si la empresa tiene disposicin y capacidad de enfrentarse con la obligacin de producir materiales en determinado tiempo. Esta capacidad se manifiesta en las caractersticas del inmueble, en su maquinaria y equipo, su capacidad productiva real, disponibilidad de equipos especiales, nmero de empleados y otros. El departamento de compras deber analizar, revisar y evaluar a cada uno de los proveedores que estn en condiciones de surtir los materiales requeridos; y es el Jefe de compras quien decide, finalmente, quin surtir la mercanca, considerando siempre al proveedor que proporcione mejores condiciones a la propia empresa.

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Registro de proveedores Para tener un registro de proveedores, amplio y completo, es conveniente considerar los siguientes puntos: Hacer un directorio alfabtico y clasificado de los proveedores en el que consten los datos necesarios para facilitar las compras. Nombre y direccin Giro del proveedor Fabricante o distribuidor Reputacin del proveedor Condiciones de pago Condiciones de entrega Descuentos u otros Elaborar un expediente de cada proveedor, archivado en orden alfabtico, considerando la siguiente informacin: Listas de precios Catlogos Copias de rdenes de compra Cotizaciones Copias de facturas Copias de requisiciones Seguimiento de rdenes de compra Correspondencia con el proveedor Relacin de operaciones y negociaciones efectuadas con los proveedores, teniendo la siguiente informacin: Fecha de orden de compra Condiciones de embarque Clase de la cantidad del material requerido Precios acordados Fecha de entrega

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Condiciones de pago u otros Orden de compra La orden de compra es un contrato previo utilizado por las prcticas comerciales en toda empresa u organizacin, que pueden variar en su forma, tamao o extensin de acuerdo con las necesidades de cada empresa. 1. Partida nmero 8. Precio unitario y total 2. Cantidad 9. Condiciones de entrega de las mercancas 3. Unidad de medida 10. Condiciones de pago 4. Descripcin de artculos 11. Firmas correspondientes de autorizacin 5. Nombre y razn social del comprador y proveedor

12. Observaciones 6. Nmero de la orden o pedido 13. Recomendaciones 7. Fecha en que se elabora La orden de compra se convierte automticamente en un contrato de compra-venta en el mismo momento en que firman tanto el comprador como el proveedor, por tal razn se generan obligaciones y derechos en ambas partes. Registro de control En el departamento de compras, generalmente se llevan a cabo los siguientes registros y controles (Leenders Michiel) Requisitos para las compras REGISTRO DE COMPRAS REGISTRO DE PROVEEDOR Se lleva a cabo en tarjetas, expedientes o archivos electrnicos en donde se anotan los pedidos hechos a los diferentes proveedores, la cantidad comprada, descuentos, fallas, condiciones de pago, forma de entrega, calificacin de proveedor o algn otro. En ste se anota el nombre de la empresa, domicilio, telfono, giro, fabricante o distribuidor, funciones, nombre del representante, calificacin en precio, condiciones de pago y de entrega y todos aquellos datos o aspectos que la empresa considere necesarios para el control estadstico de sus procesos. REGISTRO DE CONTRATO REGISTRO DE PRECIO O COTIZACIN Se recomienda que sea realizado por proveedores, conservando copias de los contratos, convenios y circulares que se han efectuado con los proveedores, as como papeles anexos involucrados. Se archivan todas las listas de precios, cotizaciones, catlogos y circulares. Se recomienda tambin para proveedores.

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I.4 Compras y estrategia competitiva Los principales requisitos para comprar son los siguientes (Cruz, 1999): Precio. El jefe de compras debe lograr el mejor precio para su empresa, atendiendo los dems requisitos de compra. Esto puede variar por polticas de venta del proveedor, como por ejemplo: precios por introduccin de nuevos productos. Calidad. La determina el departamento de produccin, quien produce los artculos que colocan a la empresa en posicin competitiva. Es importante que al solicitar materias primas se describan las cualidades a detalle del material a solicitar. Cantidad. Es el volumen o nmero de objetos que se solicita para que la produccin sea continua y de acuerdo con la orden de compra. Se puede calendarizar la entrega parcial para acumular la cantidad total pactada desde un inicio en el pedido. Condiciones de entrega. Es la forma en donde se establecen los elementos a considerar para la recepcin de las materias primas en una empresa, por ejemplo: el lugar en que se entrega el material, tiempo de entrega, garanta del material, tipo de embalaje para su entrega, entre otros. Condiciones de pago. Es una clusula en la orden de compra de la que depende la ejecucin del contrato. Las condiciones pueden ser: de contrato riguroso contra

entrega (ce), cobrar o devolver (cod), cobrar al entregar (cae), de contado comercial a 30, 60 90 das despus de entregada la mercanca y previa presentacin de factura y documentos, con anticipo. Garanta. Responsabilidad adquirida por un proveedor que responde al valor de calidad de lo que vende. El departamento de compras es quien se encarga de negociar esta condicin y asegurar que se cumpla. La garanta puede ser total, parcial o por cierto tiempo. Servicio de posventa. Se refiere a los convenios que se celebran con los proveedores, a fin de proporcionar a los compradores refacciones, servicio de mantenimiento, capacitacin a personal, etc., cuando as se requiera. La competencia, nuevos enfoques Hoy en da est en boga contratar en las empresas el outsourcing (subcontratacin), haciendo que del almacenamiento y la distribucin est presente en actividades relacionadas con los sistemas de investigacin, informacin e incluso marketing, hasta llegar a lo que conocemos como la competencia. La competitividad en las empresas actuales

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Desde hace muy poco tiempo las empresas estn sufriendo un proceso cambiante que las lleva a la bsqueda de la competitividad en su estructura administrativa. Los empresarios estn conformando alianzas que los harn colaborar estrechamente con sus competidores, como la nica frmula trascendental que los ubicar en un mejoramiento constante, progresivo y actual de la competitividad. Las empresas estn descubriendo que con estos acuerdos y negociaciones es posible y muy probable que las dos partes ganen en un determinado segmento del mercado, aunque en otras actividades o rubros sigan siendo competidoras. Esta nueva situacin presupone un complejo, pero no difcil, cambio de cultura, por lo que debern desarrollar los mejores acuerdos con los proveedores y fabricantes, as como con los clientes, a los que atentamente debern escuchar para conocer sus necesidades.

UNIDAD II Sistemas de informacin

1. Relaciones de la funcin de compras con la organizacin
Relacin de compras con la direccin Relacin de compras con contabilidad Relacin de compras con ingeniera

2. Vinculacin comprador-proveedor con intercambio electrnico

Relacin comprador-proveedor Comercio electrnico Riesgos de las compras electrnicas

3. Importancia de los almacenes

El control de los materiales Concepto de almacn Organizacin y administracin de un almacn

Presentacin En las prximas dos semanas nos dedicaremos a revisar a profundidad y detalle los sistemas de informacin que permiten vincular o relacionar directamente al departamento de compras con el resto de las reas que conforman a una organizacin basadas en sus funciones. Por otra parte realizaremos una correlacin entre el comprador y el proveedor como una relacin comercial integral, basando su vinculacin de intercambio tanto de forma personal como electrnicamente para el fincado de pedidos (compra-venta). Objetivo especfico El alumno identificar y describir los principales sistemas de informacin dentro del mbito comercial actual. II.1 Relaciones de la funcin de compras con la organizacin

Hoy en da, en toda organizacin es de vital importancia la existencia de un departamento o rea de compras en su estructura organizacional para funcionar eficientemente. Por lo anterior, resulta obvia la trascendencia que tiene una adquisicin o compra para cualquier produccin o proceso. Cabe mencionar, que una vez definida la estructura organizacional de cualquier organizacin, de forma precisa y eficiente, permitir clarificar la divisin de actividades, el grado de especializacin que alcanzan y su jerarqua o autoridad internamente.

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El jefe o encargado del departamento de compras deber siempre trabajar en coordinacin con el resto de los departamentos de la empresa. Las actividades de compras estn estrechamente relacionadas con todos los departamentos de la empresa, en especial con el rea de produccin, ventas, ingeniera, control de calidad, contabilidad y almacenes; ya que compras se encargar de conseguir y abastecer todos los suministros y servicios necesarios para cumplir y cubrir el ciclo econmico de la empresa. Por lo anterior, es bsica, necesaria e indispensable la eficiencia de un jefe de compras que evite fricciones en todo momento en su trato con los dems responsables de los departamentos de la empresa. El gerente de compras necesariamente tiene que ser diplomtico y mantener una excelente disposicin y actitud con cada uno de los responsables de las dems reas de la empresa. El rea de Compras y la Direccin de la empresa debe coordinarse de tal manera que cualquier cambio en la planeacin de la produccin sea comunicado de inmediato al responsable de compras, antes de que ste coloque o finque un pedido de compra, ya que la falla en comunicar y coordinar esta informacin podra provocar un desabasto de materiales, o bien un exceso de inventarios. Con el rea de contabilidad, el departamento de compras deber facilitar la preparacin y programacin de los pagos para los proveedores en tiempo y forma pactados desde el inicio de la relacin comercial, con la nica finalidad de aprovechar los descuentos, asegurar las entregas puntualmente y evitar posibles errores que se pudieran suscitar. Y otra rea con la que se debe interrelacionar el departamento de compras es con ingeniera, para tratar cuestiones de diseo y especificaciones precisas con antelacin de los requerimientos de produccin. Para que una empresa u organizacin funcione correctamente debe vigilar sus compras de materias primas, refacciones y materiales en general, resguardndolas en cantidades necesarias (en el almacn) y suministrndolas de manera adecuada y controlada al rea de produccin, de acuerdo con los requerimientos que manifieste de dichas materias primas y dems materiales. Y, por ltimo, contabilizar todas estas operaciones, finanzas o tesorera y todo aquel departamento que requiera el suministro de algn material o la adquisicin de maquinaria, equipo y enseres menores. As, ser de gran importancia que el gerente o encargado de compras se d cuenta de que la eficiencia en su rea depender en gran parte de la buena coordinacin y comunicacin de la informacin con los dems departamentos de la empresa u organizacin.

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A continuacin se presentan algunas consideraciones para lograr una adecuada organizacin del departamento de compras que favorezcan su interrelacin con el resto de las reas de la empresa. 1.- Fijar objetivos Que sean los ms claros posible 2.- Ser funcional Que trabaje coordinadamente para lograr los objetivos propuestos 3.- Establecer el tipo Enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad de organizacin II.2 Vinculacin comprador-proveedor con intercambio electrnico Los directores de compras tienen la obligacin y consigna, dada su situacin privilegiada, de conocer con anticipacin mercados nuevos, novedades de productos,

perfeccionamientos industriales y desarrollos econmicos para hacerlos del conocimiento del personal de todas las reas involucradas de la empresa. Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones comerciales con sus proveedores, ya que el apoyo, ayuda, orientacin y asesora que los proveedores le puedan prestar al comprador son una colaboracin absoluta que le puedan garantizar el cierre de negociaciones y operaciones seguras e inmediatas, desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la propia empresa. Actualmente, la mayora de las empresas utiliza algn sistema de comercio electrnico. Es una realidad, que cada da seguir incrementndose el porcentaje de empresas que realizan las transacciones comerciales (compras) de manera electrnica, ya que en el umbral del siglo XXI y XXII se estima que los usuarios de Internet aumentarn exponencialmente. Una gran ventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologas de comunicacin empresa-proveedor, al momento de entablar una relacin comercial, es la obtencin de reducciones considerables tanto en los costos, como en el tiempo invertido en las negociaciones de compra-venta que llevan a cabo actualmente las organizaciones, comparndolo con los mtodos tradicionales de compra. Una preocupacin, por dems importante, es analizar y valorar qu tanta seguridad, confiabilidad y grado de compromiso se tiene al momento de realizar las transacciones comerciales a travs de Internet, ya que por el momento una gran parte de los usuarios prefiere no utilizar la red para sus compras, debido a que para llevar a cabo una operacin se necesita proporcionar una serie de datos e informacin confidenciales, tanto a nivel personal como a nivel financiero.

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II.3 Importancia de los almacenes Objetivos especficos El alumno analizar la responsabilidad del almacn e identificar sus principales actividades, as como los requisitos necesarios para su buen funcionamiento. En cualquier tipo de organizacin se requiere de un resguardo-almacenaje y custodia fsica de todos los materiales que se ocupan en alguna orden de fabricacin o de consumo interno para la misma operacin de la empresa. Cabe mencionar que es til para llevar a cabo un excelente desempeo en el control de existencias y salidas de materiales que se reciben en la organizacin. La expectativa de cualquier cliente interno es esperar que el producto solicitado le sea entregado de forma correcta, sin daos, en el tiempo justo y a un costo razonable. En muchas ocasiones, hemos escuchado la frase: el cliente siempre tiene la razn, por tal motivo al no darles lo que desean o requieren, la empresa puede verse afectada directamente en cualquier proceso interno. Hoy en da, los negocios avanzan de forma rpida y gil a tal grado que nos asombran en sus tcnicas de ventas, produccin y administracin. Este aumento ha dado lugar a una creciente demanda masiva de artculos para un consumidor interno cada vez ms exigente en sus procesos de calidad y en el precio para el control de gastos. Al analizar la administracin moderna, el almacn es un medio para lograr economas potenciales y para aumentar utilidades de una organizacin. Hoy en da, debemos pensar de una manera ms integral tomando en consideracin las funciones que realiza ventas, compras, control de inventarios, produccin y distribucin. Por lo anterior, el almacn debe seleccionar y reclutar de una manera estricta y adecuada al personal desde el jefe del rea, hasta el puesto operativo bsico. Sin embargo, en nuestro medio social y cultural, de cualquier compaa, esta rea es considerada para personas de bajo nivel de instruccin y de educacin. Concepto de almacn Almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimientos de materiales (materias primas) o productos terminados (Garca, 1993).

Se puede mencionar tambin como concepto de almacn a la realizacin de las operaciones y actividades necesarias para abastecer o suministrar los materiales o artculos en condiciones ptimas de uso y tiempo, de manera que se evite la

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paralizacin operativa interna por falta de stos o la inmovilizacin del capital debido a una sobre existencia. Las razones por las que existen los almacenes son dos: Porque se suscita un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y de la produccin. Cuando existe una distribucin interna demandada por la operacin misma de la empresa. La finalidad de la existencia de un almacn es proteger los materiales, generar utilidades y administrar correctamente los niveles de stock solicitados por el rea de produccin. Organizacin y administracin de un almacn La manera en cmo se puede organizar y administrar un almacn depende, entre otros factores, de: Tamao de la organizacin o empresa Organizacin de la empresa (sistema centralizado, descentralizado o mixto) Diversidad en la produccin Programacin de la produccin Dentro de las actividades ms comunes que debe coordinar el almacn estn: La recepcin de materiales (maniobras de carga y descarga) El registro de entradas y salidas (recepcin y embarques) Almacenamiento de materiales (resguardo, control, inventario y custodia) Control de los materiales (control del inventario) Informar constantemente a los departamentos de compras, ventas y produccin sobre las existencias reales y actualizadas de las materias primas, productos terminados, refacciones, consumibles, entre otros. Vinculacin con las reas de compras, produccin, trfico y contabilidad. Para un buen manejo y planeacin de un almacn se requiere: Conocer los artculos que se almacenarn. Contar con reas suficientes y disponibles para la recepcin, almacenamiento y entrega (mostrador y rampas de descarga), as como para maniobras de carga y descarga (montacargas). Identificar las dimensiones, peso y caractersticas por unidad de los materiales o productos existentes. Conocer la frecuencia del consumo de cada uno de los materiales (control de inventarios).

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No se puede negar que conocer las caractersticas principales y bsicas de los materiales contribuir a un buen manejo y un excelente desempeo en la clasificacin de los mismos. Por citar un ejemplo, los materiales se pueden clasificar si sus caractersticas son: Frgil Perecedero Explosivo Inflamable Gaseoso Lquido Polvo Otra clasificacin de acuerdo con las condiciones ambientales del almacn podran seccionarse en: Hmedo Seco

 Oscuro Iluminado Fro Clido Finalmente, es importante resaltar que dejando de lado las condiciones ambientales del almacn, en todo momento deber observarse de forma estricta y siguiendo al pie de la letra las normas de seguridad e higiene estipuladas como poltica interna de la organizacin.

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UNIDAD III Seleccin de proveedores 1. Investigacin de proveedores nacionales y extranjeros Importancia Importancia Fuentes de informacin 2. Evaluacin del Proveedor Tipos de proveedores Evaluacin de fabricantes Evaluacin de distribuidores 3. Mtodos de seleccin de Proveedores Principios de la relacin empresa-proveedor Aspectos a evaluar Caractersticas de un buen Proveedor 4. Comportamiento del proveedor en el tiempo Criterios de evaluacin de proveedores Aspectos a evaluar con el paso del Tiempo 5. Diseo de canales de informacin electrnica Caractersticas de un sistema de Informacin de proveedores Ventajas del sistema electrnico Objetivos especficos El alumno analizar la importancia de la investigacin de proveedores nacionales y extranjeros e identificar los aspectos bsicos en los que se deben evaluar antes de hacer negociaciones.

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IIII. Seleccin de proveedores Una buena seleccin del proveedor deber basarse en iniciativas que sugieran los modos adecuados y las nuevas formas III.1 Investigacin de proveedores nacionales y extranjeros El origen de una compra puede tener numerosas implicaciones, pero la ms importante y necesaria siempre ser la seleccin previa o preliminar de un proveedor que sea el ms factible para cubrir los requerimientos de forma adecuada y ptima, con el propsito de establecer una lista confiable de candidatos a quienes se les pueda solicitar una cotizacin y un posible surtimiento de un producto o servicio dentro de la empresa. Fuentes de informacin El comprador podr hacer uso de todos aquellos impresos disponibles en la oficina de compras, los cuales sern considerados como una fuente de bsqueda para comenzar a revisar, depurar y elegir de forma preliminar al proveedor. Otras fuentes de informacin a las que se recurre son electrnicas o va sistema que maneje internamente la organizacin. Actualmente, las fuentes de datos impresas que pueden ayudar se enlistan a continuacin: 1. Directorios telefnicos clasificados, tanto impresos como electrnicos: son tiles

para la bsqueda de artculos y servicios que se encuentran disponibles localmente. 2. Catlogos y literatura de publicidad (revistas especializadas, folletos): estos materiales son excelentes para la bsqueda de referencias especficas, permitindole al comprador una mejor seleccin con base en lo que requiere comprar. La nica limitacin que se tiene es que este material ocupa mucho espacio y su vigencia es muy corta. stos debern mantenerse bien organizados y actualizarse constantemente, por ejemplo a travs de alguna suscripcin. 3. Fuentes de contactos personales y experiencia con algunos proveedores. III.2 Evaluacin del proveedor Una funcin importante, permanente y trascendental del departamento de compras es efectuar una evaluacin a sus proveedores, para lo cual ser necesario analizarlos con la finalidad de cerciorarse si efectivamente estn cumpliendo eficazmente con su cometido, de tal forma que se puede medir con mayor precisin su potencial al momento de abastecer, los tiempos de entrega y su cumplimiento en general, as podr tomarse en consideracin para las compras futuras o subsecuentes.

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Para evaluar objetivamente a los proveedores, stos se clasifican segn su giro: Fabricantes Distribuidores Por lo anterior, los criterios considerados para la evaluacin de fabricantes, sern los siguientes: Prestigio y capacidad financiera. Se le solicitar al proveedor un listado con los clientes que atiende, el tiempo que tiene trabajando con ellos y si tiene reconocimientos por escrito de clientes y premios obtenidos (currculo: calidad, servicio, participacin, etc.). Se investigar la confiabilidad del proveedor cuando en un momento dado se requiera conceder un anticipo para la compra. Por ltimo, es indispensable contar con referencias sobre la situacin financiera actual del proveedor, como soporte y seguridad para el comprador. Capacidad tcnica. Cuando se trata de materiales es importante considerar el tipo, cantidad y precisin de la maquinaria, la distribucin de la planta y la habilidad tcnica del proveedor, ya que siempre que se finca una orden de compra se exigen especificaciones tcnicas que debern cumplirse al 100%, para lo cual se sugiere elaborar un breve cuestionario por escrito que deber contestar el proveedor aspirante. Capacidad de produccin. sta es fundamental y esencial, ya que le permitir al comprador conocer si el proveedor tiene la disposicin para cumplir con sus obligaciones de produccin de materiales o productos en un determinado tiempo. Se deber medir su capacidad productiva global, su disponibilidad de maquinaria y equipos en funcionamiento, su nmero de empleados, entre los ms importantes. Sistema de aseguramiento de calidad. Se deber recabar informacin sobre los mtodos de aseguramiento de calidad del proveedor aspirante. Se recomienda que el proveedor cuente con un sistema de certificacin que le permita dar atencin a los clientes en tiempo y forma de acuerdo con lo negociado o pactado. Los criterios para la evaluacin de los distribuidores sern los siguientes: Acreditamiento. Se le deber solicitar al proveedor aspirante el documento legal que lo acredite como distribuidor autorizado del producto o marca, para tener la confianza de que habr un soporte en caso de surgir alguna inconformidad. Capacidad. Se considerar si el proveedor aspirante cuenta con la capacidad de entrega de materiales, debiendo cumplir los siguientes puntos: - El tiempo de respuesta a una orden de compra no deber ser mayor de 5 das hbiles.

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- Deber contar presentemente con transporte propio o particular para realizar las entregas a domicilio, garantizando las mismas en el lugar, cantidad y tiempo pactados y negociados.

 Sistema de aseguramiento de calidad. Se verificar y comprobar por medio de un cuestionario por escrito que el distribuidor cuenta con las instalaciones y mtodos adecuados de manejo, empaque y embarque que aseguren las condiciones del material, as como que d respuesta y atencin a las quejas proponiendo acciones correctivas. A manera de conclusin, en lo que respecta a la evaluacin de proveedores, tanto del fabricante como del distribuidor, ser fundamental considerar el factor de comunicacin con el departamento de compras, ya que para ambas partes deber manejarse informacin continua sobre el estatus de las rdenes de compra en proceso, sobre los problemas que se presenten (responder de inmediato), las oportunidades adquisitivas que le puedan ser de utilidad al comprador, as como de las innovaciones que vayan surgiendo en el mercado. III.3 Mtodos de seleccin de proveedores Objetivos especficos El alumno identificar los criterios para seleccionar proveedores de acuerdo con las necesidades de la empresa y analizar los aspectos a evaluar en el comportamiento del proveedor con el paso del tiempo. El alumno analizar la utilidad e importancia de un sistema de informacin electrnico en el rea de compras. Hoy en da, las empresas requieren poder brindar un servicio integral de calidad basndose en apoyos externos (proveedores) con los cuales establecen contratos y forman alianzas para lograr la satisfaccin total del cliente. En estos contratos es importante tomar en cuenta los siguientes principios: Tanto la empresa como el proveedor son totalmente responsables de la aplicacin y control de calidad requerida con recproca comprensin y cooperacin. Son independientes el uno del otro y se respeta esa interdependencia recproca. La empresa tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor las especificaciones claras, completas y adecuadas sobre lo que requiere, de modo que ste conozca con toda precisin el tipo de servicio o producto que deber proporcionar.

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Las dos partes acuerdan previamente un mtodo de evaluacin aceptable, medible y satisfactoria para ambas partes, como por ejemplo: reportes de desempeo y puntualidad en las entregas (retroalimentacin). La relacin entre ambos se mantendr sobre una base amistosa y satisfactoria, controlando eficientemente las actividades comerciales. Para relacionarse con los proveedores es importante que la organizacin realice su seleccin con base en las siguientes caractersticas: Capacidad de respuesta Competencia tcnica Estabilidad econmica y administrativa Actitud de servicio, calidad y dedicacin en el trabajo Para que una empresa sea saludable, robusta y competitiva necesita que todas las partes que la componen, no slo unas pocas, trabajen bien. Por lo que los proveedores deben elegirse y considerarse como parte de la organizacin, an cuando se encuentren fuera de sta. No debemos olvidar que un buen proveedor es aquel que en todo momento acta con honestidad, integridad, equidad y es justo con sus clientes, sus propios empleados y tambin consigo mismo. Cuenta con la disponibilidad de sus instalaciones y los conocimientos tcnicos adecuados para el abastecimiento de materiales o servicios. Su situacin financiera es sana, ofrece precios razonables y justos, aplica el perfeccionamiento continuo en sus procesos, siempre salvaguardando los intereses de sus clientes y consecuentemente los de la empresa. La actuacin de ambas partes deber ser bajo el principio de beneficio mutuo para as tener una excelente relacin comercial.

Una buena seleccin del proveedor deber basarse en iniciativas que sugieran los modos adecuados y las nuevas formas para desarrollar productos y servicios, que permitan a los clientes efectuar sus operaciones de manera que se optimicen recursos, anticipndose cuando haya escasez de materiales, posibles huelgas y cualquier otra cosa que pueda afectar las operaciones del comprador internamente en su empresa. III.4 Comportamiento del proveedor en el tiempo Para que un comprador pueda evaluar y valorar el comportamiento de sus proveedores a travs del tiempo deber realizar auditoras internas espordicas que le permitirn averiguar todos aquellos aspectos relevantes, que no sean muy evidentes,

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antes y durante el proceso de compra. Ser necesario realizar visitas a sus instalaciones, analizar su logstica, sus servicios tcnicos, etctera. Los criterios para evaluar a un proveedor se debern enfocar en: Precios Cumplimiento con fechas de entrega y cantidades Atencin y servicio Respuesta a urgencias Cumplimiento con documentacin y horarios de entrega estipulados desde un inicio por parte del almacn, tanto de materia prima como de refacciones Estadstica de rechazos Cumplimiento con acuerdos sobre acciones correctivas Es recomendable que todo comprador d seguimiento al comportamiento de sus proveedores a travs del tiempo, midiendo los siguientes aspectos trascendentales: Equidad en la negociacin Lealtad y honestidad Integridad Servicio prestado Progresividad Amistad y compromiso Reciprocidad de ambas partes III.5 Diseo de canales de informacin electrnica El departamento de compras requerir implementar, manejar y controlar un sistema de compras automatizado, diseado para proporcionar informacin certera y fidedigna sobre los numerosos pedidos que sern fincados por parte del comprador hacia el proveedor. Este sistema electrnico consistir en el manejo de informacin que permita la manipulacin de una serie de datos y elementos que elijan, almacenen, procesen y recuperen datos en forma ordenada y lgica, para as tomar las decisiones correctas y pertinentes. Por lo anterior, dado la importancia y el valor que representa para las empresas, un sistema de informacin electrnica automatizado debe ser altamente confiable, eficaz, rpido, ordenado, lgico y de fcil manejo para el comprador. Siguiendo la vanguardia tecnolgica, las empresas, actualmente las ms pequeas, tratan de implementar un buen sistema de informacin que les permita tomar decisiones adecuadas al momento de realizar la adquisicin de un bien o servicio.

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La era digital nos obliga a implementar sistemas que funcionen internamente de forma ptima y oportuna. Algunas de las ventajas que conlleva tener un sistema electrnico diseado para el control de la informacin dentro del rea de compras son: El manejo electrnico de los procedimientos de compras reducir el esfuerzo manual de los empleados al mnimo. La informacin, una vez registrada y capturada en el sistema electrnico manejado en el rea de compras, estar disponible de forma casi simultnea. Ser considerable y notoria la mejora en el control de las operaciones internas de la

empresa, no slo por la disponibilidad de la informacin para la toma de decisiones, sino tambin por la flexibilidad y facilidad para manejar detalles como la devolucin de algn material por resultado defectuoso o por no cumplir con los requerimientos de calidad exigidos por la empresa.

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UNIDAD IV Relaciones con los proveedores 1. Comunicacin Comunicacin oral Comunicacin impresa y audiovisual Comunicacin a travs de nuevas tecnologas 2. Servicio Caractersticas de los servicios Elementos del servicio de calidad Recomendaciones 3. Comerciales Objetivo Principios de las relaciones Comerciales 4. Nuevos productos Utilidad de los prototipos Relacin producto-producto 5. Lealtad Caractersticas 6. Amistad Caractersticas Objetivos especficos El alumno identificar las principales formas de comunicacin entre los compradores y proveedores. El alumno analizar las caractersticas, los elementos, los pecados capitales y algunas recomendaciones para ofrecer un servicio de calidad. El alumno analizar las caractersticas y las responsabilidades de los compradores

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y proveedores en las relaciones comerciales; en especial, identificar como aspectos clave la lealtad y la amistad. UNIDAD IV Relaciones con los proveedores IV.1 Comunicacin La comunicacin es un aspecto de vital importancia en cualquier tipo de relacin comercial, ya que es obligacin del comprador informar continuamente sobre la colocacin o el fincado de un pedido en orden de compra, de aquello que est en proceso de ser surtido, sobre los problemas que puedan surgir o presentarse, de las innovaciones que se susciten en el mercado, etctera. La comunicacin con los proveedores puede dividirse en: 1. Comunicacin oral Entrevistas personales: son el medio primordial y fundamental entre el comprador y el proveedor. Se recomienda ampliamente mantener una buena relacin conformada por rapidez, eficiencia, actitud, cortesa y una amigable atencin. Reuniones con proveedores: la finalidad de promover estas juntas es mantener y mejorar las relaciones con los compradores. stas deben tratar temas como las polticas de compras, las condiciones de compra y de abastecimiento, dar una visita y un recorrido a la planta, entre otras. Visitas a las plantas de los proveedores: stas las realizan los ejecutivos de compras, mismos que pueden sugerir nuevos usos, mayor eficiencia de las instalaciones de produccin o del control de calidad en las lneas de produccin. Eventos a puerta abierta: siempre es bueno que el comprador invite a sus

proveedores a que asistan a eventos en su propia planta, y as poder inspeccionar las operaciones y escuchar al jefe de compras y a su personal. Visitas de expertos en campo: las grandes empresas emplean a expertos que viajan para dar asesora y brindar ayuda sobre los problemas de produccin, esto permite mantener la buena relacin con los proveedores. 2. Comunicacin impresa y audiovisual

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Literatura para los representantes de ventas o proveedores: consiste en la publicacin de folletos y el armado de carpetas en las cuales se describe la estructura organizacional del departamento de compras, polticas, personal, procedimientos y requerimientos. Publicaciones peridicas: es la edicin y publicacin de un peridico por parte del personal interno de relaciones pblicas para los vendedores. Publicidad: con el propsito de crear mejores relaciones comerciales con los proveedores, algunas de las empresas destacan y publican en peridicos y revistas comerciales algunas noticias trascendentes de sus mejores proveedores. Reporte anual: tiene como finalidad hacer saber a sus proveedores a travs de un informe anual sobre las operaciones ms importantes de la compaa. Pelculas: se pueden emplear como medio de comunicacin con los proveedores y as poder conocer el papel fundamental que maneja la organizacin en sus procesos. 3. Comunicacin a travs de nuevas tecnologas Correo electrnico (e-mail) Mensajera instantnea Redes sociales IV.2 Servicio El servicio se define como una actividad que casi siempre es intangible y que puede ser realizada a travs de la interaccin entre el comprador y el proveedor con el nico objetivo de satisfacerle una necesidad o un deseo creado. Algunas de las caractersticas especficas de los servicios son: No son tangibles an cuando involucren productos tangibles Son personalizados Involucran al cliente, es decir, a quien se dirige el servicio Se producen conforme a la demanda No pueden ser mostrados o producidos antes de entregarse Son producidos y consumidos al mismo tiempo No pueden ser guardados o almacenados No producen defectos, desperdicios o artculos rechazados

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Los factores fundamentales que cubren las expectativas del cliente en cuanto a un trato de calidad son los siguientes: Atencin inmediata Comprensin de lo que quiere el cliente Atencin completa y exclusiva Trato corts Expresin de inters por el cliente Recepcin de preguntas Prontitud en las respuestas Eficiencia al prestar un servicio Explicacin de procedimientos Expresin de agradecimiento y placer al servir al cliente Atencin y solucin pronta a los reclamos Aceptar la responsabilidad que conlleva cometer errores Por otra parte, es importante mencionar los siete pecados capitales del servicio, es decir, lo que no se debe hacer cuando se brinda un servicio al cliente o comprador: Apata

 Evadir y alejar al cliente Indiferencia (Frialdad) Actuar en forma robotizada Rigidez (Intransigente) Traer al cliente de un lado a otro Finalmente, stas son algunas reglas para brindarle un servicio y atencin de excelencia al cliente: Nunca hacer esperar al cliente, hay que saludarlo de inmediato Brindar atencin total, sin distracciones o interrupciones Ser natural, no falso Demostrar energa y confiabilidad (entusiasmo) Dirigirse al cliente con una excelente actitud, cordialidad y amabilidad IV.3 Comerciales La relacin comprador-proveedor gira en torno a un factor determinante que es tener la seguridad y certeza de que el producto o servicio le sea entregado o brindado de excelente calidad.

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El objetivo fundamental de esta relacin comercial es mejorar la garanta de calidad y eliminar las posibles insatisfacciones que pudieran suscitarse en un momento dado entre el comprador y el proveedor. Por lo anterior, es necesario aplicar y llevar a cabo los siguientes principios: Tanto el comprador como el proveedor son totalmente responsables de la aplicacin y el control de calidad. El comprador y el proveedor deben ser independientes y respetar esta postura. El comprador tendr la obligacin de suministrar informacin clara, adecuada y oportuna sobre lo que requiere. El contrato fincado entre las partes interesadas debe considerar: calidad, cantidad, precio, condiciones de entrega y forma de pago. El proveedor deber certificar y garantizar una calidad ptima y satisfactoria respaldada con los datos necesarios y requeridos. Ambas partes debern, previamente, acordar los mtodos de evaluacin. El contrato deber incluir los procedimientos para la solucin de discrepancias. Ambas partes debern controlar eficientemente las actividades comerciales, como pedidos, planeacin de la produccin y de los inventarios, con la finalidad de entablar y mantener una relacin basada en la amistad y satisfaccin en beneficio del comprador y del proveedor. El comprador y el proveedor debern prestar siempre la debida atencin a los intereses del consumidor. De acuerdo con lo anterior, se puede concluir que al seguir los principios mencionados es posible obtener una logstica exitosa orientada siempre al beneficio de toda la organizacin. Objetivo de la relacin comprador-proveedor Principios de las relaciones comerciales IV.4 Nuevos productos En los ltimos aos, la creacin de nuevos productos se ha considerado como un proceso largo, laborioso y secuencial. Asimismo, los cambios rpidos en la tecnologa, la intensificacin de la competencia y el surgimiento de Internet han originado importantes retos para el desarrollo de nuevos productos. El desarrollo de un nuevo producto consiste en la realizacin efectiva de un prototipo del producto o de versiones preliminares del mismo, pasando desde la generacin de un boceto, dibujo, modelo o maqueta hasta el producto fsico. El desarrollo de un

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prototipo permite comprobar las posibilidades de produccin del producto, costos, rendimiento, etctera. Los prototipos debern ser probados por los consumidores potenciales con la finalidad

de verificar en qu medida el producto fsico se adecua al concepto del producto desarrollado. Por lo anterior, se sugiere evaluar el producto-prototipo basndose en los siguientes aspectos: De manera individual o comparando el producto nuevo con otros similares de la competencia. Conocer a los competidores con los que se compara el producto nuevo. Dejar el producto nuevo a prueba durante un tiempo con la finalidad de ser evaluado y poder identificar el grado o nivel de aceptacin que tiene en el mercado. IV.5 Lealtad Una relacin basada en la lealtad entre un comprador y un proveedor es una convergencia que se suscita y fomenta a travs del tiempo de modo que intervienen en ella diversos sentimientos como: empata, identificacin, confianza, actitud, credibilidad, honestidad, integridad y simpata. Cuando sentimos confianza en un proveedor, normalmente optamos por ya no buscar a otros, confiamos en l y nos es suficiente. Siempre sabemos que cuando necesitemos algo, l va a estar ah, lo que nos da una total y absoluta tranquilidad. Esto da como resultado final poder contar con un proveedor confiable, cuya relacin comercial asegura la tranquilidad para ambas partes, es decir, representa un ganarganar en todo momento. IV.6 Amistad La amistad que pueda generarse entre un comprador y un proveedor puede ser una enorme ventaja para ambas partes, ya que este rubro puede resultar un tanto apropiado y conveniente si es estimulado y fomentado adecuadamente. El fomentar una amistad sana basada en la confianza y credibilidad generar el trato cordial con amigos de negocios. sta es una manera ms rpida y gil de encontrar lo adecuado y al mejor precio cuando as lo requiera el comprador dentro de su compaa.

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UNIDAD V Compras 1. Compras nacionales Sector gobierno Sector privado Procedimientos y requisitos Sistemas de pago 2. Compras de importacin Tratados comerciales Acuerdo General sobre Aranceles y Comercio (gatt) Procedimientos y requisitos Trmites, tarifas y documentacin aduanal Sistemas de transporte Sistemas de pago 3. Compras electrnicas Internet Por catlogo Por T.V. Por telfono Objetivos especficos El alumno analizar las caractersticas, los procedimientos y los requisitos de las compras nacionales y las compras de importacin. El alumno valorar la importancia de las compras nacionales y las compras de importacin para la economa de nuestro pas.

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V.1 Compras nacionales Las compras nacionales son aquellas que se efectan dentro de las fronteras de un pas, apegadas a las leyes del mismo. Suceden cuando el encargado del departamento de compras adquiere bienes, materiales o servicios dentro del pas. A stas tambin se les conoce como compras domsticas. El procedimiento de las compras nacionales se menciona a continuacin: Establecer e informar los compromisos, el tipo de relacin y los intercambios que se manejarn entre el departamento de compras y el proveedor. Por poltica ser responsabilidad del comprador solicitar los materiales con las mejores condiciones, la calidad apropiada, a buen costo y con los mejores tiempos de entrega existentes en el mercado. Por ltimo, elaborar una requisicin u orden de compra, y en caso de que el comprador requiera un material de emergencia deber ser anotado en la misma orden de compra para que ambas partes lo consideren. La relacin comprador proveedor gira en torno a un factor determinante que es la seguridad o certeza de que el producto o servicio ser entregado con una excelente calidad. V.1.1 Sector gobierno Dentro de este sector, las compras involucran directamente a: los gobiernos federal, estatal, provincial, condados, municipios, sistemas escolares del gobierno, bibliotecas pblicas, universidades, colegios del gobierno, entre otros. Los montos gastados por cualquier entidad debern ser cuidados y merecen especial atencin, ya que en el caso de las compras estatales los fondos provienen de los contribuyentes, derivados de los impuestos que pagan los ciudadanos. Por lo anterior, los fondos y gastos destinados de este sector se debern erogar de manera eficiente y apropiada para lograr obtener beneficios a favor de todos, pero en la prctica en muchas ocasiones este objetivo no se logra. Lo ms importante es que en esencia, en el deber ser, las compras del gobierno no deben aplazar las exigencias de lo requerido y se deben realizar con honradez. Para elegir al proveedor adecuado, el gobierno lanza convocatorias que somete a concurso para los licitantes interesados, en los cuales establece que las muestras y cotizaciones sern evaluadas por un comit especial, el cual informa si el proveedor es adecuado o no. V.1.2 Sector privado

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El sector privado realiza sus compras con base en los programas de produccin o accin que han sido planeados y fijados en los presupuestos anuales. Cada empresa privada lleva a cabo una planeacin de gastos en la que se destinan montos y niveles de produccin a alcanzar durante un tiempo determinado. El comprador privado considera y mantiene como informacin confidencial sus fuentes de suministro, as como los montos a pagar a sus proveedores. La mayora de las empresas tienen necesidades y requerimientos de ndole especializada y sus volmenes de compra tienden a ser elevados, dependiendo de su giro. V.1.3 Procedimientos y requisitos Procedimientos del sector pblico Las adquisiciones o compras gubernamentales, estatales y locales, siguen un procedimiento bastante estandarizado y ya establecido. Cuando realizan compras pequeas o de emergencia se llegan a negociar va telefnica, contactado a uno o dos proveedores locales para realizar el suministro. Cuando las compras son de mayor volumen o los servicios son mayores, en general, se pactan a travs de contratos, los cuales se realizan despus de someterlos a concursos pblicos (licitacin comercial) y de solicitar ofertas abiertas al pblico. La concesin de un contrato suele llevarse a cabo en una reunin pblica en la que los proveedores y el sector pblico puedan negociar lo que se desea comprar, de tal forma que todas las ofertas expuestas puedan ser cotizadas en igualdad de trminos y a travs de la licitacin abierta.

Procedimiento del sector privado Un procedimiento de compra por parte de las organizaciones o empresas privadas deber seguir los siguientes puntos bsicos y fundamentales, que incluso pueden aplicarse en cualquier sector: 1. Deteccin y definicin de la necesidad, ya sea del producto o del servicio. 2. Descripcin del requerimiento. 3. Seleccin del posible proveedor. 4. Definicin y negociacin del precio y la disponibilidad del producto o servicio. 5. Colocacin del pedido a travs de una orden de compra. 6. Activacin y seguimiento del pedido. 7. Revisin y recepcin del pedido en el almacn. 8. Verificacin de la factura. 9. Atender disconformidades de procesamiento y rechazos, en caso de haberlos.

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10. Cierre de los pedidos completados. 11. Mantenimiento de los registros y archivos dentro de la empresa. Requisitos Los requisitos para efectuar una compra dentro del gobierno, que bsicamente son los mismos para el sector privado, son: Certificar la continuidad de abastecimiento para satisfacer las necesidades de servicio. Evitar la duplicacin y el despilfarro. Mantener los estndares de calidad requeridos y exigidos en las compras de bienes y servicios. Procurar un ambiente de colaboracin entre ambas partes negociadoras. Obtener el mximo de ahorros y optimizar los recursos. Administrar adecuadamente la funcin y actividades de compras para tener como resultado una eficiencia interna. Generar las compras al precio ms bajo y con buena calidad, as como los requerimientos de funcionalidad y oportunidad de entrega. V.1.4 Sistemas de pago Las condiciones de pago debern estar perfectamente negociadas antes de llevar a cabo el pedido. En esta negociacin se puede conseguir un plazo de entrega mayor o un financiamiento conveniente. La obligacin de cada parte es negociar las condiciones de pago ms ptimas posibles. La forma en que puede ser pagado un proveedor es: A travs de un cheque certificado. Por medio de una transferencia bancaria o va electrnica a una cuenta predeterminada. V.2 Compras de importacin Las compras de importacin son aquellas que se efectan entre dos o ms pases y se rigen por las leyes y estatutos de los involucrados, o bien de los acuerdos, convenios o tratados que se hayan pactado, firmado y estipulado entre pases. Las compras de importacin presentan algunas implicaciones, que podemos llamar como principales problemas y son los siguientes: Aspecto legal: en cada pas el factor legal es diferente, por lo que tanto el comprador como el vendedor debern tener mucho cuidado al negociar las rdenes de

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compra, as como al determinar cada una de las clusulas que debern estar debidamente definidas y redactadas de forma clara en el contrato. Estndares de calidad: cuando un comprador est acostumbrado a recibir cierta calidad de los productos o servicios de sus proveedores podra enfrentar algunos problemas al tratar con un proveedor extranjero que surta un material con mejor o peor calidad de la que se ha requerido. Desafortunadamente la enorme distancia que existe entre ambas partes hace que

hasta la ms sencilla falla de calidad sea un conflicto difcil de resolver. Tiempos de entrega e inventarios: al adquirir o comprar productos de importacin los tiempos de entrega sern mucho ms largos, por lo que el comprador deber protegerse de estas variantes inesperadas y manejar altos inventarios. Comunicacin: el idioma puede representar la barrera ms grande para lograr una buena negociacin con un proveedor extranjero, ya que las compras industriales necesitan un alto grado de lenguaje tcnico y, por lo tanto, es indispensable que ambas partes dominen el idioma. V.2.1 Tratados comerciales En Mxico, el 8 de noviembre de 1993, el Presidente de la Repblica en curso expidi un decreto publicado en el Diario Oficial de la Federacin que valid el Tratado de Libre Comercio de Amrica del Norte (tlcan), as como los acuerdos de cooperacin ambiental y laboral. La Cmara de Senadores dio su voto favorable el 22 de noviembre de 1993. 1 El Tratado de Libre Comercio de Amrica del Norte (tlcan) es el convenio ms importante de Mxico, en materia de comercio, el cual compromete aspectos tan importantes de la soberana del pas, como la petroqumica, las comunicaciones y el sistema financiero. Las bases de este tratado quedaron estipuladas durante el sexenio del Lic. Miguel de la Madrid y su consolidacin ocurri en el ao de 1993 cuando el Lic. Carlos Salinas de Gortari era presidente de Mxico. El tlc tiene como objetivo primordial la libre vialidad de mercancas por los territorios de los pases que lo integran, a travs de la disminucin paulatina de los impuestos arancelarios.

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Los pases participantes del tlc son Mxico, Estados Unidos de Amrica y Canad, por lo que fue necesario adecuar el marco legislativo existente para ingresar al nuevo espacio econmico. Mxico ha suscrito otros acuerdos con pases como Chile, Venezuela y Costa Rica. V.2.2 Acuerdo General sobre Aranceles y Comercio (gatt) Este acuerdo fue firmado por Mxico durante el sexenio del Lic. Miguel de la Madrid Hurtado. Se caracteriza por haber abierto las puertas del mercado nacional a los capitales y productos extranjeros, ocasionando un enorme crecimiento en las compras de importacin, que como consecuencia al disminuirse la carga arancelaria propiciada por la firma de este tratado los artculos o las mercancas se volvieron ms baratos que los fabricados en el pas, lo que condujo y provoc una saturacin no calculada de bienes de importacin en el mercado interno y no siempre con la calidad adecuada. El gatt naci en el ao de 1947 con una participacin inicial de 23 pases. Su objetivo es regular de manera equitativa las tarifas arancelarias entre las naciones participantes, de tal forma que se trata de evitar la competencia desleal. V.2.3 Procedimientos y requisitos Al comprar productos o servicios del extranjero se necesita analizar los distintos canales de importacin a elegir, los cuales dependern del tamao y capacidad de la empresa, la naturaleza del negocio, la estructura financiera, los mtodos y las prcticas mercantiles. El procedimiento para contratar directamente a un fabricante es: El comerciante importador contratar directamente al comprador extranjero. La adquisicin se realizar en el pas extranjero. La entrega ser en el puerto de entrada del pas, para lo cual se requiere de la factura. Otro procedimiento de importacin es a travs de un corredor de importaciones, quien acta como intermediario entre el comprador y el vendedor. La ventaja de este procedimiento es que el corredor puede revisar la mercanca y revisar junto con el almacenista que se cumplan con los requisitos del contrato. Al tratar con un agente, comerciante o corredor-exportador extranjero, el comprador

contar con las siguientes ventajas: La clasificacin de mercancas y su separacin Almacenaje

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Guarda y reserva de espacio En cuestin de documentacin, los requisitos para la importacin principalmente son los permisos de importacin, los cuales deben especificar la conversin de la divisa autorizada, la mercanca, el importe, la forma de pago y el lmite de tiempo para el embarque o la llegada de la mercanca. A estos permisos se les debe prestar atencin especial para cumplir adecuadamente con todo y as evitar multas, demoras o la revocacin del permiso ya otorgado. Cada pas tiene sus propios requisitos y la mayora han impuesto ciertas restricciones en cuanto al comercio exterior. Algunas de stas son: Limitaciones para realizar cambios en las mercancas. Debido a que son licencias autorizadas para comprar cantidades exactas en divisas extranjeras. Tramitar un permiso previo para exportar mercancas de procedencia extranjera, casi siempre de la misma clase y cantidad. Las tarifas aduanales limitan o restringen las importaciones extranjeras, cobrando altos derechos de importacin. V.2.4 Trmites, tarifas y documentacin aduanal Los trmites para la compra de artculos o mercancas de importacin, generalmente, se realizan antes de recibir los artculos para evitar sanciones por no cumplir con los requisitos y para tener todos los documentos para poder introducir la compra del extranjero al pas. Por lo anterior, al solicitar un pedido ser necesario especificar los documentos que se requerirn, as como el nmero de copias, y saber a dnde se deben de enviar. Los documentos que usualmente se tramitan son los siguientes: Aceptacin y conocimiento del embarque: este documento sirve para que la compaa de navegacin acepte el embarque y se entere de que la mercanca estar como libre de carga abordo. Este documento informa sobre la cantidad, la descripcin y las marcas de las mercancas que se van a transportar. Certificado de origen: consiste en una declaracin de entrada en la aduana del pas importador, que autentifica el origen de la mercanca. Certificado de peso: define con precisin el peso de la mercanca por medio de un pesador de la oficina del gobierno o del particular. Esto con la finalidad de precisar y dar fe de la cantidad exacta embarcada.

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Certificado de anlisis: se utiliza para la mercanca que requiere de una revisin qumica o de otra naturaleza. Certificado de inspeccin: sirve para identificar el material exacto embarcado. Pliza o certificado de seguro: tiene la funcin de cubrir los riesgos que conlleve la transaccin y traslado de la mercanca bajo los trminos convenidos entre el comprador y el vendedor. Amparan las cargas en los barcos trasatlnticos y embarques nacionales de cabotaje, de una a otra costa. Cartas de crdito: es el medio por el cual se estipula por escrito el financiamiento y los pagos de importaciones acordados y negociados entre el comprador y el vendedor. Estas cartas son emitidas por los bancos que intervienen en el Comercio Internacional, pudiendo ser revocables e irrevocables. En cuanto a las tarifas, todos los paquetes que entran al pas deben pasar por Aduana y estn sujetos al pago de impuestos dependiendo del tipo de mercanca. La tarifa del Manejo Aduanal se cobra de acuerdo al valor cif (Concepto Base Imponible) del paquete. Valor cif = Valor de la factura del paquete + Costo del transporte + Seguro La documentacin es un requisito para las importaciones. sta se compone de: Factura comercial, cuando as lo establezca la ley debe incluir una Visa

Consular. Lista de empaque Conocimiento del embarque Permisos y certificados, cuando se requieran, siendo los ms comunes los de la Secretara de Comercio, la Secretara de Agricultura y Ganadera, la Secretara de Salubridad y Asistencia y la Defensa Nacional. V.2.5 Sistemas de transporte Generalmente, los medios de transporte o traslado que se utilizan para la importacin son por las vas: Martima Area Terrestre: ferroviario y carretero Depende de los negociadores elegir el medio de transporte para la importacin.

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De acuerdo con la Confederacin de Cmaras Industriales de los Estados Unidos Mexicanos (concamin), en Mxico la carga se mueve mayoritariamente va terrestre, destacando el transporte carretero con un 59%. V.2.6 Sistemas de pago El pago de aranceles (denominado tambin coeficiente impositivo efectivo) para importar mercancas o productos se deber realizar en la Tesorera de la Federacin, la cual dispone de un sistema de pago electrnico a travs de su sitio web o, de manera fsica, se puede realizar la operacin en la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, como pago de impuestos. El trmite de importacin ante Aduana la realiza el propio importador cuando el valor de la mercanca no sea mayor a $ 2,000 dlares. En caso de que se trate de un monto mayor el trmite se deber realizar a travs de un agente o agencia de aduana. V.3 Compras electrnicas Conforme van pasando los aos, la tecnologa se ha desarrollado vertiginosamente, permitiendo que muchos procesos que se efectuaban manualmente ahora se puedan realizar de forma electrnica. V.3.1 Internet En Mxico, as como en varios pases, muchas personas consultan Internet antes de tomar la decisin sobre alguna compra. Algunos de estos usuarios efectan el pago y retiran su mercanca utilizando los portales electrnicos, aunque muchos slo efectan la compra y realizan el pago de forma tradicional, a travs de una llamada telefnica y mediante el uso de alguna tarjeta de crdito o de dbito. Cada da se suman ms usuarios que realizan sus compras online. El proceso, regularmente, es consultar un catlogo en lnea, elegir el artculo, pagar el importe con tarjeta, de dbito o crdito, y recibir el producto en el domicilio solicitado. A esta transaccin se le conoce como comercio electrnico o e-commerce. Algunos de los riesgos y las prevenciones que el comprador debe considerar para comprar en lnea son: Utilizar sitios seguros que tengan una certificacin al respecto. Lo anterior evitar cualquier tipo de fraudes, robos o estafas. Utilizar una tarjeta de crdito que tenga un lmite bien establecido, porque aquellas tarjetas con crdito ilimitado son ms susceptibles a ser clonadas para efectuar un fraude.

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Consultar las experiencias que han tenido otros compradores en dicho sitio y las calificaciones del servicio. En cuanto a las ventajas que existen para comprar en Internet tenemos: Generalmente, en Internet se registran precios menores o bajos que en una tienda fsica, debido a que se ahorra en renta del local, sueldos, procesos, etctera. Las acciones de publicidad son variadas y menos costosas que toda una campaa compleja y completa, como sucede al utilizar los medios masivos tradicionales.

 Los usuarios pueden buscar los productos de forma rpida y sin prdida de dinero ni tiempo al recorrer varias tiendas. De acuerdo con la legislacin de cada pas, se puede tener acceso a una proteccin legal que implicara una garanta y hasta la devolucin en caso de insatisfaccin. An cuando se han especificado las ventajas y desventajas de las compras en lnea, cabe mencionar que las compras fsicas podran ser mucho ms riesgosas que a nivel electrnico. Conforme pase el tiempo, el Internet tendr mayor seguridad y el uso de las operaciones de compras electrnicas se incrementar ya que las nuevas generaciones no sienten temor a la tecnologa, nacieron en ella y comprar o vender online podra ser lo ms cotidiano y tradicional que exista. V.3.2 Por catlogo En lo que respecta a las compras por catlogo, su potencial radica en la eliminacin de los procesos tradicionales para cotizar, as como en la ventaja de que la mayora estn acompaadas de convenios que permiten ciertos descuentos y servicios adicionales. Con el avance de la tecnologa se ha ido evolucionando hacia el diseo de catlogos electrnicos. En los catlogos electrnicos, tanto el proveedor como el comprador llegan a un acuerdo para que de forma grfica se seleccionen los productos y, as, armar los diferentes pedidos desde la comodidad de un escritorio y con la velocidad de un tiempo real de interaccin entre la compra y el envo de la mercanca. Las ventas por catlogo ofrecen los siguientes beneficios para el proveedor: Facilitar el ciclo de compras. Asegurar que los productos sean fcilmente localizables por sus clientes. Desarrollar relaciones comerciales entre empresas al efectuar convenios ganar-ganar, en los que los beneficios sean compartidos.

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Otros beneficios, a manera general, podran ser que simplifican y reducen los costos de compra y que permiten acceder a una mejor y mayor cantidad de informacin de los productos. V.3.3 Por televisin La televisin, como medio para proporcionar informacin sobre productos y servicios, ha dejado atrs aquellos tiempos en los que el receptor encenda el equipo y con actitud pasiva observaba algn programa. Actualmente, la televisin ofrece espacios ms dinmicos que invitan al receptor a realizar transacciones comerciales. Al fusionar el Internet con la televisin se puede lograr una mayor interactividad, es decir, un medio bidireccional que ofrece soluciones al espectador, generando acceso a sitios web que con el comercio electrnico se vuelve el complemento ideal para las transacciones de compras. Cabe mencionar que la tecnologa seguir aumentando, por lo que su desarrollo permitir instaurar sistemas en los que la televisin convierta los programas de entretenimiento en unas gigantescas vitrinas en las que el espectador puede seleccionar productos y generar rdenes de compra. V.3.4 Por telfono De igual forma, la evolucin del telfono ha sido espectacular en estos ltimos aos. Actualmente existen equipos de telefona celular que integran desde una cmara fotogrfica hasta acceso a Internet, ampliando de forma impresionante el potencial para efectuar transacciones comerciales. Estos telfonos son utilizados para la bsqueda de productos, comparar precios y hacer compras en lnea. La consultora inglesa Coda Research ha pronosticado que para el ao 2015 el 20% de los ingresos del comercio electrnico en el mundo, se efectuarn por telfono mvil, as como Estados Unidos efectuar compras por 23.8 billones de dlares utilizando estos dispositivos. Entre los beneficios de este medio de compra estn: El usuario tiene completa movilidad para efectuar su transaccin cuando quiera y en

el lugar que as lo desee. Existen oportunidades exprss en las que el usuario aprovecha cierto tiempo para efectuar una compra que no se repetir.

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Se logra una mayor cercana con el proveedor propiciando una compra a la medida, en la que se tratar de cubrir todas las expectativas del cliente. UNIDAD VI Control de inventarios 1. Control estadstico de consumos Finalidad del control de consumo Nivel ptimo de inventarios 2. Programas de resurtido del proveedor Caractersticas 3. Demandas cclicas de la produccin Definicin de demandas cclicas Tareas del departamento de compras 4. Demandas inesperadas por ventas Anlisis de normas y rechazos por control de calidad El alumno analizar la importancia del control de inventarios como parte fundamental en el proceso de compras. El alumno analizar las demandas cclicas de la produccin y las demandas inesperadas por ventas, de tal forma que identifiqu su participacin dentro del control de inventarios.

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VI. Control de inventarios En toda empresa u organizacin debemos considerar la existencia de un almacn, el cual requiere llevar un control de inventarios de forma permanente para abastecer y asistir todas las necesidades y requerimientos que demande internamente cualquier tipo de organizacin. Un inventario se define como la verificacin, registro y control fsico que realiza el rea o departamento de almacn para cuantificar o contabilizar las existencias de todos los materiales o artculos, que pueden ser materia prima, productos semi-terminados o terminados, refacciones y suministros en general. La funcin y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar la acumulacin excesiva de materiales o productos que ocasione una sobrecarga de gastos de forma innecesaria, as como el deterioro, mermas, obsolescencia, robo, entre otras. Por lo anterior, se sugiere y recomienda que se instituya un sistema de control de inventarios que responda a dos cuestiones fundamentales: Cunto pedir o comprar? Cundo pedirlo o comprarlo? Es al comprador a quien le corresponde tomar directamente la decisin de cunto pedir y cundo hacerlo, y ste es el problema que realmente debe resolver el almacn, por lo que deber realizar estimaciones o pronsticos pertinentes y adecuados que le permitan encontrar el equilibrio acertado entre estas dos decisiones. El almacn siempre tendr como consigna poder contar con la seguridad de tener los materiales o productos disponibles cuando stos se requieran, obligndose as a proteger adicionalmente con existencias de reserva, para que cuando se necesite cubrir una demanda extraordinaria de produccin, sta pueda resultar satisfactoriamente. La clave es contar con un buen empleado de almacn que no permita que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar o comprar los materiales nuevamente. Por otra parte, es importante mencionar que el comprador no deber enviar una requisicin con demasiada anticipacin, ya que los materiales se pueden deteriorar o

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daar antes de ser utilizados, adems de que con toda seguridad ocuparn un espacio

innecesario por el que la empresa se vea afectada en este sentido. Algunos requisitos que pueden resultar ideales para que un sistema de control de inventarios asegure un funcionamiento perfecto son los siguientes: Sencillez Flexibilidad Exactitud Oportunidad Confiabilidad VI.1 Control estadstico de consumos Para llevar a cabo un control estadstico de consumos de forma adecuada se requiere y se sugiere que se registren los movimientos de salidas por producto a travs del almacn, adems de realizar estudios y control estadstico de la frecuencia de uso que tiene cada uno de los materiales. Esto con la finalidad de proporcionar datos certeros que nos indiquen, en lo subsecuente, la posible periodicidad en el manejo de los materiales o productos existentes en el almacn de la organizacin. La finalidad primordial de controlar estadsticamente los consumos es mantener vigilado en todo momento el abasto suficiente y necesario, pero no excesivo de todos los materiales que acostumbre utilizar la empresa y sus procesos de produccin. Es importante definir que el nivel ptimo de inventarios es aquel que se mantiene y regula entre un lmite mnimo de existencias adecuado, que garantice la continuidad de las operaciones (produccin) y un mximo determinado por el volumen de ventas de la organizacin, as como por la capacidad productiva, por las limitaciones de espacios dentro del almacn, del capital de trabajo y por los gastos que genere el manejo fsico (maniobras para su traslado) de los materiales de un lado a otro. Por consiguiente, se debe procurar no caer en obsolescencias o cambios de moda. La inversin que toda empresa deber considerar y destinar para que sta resulte la ms apropiada para mantener los inventarios controlados, depender en gran medida de las condiciones que prevalezcan y marquen el mercado consumidor, as como de los resultados que arrojen los estudios para el control de inventarios. VI.2 Programas de resurtido del proveedor Comnmente este tipo de programas reciben tambin el nombre de calendarizacin de proveedores. Estn basados en los requerimientos de produccin que demande la empresa internamente y que se hayan fijado para determinado plazo o periodo.

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En estos documentos se registran y programan cronolgicamente todos los requerimientos de material o productos y la fecha en que se har la entrega, quedando en el acuerdo, previamente, de que el almacn no podr atender al mismo tiempo a dos proveedores, razn por la cual dicho programa de calendarizacin deber incluir adems el da y la hora en que el proveedor realizar la entrega fsica de los materiales en el almacn. VI.3 Demandas cclicas de la produccin Una demanda cclica en la produccin se refiere al uso o consumo continuo, con una periodicidad ms o menos regular de los materiales o productos, originndose con ello que surja la necesidad de implementar medidas que aseguren el puntual abastecimiento de los materiales requeridos nuevamente. Por lo anterior, la responsabilidad recae directamente en el departamento de compras, ya que se encarga de conseguir y surtir los productos y servicios requeridos por la produccin, adems de negociar y pactar las entregas conforme a la demanda peridica o programada por la produccin para darle continuidad a las operaciones internas de la empresa. Adems, el comprador tendr la consigna de desarrollar o recomendar nuevos productos de vanguardia o nueva tecnologa que contribuyan a la optimizacin de recursos y gastos para la organizacin. El departamento de compras procurar desarrollar, negociar y establecer contratos de entrega peridica con sus proveedores, los cuales debern cumplir con exactitud y puntualidad. De lo contrario, el comprador deber imponer sanciones de diversos tipos

a sus proveedores, mismas que quedarn plasmadas por escrito dentro del contrato acordado y firmado por ambas partes. Pensar en que todo lo antes mencionado se cumpla verdaderamente pudiera parecer un sueo prcticamente imposible de llevar a cabo en nuestro medio o cultura de trabajo. Sin embargo, algunas empresas o compaas han desarrollado e implementado el llamado justo a tiempo, tambin conocido como just in time. Esta filosofa consiste en eliminar todo aquello que implique un desperdicio, desde las compras hasta la distribucin, con la finalidad de lograr una mayor velocidad en todos los procesos de trabajo de la propia empresa. Siendo esto ltimo lo ideal para ser aplicado en toda organizacin, es importante tambin que si no se cuenta con una infraestructura funcional tanto a nivel organizacional, como nivel operativo y con el personal adecuado y altamente calificado, resulta muy complicado ponerlo en prctica y que los resultados sean ptimos.

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VI.4 Demandas inesperadas por ventas En caso de presentarse una demanda inesperada o improvisada, el comprador se ver obligado a realizar una adquisicin que no estaba planeada o contemplada y que va a satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de un material o servicio para la organizacin. Estas compras no planeadas que surgen repentinamente son consideradas como compras urgentes, las cuales pueden ser justificadas por su uso o empleo en las lneas de produccin de la empresa, ya que resulta ms caro tener una lnea de produccin detenida que el costo que pueda tener el material que se comprar con urgencia para el arranque de la produccin nuevamente. An teniendo el mejor programa planeado para el surtimiento de materiales, podr verse alterado como consecuencia de cambios repentinos que se susciten en el estilo o en el diseo, as como en las condiciones del mercado. Las compras inesperadas son algo inevitable y podrn originarse de demandas de materiales o productos (repuestos), lo cual resultara incosteable manejar como stock dentro de los inventarios normales que maneja el almacn de la empresa. Tambin es importante comentar que existen algunas rdenes de compra denominadas urgentes que no pueden ser justificadas por ningn motivo. Las compras urgentes consisten en aquellos requerimientos que se originan como consecuencia de: 1. Un deficiente control de inventarios (de mximos y mnimos). 2. Una mala planeacin de la produccin. 3. Una errnea planeacin de presupuestos. 4. Una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de compras para conseguir acertada y oportunamente los materiales requeridos internamente en la planta. 5. El mal hbito del comprador de anotar y considerar todas las rdenes de compra como urgentes. Las compras urgentes suelen resultar, en la mayora de las ocasiones, muy costosas, pudiendo deberse a que el trabajo que se realiza por parte del comprador y del proveedor se efecta bajo mucha presin. Tambin implica mayor trabajo y atencin por parte del vendedor, dando como resultado final, de manera directa o indirecta, que el precio sea mayor al que deba pagar el comprador. Como sugerencia a la problemtica anterior, se recomienda tener perfectamente establecidos los procedimientos y polticas de compra, tanto para el comprador como para el proveedor, ya que ser indispensable un verdadero compromiso de ambas partes, que asegure y obligue el surtimiento de los materiales solicitados para la

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produccin, bajo un esquema de contrato firmado con todos los acuerdos previamente revisados y autorizados. VI.5 Anlisis de normas y rechazos por control de calidad 1. Control de calidad

El control de calidad se basa en todos aquellos procedimientos o mecanismos establecidos por la administracin de la empresa con el propsito primordial de verificar que lo adquirido o comprado cumpla con las especificaciones acordadas con el vendedor (comprador). De lo antes mencionado se deriva la importancia de los mecanismos implantados para el control de calidad en la recepcin de materiales o productos, ya que si se aceptan artculos de calidad deficiente, los productos o servicios que la empresa pueda ofrecer no contendrn los elementos necesarios que satisfagan las necesidades del mercado. En conclusin, se asume que la absoluta responsabilidad de la supervisin del control de calidad de los materiales es del proveedor (vendedor), ya que es un compromiso adquirido a travs del contrato negociado y firmado con el comprador, en beneficio de la eficiencia de su cliente. 2. Responsabilidad por el control de calidad Comnmente, la garanta de que se lleve a cabo el control de calidad de forma ptima y adecuada recae directamente sobre el departamento de compras, independientemente del rea donde se hayan originado las especificaciones de las mismas. Por lo anterior, el trabajo del departamento de compras no deber limitarse nicamente en el fincado o colocacin de la orden de compra, sino que tambin, a su vez, se encargar de verificar que el material sea entregado en tiempo, forma y con la calidad adecuada y acordada, basados en las especificaciones proporcionadas desde un principio en la orden de compra. 3. Rechazos Cuando se presenta el caso de que algn material es rechazado, originado por los mecanismos de inspeccin por no cumplir con las especificaciones de calidad, el departamento de compras ser el responsable de negociar con el proveedor para

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solucionar de algn modo los inconvenientes que se originen por el rechazo del producto no recibido en las condiciones pactadas. Por procedimiento para el control y seguimiento de la calidad, se aconseja que todas las devoluciones se documenten a travs de formatos especficos y, a la vez, se informe al proveedor con especial prontitud y con buen juicio, as como el registro completo de los detalles y pormenores que suscitaron esta situacin a resolver. Con lo anterior se pretende finalmente que el proveedor pueda tomar las medidas pertinentes y requeridas para reemplazar la entrega a la brevedad, con el material apropiado o las partes necesarias, y as lograr cubrir y cumplir con las especificaciones de calidad solicitadas por el comprador. UNIDAD VI Control de inventarios Presentacin En esta semana finalmente abordaremos el tema sobre el control de inventarios que deber llevarse a cabo en toda organizacin. Los inventarios permiten regular las existencias de la mercanca, de tal forma que se garantice la continuidad de produccin y las ventas de la organizacin. Tema y subtemas VI. Control de inventarios VI.1 Control estadstico de consumos VI.2 Programas de resurtido del proveedor VI. Control de inventarios

En toda empresa u organizacin debemos considerar la existencia de un almacn, el cual requiere llevar un control de inventarios de forma permanente para abastecer y asistir todas las necesidades y requerimientos que demande internamente cualquier tipo de organizacin. Un inventario se define como la verificacin, registro y control fsico

que realiza el rea o departamento de almacn para cuantificar o contabilizar las existencias de todos los materiales o artculos, que pueden ser materia prima, productos semi-terminados o terminados, refacciones y suministros en general. 46
Funcin de los inventarios

La funcin y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar la acumulacin excesiva de materiales o productos que ocasione una sobrecarga de gastos de forma innecesaria, as como el deterioro, mermas, obsolescencia, robo, entre otras. Por lo anterior, se sugiere y recomienda que se instituya un sistema de control de inventarios que responda a dos cuestiones fundamentales: Cunto pedir o comprar? Cundo pedirlo o comprarlo?
Es al comprador a quien le corresponde tomar directamente la decisin de cunto pedir y cundo hacerlo, y ste es el problema que realmente debe resolver el almacn, por lo que deber realizar estimaciones o pronsticos pertinentes y adecuados que le permitan encontrar el equilibrio acertado entre estas dos decisiones. El almacn siempre tendr como consigna poder contar con la seguridad de tener los materiales o productos disponibles cuando stos se requieran, obligndose as a proteger adicionalmente con existencias de reserva, para que cuando se necesite cubrir una demanda extraordinaria de produccin, sta pueda resultar satisfactoriamente. La clave es contar con un buen empleado de almacn que no permita que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar o comprar los materiales nuevamente. Precauciones para las requisiciones Por otra parte, es importante mencionar que el comprador no deber enviar una requisicin con demasiada anticipacin, ya que los materiales se pueden deteriorar o daar antes de ser utilizados, adems de que con toda seguridad ocuparn un espacio innecesario por el que la empresa se vea afectada en este sentido.
Requisitos para el sistema de control

Algunos requisitos que pueden resultar ideales para que un sistema de control de inventarios asegure un funcionamiento perfecto son los siguientes: Sencillez Flexibilidad 47 Exactitud Oportunidad Confiabilidad 103
VI.1 Control estadstico de consumos Para llevar a cabo un control estadstico de consumos de forma adecuada se requiere y se sugiere que se registren los movimientos de salidas por producto a travs del almacn, adems de realizar estudios y control estadstico de la frecuencia de uso que tiene cada uno de los materiales. Esto con la finalidad de proporcionar datos certeros que nos indiquen, en lo subsecuente, la posible periodicidad en el manejo de los materiales o productos existentes en el almacn de la organizacin. Finalidad del control del consumo La finalidad primordial de controlar estadsticamente los consumos es mantener vigilado en todo momento el abasto suficiente y necesario, pero no excesivo de todos los materiales que acostumbre utilizar la empresa y sus procesos de produccin. Nivel ptimo de inventarios

Es importante definir que el nivel ptimo de inventarios es aquel que se mantiene y regula entre un lmite mnimo de existencias adecuado, que garantice la continuidad de las operaciones (produccin) y un mximo determinado por el volumen de ventas de la organizacin, as como por la capacidad productiva, por las limitaciones de espacios dentro del almacn, del capital de trabajo y por los gastos que genere el manejo fsico (maniobras para su traslado) de los materiales de un lado a otro. Por consiguiente, se debe procurar no caer en obsolescencias o cambios de moda. La inversin que toda empresa deber considerar y destinar para que sta resulte la ms apropiada para mantener los inventarios controlados, depender en gran medida de las condiciones que prevalezcan y marquen el mercado consumidor, as como de los resultados que arrojen los estudios para el control de inventarios. VI.2 Programas de resurtido del proveedor Caractersticas de la calendarizacin de proveedores

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Comnmente este tipo de programas reciben tambin el nombre de calendarizacin de proveedores. Estn basados en los requerimientos de produccin que demande la empresa internamente y que se hayan fijado para determinado plazo o periodo. En estos documentos se registran y programan cronolgicamente todos los requerimientos de material o productos y la fecha en que se har la entrega, quedando en el acuerdo, previamente, de que el almacn no podr atender al mismo tiempo a dos proveedores, razn por la cual dicho programa de calendarizacin deber incluir adems el da y la hora en que el proveedor realizar la entrega fsica de los materiales en el almacn. 104

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