PGSI
Bibliografa complementaria: Burnett, K. The Project Management Paradigm, Springer-Verlag, 1998. Cleland, D.I. Project Management. Strategic Design and Implementation. 2nd edition, McGraw-Hill, 1994. Spinner, M.P. Project Management. Principles and Practices, Prentice-Hall International, Inc., 1997.
UCLM-ESI
PGSI
NOTAS DE USO: Se indica la referencia de la bibliografa bsica (siglas y nmero de pgina). Ejemplo: GIL9/10 significa pginas 9 a 10 de la referencia GIL (ver tabla de bibliografa bsica). Las transparencias que corresponden se indican entre corchetes. Ejemplo: [T13]. Se incluyen Ejercicios para realizar por parte de los alumnos. Se identifican con el smbolo.
Contenido: Conceptos bsicos Qu es un proyecto? [PMI]-4/5, [T5] - Definicin de Proyecto: esfuerzo temporal emprendido para crear un nico producto o servicio - Las organizaciones realizan un trabajo. Un trabajo generalmente supone operaciones y proyectos. Ambos comparten: - Realizados por personas, - Restringidos por recursos limitados y - Planificados, ejecutados y controlados. - Se diferencian en que los proyectos son: - Temporales: tienen un comienzo y un final definidos. Los proyectos acaban cuando los objetivos declarados han sido alcanzados. - Para crear un producto o servicio nico: un proyecto supone realizar algo (un producto o un servicio) que no ha sido realizado antes y, por tanto, es nico. - Esta unicidad hace que las caractersticas que distinguen al producto o servicio deben ser elaboradas progresivamente: - Progresivamente => por etapas - Elaboradas => trabajadas con cuidado y detalle - Ejemplo: cada edificio es nico, el proyecto se realiza por etapas, aadiendo cada vez ms detalles. Ejercicio: Analizar las razones por las que disear un puente s es un proyecto y pagar la nmina mensual de los empleados no lo es. Qu es Gestin de Proyectos? [PMI]-6 [T6] Definicin de Gestin de Proyectos (GP): es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para proyectar actividades destinadas a satisfacer las necesidades y expectativas de los beneficiarios 1 de un proyecto Esto supone buscar un equilibrio entre demandas contrapuestas en - alcance, tiempo, costo y calidad. - beneficiarios con diferentes necesidades y expectativas. - Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).
En ingls: Stakeholders (literal: poseedores de estacas). En realidad, todos los involucrados en el proyecto.
UCLM-ESI
PGSI
Programas, Proyectos y Subproyectos [PMI]-10, [T7] Programa: es un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada para obtener unos beneficios que no seran posibles si se gestionan individualmente. - Muchos programas incluyen elementos de operaciones continuas. - Tambin pueden incluir una serie de tareas repetitivas o cclicas. Subproyecto: es un componente de un proyecto, que resulta ms fcil de gestionar. Es frecuente que se contraten a una empresa externa o, dentro de la misma organizacin, a otra unidad funcional diferente. Gestin de la Cartera de Proyectos (Project Portfolio Management): Seleccin y soporte de proyectos o programas. - Est guiada por el plan estratgico y los recursos disponibles.
Ejercicio: Pensar un ejemplo de programa, proyecto y subproyecto para un centro universitario como la ESI.
Fases y Ciclo de Vida de un proyecto [PMI]-11/12, [T8] Cada proyecto suele descomponerse temporalmente en fases o etapas. Con ello se busca: - Mejor control de la gestin, - Adecuados enlaces con las operaciones habituales de la organizacin. Cada fase supone la realizacin completa de uno o varios entregables (deliverables). Un entregable es un producto tangible y comprobable; por ejemplo, un estudio de viabilidad, un diseo detallado o un prototipo. La conclusin de una fase supone revisar el entregable y la ejecucin del proyecto con el fin de determinar si el proyecto debe continuar y detectar y corregir errores con un coste asumible. Ciclo de Vida de un Proyecto: define el comienzo, el final y las fases de que consta un proyecto. Para cada fase se define: - Su secuenciacin temporal respecto de las dems fases. - El trabajo que debe realizarse (incluidos entregables), y - Los participantes. [PMI]-13/15, fig. 2-5, pg. 17, [T9] Existen muchos tipos de ciclos de vida diferentes. No existen unos mejores que otros, depende de cada campo de trabajo y proyecto concreto: - No es igual fabricar un automvil que construir un producto software. - No es lo mismo construir el software de gestin de un avin comercial que un pequeo programa para llevar un inventario de discos de msica. Ejemplo de ciclo de vida: desarrollo de software en espiral (Muench).
NOTA: Los aspectos humanos y legales se estudian en otro tema: - sistemas organizacionales: [PMI]-18/21 - habilidades importantes en la gestin de proyectos: [PMI]-21/26
UCLM-ESI
PGSI
Procesos en la Gestin de Proyectos [PMI]-29/30, [T10] Los proyectos estn compuestos de procesos. Un proceso es una serie de acciones que producen un resultado. Los procesos estn realizados por personas. Hay dos categoras de procesos: - Procesos de gestin de proyectos: relacionados con la descripcin y la organizacin del trabajo del proyecto. (se detallan en el modelo PMI) - Procesos orientados al producto: relacionados con especificar y crear el producto del proyecto. (varan segn el campo de aplicacin) - Ejemplo: En Desarrollo del Software vienen definidos en ISO 12207+15504.
Grupos de Procesos [PMI]-30, [T11], fig 3-1 pg 31 Los procesos de la primera categora (de GP) pueden organizarse en cinco grupos: - Iniciacin: reconocimiento de que un proyecto o una fase de un proyecto deben comenzar; y compromiso de su puesta en marcha. - Planificacin: inventar y mantener un esquema de trabajo para conseguir los objetivos del negocio que motivaron la realizacin del proyecto. - Ejecucin: coordinar a las personas y dems recursos para la puesta en marcha del plan del proyecto. - Control: asegurar que los objetivos del proyecto estn cumplindose, mediante la supervisin y medicin de los progresos y tomando acciones correctivas cuando es necesario. - Finalizacin: aceptacin formal de los resultados de un proyecto o fase y realizacin ordenada de su cierre. Los grupos estn enlazados por sus resultados: las salidas de uno son las entradas de otros. Los grupos centrales (planificacin, ejecucin y control) son iterativos. [PMI]-30/32, fig. 3-2 y 3-3, pg. 31 [T12] Los grupos de procesos tienen un solape entre s en el tiempo: tienen actividades que solapan entre s con diversos niveles de intensidad a lo largo de cada fase del proyecto. Tambin se producen interacciones entre fases: los resultados de una fase son necesarios para otra(s) fase(s).
Ejercicio: Trasladar la idea de fases aqu comentada a las metodologas de desarrollo de software, en especial, a RUP (Rational Unified Process). El Modelo PMI para la Gestin de Proyectos [PMI]-7/8, fig. 1-1, pg. 8 [T13] Propuesto por el Project Management Institute de USA (http://www.pmi.org/). En este marco formal se describen las materias que forman la GP en trminos de sus procesos componentes. Gestin de Proyectos (GP) / Project Management (PM). Materias: - Gestin de la Integracin / Project Integration Management.
UCLM-ESI
PGSI
Gestin del Alcance ( mbito) / Project Scope Management. Gestin de los Tiempos / Project Time Management. Gestin de los Costes / Project Cost Management. Gestin de la Calidad / Project Quality Management. Gestin de los Recursos Humanos / Project Human Resource Management. Gestin de las Comunicaciones / Project Communications Management. Gestin de Riesgos / Project Risk Management. Gestin de Adquisiciones /Project Procurement Management.
Revisar resumen en [T14] [PMI]-32 cada proceso se describe en trminos de sus: - Entradas: documentos o items documentables necesarios. - Herramientas y tcnicas: mecanismos aplicables a las entradas para obtener las salidas. - Salidas: documentos o items documentables resultantes del proceso.
Gestin de la Integracin [PMI]-41/42, fig. 4-1, pg. 42 [T15] y [T16] objetivo: asegurar que los diversos elementos del proyecto estn adecuadamente coordinados. - Procesos: - Desarrollo del plan del proyecto: a partir de los resultados de otros procesos de planificacin se genera un documento consistente y coherente que puede utilizarse como gua para la ejecucin y control del proyecto. - Ejecucin del plan del proyecto: proceso primario para llevar a cabo el proyecto propiamente dicho realizando las actividades indicadas en el. - Control integrado de los cambios: coordinar los cambios a lo largo del proyecto completo. Sirve para - a) controlar los factores generadores de cambios y garantizar que dichos cambios no son perjudiciales, - b) determinar cuando ha ocurrido un cambio, y - c) gestionar cuando y cmo ocurren los cambios.
Gestin del Alcance [PMI]-51/52, fig. 5-1, pg. 52 [T17] y [T18] objetivo: asegurar que el proyecto incluye todos los trabajos requeridos y slo stos. Qu est incluido y qu no en el proyecto?. Procesos: Iniciacin: autorizacin del proyecto o fase. Planificacin del alcance: elaborar un documento escrito con el alcance, que sirve de base para las decisiones futuras, incluyendo los criterios usados para determinar cuando el proyecto o una fase estn completados. Definicin del alcance: subdividir los principales entregables del proyecto en otros componentes ms pequeos y, por tanto, ms fciles de gestionar y de determinar su mbito particular. Verificacin del alcance: aceptacin formal del alcance del proyecto por parte de los beneficiarios (cliente, patrocinador, etc.)
UCLM-ESI
PGSI
Gestin de los Tiempos [PMI]-65/66, fig. 6-1, pg. 66 [T19] y [T20] Objetivo: asegurar la realizacin del proyecto dentro de los plazos previstos. Procesos: Definicin de actividades: identificar y documentar las actividades especficas que son necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto y, en particular, para producir los entregables. Secuenciacin de actividades: identificar y documentar las dependencias temporales entre actividades con el fin de establecer el orden temporal en que deben realizarse. Estimacin de la duracin de las actividades: establecer el nmero de perodos de trabajo que sern necesarios para completar cada actividad. Desarrollo del calendario: analizar las secuencias de actividades, sus duraciones y los recursos requeridos para elaborar el calendario, es decir, determinar las fechas de comienzo y final de cada una de las actividades. Control del calendario: controlar cambios en el calendario.
Gestin de los Costes [PMI]-83/85, fig. 7-1, pg. 84 [T21] y [T22] Objetivo: asegurar que el proyecto es completado dentro del presupuesto previsto. Procesos: Planificacin de recursos: determinar los recursos (personas, equipos, materiales) y las cantidades de cada uno necesarias para realizar las actividades. Estimacin de costes: realizar una aproximacin (estimacin) de los costes de los recursos necesarios. Realizar el presupuesto de costes: calcular el coste global estimado de cada actividad. Control de costes: controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.
Gestin de la Calidad [PMI]-95/97, fig. 8-1, pg. 96 [T23] y [T24] objetivo: asegurar que el proyecto satisface los requisitos, es decir, las necesidades por las cuales fue emprendido. Procesos: Planificacin de la calidad: identificar los estndares de calidad que son relevantes para el proyecto y determinar cmo satisfacerlos. Aseguramiento de la Calidad: evaluar de manera regular la ejecucin global del proyecto para proporcionar garantas de que el proyecto satisfar los estndares de calidad relevantes. Control de calidad: supervisar los resultados especficos del proyecto para determinar si cumplen los estndares de calidad relevantes, e identificar maneras de eliminar las causas de una ejecucin no satisfactoria del proyecto.
Gestin de los Recursos Humanos [PMI]-107/108, fig. 9-1, pg. 108 [T25] y [T26] objetivo: conseguir el uso ms efectivo de las personas que participan en el proyecto. Procesos:
UCLM-ESI
PGSI
Planificacin organizacional: identificar, documentar y asignar roles y responsabilidades, y documentar las relaciones. Adquisicin del personal: conseguir los recursos humanos necesarios y asignados para trabajar en el proyecto. Desarrollo del equipo: desarrollar competencias individuales y colectivas para mejorar la realizacin del proyecto.
Gestin de las Comunicaciones [PMI]-117/119, fig. 10-1, pg. 118 [T27] y [T28] objetivo: asegurar en tiempo y forma adecuados la generacin, recopilacin, diseminacin, almacenamiento y localizacin final de la informacin del proyecto. Procesos: Planificacin de las comunicaciones: determinar la informacin y comunicaciones que se necesitan entre los participantes: quin necesita qu informacin, cuando la necesita, y cmo le ser facilitada. Distribucin de la informacin: hacer disponible en la forma y tiempo adecuados la informacin necesitada en cada caso. Reportar la ejecucin: recopilar y diseminar informes sobre la ejecucin del proyecto (informes de estado, mediciones del progreso, asuntos pendientes). Cierre Administrativo: generar, recoger y diseminar informacin para formalizar la completitud de una fase o del proyecto entero.
Gestin de Riesgos [PMI]-127/129, fig. 11-1, pg. 128 [T29] y [T30] objetivo: identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos del proyecto. Incluye maximizar la probabilidad y consecuencias de eventos positivos y minimizar las de eventos negativos. Procesos: Planificacin de la gestin de riesgos: decidir cmo abordar las actividades de gestin de riesgos y planificarlas. Identificacin de riesgos: determinar los riesgos que podran afectar al proyecto y documentar sus caractersticas. Anlisis cualitativo de los riesgos: analizar cualitativamente los riesgos y condiciones para priorizar sus efectos sobre los objetivos del proyecto. Anlisis cuantitativo de los riesgos: determinar la probabilidad y consecuencias de los riesgos y estimar sus implicaciones para los objetivos del proyecto. Planificar respuestas frente a los riesgos: establecer procedimientos y tcnicas para aprovechar las oportunidades de mejorar y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Supervisin y control de riesgos: supervisar riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de reduccin de riesgos, y evaluar sus efectividad a lo largo de la vida del proyecto.
Gestin de Adquisiciones [PMI]-147/149, fig. 12-1, pg. 148 [T31] y [T32] objetivo: adquirir productos (bienes y/o servicios) de fuera de la organizacin que realiza el proyecto. Procesos:
UCLM-ESI
PGSI
Planificacin de las adquisiciones: determinar qu es necesario adquirir y cuando. Planificacin de las ofertas: documentar los requisitos de los productos e identificar sus potenciales proveedores. Tramitacin de solicitudes: realizar entrevistas, obtener ofertas o propuestas. Seleccin del proveedor: elegir entre los vendedores potenciales. Administracin de los contratos: gestionar la relacin con el vendedor. Liquidacin de los contratos: completar todos los trmites, recibir el producto y pagarlo.
Interacciones entre procesos [PMI]-32, fig 3-4 [T33] Procesos de Iniciacin: slo tiene un proceso, llamado igual. (G. del Alcance) [PMI]-32/35, fig 3-5 [T34] Procesos de Planificacin: - Centrales: comunes a muchos tipos de proyectos, tienen una secuenciacin temporal definida, aunque pueden ser iterativos. - Auxiliares: ayudan a realizar los anteriores, aunque se realizan intermitentemente segn sea necesario a lo largo de la duracin de la planificacin, no son opcionales sino necesarios. [PMI]-35, fig 3-6 [T35] Procesos de Ejecucin: - Central: proceso propiamente dicho de ejecucin del plan (G. Integracin). - Auxiliares: ayudan a realizar el anterior, aunque se realizan intermitentemente segn sea necesario a lo largo de la ejecucin, no son opcionales sino necesarios. [PMI]-36, fig 3-7 [T36] Procesos de Control: - Centrales: tienen como objetivo medir la ejecucin del proyecto para detectar desviaciones respecto del plan y tomar acciones preventivas para evitar posibles problemas. - Auxiliares: dan soporte a los anteriores. [PMI]-37, fig 3-8 [T37] Procesos de Finalizacin: son dos, - Cumplimiento y pago del contrato (G. de Adquisiciones) - Cierre Administrativo (G. de las Comunicaciones) [PMI]-38, fig 3-9 [T38] Reparto de los Procesos (39) entre Grupos (5), reas (9) - El grupo mayor es Planificacin (21 procesos, ms del 50%) - Las reas mayores son Gestin de Riesgos y Adquisiciones con 6 proyectos.
Ejercicio: Leer el documento sobre perfiles de trabajo de la metodologa METRICA 3 (ver web, tema 4). Hacer un resumen indicando la principal diferencia entre el perfil de Jefe de Proyecto y cada uno de los siguientes perfiles: Directivo, Consultor y Analista.