Fmp11 Gula Del Usuario

FileMaker Pro 11
Gua del usuario
2007-2010 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054 FileMaker y Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. registradas en los EE. UU. y en otros pases. El logotipo de la carpeta del archivo y el logotipo de Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. La documentacin de FileMaker est protegida por derechos de autor. Se prohbe la realizacin de copias o la distribucin de esta documentacin sin el consentimiento por escrito de FileMaker. Esta documentacin slo puede utilizarse con una copia del software de FileMaker que tenga una licencia vlida. Las personas y compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL mencionadas en los ejemplos son puramente ficticias, y cualquier parecido con personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL reales es mera coincidencia. Los crditos aparecen en los documentos de agradecimientos que acompaan a este software. La mencin de productos y direcciones URL de terceros es meramente informativa y no representa ningn tipo de garanta ni recomendacin. FileMaker, Inc. no asume ninguna responsabilidad respecto al rendimiento de estos productos. Para obtener ms informacin, visite nuestro sitio Web en www.filemaker.com/es. Edicin: 01
Contenido
Captulo 1 Introduccin a FileMaker Pro
Acerca de esta gua Documentacin de FileMaker Pro Dnde encontrar documentacin en PDF Ayuda en lnea Plantillas, ejemplos y ms informacin Lecturas recomendadas Visin general de FileMaker Pro Crear bases de datos simples o complejas Utilizar presentaciones para mostrar, introducir e imprimir datos Buscar, ordenar y reemplazar datos Proteger bases de datos Crear guiones para automatizar tareas Compartir e intercambiar datos Guardar y enviar datos en otros formatos 9 9 9 9 10 10 10 11 11 11 12 13 13 13 14
Captulo 2 Utilizar bases de datos

Campos y registros de la base de datos Abrir archivos Abrir varias ventanas por archivo Cerrar ventanas y archivos Guardar archivos Cundo guarda un archivo FileMaker Pro Modos Utilizar la barra de herramientas de estado Visualizar registros Seleccionar el registro activo Desplazarse por los registros Aadir y duplicar registros Aadir y duplicar registros relacionados Eliminar registros Introducir datos Seleccionar un campo Introducir y cambiar datos en campos Trabajar con datos en la vista Tabla Mostrar datos en la vista Tabla Trabajar con registros en la vista Tabla
15 15 17 20 20 21 22 22 23 23 24 25 26 27 27 28 28 29 30 30 31
Gua del usuario de FileMaker Pro
Buscar registros Realizar bsquedas rpidas en el modo Visualizar Realizar peticiones de bsqueda en el modo Buscar Buscar texto y caracteres Buscar nmeros, fechas, horas y marcas de fecha y hora Buscar rangos de informacin Buscar datos en campos relacionados Buscar campos vacos o no vacos Buscar valores duplicados Buscar registros que cumplan mltiples criterios Buscar registros que no coincidan con el criterio dado Visualizar, repetir o cambiar la ltima bsqueda Guardar peticiones de bsqueda Eliminar y restablecer peticiones Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos Buscar y reemplazar datos Ordenar registros Previsualizar e imprimir bases de datos Previsualizar datos en presentaciones Imprimir registros Impresin de etiquetas y sobres Imprimir guiones Imprimir informacin de campos y tablas Imprimir un grfico de relaciones Automatizar tareas con guiones Realizar copias de seguridad de archivos de base de datos Configuracin de las preferencias
32 32 33 35 37 38 39 40 40 40 41 43 43 43 43 43 45 45 46 47 48 50 51 51 51 52 52
Captulo 3 Crear bases de datos

Planificar una base de datos Crear archivos de FileMaker Pro Crear un archivo mediante una solucin inicial Crear un archivo vaco en blanco Asignar nombres a los campos Seleccionar un tipo de campo Crear y modificar campos Crear y modificar campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos Crear y modificar campos en la vista Tabla Crear campos de clculo Crear campos de sumario Usar campos suplementarios
53 53 57 57 58 59 60 61 62 64 64 66 68
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Configurar opciones de campos Definir la entrada de datos automtica Definir validaciones de campo Opciones de almacenamiento e indexacin Crear tablas de bases de datos Crear presentaciones e informes Tipos de presentacin Configurar una presentacin para imprimir registros en columnas Configurar columnas en una presentacin Cambiar la anchura de las columnas Trabajar con objetos en presentaciones Usar el Inspector para formatear objetos Usar el Inspector para colocar objetos Seleccionar objetos Trabajar con campos en presentaciones Insertar y eliminar campos en presentaciones Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin Decidir la ubicacin en que insertar los campos relacionados Campos de fusin Formatear datos de campos en presentaciones Permitir o evitar entradas en campos Trabajar con partes en presentaciones Tipos de partes de presentacin Mostrar datos en grficos Crear un grfico
Contenido
68 69 70 72 72 73 76 79 79 80 80 81 82 84 85 85 87 89 89 89 96 96 97 98 99
Captulo 4 Trabajar con tablas y archivos relacionados

Las relaciones Terminologa de bases de datos relacionales El grfico de relaciones Campos coincidentes en relaciones Tipos de relaciones Planificar bases de datos relacionales Trabajar con el grfico de relaciones Crear relaciones Cambiar relaciones Resumir datos en portales Filtrar registros en portales Actualizaciones Crear actualizaciones Editar actualizaciones
103 104 105 106 107 108 112 112 112 113 114 115 115 116 117
Captulo 5 Compartir e intercambiar datos

Compartir bases de datos en una red Activar el uso compartido y el hospedaje de archivos Abrir archivos compartidos como cliente Abrir bases de datos compartidas de forma remota usando una URL Cerrar un archivo hospedado Importar y exportar datos Guardar y enviar datos en otros formatos Enviar mensajes de correo electrnico basados en datos de registros Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos Configurar importaciones recurrentes ODBC y JDBC Mtodos de importacin de datos a archivos existentes Aadir registros Actualizar registros existentes Actualizar registros coincidentes El proceso de importacin Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo de FileMaker Pro El proceso de exportacin Trabajar con fuentes de datos externas Publicar bases de datos en la Web
119 119 120 121 123 124 124 124 125 125 125 126 127 127 127 127 128 129 130 131 131
Captulo 6 Proteger bases de datos

Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados Cuentas predefinidas Conjuntos de privilegios predefinidos Planificar la seguridad para un archivo Proteger un archivo con una contrasea Crear cuentas y conjuntos de privilegios Ver cuentas y conjuntos de privilegios Crear cuentas Crear cuentas que autentiquen a travs de un servidor externo Crear conjuntos de privilegios Acerca de la activacin de acceso a nivel de registro Ver privilegios ampliados Autorizacin del acceso a los archivos Medidas de seguridad Mejorar la seguridad fsica Mejorar la seguridad del sistema operativo Establecer seguridad de red Hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes Instalar, ejecutar y actualizar software antivirus
133 133 134 136 136 137 139 139 140 141 142 143 144 144 145 146 146 146 147 147 149
| Captulo 7 Convertir bases de datos de FileMaker Pro 6 y anteriores

Visin general de la conversin Solucionar problemas de conversin bsicos Convertir contraseas Modificaciones de compatibilidad de aplicaciones en FileMaker Pro 11 Compatibilidad con QuickTime Compatibilidad con aplicaciones plug-in de otros fabricantes
Contenido
151 151 152 152 153 153 153 155
ndice
Captulo 1 Introduccin a FileMaker Pro

FileMaker Pro Pro es el software lder de bases de datos para grupos de trabajo que permite crear y compartir soluciones adaptadas a sus necesidades empresariales. La eficacia de sus funciones, su amplia compatibilidad con diversas plataformas y su interfaz fcil de usar hacen de FileMaker Pro una herramienta indispensable para todo el que necesite supervisar y gestionar personas, proyectos e informacin.
Acerca de esta gua

Esta Gua del usuario contiene una introduccin a las funciones de FileMaker Pro y ofrece instrucciones paso a paso sobre las tareas ms frecuentes de FileMaker Pro. Es posible que necesite consultar la Ayuda de FileMaker Pro para obtener informacin detallada sobre las funciones ms avanzadas del producto. Para enviarnos su opinin acerca de esta gua, consulte: www.filemaker.com/company/ documentation_feedback.html
Documentacin de FileMaker Pro

La documentacin de FileMaker Pro ofrece una va de aprendizaje para alcanzar una mayor productividad, instrucciones de instalacin, ayuda en lnea, etc. Se incluyen los siguientes manuales:
1 Gua del usuario de FileMaker Pro (este manual): contiene conceptos clave y procedimientos bsicos 1 Gua de instalacin y de nuevas funciones de FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced: contiene
instrucciones de instalacin y una lista de nuevas funciones de la versin actual
1 Tutorial de FileMaker Pro: contiene indicaciones paso a paso para ensearle a crear y usar bases de datos
de FileMaker Pro
1 Gua para la publicacin en la Web al instante: describe cmo poner bases de datos de FileMaker Pro a
disposicin de los usuarios de un navegador Web a travs de una Intranet o de Internet
1 Gua de ODBC y JDBC de FileMaker: describe cmo utilizar el software de FileMaker como una
aplicacin cliente de ODBC y como una fuente de datos para aplicaciones de ODBC y JDBC
Dnde encontrar documentacin en PDF

Para acceder a los archivos PDF de la documentacin de FileMaker:
1 En FileMaker Pro, elija men Ayuda > Documentacin del producto 1 Visite www.filemaker.com/es/support/index.html para obtener documentacin adicional
La mayora de los manuales PDF se encuentran en la carpeta en la que instal FileMaker Pro. Si instal FileMaker Pro en la carpeta predeterminada, los manuales PDF se encuentran aqu:
1 Windows: C:\Archivos de programa\FileMaker\FileMaker Pro\Extras espaol\Documentacin

electrnica
1 Mac OS: Macintosh HD/Aplicaciones/FileMaker Pro/Extras espaol/Documentacin electrnica
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Ayuda en lnea
La ayuda de FileMaker Pro ofrece instrucciones completas y detalladas sobre las funciones de FileMaker Pro. Puede abrir la Ayuda desde el men Ayuda de FileMaker Pro. Hay tres formas de acceder a la Ayuda:
1 Examine la tabla de contenidos de la Ayuda para buscar temas. 1 Busque temas especficos mediante la introduccin de palabras clave. 1 Obtenga informacin sobre el cuadro de dilogo mostrado actualmente pulsando F1 (Windows)
o 2-? (Mac OS).
Plantillas, ejemplos y ms informacin

FileMaker Pro incluye archivos de plantillas de bases de datos (soluciones iniciales), que puede utilizar para comenzar a trabajar rpidamente. Las soluciones iniciales sacan partido a las nuevas funciones de FileMaker Pro para ayudarle a crear la solucin de base de datos ms efectiva para sus necesidades. Al empezar a crear bases de datos, compruebe la lista de plantillas para ver si alguna de las plantillas disponibles se ajusta a sus necesidades. La carpeta Extras espaol contiene referencias y ejemplos para ayudarle a utilizar funciones especficas, como la compatibilidad con XML. Puede encontrar ms informacin, sugerencias e ideas para las bases de datos en el sitio Web de FileMaker: www.filemaker.com/es.
Lecturas recomendadas
A continuacin se ofrecen algunas sugerencias sobre el uso de la documentacin para que pueda aprender a realizar tareas especficas en FileMaker Pro.
Tipo de usuario Usuario que introduce los datos Lecturas recomendadas El captulo 2 de esta gua: Utilizar bases de datos.
Propietarios de pequeas empresas El captulo 3 de esta gua: Crear bases de datos. A medida que se aadan funciones a la o educadores que creen una base de base de datos, consulte la Ayuda. datos bsica para empezar y que mejorarn con el tiempo Administrador de bases de datos
1 1 1 1
Todos los captulos de esta gua La Ayuda para obtener informacin sobre temas avanzados Gua para la Publicacin en la Web al instante Gua de ODBC y JDBC de FileMaker
Nuevo usuario de FileMaker Pro
1 Gua de instalacin y de nuevas funciones de FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced 1 Tutorial de FileMaker Pro 1 Todos los captulos de esta gua 1 Gua de instalacin y de nuevas funciones de FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced 1 El captulo 7 de esta gua: Convertir bases de datos de FileMaker Pro 6 y versiones
anteriores.
Usuario que actualiza de una versin anterior
Nota Si la base de datos se ha desarrollado mediante FileMaker Pro Advanced, puede ver mens personalizados o informacin de herramientas para objetos de presentaciones. Para obtener una visin general de estas funciones, consulte la Ayuda.
Captulo 1
Introduccin a FileMaker Pro
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Visin general de FileMaker Pro

A continuacin se presenta una visin general de las funcionalidades de FileMaker Pro.
Crear bases de datos simples o complejas

Con FileMaker Pro, puede crear bases de datos simples, formadas por una sola tabla de base de datos, como una lista de direcciones, o puede crear una base de datos compleja, con relaciones y varias tablas. Por ejemplo, puede crear una base de datos compleja que relacione dos tablas en funcin de un nico valor comn, como un nmero de serie o un nmero de identificacin.
Una base de datos de lista de direcciones compuesta por una tabla Una base de datos compuesta por varias tablas con un portal para mostrar registros de una tabla relacionada
Puede organizar las bases de datos como una nica tabla en un solo archivo, como varias tablas en un solo archivo o como varias tablas en varios archivos. FileMaker Pro ofrece plantillas de bases de datos (soluciones iniciales) diseadas con fines empresariales, educativos y personales. Las plantillas se pueden personalizar rpidamente para adaptarlas a sus necesidades. Para obtener ms informacin sobre cmo crear bases de datos, consulte el captulo 3, Crear bases de datos.
Utilizar presentaciones para mostrar, introducir e imprimir datos

Las presentaciones de FileMaker Pro determinan la forma de organizar la informacin para visualizarla, imprimirla, generar un informe, realizar bsquedas en ella e introducir datos. Las presentaciones no almacenan datos; simplemente los muestran. Los archivos de base de datos pueden tener un gran nmero de presentaciones diferentes, que pueden mostrar los datos de diversas formas. En un archivo de base de datos puede disear presentaciones diferentes para introducir datos, generar informes de sumario, imprimir etiquetas de correo, publicar una base de datos en la Web, etc. Puede cambiar el diseo de la presentacin sin que se vean afectados los datos u otras presentaciones del archivo. Si se cambian los datos de un campo, dicho cambio se refleja en el mismo campo en todas las presentaciones de la base de datos. En una presentacin, puede elegir, organizar y modificar los campos y las etiquetas de campo, crear informes, aadir botones para iniciar guiones, aadir grficos y texto y especificar las opciones de impresin. No es necesario almacenar toda la informacin en la base de datos de FileMaker Pro. Por ejemplo, puede aadir un visor Web para visualizar una pgina Web en una presentacin. Existen ciertas restricciones para mostrar el contenido Web en FileMaker Pro.
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Seleccione tipos de presentaciones diferentes en el asistente Nueva presentacin/informe. Utilice los diferentes tipos de presentacin para diversos fines, como mostrar una pantalla de introduccin de datos, imprimir un informe de totales de ventas o aplicar formato a los datos de etiquetas de correo. Puede personalizar cada presentacin con las herramientas de diseo disponibles en el modo Presentacin.
Steve Williams 789 Ninth Avenue Nueva York, NY 10001
Estimada Sophie: Le agradecemos que haya reservado un crucero en nuestra empresa. Valoramos su confianza y nos complace tener la oportunidad de atenderle. Si tiene alguna duda acerca de las reservas, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Deseamos que el crucero sea de su agrado. Atentamente, John Lee
Listn telefnico Juanita lvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith John Smith Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234
Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias presentaciones
Para obtener ms informacin sobre la creacin de presentaciones, consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 73.
Buscar, ordenar y reemplazar datos

Las funciones de buscar, ordenar y reemplazar datos le permiten gestionar los datos de diversas maneras. Puede buscar registros que cumplan los criterios especificados, como registros introducidos en una determinada fecha o direcciones de una ciudad determinada. Puede abrir otra ventana para realizar diferentes bsquedas en los mismos datos. Puede reorganizar los registros para verlos o imprimirlos en una secuencia diferente. Por ejemplo, puede ordenar los campos alfabticamente, numricamente, por fecha o mediante un tipo de ordenacin personalizado.
Puede buscar y reemplazar datos en varios campos, del mismo modo que se realiza en la mayora de los procesadores de texto. Tambin puede guardar un conjunto encontrado de registros como un enlace a snapshot y enviar este enlace a otra persona. Para obtener ms informacin sobre cmo buscar, ordenar y reemplazar datos, consulte Buscar registros en la pgina 32, Ordenar registros en la pgina 45 y Buscar y reemplazar datos en la pgina 43.
Captulo 1
Introduccin a FileMaker Pro
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Proteger bases de datos

Mediante la definicin de cuentas y conjuntos de privilegios, es posible restringir lo que los usuarios pueden ver y hacer en los archivos de base de datos. Las cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especifica un nombre de cuenta y (normalmente) una contrasea. Los usuarios que no puedan especificar la informacin de cuenta vlida no podrn abrir ningn archivo protegido. Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a los archivos de base de datos. Cada cuenta tiene asignado un conjunto de privilegios, que determina el nivel de acceso cuando una persona abre un archivo con esta cuenta. Los privilegios ampliados determinan las opciones de uso compartido de datos permitidas por un conjunto de privilegios, como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios abrir un archivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web. Puede aumentar la proteccin de un archivo si autoriza a otros archivos de FileMaker Pro a crear referencias al esquema (tablas, presentaciones, guiones y listas de valores) en dicho archivo, adems de no permitir que las versiones de FileMaker Pro anteriores a la versin 11 puedan abrir el archivo. Para obtener ms informacin sobre la seguridad de las bases de datos de FileMaker Pro, consulte el chapter 6, Proteger bases de datos.
Crear guiones para automatizar tareas

Los guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar la orientacin de la pgina, o tareas complejas, como preparar el envo de correo personalizado a clientes. Por ejemplo, puede definir un guin que cree una carta de agradecimiento para los clientes de su base de datos que han realizado una compra la semana pasada. El guin redacta una carta personalizada para cada cliente. A continuacin, el guin pasa al modo Vista Previa y entra en modo de pausa para que pueda visualizar la carta antes de imprimirla. Toda esta tarea se inicia con slo hacer clic en un botn de una presentacin. Puede crear guiones seleccionando en una lista los pasos de guiones de FileMaker Pro, especificando opciones y organizando los pasos en el orden correcto para realizar la tarea. FileMaker Pro facilita la gestin y el mantenimiento de guiones, incluso en bases de datos complejas. Puede ver, editar y gestionar guiones desde distintas bases de datos de forma simultnea. Para obtener ms informacin sobre los guiones, consulte Automatizar tareas con guiones en la pgina 51.
Compartir e intercambiar datos

Una ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es que puede compartirlos con otros usuarios. Puede compartir sus datos con otros usuarios de FileMaker Pro en una red, utilizar las funciones de publicacin Web para compartir datos en la Web e importar y exportar datos desde otro archivo. Adems, puede utilizar ODBC (Open Database Connectivity, Conectividad abierta de bases de datos) y JDBC (Java Database Connectivity, Conectividad de bases de datos de Java) para compartir archivos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC- y JDBC- o puede acceder a los datos desde fuentes de datos externas. Si su equipo est conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro en Windows y Mac OS pueden utilizar simultneamente el mismo archivo de base de datos de FileMaker Pro. El uso compartido de red de FileMaker Pro permite compartir archivos con un mximo de nueve usuarios simultneos. Nota Si necesita compartir archivos con ms de nueve usuarios simultneos en una red, FileMaker le recomienda que utilice FileMaker Server.
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Puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice automticamente los datos importados de otra aplicacin como puede ser Microsoft Excel. La importacin recurrente tiene lugar automticamente la primera vez que se visualiza la presentacin que contiene los datos del archivo externo. Para obtener ms informacin sobre la importacin recurrente, consulte Configurar importaciones recurrentes en la pgina 125. Puede publicar de forma rpida y sencilla presentaciones de FileMaker Pro como pginas Web para que los usuarios con un navegador Web conectados a su Intranet (o Internet) accedan a las bases de datos de FileMaker Pro. Con las cuentas y conjuntos de privilegios de FileMaker Pro, adems del resto de funciones de seguridad, puede proteger su base de datos Web. Para obtener ms informacin sobre cmo compartir e intercambiar datos, consulte el captulo 5, Compartir e intercambiar datos.
Guardar y enviar datos en otros formatos

FileMaker Pro le permite guardar datos en distintos formatos de archivo, como, por ejemplo, hojas de trabajo de Microsoft Excel y archivos Adobe PDF, de forma que los usuarios que no dispongan de FileMaker Pro puedan visualizar los archivos. Puede enviar los archivos por correo electrnico automticamente despus de guardarlos. Para obtener ms informacin, consulte Guardar y enviar datos en otros formatos en la pgina 124.
Captulo 2 Utilizar bases de datos

Este captulo incluye nociones bsicas sobre cmo:
1 1 1 1 1 1
abrir, cerrar y guardar archivos crear registros en una base de datos aadir y editar datos en campos buscar registros utilizando diferentes criterios omitir registros del conjunto encontrado buscar y reemplazar datos
1 ordenar datos 1 imprimir datos, guiones, informacin de tablas y campos y el grfico de relaciones 1 utilizar guiones
Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de FileMaker Pro. Nota Algunos procedimientos se refieren al uso de un men abreviado. Para mostrar un men abreviado (o contextual), haga clic con el botn derecho del ratn sobre un objeto o rea y aparecer una lista de comandos. Si el ratn de su ordenador Mac no dispone de varios botones, pulse Control y haga clic para que aparezca el men abreviado. (En el ordenador Mac, puede cambiar la configuracin del ratn en Preferencias del sistema).
Campos y registros de la base de datos

Una base de datos es un conjunto de informacin, o datos, que se puede organizar, actualizar, ordenar e imprimir y donde se pueden realizar bsquedas. A diferencia de una hoja de clculo electrnica, que se utiliza para tabular y calcular datos almacenados en las celdas de una tabla rectangular, una base de datos es una recopilacin de conceptos vinculados mediante un esquema que describe la organizacin de las tablas de la base de datos, sus campos y las relaciones entre estos y las tablas. Determinadas tareas se adaptan mejor a cada una de estas importantes herramientas de productividad empresarial. Las hojas de clculo se utilizan preferiblemente para tareas como el mantenimiento de un libro de contabilidad empresarial en el que es necesario registrar y calcular los datos, pero no presentarlos ni analizarlos en varios formatos. Las bases de datos son ms adecuadas para tareas como el control de inventario, donde es necesario realizar un seguimiento del consumo y las prdidas, y generar informes sobre el estado del inventario peridicamente. Una base de datos de inventario puede ordenar y notificar la informacin de inventario de distintas formas, de forma que le permite analizar los datos por tipo de artculo, por cifras de ventas, por consumo mensual, etc.
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Su propia libreta de direcciones o su archivador constituyen un ejemplo de una base de datos simple. Con estos objetos, puede almacenar informacin similar de forma organizada para recuperarla fcilmente. En un archivador, debe elegir el modo de ordenacin de los datos, por ejemplo, alfabticamente, por apellidos o por regin. Mediante el almacenamiento de contactos y direcciones en FileMaker Pro, puede organizar la informacin de muchas maneras. Puede ordenarla por pas, ciudad, apellidos, o incluso por estos tres campos.
B C Registros
Michelle 123 4th St. SW Edmonton (717) 555-0011
Cannon
Campos
CAN N4V 1LN
Su libreta de direcciones es como una base de datos.
Un sistema de facturacin es un ejemplo de una base de datos ms compleja, con varias tablas relacionadas, varias presentaciones y campos de clculo. Tambin puede consultar un subconjunto de los datos, como, por ejemplo, ver todas las facturas de un determinado mes. Una base de datos no slo almacena informacin, tambin puede utilizarla para organizar y analizar informacin y darse cuenta de su relevancia. Los campos son el elemento principal de una tabla de base de datos. Los campos se utilizan para almacenar, calcular y presentar los datos que se han introducido en un registro. Cada parte de la informacin de un registro (como un nombre, un nmero de identificacin y un nmero de telfono) se almacena en un campo. Una tabla de base de datos contiene uno o varios registros. Cada registro contiene campos que albergan informacin similar acerca de un tema o una actividad. Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes contienen informacin sobre la direccin de un cliente. Una base de datos puede estar formada por un archivo con una tabla, que puede contener nombres, direcciones y nmeros de telfono y de fax de todos los clientes. Una base de datos tambin puede estar formada por varios archivos que contienen cada uno una o varias tablas y que todos juntos contienen toda la informacin acerca de los temas relacionados (denominados a menudo sistema de base de datos). Mediante las funciones relacionadas de FileMaker Pro, puede vincular informacin entre archivos y tablas para crear una base de datos relacional. Por ejemplo, una tabla puede mostrar los clientes que compraron un determinado artculo y una tabla relacionada puede mostrar el precio de adquisicin.
Captulo 2
Utilizar bases de datos
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Tabla Clientes
ID de cliente Nombre 002 Andre Common
Tabla Productos
ID del producto Producto Precio N de existencias ET3 Bolsa de viaje 29,00 34
Telfono 818-555-1234
Tabla Facturas
ID de cliente 002 Nombre de Andre Common cliente Telfono 818-555-1234 ID de la 12345 factura ID de prod. Producto Precio ET3 Bolsa de viaje 29 ET4 Gua de viaje 32
Para introducir datos en una tabla de base de datos, hay que crear un registro nuevo e introducir valores en los campos que pertenecen a dicho registro. Los valores pueden escribirse en el campo, importarse desde otra aplicacin o introducirse de distintas formas. FileMaker Pro tambin le permite acceder a los datos almacenados en archivos que no son de FileMaker Pro y verlos. Por ejemplo, si tiene acceso a los datos almacenados en una base de datos SQL, puede visualizar la informacin desde la base de datos externa y trabajar con los datos en el archivo de FileMaker Pro.
Abrir archivos
Para abrir un archivo si FileMaker Pro no se est ejecutando Seleccione uno de los mtodos siguientes:
1 Haga doble clic en el archivo de FileMaker Pro. 1 Arrastre el archivo al icono de la aplicacin FileMaker Pro. 1 Haga doble clic en el icono de la aplicacin de FileMaker Pro y seleccione el archivo que desee abrir.
Si aparece la pantalla de Inicio rpido, para obtener ms informacin consulte Para abrir un archivo utilizando el Inicio rpido de FileMaker a continuacin. Para abrir un archivo si se est ejecutando FileMaker Pro 1. seleccione el men Archivo > Abrir; Consejo Tambin puede seleccionar el men Archivo > Abrir reciente o el men Archivo > Abrir favorito. 2. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, seleccione el nombre de archivo y haga clic en Abrir. 3. Si se le solicita un nombre de cuenta y una contrasea, escrbalos en el cuadro de dilogo Contrasea y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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Para abrir un archivo utilizando el Inicio rpido de FileMaker 1. Para que aparezca la pantalla de Inicio Rpido, realice una de las siguientes tareas:
1 Inicie FileMaker Pro. 1 Si FileMaker Pro se est ejecutando o si cuando inicia FileMaker Pro no ve la pantalla de Inicio rpido
de FileMaker, seleccione el men Ayuda > Pantalla de Inicio rpido.
Pantalla de Inicio rpido de FileMaker (Mac OS)
2. Cuando aparezca la pantalla de Inicio rpido de FileMaker, realice una de las siguientes tareas:
Realice lo siguiente Haga clic en Archivos recientes en el cuadro central de la pantalla de Inicio rpido. Para Aparece una lista de los archivos de FileMaker Pro que ha abierto recientemente. Si no aparecen archivos recientes en la lista, seleccione el men Edicin > Preferencias (Windows) o el men FileMaker Pro > Preferencias (Mac OS), seleccione Mostrar archivos recientes, especifique un valor de 1 a 30 para indicar el nmero de archivos recientes que desee que aparezcan en la lista y, a continuacin, haga clic en Aceptar. (Para borrar la lista de los archivos recientes, seleccione el men Archivo > Abrir reciente > Borrar archivos recientes).
Haga clic en Archivos favoritos en el Aparece una lista de los archivos de FileMaker Pro que ha marcado como favoritos. cuadro central de la pantalla de Inicio rpido. Haga clic en el nombre del anfitrin Aparece una lista de los archivos de FileMaker Pro almacenados en ese equipo remoto. o en la direccin IP de un equipo remoto. Haga clic en Visualizar. Busque los archivos locales o remotos que desee abrir.
3. Haga doble clic en un archivo para abrirlo. En la pantalla de Inicio rpido de FileMaker hay una zona en el centro en la que puede realizar diferentes tareas de varias formas. Adems de abrir archivos, puede:
1 Crear y disear un archivo nuevo vaco de FileMaker Pro. Consulte Crear archivos de FileMaker Pro
en la pgina 57.
Captulo 2
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1 Convertir un archivo de un formato diferente (como un archivo de Microsoft Excel) que contiene datos.
Consulte Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo de FileMaker Pro en la pgina 129.
1 Crear archivos utilizando las soluciones iniciales prediseadas vacas que FileMaker, Inc. proporciona.
Consulte Crear archivos de FileMaker Pro en la pgina 57. Para obtener ms informacin acerca de la utilizacin del Inicio rpido de FileMaker, consulte la Ayuda. Para abrir un archivo que est siendo compartido a travs de una red 1. Seleccione el men Archivo > Abrir remoto. 2. En el cuadro de dilogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista para obtener una lista de los anfitriones.
Seleccione Anfitriones favoritos Anfitriones locales Anfitriones listados por LDAP Para mostrar Anfitriones aadidos anteriormente como favoritos Anfitriones de FileMaker Pro ubicados en la subred TCP/IP Anfitriones de FileMaker Pro disponibles a travs del servidor LDAP especificado
3. Para ver los archivos disponibles de un anfitrin, seleccione uno de los anfitriones. En la lista Archivos disponibles, seleccione el archivo que desea abrir. O escriba la ruta de red en Ruta de archivo de red (por ejemplo, fmnet:/direccinIPanfitrin/ nombredearchivo). 4. Haga clic en Abrir. Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, una contrasea y un nombre de dominio (slo en Windows) segn la configuracin de uso compartido de red de FileMaker seleccionada por el anfitrin. Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Si ha seleccionado Mostrar archivos recientes en las preferencias Generales, los archivos a los que haya
accedido recientemente aparecen en la lista Abrir reciente del men Archivo y en la lista Archivos recientes en la pantalla de Inicio rpido de FileMaker. Consulte la Ayuda para obtener informacin sobre cmo aadir archivos locales o remotos a la lista Archivos favoritos de la pantalla de Inicio rpido de FileMaker.
1 Para abrir y compartir un archivo, consulte Activar el uso compartido y el hospedaje de archivos en la
pgina 120.
1 Puede abrir un archivo FileMaker Pro creado en Windows en un equipo que ejecute Mac OS y viceversa.
Si piensa desplazar archivos entre distintas plataformas, se recomienda aadir la extensin .fp7 al nombre de archivo. Si aade o elimina extensiones de nombre de archivo, debe volver a definir los orgenes de datos de FileMaker para los archivos relacionados y los archivos con guiones externos.
1 Puede establecer un nombre de cuenta y una contrasea predeterminados para un archivo en la pestaa
Abrir/Cerrar del cuadro de dilogo Opciones de archivo. En este caso, los usuarios inician sesin automticamente a travs de una cuenta y una contrasea determinadas (si se han especificado) al abrir una base de datos. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
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Abrir varias ventanas por archivo

Puede abrir varias ventanas por archivo. De esta forma, puede ver la misma presentacin en ventanas diferentes o ver simultneamente diferentes presentaciones del mismo archivo. Puede realizar una bsqueda u ordenar operaciones de forma independiente en las diferentes ventanas. Para abrir una ventana adicional, elija el men Ventana > Ventana nueva. Aparece otra ventana. La ventana muestra inicialmente la misma presentacin, tipo de ordenacin y conjunto encontrado que la ventana activa anteriormente.
La ventana de la base de datos original, en la que puede buscar en los registros
Una segunda ventana, en la que puede realizar una bsqueda diferente en el mismo conjunto encontrado
Para ver una presentacin diferente en la nueva ventana, seleccione una presentacin en el men desplegable Presentacin en la barra de presentacin, o elija men Vista > Ir a la presentacin. Para obtener informacin sobre la bsqueda de registros, consulte Buscar registros en la pgina 32. Para obtener informacin sobre la ordenacin de registros, consulte Ordenar registros en la pgina 45. Para obtener ms informacin sobre cmo abrir varias ventanas, consulte la Ayuda.
Cerrar ventanas y archivos

Puede cerrar ventanas y archivos FileMaker Pro de la misma forma que en la mayora de las aplicaciones Windows y Mac OS. Para cerrar una ventana, realice una de las siguientes acciones:
1 Windows: haga doble clic en el icono del documento en la esquina superior izquierda de la ventana del
documento.
1 Windows: haga clic en el botn de cierre en la esquina superior derecha de la ventana del documento. 1 Mac OS: haga clic en el botn rojo de cierre en la esquina superior izquierda de la ventana del documento. 1 Seleccione el men Archivo > Cerrar.
Captulo 2
21
Para cerrar un archivo, utilice los procedimientos anteriores sobre cmo cerrar todas las ventanas abiertas de un archivo. Nota Aunque cierre un archivo, puede permanecer abierto como archivo oculto si la ventana de algn otro archivo muestra datos de dicho archivo. (Por ejemplo, puede que otra ventana muestre datos relacionados del archivo que intent cerrar.) FileMaker Pro cerrar el archivo cuando cierre todas las ventanas dependientes.
Guardar archivos
De forma predeterminada, FileMaker Pro guarda automticamente los cambios en los datos mientras trabaja; por tanto, no hay un comando Guardar. Si desea controlar mejor cundo se guardan los datos de registros, puede anular la seleccin de la opcin Guardar automticamente cambios en registro en cada presentacin individualmente. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Puede guardar una copia de seguridad del archivo o un clon del archivo sin datos. Para guardar una copia del archivo en un formato que no sea de FileMaker, consulte Guardar y enviar datos en otros formatos en la pgina 124. No siempre se guardan algunos cambios sin importancia con el archivo. Para obtener ms informacin, consulte la seccin siguiente, Cundo guarda un archivo FileMaker Pro. Importante Guarde siempre una copia del archivo antes de realizar un gran nmero de cambios. No puede restablecer los datos despus de eliminar un campo en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos o quitar registros mediante los comandos Eliminar registro o Eliminar todos. Para guardar una copia del archivo: 1. Seleccione el archivo que desea guardar para que sea el archivo activo y elija el men Archivo > Guardar una copia como. 2. Desplcese a la ubicacin del disco duro en la que desea guardar el archivo. 3. Escriba un nombre de archivo en Nombre (Windows) o en Guardar como (Mac OS). 4. En Tipo, seleccione Archivos FileMaker (slo en Windows). 5. En Guardar una (Windows) o Tipo (Mac OS), seleccione una de las siguientes opciones:
Seleccione Copia del archivo actual Para Duplicar todo el archivo, incluidas las tablas, las definiciones de campos, las presentaciones, las opciones de ajuste de pgina y los datos. La duplicacin de un archivo puede resultar til si va a realizar un gran nmero de cambios en el mismo. Compactar todo el archivo para ocupar menos espacio en disco, empleando el espacio no utilizado del archivo. Guardar una copia compactada puede resultar til si edita muchos registros frecuentemente. Guardar las tablas, las definiciones de campos, las presentaciones, los guiones, las opciones de ajuste de pgina de un archivo, pero sin los datos. Realice un clon cuando desee tener una plantilla del esquema del archivo.
Copia compactada (ms reducida) Clon (sin registros)
6. Haga clic en Guardar.
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Cundo guarda un archivo FileMaker Pro

FileMaker Pro guarda un archivo siempre que usted realice una accin, como modificar los datos. Las siguientes acciones no provocan que un archivo se guarde:
1 mostrar un registro o presentacin diferente (salvo cuando el registro o la presentacin se han

modificado)
1 ordenar registros o modificar el tipo de ordenacin 1 realizar operaciones de bsqueda como Buscar, Mostrar todos los registros, Omitir registro o modificar
una peticin de bsqueda
1 cambiar la posicin y el tamao de las ventanas o mostrar/ocultar la barra de herramientas de estado 1 cambiar la configuracin predeterminada de los objetos de presentacin 1 cambiar la configuracin de visualizacin de la regla
Si realiza una de las acciones anteriores sin realizar tambin una accin que haga que el archivo se guarde (como la modificacin de datos), no se guardarn los cambios al cerrar el archivo. FileMaker Pro considera que las acciones anteriores son cambios sin importancia y no los guardar con el archivo a menos que se modifique de forma ms significativa. Por ejemplo, si abre un archivo y realiza una bsqueda y, a continuacin, cierra el archivo, FileMaker Pro no guardar el conjunto encontrado con el archivo. Sin embargo, si abre el archivo, aade un nuevo registro, realiza una bsqueda y, a continuacin, cierra el archivo, FileMaker Pro guardar el conjunto encontrado y el nuevo registro con el archivo. Para obtener ms informacin sobre cmo guardar archivos, consulte la Ayuda.
Modos
Puede trabajar con datos en FileMaker Pro en el modo Examinar, Buscar, Presentacin o Vista previa . Puede seleccionar un modo en el men Vista o en el men emergente de modo ubicado en la parte inferior de la ventana del documento.
Men emergente de modo
Utilice este modo Modo Visualizar
Para Trabajar con los datos de un archivo. Puede aadir, ver, cambiar, ordenar, omitir (ocultar) y eliminar registros. La mayor parte del trabajo, como, por ejemplo, la introduccin de datos, la realizar en el modo Visualizar. Buscar registros concretos que coincidan con un conjunto de criterios. A continuacin, puede trabajar con este subconjunto de registros, denominado conjunto encontrado. Despus de buscar un grupo de registros, FileMaker Pro vuelve al modo Visualizar para que pueda comenzar a trabajar con ellos. Determinar la forma en que se presenta la informacin en la pantalla o en los informes, etiquetas y formularios impresos. Disee presentaciones para tareas especficas, como la entrada de datos o la impresin de facturas o sobres. Seleccione y organice los campos y dems objetos para modificar una presentacin existente o crear nuevas presentaciones. Ver la apariencia de los datos en los formularios o informes antes de imprimirlos. El modo Vista previa es especialmente til para ver las presentaciones con varias columnas (como las etiquetas de correo) y los informes con sumarios.
Modo Buscar
Modo Presentacin
Modo Vista previa
Captulo 2
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Utilizar la barra de herramientas de estado

La barra de herramientas de estado proporciona un acceso rpido a muchos comandos de men de FileMaker Pro. Incluye, en todos los modos, herramientas de navegacin, botones personalizables y una barra de presentacin para trabajar con presentaciones. En el modo Presentacin, incluye las herramientas de presentacin. Mueva el puntero sobre un botn para ver su descripcin. Adems, puede cambiar entre los modos haciendo clic en los botones de la barra de herramientas de estado. Los botones de la barra de herramientas de estado varan segn el modo en que se encuentre.
Barra de herramientas de estado
Barra de presentacin Barra de formato
En el modo Presentacin, tambin puede utilizar el Inspector para formatear y editar objetos de una presentacin. Para obtener ms informacin, consulte Usar el Inspector para formatear objetos en la pgina 81. Para obtener ms informacin acerca del uso de la barra de herramientas de estado, consulte la Ayuda.
Visualizar registros
FileMaker Pro ofrece tres vistas de cada presentacin: formulario, lista y tabla. Al cambiar las vistas, cambia temporalmente la forma en que se visualizan o imprimen los registros.
Para visualizar registros Individualmente En una lista En una tabla similar a una hoja de clculo Realice lo siguiente en los modos Examinar o Buscar Seleccione el men Vista > Ver como formulario o haga clic en Vista formulario barra de presentacin. Seleccione el men Vista > Ver como lista o haga clic en Vista lista presentacin. en la
en la barra de
Seleccione el men Vista > Ver como tabla o haga clic en Vista tabla en la barra de presentacin. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con los datos de una tabla similar a una hoja de clculo, consulte Trabajar con datos en la vista Tabla en la pgina 30.
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La siguiente ilustracin muestra la misma presentacin en las tres vistas.

Vista Formulario
Etiquetas de campo
Un registro
Vista Lista
Etiquetas de campo
Un registro
Etiquetas de campo Vista Tabla Una fila es un registro
Seleccionar el registro activo

En el modo Examinar, una tabla tiene un registro activo (seleccionado) a la vez para cada ventana. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con varias ventanas, consulte Abrir varias ventanas por archivo en la pgina 20.
En esta vista Vista Formulario Vista Lista Vista Tabla El registro activo es El registro que est viendo. El registro que est marcado con una barra gruesa a la izquierda. Para trabajar con otro registro, haga clic en l para convertirlo en el registro activo. El registro que est marcado con una flecha a la izquierda.
Captulo 2
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Registro actual en Vista Lista
Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la fila del portal (haga clic dentro de la fila, pero fuera de cualquier campo de la fila).
Portal
Haga clic dentro de la fila del portal para seleccionar un registro relacionado
Para obtener informacin acerca de registros y portales relacionados, consulte el captulo 4, Trabajar con tablas y archivos relacionados.
Desplazarse por los registros

Para pasar de un registro a otro, utilice el libro de la barra de herramientas de estado.
Libro Nmero del registro actual Nmero de registros de la tabla Escriba las palabras de bsqueda para bsquedas rpidas
Barra de desplazamiento
Para desplazarse Al registro siguiente de la tabla actual Al registro anterior de la tabla actual
Realice lo siguiente Haga clic en la pgina derecha del libro o seleccione el men Registros > Ir a registro > Siguiente. Haga clic en la pgina izquierda del libro o seleccione el men Registros > Ir a registro > Anterior.
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Para desplazarse Rpidamente a un registro especfico
Realice lo siguiente
1 Haga clic en el nmero de registro actual, escriba el nmero de registro que desee y,
a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
1 Pulse Esc, escriba el nmero de registro y, a continuacin, pulse Intro o Retorno. 1 Seleccione el men Registros > Ir al registro > Ir a... y, a continuacin, escriba el
nmero del registro. Rpidamente por los registros Arrastre la barra de desplazamiento a derecha o a izquierda para desplazarse hacia delante o hacia atrs.
Por los registros en la vista Lista o en la Utilice la barra de desplazamiento ubicada en el lado derecho de la ventana. vista Tabla A un registro con un valor nico conocido Consulte Buscar registros en la pgina 32.
Tambin puede usar la rueda de desplazamiento del ratn para desplazarse por los registros. Para obtener ms informacin sobre la visualizacin de los registros, consulte la Ayuda.
Aadir y duplicar registros

Al aadir o duplicar registros, FileMaker Pro almacena nuevos registros al final de la tabla actual. En modo Examinar, el nuevo registro aparece detrs del registro actual o detrs del ltimo registro del conjunto encontrado (el conjunto de registros activos debido a una peticin de bsqueda).
1 Si los registros estn ordenados, el nuevo registro aparece en la posicin correspondiente segn el orden
en el momento en el que lo consign. En la vista Tabla, se aade una fila nueva a la ltima fila del orden por categora del registro actual. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar en la vista Tabla, consulte Trabajar con registros en la vista Tabla en la pgina 31.
1 Si los registros no estn ordenados, el nuevo registro aparece despus del ltimo registro del conjunto
encontrado. Para obtener ms informacin, consulte Ordenar registros en la pgina 45.
Para Aadir un nuevo registro en blanco Aadir rpidamente un registro con los mismos datos o similares que un registro existente Aadir o duplicar registros relacionados
Haga lo siguiente en el modo Visualizar En el modo Examinar, haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado. Ver un registro en blanco con un campo seleccionado. Seleccione el registro que desea duplicar. A continuacin, elija el men Registros > Duplicar registro. Consulte Aadir y duplicar registros relacionados en la pgina 27.
Nota Si un archivo est bloqueado o protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso para crear registros, FileMaker Pro no aadir ni duplicar registros. Si el campo est definido para introducir valores de campo automticamente, ver aquellos valores introducidos en el nuevo registro. Consulte Definir la entrada de datos automtica en la pgina 69. Para introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte Introducir y cambiar datos en campos en la pgina 29.
Captulo 2
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Aadir y duplicar registros relacionados

Si trabaja con registros en tablas relacionadas, puede aadir registros a la tabla relacionada al introducir datos en un registro de la tabla actual. Nota Slo puede aadir registros relacionados de la tabla actual si la relacin est definida para permitir la creacin de registros relacionados. Si una tabla relacionada est en un archivo protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso para crear registros, FileMaker Pro no aadir ni duplicar registros. Para obtener ms informacin, consulte Crear relaciones en la pgina 112.
Para Crear un registro en la tabla actual Aadir un registro a una tabla relacionada Haga lo siguiente en el modo Visualizar Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado.
1 Si el campo relacionado est en un portal, introduzca los datos en el campo de la ltima fila
(vaca) del portal y, a continuacin, pulse Intro.
1 Si el campo relacionado no se encuentra en un portal, introduzca los datos en el campo

y pulse Intro. Duplicar un registro que muestra datos Asegrese de que no hay ningn registro seleccionado en el portal y elija el men relacionados Registros > Duplicar registro. Duplicar un registro relacionado en un Seleccione el registro en el portal y, a continuacin, elija el men Registros > Duplicar portal registro.
Portal con registros relacionados de la tabla Elementos de lnea Escriba en la ltima fila del portal para aadir un registro relacionado a la tabla Elementos de lnea
Para obtener ms informacin sobre cmo aadir y duplicar registros, consulte la Ayuda.
Eliminar registros
Al eliminar un registro, descarta permanentemente los datos de todos los campos de ese registro. Importante No es posible recuperar los datos eliminados ni deshacer la accin de eliminacin de registros. Antes de eliminar registros, realice una copia de seguridad del archivo.
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Si trabaja con una base de datos relacional y est seleccionada la opcin de eliminar registros relacionados en el cuadro de dilogo Editar relacin, FileMaker Pro eliminar los registros relacionados al eliminar un registro.
Para eliminar Un registro Un registro relacionado Haga lo siguiente en el modo Visualizar Seleccione el registro que desea eliminar. En la barra de herramientas de estado, haga clic en Eliminar registro y despus en Eliminar. Seleccione una fila del portal en la tabla actual haciendo clic dentro de la fila, pero fuera de cualquier campo de la fila. En la barra de herramientas de estado, haga clic en Eliminar registro y despus en Eliminar. Nota Para eliminar registros relacionados, debe estar seleccionada la opcin Permitir el borrado de registros del portal en el cuadro de dilogo Ajustar portal. Asegrese de que el conjunto encontrado contiene slo los registros que desea eliminar. (Consulte Buscar registros en la pgina 32.) Elija el men Registros > Eliminar registros encontrados y, a continuacin, haga clic en Eliminar. Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado, o seleccione el men Registros > Mostrar todos los registros. Despus seleccione el men Registros > Eliminar todos los registros.
Un grupo de registros
Todos los registros de una base de datos
Introducir datos
Nota Si un archivo est bloqueado o protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso para editar determinados registros o campos, no podr modificar los datos.
Seleccionar un campo
Para Seleccionar un campo Seleccionar el contenido de un campo Desplazarse al campo siguiente en el orden de pestaas Realice lo siguiente en el modo Examinar o Buscar Haga clic en el campo. Seleccione el campo y, a continuacin, elija el men Edicin > Seleccionar todo. Pulse el tabulador. Nota Para definir las teclas Retorno o Intro para desplazarse al campo siguiente, en el en la barra de modo Presentacin, seleccione los campos. Haga clic en Inspector presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos. En el rea Comportamiento, seleccione las teclas que desea utilizar para salir de los campos en Ir al objeto siguiente utilizando. En el orden de pestaas se pueden incluir botones y controles de pestaas. Se omiten los campos de paneles de pestaas que no estn delante.
Desplazarse al campo anterior en el orden Pulse Mays-Tab, (o Mays-Retorno o Mays-Intro, si estn habilitadas). de pestaas Desplazarse a los elementos de una lista de Pulse las teclas de direccin. valores
Captulo 2
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Introducir y cambiar datos en campos

Puede introducir o importar datos hasta el lmite de caracteres para el tipo de campo. Puede ver e imprimir slo los datos que caben en los cuadros de campo. Nota Para obtener ms informacin sobre cmo FileMaker Pro utiliza los formatos de sistema para mostrar y ordenar las fechas, las horas y los nmeros, consulte la Ayuda.
Para Haga clic en el campo en el modo Visualizar y, a continuacin,
Introducir datos en un campo de texto Escriba el texto (hasta 1.000 millones de caracteres). Nota En un campo configurado con relleno automtico, se ven sugerencias basadas en lo que escriba. Introducir datos en un campo numrico Escriba los valores (de 10400 a 10-400).
Introducir datos en un campo de fecha Escriba una fecha en una lnea del campo. Escriba el da, el mes y el ao en formato numrico (por ejemplo, 3/3/2010), separados por un carcter no numrico como (signo menos) o / (barra diagonal). Nota No puede utilizar : (dos puntos) como separador de fechas. Importante Si introduce fechas con aos de dos dgitos, FileMaker Pro las convertir en fechas con aos de cuatro dgitos utilizando un mtodo de conversin descrito en la Ayuda. Para evitar interpretaciones errneas durante la conversin, utilice siempre el formato de cuatro dgitos para los aos. Introducir la fecha actual en un campo Elija el men Insertar > Fecha actual. de texto, numrico o de fecha Seleccione la fecha mediante el calendario desplegable, si est disponible. Introducir datos en un campo de hora Escriba la hora del da (o duracin) como: 1 horas
1 horas y minutos 1 horas, minutos y segundos 1 horas, minutos, segundos y fracciones de segundos
Horas, minutos y segundos separados por un carcter no alfanumrico como ?:? (dos puntos). Segundos fraccionados separados por ?.? (un punto). Escriba la hora del da en formato de 12 24 horas, con o sin AM o PM. (AM corresponde a una hora anterior a las 12:00). Introducir la hora actual en un campo de texto, numrico o de hora Elija el men Insertar > Hora actual.
Introducir datos en un campo de fecha Escriba la fecha y la hora (por ejemplo, 15/10/2010 03:15:05 PM). Escriba el da, el mes y hora y el ao de cuatro dgitos en formato numrico, separados por un carcter no numrico como (signo menos) o / (barra diagonal). Nota No puede utilizar : (dos puntos) como separador de fechas. A continuacin, escriba la hora del da como: 1 horas y minutos
1 horas, minutos y segundos 1 horas, minutos, segundos y fracciones de segundos 1 Escriba AM o PM si no utiliza un formato de 24 horas.
Horas, minutos y segundos separados por un carcter no alfanumrico como ?:? (dos puntos). Introducir la fecha y hora actuales en un campo de fecha y hora Insertar un carcter de tabulacin en un campo Elija el men Insertar > Hora actual. Seleccione la fecha mediante el calendario desplegable, si est disponible. Haga clic en la ubicacin en la que desea insertar la tabulacin. Pulse Ctrl+Tab (Windows) u Opcin-Tab (Mac OS).
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Para Eliminar datos de un campo Aadir datos a un campo contenedor Insertar un archivo en un campo contenedor Aadir datos a listas de valores (campos formateados como botones de opcin o circulares, casillas de verificacin, listas o mens)
Haga clic en el campo en el modo Visualizar y, a continuacin, Seleccione los datos y pulse la tecla Retroceso o Supr. Para obtener informacin, consulte la Ayuda. Para obtener informacin, consulte la Ayuda. Para obtener ms informacin, consulte Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin en la pgina 87.
Editar o formatear un texto, o comprobar Para obtener informacin, consulte la Ayuda. su ortografa o editar los diccionarios
Trabajar con datos en la vista Tabla

Puede trabajar con datos en la vista Tabla y as crear y cambiar de forma rpida definiciones de campos, aadir, modificar y eliminar registros, ordenar registros, y crear informes dinmicos. FileMaker Pro muestra cada registro en una fila independiente y cada campo en una columna distinta.
Cabeceras de columna. Cada columna muestra un campo de la presentacin actual.
Registro activo
Para trabajar con datos en la vista Tabla, haga clic en Vista Tabla en la barra de presentacin si est trabajando en el modo Visualizar. Tambin puede trabajar en la vista Tabla a la hora de crear una base de datos nueva (consulte Crear archivos de FileMaker Pro en la pgina 57).
Mostrar datos en la vista Tabla

Puede cambiar los parmetros de visualizacin de la vista Tabla.
Para Reordenar columnas Cambiar el tamao de una columna Establecer una anchura de columna precisa Cambiar el color de fondo Realice lo siguiente Haga clic en la cabecera de columna y arrstrela a la nueva ubicacin. Mueva el puntero al extremo de la cabecera de columna. Cuando el puntero cambia a una doble flecha ( ), arrstrelo al tamao deseado. Seleccione una o ms columnas y, a continuacin, haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione Establecer anchura de columna en el men abreviado. En el cuadro de dilogo, introduzca una anchura y seleccione una unidad de la lista y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo de un registro y, a continuacin, seleccione un color del men abreviado Color de la parte. El color de la fila para aadir registros nuevos y el de la columna para aadir campos nuevos ser ligeramente ms oscuro que el color del fondo principal.
Captulo 2
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Para Mostrar un color de fondo diferente para registros alternativos Restaurar los valores predeterminados de pantalla
Realice lo siguiente Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo de un registro y, a continuacin, seleccione un color del men abreviado Alternar color. Haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de una columna y seleccione Restablecer la vista Tabla en el men abreviado. Nota Al restablecer la vista Tabla no se eliminan ni campos ni registros.
Trabajar con registros en la vista Tabla

Cuando visualiza registros en una tabla, FileMaker Pro presenta los datos en filas y columnas. Cada fila muestra un registro y cada columna muestra un campo.
Para Aadir un registro nuevo Duplicar un registro Eliminar un registro Copiar los datos de un registro Haga lo siguiente en el modo Visualizar Haga clic en + en el margen izquierdo de la tabla. Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo del registro que desee duplicar y, a continuacin, seleccione Duplicar registro en el men abreviado. Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo del registro que desee eliminar y, a continuacin, seleccione Eliminar registro en el men abreviado. Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo del registro que desee copiar y, a continuacin, seleccione Copiar registro en el men abreviado. Puede copiar los datos copiados separados por tabuladores en un campo o en Microsoft Excel.
Ordenar registros
1 Haga clic en la cabecera de una columna (campo) para cambiar la direccin del
orden. (Debe seleccionar Ordenar datos al seleccionar columna en el cuadro de dialogo Propiedades de la vista Tabla).
1 Seleccione una o ms columnas (campos) y, a continuacin, haga clic con el botn

derecho del ratn y seleccione un tipo de ordenacin en el men abreviado. Si selecciona varias columnas, el orden de las columnas (de izquierda a derecha) determina el tipo de ordenacin. (Tambin puede elegir Orden por lista de valores y seleccionar una lista de valores del submen.)
1 Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo de una
columna y, a continuacin, seleccione Ordenar registros. Para obtener ms informacin, consulte Ordenar registros en la pgina 45. Crear un informe dinmico Para obtener informacin, consulte la Ayuda. Por ejemplo, puede crear un informe rpido para agrupar los datos por un campo, mostrar subtotales para un campo o crear subtotales para cada grupo de datos. Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo y, a continuacin, seleccione una opcin del men abreviado Guardar/enviar registros como.
Guardar datos como un archivo de Microsoft Excel o un archivo de Adobe PDF, o guardar el conjunto encontrado actual de los registros como un enlace a snapshot Enviar mensajes de correo electrnico basados en datos de registros
Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo del registro y, a continuacin, seleccione Enviar correo en el men abreviado.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con datos en la vista Tabla, consulte la Ayuda.
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Buscar registros
Para buscar registros especficos en su base de datos, puede:
1 realizar una bsqueda rpida en el modo Visualizar (consulte Realizar bsquedas rpidas en el modo
Visualizar en la pgina 32)
1 hacer una peticin de bsqueda en el modo Buscar (consulte Realizar peticiones de bsqueda en el
modo Buscar en la pgina 33)
Realizar bsquedas rpidas en el modo Visualizar

Si se ha habilitado una presentacin para bsquedas rpidas en el modo Visualizar, puede utilizar el cuadro de bsqueda del modo Visualizar para buscar datos en mltiples campos de la presentacin. La bsqueda rpida resulta til si los datos que busca pueden estar en varios campos o si no sabe qu campos contienen los datos. De forma predeterminada, las presentaciones estn habilitadas para ejecutar bsquedas rpidas y todos los campos que admiten bsquedas rpidas (incluidos los campos de fusin) estn configurados para incluirse en la bsqueda. Las bsquedas rpidas no buscan en campos de sumario, campos contenedor ni campos globales. Nota Aunque las bsquedas rpidas son una manera sencilla de buscar datos, pueden llevar tiempo dependiendo del tipo de datos que contenga la base de datos. Por ejemplo, los datos sin almacenar o los datos remotos o relacionados pueden tener un progreso de bsqueda ms lento en comparacin con el de los datos locales o almacenados. Para ejecutar una bsqueda rpida 1. En el modo Visualizar, escriba una o ms palabras en el cuadro de texto de bsqueda que se encuentra en la esquina superior derecha de la barra de herramientas de estado. 2. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). La bsqueda incluye todos los campos habilitados para las bsquedas rpidas en la presentacin. Su peticin de bsqueda devuelve un conjunto encontrado de registros. La zona de color verde claro del grfico circular en la barra de herramientas de estado indica la porcin del total de registros mostrados. Tenga en cuenta lo siguiente:
1 El nico operador que admite una bsqueda rpida es el operador de buscar frase, las comillas ( ). 1 Si escribe ms de una palabra en el cuadro de bsqueda, FileMaker Pro busca los registros que contengan
todas las palabras escritas. Para ver una lista de las bsquedas recientes 1. En el modo Visualizar, haga clic en la flecha del cuadro de bsqueda.
Captulo 2
33
2. Realice una de las opciones siguientes:
1 Seleccione un trmino de bsqueda de la lista de historial de bsqueda para ejecutar una bsqueda
rpida de este trmino.
1 Seleccione Borrar las bsquedas recientes para borrar el historial de bsqueda.

Nota La lista de las bsquedas rpidas recientes slo est disponible hasta que cierre el archivo. Para configurar y habilitar las bsquedas rpidas En el modo Presentacin, si la presentacin seleccionada no muestra los iconos de bsqueda rpida de los campos admitidos, siga estos pasos. 1. En el modo Presentacin, seleccione el men Vista > Mostrar > Bsqueda rpida. Aparecer un pequeo icono al lado de cada campo si el campo se ha habilitado para las bsquedas rpidas. Si no hay ningn icono de bsquedas rpidas al lado de un campo, quiere decir que no se puede buscar ese campo bien porque no se admite para bsquedas rpidas, o bien porque no est configurado para que se incluya en la bsqueda. Un icono gris indica que la presentacin no est habilitada para bsquedas rpidas. Un icono verde indica que el campo se admite en las bsquedas. Un icono amarillo indica que el campo se incluye en las bsquedas pero que la bsqueda tardar ms que en los campos con icono verde. 2. Seleccione uno o varios campos. 3. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos.
4. En el rea Comportamiento, seleccione Incluir campo en la bsqueda rpida. 5. Para habilitar las bsquedas rpidas, haga clic en Ajustar presentacin en la barra de presentacin. En el cuadro de dilogo Ajustar presentacin, seleccione Habilitar bsquedas rpidas y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin sobre las bsquedas rpidas, consulte la Ayuda.
Realizar peticiones de bsqueda en el modo Buscar

Para realizar una bsqueda en el modo Buscar, escriba los criterios (el valor o valores que desea buscar) en los campos de una peticin de bsqueda, que tiene la apariencia de un registro en blanco. FileMaker Pro examina todos los registros de una tabla, comparando los criterios especificados con los datos de la tabla. Los registros con datos que coinciden con los criterios se convierten en el conjunto encontrado, que es el subconjunto de registros que se est visualizando. Los registros no coincidentes se omiten. Puede restringir (delimitar) o extender (ampliar) el conjunto encontrado en el modo Buscar. Puede trabajar slo con los registros del conjunto encontrado. Por ejemplo, puede ver, editar, ordenar, imprimir, eliminar, exportar o remplazar datos de estos registros, o calcular sumarios para ellos. Tambin puede abrir una nueva ventana para realizar diferentes peticiones de bsqueda en los mismos datos. Puede guardar el conjunto encontrado de registros y enviarlo por correo como un enlace a snapshot. (Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda). No puede realizar una bsqueda en campos sumario, campos contenedor o campos definidos con la opcin de almacenamiento global.
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Para realizar una peticin de bsqueda 1. En el modo Buscar, en el men emergente de presentaciones, seleccione una presentacin que incluya los campos que contengan los datos que desea buscar. Si es necesario, puede cambiar de presentacin e introducir los criterios en ms de una. 2. En la peticin de bsqueda, seleccione un campo de texto, numrico, de fecha, hora, de fecha y hora o de clculo para usarlo en la bsqueda y, a continuacin, escriba un valor en el campo. Puede utilizar la lista Insertar operadores de la barra de presentaciones para ayudarle a introducir los criterios. Puede hacer clic en Omitir para excluir registros que cumplan un conjunto especfico de criterios.
Escriba los criterios de bsqueda en los campos Un icono indica que puede buscar en el campo
Elija la presentacin con los campos en los que desea realizar la bsqueda
Haga clic para ver los operadores
3. Haga clic en Ejecutar bsqueda. Su peticin de bsqueda devuelve un conjunto de registros. La zona verde del grfico circular de la barra de herramientas de estado indica la parte del total de registros que se muestra.
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Puede realizar una o varias de las siguientes tareas durante la peticin de bsqueda o despus de realizarla:
Para Realice lo siguiente Cancelar una operacin de bsqueda antes de que Pulse Esc (Windows) 2-punto (Mac OS). termine y no modificar el conjunto encontrado anterior Cambiar o afinar los criterios despus de realizar una peticin de bsqueda Delimitar un conjunto encontrado existente Ampliar un conjunto encontrado existente Mostrar todos los registros de nuevo Consulte Visualizar, repetir o cambiar la ltima bsqueda en la pgina 43. Consulte Restringir (delimitar) un conjunto encontrado en la pgina 40. Consulte Extender (ampliar) un conjunto encontrado en la pgina 41. En el modo Examinar, elija el men Registros > Mostrar todos los registros. En el modo Buscar, elija el men Peticiones > Mostrar todos los registros. No es necesario elegir Mostrar todos los registros antes de realizar una bsqueda. FileMaker Pro busca siempre en todos los registros de las tablas especificadas a menos que haya delimitado el conjunto encontrado existente.
Abrir otra ventana para realizar diferentes peticiones Elija el men Ventana > Ventana nueva. de bsqueda en los mismos datos
Buscar texto y caracteres

Busque texto en campos de texto o en campos de clculo que devuelvan un resultado de texto. A menos que busque frases y coincidencias exactas, el campo puede contener otros valores, adems de los especificados, que pueden seguir cualquier orden. Por ejemplo, si escribe hotel en un campo denominado Alojamiento, se buscan registros para Hotel, Hotel con descuentos y Hotel, De lujo.
Para buscar Escriba lo siguiente en el campo Ejemplos
Chris Smith busca Chris Smith, Smith Chris, Chris Smithson y Smith Christenson
Palabras que empiecen por caracteres Los caracteres Roman especficos (vlido para campos en todos los idiomas, excepto japons) Palabras que empiezan por caracteres Hiragana, Katakana o Kanji japoneses Los caracteres entre = y *
= * busca , y "Decoradores Marten y Jones" busca Decoradores Marten y Jones, pero no Decoradores Jones y Marten ", S.A." busca todas las compaas con ", S.A." en el nombre, pero no aquellas que no llevan la coma "Spring" busca Springville pero no ColdSpring Harbor o HotSpring
H@ja busca Hija y Hoja @on busca Don y Ron, pero no Bron
Una frase o secuencia de caracteres que El texto literal (caracteres), incluidos coincide cuando son los primeros caracteres los espacios en blanco y la puntuacin, de una palabra (coincidencia de frase desde entre comillas dobles ("). inicio de palabra)
Palabras con uno o varios caracteres desconocidos o variables (cualquier carcter)
Un carcter comodn (@) para cada carcter desconocido
Caracteres no vlidos en un campo de texto ?
Los caracteres no vlidos se muestran como caracteres en blanco Nota Para encontrar el carcter ?, busque ?
# busca 3, pero no 30 ## busca 30, pero no 3 ni 300 #3 busca 53 y 43, pero no 3
Dgitos en un campo de texto (cualquier dgito)
Un carcter # para cada dgito
36
Para buscar
Escriba lo siguiente en el campo Ejemplos

Jo*n busca Jon y John J*r busca Jr. y Junior *phan* busca Phan y Stephanie
Palabras con cero o ms caracteres * para todos los caracteres desconocidos o con caracteres de variables desconocidos de texto en fila (cero o ms caracteres)
Operadores u otros caracteres no El texto literal (caracteres), incluidos "@" busca @ (o, por ejemplo, una direccin alfanumricos, como signos de puntuacin los espacios en blanco y la puntuacin, de correo electrnico) o espacios entre comillas dobles ("). "," busca registros que contengan una coma " " busca tres espacios en blanco seguidos Un carcter con un significado especial, \ seguido por un carcter especial como los operadores de bsqueda reconocidos por FileMaker Pro: @, *, #, ?, !, =, <, >, " (carcter posterior al carcter de escape) Palabras con caracteres acentuados
\"Joey\" busca "Joey" joe\@abc.net busca la direccin de
correo electrnico joey@abc.net
El texto literal (caracteres), incluidos "pera" busca pera , pero no opera los espacios en blanco y la puntuacin, (pera sin comillas busca tanto pera entre comillas dobles ("). como opera)
Frases parciales, una secuencia de palabras Caracteres, puntuacin y espacios en *"son y Phillips" busca Johnson y o caracteres (coincidencia de frase de blanco entre comillas ("); utilice * para Phillips y Paulson y Phillips cualquier lugar) buscar este texto en medio de una cadena de texto ms larga Coincidencias exactas del texto especificado (slo campos completos) Coincidencias exactas de palabras completas especificadas (palabras completas) == (dos signos de igual) para coincidencia de contenido de un campo =
==John busca John pero no John Smith ==John Smith busca John Smith pero no Smith, John ni John Smithers =mercado busca mercado, Servicios de mercado e Investigacin continua del mercado, pero no mercadotecnia ni Supermercado =Chris =Smith busca Chris Smith o Smith Chris pero no Chris niChristopher Smithson
Palabras que contienen caracteres Los caracteres Hiragana, Katakana y Kanji japoneses (slo campos indexados en japons)
busca , y
Los caracteres Kana en un campo indexado ~ (tilde) y el carcter, para realizar una ~ busca , , , , y en japons no diferencian entre Hiragana/ bsqueda relajada Katakana, Kana sonoro/semisonoro/sordo, Kana pequeo/regular y las marcas Kana de iteracin sorda/sonora Rangos de informacin Texto con distincin entre maysculas y minsculas Consulte Buscar rangos de informacin en la pgina 38. Cambie el idioma predeterminado fred busca fred pero no Fred para indexar el campo a Unicode. Nota Este procedimiento cambiar el tipo de ordenacin de los registros. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Nota Para buscar texto con distincin entre maysculas y minsculas (por ejemplo, fred busca fred pero no Fred), cambie el idioma predeterminado para indexar el campo a Unicode. Este procedimiento cambiar el tipo de ordenacin de los registros. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Captulo 2
37
Buscar nmeros, fechas, horas y marcas de fecha y hora

Los nmeros, las fechas, las horas y las marcas de fecha y hora deben introducirse en los tipos de campo correspondientes (o en los campos de clculo que devuelvan el tipo de campo correspondiente) para garantizar su correcto comportamiento durante la bsqueda. Consulte Seleccionar un tipo de campo en la pgina 60. Importante Para evitar confusiones al trabajar con fechas, utilice siempre el formato de cuatro dgitos para los aos. Para obtener ms informacin, consulte el tema de la Ayuda, Conversin de fechas con aos de dos dgitos.
Para buscar Escriba lo siguiente en el campo Ejemplos
0,50 busca 0,5, 0,50 y 0,50
Un nmero en un campo numrico o en un El nmero campo de clculo que genere un resultado numrico Un nmero booleano en un campo numrico o en un campo de clculo que genere un resultado booleano Una fecha en un campo de fecha o en un campo de clculo que genere un resultado de fecha
1 para buscar valores True 0 para buscar valores False
1 busca 1 0 busca 0
La fecha en forma de dgitos, 3/3/2010 busca 3/3/2010, 3 de marzo de 2010 separados por un carcter separador de y 3-3-2010 fecha vlido (como un guin o una barra diagonal)
// busca 4 de abril de 2010 (cuando la fecha actual es 04/04/2010)
La fecha actual en un campo de fecha o en // un campo de clculo que genere un resultado de fecha Una hora en un campo de hora o en un campo de clculo que genere un resultado de hora
La hora en forma de dgitos, separados 12:53:09 busca 12:53:09 por dos puntos
Una marca de fecha y hora en un campo de La fecha en forma de dgitos, 3/3/2010 12:53:09 PM busca 03/03/2010 fecha y hora o en un campo de clculo que separados por un carcter separador de 12:53:09 PM genere un resultado de fecha y hora fecha vlido y, a continuacin, la hora en forma de dgitos, separados por dos puntos Fechas, horas, marcas de fecha y hora, o resultados de fecha y hora calculados no vlidos
? ? busca:
Martes prximo o 2/33/2010 en un campo de fecha, o medianoche en un campo de hora

? busca:
Datos no vlidos (campos que no contienen ? nmeros) en un campo numrico o en un campo de clculo que genere un resultado numrico Fechas en un da de la semana en un campo El da de la semana de fecha o de fecha y hora Nota Se aceptan nombres de das completos o abreviados (por ejemplo, viernes o vie) en bsquedas de da de la semana.
doce, pero no 12 ni doce30
Martes busca todas las fechas que se
producen en martes =Jue busca todas las fechas que se producen en jueves
38
Para buscar
Escriba lo siguiente en el campo Ejemplos
Cualquier valor vlido para un componente * o deje un componente sin 3/3/* busca el 3 de marzo de cualquier ao de fecha o de hora en un campo de fecha, especificar, mientras especifica los *:15 busca horas en las que pasan 15 hora o fecha y hora dems componentes que desea buscar minutos de cualquier hora 1/1/* 19:00 busca marcas de fecha y hora a las 19:00 del 1 de enero de cualquier ao Nota Cuando no se especifica el ao, se supone que es el ao actual. 3/3 busca el 3 de marzo del ao actual Rangos de informacin Consulte la seccin siguiente: Buscar rangos de informacin.
Buscar rangos de informacin

Para encontrar valores que sean Menores que el valor especificado Utilice este operador < Ejemplos
<40 <9/7/2010 <M <=95129 05:00:00 <=M >95129 >9/7/2010 >M >=100 >=9/7/2010 8:00 M 12:30...17:30 1/1/2010..6/6/2010 A...M
Menores o iguales que el valor especificado
<= o (Mac OS) >
Mayores que el valor especificado
Mayores o iguales que el valor especificado
>= o (Mac OS)
En el rango que especifique. Un rango puede ser diferente segn el tipo de dato: 1 Nmeros: de menor a mayor
.. o ... (dos o tres puntos)
1 Fechas y horas: de la ms antigua a la ms reciente 1 Texto: de la primera a la ltima palabra, en funcin del orden de
ndice de las palabras (no segn su ordenacin)
Para buscar fechas En junio de 2010 Desde julio de 2010 hasta octubre de 2011 Que tengan lugar en viernes Del 10 al 16 de octubre o noviembre de 2010 (si el formato de fecha es MM/DD/AAAA)
Escriba lo siguiente en el campo

6/2010 7/2010...10/2011 =Viernes {10..11}/{10..16}/2010
Que se produzcan el 1 de marzo entre 1868 y 1912 en el ao imperial m*/3/1 japons de la era de Meiji Que se produzcan el 31 de diciembre entre 1930 y 1912 en el ao imperial japons de la era de Showa
S{5..15}+12+31
Captulo 2
39
Para buscar horas A las 15:00, sin incluir las 16:00 Entre las 08:00 y las 20:59:59 Por la maana A cualquiera de las horas 4:30, 5:30, 6:30 PM

15:00 8 AM..8 PM AM {16..18}:30
Para buscar marcas de fecha y hora A las 15:00 de hoy A las 19:00 en mayo de 2010 Que ocurran en un lunes de 2010

// 15:00 05/2010 19:00 =Lun 2010
Del 10 al 16 de de noviembre de 2010 y desde las 15:00 hasta antes {10..16}/11/2010 {15:00..17:00} de las 18:00 (si el formato de fecha es DD/MM/YYYY)
Buscar datos en campos relacionados

Puede introducir criterios de bsqueda en los campos relacionados que se muestran en un portal o directamente en una presentacin. Al realizar una bsqueda en un campo relacionado, FileMaker Pro muestra todos los registros que contienen un registro relacionado que coincide con los criterios introducidos. Por ejemplo, imagine que tiene un archivo de facturas que muestra artculos en cadena como registros relacionados en un portal. Para buscar todas las facturas que incluyan un ordenador, escriba Ordenador en el campo Artculo del portal. Para obtener ms informacin sobre los campos relacionados, consulte el captulo 4, Trabajar con tablas y archivos relacionados.
Peticin de bsqueda
ID de la factura Nombre ID de artculo Elemento Ordenador
Registros de la tabla
ID de la factura Nombre ID de artculo I100 I202 I153 I229 I448 E154 lvarez Elemento Ordenador Escritorio Lmpara Librera Silla ID de la factura Nombre ID de artculo I202 I443 I153 I288 I100 E153 Tang Elemento Escritorio Mesa grande Lmpara Mesa redonda Ordenador ID de la factura Nombre ID de artculo I384 I554 I288 I100 I448 E152 Durand Elemento Silla giratoria Paneles Mesa redonda Ordenador Silla
40
Para obtener ms informacin sobre cmo omitir los registros relacionados, consulte Buscar registros que no coincidan con el criterio dado en la pgina 41.
Buscar campos vacos o no vacos

Para buscar campos No vacos (campos que contengan datos) Vacos Escriba lo siguiente en el campo * =
Buscar valores duplicados

Puede buscar todos los registros en los que uno o varios campos contengan valores duplicados. Por ejemplo, es posible que desee buscar todos los registros que no son nicos, examinarlos a continuacin y decidir cules de ellos desea utilizar o eliminar. Para buscar todos los registros duplicados, escriba ! en el campo dentro del modo Buscar.
Buscar registros que cumplan mltiples criterios

Puede ampliar o delimitar la bsqueda utilizando ms de un criterio. Bsquedas lgicas AND Para delimitar la bsqueda, introduzca criterios en tantos campos como sea necesario para concretar la peticin y, a continuacin, haga clic en Ejecutar bsqueda. Restringir (delimitar) un conjunto encontrado Puede delimitar los resultados de bsqueda adicionalmente, buscando cada vez informacin ms especfica a medida que realiza bsquedas en la base de datos. Por ejemplo, despus de buscar todos los empleados que trabajan en Ventas, puede delimitar la bsqueda para que slo se encuentren aquellos empleados de Ventas con el apellido lvarez: 1. Realice una bsqueda para encontrar todos los empleados que trabajan en Ventas. FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar. 2. Haga clic en Buscar y escriba el criterio para delimitar la bsqueda (escriba lvarez en el campo Apellidos). 3. Elija el men Peticiones > Restringir conjunto encontrado. El conjunto encontrado consta ahora de empleados de Ventas apellidados lvarez. Nota Para restringir rpidamente el juego encontrado en modo Examinar, utilice el men abreviado. Haga clic en el campo (o seleccione un valor parcial en el mismo), a continuacin, haga clic con el botn derecho y seleccione Restringir conjunto encontrado.
Captulo 2
41
Bsqueda lgica OR Para ampliar la bsqueda, introduzca los criterios en la primera peticin. Haga clic en Nueva peticin. Introduzca el segundo conjunto de criterios. Contine aadiendo peticiones para cada conjunto de criterios y haga clic en Ejecutar bsqueda. Puede navegar entre varias peticiones a travs de Ir a la peticin en el men Peticiones o haciendo clic en el libro en modo Buscar. Ejemplos:
1 Para incluir clientes de Nueva York y clientes de Pars en el conjunto encontrado, escriba
Nueva York
en el campo Ciudad de la primera peticin y, a continuacin, escriba Pars en el campo Ciudad de la segunda peticin.
1 Para incluir compaas con ms de 100 empleados y compaas con ms de 100 millones de euros en
activos escriba >100 en el campo Nmero de empleados de la primera peticin y, a continuacin, escriba >100.000.000 en el campo Capitalizacin de la segunda peticin.
1 Para incluir a alumnos de 6 curso que estudian lgebra y a alumnos de 7 curso que estudian Geometra,
escriba 6 en Nivel y lgebra en Asignatura en la primera peticin y, a continuacin, escriba 7 en Nivel y Geometra en Asignatura en la segunda peticin. Extender (ampliar) un conjunto encontrado Puede ampliar un conjunto encontrado para que la bsqueda incluya registros aplicables adicionales sin necesidad de iniciarla de nuevo. Por ejemplo, despus de buscar clientes de Nueva York, puede ampliar la bsqueda para que tambin incluya clientes de Hong Kong: 1. Realice una bsqueda para encontrar clientes de Nueva York. FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar. 2. Haga clic en Buscar y escriba el criterio para delimitar la bsqueda (escriba Hong Kong en el campo Ciudad). 3. Elija el men Peticiones > Ampliar conjunto encontrado. El conjunto encontrado consta ahora de clientes de Nueva York y Hong Kong. Nota Para ampliar rpidamente el juego encontrado en modo Examinar, utilice el men abreviado. Haga clic en el campo (o seleccione un valor parcial en el mismo), a continuacin, haga clic con el botn derecho y seleccione Ampliar conjunto encontrado. Registros que coinciden con un conjunto de criterios, pero no con otro Para delimitar la bsqueda excluyendo los registros que cumplan los criterios especificados (por ejemplo, para buscar proveedores del estado de Nueva York que no residan en la ciudad de Nueva York), consulte Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros en la pgina 42.
Buscar registros que no coincidan con el criterio dado

Puede excluir (omitir) registros al realizar una bsqueda. Es decir, puede buscar informacin en la base de datos que no sea igual a los criterios especificados. Por ejemplo, puede buscar todas las facturas, excepto aquellas creadas en los ltimos 30 das.
42
Para buscar registros que no coincidan con los criterios 1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que desea omitir. 2. Haga clic en Omitir en la barra de presentacin.
Haga clic en Omitir para excluir los registros que coincidan con los criterios
3. Haga clic en Ejecutar bsqueda. Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros Por ejemplo, para buscar todos los proveedores del estado de Nueva York, excepto los de la ciudad de Nueva York: 1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que busca (escriba Nueva York en el campo Estado). 2. Haga clic en Nueva peticin. 3. Escriba los criterios de los registros que se excluyen (escriba Nueva York en el campo Ciudad). 4. Haga clic en Omitir. 5. Haga clic en Ejecutar bsqueda. Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Puede especificar criterios de omisin en varias peticiones. 1 FileMaker Pro realiza las peticiones en el orden en que se crean. Por ejemplo, en una base de datos de
clientes de EE.UU. y de Francia:
1 Si la primera peticin busca todos los clientes de Pars y la segunda omite todos los clientes de
EE.UU., el conjunto encontrado incluir todos los clientes de Pars (Francia), pero ninguno de los de Pars (Texas) o de ningn otro lugar de EE.UU.
1 Si se invierte el orden de las peticiones (la primera peticin omite todos los clientes de EE.UU. y la
segunda busca todos los clientes de Pars), el conjunto encontrado incluir todos los clientes de Pars (Francia) y de Pars (Texas), pero no los registros de los clientes de otras zonas de EE.UU.
1 Para omitir un registro relacionado de una fila del portal (o un conjunto de registros relacionados), debe
cambiar la relacin o el valor en, al menos, uno de los campos coincidentes para que el registro deje de estar relacionado. Para obtener ms informacin sobre los campos relacionados, consulte el captulo 4, Trabajar con tablas y archivos relacionados.
1 Puede abrir otra ventana para realizar diferentes peticiones de bsqueda sobre los mismos datos.
Consulte Abrir varias ventanas por archivo en la pgina 20.
1 Para omitir registros de un conjunto encontrado despus de realizar una bsqueda, consulte Ocultar
registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos en la pgina 43.
Captulo 2
43
Visualizar, repetir o cambiar la ltima bsqueda

Para ver los criterios de bsqueda ms recientes, elija el men Registros > Cambiar bsqueda anterior. A continuacin, para volver al conjunto encontrado, cambie al modo Examinar. Para repetir la bsqueda, haga clic en Buscar. Tambin puede modificar los criterios de bsqueda y, a continuacin, hacer clic en Ejecutar bsqueda.
Guardar peticiones de bsqueda

Si tiene una bsqueda compleja que pretende utilizar regularmente, puede guardarla y recuperarla en cualquier momento que la necesite. Puede guardar y recuperar peticiones de bsqueda sin tener que ir al modo Buscar. FileMaker Pro guarda automticamente las ltimas cinco bsquedas realizadas para que pueda acceder a ellas de nuevo. Cuando se guarda una bsqueda, esta bsqueda est tambin disponible para cualquier cliente de red que comparta la cuenta. Para obtener ms informacin sobre cmo guardar peticiones de bsqueda, consulte la Ayuda.
Eliminar y restablecer peticiones

Para eliminar una peticin, desplcese a la peticin que desea eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar peticin. Para restablecer una peticin al estado anterior a su ltima consignacin, elija el men Peticiones > Restablecer peticin. Las peticiones se consignan, por ejemplo, al hacer clic fuera de los campos, al ir a una presentacin o peticin diferente o al realizar una bsqueda.
Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos

Todos los registros que no se muestran en el conjunto encontrado se han omitido u ocultado. Puede omitir registros adicionales del conjunto encontrado sin necesidad de realizar una nueva bsqueda. Importante Los registros omitidos se excluyen temporalmente del conjunto encontrado, aunque todava existen en la base de datos.
Para Omitir un registro especfico Omitir una serie de registros Realice lo siguiente Muestre o seleccione el registro que desea omitir y haga clic en Omitir en la barra de presentacin. Muestre o seleccione el primero de una serie de registros consecutivos que desea omitir y elija el men Registros > Omitir mltiples. En el cuadro de dilogo Omitir mltiples, escriba el nmero de registros que desea omitir y haga clic en Omitir. Haga clic en Mostrar todo en la barra de herramientas de estado.
Ver el conjunto omitido
Volver a mostrar todos los registros Elija el men Registros (modo Examinar) o el men Peticiones (modo Buscar) > Mostrar del archivo todos los registros.
Buscar y reemplazar datos

Al igual que en un procesador de texto, se pueden buscar y reemplazar datos a travs de varios campos (incluidos campos relacionados) en un registro o en una solicitud de bsqueda, a travs de un conjunto de registros o de solicitudes de bsqueda, o a travs de objetos de texto en una presentacin. Puede buscar datos en cualquier tipo de campo, excepto en campos contenedores y en campos que no sean modificables.
44
Si ha aadido un control de pestaas a una presentacin, cuando se buscan y reemplazan datos en modo Examinar y Buscar, FileMaker Pro slo busca y reemplaza los datos del panel de pestaas que est delante. En el modo Presentacin, FileMaker Pro busca y reemplaza los datos en todos los paneles de pestaas. 1. En el modo Visualizar, Buscar o Presentacin, seleccione el men Edicin > Buscar/Reemplazar > Buscar/Reemplazar. 2. En el cuadro Buscar, escriba los datos que desea buscar. En el cuadro Reemplazar con, escriba los datos que reemplazan a los actuales. No se pueden reemplazar datos en campos formateados como mens emergentes, botones de opcin o casillas de verificacin. Estos campos se contarn como omitidos y as aparecern en los informes al final de una operacin Reemplazar todo. 3. Configure las opciones de bsqueda que desea utilizar.
Seleccionar Una opcin de la lista Direccin Coincidir maysculas y minsculas Para Elegir la direccin de bsqueda: Adelante, Atrs o Todo. Buscar slo aquellas ocurrencias en las que las maysculas y minsculas coinciden con lo especificado en el cuadro Buscar. Nota En los archivos con datos en japons, una bsqueda con la opcin Coincidir maysculas y minsculas sin seleccionar no busca simultneamente la versin de anchura media y completa del mismo carcter. Para buscar y reemplazar de forma exhaustiva los caracteres de ambos tipos, asegrese de que realiza una bsqueda para el carcter de anchura media y otra para el de anchura completa. Buscar slo aquellas ocurrencias que coinciden con las palabras completas o que estn delimitadas por espacios en blanco y/o caracteres de puntuacin.
Slo palabras completas
Una opcin en Buscar a travs de En modo Examinar, buscar a travs de todos los registros en la presentacin actual o slo en el registro actual. En modo Buscar, buscar a travs de todas las peticiones de bsqueda en la presentacin actual o slo en la peticin de bsqueda actual. Nota En modo Presentacin, FileMaker Pro busca slo en la presentacin actual. Una opcin en Buscar en En modo Visualizar y Buscar, buscar en todos los campos de la presentacin actual o slo en el campo actual.
4. Haga clic en uno de los botones para ejecutar el tipo de operacin buscar/reemplazar que desee.
Haga clic en Buscar siguiente Reemplazar y buscar Para Buscar y seleccionar la siguiente ocurrencia de los datos de la opcin Buscar. Si hay datos seleccionados que coincidan con los datos del campo Buscar: Reemplazar los datos del campo Buscar con los datos del campo Reemplazar con y buscar y seleccionar la siguiente aparicin. Si no hay datos seleccionados que coincidan con los datos del campo Buscar: Buscar y seleccionar la primera aparicin de los datos del campo Buscar. Reemplazar los datos del campo Buscar con los datos del campo Reemplazar con. Reemplazar todas las ocurrencias de los datos del campo Buscar con los datos del campo Reemplazar con. Al final de la operacin Reemplazar todo, aparecer un resumen del nmero de apariciones encontradas y reemplazadas.
Reemplazar Reemplazar todo
Para obtener ms informacin sobre cmo buscar y reemplazar datos, consulte la Ayuda.
Captulo 2
45
Ordenar registros
FileMaker Pro almacena los registros en el orden en el que se aadieron al archivo. La ordenacin reorganiza temporalmente los registros para poder verlos, actualizarlos o imprimirlos en una secuencia diferente. Puede elegir los campos por cuyo contenido desea ordenar. El primer campo de ordenacin organiza los registros en funcin del contenido del campo. El segundo campo de ordenacin organiza los registros cuando dos o ms registros tienen el mismo valor en el primer campo de ordenacin, y as sucesivamente. Puede ordenar los registros en orden ascendente, descendente o en un orden personalizado. Los registros permanecern ordenados hasta que realice una bsqueda, aada nuevos registros o vuelva a ordenarlos. Cuando agrega un nuevo registro a un conjunto encontrado ordenado, el nuevo registro aparece en la posicin correspondiente segn el orden en el momento en el que lo consign. Para ordenar los registros del conjunto encontrado actual: 1. En el modo Examinar, haga clic en Ordenar en la barra de herramientas de estado. Nota Para ordenar los registros en la vista Tabla del modo Visualizar, consulte Trabajar con registros en la vista Tabla en la pgina 31. 2. En el cuadro de dilogo Ordenar registros, elija los campos para la ordenacin, en el orden en que desea que se realice y las opciones de ordenacin. Para elegir un campo de ordenacin visible en la presentacin actual, no importa la tabla en la que se encuentra, seleccione Presentacin actual (NombrePresentacin) en la lista de tablas y, a continuacin, haga doble clic en un campo de la lista. Para elegir un campo de ordenacin en la presentacin actual, tanto si est en la presentacin actual como si no, seleccione Tabla actual (NombreTabla) en la lista de tablas y, a continuacin, haga doble clic en un campo de la lista. Para obtener ms informacin sobre las opciones de ordenacin, consulte la Ayuda. 3. Haga clic en Ordenar. Para cancelar la ordenacin antes de que finalice, pulse Esc (Windows) o 2-punto (Mac OS). Nota Puede ordenar los registros de un campo sin abrir el cuadro de dilogo Ordenar mediante la utilizacin del men abreviado del campo. Para obtener ms informacin sobre cmo FileMaker Pro utiliza los formatos de sistema para ordenar y mostrar las fechas, las horas y los nmeros, consulte la Ayuda.
Previsualizar e imprimir bases de datos

Con FileMaker Pro, puede imprimir:
1 1 1 1
todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registros o slo el registro actual un registro en blanco para crear un formulario en papel definiciones de guiones, campos, tablas y relaciones para ver la estructura de la base de datos datos guardados como archivo PDF
46
FileMaker Pro imprime los registros utilizando la presentacin actual. Puede crear presentaciones para imprimir los mismos datos de formas diferentes. Por ejemplo, puede imprimir registros uno a uno, en una lista en columnas o en un informe complejo ordenado con totales, cabeceras y pies de pgina. Tambin puede crear presentaciones para etiquetas de correo o sobres. El asistente Nueva presentacin/Nuevo informe (en modo Presentacin) le facilita la creacin de estos elementos. Consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 73.
Listn telefnico Nombre Juanita lvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson Telfono 408-555-1234 213-555-2345 714-555-3456 619-555-4567 408-555-5678 408-555-6789
Listn telefnico Nombre Juanita lvarez Telfono 408-555-1234
Listn telefnico
Nombre
Telfono
Registros que se estn examinando Registro actual Registro en blanco

Imprimir Listn telefnico Ir a la presentacin [Listn telefnico] Ordenar [Tipo de ordenacin: Apellidos (Ascendente)] [Restaurar tipo de ordenacin, Sin dilogo] Modo Vista previa [Pausa] Imprimir [sin dilogo] Entrar en Modo Examinar Nombre de campo Tipo de campoOpciones de frmula/ entrada Nombre Apellidos Direccin1 Direccin 2 Ciudad Provincia Cdigo postal Texto Texto Texto Texto Texto Texto Numrico
Guin Definiciones de tablas y campos Grfico de relaciones Puede imprimir datos basados en la presentacin actual o informacin sobre la estructura de la base de datos.
Puede controlar los mrgenes de pgina, eliminar espacios en blanco e impedir que se impriman objetos especficos.
Previsualizar datos en presentaciones

Al cambiar al modo Vista previa, podr ver la presentacin tal y como aparecer en la pgina impresa. No puede introducir o editar informacin en los campos en el modo Vista previa. En el modo Vista previa, podr ver:
1 1 1 1 1 1 1 1
cuntos registros caben en una pgina impresa de que forma afecta la configuracin de la paginacin a los saltos de pgina partes de subsumario con campos de sumario calculados informacin variable proporcionada por FileMaker Pro, como los nmeros de pgina, la fecha actual, etc. los mrgenes de pgina definidos cmo los campos definidos con opciones de deslizamiento eliminan los espacios en blanco los registros organizados en columnas si se ha definido esta disposicin en Ajustar presentacin el panel de pestaas delante si la pgina contiene controles de pestaas
Para previsualizar datos en una presentacin, siga los mismos pasos preliminares que realiza al imprimir, incluidas la especificacin de una impresora y de las opciones de impresin y la verificacin de que el conjunto encontrado contiene los registros que desea previsualizar (consulte los pasos 1 a 4 de la seccin siguiente, Imprimir registros). A continuacin, cambie al modo Vista previa.
Captulo 2
47
Imprimir registros
Puede imprimir informacin de la base de datos o un registro en blanco para obtener un formulario en blanco. Para imprimir registros: 1. Si dispone de ms de una impresora, especifique la que desea utilizar. 2. Para confirmar las opciones de impresin, elija el men Archivo > Configurar impresin (Windows) o el men Archivo > Ajustar pgina (Mac OS) y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Si se encuentra en el modo Vista previa, tambin puede hacer clic en Configurar impresin (Windows) o en Ajustar pgina (Mac OS) en la barra de herramientas de estado. Para obtener ms informacin sobre las opciones de impresin, consulte la documentacin del sistema y de la impresora. 3. Cambie a la presentacin que desea utilizar. 4. Asegrese de que el conjunto encontrado se encuentra en la forma que desea:
1 utilizando el modo Buscar y los comandos del men Registros para cambiar el conjunto encontrado 1 ordenando los registros
5. Cambie al modo Vista previa para ver la apariencia exacta de la copia en papel. Algunos elementos como los objetos de deslizamiento, los registros organizados en columnas y la informacin variable, como los nmeros de pgina, slo aparecen correctamente en el modo Vista previa. Si un registro contiene controles de pestaas, slo se imprime el panel de pestaas que est delante. 6. Seleccione el men Archivo > Imprimir. 7. En el cuadro de dilogo Imprimir, seleccione una opcin en Imprimir (Windows) o seleccione FileMaker Pro en el men emergente (Mac OS).
Para imprimir Seleccione Todos los registros (o slo los registros del conjunto Registros que se estn examinando encontrado) Slo el registro seleccionado actualmente en el modo Examinar Un registro en blanco que utiliza la presentacin actual (utilice esta opcin para imprimir un formulario en blanco) Registro actual Registro en blanco, mostrando los campos y, a continuacin, seleccione una opcin de formato
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Haga clic para cambiar la orientacin de la pgina (vertical u horizontal), la escala y otras opciones de impresin
Elija los datos que desea imprimir
Seleccione esta opcin para actualizar todos los objetos OLE enlazados antes de imprimir Cuadro de dilogo Imprimir (Windows) Elija FileMaker Pro en la lista
Elija los datos que desea imprimir Cuadro de dilogo Imprimir (Mac OS)
8. Seleccione el rango de impresin, el nmero de copias y las dems opciones de impresin y, a continuacin, haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS).
Impresin de etiquetas y sobres

Puede crear presentaciones para dar formato e imprimir datos en etiquetas de correo o sobres. El proceso de impresin de sobres es similar al de impresin de etiquetas. Use el asistente Nueva presentacin/Nuevo informe para crear una presentacin de etiquetas que incluya datos de los campos que haya seleccionado, organizados para imprimirse en muchos tipos de etiquetas (por ejemplo, Avery 4014). FileMaker Pro facilita las dimensiones de numerosos tipos de etiquetas estndar y sus cdigos. Si no est disponible el tipo de etiqueta que desea, puede especificar unas dimensiones de etiqueta personalizadas. Las presentaciones de etiquetas utilizan campos de fusin, que son nicamente campos de marcador de posicin para visualizacin e impresin; en ellos no se pueden introducir datos. Los campos de fusin se agrandan y se reducen para ajustar los datos al campo segn las necesidades, y cierran el espacio si el campo est vaco.
Captulo 2
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La creacin e impresin de etiquetas se produce en tres pasos: 1. Creacin de una presentacin de etiquetas. 2. Configuracin de los campos de fusin. 3. Impresin de las etiquetas. Consejo Si necesita ayuda al utilizar el asistente Nueva presentacin/Nuevo informe, haga clic en el botn Ayuda de cada panel. Creacin de una Presentacin de etiquetas 1. Abra el archivo que contiene los datos que desea imprimir en las etiquetas. 2. Busque los registros que contienen los datos que desea imprimir en las etiquetas. 3. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Presentaciones. 4. En el asistente Nueva presentacin/Nuevo informe, en Nombre de presentacin, escriba un nombre para la presentacin. Para que el nombre de la presentacin aparezca en los mens utilizados para elegir las presentaciones, seleccione Incluir en mens de presentaciones. 5. Para Seleccionar un tipo de presentacin, haga clic en Etiquetas (para datos que se leen de arriba a abajo horizontalmente). O haga clic en Etiquetas verticales (para datos que se leen de derecha a izquierda verticalmente). A continuacin haga clic en Siguiente. Para una presentacin de sobres, haga clic en Sobre, y vaya a Eleccin y formato de los campos de fusin. 6. Especifique las medidas de sus etiquetas de correo.
1 Para seleccionar una medida predefinida basada en tipos de etiquetas comunes, en la lista Usar medidas
de las etiquetas, seleccione el cdigo que corresponda a sus etiquetas. Puede ver esta informacin en la caja de las etiquetas. FileMaker Pro crear una presentacin de etiquetas que utilizar las dimensiones exactas del cdigo de etiqueta que elija.
1 Para especificar una medida personalizada, seleccione Usar tamao personalizado e introduzca los
valores para Etiquetas a lo ancho, Anchura y Altura. Mida los mrgenes no utilizados de las etiquetas. A continuacin, seleccione Mrgenes de pgina fijo e introduzca valores para Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. 7. Haga clic en Siguiente. Eleccin y formato de los campos de fusin 1. En el siguiente panel, en la lista Campos disponibles haga doble clic en el primer campo que contenga los datos que desea imprimir en las etiquetas.
<<nombre del campo>> se desplaza al rea Contenido de etiqueta. Los corchetes en ngulo indican que
se trata de un campo de fusin, y los datos del campo se mostrarn y se imprimirn en las etiquetas. Para incluir campos de tablas relacionadas, seleccione la tabla de los Campos disponibles.
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2. Siga seleccionando los campos que desee en las etiquetas. Incluya toda la puntuacin, espacios en blanco y saltos de lneas (para colocar un campo de fusin en la siguiente lnea) que desee imprimir en las etiquetas. 3. Haga clic en Siguiente. Previsualizar e imprimir etiquetas 1. En el siguiente panel:
1 Para ver cmo aparecern los datos en las etiquetas antes de imprimirlas seleccione Ver en modo Vista
previa y haga clic en Finalizar.
1 Para editar las etiquetas seleccione Ver en modo presentacin y haga clic en Finalizar.
2. Para imprimir etiquetas desde los modos Examinar, Presentacin o Vista previa, cargue las etiquetas en la impresora segn las instrucciones de la impresora y de las etiquetas. A continuacin seleccione el men Archivo > Imprimir, seleccione la impresora y cualquier opcin adicional y haga clic en Imprimir. Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Para seleccionar opciones sobre cmo desea que se impriman las etiquetas en la pgina, seleccione
el men Presentaciones > Ajustar presentacin y, a continuacin, haga clic en la pestaa Imprimir. A continuacin seleccione el nmero de columnas (etiquetas) de ancho y la direccin en la que desea que se impriman las etiquetas, y, si fuese necesario, personalice los mrgenes de la pgina.
1 Es posible que necesita ajustar las opciones de su impresora para imprimir correctamente las etiquetas.
Seleccione el men Archivo > Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina (Mac OS).
1 Es posible que algunas etiquetas no tengan el mismo nmero de lneas de impresin que otras. Esto
ocurre porque, en el caso de que no haya datos en un campo, FileMaker Pro cierra el espacio en blanco. Para obtener ms informacin sobre cmo crear una presentacin para etiquetas o sobres, seleccionar las opciones de configuracin de impresin y presentacin, y otras consideraciones al crear una presentacin de etiquetas o sobres, consulte la ayuda de FileMaker Pro.
Imprimir guiones
Puede imprimir una lista de todos los pasos de uno o varios guiones de un archivo. 1. Seleccione el men Guiones > Definir guiones o seleccione el men Archivo > Gestionar > guiones. 2. En el cuadro de dilogo Gestionar guiones, seleccione el guin o guiones que desea imprimir. Para seleccionar varios guiones contiguos en la lista, pulse Mays. mientras hace clic en los guiones. Para seleccionar varios guiones no contiguos, pulse Ctrl mientras hace clic (Windows) o pulse 2 mientras hace clic (Mac OS) en los guiones. 3. Haga clic en en la parte inferior del cuadro de dilogo.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS). Se imprimirn los pasos y las opciones de guin seleccionadas.
Captulo 2
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Imprimir informacin de campos y tablas

Puede imprimir informacin de campos y tablas. 1. Elija el men Archivo > Gestionar > Base de datos y, a continuacin, haga clic en la pestaa Tablas o Campos . 2. Seleccione las tablas o los campos que desea imprimir. Para seleccionar varios campos o tablas contiguos de la lista, pulse Mays mientras hace clic en los campos o en las tablas. Para seleccionar varios campos o tablas no contiguos, pulse Ctrl mientras hace clic (Windows) o pulse 2 mientras hace clic (Mac OS) en los campos o en las tablas. 3. Haga clic en Imprimir. 4. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS). Se imprimen los nombres y tipos de campo, las frmulas o las opciones de entrada de datos para cada tabla seleccionada.
Imprimir un grfico de relaciones

Puede imprimir una representacin grfica de la base de datos en forma de grfico de relaciones. 1. Seleccione el men Archivo > Gestionar > base de datos y, a continuacin, haga clic en la pestaa Relaciones. 2. Haga clic en 3. Haga clic en (Mac OS). para mostrar los saltos de pgina del grfico de relaciones. para mostrar los cuadros de dilogo Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina
4. Haga clic en Imprimir. 5. En el cuadro de dilogo Opciones de impresin, elija una opcin.
1 Seleccione Imprimir grfico en varias pginas para que el grfico se imprima en varias pginas. 1 Seleccione Imprimir grfico en una pgina para ajustar el tamao del grfico a una nica pgina.
6. Haga clic en Continuar. 7. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS). Para obtener ms informacin sobre cmo previsualizar e imprimir bases de datos, consulte la Ayuda.
Automatizar tareas con guiones

Los guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar la orientacin de la pgina, o tareas complejas, como preparar el envo de correo personalizado a clientes. Los guiones pueden incorporar decisiones condicionales (secuencias if-else) y realizar tareas repetitivas (secuencias de bucle). Puede crear guiones en el cuadro de dilogo Editar guin seleccionando en una lista los pasos de guiones de FileMaker Pro, especificando opciones y organizando los pasos en el orden correcto para realizar la tarea. Utilice los guiones para combinar y automatizar tareas como:
1 pasar de una presentacin o modo a otro 1 buscar, ordenar e imprimir registros 1 importar datos del mismo origen
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FileMaker Pro facilita la gestin de los guiones. Puede mostrar un guin por defecto para utilizar como plantilla al escribir sus propios guiones. Puede abrir varios guiones a la vez para compararlos. Puede copiar y pegar guiones enteros entre archivos. Puede copiar y pegar pasos de guin de un guin a otro en el mismo archivo o en un guin de un archivo diferente. Puede asignar guiones a grupos para facilitar la bsqueda de guiones de un tipo especfico (por ejemplo, copiar un grupo completo de guiones en otro archivo o eliminar un grupo entero de guiones). Y puede disear guiones que se ejecuten cuando se produzca una accin determinada (por ejemplo cuando los usuarios introduzcan un campo, pulsen una tecla o agreguen un registro nuevo a la base de datos). En la Ayuda estn disponibles los procedimientos para crear y gestionar guiones y una referencia a los pasos de guin de FileMaker Pro (ordenados alfabticamente o por categora).
Realizar copias de seguridad de archivos de base de datos

La realizacin habitual de copias de seguridad debe ser obligatoria para cualquier documento almacenado en un equipo. Es ms fcil restablecer una copia de seguridad de una base de datos que volver a crearla. La frecuencia con la que debe realizar copias de seguridad depende de la cantidad de datos que aada a las bases de datos y de la dificultad que supondra volver a crear los archivos en caso de que se daaran. Es aconsejable que almacene regularmente copias de seguridad de archivos de gran importancia en una ubicacin fuera del lugar de trabajo. Para obtener recomendaciones sobre copias de seguridad de archivos, consulte Hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes en la pgina 147. Para obtener un ejemplo de un guin de copia de seguridad, consulte la Ayuda.
Configuracin de las preferencias

Puede personalizar la apariencia y comportamiento de FileMaker Pro para que se ajuste a su forma de trabajo, cambiando la configuracin estndar, denominada preferencias. Las preferencias afectan al comportamiento de la aplicacin y no son especficas de ningn archivo. La configuracin especificada en el cuadro de dilogo Opciones de archivo afecta a la presentacin predeterminada del archivo actual, la apertura y cierre de guiones, la informacin de inicio de sesin y a la ortografa. Para configurar las preferencias de la aplicacin: 1. Windows: elija el men Edicin > Preferencias. Mac OS: Elija el men FileMaker Pro > Preferencias. 2. En el cuadro de dilogo Preferencias, haga clic en una pestaa y, a continuacin, configure las opciones que desea utilizar. Para configurar las preferencias de archivo: 1. Seleccione el men Archivo > Opciones de archivo. 2. En el cuadro de dilogo Opciones de archivo, haga clic en una pestaa y, a continuacin, configure las opciones que desea utilizar. Para obtener ms informacin sobre cmo configurar las preferencias de archivo y de la aplicacin, consulte la Ayuda.
Captulo 3 Crear bases de datos

1 1 1 1 1
planificar una base de datos definir y modificar campos definir tablas crear presentaciones trabajar con campos, objetos y partes de una presentacin
Nota Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de FileMaker Pro.
Planificar una base de datos

Una base de datos bien diseada favorece la introduccin y recuperacin de datos consistentes y reduce la existencia de datos duplicados en las tablas de la base de datos. Las tablas de una base de datos relacional funcionan de forma conjunta para garantizar la disponibilidad de los datos correctos cuando los necesite. Se recomienda planificar primero la base de datos sobre el papel. Siga estos pasos generales para planificar una base de datos: 1. Determine la finalidad de la base de datos o el problema que desea solucionar. Por ejemplo: para realizar una lista de clientes, para administrar mi inventario o para calificar a mis alumnos. Si otras personas van a utilizar la base de datos, asegrese de informarles de los datos que van a necesitar. 2. Piense en la informacin que almacenar en la base de datos. Normalmente, la informacin se divide en grandes categoras. La identificacin precisa de estas categoras es vital para el diseo de una base de datos eficaz, ya que almacenar diferentes tipos y cantidades de datos en cada categora. Por ejemplo, una base de datos concebida para realizar el seguimiento de las ventas incluir categoras del tipo productos, facturas y clientes. Una base de datos para registrar las calificaciones de los alumnos incluir categoras como alumnos, clases y trabajos. 3. Una vez que haya determinado estas grandes categoras, tenga en cuenta cmo se relacionan entre s. Para ello, escriba frases sencillas que describan la forma en la que interactan las categoras, como, por ejemplo, los profesores imparten clases, los alumnos se asignan a las clases y los alumnos realizan los trabajos. Cada uno de estos pares indica una relacin entre los datos de una categora y los datos de otra. 4. Una vez identificadas las categoras de informacin, ya puede organizar la base de datos. En la terminologa de bases de datos, estas categoras de informacin reciben el nombre de tablas. Las tablas se utilizan para agrupar datos con un elemento o una finalidad comn. Por ejemplo, puede utilizar una tabla para almacenar nombres y direcciones, y puede utilizar otra para almacenar informacin sobre transacciones como, por ejemplo, la fecha de venta, el nmero de artculo, el precio por unidad, etc.
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Normalmente, las bases de datos se organizan de una de estas tres formas:
1 Una nica tabla en un solo archivo. Utilice una nica tabla si necesita supervisar datos de una sola
categora, como los nombres y las direcciones.
1 Varias tablas en un nico archivo. Utilice varias tablas si los datos son ms complejos, como los
estudiantes, las clases y las calificaciones.
1 Varias tablas en varios archivos. Utilice varios archivos si necesita compartir los mismos datos entre
diferentes soluciones de bases de datos. Por ejemplo, puede almacenar la informacin sobre los impuestos o los envos en un archivo diferente si desea utilizar esa informacin en ms de una solucin. Nota Utilice las relaciones para compartir datos entre tablas del mismo archivo o con tablas de un archivo externo. Otros elementos de base de datos, como los guiones y los privilegios de acceso, se almacenan en un nivel de archivo. Por lo tanto, algunas soluciones complejas se beneficiarn del uso de varios archivos. 5. Determine las tablas de la base de datos y los datos que incluir y, sucesivamente, los campos que necesitar. Consejo Para facilitar la bsqueda y la ordenacin de los registros, cree campos distintos para el nombre y los apellidos, el tratamiento de cortesa (como Sr. o Dr.) y los elementos de direcciones (ciudad, estado o provincia, pas y cdigo postal). Si separa los datos en varios campos al introducir los datos, se facilitar el proceso de creacin de futuros informes. Por ejemplo, si utiliza distintos campos para capturar informacin sobre las transacciones, como la fecha, el nmero de artculo, la cantidad y el precio por unidad de cada transaccin, ser ms fcil compilar informes de sumario y subsumario al final de la semana, el mes o el ao. 6. Decida los campos que contendrn datos comunes entre las tablas. Por ejemplo, una base de datos para una agencia de viajes puede incluir las siguientes tablas: una tabla Clientes, que almacene la informacin de los clientes, una tabla Itinerarios, que almacene la informacin sobre los itinerarios y una tabla Viajes, que almacene la informacin sobre los viajes y los precios actuales. La tabla Clientes, adems del nombre, la direccin y el nmero de telfono, puede incluir un campo para el nmero de identificacin del cliente. La tabla Itinerarios, adems de la ciudad de partida y la de destino, puede incluir un campo para el nmero de identificacin del itinerario. La tabla Viajes puede incluir un campo para el nmero de identificacin del viaje y otro para la designacin del viaje.
ID de cliente Nombre de cliente Calle Ciudad Cdigo postal Telfono ID de viaje Nombre del viaje Tabla Clientes
ID de itinerario Origen Destino
ID de viaje Nombre del viaje ID de itinerario Origen Destino
Tabla Itinerarios
Tabla Viajes
Captulo 3
Crear bases de datos
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7. Determine los campos coincidentes de cada tabla y rodee cada uno con un crculo en la planificacin. Para obtener ms informacin, consulte Campos coincidentes en relaciones en la pgina 107.
Tabla Itinerarios
Tabla Viajes
Por ejemplo, en la tabla Clientes podra asignar a cada cliente un nmero de identificacin nico. No debera introducir ningn nmero de identificacin de cliente en la tabla a no ser que tuviera que aadir un cliente nuevo. Por lo tanto, la existencia de un nmero de cliente determina la existencia de un registro. 8. Para cada tabla, decida qu campos almacenarn datos y cules se utilizarn desde otras tablas (relacionadas). Cada tabla tiene slo un tema, y todos los campos de esa tabla hacen referencia nicamente a ese tema. Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes almacenan toda la informacin sobre un cliente.
Tabla Itinerarios
Tabla Viajes
En funcin del tema de la tabla, puede comprobar en qu ubicacin es ms lgico almacenar los datos y dnde se deben utilizar los datos de una tabla relacionada. Todos los campos deberan aparecer slo una vez en la base de datos, a excepcin de los campos coincidentes. Tache las ocurrencias de los campos que no pertenezcan al tema de la tabla.
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9. Determine las relaciones entre las tablas. En la planificacin, dibuje una lnea desde cada campo coincidente de una tabla al campo coincidente correspondiente de la tabla relacionada. Se establece una relacin entre las tablas, porque sus campos coincidentes contienen datos coincidentes.
ID de cliente Nombre de cliente Calle Ciudad Cdigo postal Telfono ID de viaje Nombre del viaje Tabla Clientes Tabla Itinerarios Tabla Viajes ID de itinerario Origen Destino ID de viaje Nombre del viaje ID de itinerario Origen Destino
Las relaciones tambin permiten agrupar los datos para resolver consultas complejas. Por ejemplo, las relaciones pueden utilizarse para determinar los niveles de inventario actuales, las proyecciones de ventas y aquellas otras tareas en las que sea necesario consultar los datos de varias tablas. Para obtener ms informacin sobre las relaciones, consulte el captulo 4, Trabajar con tablas y archivos relacionados. 10. Determine si necesita compartir la base de datos con otros usuarios y la forma de acceso al archivo. Para obtener ms informacin sobre cmo compartir bases de datos, consulte Compartir bases de datos en una red en la pgina 119. 11. Si va a disear una base de datos para que la utilicen otras personas, expngales su planificacin y pdales que la revisen y sugieran todos los cambios oportunos. 12. Decida qu usuarios utilizarn la base de datos y si desea restringir su acceso. Al crear la base de datos, asigne privilegios de acceso segn sea conveniente. Para obtener ms informacin sobre las cuentas y los conjuntos de privilegios, consulte el captulo 6, Proteger bases de datos. 13. Decida qu presentaciones necesita y planifique una presentacin diferente para cada tarea. Por ejemplo, cree presentaciones diferentes para imprimir etiquetas o sobres. Para obtener ms informacin sobre la creacin de presentaciones, consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 73. 14. Cree un formulario como el que aparece abajo para enumerar los archivos y tablas necesarios y los campos de cada tabla. Enumere tambin los formularios y los informes que generar a partir de cada una de las tablas.
Captulo 3
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Ejemplo de diseo de formulario de base de datos

Nombre de proyecto Finalidad de esta base de datos Nombre de archivo de la base de datos Nombre de tabla Nombre de campo Tipo de campo Comentarios
Nombre de tabla Nombre de campoTipo de campo Comentarios
Presentaciones Nombre Finalidad Pantalla Imprimir Web
15. Cree la base de datos. 16. Si ha diseado la base de datos para que la utilicen otros, pdales que la prueben. A continuacin, corrija los problemas que hayan podido encontrar antes de poner a disposicin la base de datos para que la utilicen todos.
Crear archivos de FileMaker Pro

Puede crear un archivo a partir de una solucin inicial o una plantilla de FileMaker Pro (un archivo de base de datos predefinido que puede modificar para adaptarlo a sus necesidades). O puede crear un archivo sin utilizar una plantilla. Tambin puede crear un archivo realizando una copia de un archivo de FileMaker Pro ya existente. Consulte Guardar archivos en la pgina 21.
Crear un archivo mediante una solucin inicial

1. Seleccione el men Archivo > Nueva a partir de solucin inicial. Tambin puede utilizar la pantalla de Inicio rpido de FileMaker para crear archivos. Seleccione el men Ayuda > Pantalla de inicio rpido y, a continuacin, haga clic en Utilizar una solucin inicial. 2. Seleccione Todas las soluciones para ver una lista de todos los archivos de soluciones disponibles o seleccione una categora de soluciones para restringir la lista de opciones. Si aparece la pantalla de Inicio rpido de FileMaker, pero sta no muestra Soluciones iniciales de FileMaker Pro, significa que no se han instalado las Soluciones iniciales. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda. 3. Seleccione una solucin de la lista (Windows) o el grupo de imgenes en miniaturas (Mac OS) y, a continuacin, haga clic en Seleccionar. 4. Escriba un nombre para el archivo (elija una carpeta diferente, si es necesario) y, a continuacin, haga clic en Guardar. Windows: En Tipo, seleccione Archivos FileMaker. FileMaker Pro crea el archivo en el disco y lo abre. Puede modificar los campos y presentaciones de las Soluciones iniciales. Para obtener ms informacin, consulte las secciones restantes de este captulo.
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Crear un archivo vaco en blanco

1. En FileMaker Pro, elija el men Archivo > Nueva base de datos. Tambin puede utilizar la pantalla de Inicio rpido de FileMaker para crear archivos vacos en blanco. Seleccione el men Ayuda > Pantalla de inicio rpido y, a continuacin haga clic en Crear nueva base de datos. 2. Escriba un nombre para el archivo (elija una carpeta diferente, si es necesario) y, a continuacin, haga clic en Guardar. Windows: En Tipo, seleccione Archivos FileMaker. FileMaker Pro crea el archivo en la vista Tabla y muestra una base de datos vaca en una tabla similar a una hoja de clculo.
Crear nombres de campos escribiendo en las cabeceras de las columnas
Aadir datos a los registros escribiendo en las filas
3. Para definir el primer campo, haga clic en Crear campo en la primera cabecera de columna. De forma predeterminada, FileMaker Pro crea un campo de texto. Si desea cambiar el tipo de campo, haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de la columna (o haga clic en la flecha situada a la derecha de la cabecera de la columna) y seleccione un tipo de campo distinto. Consulte Seleccionar un tipo de campo en la pgina 60. Si no puede seleccionar las cabeceras de las columnas para crear campos en la vista Tabla, compruebe que la opcin Incluir cabeceras de columna est seleccionada en el cuadro de dilogo Propiedades de la vista Tabla. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda. 4. Escriba un nombre para el campo. Para obtener ms informacin sobre los nombres de los campos, consulte Asignar nombres a los campos en la pgina 59. 5. Para crear campos adicionales, haga clic en + en la cabecera de la columna o haga clic en el margen derecho. Se aadir una columna nueva al lado de la ltima columna de la tabla. 6. Para aadir el primer registro, haga clic debajo de la primera cabecera de columna o haga clic en + en el margen izquierdo de la tabla.
Captulo 3
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7. Escriba los datos del registro. Para obtener informacin sobre tareas como eliminar, duplicar y ordenar registros, consulte Trabajar con registros en la vista Tabla en la pgina 28. 8. Contine aadiendo campos y registros a su base de datos. FileMaker Pro guarda los cambios de los datos a medida que trabaja. Para ver cmo aparecen los datos en otras vistas, haga clic en Vista formulario o en Vista lista en la barra de presentacin. 9. Puede configurar las opciones de campo como la validacin o la indexacin a la hora de definir el campo o ms adelante. Para obtener ms informacin, consulte Configurar opciones de campos en la pgina 68. Siguiendo los pasos anteriores se crea un archivo simple de una tabla. En la vista Tabla, slo puede crear y realizar cambios en los campos de los archivos locales. No obstante, puede crear archivos simples y complejos seleccionando el men Archivo > Gestionar > Base de datos y trabajando en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. Para obtener ms informacin, consulte Crear y modificar campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos en la pgina 62. Tenga en cuenta lo siguiente:
1 De forma predeterminada, si selecciona el men Archivo > Nueva base de datos, aparece una base
de datos vaca en la vista Tabla. Para cambiar la configuracin predeterminada y abrir el cuadro de dilogo Gestionar base de datos siempre que cree una base de datos nueva, seleccione el men Edicin > Preferencias (Windows) o el men FileMaker Pro > Preferencias (Mac OS). En el cuadro de dilogo Preferencias, haga clic en la pestaa General y, a continuacin, seleccione Usar Gestionar base de datos para crear archivos. (Tenga en cuenta que esta opcin no se aplica a la hora de crear una base de datos mediante la pantalla de Inicio rpido. Cuando se crea una base de datos utilizando la pantalla de Inicio rpido, la vista Tabla es la predeterminada).
1 Para evitar que los registros se ordenen por un campo cuando hace clic en la cabecera de una columna en
la vista Tabla, anule la seleccin de Ordenar datos al seleccionar columna en el cuadro de dilogo Propiedades de la vista Tabla. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
1 Puede evitar que los campos nuevos que cree se coloquen automticamente en la presentacin actual
anulando la seleccin de Aadir los nuevos campos a la presentacin actual en el cuadro de dilogo Preferencias. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Asignar nombres a los campos

Siga estas directrices al asignar nombres a los campos:
1 Los nombres de campo deben ser exclusivos y pueden contener hasta 100 caracteres. 1 Utilice nombres descriptivos que identifiquen claramente el contenido del campo. Evite las abreviaturas,
acrnimos y otros trminos que puedan provocar confusin.
1 No utilice ninguno de los siguientes smbolos o palabras en el nombre de campo: 1 , (coma) + * / ^ & = > < ( ) [ ] } ; (punto y coma) : (dos puntos) :: (indicador relacional)
$ (indicador variable)
1 AND, OR, XOR, NOT o el nombre de cualquier otra funcin de FileMaker Pro 1 No comience un nombre de campo para una frmula de clculo por un espacio, un punto (.) o un nmero.
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1 Utilice _ (carcter de subrayado) en lugar de un espacio para evitar las restricciones de ODBC (Open
Database Connectivity, Conectividad abierta de bases de datos) o JDBC (Java Database Connectivity, Conectividad de bases de datos de Java), la exportacin, la publicacin Web y otros problemas.
1 Si intercambia datos con otra aplicacin, compruebe las restricciones de nomenclatura de campos de los
formatos de archivo admitidos por la otra aplicacin.
1 Si utiliza ODBC o JDBC para compartir datos de FileMaker Pro, evite utilizar palabras clave de SQL en
los nombres de campo.
Seleccionar un tipo de campo

Al definir un campo, debe seleccionar un tipo de campo en funcin de la clase de informacin que contendr el campo. El tipo de campo determina la clase de datos que se pueden introducir y la clase de operaciones que puede realizar FileMaker Pro con los datos. FileMaker Pro utiliza el tipo de campo para interpretar los datos para tareas como, la ordenacin de registros y la realizacin de clculos.
Seleccione este tipo de campo Si los datos del campo sern Texto Incluyen un mximo de 1000 millones de letras, smbolos y/o nmeros utilizados como texto por repeticin de campo y la limitacin la establecen la memoria RAM y el espacio en disco disponibles. Los ndices se basan nominalmente en los primeros 100 caracteres de cada palabra o valor. Los campos de texto pueden contener retornos de carro. Incluyen valores de hasta 800 dgitos u otros caracteres, y los valores negativos del mismo rango. Los campos numricos pueden contener tambin valores booleanos (0 1) para indicar, por ejemplo, True, False, Yes y No, pero no pueden contener retornos de carro. Incluyen slo fechas. Utilice el calendario gregoriano con un intervalo de 1/1/0001...12/31/4000. El orden de mes, da y ao se basa en la configuracin del sistema establecida al crear el archivo. Incluyen slo horas. Un campo de hora puede contener horas, minutos y segundos. y tambin una duracin de tiempo negativa, por ejemplo, -08:40:00. Incluyen las fechas y horas que hacen referencia a un momento exacto del calendario. Por ejemplo: 25/10/2010 2:39:46
Numrico
Fecha Hora Fecha y hora Contenedor
1 1 1 1
Incluyen grficos, pelculas, fotografas, mapas de bits y sonidos de hasta 4 GB por campo. Incluyen documentos, como archivos de Microsoft Word o Excel, archivos PDF, etc. Tipos de archivo multimedia compatibles con QuickTime 7.5 Software
Clculo
Incluyen el resultado de una frmula de clculo que utiliza valores de campo del registro actual o de registros relacionados. La frmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo. El resultado puede ser uno de estos tipos de datos: texto, numrico, de fecha, hora, fecha y hora o contenedor. Incluyen un valor generado a partir del resumen de los valores de campo de varios registros de la misma tabla.
Sumario
Captulo 3
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Informe de ventas
Agente Artculo Cant. Importe
David Michaels David Michaels David Michaels David Michaels
ET3 ET4 ET1 ET5
1 1 2 3
Total
29,95 32,25 73,90 98,85 234,95 64,50 12,50 25,00 102,00 336,95
Sophie Tang Sophie Tang Sophie Tang Sophie Tang
ET6 ET7 ET2
2 5 2
Total Total general
Los campos de sumario generan resultados a partir de los valores de varios registros
Los campos de clculo generan resultados a partir de los valores del registro actual o de registros relacionados
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 todos los tipos de campo, excepto los campos de sumario, pueden almacenar un valor global. Para obtener
ms informacin, consulte Opciones de almacenamiento e indexacin en la pgina 72.
1 Asegrese de utilizar un campo de fecha (en lugar de un campo de texto o numrico) para almacenar fechas.
Para evitar confusiones al usar fechas, utilice siempre el formato de cuatro dgitos para los aos.
1 Utilice campos de texto, en lugar de campos numricos, para almacenar cdigos postales, nmeros de
telfonos u otros valores que incluyan un cero a la izquierda o caracteres como guiones o parntesis.
1 Aunque no puede buscar u ordenar registros basados en un campo contenedor, puede definir un campo de
texto que describa o identifique el contenido del contenedor. Despus, puede buscar u ordenar los registros en funcin de los datos de ese campo de texto.
1 Para cambiar la forma de visualizacin de los campos de texto, numricos, de fecha, hora y de fecha
y hora, consulte Formatear datos de campos en presentaciones en la pgina 89.
Crear y modificar campos

Para definir un nuevo campo, asgnele un nombre y seleccione un tipo de campo. A continuacin, seleccione las opciones que determinan cmo el campo interpreta, introduce, calcula, almacena y muestra los datos. Estas caractersticas conforman la definicin del campo.
ID del producto ET14 Nombre del producto Categora Colores Precio por unidad Descuento Chaqueta Ropa Azul Negro 52,50 5,25
Estos campos almacenan texto Estos campos almacenan varios valores Este campo almacena nicamente nmeros Este campo calcula un valor en funcin de otro valor del registro (el Descuento es el 10% del Precio por unidad).
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Consulte Formatear datos de campos en presentaciones en la pgina 89 para obtener ms informacin sobre cmo configurar las opciones de formato de campos, que controlan la apariencia de los datos en la presentacin.
Crear y modificar campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos

Importante Al cambiar el tipo de campo, los datos se pueden borrar de forma permanente e irrecuperable. 1. Con la base de datos abierta, seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos. 2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos.
Haga clic en esta opcin para ordenar por nombre o tipo de campo Nombres de campo y definiciones de campo Escriba un nombre para el nuevo campo Elija la forma de ver los campos en el cuadro de dilogo
Haga clic aqu despus de escribir un nombre de campo y seleccione un tipo de campo
Seleccione un tipo de campo
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla. Se muestran las tablas del archivo actual y todos los archivos externos relacionados. 4. En el cuadro Nombre de campo, escriba un nombre para el campo. O, para cambiar el nombre de un campo, seleccione el campo en la lista y, a continuacin, escriba otro nombre en el cuadro Nombre del campo. Consulte Asignar nombres a los campos en la pgina 59. 5. En Tipo, seleccione un tipo de campo. Consulte Seleccionar un tipo de campo en la pgina 60. Puede introducir una descripcin del campo en el cuadro Comentario. Para obtener ms informacin sobre cmo crear campos de clculo, consulte Crear campos de clculo en la pgina 64. Para obtener ms informacin sobre cmo crear campos de sumario, consulte Crear campos de sumario en la pgina 66. 6. Haga clic en Crear si va a crear un campo nuevo. Si va a modificar el campo, haga clic en Cambiar. 7. Para eliminar campos, seleccione el o los campos que desee eliminar, haga clic en Eliminar y, a continuacin, haga clic de nuevo en Eliminar. Importante Antes de eliminar un campo, asegrese de que no necesita ninguno de los datos que contiene.
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8. Para definir opciones para el campo, haga clic en Opciones. Para obtener ms informacin, consulte Configurar opciones de campos en la pgina 68.
Para Introducir automticamente valores en el campo Asegurarse de que los datos se introducen correctamente en el campo Haga lo siguiente en el cuadro de dilogo Opciones de campo Haga clic en la pestaa Autointroducir, seleccione las opciones que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin, consulte Definir la entrada de datos automtica en la pgina 69. Haga clic en la pestaa Validacin, seleccione las opciones que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Consulte Definir validaciones de campo en la pgina 70. Importante Para evitar confusiones al usar fechas en FileMaker Pro, configure las opciones de validacin de campos para asegurarse de que las fechas siempre se introducen con aos de cuatro dgitos. Haga clic en la pestaa Almacenamiento y seleccione Nmero mximo de repeticiones. Escriba el nmero de repeticiones (un mximo de 1000) y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda. Haga clic en la pestaa Almacenamiento, seleccione las opciones que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Haga clic en la pestaa Almacenamiento, seleccione Usar almacenamiento global y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Haga clic en la pestaa Furigana, seleccione Usar campo Furigana, el campo Furigana y el formato de entrada de lectura Kana y haga clic en Aceptar. Nota Esta opcin slo est disponible para los campos de texto y si su sistema operativo est configurado para admitir la introduccin de texto en japons.
Hacer que se repita el campo
Seleccionar las opciones de indexacin del campo Hacer que el campo utilice un valor para todos los registros del archivo Crear un enlace entre el campo de datos principal y el campo secundario Furigana para que cuando se introduzcan caracteres Kanji en el campo principal, aparezca la lectura Kana correspondiente en el campo secundario Furigana.
9. Siga definiendo o modificando los campos o haga clic en Aceptar.
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Crear y modificar campos en la vista Tabla

Importante Al cambiar el tipo de campo, los datos se pueden borrar de forma permanente e irrecuperable. 1. Con la base de datos abierta, en el modo Visualizar, haga clic en Vista tabla 2. Cree campos nuevos o modifique los existentes.
Para Crear un campo Hacer esto en la vista Tabla Para crear el primer campo, haga clic en Crear campo en la cabecera de la primera columna. Para crear campos adicionales, haga clic en + en la cabecera de la columna o haga clic en el margen derecho. Haga doble clic en la cabecera de la columna del campo al que desea cambiar el nombre y escriba el nombre nuevo. Para obtener ms informacin, consulte Asignar nombres a los campos en la pgina 59. Haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de la columna y, a continuacin, seleccione una opcin de Tipo de campo. Para obtener ms informacin sobre los tipos de campos, consulte Seleccionar un tipo de campo en la pgina 60. Haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de la columna y, a continuacin, seleccione Opciones de campo. Para obtener ms informacin, consulte Configurar opciones de campos en la pgina 68. Haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de la columna y, a continuacin, seleccione Eliminar campo. Importante Antes de eliminar un campo, asegrese de que no necesita ninguno de los datos que contiene.
en la barra de presentacin.
Cambiar el nombre de un campo
Seleccionar un tipo de campo
Configurar las opciones de campo
Eliminar un campo
Mostrar ms campos u ocultar campos Haga clic en Modificar en la barra de presentaciones y utilice las opciones del cuadro de dilogo Modificar vista tabla. O haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de la columna y seleccione Ocultar campo para que se oculte el campo seleccionado. Para mostrar un campo existente en la vista Tabla, haga clic con el botn derecho del ratn en + en la cabecera de la columna y seleccione un campo de la lista de campos existentes.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con registros en la vista Tabla (por ejemplo, aadir, eliminar y ordenar registros), consulte Trabajar con registros en la vista Tabla en la pgina 31. Para obtener ms informacin sobre cmo mostrar los datos en el vista Tabla (por ejemplo, reordenar columnas y configurar la anchura de las mismas), consulte Mostrar datos en la vista Tabla en la pgina 30.
Crear campos de clculo

1. Para crear un campo de clculo, siga los pasos 1-5 que se explican en Crear y modificar campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos en la pgina 62. 2. Seleccione Clculo como el tipo de campo y haga clic en Crear. 3. En el cuadro de dilogo Especificar clculo, en caso necesario, en Evaluar este clculo a partir del contexto, seleccione una tabla de la lista. Slo es necesario configurar el contexto para un clculo al crear un campo de clculo en una tabla de origen que tiene dos o tres apariciones en el grfico de relaciones. La tabla de origen es la tabla definida en la pestaa Tablas del cuadro de dilogo Gestionar base de datos. La opcin que elija puede afectar a los resultados del clculo, sobre todo si el clculo incluye campos de tablas relacionadas.
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4. Cree una frmula para el clculo. Haga clic en la ubicacin en la que desea que aparezca el elemento en el cuadro de frmula y, a continuacin, realice lo siguiente. Tambin puede escribir una frmula en el cuadro.
Para aadir Una referencia a un campo Un operador matemtico o de texto Operador lgico o de comparacin o un exponente Un valor constante Realice lo siguiente En la lista de campos, haga doble clic en un nombre de campo. Para mostrar nombres de campo de otra tabla, seleccione una tabla de la lista. En el teclado del cuadro de dilogo, haga clic en un operador. (Las comillas y los parntesis se copian en parejas en la frmula, con el punto de insercin intermitente en el medio). En Operadores, seleccione un operador de la lista. Escriba el valor. Una constante puede ser un texto, un nmero, una fecha o una hora. Utilice las constantes de fecha con las funciones Date y GetAsDate, las constantes de hora con las funciones Time y GetAsTime y las constantes de fecha y hora con Timestamp y GetAsTimestamp. Las constantes de texto pueden tener una longitud de 29998 caracteres. En la lista de funciones, haga doble clic en una funcin (una frmula con nombre predefinida que realiza un determinado clculo y devuelve un nico valor especfico). En el cuadro de frmula, reemplace el parmetro de marcador de posicin con un valor o una expresin.
Funcin
En la Ayuda estn disponibles los procedimientos para trabajar con frmulas y una referencia a todas las funciones de FileMaker Pro (ordenadas alfabticamente o por categora). 5. Seleccione las opciones de clculo para el campo.
Elija la tabla a partir de la que se evaluar el clculo Seleccione los operadores de texto y los matemticos Seleccione los operadores lgicos y de comparacin Elija la forma en que se muestran las funciones en el cuadro de dilogo Seleccione las funciones
Elija una tabla de la lista Elija las referencias de campo. Cuadro de frmula Elija un tipo de resultado de frmula Haga clic para mostrar la Ayuda en lnea sobre la definicin de clculos Realice el clculo slo si, al menos, uno de los campos de la frmula tiene un valor
Elija las opciones de indexacin y almacenamiento Haga que se repita el campo calculado
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Para Configurar el tipo de campo del resultado Hacer que se repita un campo calculado Impedir el clculo si todos los campos de referencia estn vacos
Realice lo siguiente Elija un tipo de datos para El resultado del clculo es <valor>. Elija el tipo correcto para el resultado que desea. Consulte Seleccionar un tipo de campo en la pgina 60. Seleccione Nmero de repeticiones y escriba el nmero de repeticiones. Seleccione No evaluar si todos los campos indicados estn vacos. Cuando esta opcin est activada, FileMaker Pro no evala un clculo si todos los campos utilizados para el clculo estn vacos.
6. Para seleccionar las opciones de indexacin y de almacenamiento global del campo, haga clic en Almacenamiento, seleccione las opciones que desee en el cuadro de dilogo Opciones de almacenamiento y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Especificar clculo. 8. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar. Nota Si el archivo FileMaker Pro accede a datos de fuentes de datos ODBC externas, puede aadir campos suplementarios para especificar clculos a travs de datos externos. Para obtener ms informacin, consulte Usar campos suplementarios en la pgina 68. Para obtener ms informacin sobre cmo crear o cambiar campos de clculo y el uso del contexto en los clculos, consulte la Ayuda.
Crear campos de sumario

Utilice campos de sumario para calcular valores como subtotales, promedios y totales generales entre varios registros. Por ejemplo, un campo de sumario puede mostrar en un informe el total general de todas las ventas del mes de mayo. Utilice el asistente Nueva presentacin/Nuevo informe para crear un informe con datos agrupados (datos en un campo de sumario). Consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 73. Consejo Puede utilizar:la vista Tabla en el modo Visualizar para crear rpidamente un informe dinmico que agrupe los datos por campo, muestre subtotales para un campo o cree subtotales para cada grupo de datos. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda. El valor de un campo de sumario puede cambiar en funcin de la ubicacin en que se introduzca el campo en la presentacin, de la cantidad de registros del conjunto encontrado, del modo que utilice y de si estn ordenados los registros. Si modifica una presentacin que contiene un campo de sumario, debe tener conocimientos sobre las partes de la presentacin para obtener los resultados que desea (consulte Trabajar con partes en presentaciones en la pgina 96). 1. Para crear un campo de sumario, siga los pasos 1-5 que se explican en Crear y modificar campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos en la pgina 62. 2. Seleccione Sumario como el tipo de campo y haga clic en Crear.
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3. En el cuadro de dilogo Opciones del campo de sumario, seleccione un tipo de sumario y, a continuacin, el nombre del campo por el que desea agrupar los valores.
Seleccione este tipo de sumario Total de Media de Recuento de Mnimo Mximo Desviacin tpica de Fraccin del total de Para resumir los valores de un campo del conjunto encontrado de registros Calculando el total de los valores del campo Calculando la media de los valores del campo Realizando un recuento del nmero de registros que contienen un valor para el campo. Por ejemplo, si un campo contiene 100 valores (un valor para cada registro), el resultado del recuento es 100. Buscando el nmero ms bajo o la fecha, la hora o la fecha y la hora ms antigua para un campo Buscando el nmero ms alto o la fecha, la hora o la fecha y hora ms reciente para un campo Buscando la diferencia entre los valores de un campo. Esta opcin calcula la desviacin tpica de la media de los valores de un campo. (La frmula es n-1 ponderado, ms la desviacin tpica normal). Calculando la proporcin entre un valor del campo y el total de todos los valores de ese campo. Por ejemplo, averiguar qu fraccin del total de ventas puede atribuirse a cada vendedor.
Elija un tipo de sumario Seleccione una opcin para el tipo de sumario Reiniciar el total o recuento
Elija el campo por el que desea agrupar los valores
Seleccione una opcin para resumir repeticiones
4. Seleccione una opcin para el tipo de sumario, si es posible. Las opciones varan en funcin del tipo de sumario seleccionado en el paso anterior.
Para este tipo de sumario Total de Seleccionar Total acumulado Para Mostrar el total acumulado de los registros actuales y todos los registros anteriores. Para reiniciar el total acumulado de cada grupo ordenado, seleccione Reiniciar resumen para cada grupo ordenado. A continuacin, en la lista de campos, seleccione el campo desde el que se reiniciar la ordenacin. Determinar la media de un campo basndose en un valor de otro campo que se usa como factor de ponderacin. Mostrar la cuenta acumulada de los registros actuales y de todos los registros anteriores. Para reiniciar el recuento acumulado de cada grupo ordenado, seleccione tambin Reiniciar sumario para cada grupo ordenado. A continuacin, en la lista de campos, seleccione el campo desde el que se reiniciar la ordenacin.
Media de
Media ponderada. En la lista de campos que aparece, seleccione el campo que contiene el factor de ponderacin Recuento acumulado
Recuento de
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Para este tipo de sumario Desviacin tpica de Fraccin del total de
Seleccionar por poblacin Subtotal. En la lista de campos que aparece, seleccione un campo por el que agrupar los valores. (Cuando regrese al modo Examinar, ordene por este campo para calcular los valores correctamente).
Para Calcular la desviacin tpica por poblacin cuando la frmula es n-ponderado Calcular una fraccin del total basndose slo en un grupo de registros.
5. Seleccione una opcin para resumir un campo repetido, si procede.

Seleccionar Todos Individualmente Para Calcular un nico valor de sumario para todas las repeticiones del campo Calcular un valor de sumario para cada repeticin
6. Haga clic en Aceptar. 7. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar. Nota Si el archivo FileMaker Pro accede a datos de fuentes de datos ODBC externas, puede aadir campos suplementarios para especificar campos de sumario para datos externos. Para obtener ms informacin, consulte la seccin siguiente.
Usar campos suplementarios

Si el archivo FileMaker Pro accede a datos desde fuentes de datos ODBC externas, puede utilizar los campos suplementarios para mostrar resultados de clculos y de sumario no almacenados mediante los datos ODBC. Debido a que no puede utilizar FileMaker Pro para cambiar el esquema de una base de datos ODBC externa, los campos suplementarios son los nicos campos que puede aadir a tablas externas. Para obtener ms informacin sobre cmo acceder y trabajar con datos SQL de forma interactiva, consulte Trabajar con fuentes de datos externas en la pgina 131. Para obtener ms informacin sobre cmo utilizar los campos suplementarios, consulte la Ayuda.
Configurar opciones de campos

Puede configurar las opciones de campo al definir un campo o con posterioridad. Puede configurar opciones para:
1 1 1 1 1 1
introducir datos predeterminados en un campo comprobar si los datos cumplen los requisitos de validacin; hacer que se repita un campo; crear un ndice; almacenar un valor global; campos Furigana (slo en campos en idioma japons)
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Algunas opciones de campo le ayudan a garantizar la precisin y consistencia de los datos. Por ejemplo, si escribe Frnc en lugar de Francia en el campo Pas, no podr encontrar ese registro cuando busque ms adelante todos los clientes de Francia. Para asegurarse de que todos los nombres de pas se introducen correctamente, puede definir una lista de valores con todos los nombres y, a continuacin, seleccionar la opcin de validacin Miembro de lista de valores para el campo Pas. Al introducir datos en el campo, los datos deben coincidir con un valor de la lista. Puede configurar las opciones de campo mientras trabaja en la vista Tabla, la vista Formulario o la vista Lista. Para obtener ms informacin sobre listas de valores, consulte Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin en la pgina 87. Para configurar opciones para los campos de sumario, consulte Crear campos de sumario en la pgina 66.
Definir la entrada de datos automtica

Para introducir automticamente un valor predeterminado en un campo para cada registro: 1. Con la base de datos abierta, lleve a cabo una de las siguientes opciones:
1 Si trabaja en la vista Tabla, haga clic con el botn derecho del ratn en el nombre del campo y seleccione
Opciones de campo. A continuacin, vaya al paso 5.
1 Seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos.

2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos. 3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla . 4. En la lista de campos, haga doble clic en un campo que desee definir. 5. En el cuadro de dilogo Opciones de campo, haga clic en la pestaa Autointroducir y seleccione las opciones que desee. (Las opciones disponibles dependen del tipo de campo).
Para Realice lo siguiente Introducir una fecha, hora, fecha y hora, un nombre Seleccione Creacin o Modificacin y, a continuacin, elija una opcin de usuario o un nombre de cuenta al crear o de la lista. modificar el registro Asignar un nmero secuencial al campo en cada registro Seleccione Nmero secuencial. Seleccione En creacin para asignar el nmero al crear el registro. Seleccione En consignacin para asignar el nmero al consignar el registro. En siguiente valor, escriba un valor de inicio (por ejemplo, 1001) y, a continuacin, el nmero de incremento. Seleccione Valor del ltimo registro visitado. Seleccione Datos y escriba un mximo de 255 caracteres. Seleccione Valor calculado, defina la frmula en el cuadro de dilogo Especificar clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin sobre el cuadro de dilogo Especificar clculo, consulte Crear campos de clculo en la pgina 64. Seleccione No reemplazar el valor existente del campo (de haber alguno) para impedir que se sobrescriban los datos presentes. Seleccione Valor actualizacin, defina la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Consulte Crear actualizaciones en la pgina 116.
Introducir el valor del registro al que se accedi anteriormente Introducir los datos que especifique Introducir el resultado de un clculo en el campo
Introducir un valor copiado de un campo en la misma tabla o archivo o en uno diferente
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Para Impedir que los usuarios cambien un valor introducido automticamente Desactivar los datos introducidos automticamente
Realice lo siguiente Seleccione Prohibir la modificacin del valor durante la entrada de datos. Anule la seleccin de todas las casillas de verificacin.
Haga clic en Autointroducir
Seleccione las opciones para introducir datos predeterminados en el campo
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de campo o haga clic en otra pestaa para configurar opciones de campo adicionales.
Definir validaciones de campo

Puede seleccionar opciones de validacin de campo para garantizar que los datos se introduzcan correctamente en el campo. FileMaker Pro mostrar un mensaje si introduce incorrectamente los datos. Importante Para evitar confusiones al usar fechas en FileMaker Pro, configure las opciones de validacin de campo de fecha para asegurarse de que las fechas siempre se introducen con aos de cuatro dgitos. 1. Con la base de datos abierta, lleve a cabo una de las siguientes opciones:
1 Si trabaja en la vista Tabla, haga clic con el botn derecho del ratn en el nombre del campo y seleccione
Opciones de campo. A continuacin, vaya al paso 5.
1 Seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos.

2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos. 3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla . 4. En la lista de campos, haga doble clic en un campo que desee definir. 5. En el cuadro de dilogo Opciones de campo, haga clic en la pestaa Validacin. 6. Especifique cmo debe FileMaker Pro gestionar una entrada de datos no vlida. En Validar los datos de este campo, seleccione Siempre para realizar una validacin de campo continua o Slo durante la entrada de datos para limitar la validacin slo a los casos en que se introducen datos. Anule la seleccin de Permitir al usuario omitirlo durante la introduccin de datos si desea impedir que los usuarios introduzcan datos no vlidos.
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7. Seleccione las opciones de validacin para el campo.

Para requerir que el valor introducido Contenga slo nmeros Sea una fecha que contenga valores numricos para el mes y da y cuatro dgitos para el ao (por ejemplo, 12/05/2010) Sea una hora con valores numricos para las horas y los minutos entre 00:00 y 23:59 (los segundos son opcionales) No est en blanco No duplique un valor encontrado en este campo en otros registros Coincida con otro valor del mismo campo de cualquier otro registro Coincida con un valor de una lista de valores especificada Seleccionar Tipo de datos y, a continuacin, elija Slo numrico en la lista Tipo de datos y, a continuacin, elija Ao de-4 dgito s en la lista Tipo de datos y, a continuacin, elija Hora del da en la lista No vaco Valor nico Valor existente Miembro de lista de valores y elija una lista de valores existente o defina una nueva
Est en un rango especfico de letras, nmeros, fechas u horas En el rango y, a continuacin, escriba los valores inicial y final Coincida con el resultado de un clculo Validado por clculo y, a continuacin, introduzca un clculo en el cuadro de dilogo Especificar clculo. Seleccione o anule la seleccin de Validar slo si el campo se ha modificado. A continuacin, haga clic en Aceptar. El resultado debe ser booleano: True o False. El resultado es True cuando es cualquier nmero distinto de cero; cualquier otro resultado (cero, sin datos o datos no numricos) es False. Para obtener ms informacin sobre el cuadro de dilogo Especificar clculo, consulte Crear campos de clculo en la pgina 64. Nmero mximo de caracteres y, a continuacin, escriba el nmero mximo de caracteres permitido.
No supere el nmero de caracteres especificado
Haga clic en Validacin
Seleccione las opciones de validacin para el campo
8. Para mostrar un mensaje personalizado cuando los datos no cumplan los requisitos de validacin, seleccione Mostrar mensaje personalizado si falla la validacin y, a continuacin, escriba un mximo de 255 caracteres. 9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de campo o haga clic en otra pestaa para configurar opciones de campo adicionales.
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Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Opciones de almacenamiento e indexacin

FileMaker Pro ofrece opciones para laindexacin de los campos y el almacenamiento de los resultados de clculos. Puede:
1 Crear un ndice, es decir, una lista de los valores almacenados en un campo. El ndice acelera en gran medida el
proceso de bsqueda, pero ocupa bastante espacio en el disco duro. Puede indexar campos de texto, numricos, de fecha, de hora y de fecha y hora. Tambin puede indexar campos de clculo si los resultados son texto, nmeros, fechas, horas o marcas de fecha y hora.
1 Almacenar el resultado de un campo de clculo en la base de datos o hacer que FileMaker Pro realice el
clculo slo cuando sea necesario (no almacenado). Almacenar el resultado es ms rpido pero ocupa ms espacio en el disco. Puede especificar opciones de almacenamiento para campos de texto, numricos, de fecha, de hora, de fecha y hora y de clculo.
1 Configurar los campos (excepto los campos de sumario) para que compartan un valor en todos los
registros del archivo, seleccionando Usar almacenamiento global en la pestaa Almacenamiento del cuadro de dilogo Opciones de campo. Los campos definidos con almacenamiento global tambin reciben el nombre de campos globales.
.
Haga clic en Almacenamiento Seleccione la opcin de almacenamiento para el campo
Para obtener ms informacin sobre la configuracin de las opciones de campo, consulte la Ayuda.
Crear tablas de bases de datos

Utilice las tablas de base de datos para organizar y agrupar los datos mediante una caracterstica o principio comn. La base de datos puede contener tantas tablas como sea necesario para organizar sus datos. Adems de almacenar datos, FileMaker Pro utiliza las tablas para describir relaciones en el grfico de relaciones y establecer el contexto para las presentaciones y para algunos clculos. En FileMaker Pro, el contexto es el punto de partida desde el que se inician los clculos y los guiones y desde donde se evala una relacin del grfico de relaciones. Al crear un nuevo archivo, FileMaker Pro crea automticamente la primera tabla y la primera presentacin. La tabla y la presentacin reciben el mismo nombre que el archivo.
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Puede crear tablas adicionales en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. 1. Con la base de datos abierta, seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos. 2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Tablas.
Escriba un nombre para la tabla
3. En el cuadro Nombre de tabla escriba un nombre para la tabla y, a continuacin, haga clic en Crear. Se puede cambiar el nombre de la tabla o eliminarla. Las tablas que aade a un archivo se muestran automticamente en el grfico de relaciones. 4. Siga definiendo las tablas o haga clic en la pestaa Campos para definir los campos. Para obtener ms informacin sobre las relaciones, las tablas y el grfico de relaciones, consulte el captulo 4, Trabajar con tablas y archivos relacionados.
Crear presentaciones e informes

Las presentaciones de FileMaker Pro determinan la forma de organizar la informacin para visualizarla, imprimirla, generar un informe, realizar bsquedas en ella e introducir datos. Las presentaciones no almacenan datos, simplemente los muestran. A menudo se suele denominar a las presentaciones informes; sobre todo al imprimirlas. Puede crear todas las presentaciones que necesite para un archivo (por ejemplo, presentaciones para introducir datos, crear informes de sumario o imprimir etiquetas de correo). Puede cambiar el diseo de la presentacin sin que se vean afectados los datos u otras presentaciones del archivo. Las presentaciones pueden incluir determinados campos y excluir otros. Al cambiar los datos de un campo (en el modo Examinar), los cambios aparecen reflejados en el mismo campo para el mismo registro de todas las presentaciones del archivo.
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Men emergente Present
Botones: utilcelos para automatizar tareas frecuentes
Partes: utilice las cabeceras, los pies de pgina, el cuerpo y los sumarios para dividir una presentacin en reas especiales con distinta finalidad.
Campos: utilcelos para introducir y mostrar datos
Texto de la presentacin: utilice ttulos, cabeceras de columna, etiquetas de campo, instrucciones y cartas modelo.
Men emergente de modo
Cuando crea un archivo de base de datos (sin usar uno de los archivos de plantillas de base de datos incluidos en FileMaker Pro), FileMaker Pro crea automticamente una presentacin para la tabla inicial del archivo y para cada tabla aadida que contenga campos. Los controles de pestaas son una forma til de organizar datos. Por ejemplo, en una base de datos de personal, podra crear paneles de pestaas para la fotografa del empleado, descripcin del trabajo e informacin financiera. Para crear un control de pestaas, en modo Presentacin, seleccione el men Insertar > Control de pestaas o haga clic en la herramienta Control de pestaas. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Herramienta Control de pestaa Haga clic para pasar a otro panel de pestaas
Control de pestaas
Captulo 3
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Para crear presentaciones adicionales, pase al modo Presentacin y utilice el asistente Nueva presentacin/ Nuevo informe, que le guiar durante el proceso de creacin de la presentacin en funcin de las opciones que elija. Utilice los diferentes tipos de presentacin para diversos fines, como mostrar una pantalla de entrada de datos o imprimir un informe de totales de ventas o etiquetas de correo. Puede personalizar cada presentacin mediante las herramientas de diseo disponibles en el modo Presentacin. Importante FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la informacin de configuracin de impresin o ajuste de pgina al calcular los mrgenes y otras medidas de la presentacin. Las opciones de la impresora y de impresin dependen de la impresora y del software del sistema que utilice. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de la impresora y del sistema. Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Normalmente es ms sencillo crear los campos que desea incluir en una presentacin antes de iniciar el
asistente Nueva presentacin/informe (consulte Crear y modificar campos en la pgina 61). No obstante, tambin puede crear campos en el asistente Nueva presentacin/informe.
1 Antes de comenzar, si desea imprimir la nueva presentacin en horizontal o con un tamao de papel
especial, en el modo Visualizar o el modo Presentacin, seleccione Archivo > Configurar impresin (Windows) o el men Archivo > Ajustar pgina (Mac OS), confirme la orientacin y la configuracin del papel y, a continuacin, haga clic en Aceptar. La modificacin de las opciones de Configurar impresin y Ajustar pgina afecta al resto de presentaciones del archivo actual, por lo que deber volver a cambiar estas opciones ms adelante para imprimir correctamente otras presentaciones.
1 Puede gestionar fcilmente las presentaciones y las carpetas de presentaciones de su base de datos
utilizando el cuadro de dilogo Gestionar presentaciones. Por ejemplo, puede aadir, eliminar y duplicar presentaciones y carpetas, abrir varias presentaciones y cambiar el orden en el que aparecen las presentaciones y las carpetas en el men emergente Presentacin. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda. Para crear una presentacin: 1. En el modo Visualizar, seleccione el men Archivo > Gestionar > Presentaciones y haga clic en Nueva. En el modo Presentacin, haga clic en Nueva presentacin/informe en la barra de herramientas de estado. Aparece el asistente Nueva presentacin/informe, una serie de paneles que le ayudarn a crear el tipo de presentacin que elija en el primer panel. 2. Si el archivo tiene varias tablas, seleccione la tabla que contiene los registros que desea mostrar en esta presentacin y asgnele un nombre a la presentacin. 3. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para crear el tipo de presentacin seleccionado en el primer panel. Para obtener una descripcin de cada uno de los tipos de presentacin que puede crear con el asistente, consulte la seccin siguiente: Tipos de presentacin. 4. Cuando haya completado todos los paneles, haga clic en Finalizar. Puede utilizar inmediatamente la nueva presentacin o personalizarla an ms mediante las herramientas y comandos del modo Presentacin. Para obtener ms informacin, consulte Trabajar con objetos en presentaciones en la pgina 80 y Trabajar con campos en presentaciones en la pgina 85.
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Tipos de presentacin
Las siguientes secciones describen cada una de las presentaciones que puede crear con el asistente Nueva presentacin/Nuevo informe. Formulario estndar Una presentacin de Formulario estndar es una buena opcin para la introduccin de datos y su visualizacin en pantalla. Contiene los campos que ha seleccionado, cada uno en una lnea diferente, y en el orden especificado, con las etiquetas de campo a la izquierda de los campos. En modo Examinar, ver un registro, o formulario, cada vez (a menos que haya cambiado desde vista Formulario).
Etiquetas de campo
Los campos que ha definido en el orden en que aparecen en la tabla Clientes del cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
Vista Tabla Una presentacin de vista Tabla contiene los campos que seleccione mostrados en una cuadrcula en el orden que especifique de izquierda a derecha. Los nombres de los campos son las cabeceras de las columnas. Si selecciona el tipo de presentacin de vista Tabla, la presentacin se crea automticamente con la vista Tabla como vista predeterminada para mostrar la presentacin en el modo Visualizar. La vista Tabla es una de las tres vistas que hay disponibles en FileMaker Pro para cualquier presentacin, las otras dos son vista Formulario y vista Lista. La vista Tabla proporciona una vista de sus datos en un formato similar a una hoja de clculo que le permite rpidamente reorganizar los campos, aadir o eliminar registros o definir campos en el modo Visualizar. Por ejemplo, puede volver a ordenar las columnas (campos) o cambiar su tamao rpidamente con slo hacer clic con el ratn (si estn configuradas esas opciones). Para obtener ms informacin sobre la vista Tabla, consulte Trabajar con datos en la vista Tabla en la pgina 30. Tambin puede ver los datos de sumario en la vista Tabla, en la que podr agrupar los datos por una o ms columnas (campos) y comprobar los subtotales de cada grupo de totales generales de la tabla. Los resultados del sumario se recalculan y actualizan en tiempo real cada vez que cambia los valores de los datos en la vista Tabla. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Captulo 3
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Vista Lista Una presentacin de vista Lista contiene los campos que seleccione, en el orden que especifique de izquierda a derecha en la pgina, con los nombres de los campos como cabeceras de columnas. Esta presentacin es buena para ver o imprimir varios registros en filas (una lista de registros). Si hay varios campos, las columnas sobrepasarn el margen derecho de la pgina de la presentacin. Para evitarlo, puede restringir las columnas al ancho de la pgina. En el asistente, puede elegir lo siguiente:
1 aadir partes de encabezado y pie de pgina con texto esttico (como el nombre de su empresa), texto
dinmico (como el nmero de la pgina o la fecha actual) o con un grfico (como el logotipo de su empresa).
1 agrupar registros mediante su ordenacin 1 guardar la informacin en un guin para volver a ejecutar el informe (por ejemplo, cambiar a la presentacin
del informe, ordenar los datos y hacer una pausa que le permita obtener una vista previa del informe) Puede modificar cualquiera de estas opciones despus de completar el asistente. Informe Una presentacin de informe establece un informe con datos agrupados y los totales y subtotales opcionales. Por ejemplo, puede agrupar los datos de venta por regin, despus las ventas subtotales o subsumarios de cada regin y aadir un total general. Igual que en la presentacin de vista Lista, puede aadir partes de cabecera o pie de pgina y guardar la informacin en un guin. Para obtener ms informacin sobre las presentaciones de informes, consulte la Ayuda. Presentacin En blanco Utilice una presentacin En blanco como punto de partida para crear una presentacin desde cero, por ejemplo, una pantalla de entrada de datos compleja. Aada los campos y dems objetos que desee a la presentacin en el modo Presentacin. Para obtener ms informacin sobre cmo crear presentaciones e informes, consulte la Ayuda.
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Etiquetas Utilice una presentacin de Etiquetas para organizar los campos seleccionados e imprimirlos con uno de los tamaos de etiquetas estndar predefinidos. (FileMaker Pro incluye las dimensiones de un gran nmero de tipos de etiquetas estndar.) Si no est disponible el tipo de etiqueta que desea, puede especificar unas dimensiones de etiqueta personalizadas. En las presentaciones de Etiquetas verticales, se giran los caracteres asiticos y de anchura completa para que las etiquetas puedan utilizarse verticalmente. Para obtener ms informacin sobre la escritura vertical, consulte Formatear campos y texto para escritura vertical en la pgina 95.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear una presentacin de Etiquetas y cmo imprimir etiquetas, consulte Impresin de etiquetas y sobres en la pgina 48. Etiquetas verticales Una presentacin de etiquetas verticales es como la presentacin de etiquetas, salvo que los caracteres asiticos y de anchura completa aparecen girados de forma que se puedan utilizar las etiquetas en vertical. Para obtener ms informacin sobre el formato de escritura vertical, consulte Formatear campos y texto para escritura vertical en la pgina 95. Sobre Utilice una presentacin de Sobre para imprimir los campos seleccionados, con una disposicin de sobre empresarial Nmero 10 estndar.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear una presentacin de Sobre y cmo imprimir en sobres, consulte Impresin de etiquetas y sobres en la pgina 48.
Captulo 3
79
Configurar una presentacin para imprimir registros en columnas

Puede configurar una presentacin para imprimir (o previsualizar) registros en columnas, por ejemplo, un directorio de nombres y direcciones. Esto contrasta con la presentacin de vista Lista en columnas en la que se organizan los campos en columnas. Al configurar los registros para imprimirlos en columnas, se imprimen juntos en un bloque todos los valores de campo (y las etiquetas, si se especifican) de un registro (parecido a una etiqueta), a continuacin, se imprimen todos los valores del registro siguiente y as, sucesivamente. Slo ver varias columnas en los modos Presentacin y Vista previa y al imprimir (pero no en el modo Examinar o Buscar). Puede organizar las columnas de izquierda a derecha o de arriba a abajo en la pgina.
1 2 3 4
Arriba-abajo
5 6 7 8
1 3 5 7
2 4 6 8
Izquierda-derecha
Configurar columnas en una presentacin

1. Seleccione una impresora y las opciones de configuracin de impresin o de ajuste de pgina. FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la informacin de configuracin de impresin o ajuste de pgina al calcular los mrgenes y otras medidas de la presentacin. 2. En el modo Presentacin, cree una presentacin o seleccione una en el men emergente de presentaciones. Es ms fcil comenzar por una presentacin En blanco o una presentacin sin ningn objeto en el cuerpo. 3. Elija el men Presentaciones > Ajustar presentacin. 4. En el cuadro de dilogo Ajustar presentacin, haga clic en la pestaa Imprimir, seleccione Imprimir en <valor> columnas, seleccione opciones para las columnas y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Para Especificar el nmero de columnas Realice lo siguiente En Imprimir en <valor> columnas, escriba un nmero entre 1 y 99.
Organizar primero los registros de izquierda a derecha en Seleccione Izq.-derecha. la pgina (en una sola fila cada vez) Utilice esta opcin para los informes similares a etiquetas con el fin de utilizar el menor nmero de filas y conservar el conjunto de etiquetas. Organizar primero los registros de arriba a abajo en la pgina (en una sola columna cada vez) Seleccione Arriba-abajo. Utilice esta opcin para los informes similares a directorios, que se leen de arriba a abajo, columna por columna.
5. En la presentacin, podr ver unas lneas verticales que sealan las columnas.
80
6. Coloque u organice los campos y dems objetos de presentacin para incluirlos en la columna de ejemplo de la izquierda. Utilice campos de fusin, o campos u objetos con desplazamiento activado para que quepan ms datos en la anchura de la columna. Con cualquiera de estas dos funciones, los campos pueden extenderse al rea gris de la segunda columna y el espacio en blanco de los campos se elimina al ver o imprimir los datos.
Columna de ejemplo
Arrastre para cambiar manualmente el tamao de las anchuras de columna
Cambiar la anchura de las columnas

La anchura inicial de cada columna se calcula en funcin del tamao del papel, de la orientacin y de todos los mrgenes definidos. Para cambiar la anchura de las columnas, realice una de las siguientes acciones:
Para Realice lo siguiente Ajustar de forma interactiva la anchura Arrastre el lmite de columna derecho (la lnea vertical discontinua ubicada en el extremo de las columnas derecho de la columna de ejemplo). Si ensancha la columna, aparece un rea media gris que indica un margen de encuadernacin que no se imprimir. Medir y ajustar con precisin la anchura de las columnas Haga clic en Inspector en la barra de presentacin. Haga clic en Posicin. Site el puntero sobre el cuadro derecho de la columna, mantenga pulsado el botn del ratn (procure no arrastrar el ancho de columna) y lea el valor del Ancho de columna en el rea Tamao.
Si cambia el nmero de columnas, FileMaker Pro ajustar el ancho de las columnas para adaptarse al ancho del tamao de papel que ha definido, sin incluir los mrgenes fijos. Es posible que necesite ajustar de nuevo los campos para que quepan en la columna de ejemplo. Para obtener ms informacin sobre cmo configurar una presentacin para imprimir registros, consulte la Ayuda.
Trabajar con objetos en presentaciones

Un objeto es un elemento discreto, como un campo, un texto, un objeto grfico (como un valo o una imagen importada), un botn, un portal (para mostrar filas de registros relacionados), un control de pestaas, un grfico o un visor Web que puede seleccionar, mover, eliminar, copiar, formatear, cambiar su tamao y modificar. Coloque objetos en una presentacin para mejorar su diseo. Para cada tipo de objeto con el que trabaje, puede usar herramientas especficas desde la barra de herramientas de estado.
Captulo 3
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Barra de herramientas de estado en modo Presentacin (Windows)
Barra de herramientas de estado en modo Presentacin (Mac OS)
Nota Si no ve la barra de herramientas de estado en la parte superior de la ventana del documento, es posible que est oculta. Asegrese de que se encuentra en el modo Presentacin y a continuacin haga clic en el botn de control de la barra de herramientas de estado en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento (o seleccione el men Vista > Barra de herramientas de estado).
Usar el Inspector para formatear objetos

En el modo Presentacin, puedes utilizar el Inspector para ver y modificar la configuracin de los objetos. Cada pestaa se centra en un aspecto diferente del formato. Site el puntero sobre las opciones de cada pestaa para que aparezca una descripcin de lo que hacen. Para abrir el Inspector:
1 Haga clic en Inspector en la barra de presentacin. 1 Seleccione el men Vista > Inspector.
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Haga clic en las pestaas para dar formato a los diferentes aspectos de un objeto Establezca los ajustes de la posicin de un objeto en la presentacin
Delimite el objeto con la parte superior, inferior, izquierda o derecha de la ventana (en el modo Visualizar o Buscar) o con el lateral izquierdo o derecho (en el modo Vista previa o al imprimir).
Seleccione la configuracin para establecer la posicin relativa de un objeto y modificar el tamao del mismo
Seleccione la configuracin para la impresin y la previsualizacin de objetos
Puede abrir varias ventanas del Inspector para que el trabajo con una presentacin resulte ms sencillo. Por ejemplo, muestre la pestaa Datos de una ventana del Inspector y la pestaa Apariencia de otra ventana del Inspector para poder acceder a las opciones de cada pestaa. Para abrir otra ventana del Inspector, seleccione el men Vista > Nuevo Inspector. Para obtener ms informacin acerca del uso del Inspector, consulte la Ayuda.
Usar el Inspector para colocar objetos

Utilice el Inspector para precisar la posicin o cambiar el tamao de los objetos de una presentacin. O puede establecer los objetos para que automticamente cambien de tamao o se muevan vertical u horizontalmente al cambiar el tamao de la ventana de FileMaker Pro. La configuracin Horizontal tambin se aplica al modo Vista previa y a la impresin cuando el ancho de la pgina es mayor que el de la presentacin que est en pantalla o que va a imprimir. Cuando los objetos de presentacin se configuran para cambiarles el tamao, mantienen una distancia constante del objeto por el que estn delimitados. De este modo, los objetos se pueden mover, expandir o contraer cuando se cambia el tamao de la ventana de FileMaker Pro. Los puntos de delimitacin pueden ser el margen de la presentacin o el margen del contenedor entre los que se encuentra un objeto. De forma predeterminada, los objetos se delimitan en la parte superior e izquierda de la presentacin o pgina.
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Colocar objetos o ajustar su tamao con precisin 1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios objetos. Para obtener ms informacin, consulte Seleccionar objetos en la pgina 84. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Posicin.
3. En el rea Posicin, escriba un valor nuevo en uno de los campos. Nota Para cambiar la unidad de medida, seleccione el men Presentaciones > Establecer reglas. En el cuadro de dilogo Establecer reglas, en Unidades, seleccione una unidad de medida y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. Escriba un valor nuevo en uno de los siguientes campos.
Campo Nombre Indica El nombre del objeto seleccionado (opcional). Puede asignar nombres a objetos y a objetos agrupados. Algunos pasos de guin y funciones utilizan estos nombres para especificar sobre qu objeto actuar. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda. La distancia entre el margen izquierdo de la seleccin y el margen izquierdo de la presentacin. La distancia entre la parte superior de la seleccin y la parte superior de la presentacin. La distancia entre el margen derecho de la seleccin y el margen izquierdo de la presentacin. La distancia entre la parte inferior de la seleccin y la parte superior de la presentacin. La anchura del objeto. La altura del objeto.
Izquierda Superior Derecha Inferior Grosor Altura
Si no puede escribir un valor, ese campo no se ajusta al objeto seleccionado (por ejemplo, una lnea horizontal no tiene altura) o la seleccin est bloqueada. 5. Pulse Intro o Tabulador o haga clic fuera del Inspector para que se apliquen los cambios. Permitir el cambio de tamao de objetos o su desplazamiento en la presentacin Cuando los objetos de presentacin se configuran para cambiarles el tamao, mantienen una distancia constante del objeto por el que estn delimitados. De este modo, los objetos se pueden mover, expandir o contraer cuando se cambia el tamao de la ventana de FileMaker Pro. Los puntos de delimitacin pueden ser el margen de la presentacin o el margen del contenedor entre los que se encuentra un objeto. De forma predeterminada, los objetos se delimitan en los lados superior e izquierdo de la presentacin o pgina. Para poder cambiar el tamao de los objetos o moverlos cuando se cambia el tamao de la ventana de FileMaker Pro: 1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios objetos de la presentacin. Para obtener ms informacin, consulte Seleccionar objetos en la pgina 84. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Posicin.
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3. En el rea Cambio de tamao automtico, seleccione la lnea que indica el lado del objeto que desea delimitar en la presentacin o el contenedor.
Seleccione la lnea del lado del objeto que desee delimitar
Nota Los objetos ubicados en contenedores de las presentaciones (como campos situados en paneles de pestaas o portales) no heredan la configuracin de cambio de tamao de su contenedor. Importante Varios objetos colocados unos junto a otros o apilados verticalmente y delimitados por los mrgenes izquierdo y derecho o por los dos mrgenes superior e inferior, se desplazan o cambian de tamao en relacin al margen de la ventana o del contenedor, no de los dos. Por lo tanto, los objetos adyacentes no mantendrn una distancia relativa entre s y pueden superponerse al cambiar el tamao de la ventana. Para obtener informacin acerca de la configuracin de los objetos para el cambio de tamao, consulte la Ayuda.
Seleccionar objetos
Para trabajar con un objeto en una presentacin, seleccinelo en el modo Presentacin. Ver pequeos cuadros o identificadores en las esquinas del objeto seleccionado.
Los identificadores aparecen en las esquinas del objeto seleccionado
Nota Si los identificadores de seleccin de un objeto son grises en lugar de negros, el objeto est bloqueado. Para seleccionar un objeto, haga clic en la herramienta Seleccin en la barra de herramientas de estado. El puntero se convertir en una flecha. A continuacin, realice una de las siguientes acciones.
Para seleccionar Un objeto Varios objetos a la vez En el modo Presentacin, realice lo siguiente Con el puntero de flecha, haga clic en el objeto. (Si el objeto es transparente, haga clic en su borde.) Arrastre el puntero de flecha para crear un cuadro de seleccin que rodee por completo a los objetos. Si, al arrastrar, pulsa Ctrl (Windows) o 2 (Mac OS), no es necesario que el cuadro de seleccin rodee por completo a los objetos. O, pulse la tecla Mays mientras hace clic en cada uno de los objetos individualmente. Seleccione el men Edicin > Seleccionar todo. Haga clic en la herramienta del tipo de objeto que desea seleccionar y elija el men Edicin > Seleccionar todo. Este mtodo no selecciona botones. O, con el puntero de flecha, haga clic en un campo, pulse Mays (Windows) u Opcin (Mac OS) y seleccione el men Edicin > Seleccionar todo (Windows) o Seleccionar lo mismo (Mac OS). Haga clic en un campo con el puntero de flecha y pulse la tecla Mays (Windows) u Opcin (Mac OS) y elija el men Edicin > Seleccionar todo (Windows) o Seleccionar lo mismo (Mac OS). Haga clic con el puntero de flecha en el borde del portal o en cualquier otra rea dentro del portal que no contenga un campo o un objeto.
Todos los objetos de la presentacin Todos los objetos del mismo tipo (por ejemplo, todos los objetos de texto o todos los rectngulos) Todos los campos Un portal
Captulo 3
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Para seleccionar Controles de pestaas, paneles de pestaas y objetos en paneles de pestaas Anular la seleccin de objetos seleccionados
En el modo Presentacin, realice lo siguiente Consulte la ayuda para obtener informacin sobre cmo crear y trabajar con controles de pestaas.
Haga clic en una zona en blanco de la presentacin o en cualquier herramienta de la barra de herramientas de estado. O pulse la tecla Mays y haga clic en los objetos seleccionados.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con objetos en una presentacin, consulte la Ayuda.
Trabajar con campos en presentaciones

Una vez creada la presentacin, puede insertar campos en ella, eliminar los campos que no desea mostrar y determinar los parmetros de control de los datos introducidos en los campos y el formato en el que desea mostrar los datos. Los campos de una presentacin son objetos que se pueden seleccionar y desplazar, y a los que puede cambiar su forma y tamao. En el modo Presentacin, cada campo muestra su nombre de campo, formateado con sus atributos de fuente, tamao, estilo, alineacin, interlineado y color. Todos los campos, excepto los campos contenedor, muestran las lneas de base del texto para indicar la ubicacin en la que aparecen los datos en el modo Visualizar y para ayudarle a alinear los campos unos con otros.
Etiqueta de campo Los campos muestran los nombres de campo Lnea de base del texto
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Un campo que no aparece en la presentacin reside an en la base de datos y pueden utilizarse sus datos
en clculos y sumarios.
1 Para definir el formato, aspecto y comportamiento predeterminado de un campo, seleccione opciones sin
campos seleccionados. FileMaker Pro aplica estos valores predeterminados a todos los campos aadidos ms adelante. Consulte Formatear datos de campos en presentaciones en la pgina 89, Permitir o evitar entradas en campos en la pgina 96 y la Ayuda. Tambin puede especificar opciones individualmente para cada campo.
Insertar y eliminar campos en presentaciones

Puede insertar un campo en cualquier lugar de una presentacin, tantas veces como desee. (Slo puede insertar campos que haya definido anteriormente. Consulte Crear y modificar campos en la pgina 61.)
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Puede obtener diferentes resultados si inserta el mismo campo en diferentes ubicaciones de la presentacin. Por ejemplo:
1 aada el mismo campo de sumario a una parte de subsumario para calcular los totales de cada grupo de
registros ordenados y a una parte de sumario general para obtener totales de todos los registros de una tabla;
1 aada un campo a una cabecera o un pie de pgina para repetir los datos del primer o ltimo registro en
la pgina en forma de cabecera o pie de pgina. (Por ejemplo, aada un campo Apellido a la cabecera en un directorio.)
1 aada el mismo campo relacionado directamente a la presentacin para ver el valor del campo en el
primer registro seleccionado, o en un portal para ver los valores desde ms de un registro relacionado. (Un portal es un objeto de presentacin que muestra registros de tablas relacionadas). Colocar un campo en una presentacin 1. En el modo Presentacin, seleccione la presentacin en la que desee trabajar en el men emergente Presentacin. 2. Realice una de las opciones siguientes:
1 Arrastre un campo de la herramienta Campo
en la barra de herramientas de estado hasta la posicin que desee en la presentacin. Mientras arrastra el campo en la presentacin, ver un borde y lneas de base de texto que le ayudarn a alinear el campo con otros objetos de la presentacin. Suelte el botn del ratn cuando el campo se encuentre en la ubicacin deseada.
Herramienta Campo El borde y las lneas de base del campo aparecen mientras arrastra los campos en la presentacin
1 Para aadir y modificar el tamao de un campo, haga clic en la herramienta Campo/Control

barra de herramientas de estado. Arrastre el puntero para dibujar el campo.
en la
1 Para mostrar datos de campo en una lista desplegable, un men emergente, un juego de casillas de
verificacin, un juego de botones circulares o un calendario desplegable, haga clic en la herramienta Campo/Control (Windows) o haga clic y mantenga pulsado el botn del ratn sobre la herramienta Campo/Control (Mac OS); a continuacin, seleccione el tipo de campo o control que desea aadir a la presentacin. Arrastre el puntero para dibujar el campo. Para dar formato y seleccionar una lista de valores para el campo, consulte Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin en la pgina 87. Nota Si est colocando un campo relacionado en un portal, colquelo en la primera fila del portal. Asegrese de que cada campo del portal proviene de la misma tabla relacionada desde la que el portal est configurado para mostrar registros. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda. 3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione el campo que desea insertar.
Captulo 3
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Para insertar un campo de otra tabla, elija dicha tabla Seleccione el campo que desea aadir Seleccione esta opcin para utilizar el nombre de campo como etiqueta de campo
Para elegir un campo de otra tabla, elija esa tabla en la lista de tablas ubicada encima de la lista de campos. A continuacin, seleccione un campo de la lista de campos O bien, seleccione Gestionar base de datos en la lista de tablas para crear una relacin o una tabla (consulte Crear relaciones en la pgina 112). 4. Para incluir el nombre de campo en forma de texto en la presentacin, seleccione Crear etiqueta. 5. Haga clic en Aceptar. Aparecer el nombre del campo en el campo de la presentacin a menos que haya elegido mostrar los datos de ejemplo del registro actual (seleccionando el men Vista > Mostrar > Datos de ejemplo). Los campos de las tablas relacionadas aparecen como ::Nombre del campo (precedido por dos puntos dobles). Reemplazar un campo por otro campo En el modo Presentacin, haga doble clic en el campo, seleccione otro nombre de campo en el cuadro de dilogo Especificar campo y haga clic en Aceptar. Eliminar un campo de la presentacin En el modo Presentacin, haga clic en el campo para seleccionarlo y pulse Retroceso o Suprimir, o seleccione el men Edicin > Borrar. Al eliminar un campo de una presentacin, no se elimina el campo o sus datos de la base de datos.
Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin

Puede formatear campos para mostrar como listas desplegables, mens emergentes, casillas de verificacin, botones circulares y calendarios desplegables. Tambin puede formatear campos para rellenar automticamente si se sugieren posibles coincidencias como los datos de tipos de usuario en el campo. Todas estas opciones suponen una ayuda para la introduccin de datos. Para configurar un campo para mostrar un men emergente, un juego de casillas de verificacin u otro control: 1. En el modo Presentacin, seleccione el campo.
1 Si el campo no est en la presentacin, consulte Insertar y eliminar campos en presentaciones en la

pgina 85.
1 Si el campo no se ha definido an, seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de dato para definir
un campo nuevo. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos.
88
3. En el rea Campo, seleccione el estilo de Control que desee:
1 1 1 1 1 1
Cuadro de edicin Lista desplegable Men emergente Juego de casillas de verificacin Juego de botones circulares Calendario desplegable
Por ejemplo, utilice un juego de botones circulares para mostrar una lista de valores de valores de texto, numricos, de fecha o de hora utilizados frecuentemente. Durante la introduccin de datos, los usuarios pueden elegir entre los valores definidos en lugar de escribir los valores.
Pas Elija un valor de la lista de valores durante la introduccin de datos Lista de valores adjuntada al campo Pas
Cuando selecciona estilos de control diferentes, se pueden ver opciones distintas en el Inspector. 4. Seleccione la lista de valores que desee en la lista Valores de. Para crear una lista de valores, consulte la Ayuda. 5. Si ha seleccionado Lista desplegable para el Estilo de control, puede dar formato a la apariencia de la lista seleccionando Incluir flecha para mostrar y ocultar la lista. Aparece un control de flecha en el cuadro de edicin. Los usuarios hacen clic en la flecha o pulsan Esc para mostrar u ocultar la lista desplegable. 6. Para permitir que los usuarios introduzcan valores diferentes a los definidos por la lista de valores, seleccione Permitir la edicin de la lista de valores. Esta opcin no est disponible si ha seleccionado Juego de casillas de verificacin o Juego de botones circulares, o si la lista de valores que ha seleccionado en el paso 4 utiliza valores de un campo. 7. Para seleccionar el campo del que se van a mostrar los datos, haga clic en el icono que hay junto a Mostrar datos de. 8. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione el campo del que desea mostrar los datos. Para incluir el nombre de campo en forma de texto en la presentacin, seleccione Crear etiqueta. 9. Pulse Intro o Tabulador o haga clic fuera del Inspector para que se apliquen los cambios. 10. Para configurar campos que sugieran coincidencias posibles conforme el usuario escribe datos en el campo, seleccione Rellenar automticamente usando la lista de valores o Rellenar automticamente usando los valores introducidos anteriormente. Nota El relleno automtico slo funciona con campos de texto. 11. Haga clic en Aceptar. Para ms informacin sobre cmo definir listas de valores y utilizar el relleno automtico, consulte la Ayuda.
Captulo 3
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Decidir la ubicacin en que insertar los campos relacionados

Puede insertar campos relacionados directamente en presentaciones o en portales.
1 Directamente en presentaciones: inserte campos relacionados directamente en una presentacin para

mostrar los datos del primer registro relacionado, incluso aunque haya varios registros relacionados que coincidan con los criterios de la relacin. (El primer registro relacionado que se muestra viene determinado en funcin de si la relacin especifica o no un tipo de ordenacin. Para obtener ms informacin, consulte Crear relaciones en la pgina 112.)
1 En portales: inserte campos relacionados en unportal de una presentacin para mostrar los datos de todos
los registros relacionados que coinciden con los criterios de la relacin. Para obtener ejemplos de cundo se insertan campos relacionados en portales, consulte la Ayuda. Nota Antes de insertar campos relacionados en una presentacin, debe comprender los conceptos presentados en captulo 4, Trabajar con tablas y archivos relacionados.
Campos de fusin
Utilice los campos de fusin para combinar datos de campo y texto en documentos como cartas modelo, etiquetas, sobres o contratos. Puede crear campos de fusin en bloques de textos para poder combinar texto esttico y datos de campo. Los campos de fusin se pueden contraer o expandir para ajustarlos a la cantidad de texto del campo de cada registro. Por ejemplo:
1 Cuando el campo de fusin <<Nombre>> se encuentra entre el texto Estimado y dos puntos (como en
Estimado <<Nombre>>:), FileMaker Pro muestra Estimado Carlos: en el modo Examinar o Vista previa si el campo Nombre contiene Carlos.
1 Cuando un campo de fusin est solo en una lnea (como el campo vaco Lnea de direccin 2 de una
etiqueta de correo), FileMaker Pro elimina la lnea en blanco del bloque de texto. FileMaker Pro utiliza los campos de fusin para crear presentaciones Etiquetas y Sobres. Nota Tambin puede utilizar una variable de fusin para mostrar datos. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Formatear datos de campos en presentaciones

Utilice los formatos de campo de FileMaker Pro para controlar la apariencia de los datos en una presentacin. Los formatos que especifique no cambian los datos a medida que se almacenan en la base de datos y puede especificar formatos diferentes cada vez que inserte un campo en una presentacin (ya sea en la misma presentacin o en una diferente). Por ejemplo, si introduce 5123 en un campo numrico, puede aplicarle un formato en una ubicacin para que aparezca como 5.123,00 y en otra ubicacin, como <5123>.
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FileMaker Pro aplica formatos de campo en el siguiente orden de prioridad:
1 Si no especifica formatos, FileMaker Pro muestra los nmeros, las fechas y las horas segn los formatos
del sistema definidos en el panel de control Configuracin regional y de idioma (Windows) o el panel Internacional de Preferencias del sistema (Mac OS) al crear el archivo.
1 En FileMaker Pro, puede especificar los formatos de visualizacin para los campos de texto, numricos,
de fecha, hora, de fecha y hora o contenedor sin necesidad de seleccionar ningn objeto. FileMaker Pro aplica ms adelante estos formatos predeterminados a los campos que inserte en las presentaciones. En los campos numricos, de fecha, de hora y de fecha y hora, estos formatos de visualizacin reemplazan a los formatos del sistema. Especificar atributos del texto en campos En el modo Presentacin, puede especificar un conjunto de atributos de caracteres de texto para cada campo. Todos los caracteres de ese elemento del campo (incluidas todas las repeticiones de campos repetidos) comparten los mismos valores de fuente, tamao, estilo, color, interlineado, tabulacin y prrafo. Nota Tambin puede formatear caracteres en los campos de texto en el modo Visualizar (por ejemplo, poner en cursiva o subrayar una palabra para resaltarla). A diferencia de los formatos de texto especificados en el modo Presentacin, estos formatos se almacenan con los datos y podr verlos en cualquier presentacin que muestre ese campo. 1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos. O, para definir formatos de texto para los campos que va a insertar ms adelante, comience sin seleccionar ningn campo. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Apariencia.
3. Seleccione los formatos que desea utilizar. Utilice el rea Texto para dar formato al estilo, el tamao, la fuente o el color del texto o para resaltarlo, ponerlo en negrita, cursiva o subrayarlo. Utilice el rea Prrafo para definir la alineacin, el sangrado y el interlineado de los prrafos para los campos. Utilice la seccin Tabuladores para colocar y alinear las paradas de tabulador, y para crear un carcter principal para rellenar la anchura de sangrado de los tabuladores.
Captulo 3
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Resalte el texto
Especifique la fuente, el estilo, el tamao y el color
Establezca la alineacin vertical y horizontal, el interlineado y las sangras de prrafo.
Establezca la alineacin y la posicin del tabulador Introduzca un carcter de relleno para utilizarlo en la tabulacin
4. Pulse Intro o Tabulador o haga clic fuera del Inspector para que se apliquen los cambios. Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos, consulte la Ayuda. Especificar formatos en campos numricos Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores en campos numricos, campos de clculo con resultados numricos y campos de sumario. 1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos que muestren valores numricos. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos. .
3. En el rea Formato de datos, haga clic en Nmero
4. Seleccione el formato de nmero que desee utilizar en la lista Formato y, a continuacin, seleccione los dems formatos del campo numrico. Las opciones que aparecen dependen del formato que seleccione.
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Elija las opciones para los nmeros booleanos o decimales, para las monedas y para los porcentajes.
Configure los valores negativos y de moneda
Configure las opciones para mostrar diferentes tipos numricos japoneses
5. Pulse Intro o Tabulador o haga clic fuera del Inspector para que se apliquen los cambios. Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato de los campos que contienen nmeros, consulte la Ayuda. Especificar formatos en campos de fecha Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores en los campos de fecha y en los campos de clculo con resultados de fecha. Importante Independientemente del formato que haya aplicado a un campo de fecha en el modo Presentacin, cada vez que haga clic en el campo o acceda a l pulsando Tab en el modo Visualizar, FileMaker Pro mostrar la fecha con un formato de ao de cuatro dgitos. FileMaker le recomienda que introduzca siempre fechas con aos de cuatro dgitos. Si introduce fechas con aos de dos dgitos, se convertirn a aos de cuatro dgitos. Para obtener ms informacin, consulte Conversin de fechas con aos de dos dgitos en la Ayuda. 1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos de fecha o campos de clculo con resultados de fecha. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos. .
3. En el rea Formato de datos, haga clic en Fecha
4. Seleccione el formato de fecha que desee utilizar en la lista Formato y, a continuacin, seleccione los dems formatos del campo de fecha.
Captulo 3
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Seleccione las opciones para mostrar fechas en japons.
Seleccione las opciones para los caracteres de da, mes, ao y separador.
5. Pulse Intro o Tabulador o haga clic fuera del Inspector para que se apliquen los cambios. Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos de fecha, consulte la Ayuda. Especificar formatos en campos de hora Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores de hora en los campos. 1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos de hora o campos de clculo con resultados de hora. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos. .
3. En el rea Formato de datos, haga clic en Hora
4. Seleccione el formato de hora que desee utilizar en la lista Formato y, a continuacin, seleccione los dems formatos del campo de hora. Si desea formatear el componente de segundos para que muestre valores fraccionarios, contine con el paso siguiente. Si no desea dar formato al componente de segundos, vaya al paso 6. 5. Haga clic en Nmero formato que desee. en el rea Formato de datos y, a continuacin, seleccione las opciones de
Slo dos opciones afectan a la visualizacin del componente de segundos: Nmero de fijo de decimales y Decimal (a la derecha de los Separadores). Las opciones restantes no tienen ningn efecto.
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Elija si desea mostrar las horas de la forma introducida, con un formato predeterminado o con el formato que especifique. Seleccione las opciones para mostrar horas en japons
6. Pulse Intro o Tabulador o haga clic fuera del Inspector para que se apliquen los cambios. Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos de hora, consulte la Ayuda. Especificar formatos en campos de fecha y hora Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores de fecha y hora en los campos. Puede formatear por separado cada uno de los tres componentes de un campo de fecha y hora: la fecha, la hora (excepto la parte de los segundos) y los segundos (incluidos los segundos fraccionarios). 1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos de fecha y hora o campos de clculo con resultados de fecha y hora. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos. y, a
3. Para dar formato al componente de fecha, en el rea Formato de fecha, haga clic en Fecha continuacin, seleccione las opciones de formato que desee.
4. Para formatear el componente de hora (excepto la parte de los segundos), en el rea Formato de fecha, haga clic en Hora y, a continuacin, seleccione las opciones de formato que desee. 5. Para dar formato a los segundos y al componente de segundos fraccionarios, en el rea Formato de fecha, haga clic en Nmero y, a continuacin, seleccione las opciones de formato que desee. Slo dos opciones afectan a la visualizacin del componente de segundos: Nmero de fijo de decimales y Decimal (a la derecha de los Separadores). Las opciones restantes no tienen ningn efecto. 6. Pulse Intro o Tabulador o haga clic fuera del Inspector para que se apliquen los cambios. Nota Debe especificar los formatos de los componentes de fecha y de hora antes de aplicar el formato. Si selecciona Tal y como se introdujeron para Fecha o para Hora, los datos del campo de fecha y hora aparecen de la forma en que se han introducido. Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos de fecha y hora, consulte la Ayuda.
Captulo 3
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Especificar formatos en campos contenedor Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra las imgenes y los iconos de archivo de los campos contenedor. Nota Las siguientes instrucciones tambin sirven para formatear los objetos grficos que inserte en una presentacin. 1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos contenedor o grficos insertados. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos. y seleccione los formatos que desea utilizar.
3. En el rea Formato de datos, haga clic en Grfico
Elija cmo ajustar el grfico al marco Elija cmo alinear el grfico horizontalmente en el campo Elija cmo alinear el grfico verticalmente en el campo
Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos contenedor, consulte la Ayuda. Formatear campos y texto para escritura vertical Si el sistema operativo est configurado para admitir la entrada de texto en japons, puede formatear objetos de campo y texto para mostrar un texto japons en formato de escritura vertical. En la escritura vertical, los caracteres se muestran y leen de arriba a abajo, en columnas sucesivas mostradas verticalmente, de derecha a izquierda. Esta opcin resulta til al imprimir direcciones en las etiquetas. Al seleccionar uno o varios campos y elegir a continuacin el men Formato > Orientacin > Lateral (slo texto asitico), los caracteres se giran 90 grados en sentido contrario a las agujas del reloj dentro del campo. El campo en s no se gira. Para girar los campos seleccionados, elija el men Disposicin > Rotar. Segn cmo desee imprimir el texto, es posible que necesite cambiar la orientacin de pgina de la presentacin. Para ello, seleccione el men Archivo > Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina (Mac OS) y cambie la orientacin de la pgina a Horizontal o Vertical. Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato de los campos y el texto para la escritura vertical, consulte la Ayuda.
96
Permitir o evitar entradas en campos

Puede permitir o evitar entradas en un campo. Por ejemplo, puede restringir la entrada en un campo que contenga un nmero de serie para que no pueda ser modificado. Puede establecer opciones de entrada de datos diferentes en los modos Visualizar y Buscar para permitir la bsqueda de nmeros de serie, aunque no puedan introducirse. Si permite la entrada en un campo, tambin puede controlar si se seleccionan todos los contenidos del campo al hacer clic en el campo o al acceder a l pulsando Tab en el modo Visualizar o Buscar. De lo contrario, FileMaker Pro coloca el punto de insercin detrs del ltimo carcter del campo. 1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos. 2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos.
3. En el rea Comportamiento, en la entrada Campo, seleccione las siguientes opciones:

Para Impedir la entrada en un campo en el modo Visualizar Impedir la entrada en un campo en el modo Buscar Seleccionar todo el contenido del campo al entrar en el campo Realice lo siguiente Anule la seleccin del modo Visualizar. Anule la seleccin del modo Buscar. Seleccione Seleccionar contenidos completos en una entrada.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con campos en una presentacin, consulte la Ayuda.
Trabajar con partes en presentaciones

Las presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes de presentacin, es decir, secciones de la presentacin que determinan la apariencia y el comportamiento de los datos en un campo. Mediante el uso de estas partes, puede controlar cmo imprime los datos FileMaker Pro, por ejemplo:
1 una vez por cada registro 1 slo en la parte superior de cada pgina 1 slo antes o despus de los grupos de registros ordenados (por ejemplo, para incluir un subtotal de cada
grupo de registros) Cada presentacin debe tener al menos una parte. Las partes de una presentacin pueden contener campos, portales, botones, texto y otros objetos. En el modo Presentacin, las lneas horizontales intermitentes sealan la divisin entre las partes de la presentacin y aparece una etiqueta de parte en el extremo izquierdo de la lnea divisoria inferior.
Captulo 3
97
El asistente Nueva presentacin/informe crea automticamente las partes de presentacin adecuadas en funcin de las opciones que seleccione. Despus de completar el asistente, puede aadir, cambiar o eliminar partes de una presentacin como crea conveniente. (Consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 73).
Cabecera Cuerpo Subsumario Sumario general continuo Pie de pgina

Informe de ventas
Nombre de agente ID de producto Cant. Importe
David Michaels David Michaels David Michaels David Michaels
ET3 ET4 ET1 ET5
1 1 2 3
Total
29,95 32,25 73,90 98,85 234,95 64,50 12,50 25,00 102,00 336,95
El subsumario ubicado debajo del cuerpo resume los datos de cada grupo de registros ordenados en el campo de interrupcin (Nombre de agente). Sumario general continuo Pie de pgina
Sophie Tang Sophie Tang Sophie Tang
ET6 ET7 ET2
2 5 2
Total Total general
Informe confidencial de EveryWhere Travel
Junio de 2009
Tipos de partes de presentacin

La siguiente tabla describe los tipos de partes de la presentacin.
Partes de presentacin Descripcin
Cabecera inicial Aparece nicamente una vez en la parte superior de la primera pantalla o pgina y reemplaza a la cabecera normal (si hay una especificada). En los informes, puede utilizarse para imprimir una pgina de ttulo independiente. Slo puede incluir una cabecera inicial en una presentacin. Cabecera Aparece en la parte superior de cada pantalla o pgina (a menos que aada una cabecera inicial que sustituya a la cabecera normal en la primera pgina). Utilcela para los encabezados de ttulo o columna (en informes en columnas). Slo puede incluir una cabecera en una presentacin. Cada objeto que incluye en el cuerpo, incluidos los campos, los objetos de texto y los grficos, aparecen una vez en cada uno de los registros del conjunto encontrado. Slo puede incluir un cuerpo en una presentacin. Aparece en la parte inferior de cada pantalla o pgina (a menos que aada un pie de pgina inicial). Slo puede incluir un pie de pgina en una presentacin. Aparece nicamente una vez en la parte inferior de la primera pantalla o pgina y reemplaza al pie de pgina normal (si hay uno especificado). Slo puede incluir un pie de pgina inicial en una presentacin.
Cuerpo Pie de pgina Pie de pgina inicial
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Para incluir datos de sumario en una presentacin (por ejemplo, subtotales, totales generales, promedios, recuentos, etc.), introduzca campos de sumario en partes de sumario de la presentacin. (Consulte Crear campos de sumario en la pgina 66). Las partes de sumario incluyen partes de sumario general yde subsumario.
1 Una parte de sumario general contiene normalmente uno o varios campos de sumario que muestran
informacin de sumario (como totales) sobre los registros visualizados.
1 Una parte de subsumario contiene normalmente uno o varios campos de sumario que muestran
informacin de subsumario (como subtotales) para un subconjunto de registros. Los registros se agrupan (ordenan) por los valores de otro campo, el campo de interrupcin. Cada vez que cambia el valor del campo de interrupcin, el informe se interrumpe y FileMaker Pro inserta la parte de subsumario. Las partes de subsumario aparecen en la vista Tabla y en la vista Lista cuando los ordena por campos de interrupcin, y se actualizan dinmicamente siempre que cambian los datos del archivo. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con las partes de una presentacin, consulte la Ayuda.
Mostrar datos en grficos

Puede crear grficos de barras, de lneas, de zonas y grficos circulares para comparar los datos de forma grfica en FileMaker Pro. Antes de crear un grfico, piense los datos de la comparacin que desea exponer y, a continuacin, seleccione el tipo de grfico con el que la comparacin quedar reflejada de forma clara.
1 Los Grficos de barras son buenos para comparar incrementos y disminuciones, los valores ms altos
con los ms bajos, la cantidad y la frecuencia. Puede crear grficos de barras verticales u horizontales.
1 Los Grficos de lneas son los ms tiles para mostrar los datos que cambian continuamente con el
tiempo, como los datos financieros histricos.
1 Los Grficos de zonas se utilizan a menudo para comparar los datos de sumario como los totales o las
medias de las ventas en un periodo de tiempo.
1 Los Grficos circulares son buenos para mostrar cuotas de mercado y proporciones de diferencias, pero
no se suelen utilizar para anlisis estadsticos cuando se necesitan comparaciones precisas.
Ejemplo de un grfico circular
Captulo 3
99
Crear un grfico
1. Abra la presentacin en la que desea aadir el grfico. 2. En el modo Presentacin, haga clic en la herramienta Grfico en la barra de presentacin.
3. Haga clic en la presentacin y arrastre y coloque el rectngulo donde quiera que aparezca el grfico. Importante Puede crear un grfico en cualquier parte de la presentacin, pero los datos del grfico se calcularn segn los datos de la parte de la presentacin en la que se site.
Seleccione un tipo de grfico
Escriba un ttulo Introduzca los nombres de los campos de la serie de datos con los que desea crear el grfico Especifique la fuente de datos del grfico Vea los cambios realizados aqu
Haga clic para dar formato al grfico
4. En el cuadro de dilogo Configuracin de grfico, en Tipo de grfico, seleccione el tipo de grfico que desea crear: Barras, Barras horizontales, Lneas, Zonas o Circular. 5. En Ttulo del grfico, escriba un nombre para el grfico (por ejemplo, Valor de stock de la Compaa ABC). O haga clic en para especificar un ttulo. Despus de escribir el ttulo, ste aparece entre comillas. Cuando especifica un campo o un clculo, puede ver el nombre del campo completamente calificado en el cuadro de texto Ttulo del grfico y los datos de este campo en la base de datos aparecen en la vista previa del grfico a la derecha. 6. Realice una de las opciones siguientes:
1 Grficos de barras, lneas o zonas: En Eje horizontal (X), escriba el nombre completamente calificado
del campo que representa la serie de datos que desea reflejar en el grfico (por ejemplo, Tabla 1::Mes), o haga clic en para especificar una serie de datos para el eje X. Nota Para los grficos de barras horizontales, el eje horizontal es el eje Y y el vertical es el eje X.
1 Grficos circulares: En Datos de etiquetas, escriba el nombre completamente cualificado del campo que
representa la serie de datos que desee reflejar en el grfico (por ejemplo, Tabla 1::Compaa). O haga clic en para especificar una serie de datos para los datos de etiquetas.
100
7. Realice una de las opciones siguientes:
1 Grficos de barras, lneas o zonas: En Eje vertical (Y), escriba el nombre completamente calificado
del campo que representa la serie de datos con los que desea crear el grfico (por ejemplo, para especificar una serie de datos. Tabla 1::Precio). O haga clic en
1 Grficos circulares: En Datos de valor, escriba el nombre completamente calificado del campo
que representa el conjunto de datos con el que desea elaborar el grfico (por ejemplo, Tabla 1::Recuento de empresas). O haga clic en para especificar una serie de datos. Nota Para los grficos circulares, si introduce ms de una serie de datos en Datos de valor, slo se evaluar la primera entrada y se ignorarn todas las dems. 8. En Usar datos desde, especifique la fuente de datos del grfico: Conjunto encontrado actual, Registro actual (datos delimitados) o Registros relacionados. Para ver un ejemplo de generacin de un grfico de datos de sumario, consulte la Ayuda. 9. Para cambiar las caractersticas de visualizacin del grfico, haga clic en Formato de grfico.
Seleccione un aspecto del grfico al que desee dar formato Seleccione las opciones de formato
Vea los cambios realizados aqu
10. En el cuadro de dilogo Formato de grfico, realice los cambios oportunos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 11. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin para cambiar al modo Visualizar y ver el grfico.
Captulo 3
101
Ttulo del grfico
Datos del eje vertical (Y)
Datos del eje horizontal (X) Ejemplo de un grfico de lneas
Nota FileMaker Pro muestra slo una imagen de marcador del grfico en el modo Presentacin. Debe cambiar al modo Visualizar o Previsualizar para ver el grfico en realidad. El grfico tambin aparecer en el modo Buscar. Para obtener ms informacin sobre cmo mostrar datos en grficos, consulte la Ayuda.
102
Captulo 4 Trabajar con tablas y archivos relacionados

1 planificar bases de datos relacionales; 1 crear y editar relaciones; 1 crear y editar actualizaciones.
FileMaker Pro utiliza las tablas relacionadas como elemento principal de las bases de datos relacionales y de las actualizaciones. Las bases de datos relacionales le permiten trabajar dinmicamente con datos de otras tablas, para que pueda cambiar los datos en una ubicacin y estos cambios se vean reflejados en todas las ubicaciones en las que aparezcan los datos relacionados. Las actualizaciones le permiten copiar y pegar datos de una tabla a otra. Una vez insertados los datos actualizados, stos no cambian a menos que los edite o le indique a FileMaker Pro que los actualice de nuevo. Utilice las bases de datos relacionales para:
1 Ver la versin ms actualizada de los datos de otra tabla (o la tabla actual) y trabajar con ellos. Por
ejemplo, muestre datos en campos relacionados cuando necesite datos actuales de una tabla relacionada, como el precio actual de un artculo; A medida que cambian los datos en los registros relacionados, ver esos cambios en la tabla actual.
1 Configurar y administrar los datos de forma eficaz y con flexibilidad. En lugar de crear varias tablas o
archivos de base de datos con valores duplicados, almacene apariciones nicas de valores y utilice las relaciones para facilitar esos valores. A continuacin, puede realizar cambios en los datos en una nica ubicacin, de modo que se elimina la duplicacin de datos y se favorece la exactitud de stos.
1 Ahorrar espacio en disco, ya que los datos se almacenan en una nica ubicacin.
Utilice las actualizaciones para copiar datos de una tabla relacionada y conservar su estado, incluso aunque cambien los datos relacionados. Por ejemplo, utilice una actualizacin para copiar el precio de un artculo en el momento de la adquisicin en la tabla Facturas. Aunque cambie el precio en la tabla relacionada, el precio de la tabla Facturas permanecer invariable. FileMaker Pro tambin puede acceder a los datos almacenados en otros archivos FileMaker Pro y fuentes de datos externas ODBC, que permite combinar datos almacenados en el archivo FileMaker Pro con datos de estas fuentes externas. Puede trabajar con datos de bases de datos SQL que comparten informacin mediante ODBC. Adems, puede utilizar campos suplementarios en FileMaker Pro para realizar operaciones de clculo y de sumario en datos almacenados en fuentes de datos ODBC. Para obtener ms informacin acerca del uso de FileMaker Pro con fuentes de datos externas, consulte Trabajar con fuentes de datos externas en la pgina 131. Nota Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de FileMaker Pro.
104
Las relaciones
Una relacin es un mtodo eficaz de organizar los datos. Mediante una relacin, puede unir datos de una o varias tablas en funcin de valores de campo comunes, valores de campo diferentes o una comparacin de valores en dos o ms campos. Una vez creada una relacin, puede hacer lo siguiente para mostrar los datos de la tabla relacionada:
1 disee una base de datos relacional, es decir, varias tablas que, al utilizarse juntas, contienen todos los
datos necesarios para su trabajo. Cada aparicin de los datos se almacena en una nica tabla cada vez, pero puede ver los datos y acceder a ellos desde cualquier tabla relacionada. Puede cambiar cualquier ocurrencia de los datos relacionados y estos cambios aparecern reflejados en todas las ubicaciones en las que se utilicen esos datos relacionados.
1 Defina una actualizacin para copiar datos de una tabla relacionada a un campo de la tabla de destino. Los
datos copiados se almacenan entonces en dos ubicaciones, como si los hubiera copiado y pegado en un campo de destino. Los datos actualizados son los datos actuales en el momento de copiarlos, pero una vez copiados permanecen estticos hasta que vuelva a realizar una actualizacin o active de nuevo la actualizacin.
Tabla actual
ID de cliente R20 ID de NY-Pars
Tabla relacionada
En las bases de datos relacionales, los datos de la tabla relacionada simplemente se muestran en la tabla actual, pero no se copian. Tabla actual
Tabla relacionada
Las actualizaciones copian los datos de la tabla relacionada en la tabla actual.
Por ejemplo, una base de datos de una agencia de viajes puede incluir estas tablas: una tabla Viajes, que almacena los productos (viajes) y sus precios actuales; una tabla Clientes, que almacena la informacin sobre los clientes; una tabla Facturas, que mantiene un registro de cada factura; y una tabla Elementos de lnea, que almacena los datos de venta de cada lnea de la factura, incluidos el viaje que se est vendiendo y el precio de venta. Como las facturas son una mezcla de datos dinmicos y estticos, puede utilizar bases de datos relacionales y actualizaciones para mostrar los datos. Los registros de la tabla Elementos de lnea se muestran dinmicamente en un portal de la presentacin Facturas, pero los precios de venta actuales de cada elemento de lnea se introducen mediante una actualizacin, para que los totales de las facturas sean precisos histricamente, incluso aunque los precios cambien en un futuro.
Captulo 4
Trabajar con tablas y archivos relacionados
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Tabla Viajes
ID de viaje Nombre del viaje T10 NY-Roma
Tabla Facturas
N de factura Fecha ID de cliente Nombre ID de viaje T10 T20 A-200-61 16-Oct-2010 C100 Williams
ID de viaje Origen Destino R200 Nueva York Pars R42 Pars Roma
Nombre del viaje Costo NY-Roma 550,00 Roma-Estam. 700,00 Total 1.250,00
Tabla Clientes
ID de cliente Nombre de cliente Telfono C100 Williams 408-555-3456
ID de viajeNombre del viaje T10 NY-Roma T20 Roma-Estam.
Registros de la tabla Elementos de lnea mostrados en el portal
Puede crear una base de datos relacional definiendo una relacin entre dos campos denominados campos coincidentes. Estos campos pueden residir en diferentes tablas o en la misma tabla (autounin). Puede acceder a los datos relacionados cuando el valor de los campos coincidentes de una parte de la relacin se compare correctamente con el valor de los campos coincidentes de la otra parte de la relacin, en funcin de los criterios que se hayan establecido en la relacin. Una vez creada la relacin, puede utilizar los campos de la tabla relacionada del mismo modo que los campos de la tabla actual: para mostrar datos en una presentacin, como parte de una frmula de clculo, en un guin, como campos coincidentes para otra relacin, etc. Puede trabajar con los datos de los campos relacionados en todos los modos (si dispone de privilegios de acceso) al trabajar con los registros de la tabla actual. Al mostrar datos relacionados en un portal, se muestran los valores de todos los registros relacionados. Si el campo relacionado no est en un portal, se muestra el valor del primer registro relacionado. Para obtener ms informacin sobre las relaciones, consulte la Ayuda.
Terminologa de bases de datos relacionales

Antes de empezar a trabajar con bases de datos relacionales y actualizaciones, debera conocer los siguientes trminos. Estos trminos se explican en las secciones siguientes.
Trmino Tabla actual Tabla externa Campo de destino de la actualizacin (slo para las actualizaciones) Campo de origen de la actualizacin (slo para las actualizaciones) Descripcin En las bases de datos relacionales, la tabla en la que est trabajando actualmente. En las actualizaciones, la tabla en la que se copian los datos. Una tabla que se encuentra fuera del archivo actual, en otro archivo. El campo de la tabla en el que desea copiar los datos durante una actualizacin.
El campo de la tabla relacionada que contiene los datos que desea copiar durante una actualizacin.
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Trmino Campo coincidente
Descripcin Un campo de la tabla actual y un campo de la tabla relacionada que contienen valores utilizados para acceder a los registros coincidentes (Los campos coincidentes reciben a veces el nombre de campos clave). Seleccione uno o varios campos coincidentes en cada tabla para cada una de las relaciones. En las bases de datos relacionales, los valores de los campos coincidentes deben coincidir de algn modo para que pueda establecerse una relacin entre los archivos. Consulte Campos coincidentes en relaciones en la pgina 107. En las actualizaciones, los valores de los campos coincidentes no tienen que ser iguales para coincidir. Un objeto de presentacin que muestra registros de tablas relacionadas. Los portales muestran datos de campos relacionados en filas, con un registro en cada fila. Un campo de una tabla relacionado con un campo de otra tabla (o con un campo diferente de la misma tabla). Si se crea una relacin entre dos tablas (incluso a travs de otra tabla), es posible acceder a los datos de los campos de una tabla desde la otra tabla. Un registro de la tabla relacionada cuyo campo coincidente (en funcin de la relacin utilizada) contiene un valor que coincide con otro valor del campo coincidente de otra tabla. En las bases de datos relacionales, la tabla que contiene los datos a los que desea acceder y con los que desea trabajar en la tabla actual. Para actualizaciones, la tabla que contiene los datos para copiar. Una tabla puede estar relacionada consigo misma. A esto se le denomina autounin. En el grfico de relaciones, los smbolos que definen los criterios coincidentes entre uno o varios pares de campos de dos tablas. Entre ellos, se incluyen: igual (=), no igual (), mayor que (>), mayor o igual que (), menor que (<), menor o igual que () y todas las filas o producto cartesiano (X). Las relaciones ofrecen acceso a los datos de una tabla a otra. Las relaciones pueden unir un registro de una tabla con un registro de otra tabla, un registro con otros registros, o todos los registros de una tabla con todos los registros de otra tabla, en funcin de los criterios especificados al crear la relacin en el grfico de relaciones. (Las relaciones reciben a veces el nombre de enlaces o expresiones de unin). En la pestaa Relaciones del cuadro de dilogo Gestionar base de datos, puede ver las apariciones de tablas del archivo actual y de los archivos de base de datos relacionados externos. En el grfico de relaciones, puede unir tablas y cambiar las relaciones entre los campos de diferentes tablas. Al crear una nueva tabla, aparece una representacin visual, o aparicin, de la tabla en el grfico de relaciones. Puede especificar varias apariciones (con nombres nicos) de la misma tabla para trabajar con relaciones complejas en el grfico. El archivo desde el que se aade una tabla al grfico de relaciones. La tabla en la que se basan una o varias tablas del grfico de relaciones. La tabla de origen es la tabla definida en la pestaa Tablas del cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
Portal Campo relacionado
Registros relacionados Tabla relacionada
Operadores relacionales
Relacin
Grfico de relaciones
Archivo de origen Tabla de origen
El grfico de relaciones
Puede utilizar las tablas del grfico de relaciones para organizar la vista de los datos. Las tablas que se muestran en el grfico de relaciones se pueden encontrar en el archivo FileMaker Pro actual, en un archivo FileMaker Pro externo o en una fuente de datos ODBC externa. Cada aparicin de una tabla en el grfico de relaciones representa una vista diferente de los datos. Al unir dos tablas, est utilizando las dos vistas existentes para crear una tercera vista. A medida que aada tablas a las relaciones, cada tabla sucesiva representa un conjunto adicional de criterios que deben cumplirse antes de poder acceder a los datos relacionados de esa relacin. Puede crear una relacin entre dos tablas cualquiera del grfico de relaciones, pero la relacin no debe crear ni un crculo ni un bucle cerrado entre las tablas. Es decir, cada serie de relaciones debe tener una tabla de inicio y otra de fin, y ambas deben ser diferentes.
Captulo 4
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Como cada relacin representa un conjunto adicional de criterios, deber tener en cuenta el contexto en el grfico de relaciones. El contexto es el punto del grfico desde el que se evala una relacin. Como el grfico no es nunca circular, cada punto del grfico ofrece una perspectiva diferente de los datos. FileMaker Pro no permite que se creen ciclos dentro del grfico de relaciones, por lo que cualquier intento de crear uno hace que FileMaker Pro genere una nueva ocurrencia de la tabla con nombre exclusivo. Una aparicin nueva funciona como cualquier otra del grfico y permite seguir utilizando la nueva relacin. Para obtener ms informacin sobre el grfico de relaciones, consulte la Ayuda.
Campos coincidentes en relaciones

Al crear una relacin entre tablas, debe seleccionar uno o varios campos de cada tabla como campos coincidentes. Los campos coincidentes tienen normalmente valores comunes. En una relacin tpica, un registro de una tabla estar relacionado con los registros de otra tabla que comparten un valor de campo coincidente comn. Por ejemplo, la tabla Clientes y la tabla Facturas pueden utilizar el campo ID de cliente para identificar de forma exclusiva a cada cliente y cada compra. Si las dos tablas se relacionan utilizando ID de cliente como campo coincidente, un registro de la tabla Clientes puede mostrar un portal en el que aparezca cada factura con un ID de cliente coincidente y en la tabla Facturas cada factura con el mismo ID de cliente puede mostrar datos de clientes consistentes. Los campos coincidentes utilizados en una relacin pueden tener nombres distintos. Los campos coincidentes pueden ser de cualquier tipo, excepto campos contenedor o de sumario.
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Tipos de relaciones
Al unir dos tablas mediante una relacin, puede establecer criterios para que FileMaker Pro muestre los registros relacionados o acceda a ellos. Los criterios pueden ser simples, como hacer coincidir un campo de la Tabla A con uno de la Tabla B, o ms complejos. Una definicin de relacin ms compleja devolver normalmente un conjunto ms delimitado de registros relacionados. Entre los ejemplos de relaciones complejas, se incluyen el uso de varios campos coincidentes en una o ambas partes de la relacin y la comparacin de campos coincidentes mediante operadores relacionales no iguales o campos coincidentes calculados. Relaciones de criterio nico En una relacin de criterio nico, los datos de un campo se comparan con los datos de otro campo. Por ejemplo, un registro de una tabla est relacionado con registros de otra tabla cuando los valores del campo ID de cliente de la tabla Clientes y los valores del campo ID de cliente de la tabla Nmeros de telfono son iguales.
Campo coincidente Campo coincidente
Utilice una relacin de criterio nico cuando desee relacionar dos tablas en funcin de un nico valor comn, como un nmero de serie o un nmero de identificacin. Por ejemplo, una base de datos de clientes incluye estas dos tablas: Clientes, que almacena nombres y direcciones, y Nmeros de telfono, que almacena nmeros de telfono y tipos de nmeros de telfono como, por ejemplo, del trabajo, del domicilio, fax, etc. Los datos se dividen en dos tablas porque un nico cliente puede tener varios nmeros de telfono. Las tablas tienen los siguientes campos:
Tabla Clientes Nombre de campo ID de cliente Nombre Apellidos Direccin1 Direccin2 Ciudad Estado Nmeros de telfono Nmero de telfono Tipo de nmero de telfono ID de cliente Comentario Campo numrico, nmero de serie de introduccin automtica. Campo coincidente para la tabla Clientes. Campo de texto Campo de texto Campo de texto Campo de texto Campo de texto Campo de texto Campo de texto Campo de texto Campo numrico. Campo coincidente para la tabla Nmeros de telfono
El campo ID de cliente es el campo coincidente de la relacin entre las dos tablas. En la tabla Clientes, el campo ID de cliente est configurado para introducir automticamente un nmero de serie, concediendo a cada registro de la tabla Clientes un nmero de identificacin nico. En la tabla Nmeros de telfono, el ID de cliente es slo un campo numrico simple.
Captulo 4
109
Como la relacin est definida para permitir la creacin de registros relacionados en la tabla Nmeros de telfono, se insertar automticamente el nmero ID de cliente de un registro de Clientes en el campo ID de cliente de la tabla Nmeros de telfono en cada nuevo registro relacionado. Esto permite relacionar muchos registros de la tabla Nmeros de telfono con un nico registro de la tabla Clientes. Los usuarios podrn introducir un nmero de telfono en una fila del portal vaca y FileMaker Pro crea automticamente un registro relacionado para ese nmero de telfono. Relaciones de varios criterios En una relacin de varios criterios, se aumenta el nmero de campos coincidentes, lo que incrementa asimismo los criterios de evaluacin de FileMaker Pro antes de unir correctamente los registros relacionados. En una relacin de varios criterios, FileMaker Pro compara los valores de cada campo coincidente en cada lado de la relacin en el orden de aparicin de los campos. A este proceso se le denomina comparacin AND. Para realizar la comparacin con xito, cada campo coincidente debe buscar un valor correspondiente en la otra tabla. Utilice una relacin de varios criterios cuando desee relacionar dos tablas en funcin de varios valores comunes, como un ID de cliente o una fecha.
Campos coincidentes Campos coincidentes
En esta relacin, los campos ID de cliente y Fecha de alquiler son campos coincidentes con la tabla Elementos de lnea de alquiler. Un registro de la tabla Clientes con el valor de ID de cliente de 1000, y el valor de Fecha de alquiler 10/10/2010 slo coincidir con aquellos registros de la tabla Elementos de lnea de alquiler en los que los campos ID de cliente y Fecha de alquiler tengan respectivamente los valores, 1000 y 10/10/2010, respectivamente. Si los campos ID de cliente de ambas tablas tienen valores coincidentes, pero no los tienen los campos Fecha de alquiler de las dos tablas, la relacin no devolver ningn registro relacionado. Por ejemplo, una base de datos de alquiler de equipamiento de viajes tiene tres tablas: Equipo, una tabla esttica que almacena el inventario de alquiler de equipos; Cliente, que almacena los nombres y las direcciones de los clientes; y Elementos de lnea de alquiler, que almacena un registro de cada alquiler de equipo, incluidos el ID de equipo, el ID de cliente y la fecha de alquiler. La finalidad de esta base de datos es supervisar el alquiler de los equipos y mostrar todos los alquileres de un determinado cliente en una fecha seleccionada. Aunque la base de datos est compuesta por tres tablas, la relacin de varios criterios se establece entre las tablas Clientes y Elementos de lnea de alquiler. Estas tablas tienen los siguientes campos:
Tabla Clientes Nombre de campo ID de cliente Fecha de alquiler Elementos de lnea de alquiler ID de cliente Fecha de alquiler ID de equipo Comentario Campo numrico, nmero de serie de introduccin automtica. Uno de los campos coincidentes con la tabla Elementos de lnea de alquiler. Campo de fecha. El otro campo coincidente con la tabla Elementos de lnea de alquiler. Campo numrico. Uno de los campos coincidentes con la tabla Clientes. Campo de fecha. El otro campo coincidente con la tabla Clientes. Campo numrico
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Como la relacin est definida para permitir la creacin de registros relacionados en la tabla Elementos de lnea de alquiler, los usuarios podrn introducir informacin sobre el alquiler en una fila vaca del portal y FileMaker Pro crear un registro relacionado para ese alquiler.
Seleccione esta opcin para permitir la creacin de registros relacionados en la tabla Elementos de lnea de alquiler.
Relaciones mediante operadores de comparacin En una relacin de comparacin, puede utilizar uno o varios de los siguientes operadores para comparar los valores de los campos coincidentes en las dos tablas relacionadas. La relacin devuelve registros relacionados cuando la comparacin se evala con xito, en funcin de los criterios que haya establecido.
Operadores relacionales = < > x Compara estos registros Los valores de los campos coincidentes son iguales Los valores de los campos coincidentes son diferentes Los valores del campo coincidente izquierdo son menores que los valores del campo coincidente derecho Los valores del campo coincidente izquierdo son menores o iguales que los valores del campo coincidente derecho Los valores del campo coincidente izquierdo son mayores que los valores del campo coincidente derecho Los valores del campo coincidente izquierdo son mayores o iguales que los valores del campo coincidente derecho Todos los registros de la tabla izquierda se comparan con todos los registros de la tabla derecha, independientemente de los valores de los campos coincidentes
Campo coincidente
Campo coincidente
Operador relacional Mayor que
En este ejemplo, los campos Fecha de viaje de la tabla Viajes y la tabla Clientes son campos coincidentes. Si un registro de la tabla Viajes tiene el valor de Fecha de viaje, 11/12/2010, todos los registros de la tabla Clientes con el valor de Fecha de viaje 10/12/2010 o anteriores se relacionan con ese registro. En la tabla Clientes, si un registro tiene un valor de Fecha de viaje 11/12/2010, todos los registros de la tabla Viajes con el valor de Fecha de viaje 12/12/2010 o posterior se relacionan con ese registro. Relaciones que devuelven un rango de registros Una relacin que devuelve un rango de registros es parecida a una relacin de varios criterios, excepto en que se utilizan operadores de comparacin para buscar registros que sean mayores que uno de los criterios y menores que los otros criterios. Este tipo de relacin se utiliza habitualmente para devolver registros incluidos en un rango de fechas o nmeros de serie. Por ejemplo, desde la Tabla E, desea ver todos los registros de la Tabla F que tienen valores del Campo de fecha F mayores que los valores de Fecha inicial E y menores que Fecha final E.
Captulo 4
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Campos coincidentes
Campo coincidente
Indica que se estn utilizando varios operadores relacionales diferentes en esta relacin. Esta relacin utiliza los operadores relacionales Mayor que o Menor que.
Esta relacin devuelve aquellos registros de la Tabla F que tienen un valor de Campo de fecha F posterior a la Fecha inicial E y anterior a la Fecha final E. Por ejemplo:
Si los campos Fecha inicial E Fecha final E Contienen los valores 01/11/2010 01/12/2010 Se devuelven estos registros relacionados de la Tabla F 14/11/2010 27/11/2010
Otro ejemplo:
Si los campos Fecha inicial E Fecha final E Contienen los valores 01/12/2010 01/01/2011 Se devuelven estos registros relacionados de la Tabla F 12/02/2010 15/12/2010 17/12/2010 26/12/2010
Relaciones deautounin Una autounin es una relacin en la que los dos campos coincidentes se definen en la misma tabla. Defina una autounin para crear relaciones entre registros de la misma tabla. Utilice una autounin en un portal de una presentacin de la tabla actual para mostrar un subconjunto de datos que residen en la tabla actual, como, por ejemplo, todos los empleados de cada gerente. Al definir una relacin de autounin en el grfico de relaciones, FileMaker Pro genera una segunda aparicin de la tabla en la que se basa la autounin. FileMaker Pro realiza esta accin para evitar que el grfico de relaciones forme un crculo, lo que imposibilitara la evaluacin de la relacin.
Campo coincidente Campo coincidente
Relacin de autounin
Esta relacin devuelve registros relacionados de la Tabla G cuando el valor del Campo de texto G1 es igual al valor del Campo de texto G2. Para obtener ms informacin sobre los tipos de relaciones, consulte la Ayuda.
112
Planificar bases de datos relacionales

Para obtener informacin sobrecmo planificar una base de datos relacional, consulte Planificar una base de datos en la pgina 53.
Trabajar con el grfico de relaciones

Utilice el grfico de relaciones para crear, cambiar y ver las relaciones del archivo de base de datos. El grfico de relaciones le permite duplicar tablas y relaciones, redimensionar y alinear tablas y aadir notas de texto. Puede resaltar tablas que estn conectadas con la tabla seleccionada a travs de una relacin 1-fuera y puede resaltar tablas que tengan la misma tabla de origen que la tabla seleccionada actualmente. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda. El grfico de relaciones muestra de forma predeterminada todas las tablas del archivo de base de datos actual. Puede aadir tablas de otros archivos FileMaker Pro o fuentes de datos ODBC externas, aadir ms de una aparicin de la misma tabla al grfico o eliminar tablas del grfico con los botones ubicados en la parte inferior del grfico. Nota Cuando la tabla procede de una fuente de datos ODBC externa, el nombre de la tabla se compone en cursivas en el grfico de relaciones. Para mostrar informacin acerca de la fuente de datos externa, desplace el puntero sobre la flecha ubicada a la izquierda del nombre de la tabla.
Crear relaciones
Para crear una relacin: 1. con la base de datos abierta, elija el men Archivo > Gestionar > base de datos; 2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Relaciones. 3. En el grfico de relaciones, busque las dos tablas que utilizar para esta relacin. Pueden aparecer en cualquier parte del grfico pero deben estar presentes para poder crear la relacin. En el caso de relaciones con autounin, localice la tabla nica; FileMaker Pro se encarga de crear la ocurrencia de la segunda tabla. 4. Haga clic en un campo en una de las tablas y arrstrelo al campo coincidente correspondiente en la otra tabla. O bien puede hacer clic en para abrir el cuadro de dilogo Editar relacin y crear una relacin.
5. Repita el paso 4 para cada campo coincidente que desee utilizar en esta relacin. Para obtener ms informacin sobre los campos coincidentes, consulte Campos coincidentes en relaciones en la pgina 107. 6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el grfico de relaciones.
Captulo 4
113
Mueva el puntero al icono de flecha para mostrar los nombres de la tabla y el archivo de origen
Haga clic una vez para contraer todos los campos excepto los coincidentes. Haga clic de nuevo para contraer todos los elementos excepto el nombre de tabla. Haga clic de nuevo para restablecer el tamao original de la tabla. Haga clic para mostrar o reducir una nota de texto Cambiar el color de objetos seleccionados Aadir una nota de texto al grfico Aumenta o reduce la vista del grfico Muestra el cuadro de dilogo Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina (Mac OS) Cambiar la alineacin de objetos seleccionados Mostrar saltos de pgina Mostrar tablas 1-fuera o tablas con el mismo origen
Los campos coincidentes se muestran en cursiva en sus tablas Eliminar objetos seleccionados
Aadir una tabla Crear una relacin Duplicar objetos seleccionados Editar un objeto seleccionado
El grfico de relaciones
Cambiar relaciones
Una vez creada una relacin, puede aadir o cambiar los campos coincidentes, cambiar los operadores relacionales y configurar las opciones para la creacin, eliminacin y ordenacin de registros relacionados. Para modificar una relacin: 1. con la base de datos abierta, elija el men Archivo > Gestionar > base de datos; 2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Relaciones. 3. en el grfico de relaciones, busque la relacin que desea editar y haga doble clic en la lnea indicadora ubicada entre las tablas relacionadas para abrir el cuadro de dilogo Editar relacin. O bien, puede seleccionar la relacin en el grfico y hacer clic en Editar relacin. para abrir el cuadro de dilogo
Seleccione el operador relacional.
Seleccione las opciones que desee para las tablas de la relacin.
114
4. Edite las tablas y los campos coincidentes de la relacin.

Para Cambiar un campo coincidente Aadir un campo coincidente Cambiar el operador relacional Duplicar un par de criterios de relacin Eliminar un par de criterios de relacin Realice lo siguiente Seleccione el nuevo campo coincidente y haga clic en Cambiar. Seleccione el nuevo campo coincidente y haga clic en Aadir. Seleccione un nuevo operador relacional de la lista y haga clic en Cambiar. Consulte Relaciones mediante operadores de comparacin en la pgina 110. Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en la parte inferior del cuadro de dilogo y haga clic en Duplicar. Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en la parte inferior del cuadro de dilogo y haga clic en Eliminar.
5. Seleccione opciones para la relacin.

Para Aadir un registro relacionado (a la tabla relacionada) cada vez que introduzca datos en un campo relacionado de un registro de la tabla actual. (Consulte Aadir y duplicar registros en la pgina 26.) Eliminar registros coincidentes (en la tabla relacionada) cada vez que elimine un registro coincidente en la tabla actual. (Consulte Eliminar registros en la pgina 27.) Ordenar registros relacionados. Seleccionar Permitir la creacin de registros relacionados en esta tabla a travs de esta relacin. Cuando esta opcin est seleccionada, al introducir datos en un campo relacionado que no tiene ningn registro relacionado correspondiente, se crea un registro relacionado basado en el campo coincidente de la tabla actual. Eliminar registros relacionados en esta tabla cuando se elimina un registro en la otra tabla. Esta opcin elimina los registros relacionados, incluso aunque est visualizando una presentacin que no muestra los registros relacionados. Ordenar registros. A continuacin, en la lista izquierda del cuadro del dilogo Ordenar registros, haga doble clic en los campos que desea ordenar. Para cambiar el orden de ordenacin de los campos, arrastre los campos a la lista derecha en el orden que desee. Seleccione otras opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar. La seleccin de esta opcin no afecta al tipo de ordenacin del archivo relacionado.
6. Haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin sobre cmo crear y editar relaciones, consulte la Ayuda.
Resumir datos en portales

Puede resumir los datos que se encuentran en un campo relacionado mostrado en un portal. El portal puede contener registros de una tabla relacionada o de la misma tabla (autounin). Para resumir datos en portales: 1. Cree un campo de clculo en la tabla en la que desea que se muestre el total.
Captulo 4
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2. Defina una frmula para el campo de clculo que incluya una funcin de agregacin para el tipo de clculo de sumario que desea realizar. Por ejemplo, si se encuentra en la tabla Facturas y quiere definir un clculo para obtener el total de los valores relacionados en el campo Precio de la tabla ElementosLnea, emplee la frmula Sum(ElementosLnea::Precio). 3. Inserte el campo de clculo en una presentacin de la tabla en la que est definido. Consulte Insertar y eliminar campos en presentaciones en la pgina 85.
Filtrar registros en portales

Filtrando los registros de un portal, puede ver diferentes conjuntos de registros del portal. 1. Haga doble clic en el portal. 2. En el cuadro de dilogo Ajustar portal, seleccione Registro del portal de filtros. 3. En el cuadro de dilogo Especificar clculo, defina un clculo que determine los registros del portal que se van a mostrar. Por ejemplo, si trabaja en una presentacin de Facturas, en un portal que muestre los registros de los productos de una tabla ElementosLnea, y desea que se muestren slo los productos con cantidades superiores a 1, utilice la frmula If(ElementosLnea::Cantidad < 1; 0; 1). 4. Haga clic en Aceptar. Importante Los resultados de los campos de sumario, los clculos y las peticiones de bsqueda se basan en el conjunto completo de registros relacionados, no slo en los registros filtrados de un portal. Por ejemplo, si en un portal se muestra un subconjunto filtrado de registros y en un campo de registro Total de fuera del portal resume estos registros, el campo de sumario contendr todos los registros relacionados y no slo los registros que se muestran. Para obtener ms informacin sobre cmo filtrar registros en portales, consulte la Ayuda.
Actualizaciones
Una actualizacin copia los datos de otra tabla a un campo de la tabla actual. Una vez copiados los datos, stos forman parte de la tabla actual (y permanecen a su vez en la tabla desde la que se copiaron). Los datos copiados en la tabla actual no cambian automticamente cuando cambian los datos de la otra tabla, a menos que cambien los datos del campo coincidente de la tabla actual. Para establecer una conexin entre las tablas para realizar una actualizacin, debe crear una relacin. A continuacin, defina una actualizacin para copiar los datos de un campo de la tabla relacionada a un campo de la tabla actual. Al escribir un valor en el campo coincidente de la tabla actual, FileMaker Pro utiliza la relacin para acceder al primer registro de la tabla relacionada cuyo campo coincidente contiene un valor coincidente. Despus, copia el valor del campo de origen de la actualizacin al campo de destino de la actualizacin, en donde se almacena el valor.
116
Despus de copiar un valor en el campo de destino de la actualizacin, puede editarlo, reemplazarlo o eliminarlo como cualquier otro valor (ya que el valor de la actualizacin pertenece ahora a la tabla actual). Tambin puede actualizar los datos de la tabla actual para hacerlos coincidir con los datos que cambien en la tabla relacionada.
Registros de la tabla relacionada Tabla actual Relacin
ID de cliente C200 Nombre Smith ID de cliente C235
Nombre ID de cliente C100 Telfono 42.83.91.04 Nombre ID de cliente C200 Ciudad Pars Telfono 555-3849 Nombre Smith Ciudad Vancouver Telfono 555-1234 Ciudad Nueva York
Campo de destino de la actualizacin
Campo de origen de la actualizacin
Crear actualizaciones
Para crear una actualizacin: 1. cree una relacin para la actualizacin entre el campo coincidente de la tabla actual y el de la tabla relacionada. Consulte Crear relaciones en la pgina 112. 2. Con la base de datos abierta, seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos. 3. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos. 4. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla. 5. Seleccione un campo de texto, numrico, de fecha, de hora, de fecha y hora o contenedor en la lista de campos existentes o defina uno nuevo. 6. Haga clic en Opciones (o haga doble clic en el nombre de campo). 7. En el cuadro de dilogo Opciones de campo, haga clic en la pestaa Autointroducir y, a continuacin, seleccione Valor actualizacin. 8. En el cuadro de dilogo Buscar para campo, elija la tabla con la que se iniciar la actualizacin y la tabla desde la que se copiar el valor.
Seleccionar Empezando con la tabla Actualizacin desde tabla relacionada Para especificar La tabla que utilizar la actualizacin como punto de partida en el grfico de relaciones. La tabla relacionada desde la que se actualizarn los datos relacionados.
9. Seleccione el campo desde el que se copiar el valor de la actualizacin.
Captulo 4
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10. Seleccione las opciones que desee para la actualizacin.

Para Realice lo siguiente Especificar una accin cuando los valores de los En Si no hay coincidencia exacta, seleccione una opcin para no copiar campos coincidentes no coincidan de forma ningn valor, copiar el siguiente valor inferior o superior del campo de exacta origen de la actualizacin o introducir un valor fijo para utilizarlo en su lugar. Impedir que los datos (vacos) nulos del campo de Seleccione No copiar contenido si est vaco. (Anule la seleccin de esta origen de la actualizacin se copien en el campo de opcin para permitir que se copien los datos vacos.) destino de la actualizacin
Seleccione el punto de partida de la actualizacin Elija la tabla relacionada para la actualizacin Seleccione el campo de origen de la actualizacin Seleccione una opcin para los datos no iguales de los campos coincidentes
La seleccin de esta opcin impide que se copien los datos nulos
11. Haga clic en Aceptar. 12. Repita los pasos 5-11 para cada campo adicional para el que desee definir una actualizacin.
Editar actualizaciones
Para editar una actualizacin: 1. Con la base de datos abierta, seleccione el men Archivo > Gestionar > base de datos. 2. Haga clic en la pestaa Campos. 3. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla. 4. Haga doble clic en el campo de destino de la actualizacin. 5. En el cuadro de dilogo Opciones de campo, haga clic en la pestaa Autointroducir. 6. Asegrese de que est seleccionada la opcin Valor actualizacin y haga clic en Especificar. Para detener o suspender el uso de una actualizacin, anule la seleccin de Valor actualizacin. 7. Realice los cambios que desee. 8. Haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin sobre cmo crear y editar actualizaciones, consulte la Ayuda.
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Captulo 5 Compartir e intercambiar datos

Este captulo incluye nociones bsicas sobre cmo compartir bases de datos de FileMaker Pro.
1 Uso compartido de red de FileMaker: puede compartir bases de datos de FileMaker Pro en la red para
que varios usuarios de FileMaker Pro accedan simultneamente al mismo archivo de base de datos o lo utilicen simultneamente.
1 Importar y exportar datos: puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras aplicaciones
mediante la importacin y exportacin de datos. Por ejemplo, puede importar datos que se encuentran en otra base de datos o en un programa de hoja de clculo o exportar datos de direcciones para crear cartas modelo personalizadas con un procesador de textos.
1 Importacin recurrente: puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice
automticamente los datos importados de otra aplicacin como puede ser Microsoft Excel.
1 Acceder a datos desde fuentes de datos externas: puede acceder a informacin almacenada en otros
archivos FileMaker Pro y bases de datos SQL externas que utilicen la tecnologa ODBC para compartir datos. De esta forma, es posible trabajar con informacin almacenada en bases de datos externas y combinar datos externos con informacin almacenada en el archivo. Cuando se accede a datos desde una base de datos ODBC, se pueden utilizar campos complementarios en el archivo FileMaker Pro para realizar operaciones de clculo y de sumario en los datos sin cambiar el esquema del archivo externo.
1 Publicacin en la Web al instante: puede publicar de forma rpida y sencilla presentaciones de

FileMaker Pro como pginas Web para que los usuarios con un navegador Web conectados a su Intranet (o Internet) accedan a las bases de datos de FileMaker Pro. Nota Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de FileMaker Pro. Consulte la Gua para la publicacin en la Web al instante con FileMakerpara obtener informacin sobre cmo publicar bases de datos en la Web.
Compartir bases de datos en una red

Si su equipo est conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro en Windows y en Mac OS pueden utilizar simultneamente el mismo archivo de base de datos. La funcin de Uso compartido de red de FileMaker Pro permite compartir archivos con hasta 9 usuarios simultneos (sin incluir las conexiones del anfitrin y la Publicacin en la Web al instante). Si necesita compartir archivos con ms de 9 usuarios en una red, FileMaker le recomienda que utilice FileMaker Server, una aplicacin que ofrece un rendimiento de red superior, adems de una mayor capacidad. Importante El acuerdo de licencia de FileMaker Pro exige el pago de una licencia para cada equipo en el que se instale o ejecute la aplicacin FileMaker Pro. No es posible compartir o utilizar de forma simultnea la licencia de software en diferentes equipos. Lea la licencia de software para conocer los trminos y las condiciones completas. La primera persona que abre un archivo compartido se convierte en el anfitrin. Todos los usuarios que abren el archivo compartido despus del anfitrin se convierten en clientes.
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El anfitrin abre el archivo.
Los clientes abren las conexiones con el archivo compartido
Una vez abierto un archivo compartido, el anfitrin y los clientes tienen acceso a la misma informacin y todos los cambios que se realicen en el archivo aparecern en la ventana de cada usuario. Las modificaciones de datos realizadas por cualquier usuario se guardan en el archivo compartido. El archivo compartido se guarda en el disco en el que reside el archivo. Los tipos de ordenacin, las peticiones de bsqueda, las rdenes de exportacin e importacin de campos y las configuraciones de impresin son especficos de cada usuario.
Activar el uso compartido y el hospedaje de archivos

Como muchos de los comandos de FileMaker Pro se procesan en el equipo anfitrin, obtendr un mejor rendimiento si hospeda los archivos compartidos desde el equipo ms rpido disponible. El archivo que hospeda debe residir en el disco duro de su equipo. No se permite hospedar de forma remota un archivo almacenado en otro equipo o servidor, ya que puede verse comprometida la integridad de los datos y puede producirse una disminucin del rendimiento. Para activar el uso compartido de archivos en red para todos los archivos abiertos: 1. abra el/los archivo(s) de FileMaker Pro que desea compartir. Nota Para activar o cambiar el estado de uso compartido de un archivo, debe abrirlo con una cuenta que tenga un conjunto de privilegios de acceso adecuado. Para obtener ms informacin, consulte Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados en la pgina 134. 2. Seleccione el men Archivo > Compartir > Red FileMaker. 3. En el cuadro de dilogo Configuracin de la red FileMaker, haga clic en Activo para Compartir red. En el cuadro Direccin TCP/IP, ver la direccin TCP/IP del sistema.
Captulo 5
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Haga clic para activar el uso compartido de la red
Seleccione el nivel de acceso de red para los archivos seleccionados
4. Seleccione los archivos que desea hospedar en la lista de Archivos abiertos actualmente. 5. Configure el nivel de acceso de red para los archivos.
Para Seleccionar Ofrecer acceso a todos los usuarios de FileMaker Pro de Todos los usuarios. la red Limitar el acceso de red a los usuarios en funcin del conjunto de privilegios que tengan Especifique los usuarios por conjuntos de privilegios y, a continuacin, haga clic en Especificar. En el cuadro de dilogo Especificar usuarios por conjunto de privilegios, seleccione los conjuntos de privilegios que desea que tengan acceso a la red. Sin usuarios.
Impedir cualquier tipo de acceso a travs de la red FileMaker
6. Haga clic en Aceptar. Los archivos abiertos estn ahora hospedados. Importante Debe mantener los archivos compartidos abiertos para poder ponerlos a disposicin de los clientes. Nota Para compartir archivos en CD de slo lectura, debe activar el uso compartido antes de copiar el archivo en los CD.
Abrir archivos compartidos como cliente

Las bases de datos de FileMaker Pro compartidas a travs de TCP/IP pueden abrirse de forma remota utilizando la lista de anfitriones locales, la direccin IP del equipo anfitrin o el nombre DNS del equipo anfitrin (si se ha definido alguno). Para abrir un archivo compartido como cliente: 1. Seleccione el men Archivo > Abrir remoto.
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2. En el cuadro de dilogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista para obtener una lista de los anfitriones.
Seleccione Anfitriones favoritos Anfitriones locales Anfitriones listados por LDAP Para mostrar Anfitriones aadidos anteriormente como favoritos Anfitriones de FileMaker Pro ubicados en la subred TCP/IP Anfitriones de FileMaker Pro disponibles a travs del servidor LDAP especificado
3. Para ver los archivos disponibles de un anfitrin, seleccione uno de los anfitriones. En la lista Archivos disponibles, seleccione el archivo que desea abrir. Consejo Para restringir la lista de archivos disponibles, escriba una serie de caracteres en el cuadro de texto Filtrar. Slo se mostrarn en la lista los nombres de archivos que contengan los caracteres que haya escrito. O bien, escriba la ruta de red en el campo Ruta de archivo de red; (por ejemplo: Para IPv4: fmnet:/<direccin IP del anfitrin>/<nombre de archivo> Para IPv6: fmnet:/[<direccin IPv6 del anfitrin>]/<nombre de archivo> 4. Haga clic en Abrir. Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, una contrasea y un nombre de dominio (slo en Windows) segn la configuracin de comparticin de archivos seleccionada por el anfitrin. Si hay demasiada actividad en la red, es posible que no aparezca el archivo en la lista. Para comprobar la red durante un perodo de tiempo ms largo, mantenga pulsada la tecla Ctrl (Windows) o la tecla Opcin (Mac OS) mientras hace clic en un elemento. Para obtener informacin acerca de cmo marcar archivos remotos como favoritos y acceder a archivos favoritos, consulte la Ayuda. Limitaciones para los cambios en los archivos compartidos Aunque varios usuarios pueden realizar cambios al mismo tiempo en el mismo archivo compartido, existen algunas limitaciones para los tipos de cambios simultneos permitidos. La siguiente tabla describe los tipos de cambios que se pueden y no se pueden realizar en los archivos compartidos.
Cambio en la base de datos Limitacin Datos en presentaciones y registros Datos de registros de fuentes de datos ODBC externas Dos usuarios no pueden editar el mismo registro al mismo tiempo. Dos usuarios pueden editar el mismo registro al mismo tiempo. Si dos usuarios editan el mismo registro a la vez, FileMaker Pro mostrar una alerta cuando cualquiera de los usuarios intente consignar cambios. La alerta ofrece al usuario una opcin que permite consignar tales cambios (sobrescribir los cambios que pueda haber realizado el otro usuario), volver al registro sin consignar cambios o restablecer el registro al estado en el que estaba al comienzo de la sesin de edicin. Dos usuarios no pueden modificar la misma presentacin al mismo tiempo. Dos usuarios no pueden modificar o definir la misma lista de valores al mismo tiempo. Un usuario puede editar una lista de valores mientras otro usuario la utiliza en el modo Examinar o Buscar. Dos usuarios no pueden modificar o definir el mismo guin al mismo tiempo. Un usuario puede editar un guin mientras otro usuario lo utiliza.
Presentaciones y elementos de presentacin Listas de valores
Guiones
Captulo 5
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Cambio en la base de datos Limitacin Tablas, campos, relaciones (esquema de base de datos) Orgenes de datos Dos usuarios no pueden modificar ninguno de estos elementos al mismo tiempo. Dos usuarios no pueden modificar o definir el mismo origen de datos al mismo tiempo. Un usuario puede editar una referencia de origen de datos mientras otro usuario utiliza el archivo externo. Dos usuarios no pueden modificar o definir cuentas y privilegios al mismo tiempo. Un usuario puede crear o modificar cuentas y privilegios mientras otro usuario los utiliza.
Cuentas y privilegios
Abrir bases de datos compartidas de forma remota usando una URL

El instalador de FileMaker Pro registra FMP7 como un protocolo de Internet. Esto permite abrir una base de datos compartida mediante una URL. Los clientes pueden utilizar un navegador para acceder a bases de datos compartidas si introducen la direccin URL del archivo compartido en el equipo anfitrin en la zona destinada para ello en un navegador. Para identificar la direccin URL de la base de datos compartida en el equipo anfitrin y enviarla a otro usuario cliente: 1. En el archivo compartido del equipo anfitrin, seleccione el men Archivo >Enviar > Vnculo a base de datos. FileMaker Pro abre un mensaje de correo electrnico en la aplicacin de correo electrnico predeterminada que contiene la direccin URL de la base de datos actual, adems de los requisitos de conexin de cliente; 2. Dirija el mensaje de correo electrnico al usuario cliente y, a continuacin, enve el mensaje. Para abrir una base de datos compartida en un equipo cliente mediante una direccin URL, realice las siguientes tareas:
1 Si ha recibido un mensaje de correo electrnico que contiene la direccin URL del equipo anfitrin, haga
clic en el vnculo que indica la ubicacin de la base de datos hospedada. Si su aplicacin de correo electrnico no admite vnculos activos, inicie un navegador Web en el equipo cliente deseado, copie la direccin URL del mensaje de correo electrnico en el rea de direccin del navegador y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
1 Si ha recibido la direccin URL de la base de datos compartida por otros medios, inicie un navegador
Web en el equipo cliente deseado, escriba la direccin URL del equipo anfitrin en el rea apropiada del navegador con el formato siguiente y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). [<][URL:]FMP7://[[cuenta:contrasea@]direcciones]/nombredebasededatos[>] Los parmetros opcionales se indican con corchetes ([ ]). Debido a que las URL no pueden contener espacios, cualquier espacio en los nombres de las bases de datos se codifica con el signo ms (+). Ejemplos FMP7://Mis+Direcciones.fp7 FMP7://192.168.10.0/Mis+Direcciones.fp7 FMP7://Usuario1:Contrasea1@12.345.678.900/Nombrearchivo.fp7
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Cerrar un archivo hospedado

Antes de que un anfitrin pueda cerrar un archivo compartido, deben cerrarlo primero todos los clientes. FileMaker Pro permite solicitar a los clientes en red que cierren el archivo compartido al realizar una de las siguientes acciones: cerrar el archivo, cambiar las condiciones de uso compartido del archivo, salir de FileMaker Pro o realizar una tarea para la que es necesaria que todos los clientes cierren el archivo. Si un cliente no responde a su solicitud de cierre del archivo compartido en 30 segundos, FileMaker Pro intentar cerrarlo en el equipo del cliente. Para cerrar un archivo hospedado: 1. En el equipo que hospeda el archivo, elija el men Archivo > Cerrar. 2. Si algunos clientes tienen abierto el archivo, ver un cuadro de dilogo con una lista de dichos clientes. Haga clic en Pedir para enviar un mensaje a los clientes solicitando el cierre del archivo. 3. Los clientes vern un cuadro de dilogo que solicita el cierre del archivo.
Si Los clientes hacen clic en Cancelar FileMaker Pro Espera a que estos clientes cierren el archivo.
Los clientes hacen clic en Cerrar ahora Cierra el archivo compartido en el equipo del cliente. Los clientes no realizan ninguna accin Intenta cerrar el archivo tras esperar 30 segundos, si puede cerrarse de forma segura.
Para obtener ms informacin sobre cmo compartir archivos en una red, consulte la Ayuda.
Importar y exportar datos

Puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importacin y exportacin de datos. Puede:
1 importar datos a un archivo de FileMaker Pro existente, en una nueva tabla o en una tabla existente 1 convertir datos de otras aplicaciones en nuevos archivos de FileMaker Pro 1 exportar datos para utilizarlos en otras aplicaciones
Guardar y enviar datos en otros formatos

Puede guardar datos de FileMaker Pro como una hoja de clculo de Microsoft Excel o Excel 2007/2008 o un archivo PDF, lo que le permite proporcionar sus datos de registro a usuarios que no disponen de FileMaker Pro. FileMaker Pro le permite enviar por correo electrnico la hoja de clculo de Excel o el archivo PDF cuando lo guarda. Tambin puede crear guiones para guardar registros como Excel o PDF. Para guardar archivos como Excel, es necesario disponer del privilegio de acceso Permitir exportacin. Para guardar archivos como PDF, es necesario disponer del privilegio de acceso Permitir impresin. Nota El archivo guardado slo incluir los campos que estn en la presentacin al guardar. Si desea incluir otros campos (por ejemplo, campos en paneles de pestaas que no estn delante), utilice el comando Exportar registros en lugar de Guardar/Enviar registros como.
Captulo 5
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Enviar mensajes de correo electrnico basados en datos de registros

Puede utilizar FileMaker Pro para enviar uno o varios mensajes a uno o ms destinatarios. El correo electrnico se enva mediante la aplicacin de correo predeterminada o directamente a travs de SMTP (Protocolo Simple de Transferencia de Correo, un conjunto de criterios para enviar y recibir correos electrnicos). Puede introducir valores o utilizar valores de campos o clculos. Adems, puede crear guiones para enviar mensajes de correo electrnico. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos

Cada aplicacin almacena sus archivos de datos con su propio tipo o formato de archivo. La mayora de las aplicaciones pueden tambin intercambiar informacin con algunos formatos diferentes. FileMaker Pro puede importar y/o exportar archivos con estos formatos, seguidos por las extensiones de los nombres de archivo: Microsoft Excel (.xls, .xlsx), texto separado por tabuladores (.tab, .txt), valores separados por comas, (.csv, .txt) , FileMaker Pro 7 (.fp7), Merge (.mer), tabla HTML (.htm) y XML (.xml). Si intercambia datos con otro programa, compruebe la documentacin incluida con ese programa para determinar el formato de archivo intermediario comn que admitan tanto FileMaker Pro como el otro programa. La mayora de los formatos de archivo slo admiten la conversin de datos y no importan ni exportan elementos de formato, como, por ejemplo, las fuentes, el tamao, el estilo o el color. Para obtener informacin sobre los formatos de archivo y las versiones que puede importar o exportar FileMaker Pro, o sobre la importacin de orgenes como XML, una cmara digital (Mac OS) o Bento (Mac OS), consulte la Ayuda.
Configurar importaciones recurrentes

Puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice automticamente los datos importados de otra aplicacin como puede ser Microsoft Excel. La importacin recurrente tiene lugar automticamente la primera vez que se visualiza la presentacin que contiene los datos del archivo externo. Posteriormente, puede ejecutar un guin para actualizar los datos. Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Los datos importados mediante una importacin recurrente en FileMaker Pro son de slo lectura. 1 Cuando se configuran importaciones recurrentes, FileMaker Pro crea una tabla nueva para los datos
importados y una presentacin nueva para mostrar esos datos. A continuacin, puede personalizar la presentacin en el modo Presentacin si as lo desea.
1 Para configurar importaciones recurrentes, tiene que abrir un archivo con una cuenta a la que se le haya
asignado el conjunto de privilegios Acceso total. Para obtener informacin sobre los conjuntos de privilegios, consulte Crear cuentas en la pgina 141. Para configurar importaciones recurrentes: 1. Cree un archivo nuevo o abra el archivo para el que desea configurar importaciones recurrentes. Consulte Crear archivos de FileMaker Pro en la pgina 57 o Abrir archivos en la pgina 17. 2. En el modo Visualizar, seleccione el men Archivo > Importar registros > Archivo. 3. En Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (Mac OS), seleccione el tipo de archivo que desee importar y, a continuacin, seleccione el archivo que contiene los datos que se van a importar.
126
4. Seleccione Configurar como importacin recurrente automtica y, a continuacin, haga clic en Abrir. La ruta del archivo seleccionado aparece en el cuadro de dilogo Configuracin de importacin recurrente. 5. Para que no se importen las cabeceras de las columnas, seleccione No importar el primer registro (contiene nombres de campos). 6. Acepte el nombre predeterminado de la presentacin o escriba otro nombre para la presentacin que crear FileMaker Pro para mostrar los datos importados. 7. Acepte el nombre predeterminado del guin o escriba otro nombre para el guin que se puede utilizar para actualizar los datos de forma manual. 8. Haga clic en Aceptar. 9. Si va a importar datos de un archivo de Excel, puede importarlos por hoja de clculo o por rango con nombre.
Para Importar datos por hoja de clculo Importar datos por rango con nombre, una hoja de clculo o un rango con nombre por presentacin Realice lo siguiente Seleccione Mostrar hojas, seleccione la hoja de clculo que desea importar y, a continuacin, haga clic en Continuar. Seleccione Mostrar rangos con nombre, seleccione el rango con nombre que desea importar y, a continuacin, haga clic en Continuar.
10. Aparece la nueva presentacin en el modo Visualizar en la vista Tabla. Puede actualizar los datos, aadir un registro vaco al archivo o aadir un campo nuevo a la presentacin.
Para Actualizar datos Aadir un registro vaco al archivo (aparece como una fila en blanco al final de la tabla) Realice lo siguiente Haga clic en el botn del guin en la parte superior de la presentacin nueva. Haga clic en + al final de la tabla.
Aadir un campo nuevo a la presentacin (aparece como Haga clic en + en el encabezado de la tabla. una columna en blanco a la derecha de la tabla)
Para obtener informacin acerca de la configuracin de importaciones recurrentes, consulte la Ayuda.
ODBC y JDBC
Puede intercambiar datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC y JDBC. Por ejemplo, puede generar grficos con datos de FileMaker Pro en Microsoft Excel.
Cmo desea realizar esta tarea? Cmo lo va a hacer? Consulte Gua de ODBC y JDBC de FileMaker Utilizar FileMaker Pro como fuente de 1 Consultas SQL datos/compartir datos de 1 JDBC FileMaker Pro
Captulo 5
127
Cmo desea realizar esta tarea?
Cmo lo va a hacer?
Consulte Trabajar con fuentes de datos externas en la pgina 131 y la Ayuda de FileMaker Pro Ayuda de FileMaker Pro
Utilizar FileMaker Pro como un De forma interactiva a travs del grfico de cliente ODBC/acceder a datos ODBC relaciones
1 Importacin estadstica nica mediante

ODBC (o men Archivo > Abrir)
1 Paso de guin Importar registros 1 Paso de guin Ejecutar SQL
Mtodos de importacin de datos a archivos existentes

Al importar datos a un archivo existente, puede:
1 aadir nuevos registros a una tabla existente 1 crear una tabla nueva de datos importados 1 actualizar registros existentes en una tabla existente 1 actualizar registros coincidentes en una tabla existente
Importante Las opciones de importacin que actualizan los registros existentes y los registros coincidentes sobrescriben los datos existentes durante el proceso de importacin y, una vez importados, no se puede deshacer esta accin. Para proteger sus datos, elija el men Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo antes de llevar a cabo una importacin que actualice los registros. El archivo desde el que importa los registros se denomina origen. El archivo al que importa los registros se denomina destino.
Aadir registros
Al aadir registros, importa todos los registros del archivo de origen al archivo o tabla de destino. Se crea un nuevo registro en el archivo de destino por cada registro importable del archivo de origen.
Actualizar registros existentes

Con esta opcin, puede reemplazar datos del archivo con datos del archivo de origen. Para cada campo al que importe, los datos del primer registro (o fila de datos) importable en el archivo de origen sobrescriben los campos del primer registro en el archivo de destino. Los datos del segundo registro (o fila de datos) importable en el archivo de origen sobrescriben los campos del segundo registro en el archivo de destino, y as sucesivamente. Al reemplazar datos, FileMaker Pro no examina ni compara los datos de los archivos. Puede decidir si desea reemplazar o no los datos campo por campo. Los registros del archivo de destino se reemplazan con el mismo nmero de registros del archivo de origen. Si el archivo de origen tiene ms registros importables, los datos de los registros adicionales no se importarn a menos que elija tambin la opcin Aadir los datos restantes como nuevos registros. Si hay ms registros en el archivo de destino, los datos de los registros adicionales no se reemplazarn.
Actualizar registros coincidentes

Puede actualizar registros y campos coincidentes del archivo de destino con los datos de otro archivo. Por ejemplo, puede tener una copia de una base de datos en su equipo de sobremesa y otra copia en su equipo porttil. Puede actualizar el archivo de su oficina con los cambios realizados durante sus desplazamientos.
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Para determinar qu registros del archivo de origen actualizarn los registros del archivo de destino, elija uno o varios campos coincidentes en cada archivo. Si los datos de los campos coincidentes de un registro del archivo de destino coinciden con los datos de los campos coincidentes de un registro del archivo de origen, el registro del archivo de destino se actualizar con los datos del archivo de origen. Los campos coincidentes deben identificar de forma exclusiva cada entidad de la base de datos. Por ejemplo, en una base de datos de personas, puede utilizar un campo coincidente, como Nmero de empleado, o varios campos coincidentes, como Apellidos, Nombre y Nmero de telfono. Si utiliza slo el campo Apellidos, es posible que identifique a ms de una persona, por lo que no es eficaz utilizar slo este campo como campo coincidente. Tambin puede especificar los campos que desea importar. Los contenidos de todos los campos seleccionados para su importacin sobrescribirn los datos del archivo de destino en todos los campos coincidentes, incluso aunque el campo del archivo de origen est en blanco. Cuando el archivo de destino contiene un conjunto encontrado, slo se actualizan los registros encontrados. (Si el archivo de origen es otro archivo de FileMaker Pro, slo podr importar desde un conjunto encontrado.) El siguiente ejemplo muestra la apariencia de un registro del archivo de destino antes y despus de ser actualizado por un registro coincidente del archivo de origen.
Antes de la actualizacin de los registros coincidentes Archivo de origen Archivo de destino 123-456-7890 123-456-7890 = John John Q > Smith Smith 456 New Rd. > 123 Main St. > Anytown Newtown EE.UU. > EE.UU. 3/3/1960 > 408-555-6789 = indica un campo coincidente > indica la importacin del campo indica la no importacin del campo Despus de la actualizacin Archivo de destino
123-456-7890 John Q Smith 456 New Rd. Newtown EE.UU. 3/3/1960
El proceso de importacin
Los pasos bsicos para importar registros son: 1. Realice una copia de seguridad del archivo de destino en el que va a realizar la importacin. 2. Si el archivo de origen es un archivo de FileMaker Pro, realice una bsqueda para que el conjunto encontrado de la ventana actual contenga slo los registros que desea importar. 3. Abra el archivo de destino. Si tiene varias tablas, seleccione una presentacin que muestre los registros de la tabla en los que desea importar los datos. 4. Si va a actualizar registros existentes o coincidentes, asegrese de que el conjunto encontrado del archivo de destino contiene slo los registros que desea cambiar o actualizar. 5. Elija el men Archivo > Importar registros > Archivo y seleccione el nombre del archivo que contiene los datos que desea importar (el archivo de origen). 6. En el cuadro de dilogo Asignacin de campos de importacin, si es necesario, seleccione una tabla de la lista Origen.
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7. Acepte la tabla mostrada en la lista desplegable Destino, o seleccione Nueva tabla para crear una tabla con el mismo esquema que la tabla de origen. 8. Seleccione el tipo de importacin que desea realizar. Consulte Mtodos de importacin de datos a archivos existentes en la pgina 127. 9. Asignar los campos del archivo de origen a los campos del archivo de destino.
= indica campos coincidentes Seleccionar una tabla para importar desde ella Las flechas sealan los campos de la derecha en los que se importarn los datos Importar a tabla actual o nueva tabla
Campos del archivo de origen
Campos del archivo de destino
Seleccione una accin de importacin
Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo de FileMaker Pro

Puede convertir un archivo de datos de otra aplicacin en un nuevo archivo de FileMaker Pro. El archivo convertido contendr:
1 los datos del archivo o el origen que convierta; 1 dos presentaciones para mostrar los datos; 1 los nombres de campo convertidos, si se encuentran disponibles en el archivo u origen que desea
convertir. De lo contrario, se utilizarn nombres de campo genricos: f1, f2, f3, etc.
1 los tipos de campo convertidos, si se encuentran disponibles en el archivo u origen que desea convertir. De lo
contrario, todos los campos sern de texto. Para importar datos a un archivo nuevo: 1. En la aplicacin de origen, guarde los datos que desea importar en un tipo de archivo compatible con FileMaker Pro. Consulte Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos en la pgina 125. 2. Seleccione el men Archivo > Abrir; 3. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, en Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (Mac OS), especifique el tipo de archivo, el archivo que desea convertir y, a continuacin, haga clic en Abrir. 4. Si ve el cuadro de dilogo Opcin de la primera fila, especifique si la primera fila de datos contiene los nombres de campo o el primer registro de datos y, a continuacin, haga clic en Aceptar; 5. Si va a convertir una hoja de clculo de Microsoft Excel y aparece el cuadro de dilogo Especificar datos de Excel, seleccione una hoja de clculo o un rango con nombre del archivo de libro de Excel y, a continuacin, haga clic en Aceptar;
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6. En el cuadro de dilogo Crear un archivo llamado, escriba un nombre para el nuevo archivo, elija una ubicacin y haga clic en Guardar. FileMaker Pro convertir los datos en un archivo de FileMaker Pro y mostrar el archivo. Para obtener ms informacin sobre la importacin de datos, consulte la Ayuda.
El proceso de exportacin
Puede exportar datos de FileMaker Pro a un nuevo archivo y, a continuacin, abrirlo en otra aplicacin. Los pasos bsicos para exportar registros son: 1. Abra el archivo de FileMaker Pro y muestre una presentacin que incluya los registros que desea exportar. 2. Busque y ordene los registros que desea exportar. Consulte Buscar registros en la pgina 32. 3. Seleccione el men Archivo > Exportar registros. 4. En el cuadro de dilogo Exportar registros a archivo, escriba un nombre, elija una ubicacin para el archivo exportado y seleccione un tipo de archivo. 5. En el cuadro de dilogo Orden de los campos para exportacin, indique cmo desea que se exporten los datos de FileMaker Pro.
Para exportar Un campo en la presentacin actual Un campo en la tabla de la presentacin actual Seleccione Presentacin actual (NombrePresentacin) de la lista de tabla y a continuacin haga doble clic en un campo de la lista. Tabla actual (NombreTabla) de la lista de tabla y a continuacin haga doble clic en un campo de la lista.
6. Si es necesario, elija el juego de caracteres que desea que utilice el archivo exportado. 7. Seleccione si desea aplicar o no el formato de la presentacin actual a los datos exportados.
Para exportar campos relacionados, seleccione la tabla relacionada en la lista
Seleccione los campos en esta lista
FileMaker Pro exporta estos campos
Seleccione si desea aplicar o no el formato
Para obtener ms informacin sobre la exportacin de datos, consulte la Ayuda.
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Trabajar con fuentes de datos externas

Puede definir los orgenes de datos en un archivo FileMaker Pro para acceder a los datos desde:
1 otros archivos FileMaker Pro 1 bases de datos SQL que utilizan la tecnologa ODBC para compartir informacin
Cuando se definen orgenes de datos en archivos FileMaker Pro, los datos actuales de bases de datos externas se muestran en los archivos. Puede utilizar FileMaker Pro para aadir, editar, eliminar, buscar y ordenar datos en los archivos externos. Los siguientes procedimientos proporcionan una visin general de cmo se obtiene acceso a los datos de archivos FileMaker Pro o a orgenes de datos ODBC externos. Para obtener informacin detallada acerca de cmo obtener acceso a orgenes de datos externos, consulte la Ayuda. Trabajar con archivos FileMaker Pro externos Para configurar un archivo para acceder a datos de otro archivo FileMaker Pro:
1 Aada tablas de otros orgenes de datos de FileMaker Pro al grfico de relaciones del archivo FileMaker Pro
actual;
1 Aada campos a las presentaciones para mostrar los datos del otro archivo FileMaker Pro.
Trabajar con fuentes de datos ODBC Para configurar un archivo para obtener acceso a datos de orgenes de datos ODBC compatibles:
1 Instale y configure un controlador ODBC para los orgenes de datos externos a las que desee acceder. 1 En el equipo que aloje el archivo FileMaker Pro actual, defina un Nombre de origen de datos (DSN) de
sistema para cada origen de datos ODBC al que desee acceder.
1 Establezca las opciones de los orgenes de datos ODBC a los que desee acceder (por ejemplo, si se debe
solicitar a los usuarios un nombre de usuario y una contrasea).
1 Aada una o varias tablas del origen de datos ODBC al grfico de relaciones del archivo FileMaker Pro
actual.
1 Aada campos a las presentaciones del archivo FileMaker Pro para mostrar los datos externos. 1 Si lo desea, aada campos suplementarios a las tablas y presentaciones externas para mostrar resultados
de clculo y de sumario en base a los datos almacenados en orgenes de datos ODBC externos.
Publicar bases de datos en la Web

Con FileMaker Pro, puede utilizar la Publicacin en la Web al instante para publicar bases de datos en un navegador Web y permitir a los usuarios buscar, explorar y modificar datos en la base de datos. Si utiliza Publicacin en la Web al instante con las cuentas y conjuntos de privilegios de FileMaker Pro, puede proteger su base de datos Web. Nota La opcin Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro permite compartir archivos con un mximo de 5 usuarios simultneos. Utilice FileMaker Server Advanced si necesita compartir archivos con ms de cinco usuarios Web simultneos.
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Para trabajar con una base de datos publicada de FileMaker Pro, los usuarios necesitan:
1 Software de navegador Web 1 Acceso a Internet o a una intranet. El acceso a Internet requiere un proveedor de servicios de Internet
(ISP); FileMaker no proporciona una cuenta.
1 Un equipo anfitrin con acceso continuo a Internet o una Intranet a travs de TCP/IP. 1 La direccin IP (Internet Protocol) del equipo que hospeda los archivos de base de datos.
Puede publicar bases de datos como pginas Web en una red local o Intranet, o para los usuarios en la Web. No es necesario cambiar la base de datos ni utilizar software adicional. Nota Los visores Web, que calculan la direccin URL en funcin de los datos del campo y muestran una pgina Web directamente en una presentacin de FileMaker Pro, funcionan en archivos compartidos mediante la Publicacin Web al instante. No obstante, existen algunos problemas de diseo que deben tenerse en cuenta antes de incluir visores Web en archivos publicados. Para obtener ms informacin, consulte la Gua para la publicacin en la Web al instante con FileMaker. Seleccione el men Ayuda > Documentacin del producto > Gua de Publicacin Web al instante de FileMaker.
Base de datos de FileMaker Pro compartida en un navegador Web
Captulo 6 Proteger bases de datos

Este captulo incluye nociones bsicas sobre cmo limitar lo que los usuarios pueden ver y hacer en un archivo de FileMaker Pro. Aprender a:
1 1 1 1 1 1
planificar la seguridad para un archivo ver y crear cuentas de usuario y contraseas ver y crear conjuntos de privilegios ver privilegios ampliados evitar que las versiones de FileMaker Pro anteriores a la versin 11 abran un archivo autorizar a otros archivos para que puedan acceder a sus archivos
1 tomar medidas para proteger la solucin de base de datos y su sistema operativo, la red y el hardware 1 hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos 1 instalar, ejecutar y actualizar software antivirus
Nota Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de FileMaker Pro. Aunque el sistema operativo incluye funciones de seguridad de archivos, debera utilizar los privilegios de acceso de FileMaker Pro como mtodo fundamental para controlar el acceso y proteger la seguridad de los archivos de base de datos. Para obtener ms informacin sobre cmo convertir la configuracin de seguridad de las bases de datos anteriores a la versin actual de FileMaker Pro, consulte Convertir bases de datos de FileMaker Pro 6 y anteriores en la pgina 151 y la Ayuda de FileMaker Pro.
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios

Puede limitar lo que los usuarios pueden ver y hacer en un archivo de base de datos. Puede restringir:
1 El acceso a datos. Haga que determinados registros o campos de tablas individuales sean de slo vista
o bien ocltelos por completo.
1 El acceso a presentaciones. Impida que los usuarios modifiquen presentaciones en el modo Presentacin. 1 El acceso a listas de valores y guiones. Impida que los usuarios accedan a las listas de valores y los
guiones y que los modifiquen, as como que ejecuten guiones.
1 El acceso a la comparticin de archivos. Active individualmente el uso compartido de archivos

mediante la red FileMaker, la publicacin en la Web y ODBC y JDBC.
1 La salida de datos. Impida a los usuarios que impriman o exporten datos. 1 El acceso a mens. Haga que slo est disponible un conjunto limitado de comandos de mens.
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Puede limitar las acciones que realizan los usuarios en un archivo, solicitndoles que introduzcan un nombre de cuenta y una contrasea cuando intenten abrir el archivo. El nombre de cuenta y la contrasea que introduzcan determinarn el conjunto de privilegios que se utilizar y el conjunto de privilegios limita lo que pueden hacer en los archivos. Para obtener ms informacin sobre las cuentas y los conjuntos de privilegios, consulte la seccin siguiente. Puede definir privilegios en un archivo compartido mientras lo utilizan los clientes. Todos los cambios realizados en los privilegios que afectan a un cliente actual no se aplicarn hasta que el cliente cierre y vuelva a abrir el archivo. Los privilegios que configure slo se aplicarn a un nico archivo y a todas las tablas de base de datos de ese archivo. Si desea proteger una solucin de base de datos compuesta por varios archivos, debe combinar todos estos archivos en un nico archivo de varias tablas. A continuacin, puede definir los privilegios en un nico archivo para administrar el acceso a toda la solucin de base de datos. Si no desea combinar estos archivos en uno solo, deber definir privilegios en cada uno de los archivos que contienen elementos que desea proteger. Importante Si crea una relacin en un archivo que haga referencia a una tabla de otro archivo, no podr gestionar los privilegios de acceso para la tabla relacionada del primer archivo. Los privilegios definidos en el otro archivo controlan el acceso a esa tabla.
Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados

Esta seccin describe las cuentas, los conjuntos de privilegios y los privilegios ampliados de FileMaker Pro. Para obtener ms informacin sobre datos compartidos, consulte el captulo 5, Compartir e intercambiar datos. Cuentas Las cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especifica un nombre de cuenta y, normalmente, una contrasea. Los usuarios que no puedan especificar la informacin de cuenta vlida no podrn abrir ningn archivo protegido. Cada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas: Admin e Invitado. Para obtener ms informacin, consulte Cuentas predefinidas en la pgina 136. Puede crear una cuenta para cada persona que acceda a un archivo o puede crear un reducido nmero de cuentas que pueden compartir varias personas, como una cuenta Marketing y una cuenta Ventas.
1 Cree cuentas para individuos cuando sea necesario verificar la identidad de determinados usuarios
y desee administrar el acceso a nivel individual.
1 Cree cuentas compartidas cuando desee mantener un reducido nmero de cuentas y no tenga tanto inters
en administrar el acceso individual al archivo de base de datos. Si hospeda archivos en FileMaker Server, puede crear cuentas de servidores externos que obtienen la informacin de autenticacin de un servidor de autenticacin como Apple OpenDirectory o dominio de Windows. Para obtener ms informacin, consulte Crear cuentas que autentiquen a travs de un servidor externo en la pgina 142.
Captulo 6
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Conjuntos de privilegios Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a los archivos de base de datos. Cada archivo de base de datos contiene tres conjuntos de privilegios predefinidos para los tipos de niveles de acceso comunes: Acceso total, Slo entrada de datos y Acceso de slo lectura. Al crear un conjunto de privilegios, hay muchas opciones disponibles para limitar el acceso a las bases de datos, como las presentaciones que pueden visualizarse, los mens que estn disponibles y si se permite o no la impresin. Los conjuntos de privilegios tambin pueden restringir el acceso a los registros o campos de determinadas tablas dentro de un archivo. Cada cuenta tiene asignado un conjunto de privilegios, que determina el nivel de acceso cuando una persona abre un archivo con esta cuenta. Puede crear tantos conjuntos de privilegios como sean necesarios para definir los tipos de acceso a un archivo que desea permitir. Para obtener ms informacin sobre los conjuntos de privilegios, consulte Conjuntos de privilegios predefinidos en la pgina 136. Privilegios ampliados Los privilegios ampliados determinan las opciones de uso compartido de datos permitidas por un conjunto de privilegios, como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios abrir un archivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web. La siguiente tabla enumera los privilegios ampliados predeterminados disponibles. (FileMaker, as como otros desarrolladores, pueden definir privilegios ampliados adicionales para gestionar el acceso a otros productos de software diseados para trabajar con FileMaker Pro o FileMaker Server).
Privilegio ampliado Acceso mediante la red FileMaker Acceso mediante ODBC/JDBC Acceso mediante Publicacin en la Web al instante Acceso mediante FileMaker Mobile Acceso mediante Publicacin en la Web con XML Acceso mediante Publicacin en la Web con XSLT Acceso mediante Publicacin en la Web con PHP Determina si un privilegio permite Abrir un archivo compartido en red (hospedado por FileMaker Pro o FileMaker Server) Acceder a un archivo de base de datos de otra aplicacin mediante ODBC o JDBC Acceder a un archivo de base de datos desde un navegador Web mediante la Publicacin en la Web al instante Acceder a un archivo de base de datos con el software FileMaker Mobile Acceso a un archivo de base de datos desde un navegador Web u otra aplicacin mediante Publicacin en la Web XML (slo para FileMaker Server) Acceso a un archivo de base de datos desde un navegador Web u otra aplicacin mediante Publicacin en la Web XSLT (slo para FileMaker Server) Acceso a un archivo de base de datos desde un navegador Web u otra aplicacin mediante Publicacin en la Web PHP (slo para FileMaker Server)
Cuando un usuario intenta abrir o acceder a un archivo protegido con alguno de los mtodos descritos anteriormente, se le pedir que ofrezca la informacin de cuenta. Si el conjunto de privilegios de la cuenta no permite el tipo de acceso de privilegio ampliado que se le solicita al usuario, ste recibir un mensaje de error en el que se le indica que no puede acceder al archivo. Todos los privilegios ampliados de un archivo estn desactivados de forma predeterminada, incluso en el conjunto de privilegios de acceso completo. La activacin de los privilegios ampliados slo permite el acceso a los datos compartidos para determinados conjuntos de privilegios. Para acceder realmente a los datos compartidos, debe configurar la comparticin para el tipo de acceso que desea. Para obtener ms informacin sobre los privilegios ampliados, consulte Ver privilegios ampliados en la pgina 144.
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Cuentas predefinidas
Cada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas: Admin e Invitado. Cuenta Admin La cuenta Admin se asigna al conjunto de privilegios Acceso total, que permite el acceso a todos los elementos de un archivo. La cuenta Admin no tiene asignada ninguna contrasea. En los archivos para los que no se han configurado privilegios, se configuran las opciones de archivo para iniciar una sesin en el archivo automticamente utilizando la cuenta Admin. La cuenta Admin permite totalmente su edicin. Puede cambiarle el nombre, asignarle una contrasea o desactivar la cuenta. Incluso puede eliminar la cuenta Admin. No obstante, debe asignar el conjunto de privilegios Acceso total como mnimo a una de las cuentas activas. Importante No se olvide del nombre de cuenta y de la contrasea asignados al conjunto de privilegios de Acceso total. Si es necesario, antela y gurdela en un lugar seguro. Si pierde u olvida el nombre de cuenta y la contrasea, no podr acceder al archivo. Cuenta de invitado La cuenta Invitado permite a los usuarios abrir un archivo sin necesidad de especificar ninguna informacin de cuenta. La cuenta Invitado no tiene asignada ninguna contrasea. De forma predeterminada, la cuenta Invitado tiene asignado el conjunto de privilegios de acceso de slo lectura, pero puede asignarle el conjunto de privilegios que desee. Inicialmente, la cuenta de Invitado est inactiva, por lo que se desactiva la opcin de invitado del cuadro de dilogo Contrasea y se prohbe a los usuarios abrir archivos como invitados. Puede activar la cuenta de Invitado para permitir el acceso a invitados. La cuenta de Invitado no permite totalmente su edicin. No puede eliminar la cuenta de Invitado, cambiar su nombre ni asignarle una contrasea.
Conjuntos de privilegios predefinidos

Cada nuevo archivo de base de datos contiene tres conjuntos de privilegios predefinidos.
1 Acceso total: permite el acceso a todos los elementos del archivo y su modificacin. 1 Slo entrada de datos: slo permite ver e introducir datos. 1 Acceso de slo lectura: permite ver los datos, pero no modificarlos.
No puede cambiar o eliminar estos conjuntos de privilegios predefinidos; slo puede activar o desactivar privilegios ampliados para los conjuntos. Puede utilizarlos tal cual estn, o bien duplicarlos y modificar a continuacin las copias duplicadas. La siguiente tabla resume las propiedades de estos conjuntos de privilegios.
Conjuntos de privilegios Privilegio Registros (en todas las tablas) Presentaciones Listas de valores Acceso completo crear, editar y eliminar todo modificable todo modificable Slo entrada de datos crear, editar y eliminar slo ver slo ver Acceso de slo lectura slo ver slo ver slo ver
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Conjuntos de privilegios Privilegio Guiones Privilegios ampliados Permitir impresin Permitir exportacin Gestionar privilegios ampliados Ignorar advertencias de validacin de datos Desconectar al usuario de FileMaker Server en tiempo de espera Permitir modificacin de contrasea Cambiar contrasea cada cierto nmero de das Longitud mnima de la contrasea Comandos de men disponibles Acceso completo todo modificable y ejecutable todo desactivado activado activado activado activado desactivado activado desactivado desactivado Todo Slo entrada de datos todo slo ejecutable todo desactivado activado activado desactivado desactivado activado activado desactivado desactivado Todo Acceso de slo lectura todo slo ejecutable todo desactivado activado activado desactivado desactivado activado activado desactivado desactivado Todo
Debe disponer de privilegios Permitir impresin para guardar registros como archivo PDF. Debe disponer de privilegios Permitir exportacin para exportar registros como una hoja de clculo de Microsoft Excel o Excel 2007/2008. Para obtener ms informacin acerca de cmo guardar registros como archivos PDF o Excel, consulte Guardar y enviar datos en otros formatos en la pgina 124. Nota El conjunto de privilegios Acceso total es el nico que permite acceder a los cuadros de dilogo Gestionar base de datos y Gestionar orgenes de datos externos para modificar campos, tablas, relaciones y orgenes de datos. Tambin es el nico conjunto de privilegios que permite modificar cuentas y privilegios. Como no se pueden activar estos privilegios con ningn otro conjunto de privilegios, todos los usuarios que deseen realizar cambios en la definicin de base de datos o en los privilegios deben abrir el archivo con cuenta que tenga asignado el conjunto de privilegios Acceso total. Se debe asignar el conjunto de privilegios Acceso total a, como mnimo, una cuenta autenticada activa de FileMaker Pro en cada archivo. Aparecer un mensaje de error si edita las cuentas para que ninguna cuenta activa tenga asignado el conjunto de privilegios de acceso completo.
Planificar la seguridad para un archivo

Los archivos nuevos de FileMaker Pro estn inicialmente desprotegidos. Cada vez que se abre un archivo, los usuarios inician sesin automticamente en l con la cuenta Admin, que tiene asignado el conjunto de privilegios Acceso total.
1 Si desea impedir que otra persona abra un archivo de base de datos de su equipo, puede protegerlo con
una contrasea. Para obtener ms informacin, consulte Proteger un archivo con una contrasea en la pgina 139.
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1 Si desea compartir un archivo de base de datos con otros usuarios y proporcionar diferentes niveles de
acceso al archivo para los distintos usuarios, deber planificar la seguridad para el archivo. Se recomienda que enumere los tipos de usuarios y sus privilegios:
Directores Visualizar registros S Crear registros Editar registros Eliminar registros Modificar guiones Ejecutar guiones Modificar listas de valores Mens S S S S S S Todo Marketing S S S Limitado* Limitado* S No Slo edicin Ventas S S S Limitado* No S No Slo edicin RR.HH. S S S S S S No Todo Legal S No No No No S No Mnimo Invitados S No No No No No No Mnimo
*Puede proporcionar un acceso limitado a algunas funcionalidades, como eliminar registros, utilizando privilegios registro por registro. Para obtener ms informacin sobre privilegios registro a registro, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Adems, puede proteger un archivo solicitando la autorizacin de cualquier archivo que intente acceder a sus tablas, presentaciones, listas de valores y guiones. Para obtener ms informacin, consulte Autorizacin del acceso a los archivos en la pgina 145. Para planificar la seguridad para un archivo compartido: 1. Determine los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo. Enumere las reas del archivo que desea proteger, como tablas, campos, registros, presentaciones, listas de valores y guiones determinados. Planifique el nmero de conjuntos de privilegios que precisa para forzar los diferentes niveles de acceso a archivos necesarios. 2. Determine si necesita cuentas individuales para cada usuario o cuentas de grupo compartidas por varios usuarios. 3. Decida si desea habilitar la cuenta de Invitado, que permite a los usuarios abrir archivos sin especificar ninguna informacin de cuenta. 4. Cree los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo. 5. Determine si necesita activar los privilegios ampliados para determinados conjuntos de privilegios. No active los privilegios ampliados si no son necesarios. 6. Cree las cuentas que precise en el archivo y asigne el conjunto de privilegios adecuado a cada una. Para obtener ms informacin, consulte la seccin siguiente. Si utiliza la cuenta Invitado, asgnele tambin un conjunto de privilegios. De lo contrario, desactive la cuenta de Invitado.
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7. Abra el archivo utilizando diferentes cuentas y pruebe cada conjunto de privilegios creado. Compruebe que las restricciones funcionan de la forma deseada y realice las correcciones necesarias a los conjuntos de privilegios. 8. Puede, opcionalmente, limitar el acceso de otros archivos al esquema de su archivo mediante la pestaa Acceso de archivo. Para obtener ms informacin, consulte Autorizacin del acceso a los archivos en la pgina 145.
Proteger un archivo con una contrasea

Si tiene un archivode base de datos no compartido en su equipo y desea impedir que otras personas lo abran, protjalo con una contrasea. Una vez que haya protegido un archivo con una contrasea, se le pedir que introduzca el nombre de cuenta y la contrasea cada vez que abra el archivo. Las personas que no conozcan esta informacin de cuenta no podrn abrir el archivo. Para proteger un archivo con una contrasea: 1. Realice los siguientes cambios en las cuentas del archivo:
1 edite la cuenta Admin para que tenga un nombre de cuenta y una contrasea diferentes y utilice el
conjunto de privilegios Acceso total;
1 Asegrese de que la cuenta de Invitado est inactiva. 1 Elimine las dems cuentas del archivo o desactvelas.
2. Si es necesario, edite el conjunto de privilegios Acceso total para permitir el uso de los privilegios ampliados que desee; No active los privilegios ampliados si no son necesarios. Sugerencias para crear contraseas de seguridad
1 Las contraseas de seguridad tienen normalmente ocho o ms caracteres de longitud e incluyen un carcter
numrico como mnimo.
1 Si el archivo se comparte mediante la publicacin en la Web, los nombres de cuenta y las contraseas slo
pueden utilizar el juego de caracteres ISO Latin-1 (excepto los dos puntos). Para evitar caracteres que puedan interpretarse de forma incorrecta en la Web, sera recomendable limitar los nombres de cuenta y las contraseas a caracteres alfabticos y numricos exclusivamente. Para obtener ms informacin sobre cmo proteger bases de datos de FileMaker Pro, consulte la Ayuda.
Crear cuentas y conjuntos de privilegios

Las cuentas especifican nombres de cuenta y (normalmente) contraseas para un archivo. Cuando un usuario abre un archivo que contiene cuentas, aparece un cuadro de dilogo que le solicita que introduzca la informacin de cuenta. Cuando un usuario abre un archivo con un nombre de cuenta y una contrasea correctos, el conjunto de privilegios asignado a esa cuenta determina las acciones que puede realizar el usuario en ese archivo. Los conjuntos de privilegios especifican los niveles de acceso a una base de datos, como las presentaciones que pueden verse, los mens que estn disponibles y si se permite o no la impresin.
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Para crear y administrar cuentas y conjuntos de privilegios para un archivo, debe abrir el archivo con una cuenta que tenga asignado el conjunto de privilegios Acceso total. Puede crear y modificar cuentas y conjuntos de privilegios en un archivo compartido mientras lo utilizan los clientes. (En FileMaker Pro 6 y versiones anteriores, todos los clientes tenan que cerrar el archivo compartido antes de poder cambiar las contraseas y los grupos.) Los cambios realizados en las cuentas se aplican inmediatamente. No obstante, los cambios no interrumpen la actividad de ninguno de los clientes actuales. Por ejemplo, si cambia la contrasea de una cuenta que est siendo utilizada por uno o varios clientes, stos no vern interrumpida su actividad en FileMaker Pro. Sin embargo, debern introducir la nueva contrasea la prxima vez que abran el archivo. Puede crear tantas cuentas como crea conveniente. Puede crear cuentas individuales para cada usuario o un pequeo de nmero de cuentas que pueden compartir los usuarios.
Ver cuentas y conjuntos de privilegios

El cuadro de dilogo Administrar seguridad muestra una lista de todas las cuentas y los conjuntos de privilegios de un archivo. Para ver las cuentas y los conjuntos de privilegios para un archivo: 1. Abra el archivo de base de datos. 2. Seleccione el men Archivo > Administrar > Seguridad. Aparecen las cuentas definidas para este archivo.
3. En el cuadro de dilogo Administrar seguridad, haga clic en la pestaa Conjuntos de privilegios. Aparecen los conjuntos de privilegios definidos para este archivo.
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Crear cuentas
Puede crear cuentas para cada individuo que accede al archivo o crear unas pocas cuentas compartidas entre varios individuos, como la cuenta Marketing o la cuenta Ventas. Debe asignar un conjunto de privilegios a cada nueva cuenta. Para crear una cuenta: 1. Seleccione el men Archivo > Administrar > Seguridad. 2. En la pestaa Cuentas, haga clic en Nueva. 3. En el cuadro de dilogo Editar cuenta, en La cuenta se verifica a travs de, seleccione FileMaker.
Para obtener informacin sobre las cuentas administradas por un servidor externo, consulte Crear cuentas que autentiquen a travs de un servidor externo en la pgina 142. 4. Introduzca un nombre de cuenta y una contrasea. Consejo Si desea crear cuentas para usuarios individuales, puede basar cada nombre de cuenta en el nombre de usuario definido en el cuadro de dilogo Preferencias. Este Nombre del usuario es el nombre de cuenta predeterminada que aparece en el cuadro de dilogo que solicita al usuario un nombre de cuenta y una contrasea. No es necesario que el usuario vuelva a escribir el nombre de cuenta si coincide con el Nombre del usuario.
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5. Para obligar a los usuarios de la cuenta a elegir una nueva contrasea la primera vez que inicien sesin, seleccione El usuario debe cambiar la contrasea al iniciar la prxima sesin. En la mayora de los casos, una cuenta compartida por varios usuarios no debera forzar el cambio de contrasea al iniciar sesin. En su lugar, debera especificar una contrasea y proporcionrsela a los usuarios que la necesiten. Adems, el conjunto de privilegios para una cuenta compartida no debera permitir los cambios de contrasea, ya que un usuario podra cambiar la contrasea y bloquear el acceso a todos los dems usuarios que comparten la cuenta. 6. En Estado de la cuenta, elija si la cuenta debe estar activa o inactiva. Por ejemplo, puede mantener inactiva la cuenta hasta que haya terminado de configurar el conjunto de privilegios. Los usuarios no pueden abrir una base de datos con un nombre de cuenta y una contrasea inactivos. 7. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegios que desea utilizar con esta cuenta. Puede elegir un conjunto de privilegios existente o seleccionar Nuevo conjunto de privilegios y crear uno nuevo. Para obtener ms informacin, consulte Crear conjuntos de privilegios en la pgina 143. 8. En Descripcin, introduzca una descripcin de la cuenta (opcional). 9. Haga clic en Aceptar. 10. En el cuadro de dilogo Administrar seguridad, haga clic en Aceptar. 11. En el cuadro de dilogo que aparece, introduzca un nombre de cuenta y una contrasea con el conjunto de privilegios Acceso total asignado y haga clic en Aceptar.
Crear cuentas que autentiquen a travs de un servidor externo

Si est alojando archivos de bases de datos de FileMaker Pro con FileMaker Server y su empresa usa la autenticacin gestionada centralmente para usuarios y grupos como Apple OpenDirectory o un dominio de Windows, puede configurar cuentas que autentiquen a los usuarios basndose en el servidor de autenticacin. Esto le permitir utilizar el servidor de autenticacin existente para controlar el acceso a bases de datos sin tener que administrar una lista independiente de cuentas en cada archivo de base de datos de FileMaker Pro. Nota Slo los archivos de base de datos hospedados por FileMaker Server pueden autenticar usuarios mediante un servidor de autenticacin. Los archivos de base de datos compartidos por FileMaker Pro no autenticarn usuarios mediante este tipo de servidor. Importante Si un archivo contiene una o varias cuentas de servidores externos, asegrese de utilizar parmetros de seguridad del sistema operativo para limitar el acceso directo al archivo. En caso contrario, es posible que un usuario no autorizado mueva el archivo a otro sistema que replique su entorno de servidor de autenticacin y consiga tener acceso al archivo. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de FileMaker Server. Para crear una cuenta que autentique a travs de un servidor externo: 1. Seleccione el men Archivo > Administrar > Seguridad. 2. En la pestaa Cuentas, haga clic en Nueva.
Captulo 6
143
3. En el cuadro de dilogo Editar cuenta, en La cuenta se verifica a travs de, seleccione Servidor externo. 4. Introduzca el nombre de un grupo definido en un servidor de autenticacin externo para Nombre del grupo. 5. En Estado de la cuenta, elija si la cuenta debe estar activa o inactiva. 6. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegios que desea utilizar con esta cuenta. El conjunto de privilegios asignado a la cuenta determina lo que pueden hacer en el archivo de base de datos los miembros del grupo autenticados externamente. Puede elegir un conjunto de privilegios existente o seleccionar Nuevo conjunto de privilegios y crear uno nuevo. Para obtener ms informacin, consulte la seccin siguiente. 7. En Descripcin, introduzca una descripcin de la cuenta (opcional). 8. Haga clic en Aceptar. 9. En el cuadro de dilogo Administrar seguridad, haga clic en Aceptar. 10. En el cuadro de dilogo que aparece, introduzca un nombre de cuenta y una contrasea con el conjunto de privilegios Acceso total asignado y haga clic en Aceptar.
Crear conjuntos de privilegios

Puede asignar cada uno de los conjuntos de privilegios a una o varias cuentas. Para crear un conjunto de privilegios: 1. Siga los pasos descritos anteriormente para mostrar los conjuntos de privilegios para un archivo. 2. Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro Editar conjunto de privilegios. Cada opcin del conjunto de privilegios est configurada de forma predeterminada con los valores ms restrictivos.
3. Introduzca un nombre y una descripcin opcional para el conjunto de privilegios. 4. Defina los privilegios para el conjunto de privilegios. 5. Haga clic en Aceptar. Una vez creados los conjuntos de privilegios deseados, debe crear o editar las cuentas para que utilicen los conjuntos de privilegios adecuados. Para obtener ms informacin, consulte Crear cuentas en la pgina 141. Para obtener ms informacin sobre cmo crear cuentas y conjuntos de privilegios, consulte la Ayuda.
144
Acerca de la activacin de acceso a nivel de registro

Puede configurar el acceso a registros individuales para cada tabla. Por ejemplo, el conjunto de privilegios puede limitar la posibilidad de:
1 ver, editar, crear o eliminar todos o algunos registros de cada tabla; 1 acceder o modificar determinados campos en cada tabla.
Slo puede configurar los privilegios de acceso a registros para las tablas definidas en el archivo actual. Si el archivo contiene relaciones con tablas de otros archivos que quiere proteger, tiene que crear cuentas y conjuntos de privilegios en los dems archivos para proteger esas tablas. Para obtener ms informacin sobre cmo utilizar el cuadro de dilogo Editar conjunto de privilegios, consulte la Ayuda.
Ver privilegios ampliados

Los privilegios ampliados determinan las opciones de uso compartido de datos permitidas por un conjunto de privilegios de un archivo. Por ejemplo, si el archivo est compartido, el privilegio ampliado Acceso mediante la red FileMaker determina si el conjunto de privilegios permite la apertura del archivo compartido como cliente. El privilegio ampliado Acceso mediante Publicacin en la Web al instante determina si el conjunto de privilegios permite el acceso a la base de datos desde un navegador Web. Existen seis privilegios ampliados predeterminados. Para obtener ms informacin sobre ellos, consulte Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados en la pgina 134. Puede ver los privilegios ampliados en el cuadro de dilogo Administrar seguridad, as como activar cada privilegio ampliado para los conjuntos de privilegios seleccionados. Todos los privilegios ampliados estn desactivados de forma predeterminada, incluso en el conjunto de privilegios de acceso completo. Puede que deba eliminar un privilegio ampliado que ya no sea necesario. Para ver los privilegios ampliados: 1. Abra el archivo de base de datos. 2. Seleccione el men Archivo > Administrar > Seguridad. 3. En el cuadro de dilogo Administrar seguridad, haga clic en la pestaa Privilegios ampliados.
Para obtener ms informacin sobre los privilegios ampliados, consulte la Ayuda.
Captulo 6
145
Autorizacin del acceso a los archivos

Como parte del plan de seguridad general, puede controlar si permite el acceso de otros archivos de FileMaker Pro al esquema de un archivo (incluyendo el acceso a sus tablas, presentaciones, guiones y listas de valores) de la solucin protegida. Si la proteccin est habilitada, cualquier uso que se haga del archivo protegido mediante una fuente de datos de FileMaker requerir autorizacin. Por tanto, en una solucin de mltiples archivos, tiene que autorizar al resto de los archivos. Esta proteccin requiere de un cambio en el formato del archivo que evita que las versiones de FileMaker Pro anteriores a la versin 11 puedan abrir el archivo. Cuando se deshabilita la proteccin, es posible el acceso. Puede activar la opcin incluso aunque no solicite autorizacin. Por ejemplo, si se habilita la proteccin se evita que alguien con una cuenta en su archivo cree otro archivo que utilice las tablas que contiene el suyo sin implementar la misma lgica de negocio (como los mismos activadores de guiones). El uso de este archivo alternativo puede evitar su lgica de negocio diseada (aunque el acceso a nivel de registro se podra forzar). La activacin de esta opcin tambin evita que los archivos que no estn autorizados abran un archivo protegido mediante el paso de guin Abrir archivo. Nota Debe tener configurado el conjunto de privilegios de Acceso total para cualquier archivo que desee proteger y para cualquier archivo que desee autorizar. Para autorizar el acceso a un archivo: 1. Abra el archivo que desee proteger. 2. Elija el men Archivo > Administrar > Seguridad y, a continuacin, haga clic en la pestaa Acceso de archivo.
3. Seleccione Impedir la apertura con conversiones anteriores (pre-FileMaker 11) y, a continuacin, haga clic en S en el mensaje de confirmacin. Si otros usuarios tienen abierto este archivo, les aparecer un mensaje de alerta comunicndoles que deben cerrar el archivo inmediatamente. 4. Para proteger este archivo de accesos no deseados desde otros archivos, seleccione Solicitar privilegios de acceso completos para crear referencias a este archivo. 5. Si hay archivos con referencias al archivo protegido abiertos, aparecer un mensaje de alerta para cada uno de ellos en el que se le pregunta si desea autorizar al archivo. Haga clic en S.
146
6. Si desea autorizar ms archivos que no estn actualmente abiertos, haga clic en Autorizar. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, elija un archivo remoto o local para autorizarlo y haga clic en Abrir. Es posible que tenga que introducir el nombre y la contrasea de una cuenta con privilegios de acceso total. 7. Haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin sobre cmo autorizar el acceso a archivos, consulte la Ayuda.
Medidas de seguridad
Asegrese de que los archivos de base de datos, los ordenadores principales, las estaciones de trabajo y las redes que acceden a ellos estn protegidos frente a robos y daos. Para proteger los datos y el equipo, debe implementar las siguientes cinco medidas importantes de seguridad:
1 1 1 1 1
Mejorar la seguridad fsica Mejorar la seguridad del sistema operativo Establecer seguridad de red Hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes Instalar, ejecutar y actualizar software antivirus
Para obtener ms informacin acerca de la proteccin de archivos de FileMaker Pro, consulte www.filemaker.com/support/security.
Mejorar la seguridad fsica

Examine los ordenadores para comprobar que son fsicamente seguros:
1 El ordenador principal debera ser un equipo dedicado, unido a una mesa o a un objeto inamovible con
un candado. Asegure el equipo para que no pueda extraerse el disco duro. Restrinja el acceso al equipo guardndolo en una habitacin cerrada con llave.
1 Asegure las estaciones de trabajo cliente que accedan a una base de datos. Bloquee los equipos y restrinja
el acceso utilizando un salvapantallas que precise una contrasea.
1 Garantice la seguridad fsica de las copias de seguridad de los archivos guardados en soportes porttiles,
como cintas y discos CD.
Mejorar la seguridad del sistema operativo

Utilice las funciones de seguridad del sistema operativo para restringir el acceso a los datos importantes. El administrador de red debe proporcionar acceso slo a personas autorizadas para administrar y mantener el sistema o las bases de datos de FileMaker. Adems, debera
1 Supervisar los ID de usuario y las contraseas del sistema. 1 Restringir el acceso a la aplicacin y a los directorios de archivos de FileMaker Pro, a servidores
y a pginas Web.
1 Revisar la configuracin de acceso remoto para el uso compartido de archivos y FTP.
Captulo 6
147
1 Restringir el acceso a la carga o descarga de archivos. 1 Comprobar que todos los usuarios disponen de las versiones ms recientes y seguras del software del
sistema operativo.
1 Para racionalizar los procesos, puede habilitar la autenticacin externa, que utiliza cuentas configuradas
en la Autenticacin de dominios de Windows o en Apple Open Directory. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
1 No disponga archivos de FileMaker Pro en servidores de archivos para compartirlos. Utilice la funcionalidad
incorporada de acceso a redes de FileMaker Pro y FileMaker Server. Esto impide que se hagan copias inadecuadas de los archivos o que aparezcan bloqueos de registros y potenciales problemas de daos en archivos si stos se comparten con mtodos inadecuados.
Establecer seguridad de red

Las bases de datos compartidas en una intranet o en Internet utilizan el protocolo TCP/IP. Tambin puede utilizar el protocolo TCP/IP cuando comparte bases de datos entre pares o con FileMaker Server. Aunque TCP/IP es til para mover datos y permitir que los clientes se conecten a los datos, no se dise pensando en la seguridad como objetivo principal. Si no toma precauciones, puede proporcionar un acceso sin invitacin al ordenador principal, al software del servidor, a las bases de datos y posiblemente a otros ordenadores cliente de la red interna. TCP/IP no ofrece mucha proteccin para los datos, por lo que es importante impedir el acceso mediante servidores de seguridad y cifrado de datos SSL en la ruta de los visitantes no invitados.
1 El mtodo ms comn para impedir el paso es a travs de un servidor de seguridad, que separa la red en
dos entornos diferenciados: un entorno pblico situado fuera del servidor de seguridad y un entorno privado situado detrs del servidor de seguridad. Los usuarios situados fuera del servidor de seguridad slo tendrn acceso a las direcciones TCP/IP o de hardware que exponga. Puede concentrar la seguridad en aquellos servidores que estn expuestos y que el resto de equipos que se encuentran detrs del servidor de seguridad funcionen con menos salvaguardas.
1 El uso de dispositivos de red inalmbricos, como Apple AirPort y otras tarjetas de red y estaciones base
802.11b, pueden poner en peligro la seguridad. Estos dispositivos pueden difundir trfico de red fuera de su edificio, por lo que es muy importante cifrar las seales de red inalmbricas. Siempre debe utilizar el nivel mximo de cifrado de seales que exista.
Hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes

Desarrolle planes para restaurar datos, incluidos sitios y sistemas alternativos para ejecutar servicios de informacin esencial para las empresas. Una copia de seguridad actual le puede ayudar a recuperarse de situaciones en las que alguien pierde informacin de la cuenta de administrador de un archivo o en las que un error de usuario (y, a veces, un mal diseo de la base de datos) provoca la eliminacin o la modificacin de datos de forma inadecuada. Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Aloje las bases de datos en FileMaker Server y cree copias de seguridad automatizadas y programadas
con regularidad.
148
No utilice software de copia de seguridad de otros fabricantes en bases de datos de FileMaker Pro hospedadas. En primer lugar, utilice FileMaker Server para realizar una copia de seguridad de la base de datos; despus, ejecute el software de copia de seguridad de otros fabricantes sobre la copia. El software de copia de seguridad puede daar las bases de datos hospedadas abiertas. Por ejemplo, realice copias de seguridad locales de los archivos a las siguientes horas en das laborables: 6:00, 9:00, 12:00, 15:00, 18:00 y 23:30. A medianoche, realice una copia de seguridad actualizada de todo el sistema en el sistema de copia de seguridad de la empresa. Finalmente, los viernes a medianoche, realice una copia de seguridad total del sistema. Copie y guarde las cintas de copia de seguridad en una ubicacin remota. De esta forma, si el servidor falla por alguna razn distinta de un fallo catastrfico de varias unidades, se podr utilizar la copia de seguridad ms reciente de los archivos de datos, con lo que habr un mximo de 3 horas de prdida de datos. En caso de que se produzca un fallo catastrfico de unidades, entonces se podr utilizar la cinta de la noche anterior, minimizando la prdida a los datos de un da. Lgicamente, estos procedimientos se pueden adaptar a su situacin y al valor de los datos.
1 Asegrese de que las copias de seguridad no se daan ni son inaccesibles. Verifique que funcionan
correctamente antes de que las necesite. Ejecute herramientas de diagnstico en la unidad de disco duro y en los archivos de copia de seguridad con regularidad.
1 Asegrese de que puede restaurar un conjunto completo de archivos a partir de copias de seguridad. 1 Exporte con regularidad los datos para protegerse frente a daos en archivos. 1 Proteja el propio soporte de copia de seguridad. Guarde las copias de seguridad en una ubicacin distinta
y protegida contra el fuego.
1 Asigne administradores de copia de seguridad que puedan recuperar archivos en caso de que no est
disponible el administrador de la red.
1 Planifique la redundancia. Si se corta la alimentacin, un sistema de alimentacin ininterrumpida (SAI)

debe mantener la corriente durante al menos 15 minutos, de forma que pueda cerrar con seguridad todos los archivos. Si no se puede restablecer la alimentacin con rapidez, considere el uso de un generador que proporcione alimentacin a los servidores. Considere tambin el uso de fuentes de alimentacin para enrutadores y servidores de seguridad. Tendr problemas de comunicacin si se interrumpe su acceso a Internet durante 48 horas o ms?
1 Piense en cmo continuar proporcionando servicios si un intruso hace fallar el servidor de la base
de datos de forma que no se pueda restaurar a su condicin anterior.
1 Evale otros supuestos que puedan ocurrir y cree un plan para responder a cada uno de ellos.
Adems, los administradores de red deben evaluar los riesgos para los sistemas de datos y para las funciones crticas para la empresa. Por ejemplo, tenga en cuenta:
1 El robo de datos o de propiedad intelectual patentada. 1 La alteracin o los daos a infraestructuras de red como servidores, redes, almacenamiento de datos o
almacenamiento de copia de seguridad de datos o su robo. El dao puede estar causado por descifradores de contraseas o por otros tipos de sabotajes y destrucciones malintencionadas. La mayora de los incidentes se originan desde dentro de la organizacin.
1 La alteracin o los daos a la infraestructura de la organizacin, como fuegos, amenazas

medioambientales o biolgicas, inundaciones, etc.
1 La alteracin o los daos a la infraestructura pblica, como la corriente elctrica, las telecomunicaciones
(voz y datos), las redes de transporte (carreteras, autobuses, trenes), producidas por condiciones medioambientales o fenmenos meteorolgicos adversos tales como tornados o inundaciones.
Captulo 6
149
FileMaker Pro ofrece dos mecanismos para gestionar bases de datos que pueden estar daadas: las comprobaciones de consistencia y la recuperacin de archivos. Las comprobaciones de consistencia se realizan automticamente al abrir el archivo, si es necesario. Tambin puede elegir verificar la consistencia de un archivo del que sospecha que est daado. Y tambin puede utilizar FileMaker Pro para intentar recuperar un archivo daado. Para obtener ms informacin sobre la comprobacin de la consistencia y la recuperacin de archivos, consulte la Ayuda. Importante En caso del fallo de un servidor, como un corte de corriente inesperado, un fallo de la unidad de disco duro o un fallo de software, utilice los archivos de copia de seguridad. Un fallo del sistema que haga que FileMaker Server se cierre de manera inadecuada puede hacer que los archivos se daen si los datos guardados en cach no se escribieron en disco y los archivos no se cerraron correctamente. Aunque los archivos se puedan volver a abrir o superen una comprobacin de consistencia o una recuperacin (tanto iniciada por FileMaker Pro como por usted), el dao puede estar dentro de los archivos. La recuperacin de archivos no garantiza que se hayan solucionado los problemas.
Instalar, ejecutar y actualizar software antivirus

Como la mayora de los ordenadores disponen de acceso a Internet, son vulnerables a la transmisin de virus mediante archivos adjuntos de correo electrnico. Compruebe que todos los empleados ejecutan con regularidad software de comprobacin de virus y que son conscientes de los indicios tpicos de advertencia de virus. Los empleados deben examinar todos los archivos antes de copiarlos o descargarlos a sus equipos y nunca deben abrir adjuntos no solicitados, aunque procedan de alguien conocido. Aunque un software antivirus es fundamental para proteger el sistema y los datos, deben tomarse algunas precauciones en la forma de utilizarlo en equipos que alojan bases de datos de FileMaker Pro. En ocasiones, los programas antivirus bloquean bytes de un archivo al buscar virus. Estos bloqueos pueden generar un error en el sistema cuando FileMaker Pro o FileMaker Server intenten escribir datos en el archivo, lo que suele conllevar que el archivo se marque como daado o se cierre. Esta situacin tambin afecta a los archivos que utiliza FileMaker Server como destinos de copias de seguridad. Si un software antivirus examina el archivo de copia de seguridad a la vez que tiene lugar una copia de seguridad programada, es posible que se bloquee el archivo de destino. Esto produce un error en el proceso de copia de seguridad que puede provocar la prdida de datos. El mismo problema de prdida de datos puede tener lugar cuando un software antivirus examina un archivo de base de datos FileMaker Pro no compartido abierto. Cuando ejecute un software antivirus en equipos que alojan bases de datos FileMaker Pro, siga estas recomendaciones:
1 No utilice software de proteccin antivirus en bases de datos hospedadas o abiertas; en primer lugar cierre
las bases de datos y a continuacin ejecute el software de proteccin antivirus
1 Cuando examine su equipo en busca de virus, no examine la carpeta Bases de datos ni sus subcarpetas,
ni carpetas que contengan archivos que alojen de forma activa archivos a travs de FileMaker Server o FileMaker Pro. En su lugar, configure el software antivirus para que examine la carpeta de destino de copia de seguridad de la base de datos y asegrese de que la programacin de exploracin antivirus no coincide con la programacin de copia de seguridad de FileMaker Server. Espere hasta que haya terminado la copia de seguridad de las bases de datos antes de realizar la exploracin.
150
Captulo 7 Convertir bases de datos de FileMaker Pro 6 y anteriores

Puesto que las versiones de FileMaker Pro 7, 8.x, 9, 10 y 11 comparten todas el mismo formato de archivos, FileMaker Pro 11 puede abrir los archivos de las versiones de FileMaker Pro 7, 8.x, 9 y 10 sin tener que convertirlas. Puede utilizar los archivos de FileMaker Pro 11 con las versiones de FileMaker Pro 7, 8.x, 9 10 (excepto los archivos protegidos; ver ms abajo). No obstante, es posible que las funciones nuevas no funcionen de la forma esperada al abrir el archivo en una versin anterior. Por ejemplo:
1 Generacin de grficos: Si abre un archivo que contiene un grfico en una versin de FileMaker Pro
anterior a la 11, en lugar del grfico aparecer un marco con una X en su interior, no siendo posible acceder a la informacin del objeto de presentacin del grfico.
1 Archivos con acceso protegido al esquema: No puede utilizar un archivo abierto en una versin
de FileMaker Pro anterior a la versin 11 para acceder al mismo si tiene el acceso a las tablas, presentaciones, guiones y listas de valores protegido mediante otros archivos. FileMaker recomienda que, una vez creado y abierto un archivo en FileMaker Pro 11, no se realicen cambios de presentacin o de diseo en la base de datos con una versin anterior de FileMaker Pro, en particular con respecto a las funciones que han cambiado en FileMaker Pro 11. Nota Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de FileMaker Pro.
Visin general de la conversin

Si la solucin de base de datos es sencilla, no debera encontrar grandes dificultades para convertir los archivos, consultar el archivo Conversion.log, probar los archivos convertidos y utilizarlos. Por ejemplo, los archivos simples creados a partir de las plantillas proporcionadas con una versin anterior de FileMaker Pro deberan convertirse de forma ms precisa sin necesidad de un gran nmero de correcciones manuales posteriores. Si convierte una base de datos relacional de varios archivos creada con funciones personalizadas, como los guiones personalizados, o una base de datos vital para la empresa, debera planificar con mayor atencin la conversin. FileMaker Pro 11 puede convertir archivos creados con las versiones 3.x, 4.x, 5.x y 6.x. Si ha creado archivos con FileMaker Pro versin 2.x o anterior, deber convertirlos primero a uno de los formatos admitidos enumerados anteriormente. A continuacin, puede convertir los archivos a FileMaker Pro 11. Para obtener ms informacin, consulte Convertir bases de datos de FileMaker Pro 1.x y 2.x de la Ayuda. Al convertir archivos, FileMaker Pro 11 conserva el contenido de los archivos originales y crea unos nuevos con el formato de FileMaker Pro 11. El contenido de los archivos originales no se modifica y los puede abrir en la versin anterior de FileMaker Pro en la que se han creado. Los archivos convertidos slo se pueden abrir en las versiones de FileMaker Pro 7, 8.x, 9, 10 y 11.
152
Puede convertir un nico archivo o varios archivos a la vez:
1 Use el mtodo de conversin de un solo archivo para archivos de base de datos independientes que no
muestren datos relacionados de otros archivos. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
1 Use el mtodo de conversin de varios archivos para convertir todos los archivos de la base de datos
relacional. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Solucionar problemas de conversin bsicos

A continuacin, se ofrecen algunas sugerencias para solucionar problemas que podran producirse durante la conversin. El archivo no se ha convertido correctamente.
1 Si est convirtiendo una copia de un archivo, asegrese de que el archivo original estaba cerrado antes de copiarlo.
De lo contrario, la copia no se convertir correctamente.
1 Consulte el archivo Conversion.log ubicado en la misma carpeta que la base de datos que intenta convertir. Para
obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
1 Trate de recuperar primero el archivo con una versin anterior de FileMaker Pro e intente convertirlo de nuevo.
He recibido una comprobacin de consistencia o un mensaje de reparacin automtica al abrir el archivo original con la versin anterior de FileMaker Pro Trate de recuperar el archivo original con una versin anterior de FileMaker Pro. A continuacin, abra el archivo recuperado con la misma versin de FileMaker Pro, cierre el archivo e intente convertirlo con FileMaker Pro 11.
Convertir contraseas
Durante la conversin, las contraseas se convierten en cuentas en FileMaker Pro 11. Hay dos problemas frecuentes de conversin de contraseas:
1 Para cada cuenta convertida, el nombre de cuenta y la contrasea del archivo convertido se definen
inicialmente con la contrasea del archivo original, por lo que todas las contraseas quedan visibles para cualquier usuario con el conjunto de privilegios Acceso total. Por motivos de seguridad, debe cambiar cada nombre de cuenta para que deje de coincidir con la contrasea o cambiar cada contrasea para que deje de coincidir con el nombre de cuenta (Tambin puede configurar una opcin para forzar el cambio de contrasea en cada cuenta por parte del usuario la prxima vez que inicie sesin).
1 Las contraseas distinguen entre maysculas y minsculas en las versiones de FileMaker Pro 7, 8.x, 9,
10 y 11. Asegrese de introducir la contrasea exactamente como se cre en la versin anterior de FileMaker Pro. Si usted es el propietario del archivo original o el administrador de la base de datos, abra el archivo original con una versin anterior de FileMaker Pro y mire la contrasea en el cuadro de dilogo Definir contraseas. Si el archivo original no es suyo, o si no es el administrador de la base de datos, consulte al administrador para que le proporcione la contrasea.
Captulo 7
Convertir bases de datos de FileMaker Pro 6 y anteriores
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Modificaciones de compatibilidad de aplicaciones en FileMaker Pro 11

Si antes utilizaba una versin anterior de FileMaker Pro, tenga en cuenta la siguiente informacin relacionada con la compatibilidad de FileMaker Pro 11 con QuickTime y aplicaciones plug-in de otros fabricantes (slo Mac OS).
Compatibilidad con QuickTime

Es posible que encuentre las siguientes diferencias al trabajar con QuickTime en FileMaker Pro 11:
1 Puede arrastrar las pelculas de QuickTime entre los campos contenedor, pero no puede arrastrarlas y
soltarlas en el escritorio. Cuando se arrastra una pelcula de QuickTime, se ve el contorno pero no el cartel de la pelcula.
1 Ventanas: si se cambia el tamao de una ventana en la que se est reproduciendo una pelcula de
QuickTime, la reproduccin se detiene momentneamente hasta que se termina de modificar el tamao de la ventana. Para obtener ms informacin acerca de la utilizacin de QuickTime con FileMaker Pro, consulte la Ayuda.
Compatibilidad con aplicaciones plug-in de otros fabricantes

FileMaker Pro 11 para Mac OS slo es compatible con aplicaciones plug-in nativas para Mac de otros fabricantes. Ya no se admiten aplicaciones plug-in CFM (Code Fragment Manager, gestor de fragmentos de cdigo) de otros fabricantes.
154
ndice
Symbols
! 40 59 " 59, 65 " " 32, 35, 36 # 35 $ 59 & 59 ( 59, 65 ) 59, 65 * 36, 40, 59 + 59, 123 , 59 ... 38 / 59 // 37 : 59 :: 59 ; 59 < 38, 59 <= 38 = 36, 40, 59 == 36 > 38, 59 >= 38 ? 37 @ 35 [ 59 ] 59 ^ 59 _ 60 } 59 ~ 36 38, 59 38, 59 59 Actual fecha, formatear 92 hora, formatear 93 Actualizaciones cambiar 117 campo de destino de la actualizacin 105 campo de origen de la actualizacin 105 definir 116 descripcin 103 detener o suspender 117 Actualizar archivos 151 Actualizar datos existentes durante la importacin 127 Adobe PDF, guardar datos como 124 Alienar objetos con otros objetos 82 Alinear campos contenedor con texto 95 texto en prrafos 91 Aadir Consulte tambin Definir; Insertar campos 61 nuevas peticiones de bsqueda 41 registros 26 registros relacionados 27, 114 tablas 72 Aadir campos en la vista Tabla 64 Anfitrin base de datos en la Web 131 descripcin 119 FileMaker Server 119 guardar archivos 120 realizar tareas 122 Ao 2000, validacin de ao 70, 71 Aos cuadro dgitos en campos de fecha 29, 71 cuadro dgitos en campos de fecha y hora 29 Aos de cuatro dgitos en campos de fecha 29, 71 en campos de fecha y hora 29 Apple OpenDirectory 142 Archivos abrir 17 abrir en varias plataformas 19 autorizacin del acceso a archivos protegidos 13,
A
Abrir archivos 17 varias ventanas 20 Acceso mediante la red FileMaker 120, 144
156
145
autorizacin del acceso para 145 cerrar 20 clonar 21 compartidos en la Web 131 planificacin de la seguridad 138 conjuntos de privilegios 134 convertir 151 copiar 21 copias de seguridad 52 crear 57, 58 cuentas 134 descripcin 16 duplicar 21 exportar a 130 guardar 21 planificar 53 plantillas; descripcin 57 proteger 133 remotos 19 Archivos compartidos Consulte tambin Redes abrir 19 anfitrin 119 clientes 119 configurar privilegios para 135 conjuntos de privilegios 138 cuentas 138 en grupos de trabajo 131 en la Web 131 guardar 120 limitaciones 119 Archivos de sonido 60 Archivos favoritos 19 Archivos multimedia 60 Archivos no compartidos 139 Archivos recientes 19 Archivos relacionados, restringir acceso 56 Archivos secundarios. Consulte Bases de datos relacionales rea de impresin, ver 46 Arrastrar y soltar, campos en la presentacin 86 Asistente Nueva presentacin/Nuevo informe, descripcin 75 Atributos, texto 90 Autenticacin 134 a travs de un servidor externo 142 Apple OpenDirectory 142 Dominio de Windows 142 Autointroducir 69
Automatizar tareas. Consulte Guiones Autorizacin de archivos 13, 145 Autouniones descripcin 111 para resumir datos en portales 114
B
Barra de desplazamiento, para moverse por los registros 25 Barra de herramientas de estado 23, 80 Barra de presentacin 20, 23 Bases de datos crear 57 descripcin 15 imprimir 47 nombrar 58 planificar 53 preferencia para crear nuevo 59 proteger 133 publicar en la Web 131 Bases de datos relacionales campos coincidentes descripcin 106 planificar 107 descripcin 16, 103 planificar 53, 112 portales 106 tablas relacionadas descripcin 106 planificar 53 terminologa 105 Bases de datos, relacionales. Consulte Bases de datos relacionales Bloquear, registros compartidos 122 Bloqueos de bases de datos. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios Bloqueos de registros 122 Botones circulares, que muestran los campos como 88 Botones, incluir en el orden de pestaas 28 Buscando. Consulte Buscar registros Buscar registros Consulte tambin Peticiones de bsqueda,
|
Bsquedas rpidas aadir nueva peticin 41 bsquedas lgicas AND 40 bsquedas lgicas OR 41 bsquedas rpidas en modo Examinar 32 campos vacos o no vacos 40 campos y registros relacionados 39 descripcin 32 excluir registros 41 fecha de hoy 37 guardar y enviar como enlace a snapshot 12, 33 mostrar todos los registros 35 Nmeros booleanos 37 omitir registros 42 orden de peticiones 42 rangos de informacin 38 registros duplicados 40 smbolos 36 texto parcial o variable 35 todos los registros 35 valores exactos 36 valores no vlidos 37 varios criterios 40 Buscar y reemplazar valores de campo 44 Bsquedas lgicas AND 40, 41 lgicas OR 40, 41 Bsquedas de texto literal 36 Bsquedas rpidas Consulte tambinBuscar registros activar 33 configurar 33 descripcin 32 ejecutar 32
ndice
157
C
Cabeceras y pies de pgina iniciales, descripcin 97 Cabeceras, descripcin 97 Cadenas, texto. Consulte Texto, literal Clculos Consulte tambin Campos de clculo campos relacionados referencias de campos a 65 resumir datos 114 formatear 91 Calendario desplegable 87 Calendarios, visualizacin en campos 87
Cambiar actualizaciones 117 datos en campos 29 peticiones de bsqueda 43 preferencias 52 relaciones 113 Campos aadir a presentaciones 85 aadir en la vista Tabla 64 caracteres mximos en 29 crear en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos 62 crear en vista Tabla 58, 64 crear y cambiar 61 dar formato a datos 89 definir 61 descripcin 16 eliminar de una presentacin 87 eliminar definicin 62 escribir en 29 formatear 89 Furigana en 63 fusin 89 globales 72 indexar 72 insertar en una presentacin 85 mostrar 11, 73 nombrar 62 ocultar o mostrar en la vista Tabla 64 opciones 63 opciones de entrada 68, 87 opciones de validacin 70 restringir entrada de datos 96 resultados almacenados y no almacenados 72 seleccionar 28, 84 tipos 60 vacos o no vacos, buscar 40 Campos clave. Consulte Campos coincidentes Campos coincidentes Consulte tambin Campos descripcin 106, 107 en actualizacin al importar 128 Campos contenedor Consulte tambin Campos alinear con texto 95 descripcin 60 formatear 95 Campos de clculo crear 64 descripcin 60 frmulas 64 resultados almacenados y no almacenados 72
158
Campos de fecha aos de cuatro dgitos 29, 71 descripcin 60 introducir y editar valores en 29 Campos de fecha y hora aos de cuatro dgitos 29 descripcin 60 introducir y editar valores en 29 Campos de fusin descripcin 48 insertar en una presentacin 89 Campos de hora descripcin 60 introducir y editar valores en 29 Campos de imagen. Consulte Campos contenedor Campos de interrupcin 98 Campos de sumario crear 66 definir en la vista Tabla 66 descripcin 60, 66 Desviacin tpica para 67 en presentaciones 98 Fraccin del total para 67 Mximo para 67 Media para 67 Mnimo para 67 opciones de 67 Recuento para 67 Total para 67 Campos de texto descripcin 60 introducir y editar valores en 29 Campos de unin. Consulte Campos coincidentes Campos numricos Consulte tambin Campos buscar 37 descripcin 60 formatear 91 introducir y editar valores en 29 Campos relacionados Consulte tambin Campos; Bases de datos relacionales clculos 65 descripcin 106 en presentaciones 87 planificar 55 resumir datos 114 Campos suplementarios 68 Campos vacos o no vacos 40
Caracteres mximos en campos 29 no permitidos en nombres de campo 59 Caracteres mximos en campos 29 Carpetas de presentaciones, gestin 75 Cartas modelo 89 Casar contenido del campo 36 Casillas de verificacin que muestran los campos como 88 Cerrar ventanas y archivos 20 Cifrado. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios Claves principales. Consulte Campos coincidentes Clientes descripcin 119 guardar archivos 120 lmites, en la Web 131 realizar tareas 122 Clones (archivos) 21 Columnas cambiar anchura 80 cambiar el tamao en tablas 30 imprimir registros en 79 Comillas en bsquedas 35, 36 Comodines en bsquedas 35, 36 Compatibilidad con plug-ins CFM 153 Compatibilidad con plug-ins nativas para Mac 153 Comportamiento del campo 28, 96 Configuracin. Consulte Preferencias Conjunto de privilegios Acceso de slo lectura, descripcin 136 Conjunto de privilegios Acceso total, descripcin 136, 145 Conjunto de privilegios Slo introduccin de datos, descripcin 136 Conjunto encontrado alternar con el conjunto omitido 43 descripcin 22, 33 guardar y enviar como enlace a snapshot 12, 33 Conjuntos de privilegios Acceso completo 136, 145 Acceso de slo lectura 136 definir 143 descripcin 134 predefinidos 136 Slo entrada de datos 136 ver 140
|
Contraseas archivos relacionados, planificacin 56 definir 139 proteger archivos con 139 resolucin de problemas 152 Controles de pestaas descripcin 74 incluir en el orden de pestaas 28 Copiar archivos 21 definiciones de campos 21 guiones 21 registros 26 registros relacionados 27 Copias compactadas de los archivos 21 Copias de seguridad directrices para 147 guiones para archivos 52 y software antivirus 149 Correo electr. enviar desde FileMaker Pro 125 enviar mediante SMTP 125 Crear Consulte Aadir; Definir Cuadro de dilogo Gestionar base de datos, crear y cambiar campos en 62 Cuadros combinados, que muestran los campos como 88 Cuenta Admin 136, 137 Cuenta de invitado 136 Cuenta de servidores externos 134, 142 Cuentas configurar importaciones recurrentes 125 contraseas 139 Cuenta Admin 136 Cuenta de invitado 136 Cuenta de servidores externos 134, 142 definir 141 descripcin 134 predefinidos 136 ver 140 Cuerpo (presentaciones), descripcin 97
ndice
159
D
Datos descripcin 15 exportar 124 formatear 81 generar grficos 98 importar 124 introducir automticamente 26, 69 privilegios para compartir 135 ver como formulario, lista o tabla 23 ver en vista Tabla 30 Definiciones de campos copiar 21 crear y cambiar 62 eliminar 62 Definir Consulte tambin Aadir; Insertar actualizaciones 116 bases de datos 61 campos 61 campos de clculo 64 campos de sumario 66 conjuntos de privilegios 143 contraseas 139 cuentas 141 listas de valores 88 tablas 72 Derechos de campo. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios Derechos. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios Desplazarse de campo a campo 28 de registro a registro 25 Desviacin tpica para campos de sumario 67 Detener actualizaciones 117 Direcciones IP, limitar 131 Directrices de seguridad de red 147 Documentacin electrnica 9 Documentacin en PDF 9 Dominio de Windows 142 Duplicar archivos 21 registros 26, 31 registros relacionados 27
E
Elementos. Consulte Objetos
160
Eliminar campos de una presentacin 87 datos 30 definiciones de campos 62 peticiones de bsqueda 43 registros relacionados 27, 114 Escritura vertical 95 Estilos de control para campos 88 Etiquetas campo 87 parte 96 verticales 78 Etiquetas (de correo), impresin 48 Etiquetas de campo 87 Etiquetas de correo 78 Examinar registros 23 Exportar Consulte tambinIntercambiar archivos descripcin 124 formatear 130 formatos de archivo 125 Expresiones de unin. Consulte Relaciones extensin de nombre de archivo fp7 19 Extensin de nombre de archivo, fp7 19
F
Fecha de hoy, bsqueda 37 Fecha y hora, formatear 94 Fechas Consulte tambin Campos de fecha aos de cuatro dgitos 71 buscar 37 buscar la fecha de hoy 37 escribir en 29 formatear 92 introducir datos 29 mostrar calendarios 87 no vlido 37 validar 71 FileMaker Pro formato de archivo 125 informacin de documentacin 9 versiones 151 visin general del producto 11 FileMaker Pro Advanced 10 FileMaker Server descripcin 142 privilegios para 135, 144 uso recomendado 119, 131 Filtrar registros en portales 115
Formatear clculos 91 exportar datos 130 fecha y hora 94 fechas 92 grficos 95 horas 93 importar datos 125 nmeros 91 objetos de presentacin 81 prrafos 91 texto 90 Formato de FileMaker Pro 125 Formato de tabla Consulte tambin Presentacin de vista Tabla; vista Tabla descripcin 23 ver registros como 23 Formato de tabla HTML 125 Formato de texto separado por comas 125 Formato de texto separado por tabuladores 125 Formato Excel guardar datos como 124 importar y exportar a 125 Formato Merge 125 Formato Microsoft Excel guardar datos como 124 importar y exportar 125 Formato XML 125 Formatos de archivo, importacin/exportacin 125 Formularios Consulte tambin Presentaciones Presentacin de Formulario estndar 76 ver registros como 23 Frmulas, campos de clculo 64 Fotos, en campos contenedor 60 Fraccin del total para campos de sumario 67 Funcionalidad de escritura de primeros caracteres 87 Funciones 65 Fusionar correspondencia, usar campos de fusin 89
G
Generacin de grficos de datos crear grficos 99 descripcin 98 Gestionar presentaciones y carpetas de presentaciones 75
|
Grfico de relaciones 106 crear relaciones 112 descripcin 106 notas de texto en 113 Grficos circulares crear 99 descripcin 98 ejemplo 98 Grficos de barras crear 99 descripcin 98 Grficos de barras horizontales crear 99 descripcin 98 Grficos de lneas crear 99 descripcin 98 ejemplo 101 Grficos de zonas crear 99 descripcin 98 Grficos, formatear campos de 95 Grupos de trabajos, compartir archivos 131 Grupos. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios Guardar archivos 21 archivos compartidos 120 conjunto encontrado como enlace a snapshot 12 datos automticamente 21 en formatos Excel y PDF 124 Guardar y enviar un conjunto encontrado como enlaces a snapshots 12, 33 Guiones copiar 21 descripcin 13, 51 ejecutar 51 imprimir 50 Horas buscar 37 formatear 93 no vlido 37
ndice
161
I
Icono grfico circular en la barra de herramientas de estado 34 Importaciones recurrentes cuenta para la configuracin 125 descripcin 125 Importar 124130 a archivos existentes 127 a nuevas tablas 127 actualizar registros coincidentes 127 actualizar registros existentes 127 aadir nuevos registros 127 archivo de destino 127 archivo o tabla de origen 127, 128 descripcin 124 formatos de archivo admitidos 125 importaciones recurrentes, descripcin 125 Imprimir configurar 48 descripcin 45 etiquetas 48 guiones 50 informacin sobre la base de datos 51 previsualizar 46 registros 47 registros en blanco 47 registros en columnas 79 sobres 48 Texto asitico 95 Indexar campos 72 limitaciones de campos de texto 37 Informes Consulte tambin Presentacin de lista/informe en columnas; Presentaciones; Subsumarios con datos agrupados crear 77 imprimir 47 crear 74 previsualizar 46 registros en columnas 79 Informes dinmicos, crear en la vista Tabla 31, 66
H
Herramienta Campo 86 Herramienta Campo/Control 86 Herramienta Puntero. Consulte Herramienta Seleccin Herramienta Seleccin 84 Herramientas barra de herramientas de estado 23 Herramienta Campo 86 Herramienta Campo/Control 86 herramienta de seleccin 84
162
Inspector abrir 81 abrir varias 82 colocar objetos de presentacin 82 descripcin 80 formatear datos del campo 89 objetos de presentacin 81 Intercambiar archivos bases de datos relacionales 103 con otras aplicaciones 125 exportar 124, 130 importar 124 Intranet Consulte tambin Web archivos compartidos en 131 Introduccin de datos 29, 6871 Introducir datos automticamente 69 escribir en campos 29 Furigana 63
Media para campos de sumario 67 Men abreviado, seleccionar de 15 Men contextual, seleccionar de 15 Men desplegable de modo 22, 74 Men emergente de presentaciones 20, 74 Mens emergentes, que muestran los campos como 88 Mens personalizados, FileMaker Pro Advanced 10 Mnimo para campos de sumario 67 Modificar campos en la vista Tabla 64 Modo Buscar, descripcin 22 Modo Presentacin, descripcin 22 Modo Vista previa, descripcin 22, 46 Modo Visualizar buscar datos en 32 descripcin 22 Moneda, formatear 91 Multiplataforma, uso compartido de archivos 19
N
Navegador, Web abrir URL 132 trabajar con bases de datos publicadas en 131 Nombres de campo 59 Nomenclatura bases de datos 58 campos 62 tablas 73 Notas de texto, en grficos de relaciones 113 Nmeros formatear 91 no vlido 37 Nmeros de pgina en partes de la presentacin 77 ver en modo Vista previa 46 Nmeros decimales 91
J
JDBC consideraciones de nombres de campo 60 privilegios para 135, 143
L
Limitar el acceso. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios Lmites caracteres en campos 29 nombres de campo 59 Lista de operadores 34 Listas de valores definir 69 descripcin 88 en archivos compartidos 122 Listas desplegables, que muestran los campos como 88 Listas, ver registros como 23 lgicas AND 40 lgicas OR 41
O
Objetos bloqueados 84 Objetos de presentacin. Consulte Objetos Objetos, presentacin alinear con otros objetos 82 bloqueados 84 colocar 82 descripcin 80 establecer opciones de cambio de tamao
M
Macros. Consulte Guiones Mrgenes de pgina, ver en modo Vista previa 46 Mrgenes, mostrar en modo Vista previa 46 Mximo para campos de sumario 67
|
automtico 83 formatear 81 seleccionar 84 Ocultar registros 43 ODBC usar FileMaker como cliente campos suplementarios 68 descripcin 131 Uso de FileMaker como fuente de datos uso de FileMaker como origen de datos consideraciones de nombres de campo 60 privilegios para 135, 143 visin general 126 Omitir campos durante la impresin 89 registros 41 registros relacionados 39, 42 Opcin de campo Furigana 63 Opciones de almacenamiento global 72 Opciones de archivo 52 Opciones, archivo 52 Operadores comparacin 65 en peticiones de bsqueda 34, 38 matemticos 65 relacionales 106, 110, 114 Operadores de comparacin 65 Operadores matemticos 65 Operadores relacionales 106, 110, 114 Orden de pestaas 28 Ordenar registros 36, 45 registros en la vista Tabla 31 registros relacionados 114 Orientacin de la pgina para impresin 48 Orgenes de datos descripcin 131 reparar referencias de FileMaker 19 Orgenes de datos externos 131
ndice
163
P
Paneles, paneles de pestaas en presentaciones 74 Pantalla de Inicio rpido, descripcin 18 Prrafos, formatear 91
Partes de presentacin cabecera 97 cabecera y pie de pgina iniciales 97 cuerpo 97 descripcin 97 etiqueta de campo 87 pie de pgina 97 subsumario 98 sumario general 98 Partes de sumario. Consulte Subsumarios Partes. Consulte Partes de presentacin PDF, guardar datos como 124 Peticiones de bsqueda Consulte tambinBuscar registros ampliar criterios 41 aadir nueva 41 combinar buscar y omitir 42 delimitar criterios 40 descripcin 33 editar 43 eliminar 43 operadores en 34, 38 orden de 42 repetidos 43 restablecer 43 varios 41 Pies de pgina, descripcin 97 Planificar bases de datos 53 bases de datos relacionales 53 seguridad de archivo 137 Plantillas crear archivos 57 descripcin 57 Portales Consulte tambin Bases de datos relacionales aadir registros 27 descripcin 106 eliminar registros 28 filtrar registros en 115 insertar registros relacionados 89 omitir registros relacionados 42 resumir datos en 114 seleccionar 84 seleccionar registros 25 Preferencias aplicacin 52 archivo 52 descripcin 52 Preferencias de la aplicacin 52 Preferencias del documento 52
164
Preferencias del sistema, configurar ratn (Mac OS) 15 Presentacin de etiquetas verticales, descripcin 78 Presentacin de etiquetas, creacin 48 Presentacin de formulario de una sola pgina. Consulte Presentacin de vista Tabla Presentacin de Formulario estndar Consulte tambin Presentaciones descripcin 76 Presentacin de informes con datos agrupados 77 descripcin 77 Presentacin de sobres Consulte tambin Presentaciones descripcin 78 Presentacin de vista Lista Consulte tambin vista Lista descripcin 77 Presentacin de vista Tabla Consulte tambin Formato de tabla; vista Tabla descripcin 76 Presentacin En blanco Consulte tambin Presentaciones descripcin 77 Presentaciones aadir campos 85 campos arrastrar a la presentacin 86 eliminar 87 fusin 80 insertar 85 insertar relacionados 89 mostrar 11, 73 seleccionar 84 columnas cambiar anchura 80 configurar 79 crear 74 descripcin 11, 73 En blanco 77 Etiquetas 78 Etiquetas verticales 78 etiquetas verticales 78 Formulario estndar 76 formulario estndar 76 generar grficos de datos 98 gestionar presentaciones y carpetas de
presentaciones 75 herramientas 80 imprimir 47 Informe 77 Men desplegable de modo 22 paneles de pestaas en 74 Sobre 78 tipos 76 vista de formulario 23 Vista Lista 77 Vista Tabla 76 Previsualizar impresin Consulte Imprimir Previsualizar columnas 79 Principal, establecer el carcter para prrafos 91 Privilegios ampliados descripcin 134 ver 144 Privilegios de acceso. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios privilegios para FileMaker Mobile 135, 143 Proteger archivos. Consulte Cuentas; Autorizacin de archivos; Conjuntos de privilegios Publicacin en la Web al instante compartir archivos 131 descripcin 119, 131 privilegios para 143 Publicar, bases de datos en la Web 131 Punteros en archivos. Consulte Relaciones
Q
QuickTime, utilizacin con FileMaker Pro 11 153
R
Rangos de informacin, buscar 38 Ratn, configurar en Preferencias del sistema (Mac OS) 15 Recuento para campos de sumario 67 Recuperar datos de otros archivos. Consulte Intercambiar archivos Redes FileMaker Server 119 multiplataforma 13, 119 Referencias de archivo Consulte orgenes de datos Registro activo 24
|
Registros activos 24 aadir 26, 31, 127 aadir nuevo en la vista Tabla 58 bloqueados 122 buscar 32 coincidentes 128 copiar 26, 31 descripcin 17, 18 desplazarse por 25 duplicar 26, 31 eliminar 31 eliminar relacionados 28 explorar en una lista 23 individualmente 23 exportar 130 filtrar en postales 115 imprimir en columnas 79 mostrar reg. relacionados ordenados 114 ocultar 43 omitir 42 ordenar 36, 45 en la vista Tabla 31 registros relacionados 114 seleccionar 24 trabajar en la vista Tabla 31 ver como formularios, listas o tablas 23 Registros coincidentes, actualizar 128 Registros duplicados, buscar 40 Registros en blanco, imprimir 47 Registros relacionados Consulte tambin Registros; Bases de datos relacionales aadir 27, 114 buscar y omitir 39 colocar en portales 89 copiar 27 descripcin 106 duplicar 27 eliminar 27, 114 mostrar en portales 89 ordenar 114 resumir datos 114
ndice
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Relaciones Consulte tambin Bases de datos relacionales autounin 111 cambiar 113 comparacin 110 crear 112 de criterio nico 108 de varios criterios 109 descripcin 106 devolver rango de registros 110 planificar 56 tipos 108 Relleno automtico 87 Repetir peticiones de bsqueda 43 Resaltar texto 91 Restablecer peticiones de bsqueda 43 Resultado False 37, 60, 71, 92 Resultado True 37, 60, 71, 92 Resultados almacenados 72 Resultados no almacenados 72 Resultados virtuales 72 Resumir datos en campos relacionados 114 Rutas de archivo 122
S
Saltos de pgina, ver en modo Vista previa 46 Seguridad, archivo directrices de red 147 directrices del sistema operativo 146 planificar 137, 146 Seleccionar campos 28, 84 objetos 84 registros 24 Server. Consulte Anfitrin; FileMaker Server Smbolos buscar 36 y nombres de campos 60 Simple Mail Transfer Protocol, Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP), enviar correos electrnicos mediante 125 Sobres, impresin 48 Software antivirus y administracin de bases de datos 149 Soluciones iniciales. Consulte Plantillas Subformularios. Consulte Portales
166
Subsumarios Consulte tambin Informes; Campos de sumario crear informes 77 imprimir 46, 47 partes, descripcin 98 Subtotales. Consulte Subsumarios; Campos de sumario Sumarios generales, descripcin 98
Uso compartido de archivos, activar 120 Usuarios autorizados. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios Usuarios no autorizados. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios
V
Validar valores de campo 70 Valores Consulte tambin Valores de campo buscar duplicados 40 buscar exactos 36 Valores booleanos buscar 37 descripcin 37, 60, 71 formatear 92 Valores de campo buscar y reemplazar 44 descripcin 17 eliminar 30 introducir automticamente 69 introducir y editar 29 prohibir cambios 70 Valores no vlidos, buscar 37 Variables:smbolos para 59 Ver rea de impresin 46 conjuntos de privilegios 140 cuentas 140 privilegios ampliados 144 registros como formularios, listas o tablas 23 saltos de pgina y nmeros de pgina en modo Vista previa 46 Ver como formulario, descripcin 23 Ver como lista, descripcin 23 Ver como tabla, descripcin 23 Visor Web 11, 132 Vista Tabla Consulte tambin Formato de tabla; presentacin de vista de Tabla aadir registros 31 aadir registros en un archivo nuevo 58 cambiar el orden y el tamao de las columnas 30 cambiar valores predeterminados al crear una base
T
Tablas definir 72 descripcin 16 importar datos a nuevos 127 nombrar 73 ocurrencias de la tabla 106 ver registros como 23 Tablas relacionadas descripcin 106 planificar 53 Tabuladores configurar posicin y alineacin 91 insertar en campos 29 Texto Consulte tambin Campos atributos 90 buscar 36 campos 60 formatear 90 girar texto asitico 95 literal 35 resaltar 91 seleccionar 84 Texto asitico girar 95 imprimir 95 introducir 63, 95 Texto con distincin entre maysculas y minsculas, buscar 36 Tipo de datos 71 Tipos de campo descripcin 60 y resultados del clculo 66 Tipos de datos Consulte tambin Tipos de campo y resultados del clculo 66 Total para campos de sumario 67
U
URL, abrir 132
|
de datos nueva 59 copiar registros 31 crear bases de datos en 58 crear campos 58 crear informes dinmicos 31, 66 crear y modificar campos en 64 definir campos de sumario 66 duplicar registros 31 eliminar registros 31 enviar mensajes de correo electrnico basados en datos de registros 31 ocultar o mostrar campos 64 ordenar registros 31 trabajar con registros 31 ver datos 30
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167
W
Web consideraciones de nombres de campo 60 hospedar bases de datos en 132 Windows abrir varias 20 cerrar 20 World Wide Web. Consulte Web
X
XML importar y exportar a 125 privilegios para 135, 143 XSLT, privilegios para 135, 143
168

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Captulo 2 Utilizar bases de datos

Gua del usuario de FileMaker Pro

Captulo 3 Crear bases de datos

Captulo 4 Trabajar con tablas y archivos relacionados

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Captulo 5 Compartir e intercambiar datos

Captulo 6 Proteger bases de datos

| Captulo 7 Convertir bases de datos de FileMaker Pro 6 y anteriores

151 151 152 152 153 153 153 155

Gua del usuario de FileMaker Pro

Captulo 1 Introduccin a FileMaker Pro

Acerca de esta gua

Documentacin de FileMaker Pro

Dnde encontrar documentacin en PDF

1 Windows: C:\Archivos de programa\FileMaker\FileMaker Pro\Extras espaol\Documentacin

1 Mac OS: Macintosh HD/Aplicaciones/FileMaker Pro/Extras espaol/Documentacin electrnica

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Plantillas, ejemplos y ms informacin

Nuevo usuario de FileMaker Pro

Usuario que actualiza de una versin anterior

Introduccin a FileMaker Pro

Visin general de FileMaker Pro

Crear bases de datos simples o complejas

Utilizar presentaciones para mostrar, introducir e imprimir datos

Gua del usuario de FileMaker Pro

Steve Williams 789 Ninth Avenue Nueva York, NY 10001

Buscar, ordenar y reemplazar datos

Introduccin a FileMaker Pro

Proteger bases de datos

Crear guiones para automatizar tareas

Compartir e intercambiar datos

Gua del usuario de FileMaker Pro

Guardar y enviar datos en otros formatos

Captulo 2 Utilizar bases de datos

Campos y registros de la base de datos

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Michelle 123 4th St. SW Edmonton (717) 555-0011

Su libreta de direcciones es como una base de datos.

Utilizar bases de datos

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Pantalla de Inicio rpido de FileMaker (Mac OS)

Utilizar bases de datos

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Abrir varias ventanas por archivo

La ventana de la base de datos original, en la que puede buscar en los registros

Cerrar ventanas y archivos

Utilizar bases de datos

Copia compactada (ms reducida) Clon (sin registros)

6. Haga clic en Guardar.

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Cundo guarda un archivo FileMaker Pro

1 mostrar un registro o presentacin diferente (salvo cuando el registro o la presentacin se han

Men emergente de modo

Utilice este modo Modo Visualizar

Modo Vista previa

Utilizar bases de datos

Utilizar la barra de herramientas de estado

Barra de presentacin Barra de formato

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La siguiente ilustracin muestra la misma presentacin en las tres vistas.

Etiquetas de campo Vista Tabla Una fila es un registro

Seleccionar el registro activo