APLICATIVOS PARA PROJETOS

Professor Rui Csar Ranzani

Gerenciamento de Projetos

Definio: O Gerenciamento de Projetos um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a empresa desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados ao controle de eventos no repetitivos, nicos e complexos, dentro de um cenrio de tempo, custo e qualidade predeterminados.

O que um Projeto?

Projeto um empreendimento no repetitivo, caracterizado por uma sequncia clara e lgica de eventos, com incio, meio e fim definidos, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade.

Exemplos de Projetos:

Construo de uma Casa;

Exemplos de Projetos:

Realizao de uma viagem;

Exemplos de Projetos:

Informatizao de um determinado setor da empresa;

Exemplos de Projetos:

Lanamento de um novo produto ou servio;

Exemplos de Projetos:

Elaborao de um plano de Marketing;

Exemplos de Projetos:

Estratgia Militar

Projetos, Subprojetos e Programas

Diversas vezes, um projeto necessita ser subdividido em partes, de fcil gerenciamento e controle, chamadas subprojetos. Os subprojetos so responsveis por uma pequena parte do projeto total ou por fases extremamente especficas do projeto, que podem, na maioria das vezes, ser caracterizadas ou desenvolvidas por grupos isolados.

Projetos, Subprojetos e Programas

O termo programa utilizado apenas quando vrios projetos esto reunidos em um conjunto de benefcios ou estratgias comuns, podendo ter vida prpria isoladamente. O nico objetivo do programa integrar projetos que tm misses e objetivos comuns.

Projetos, Subprojetos e Programas

Interesse Estratgico Objetivos Comuns

Subdiviso Ttica

Quando os Projetos so necessrios?

Em geral o Gerenciamento de Projetos pode ser aplicado a qualquer situao onde exista um empreendimento que foge ao que fixo e rotineiro da empresa. A base do sucesso est em identificar e diferenciar o projeto das demais atividades desenvolvidas na organizao. Atividades de projetos e rotineiras tem as mesmas necessidades e isso faz com que sua distino seja ainda mais difcil.

Quando os Projetos so necessrios?

Diversas presses externas podem forar as companhias a adotarem Gerenciamento de Projetos como forma de realizarem seus negcios:
Competio Padres

de Qualidade Resultados Financeiros Fatores Tecnolgicos Aspectos legais/sociais Fatores polticos Presses econmicas Etc...

Quando os Projetos so necessrios?

Diversos critrios podem ser aplicados para a considerao do uso dos conceitos de gerenciamento de projetos, conforme diagrama a seguir:

Quando os Projetos so necessrios?

Mudana de Mercado

Compartilhamento de Recursos

Tamanho do Empreendimento

No-familiaridade

NECESSIDADE DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Interdependncia

Reputao da Organizao

Importncia do Empreendimento

Necessidades de Gerenciamento de Projetos

Tamanho do Empreendimento: Mesmo considerando que o tamanho um assunto relativo, pode-se generalizar que empreendimentos que necessitem de uma quantidade de dinheiro, pessoal e tempo superior ao normalmente empregado pela empresa se beneficiem diretamente com o gerenciamento de projetos.

Necessidades de Gerenciamento de Projetos

Interdependncia: Se o esforo requer uma grande interdependncia entre os departamentos da organizao ou entre o relacionamento cliente/fornecedor, onde as atividades a serem realizadas esto intimamente relacionadas, o gerenciamento de projetos se torna fundamental.

Necessidades de Gerenciamento de Projetos

Importncia do Empreendimento: Empreendimento que tenham um grande grau de risco, incerteza, e que possa resultar em perda de resultados para o trabalho, tambm se beneficiam diretamente com os projetos.

Necessidades de Gerenciamento de Projetos

Reputao da Organizao: Quando o fracasso no cumprimento de prazos e oramentos de um empreendimento pode prejudicar seriamente a imagem e a reputao da organizao, a deciso sobre o uso do gerenciamento de projetos determinante.

Necessidades de Gerenciamento de Projetos

Compartilhamento de Recursos: Como os projetos envolvem, normalmente, recursos altamente especializados, torna-se necessrio um compartilhamento de recursos entre diversos projetos e at mesmo entre os projetos e outros trabalhos das empresas, para reduo de custo. Quando isso se intensifica, o gerenciamento de projetos torna-se a melhor tcnica de gerenciamento para esses recursos.

Necessidades de Gerenciamento de Projetos

No-familiaridade: Quando os esforos a serem empreendidos so totalmente novo e diferente do normal, a orientao dos trabalhos a projetos pode ser fundamental. Provavelmente, o desenvolvimento de um novo produto ou servio deve ser encarado como um projeto.

Necessidades de Gerenciamento de Projetos

Mudana de mercado: Devido a grande necessidade de modificaes tecnolgicas e mudanas de mercado que as organizaes atuam, o processo gerencial do gerenciamento de projetos torna-se fator indispensvel.

Necessidades de Gerenciamento de Projetos

1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

Tamanho do empreendimento Interdependncia Importncia do empreendimento Reputao da organizao Compartilhamento de recursos No-familiaridade Mudana de mercado
Na verdade, no necessrio que todos esses fatores sejam favorveis a projetos para que se possa tratar o empreendimento como um projeto. Basta que 1 desses fatores seja determinante, para aplicar o gerenciamento de projetos.

Caractersticas dos Projetos

As principais caractersticas dos projetos so a temporariedade, a individualidade do produto ou servio a ser desenvolvido pelo projeto, a complexidade e a incerteza.

Caractersticas dos Projetos

Temporariedade significa que todo projeto possui um incio e um fim definidos, ou seja, um evento com durao finita, determinada em seu objetivo.
Individualidade do produto ou servio produzido pelo projeto, significa realizar algo que no tinha sido realizado antes.

Caractersticas dos Projetos

A partir dessas 2 principais caractersticas, pode-se descrever as demais:

Empreendimento

no repetitivo: um evento que no faz parte da rotina da empresa. Sequncia clara e lgica de eventos: o projeto caracterizado por atividades lgicas de modo a permitir que, durante a execuo, o acompanhamento e o controle sejam precisos. Objetivo claro e definido: todo projeto tem metas e resultados bem estabelecidos a serem atingidos em sua finalizao.

Caractersticas dos Projetos

Incio,

meio e fim: Todo projeto tem um determinado ciclo de vida, isto , tem uma caracterstica temporal. Muitas vezes o trmino de um projeto coincide com o incio de outro. Conduzido por pessoas: mesmo que o projeto disponha de equipamentos modernos de controle e gesto, o homem sempre ser o cerne fundamental de um bom desenvolvimento. Projetos utilizam recursos: todo projeto utiliza recursos especificamente alocados para determinados trabalhos.

Caractersticas dos Projetos

Parmetros

predefinidos: todo projeto necessita ter estabelecidos valores para prazos, custos, pessoal, material e equipamentos envolvidos, bem como a qualidade desejada para o projeto. Todos eles sero claramente identificados e quantificados no decorrer do plano do projeto.

Caractersticas dos Projetos

CARACTERSTICA Raridade Restries FUNO A definio dos objetivos do projeto faz com que ele seja nico, ou relativamente pouco frequente. Tempo limitado Capital limitado Recursos limitados Os esforos realizados entre reas diferentes da organizao, ou entre organizaes, requerem integrao. O trabalho interdisciplinar necessita de coordenao atravs dos limites organizacionais. Diversas habilidades podem requerer coordenao especfica. Objetivos divergentes entre as partes envolvidas no projeto necessitam de gerenciamento. A tecnologia pode ser modificada em mtodos e anlises. A tecnologia pode ser complexa por si mesma.

Multidisciplinaridade

Complexidade

Definindo o sucesso dos Projetos

de fundamental importncia que se saiba o que um projeto bem-sucedido. As questes a seguir so alguns exemplos de aspectos que apenas aparentemente indicam resultados de sucesso:
O

projeto ficou abaixo do oramento previsto? O projeto terminou mais rpido? O projeto consumiu menos materiais e pessoas? O cliente foi surpreendido pela qualidade do projeto?
Na

verdade, nenhum desses itens descreve um projeto bem-sucedido SOB A TICA DE PLANEJAMENTO E PROJETO.

Definindo o sucesso dos Projetos

UM PROJETO BEM SUCEDIDO AQUELE QUE REALIZADO CONFORME O PLANEJADO.

Definindo o sucesso dos Projetos

As

principais caractersticas para um projeto ser considerado bem-sucedido so:

Ser

concludo dentro do tempo previsto; Ser concludo dentro do oramento previsto; Ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas) eficientemente, sem desperdcios; Ter atingido a qualidade e o desempenho desejadas; Ter sido concludo com o mnimo possvel de alteraes em seu escopo Ter sido aceito sem restries pelo cliente; Ter sido empreendido sem que ocorresse interrupo ou prejuzo nas atividades normais da organizao;

Estimulando o sucesso do Projeto

Para

estimular o sucesso do projeto, vrias aes podem ser tomadas pelo gerente de projeto e sua equipe, tais como:
Selecionar

corretamente os membros de sua equipe; Desenvolver um senso de comprometimento em toda equipe; Buscar autoridade suficiente para conduzir o projeto; Coordenar e manter uma relao de respeito e cordialidade com os envolvidos; Manter as modificaes sob controle; Desenvolver estimativas de custo, prazos e qualidades reais;

Benefcios do Gerenciamento de Projetos

A

principal vantagem do Gerenciamento de Projetos que ele no restrito a projetos gigantescos, de alta complexidade e custo. Ele pode ser aplicado em empreendimentos de qualquer complexidade, oramento e tamanho, em qualquer linha de negcio.

Benefcios do Gerenciamento de Projetos

Dentre
Evita

os principais benefcios pode-se destacar:

surpresas durante a execuo dos trabalhos; Permite desenvolver diferenciais competitivos e novas tcnicas; Antecipa as situaes desfavorveis que podero ser encontradas; Disponibiliza os oramentos antes do incio dos gastos; Aumenta o controle gerencial de todas as fases a serem implementadas; Otimiza a alocao de pessoas, equipamentos e materiais; Facilita e orienta as revises da estrutura do projeto; Documenta e facilita as estimativas para futuros projetos;

Principais causas de Fracasso em Projetos

Por

que os projetos falham? Mesmo com a grande quantidade de benefcios gerados pelos projetos, boa parte deles falha, ou no atinge o resultado esperado. Muitas falhas so decorrentes de obstculos naturais/externos que fogem do controle da organizao, que s poderiam ser minimizados atravs de um gerenciamento de risco eficiente.

Principais causas de Fracasso em Projetos

Dentre

os principais causas de fracasso em projetos relacionados a fatores naturais/externos, pode-se destacar:

Riscos

elevados no meio ambiente; Mudanas na tecnologia disponvel; Mudanas na estrutura organizacional da empresa; Evoluo nos preos e prazos; Cenrio poltico-econmico desfavorvel;

Principais causas de Fracasso em Projetos

Outras

causas de fracasso tambm so decorrentes de falhas gerenciais, que podem ser evitadas, dentre elas, pode-se destacar:
Metas

e objetivos mal estabelecidos ou no compreendidos; Pouca compreenso da complexidade do projeto; Muitas atividades e pouco tempo para realizao; Estimativas financeiras pobres e incompletas; O projeto baseado em dados insuficientes ou inadequados; O projeto no teve um gerente de projeto adequado;

Principais causas de Fracasso em Projetos

Treinamento

e capacitao insuficientes; Falta de liderana do gerente de projeto; No se conheciam as necessidades de pessoal equipamentos e materiais; Cliente/projeto tinham estimativas diferentes; Ningum verificou se os envolvidos nas atividades tinham conhecimento necessrio para execut-las; As pessoas no estavam trabalhando nos mesmos padres; No foi destinado tempo para as estimativas e o planejamento;

Mitos do Gerenciamento de Projetos

MITOS CONCEITOS REVISADOS G.P. requer mais pessoas e adiciona custos G.P. permite realizar mais trabalho em menos indiretos empresa. tempo e com menos pessoas.
O lucro pode diminuir devido aos custos de O lucro tende a aumentar devido o controle controle.

O G.P. aumenta o n de mudanas no escopo.

O G.P. cria conflitos entre os departamentos.

O G.P. tem maior controle sobre as mudanas do escopo.

O G.P. melhora efetivamente a relao entre os setores atravs do trabalho em equipe.

Somente grandes projetos necessitam de Todos os projetos se beneficiam diretamente gerenciamento. com o gerenciamento.
O G.P. cria problemas de poder e autoridade O G.P. reduz os conflitos por poder. O G.P. tem como objetivos os produtos. O G.P. tem como objetivo as solues. O custo do G.P. pode tornar a companhia O G.P. aprimora os negcios da empresa. menos competitiva.

9 reas do Gerenciamento de Projetos

As reas do Gerenciamento de Projetos so divididas em 9 grupos integrados, como mostra a figura:

Cada um desses processos tem um detalhamento especfico e uma abrangncia prpria, porm integrado, formando um todo nico e organizado.

9 reas do Gerenciamento de Projetos