Costeo Basado en Actividades (ABC)

Introduccin La metodologa de Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing) se basa en el hecho de que una empresa para producir productos o servicios necesita llevar a cabo actividades, las cuales consumen recursos, por lo que primero se costean las actividades y luego el costo de las actividades es asignado a los diferentes objetos de costo (producto, servicios, grupos de clientes y regiones, procesos, etc.) que demandan dichas actividades; de tal forma se logra una mucho mayor precisin en la determinacin de los costos y de la correlativa rentabilidad. Nuevas reglas para el clculo de los costos En una economa sometida a la globalizacin, el correcto clculo de los costos, a los efectos de su control y posterior reduccin, resulta fundamental a los efectos de poder competir eficazmente con los oferentes de otros lugares del planeta. Ello adems es tambin fundamental a la hora generar estrategias vlidas para el mercado interior. Ahora bien, cules son stas reglas?: Primero: superar las barreras organizacionales en cuanto a reas o sectores, para dar preponderancia a los procesos. Segundo: debe ayudar a detectar aquellas actividades y procesos no generadores de valor agregado para el cliente o la empresa, y por lo tanto ayuda a su eliminacin. Tercero: concentra su atencin ms en la eliminacin de las actividades innecesarias, que en la reduccin de los costos de las actividades. Cuarto: permitir la fijacin de precios competitivos para sus productos y/o servicios en el mercado. Quinto: evitar que actividades superavitarias financien a otras de carcter deficitarias.

Como bien afirman Eliseu y Pol Santandreu: La empresa debe hacer aquello que la haga mejor que sus competidores, y para ello es menester contar con un buen sistema para el clculo de los costos. Qu es el ABC? El ABC fue generado como un mtodo destinado a dar solucin a un problema que tiene lugar en la mayora de las organizaciones que utilizan el sistema tradicional de costeo, consistentes ello en:

1. 2.

La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel razonable de exactitud. La incapacidad de proporcionar retroinformacin til para la administracin de la empresa a los efectos del control de las operaciones.

Por tales circunstancias, los directivos de las empresas que venden una variedad de productos y servicios toman decisiones cruciales para la marcha de la organizacin, como la determinacin de precios, la composicin de productos y la tecnologa de procesos a aplicar, basndose en una informacin de costos notoriamente inexacta e inadecuada. Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso de costeo en el producto. Los costos se remiten al producto porque se presupone que cada elemento del producto consume los recursos en proporcin al volumen producido. Por lo tanto, los atributos de volumen del producto, tales como el nmero de horas de mano de obra directa, horas mquina, cantidad invertida en materiales, se utilizan como direccionadores para asignar costos indirectos. Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen en cuenta la diversidad de productos en forma de tamao o complejidad. No existiendo tampoco una relacin directa entre el volumen de produccin y el consumo de costos. Al contrario de lo antes expresado, el Costeo Basado en Actividades basa el proceso de costeo en las actividades; lo cual implica que los costos se rastrean de las actividades a los productos, basndose para ello en la demanda de productos para estas actividades durante el proceso de produccin. Por lo tanto, los atributos de las actividades, tales como horas de tiempo de preparacin, o nmero de veces involucrados, se utilizan como direccionadores para asignar los costos indirectos. Como el nmero de la actividad mide los incrementos utilizados, el ABC permite captar mejor los factores econmicos subyacentes a la operacin de la empresa, lo que permite obtener costos de productos ms exactos.

Qu dio lugar al Sistema ABC? Muchos gerentes entienden intuitivamente que sus sistemas contables distorsionan los costos de los productos, y hacen ajustes informales para compensar. Sin embargo pocos gerentes pueden predecir la magnitud y el impacto de los ajustes que deberan hacer. Cabe identificar tres factores independientes pero simultneos como las razones principales que justifican la necesidad y la prctica del ABC: 1. El proceso de estructura de costos ha cambiado notablemente. A principios del siglo veinte, la mano de obra directa representaba aproximadamente el 50% de los costos totales del producto, mientras que los materiales representaban un 35% y los gastos generales el 15%. Ahora, los gastos generales normalmente hacienden a cerca del 60% del costo del producto, con los materiales en el orden del 30% y la mano de obra directa en tan slo un 10%. Obviamente, el empleo de las horas de mano de obra directa como base de asignacin tena sentido hace 90 aos, pero no tiene validez dentro de la estructura de costos actual. 2. El nivel de competencia que confronta la mayora de las firmas ha aumentado notoriamente. El entorno competitivo mundial y rpidamente cambiante no es un

clich, es una realidad perturbadora para muchas firmas. Conocer los costos reales de los productos es esencial para sobrevivir en esta nueva situacin competitiva. 3. El costo de la medicin ha bajado a medida que mejora la tecnologa de procesamiento de la informacin. Incluso hace veinte aos, el costo de acumular, procesar y analizar los datos necesarios para ejecutar un sistema de ABC habra sido prohibitivo. Hoy, sin embargo, estos sistemas de medicin de actividades no slo son financieramente accesibles, sino que una gran parte de los datos ya existen en alguna forma dentro de la organizacin. Por lo tanto, el ABC puede resultar sumamente valioso para una organizacin, porque proporciona informacin sobre el alcance, costo y consumo de las actividades operativas. Qu beneficios y usos estratgicos pueden derivarse de esta informacin? Podemos resumir las ventajas y beneficios de la aplicacin del ABC en los siguientes puntos: 1) Permite la investigacin sobre las causas que originan las actividades y a su vez los costes. 2) No plantea dificultades de implantacin en cualquier tipo de organizacin. 3) Es compatible con el mtodo de Costes Totales, o Full Costing, ya que de hecho se fundamenta en el clculo del coste total. 4) Permite su adaptacin tanto a los costes histricos como a los costes standard. 5) Facilita la eliminacin de aquellas actividades que no generan valor. 6) Permite el clculo a priori de actividades que se deseen incorporar, as como el impacto que las mismas produciran de llevarse a trmino. 7) Facilita la toma de decisiones estratgicas, ya que pone de manifiesto el nivel real de competitividad de la empresa, as como las posibilidades de xito o fracaso frente a la competencia. En relacin al punto 5, cabe acotar que de mltiples empresas occidentales que auditan sus actividades, se ha llegado a determinar que entre un 50 y un 70 por ciento de dichas actividades no son valoradas por sus clientes. Este dato refleja la importancia que tiene el anlisis de las actividades y el valor agregado que las mismas generan.

Principios del mtodo ABC Las dos ideas fundamentales de las cuales parte la metodologa en cuestin son: 1) Los productos no consumen costes sino actividades.

2) Las actividades son las que realmente consumen recursos. Los costes son la expresin cuantificada de los recursos consumidos por las actividades. De ello se deriva, en primer lugar, que la gestin de los costes se deber centrar, principalmente, en las actividades que los originan, llevando a que la gestin ptima de las mismas generen la reduccin de los costes que de ellas se derivan. En segundo lugar, debe establecerse una relacin causa/efecto entre las actividades y los productos o servicios. De ello se deriva que a mayor consumo de actividades corresponde la imputacin de mayores costes y viceversa. Por ltimo, y en tercer lugar, tenemos la mayor objetividad en la asignacin de los costes, resultante ello de conocer los recursos consumidos en cada actividad. Por lo tanto, la imputacin al producto o servicio ser en funcin de las actividades que haya producido o consumido. El ABC concede la posibilidad de analizar la informacin no sobre los costes que se les ha imputado en funcin de un determinado criterio, sino para detectar aquellos trabajos innecesarios que deben ser origen de reduccin e incluso de eliminacin. El ABC en accin Los sistemas de administracin de costos basados en actividades (ABC) ubican los costos generales a las actividades especficas que los ocasionan, con lo cual proporcionan un costo del producto ms seguro. Cuatro conceptos clave diferencian los sistemas de contabilidad de costos basados en actividades de los de contabilidad de costos tradicional, lo que permite a los sistemas basados en actividades proporcionar datos de costos del producto ms precisos: I. Contabilidad de actividad. En un sistema basado en actividades, el costo del producto es la suma de todos los costos que se requieren para fabricar y entregar el producto. Las actividades que desarrolla una empresa consumen sus recursos, y la disponibilidad y uso de recursos crean costos. La contabilidad de actividades descompone a una organizacin en una estructura de actividades que proporciona un anlisis razonado de causa y efecto de cmo los objetivos fundamentales y sus actividades asociadas crean costos y tienen como resultado productos. Un sistema ABC efectivo usa el siguiente mtodo: A. Determinar las actividades fundamentales que se deben llevar a cabo para satisfacer los objetivos de una empresa. Las actividades permiten la identificacin de cmo una compaa despliega sus recursos para lograr sus objetivos bsicos. B. Determinar las relaciones causales que permiten que los productos (resultado) se atribuyan a los insumos (recursos). Un gran nmero de estas relaciones se basar en mediciones no relacionadas con el volumen como el nmero de partes en un diseo nuevo. C. Comprobar la salida de una actividad en trminos de una medida del volumen de actividad a travs del cual los costos de un proceso de negocios varan de forma ms directa (por ejemplo, nmero de configuraciones de mquina que se requieren para un diseo complejo).

D. Relacionar las actividades con los productos (u otros objetos) y determinar cunto de cada actividad se dedica a ellos. Una estructura de costos, conocida como lista de actividades, se usa para describir cada patrn de consumo de actividad del producto. E. Determinar los factores fundamentales de xito mediante los que las actividades de la empresa se pueden alinear con los objetivos estratgicos planteados. Este paso indica qu tan efectivamente se lleva a cabo el funcionamiento que se desea a travs de las actividades que la compaa emprende. F. Tomar medidas, con la filosofa de mejoramiento continuo, sobre las oportunidades de productividad que se identifican en los pasos A-E. Como el costo de actividad es la razn de los recursos consumidos por una actividad a la medida de la produccin de la actividad, un medio para evaluar la efectividad y eficacia (es decir, productividad) est disponible para los administradores. Ahora se pueden evaluar, en forma realista, varias alternativas para realizar los cambios que se desean en los patrones de actividad, a travs de la inversin o de medios organizacionales. II. Conductores de costos. Un conductor de costos es un suceso que afecta al costo/funcionamiento de un grupo de actividades relacionadas. Los conductores de costos familiares incluyen el nmero de configuraciones de mquina, nmero de avisos de cambios de ingeniera y nmero de rdenes de compra. Los conductores de costos reflejan las demandas colocadas sobre las actividades en los niveles de actividad y produccin. Al controlar el conductor de costos, se pueden eliminar los costos innecesarios, lo que tiene como resultado una mejora en el costo del producto. III. Identificacin directa. La identificacin directa implica atribuir costos a aquellos productos o procesos que consumen recursos. Muchos costos generales ocultos se pueden identificar de forma efectiva a los productos, proporcionando de esta manera un costo del producto ms exacto. IV. Costos agregados sin ningn valor. En los procesos de produccin, los clientes pueden percibir que ciertas actividades no agregan valor al producto. Mediante la identificacin de los conductores de costos, una empresa puede determinar con precisin estos costos innecesarios. Los sistemas de costos basados en actividades identifican y colocan un costo sobre las actividades ejecutadas (que agregan valor y que no lo agregan) de modo que la administracin puede determinar los cambios esperados en los requerimientos de recursos para cada actividad. En contraste, los sistemas de costos tradicionales acumulan costos mediante partidas de lnea presupuestaria y por funciones. Estos cuatro conceptos bsicos se incluyen en los sistemas de contabilidad de costos basados en actividades, y conducen a informacin de contabilidad de costos ms precisa. Adems, los sistemas de contabilidad de costos basados en actividades proporcionan ms flexibilidad que los sistemas tradicionales porque producen una variedad de cifras de costos tiles para contabilidad de tecnologa, contabilidad de costos de productos y anlisis de ciclo de vida. Adems, estas cifras de costos se pueden aplicar en la toma de varias decisiones especiales, que incluyen determinacin de inventarios, presupuestar/pronosticar, anlisis de lnea de productos, decisiones tipo hacer/ comprar y diseo de costos. Conclusin

Para poder competir en el ambiente de negocios de hoy, las empresas requieren contar con informacin sobre los costos y la rentabilidad total del negocio que les permita tomar decisiones estratgicas y operativas en forma acertada. Contar con este tipo de informacin de manera precisa y oportuna sirve de base a la alta direccin y a la gerencia de una empresa para buscar maximizar el rendimiento del negocio. Si bien existe una fuerte necesidad de gestionar y asignar los gastos generales, los sistemas de contabilidad de costos tradicionales ya no son eficaces. La implantacin del ABC sirve a los efectos de lograr la reduccin de costos, incrementar las utilidades, mejorar el desempeo y hacer factible la mejora continua. Bibliografa

An ABC Managers Primer Gary M. Cokins Edit. John Wiley & Sons, Inc. 1992 Modelos de ABC/ABM Samuel Cogan Qualitymark Editora 1997 Activity Based Costing for Small and Mid Sized Businesses D. Hicks Edit. John Wiley & Sons 1995

ABC: El sistema de costos basado en las actividades

El modelo de costos tradicionalmente aplicado a las empresas en los ltimos tiempos ha perdido validez, ya que la eficiencia productiva no se remite nicamente a la maximizacin de la produccin y a la minimizacin de los costos. El mundo, la sociedad, las organizaciones, los individuos y el entorno tienden a cambiar rpidamente, es por ello que todas las cosas que rodean estos sistemas tienen que acoplarse al ritmo de substitucin de las normas que rigen el nuevo orden social y para el caso que compete a este artculo, el productivo y empresarial. El modelo de calculo de los costos para las empresas es de suma importancia, ya que estos son los que determinan la viabilidad del negocio, los que determinan mayoritariamente el grado de productividad y eficacia en la utilizacin de los recursos, por eso un modelo de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor determinado, que para el orden empresarial puede ser insignificante o poco representativo de lo que en realidad simboliza. A continuacin se presentar una explicacin clara del fundamento y los componentes del sistema de costos basado en las actividades (Activity based costing).

Contexto Terico

A=ACTIVITY B=BASED C= COSTING Las actividades son todo el conjunto de labores y tareas elementales cuya realizacin determina los productos finales de la produccin. EL ABC DE LOS COSTOS Las empresas no pueden seguir realizando tareas que no le generen valor, deben eliminarse todas aquellas tareas que entorpezcan o no ayuden al desempeo eficaz de los factores productivos, por que este valor es lo que le da el posicionamiento privilegiado o menospreciado que se tenga el mercado, medido esto por la calidad de sus productos, la eficacia de los servicios, los precios bajos , crdito remanente, etc.

El modelo de costos debe aplicarse a la formacin de la cadena de valor de la empresa, distribuyendo los costos de la manera menos arbitraria posible. El sistema de costos basado en las actividades pretende establecer el conjunto de acciones que tienen por objetivo la creacin de valor empresarial, por medio del consumo de recursos alternativos, que encuentren en esta conexin su relacin causal de imputacin. "La contabilidad de costos por actividades plantea no slo un modelo de calculo de costos por actividades empresariales, siendo el calculo de los productos un subproducto material, pero no principal, de este enfoque, sino que constituye un instrumento fundamental del anlisis y reflexin estratgica tanto de la organizacin empresarial como del lanzamiento y explotacin de nuevos productos, por lo que su campo de actuacin se extiende desde la concepcin y diseo de cada producto hasta su explotacin definitiva". Comentario: Esta afirmacin fue tomada del libro "Control de gestin y presupuestario" escrito por Carlos Mallo y Jose Merlo. Fases para implementar el ABC El modelo de costeo ABC es un modelo que se basa en la agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. Lo ms importante es conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no aadan valor. Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para as obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la produccin y el valor que agregan a cada proceso. Actividades Homologar productos Negociar precios Clasificar proveedores Recepcionar materiales

Planificar la produccin Expedir pedidos Facturar Cobrar Disear nuevos productos, etc. Procesos Compras Ventas Finanzas Personal Planeacin Investigacin y desarrollo, etc. Las actividades y los procesos para ser operativos desde del punto de vista de eficiencia, necesitan ser homogneos para medirlos en funciones operativas de los productos. Identificacin de actividades En el proceso de identificacin dentro del modelo ABC se debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones, la organizacin tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Despus que se hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relacin de transformacin de los factores para medir con ello la productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los inputs sobre el costo de los outputs. Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costos asociados, podr ofrecer a las directivas de la organizacin una visin de los puntos crticos de la cadena de valor, as como la informacin relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador de valor. Al conocer los factores causales que accionan las actividades, es fcil aplicar los inductores de eficiencia (Perfomance drivers) que son aquellos factores que influyen decisivamente en el

perfeccionamiento de algn atributo de eficiencia de la actividad cuyo afinamiento contribuir a completar la armona de la combinacin productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la mejora de la calidad o caractersticas de los procesos y productos, a conseguir reducir los plazos, a mejorar el camino crtico de las actividades centrales y a reducir costos. Por ltimo es necesario establecer un sistema de indicadores de control que muestren continuamente como va el funcionamiento de las actividades y procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste en la comparacin de el estado real de la accin frente al objetivo propuesto, estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor propuesta. EL SISTEMA DE COSTEO ABC ESTA BASADO EN DOS ETAPAS, LA PRIMERA CARGA COSTOS GENERALES A POOLS DE COSTOS BASADOS EN LA ACTIVIDAD Y LA SEGUNDA UTILIZA UNA SERIE DE RATIOS BASADOS EN LOS COST DRIVERS PARA ASIGNAR LOS COSTOS DE LOS POOLS A LAS LNEAS DE PRODUCTOS.

Instrumentacin del ABC Al tener identificadas y establecidas las actividades, los procesos y los factores que miden la transformacin de los factores, es necesario aplicar al modelo una fase operativa de costos ya que es sabido que toda actividad y proceso consume un costo, como as los productos y servicios consumen una actividad. En este modelo los costos afectan directamente la materia prima y la mano de obra frente a los productos finales, distribuyendo entre las actividades el resto, ya que por una parte se consumen recursos y por otras son utilizadas para obtener los outputs. Como las actividades cuentan con una relacin directa con los productos, con el sistema de costos basado en las actividades se logra transformar los costos indirectos respecto a los productos en costo directo respecto de las actividades, lo que conlleva a una forma ms eficaz de la transformacin del costo de los factores en el costo de los productos y servicios.

Despus de realizar los anteriores pasos, se deben agrupar los costos de las actividades de acuerdo a su nivel de causalidad para la obtencin de los productos y servicios en: Actividades a nivel interno del producto (Unit level) Actividades relacionadas con los pedidos de produccin (Batch-level) Actividades relacionadas con el mantenimiento del producto (Product-level) Actividades relacionadas con el mantenimiento de la produccin (Product-sustaining) Actividades relacionadas con la investigacin y desarrollo (Facility-level) Actividades encaminadas al proceso continuo de apoyo al cliente (Customers- level) Asignacin de los costos En un sistema de costeo ABC, se asigna primero el costo a las actividades y luego a los productos, llegando a una mayor precisin en la imputacin. Etapas para la asignacin Primera etapa: En esta etapa, los costos se clasifican en un conjunto de costos generales o pool para los cuales las variaciones pueden explicarse mediante un solo cost-driver. Segunda etapa: En esta etapa, el costo por unidad de cada pool es asignado a los productos. Se hace utilizando el ratio de pool calculado en la primera etapa y la medida del montante de recursos consumidos por cada producto. El clculo de los costos asignados desde cada pool de costo a cada producto es: Costos generales aplicados = Ratios de pool * Unidades utilizadas de cost- driver El total de costos generales asignados de esta forma se divide por el nmero de unidades producidas. El resultado es el costo unitario de costos generales de produccin. Aadiendo este coste al unitario por materiales y por mano de obra directa, se obtiene el costo unitario de produccin.

Factores de asignacin Los factores de asignacin, estn relacionados con las etapas frente a su diseo y operatividad de forma directa. Estos factores son la eleccin de pools de costos, la seleccin de medios de distribucin de los costos generales a los pools de costos y la eleccin de un cost-drivers para cada pool de costo. Estos factores representan el mecanismo bsico de un sistema ABC. Finalidad del modelo ABC Los estudiosos de este sistema tienen variadas teoras sobre la finalidad del modelo, dentro de las ms utilitarias se pueden extractar: Producir informacin til para establecer el costo por producto. Obtencin de informacin sobre los costos por lneas de produccin. Anlisis ex-post de la rentabilidad. Utilizar la informacin obtenida para establecer polticas de toma de decisiones de la direccin. Producir informacin que ayude en la gestin de los procesos productivos. Instauracin un sistema de costeo ABC en la empresa Beneficios Facilita el costeo justo por lnea de produccin, particularmente donde son significativos los costos generales no relacionados con el volumen. Analiza otros objetos del costo adems de los productos. Indica inequvocamente los costos variables a largo plazo del producto. Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestin de costos y para la evaluacin del rendimiento operacional. Ayuda a la identificacin y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimacin de costos. Limitaciones

Existe poca evidencia que su implementacin mejore la rentabilidad corporativa. No se conocen consecuencias en cuanto al comportamiento humano y organizacional. La informacin obtenida es histrica. La seleccin de cost-drivers y costos comunes a varias actividades no se encuentran satisfactoriamente resueltos. El ABC no es un sistema de finalidad genrica cuyos outputs son adecuados sin juicios cualitativos. En las reas de control y medida, sus implicaciones todava son inciertas. Como conclusin final se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofa de gestin empresarial, en la cual deben participar todos los individuos que conformen la empresa, desde los obreros y trabajadores de la planta, hasta los ms altos directivos, ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos, se lleva a la empresa a conseguir ventajas competitivas y comparativas frente a las entidades que ejercen su misma actividad.