Introduccin al programa

PREMIE es un programa del Departamento de Promocin Econmica de la Diputacin Foral de Bizkaia, diseado especficamente para las pequeas empresas, que ofrece una metodologa sencilla y eficaz para mejorar la gestin. PREMIE quiere ser una herramienta de utilidad para los hombres y las mujeres que dirigen la pequea empresa. PREMIE parte de una serie de premisas bsicas: El convencimiento de que la calidad de la gestin es el factor crtico que, en ltima instancia, determina el futuro de cualquier organizacin. La creencia de que, en nuestro entorno, el modelo europeo de excelencia EFQM es el que mejor recoge las caractersticas que definen a una empresa que se esfuerza de manera continua en mejorar de acuerdo con los criterios de calidad total. Esto es: Orientacin al cliente. Implicacin de las personas. Liderazgo y constancia en objetivos. Gestin por procesos. Toma de decisiones basadas en datos. La consideracin de que este tipo de esquemas es vlido para cualquier organizacin, independientemente del tamao. La constatacin de que las pequeas empresas necesitan aplicaciones sencillas que huyan de planteamientos tericos para priorizar los aspectos prcticos. El inters por potenciar el uso de herramientas tiles a la pequea empresa que sirvan para mejorar en todos los sentidos: la cuenta de resultados, la cartera de clientes, los procesos productivos, la implicacin de las personas, etc.

de El futuro a la empres , s manos est en su a decdase cambiar!

Muchas empresas sienten que con frecuencia reciben mensajes en los que se les sugiere QU pueden hacer para mejorar, pero no se ponen a su disposicin programas que les faciliten el CMO.

PREMIE pretende cubrir ese hueco y poner al alcance de las pequeas empresas una metodologa de trabajo que permita al gerente hacer un repaso integral de todas las reas de gestin, con el objeto de reflexionar sobre cmo est trabajando su organizacin y qu debe hacer para mejorar de forma continua y sistemtica.

La aplicacin con xito de PREMIE en multitud de pequeas empresas avala el valor del programa con vistas a propiciar procesos de mejora continua. Sin embargo, hay que advertir que el xito no est asegurado. ste pasa por el trabajo y el esfuerzo personal y colectivo de la empresa, por lo que la obtencin de resultados tras la aplicacin del programa ser funcin directa del nivel de compromiso y ambicin durante el proceso de implantacin.

Entre los principales logros destacados por las empresas que han aplicado PREMIE recogemos los siguientes: Facilita un mejor conocimiento de las necesidades de los clientes y permite diversificar la cartera de clientes. Mejora la actitud de los empleados y la organizacin interna. Posibilita la formacin de grupos de trabajo ms integrados. Ensea a trabajar con indicadores, lo que facilita el conocimiento en tiempo real de los principales datos de la empresa y la toma de decisiones. Ayuda a reflexionar sobre el futuro y a elaborar planes concretos. Permite la elaboracin de diagramas de flujo de los principales procesos y procedimientos de trabajo. Aporta una visin global e integrada de la empresa. La aplicacin sistemtica de herramientas de gestin favorece que el proceso de mejora se consolide y se mejore la cuenta de resultados.

La experiencia de PREMIE durante los primeros cinco aos de aplicacin ha permitidido una revisin en profundidad del propio programa para incorporar las lecciones aprendidas en este perodo.

Las claves en torno a las cuales se ha realizado esta revisin de PREMIE han sido: Reforzar la figura del gerente, como lder del proceso y modelo de referencia para el resto de la empresa, incidiendo en el estilo directivo y la cultura empresarial como elementos que dan credibilidad al proceso de mejora.

: PREMIE ida su med gestin a La

Potenciar la participacin de las personas de la empresa, poniendo el nfasis en los aspectos de informacin, comunicacin, motivacin y reconocimiento. Incorporar nuevas herramientas que faciliten una gestin a medida de cada empresa y que, posteriormente, se pueda mantener en el tiempo.

Para desarrollar con garanta este proceso, se ha contado con la colaboracin fundamental de: Los gerentes de las empresas que ya han aplicado PREMIE. Los monitores que han trabajado asistiendo a las empresas PREMIE. Profesores de la Universidad del Pas Vasco y de la Universidad de Deusto. Expertos de la unidad de calidad de LABEIN Centro Tecnolgico.

Asimismo, ha colaborado en la revisin y mejora de la documentacin la Fundacin Vasca para el Fomento de la Calidad, EUSKALIT.

Qu metodologa se emplea?

Las caractersticas generales de la metodologa que se va a emplear son las siguientes: Interactiva Modificable en funcin de los resultados de la evaluacin y del desarrollo de las propias actividades.

 Personalizada
Adaptacin de la documentacin aplicable a cada empresa participante.

Lenguaje directo y sencillo Utilizando conceptos de empresa asequibles y con estilo amigable. Formativa Considerando tanto el trabajo individual como las horas disponibles de un monitor externo. Orientada a la accin Una vez comprendidos los mdulos se procede a elaborar los formatos que compondrn el Manual de gestin, a travs de acciones que ayudan a la resolucin de problemas concretos. Rigurosa Debe ser exigente con usted mismo y con sus colaboradores en el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el programa. Es la nica forma de alcanzar el xito. Experiencia contrastada Sus buenos resultados han sido probados en cientos de empresas de muy pequeo tamao.

: PREMIE a por La apuest as las person

Implantacin del programa Cuestiones previas

El objetivo de esta INTRODUCCIN es sentar las bases para que la implantacin del programa en su empresa tenga el xito esperado. Usted, como lder de la empresa, debe ser el motor que impulse el cambio y debe asumir un alto grado de responsabilidad. Esto significa que usted debe ser el primer implicado en la preparacin del Manual de gestin de su empresa. Antes de involucrar a sus colaboradores en la implantacin del programa, profundice en la decisin que ha tomado. Piense en su significado e implicaciones para su comportamiento en la direccin del negocio. Reflexione, evale y comprenda su estilo de direccin, con sus fortalezas y debilidades. Puede usar para ello el Cuestionario de evaluacin del estilo directivo. Que usted sintonice con los valores propuestos, esto es:

Cules son los factores clave para que la implantacin de PREMIE tenga xito en su empresa?

Cultura centrada en el cliente, a partir de un buen conocimiento de sus problemas, necesidades y expectativas, para proporcionarle soluciones de mximo valor. Estilo de direccin que favorezca la comunicacin, integracin, participacin y autonoma de las personas de la empresa. Toma de decisiones basada en hechos y datos. Bsqueda de resultados positivos en los clientes, en las personas de la empresa, en la seguridad y el impacto ambiental, como complementos necesarios de los buenos resultados econmicos, a largo plazo.

Sea paciente y perseverante en el camino que ha iniciado: Cambiar sus hbitos y los de las dems personas de la empresa no se consigue fcilmente, pero si mantiene la firmeza lo lograr.

Si no est dispuesto a afrontar este cambio cultural, debe usted considerar la conveniencia de optar por otro modelo de gestin.

Pero no lo intente solo. Por un lado, tendra que dedicarle mucho tiempo y, por otro lado, si no participa el resto de miembros de la empresa, no existir la motivacin adecuada, fundamental para el buen funcionamiento de cualquier sistema de gestin.

stas son las razones por las cuales se apuesta por una forma de operar participativa, en la que todo el personal de la empresa pueda opinar y dar ideas.

En primer lugar, es muy importante que los cauces de comunicacin e informacin estn bien definidos. Asegrese de que cada empleado tiene acceso a toda la informacin necesaria para ser autnomo en su trabajo y responsabilidades diarias.

Es premisa fundamental que se convenza a s mismo, y que posteriormente comunique a todo el personal, la necesidad de

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crear un ambiente de participacin en el que se comparta la informacin, los esfuerzos y los resultados. No olvide que: Sin Sin Sin Sin informacin, no hay conocimiento. conocimiento, no puede haber opinin. opinin, no puede haber autntica adhesin. adhesin, decae el compromiso.

sobre su eflexione R dirigir: manera de as que s cos hay mucha mejorar e usted pued

Crear un ambiente en el que cada persona se encuentra informada sobre la marcha de la empresa y los resultados de su trabajo en ella es el primer paso para el conocimiento. El conocimiento permite la participacin positiva en la marcha de la empresa, la involucracin en los objetivos y la motivacin.

Un ambiente de estas caractersticas ser beneficioso tanto para la empresa (una persona motivada trabajar mejor que si no lo est) como para el propio trabajador (estar ms satisfecho consigo mismo si ve que se cuenta con l para tomar decisiones y no slo para trabajar).

Si no est ar a afront dispuesto ltural, cu un cambio ed debe ust ar la reconsider del n implantaci Programa

Todas las personas de la organizacin orientarn sus esfuerzos en un mismo sentido, el sentido ms favorable para alcanzar los resultados esperados.

Por supuesto, llegar a este estado es impensable sin un sistema de comunicacin y participacin que motive suficientemente a las personas como para comprometerlas con los objetivos que ha planteado la empresa.

Una vez que hemos visto lo que sera deseable hacer, veamos ahora qu consecuencias puede traer la falta de comunicacin, que esperamos que usted no tenga que experimentar en su empresa.

Consecuencias de la falta de comunicacin: Pueden surgir y propagarse rumores e informaciones oscuras que no siempre se ajusten a la realidad. Se puede trabajar de forma ineficaz por desconocimiento y no por falta de capacidad. Se puede ofrecer una imagen negativa al exterior que perjudique notablemente los intereses de la empresa.

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Adems de la comunicacin de tipo informal que surge a diario en un colectivo de personas (son muy importantes las breves reuniones diarias para afrontar el da a da), es muy importante que en la empresa existan cauces formales de comunicacin, y que stos sean conocidos por todos los miembros de la organizacin.

Proceso de implantacin

El proceso de implantacin de PREMIE se desarrolla de la siguiente manera:

A travs del cuestionario Gua de evaluacin se hace un completo repaso del nivel de gestin de la empresa con el objeto de conocer en detalle la situacin de partida y de adecuar la metodologa PREMIE a sus necesidades. En funcin del resultado de la evaluacin, se desarrollarn los mdulos a la medida de la empresa en las diferentes fases del programa.

Esta evaluacin se realiza tanto al inicio del proceso como al final del mismo para contrastar el grado de mejora alcanzado.

La reflexin sobre su manera de dirigir la empresa es una de las primeras actividades que se le proponen al comenzar el programa PREMIE. No es posible implantar con xito este modelo de gestin sin que reconsidere su estilo de direccin e identifique acciones para mejorarlo. Para ello, contar con la ayuda del Cuestionario de evaluacin de estilo directivo y cultura empresarial.

Modelo EFQM
Agentes (50%) Resultados (50%) Resultados clave (15%) Resultados personas (9%) Procesos (14%)

Personas (9%) Liderazgo (10%)

El Modelo de gestin est basado en el modelo EFQM de excelencia que propone la Fundacin Europea para la Gestin de la Calidad (EFQM), segn el cual la adecuada gestin de una serie de agentes facilitadores proporciona unos buenos resultados.

Poltica y estrategia (8%)

Resultados clientes (20%)

Recursos y alianzas (9%)

Resultados sociedad (6%)

Aprendizaje e innovacin

Tanto los agentes como los resultados estn estructurados en forma de mdulos con identidad propia, cuyo contenido se detallar ms adelante.

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La denominacin de los mdulos es la siguiente: - Agentes: Liderazgo.

as Las palabr , conmueven emplo pero el ej arrastra

Personas. Recursos. Procesos. Planificacin.

- Resultados: Medida y anlisis de los resultados econmicos. Medida y anlisis de la satisfaccin del cliente. Medida y anlisis de la satisfaccin del personal, de la seguridad y del impacto ambiental.

Modelo de gestin PREMIE

Agentes Resultados

Personas

Medida y anlisis de los resultados econmicos

Recursos

Medida y anlisis de la satisfaccin del cliente

Planificacin

Liderazgo

Procesos

Medida y anlisis de la satisfaccin del personal, de la seguridad y del impacto ambiental

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Cada mdulo del Modelo de gestin contiene cuatro apartados:

Objetivos

Un proceso es una secuencia de act s y organizadas de una forma lgica planificado que satisfaga las necesid Aspectos humanos clientes.

Desde el punto de vista humano la g implicacin de todo el personal en la

Acciones
L ti d t bl

Ud. ha trabajado ya sobre su estilo d mercado, las capacidades de las per recursos le son necesarios para el fu Beneficios este mdulo vamos a trabajar sobre d i ll ti i

La Gestin de Procesos le ayudar a su empresa. Usted conocer los proc adecuados a las caractersticas de su documentados y podr llevar un estr

o de El proces e vive tural qu cambio cul tiene como a su empres lave soporte c as las person gran que lo inte

El contenido de cada mdulo da respuesta a una serie de preguntas, propone realizar una serie de acciones y sus resultados se concretan en los formatos que componen el Manual de gestin, que es el documento bsico para la gestin de su empresa. Dicho manual es la herramienta de gestin y ser el elemento que se analizar en la auditora externa que usted recibir al finalizar la implantacin.

La realizacin de las actividades que le propone PREMIE le permitir obtener mejoras sensibles en las diversas reas, departamentos o procesos en los que se fundamenta su empresa. En concreto, usted podr: Distribuir y asignar las tareas a las personas apropiadas. Mejorar las metodologas de trabajo y su eficacia. Ordenar internamente, analizando las cosas de manera ms estricta. Conseguir la participacin e implicacin del personal. Lograr un sistema organizado de gestin y calidad. Enfocar toda su empresa hacia las necesidades del cliente.

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 Tener un mayor control del gasto. Profesionalizar la actividad empresarial. Tomar decisiones basadas en datos, registrados en el Manual de gestin.

Es decir, el resultado de la aplicacin de PREMIE es el Manual de gestin integrado por los diferentes formatos que usted ir rellenando a la vez que avance en la implantacin. La cumplimentacin de estos formatos le servir de base para la toma de decisiones que facilitarn la supervivencia de su empresa.

Quin participa?

En el desarrollo del programa intervienen bsicamente tres partes: Por un lado, el gerente de la empresa, como motor de su implantacin. Por otro lado, un monitor externo previamente formado y con amplia experiencia industrial, que se reunir peridicamente con el Gerente. Por ltimo, las personas de la empresa, protagonistas principales en la incorporacin de la nueva forma de trabajar.

De qu fases consta?

El programa se desarrolla en varias fases que se prolongan en el tiempo lo suficiente como para que la empresa se adapte sin problemas a la nueva forma de trabajar, sin tener que soportar cambios traumticos.

Estas fases son las siguientes:

Manual del gerente

Bizkaiko Foru Diputacin Foral Aldundia de Bizkaia
Ekonomi Sustapen Saila Departamento de Promocin Econmica

FASE I. Implantacin del programa PREMIE. En esta fase se analizan todos y cada uno de los mdulos del programa, se ponen en marcha las acciones correspondientes y se confecciona el Manual de gestin.

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Modelo de gestin
Bizkaiko Foru Diputacin Foral Aldundia de Bizkaia
Ekonomi Sustapen Saila Departamento de Promocin Econmica

FASE II. Consolidacin del programa PREMIE. Si la empresa ha realizado la fase anterior con xito y desea profundizar en el Modelo de gestin PREMIE, podr ir ms all en su aplicacin con unos objetivos especficos.

En la figura 1 aparecen las diferentes fases del programa, junto con una breve descripcin de stas, los documentos que se manejan y la duracin estimada para cada una de ellas.

Figura 1
Duracin Fase I: implantacin Accin Descripcin Documentos aplicables

Evaluacin previa
1 da

Primera evaluacin de la empresa respecto del Modelo de gestin.

Gua de evaluacin
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Pster y agenda
Fases Reuniones

Implantacin del p

Adhesin al programa
1/2 da

Se comunican los resultados de la evaluacin previa. El gerente se implica con el programa.

Introduccin

Liderazgo

Poltica y estrategia Recursos y procesos Gestin del personal Satisfaccin del personal Resultados econmicos Satisfaccin del cliente

semana
L M M J V S

El gerente trabaja de forma individual: lee y comprende la Introduccin y el Modelo de gestin y trabaja en el Manual de gestin.

Modelo de gestin
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Ekonomi Sustapen Saila Departamento de Promocin Econmica

40 semanas 26 reuniones con el monitor

Implantacin del programa

El gerente se rene peridicamente con el monitor para tratar de aclarar sus dudas y ayudarle a trabajar con el Manual de gestin. El personal de la empresa forma equipos de trabajo para completar el Manual de gestin.

Manual de gestin
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Fase II: consolidacin

mes
L M M J V S D

Consolidacin
12 meses

El monitor revisa de forma peridica el funcionamiento del sistema de gestin, una vez implantado en la empresa.

Manual de gestin
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FASE I. IMPLANTACIN Esta fase incluye las siguientes acciones:

Ia. Evaluacin previa y adhesin El gerente muestra su inters por el programa y mediante la Gua de evaluacin, aplicada por el monitor, conoce la situacin de la empresa respecto del Modelo de gestin propuesto.
Gua de evaluacin
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Ekonomi Sustapen Saila Departamento de Promocin Econmica

Tras conocer los resultados de la evaluacin previa el gerente se compromete con el programa, se adhiere a l.

La adhesin implica la aceptacin de una serie de premisas: Asumir el compromiso con el programa, con el fin de cumplir con las actividades especificadas en el tiempo asignado. Ser consciente de la responsabilidad adquirida al liderar un cambio profundo en su empresa y del esfuerzo que hay que realizar en dedicacin durante la implantacin. Tener presente que el cambio implica una nueva manera de pensar y actuar, que comienza por usted mismo. Buscar la integracin de toda la empresa en un proyecto comn. Apoyar incondicionalmente las actividades planteadas.

Todas las on personas s es important

En funcin del resultado de la evaluacin, el monitor le ayudar a ajustar el Modelo de gestin a las necesidades de la empresa.

Se eligen, ordenan y enfocan las acciones de cada mdulo en funcin de los problemas y prioridades de su empresa.

Se prepara el plan de trabajo en pster y planning, incluidos en la carpeta del Manual de gestin.

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Ib. Implantacin Los miembros de la empresa, dirigidos e impulsados por el gerente y asesorados por el monitor, ponen en prctica dentro de la organizacin lo que se propone en la introduccin y en el Modelo de gestin, para construir su Manual de gestin.

Ms adelante, se explicar con mayor detalle cmo se desarrolla esta fase.

El monitor y el gerente podrn realizar una evaluacin intermedia y/o final que permitir medir los avances realizados, la situacin de la empresa respecto al Modelo de gestin y concretar las metas a las que se espera llegar.

No deje ntes as unas me inactiv creativas

Ello le permitir reconocer sus logros y detectar reas de mejora para progresar en la consolidacin del Modelo de gestin en su empresa.

Ic. Diploma PREMIE Un evaluador del programa PREMIE, diferente del monitor, realizar la auditora del Manual de gestin de su empresa. El resultado de sta dar acceso al Diploma PREMIE. Dicha auditora le ayudar a valorar el avance en la implantacin de su Manual de gestin.

FASE II. CONSOLIDACIN Una vez obtenido el Diploma PREMIE, si lo desea, su empresa podr profundizar en las acciones y dinmicas emprendidas y consolidar as el cambio cultural.

En esta fase, el monitor se encargar, durante un perodo de 12 meses, de hacer un seguimiento y profundizacin en las actividades que se estn realizando en la empresa. Se acordarn visitas peridicas con el monitor, en funcin de los objetivos de mejora que haya fijado la empresa. Se pretende con ello asegurar la profundizacin y permanencia del nuevo Modelo de gestin en el tiempo, y delimitar su eficacia y adecuacin.
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Si su empresa ha decidido consolidar el Modelo de gestin, un evaluador del programa PREMIE, distinto al monitor, realizar la auditora del Manual de gestin y su aplicacin. El resultado de sta dar acceso al certificado PREMIE.

Plan de trabajo

Como antesala a la implantacin propiamente dicha, debe asegurarse de que el personal comprenda, asimile, cuestione, acepte y, finalmente apoye las iniciativas y actividades que la metodologa le propone.

Le sugerimos la celebracin de dos reuniones en las que se sientan las bases de funcionamiento: Una primera reunin gerente-monitor para tratar sobre los aspectos generales del programa, haciendo especial nfasis en lo que se comenta en la introduccin. La duracin aproximada sera de dos horas. Se deben tratar adems todos aquellos puntos caractersticos de la situacin en la que est inmersa la empresa, que puedan suponer la aparicin de algn tipo de barrera u obstculo a la hora de iniciar, en las condiciones ms favorables, la implantacin de la metodologa. Es necesario que entre el monitor y el gerente exista una comunicacin fluida, con el fin de adecuar los medios disponibles en dedicacin y esfuerzo a las necesidades de la empresa y, de este modo, dar una solucin ajustada a los problemas que se plantean.

Una segunda reunin en la que participen todas las partes implicadas (gerente, monitor y personal) en la que el gerente, con la ayuda del monitor, exponga a los miembros de la empresa: - La situacin de partida de la empresa. - Las causas que le han llevado a decidirse por PREMIE.

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- Las lneas generales del programa. - Las fases en las que se estructura. - La dinmica de trabajo en el futuro. - Los objetivos que se esperan alcanzar. Lo ideal es que esta reunin con la plantilla se realice justo antes de iniciar el mdulo de Personas (es el primer mdulo en el que participa el personal). Recuerde que dispone de una serie de transparencias que presentan, de un modo muy esquemtico, los fundamentos de la metodologa, y que le ayudarn a preparar la reunin.

Mdulos de trabajo

Analicemos detalladamente la dedicacin que exige cada mdulo del Modelo de gestin, incluyendo el tiempo asignado para elaborar el Manual de gestin de su empresa.

Para ello, conviene distinguir los diferentes tipos de actividades que se deben desarrollar:

El trabajo individual del gerente El gerente debe leer y comprender cada mdulo del Modelo de gestin. A su vez, debe aplicar los conocimientos adquiridos a la propia organizacin completando el Manual de gestin. Se estima que a esta labor tendr que dedicar como mnimo dos horas semanales.

Las reuniones con el monitor El gerente contar con la ayuda del monitor, con el que se reunir, atendiendo al programa de implantacin, en sesiones de dos cinco horas en funcin de la planificacin prevista.

Asimismo, en el mdulo de Personas le proponemos una forma de trabajo en las reuniones con su personal como mtodo para atacar y

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solucionar los problemas o incidencias que se vayan detectando en la empresa.

En el mdulo de Procesos, se profundiza para adquirir una disciplina que permita resolver problemas complejos que requieren labor de equipo.

All se explicar la forma de actuacin de dichos equipos, en los que estarn involucrados todos los trabajadores, teniendo en cuenta que tanto el gerente como el monitor participarn de forma activa, el primero organizando y dirigiendo las reuniones, y el segundo, transmitiendo la experiencia y los conocimientos necesarios.

El trabajo en equipo del personal de la empresa Como se ha citado anteriormente, el gerente no puede implantar solo este Modelo de gestin. El personal debe participar en esta labor, especialmente a la hora de completar el Manual de gestin correspondiente a algunos mdulos, que se realizar a travs de reuniones en grupo.

En las tablas que figuran a continuacin se hace una breve presentacin de cada mdulo, incluyendo la dedicacin estimada para las reuniones y el tiempo real en el que se pueden implantar.

Liderazgo
El lder debe reflexionar sobre su estilo, actitudes y funciones a desempear y responsabilidades que debe asumir. Es mi estilo, mi forma de dirigir a los colaboradores, adecuado a las necesidades actuales? Qu esperan nuestros clientes de nosotros? Qu vendemos y por qu lo vendemos?

Dedicacin estimada

Tiempo real Semana n Horas de reunin

2 5

4 2

5 3

reunin gerente y monitor

33

Personas
Un equipo humano adecuado a los puestos de trabajo, un sistema retributivo justo y un buen trabajo en equipo ponen en juego el mximo potencial de las personas y su implicacin en el trabajo.

Dedicacin estimada

Tiempo real Semana n Horas de reunin reunin gerente y monitor

6 2

7 5

9 10 11 12 13 32 2 5 5 2 5

Qu conceptos engloba el orden y limpieza? Cundo y cmo trabajar en equipo?.Cmo se resuelven los problemas? Sabemos lo que dan de s las personas que trabajan en la empresa?

reunin gerente, monitor y personal

Recursos
Gestionar los proveedores y los recursos internos hacia los objetivos de la empresa con elevada eficiencia. Cmo nos relacionamos con nuestro proveedores? Conocemos nuestros gastos e ingresos? Llevamos el control de la tesorera?

Dedicacin estimada

Tiempo real Semana n Horas de reunin

17 18 19 20 21 22 23 5 5 5

reunin gerente y monitor

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Procesos
Gestionar los procesos para mantener y mejorar sus resultados, a travs de la implicacin de todos. Cmo asegurarnos una correcta definicin de los procesos? Qu es un diagrama de flujo? Qu es un indicador? Cmo podemos controlar un proceso? Qu relacin tiene el entorno fsico del trabajo con el control de los procesos? Cmo podemos mejorar un proceso?

Dedicacin estimada

Tiempo real Semana n Horas de reunin

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 5 2 5 5 5 2 2

reunin gerente y monitor

reunin gerente, monitor y personal

Planificacin
Es muy importante anticiparse a los cambios, previendo lo que le espera a la empresa y planificando futuras acciones y recursos necesarios. Dnde estamos? A dnde queremos ir? Cmo podemos llegar?

Dedicacin estimada

Tiempo real Semana n Horas de reunin

33 34 35 36 5 2 5

reunin gerente y monitor

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Medida y anlisis
La eficacia de las actividades se mide mediante indicadores especficos.

Dedicacin estimada

Tiempo real Semana n Horas de reunin

35 36 37 38 39 40 5 2 2

Qu indicadores econmicofinancieros nos interesa controlar? Qu indicadores de la satisfaccin del cliente nos interesa controlar? Qu indicadores de la satisfaccin personal, la seguridad y el impacto ambiental nos interesa controlar? Cmo visualizar los resultados e iniciar acciones para mejorarlos? reunin gerente y monitor

En la siguiente figura se representa en un cronograma la implantacin del programa. Asimismo, se indica la distribucin en el tiempo de las 26 reuniones previstas.

Implantacin del programa

Semanas Modelo de Gestin Liderazgo Personas Recursos Procesos Planificacin Medicin, anlisis y mejora de resultados reunin gerente y monitor reunin gerente, monitor y personal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

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Glosario de trminos

- Modelo de gestin Es el modelo que se debe seguir para la implantacin del programa PREMIE. Est basado en el modelo EFQM de excelencia, adaptado a la realidad de las pequeas empresas. Tiene una estructura modular.

- Modelo EFQM El modelo EFQM de excelencia que propone la Fundacin Europea para la Gestin de la Calidad indica que la adecuada gestin de una serie de agentes facilitadores proporciona unos buenos resultados.

- Manual del gerente Carpeta que contiene la introduccin al programa PREMIE y el Modelo de gestin.

- Manual de gestin Es el documento bsico para la gestin de la empresa: contiene la relacin de todos los formatos cumplimentados del Modelo de gestin. Al implantar el modelo de gestin en una empresa, dichos formatos recogen informacin clave para mejorar su gestin.

- Plan de trabajo Descripcin de las diferentes actividades que hay que realizar en el tiempo, para implantar el Modelo de gestin.

- Formato Ficha registro para aplicar algn aspecto del Modelo de gestin en una empresa.

- Diploma PREMIE Reconocimiento a la empresa al finalizar la implantacin del programa tras comprobar la existencia del Manual de gestin. Implica superar una auditora de evaluacin.

- Certificado PREMIE Reconocimiento a la empresa tras la implantacin y consolidacin del programa de manera exitosa. Implica superar una auditora de evaluacin de la eficacia del Modelo de gestin aplicado en la empresa.
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- Gua de evaluacin Herramienta que sirve para conocer la situacin de la empresa respecto al Modelo de gestin propuesto.

- Mdulo de trabajo Cada una de las partes del Modelo de gestin, con identidad propia.

- Adhesin La implicacin del gerente en el cambio del modelo de gestin.

- Ciclo PDCA La mejora continua como un ciclo de cuatro fases PDCA (Plan-DoCheck-Act). Si fueramos capaces de aplicar este ciclo a todas las actividades de la organizacin, en poco tiempo los resultados se veran mejorados de forma sustancial.
r ica un m

Plan ific

ar

Ajusta r/c o

Act Check
Co m pro

Plan
Ejec uta r

Do

1. Planificar las actividades que se deben realizar, determinar los objetivos y definir los indicadores que hay que utilizar (Plan). 2. Ejecutar las tareas y acciones programadas (Do). 3. Comprobar el avance de las actividades y verificar los resultados alcanzados respecto a lo planificado (Check). 4. Ajustar/Comunicar, utilizando en toda la empresa los resultados obtenidos (Act).

- Procedimiento de trabajo Los procedimientos de trabajo se preparan con el objeto de que las personas directamente involucradas en la tarea tengan las instrucciones necesarias para obtener de forma segura los requisitos del cliente en el producto. Adems, le permitirn controlar la variabilidad de sus procesos aunque sean realizados por personas diferentes.

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ar

Mejorar permanentemente

- Problema Un problema es un resultado no deseado en un proceso. Si medimos (indicadores) el rendimiento o el resultado de un proceso, podemos decir que problema es cualquier indicador que se encuentra fuera de sus valores objetivo".

- Grupo de trabajo Es un reducido conjunto de personas, en el cual las interrelaciones generan una determinada dinmica colectiva. En un grupo de trabajo cada individuo es responsable de su funcin individual. Comparten informacin para tomar decisiones que ayuden a cada persona a hacer su trabajo. El enfoque est en las metas y responsabilidades individuales.

- Equipo de trabajo Un equipo de trabajo consiste en un nmero reducido de personas con habilidades complementarias que estn comprometidas con un propsito comn. Utilizan parmetros de desempeo y mtodos estructurados y son mutuamente responsables de su realizacin.

Requieren de la responsabilidad individual y mutua. Confan en algo ms que compartir informacin y estndares de desempeo prctico. Niveles de desempeo mayores que la suma de todos los esfuerzos individuales de los miembros del equipo.

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