Ferramenta de Gerenciamento

Yuri Franklin1 yuri.fr@uol.com.br

Luis Fernando Nuss2 luisnuss@hotmail.com

1 Associao Educacional Dom Bosco (AEDB), Faculdade de Engenharia de Resende - Resende, RJ, Brasil 2 Associao Educacional Dom Bosco (AEDB), Faculdade de Engenharia de Resende - Resende, RJ, Brasil

Resumo Neste trabalho apresentaremos o plano de ao ou 5W2H como um produto gerencial e sua flexibilidade em adaptar-se conforme as necessidades gerenciais na realizao de tarefas de um planejamento, sendo as mesmas devidamente priorizadas e listadas por ordem cronolgica e, mostrar que um bom gerenciamento est em se estabelecer um bom plano de ao para toda meta que se queira atingir. uma prtica que permite, a qualquer momento, saber os dados mais importantes do projeto e orientar as diversas aes que devero ser implementadas, servindo como referncia de decises e permitindo um acompanhamento do seu desenvolvimento, pois apesar de ser considerada uma ferramenta de carter gerencial, ela se aplica perfeitamente realidade das equipes de aprimoramento e conduo de suas atividades, tendo como princpio assegurar que uma operao seja executada sem nenhuma dvida por parte de gerentes ou dos operadores. Tambm ser demonstrado sua utilizao em um exemplo vivenciado pelos graduandos do curso de Engenharia de Produo Automotiva no desenvolvimento de um projeto. Palavras-chave: Produto Gerencial, Plano de ao. Introduo Chamamos de Plano de Ao ao produto de um planejamento capaz de orientar as diversas aes que devero ser implementadas. Serve como referncia s decises, permitindo que seja feito o acompanhamento do desenvolvimento do projeto. um documento que apresenta de forma estruturada todos os procedimentos e recursos que sero mobilizados para a execuo daquilo que foi expresso no escopo do projeto. O Plano de Ao de um projeto especifica aes, atividades, tarefas e recursos, logicamente encadeados, tendo em vista maximizar a eficincia na realizao dos objetivos do projeto. Apesar de ser considerada uma ferramenta de carter gerencial, ela se aplica, perfeitamente, realidade das equipes de aprimoramento no planejamento e conduo de suas atividades. o conjunto de aes com respectivos prazos, pessoas responsveis e os recursos necessrios para chegar a um resultado proposto. utilizado durante a seguinte seqncia do processo de planejamento: Estabelea com clareza aonde voc quer chegar (meta, fim, resultado, efeito,...) com seu item de controle.

Levante informaes sobre o tema em questo. Verifique as causas que o esto impedindo de chegar l (anlise). Proponha aes ou contramedidas contra cada causa importante (isto o plano).

Objetivo Mostrar mtodo para execuo de tarefas de planejamento ou de melhoria; Mostrar as adaptaes e flexibilidade do plano de ao.

Desenvolvimento Plano de ao ou 5W2H O plano de ao talvez seja o instrumento mais utilizado na previso e registro de aes para desenvolvimento de projetos de melhoria. Isso se deve basicamente a: - simplicidade de preenchimento - necessidade de poucos dados para gesto - feito a partir de textos, no requerendo nenhum software especial - fcil entendimento dos dados Com essa ferramenta voc tem um quadro completo da tua equipe e os dados necessrios para implementar o projeto. Durante a execuo, o Plano de Ao permite a voc saber quem quem, o que est fazendo e porque est fazendo. O plano composto por: Indicadores de resultado: meio para gerenciar o plano de ao e verificar se resultado est sendo atingido. So eles que quantificam e qualificam o resultado. So fontes importantes para a avaliao; Ao: tudo de que necessitamos fazer para atingir o resultado proposto; Prazo: data precisa em que o gerenciamento ser feito; Responsvel: pessoa que nem sempre ter de realizar uma ao, mas ser fundamental para que essa ao seja cumprida. O responsvel pela ao tem nome e sobrenome, no pode ser o grupo todo; Recursos: tudo de que necessitamos para realizar a ao. No apenas recursos financeiros, mas custo, recursos de conhecimento, tempo em horas, infra-estrutura (sala e material necessrio), recursos polticos, de organizao ou at uma ao realizadora anteriormente.

Todo Plano de Ao deve estar estruturado para permitir a rpida identificao dos elementos necessrios implementao do projeto. Estes elementos bsicos podem ser descritos pelo que se convencionou chamar 5W2H, porm, outras aplicaes podem surgir dependendo apenas de sua necessidade e criatividade em usar a ferramenta, ou seja, voc ter que definir. No h uma regra bsica; no h perguntas prontas. Depender de cada projeto, de cada atividade, dos participantes do grupo.

Atividade

Who

What

Why

How

Where

When

How Much

WHO: Quem executar determinada atividade? Quem depende da execuo dessa atividade? Essa atividade depende de quem para ser iniciada? WHAT: O que ser feito? Quais os resultados dessa atividade? Quais atividades so dependentes dessa? Quais atividades so necessria para o incio dessa? Quais os insumos necessrios? WHY: Por que essa atividade necessria? Por que essa atividade no pode fundir com outra atividade? Por que A, B e C foram escolhidos para executar essa atividade? HOW: Como essa atividade ser executada? Como acompanhar o desenvolvimento dessa atividade? Como A, B e C vo interagir para executar essa atividade? WHERE: Onde a atividade ser executada? Onde sero feitas as reunies presenciais da equipe? WHEN: Quando ser o incio da atividade? Quando ser o trmino? Quando sero as reunies presenciais? HOW MUCH: Quanto custar essa atividade? Quanto tempo est previsto para a atividade?

O plano de ao pode ser apresentado de vrias formas. Quando estruturado como diagrama de rvore, possibilita melhor visualizao. Ciclo PDCA para realizao do Plano de Ao simplificado Existem vrias maneiras de se montar um plano de ao, uma delas o PDCA que uma forma simples de realiz-lo, como mostrado abaixo.

Grfico criado por Walter A. Shewhart que procura difundir a importncia do Planejamento (Plan), boa Execuo (Do), a Verificao (Check) e a tomada de Aes Corretivas (Act) quando do recebimento de algum trabalho. Essa ferramenta serve para iniciar a atividade ou processo e serve tambm para manter e melhorar as metas e resultados de um processo j existente, porm neste caso, inicia-se o ciclo a partir da etapa de Verificao (Check). Dessa forma, voc precisar estar, constantemente, girando o ciclo para cada atividade.

Os passos so os seguintes: Plan (planeamento): estabelecer misso, viso, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessrias para o atingimentos dos resultados. Do (execuo): realizar, executar as atividades. Check (verificao): monitorar e avaliar periodicamenteos resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificaes e estado desejado, consolidando as informaes, eventualmente confeccionando relatrios. Act (agir): Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatrios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ao, de forma a melhorar a qualidade, eficincia e eficcia, aprimorando a execuo e corrigindo eventuais falhas.

No giro do PDCA devemos coletar dados, medir resultados compar-los com a meta considerada e adotar aes apropriadas, portanto, no giro deste ciclo ser necessrio empregar ferramentas apropriadas para a coleta, o processamento e a disposio de dados, o que permitir a tomada de decises confiveis. Grfico de Gantt As desvantagens do plano de ao ficam por conta da difcil visualizao das tarefas no tempo e eventuais problemas de conflito no uso de recursos. Essas deficincias podem ser supridas com o uso de um grfico de Gantt. Criado em 1918 por Henry L. Gantt, engenheiro industrial norte-americano, o grfico de Gantt, tambm conhecido como Cronograma de Barras, uma das ferramentas mais difundidas mundialmente. As barras horizontais representam as duraes das atividades. Quanto maior a barra, maior ser a durao de uma tarefa. As divises verticais representam as unidades de tempo. Abaixo segue um exemplo do projeto em desenvolvimento AEDBaja.

O grupo a utilizar o plano de ao dever ter rumo e objetivo do trabalho a ser realizado por outras ferramentas, como por exemplo, atravs de um diagrama de rvore, carta de controle, diagrama de Pareto, histograma, etc... So mostradas a seguir algumas ferramentas subsidiadas pelo plano de ao: Diagrama de causa e efeito O diagrama de causa-efeito, tambm conhecido como diagrama espinha de peixe ou diagrama de Ishikawa (nome de seu idealizador), foi desenvolvido para representar a relao entre um efeito e todas as possibilidades de causas, a qual pode contribuir para esse efeito. uma tcnica muito boa para estabelecer relacionamentos entre opinies levantadas em Brainstorming ou outra forma de levantamento de dados. O diagrama de causa-efeito permite que sejam sugeridas possveis causas de um problema para que sejam posteriormente confrontadas com os dados coletados. Quando bem detalhado tomar a forma de uma espinha-de-peixe e da o nome alternativo. As causas principais podem ser agrupadas sob quatro categorias conhecidas como os 4M: Mtodo, mo-deobra, material a mquina e, nas reas administrativas, talvez seja apropriado usar os 4P: polticas, procedimentos, pessoal e planta. O diagrama pode ainda ser utilizado quando for necessrio identificar, explorar e ressaltar todas as causas possveis de um problema ou condio especfica. Para isso necessrio que inicialmente seja corretamente definido o efeito que se deseja estudar. O 5W2H pode ser utilizado de modo que se saiba exatamente o que o efeito, onde ele ocorre, quando acontece, quem percebe o efeito, e deixando o porque e o como para ser objeto de debate entre os interessados no estudo. Abaixo temos um exemplo do diagrama de Ishikawa:

Diagrama de pareto O diagrama de Pareto uma forma especial de grfico de barras verticais, que permite determinar quais problemas resolver e qual a prioridade e utilizado quando se quer mostrar entre vrios problemas ou condies, com o propsito de identificar a causa bsica do problema, escolher o ponto de partida para a soluo ou avaliar um progresso aps a implantao da soluo de um problema. Vilfredo Pareto, o criador desta tcnica observou que era possvel estabelecer dois grupos de causas para a maioria dos processos, sendo que uma grande quantidade de causas (ordem de 80%) contribui muito

pouco e uma pequena quantidade (ordem de 20%) contribui de forma predominante. Abaixo temos um exemplo do grfico de Pareto:

Histograma O histograma um grfico composto por retngulos justapostos em que base de cada um deles corresponde ao intervalo de classe e a sua altura respectiva freqncia. Quando o nmero de dados aumenta indefinidamente e o intervalo de classe tende a zero, a distribuio de freqncia passa para uma distribuio de densidade de probabilidades. A construo de histogramas tem carter preliminar em qualquer estudo e um importante indicador da distribuio de dados. Podem indicar se uma distribuio aproxima-se de uma funo normal. Os histogramas so especialmente usados quando se pretende analisar um grande volume de dados, realando o impacto visual da informao. Abaixo temos um exemplo de Histograma:

Depois de selecionado o grupo de causas de interesse se torna necessrio o gerenciamento de atividades. Nesta etapa utiliza-se o 5W2H, de modo que se saiba o que deve ser feito, quem deve faz-lo, para quando se deve fazer, ou mais, pois

dependendo de sua necessidade o plano de ao pode ser modificado de forma a atender suas necessidades para execuo de medidas, verificao e etc... Essas aes podem ser dirigidas da seguinte forma: a) relacionar as aes a serem feitas (o qu) sem se preocupar com os outros detalhes; b) agrupar as aes comuns, usando, por exemplo, diagrama de afinidade; c) revisar as aes e completar com sua justificativa (por que) e onde ser tomada/abrangncia (onde); d) discutir, escolher e compensar os responsveis (quem), datas (quando); e) solicitar que cada responsvel d uma idia de como pretende cumprir a ao (como) e que faa uma estimativa de investimento (quanto); f) colocar os dados num quadro e distribuir cpias aos envolvidos; g) utilizar o plano para reunies de acompanhamento, cobrando os resultados das tarefas. Exemplo resolvido Neste exemplo ser utilizado um projeto que est sendo vivenciado pelos graduandos de engenharia da Associao Educacional Dom Bosco (AEDB) que objetivam um projeto de construo de um veculo off road para uma competio entre instituies educacionais promovida pelo SAE Brasil. O projeto que pretendemos desenvolver encontra-se em fase de desenvolvimento do produto. Na figura abaixo esto representadas todas as etapas do projeto a ser desenvolvido.

Modelo

Prottipo

Pr Srie

Planejamento Estratgico Desenvolvimento do Produto Desenvolvimento do Processo Homologao Lanamento

Concepo

Projeto

Construo

Teste

Competio

Aps ter sido feito o planejamento por etapas, onde se tambm se definiu estrutura, e um cronograma de fases o plano de ao por sua flexibilidade e adaptao se demonstra eficiente no gerenciamento do projeto, pois com ele temos a ao (tarefa) a ser realizada, o responsvel por realiz-la, prazo de execuo e o status. Dessa forma

 possvel direcionar os objetivos, acompanhar o andamento do projeto, e verificar se todos esto atingindo suas metas. Abaixo segue a ilustrao do plano de ao utilizado:

PLANO DE AO
Projeto AEDBaja
Item 1 2 3 4 5 Data 5/mai 5/mai 5/mai 5/mai 5/mai Ao Definio de componentes com lista para realizao de cotao. Elaborao de apresentao p / patrocinadores e ofcios formalizados pela faculdade. Limite para assinatura do termo de compromisso. Elaborao de termo de contribuio financeira. Acompanhamento e controle dos prazos. Responsvel Nuss / Robson / Thiago Felipe Nunes Todos Felipe Nunes / Renato Nar / Yuri Departamento Engenharia / QA Marketing Todos Marketing Planejamento Prazo 30/jun 19/mai 19/mai 19/mai Imediato

Nmero 002/07
Status Em andamento Concluido Concluido Concluido Em andamento

Obs:Todos integrantes acima far uma apresentao a engenharia mostrando vrios tipos de componentes com suas dimenses, finalidade, vantagens e desvantagens para ser determinar os mesmos.

Concluso Foi apresentado neste trabalho o mtodo 5W2H conhecido como plano de ao, sendo mostrado que mesmo tendo difcil visualizao das tarefas no tempo e eventuais problemas de conflito no uso de recursos, se demonstra uma eficaz ferramenta gerencial quando utilizada em projetos ou como subsidio de outras ferramentas de melhoria de processos j existentes, sendo capaz de orientar, acompanhar e verificar tarefas a serem realizadas. Consideraes a serem feitas a utilizao do plano de ao: A implementao do plano de ao est relacionada ao bom gerenciamento ou gesto para a adaptao do mesmo dependendo de sua necessidade e criatividade em usar essa ferramenta. O mesmo estruturado para permitir a rpida identificao dos elementos necessrios implementao do projeto, sendo que tais aes dever ter rumo e objetivo do trabalho a ser realizado por outras ferramentas, como por exemplo, atravs de um diagrama de rvore, carta de controle, diagrama de Pareto, histograma, etc... Referncias CAMPOS, Vicente Falconi. TQC: Gerenciamento da rotina de trabalho do dia-adia. Rio de Janeiro: Bloch, 1994. BRASSARD, Michael. The Memory Jogger. Rio de Janeiro: Quality Mark Editora Ltda, 1985. www.sebraeesp.com.br Acessado em 12/05/2007

www.wiebiz.com.br/gente/silvio - Acessado em 12/05/2007 www.cefetam.edu.br/downloads/plano_ao_2006.pdf - Acessado em 12/05/2007 www.wikipedia.org/wiki/ciclo_PDCA - Acessado em 20/05/2007