UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADMICO COORDINACIN DE PREGRADO ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

DISEAR Y ELABORAR UN PLAN DE EVALUACIN DE GESTIN DE UNA EMPRESA

Facilitadora: Militza Abanero

Autores: Wanne de Souza Leonardo Sez Vermalis Hernndez

Santa Elena de Uairn, Julio 2.012

INTRODUCCIN

El objetivo de la evaluacin de la gestin empresarial es medir lo actuado por el responsable directo de tomar decisiones en una empresa, la eficiencia y eficacia del empresario. Para que el sistema de control de gestin empresarial funcione eficazmente y colabore con el buen funcionamiento de la empresa, son presupuestos necesarios que se hayan definido objetivos jerarquizados de corto y largo plazo en funcin de las caractersticas de la empresa y su entorno (polticas de inversin, polticas de financiacin, polticas de proveedores, polticas de clientes), existan planes (planes de

comercializacin, caractersticas de los bienes a producir), programas y presupuestos (presupuesto econmico, presupuesto financiero, de

produccin) que cuantifiquen los objetivos; se haya establecido la estructura organizativa, con una clara definicin de las atribuciones y

responsabilidades; exista un sistema de medicin, registro y control de los resultados obtenidos que permita calcular las desviaciones y sea coherente con los objetivos y la estrategia empresarial y se interpreten los datos obtenidos.

FASES DE UN PLA DE EVALUACIN DE GESTIN

ENFOQUE EXTERNO

Evaluacin del producto El ciclo de vida de un producto es el tiempo en que este existe, desde su concepcin hasta que es abandonado. El Ciclo de Vida de un producto puede ser corto o largo, lo cual depende del xito que tenga el producto y de la actuacin que tenga la competencia con respecto al mismo. El Ciclo de Vida de Costos esta unido al ciclo de vida del producto, por lo cual surge la necesidad de determinar correctamente los costos de cada etapa para facilitar el proceso de toma de decisiones. En el proceso de liderar costos a travs de una reduccin constante de los mismos, se comprueba que es til efectuar dicha reduccin teniendo en cuenta el ciclo de vida de costos, el cual est ligado a las etapas de vida del producto. Por ejemplo, est demostrado que en muchas empresas manufactureras, todo lo que se haga para incrementar la eficiencia de las etapas del ciclo de vida, sobre todo en torno a la investigacin y desarrollo, provocan grandes ahorros en la actividad de produccin y las relacionadas con el cliente. De ah la importancia de analizar bien las actividades de diseo y desarrollo as como sus costos relativos. Por ello se puede concluir que una administracin que quiere lograr el liderazgo en costos debe invertir ms en las primeras etapas del ciclo de vida del producto para as reducir los costos de las actividades de produccin, ventas y servicio.

Evaluacin del sector El anlisis del entorno empresarial, es de vital importancia para cualquier empresa, la empresa que se va analizar es el reconocido

Grupo Polar empresa caracterizada por un amplio sector competitivo y que por lo tanto deba tener especial inters en ambiente externo en todos los mbitos: socio-cultural, y poltico-econmico. Como consecuencia de fluctuaciones y coyunturas econmicas la empresa empieza a revisar en qu medida s relacionaba sus aspectos organizativos con la situacin externa y contribuan a la deficiencia en el desempeo de sus actividades. El anlisis consiste en determinar cmo influyen los factores externos: economa, poltica y social; en la situacin interna de la empresa, y como se proyecta la misma en su entorno industrial. La definicin de la empresa como un sistema abierto que interacta con el medio social en el que se desenvuelve exige como parte del proceso administrativo la inclusin del anlisis del entorno, tanto en la evaluacin de la gestin realizada, como en la definicin de objetivos y en la proyeccin de metas. El entorno mismo puede considerarse bajo distintos ngulos: cultural poltico, legal, econmico, etc.

ENFOQUE INTERNO

Evaluacin de los resultados La evaluacin de resultados tiene una importancia crtica,

fundamentalmente, cuando se trata de alinear los objetivos de la organizacin, la estrategia acordada para su realizacin y el rendimiento operacional necesario para ejecutarlas. Slo teniendo la capacidad de realizar un seguimiento exhaustivo, en todos los rdenes de las organizacin se pueden tomar decisiones operativas alineadas con la estrategia. Para ello es preciso solventar de forma eficaz algunos problemas que surgen tradicionalmente en la gestin y la toma de decisiones, como son:

Los procesos de presentacin de informes son engorrosos y lentos. Los datos de los informes se centran nicamente en los resultados financieros, y son ignorados por los gerentes, ya que no ayudan a tomar decisiones operativas.

Los informes se producen como reaccin a los acontecimientos pasados, en lugar de ser impulsores del negocio, detectando oportunidades.

Evaluacin de rendimiento La evaluacin del rendimiento de los trabajadores tiene como objetivo conocer de la manera ms precisa posible cmo est desempeando el empleado su trabajo y si lo est haciendo correctamente. Estas evaluaciones se utilizan para tomar decisiones acerca de los aumentos de sueldo, promociones, ascensos, despidos, etc. Tambin pueden utilizarse con fines de investigacin, para saber hasta qu punto es efectivo un instrumento de evaluacin del rendimiento o de seleccin de personal. Una evaluacin cuidadosa del rendimiento de una persona puede aportar informacin sobre sus deficiencias en conocimientos o habilidades. Al identificar dichas deficiencias, pueden corregirse mediante programas de entrenamiento apropiados.

MTODOS DE EVALUACIN

Mtodo Escala Grfica El mtodo escala grfica es un mtodo que evala el desempeo de los integrantes mediante factores de evaluacin previamente definidos y graduados, los factores de evaluacin son las cualidades que posee el

integrante que se desean evaluar. Se definen simple y objetivamente para evitar distorsiones. En este mtodo su utilizan instrumentos matemticos y estadsticos. Se rechaza este mtodo a nivel grupal, por que entrega informacin subjetiva, debido a que esta sujeto a distorsiones e inferencias de los evaluadores. Tiende a generalizar los resultados.Se acepta a nivel individual, por que la autoevaluacin es subjetiva y por esto se adecua al mtodo que deseamos aplicar. Aplicaremos un formulario de mtodo de escala grfica con utilizacin de puntos.

Mtodo Eleccin Forzada Este mtodo consiste en evaluar el desempeo de los individuos mediante frases descriptivas de determinadas alternativas de tipos de desempeo individual. Se deben realizar frases y luego escoger forzosamente una o dos ellas, la que ms se ajuste al integrante del grupo. Se rechaza a nivel individual y grupal, porque es muy rgido y por el hecho de elegir forzosamente, van a ver respuestas que no se ajustaran a las caractersticas reales de la persona. No se rescatan las cualidades que se pueden potenciar en una persona. Se necesita una complementacin de la informacin.

Mtodo de Investigacin de Campo Es un mtodo desarrollado con base en entrevistas de un especialista (el profesor en nuestro caso), con evaluacin con el superior inmediato (lder del grupo), mediante el cual se verifica y evala el desempeo de los integrantes del grupo. Puede tener gran diversidad de aplicaciones, ya que permite evaluar el desempeo y sus causas, planear junto con el lder los

medios para su desarrollo y acompaar al integrante del grupo de manera mucho ms dinmica. A travs de este mtodo, nos podremos dar cuenta en cuales reas el integrante del grupo esta capacitado y de esta forma potenciar y en el caso de tener algunas reas deficientes capacitarlo para mejorar su rendimiento.

Mtodo de los Incidentes Crticos. Este es un mtodo que no se preocupa de las caractersticas situadas, dentro del campo de normalidad sino exactamente en aquellas

caractersticas muy positivas o muy negativas. Los aspectos positivos deben realizarse y preferiblemente utilizarse, en tanto los negativos deben corregirse y eliminarse. El mtodo que finalmente ser utilizado a nivel grupal, ser una mezcla del mtodo de Investigacin de Campo y el mtodo de los Incidentes Crticos.

Mtodo de Comparacin por Pares. Este mtodo compara a los integrantes del grupo en turnos de a dos y se anota cual es el que se considera mejor en cuanto a desempeo. Se rechaza el mtodo por que discrimina, no podemos distinguir en que rea cada uno es mejor, ya que se pueden presentar distintas cualidades en las personas y nos hace difcil distinguir uno de otro.

Eficiencia y Eficacia La medicin en la gestin y evaluacin de estrategias empresariales es una de las herramientas fundamentales para que las empresas puedan obtener productos y servicios con una eficiencia significativa. La bibliografa es unnime al plantear que existen cuatro criterios comnmente utilizados en la evaluacin de las estrategias empresariales:

La eficiencia: Se refiere al uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la primera, como relacin entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se haba estimado o programado utilizar; la segunda, como grado en el que se aprovechan los recursos utilizados transformndolos en productos.

La efectividad: Es la relacin entre los resultados logrados y los resultados propuestos. Informa sobre el grado de cumplimiento de los objetivos planificados: cantidades a producir, clientes a tener, rdenes de compras a colocar, etc.

La eficacia: Valora el impacto del producto o servicio prestado. No basta con producir con 100% de efectividad el servicio o producto fijado, tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el adecuado, aquel que lograr realmente satisfacer al cliente o impactar en el mercado. El comportamiento de estos tres criterios en conjunto nos da de forma global la medida de competitividad de la empresa.

MEDIDAS DINMICAS DE CONTROL

ANLISIS CUALITATIVO

El anlisis de una empresa se realiza para evaluar su historia, su situacin actual y las perspectivas futuras con el fin de tomar decisiones adecuadas en relacin a la empresa. El chequeo completo no slo interesa a sus directivos, sino tambin a cualquier persona te tenga relaciones con la empresa (entidades financieras, accionistas, proveedores, clientes y competidores).

Conocer mejor la empresa ayuda a alcanzar mejor los objetivos ya sea ganar dinero, proporcionar productos y servicios de mejor calidad o contribuir con un mundo mejor. Con un diagnostico acertado de la situacin en que se encuentra la empresa se pueden poner en marcha aquellas actuaciones que corrijan los puntos dbiles que amenaza el futuro y al mismo tiempo sacar provechos de los puntos fuertes para que la empresa alcance sus objetivos. El anlisis de los aspectos o informacin cualitativa es uno de los aspectos ms importantes y al mismo tiempo ms difciles de revisar de una empresa, su dificultad se debe a que son aspectos subjetivos, como el caso de la capacidad del ejecutivo, o la eficiencia de un sistema gerencial, son importantes porque de ellos depende la gestin de una empresa

ANLISIS CUANTITATIVO

El anlisis cuantitativo puro mira solo los nmeros sin prestar atencin al negocio subyacente. Mientras ms te encuentres hablando sobre nmeros, mayores posibilidades tienes de estar usando el abordaje cuantitativo. Aunque hasta el anlisis fundamental necesita de algunos anlisis numricos, la preocupacin primaria es siempre el negocio subyacente, concentrndose en cosas como la pericia administrativa, el ambiente competitivo, el potencial del mercado para nuevos productos, y los gustos y preferencias. El anlisis cuantitativo ve estas cosas como juicios subjetivos y, en cambio, de concentra en la informacin objetiva e irrefutable que puede ser analizada.

ANLISIS FODA

FODA (en ingls SWOT), es la sigla usada para referirse a una herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la informacin que posea sobre el negocio, til para examinar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. El anlisis FODA se realiza observando y describiendo (es un anlisis cualitativo) las caractersticas de nuestro negocio y del mercado en el cual se encuentra. El anlisis FODA nos permite detectar las Fortalezas de nuestra organizacin, las Oportunidades del mercado, las Debilidades de nuestra empresa y las Amenazas en el entorno. Fortalezas: Describe los recursos y las destrezas que ha adquirido la empresa, en que nos diferenciamos de la competencia?, Qu sabemos hacer mejor? Debilidades: Describe los factores en los cuales poseemos una posicin desfavorable respecto a la competencia. Oportunidades: Describen los posibles mercados, nichos de negocio... que estn a la vista de todos, pero si no son reconocidas a tiempo significa una prdida de ventaja competitiva. Amenazas: Describen los factores que pueden poner en peligro la supervivencia de la organizacin, si dichas amenazas son reconocidas a tiempo pueden esquivarse o ser convertidas en oportunidades.

INFORME CONSOLIDADO DE GESTIN

Toda persona que sea empleada con el fin de llevar a cabo los diferentes modelos de gestin empresarial, deben presentar al final de cada ao empresarial, un informe de gestin en el cual se detallen todos y cada

uno de los movimientos ocurridos en todos los sectores correspondientes a la empresa, sean estos positivos o negativos para su desarrollo. Debido a que las grandes empresas estn divididas en varias reas, muchas veces suele resultar muy difcil elaborar uno de estos informes de gestin ya que para su confeccin se deben manejar volmenes de informacin realmente amplios, los cuales, una persona sin un apoyo coherente, no podra llegar a utilizar adecuadamente, y es aqu en donde entran en accin todos los sistemas informticos que se encargan de almacenar la informacin referente a la empresa que est siendo gestionada. En estos casos en particular lo que se suele hacer es la recoleccin de la informacin correspondiente a cada sector de la empresa, lo que implica que cada uno de ellos deber realizar su propio informe de gestin. Una vez que los mismos estn terminados, entonces se aunarn para confeccionar un solo informe que hable de la empresa como un todo o consolidado. Es mucha la cantidad de gente que ignora el hecho de que se debe presentar un informe de gestin todos los fines de ao, pero lo cierto es que toda la informacin que se detalla entre sus pginas, ser la encargada de guiar a los altos ejecutivos por el camino ms adecuado para poder tomar las decisiones correspondientes, y que de esa manera, la empresa pueda comenzar a tomar un nuevo rumbo.

Confeccionar un informe de gestin Adems de documentar todos los eventos financieros y econmicos producidos en un ao laboral, es importante tener en cuenta que el informe de gestin suele tambin confeccionarse con estadsticas que datan de algunos aos atrs, como con informacin antigua, con el fin de comparar los avances y los retrocesos que ha sufrido el desarrollo de la empresa. Esta es una de las maneras ms eficientes de realizar estos informes de gestin ya que es esencial conocer todas las situaciones por las cuales ha pasado la

empresa, todos los problemas que ha enfrentado y los mtodos de solucin que han sido implementados, con el nico objetivo, no solo de la comparacin, sino que tambin, de la prevencin en el caso de que alguno de esos factores se pueda llegar a repetir en un futuro. Como podemos ver, si tomamos en consideracin los que acabamos de decir, la planificacin en una empresa, tiene mucho que ver con el informe de gestin presentado por el gestor, adems en dicho informe, muchas veces se especifica la situacin de la empresa en el mercado, respecto a las empresas que resultan ser parte de la competencia. Y esto resulta de gran ayuda a la hora de realizar planificaciones estratgicas para poder ganar un poco ms de terreno y poder ponerse a la par de las grandes empresas que nos superan en cuanto a produccin y rentabilidad. Por ltimo no queremos dejar de lado que el informe de gestin debe ser guardado cautelosamente, antes y despus de presentarlo a la mesa ejecutiva. Esto se debe a que el informe de gestin anual de la empresa es el elemento ms preciado en aquellos casos donde se presenta el espionaje empresarial como estrategia de competencia.

CONCLUSIN

En la evaluacin del desempeo de una organizacin intervienen numerosos criterios que de no ser tenidos en cuenta, conducen a conclusiones parcializadas que limitan la iniciativa y las acciones

encaminadas al desarrollo integral de la empresa y la colocan en una posicin desventajosa ante un entorno que evoluciona ms rpido que ella. Se considera que la evaluacin del desempeo de la organizacin debe hacerse con un enfoque multidimensional y medirse a travs de los criterios siguientes: Estabilidad, Eficiencia, Eficacia y Mejora del valor , para los cuales si se toma como referencia a estndares normados o planificados, expresarn el nivel de Efectividad de la organizacin; y si se toma como punto de referencia a la competencia, entonces expresarn el nivel de Competitividad de la organizacin. No basta con determinar los criterios, para hacer una correcta evaluacin del desempeo de una empresa, se requiere tambin de una interaccin armnica con otros elementos entre los cuales se encuentran: * las estrategias, los objetivos de la organizacin y sus elementos o restricciones * los indicadores que forman parte del Sistema Informativo del Sistema de Control de Gestin * los patrones que se toman como referencia * la aplicacin de los criterios de evaluacin del desempeo tanto a nivel global como en los procesos locales para hacer posible el anlisis de las causas races del nivel de desempeo alcanzado por la organizacin en general. crticos