Manual de Normas y Procedimientos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO DIRECCIN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Managua, Nicaragua Agosto, 2006 INDICE I. INTRODUCCION_________________________________________________1 II. OBJETIVOS____________________________________________________2 III. NORMAS______________________________________________________3 3.1. Norma General _____________________________________________3 3.2. Normas Especificas._________________________________________3 IV. PROCEDIMIENTOS: ____________________________________________8 4.1. NUEVO INGRESO AL SISTEMA DE PAGO DEL 2% ________________8 4.2. PROCEDIMIENTO EMISION DE FACTURACION DEL 2%. ___________8 4. 3. REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS QUE REALIZAN LAS EMPRESAS APORTANTES DEL 2%. _____________________________________9 4.4. REGISTRO Y CONTROL DE LA CARTERA EN MORA (ADMON) ____10 4.5. RECUPERACION DE CARTERA EN MORA VIA CANJE ___________11 4.6. RECUPERACION DE CARTERA VIA EXTRAJUDICIAL ____________12 4.7. RECUPERACION DE CARTERA VIA JUDICIAL __________________13 4.8. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y GRABACION DE LOS___13 V. GLOSARIO ___________________________________________________16 VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS:__________________________________20 6.1. Registro y Control de la Cartera en Mora. _______________________20 6.2. Recuperacin de Cartera Va Canje (No se tiene Formato)_________20 6.3. Procedimiento Va Extra Judicial______________________________20 6.4. Procedimiento Va Judicial __________________________________20 6.5. CARTA DE PRESENTACION DEL DEBER PAGAR ________________21 6.6. PRIMERA NOTIFICACION DE PAGO ___________________________23 6.7. SEGUNDA NOTIFICACION DE PAGO___________________________24 6.8. ULTIMA NOTIFICACIN DE PAGO _____________________________25 6.9. AVISO DE PAGO ___________________________________________26 6.10. NOTIFICACION POR INCUMPLIMIENTO DE PAGO_______________28 6.11. CONTRATO DE SERVICIO___________________________________30 6.12. NOTIFICACIN DE COBRO LEGAL ___________________________33 6.13. TELEGRAMA _____________________________________________34 6.14. ULTIMA NOTIFICACION DE COBRO LEGAL ____________________35 6.15. NOTIFICACION POR INCUMPLIMIENTO A CONVENIO DE PAGO ___36 6.16. NOTICACION POR CHEQUE REBOTADO ______________________37
6.17. REPORTE DE DEBITO O CREDITO ___________________________39

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA DIRECCION GENERAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO 1
I. INTRODUCCION Considerando que el Instituto Nacional Tecnolgico INATEC se encuentra inmerso en el Ordenamiento Administrativo que conlleva a la elaboracin, revisin y actualizacin de las Normas y Procedimientos de la Institucin; La Direccin Superior ha orientado se elabore el Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Cobranza. Con lo que se pretende que cada una de las reas funcionales, tenga definidos sus procesos de trabajos y las reglas que les corresponden aplicar para asegurar el cumplimiento de sus planes, objetivos y metas propuestas. El Manual de Cobranza ha sido elaborado basndose en aportes y sugerencias del personal de ste Departamento, de la Direccin de Desarrollo Organizacional y del Equipo de Asesores de las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI), dentro de su contenido se integran las Normativas, Procedimientos, Formatos e Instructivos as como aspectos conceptuales que debern ser aplicados por el personal que realiza las funciones de recuperacin de Cartera, dando especial atencin al cumplimiento del Reglamento de Recaudo del aporte mensual del 2%, bajo el Decreto No 28 -95, Gaceta No 209, Fecha 7-11-95. En la elaboracin de este Manual se ha tomado en cuenta los procesos y funciones operativas existentes en el Departamento de Cobranza, los que fueron ajustados a la Legislacin Nacional vigente y a las Normas Tcnicas de Control Interno orientadas por la Contralora General de la Repblica (C.G.R) para el Sector Pblico. Es responsabilidad de la Direccin General Administrativa Financiera la correcta y adecuada implementacin de este Manual a travs del Director Financiero, Responsable del Departamento de Cobranza y resto de personal que labora en el Departamento de Cobranza as mismo se dispondr de la correspondiente asesora y asistencia tcnica de la Direccin de Desarrollo Organizacional cuando sea necesaria. Es importante aclarar la conveniencia de revisar ste Manual cada vez que se den cambios en la organizacin del INATEC.
II. OBJETIVOS 1. Servir de gua al personal del Departamento de Cobranza en la realizacin de los procesos de trabajo. 2. Establecer de manera clara los procedimientos a seguir para hacer una recaudacin efectiva del aporte obligatorio del 2% por parte de todos los Empleadores de la Repblica, conforme la Ley Orgnica del INATEC, Decreto 40-94 Gaceta 192 del 14/10/1994 y el Reglamento de Recaudo del Aporte Mensual del 2%. 3. Cumplir con los requerimientos administrativos; presentar con claridad, transparencia y orden la conduccin de las diferentes actividades a realizar en el Departamento. 4. Definir el marco Administrativo a travs del cual el Departamento de
Cobranza debe de regirse, lo mismo que cualquier Direccin o rea que incida en las actividades del recaudo del aporte obligatorio 2% y mantener un sistema de informacin gil y confiable para la correcta toma de decisiones. 5. Establecer Controles Internos que permitan detectar las deficiencias en el Recaudo del 2%.
III. NORMAS 3.1. Norma General El Departamento de Cobranza est en el deber de desarrollar mecanismos de informacin y control adecuados, efectivos y oportunos para realizar todas las actividades de recaudacin y recuperacin de cartera del 2%. 3.2. Normas Especificas. 1. El Departamento de Cobranza en coordinacin con el Coordinador de Cobranza Legal son responsables del desarrollo efectivo de las actividades de Recaudo del aporte del 2% total de las planillas de todos los Empleadores de la Repblica de conformidad con los artculos 24 incisos a y b, 25,26,27 y 30 de la Ley Orgnica del INATEC, proporcionando los documentos necesarios a las instancias de gestin para su recuperacin, tanto por la va administrativa como legal. 2. El Departamento de Cobranza deber establecer coordinacin de informacin y control con las Sucursales del INSS y Bancos a Nivel Nacional, para garantizar la fluidez en las comunicaciones y la efectividad de la Cobranza del 2% a Nivel Nacional; a s mismo el Coordinador de Anlisis y Desarrollo de Sistemas deber ejercer una supervisin efectiva de la facturacin que realiza el Instituto Nacional de Seguridad Social (INSS), debiendo informar cualquier situacin anmala al Responsable de Cobranza. 3. El Departamento de Cobranza tendr la responsabilidad de conocer y manejar el control de todos los Procedimientos de Recaudo del 2%: a) Control de los Convenios de Pago, (va Administrativa y extrajudicial). b) Control de Pagos efectuados en el Sistema Bancario, Tesorera del INATEC y algunas sucursales del INSS en los lugares donde no existen Instituciones Bancarias. c) Control de recuperacin de adeudos a travs de Canje. d) Control de casos en proceso Extra Judicial y Judicial.
4. El Departamento de Cobranza remitir al Coordinador de Cobranza Legal los casos de los Empleadores morosos cuya accin de cobro por la va administrativa haya sido agotado, quien asignar los casos a los Abogados y le dar el debido seguimiento. 5. El procedimiento por la va Extrajudicial y Judicial, se har a travs de Abogados Ejecutores quienes se contratarn por comisiones y bajo servicios profesionales. Dicha comisin se pagar conforme lo establecido en el contrato, y deber estar debidamente autorizada por la Direccin Superior a travs de la Direccin General Administrativa Financiera.
6. Para efectuar la liquidacin de los honorarios a los abogados ejecutores deber tomarse en cuenta lo siguiente: a) Revisar contrato del Abogado ejecutor. b) Verificar el tipo de pago, si es prima, cuota de convenio etc. c) Anexar copia de los documentos por los cuales se generan los honorarios (recibos de caja, estados de cuenta, notas de crdito, convenios de pago etc.) d) Verificar el reporte de recaudo. e) Revisar liquidaciones anteriores para evitar duplicidad de pago. f) Tomar en cuenta las decisiones, acuerdos, etc, que en torno a los % se determine. 7. El Abogado Ejecutor, habiendo recibido el caso del Empleador moroso deber agotar los mecanismos de Cobro Extrajudicial y deber mantener informado al Coordinador de Cobranza Legal y al Responsable de Cobranza sobre el desarrollo de los procesos. 8. El Abogado Ejecutor est autorizado a cobrar recargo legal al Empleador hasta un mximo del 10% sobre el monto a recuperar. Este porcentaje ser de comn acuerdo entre el Empleador y el Abogado Ejecutor, el cual debe ser ingresado en su totalidad al INATEC. 9. Los cheques extendidos por recargo legal o cualquier otro concepto debern siempre estar a nombre de INATEC, quien en su oportunidad reembolsar al Abogado Ejecutor las liquidaciones respectivas. 10. El Abogado Ejecutor no deber aceptar cheques o efectivo en concepto de honorarios legales, de parte de los Empleadores. 11. El INATEC pagar al Abogado Ejecutor un 8% de comisin sobre las primas y cuotas pactadas y canceladas del convenio que el Empleador efecte a favor de INATEC siempre y cuando sean en efectivo. En el caso de recuperacin va canje INATEC pagar un 5% de comisin como mximo
sobre el monto recuperado. Estas comisiones debern estar debidamente autorizadas por el Director General Administrativo Financiero. 12. En el caso que el Empleador efectu su pago como consecuencia de una notificacin Extrajudicial recibida durante los ltimos 6 (seis) meses ya sea que abone o cancele sta, se proceder a liquidar al Abogado Ejecutor conforme al prrafo anterior. 13. Para proceder con la liquidacin total de las comisiones y del Recargo legal se requerir que el Empleador haya cancelado su saldo en mora o abone al menos un 30% del saldo, en el caso que el Empleador haya depositado menos del 30% y cualquier porcentaje en concepto de Recargo legal, la Institucin le cancelar sus honorarios legales correspondiente a la prima en un perodo mximo de 3 (tres) meses. 14. Si el pago de Recargo legal es menor de C$ 3,000.00 se le cancelar en su totalidad al Abogado Ejecutor en el mes correspondiente. 15. El pago de honorario legales a los Abogados Ejecutores deber realizarse mensualmente. 16. INATEC deber contar con una autorizacin de la Contralora General de la
Republica que lo autorice a efectuar canje con sus aportantes, siendo responsabilidad del INATEC definir el procedimiento interno. 17. El valor del adeudo deber ser mayor al valor del canje. 18. Para iniciar un tramite Va Canje deber existir una necesidad o demanda de bienes o servicios en la Institucin. 19. Para el Canje de Productos se deber adjuntar una constancia de la Unidad de Bodega que indique que el producto se encuentra en cantidades mnimas. En el caso de los Centros de Formacin Profesional la constancia debe ser firmada por el Sub-Director Administrativo. 20. El producto a adquirir deber tener una alta rotacin en la Institucin y no deber superar el consumo de tres meses; salvo aquellos casos en que por quiebra o cierre de la empresa se tenga la posibilidad de recuperar el saldo adeudado en su totalidad. 21. Se deber adjuntar un informe comparativo de precios del mercado de los bienes y servicios ofertados. Para el caso de equipos muy especializados o servicios tcnicos se deber obtener un diagnstico tcnico de la instancia apropiada dentro del INATEC para garantizar la calidad del bien o servicio a adquirir.
22. En caso de que el Empleador proponga el pago VIA CANJE a travs de la gestin de los Abogados Ejecutores, se deber cumplir con todas las normativas de canje antes mencionadas y tendrn derecho a una comisin aplicada al total del crdito efectuado siempre y cuando demuestren su gestin de cobro durante los ltimos tres meses. 23. El Responsable del Departamento de Cobranza en coordinacin con el coordinador de Cobranza Legal plantearn los trminos del convenio, los cuales al ser aceptado por el Empleador, debern ser firmados en seal de aprobacin para dar cumplimiento al mismo. 24. En los casos en que se realice Convenios de Pago ya sea por la va Administrativa o Extrajudicial, El Departamento de Cobranza deber resguardar los documentos originales y copias de dichos acuerdos, en el expediente del Empleador. Una vez que el Empleador cancele su convenio, Cobranza le entregar el original debidamente finiquitado. 25. El Departamento de Cobranza deber ajustarse al Reglamento de Recaudo del Aporte del 2%, Disposiciones y Procedimientos etc, que norma el quehacer de las recaudaciones. 26. El Departamento de Cobranza deber crear por cada Empleador aportante del 2% un expediente sistematizado o fsico segn la necesidad del caso y la situacin especial del aportante, que contenga toda informacin de gestin y registro, que permita reflejar la situacin de cada uno de ellos. 27. El Responsable del Departamento de Cobranza deber mantener una comunicacin fluida y oportuna con los Empleadores para propiciar una recuperacin efectiva. 28. El Departamento de Cobranza a travs del Encargado de Cobro Va Canje, deber mantener una estrecha comunicacin con la Direccin de Adquisiciones a fin de realizar adquisiciones de bienes de consumo que
requiera la Institucin de acuerdo a sus necesidades, y que esto implique reduccin de los saldos que pudieran ser irrecuperables. 29. Las solicitudes de exoneracin del aporte del 2% hechas por Instituciones sin fines de lucro, como son los Comedores Infantiles, Orfanatos, Asilos de Anciano y otros con fines similares, sern determinadas mediante el Reglamento de Recaudo del aporte del 2% que en uso de sus facultades emita el Consejo Directivo del INATEC. Actualmente las Instituciones que legalmente estn exentas de pagar el 2% son: El ejercito de Nicaragua y la Polica Nacional, los que estn incluidas en el captulo VI Artculo 24, inciso a y captulo VII artculo 300 de la Ley Orgnica del INATEC y sus Centros de Formacin Profesional, las Alcaldas y sus dependencias segn Artculo 77de la ley 502 publicada en la Gaceta Diario oficial No.244 del 16 de Diciembre del 2004.
30. El Departamento de Cobranza deber mantener actualizada su Base de Datos, con impresin clara, precisa y completa (ver Manual de Usuario). 31. A cada nuevo Empleador que ingrese al sistema, se le deber dar a conocer el Reglamento de Recaudo del Aporte Mensual del 2% si lo solicitase. 32. El Departamento de Cobranza est obligado a proveer el estado de cuenta y solvencia a los empleadores que as lo soliciten. 33. EL Departamento de Cobranza podr emitir Reposicin de Factura a solicitud del Empleador. 34. Cualquier otra accin o actividad que se genere del recaudo del 2%, deber constar con la aprobacin y autorizacin del Responsable del Departamento de Cobranza y/o de las personas asignadas para estos efectos. 35. Para efecto del procedimiento va judicial a travs del juicio ejecutivo, previamente se firmar un contrato con el Abogado Ejecutor, donde se estipula los requisitos y formas de pago; as mismo se les otorgar a los Abogados un poder general judicial para la representacin de INATEC dentro de los procesos. 36. El Abogado Ejecutor deber realizar en su totalidad las acciones de Cobro Judicial. 37. Las costas legales de juicio sern asumidas por los Empleadores de conformidad con los cnones Legales establecidos. 38. El Departamento de Cobranza deber mantener informacin actualizada de los Empleadores y de la gestin que realiza. 39. Para iniciar un cobro por la va Extrajudicial deber darse al menos una de las siguientes condiciones: a) Desatender tres (3) notificaciones de cobro administrativo. b) Estar en mora y tener un saldo mnimo de C$1,000.00. c) Presentar incumplimiento a Convenio Administrativo. 40. Todos los casos propuestos para la recuperacin por la va canje, debern someterse a la evaluacin del Comit va canje, quien determinar a travs de un acta la aprobacin o desaprobacin de los casos. Este Comit estar integrado por: Director Administrativo(como coordinador), Responsable de Departamento de Presupuesto, Encargado Va Canje, un
Representante de Asesora Legal y un invitado segn el caso.

41. Los niveles de autorizacin del Canje son: a) Menores o iguales a C$30,000.00 ser aprobado por la Coordinadora de Cobranza. b) Mayores de C$30,000.00 hasta C$150,000.00 ser aprobado por la Direccin General Administrativa financiera o en su ausencia la Direccin Administrativa. c) Mayores de C$150,001.00 hasta C$300,000.00 ser aprobado por la Direccin Ejecutiva. d) Mayores a C$300,001.00 ser aprobado por el Consejo Directivo del INATEC. 42. El saneamiento de cartera deber realizarse cada ao, conforme los procedimientos de ley, no obstante el Departamento de Cobranza deber demostrar que ha agotado sus recursos y que los Empleadores han sido inactivados por el INSS, pudiendo hacer uso de la prescripcin negativa conforme resolucin del Consejo Directivo aprobada en el acta nmero 022005. IV. PROCEDIMIENTOS: 4.1. NUEVO INGRESO AL SISTEMA DE PAGO DEL 2% 1. El Coordinador de Anlisis y Desarrollo de Sistemas ingresa los datos del nuevo Empleador en el Sistema Automatizado de Cobranza, el que permite registrar y clasificar la Empresa por sistema, sector, grupo y departamento. 2. El Responsable del Departamento de Cobranza elabora carta de presentacin donde se le notifica al Empleador que pasa a ser aportante del 2%, la imprime en original y copia, firma, sella y enva el original al Empleador que recientemente se ha afiliado al INSS. Posteriormente se archiva la copia en el cronolgico y en el expediente fsico del Empleador. El Sistema de Cobrazas est formado por cuatro mdulos que son: archivo, informes, administracin y procesos (ver Manual de Usuario del Sistema de Cobranza). 4.2. PROCEDIMIENTO EMISION DE FACTURACION DEL 2%. Conforme la Ley Orgnica del INATEC Arto.25, el INSS est obligado a proporcionar la base de datos de salarios reales de todos los Empleadores de la Repblica para la aplicacin del 2% mensual. Esta base de datos es
administrada por el Coordinador de Anlisis y Desarrollo de Sistemas del Departamento de Informtica. 1. El Coordinador de Anlisis y Desarrollo de Sistemas, procesa la facturacin mensual aplicando los movimientos remitidos por el Departamento de Cobranza (Dbitos, Crditos y Pagos). 2. Valida la informacin mensual del proceso de facturacin en conjunto con el Departamento de Cobranza. 3. El INSS imprime y distribuye la facturacin mensual del 2% a nivel nacional, INATEC acredita mensualmente la facturacin del aporte 2% a
cargo del INSS y asigna un fondo para capacitacin el que debe ser anualmente autorizado por el Consejo Directivo. 4. 3. REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS QUE REALIZAN LAS EMPRESAS APORTANTES DEL 2%. 1. Una vez que el Empleador recibe su factura se puede presentar a realizar sus pagos a Tesorera de INATEC Central, en la Institucin Financiera designada para estos efectos, a travs de banca en lnea o en algunas sucursales del INSS donde no existe sistema bancario. 2. La Cajera del INATEC (Nivel Central) Banco recibe el pago y el estado de cuenta en dos tantos; en el caso del Banco, firma, sella o hace validacin computarizada del documento y distribuye un tanto para el Empleador y el otro es remitido a INATEC con soporte del informe diario de depsitos y acredita dicho pago a la cuenta corriente de INATEC. 3. Cuando el recaudo se efecta a travs del INSS, (en los lugares donde no existe institucin financiera), El INSS se presenta con cada una de las facturas del Empleador a la Institucin Financiera para efectuar dichos pagos. 4. La informacin es recibida diariamente va telefnica y/o correo electrnico por los funcionarios autorizados por el INATEC. El detalle de pago se recibe al da siguiente hbil de parte de la Institucin Financiera, o es mandado a retirar; en el caso de las sucursales departamentales el detalle de los pagos se recibe al tercer da. 5. Los pagos a travs de banca en lnea son recibidos diariamente va correo electrnico y nota de crdito por cada uno de ellos. 6. Tesorera INATEC (Nivel Central), a travs de sus Cajeras recibe el pago y procede a elaborar el recibo oficial de caja en el sistema automatizado, entrega el original del recibo al Empleador, remitiendo diariamente a
Cobranza para su registro, control y archivo, copia de los recibos y minutas de depsitos con un detalle de los ingresos del 2%,en el que se registra nombre de la empresa, # de recibo, monto, concepto( si es arreglo de pago, mora etc) y fecha. 7. Una vez que el Departamento de Cobranza recibe la informacin, procede a efectuar los registros correspondientes en el Sistema Automatizado de Cobranza. 4.4. REGISTRO Y CONTROL DE LA CARTERA EN MORA (ADMON) Una vez que el Empleador ha dejado de efectuar puntualmente su pago y entra en mora, se procede a efectuarle el cobro por la va Administrativa a travs de Cartera y Cobro del Departamento de Cobranza. 1. Mensualmente los Encargados de Cartera y Cobro analizan la cartera a nivel nacional para efectos de determinar a los Empleadores que se encuentran en mora, se revisan los casos que aplican para el cobro por sta va de acuerdo al monto con ms de 90 das de mora. 2. Verifican que no tenga convenio firmado y que el monto y el perodo de adeudo sean representativos, ya que esto vara de acuerdo a la Empresa y su aporte mensual, los Empleadores con saldos menores a C$ 500 sern
objeto de un anlisis de costo-beneficio; luego si el caso lo amerita proceden a elaborar las notificaciones de cobro en original y dos copias, las que son revisadas y firmadas por el Responsable de Cobranza. 3. Diariamente las notificaciones a los Empleadores del Departamento de Managua son distribuidas por el Notificador de Cobranza, quien les solicita firma de recibido y en el resto del Pas a travs de diferentes medios: visitas, correos, fax, etc. se les solicita firma de recibido, datos de direccin y telfono para su localizacin. Al finalizar el da se archivan las copias de las notificaciones y otros documentos recibidos por el Empleador. 4. El Empleador cancela factura o abona su adeudo en efectivo o cheque presentando su estado de cuenta, reposicin de factura o a travs de Banca en lnea, en las instancias receptoras del aporte 2%. 5. Si por alguna razn( insuficiencia de fondos, firma o borrones) el cheque resultara rebotado por la Institucin Financiera, el Departamento de Cobranza le enviar la respectiva notificacin por cheque rebotado. 6. En el caso que el Empleador habiendo recibido la notificacin del cheque rebotado, no se presentase antes de las 72 horas a efectuar su pago, se le aplicar la multa recargo que est autorizada, independiente de la comisin estipulada por el Banco la que se le debitara a su cuenta por ser un cargo debitado a INATEC.
4.5. RECUPERACION DE CARTERA EN MORA VIA CANJE 1. El Encargado Va Canje revisa el plan anual de adquisiciones y trimestralmente verifica las necesidades del INATEC, recepciona solicitudes de demanda interna (Nivel Central y Centros de Formacin Profesional), analiza en la base de datos los posibles proveedores de bienes y servicios que pueden hacer el canje y solicita al Coordinador del Comit de Canje efecte convocatoria a sus miembros para someter los casos. 2. El Comit de Canje procede a reunirse para escuchar recomendaciones del Encargado Va Canje, analiza y toma decisiones y finalmente emite un acta de resolucin, luego se procede a gestionar la autorizacin del proceso conforme los niveles de autoridad establecidos. 3. El Encargado de Cobro Va Canje, prepara y enva documentos de orden de canje de bienes o servicios al empleador conforme autorizacin recibida, gestiona la carta de aceptacin de los trminos del Empleador. 4. Una vez recibida la carta de aceptacin del Empleador, el Encargado de cobro Va Canje procede a elaborar la correspondiente orden de compra Va Canje. 5. Coordina con el Departamento de Servicios Generales la entrada a Bodega del producto o la ejecucin del servicio y obtiene del Departamento el formato de entrada a Bodega y/o recepcin del Servicio. Conforme esto solicita al Departamento de Cobranza la elaboracin de la nota de crdito adjuntando los siguientes documentos: a. Acta del Comit b. Autorizacin del la Instancia Correspondiente c. Aceptacin del Empleador
d. Orden de Compra o servicio por Canje e. Entrada a Bodega / Recepcin del Servicio f. Factura o Nota de Dbito del Empleado g. Constancia de Retencin en la Fuente h. Estado de cuenta del Empleador En el caso de canje ya establecido en concepto de Servicios Bsicos por materia excluida debe estar respaldada por un acta de inicio y para las notas de crdito mensuales no es necesario ajuntar copia de los documentos slo el acta. Mensualmente se deber remitir copia de las notas de crdito y estado de cuenta a la Direccin de Adquisiciones.
6. El Responsable de Cobranza recibe la solicitud con sus correspondientes soportes y procede a elaborar la Nota de Crdito la que remite al Departamento de Contabilidad para su revisin y a la Direccin Financiera para su autorizacin. 7. El Responsable del Departamento de Cobranza remite al empleador el original de la Nota de Crdito y enva una copia al Departamento de Presupuesto y al encargado de Va Canje, dejado copia en su archivo para actualizacin de la base de datos y remite los documentos originales al Departamento de Contabilidad para su debida contabilizacin y resguardo. 4.6. RECUPERACION DE CARTERA VIA EXTRAJUDICIAL 1. Los Encargados de Cartera y Cobro seleccionan los casos y elaboran listado de Empleadores que no atendieron las tres notificaciones de cobro administrativo y que por mora deben ser sujetos de cobro extrajudicial. 2. El Responsable del Departamento de Cobranza y el coordinador de Cobranza Legal revisan cada uno de los casos del listado, tomando en cuenta los parmetros sobre los cuales se clasifican los Empleadores morosos, para luego asignan a cada Abogado Ejecutor los casos a gestionar. 3. Asignada la cartera de Empleadores morosos a cada Abogado ejecutor, se preparan en el Departamento de Cobranza las notificaciones que deben estar actualizadas ( tanto en fecha como en el ltimo estado de cuenta que contiene el sistema automatizado de Cobranza de la Institucin). El Coordinador de Cobro Legal supervisa el trabajo de los Abogados Ejecutores y les apoya en su gestin. 4. El Abogado Ejecutor elabora programa de visitas trimestrales a los Empleadores, revisa los documentos, establece prioridad y prepara notificacin de Cobro Legal, para cada Empleador en original y dos copias. 5. Visita al empleador, entrega la notificacin de cobro legal obteniendo en la copia firma de recibido. Si no responde el empleador, enva un telegrama, luego una ltima notificacin y por ltimo solicitar una auditoria como resultado de agotar la va extrajudicial al no atender las notificaciones enviadas. Persuade al Empleador que efectu convenio de pago como resultado de la gestin de cobro legal. 6. El Abogado Ejecutor establece de mutuo acuerdo los trminos del
convenio de pago en seal de aceptacin del compromiso por parte del empleador y de los montos de la cuota y fecha de pago, pudiendo celebrar el respectivo convenio de pago a lo inmediato o lo invita a que se presente
en las Oficinas del Departamento de Cobranza de INATEC o a las Sucursales del INSS a oficializar el acuerdo de pago. 7. En caso de incumplimiento, enva notificacin de cobro legal, por incumplimiento de convenio, si no responde le da un tiempo prudencial no mayor de 30 das y le comunica que se presente a la Oficina del Departamento de Cobranza y en caso de no aceptar, le notifica que su caso pasar a cobro judicial. 4.7. RECUPERACION DE CARTERA VIA JUDICIAL Es pertinente sealar que se recurre a juicio ejecutivo una vez que se ha agotado la va administrativa y extrajudicial. 1. El Abogado Ejecutor prepara informe de los casos cuyas acciones de cobro extrajudicial han sido agotadas sin obtener respuesta positiva del empleador y lo remite al Coordinador de Cobranza Legal. 2. El Coordinador de Cobranza Legal, revisa, prepara documento y lo enva a la Direccin Ejecutiva solicitando autorizacin para proceder al cobro judicial de los casos presentados. 3. El Director Ejecutivo analiza los casos, autoriza o deniega que pasen a Cobro Judicial y remite los documentos debidamente firmados al Coordinador de Cobranza Legal. 4. El Coordinador de Cobranza Legal recibe los documentos autorizados y los remite al Abogado Ejecutor de dicha cartera, para que proceda a la gestin, trmite y ejecucin del Cobro Judicial, les otorga poder general judicial para que representen a INATEC en los procesos y supervisa el avance del juicio de cada uno de los Abogados Ejecutores. 5. Una vez ejecutado el cobro judicial, la Coordinadora informar a la Direccin Ejecutiva, Direccin General Administrativa Financiera y al Responsable del Departamento de Cobranza sobre los resultados del caso. 4.8. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y GRABACION DE LOS PAGOS 2% La recepcin de la informacin proveniente de los Bancos correspondiente al recaudo 2% que son los depsitos diarios efectuados por los aportantes a la cuenta de INATEC, es remitida cada tres das a travs de una lista y diariamente a travs de un archivo por correo electrnico al Departamento de Cobranza.
La grabacin del recaudo se efecta en base a las facturas certificadas o vousher correspondientes, Archivo electrnico por medio de la exportacin; y en el caso Caja INATEC en base a los recibos con sus estados de cuentas. 1. El Gestor de Cobranza retira en el Banco la informacin de los recaudos diarios, tres veces por semana. 2. El Analista de Datos 2%, recibe, valida, controla y graba los recaudos
remitidos por el Banco y Caja General de INATEC, al Sistema de Recaudos en forma de remisiones o Notas de Crdito. 3. Cuando la informacin es enviada en un archivo en correo electrnico el Analista de Datos 2%, exporta el archivo, al sistema de recaudos para actualizar la cobrazas de los Empleadores siempre y cuando sea debidamente validada con los soportes en fsico ( Facturas). 4. Se revisa los informes de Consolidados y detalles de pago de manera diaria, que emite el Sistema de Recaudos conforme a la informacin grabada, para luego remitirlo al Departamento de Tesorera con destino a Contabilidad. 5. Se hace cierre diario y de mes para la grabacin de los pagos, remitiendo al Responsable de Cobrazas y Coordinador de Anlisis y Desarrollo de Sistemas, consolidado mensual indicando cuales son las remisiones listas para el proceso de facturacin del mes siguiente. 4.9. PROCEDIMIENTOS DE LIQUIDACION DE HONORARIO A LOS ABOGADOS EJECUTORES. 1. Mensualmente el Analista de Cobranza, extrae del sistema el listado de pago de los Empleadores que estn por la Va Legal, procede a buscar los comprobantes de pago y el Abogado Ejecutor que le corresponde. 2. Saca fotocopia al comprobante de pago y procede a buscar la tarjeta de cada Empleador y verifica si el pago de ese comprobante corresponde a prima, recargo legal, cuota u otro concepto. Para preparar la hoja (de liquidacin de honorarios) donde se calculan los porcentajes que le corresponde aplicar a cada abogado y procede a hacer el consolidado de liquidacin de honorarios. 3. Lo remite al Departamento de Contabilidad para su revisin y luego a la Direccin Financiera para su autorizacin, posteriormente lo remite a Recursos Humanos para la elaboracin de la Solicitud de Emisin de Cheque; la que posteriormente se entrega al Departamento de Presupuesto para continuar el curso normal del trmite de Cheque.
4.10. PROCEDIMIENTO DE PRESCRIPCIN NEGATIVA 1. El Responsable de Departamento de Cobranza accesa al programa de Prescripcin negativa y digita el rango de 10 aos para que liste los Empleadores que cumplan con la prescripcin negativa. 2. Se extrae lista del Reporte que contiene los Empleadores seleccionados por el sistema y lo remite al Encargado de Cartera y Cobro para que liste los estados de cuenta de cada Empleador seleccionado. 3. El encargado de Cartera y Cobro procede a la elaboracin de la nota de crdito para el saneamiento de esa cartera. Y la remite al Responsables de Cobrazas para su revisin y firma de elaborado. 4. Se remiten las notas de crdito al Departamento de Contabilidad para su revisin y a la Direccin Financiera para su autorizacin. 5. Se procede al archivo de las notas de crdito.
V. GLOSARIO ACTIVIDADES Principales labores y cualquier clase de facultades o funciones que caracterizan un proceso o programa particular, las cuales son ejecutadas o administradas por el personal encargado del proceso o programa. AUTORIZACION Incluye la iniciacin o permiso amplio para desarrollar actividades o transacciones. APORTE Monto cuantificado en dinero, que se le designa a pagar a una persona natural o jurdica por concepto de algunas obligaciones establecidas. AVISO DE PAGO Es un Documento mediante el cual se le Informa al Empleador que debe a la Institucin un Monto de Dinero y que se requiere de su cancelacin. APROBACION Implica que un nivel apropiado ha verificado y validado que la actividad o transaccin est de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos. ABOGADO EJECUTOR Es el profesional que se encarga de realizar las acciones de cobros extrajudicial y judicial en representacin del INATEC. COMPROBANTE DE PAGO Es el Documento Probatorio del Pago por parte del Empleador o Aportante del 2%. CONVENIO DE PAGO Es un documento e Instrumento para certificar que el Empleador a aceptado un compromiso realizando un Convenio de Pago, ya sea este Administrativo o Legal para poder Solventar su deuda con la Institucin. CONTROL Es cualquier accin tomada por la Administracin para mejorar la probabilidad de que los objetivos y las metas establecidos sean alcanzadas. COSTO Medida de los recursos consumidos durante un perodo de tiempo, relacionado directamente con la produccin de un bien o la prestacin de un servicio.
COSTAS Son los gastos en que se incurren por asuntos personales y procesales en la ejecucin de juicios. CONSTANCIA Documento oficial por el INATEC al Aportante, en donde se detalla la situacin actual del Aportante. COMISION Es el porcentaje de INATEC paga al abogado ejecutor por recuperacin de cartera en mora. CUOTA DEL CONVENIO Son pagos parciales efectuados por el Empleador hasta la conclusin del convenio pactado. EMPLEADOR Persona natural o jurdica, que emplea a trabajadores en su entidad, en este caso
se utiliza para nombrar al dueo de la empresa aportante del 2%. EMPLEADOR MOROSO Es todo aquel Empleador, que tiene su saldo vencido por incumplimiento de Pago. INTERESES Aplicacin de factor de financiamiento que puede ser aplicado al Empleador segn No. De meses que se otorga en el Convenio.(Ver tabla de factores de financiamiento) la tabla de intereses del 15% anual, es ms utilizada para la celebracin de Convenios con los Empleadores en Mora. METAS Son objetivos especficos de Sistemas especficos y pueden estar referidos a operaciones o programas, estndares de operacin, niveles de desempeo, propsitos o resultados esperados. MULTAS Sanciones que pueden ser aplicadas al Empleador que incurre en mora en el pago del aporte 2%. NOTIFICACIN DE COBRO EXTRAJUDICIAL Es un Documento que sirve de Cobro Administrativo, dirigido al Empleador o Aportante del 2%. NOTIFICACIN DE COBRO LEGAL Es un Documento, mediante el cual ejecuta el cobro de los adeudos del 2% un Abogado interventor del INATEC, despus de haberse agotado la va Administrativa.
NOTIFICACIN POR CHEQUE REBOTADO Es un Documento que sirva para informar al Empleador, que el cheque con que pag su adeudo fue rebotado por el banco por cualquier concepto y que su cuenta no fue cancelada y que se espera que venga a pagar lo debido, ms los recargos de Ley. RECAUDO Accin de recaudar cantidades de dinero o bienes. RECAUDO DEL 2% El Instituto Nacional Tecnolgico esta obligado por la Ley a cobrar el 2% sobre el monto total de las Planillas de Sueldos Brutos o Fijos de los Salarios, no como un Impuesto sino como un Aporte mensual Obligatorio de los Empleadores a nivel nacional para los fines y objetivos de la realizacin, dentro del Sistema Educativo Nacional, en la Actividad Econmica y Social; tan Importante para el desarrollo de nuestro pas como lo es la Rectora en todas las Actividades de los Sistemas Nacionales de Capacitacin y Educacin RECUPARACION VIA CANJE El canje de Bienes y Servicios un medio de recuperacin de los saldos en mora, facilitando a los Empleadores el pago de sus deudas total o parcial, teniendo que desembolsar en efectivo un porcentaje de dicha deuda. REPORTE DE CREDITO O DEBITO Es un documento e Instrumento que se utiliza como comprobante para certificar, la cancelacin de pagos, ajustes por facturacin de oficio, pagos no aplicados oportunamente y aplicacin de prescripcin negativa..
RECARGO LEGAL Es el porcentaje del 1 al 10% como mximo aplicado por el abogado ejecutor al Empleador en mora. Valor el cual se le debita al Empleador en su estado de cuenta y posteriormente dicho valor luego de ser debidamente cancelado junto con el pago del Aporte 2%, se procede a cancelar este porcentaje al Abogado Ejecutor (conforme procedimiento de pago a los Abogados Ejecutores. SOLVENCIA Documento Oficial emitido por el INATEC al aportante en donde certifica que a una fecha determinada no tiene saldo pendiente de pago. VIA EXTRAJUDICIAL El procedimiento identificado como va extra judicial, es catalogado as por haber sido transferido del Departamento de Cobranza (va administrativa) a Asesora Legal quien a travs del Coordinador de Cobranza Legal, maneja la cartera legal de INATEC. Aqu se transfieren los casos cuya gestin administrativa de recuperacin de saldos en mora, han sido agotados.
VIA JUDICAL El procedimiento va judicial se lleva a cabo a travs de juicio ejecutivo establecido dentro de nuestro Cdigo de Procedimiento Civil, Articulo 1684 y siguiente. PRIMA DEL CONVENIO Es el primer pago que efecta el Empleador hasta la conclusin del convenio pactado.
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS: 6.1. Registro y Control de la Cartera en Mora. Se lleva a efecto a travs de: _ Carta presentacin del deber de pagar. _ Primera Notificacin. _ Segunda Notificacin. _ Ultimo Aviso de Pago. _ Carta de Inactivacin. 6.2. Recuperacin de Cartera Va Canje (No se tiene Formato) Se lleva a efecto a travs de: _ Presentando su estado de cuenta Carta de propuesta que enva el Empleador a INATEC. _ Carta de propuesta que se enva al Empleador cuando se requiere el canje (se da cuando la Institucin es quien lo necesita). _ Carta de aceptacin del canje que enva el Empleador a la Institucin _ Carta de aceptacin del canje que enva la Institucin al Empleador. Algunas veces se elabora convenio del Canje y en otras ocasiones se procede nicamente con el Soporte de la carta de aceptacin del Canje por parte del Empleador. 6.3. Procedimiento Va Extra Judicial Se lleva a efecto a travs de: _ Notificacin 1era (Notificacin de Cobro Legal).
_ Notificacin 2da (Telegrama). _ Notificacin 3ra (Ultima notificacin de Cobro Legal). _ Convenio. _ Notificacin por Incumplimiento de Convenio _ Carta de Auditora. 6.4. Procedimiento Va Judicial Cuando se ha agotado la va Administrativa y la va Extrajudicial es cuando se llevar a efecto el juicio Ejecutivo _ Contrato de Servicio Profesional _ Ttulo Ejecutivo.
INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC

Centro Cvico, Modulo R Telefax: 2544379 2544383 Managua, Nicaragua
CARTA DE PRESENTACION DEL DEBER PAGAR

Managua__________, de__________ de___________ Seor ( es ): ____________________________________________________________ No.Patronal:__________________No.Nomina:__________________________________________________ Direccin:________________________________________________________________________________ Estimados Seores: Es de nuestro conocimiento que son Empleadores que actualmente se afiliaron al INSS, por lo cual por este medio les recordamos que tambin inmediatamente pasan a ser aportantes del 2% para INATEC. El Instituto Nacional Tecnolgico INATEC en base a las facultades que la Ley le confiere para el debido cobro del aporte 2% (segn Decreto Ley N 391 que crea el INATEC, publicado en la Gaceta N 28 del 08/02/91 y su Ley Orgnica Decreto N 40-94, publicado en la Gaceta N192 del 14/10/94)recauda a travs del INSS su respectivo aporte del 2% sobre el monto total de las planillas de sueldos brutos a su cargo. Esta Contribucin (No Impuesto) es aplicable a todos los Empleadores del Pas y la misma le permitir el recibir los servicios de Capacitacin que brinda INATEC, segn la solicitud del Empleador y para beneficiar a miles de Nicaragenses que estudian en nuestros Institutos a Nivel Nacional. Por lo antes expuesto confiamos en su positiva respuesta ya que la captacin de su aporte es muy valiosa para impulsar el desarrollo de las acciones de Capacitacin que permitan el progreso de nuestro Pas. Quedando a sus rdenes para atenderles y/o aclararles debidamente, le enviamos cordiales saludos. Muy atentamente. ______________________ Responsable del Departamento de Cobranza. Recibido por: ___________________ Telfono:_____________________ Fecha:_________________________ Nota: Su estado de cuenta a la fecha es el siguiente: Factura del mes__________ C$__________ valor el cual le solicitamos pagar a favor de INATEC en las Instituciones financieras de su preferencia y en INATEC Central - Managua. Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le rogamos aceptar nuestras disculpas.
c: Archivo / cronolgico MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA DIRECCION GENERAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO 22
INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA
Nombre de la forma Notificaciones Objetivo: Esta forma sirve para gestionar la recuperacin de la mora por aporte 2% que tienen los Empleadores a Nivel Nacional. Procedimiento Para uso de Notificar el adeudo a la fecha actual Origen Departamento de Cobranza.
Elaboracin y Tantos A travs del Sistema Automatizado en original y dos (2) copias Distribucin Original; Empleador, Primera Copia: Encargado de Cobro Legal. Segunda Copia: Archivo Cobranza. Usuarios Personal Tcnico que gestionan la recuperacin de la Mora Tamao Carta. Elaboracin Forma que imprime el Sistema de Cobranza, sin prenumerar. Datos a Llenar Fecha Lo actualiza el Sistema Enviado Por Firma y Sello del Responsable de Cobranza del INATEC. Recibido por Firma de quien recibi el documento, fecha de recibido y # Telefnico del Empleador Nota: Este Instructivo se utiliza para todas las Notificaciones de Cobro.
INSTITUTO NACIONAL TECNOLOGICO INATEC

PRIMERA NOTIFICACION DE PAGO

Managua, _____de________del________ Empleador N:________________ Razn social: ______________ Seor (es):__________________ Nombre comercial: ____________ Direccin: ___________________ No. Patronal___________________ Nmina INATEC en base a las facultades que le confiere, le solicita abonar la cantidad de C$_________acumulado al mes de _____________ ya que segn nuestros registros Ud. (s) no tiene (n) cancelado su adeudo por aportaciones del 2% sobre el monto total de planilla de Salarios Brutos a cargo de su Empresa. Por tanto, requerimos en el termino de 3 das a partir del recibo de la presente acuda a nuestras oficinas para llegar a un acuerdo satisfactorio para solventar su adeudo. Esperamos que tome acciones positivas al respecto, ya que con su aporte garantizamos la Formacin y Capacitacin de Recursos Humanos para restaurar la Economa de nuestro Pas. _______________________________________ Responsable del Departamento de Cobranza Recibido por_______________________________ Fecha______________ Telfono: ________________ Nota: Puede realizar sus pagos en las Instituciones Financieras de su preferencia y en INATEC Central Managua. Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le (s) rogamos aceptar nuestras disculpas. Original: Empleador Cc: Asesoria Legal Cc: Archivo
Centro Cvico, Modulo R Telefax: 2544379 2544383 Managua, Nicaragua SEGUNDA NOTIFICACION DE PAGO
Managua, _____de________del________ Empleador N: ___________________ Municipio:_____________________________ Seor (es): _____________________ Departamento:___________________________ Direccin: _____________________ Atencin: Gerencia General: Segn nuestros registros Usted (s) est (n) incumpliendo con el Decreto Presidencial 3-91 del 10/01/91, Gaceta, N . 28 del 08/02/91, su Ley Orgnica Decreto 40-94 Gaceta N 192 del 14/10/94 y su Reglamento de Recaudo Decreto N 28-95 Gaceta N 209 del 07/11/95, al no entregar al INATEC la aportacin el 2% sobre el monto de planillas de Sueldos Brutos a su cargo. Por segunda vez le requerimos que en el trmino de tres das a partir del recibo de la presente acuda a nuestras oficinas, para llegar a un acuerdo de pago satisfactorio para Usted y nuestra Institucin, que le permita solventar la cantidad de C$ ___________ acumulado al mes de _________. La falta de atencin a este aviso dar lugar a que se inicie el proceso de Cobro Judicial. Muy Atentamente ____________________________________ Responsable del Departamento de Cobranza Recibido por____________________ Telfono______________________ Fecha_________________________ Nota: Puede realizar sus pagos en las Instituciones Financieras de su preferencia y en INATEC Central. Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le (s) rogamos aceptar nuestras disculpas. Original: Empleador Cc: Asesora Legal Cc: Archivo

ULTIMA NOTIFICACIN DE PAGO

Managua, _____de________del________ Empleador N: _________________ Municipio______________________________________ Seor (es): ____________________ Departamento___________________________________ Direccin: _____________________ Atencin Gerencia General En distintas oportunidades le hemos hecho llegar Aviso de Pago donde le requerimos la cancelacin de su adeudo acumulado al mes de _______del _______, hasta por la suma de C$______ por concepto de aportaciones del 2% que ustedes tienen pendiente con nuestra Institucin. Por lo que hacemos un ULTIMO LLAMADO para comunicarles que debern solventar su adeudo en el termino de tres (3) das a partir del recibo del presente. Le manifestamos que si al termino del plazo sealado no ha cancelado la deuda, iniciaremos la respectiva gestin de Cobro Judicial, que lamentablemente les har incurrir en costos judiciales adicionales a su deuda. En espera de que tome acciones positivas al respecto, les solicitamos su presencia a la mayor brevedad posible a nuestras Oficinas Centrales. Muy Atentamente. _____________________________________ Responsable del Departamento de Cobranza
Recibido por:____________________ Telfono:______________________ Fecha:_________________________

Nota: Puede realizar sus pagos en las Instituciones Financieras de su preferencia. Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le (s) rogamos aceptar nuestras disculpas. original: Empleador Cc: Asesora Legal Cc: Archivo

AVISO DE PAGO
Managua, _____de________del________ Seor (es): ___________________ Empleador: _____________________ Direccin _____________________ Att: Direccin Admtva Financiera. Estimados Seores: Por este medio le informamos que al Inactivarse su N. de Empleador ha quedado con un saldo al mes de __________ por valor de C$________ por concepto de aportaciones del 2% que ustedes tienen pendiente de pago con nuestra Institucin. Por lo que requerimos que en termino de tres (3) das a partir del recibo de la presente acuda a nuestras oficinas para solventar su adeudo. _____________________________________ Responsable del Departamento de Cobranza Recibido por__________________________ Telfono_____________________________ Fecha_______________________________ Nota: Puede realizar sus pagos en las Instituciones Financieras de su preferencia, y en Inatec Central Managua. Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le (s) rogamos aceptar nuestras disculpas. Original: Empleador Cc: Asesora Legal Cc: Archivo
INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA
Nombre de la forma Notificaciones Objetivo: Esta forma sirve para gestionar la recuperacin de la mora por aporte 2% que tienen los Empleadores a Nivel Nacional. Procedimiento Para uso de Notificar el adeudo a la fecha actual Origen Departamento de Cobranza. Elaboracin y Tantos A travs del Sistema Automatizado en original y dos (2) copias Distribucin Original: Empleador, Primera Copia: Encargado de Cobro Legal. Segunda Copia: Archivo Cobranza. Usuarios Personal Tcnico que gestionan la recuperacin de la Mora Tamao Carta. Elaboracin Forma que imprime el Sistema de Cobranza, sin prenumerar. Datos a Llenar Fecha Lo actualiza el Sistema Enviado Por Firma y Sello del Responsable de Cobranza del INATEC. Recibido por Firma de quien recibi el documento, fecha de recibido y # Telefnico del Empleador
Nota: Este Instructivo se utiliza para todas las Notificaciones de Cobro.

NOTIFICACION POR INCUMPLIMIENTO DE PAGO

Managua, _____de________del________ Empleador N: _________________ Razn Social:_________________________ Seor (es): ____________________ Nombre Comercial:_____________________ Direccin: _____________________ No. Patronal:__________Nmina:__________ Sirva la presente para informar a usted (s) que con fecha________ firmaron Convenio de pago por valor de C$__________ por aportaciones pendientes de pago, el cual cancelaran a un plazo de_________meses. Hemos verificado en nuestro control de convenios va Administrativa y han incumplido no cancelando las cuotas estipuladas y las facturas posteriores al convenio lo cual fue un compromiso de ustedes que adquirieron con nuestra Institucin. En dicho Convenio en la clusula cuarta dice: Si el Empleador incumple, las clusulas 2 y 3 el presente quedara sin efecto lo que ocasionar enfrentar un Juicio Ejecutivo y en el menor de los casos, volver a hacer otro convenio, aplicndole nuevos intereses, multas y otros de acuerdo a la Ley y el Reglamento del Recaudo del 2%. Cabe informar que su adeudo al mes de ________ del_________ es por la suma de C$____________. Con la absoluta confianza de una positiva respuesta a lo antes descrito le instamos a que se presente a solventar su situacin en el plazo de 72 horas o comunicarse al Depto. de Cobranza de INATEC. _____________________________________ Responsable del Departamento de Cobranza Recibido por______________________ Telfono_____________________ Fecha: ______________ Nota: Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le (s) rogamos aceptar nuestras disculpas. Original: Empleador Cc: Asesora Legal
Cc: Archivo
CONTRATO DE SERVICIO Nosotros__________________________ mayor de edad, casado, Licenciado en Administracin de Empresas, en representacin del Instituto Nacional Tecnolgico en su carcter de Director de Recursos Humanos y para los fines del presente contrato, que en adelante se denominara INATEC y el Dr. (a) _____________ mayor de edad, soltero (a), Abogado y Notario Pblico y del domicilio de Managua, que para los fines de este contrato se le llamar ABOGADO EJECUTOR hemos convenido celebrar el presente contrato por Servicios Profesionales, que se regir bajo las siguientes clusulas: PRIMERA: El Abogado Ejecutor se obliga ante INATEC a realizar eficientemente gestiones de carcter Extra Judicial ante los Empleadores aportantes del 2% a favor del Instituto Nacional Tecnolgico que tienen saldos morosos que le
adeudan a este mismo Instituto, a fin de que se recupere la totalidad del monto en debito. SEGUNDA: El Abogado Ejecutor efectuar todo arreglo de pago o convenio con la participacin directa del Encargado de Cobro Legal de INATEC, quien dar el visto bueno cuando se requiera de alguna toma de decisin fuera de los parmetros establecidos. TERCERA: El Abogado Ejecutor se obliga a recuperar el total de los saldos morosos a favor de INATEC conforme listado que se le asigne. CUARTA: El Abogado Ejecutor esta conciente que su gestin Administrativa o Extra Judicial en estos casos no termina hasta que no recupere el monto total de la deuda a favor de INATEC o cumplimiento del convenio. QUINTA: Siendo el presente contrato de carcter transitorio por Servicios Profesionales, queda entendido que por la misma naturaleza del trabajo, El Abogado Ejecutor no tendr derecho a las prestaciones invocadas por los artculos 42 y 45 del Cdigo del Trabajo de la Republica de Nicaragua, como tampoco gozar de pago de los das feriados ni sptimo da mencionado en los artculos. 64, 65 y 66 de este mismo Cdigo; por lo que no habr reclamo alguno en lo que a prestaciones sociales o indemnizaciones se refiere. SEXTA: Por la naturaleza de los servicios objeto de este contrato el Abogado Ejecutor no devengar un sueldo si no que se le remunerar en base a porcentajes dependiendo de los montos recuperados del total de la deuda en mora.
SEPTIMA: El INATEC est obligado a pagar al Abogado Ejecutor un ___% sobre las cantidades que el Empleador aportante del 2% efectu a favor de INATEC siempre y cuando el pago sea en efectivo. En caso de canje el porcentaje, que pagar INATEC ser de un ____% como mximo. OCTAVA: El Ejecutor puede cobrar sus honorarios legales hasta un 10% sobre el monto a recuperar, que lo pagar el Empleador aportante del 2%. Estos recargos legales tendrn que ser depositados junto con la prima del Convenio de pago, o con la totalidad del pago de la mora por parte del aportante a favor del INATEC, en la caja respectiva de este Instituto, o cualquier Institucin Bancaria a Nivel Nacional, todo de acuerdo al procedimiento establecido para tal efecto por la Direccin Financiera. NOVENA: Las compensaciones Legales del 1 al 10% que autoriza el INATEC, debern ser manejados por el Ejecutor de manera flexible con el aportante del 2%. DECIMA: El INATEC reconoce como honorarios legales devengados por el Ejecutor, el ___% que pagara directamente el INATEC, mas el recargo legal del 1 al 10% que pagara directamente a favor del Ejecutor el aportante del 2%, el que se desembolsara segn clusula Dcima Primera. DECIMA PRIMERA: El INATEC se compromete a desembolsar en su totalidad el porcentaje de recargo legal pagado por el aportante del 2% a favor del Ejecutor en caso de que se efectuara la cancelacin total del saldo en mora o pagara el deudor como mnimo un 30% en calidad de prima al realizarse el convenio de pago correspondiente, de lo contrario se har un desembolso equitativo al monto parcial recuperado.
DECIMA SEGUNDA: El Abogado Ejecutor se compromete a presentar los recibos de pago donde amorticen el adeudo los Empleadores ejecutados de su cartera asignada, con los cuales se proceder a la respectiva liquidacin de sus honorarios por el servicio profesional brindado al INATEC y conforme lo sealan las clusulas referentes a la forma de pago. DECIMA TERCERA: En relacin a pagos de honorarios y dems diligencias de carcter financiero se harn efectivas en el Departamento de Cobranza, con el visto bueno del Encargado del Cobro Legal de INATEC. DECIMA CUARTA: El Abogado Ejecutor se compromete a presentarse una vez al mes o cuantas veces se requiera, para efectos de comunicar al Encargado de Cobro Legal las gestiones realizadas y estado de los casos que le fueron asignado y brindar un informe escrito cuando sta lo requiera.
DECIMA QUINTA: Se da por terminado el presente Contrato por las siguientes
causales: _ Cierre o finiquito de los casos asignados. _ Renuncia expresada por escrito por parte del Abogado Ejecutor. _ Irregularidad en las actuaciones del Abogado Ejecutor. _ Incumplimiento en cualquiera de las causas contenidas en este documento. _ Incumplimiento en cualquier disposicin reglamentada del Instituto Nacional Tecnolgico (INATEC). Negligencia por parte del Abogado Ejecutor en su gestin administrativa para la recuperacin de los saldos morosos en cada uno de los casos asignados. DECIMA SEXTA: En el caso de rescisin del contrato por cualquiera de las partes y por cualquier causal, el INATEC esta obligado a hacerle al pago adeudado al Abogado Ejecutor, el que se regir de acuerdo a los pagos efectuados por el aportante del 2%. En caso de que el aportante no haya pagado la totalidad del convenio quedando pendientes otras cuotas, estas no se tomaran en cuenta al momento de la liquidacin de pago respectiva. nicamente la liquidacin recaer sobre el dinero recibido por la Caja correspondiente para los efectos, por lo que el Abogado Ejecutor tiene entendido al firmar el presente contrato que no puede hacer reclamo alguno mas all de lo estipulado en la presente clusula. DECIMA SPTIMA: El presente contrato de Servicios Profesionales ser por obra ejecutada y vence el treinta de enero del ao_____________. En fe de lo cual, firmamos el presente Contrato en dos tantos de un mismo tenor, en la ciudad de Managua, a los _____das del mes de ____________del ao____
___________________________ _____________________
Directora Recursos Humanos Abogado Ejecutor ____________________ Asesora Legal

ABOGADO Y NOTARIO PBLICO

NOTIFICACIN DE COBRO LEGAL
Managua,______ de______ del_______ Empleador:_________________________________ Seor (es):_________________________________ Direccin:__________________________________ Municipio:_______________________ Departamento:___________ Att: Gerente General. Estimados Seores: Por medio de la presente Notificacin le solicitamos presentarse al Departamento de Cobranza de INATEC para solventar su adeudo pendiente en un plazo de 72 horas hbiles para evitarse problemas judiciales. Le recomendamos que la Notificacin de Cobro tiene aparejada ejecucin de conformidad con el Arto. 1687 del Cdigo de Procedimiento Civil. Nuestros reportes muestran que al mes de_____________________ del_________tienen un saldo pendiente por valor de C$________ en su principal, sin incluir intereses moratorios, multas y honorarios legales, en caso de arreglo de pago, o cancelacin; todo en base a los Artos. 14 inc. Arto. 15 inc. B y Arto. 16 del Reglamento de Recaudo del aporte mensual, publicado en la Gaceta N 209 del 7/11/95. Muy Atentamente. Abogado Ejecutor: _____________________ Recibido por: _________________________ Telfono: _____________ Fecha:_______________________________ Nota: Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le rogamos aceptar nuestras disculpas por las molestias.
Original: Empleador Copia: Dpto. de Cobranza Copia: Expediente.

TELEGRAMA
Managua,______ de______ del_______ Empleador N :_________________________________ Seor (es):_________________________________ Direccin:__________________________________ Municipio:____________________ Departamento:_________________________ Att: Gerente General. Estimados Seores: El suscrito Abogado Ejecutor de INATEC, entreg a Ud. (s) Notificacin de Cobro Legal la cual no han atendido positivamente. Siendo el adeudo al mes de___________ del ao____ por valor de C$___________ en su principal, sin incluir intereses moratorios, multas y honorarios legales en caso de arreglo de pago o cancelacin. Por segunda vez le notificamos que en 48 horas se presente al Departamento de Cobranza de INATEC para cancelar lo adeudado. De no atender lo indicado pasaremos el caso a los Tribunales de Justicia donde formalizaremos nuestra demanda Ejecutiva de acuerdo al presente Requerimiento. Atentamente _____________________
Abogado Ejecutor Recibido por:__________________ Telfono:__________________ Fecha:_______________________ Nota: Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le rogamos aceptar nuestras disculpas por las molestias. Original: Empleador Copia: Dpto. de Cobranza Copia: Archivo.

ULTIMA NOTIFICACION DE COBRO LEGAL

Managua,______ de______ del_______ Empleador N.:_________________________________ Seor (es):_________________________________ Direccin:__________________________________ Municipio:____________________ Departamento:____________________ Att: Gerente General Estimados Seores: En varias ocasiones se le ha requerido la cancelacin de su adeudo por aporte de 2% pendiente de pago que su Empresa tiene con nuestra Institucin. Segn nuestros registros el adeudo acumulado al mes de ___________ del_______ es por el valor de C$_________ en su principal, sin incluir intereses moratorios, multas y honorarios legales, en caso de arreglo de pago o cancelacin; por lo cual le estamos enviando la Ultima Notificacin de Cobro Legal y le solicitamos presentarse al Departamento de Cobranza del INATEC para cancelar su adeudo pendiente en un plazo de 48 horas. De no ser atendido este requerimiento en el plazo sealado giraremos instrucciones para que sea ejecutado Judicialmente lo que le ocasionara molestias, recargos, multas e intereses, especficamente una tercera parte mas del monto adeudado. Muy atentamente. ___________________ Abogado Ejecutor Recibido Por____________________ Telfono:________________ Fecha: __________________ Nota: Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le rogamos aceptar nuestra disculpas. Original: Empleador
Copia: Dpto. de Cobranza Copia: Archivo


NOTIFICACION POR INCUMPLIMIENTO A CONVENIO DE PAGO

Managua,______ de______ del_______ Empleador N :____________________ Razn social:_______________________ Seor (es):______________________ Nombre comercial:_______________________ Direccin:_______________________ No. patronal:__________ Nmina:__________ Municipio:_______________________ Sirva la presente para informar a usted (s) que con fecha____ de ________ firmaron
convenio de pago por valor de C$______________ por aportaciones pendientes de pago, el cual cancelaran a un plazo de ________ meses. Hemos verificado en nuestro control de convenios va Legal y han incumplido no cancelando las cuotas estipuladas y las facturas posteriores al convenio lo cual fue un compromiso de ustedes que adquirieron con nuestra Institucin. En dicho convenio en la clusula cuarta dice: Si el Empleador incumple, las clusulas 2 y 3 el presente quedara sin efecto lo que ocasionara enfrentar un Juicio Ejecutivo y en el menor de los casos, volver a hacer otro convenio, aplicndole nuevos cargos, intereses, multas y otros de acuerdo a la Ley y al Reglamento del Recaudo del 2%. Cabe informar que su adeudo al mes de ___________del ao______es por la suma de C$___________________ Con la absoluta confianza de una positiva respuesta a lo antes descrito lo instamos a que se presente a solventar su situacin en un plazo de 72 horas o comunicarse al Depto. De Cobranza de INATEC. __________________________ Abogado Ejecutor Recibido por_________________ Telfono: ________________________ Fecha: _____________________ Nota: Si al recibo de la presente ya han realizado sus pagos, le rogamos aceptar nuestras disculpas. Copia: Dpto. de Cobranza Copia: Archivo
NOTICACION POR CHEQUE REBOTADO Managua, _________ de ________ de 20_______ No. Patronal: ________________ No. Nmina: _______________ Seor (es):____________________________________________________________ Direccin: _______________________________________________________________ Att: GERENCIA GENERAL Estimados Seores: Sirva la presente para informar a usted (es) que con fecha:_________________ emitieron Cheque No.____________ del Banco: ___________________________ por valor de C$ _______________________________________________________________ el cual fue rebotado por el Banco por el concepto de:___________________ _______________________________________________________________ Por lo que le requerimos que en el trmino de 3 das a partir del recibo de la presente acuda a reponer el valor del cheque ms los recargos lo cual totalizan un valor de C$ _______________________________________________________________, los cuales se detallan as: Valor Inicial del Cheque :C$ ___________________________________________________ + _____ % Multas :C$ ___________________________________________________ + 3% de Recargos :C$
___________________________________________________
Comisin Bancaria :C$ ___________________________________________________ TOTAL A PAGAR :C$ ___________________________________________________ Quedando a sus rdenes para atenderles y/o aclararles debidamente, le enviamos cordiales saludos. Empleador Representante Resp. Depto. Cobranza Telfonos: ________________ Fecha: __________________ NOTA: Puede realizar sus pagos en cualquier Banco de su preferencia a Nivel Nacional y en el Departamento de Tesorera de INATEC Central - Managua, ubicado en el Centro Cvico Modulo U planta baja
Original : Empleador Copia : Dpto. de Cobranza Copia : Asesora Legal Copia : Archivo.
CENTRO CVICO, MODULO R TELEFAX: 2544383- 2544379 MANAGUA, NICARAGUA, C.A

REPORTE DE DEBITO O CREDITO

Managua,_______de __________200____ COMPROBANTE No. _________________ Original : Empleador Original : Empleador Copia : Cobranza-INATEC Copia : Contabilidad-INATEC Copia : Archivo Elaborado Por Revisado Por Autorizado Por Cobranza Contabilidad Finanzas
REPORTE DE DEBITO O CREDITO

Managua,_______de______________200____ COMPROBANTE No. ______________ Original : Empleador Copia : Cobranza-INATEC Copia : Contabilidad-INATEC Copia : Archivo ______________ _________________ ______________ Elaborado Por Revisado Por Autorizado Por Cobranza Contabilidad Finanzas
No. Emp/No. Nom. Nombre del Empleador o Razn Social Mes de Aplicacin: Direccin Razonada Elaborado por:
Concepto Dbito Crdito Totales C$

No. Emp/No. Nom. Nombre del Empleador o Razn Social Mes de Aplicacin: Direccin Razonada Elaborado por: Concepto Dbito Crdito
Totales C$
INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO
INATEC
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre del Formato: Reporte de Crdito o Dbito Objetivo: Es un instrumento que se utiliza como comprobante para realizar ajustes por aplicacin de pagos o facturas no aplicadas en su oportunidad y que certifica que el Empleador hizo su abono correspondiente. Procedimiento: Recuperacin de mora del 2% Origen: Departamento de Cobranza. Elaboracin y Tantos: a travs del sistema automatizado en original y dos (2) copias Distribucin: Original; Empleador Primera copia: Departamento de Cobranza Segunda copia: Departamento de Contabilidad Usuarios: Personal Tcnico que gestiona el crdito o dbito. Tamao: Media carta Elaboracin: Forma Impresa del Sistema de Cobranza numeradas automticamente Datos a llenar Fecha: Fecha en que se realiza el Reporte Comprobante No.: Nmero consecutivo establecido por el Departamento de Cobranza Dependencia Solicitante: Nombre de Dependencia No. Empresa: Nmero de la empresa aportante que tiene establecido en la base de datos. Nombre del Empleador: Nombre del Empleador que representa a la Empresa
Mes de aplicacin: Mes al que se le aplica el dbito o crdito. Direccin Razonada: Anotar la direccin especifica de la ubicacin correcta de la Empresa. Elaborado por: Persona encargada de llenar todos los datos que especifica el Reporte de Dbito o crdito. Concepto: Monto de dinero efectivo que ser abonado o cargado al Empleador. Debito: Monto que ser aplicado como ajuste de factura o conciliacin de saldos. Crdito: Monto que ser reconocido como abono por canje, por ajuste de facturas o conciliacin de saldos. Totales C$: Monto total Reconocido como abono o cargo a cuenta del aportante del 2% por parte de la empresa, tanto en debito, como en Crdito. Elaborado por: Firma y sello de la persona que elabora el reporte de Dbito o de Crdito por parte del
Dpto. de Cobranza. Revisado por: Firma y sello de la persona que Revisa el reporte de Dbito o de Crdito por parte del Dpto. de Contabilidad. Autorizado por: Firma y sello de la persona que autoriza el reporte de Dbito o de Crdito por parte de la Direccin Financiera.

Manual de Normas y Procedimientos

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA

6.17. REPORTE DE DEBITO O CREDITO ___________________________39

Representante de Asesora Legal y un invitado segn el caso.

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC

CARTA DE PRESENTACION DEL DEBER PAGAR

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA

INSTITUTO NACIONAL TECNOLOGICO INATEC

PRIMERA NOTIFICACION DE PAGO

INSTITUTO NACIONAL TECNOLOGICO INATEC

INSTITUTO NACIONAL TECNOLOGICO INATEC

ULTIMA NOTIFICACIN DE PAGO

Recibido por:____________________ Telfono:______________________ Fecha:_________________________

INSTITUTO NACIONAL TECNOLOGICO INATEC

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO INATEC INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA

Nota: Este Instructivo se utiliza para todas las Notificaciones de Cobro.

NOTIFICACION POR INCUMPLIMIENTO DE PAGO

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DECIMA QUINTA: Se da por terminado el presente Contrato por las siguientes

Directora Recursos Humanos Abogado Ejecutor ____________________ Asesora Legal

ABOGADO Y NOTARIO PBLICO

NOTIFICACIN DE COBRO LEGAL

ABOGADO Y NOTARIO PBLICO

ABOGADO Y NOTARIO PBLICO

ULTIMA NOTIFICACION DE COBRO LEGAL

Copia: Dpto. de Cobranza Copia: Archivo

ABOGADO Y NOTARIO PBLICO

NOTIFICACION POR INCUMPLIMIENTO A CONVENIO DE PAGO

CENTRO CVICO, MODULO R TELEFAX: 2544383- 2544379 MANAGUA, NICARAGUA, C.A

REPORTE DE DEBITO O CREDITO

REPORTE DE DEBITO O CREDITO

Concepto Dbito Crdito Totales C$

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Recibido por: Telfono: Fecha:_______