Subiectul Nr.2 2.

Realizati o misiune de audit intern cu privire la ciclul VinzariIncasari pina la nivelul intocmirii matricei riscurilor si a raportului intermediar, inclusiv. Rezolvare:
Proceduri generale 1. Examinai jurnalele i fiierul sistematic, identificnd operaiunile i sumele neobinuite; 2. Examinai fiierul sistematic, identificnd creditrile diverse; 3. Calculai totalurile pe linii i coloane ale jurnalului ncasrilor i ale jurnalului vnzrilor i confruntai-le cu cartea mare; 4. Observai dac contabilul confer soldul contului bancar cu evidenele contabile interne; 5. Observai dac se folosete o andosare restrictiv pentru ncasri; 6. Observai dac situaiile recapitulative lunare sunt expediate clienilor; 7. Observai dac contabilul compar totalul fiierului sistematic cu contul de carte mare; 8. Examinai fiierul totalurilor pe pachete de date, identificnd iniialele angajatului responsabil de controlul datelor; 9. Examinai lista de preuri aprobate din fiierul sistematic al stocurilor, verificnd corectitudinea i autorizarea adecvat; Expedierea (livrarea) bunurilor 10. Verificai o poriune din succesiunea numeric a documentelor de livrare; 11. Confruntai documentele de livrare selectate cu jurnalul vnzrilor, pentru a confirma c fiecare dintre ele a fost inclus. Facturarea clienilor i nregistrarea vnzrilor n evidenele contabile 12. Verificai o poriune din succesiunea numeric a facturilor de vnzri din jurnalul vnzrilor; 13. Confruntai numerele de facturi de vnzare selectate din jurnalul vnzrilor cu: a) Fiierul sistematic al creanelor-clieni, verificnd suma, data i numrul facturii; b) Copia facturii de vnzare, verificnd suma total nregistrat n jurnal, data, numele clientului i clasificarea contului. Verificai preurile, nmulirile i nsumrile. Examinai documentele justificative, identificnd meniunea verificrii interne; c) Avizul de expediie, verificnd numele clientului, descrierea produselor, cantitatea i data; d) Copia ordinului de vnzare, verificnd numele clientului, descrierea produselor, cantitate, data i meniunea verificrii interne; e) Comanda clientului, verificnd numele clientului, descrierea produselor, cantitatea, dar i aprobarea creditrii. 14. Confruntai vnzrile nregistrate pornind de la jurnalul vnzrilor spre dosarul documentelor justificative, care cuprinde o copie a facturii de vnzare, avizul de expediie, a ordinului de vnzare i a comenzii clientului;

Prelucrarea ncasrilor i nregistrarea sumelor n evidenele contabile 15. Obinei o list preliminar a ncasrilor i confruntai sumele cu jurnalul ncasrilor, verificnd numele, sumele i datele; 16. Comparai lista preliminar a ncasrilor cu copia borderoului de vrsmnt, verificnd numele, sumele i datele. Confruntai totalul din jurnalul ncasrilor cu extrasul de cont bancar, verificnd ntrzierile n depozitare; 17. Examinai listele preliminare, verificnd clasificarea corect a conturilor; 18. ntocmii o justificare a ncasrilor; 19. Confruntai ncasrile nregistrate n jurnalul ncasrilor cu extrasul de cont bancar, verificnd datele i sumele depozitelor; 20. Confruntai nregistrrile selectate din jurnalul ncasrilor cu nregistrrile din fiierul sistematic al creanelor-clieni verificnd datele i sumele; 21. Confruntai creditrile selectate din fiierul sistematic al creanelor-clieni cu jurnalul ncasrilor,verificnd datele i sumele. Prezentarea SEBASTIAN S.R.L. SEBASTIAN S.R.L., a fost nfiinat n anul 1990 de asociatul unic, domnul Victor Mihu, ca o societate cu rspundere limitat i funcioneaz cu sediul principal n Bucureti avnd sucursale n Braov i Piteti. Activele societii au valoare de 18 593 798,3 lei calculate la data de 01.01.2009. Activitile se desfoar n: Bucureti: 8 700 mp teren i 2 400 mp construcii; Braov: Piteti: 1 000 mp teren i 1 860 mp construcii; 1 300 mp teren i 650 mp construcii.

Toate spaiile construite sau neconstruite sunt libere de sarcini i sunt proprietatea societii SEBASTIAN S.R.L. Capitalul social a fost majorat de la 100 lei n 1991, la 7 189 000 lei n prezent prin aportul exclusiv al domnului Preedinte Victot Mihu.

Activitatea firmei Societatea SEBASTIAN a desfurat de la nfiinare pn n prezent urmtoarele activiti, evoluia fiind ascendent, trecnd prin mai multe faze: 1990 activitate de taximetrie 1992 comercializare de autoturisme OLTCIT i activitatea de rent-a-car ale autoturismelor;

1993 primele vnzri cu plata ealonat de autoturisme OLTCIT; -se demareaz construcia sediului propriu n Bucureti; 1997 ncepe activitatea de vnzare a autoturismelor n sistem leasing; -demareaz activitatea de reparaii auto; -demareaz construcia sediului n Piteti; 1998 SEBASTIAN S.R.L. devine distribuitor autorizat al DAEWOO AUTOTURISME; -ncepe vnzarea de autoturisme DAEWOO cu plata n rate cu suport financiar propriu i bancar; -se definitiveaz sediul din Bucureti; 2000 se ncheie primele contracte n leasing-ul propriu, pentru autoturismele DAEWOO; 2002 acord finanri pentru toate tipurile de autoturisme; -leasing-ul devine principala activitate a firmei; -vnzarea de autoturisme DAEWOO este n continu cretere i se adaug i alte mrci de prestigiu n domeniul auto: BMW, MERCEDES, W, OPEL, LAND ROVER, SKODA, RENAULT, PEUGEOUT, MITSUBISHI, KIA, NISSAN. - se finalizeaz sediul din Pitesti; 2004 ponderea contractelor de leasing ncepe s fie deinut de utilaje i echipamente astfel: SEBASTIAN S.R.L. pred la chee fabrici de cherestea, de pine, de confecii, nclminte, utilaje de construcii (toat gama). -ncepe construcia sediului propriu n Braov; 2006 ncepe modernizarea sediului din Bucureti, nlarea cu trei etaje (metal i sticl) 2008 - ncepe o a doua investiie la Braov: sediu, service auto ultra modern; 2009 - la Piteti ncepe o alt investiie i anume: showroom, sal, capaciti de cazare. Atlierele auto ale societatii sunt aprovizionate de Registrul Auto Roman pentru desfasurarea activitatii curente cat si pentrui efectuarea de inspenctii tehnice periodice.

Recunoaterea activitii evolutive a societii a fost confirmat prin clasificri meritorii n Topul Firmelor ntocmit de Camera de Comer i Industrie a Romniei: 2002 locul IV n topul firmelor pe municipiul Bucureti; - locul V n Topul Naional al Firmelor; 2004 locul III n Topul Firmelor pe municipiul Bucureti; -locul III n Topul Naional al Firmelor; 2006 locul II n Topul Firmelor din municipiul Bucureti; 2008 locul II n Topul Naional al Firmelor; 2009 locul IV n Topul Firmelor din Bucureti (n domeniul comerului)

Pentru viitor se intenioneaz: 1. 2. Dezvoltarea cu preponderen a activitii de leasing; mbuntirea calitii serviciilor oferite clienilor prezeni i viitori; Datele Firmei Capitalul social: 24 112 000 lei la data subscrierii i vrsrii Nr. Reg. Com.: J40/775/1991 Codul fiscal: R1553653 Conturi Bancare: BCR Lipscani 2511.1-7/ROL BCITI 101005797000 BCR Braov 2511.31-115.2/ROL BRD Braov 25110096206218 BCR Piteti 2511.1-93.1/ROL BANCA TRANSILVANIA Piteti 2511000003501276 ABN AMRO BANK S.A. Piteti 264.10.01.00.648/ROL BANCA AGRICOL sucursala coordonatoare Arge 284670 BRD-GSG sucursala Arge 251100996026445

Adresele sediilor:

Bucureti: str. mpratul Traian, nr. 32, sector 4 Tel.: 021/332.28.52; 021/332.36.14; Fax: 092.154.049 E-mail: bucureti@sebastian.ro

Braov: str. Avram Iancu, nr. 36 Tel.: 0268/417.332 Fax: 0268/414.581 E-mail: braov@sebastian.ro

Piteti: Aleea Rzboieni, bl. 20, sc.A, parter Tel.: 0248/250.900; 0248/250.127 Fax: 092/154.047 E-mail: piteti@sebastian.ro

Descirerea etapelor n succesiunea logic Etapa 0: Zilnic, secretariatul marketing-vnzri are obligaia de a nscrie n programul SAM urmrire contacte de leasing ncasri zilnice pentru fiecare contract. n acest scop primete: De la compartimentul financiar-contabil, copii de pe extrasele de cont bancare; Informare, de la compartimentul financiar-contabil, privind sumele ncasate pentru leasing prin caseria sucursalei; Copii ale ordinelor de plat transmise prin fax de ctre utilizatori; Orice alte documente, se refer la ncasri pentru leasing ( proces-verbal de compensare, contracte barter etc.) numai cu aprobarea managerului de sucursal. Decadal, directorul marketing-vnzri al sucursalei efectueaz analiza ncasrilor la contractele de leasing, n acest scop folosind raportul Lista soldurilor la zi din macheta Urmrire contracte leasing. Managerul sucursalei mpreuna cu directorul de marketing-vnzri vor analiza pentru luna care a trecut Lista Soldurilor la Zi.

Etapa 1: n urma analizei zilnice, decadale i lunare se stabilete, de ctre Direcia marketing-vnzri, modul de desfacere a contractelor.

Etapa 2: Decadal se verific de ctre Direcia marketing-vnzri dac pentru contractele a cror desfacere nu este normal, exist excepii reprezentnd convenii scrise sau verbale cu utilizatorul. ATENTIE! Conveniile ncheiate cu utilizatorul se vor pstra obligatoriu la dosarul de leasing. De difuzarea acestora se va ocupa managerul, singurul n msur s adopte o asemenea convenie. Pentru conveniile verbale stabilite de manager, Direcia markering-vnzri va completa formularul Convenie Verbal i va solicita managerului confirmarea prin semnatur.

Etapa 3: Decadal se aduc la cunotin managerului conveniile cu utilizatorii, acesta efctund reglajele necesare n programul Urmrire contracte leasing.

Etapa 4: Zilnic, secretariatul marketing-vnzri al sucursalei completeaz formularul de ncasri zilnice conform informaiilor primite n Etapa 0 i l transmite electronic prin secretariatul sucursalei la secretariatul general cu destinaia Direcia marketing-vnzri SEBASTIAN S.R.L. Decadal, secretariatul marketing-vnzri al sucursalei completeaz formularul de raportare reglaje pe care l transmite electronic. Lunar, secretariatul marketing-vnzri al sucursalei completeaz formularul de raportare nchideri contracte.

Etapa5: Directorul marketing-vnzri analizeaz lunar termenele de nchidere ale contractelor i stabilete dac la termenele respective contractele s-au nchis normal prin ncasarea valorii totale a contractelor i a eventualelor penaliti. Dac un contract se nchide normal dispune secretariatului marketing-vnzri ntocmirea fiei de radiere. Dac la termenul de nchidere nu s-a ncasat valoarea contractului i eventualele penaliti, contractul se consider a se desfura anormal i se revine la Etapa 1.

Etapa 6: Se ntocmete de ctre secretariatul marketing-vnzri fia de radiere conform datelor din programul Urmrire contracte leasing

Etapa 7: Secretara marketing-vnzri se deplaseaz cu fia de radiere n scopul obinerii vizelor la: Compartimentul administrativ la inspectoratul de asigurri care se va nscrie dac sunt sau nu sume de ncasat de la utilizator; Compartimentul financiar-contabil care va certifica sumele nscrise n fia de radiere conform evidentelor contabile. Etapa 8: n situaia n care compartimentul ce verific i vizeaz fia de radiere au nscris n aceste eventuale debiete ale utilizatorului, direcia marketing-vnzri a sucursalei urmarete ncasarea acestora dup care supune din nou fia de radiere vizrii.

Etapa 9: Dac fia de radiere a obinut vizele, secretariatul marketing-vnzri solicit de la managerul de sucursal aprobarea pentru radiere.

Etapa 10: Dup ce fia de radiere a fost probat, se nmneaz la compartimentul financiar-contabiln vederea emiterii facturii de vnzare Compartimentul financiar-contabil are obligaia de a solicita avizul telefonic al Direciei financiar-contabile pentru emiterea facturii. Obligatoriu va nscrie n fia de radiere numrul i data facturii de vnzare i o va restitui Direciei marketing-vnzri.

Etapa 11: Direcia marketing-vnzri a sucursalei nu va primi de la compatimentul financiar contabil fia de radiere dect cu numrul facturii de vnzare nscris. Fia de radiere se anexeaz la dosarul de leasing. n acest moment va intiina compartimentul administrativ, respectiv inspectorul de asigurri i biroul nmatriculare, faptul c bunul respectiv poate fi radiat din proprietatea SEBASTIAN S.R.L. dar nu se va mai asigura de ctre firm. Direcia marketing-vnzri va pune la dipoziia acestora toate documentele necesare radierii. Dac este cazul compartimentului administrativ, va solicita de la intituiile n drept restituirea sumelor ce reprezint luni de asigurare neutilizate sau impozite i taxe achitate n plus fa de perioada n care bunul a fost proprietatea SEBASTIAN S.R.L. Compartimentul administrativ are obligaia de a radia bunul i programul SAM Evidena Patrimoniului dup ce a intrat n posesia documentelor ce atest radierea. Compartimentul administrativ documentele referitoare la radiere. nmneaz direciei marketing-vnzri

Etapa 12: Direcia marketing-vnzri ataeaz documentele referitoare la radiere i arhiveaz dosarul.

la

dosarul

de

leasind

Etapa 13: Dac din analizele efectuate rezult c un contract de leasing nu se desfoar normal, c pentru contractul respectiv nu exist excepii i c ncercrile de a se ncasa debitele nu au avut rezultate, managerul de sucursal va hotr rezilierea contractului care se va lua cel mai trziu la dou rate consecutive nencasate. Hotrrea de reziliere se va aduce la cunotin direciei marketing-vnzri a sucursalei i a compartimentului juridic.

Etapa 14: Direcia marketing-vnzri va completa, n urma hotrrii de reziliere, formularul Fia de reziliere i o va nmna managerului de sucursal mpreun cu dosarul de leasing.

Etapa 15: Managerul de sucursal verific dac fia de reziliere este corect ntocmit.

Etapa 16: Dac fia de reziliere este corect ntocmit, aceasta se va napoia direciei marketing-vnzri i se va difuza compartimentului juridic sau direciei din societate care a ncheiat cu un asigurator o asigurare de risc financiar. Compartimentul juridic va notifica utilizatorul despre rezilierea contractului i l va soma s achite debitul financiar. Direcia marketing-vnzri prin persoana desemnat, va completa biletele la ordin cu debitul financiar din fia de reziliere i le va nainta cu borderou compartimentului financiar-contabil, care le va introduce n banc pentru decontare.

Etapa 17: Compartimentul financiar-contabil introducerea biletelor la ordin neonorate.

va

urmri

ncasarea

sau

Biletele la ordin neonorate se predau cu borderou prin mesager la compartimentimentul juridic i extrasul de cont cu sume ncasate din biletele de ordin la direcia marketing-vnzri. Compartimentul juridic, prin persoana desemnat, va ntreprinde imediat toate demersurile necesare pentru investirea biletelor la ordin cu formula executorie.