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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

CONSORCIO UNIVERSITARIO CESAR VALLEJO Universidad Csar Vallejo TRUJILLO

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS C.I.S

MANUAL SISTEMA DE LOGSTICA

Trujillo, Septiembre del 2006

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NDICE 1. Proceso de Negocio 1.1..............................................................................................................................Defi nicin de la problemtica ............................................................................................04 1.2..............................................................................................................................Regl as de Negocio.............................................................................................................04 1.3..............................................................................................................................Mod elo General del Negocio..............................................................................................05 1.4..............................................................................................................................Defi nicin de Procedimientos............................................................................................06 2. Requerimiento y Anlisis 2.1 Modelo del Sistema ....................................................................................................07 2.2 Requerimientos Funcionales.......................................................................................08 2.3 Descripcin de Casos de Uso.....................................................................................08 3. Diseo del Sistema 3.1 Documentacin de Casos de Uso...............................................................................10 ..................................Emp adronamiento de Proveedores..............................................................................10 ...................................Cat alogo de Materiales..............................................................................................12 ...................................Ver Cotizacin.............................................................................................................14 ...................................Regi strar Clase............................................................................................................15 ...................................Regi strar Subclases.....................................................................................................16 ...................................Regi strar Unidad de Medida........................................................................................18 ...................................Regi strar Materiales.....................................................................................................19 ...................................Nue va Requisicin .....................................................................................................21 ...................................Aten der Requisiciones de Material...............................................................................22 ...................................List ar Requisiciones...................................................................................................24 ...................................Seg uimiento de Requisiciones....................................................................................25

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...................................Nue va Orden de Compra............................................................................................26 ...................................Gen erar Orden de Compra..........................................................................................28 ...................................Verif icar Orden de Compra..........................................................................................29 ...................................List ar Ordenes de Compra Atendidas.........................................................................31 ...................................Rec epcionar Orden de Compra..................................................................................32 ...................................Bus car Materiales.......................................................................................................33 ...................................Inve ntario de Materiales..............................................................................................34 ...................................Con sumo de Materiales..............................................................................................35

3.2 Modelo de Datos.........................................................................................................36


3.3 Documentacin de Base de Datos..............................................................................37 ...................................Tabl a: Clase................................................................................................................37 ...................................Tabl a: DocumentoContabilidad....................................................................................37 ...................................Tabl a: IngresoSalida....................................................................................................37 ...................................Tabl a: Materiales.........................................................................................................37 ...................................Tabl a: Materiales_IngresoSalida.................................................................................38 ...................................Tabl a: Materiales_OrdenCompra.................................................................................38 ...................................Tabl a: Materiales_Pedido............................................................................................39 ...................................Tabl a: OrdenCompra...................................................................................................39 ...................................Tabl a: Pedido..............................................................................................................40 ...................................Tabl a: Proveedor.........................................................................................................40

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...................................Tabl a: ProveedorMaterial............................................................................................41 ...................................Tabl a: Subclase...........................................................................................................41

............................Tabl
a: Unidad..............................................................................................................41 3.4 Documentacin del esquema de Seguridad................................................................41 3.4.1 Tipos de usuario y accesos............................................................................41

4. Construccin del Sistema 4.1 Arquitectura del Sistema.............................................................................................42 4.2 Modelo Fsico de Datos...............................................................................................42 5. Conclusiones y Recomendaciones

5.1 Conclusiones..............................................................................................................43 5.2 Recomendaciones......................................................................................................43

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DESARROLLA E IMPLENTACION DEL SISTEMA DE LOGISTICA. 1. PROCESO DE NEGOCIO 1.1 Definicin problemtica El rea de logstica esta encargada del proceso de planificar, llevar a la prctica y controlar el movimiento y almacenamiento de forma eficaz, con costos efectivos de los materiales requeridos por las reas de la Universidad. Abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente 1.2 Reglas de negocio 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Todos los materiales deben tener asignado una unidad de medida para compra y despacho. Los materiales tienen que ser clasificados por clase y subclase El cdigo que identifique al material tiene que se nico en toda la Universidad. El proceso logstico se inicia con un inventario inicial. Todos los materiales que en algn momento registraron stock, deben tener asignado un precio. Se considerar como proveedor a la misma Universidad, cuando se producen materiales en alguna de sus reas de produccin. La cantidad a pedir o comprar, se debe registrar en nmeros enteras, por lo tanto se debe tener bastante cuidado al momento de asignar la unidad de medida al material. 8. 9. 10. 11. Se deber realizar un inventario de existencias de materiales en almacn, antes de iniciar el periodo acadmico. Todo Adquisicin de materiales deber ser realizada a travs de una Orden de Compra. El encargado de logstica decidir la cantidad de materiales que se entregar en un pedido, reflejndose en la atencin total o parcial del pedido. En los casos que logstica determine necesario, el rea solicitante deber entregar el material en desuso.

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1.3 Modelado General del Negocio

Inv entario de Materiales Administrar Materiales Administrar Almacen Administrar Prov eedor Prov eedor Finanzas

Generar Documentos de Salida

Atender Pedido Almacenero

<<include>>

Generar Orden Compra <<include>> Jef e de Logistica

<<include>>

Elaborar Kardex

<<include>>

Atender Dev oluciones de Materiales Preparar Documentos Contable Area Verif icar Estado Materiales en Almacn Ingresar y /o v erif icar Materiales Comprados Contador

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1.4 Definicin de Procedimientos


A rea A sistente A lmacen Jefe Logistica Proveedor Finanzas Contabilidad

Elaborar Pedido

Atender Pedido

Evaluar Stock Producto [Stock= . ] [Stock> . ] Procesar Pedido Existe Proveedor [NO] [SI] Recepcionar Productos y Hoja de Salida Preparar Productos y Hoja Salida Actualizar Stock (-) Solicitar Cotizacion Recepcionar y Evaluar Cotizacion [NO OK] Atender Solicitud Generar Cotizacion Rechazar Cotizacion Registrar Datos del Proveedor Generar Lista de Productos Faltantes

Recepcionar lista de Pedido

[OK] Solicitar Aprobacion Orden de Compra Evaluar Orden de Compra [NO OK] [OK] Cancelar Orden de Compra Generar Orden de Compra Atender Orden de Compra Aprobar Orden de Compra

Ingresar y/o Verificar Materiales Comprados

Remitir Producto(s) y Documentos

Recepcionar y Almacenar Productos

Enviar los M ateriales a Almacen

Registrar Documentos

Actualizar Stock(+) Elaborar Kardex Realizar Inventario M ateriales

Remitir Documentos de Compra

Provicionar Pago

Realizar Conciliazacion Contable

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2. REQUERIMIENTOS Y ANLISIS

2.1 Modelado del Sistema


<<include>>

Finanzas

Nuev a Orden de Compra

Generar Orden de Compra

Nuev a Requisicion Verif icar Orden de Compra Area


<<include>> <<extend>>

Listar O/C Atendidas Jef e Logistica

Busqueda Materiales Listar Requisiciones

Empadronamiento Prov eedores

Ver Cotizacion Actualizar Catalogo de Productos

Atender Requisicion de Materiales

Recepcionar O/C

Registrar Clases Seguimiento de Requisiciones Almacenero

Registrar Sub-Clases Consumo Materiales Registrar Unidad Medida Inv entario Materiales Kardex Materiales Administrar Materiales

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2.2 Requerimientos Funcionales


a. Registrar Proveedores. Registrar Materiales por clases, subclases y unidad de medida. Registrar, realizar seguimiento y atender Generar rdenes de Compra Realizar toma de Inventario requisiciones de

b.
c. Materiales d. e.

f. Registrar ajustes de Inventario

g.
h.

Generar reportes de Kardex de materiales individual y por clases Generar reporte de consumo de materiales por intervalos de

fecha, centros de costo o clases. i. Generar reporte de stock de materiales j. Preparar documentos para el proceso contable k. Preparar informacin para el rea de finanzas

2.3 Descripcin de Casos de Uso a. Empadronamiento de Proveedores


El Caso de Uso puede ser iniciado por dos usuarios del sistema, el jefe de logstica o encargado de almacn, permite registrar, modificar, eliminar e imprimir datos de los proveedores. b. Ver Cotizaciones El Caso de Uso puede ser iniciado por dos usuarios del sistema, jefe de logstica o encargado de almacn, y muestra las cotizaciones ofrecidas por los proveedores registrados segn el material seleccionado.

c. Actualizar Catalogo de Materiales


A travs de este caso de de Uso el jefe de logstica o encargado de almacn, puede asignar, modificar, eliminar o imprimir los materiales por proveedor especifico, incluido el precio de venta por unidad del material.

d. Registrar Clases El caso de uso es iniciado por el usuario encargado de almacn y le permite crear, modificar, eliminar e imprimir Clases para una clasificacin general de nuestros materiales. e. Registrar Sub-Clases

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El caso de uso es iniciado por el usuario encargado de almacn y le permite crear, modificar, eliminar e imprimir Sub-Clases, que se utiliza para una agrupacin o clasificacin intermedia de todos los Materiales. f. Registrar Unidad de Medida Este caso de uso le permite al usuario encargado de almacn crear, modificar, eliminar e imprimir las unidades de medida de compra y utilizaran para el registro de los materiales. g. Administrar Materiales El Caso de Uso es iniciado por el usuario encargado de almacn, le proporciona la capacidad de crear, modificar, eliminar, consultar e imprimir informacin de los materiales necesarios para la atencin de los requerimientos realizados por todas las reas de la universidad. h. Nueva requisicin El Caso de Uso es iniciado por cualquiera de las reas de la universidad cuando requieren materiales, le proporciona la capacidad de crear, modificar, imprimir y eliminar requerimientos. despacho que se

i. Atender Requisiciones de Material


El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacn, le proporciona la capacidad de atender, modificar, anular e imprimir las requisiciones hechas por sus usuarios a reas de la universidad. j. Listar Requisiciones. Este Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacn y lista todos los pedidos realizados por el rea seleccionada, le proporciona la capacidad de modificar o imprimir el pedido seleccionado. k. Seguimiento de Requisiciones Este Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacn, le permite obtener un listado por intervalos de fecha, de los pedidos realizados por el rea seleccionada, mostrando el estado en el que se encuentran sus pedidos. l. Nueva Orden de Compra El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logstica y le proporciona la capacidad de Crear, Modificar, Anular e imprimir una Orden de Compra para los materiales que requiera. m. Generar Orden de Compra

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El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logstica y muestra una lista de todos los materiales que fueron solicitados y que no cuentan con un stock actual suficiente para su atencin, teniendo la alternativa de generar una Orden de Compra para los materiales seleccionados por el usuario. n. Verificar Orden de Compra El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logstica y muestra una lista de todas las rdenes que an no han sido aprobadas o recepcionadas por almacn, le proporciona la alternativa de anular la orden por completo, eliminar o modificar un detalle de material de toda la orden. o. Listar Ordenes de Compra Atendidas El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logstica y permite listar todas las rdenes que fueron atendidas por intervalos de fechas, rea y documento. estado del

p. Recepcionar Orden de Compra


El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacn y recepcionar, anular una orden de compra e imprimir un comprobante de ingreso de los materiales al rea. q. Bsqueda de Materiales El Caso de Uso es iniciado puede ser iniciado por el Jefe de Logstica o el encargado de almacn, le permite ubicar materiales segn los criterios de bsqueda establecidos por el usuario, como resultado se obtiene informacin general del material solicitado. r. Inventario de Materiales El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacn, le permite aperturar, cerrar o anular cuadre de inventario de los materiales registrados en el sistema. s. Consumo de Materiales El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacn y le permite obtener reportes de consumo por materiales, clases y reas, en el intervalo de fechas especificado. t. Kardex de Materiales El Caso de Uso es iniciado por el usuario encargado de almacn e interacta con el Jefe de Logstica y el Contador, cuando solicitan el movimiento de un material y le proporciona la capacidad de imprimir.

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3. DISEO DEL SISTEMA

3.1

Documentacin de Casos de Uso

Caso de uso: Empadronamiento de Proveedores

Jefe Logistica

Empadronamiento Proveedores

Almacenero

Precondiciones: Haber registrado datos de Ubicacin Geogrfica (Departamento, Provincia, Distrito). Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Proveedor (A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Proveedor (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Proveedor (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Proveedor (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Proveedores (A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Proveedor El sistema activa la ventana para ingreso de datos El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El usuario ingresa el RUC, Razn Social, Abreviatura, referencia numrica. El usuario selecciona datos de ubicacin geogrfica; departamento, provincia y distrito El usuario ingresa la direccin, nmero de telfono fijo y/o celular, adems del e_mail Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Proveedor - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Proveedor Seleccionar el proveedor en la lista disponible El sistema muestra la informacin del proveedor El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El sistema bloquea el RUC del Proveedor El usuario puede modificar informacin general o residencial del proveedor Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Proveedor - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Proveedor Seleccionar el proveedor en la lista disponible

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El sistema solicita confirmacin de la eliminacin del proveedor Si se confirma, el sistema elimina el proveedor (E-1), caso contrario la peticin
es cancelada. A-4: Guardar Proveedor El sistema valida la informacin ingresada (E-2) El sistema guarda la informacin ingresada A-5: Cancelar Registro El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Proveedores El sistema muestra una Pre-vista de todos los proveedores registrados ordenados alfabticamente. El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que el proveedor no tenga registrado documentos de compra, si es as se emite un mensaje y termina la ejecucin del Sub-Flujo. E-2: Si la actividad es Nuevo Proveedor se verifica que el RUC no se encuentre registrado, si existe se muestra el mensaje El RUC ya existe y se permite el reingreso del RUC. Prototipo:

Caso de uso: Actualizar Catalogo de Materiales

Jefe Logistica

Actualizar Catalogo de Materiales

Almacenero

Precondiciones: Haber registrado al Proveedor Haber registrado datos de los Materiales Flujo Principal:

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El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Cotizacin(A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Cotizacin (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Cotizacin (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Cotizacin (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Cotizacin (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Cotizacin (A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Cotizacin El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva cotizacin de materiales. El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El usuario selecciona el material a cotizar. El sistema muestra la Unidad de Compra y la fecha actual. El usuario ingresa el Precio ofrecido por el proveedor. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Cotizacin - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Cotizacin A-2: Modificar Cotizacin Seleccionar el material en la lista disponible El sistema muestra la informacin de la cotizacin ofrecida El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El sistema bloquea la descripcin del material El usuario puede modificar el precio por unidad y la fecha Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Proveedor - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Cotizacin Seleccionar el material en la lista disponible El sistema solicita confirmacin de la eliminacin del proveedor Si se confirma, el sistema elimina la cotizacin del material, caso contrario la peticin es cancelada. A-4: Guardar Cotizacin El sistema valida la informacin ingresada (E-1) El sistema guarda la informacin ingresada A-5: Cancelar Cotizacin El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Cotizacin El sistema muestra una Pre-vista de todos los materiales ofrecidos por el proveedor.

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El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: Si la actividad es Nueva Cotizacin se verifica que el material no se encuentre registrado para el proveedor, si existe se muestra el mensaje El Material ya existe y se permite cambiar el material.

Prototipo:

Caso de uso: Ver Cotizacin

Jefe Logistica

Ver Cotizacion

Almacenero

Precondiciones: Haber registrado los materiales a los proveedores almacenados en el sistema (precio por unidad). Flujo Principal: El sistema muestra una lista de los proveedores que ofertan el material seleccionado y muestra las actividades de Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un SubFlujo de Imprimir Cotizacin (A-1). b. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Imprimir Cotizacin El sistema muestra una Pre-vista de todos los proveedores que ofrecen el material seleccionado, incluyendo el precio y ultima fecha de actualizacin. El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Prototipo:

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Caso de uso: Registrar Clases

Almacenero

Registrar Clases

Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Clase(A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Clase (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Clase (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Clase (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Clases(A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Clase El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva clase. El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El sistema asigna el cdigo para la clase. El usuario ingresa la descripcin. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Clase - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Clase Seleccionar la clase en la lista disponible El sistema muestra la informacin de la clase El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El sistema bloquea el cdigo de la clase El usuario puede modificar la descripcin.

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Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Clase - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Clase Seleccionar la Clase en la lista disponible El sistema solicita confirmacin de la eliminacin. Si se confirma, el sistema elimina la clase (E-1), caso contrario la peticin es cancelada. A-4: Guardar Clase El sistema guarda la informacin ingresada A-5: Cancelar Registro El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Clases El sistema muestra una Pre-Vista de todas las clases registradas. El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que la clase no se tenga creadas ninguna Sub-Clase, si existe se muestra el mensaje La Clase no puede ser Eliminada y termina la ejecucin del Sub-Flujo. Prototipo:

Caso de uso: Registrar Subclases

Almacenero

Registrar Sub-Clases

Precondiciones: Haber creado Clases de materiales Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar,

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Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Subclase(A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Subclase (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Subclase (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Subclase (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Subclases(A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Subclase El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva Subclase. El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El sistema asigna el cdigo para la Subclase. El usuario ingresa la descripcin y selecciona la Clase a laque pertenece. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Subclase - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Subclase Seleccionar la Subclase en la lista disponible El sistema muestra la informacin de la Subclase El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El sistema bloquea el cdigo de la Subclase El usuario puede modificar la descripcin y/o clase. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Subclase - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Subclase Seleccionar la Subclase en la lista disponible El sistema solicita confirmacin de la eliminacin. Si se confirma, el sistema elimina la Subclase (E-1), caso contrario la peticin es cancelada. A-4: Guardar Subclase El sistema guarda la informacin ingresada A-5: Cancelar Registro El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Subclases El sistema muestra una Pre-Vista de todas las Subclase registradas. El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que la Subclase no se encuentre asignando en ningn material, si existe se muestra el mensaje La Subclase no puede ser

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Eliminada y termina la ejecucin del Sub-Flujo. Prototipo:

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Caso de uso: Registrar Unidad de Medida

Almacenero

Registrar Unidad Medida

Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Unidad de Medida (A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Unidad de Medida (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Unidad de Medida (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Unidad de Medida (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Unidades de Medidas (A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Unidad de Medida El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva Sub-Clase. El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El usuario ingresa la descripcin de la unidad de Medida de compra y despacho. El usuario ingresa el contenido en unidades equivalentes. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Unidad de Medida - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Unidad de Medida Seleccionar la Unidad de Medida en la lista disponible. El sistema muestra la informacin de la unidad de Medida. El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar. El sistema bloquea el cdigo de la unidad de medida. El usuario puede modificar la descripcin de unidad de compra, despacho y/o contenido. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Unidad de Compra - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Unidad de Medida Seleccionar la unidad de medida en la lista disponible El sistema solicita confirmacin de la eliminacin. Si se confirma, el sistema elimina la Unidad de Medida (E-1), caso contrario la peticin es cancelada. A-4: Guardar Unidad de Medida

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Si se esta ejecutando la actividad Nueva Unidad de Medida el sistema asigna un cdigo. El sistema guarda la informacin ingresada A-5: Cancelar Registro El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Unidades de Medidas El sistema muestra una Pre-Vista de todas las unidades de medidas registradas. El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que la Unidad de Medida no se encuentre asignado en ningn material, si existe se muestra el mensaje La Unidad de Medida no puede ser Eliminada y termina la ejecucin del Sub-Flujo. Prototipo:

Caso de uso: Administrar Materiales.

Almacenero

Administrar Materiales

Precondiciones: Haber registrado Clases, Sub-Clases y Unidades de Medida Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar, Consultar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Material (A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Material (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Material (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Material (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de

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Cancelar Registro (A-5).

f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de


Imprimir Materiales(A-6).

g. Si la actividad seleccionada es CONSULTAR, se ejecuta un Sub-Flujo h.


Consulta Material (A-7). Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin.

SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Material El sistema activa la ventana para ingreso de datos El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El usuario debe seleccionar la clase y sub-clase a la que pertenecer el nuevo material. El usuario selecciona datos de ubicacin geogrfica; departamento, provincia y distrito El usuario ingresa la descripcin y/o ubicacin El usuario selecciona la Unidad de Compra El sistema muestra la unidad de despacho y el contenido equivalente a la unidad de compra. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Material - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Material Seleccionar el producto en la lista disponible El sistema muestra la informacin del material El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar El sistema bloquea la unidad de compra. El usuario puede modificar la clase, sub-clase, descripcin y/o ubicacin. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad Aceptar se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Material - La actividad Cancelar se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Material Seleccionar el material en la lista disponible El sistema solicita confirmacin de la eliminacin del material Si se confirma, el sistema elimina el material (E-1), caso contrario la peticin es cancelada. A-4: Guardar Material Si se esta ejecutando la actividad Nuevo Material, el sistema asigna un cdigo. El sistema guarda la informacin ingresada A-5: Cancelar Material El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Materiales El sistema muestra una Pre-vista de todos los materiales registrados agrupados por Clase y Sub-Clase. El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows A-7: Consultar Material El usuario puede ingresar criterios de bsqueda como descripcin, clase y sub-clase.

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El sistema muestra una lista de todos los materiales que coinciden con los criterios de bsqueda. Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que el producto no registre movimientos ni en compras ni en requisiciones, si es as se emite un mensaje y termina la ejecucin del Sub-Flujo.

Prototipo:

Caso de uso: Nueva Requisicin

Area

Nueva Requisicion

Precondiciones: Haber registrado centros de costos y sus respectivos responsables Haber registrado Materiales incluyendo clases, sub-clases y unidades de medida Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Grabar, Cancelar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Requisicin (A-1) b. Si la actividad seleccionada es GRABAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Requisicin (A-2). c. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Requisicin (A-3). d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

SUB-FLUJOS A-1: Nueva Requisicin El sistema muestra el centro de costo y responsable del rea. El sistema muestra la fecha actual del sistema. El usuario puede ingresar la fecha del requerimiento. Por cada material requerido: - Seleccionar la actividad Agregar - El sistema activa la ventada para la seleccin de los materiales - El sistema activa las actividades de Aceptar y Cancelar - El usuario selecciona la clase, subclase y material - El sistema muestra la Unidad de Despacho y Precio Unitario referencial. - El usuario ingresa la Cantidad - Despus de Ingresado los datos del material el usuario selecciona: La Actividad Aceptar para agregar el material a la lista. La Actividad Cancelar para cancelar el ingreso del material a la lista. - El sistema muestra el subtotal de cada material El sistema brinda la posibilidad de modificar o eliminar algn material. El sistema muestra el total de la requisicin. El usuario puede ingresar alguna observacin. Para que la requisicin se concrete el usuario debe seleccionar la actividad Grabar y se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar Requisicin A-2: Guardar Requisicin El sistema guarda la informacin ingresada (E-1) El sistema asigna un cdigo a la requisicin. A-3: Imprimir Requisicin El sistema muestra una Pre-vista del la requisicin elaborada. El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que por lo menos exista un material solicitado, si no es as se emite un mensaje Verificar Informacin del Pedido y permite el ingreso de un material. Prototipo:

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Caso de uso: Atender Requisiciones de Material

Almacenero

Atender Requisicion de Materiales

Precondiciones: Haber registrado centros de costos y sus respectivos responsables Haber registrado Materiales incluyendo clases, sub-clases y unidades de medida Haber generado una requisicin de materiales Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Atender, Guardar, Anular, Cancelar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es ATENDER se ejecuta un Sub-Flujo de Atender Pedido (A-1) b. Si la actividad seleccionada es GUARDAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Pedido (A-2). c. Si la actividad seleccionada es ANULAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Pedido (A-3). d. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Atencin de Pedido (A-4). e. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Pedido (A-5). f. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Atender Pedido El sistema muestra por defecto los pedidos de todas las reas en el mes vigente y en estado de Requeridos El sistema permite realizar filtros por intervalo de fechas, reas y estado del pedido (Requeridos, Pendientes, Atendidos) El sistema muestra una lista de los pedidos segn los filtros establecidos por el usuario El usuario selecciona de la lista el pedido a atender. El sistema muestra los materiales solicitados ( datos generales del material y la cantidad solicitada) Por cada material solicitado: - El usuario puede modificar la cantidad (E-1) - El usuario puede despachar la cantidad (E-1) - El usuario puede establecer como material por Comprar. - El usuario puede anular el material solicitado El usuario ingresa el nombre de la persona que recibir los materiales. Terminado el ingreso de los datos el usuario selecciona: - La Actividad Guardar y se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar Requisicin - La Actividad Cancelar y se ejecuta el Sub-Flujo A-4: Cancelar Atencin de Pedido A-2: Guardar Pedido El sistema solicita confirmacin de la eliminacin del material El sistema guarda la informacin ingresada (E-2) El sistema asigna un cdigo de atencin de pedido.

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A-3: Anular Pedido El usuario establece los parmetros de filtrado de pedidos El sistema muestra los pedidos que coinciden con los parmetros de filtrado. El sistema solicita confirmacin de la eliminacin del material Si se confirma, el sistema elimina del pedido (E-3), caso contrario la peticin es cancelada. A-4: Cancelar Atencin de Pedido El sistema deshecha todos los cambios realizados A-5: Imprimir Pedido El sistema muestra una Pre-vista del pedido atendido El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows

Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que la cantidad ingresada no sea mayor al stock actual, si no es as se emite un mensaje y permite el reingreso de la cantidad. E-2: El sistema verifica que por lo menos exista un material atendido, si no es as se emite un mensaje y permite el ingreso de un material. E-3: El sistema verifica que el pedido no se encuentre en estado atendido, ni total ni parcialmente, si es as se emite un mensaje y termina el caso de uso. Prototipo:

Caso de uso: Listar Requisiciones

Almacenero

Listar Requisiciones

Precondiciones: Haber registrado centros de costos Haber definido los estados del pedido

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Listado (A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Pedido (A-2). c. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Pedido (A-3). d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Listado El sistema permite realizar filtros por centro de costo y estado del pedido (En Revisin o Aprobados) El sistema muestra una lista de los pedidos segn los filtros establecidos por el usuario Si el estado del pedido es En Revisin se activa la actividad Modificar y se ejecuta el Sub-Flujo Modificar Pedido (A-2). Si el estado del pedido es Aprobado se desactiva la actividad Modificar. A-2: Modificar Pedido El usuario selecciona el Pedido a Modificar Se ejecuta el caso de Uso Nueva Requisicin A-3: Imprimir Pedido El sistema muestra una Pre-vista del pedido seleccionado El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Prototipo:

Caso de uso: Seguimiento de Requisiciones

Almacenero

Seguimiento de Requisiciones

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Precondiciones: Haber registrado centros de costos Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Listado (A-1) b. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Pedido (A-2). c. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Listado El sistema permite realizar filtros por centro de costo e intervalos de fechas. El sistema muestra una lista de los pedidos segn los filtros establecidos por el usuario. A-2: Imprimir Pedido El sistema muestra una Pre-vista del pedido seleccionado El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Prototipo:

Caso de uso: Nueva Orden de Compra

Jefe Logistica

Nueva Orden de Compra

Finanzas

Precondiciones: Haber registrado centros de costos y responsable Haber registrado datos del proveedor.

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Haber establecido formas de pago. Haber establecido tipo de moneda. Haber registrado datos del material (Clase, sub-clase, unidad de medida) Haber definido estados de Orden de Compra

Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Guardar, Anular, Reportar, Plantilla y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Orden de Compra (A-1) b. Si la actividad seleccionada es GUARDAR se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Orden de Compra (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Orden de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es Reportar se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Orden de Compra (A-4) e. Si la actividad seleccionada es PLANTILLA, se ejecuta un Sub-Flujo de Plantilla de Orden de Compra (A-5). f. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Orden de Compra El sistema muestra la fecha actual El usuario selecciona el estado de la orden de compra El Usuario selecciona el centro de costo que realiza la Orden de Compra El sistema muestra el responsable del rea El usuario selecciona al proveedor El usuario selecciona la forma de pago y la moneda. Por cada Material a comprar: - El usuario selecciona la clase del material, subclase, y material - El sistema muestra la unidad de medida para compra - El usuario ingresa la cantidad y el precio de compra - El usuario selecciona la Actividad Agregar, para anexar el material a la lista de compras (E-1) - El sistema muestra el subtotal de cada material El sistema brinda la posibilidad de eliminar o modificar un detalle (material) de la lista. El sistema muestra el monto total de la Orden de Compra El usuario puede ingresar una observacin. Terminado el ingreso de datos el usuario puede seleccionar: - La actividad Guardar con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar Orden de Compra - La actividad Anular con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-3: Anular Orden de Compra A-2: Guardar Orden de Compra El sistema guarda la informacin ingresada (E-2) El sistema asigna un nmero de Orden de Compra. Es sistema establece el estado de la Orden A-3: Anular Orden de Compra Si la operacin se ejecuta despus de haber iniciado el Sub-Flujo Nueva Orden de Compra: El sistema solicita confirmacin de la cancelacin de la orden Si se confirma, el sistema cancelada la operacin.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

Si la operacin se ejecuta despus de haber seleccionado una orden en estado de Revisin: El sistema solicita confirmacin de la anulacin de la orden Si se confirma, el sistema anula la orden de compra. A-4: Imprimir Orden de Compra El sistema muestra una Pre-vista de la Orden de Compra El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows A-5: Plantilla de Orden de Compra El usuario ingresa el nmero de la Orden a buscar El sistema muestra informacin total de la orden de compra. El usuario puede ejecutar el Sub-Flujo A-1: Nueva Orden de Compra Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que se haya ingresado de la cantidad y del precio unitario, si no es as se emite un mensaje y permite el ingreso de la cantidad o Precio unitario. E-2: El sistema verifica que por lo menos exista un material ingresado, si no es as se emite un mensaje y permite el ingreso de un material.

Prototipo:

Caso de uso: Generar Orden de Compra

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

Jefe Logistica

Generar Orden de Compra

Precondiciones: Haber registrado un requerimiento de material Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Anular, Generar O/Compra y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Lista de Materiales (A-1) b. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Material requerido (A-2) c. Si la actividad seleccionada es Generar O/Compra se ejecuta un Sub-Flujo de Generar Orden de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nueva lista de Materiales El sistema muestra la lista de los materiales que fueron requeridos y que no fueron atendidos por no contar con un stock actual suficiente. El sistema muestra informacin general del material y el nmero de pedido donde fue requerido. A-3: Anular Material requerido El usuario selecciona el material(es) a anular El sistema solicita confirmacin de la anulacin del material requerido Si se confirma, el sistema elimina el material de la lista, caso contrario la peticin es cancelada. A-4: Generar Orden de Compra El usuario selecciona el material(es) a anular El sistema activa el caso de uso Nueva Orden de Compra Prototipo:

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Caso de uso: Verificar Orden de Compra

Jefe Logistica

Verificar Orden de Compra

Precondiciones: Haber registrado Orden de Compra Haber registrado datos del material Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Anular, Modificar, Eliminar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Lista de Ordenes de Compra(A-1) b. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Orden de Compra (A-2) c. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Orden de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Detalle de Orden de Compra (A-4) e. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nueva lista de Ordenes de Compra El sistema permite realizar filtrado por intervalos de fechas El usuario ingresa la fecha de inicio y fin para la bsqueda. El sistema muestra las ordenes que coinciden con los parmetros de bsqueda establecidos El sistema muestra los materiales solicitados en la Orden de Compra seleccionada. A-2: Anular Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra a anular El sistema solicita confirmacin de la anulacin Si se confirma, el sistema anula la Orden de Compra, caso contrario la peticin es cancelada. A-3: Modificar Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra a modificar El sistema muestra los materiales solicitados en la Orden de Compra. El usuario selecciona el material a modificar (E-1) El sistema muestra las Actividades de Aceptar y Cancelar El sistema muestra informacin general del Material El usuario ingresa la Cantidad a modificar Terminado el ingreso de los datos el usuario puede seleccionar : - Aceptar para almacenar el modificacin - Cancelar para no realizar ninguna modificacin A-4: Eliminar detalle de la Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra El sistema muestra los materiales solicitados en la Orden de Compra. El usuario selecciona el material a eliminar El sistema solicita confirmacin de la eliminacin del material Si se confirma, el sistema elimina el material de la orden (E-1), caso contrario

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

la peticin es cancelada. Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que la orden de Compra no se encuentre en estado Aprobado, si es as se emite un mensaje No se puede realizar cambios en una Orden de Compra Aprobada y cancela la operacin. Prototipo:

Caso de uso: Listar Ordenes de Compra Atendidas

Jefe Logistica

Listar O/C Atendidas

Precondiciones: Haber registrado los centros de costo Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Consultar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Lista de Ordenes de Compra(A-1) b. Si la actividad seleccionada es CONSULTAR se ejecuta un SubFlujo de Consultar Orden de Compra (A-2) c. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Ordenes de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

A-1: Nueva lista de Ordenes de Compra El sistema permite realizar filtrado por intervalos de fechas y centros de costo. El usuario ingresa la fecha de inicio y fin para la bsqueda. El sistema muestra las ordenes que coinciden con los parmetros de establecidos A-2: Consultar Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra El sistema muestra una Pre-vista de la Orden de Compra seleccionada El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows A-3: Imprimir Ordenes de Compra El sistema muestra una Pre-vista de todas las rdenes de Compra que se muestran en la lista. El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Prototipo:

Caso de uso: Recepcionar Orden de Compra

Almacenero

Recepcionar O/C

Precondiciones: Haber registrado centros de costos Haber generado una Orden de compra. Haber establecido tipos de documento. Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Grabar, Anular, Cancelar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Recepcin de Orden de Compra (A-1) b. Si la actividad seleccionada es GRABAR se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Recepcin de Orden de Compra (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

Anular Recepcin de Orden de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es CANCELAR se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Recepcin de Orden de Compra (A-4) e. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Nota de Ingreso (A-5) f. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Recepcin de Orden de Compra El sistema muestra una lista de todas las ordenes de compra que se encuentran pendientes para su atencin El usuario selecciona la orden de compra a recepcionar. El sistema muestra el detalle de la orden de compra Por cada material el usuario: - Selecciona el producto a recepcionar - El sistema muestra una ficha con los datos del material, datos del proveedor - El usuario puede modificar la cantidad (E-1) - El usuario puede modificar el precio. - El usuario selecciona el tipo de documento - El usuario ingresa el numero de documento (E-2) - El usuario puede seleccionar la actividad Aceptar para registrar el ingreso del material o Cancelar para no realizar ningn cambio en el material. - Por cada material el sistema muestra un subtotal del material El sistema le brinda la posibilidad de modificar cualquier detalle. Terminado el ingreso de datos el usuario puede seleccionar: - La actividad Guardar con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar la recepcin de la Orden de Compra - La actividad Cancelar con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-4: Cancelar la recepcin de la Orden de Compra A-2: Guardar recepcin de la Orden de Compra El sistema solicita confirmacin Si se confirma, el sistema guarda la informacin ingresada (E-3), caso contrario cancela la operacin A-3: Anular Recepcin de Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra. El sistema solicita confirmacin de la anulacin de la orden Si se confirma, el sistema anula la Orden (E-4), caso contrario se cancelada la operacin. A-4: Cancelar la Recepcin de Orden de Compra El sistema deshecha todos los cambios realizados A-5: Imprimir Nota de Ingreso de la Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra. El sistema muestra una Pre-vista de la Orden de Compra El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Flujo alternativo o de Excepcin: E-1: El sistema verifica que la cantidad ingresada no sea mayor a la cantidad solicitada, si no es as se emite un mensaje y permite el reingreso de la cantidad.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

E-2: El sistema verifica la existencia del nmero del documento por, si existe el
sistema emite un mensaje de Sugerencia. E-3: El sistema verifica que por lo menos exista un material recepcionado, si no es as se emite un mensaje y permite la recepcin de un material. E-4: El sistema verifica el estado de la Orden si no se encuentra en estado atendido, se cancela la operacin. Prototipo:

Caso de uso: Buscar Materiales

Jefe Logistica

Busqueda Materiales

Precondiciones: Haber establecido tipos de filtrado, clases y subclases Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Consultar y Salir a. Si la actividad seleccionada es CONSULTAR se ejecuta un Sub-Flujo de Consultar Material (A-1) b. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Consultar Material El sistema permite establecer filtros por descripcin, clases y subclase El usuario establece los parmetros de bsqueda El sistema muestra los materiales que coinciden con los parmetros de bsqueda. Prototipo:

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

Caso de uso: Inventario de Materiales

Almacenero

Inventario Materiales

Precondiciones: Haber registrado los datos de los materiales Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Aperturar, Cerrar, Anular Cuadre de Inventario y Salir a. Si la actividad seleccionada es APERTURAR se ejecuta un Sub-Flujo de Aperturar Cuadre de Inventario (A-1) b. Si la actividad seleccionada es CERRAR se ejecuta un Sub-Flujo de Cerrar Cuadre de Inventario (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Cuadre de Inventario (A-3) d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Aperturar Cuadre de Inventario El sistema muestra la fecha actual El sistema solicita confirmacin de la operacin El sistema muestra todos los materiales registrados (descripcin, unidad de despacho y stock actual. El sistema permite ubicar materiales por descripcin o clases. Por cada material se ingresa la cantidad encontrada en el alamacen Despus de ingresado los datos el sistema le permite realzar: - La actividad Cerrar con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Cerrar cuadre de Inventario - La actividad Anular con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-3: Anular Cuadre de Inventario A-2: Cerrar Cuadre de Inventario El sistema solicita confirmacin de la operacin Si la confirma la operacin, se actualiza el stock del material, caso contrario se cancela la operacin y se contina en estado de apertura de inventario.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

A-3: Anular Cuadre de Inventario El sistema solicita confirmacin de la operacin Si la confirma la operacin, se cancela el cuadre de inventario, caso contrario se continua en estado de apertura de inventario Prototipo:

Caso de uso: Consumo de Materiales

Almacenero

Consumo Materiales

Precondiciones: Haber registrado los centros de costo Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Listado de consumo de Materiales (A-1) b. Si la actividad seleccionada es Imprimir se ejecuta un Sub-Flujo de Cerrar Imprimir Consumo de Materiales (A-2) c. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecucin de la opcin. SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Listado de consumo de Materiales El sistema permite establecer filtrados por intervalos de fechas: - Consumo por Materiales general - Consumo por Materiales Agrupados por Centro de Costo y Clase - Consumo por Materiales Agrupados por Clase y Centro de Costo - Consumo de Materiales por Centro de Costo El usuario establece los parmetros para el filtrado. Despus de establecido los parmetros de filtrado el usuario puede ejecutar la actividad Imprimir con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Imprimir Consumo de Materiales

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

A-5: Imprimir Consumo de Materiales El sistema muestra una Pre-vista del consumo de materiales El usuario selecciona la opcin imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresin de Windows Prototipo:

3.2

Modelo de datos

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

3.3

Documentacin de Base de Datos

Tabla Nombre: Clase Tabla Comentario: Categora que se utilizar para el Catlogo de materiales
Columna Clase Descripcion activof Tipo Dato char(2) varchar(40) char(1) Null Option IDENTITY NOT NULL NOT NULL Comentario Cdigo que identifica a la clase Nombre de la Clase Tipo de Material: S: Suministro I: Activo Fijo Is PK Yes No Is FK No Default

'S'

Tabla Nombre: DocumentoContabilidad Tabla Comentario: Registro de los documentos contables que son utilizados
Columna Documento Contabilidad Descripcion Abreviatura corto Tipo Dato char(2) varchar(100) varchar(50) char(3) Null Option IDENTITY NOT NULL NOT NULL NOT NULL Comentario Cdigo del Documento Contable Nombre completo del documento Nombre corto del Documento Descripcin ms corta del documento contable Is PK Yes No Is FK No Default

Tabla Nombre: IngresoSalida Tabla Comentario: Registro de datos generales de los Ingresos y Salidas de Materiales
Columna Pedido Fecha Obs IngresoSalida OrdenCompra Movimiento Tipo Dato int datetime varchar(10) int int char(1) Null Option IDENTITY NOT NULL NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL Comentario Nmero del Pedido de Materiales Fecha en que se realiza el Documento Informacin referencial para el movimiento Numero correlativo del movimiento Nmero de la Orden de Compra Tipo de Movimiento: I: Ingreso S: Salida Is PK No Is FK Yes No Default

Yes No

Yes No

Tabla Nombre: Materiales Tabla Comentario: Registro de Materiales ofrecidos por el rea
Columna Materiales Clase Subclase Ubicacion Descripcion Tipo Tipo Dato int Char(2) Char(2) varchar(12) varchar(40) char(1) Null Option IDENTITY NOT NULL NOT NULL NULL NOT NULL NOT NULL Comentario Cdigo del Material almacenado Cdigo de la Clase a la que pertenece Cdigo de la SubClase a la que pertenece Ubicacin fsica en almacn Nombre del Material Tipo de Material: S: Suministro StockActual Stock Sobrante StockMinimo Precio PrecioCosto Unidad manejo cap Cuenta flagprecio numeric(12,2) numeric(12,2) numeric(12,2) float float smallint bit int char(1) NOT NULL NULL NULL NULL NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL I: Activo Fijo Cantidad actual en lmacen Cantidad Adicional en lmacen Cantidad mnima que debe haber en almacn por material Precio Promedio de Costo del Material Precio de Costo Promedio Cdigo de la Unidad de Medida 0 Is PK Yes No No Is FK No Yes Yes No Default

Yes No

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA promedio alias

char(9)

NULL

Cdigo concatenado: Cdigo Clase + "-" + Cdigo Material

Tabla Nombre: Materiales_IngresoSalida Tabla Comentario: Registro de los materiales que ingresan y salen de almacn
Columna
IngresoSalida

Materiales Cantidad Precio Preciocosto

Tipo Dato int Int numeric(12,2) float float

Null Option IDENTITY IDENTITY NULL NULL NULL

Comentario Numero Correlativo del Movimiento Cdigo del material Cantidad asignada para el movimiento Precio promedio que tiene el material en ese momento Precio de costo promedio con el que se encuentra registrado el material a la fecha del movimiento Estado del Material: 0:Anulado 1:Activo

Is PK Yes Yes No

Is FK Yes Yes No

Default

Activo

bit

NOT NULL

estadito

char(1)

NULL

Tabla Nombre: Materiales_OrdenCompra Tabla Comentario: Materiales por comprar/comprados


Columna OrdenCompra Materiales PrecioCompra CantCompra CantReal Tipo Dato int int numeric(12,2) numeric(12,2) numeric(12,2) Null Option IDENTITY IDENTITY NOT NULL NOT NULL NULL Comentario Nmero de Orden de Compra Cdigo del material a comprar Precio de compra Cantidad solicitada en la compra Cantidad recepcionada, esta puede ser menor igual a la RUC Estado char(11) char(1) NOT NULL NULL cantidad real RUC de l proveedor Estado del Material en la Orden de Compra NULL= Generado A=Atendido C=Cancelado Numero Documento Documento Contabilidad char(2) NOT NULL varchar(20) NOT NULL P=Pendiente Numero del documento esta debe incluir serie y numero del documento Cdigo del documento Contable con el que se recepciona el material (factura, boleta, etc) No No Yes Is PK Yes Yes No No Is FK Yes Yes No No Default

Tabla Nombre: Materiales_Pedido Tabla Comentario: Registro de Materiales pedidos por las reas
Columna Materiales Pedido FechaAtendidoA FechaAtendidoP CantSolicitada CantAtendida CantRequerida Tipo Dato int int datetime datetime numeric(12,2) numeric(12,2) numeric(12,2) Null Option IDENTITY IDENTITY NULL NULL NOT NULL NULL NULL Comentario Cdigo del Material pedido Nmero del Pedido Fecha de atencin del Pedido Fecha de solicitud de Material Cantidad solicitada para su compra Cantidad atendida en logstica Cantidad requerida por el rea Is PK Yes Yes No Is FK Yes Yes No Default

No No

No No

Tabla Nombre: OrdenCompra

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

Tabla Comentario: Registro de los datos generales de la Orden de Compra


Columna OrdenCompra Observacion Tipo Pedido Fecha Estado Tipo Dato int char(255) char(1) int datetime char(1) Null Option IDENTITY NULL NOT NULL NULL NOT NULL NOT NULL Comentario Nmero de la Orden de Compra Informacin referencial para la Orden de Compra Tipo de la Orden de Compra S: Suministro Nmero del Pedido Fecha en la que se genero la Orden de Compra Estado de la Orden de Compra. C: Cancelado A: Atendido R: Revisin proveedor FechAtencion CentroCosto SysWorkstation char(11) datetime char(6) char(40) NOT NULL NULL NULL NOT NULL P: Pendiente RUC del proveedor Fecha de recepcion de la orden de compra Codigo del Centro de Costo al cual sera cargado la Orden de Compra Identificador del Nombre de la Estacin de Trabajo desde donde SysUser SysDate varchar(40) datetime NOT NULL NOT NULL se genero la orden Nombre del usuario que genero la Orden Fecha actual del servidor cuando se genero la Orden de Compra Yes No No Yes No Is PK Yes Is FK Default

S'

Tabla Nombre: Pedido Tabla Comentario: Registro de datos generales del pedido realizado por el rea
Columna Pedido Observaciones Procesado CentroCosto Receptor Estado Tipo Dato int varchar(200) bit char(6) varchar(100) char(1) Null Option IDENTITY NULL NOT NULL NOT NULL NULL NOT NULL Comentario Nmero del Pedido Informacin referencial para el pedido Estado de Procesamiento de la Orden Cdigo del Centro de Costo al cual se le asigna el pedido Nombre de la persona a la que se le entrega el pedido Estado del Pedido: R: Requerido C: Cancelado Tipo Char(1) NOT NULL A: Atendido Tipo del Pedio: S: Suministro FechaPedido FechaRequerido sysworkstation sysuser sysdate datetime datetime varchar(50) varchar(50) datetime NOT NULL NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL I: Activo Fijo Fecha en que se genera el Pedido Fecha propuesta para la atencin del pedido Nombre de la estacin de trabajo desde donde se realizo el pedido Nombre del usuario del sistema que realizo el pedido Fecha actual del servidor cuando se realiza el pedido No No No 0 Is PK Yes Is FK Default

Tabla Nombre: Proveedor

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

Tabla Comentario: Registro de los datos de nuestro Proveedores


Columna RUC Descripcion Abreviatura Referencia Numerica Departamento Provincia Distrito Urbanizacion Direccion Telefono Celular Email Tipo Dato char(11) varchar(80) varchar(50) numeric(9,2) char(2) char(2) char(2) varchar(100) varchar(40) char(10) char(7) varchar(100) Null Option IDENTITY NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL NULL NULL NULL Comentario RUC del proveedor Razn Social del Proveedor Descripcin corta del Proveedor Numero de referencia Cdigo del Departamento al que pertenece Cdigo del la Provincia a la que pertenece Cdigo del Distrito al que pertenece Nombre de la Urbanizacin Direccin del Proveedor Nmero de Telfono Fijo Nmero de Telfono mvil Correo electrnico Is PK Yes No Is FK Default

0 '13' '01'

Tabla Nombre: ProveedorMaterial Tabla Comentario: Registro de los materiales ofrecidos por Proveedor y su respectiva cotizacin
Columna materiales proveedor precio fecha Tipo Dato int char(11) decimal(12,2) datetime Null Option IDENTITY IDENTITY NOT NULL NOT NULL Comentario Cdigo del material RUC del proveedor Cotizacin ofrecida por el proveedor Fecha del ultimo registro del precio Is PK Yes Yes No Is FK Yes Yes No Default

Tabla Nombre: Subclase Tabla Comentario: Categora que se utilizar para el Catlogo de materiales en un nivel intermedio
Columna Clase Subclase Descripcion Tipo Dato Char(2) Char(2) varchar(40) Null Option IDENTITY IDENTITY NOT NULL Comentario Cdigo de la Clase Cdigo de la SubClase Nombre de la subclase Is PK Yes Yes Is FK Yes No Default

Tabla Nombre: Unidad Tabla Comentario: Registro de las Unidades de Medida que se utilizar para las compras y despacho de Materiales
Columna Unidad descripcion desDespacho contenido Tipo Dato smallint varchar(30) varchar(30) Int Null Option IDENTITY NOT NULL NOT NULL NOT NULL Comentario Cdigo de la Unidad de medida Descripcin de la Unidad de compra Descripcin de la Unidad de Despacho Cantidad equivalente entre la unidad de Despacho y la Unidad de Compra 1 Is PK Yes No Is FK No Default

3.4

Documentacin del Esquema de Seguridad

3.4.1 Tipos de Usuario y Accesos


Administrador. Este rol de usuario esta dirigido al personal administrativo cuya funcin es administrar logstica y almacn. El sistema proporciona acceso total a todos los usuarios que tenga asignado el rol.

Supervisor. Este rol esta dirigido a los Usuarios perecientes a las reas de contabilidad y finanzas para realizar aprobaciones de Orden es de Compra y monitorear las el movimiento de los materiales en el rea de Logstica:

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

Digitador. El rol digitador esta dirigido hacia el personal de apoyo que labora en el rea de Logstica. El sistema solo permite a los usuarios que tienen asignado este rol, realizar las siguientes opciones: Atender Requisicin. Recepcionar Orden de Compra Registrar Clases, SubClases, Unidad de Medida Registrar Materiales Consultar Pedidos Consultar Ordenes de Compra Consultar consumos por Materiales, Clases y Centros de Costo. 4. Construccin del sistema
4.1

Arquitectura del Sistema


Verificar Acces os
<<INI>> <<EXE>>

aSys tem

Logistica NET Yaesta


<<Application>>

<<Application>>

LogisticaNET.VBP

LogisticaNET.vb

<<Application>>

MDIPrincipal.frm

<<Application>>

frmMateriales.frm

<<Application>>

<<Application>>

frmGenerarPedido.frm

frmGenerarO/C.frm

4.2

Modelo fsico de datos

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

- 44 -

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGSTICA

5. Conclusiones y Recomendaciones
5.1 Conclusiones logstica, entre las que podemos mencionar: Registro de materiales, clasificacin por clases y subclases, atenciones los pedidos, rdenes de compra, realizar inventario, generar Kardex individual y valorizado, realizar consultas de consumo por intervalos de fecha y centros de costo. 5.2 Recomendaciones comprender el manual de usuario del sistema. El usuario debe crear un adecuado catalogo de materiales que le facilite la administracin del mismo.

El sistema permite gestionar adecuadamente las operaciones bsicas del rea de

Para un adecuado uso y optimizar los procesos esenciales el usuario debe leer y

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

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