5 ALIANZA FONDO PARA LA ACCION AMBIENTAL CORPORACIONES AUTONOMAS REGIONALES

COORDINACION GENERAL: MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL

TERMINOS DE REFERENCIA PARA ACOMPAAMIENTO

APLICABLE A PROPUESTAS DE REFORESTACION PROTECTORA DE MICROCUENCAS ABASTECEDORAS DE AGUA 2003

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INDICE
Introduccin La alianza FPAA CAR El objeto Concepto de acompaamiento El punto de partida Ajuste de las propuestas aprobadas Los indicadores Firma del contrato con el beneficiario El acompaamiento Acompaamiento legal, administrativo, financiero, presupuestal y contable Conclusiones y recomendaciones

Anexos: Formatos para la presentacin de informes a la alianza FPAA-CAR Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato 01: Informacin bsica del proyecto 02: Resumen de avance del proyecto 03: Presupuesto 04: Cronograma 05: Matriz de costos del proyecto 06: Calificacin del nivel de avance 07: Soporte escrito de la calificacin 08: Indicadores - Metas

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INTRODUCCION El presente documento contiene la informacin bsica requerida para el acompaamiento en la ejecucin de proyectos de reforestacin protectora de microcuencas abastecedoras de agua, priorizadas por las Corporaciones, presentadas en el marco de la convocatoria regional dirigida, desarrollada por la Alianza Fondo para la Accin Ambiental Corporaciones Autnomas Regionales. El documento incorpora en primer lugar una descripcin de las entidades convocantes; su origen, objetivos y administracin. Contina precisando el objeto de los trminos de referencia y desarrolla el concepto de acompaamiento que debe ser aplicado, la importancia de los indicadores referidos a la participacin comunitaria, educacin ambiental, fortalecimiento institucional y de la capacidad de gestin de la comunidad involucrada, as como al impacto del proyecto en aspectos ambientales, sociales, econmicos e institucionales, A continuacin se especifican los informes requeridos, su periodicidad, contenido e instrumentos de apoyo, tanto en la relacin de la entidad ejecutora con la Unidad Tcnica como de sta con la Alianza Fondo para la Accin Ambiental Corporaciones Autnomas Regionales. Por la importancia que reviste, se presenta un captulo especial para el acompaamiento legal, administrativo, financiero, presupuestal y contable. El documento culmina con un captulo de conclusiones y recomendaciones. El anexo muestra 8 formatos que deben seguirse rigurosamente por las Unidades Tcnicas por cuanto condensan la informacin bsica requerida para la supervisin y control de avances y resultado final de un proyecto. Es importante aclarar que siendo este un documento suficiente para iniciar el acompaamiento, su construccin definitiva esta prevista en un perodo de dos aos, razn por la cual sern de gran utilidad las recomendaciones y sugerencias que los interesados consideren pertinentes. LA ALIANZA FPAA - CAR El Fondo para la Accin Ambiental tiene como objeto promover las actividades destinadas a preservar, proteger o manejar los recursos naturales y biolgicos de la Repblica de Colombia de manera sostenible y econmicamente viable, y al mismo tiempo, fomentar la supervivencia y el desarrollo de la niez dentro de una concepcin de desarrollo sostenible. Tiene su origen en el Acuerdo bilateral suscrito
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entre los gobiernos de los Estados Unidos de Amrica y de la Repblica de Colombia, mediante el cual se destinan recursos financieros provenientes de una operacin de cambio de deuda por naturaleza. El Consejo se encuentra compuesto por ocho miembros, de los cuales cinco son representantes de la Sociedad Civil y tres de los gobiernos firmantes. Por su parte, las CAR son entes corporativos de carcter pblico, creados por ley, que por sus caractersticas constituyen geogrficamente un mismo ecosistema, dotadas de autonoma administrativa y financiera y patrimonio propio, encargados de administrar el medio ambiente y los recursos naturales renovables y propender por el desarrollo sostenible, de conformidad con las disposiciones legales y polticas del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. La Alianza FPAA-CAR rene esfuerzos y recursos en favor del medio ambiente colombiano. EL OBJETO El objeto es entregar a las organizaciones responsables de la ejecucin de proyectos ambientales financiados por la Alianza FPAACAR y a las Unidades Tcnicas, elementos conceptuales, criterios, orientaciones, metodologa, procedimientos e instrumentos de soporte, para realizar el oportuno y efectivo acompaamiento a dichos proyectos. CONCEPTO DE ACOMPAAMIENTO Se entiende por acompaamiento la labor encomendada por la Alianza FPAA-CAR a una Unidad Tcnica de apoyo, para realizar el monitoreo, seguimiento y evaluacin a la ejecucin de un proyecto por parte de la organizacin responsable de la administracin y operacin del mismo. Dentro de la ms estricta sujecin a las normas legales aplicables y enmarcado en el rigor tcnico propio de un proyecto ambiental, la funcin de acompaamiento, debe superar el concepto tradicional de auditaje o fiscalizacin externa, para convertirse en el mejor socio del proyecto, que sin convertirse en coejecutor, permita la oportuna y efectiva asesora a los directos responsables de su administracin y ejecucin, garantizando el logro de los objetivos y en consecuencia el xito del proyecto. El acompaamiento incorpora el compromiso de velar por el fortalecimiento institucional de la organizacin ejecutora, la transparencia y efectividad en el manejo financiero, la pertinencia de la metodologa aplicada, el cumplimiento del cronograma y el rigor tcnico en el desarrollo de los componentes ambientales. Es importante tener en cuenta que la labor de acompaamiento debe enfrentarse desde diferentes pticas, porque lo concerniente al manejo financiero, presupuestal

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y contable, exige particularidades diferentes al acompaamiento relativo al fortalecimiento institucional o a la participacin comunitaria. EL PUNTO DE PARTIDA Ajuste de las propuestas aprobadas El punto de partida tiene relacin directa con la metodologa de planeacin por objetivos utilizada por la Alianza FPAA-CAR para la presentacin de propuestas, que consiste en la precisin de un objetivo general y la identificacin de aquellos objetivos especficos, que de ser cumplidos, generan el cumplimiento del objetivo general. En el mismo sentido, cada objetivo especfico estar cumplido cuando las metas definidas se cumplan y a su vez, cada meta estar cumplida cuando las actividades relacionadas se cumplan. Lo anterior conlleva la verificacin obligada, durante las diferentes fases de ejecucin de un proyecto, de la precisin, coherencia, pertinencia y aptitud para medir cada objetivo, meta y actividad, de tal manera que se garantice la aplicacin oportuna de un presupuesto lgico y la posibilidad real de cumplimiento. De ser necesario, debe ajustarse una propuesta y desarrollar la matriz que permita verificar lo antes dicho. Con el objetivo general perfeccionado (conjuntamente con la organizacin ejecutora), se sugiere definir el menor nmero posible, pero suficiente, de objetivos especficos, metas y actividades. La recomendacin es concentrarse en las actividades, porque ellas permitirn cumplir las metas y los objetivos. En consecuencia, es prioritario tener la identificacin concreta de cada actividad, el tiempo de inicio y culminacin (previsto en el cronograma), el costo (incorporado en el presupuesto), el responsable de su ejecucin y el medio de verificacin, factores todos sobre los cuales recaer el principal esfuerzo de la organizacin ejecutora y de la Unidad Tcnica de apoyo. Los objetivos y las metas deben ser objeto permanente de supervisin, en el sentido de confrontar la coherencia y pertinencia de las actividades en relacin con el impacto individual y de conjunto, para garantizar el xito del proyecto. Teniendo clara la tarea respecto a las especificidades del proyecto, es necesario abocar el acompaamiento relativo a las siguientes generalidades, obligatorias en cada proyecto, por la significativa importancia que revisten. Estas son: La participacin comunitaria La educacin ambiental El fortalecimiento institucional y de la capacidad de gestin de la comunidad involucrada.

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La buena ejecucin de los tres componentes sealados, garantiza la sostenibilidad del proyecto. La rigurosidad en la puesta a punto de una propuesta, facilita la ejecucin y hace ms productivo el acompaamiento. En conclusin, toda puesta a punto supone: Contacto con el beneficiario Recopilacin de documentacin complementaria (soportes de contrapartidas, contratos, convenios y avales interinstitucionales y comunitarios, entre otros) Visita de campo (conocimiento del equipo ejecutor, de las autoridades locales e instituciones y grupos vinculados. Reconocimiento del rea de influencia y el entorno del proyecto) Ajustes requeridos al proyecto Listado de metas esperadas Determinacin de indicadores aplicables Versin definitiva de la matriz detallada del proyecto Plan de trabajo Informe al Fondo sobre la puesta a punto del proyecto

IMPORTANTE VERIFICAR: 1. 2. La exactitud de la valoracin de la contrapartida y la garanta del aporte ofrecido. Las calidades y capacidad del equipo ejecutor; el tiempo de dedicacin al proyecto y la ausencia de inhabilidades.

LOS INDICADORES El impacto general del proyecto, sus objetivos, metas y actividades, deben ser claramente medibles, lo cual se logra mediante indicadores precisos. La verificacin de cumplimiento a travs de indicadores apropiados, reduce sustancialmente la subjetividad, permite generar reportes consolidados para comprobar las bondades de un proyecto y visualizar resultados agregados. A continuacin se presentan los principales indicadores de cada uno de los componentes obligados de un proyecto, teniendo en cuenta tres condiciones bsicas: Sencillos Confiables Suficientes

INDICADORES SOBRE PARTICIPACION COMUNITARIA 1. 2. Grado de participacin en la ejecucin del proyecto Grado de empoderamiento-compromiso con el proyecto
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3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Grado de capacidad para identificar problemas y soluciones Grado de capacidad de gestin y ejecucin Grado de cumplimiento de compromisos adquiridos Grado de participacin en eventos Grado de conocimiento y valoracin ambiental Grado de participacin como veedores pblicos Grado de capacidad para transferir conocimientos Grado de ejercicio de buenos hbitos y comportamientos ambientales Grado de liderazgo comunitario

INDICADORES SOBRE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Grado de compromiso con el proyecto Grado de organizacin y capacidad para desarrollar el proyecto Grado de participacin en las decisiones Grado de adaptabilidad a los cambios Grado de rigurosidad y transparencia en el manejo financiero Grado de cumplimiento y ajuste al cronograma Grado de calidad del trabajo desarrollado Grado de articulacin del proyecto a procesos locales Grado de liderazgo y credibilidad Grado de solidez institucional

INDICADORES SOBRE EDUCACION AMBIENTAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nmero de personas capacitadas Nmero de procesos de educacin implementados Nmero de planteles educativos vinculados Nmero de grupos ambientales creados Nmero y calidad de documentos y/o audiovisuales publicados y distribuidos Nmero de eventos realizados

INDICADORES SOBRE IMPACTO DEL PROYECTO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Nmero de empleos permanentes generados Nmero de empleos temporales generados Nmero de beneficiarios directos Nmero de beneficiarios indirectos Nmero de nacimientos de agua protegidos Nmero de hectreas de espejos de agua protegidos Nmero de acueductos beneficiados Nmero de hectreas de bosque protegido Nmero de rboles plantados Nmero de viveros creados Nmero de bancos de germoplasma creados Nmero de kilmetros de cercas vivas establecidos
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13. Nmero de hectreas aisladas y en recuperacin natural 14. Nmero de hectreas en proteccin de bosques naturales y/o rastrojos Como puede notarse, los indicadores slo muestran dos opciones de calificacin; la numrica que no requiere explicacin y la gradual en la que se sugiere asignar un porcentaje en funcin del grado de cumplimiento. FIRMA DEL CONTRATO CON EL BENEFICIARIO Una vez concluida la puesta a punto de una propuesta, debe remitirse al Fondo para la Accin Ambiental una comunicacin firmada conjuntamente por la organizacin beneficiaria y la Unidad Tcnica, en la cual se manifieste ese hecho y la disposicin de iniciar la ejecucin una vez recibido el primer desembolso. A dicha comunicacin debe agregarse la matriz de costos del proyecto, ajustada, (formato 5) y una relacin de las metas a cumplir, con lo cual se especifica el impacto esperado del proyecto (formato 8). No sobra recordar que las metas deben ser evidentemente medibles. (Ejemplo, Nmero de empleos permanentes generados, nmero de hectreas de bosque protegidas, grado de compromiso comunitario). Debe agregarse el formato 1-informacin bsica del proyecto. La Unidad Tcnica debe verificar que el diligenciamiento del contrato haya atendido estrictamente las condiciones de viabilidad jurdica que garanticen la validez del mismo, la validez de las plizas del seguros exigidas, verificar el nmero de desembolsos (mnimo 4) y precisin en el monto de los mismos dentro de los porcentajes correspondientes (mximo el 30% para el primero y mnimo el 10% para el ltimo). Una vez recibido el contrato debidamente firmado y con los originales de las plizas exigidas anexas, y una certificacin bancaria sobre la apertura de una cuenta corriente para uso exclusivo del proyecto apoyado por la Alianza FPAA-CAR, el Fondo ordenar el giro del primer desembolso, momento en el cual la Unidad Tcnica, a la mayor brevedad, proceder a la firma del Acta de Iniciacin Proyecto, documento que debe contener: El objeto del proyecto El plazo El valor aportado por la Alianza FPAA-CAR El monto de la contrapartida La entidad ejecutora La Unidad Tcnica de Acompaamiento La fecha de iniciacin La fecha de terminacin

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El ejecutor debe comenzar actividades en la fecha acordada en el Acta de Iniciacin del Proyecto y las fechas de control sern referenciadas con respecto a la fecha de iniciacin (informes peridicos, visitas, desembolsos, liquidacin, etc.) EL ACOMPAAMIENTO El acompaamiento se inicia en la fecha prevista en el Acta de Iniciacin del Proyecto y presenta dos vas de informacin que deben mantenerse, una entre la Unidad Tcnica y la entidad ejecutora y otra entre la Unidad Tcnica y el Fondo para la Accin Ambiental. Informes bimensuales: La entidad ejecutora debe presentar informes bimensuales a la Unidad Tcnica, la cual debe validarlos o entregar, si las hubiere, observaciones al ejecutor. Visitas de control: La Unidad Tcnica debe realizar visitas de control separadas por periodos de cuatro meses, con la participacin de la entidad ejecutora, comunidad e instituciones involucradas. Informe de visita: La Unidad Tcnica debe remitir al Fondo un informe posterior a la visita que incluya, control del avance del proyecto y observaciones sobre su desarrollo, diligenciado en los formatos (8) previstos para el efecto ver anexo 1. Autorizacin de desembolso: La entidad ejecutora debe presentar a la Unidad Tcnica un plan de manejo del desembolso correspondiente, ajustado segn la matriz del proyecto y los controles de avance. La Unidad Tcnica solicitar al FPAA el desembolso una vez avale el plan de manejo con la prueba de ejecucin del 80% del desembolso anterior. Informe final: La entidad ejecutora presentar a la Unidad Tcnica un informe final conformado por un balance del proyecto que muestre la lnea de base o punto de partida, los indicadores utilizados, las metas alcanzadas, el detalle de la inversin realizada y el impacto general del proyecto. Este informe revisado y validado por la Unidad Tcnica ser la base del informe final que sta le presente al Fondo, diligenciado en los 8 formatos anexos. Acta de liquidacin: La entidad ejecutora, la Unidad Tcnica y la alianza FPAA CAR suscribirn un Acta de Liquidacin donde conste el cumplimiento a satisfaccin de los objetivos del proyecto. informacin que debe remitir la unidad tcnica a la alianza FPAA CAR: La alianza FPAA CAR para fines de control de su inversin y de gestin de las Unidades Tcnicas y de las entidades ejecutoras requerir el envo de la siguiente documentacin:
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Para la firma del contrato: Comunicacin conjunta (Ejecutor y Unidad Tcnica) sobre puesta a punto del proyecto. Informacin bsica del proyecto formato 01 Matriz ajustada del proyecto formato 05 Indicadores - metas (logros o resultados) verificables una vez culmine el proyecto formato 08 Contrato firmado y plizas exigidas

PARA LA EJECUCION Acta de iniciacin del proyecto Informes cuatrimestrales de avance formatos preestablecidos anexos Autorizacin de desembolsos con soportes de avance (cuando no coincida con el informe cuatrimestral) Informe final de cumplimiento del proyecto Acta de liquidacin del proyecto Copia original del proyecto

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ACOMPAAMIENTO LEGAL, ADMINISTRATIVO, FINANCIERO, PRESUPUESTAL Y CONTABLE 1) ASPECTOS LEGALES Nombre de la entidad: Existencia y representacin legal: Duracin: Representante legal titular: Organos de direccin y control: Revisor(a) Fiscal: 2) POLTICAS Y PRACTICAS CONTABLES UTILIZADAS 2.1) Libros de contabilidad. De conformidad con lo establecido en el artculo 125 del decreto reglamentario 2649/93, las organizaciones ejecutoras de los proyectos deben llevar como mnimo los siguientes libros: Libro diario: Se registran en orden cronolgico todas las operaciones en forma individual o por resmenes globales no superiores a un mes. Mayor y balances: Establece mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito. Para las entidades sin nimo de lucro, tendrn el carcter de obligatorios los libros mayor y balances y diario o en su defecto el libro de cuentas y razn. Decreto 2500/86, artculo 2. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma que se garantice su autenticidad e integridad (sin enmendaduras). Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Registro de libros: Se deben registrar en blanco ante autoridad o entidad competente (Cmara de Comercio o DIAN) del lugar donde funcione el ente econmico. La inscripcin podr solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un trmino especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirn efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripcin. Artculo 29 del Cdigo de Comercio. Para efectos contables, las operaciones deben registrarse en los libros a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Para efectos fiscales, habr sancin cuando entre las fechas de las ltimas operaciones registradas en los libros, y el ltimo da del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicin, existan ms de cuatro (4) meses de atraso. Estatuto Tributario, artculo 654.

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2.2) Libro de actas. Las decisiones de los rganos de direccin y control deben consignarse en los libros de actas. Al respecto el artculo 131 de Decreto 2649/93 dispone: Los entes econmicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus rganos de direccin, administracin y control, distinguiendo cada acta con el nombre del rgano que se rene, con enumeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos. 2.3) Las normas contenidas en el decreto reglamentario 2649/93 debern ser aplicadas por todas las personas que por ley estn obligadas a llevar contabilidad. Su utilizacin es necesaria para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. Las entidades sin nimo de lucro, debern llevar libros de contabilidad. 2.4) Las organizaciones sociales no estn obligadas a llevar el Plan Unico de Cuentas para Comerciantes (PUC) aunque la prctica comercial va haciendo cada vez ms comn su uso. Para la administracin y control del proyecto, si la contabilidad se lleva por medio electrnico, se debe crear un centro de costo independiente de otros para el registro de las operaciones, de tal forma que proporcione la informacin necesaria para la elaboracin de informes y dems. Si el registro de las operaciones se hace manualmente, la entidad debe tener un libro auxiliar separado para el proyecto, que permita conocer las transacciones realizadas y suministre la informacin para la elaboracin de los informes y reportes requeridos. 2.5) Los soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno (contratos) o externo (facturas, cuentas de cobro o documento equivalente), debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos y conservarse archivados en orden cronolgico, de tal manera que sea posible su verificacin. Comprobantes de contabilidad: Se preparan con fundamento en los soportes, por cualquier medio (electrnico o manual) y en idioma castellano. Deben ser enumerados consecutivamente indicando la fecha de elaboracin y las personas que intervinieron en su preparacin y aprobacin. Se debe mostrar adems la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones, al igual que las cuentas afectadas con el registro. La descripcin de cuentas y transacciones puede efectuarse con palabras, cdigos, o smbolos numricos. En tal caso, se deber disponer del listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan; (Plan de cuentas). Para que la factura (expedida en original) justifique adecuadamente las transacciones realizadas por la entidad, debe cumplir los siguientes requisitos:
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a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o quien presta el servicio. Apellidos y nombre o razn social del adquiriente (comprador) de los bienes o servicios. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operacin. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Se consideran documentos equivalentes a la factura los siguientes: Las boletas de ingreso a salas de exhibicin cinematogrficas. La factura electrnica. Los tiquetes de pasajeros. Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantas. Los recibos que se expidan por la prestacin de servicios pblicos.

De todas maneras, debe observarse que los soportes, cualquiera que fuere su procedencia, deben contener, en lo posible el lleno de todos los requisitos, o en su defecto, como mnimo, los siguientes consignados en numeral 3 del artculo 6 del decreto 1165 de 1996, as : Nombre o razn social de quien presta el servicio y su NIT. Numeracin consecutiva. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica del servicio. Valor de la operacin.

Es muy importante que los documentos (soportes) que respaldan las operaciones estn a nombre de la entidad ejecutora del proyecto; no deben ser fax, ni cotizaciones y no deben estar enmendados ni deteriorados (rotos, sucios, etc.) Informacin del NIT (nmero de identificacin tributaria) en facturas y dems documentos. En las facturas, membretes de la correspondencia, recibos y dems documentos de toda empresa y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza, que reciba pagos en razn de su objeto, actividad o profesin,
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deber imprimirse o indicarse, junto con el nombre del empresario o profesional, el correspondiente nmero de identificacin tributaria. 2.6) Principio de causacin. Qu es? Es reconocer los hechos econmicos en el perodo en el cual se realizan y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. Ejemplo, los honorarios del mes de agosto/03 por $1.500.000 pagados en septiembre/03. Registro contable de causacin en agosto/03: Gastos honorarios....................................................................... $ 1.500.000 Retencin en la fuente por honorarios (10%)................................ $ (150.000) Honorarios por pagar................................................................... $ (1.350.000) Registro contable del pago en septiembre/03: Honorarios por pagar................................................................... $ 1.350.000 Bancos....................................................................................... $ (1.350.000) 2.7) Autorizacin del gasto. Dentro de la estructura operativa de las organizaciones debe identificarse el (los) funcionario(s) responsable(s) de la aprobacin de gastos (por cuantas) y revisin de los soportes, teniendo en cuenta los requisitos mencionados en el numeral 2.5 de esta gua. Sustento presupuestal. Cada gasto (en concepto y valor) que se cargue al proyecto, debe estar contenido en el presupuesto aprobado. 2.8) Evaluacin econmica del presupuesto. Es una herramienta de gran valor toda vez que permite conocer la evolucin en la ejecucin del proyecto, ya que compara el presupuesto aprobado con los gastos realizados en una fecha determinada. Tambin facilita atender y corregir las sub-ejecuciones o sobreejecuciones, precisando las razones o circunstancias que las generaron. 2.9) Contabilizacin de las transferencias recibidas. Los recursos recibidos del FPAA y dems entidades de cooperacin representan para la entidad una obligacin (pasivo) en la medida en que son dineros con destinacin especfica que deben utilizarse de acuerdo con lo convenido en el contrato firmado. En este contexto las organizaciones deben contabilizar las transferencias y/o traslados del FPAA como un ingreso (proyecto en ejecucin) y restar de all los gastos que se van efectuando con cargo al proyecto, de tal manera que siempre sea posible conocer el saldo pendiente de ejecucin y su justificacin en caja, bancos o inversiones. 2.10) Excedente y/o dficit del ao anterior. En cumplimiento de lo establecido por el Decreto 124/97, el beneficio neto o excedente estar exento del impuesto sobre la renta y complementarios en la parte que cumpla alguna de las condiciones siguientes:
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a.

Se destine dentro del ao siguiente al de su obtencin, al desarrollo directo o indirecto a las actividades propias de su objeto social (salud, educacin formal, cultura, deporte aficionado, investigacin cientfica o tecnolgica, ecologa y proteccin ambiental o a programas de desarrollo social, siempre y cuando las mismas sean de inters general y que a ellas tengan acceso la comunidad), o a programas que por su naturaleza y magnitud implique que su ejecucin debe realizarse en plazos superiores a un ao. Que parte del excedente o beneficio neto se destine a constituir asignaciones permanentes para capitalizarse, con el objeto de que su producto posibilite el mantenimiento o desarrollo permanente de alguna de las actividades sealadas en los artculos 19 y 359 del Estatuto Tributario, tales como educacin, salud, cultura.... El beneficio neto o excedente podra constituirse como ingreso gravado con la tarifa del 20% cuando se presenten las siguientes situaciones: Cuando el beneficio neto no se destine a los fines previstos en el literal a. Cuando a pesar de haberse destinado a los fines del literal a. no se haya ejecutado

b.

c.

Para los efectos de la exencin del beneficio neto o excedente, la entidad deber aprobar en la Asamblea General u rgano directivo que haga sus veces, la destinacin de dicho beneficio o excedente. Cuando el resultado sea dficit, este constituir una prdida del ejercicio, la cual podr compensarse con los beneficios netos o excedentes de perodos siguientes.

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2.11) LISTA DE CHEQUEO PREGUNTA SI La entidad tiene registrado el libro Mayor y Balances? La entidad tiene registrado el libro Diario? La entidad tiene registrados los libros de actas? Los libros estn actualizados? Practic la depreciacin y ajustes por inflacin? La estructura del plan contable y centros de costos se ajusta a los requerimientos de informacin de las entidades de vigilancia y control, agencias de cooperacin y necesidades internas? Los documentos contables renen caractersticas adecuadas en su diseo, prenumeracin, e identificacin de la entidad? El procesamiento de las operaciones se hace manualmente o a travs de un software contable? Se practica el sistema de causacin? Todas las operaciones estn autorizadas por el ordenador del gasto y debidamente soportadas? Todo gasto tiene sustento presupuestal? Se hace evaluacin econmica del presupuesto cuatrimestralmente? Las transferencias para los programas en ejecucin se contabilizan como un pasivo, trasladando mensualmente al ingreso el acumulado de los gastos en este perodo? Al excedente y/o dficit del perodo fiscal anterior se le dio el tratamiento indicado en el numeral 2.10? NO COMENTARIOS

3. CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS 3.1) Agentes retenedores del impuesto de renta y complementarios.

Son agentes de retencin o percepcin, las entidades de derecho pblico, los fondos de inversin, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilacin e invalidez, los consorcios y uniones temporales, las comunidades organizadas y las dems personas naturales o jurdicas, sucesiones ilquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposicin legal, efectuar la retencin o percepcin del tributo correspondiente.

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A continuacin se transcribe los conceptos de retencin ms utilizados. Las bases y tarifas tienen vigencia hasta el 31 de diciembre del ao 2003. Concepto Sujeto *Persona natural Honorarios Servicios en general Servicio de vigilancia Arrendamiento diferente a bienes races Arrendamiento de bienes races Compras en general Compra combustible de Persona jurdica Beneficiario pago o abono cuenta Beneficiario pago o abono cuenta Beneficiario pago o abono cuenta Beneficiario pago o abono cuenta Beneficiario pago o abono cuenta Beneficiario pago o abono cuenta Beneficiario pago o abono cuenta Beneficiario pago o abono cuenta Beneficiario pago o abono cuenta del en del en del en Base sometida 100% del pago o abono en cuenta 100% del pago o abono en cuenta 100% del pago o abono en cuenta que sea $66.000 o ms. 100% del pago o abono en cuenta que sea $66.000 o ms. 100% del pago o abono en cuenta. o abono en $460.000 o o abono en $460.000 o o abono en Tarifa (%) 10% 11% 6% 3% 4% 3.5% 3.5% 0,1% 3.5 3.5% 1% 3.5%

del 100% del pago en cuenta que sea ms. del 100% del pago en cuenta que sea ms. del 100% del pago en cuenta

Restaurante, hotel y hospedaje Transporte terrestre de pasajeros Transporte terrestre de carga Otros tributarios ingresos

del 100% del pago o abono en en cuenta que sea $66.000 o ms. del 100% del pago o abono en en cuenta que sea $460.000 o ms. del 100% del pago o abono en en cuenta que sea $66.000 o ms. 100% del pago o abono en cuenta que sea $460.000 o ms.

*11% a personas naturales declarantes con ingresos en 2003 mayores a $60.000.000, provenientes de un mismo contrato o generados por un mismo retenedor. Sancin mnima $170.000 Los plazos para presentar y pagar las declaraciones mensuales de retencin en la fuente por los meses de enero a diciembre de 2003 son:
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Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

9 0 Febrero 10 Marzo 10 Abril 9 Mayo 9 Junio 9 Julio 10 Agosto 11 Septiembre 9

Septiembre Octubre 9 Octubre Noviembre 10 Noviembre Diciembre 9 Diciembre Enero 9/04

7 8 Febrero 11 Marzo 11 Abril 10 Mayo 12 Junio 10 Julio 11 Agosto 12 Septiembre 10 Octubre 10 Octubre 14 Octubre 15 Noviembre 11 Noviembre 12 Noviembre 13 Diciembre 10 Enero 13/04 Diciembre 11 Enero 14/04 Diciembre 12 Enero 15/04

Ultimo dgito 5 6 3 4 Febrero 12 Febrero 13 Marzo 12 Marzo 13 Abril 11 Abril 14 Mayo 13 Mayo 14 Junio 11 Junio 12 Julio 14 Julio 15 Agosto 13 Agosto 14 Septiembre 11 Septiembre 12

1 2 Febrero 14 Marzo 14 Abril 15 Mayo 15 Junio 13 Julio 16 Agosto 15 Septiembre 15 Octubre 16 Noviembre 14 Diciembre 15 Enero 16/04

3.2)

Agentes retenedores del impuesto de timbre.

Las personas jurdicas, las sociedades de hecho y dems asimiladas que teniendo el carcter de contribuyentes del impuesto, intervengan como contratantes, aceptantes, emisores o suscriptores en los documentos. En caso de que intervengan en el documento o actuacin varios agentes de retencin de la misma naturaleza, responder por la respectiva retencin la entidad o persona que efecte el pago. El impuesto de timbre nacional, se causa a la tarifa del 1.5% sobre los instrumentos pblicos y documentos privados, incluidos los ttulos valores, que se otorguen o acepten en el pas, o que se otorguen fuera del pas que se ejecuten en el territorio nacional o generen obligaciones en el mismo, en los que se haga constar la constitucin, existencia, modificacin o extincin de obligaciones, al igual que su prrroga o cesin cuya cuanta sea superior a $53.000.000. Decreto 3257/02. Cuando los contratos sean de cuanta indeterminada, el impuesto se causar sobre cada pago derivado del contrato, durante su vigencia. Cuando intervengan entidades exentas y personas no exentas, las ltimas debern pagar la mitad del impuesto de timbre, salvo cuando la excepcin se deba a la naturaleza del acto o documento y no a la calidad de sus otorgantes. Cuando la entidad exenta sea otorgante, emisora o giradora del documento, la persona o entidad no exenta en cuyo favor se otorga el documento, estar obligada al pagar la mitad del impuesto. 3.3) Agentes retenedores del impuesto de industria, comercio y tableros.

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Por ser un tributo de naturaleza departamental y municipal, las normas y leyes que lo regulan sern las ordenanzas y acuerdos que para tal fin expiden las autoridades respectivas. Es decir que para definir si las organizaciones estn obligadas a presentar dicha declaracin, es necesario conocer la legislacin de cada municipio y la actividad que realizan con base en lo cual se determinar su obligatoriedad. 3.4) Deberes formales en las declaraciones tributarias.

Identificacin tributaria: Para efectos tributarios, cuando la Direccin General de Impuesto los seale, los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes, se identificarn mediante el nmero de identificacin tributaria, NIT, que les asigne la Direccin General de Impuestos Nacionales. Estatuto Tributario, artculo 555-1 Perodo gravable: Las declaraciones correspondern al perodo o ejercicio fiscal. Dependiendo del impuesto los perodos gravables son: Renta y complementarios Ventas- IVA Industria, comercio, avisos y tableros Anual Bimestral Depende de la normatividad municipal.

Formularios: Las declaraciones tributarias de renta y complementarios, retencin en la fuente e impuesto a las ventas, debern presentarse en los formularios oficiales que prescriba la Direccin General de Impuestos Nacionales. Estatuto Tributario, artculo 578. La declaracin de industria, comercio, avisos y tableros se presentar en los formularios que las autoridades competentes en los municipios emitan para tal fin. En el municipio de Bogot, es la Tesorera Distrital. Lugares, plazos de presentacin: La presentacin de las declaraciones tributarias deber efectuarse en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto seale el Gobierno Nacional. As mismo el Gobierno podr efectuar la recepcin de las declaraciones tributarias a travs de bancos y dems entidades financieras. Estatuto Tributario, artculo 579. Contenido de la declaracin de renta y complementarios: La declaracin deber contener (Estatuto Tributario, artculo 596): El formulario que para el efecto seale la Direccin General de Impuestos Nacionales debidamente diligenciado. La informacin necesaria para la identificacin y ubicacin del contribuyente. La discriminacin de los factores necesarios para determinar las bases gravables del impuesto sobre la renta y complementarios. La liquidacin privada sobre la renta y complementarios, incluidos el anticipo y las sanciones, cuando fuere del caso.
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La firma de quien cumpla el deber formal de declarar. La firma del Revisor Fiscal cuando se trate de contribuyentes obligados a llevar libros de contabilidad y que de conformidad con el Cdigo de Comercio y dems normas vigentes sobre la materia, estn obligados a tenerlo. Los dems contribuyentes obligados a llevar libros de contabilidad debern presentar la declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios firmada por Contador Pblico, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto en el ltimo da del ao o perodo gravable, o los ingresos del respectivo ao, sean superiores a $1.684400.000 (ao gravable 2003).

Contenido de la declaracin mensual de retencin en la fuente (Estatuto Tributario, artculo 606): El formulario debidamente diligenciado. La informacin necesaria para la identificacin y ubicacin del agente retenedor. La discriminacin de los valores que debieron retener por los diferentes conceptos sometidos a retencin en la fuente durante el respectivo mes, y la liquidacin de las sanciones cuando fuere del caso. La firma del agente retenedor o de quien cumpla el deber formal de declarar. La firma del Revisor Fiscal cuando se trate de agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad y que de conformidad con el Cdigo de Comercio y dems normas vigentes sobre la materia, estn obligados a tenerlo. Los dems agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad, debern presentar la declaracin mensual de retenciones firmada por Contador Pblico, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto del agente retenedor en el ltimo da del ao inmediatamente anterior o los ingresos de dicho ao, sean superiores a $1.684.400.000 (ao gravable 2003).

Declaracin del impuesto de timbre: Los agentes de retencin del impuesto de timbre, debern declarar el valor causado durante el respectivo mes, en los formularios de declaracin mensual de retencin en la fuente en la seccin (C) RETENCIONES PRACTICADAS A TITULO DE IMPUESTO DE TIMBRE NACIONAL. Estatuto Tributario, artculo 539-3. Declaraciones que se tienen por no presentadas (Estatuto Tributario, artculo 580): No se entender cumplido el deber de presentar las declaraciones tributarias en los siguientes casos: Cuando no se presente en los lugares sealados para tal efecto. Cuando no se suministre la identificacin del declarante, o se haga en forma equivocada. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables.
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Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del Contador Pblico o Revisor Fiscal existiendo la obligacin legal.

Pago del impuesto: El plazo para el pago de las declaraciones tributarias que arrojen un saldo a pagar inferior a dos salarios mnimos legales vigentes (ao 2003 $664.000) a la fecha de su presentacin, vence el mismo da del plazo sealado para la presentacin de la respectiva declaracin, debiendo cancelarse en una sola cuota. Decreto 3258/2002, artculo 36. 3.6) Principales sanciones Sancin por extemporaneidad. Estatuto Tributario, artculo 641. Los contribuyentes obligados a declarar que presenten extemporneamente las declaraciones tributarias, debern liquidar y pagar una sancin por cada mes o fraccin de mes calendario de retardo, equivalente al 5% del total del impuesto a cargo o retencin objeto de la declaracin, sin exceder el 100% del impuesto o retencin segn el caso. Esta sancin se cobrar sin perjuicio de los intereses por mora que se originen por el incumplimiento en el pago del impuesto, anticipo o retencin a cargo del contribuyente, agente responsable o agente retenedor. Cuando en la declaracin tributaria no resulte impuesto a cargo, la sancin por cada mes o fraccin de mes calendario de retardo, ser equivalente al 0,5% de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el perodo objeto de declaracin, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el 5% a dichos ingresos, o del doble del saldo a favor si lo hubiere o de la suma de $42.000.000, cuando no exista saldo a favor. En el caso de no haber ingresos en el perodo, la sancin por mes o fraccin de mes ser del 1% del patrimonio lquido del ao inmediatamente anterior, sin exceder la cifra resultante de aplicar el 10% al mismo, o del saldo a favor si lo hubiera, o de $42.000.000 cuando no existiere saldo a favor. Lo anterior es aplicable cuando la declaracin tributaria se presenta por iniciativa del contribuyente. Si por el contrario la presentacin obedece a la solicitud de la Direccin de Impuestos Nacionales, la sancin ser el doble de las ah contempladas. Declaracin de renta y complementarios: el 20% del valor de las consignaciones bancarias o ingresos brutos de quien persiste es su incumplimiento, que determine la administracin por el perodo al cual corresponda la declaracin no presentada, o al 20% de los ingresos brutos que figuren en la ltima declaracin de renta presentada, el que fuere superior.

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Declaracin mensual de retencin en la fuente: 10% de los cheques girados o costos y gastos de quien persiste en su incumplimiento, que determine la administracin por el perodo al cual corresponda la declaracin no presentada, o al 100% de las retenciones que figuren en la ltima declaracin de retenciones presenta, el que sea superior. Impuesto de timbre: cinco veces el valor del impuesto que ha debido pagarse.

Sancin por no declarar. Estatuto Tributario, artculo 643. Correccin de las declaraciones. Estatuto Tributario., artculo 644. Antes de emplazamiento: Si el contribuyente responsable o agente retenedor corrige voluntariamente las declaraciones tributarias, deber liquidar y pagar el 10% del mayor valor a pagar o del menor saldo a favor, segn el caso, que se genere entre la correccin y la declaracin anterior. Despus del emplazamiento: Si se realiza despus de ser notificado el emplazamiento para corregir o auto que ordena la visita de inspeccin tributaria y antes de notificarle el requerimiento especial o pliego de cargos, la sancin ser del 20% del mayor valor a pagar o del menor saldo a favor, segn el caso, que se produzca entre la correccin y la declaracin anterior. Sancin mnima. Estatuto Tributario., artculo 639. El valor mnimo de cualquier sancin, incluidas las sanciones reducidas, ya sea que deba liquidarla la persona o entidad sometida a ella, o la administracin de impuestos, ser equivalente a la suma de $170.000. Sancin por mora en el pago de impuestos, anticipos y retenciones. Estatuto Tributario, artculo 634. Los contribuyentes y agentes de retencin que no cancelen oportunamente los impuestos, anticipos y retenciones a su cargo, debern liquidar y pagar intereses moratorios por cada mes o fraccin de mes calendario de retardo en el pago. El inters por mora se liquidar con base momento del respectivo pago. en la tasa de inters vigente en el

Las siguientes son las ltimas tasas de inters por mora aplicables de acuerdo a la normatividad vigente en dicha materia: Nov.1/02 a feb.28/03 Marzo 1/03 a jun.30/03 3.7) LISTA DE CHEQUEO PREGUNTA SI NO COMENTARIOS
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28.60% anual 26.58% anual

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Se present la declaracin de renta y complementarios del ao anterior? Se practic y consign la retencin en la fuente sobre la renta? Se recaudan y consignan a la DIAN correctamente los valores por concepto de retencin en la fuente sobre renta? La entidad es responsable del IVA? La entidad es responsable del Impuesto de Industria y Comercio, Avisos y Tableros ICA? Se presentaron oportunamente todas las declaraciones tributarias? La informacin consignada en las declaraciones tributarias es correcta? Se utilizan todos los beneficios como entidad no contribuyente? Se han pagado sanciones por incumplimiento en alguna de sus obligaciones tributarias? 4) ADMINISTRACION DEL EFECTIVO EN CAJA, BANCOS E INVERSIONES 4.1) Explicacin del manual para el manejo del efectivo Vs. Manual de procedimientos. Efectivo: Lo constituye el dinero (billetes y monedas) y cheques en caja, los saldos disponibles en cuentas corrientes o de ahorro de bancos y/o corporaciones. Manual: Gua que resume las polticas de la administracin en cuanto al manejo del efectivo. Procedimiento: Manejo uniforme de una o varias operaciones con la(s) que se pretende obtener un resultado planeado. Los procedimientos se deben establecer por escrito y deben ser revisados a medida que cambian las rutinas operativas. Al formalizar los procedimientos, las polticas administrativas se hacen obligatorias y por lo tanto eficientes y consistentes. MANEJO DEL EFECTIVO MANUAL PROCEDIMIENTOS

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1. Al abrir una cuenta corriente o de ahorro, se registrarn las firmas del director, tesorero y coordinador del Para la recepcin de los recursos proyecto. Las firmas requeridas para las operaciones sern dos de las registradas. 1. Todos los valores que la entidad reciba 1. El tesorero recibe el dinero y/o se consignarn en cuenta de ahorro. cheque. 2. Por cada proyecto que le financien a la 2. Elabora recibo de caja o ingreso organizacin, se abrir una cuenta prenumerado en original y dos exclusiva para administrar los recursos copias indicando la fecha, nombre del mismo. de la persona natural o jurdica de quien se recibe, valor que se recibe y descripcin completa del concepto que origina el ingreso. 3. Para cubrir los desembolsos que la 3. Firma el recibo de caja y entrega el organizacin efecte, se trasladar original a quien da el recurso. Una segn la necesidad de la cuenta de copia para el consecutivo y la otra ahorro a la cuenta corriente. copia se anexar a la consignacin. 4. Sin excepcin los valores que ingresen 4. Elabora consignacin y entrega al a la entidad debern ser consignados mensajero para que la lleve al al da siguiente y cuando se reciban el banco. viernes, el depsito se har a ms tardar el da hbil siguiente. 5. El giro de cheques se har nicamente 5. Recibe copia de la consignacin con los das mircoles y se entregaran a el sello o registro del banco y la proveedores los viernes en la tarde adjunta al recibo de caja. despus de las 3:00 p.m. 6. A todo cheque que se gire se le 6. Archiva cronolgica y colocar sello restrictivo de cruzado ordenadamente la copia del recibo o pguese nicamente al primer de caja y la consignacin. beneficiario. 7. El valor de los salarios se consignar en cuenta de ahorro a nombre de cada Entrega documentos a Contabilidad funcionario. 7. para los respectivos registros. 8. El valor del fondo fijo de caja menor para el ao 2003 es de $500.000 4.2) Directrices para la apertura de las cuentas bancarias, firmas y sellos registrados, custodia de las chequeras. La organizacin dependiendo de su ubicacin geogrfica analizar y evaluar las entidades financieras que funcionan en la regin. ii. Precisa cuales son sus necesidades de informacin tales como la periodicidad de los extractos bancarios, oportunidad en las consultas
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i.

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(personalizada, telefnica, correo electrnico e internet), sobregiros, crditos, etc. iii. Selecciona la entidad financiera y la clase de cuenta que quiere o necesita abrir (corriente o de ahorro). iv. Define cuantas firmas y de quienes se van a registrar. v. Establece cuantas de las firmas registradas sern necesarias para el pago de cheques, retiros, traslados, etc. vi. Adiciona otras condiciones de manejo como un sello de tinta o sello seco. vii. Determina quien y en donde se guardarn las chequeras y los cheques girados no entregados. 4.3) Definicin de conciliacin bancaria: procedimiento mediante el cual se comparan las partidas del extracto bancario con los registros contables para establecer la veracidad de la informacin. Usualmente, el resultado de dicho procedimiento presenta las diferencias el extracto y el libro auxiliar de bancos comnmente llamadas partidas conciliatorias. 4.4) Pago a travs de cheques y restriccin del manejo del efectivo. Como medida de control, la administracin debe establecer el monto a partir del cual el pago se har con cheque. Si la intencin de la administracin es garantizar que las normas tributarias y en particular las referentes a la retencin en la fuente sobre renta se apliquen correctamente, bien podra establecer para el ao 2003, que los gastos cuyo valor sea igual o superior a $66.000 (antes de IVA) debern hacerse con cheque girado a favor de la persona natural o jurdica vendedora del servicio. Ejemplo: 1. Solicitud servicio de mantenimiento para un computador: Valor del servicio antes de IVA IVA 16% Valor total facturado y/o cobrado 2. Pago de la factura. Se liquida la retencin en la fuente (6% de $66.000) Valor del cheque a girar 4.5) Explicacin de los arqueos de caja Los arqueos de caja general y caja menor son recomendables hacerlos sin aviso y con una periodicidad regular y por el funcionario responsable de dicha funcin. Su
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$66.000 $10.560 $76.560

$ 3.960 $72.600

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importancia radica en que con ellos se verifica que las polticas de la administracin en cuanto al manejo del efectivo y los procedimientos establecidos se estn cumpliendo y que los recursos de la entidad estn debidamente custodiados. Los arqueos de caja menor como mnimo deben contener: Lugar y fecha donde se hace el arqueo. Nombre del funcionario responsable. Cargo y nombre del funcionario que hace el arqueo. Valor del fondo fijo de caja menor. Se relacionan las facturas y recibos. Se cuentan los billetes y monedas. Se concilian las partidas del fondo, es decir que al valor de la base de caja o del fondo fijo se le resta el valor de las facturas y el valor de los billetes y monedas. Su resultado debe ser cero. Una seccin para observaciones o comentarios. Firmas de los funcionarios que intervinieron en el arqueo.

4.6) Segregacin de funciones Es un aspecto de especial cuidado puesto que de ello depende que no se produzcan dentro de la organizacin hechos fraudulentos en el manejo de los recursos, manipulacin de la informacin financiera y contable, uso indebido de los activos fijos y acomodacin de sucesos que inhabilitan a la direccin y administracin gestionar eficientemente la entidad. Un ejemplo sencillo pero muy claro es el caso del funcionario cuya responsabilidad es la tesorera y que a la vez es quien efecta los registros contables. En este caso no existe segregacin de funciones y bien podra retardar los asientos contables para su beneficio. 4.7) LISTA DE CHEQUEO PREGUNTA Se tiene un manual para la administracin del efectivo? Las cuentas bancarias fueron constituidas a nombre de la entidad? Se tienen los controles adecuados en las firmas, sellos y custodia de los ttulos valores? Se elaboran las conciliaciones bancarias cada mes? Se maneja para el proyecto una caja general? Se tiene un fondo fijo de caja menor?. Su cuanta? Se hacen arqueos peridicos a la caja general SI NO COMENTARIOS

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y la caja menor? Existe una adecuada segregacin funciones entre contabilidad y tesorera? 5) ADMINISTRACION DE PERSONAL

de

5.1) Definicin de contrato de trabajo Rgimen Laboral Colombiano, artculo 22: Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin. Rgimen Laboral Colombiano, artculo 23: Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran tres elementos esenciales: La actividad personal del trabajador. (Realizada por s mismo) La continuada subordinacin o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a ste para exigirle el cumplimiento de rdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duracin del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mnimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al pas, y Un salario como retribucin del servicio.

5.2) Tipos de contratos de trabajo Verbal. Rgimen laboral colombiano, artculo 38. Cuando el contrato sea verbal el empleador y el trabajador deben ponerse de acuerdo, al menos en los siguientes aspectos: La ndole del trabajo y el sitio donde ha de realizarse. La cuanta y forma de la remuneracin, ya sea por unidad de tiempo, obra ejecutada, tarea realizada, a destajo y cualquiera que las partes estipulen. Los perodos de pago (semanal, quincenal o mensual). La duracin del contrato, teniendo en cuenta que la duracin de esta clase de contrato slo puede pactarse por escrito.

Escrito. Rgimen laboral colombiano, artculo 39. Se extiende en los ejemplares de acuerdo a los interesados. Est exento de impuesto de timbre. Adems de las clusulas que acuerden las partes, el contrato escrito debe contener la siguiente informacin: La identificacin y el domicilio de las partes.
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El lugar y fecha de la celebracin. El lugar donde se haya contratado al trabajador y en donde prestar el servicio. La naturaleza del trabajo (a trmino indefinido o fijo). La cuanta de la remuneracin, su forma y perodos de pago. Cuando la parte de la remuneracin se acuerdo en especie, se debe estimar su valor.

Contrato de trabajo a trmino fijo. Rgimen laboral colombiano, artculo 46. Debe constar por escrito y su duracin no puede ser superior a tres (3) aos, pero es renovable indefinidamente. Si antes de la fecha de vencimiento del trmino estipulado, ninguna de las partes avisa por escrito a la otra su intencin de no renovarlo, con una anticipacin no menor a treinta (30) das, ste se entender prorrogado por un perodo igual al inicialmente pactado y as sucesivamente. Si la duracin es inferior a un ao, slo se podr prorrogar sucesivamente el contrato hasta por tres (3) perodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el trmino de renovacin no podr ser inferior a un ao, y as sucesivamente. En el contrato de trabajo de trabajo a trmino fijo inferiores a un ao, los trabajadores tendrn derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporcin al tiempo laborado cualquiera que ste sea. En caso de terminacin unilateral del contrato, la indemnizacin deber corresponder a los salarios del tiempo que falte para cumplirse el plazo acordado. Contrato de trabajo a trmino indefinido. Rgimen laboral colombiano, artculo 47. El contrato de trabajo no estipulado a trmino fijo o cuya duracin no est determinada por la de la obra o naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, ser contrato a trmino indefinido. El contrato a trmino indefinido tendr vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia del trabajo. No obstante, las partes podrn darlo por terminado, en el caso del trabajador avisando al patrono con una antelacin no inferior a 30 das y el empleador pagando la indemnizacin por despido sin justa causa como se indica ms adelante. La indemnizacin en caso de terminacin unilateral del contrato de trabajo sin justa causa se liquidar as: Hasta un ao de servicio 30 das de salario.

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Ms de un ao de servicio 30 das de salario por el primer ao y 20 adicionales por cada ao, subsiguiente al primero y proporcionalmente por fraccin, la fraccin por mes subsiguiente al primer ao equivale a 1.6666 das.

5.3) Prestaciones sociales Las prestaciones sociales tienen su origen en la ley y con ellas se pretende mejorar el nivel de vida de los trabajadores. Unas son de naturaleza econmica y otras son de carcter asistencial. En Colombia las prestaciones sociales estn a cargo del empleador, del sistema de seguridad social y de las cajas de compensacin familiar. Prestaciones sociales a cargo del empleador:

Auxilio de transporte: Se paga a todos los trabajadores que devenguen hasta dos veces el salario mnimo legal vigente (SMLV). Para el ao 2003, el SMLV es de $332.000, es decir que aquellos trabajadores que devenguen hasta $664.000 tienen derecho a que se les reconozca el valor autorizado por el Gobierno Nacional que para el mismo ao es de $37.500. Calzado y vestido: Todo patrono que habitualmente ocupe uno o ms trabajadores permanentes, debe proporcionar a los trabajadores que devenguen hasta dos veces el SMLV dotacin de calzado y vestido apropiado Cesanta: Todo empleador debe reconocer un mes de salario por cada ao de servicio y proporcional por fraccin. El 31 de diciembre de cada ao se hace la liquidacin definitiva por el tiempo laborado y se consignar en los fondos de cesanta a ms tardar el 14 de febrero del siguiente ao. Se paga directamente al trabajador cuando el contrato termina. Inters sobre cesanta: Todo empleador obligado a pagar cesanta, deber liquidar el 12% anual o proporcional de acuerdo al tiempo laborado. El pago lo debe hacer en enero del ao siguiente o al momento de la liquidacin definitiva. Prima de servicios: Toda entidad de carcter permanente reconocer un mes de salario por cada ao de servicio, pagadero 15 das en junio y 15 el 20 de diciembre. Ser proporcional cuando durante cada semestre la fraccin sea igual o superior a la mitad.

Ejemplo: Un empleado ingreso a la organizacin el 1 de abril/03 con un salario de $700.000 y la prima legal de servicios la pagan con el salario de la segunda quincena de junio/03. Cual es el valor a pagar por prima legal? Tiempo laborado (1 abril a 30 junio) Base de liquidacin 90 das $700.000
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Valor prima =

$700.000 x 90 das -------- --------------360 das del ao

$175.000

Si el empleado hubiese ingresado el 10 de abril, no tendra derecho a prima legal. Vacaciones: 15 das hbiles consecutivos de descanso remunerado por cada ao de servicio y proporcionalmente por fraccin superior a seis (6) meses. Prestaciones sociales a cargo del sistema integral de seguridad social Tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana, mediante la proteccin de las contingencias que la afecten. El sistema comprende las obligaciones del estado y la sociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de carcter econmico, de salud, pensiones, riesgos profesionales. En la prctica, la salud est a cargo de las EPS y la IPS. La pensin se canaliza a travs de los fondos de pensiones. Los riesgos profesionales por medio de los ARP. EPS IPS ARP = = = Entidades promotoras de salud Instituciones prestadoras de salud Administradoras de riesgos profesionales

Los trabajadores y empleadores aportan al sistema de seguridad social de acuerdo a los parmetros establecidos por la ley, as: Salud Aporte total 12% Trabajador Empleador 4% 8% Pensin Aporte total 13,5% Trabajador Empleador 3,375% 10,125% Riesgos profesionales Tarifa segn actividad- riesgo Empleador 100%

Prestaciones sociales a cargo de las Cajas Subsidio familiar: Es un reconocimiento en dinero y especie (servicios), el cual se presta y cancela a travs de una caja de compensacin familiar o por el Banco Agrario para los trabajadores del sector primario que cumplan los requisitos legales. Los beneficiarios son los empleados que devengan hasta cuatro (4) veces el SMLV (ao 2003 $1.328.000). Los aportes parafiscales estn cargo del empleador. Corresponden al 9% del valor de la nmina mensual distribuidos 4% para la caja de compensacin familiar, 3% para el ICBF y 2% para el SENA.
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5.4) Diferencias entre contratos civiles y laborales Las principales diferencias radican en: Las prestaciones sociales. El horario de trabajo. La retribucin en los contratos de trabajo se denomina salario y en los civiles honorarios o servicios. A los contratos laborales se les aplica retencin en la fuente cuando el salario devengado sea igual o superior en el ao 2003 a $1500.001. A los contratos civiles por honorarios se les aplica retencin en la fuente del 10% u 11% a partir de $1. A los contratos civiles por servicios se les aplica retencin del 6% a partir del $66.000.

5.5) Perfil de cargos con definicin de funciones En consideracin a que el recurso humano es el ms valioso pero a la vez el ms difcil de manejar, la seleccin y evaluacin de los colaboradores se le encarga a un funcionario conocedor del tema. Como ilustracin de lo que podra ser un perfil de cargo y sus funciones, a continuacin se describe un ejemplo. Nombre del cargo: Estudios: Experiencia: Funciones: Revisor fiscal Contador pblico con matrcula vigente Dos aos con organizaciones sociales. Revisar las declaraciones tributarias. Revisar los documentos soporte de los registros contables. Hacer arqueos de caja menor. Velar porque la entidad cumpla con todas las obligaciones legales.

5.6) Afiliaciones a la seguridad social y cajas de compensacin familiar, I.C.B.F y SENA. Los trabajadores libremente pueden escoger la EPS y el Fondo de pensiones allegando los documentos que dichas entidades requieren para tramitar la afiliacin. Es potestad de la entidad elegir la caja de compensacin familiar y la Administradora de riesgos profesionales.

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5.7) Carpetas de personal Muy importante es que en la entidad se archive y guarde por cada trabajador una carpeta que contenga las copias de las afiliaciones a la seguridad social, caja de compensacin familiar, liquidaciones de vacaciones, cesanta, inters sobre cesanta, licencias, incapacidades, certificaciones laborales y dems documentos que permitan reconstruir la relacin contractual. 5.8) LISTA DE CHEQUEO PREGUNTA Todos los(as) colaboradores(as) del proyecto tienen por escrito un contrato de trabajo? Las personas vinculadas por servicios profesionales tienen firmado contrato civil? Se han definido las polticas (perfiles) para una adecuada seleccin de personal? Hay una persona encargada de la Direccin Administrativa? Ha elaborado la entidad el manual de funciones? Se tiene el manual de procedimientos para el personal vinculado con la parte administrativa? Todos(as) los(as) colaboradores(as) del proyecto tienen cubierta la seguridad social? Cul es la base de cotizacin? El personal vinculado se encuentra afiliado y se hacen los aportes a la Caja de Compensacin, I.C.B.F y Sena?. Cul es la base de cotizacin? Se efecta mensualmente la provisin para atender el pago de las prestaciones sociales de acuerdo con la ley laboral? Las carpetas de las personas vinculadas con la institucin tienen la documentacin al da? SI NO COMENTARIOS

6) PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Siendo los activos fijos uno de los medios indispensables para que la entidad pueda desarrollar su objeto social, es conveniente que la administracin establezca claramente las polticas para la adquisicin y conservacin de los mismos.

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6.1) Polticas para adquisicin de bienes Determinar la necesidad y oportunidad de la compra teniendo en cuenta la disponibilidad y origen del recurso con el cual se adquieren los bienes. Seleccionar el proveedor a partir del precio, garanta , servicio, calidad de los materiales, tiempo y forma de entrega. 6.2) Administracin y proteccin Asignacin del responsable del uso, ubicacin y medidas de cuidado en su manejo. Asegurarlos para protegerlos ante eventualidades tales como incendio, robo, sustraccin, corriente dbil, etc. 6.3) Licencias de software y su contexto legal Estar atentos al cumplimiento normas sobre los derechos de autor y propiedad intelectual (Ley 603 de 2000). Adquirir las licencias del software instalado en los computadores de la entidad. 6.4) LISTA DE CHEQUEO PREGUNTA Todos los bienes se encuentran amparados con una pliza de seguros a todo riesgo? Se han tomado al interior de la entidad todas las medidas de seguridad necesarias para la proteccin de los activos ? Se adquirieron las licencias para el uso del software instalado en los equipos de cmputo (Windows, Office y dems) ? Se tiene una lista de todos los bienes que permita su control ? CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Los presentes trminos de referencia, siendo suficientes para iniciar el proceso de acompaamiento con unidad de criterio, deben interpretarse como un documento en construccin, que la Alianza FPAA - CAR espera concluir en un periodo de dos aos, mediante el aporte de la Unidades Tcnicas y las organizaciones ejecutoras con responsabilidad sobre proyectos especficos. La prctica indicar los ajustes necesarios. Igualmente debe tenerse en cuenta la necesidad de visualizar este documento en conjunto con el formulario nico de solicitud de recursos de cofinanciacin (documento de convocatoria) y los trminos de referencia para la evaluacin de propuestas, por cuanto ellos constituyen una unidad armnica y correspondiente. Las metodologas simplificadas que aplica la Alianza FPAA-CAR, deben atender criterios de sencillez, confiabilidad y suficiencia. Por esa razn, y siendo este un
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SI

NO

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instrumento base, se recomienda a las Unidades Tcnicas que los documentos especficos que desarrollen para el monitoreo, seguimiento y evaluacin se acojan a los criterios mencionados, evitando la duplicacin de informacin o trabajos que impliquen alta dedicacin en tiempo de las organizaciones ejecutoras, cuando la relevancia dentro del proyecto no sea evidente. Finalmente es importante recordar que el buen acompaamiento a los procesos, entendido como la suma de esfuerzos entre el ejecutor y la Unidad Tcnica, es la mejor garanta de xito en los resultados, habiendo generado valores agregados de especial significacin, como lo es el fortalecimiento institucional y de la capacidad de gestin de la comunidad involucrada.

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ANEXOS

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FORMATO 01 ACOMPAAMIENTO

INFORMACION BASICA DEL PROYECTO

UNIDAD TECNICA:_______________________________________ Fecha reporte: _____________ Porcentaje de avance del proyecto Palabra o sigla que identifica el proyecto Nombre del proyecto: %

Alternativa Objetivo:

Duracin

meses

Indicadores representativos:

No. Hectreas

No. Empleos generados

Departamento:_____________ Municipio:_______________ Vereda o Corregimineto:_______________ Microcuenca _______________ % Valor total Valor contrapartida Asignado CAR Asignado FPAA Flujo de desembolsos Desembolso 1 Desembolso 2 Desembolso 3 Desembolso 4 Desembolso 5 Desembolso 6 La Unidad Tcnica s avala el desembolso nmero Organizacin proponente Nombre: Tipo de Organizacin: Representante legal: del proyecto: Director Certificado de existencia y representacin legal: NIT: Direccin: Localidad, municipio y departamento: Tlefono: Pagina Web: Direccin electrnica: Datos bancarios Nombre de la entidad: Otras organizaciones participantes en el proyecto: Sucursal: Nmero de la cuenta corriente: Fax: Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Ejecutado Ejecutado Ejecutado Ejecutado %

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FORMATO 02 ACOMPAAMIENTO RESUMEN DE AVANCE DEL PROYECTO

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FORMATO 03: ACOMPAAMIENTO

PRESUPUESTO
C N E O C PTO I. G STO A M ISTR TIVO A S D IN A S 1 Servicios pers onales 1.1 N ina m 2 G tos generales as 2.1 M ateriales y sum inistros 2.2 Serv icios pblicos FPA A
PRESUPUESTAD O EJ ECUTAD O PRESUPUESTAD O

En m iles de pesos C R A
EJ ECUTADO

C ontrapartida
PRESUPUESTAD O EJ ECUTAD O

Total

II. G STO D IN R A S E VE SIO N 1 G tos operativos as 1.1 G tos de pers as onal 1.1.1 Equipo ejecutor 1.1.2 Asesoras y consultoras 1.1.3 M ano de obra no calificada 1.2 Viticos y gas de viaje tos 1.2.1 Alojam iento y alim entacin 1.2.2 T ransporte 1.3 E ducacin y capacitacin 1.3.1 T alleres 1.4 Im pres y publicaciones os 1.5 Ins os um

2. G tos de invers as in 2.1 M aquinaria y equipo TO L TA

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FORMATO 04: COMPAAMIENTO

CRONOGRAMA
CONCEPTO OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO 1 META 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 META 2 Actividad 1 Actividad 2 META 3 Actividad 1 Actividad 2 OBJETIVO ESPECIFICO 2 META 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 META 2 Actividad 1 OBJETIVO ESPECIFICO 3 META 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 META 2 Actividad 1 Actividad 2 Cuatrimestre 1 Cuatrimestre 2 Cuatrimestre 3 Cuatrimestre 4 Cuatrimestre 5 Cuatrimestre 6

Nota: 1 - Adicione o restrinja las columnas, de acuerdo con los requerimientos del proyecto. 2 - Sombree el tiempo que emplear en desarrollar cada objetivo, meta y actividad.

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F R T 0 :A O P M N O O M O 5 C M A A IE T M T IZD C S O D LP O E T AR E OT S E R YCO L m trizre u ee p y c e s c n n . D s rib c nu ap la raoc rtafra e c d o je o m taoa tiv a . a a s m l ro e to n u o ju to e c a o n a b o s , a a b tiv , e c id d A o fre teac d o je oe p cfic , m taya tiv a , e p rc n jed a a c . U eu aym x otre h ja n te n a a b tiv s e o e c id d l o e ta e v n e tilic n im s o s
OJT O B E IV GNR L EEA OJT O B E IV S E P C IC S S E IF O

F R A O5- A O P M N O O MT C M A A IE T

CSO OT S AAC V NE % MT S EA AAC V NE % A T ID D S C IV A E AAC V NE %

E m sd p o n ile e es s
C S OR A OT EL

P E U US A O RS P E T D

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FORMATO 06: CALIFICACION DEL NIVEL DE AVANCE

Califique cada concepto con B = Bueno R = Regular M = Malo segn corresponda Item de Evaluacijn 1 Objetivo general Pertinencia Factibilidad de cumplimiento Relacin con la temtica Indicadores Pertinencia en relacin con el objetivo general Concrecin de su formulacin Potencial de logro Objetivos especficos Pertinencia Coherencia Lneas de base Precisin Coherencia Metas y actividades Pertinencia y coherencia Nivel de concrecin Aptitud para la verificacin del cumplimiento Investigacin Profundidad de la investigacin Pertinencia con el tema, el objetivo y la poblacin Fuentes de investigacin Vigencia de la investigacin Metodologa Coherencia con objetivos, resultados y actividades Monitoreo, seguimiento y evaluacin Soportes tcnicos e instrumentos de apoyo Orden lgico y precisin de las fases Participacin comunitaria Compromiso con el proyecto Articulacin con procesos regionales y locales Participacin en la formulacin y ejecucin Cronograma de trabajo Relacin con los objetivos, metas y actividades Coherencia con las fases metodolgicas Coherencia con el presupuesto Presupuesto Relacin con los objetivos, metas y actividades Relacin entre gastos de funcionamiento e inversin Coherencia Validez de la contrapartida Informacin del proponente Capacidad para desarrollar la propuesta Experiencia en la temtica del proyecto Experiencia del director del proyecto Experiencia del equipo ejecutor Experiencia en el rea de influencia del proyecto Sostenibilidad social y comunitaria CALIFICACION FINAL B R M

10

11

12

FORMAT0 07: ACOMPAAMIENTO

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SOPORTE ESCRITO DE LA CALIFICACION 1. Objetivo General:

2. Objetivos especficos:

3. Metas

4. Actividades:

5. Metodologa:

6. Participacin comunitaria:

7. Fortalecimiento institucional:

FORMAT0 07: ACOMPAAMIENTO

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SOPORTE ESCRITO DE LA CALIFICACION Hoja 2 8. Educacin ambiental:

9. Cronograma:

10. Presupuesto:

11. Organizacin proponente y equipo ejecutor:

Observaciones finales:

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FORMATO 08: INDICADORES - METAS
UNIDAD TECNICA: ENTIDAD EJECUTORA FECHA DE REPORTE % AVANCE DEL PROYECTO

Para ser diligenciado por la Unidad Tcnica

Escriba frente al indicador, el nmero o porcentaje que corresponda (Si procede, adicione los especficos del proyecto)

PROGRAMADO

I. INDICADORES SOBRE PARTICIPACION COMUNITARIA 1. Grado de participacin en la ejecucin del proyecto 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Grado de empoderamiento - compromiso con el proyecto Grado de capacidad para identificar problemas y soluciones Grado de capacidad de gestin y ejecucin Grado de cumplimiento de compromisos adquiridos Grado de participacin en eventos Grado de conocimiento y valoracin ambiental Grado de participacin como veedores pblicos Grado de capacidad para transferir conocimientos

APLICA EL INDICADOR SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

METAS 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% METAS 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% METAS

1 informe % de avance

2 informe % de avance

3 informe % de avance

CUMPLIMIENTO Inf. Final %

10. Grado de ejercicio de buenos hbitos y comportamientos ambientales 11. Grado de liderazgo comunitario II. INDICADORES SOBRE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 1. Grado de compromiso con el proyecto 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Grado de organizacin para desarrollar el proyecto Grado de participacin en las decisiones Grado de adaptabilidad a los cambios Grado de rigurosidad y transparencia en el manejo financiero Grado de cumplimiento y ajuste al cronograma Grado de calidad del trabajo desarrollado Grado de articulacin del proyecto a procesos locales Grado de liderazgo y credibilidad

% de avance

% de avance

% de avance

SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI / NO

10. Grado de solidez institucional III. INDICADORES SOBRE EDUCACION AMBIENTAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nmero de personas capacitadas Nmero de procesos de educacin implementados Nmero de planteles educativos vinculados Nmero de grupos ambientales creados Nmero y calidad de documentos y/o audiovisuales publicados y distribuidos Nmero de eventos realizados

% de avance

% de avance

% de avance

NUMERO

IV. INDICADORES SOBRE IMPACTO DEL PROYECTO 1. Nmero de empleos permanentes generados 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Nmero de empleos temporales generados Nmero de beneficiarios directos Nmero de beneficiarios indirectos Nmero de nacimientos de agua protegidos Nmero de hectreas de espejos de agua protegidos Nmero de acueductos beneficiados Nmero de hectreas de bosque protegido Nmero de rboles plantados

SI / NO

METAS

% de avance

% de avance

% de avance

NUMERO

10. Nmero de viveros creados 11 Nmero de bancos de germoplasma creados 12 Nmero de kilmetros de cercas vivas establecidas 13 Nmero de hectreas aisladas y en reuperacin natural 14 Nmero de hectreas en proteccin de bosques naturales y/o rastrojos
Nota: El 1, 2 informe de avance se registra el porcentaje, cada uno sobre el 100%. El informe final, registra en porcentaje los indicadores cualificables y en nmero los cuantificables

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