Como se hace un plan de ejecucin de proyecto

Antes de desarrollar un plan de este tipo, tmese un tiempo para reflexionar sobre cules son las cuestiones principales que deber abordar el plan:

Qu ventajas se prev que ofrezca a las partes interesadas? Cules son los riesgos? Qu tipo de tecnologa necesita? Qu servicios de la cooperativa cubrir el plan? Qu personal se ver involucrado en el proceso? Cmo podemos garantizar un rendimiento ptimo? Cmo puede realizarse el mantenimiento del sistema a largo plazo?

Una vez que haya reflexionado sobre las respuestas a estas preguntas, es el momento de dar el siguiente paso: elaboracin de un plan detallado de ejecucin del proyecto. Tmese su tiempo, porque los errores pueden tener consecuencias costosas. No olvide tampoco que para garantizar el xito del proceso de diseo deber contar con la mxima participacin posible. Antes de seguir adelante, consulte a otras personas: cuatro ojos ven ms que dos. A continuacin se describen algunas de las tareas que deber llevar acabo: El diseo del plan de ejecucin del proyecto constituye un paso MUY importante que requiere una profunda reflexin, ya que las modificaciones son mucho ms costosas una vez implantados los sistemas.

DEFINICIN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y DE LA META EMPRESARIAL

Decisin sobre el tamao y la duracin del proyecto. La disponibilidad de fondos remanentes de la cooperativa, la experiencia de sus empleados y la influencia de los proveedores locales de equipos informticos repercutirn en el tamao y la duracin del proyecto. Una de las causas principales de fracaso de proyectos de informatizacin es la tendencia a comenzar a una escala excesiva. Sera recomendable avanzar con cautela, paso a paso, de modo que los errores sern menores y el costo que ocasione su correccin se podr asumir ms fcilmente. Identificacin de objetivos y metas factibles y cuantificables. Divdalos en: objetivos del proyecto (por ejemplo, informatizacin de los registros contables, gestin ms rpida de grandes cantidades de datos, mayor exactitud, acceso a un nuevo mercado, industrializacin de los productos, etc.) y metas empresariales (por ejemplo, aumento de los beneficios en un 20 %, reduccin de los costos financieros en un 30 %, aumento del nmero de miembros en un 10 %). Obtencin de un acuerdo entre todos los interesados (cooperativistas, empleados y otros) acerca de los objetivos y las ventajas del proyecto. Intente llegar a un consenso. Las partes interesadas deben implicarse en el proyecto cuanto antes.

Desarrollo de un mtodo para el seguimiento de la ejecucin del proyecto. Establezca indicadores de xito mensurables que permitan controlar el progreso. Si es posible, asigne valor econmico a algunos de los indicadores. Algunos ejemplos son: dinero ahorrado, nmero de cooperativistas nuevos, beneficios empresariales, mayor nmero de clientes, etctera.

El uso de los sistemas informticos ha permitido a Manfrey Cooperativa de Tamberos de Comercializacin e Industrializacin Ltda. (Argentina)disponer de informacin sobre la rentabilidad empresarial de la cooperativa, lo que ha facilitado el acceso a prstamos bancarios.

PASOS PRELIMINARES

Forme un equipo del proyecto cuya responsabilidad principal consistir en ayudarle a elaborar el plan y supervisar la ejecucin del proyecto, que mantendr relaciones con los programadores externos (consultores), los administradores y los cooperativistas. Determine todas las tareas necesarias para alcanzar cada objetivo: recursos humanos fundamentales, necesidades de capital y presupuesto, anlisis expreso de riesgos, planes para probar el software, planes de capacitacin, plan piloto y plan de ejecucin. Defina la duracin y los recursos necesarios para cada tarea. Determine y calcule los costos. Asigne tareas a personas o grupos de personas. Determine todos los factores de riesgo y considere la adopcin de medidas para reducir el riesgo al mnimo. Defina las referencias a otros documentos clave necesarios: por ejemplo, documento de evaluacin de riesgos, plan de capacitacin, plan de pruebas del software. Establezca un sistema de respaldo: contine usando el sistema manual en paralelo durante las fases de desarrollo y pruebas. Si el sistema nuevo fallase durante estas fases, no se perdern datos y las funciones de la cooperativa continuarn desempendose con normalidad.

IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS PRINCIPALES DEL SISTEMA

Puesto que los programas informticos se disean de modo que slo funcionan en algunas plataformas (una plataforma se compone del equipo, el lenguaje de programacin informtico y el sistema operativo), es importante elegir la plataforma ms adecuada. Adems, una vez que se han elaborado programas para una plataforma concreta, no resulta fcil adaptarlos a otra. Para disear un sistema informtico adecuado a sus necesidades necesitar asesoramiento profesional, aunque deber tener en cuenta, como mnimo, las siguientes variables:

Equipos: costo y facilidad de actualizacin. Cuntas computadoras va a adquirir? De qu marca y qu modelo? Sistema operativo: costo de la licencia, aos en el mercado, lenguaje, estabilidad. Niveles de acceso: diferentes usuarios precisan diferentes niveles de acceso a la informacin. Por ejemplo, los miembros de la directiva elegida debern contar con

acceso libre a todas las cuentas de la cooperativa, mientras que un cooperativista ordinario slo necesitar disponer de acceso a su propia cuenta. Estos niveles de acceso se deben definir para cada recurso de informacin y cada perfil de usuario. Requisitos de facilidad de uso: capacidad de los usuarios de navegar por el sistema de informacin y utilizar sus funciones. Si en un programa se tienen en cuenta los requisitos de facilidad de uso, los usuarios lo aceptarn ms rpidamente, ya que ser intuitivo, permitir una navegacin sencilla, dispondr de un sistema de ayuda incorporado y contar con las funciones e informes ms demandados.

Cdigo fuente: se compone de una serie de instrucciones de programacin consecutivas escritas por un programador en un lenguaje de programacin determinado para realizar una tarea concreta. Posteriormente, estas instrucciones se compilan (se traducen a lenguaje mquina).Lenguaje mquina: conjunto de instrucciones que puede interpretar una computadora. Habitual mente, los programas de computadora se venden en forma de cdigo objeto compilado y no se incluye el cdigo fuente, por lo que no es posible modificarlo ni personalizarlo. Cdigo abierto: cualquier programa cuyo cdigo fuente pueden utilizar o modificar los usuarios u otros programadores segn estimen oportuno.

DESARROLLO DE UN PLAN DE CAPACITACIN PARA EL PERSONAL Y LOS COOPERATIVISTAS

Asegrese de designar formalmente un Director del proyecto. Consiga, si es preciso, el compromiso de que podr contar con los recursos humanos necesarios. Determine qu aptitudes debern tener el administrador y los empleados para manejar y mantener el nuevo sistema, cules son sus aptitudes actuales y qu nuevas aptitudes debern desarrollar mediante la capacitacin. Elabore un plan de capacitacin. Defina el proceso de reciclaje y adaptacin de los empleados para que superen el temor a perder su puesto de trabajo, adems de fomentar su participacin y respaldo. Asigne personal a la tarea de continuar trabajando con el sistema manual durante el proyecto, como procedimiento de respaldo. Esta labor es fundamental para garantizar que las operaciones diarias de la cooperativa y los servicios prestados a los miembros no se vern afectados negativamente por ningn problema que pueda derivarse de la ejecucin del proyecto.

Prevea la posible necesidad de modificar los procedimientos y analice el efecto de estos cambios en la organizacin, la estructura y los incentivos: la informatizacin no se limita a la instalacin de los equipos y los programas, sino que altera por completo el mtodo de trabajo habitual; por lo tanto, hay que prestar una atencin especial al personal, proporcionndole la capacitacin y el apoyo pertinentes para garantizar que podrn adaptarse al ritmo necesario.

ELABORACIN DEL PLAN DE TRABAJO Y DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Un mtodo sencillo para elaborar un plan de trabajo es organizar la informacin recopilada sobre lo que se desea hacer en una secuencia jerarquizada: comience por el objetivo, despus pase a los resultados que contribuyen a la consecucin de dicho

objetivo y, por ltimo, a las tareas que permitirn lograr los resultados. A continuacin se muestra un plan de trabajo parcial correspondiente a uno de los diversos objetivos posibles: PLAN DE TRABAJO
Objetivo Resultado Tarea 1.1.1 Adquisicin de hardware y software Actividad Responsable Fecha 03.06.04

1. 1.1 Sistema Informatizacin instalado y en del sistema de funcionamiento informacin

1.1.1.1 Visita Director del a proveedores proyecto de hardware y software, y obtencin del mejor precio 1.1.1.2 Director del Aprobacin de proyecto la compra por el consejo

10.06.04

1.1.2 1.1.2.1 Instalacin y Instalacin y cableado de la cableado red de computadoras 1.1.2.2 Pruebas elctricas

Tecnico

11.06.04

Tcnico Tcnico

12.06.04

1.1.3 1.1.3.1 Consultor Instalacin del Instalacin de hardware los equipos

15.06.04

1.1.4 1.1.4.1 Desarrollador 22.06.04 Instalacin del Instalacin del de software software software 1.1.5 Capacitacin de usuarios 1.1.5.1 Planificacin de la capacitacin 1.1.5.2 Elaboracin del material pedaggico 1.1.5.3 Organizacin del programa de capacitacin Monitor principal 12.06.04

Monitor principal

25.06.04

Monitor principal

27.06.04

El siguiente paso es analizar la cronologa y el orden de todos estos resultados, tareas y actividades para obtener una visin de conjunto. Para ello, se suelen emplear un diagrama de barras o de Gantt, como se muestra en el anexo 4.4.

El ltimo paso es la asignacin de costos a todas estas acciones ordenadas cronolgicamente, con el fin de anticipar las necesidades de fondos para cubrir los gastos. Despus, esta informacin se organiza en forma de un plan de gastos o presupuesto mensual o trimestral, como se muestra a continuacin:
PROYECTO DE INFORMATIZACIN Descripcin de la tarea o actividad Gastos previstos Primer trimestre Adquisicin de hardware y software Instalacin del hardware y cableado Desarrollo del software Capacitacin del personal TOTAL 4.500 500 1.500 4.500 500 1.500 1.500 250 1.750 Segundo trimestre Tercer trimestre Cuarto Total trimestre primer ao 4.500 500 3.000 250 8.250

ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN PARTICIPATIVO

Adems del plan de ejecucin y del presupuesto, deber tambin crear un mecanismo sencillo que permita vigilar el cumplimiento de la ejecucin del proyecto. Lo habitual es definir hitos claros y mensurables, es decir: resultados, tareas y actividades que deben realizarse en un plazo determinado y que deben cumplir ciertas normas de calidad. Si ha elaborado correctamente el plan de trabajo del proyecto, deber poder obtener del mismo la mayor parte de la informacin necesaria para vigilar el cumplimiento de la ejecucin. En definitiva, cuanto mayor sea el nivel de detalle, ms sencillo resultar supervisar el desarrollo del proyecto. Aspectos y herramientas de planificacin En la fase de planificacin del proyecto, usted y su equipo debern tomar cierto nmero de decisiones importantes en relacin con el hardware y el software. Puesto que las decisiones que afectan al software repercutirn en las actividades posteriores de desarrollo, pruebas, instalacin, formacin y asistencia, stas deben meditarse en profundidad y con previsin.