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XIII SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006

Implantao do 5S para qualidade nas empresas de pequeno porte na regio central do Rio Grande do Sul
Nadia Cristina R. dos Santos (UFSM) nadia_crs@yahoo.com.br Alberto Souza Schmidt (UFSM) alberto.schmidt@smail.ufsm.br Leoni Pentiado Godoy (UFSM) leoni@smail.ufsm.br Aline Soares Pereira (UFSM) aline_soarespereira@yahoo.com.br

Resumo: O presente estudo foi realizado em empresas de pequeno porte, do segmento da construo civil, localizadas na regio central do Rio Grande do Sul. Este trabalho tem por finalidade apresentar os benefcios de utilizao da metodologia 5Ss para a melhoria da qualidade dessas empresas. O 5Ss tem uma grande importncia no processo de mudanas, na implantao de um programa de qualidade total. O trabalho caracteriza-se como um estudo de campo exploratrio. As empresas aderiram a um programa de extenso empresarial, com o propsito de ter um diagnstico estratgico, que fornecesse um suporte para a melhoria da qualidade. Os dados coletados foram gerados por meio de relatrios e fotos. A anlise desses dados possibilitou um diagnstico claro, da situao das empresas estudas, evidenciando a necessidade da utilizao da metodologia 5Ss. Visando promover a competitividade no mercado com lucratividade, o Programa 5Ss caracterizou-se como a ferramenta ideal para a consolidao estratgica das empresas de pequeno porte. Palavras-chave: 5Ss; Gesto pela qualidade; Empresas de pequeno. 1. Introduo As empresas de pequeno porte devem utilizar-se de estratgias competitivas para se manterem no mercado, com lucratividade. A vantagem competitiva, hoje, surge da habilidade das empresas de pequeno porte em implementarem, a partir de recursos prprios, estratgias que acrescentem valor ao seu negcio. Com o aumento da competitividade, percebe-se que empresas, principalmente de pequeno porte, esto em busca de um caminho onde possam evoluir cada vez mais rpido, e de forma dinmica. Quando tal vantagem livre das aes dos competidores, ela se constri como uma vantagem competitiva sustentvel. Assim, muitas dessas empresas investem em tecnologias e esquecem da importncia de fatores primordiais, como o gerenciamento de funcionrios e de equipamentos. O treinamento dos funcionrios de suma importncia para a eficincia e eficcia do negcio. Para sobreviver concorrncia, a busca pela melhoria da qualidade est tornando-se uma preocupao permanente para as empresas de pequeno porte. Assim, o presente trabalho vem mostrar o quo importante a implantao de programas de qualidade, nessas empresas da regio central-RS. Dessa forma, a implantao de uma metodologia 5Ss foi sugerida como um plano estratgico, por tratar-se de um ponto de partida no gerenciamento, em busca da qualidade e produtividade. As empresas de pequeno porte aderiram ao Programa de Extenso Empresarial uma parceria da Universidade Federal de Santa Maria-UFSM com o Governo do Estado (SEDAI), com o propsito de fornecer um diagnstico s empresas. Esse programa vem prestando assessoria s empresas, de forma a identificar seus pontos fracos e fortes, bem como oportunidades de melhoria. A proposta de implantao do programa 5Ss foi sugerida como base para a implementao de um programa de qualidade total. 2. Metodologia A presente pesquisa caracteriza-se como um estudo exploratrio. Foram analisadas empresas

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de pequeno porte, da regio central-RS, as quais optaram pela implantao de programas de gesto pela qualidade. O 5Ss, foco deste estudo, foi a ferramenta utilizada na metodologia, pela assessoria da extenso empresarial. Dessa forma, caracteriza-se, tambm, como uma pesquisa de campo pois, de acordo com Trivios (1987), h a possibilidade de estudar duas, ou mais entidades, sem a preocupao de comparar entre si os resultados obtidos. Os relatrios, desenvolvidos pelos consultores que prestaram assessoria e orientao na implantao do programa 5Ss, nas empresas, foram utilizados e deram um maior suporte pesquisa. Cabe destacar que, segundo Richardson (1999), nos pressupostos do estudo cientfico pode-se afirmar houve dois grandes mtodos de pesquisa: quantitativo e qualitativo. Assim sendo, neste estudo foram utilizados os mtodos estatsticos, com a finalidade de caracterizar os tipos de empresas estudadas. E qualitativo para a anlise do material fotogrfico e relatrios desenvolvidos pelos consultores. 3. Referencial terico 3.1 O programa 5Ss O 5Ss visto como um importante programa participativo e propulsor da qualidade. O programa oferece o conhecimento necessrio a todos os participantes, para o desempenho e manuteno adequados de suas funes. Dessa forma, por ser um programa integrado, onde seus sensos agem interligados, o mesmo proporciona resultados surpreendentes em todos os aspectos, tanto na vida dos colaboradores quanto no ambiente organizacional. Para a melhoria da qualidade e produtividade, deve-se iniciar com a mudana de hbitos de todos os colaboradores quanto organizao, limpeza, asseio e ordem do local de trabalho. Dessa forma, o Programa 5Ss influencia positivamente a organizao, as pessoas e o ambiente, potencializando a melhoria da qualidade. O programa muda o comportamento e as atitudes das pessoas atravs do envolvimento, engajamento e comprometimento que surgem com a implantao e manuteno dessas aes (GODOY et al 2001). Segundo Silva et al (2001), o Programa 5Ss tem como objetivo bsico a melhoria do ambiente de trabalho, nos sentidos fsico (layout da organizao) e mental (mudana de paradigmas das pessoas). O programa proporciona adequar, da melhor maneira possvel, e de forma organizada, o espao fsico da empresa, otimizando espaos, melhorando o ambiente e evitando desperdcios. Alm disso, auxilia na parte psicolgica das pessoas, as quais se tornam mais comprometidas com o processo e com a empresa, deixando de lado velhos paradigmas. 3.2 Motivos de resistncia ao programa O programa 5Ss caracteriza-se por ser de fcil entendimento. Porm, o mesmo no se pode dizer da sua implantao, pois promove mudanas comportamentais, nos hbitos e atitudes, pessoais. Essa afirmao reitera-se atravs de uma pesquisa realizada em 2000, pelo Sebrae, sobre Gesto pela Qualidade Total nas pequenas e mdias empresas do terceiro setor, onde verificou-se que 72% dos programas 5Ss fracassaram (SEBRAE 2000). Em pesquisa realizada por Silva et al (2001), so descritos alguns dos motivos que conduzem ao fracasso do Programa 5Ss. Por exemplo: os funcionrios, gradualmente, deixam de conversar, questionar sobre o tema; os avaliadores de 5Ss deixam de realizar algumas auditorias, o que faz com que o programa perca a credibilidade, ocorrendo falta de planejamento das aes para as etapas seguintes. Para Soares et al (2001), a impossibilidade de reunir todos os colaboradores, em muitas situaes, um entrave conduo do programa. Outro fator relevante, na dificuldade de implantao, consiste na difcil quebra de paradigmas organizacionais. Esses, criados no

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decorrer da histria da organizao provocam uma resistncia quanto s mudanas. Assim, o programa deve ser realimentado sistematicamente, com palestras, divulgao de resultados, treinamentos, entre outras formas. 3.3 O significado dos cinco sensos Os cinco sensos a base para qualquer empresa que busque implantar um Programa de Qualidade Total. Os 5Ss tm um importante efeito sobre a motivao para a qualidade, visto que seus resultados so rpidos e visveis. O termo 5Ss derivado de cinco palavras, em japons, que tem por incio a letra S. SEIRI (senso de utilizao): o primeiro passo a ser dado no Programa 5Ss. Consiste em selecionar e eliminar o que desnecessrio do local de trabalho. Para que este senso tenha xito, preciso definir claramente o que , ou no, til no local de trabalho, ou que se tenha previso de uso em breve. Com este senso, os benefcios so vrios, como: maior espao no local de trabalho, segurana, facilidade de limpeza e manuteno, melhor controle de estoque, reduo de custos, entre outros benefcios. SEITON (senso de ordenao): este define os locais apropriados e critrios para estocar, guardar ou dispor os materiais, ferramentas, equipamentos e utenslios. O importante, neste senso, diz respeito organizao pessoal, onde todos devem reservar um tempo para planejar o dia de trabalho, anotar compromissos na agenda e consult-la sempre que preciso, e, tambm priorizar os mesmos por ordem de importncia, para otimizar tempo. SEISO (senso de limpeza): busca eliminar a sujeira, ou objetos estranhos, para manter limpo o ambiente, bem como manter dados e informaes atualizadas, garantindo, assim, a correta tomada de decises. Este senso no , apenas, o ato de limpar, mas o ato de no sujar. Nesse aspecto, podero existir algumas resistncias por questes culturais dos funcionrios, dificultando a quebra de paradigmas. O senso de limpeza, implantado, resulta em: ambiente agradvel e saudvel; melhoria do relacionamento interpessoal e, por conseguinte, do trabalho em equipe e, ainda, melhor conservao de mveis, equipamentos e ferramentas, reduzindo os desperdcios. SEIKETSU (senso de asseio): apresenta suas respectivas particularidades como higiene, sade e integridade. Ele cria condies favorveis sade fsica e mental, mantendo o ambiente livre de agentes poluentes proporcionando uma melhor qualidade nas condies de trabalho. Este senso busca manter os trs primeirosSs, de forma contnua e padronizada. Este senso, ao abordar a sade mental, enfoca o comportamento tico, de forma que as relaes interpessoais criem um ambiente saudvel, de respeito mtuo. SHITSUKE (autodisciplina): caracterizado pela educao e o compromisso. Desenvolve o hbito de observar e seguir normas e procedimentos, como a atender s especificaes. Este senso caracteriza-se pelo desenvolvimento mental, moral e fsico, para a disciplina inteligente, que o respeito a si prprio e aos outros. Disciplinar praticar, para que as pessoas faam as coisas certas, naturalmente. uma forma de criar bons hbitos. um processo de repetio e prtica. Saliente-se que esses sensos movem a organizao da posio atual para uma posio futura desejvel, adotando mudanas de comportamento, e relacionamento interpessoal contribuindo com o desenvolvimento da empresa. 4. Estudo de campo em empresas da regio central do Rio Grande do Sul As empresas de pequeno porte, escolhidas para o desenvolvimento deste estudo, foram diagnosticadas no primeiro semestre de 2005. Consultores do Programa da Extenso Empresarial fizeram, inicialmente, um levantamento de dados, detectando vrias falhas e inconvenientes, os quais vinham prejudicando, tanto o processo produtivo, quanto a fora de

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vendas, gerando altos custos. Cabe destacar que essas empresas no tinham contato, anterior, com programas de qualidade. Isso deve-se, talvez, falta de viso e/ou conhecimento dos empresrios sobre o custo gerado pela implantao da qualidade nas empresas, mas o custo da no-qualidade sempre maior e, mais significativo do que uma implantao. A implantao da qualidade, capaz de prover postura adequada aos novos desafios de uma economia globalizada e altamente competitiva, onde as mudanas ocorrem em alta velocidade, no entanto, a qualidade utiliza estratgias que atendam s necessidades dos clientes, no sentido de sustentar a sua posio no mercado. A partir da adeso ao programa, diagnsticos foram possveis, bem como a sensibilizao dos empresrios, do quanto suas empresas vinham gerando custos altos, caracterizados por: desperdcios, m gesto de estoques, layouts ultrapassados, ou, at mesmo, por questes de segurana no processo produtivo. A aplicao da metodologia proposta, na priorizao das demandas, bem como a identificao dos processos crticos, foram aes fundamentais para se atingir, com xito, os propsitos estabelecidos pelo Programa de Extenso Empresarial. 4.1 Histrico e caracterizao das empresas As empresas de pequeno porte, em estudo, so do segmento da construo civil, onde algumas tm suas atividades ligadas ao setor secundrio, e outras ao setor tercirio. Para uma melhor caracterizao do perfil das empresas, a Figura 1 mostra o tipo de atividade que as mesmas desenvolvem.
9% 37%

36% 18% Comrcio de materiais de construo Beneficiamento e comrcio de mrmores e granitos Beneficiamento e comrcio de madeiras Comrcio e servios de equipamentos eletrnicos

FIGURA 1 Ramo de atividade empresas de pequeno porte Fonte: Extenso empresarial (ncleo central do RS).

A concentrao maior de empresas, 37%, est no ramo de comrcio de materiais de construo, 36% no ramo de madeiras e 18% nas marmorarias. As de menor proporo, na regio, com apenas 9%, so as empresas de equipamentos eletrnicos, tais como comrcio de furadeiras, serras, entre outras. 4.2 Instalaes e reas de trabalho das empresas No desenvolvimento das atividades, durante o processo produtivo, em determinadas empresas, observou-se a falta de equipamentos de proteo individual (EPIS), tais como: luvas de raspas, calados fechados, protetores auriculares, culos e mscaras, conforme mostra a Figura 2. Uma grande quantidade de material extrado, tais como p, cavacos, madeiras, serragem, entre outros pode ser observado na Figura 3. Os mesmos estavam dispostos na rea de trabalho e de circulao, dificultando o acesso do trabalhador s mquinas. O ambiente de trabalho no possui uma sinalizao de segurana, a qual deveria existir para alertar principalmente sobre os riscos de acidentes. importante destacar que a sinalizao de

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segurana regulamentada pela NR-26.


Figura 2 Figura 3

FIGURAS 2 e 3 EPIs no utilizados e rea de produo obstruda Fonte: Empresas.

Outro problema observado, na maioria das empresas, refere-se s instalaes eltricas, o que pode ser visto acima, nas Figuras 4 e 5. Essas instalaes esto inadequadas e apresentam precrias condies de trabalho, podendo vir a causar graves acidentes. De acordo com a NR10, que regulamenta as instalaes e servios em eletricidade, determina, no item 10.2.1.1, que as instalaes eltricas devem ser projetadas de modo a prevenir choques eltricos e qualquer outro tipo de acidente.
Figura 4 Figura 5

FIGURAS 4 e 5 Fiaes eltricas expostas, gerando risco de choques eltricos Fonte: Empresas.

Analisando as Figuras 6 e 7, pode-se identificar riscos sade humana. O acmulo de gua, na rea de produo, combinado ao uso de mquinas eltricas, poderia ocasionar um choque eltrico, entre outros srios acidentes.O mais alarmante foi constatar que os funcionrios dessas empresas tm, disposio os EPIS, mas no os usam, como se evidencia na Figura 7. Percebe-se que as empresas de pequeno porte precisam trabalhar de forma rdua, para se adequarem s normas de segurana e qualidade de vida do trabalhador, visando um melhor gerenciamento do bem estar do trabalhador e uma reduo de desperdcios.

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Figura 6

Figura 7

FIGURAS 6 e 7 Acmulo de gua no local de produo e no utilizao de EPI Fone: Empresas.

4.2.1 Layout organizacional Neste item, verificou-se que os empresrios no possuem uma preparao adequada para gerenciarem estoques e distribuio de equipamentos, de forma visual e otimizada. As Figuras 8 e 9 exemplificam essas deficincias, relativas estocagem e armazenamento de produtos. Observa-se estoques empilhados acima de sua capacidade, os quais podem gerar acidentes de trabalho, produtos mal dispostos nas prateleiras, dificultando a localizao e, ainda, a m aparncia do local.
Figura 8 Figura 9

FIGURAS 8 e 9 Layout organizacional deficiente Fonte: Empresas.

As empresas precisam melhorar seu layout, tanto interno quanto externo, conforme evidenciam as Figuras 10 e 11. Nestas ltimas figuras observa-se o piso com rachaduras, paredes precisando de pintura, vidros quebrados e falta de identificao visual. Essa ltima questo imprescindvel para qualquer empresa que queira ser reconhecida e ter uma boa imagem no mercado atual.

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Figura 10

Figura 11

FIGURAS 10 e 11 Piso em mau estado de conservao e fachada sem identificao Fonte: Empresas.

5. Concluses Os resultados gerados pelo presente estudo concluem que as empresas de pequeno porte tero que rever seus conceitos em relao aos atuais sistemas de gesto. As empresas devem adotar, de forma rpida, procedimentos de melhorias, uma vez que foram verificadas inmeras deficincias. Uma grande dificuldade foi observada com relao aos empresrios: no reconhecerem seus erros nos processos de gesto. Com o diagnstico da assessoria do Programa de Extenso empresarial, foi possvel convencer os empresrios de que suas empresas estavam distantes dos padres desejados de qualidade. Nesse contexto, destaca-se a importncia de os empresrios e dirigentes olharem suas organizaes de fora para dentro, ou seja, na viso do cliente, abandonando a viso rotineira que se tm no dia-a-dia. A perda de lucratividade est intimamente relacionada ao desperdcio, uma vez que est embutida nos custos gerados por esses, e que so enormes nas empresas analisadas. Esses desperdcios foram detectados, tanto no processo produtivo, quanto em outras reas. No layout, as mquinas dispostas de maneira inadequada para o trabalho, sem manuteno preventiva, acarretando desperdcio de tempo e movimentao de pessoas e materiais, o que refletido no tempo de produo, alm de evidenciar o desgaste precoce dessas mquinas. Conclui-se que, para essas empresas tornarem-se mais competitivas, necessitam, o mais rpido possvel, modificar seus paradigmas culturais. Conforme os consultores, a implantao do Programa 5Ss denota o movimento das organizaes, da posio atual, para uma posio futura, desejvel e competitiva no mercado. Cabe salientar que o passo inicial j est sendo dado, o da implantao de um Programa de 5Ss, bem como a utilizao de cursos de conscientizao para empregados e empregadores, visando mostrar a todos os colaboradores o desafio de criar um ambiente de mudana comportamental. Dessa forma, destaca-se que o programa 5Ss o mais adequado para as empresas de pequeno porte. Pode-se confirmar, atravs deste estudo, que a estruturao de um sistema de qualidade, baseado no programa 5Ss viabiliza a implantao de outros programas, os quais podero vir a acelerar a modernizao dessas empresas, fornecendo a base cultural para a implantao de um programa de qualidade total. O desenvolvimento de estratgias, nessas empresas, permitir uma viso integrada, com foco na viso de futuro, podendo, inclusive, servir de referncia a outros tipos de empresas, desse porte, em outras regies brasileiras.

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