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Texto de Mnica Captulo I: Introduccin

MONICA SOFTWARE DE NEGOCIOS Captulo I: Introduccin

Introduccin:
Mnica es el programa de computador ideal para negocios. Le permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad bsica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier pas del habla castellana. Mnica es ideal para negocios dedicados a la comercializacin de productos de cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretera, una farmacia, venta de ropa, etc. entonces Ud. puede utilizar este programa sin problemas, todo lo que necesita es un computador personal ( una red de computadores) y listo!. Mnica es fcil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador. Ha sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en mente al empresario latino que desea resultados rpidos e instrucciones sencillas. Con Mnica Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy fcil de aprender. Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo hara con papel y lpiz, con una mquina de escribir. Los mdulos que componen Mnica son independientes de tal modo que si Ud. solamente quiere hacer facturas, por ejemplo, no necesita manejar los otros mdulos o tener que "predefinir" parmetros adicionales (y muchas veces trminos contables poco entendibles) que nunca va a utilizar a fin de hacer una factura.

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Mdulos que comprende Mnica:

Facturas .- Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios nmeros de factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.). As mismo puede realizar devoluciones sobre el inventario. Las facturas actualizan el inventario apenas son creadas. Tambin puede realizar facturas en lotes (ideal por ejemplo cuando se tiene que facturar al mismo grupo de clientes al final del mes por un mismo concepto). Puede obtener sus totales de ventas por fechas, clientes, reporte de impuestos, etc. Inventario.- Controla los productos en el almacn: crea, modifica y elimina productos (el cdigo del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede almacenar ms de 10 millones de tems en sus archivos. As mismo puede enviar cotizaciones a sus suplidores (si lo desea puede imprimirlo en ingls) y luego convertirlos en ordenes de compra (est enlazado con el mdulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el krdex que puede llevar de su inventario, es fcil de actualizar y manejar. Por otra parte, Mnica le brinda la posibilidad de manejar las imgenes (fotos o diagramas) de sus productos . Por ejemplo Ud. puede tener un catlogo de todos sus productos en su computador. Cuentas por cobrar.- Cuando Ud. vende al crdito, Mnica le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc. Ud. puede tener un listado de clientes morosos, facturas canceladas, vencimientos de las prximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier momento. Cuentas por pagar.- Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus suplidores, entonces este mdulo es para Ud. ya que le permite saber a que suplidores le debe, cuando se vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el suplidor. Estado de pagos para cada suplidor. Cuentas Corrientes.- Su empresa ahora puede llevar una 1000 cuentas corrientes. Es muy fcil crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depsitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una reconciliacin con el estado de cuenta. de su banco. Contabilidad.- Diseado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por partida doble, Ud. puede definir su tabla contable utilizar la que viene diseada especialmente para su pas! el cual puede ser manejado en multinivel (Agrupacin de cuentas). Con Mnica Ud. puede tener el libro diario, Mayor, y los principales reportes financieros: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y prdidas, Balance tributario, etc. Mnica adicionalmente puede trabajar en red: Novell, Windows 95, Lantastic, etc. Es decir Ud. puede realizar una factura en una estacin de la red, mientras que la otra estacin por ejemplo puede estar manejando el inventario. Mnica acepta el smbolo de su moneda y ha sido diseada para ajustarse a los reglamentos de su pas ( por ejemplo el RUT en Chile, RUC en Per, NIT en Colombia, coma decimal en Sto. Domingo, Facturas reglamentadas en Venezuela, etc.) Mnica tiene acceso de seguridad. Hasta 4 niveles de usuarios pueden ingresar a realizar las diferentes funciones de Mnica, por ejemplo un nuevo empleado puede ser asignado nivel bsico el cual solamente le permite hacer una factura, sin posibilidad de eliminarla cambiarla y no puede consultar costos.

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Pasos para Ingresar a Mnica

1. Ubicar el Icono Mnica 7 (Inicio-Programas) y ejecutar el programa. 2. Aparecer la siguiente Pantalla.

3. Clic en la Opcin Presione aqu para comenzar. 4. La Pantalla siguiente muestra el Men principal de Mnica.

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Captulo II: PARAMETROS

Este Mdulo permite realizar la configuracin de MONICA a fin de poder determinar los parmetros que se utilizarn en el transcurso del manejo de este paquete. Dicha configuracin comprende, Tipo de Moneda, Formato de Fecha, Mtodo del Inventario, Datos de la Empresa, etc. Cuando se hace clic en este Mdulo aparece la siguiente ventana.

OPCIONES IMPORTANTES DEL MENU PARAMETROS

GENERALES: Permite definir el Nombre de la Empresa, Tipo de Moneda, los impuestos a aplicar, el formato de fecha, etc. Esta opcin debe ser ejecutada cuando se instala MONICA por primera vez. Cuando se hace clic en esta opcin aparece la siguiente lista de opciones:

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Bsicos: Permite establecer el Nombre de la Empresa, Tipo de Moneda, Formato de Fecha, Idioma, Redondeo, Tipo de Facturas, Logo de la Empresa, etc. Contables: Permite Definir el Inicio (Fecha) de la Contabilidad, Definicin de la Contabilidad (Cuentas de Cierre y de Capital), etc. Accesorios: Permite establecer la equivalencia de la Moneda respecto del Dlar, El costo del Inventario (UEPS, Ultimo Precio, Precio Promedio Simple), Transferir y/o Extraer datos a Excel o Archivo tipo Texto (txt), etc.

ADICIONAR O ELIMINAR EMPRESAS

OTRA EMPRESA: Esta Opcin permite Adicionar nuevas Empresas cuyo manejo es totalmente independiente en el manejo de sus datos respecto de otras empresas creadas con MONICA. Cuando hace clic en esta opcin se muestra la siguiente ventana:

Adicionar Empresa: Permite Crear nuevas Empresas Eliminar Empresa: Permite eliminar una Empresa con todos sus datos existentes (Clientes, Proveedores, Artculos, Transacciones, etc.).

NOTA: Cuando se Adiciona una nueva Empresa, deber salir de MONICA

adecuadamente y volver a Ingresar con el Nombre de la Empresa Creada.

RESPALDAR: Permite Guardar y/o Recuperar todos los datos de la Empresa desde un dispositivo de almacenamiento externo (Diskettes, Pendrives, CDs, etc.). Cuando se hace clic en esta opcin aparece la siguiente ventana:

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Respaldar en Disco Duro: Permite sacar una copia de todos los datos de la Empresa en un disco (Duro, Flexible, Pendrive, etc.). Restaurar de Disco Duro: Permite recuperar los datos de una Empresa desde un disco (Duro, Flexible, Pendrive, etc.)

PASOS PARA RESPALDAR DATOS EN DISKETTE.

1. Clic en la Opcin Respaldar en Disco Duro, aparecer la siguiente ventana

2. 3. 4. 5.

En el rea Subdirectorio introduzca la unidad de disco Flexible (A:) Clic en la opcin Megabytes a Utilizar Clic en Iniciar Proceso Cuando termine el proceso de copia de datos hacer clic en Aceptar.

NOTA: Los Pasos para Restaurar Datos de Disco Flexible son similares a los descritos
anteriormente.

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Captulo III: Clientes/Proveedores

Mnica permite almacenar en una base de Datos la Informacin de todos los Clientes y Proveedores que maneja su empresa. Para este efecto hacer clic en la opcin ClientesProveed. del men Principal.

Si hace clic sobre la opcin Clientes o Proveedores, saldr una pantalla de introduccin de datos similar a la siguiente figura. (Ventana para la Opcin Clientes)

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Introduccin de Nuevos Clientes/Empresas.

1. Clic en la opcin Crea Empresa 2. Saldr la siguiente ventana para introducir los datos del nuevo Cliente/Empresa

3. Una vez introducidos los datos de los clientes hacer clic en la Opcin Adicionar y Confirmar la grabacin del Registro. 4. En el mensaje saliente hacer clic en Aceptar para volver a la Pantalla de Clientes o Proveedores.

NOTA: La introduccin de Registros es similar tanto para la Ventana de Clientes como de

Proveedores. Explicacin de los campos de la Pantalla de Introduccin de datos(Clientes/Proveedores) La mayora de los Campos son bastante claros, sin embargo algunos merecen mayor explicacin. Cdigo: Puede contener hasta 14 caracteres (Letras y nmeros). Este campo es obligatorio debido a que le permite a Mnica ubicar en forma rpida al Cliente/Proveedor. El cdigo debe ser explicativo referente al Cliente/Proveedor que se introduzca, por ejemplo si el Cliente se llama Lloyd Areo Boliviano, su cdigo puede ser LAB, si el cliente se llama Juan Prez Olgun su cdigo puede ser JPO. Nombre: Permite ingresar el nombre de la Empresa o de personas (clientes/proveedores). Categora: Se utiliza para clasificar al Cliente/Proveedor, es decir, si su empresa tiene por ejemplo Clientes Mayoristas, puede clasificarlos diseando esta clasificacin de acuerdo a su criterio.

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Registro Tributario: Permite la Introduccin del Registro nico (NIT) que recibe cada empresa del Gobierno. Registro Empresarial: Se puede utilizar este campo para introducir un segundo Registro que asigna el Gobierno a algunas Empresas, por ejemplo Rgimen General, Rgimen Simplificado, etc. Balance a la Fecha: Al momento de crear la Empresa, puede existir algn saldo (Deudor o Acreedor), en este caso debe introducir el saldo correspondiente en este campo. Si el saldo es a favor colocar el monto monetario en forma normal (Ejemplo: 3458.80), si el saldo es en contra introducir el monto monetario con el signo negativo (Ejemplo: -5695.50) Mximo Crdito: Es la cantidad Mxima hasta la cul puede vender a su cliente. En el caso del Proveedor, es la mxima cantidad que le otorgan en ventas al crdito. Descuento: Permite la introduccin del descuento ofrecido a su cliente, este monto aparece en la factura al momento de realizar la transaccin correspondiente (Este descuento puede ser modificado en cada factura). En el caso de los Proveedores es el descuento que nos ofrecen por la compra de sus productos. Trminos: Son los trminos de venta que se aplican al cliente, por ejemplo si el trmino es Efectivo, entonces Mnica aplicar este trmino a todas las facturas realizadas con ese Cliente, sin embargo en el momento de crear una factura este trmino puede ser cambiado. Inters: Es el Cargo que se aplica a clientes atrasados Morosos sobre facturas al crdito que ya han sido vencidas y no canceladas. En el caso del Proveedor es la multa que se carga por no pagar a tiempo las facturas adeudadas. Notas: Se utilizan estos campos para introducir textos adicionales a 3 lneas o en forma de documento que se vea por conveniente. Por ejemplo en el Notas Adicionales se puede introducir En fecha 3 de mayo se visit a este cliente con el fin de firmar un convenio..

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Captulo IV: INVENTARIO

Este Mdulo se utiliza para la Introduccin de Artculos (tems), revisin del Krdex Fsico, Compras a Proveedores, Cotizaciones y Reportes Varios. La pantalla presenta distintas Fichas para realizar los trabajos en cuestin. La siguiente figura muestra la Pantalla Principal del Inventario.

CREAR (INTRODUCIR) ARTICULOS O PRODUCTOS NUEVOS

1. Clic en la Ficha Inventario (Si no estuviese habilitada) 2. Clic en la Opcin Crea Producto de Datos: Saldr la siguiente ventana de Introduccin

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3. Esta nueva ventana presenta 2 fichas: Descripcin General del Producto y Detalles Adicionales. Descripcin General del Producto: Auto explicativo Detalles Adicionales: Permite la Introduccin de Imagen del Producto, Proveedor, Categora del producto, Comentarios, etc. 4. Una vez terminada la introduccin de los datos del Producto hacer clic en Aceptar.

MODIFICAR PRODUCTO: Esta opcin es similar a Crear Producto, sin embargo es necesario indicar que no todos los campos son modificables.

ELIMINAR PRODUCTO: Permite Eliminar productos que todava no hayan sido utilizados en ninguna transaccin.

PRECIOS: Esta Opcin permite Incrementar o Disminuir el Precio 1 o Precio 2 de algn Artculo que haya sido creado con anterioridad.

VER PRODUCTO: Nos permite Consultar el estado de un determinado Artculo: Precios, Cantidad en Stock, Proveedor, etc.

NOTAS: Comentarios o Anotaciones importantes relacionadas con un tem.

COMPRAR ARTICULOS A PROVEEDORES

1. Clic en la Ficha Comprar del Mdulo Inventario. Se presenta la siguiente ventana.

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2. Clic en la opcin Crear

.Saldr la siguiente ventana de Introduccin de datos.

Compra Nro. Se refiere al Nmero de Compra con que se iniciar el Contador. Este dato puede ser cambiado por el usuario. Ordenado a: Permite la Introduccin del Cdigo del Proveedor del Producto a ser comprado. Si no se acuerda el cdigo del Proveedor, hacer clic en la opcin Buscar y posteriormente doble clic en la opcin Bsqueda por Nombre y responder SI al mensaje saliente, luego elegir de la lista mostrada el Proveedor respectivo con doble clic Enviar a: Se utiliza para introducir otra direccin diferente de la actual para que el Producto sea entregado en esa nueva direccin especificada. (no es necesario si no hay cambio de direccin). Registro tributario: NIT del Proveedor (Este dato se carga automticamente cuando se elije el Proveedor respectivo). Enviar: Permite introducir la forma de envo del producto (Correo, Almacn, etc.) Pago: Permite elegir las diferentes formas de Pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta, etc.) Vendedor: Se refiere a la persona que le est vendiendo el producto. Este espacio puede ser dejado en Blanco. Referencia: Puede ser dejado en Blanco. Permite la introduccin de alguna referencia al Producto en cuestin, por ejemplo el nmero de alguna cotizacin echa al proveedor. Fecha: Fecha en la cul se realiza la compra. Crea Prod. F2: Si el producto a comprar es Nuevo, esta opcin le permite crear el tem correspondiente, igual a la explicacin en la Introduccin de Nuevos Artculos. Ver Prod. F3: Permite visualizar el estado del producto previa introduccin de su Cdigo Lista Prod. F4: Permite visualizar la Lista de Productos con el fin de seleccionar el que ser comprado al Proveedor respectivo. Descnto. F6: Permite aplicar un descuento al Producto. Coment. F7: Agrega un Comentario a la Compra actual. Elimina Fila F9: Permite eliminar una fila de la Planilla de Compras realizada Insertar Fila F8: Permite insertar una Fila a la Planilla de Compras realizada.

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Sub-total: Muestra el Subtotal del Monto a ser pagado en la Compra respectiva. Dscto.: Muestra el descuento aplicado a la Compra Actual. (Puede ser modificado) Impto.: Muestra el Impuesto Aplicado a la Compra Actual. (Puede ser modificado) TOTAL: Muestra el Total a pagar sobre la Compra Actual. Pago: Si la Compra ser realizada en varios pagos (Crdito) introducir en esta rea el Monto Parcial que ser pagado en la Compra Actual. MONICA calcula el Saldo en forma automtica. Saldo: Muestra el Saldo Actual si la compra es realizada al Crdito. Ref.: Permite introducir la referencia del Pago Parcial (Efectivo, Cheque, etc.) Vence: Permite introducir la fecha de vencimiento del crdito de la Compra Actual. Calendario: Muestra el Calendario en forma mensual. Puede visualizar cualquier mes de cualquier ao. RETORNAR: Cancela la Compra Actual. SALVAR E IMPRIMIR: Permite almacenar (Guardar) la Compra Actual y realiza una Impresin (Comprobante) de la misma. Se necesita una impresora conectada al equipo. SOLO SALVAR: Permite Almacenar (Guardar) la Compra Actual.

NOTA: Las Restantes Opciones del Mdulo Compras son las siguientes:
Modificar: Permite Modificar los Datos de una Compra respectiva. Imprimir: Imprime la Compra elegida segn Nmero especificado. Eliminar: Permite Eliminar una compra si esta no fue entregada por el Proveedor Total o Parcialmente. NOTAS: Comentarios o Anotaciones importantes relacionadas con una Compra Ver Orden: Permite visualizar los datos de una compra realizada. Internet: Permite Envira la orden mediante Correo Electrnico. El correo Outlook deber estar configurado para poder realizar esta operacin en forma adecuada. Recibir: Cuando llega la Mercadera (Productos) comprada al proveedor, se la debe recibir en forma fsica haciendo clic en este cono y verificando los datos de la misma. Convertir: Convierte una Compra Realizada a Estimado.

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