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Manual de Gestin Documental

RECOMENDACIONES GENERALES

o CARACTERSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO

o Papelera

o La correspondencia que produce la Fundacin como cartas, memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la papelera establecida en original y copia.

Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Instrucciones) se elaboran en original y una copia en papel bond, color blanco, tamao oficio con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo. (El formato se puede disear en el computador si no se cuenta con papelera impresa).

Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamao carta.

o Presentacin

Los documentos no deben presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.

La presentacin debe ser impecable sin borrones ni repisados.

El tipo y el tamao de la letra deben facilitar la lectura del texto (se recomienda arial, tamao 12).

La cinta que se utiliza para la impresin debe garantizar y mantener la nitidez del documento.

El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnologa de impresin de que se utilice. Para impresora lser el gramaje de las copias es igual al del original (75grs.).

La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmacin.

Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseos hechos en computador.

La transmisin va fax es un adelanto de informacin y exige el envo inmediato del original, nico respaldo de valor probatorio.

Para garantizar la permanencia de la informacin contenida en papel trmico se debe fotocopiar.

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin y conservacin del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trmite de documentos.

El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo ser emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la universidad en tamao oficio.

o CARACTERSTICAS GENERALES DEL TEXTO

o Uso de maysculas y minsculas

Las palabras escritas en mayscula sostenida no se dividen.

Es conveniente tildar las vocales escritas en mayscula sostenida, cuando as lo requieran.

Se utiliza mayscula sostenida para resaltar algn dato. NO se debe exagerar su uso.

En espaol, se escriben con minscula los das, puntos cardinales y las estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo del prrafo.

Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias.

Se debe distinguir el nombre propio del nombre genrico. Ejemplo:

o NOMBRE PROPIO
Banco de la Repblica Gerente General Departamento de Compras

TRMINO GENRICO

Gracias a su banco hemos. Habr reunin de gerentes Se le cargar departamento a dicho

o Escritura de nmeros

Los nmeros de cuatro cifras que representan aos no se separan con espacio ni con punto. Ejemplo: ao 1996

Cuanto en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de da, mes y ao. Ejemplo: la reunin se celebrar el 28 de febrero de 2004.

Cuando se escribe en forma numrica abreviada, se representa en orden de ao, mes y da. Ejemplo: 2004-02-28.

Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apstrofe para las unidades de milln. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresin en letras. Ejemplo: $5678.540,00. (No es necesario incluir las expresiones moneda corriente, m/cte., ni moneda legal, m/l.

Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de estas ltimas se representan con ceros y no con la

o letra o minscula, ni con el signo igual

(=). Ejemplo:

$435.342872.960,50 405.720,00

La escritura eventual de nmeros dentro de un texto se efecta de la siguiente manera:

Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: Hemos enviado dos plegables con un total de nueve hojas cada uno.

Cuando estos nmeros hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras. Ejemplo:

o La poblacin que se va a evaluar comprende nios entre los 8 y los 12 aos.

Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10. Ejemplo:

o 8, 5%, escala 1:1000

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el diecisis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en adelante en tres palabras. Ejemplo: diecisiete, treinta y dos

Para documentos legales, los nmeros se escriben en cifras y en letras. La cifra se puede expresar en primer trmino en letra o en nmeros, pero conservando la opcin elegida a travs de todo el documento. Ejemplo:

o $1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos) Un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80)

Los nmeros telefnicos se separan por grupos y con espacios; el indicativo entre parntesis. Ejemplo:

o Telfono (091) 243 72 50

Los nmeros de cdula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la poblacin no es una capital, se aade el nombre del departamento entre parntesis ( ). Ejemplo:

o C.C. 32.397.330 de Medelln o Cdula 19.825.345 de Honda (Tolima)

Para la denominacin de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas. Ejemplo:

o Reunin de las 14:00 a las 16:00 horas

o Trascripcin textual de documentos

o Para destacar la trascripcin de un texto se dejan una sangra de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalizacin, as como continuidad en los prrafos de una trascripcin completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que no es necesario incluir.

o Denominaciones femeninas y profesionales

o Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia de la Lengua.

Alcaldesa Asistenta Consulesa Decana Gerenta Gobernadora Jueza Jefa Ministra Presidenta Rectora

CARGOS Abogada

TTULOS

Administradora de Negocios Administradora de Empresas

Arquitecta Bacteriloga

Biloga Marina Comunicadora Social Contadora Pblica Geloga

Fsica Nuclear Ingeniera

Revisora Fiscal

Mdica

Secretaria General Subgerenta Tesorera Vicerrectora

Microbiloga Odontloga Psicloga

Diseadora Textil

o Nota: Los cargos y ttulos deben llevar mayscula inicial o minscula, segn se trate de nombre propio o trmino genrico.

o Ejemplos:

o Alicia Vargas, Ingeniera o Vendr la ingeniera Alicia Vargas

o Uso de abreviaturas

En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (doctor, usted, seor, seora, factura, cuenta y otros).

Se exceptan de las que forman parte de nombre o razn social de una empresa si as las tienen registradas.

En los tratamientos en las lneas de encabezado y de copia. Ejemplos:

o Ca. Colombiana de Modas S.A. Rojas Hermanos Ltda. o Copia: Dr. Humberto Lpez Meza

o ELABORACIN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

CARTA

CONCEPTO: Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.

ESTILO BLOQUE EXTREMO

Todas las lneas parten del margen izquierdo

MODELOS

MODELO 1: Para el diseo de la papelera se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibo).

MODELO 2 : Se distribuye en dos zona (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre)

REQUISITOS

MRGENES

Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm

Encabezados de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

ZONAS

ZONA 1: Razn social, sigla o acrnimo, logotipo y NIT. ZONA 2: Direccin, apartado, fax, telfono, ciudad

ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro

(Ver ilustracin anexa)

ZONAS CARTA COMERCIAL

ZONA 1

o Z

ZONA 2

ESQUEMA DE CARTA COMERCIAL ESTILO BLOQUE EXTREMO

Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario especfico.

De 4 a 6 interlneas segn la extensin de la carta, pueden ocupar hasta 8 lneas, interlineacin sencilla

sin

sobrepasar

la

mitad

del

escrito

2a3

interlneas

TRATAMIENTO:

4a6

o ttulo acadmico, se escribe con mayscula inicial

(Seor, Seora, Doctor, Ingeniero, etc..) 1

NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayscula sostenida o mayscula inicial, con los dos apellidos. NO se utiliza negrilla. (Pedro Luis Jaimes Surez) o 2

CARGO: Se escribe con mayscula inicial. (Gerente General). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar divisin silbica.

o 3 EMPRESA: Con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.)

DIRECCIN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma direccin que se registra en el sobre. Se dejan 2 espacios a mquina o cuatro en computador entre el nmero de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de nmero No.

2 No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc.. (Carrera 654-6 135-85).
En caso de apartado se anota en un solo nmero. (Apartado 50943).

NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre an tratndose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander). o 2

PAS : Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensin de los datos.

ASUNTO : (opcional). Constituye la sntesis de la carta en mximo 4 palabras, mayscula inicial. (Vencimiento pliza 45890).

PARTES DE LA CARTA

NMERO: Consecutivo, lo debe anteceder el cdigo de la dependencia. De 2 a 3 interlneas del margen superior

FECHA: Ciudad de origen y fecha de envo, de 2 a 3 interlneas del nmero, en orden da, mes y ao; sin separarlo con punto. (San Jos de Ccuta, 20 de febrero de 2004)

DATOS DEL DESTINATARIO

o Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario especfico.

De 4 a 6 interlneas segn la extensin de la carta, pueden ocupar hasta 8 lneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineacin sencilla

TRATAMIENTO : o ttulo acadmico, se escribe con mayscula inicial (Seor, Seora, Doctor, Ingeniero, etc...)

NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayscula sostenida o mayscula inicial, con los dos apellidos. NO se utiliza negrilla. (Pedro Luis Jaimes Surez)

CARGO: Se escribe con mayscula inicial. (Gerente General). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar divisin silbica.

EMPRESA: Con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o

acrnimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.)

DIRECCIN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma direccin que se registra en el sobre. Se dejan 2 espacios a mquina o cuatro en computador entre el nmero de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de nmero No. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc.. (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota en un solo nmero. (Apartado 50943).

NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre an tratndose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander).

PAS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensin de los datos.

ASUNTO : (opcional). Constituye la sntesis de la carta en mximo 4 palabras, mayscula inicial. (Vencimiento pliza 45890).

SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.

Como saludo independiente se escribe a 2 interlneas del asunto. (Apreciado seor Botero:, Apreciada doctora Martha:)

Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Luca, y confirmamos)

TEXTO: Se escribe a 1 interlnea, 2 entre prrafos. Se debe tener en cuenta:

Tratar un solo tema por carta Omitir temas personales en cartas comerciales Hablar de usted Sin errores tcnicos, ortogrficos, mecanogrficos, gramaticales o de puntuacin
Sin borrones ni repisados Comienza a 3 interlneas del asunto

PGINAS SUBSIGUIENTES:

Se pueden utilizar hojas en blanco o que slo tengan el logotipo.

La calidad, color y tamao del papel deben ser los mismos. El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco y a 2 interlneas del logo, con mayscula inicial. La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y la pgina al margen derecho. Ejemplo:

Ingeniero Luis Castaeda Londoo 2

El primer prrafo de las lneas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlneas del encabezado.

En caso de terminar pgina sin finalizar prrafo, se dejan mnimo 2 renglones y se pasan 2 a la nueva pgina. La ltima pgina debe contener mnimo el prrafo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA: Expresin de cortesa que se escribe a 2 interlneas del texto. (Cordialmente, - Para nosotros es un gusto servirle.)

REMITENTE: El nombre se sita de 4 a 6 interlneas de la despedida, en mayscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar.

LNEAS ESPECIALES:

ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Despus del firmante a 2 interlneas seguida de 2 puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en nmero de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas)

COPIA: A dos renglones del firmante o de la lnea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios de las copias, as: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Montoya Arango, Gerente EMS). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en lnea seguida.

Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.

IDENTIFICACIN TRANSCRIPTOR: A dos interlneas del firmante o del ltimo rengln escrito se anota el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra ms pequea. (Mara S., Pablo S.)

Para cartas de un prrafo es conveniente modificar los lmites de medidas convencionales:

3 interlneas entre el margen superior y el nmero 3 interlneas entre el nmero y la fecha

6 interlneas para iniciar destinatario El prrafo a interlineacin de uno y medio o dos y el doble para la despedida. Las lneas especiales se pueden separar por 3 interlneas.

No se cambia la interlineacin sencilla para los datos del destinatario y remitente.

PLEGADO DE LA CARTA

Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3 -4 cm arriba de la mitad se efecta el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaa de 1 cm se efecta segundo doblez.

Sobre con ventanilla: se hace de acuerdo con la posicin de la ventanilla.

2.2 MEMORANDOS

Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, se utiliza para transmitir informacin, orientaciones o pautas a las dependencias locales.

ESTILO BLOQUE

Las lneas de nmero, fecha y remitente se escriben del centro de la hoja hacia la derecha.

REQUISITOS

MRGENES (Igual a la carta) ZONAS (Igual a la carta)

Denominacin del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlneas se ubica la palabra MEMORANDO en mayscula sostenida y centrada.

Nmero: Numeracin consecutiva. Puede anteceder el cdigo dependencia, de 2 a 3 interlneas de la palabra MEMORANDO.

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlneas del nmero

Encabezamiento:

A 3 interlneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposicin PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayscula inicial.

A 2 interlneas de la palabra PARA se ubica la preposicin DE en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayscula inicial.

A dos interlneas de la preposicin DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente la sntesis del documento con mayscula inicial.

Los datos del destinatario y remitente se escribirn as:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo

Remitente: Cargo

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayscula inicial, se escribe de la mitad de la hoja hacia la derecha.

REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace la aclaracin escribiendo entre parntesis y con mayscula la letra E seguida de punto (E.), despus del cargo.

Asunto: Sntesis del tema expresado en mximo cuatro palabras con mayscula inicial.

Texto:

Se inicia de 3 a 4 interlneas del asunto contra el margen izquierdo. Se redacta en primera personal del singular o del plural segn el caso. Se usa tratamiento de usted. No debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. Presentacin impecable, sin borrones ni repisados.

PGINAS SUBSIGUIENTES

Se puede utilizar hojas en blanco o con logo, de igual color, calidad y tamao El encabezado se escribe de 2 a 3 interlneas del borde superior o a 2 del logo con mayscula inicial. La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina a la derecha.

Doctor Fabio Tobn Londoo

El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlneas del encabezado.

Despedida: Expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas del texto, contra el margen izquierdo. Expresin breve o frase terminada en punto.

Remitente: El nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlneas de la despedida con mayscula inicial, en estilo bloque del centro del escrito hacia la derecha.

Lneas especiales:

Anexos, copias e identificacin del transcriptor se aplican igual que en la carta.

o 2.3 CIRCULARES

Comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios

CLASIFICACIN

De acuerdo con el destinatario:

EXTERNA O CARTA CIRCULAR INTERNA O GENERAL

Para la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la carta.

Para la circular Interna o General se utilizar el estilo BLOQUE, en donde las lneas de nmero, ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican del centro del escrito hacia la derecha.

REQUISITOS

MRGENES:

o Superior entre 3 y 4 cm o Inferior entre 2 y 3 cm

o Lateral izquierdo entre 3 4 cm o Lateral derecho entre 2 y 3 cm

CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboracin de cartas.

CIRCULAR INTERNA O GENERAL

DENOMINACIN: Del margen superior de 2 a 3 interlneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayscula sostenida, centrada y destacada.

NMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el cdigo de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlneas de la palabra circular.

FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlneas del nmero.

DESTINATARIO: A 3 interlneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)

ASUNTO: Opcional. Sntesis en mximo en cuatro palabras, a 3 interlneas de con mayscula inicial y seguida de dos puntos.

TEXTO: De 3 a 4 interlneas del asunto. A interlineacin sencilla y doble entre prrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con agrado informamos al personal., La Gerencia se complace en)

PGINAS SUBSIGUIENTES

Utilizar hojas en blanco o con logo Igual calidad, color y tamao

Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo La lnea de identificacin puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o nmero y el nmero a la derecha.
El primer prrafo se inicia de 2 a 4 interlneas del encabezado. Dems recomendaciones de la carta comercial

DESPEDIDA: Expresin de cortesa a 2 interlneas del texto, contra el margen izquierdo. Breve frase terminada en punto.

REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlneas de la despedida en mayscula sostenida. El cargo a 1 interlnea del nombre, con mayscula inicial sin centrar. Se escribe del centro hacia la derecha. Preferiblemente firma manuscrita.

Los anexos e identificacin del transcriptor se establecen igual que en la carta.

LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO

o 2.4 ELABORACIN DE SOBRES COMERCIALES

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envo.

PARTES

Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior.

Tercio central para ubicar datos del destinatario.

Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.

ASPECTOS GENERALES SOBRES

El sobre debe coincidir en color, calidad y diseo de la papelera. Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete. En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armona con el tamao. El tamao debe ser el adecuado segn anexos. Para sobres de manila a partir del tamao carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida a interlineacin de 1 y medio La impresin de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el ltimo caso se deja la solapa al lado derecho. Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir nmero

telefnico antes de la ciudad. Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamao apropiado. Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.

DISTRIBUCIN ZONAS EN SOBRE OFICIO

o Z ZONA 1

o ZONA 2

DISTRIBUCIN DE LOS DATOS EN SOBRE OFICIO

o 2.5 ELABORACIN DE ACTAS

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunin.

CLASIFICACIN Registrada y No registrada

REQUISITOS MRGENES: Igual a la carta

TTULO: Nombre del grupo que se rene. Aclarar cuando sea de carcter extraordinario.

PRESENTACIN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia con gerundio.

No debe presentar errores mecanogrficos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. Sin borrones ni repisados.

PGINAS SUBSIGUIENTES

Papel del mismo color, calidad y tamao Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunin y el nmero separado con guin, al margen derecho se escribe el nmero.

Se inicia prrafo de 2 a 3 interlneas del encabezado.

REQUISITOS ESPECFICOS

RAZN SOCIAL: Margen superior de la primera pgina.

TTULO: Nombre de la reunin y su naturaleza, centrados, mayscula sostenida a 3 interlneas del logo (Puede ir en negrilla).

DENOMINACIN DOCUMENTO Y NMERO: A 3 interlneas del ttulo se ubica la palabra ACTA, en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el nmero.

FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlneas de la denominacin del documento se escribe FECHA en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la fecha.

HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlneas. Al frente se escribe la hora de inicio y la de finalizacin de la reunin. (HORA: De las 09:15 a las 10:30 horas)

LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlneas de hora, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. (Hotel El Barn, Saln Diamante)

ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlneas, mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relacin de nombres con mayscula inicial a interlineacin sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente)

Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica as: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas).

INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.

AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificacin.

ORDEN DEL DA: Contra el margen izquierdo a 3 interlneas del ltimo nombre y con mayscula sostenida. De 1.5 a 2 interlneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlneas.

DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlneas y con mayscula sostenida. A 2 interlneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea).

A dos interlneas del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineacin sencilla.

CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunin. Contra el margen izquierdo a 3 interlneas. Se indica fecha y hora de la prxima reunin.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayscula sostenida, debajo el cargo con mayscula inicial.

IDENTIFICACIN TRANSCRIPTOR: Igual que en la carta, se escribe a 2 interlneas de los anexos, si los hay.