UNIVERSIDAD NUEVA SAN SALVADOR

LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

PARA SER PRESENTADO EN CATEDRA TEORIA ADMINISTRATIVA II.

POR RONNY IVAN YANES

DOCENTE: LICDO. JOS RAMN ARUZ.

Martes 04 de septiembre de 2012.

INDICE

INTRODUCCIN. ..........................................................................................................................2 1. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL ........................................................................................3 1.1. CONCEPTO............................................................................................................................ 3 2. CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES .............................................3 2.1 COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES ...............................................................................3 2.1.1. COMUNICACIONES VERTICALES .....................................................................................3 2.1.2. COMUNICACIONES HORIZONTALES................................................................................4 2.1.3. COMUNICACIONES OBLICUAS ........................................................................................4 2.1.4. COMUNICACIONES EXTERNAS........................................................................................4 2.2. SEGN EL CANAL ..................................................................................................................5 2.2.1. COMUNICACIONES FORMALES.......................................................................................5 2.2.2. COMUNICACIONES INFORMALES ...................................................................................5 2.3. SEGN LA DIRECCIN SEGUIDA ............................................................................................ 5 2.3.1. COMUNICACIONES DESCENDENTES ...............................................................................6 2.3.2. COMUNICACIONES ASCENDENTES .................................................................................6 3. CARACTERISTICA DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL ...................................................7 4. FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN .............................................................. 8 5. OTRAS CLASIFICACIONES Y/O TIPOS DE COMUNICACIN ........................................................9 5.1 COMUNICACIN DESCENDENTE ............................................................................................ 9 5.2 COMUNICACIN ASCENDENTE ............................................................................................ 10 5.3 COMUNICACIN CRUZADA.................................................................................................. 11 5.4 LA COMUNICACIN ESCRITA, ORAL Y NO VERBAL................................................................ 12 6. CONCLUSIN ......................................................................................................................... 15 7. BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................ 16

INTRODUCCIN. La comunicacin es un elemento de gran importancia de las relaciones humanas, el ser humano por naturaleza, necesita relacionarse con otras personas para poder satisfacer sus necesidades de afecto y socializacin, y esto lo logra a travs de diversos medios de comunicacin. La presente investigacin, pretende adentrar al lector, en el amplio mbito de la comunicacin organizacional. Es sabido por todos nosotros, y si no con las palabras textuales, por lo menos en esencia, que la comunicacin es el proceso mediante el cual, una persona transmite informacin a otra persona, y es el objetivo de toda comunicacin; en el caso de las empresas en particular la transmisin de informacin es una actividad diaria y de gran importancia, es por ello que existe la comunicacin organizacional. Generalmente en esta temtica surgen obstculos o barreras que impiden el correcto proceso de transmisin de datos empresariales, personales u organizacionales. COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES. Las organizaciones hoy en da necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo tendencias e innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia en el mercado con el dinamismo correspondiente de las empresas altamente efectivas; y de esta forma cumplir con las demandas de los mercados actuales. Para eso es necesario comprometerse a nivel corporativo que permita darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de comunicacin de las empresas que le permiten alcanzar los objetivos institucionales y ser competitivos en relacin a las dems organizaciones. La comunicacin organizacional es una importante herramienta de mucho aporte laboral en la actualidad que da lugar a la transmisin de la informacin dentro de las organizaciones para identificar los requerimientos y logros de la organizacin y los colaboradores de la misma. La comunicacin organizacional llega a permitir el conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la empresa, productividad en los departamentos de trabajo. La principal finalidad de la comunicacin organizacional es primordial para alcanzar los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan pas al desarrollo organizacional y de los colaboradores que se van preparando para alcanzar su mejor desempeo en los mercados.

1. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL. 1.1 CONCEPTO. La comunicacin organizacional se entiende, segn Carlos Fernndez Collado, como: "Un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organizacin, entre la organizacin y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los pblicos internos y externos de la organizacin, todo ello con el fin de que sta ltima cumpla mejor y ms rpido los objetivos".

2. CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES. Las comunicaciones organizacionales pueden clasificarse segn distintos criterios. 2.1 COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES. SEGN LOS SUJETOS ACTIVOS Y PASIVOS. 2.1.1. COMUNICACIONES VERTICALES. Son las que tienen lugar entre los distintos niveles de la escala jerrquica utilizando los canales constituidos por la estructura organizativa. Pueden ser ascendentes o descendentes. Las comunicaciones verticales descendentes constituyen el tipo de comunicacin ms extendido y sus instrumentos son las rdenes, reglamentos, informaciones de carcter general destinadas a facilitar el trabajo y la integracin del empleado en el organismo. Mensajes de autoridad para ser "difundidos"

Declaraciones sobre la filosofa de la organizacin Diseo de las instalaciones Instrucciones impartidas por la direccin Comunicacin de premios y castigos Leyendas y ancdotas del personal jerrquico Formas de reaccin ante las situaciones crticas Formas de reclutamiento del personal

Diseo de las estructuras organizativas Sistemas de informacin Estilos de relacin comunicativa comunicaciones verticales ascendentes van desde la base a la cumbre

Las

llevando informes ejecucin del trabajo y la marcha de la unidad organizativa, ideas, sugerencias, solicitudes de aclaracin, reacciones ante las rdenes e instrucciones recibidas, etc. Se trata de un medio til para tener informacin preventiva sobre las decisiones a tomar, reducir la distancia entre dos puntos de vista diferentes y obtener datos tiles sobre la eficacia de la gestin. El flujo ascendente casi con frecuencia se ignora o recibe poca importancia. 2.1.2- COMUNICACIONES HORIZONTALES. Llamadas tambin laterales, son las que existen dentro de una organizacin entre las personas pertenecientes a un mismo nivel jerrquico. Este tipo de comunicacin atraviesa la lnea jerrquica, es decir, se transmite sin que sea necesario utilizar los canales formales de autoridad, primero en sentido ascendente y luego descendente. Agilizan el funcionamiento de la estructura organizativa. Generalmente la informacin horizontal est constituida por los informes y diversos contactos que se establecen entre los ejecutivos o el personal de un mismo nivel jerrquico, pero de diferentes departamentos. Abarca juntas, consejos, mesas redondas, asambleas, etc. 2.1.3.- COMUNICACIONES OBLICUAS. Se verifican cuando un jefe debe entrar directamente en relaciones con los subalternos jerrquicos de otro jefe. Permiten ganar tiempo, evitando una lnea jerrquica excesivamente larga y complicada, pero debera recurrirse a este tipo de comunicacin slo en casos extremos, ya que puede provocar conflictos de competencia. 2.1.4.- COMUNICACIONES EXTERNAS. Tienen lugar entre los organismos, sindicatos, etc.) 4 organismos y el ambiente exterior (personas, grupos, otros

2.2. SEGN EL CANAL. Respecto del canal utilizado por el mensaje, las comunicaciones se clasifican en formales e informales. La organizacin formal es el estado de las relaciones individuales establecidas por la delegacin de la autoridad, responsabilidad y asignacin defunciones. La organizacin informal es el estado de las relaciones establecidas por las interacciones sociales entre individuos en una situacin particular. 2.2.1.- COMUNICACIONES FORMALES. Tienen lugar a travs de una serie de canales y de medios convenientemente dispuestos a tal fin, cuya existencia y modalidad de funcionamiento se ponen en conocimiento de todos. Su fin principal es hacer llegar informacin donde sea necesario y en el momento ms conveniente, con el fin de conservar y mejorar la eficiencia de la estructura organizativa. 2.2.2.- COMUNICACIONES INFORMALES. No se sirve de los canales establecidos y son directas, rpidas, espontneas y flexibles, gozando de un elevado grado de credulidad entre sus receptores. Pueden llevar informaciones distorsionadas y murmuraciones y existen debido a los intereses personales y de grupo de los individuos. Su modalidad ms representativa es el rumor. El jefe departamental puede utilizarla para conocer los temas y los problemas en torno a los cuales se centren los intereses de sus subordinados; para conocer las esperanzas, temores, rumores difundidos tanto entre sus subordinados como entre otros miembros del organismo y para estar informados sobre las interpretaciones dadas a sus rdenes, instrucciones y comportamiento. 2.3. SEGN LA DIRECCIN SEGUIDA. Se clasifican en ascendentes y descendentes. Estos trminos se refieren a la concepcin que considera a la organizacin estructurada en pirmide, en cuya base est casi todo el personal y en cuyo vrtice est la conduccin superior.

2.3.1.- COMUNICACIONES DESCENDENTES. Se desplazan del nivel superior a un nivel administrativo inferior. Regulan el desarrollo de la vida de la organizacin, lo coordinan y dirigen. Las comunicaciones verticales descendentes son: rdenes: Consecuencia de las etapas del proceso administrativo. Instrucciones: emanan de un jefe y precisa la forma de cmo se debe hacer algo. Se incluyen las polticas, las reglas y las informaciones. 2.3.2.- COMUNICACIONES ASCENDENTES. Se mueve de un nivel inferior a otro superior. Se basa en la doble urgencia que toda persona siente de expresarse y en la necesidad de que el jefe obtenga informacin sobre los intereses y tareas del empleado. La comunicacin en y de las organizaciones puede tener caractersticas en muchos casos similares sean estas internas o externas, segn se puede analizar en el siguiente cuadro comparativo: -Comunicacin en y de las organizaciones - Comunicacin interna =endgena - Planificada - Deliberada - Consciente - Directa - Individual - Vertical - Fonolgica - Verbal Comunicacin externa = exgena Planificada Deliberada Inconsciente Mediada Grupal Horizontal Dialgica No verbal

- Monosmica - Explcitas - Formales -Individual -Grupal Indirecta (Mediada: no cara a cara) -Individual, -Grupal

Polismica No explcitas Informales

-Bajo soportes: Telfono, fax, TV, radio, publicaciones institucionales, web, etc

3. CARACTERISTICA DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL.

Porque permite crear consciente y planificadamente las condiciones comunicacionales que mejoren la productividad y la competitividad de su organizacin, logrando que el flujo de intercambios de informacin tenga las siguientes caractersticas: Claridad, Precisin, Flexibilidad, Oportunidad, Comprensibilidad, Autocorregibilidad.

Otras caractersticas serian: ABIERTA: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; sta hace referencia al medio ms usado por la organizacin para enviar mensajes tanto al pblico interno como externo. EVOLUTIVA: Hace nfasis a la comunicacin imprevista que se genera dentro de una organizacin. FLEXIBLE: Permite una comunicacin oportuna entre lo formal e informal. MULTIDIRECCIONAL: Esta maneja la comunicacin de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras.

INSTRUMENTADA: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy en da muchas organizaciones estn funcionando mal, debido a que las informaciones que circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras apropiadas para que la comunicacin sea efectiva.

De tal manera que su empresa u organismo pueda ser:

Adaptable, Autodidacta, Social y ecolgicamente responsable, Cada da mejor para sus clientes, y sobre todo 4. FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN. Dentro de una empresa es indispensable que la comunicacin fluya en distintas vas, desde un nivel jerrquico menor a uno ms alto, as como hacia los niveles jerrquicos de los lados. Normalmente se haba contemplado con mayor fuerza a la comunicacin de forma descendente, pero en la actualidad se conoce ampliamente que, en caso de que en la organizacin solamente fluya la informacin del nivel jerrquico superior a uno inferior, existirn problemas de comunicacin de gran impacto en la organizacin. En trminos generales para que la comunicacin sea eficaz en la empresa, es importante que surja del empleado, es decir, comunicacin de forma ascendente. No hay que olvidar la importancia del flujo horizontal en la comunicacin, esto sucede cuando los involucrados pertenecen a un mismo nivel de jerarqua o similar; as como tambin existe la comunicacin diagonal (se presenta entre los trabajadores de distintos niveles jerrquicos, an sin que haya una dependencia entre departamentos o niveles).

Flujo de la comunicacin. 5. OTRAS CLASIFICACIONES Y/O TIPOS DE COMUNICACIN. 5.1 COMUNICACIN DESCENDENTE. Este tipo de comunicacin se presenta en los niveles jerrquicos altos y con direccin especfica hacia los niveles de jerarqua inferior, generalmente esta comunicacin se presenta en las organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria. Dentro de la comunicacin descendente los principales medios utilizados para el proceso de comunicacin estn va mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a travs de los discursos, reunin con el personal, va telefnica. En cuanto a la comunicacin va escrita los medios ms utilizados son: Memorndum Cartas Informes Manual de operaciones Folletos Reportes, entre muchas ms.

Una de las caractersticas principales de este tipo de informacin es el hecho de que la informacin se vuelve difusa y dispersa conforme va descendiendo en la lnea de mando y de los niveles jerrquicos. Adems el hecho de que una administracin de a conocer y solicite el cumplimiento de polticas de trabajo o procedimientos, no existe una garanta para el cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en la comunicacin, situaciones imprevistas que alteren los procesos, o simplemente por falta de disciplina de los empleados involucrados. Ante estas circunstancias es indispensable la existencia de un sistema que permita retroalimentar la informacin recibida. Por ltimo es importante sealar, que la informacin que se dirige de forma descendente en una organizacin suele avanzar lentamente, trayendo como consecuencias tardanza en la llegada de la informacin a su destino, creando situaciones de frustracin a laadministracin de la empresa. 5.2 COMUNICACIN ASCENDENTE. A diferencia de la comunicacin ascendente, este tipo de comunicacin organizacional se presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten informacin a sus jefes. Es decir, esta informacin fluye de niveles inferiores a niveles de jerarqua superior. Desgraciadamente el flujo de la informacin en esta va de transmisin no siempre llega a los niveles ms altos de forma completa y objetiva, ya que conforme va ascendiendo la informacin los receptores van mediando el impacto del contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias negativas o no esperadas por la gerencia o la administracin. Esto se presenta comnmente en las organizaciones, cuando un operador no alcanza a cumplir las metas, o existen problemas que afectan directamente la productividad, o generan conflictos en la empresa; es en estas situaciones que los encargados de estas reas de trabajo por temor, conveniencia, o respeto a los niveles superiores de mando, no dan a conocer muchas veces datos reales de produccin, financieros, o de desempeo. La comunicacin ascendente es contraria a la descendente en el hecho de que mientras la segunda es autoritaria, la primera (ascendente) se presenta en empresas cuyo ambiente y proceso de comunicacin permite la participacin de los empleados y mantiene polticas democrticas para la intervencin de los mismos. Los medios ms utilizados para la transmisin de la informacin de forma ascendente son:

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 Reunin peridica Entrevista personalizada Crculo de Calidad Va telefnica A travs de encuestas Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administracin). 5.3 COMUNICACIN CRUZADA. Dentro de este tipo de flujo de comunicacin se considera a la informacin de direccin horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de jerarqua dentro de la organizacin) y el conocido flujo diagonal (el flujo diagonal se presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de comunicacin forman parte de niveles jerrquicos diferentes y no establecen una relacin de dependencia entre ellas). La finalidad principal de la comunicacin cruzada es incrementar la velocidad en la transmisin de la informacin, mejorar la comprensin de la informacin que se transmite y la coordinacin de los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de la empresa. La comunicacin cruzada es muy comn dentro de las organizaciones, ya que no siempre el flujo de la informacin se dirige por las rutas normalmente establecidas en los organigramas. En la actualidad las organizaciones hacen gran uso de la comunicacin cruzada tanto oral como escrita, con la principal finalidad de perfeccionar el flujo en direccin vertical de la informacin dentro de las empresas. Tambin es importante recalcar que, debido a que la informacin en la empresa no siempre sigue los flujos establecidos (en cuanto a niveles jerrquicos se refiere), es necesario proteger dicha informacin ante los problemas u obstculos de la informacin bajo las siguientes premisas: El empleo de la comunicacin debe presentarse cuando las necesidades de la empresa as lo requieran.

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 Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder los lmites de autoridad permitidos. Los empleados deben mantener al tanto, en cuanto a informacin se refiere, a sus jefes o mando superior de las tareas cruzadas de alta importancia. Lo anterior permite dejar en claro que un flujo de comunicacin cruzada algunas ocasiones pude desencadenar inconvenientes en la organizacin, por lo cual es importante cuiden este tipo de flujo de informacin, que es indispensable dentro de las organizaciones por el ambiente interno y externo complejo y con dinamismo en el mercado empresarial. 5.4 LA COMUNICACIN ESCRITA, ORAL Y NO VERBAL. Cada tipo de comunicacin tiene su funcin y ventaja dentro de la organizacin, y es por este motivo que muchas veces las comunicaciones se emplean en grupo, haciendo uso de las ventajas de cada una de ellas para la comunicacin y complementarse entre ellas. Un ejemplo claro est en el caso de las conferencias, donde se utiliza material escrito, videos, diapositivas, la exposicin del expositor; todo con la finalidad de que los asistentes comprendan de mejor manera la informacin que se les est proporcionando. COMUNICACIN ESCRITA. La comunicacin escrita se caracteriza por contar con mensajes claros, precisos, concretos y correctos, y podemos estar seguros que el mensaje que estamos transmitiendo como emisores, el receptor lo va a entender, tal cual. Algunos ejemplos de comunicacin escrita son (Prez & Candale, 2010): Boletn interno. Maneja informacin especializada, para el interior y exterior de la organizacin. Memorndum. Es el medio ms usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organizacin. Circular. Es un medio de comunicacin interno, un escrito en que la Gerencia General o Departamental comunica a todo el personal o una parte de la organizacin.

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 Convocatorias. Es un medio mediante el cual, la organizacin informa a sus empleados, o a la comunidad, que existen vacantes para algn puesto laboral, o bien se abre algn concurso de proyecto. Encuesta a los empleados. Este medio de comunicacin tiene como propsito conocer las opiniones de los empleados, sobre algn aspecto en cuestin. La principal ventaja de la comunicacin escrita es el hecho de que proporciona un registro, referencia y proteccin legal de lo que se comunica, adems de promover la aplicacin uniforme de procedimientos y normas que colaboran en la disminucin de los costos de comunicacin, y adems se puede cuidar con anticipacin el contenido y contexto de la informacin a transmitir. En cuanto a desventajas se refiere se puede considerar, el alto gasto en cantidad de papeles para la realizacin oficial de un mensaje escrito, no generar una retroalimentacin de inmediato y en muchas ocasiones suele manejarse mucho tiempo para la notificacin de la recepcin y comprensin de la comunicacin escrita. COMUNICACIN ORAL. La comunicacin oral se presenta cuando se lleva a cabo una reunin de frente entre dos o ms personas, este es el caso de la pltica de un administrador a su personal y se puede presentar de manera formal o informal, as como puede estar sujeta a planeacin o de forma espontnea. La comunicacin oral aunque es altamente utilizada dentro de una organizacin, la compresin de la informacin transmitida no siempre es la deseada y/o esperada, debido a que influye de gran manera en la interpretacin que cada receptor le d a la misma y del ambiente bajo el cual se est efectuando la comunicacin, estos son muy comunes en la comunicacin informal, sales de tu departamento para dirigirte a otra oficina, y saludas a alguien o le das una indicacin, este es un vivo ejemplo de comunicacin oral. Algunos ejemplos de la comunicacin oral son: Conferencias. Se expone algn tema en particular. Juntas y Asambleas. Se discute sobre algn tema en particular.

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 Videoconferencias. Nos comunicamos de un departamento a otro, que quiz se encuentra en otra ciudad, con el fin de exponer la situacin de nuestra rea. Servicio telefnico. Se comunica de un rea a otra por medio de llamadas, y regularmente es para solicitar alguna informacin que se necesita para solucionar un problema, o bien, complementar algn trabajo. COMUNICACIN NO VERBAL. Este tipo de comunicacin se utiliza de muchas maneras en la organizacin, muchas veces como complemento de lo que se dice, un ejemplo es cuando en una exposicin los asistentes se dan cuenta de las expresiones faciales y corporales del expositor, y aunque se maneje como una comunicacin de apoyo, muchas veces puede no ser as, como le transmitir inseguridad, falta de conocimiento del tema o credibilidad. Dentro de esta clasificacin tambin se puede considerar los medios visuales de apoyo, los cuales tambin tienen como objetivo retroalimentar lo que se dice. Algunos ejemplos de medios visuales son (Prez & Candale, 2010): Murales. En ellos se maneja informacin motivacional para el empleado, estos se deben colocar en puntos estratgicos de la organizacin, para que puedan ser observados por los empleados. Tabln de avisos. En ellos se colocan cuadros, grficos, etctera, y tiene por objetivo sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algn aspecto en cuestin. Sealizacin. Mapa de las instalaciones, con el propsito que sepan ubicarse, y hacia dnde

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6. CONCLUSIN. La comunicacin organizacional es un factor importante para que la gestin empresarial se lleve a cabo con xito, el buen manejo de esta, puede hacer perdurar a la organizacin. Es de vital importancia que se eviten o bien se sobrepasen las barreras que pueden existir por parte del emisor o del receptor, dependiendo el papel que tomemos en el momento del proceso de comunicacin, as mismo, es importante que los integrantes de una organizacin conozcan los canales y cdigos, m ediante los cuales se pueden expresar. Existen diversos tipos de mensajes, los cuales deben ser empleados por cualquier miembro de la organizacin, y preferentemente, se debe utilizar la comunicacin formal, para que no haya malentendidos, entre colaboradores y jefes, o bien jefes y clientes, que puedan llegar a daar la relacin cliente- empresa. Un mensaje expresado con claridad, en un ambiente y con un canal adecuado de comunicacin, ser convertido en una accin por parte del receptor, por otro lado, un mensaje no claro, impreciso y ambiguo, puede causar problemas en una organizacin.

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7. BIBLOGRAFA. Alonso Mungua, E. G. (2006). Teora de las Organizaciones. Mxico: Umbral. Andrade, H. (2005). Comunicacin organizacional interna: procesos, disciplina y tcnica. Espaa: Gesbiblo S.L. Robbins, S. P. (2005). Administracin. Mxico: Prentice Hall.

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