Administrador Samm

GUIA DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA.
IDAE Soluciones LTDA. www.idaesoluciones.com
IDAE Soluciones Ltda.
SAMM Versin 4.0
CONTENIDO
1 SERVICIO AL CLIENTE. .............................................................................................................................................5 1.1 SOPORTE TCNICO......................................................................................................................................................6 1.1.1 Proceso de Mantenimiento. ...............................................................................................................................6 1.2 CONSULTORA. ...........................................................................................................................................................6 1.3 VENTAS. .....................................................................................................................................................................7 1.4 CAPACITACIN. ..........................................................................................................................................................7 1.5 FACTURACIN. ...........................................................................................................................................................7 1.6 DIRECCIONES Y CONTACTOS. .....................................................................................................................................7 1.6.1 Oficinas IDAE Soluciones..................................................................................................................................7 1.6.2 Direcciones en Internet......................................................................................................................................8 2 INSTALACION DE SAMM 4.0 .....................................................................................................................................9 2.1 PROCESO DE INSTALACIN. ......................................................................................................................................10 2.1.1 Instalacin de Servidor. ...................................................................................................................................10 2.1.2 Instalacin de Cliente. .....................................................................................................................................10 2.2 REQUISITOS DE LA INSTALACIN. .............................................................................................................................10 2.2.1 Requisitos Servidor ..........................................................................................................................................10 2.2.2 Requisitos Clientes...........................................................................................................................................11 2.3 INSTALACIN EN EL SERVIDOR.................................................................................................................................11 2.4 INSTALACIN EN EL CLIENTE. ..................................................................................................................................13 2.5 DESINSTALACIN DE SAMM 4.0..............................................................................................................................14 2.5.1 Desinstalar el Cliente. .....................................................................................................................................14 2.5.2 Desinstalar Servidor. .......................................................................................................................................14 2.6 UBICACIN DE MANUALES. .............................................................................................................................14 3 INICIAR APLICACION. .............................................................................................................................................15 3.1 INICIAR PRIMERA SESIN CON UN EQUIPO CLIENTE..................................................................................................16 3.2 CONECTAR AL SERVIDOR..........................................................................................................................................16 3.2.1 Localizar la carpeta de Samm Server. .............................................................................................................16 3.2.2 Localizar la base de datos por medio de ODBC..............................................................................................17 3.3 INGRESAR CON USUARIO PREDETERMINADO.............................................................................................................17 3.3.1 Cambio de clave...............................................................................................................................................18 4 AMBIENTACION.........................................................................................................................................................19 4.1 4.2 4.3 4.4 5 5.1 5.2 5.3 6 BARRA DE HERRAMIENTAS (GRILLA DE REGISTROS) ................................................................................................20 BARRA DE EDICIN DE REGISTRO .............................................................................................................................21 VENTANA DE REGISTROS (GRILLA DE REGISTROS)...................................................................................................21 VENTANA DE EDICIN DE REGISTRO.........................................................................................................................22 IDENTIFICACIN DE REGISTROS................................................................................................................................24 COMO ASIGNAR EL CDIGO DE IDENTIFICACIN......................................................................................................24 EJEMPLOS DE CODIFICACIN ....................................................................................................................................24
COMO PREPARAR LA INFORMACION. ...............................................................................................................23
ESTRUCTURA DE LA INFORMACION DE SERVICIO.......................................................................................26 6.1 QUE INFORMACIN REQUIERE SAMM PARA TRABAJAR EFICIENTEMENTE. ..............................................................27 6.2 RECURSO HUMANO. .................................................................................................................................................27 6.2.1 Cargos..............................................................................................................................................................27 6.2.2 Empleados........................................................................................................................................................27 6.3 INVENTARIO. ............................................................................................................................................................27 6.3.1 Familias de Productos. ....................................................................................................................................28 6.3.2 Marcas y Modelo. ............................................................................................................................................28 2
SAMM Versin 4.0
6.3.3 Catalogo Productos y Servicios.......................................................................................................................29 6.4 SERVICIO. .................................................................................................................................................................32 6.4.1 Zonificacin. ....................................................................................................................................................32 6.4.2 Zonas................................................................................................................................................................33 6.4.3 Ciudades. .........................................................................................................................................................33 6.4.4 Localidades o subzonas. ..................................................................................................................................33 6.4.5 Clientes. ...........................................................................................................................................................34 6.4.6 Sucursales o dependencias. .............................................................................................................................34 6.4.7 Equipos u Objetos de Servicio. ........................................................................................................................34 7 SEGURIDAD. ................................................................................................................................................................35 7.1 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE PERFILES O GRUPOS ...........................................................................................36 7.1.1 Crear un nuevo Perfil. .....................................................................................................................................36 7.1.2 Cambiar el Nombre de Un perfil. ....................................................................................................................37 7.1.3 Eliminar perfiles de usuario. ...........................................................................................................................37 7.1.4 Duplicar Accesos de un Perfiles a Otro...........................................................................................................37 7.1.5 Restricciones y Accesos de los Perfiles............................................................................................................38 7.2 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE CUENTAS DE USUARIO ........................................................................................46 7.2.1 Crear un usuario nuevo ...................................................................................................................................47 7.2.2 Modificar una cuenta de usuario. ....................................................................................................................48 7.2.3 Eliminacin de usuarios. .................................................................................................................................48 7.2.4 Como asignar Clientes a un usuario................................................................................................................48 7.3 AUDITORIA ...............................................................................................................................................................49 8 INFORMACION BASICA PARA TRABAJAR.........................................................................................................50 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 9 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE CARGOS..............................................................................................................51 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE ZONAS ................................................................................................................51 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE CIUDADES ..........................................................................................................52 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE DAS FESTIVOS ...................................................................................................52 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE MONEDAS ..........................................................................................................53 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE IMPUESTOS .........................................................................................................53 CREACIN Y ADMINISTRACIN SUCURSALES CORPORATIVAS ..................................................................................54 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE DEPARTAMENTOS DE ATENCIN .........................................................................54 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE FORMAS DE PAGO ..............................................................................................55 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE CENTROS DE COSTO ............................................................................................55 CREACIN Y ADMINISTRACIN DE MOTIVOS DE PARO ..............................................................................................56
CATALOGO DE PRODUCTOS..................................................................................................................................57 9.1 CREACIN DE FAMILIAS DE PRODUCTOS ..................................................................................................................58 9.1.1 Mover equipos de una clasificacin inicial .....................................................................................................58 9.2 CREACIN DE MARCAS Y MODELOS ..........................................................................................................................58 9.3 CREACIN DE CATEGORAS DE VARIABLES ..............................................................................................................59 9.4 CREACIN DE VARIABLES .........................................................................................................................................59 9.5 CREACIN DE ELEMENTOS DEL CATALOGO ..............................................................................................................60 9.5.1 Creacin de productos tipo Repuestos.............................................................................................................61 9.5.2 Creacin de Productos tipo kit de repuestos ...................................................................................................63 9.5.3 Creacin de Productos tipo equipo .................................................................................................................65 9.5.4 Creacin de Productos tipo Componente ........................................................................................................67 9.5.5 Creacin de Productos tipo Actividades de Tempario.....................................................................................68 9.5.6 Creacin de Productos tipo Tempario.............................................................................................................70 9.5.7 Creacin de Productos tipo Servicios de Terceros y consumibles ..................................................................73 9.5.8 Creacin de Productos tipo Herramientas. .....................................................................................................74 9.5.9 Creacin de Productos tipo Falla y Alarma. ...................................................................................................76 9.6 UNIFICACIN DE REGISTROS DE CATALOGO..............................................................................................................77
10 10.1
FUNCIONES ADICIONALES.................................................................................................................................78 ALIMENTACIN Y ACTUALIZACIN MASIVA MEDIANTE ARCHIVO PLANO. ................................................................79 3
SAMM Versin 4.0
10.1.1 Importacin de Elementos de Catalogo...........................................................................................................80 10.1.2 Importacin de clientes....................................................................................................................................81 10.1.3 Importacin de Sucursales...............................................................................................................................82 10.1.4 Importacin de Listas de Precios por proveedor.............................................................................................83 10.1.5 Cmo preparar el archivo plano para la importacin ....................................................................................83 10.2 UTILIDAD DE SINCRONIZACIN DE INVENTARIO. ......................................................................................................84 10.2.1 Sincronizacin Tipo archivo ............................................................................................................................84 10.2.2 sincronizacin tipo Base de datos....................................................................................................................84 10.3 UTILIDAD DE MANTENIMIENTO DE LA BASE DATOS. .................................................................................................85 10.4 COSTEO MASIVO DE RDENES DE TRABAJO. .............................................................................................................85 10.5 SINCRONIZACIN DE WEB SITE. ................................................................................................................................85 11 12 13 13.1 14 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.......................................................................................................86 ANEXO I SOPORTE TECNICO EN INTERNET................................................................................................88 ANEXO II COMPARTIR CARPETA DEL SERVIDOR EN LA RED. .............................................................89 WINDOWS XP...........................................................................................................................................................89 ANEXO III CREAR CONEXIN ODBC..............................................................................................................90
SAMM Versin 4.0
SERVICIO AL CLIENTE.
SAMM Sistema de Administracin del Mantenimiento Moderno no es simplemente una aplicacin sistematizada para el control de ordenes de trabajo de sus equipos, es una filosofa y una metodologa orientadas al mejoramiento del departamento de Servicio Tcnico o Mantenimiento de las empresas, sean Manufactureras o de Servicios de Mantenimiento, por ello el apoyo de un equipo de profesionales, es muy importante e IDAE Soluciones ofrece dentro de su portafolio de servicios alternativas para apoyar a su empresa en el proceso de implantacin de SAMM.
En este Capitulo. Soporte Tcnico Consultora Ventas Capacitacin Facturacin Direcciones y Contactos
SAMM Versin 4.0
1.1
Soporte Tcnico.
Para acceder a nuestro soporte tcnico, usted deber contar con el servicio activo de Soporte tcnico SAMM SUPPORT, si no esta activo, podr activarlo en cualquier momento, contactndose con nuestro departamento comercial. (Vea Direcciones y Contactos en la seccin Direcciones y Contactos SAMM en este mismo capitulo). IDAE Soluciones cuenta con un equipo de profesionales altamente calificados, que podrn ayudarlo en cualquier duda que tenga con respecto al manejo de SAMM, o en errores que se presenten en su versin actual. 1.1.1 Proceso de Mantenimiento. Para lograr obtener un excelente rendimiento y tiempos de respuesta, IDAE Soluciones establece los siguientes niveles de servicio que deben seguirse paso a paso, hasta encontrar la solucin optima a su problema: Creacin de ticket a travs de internet: www.idaesoluciones.com/samm, IDAE Soluciones cuenta con SAMM Web en su Web site, donde usted podr poner las solicitudes de soporte, para que sean puestas en cola y resueltas en los tiempos establecidos en el servicio SAMM SUPPORT. Para mayor informacin a cerca del soporte SAMM WEB, vea el Anexo I Soporte Tcnico en Internet de este documento, dependiendo del tipo de problema reportado, nuestro departamento tomara una de las siguientes alternativas: o Nivel 1. El problema reportado, podr ser solucionado a travs de nuestro sistema SAMM Web, en cuyo caso usted recibir una notificacin va mail acerca del estado del problema, y de las recomendaciones realizadas. Nivel 2. Soporte a travs de Messenger en la cuenta de correo idae@idaesoluciones.com, aqu siempre y cuando usted tenga acceso a este medio, tendr la asesora de uno de nuestros ingenieros. Nivel 3. Contacto Telefnico, el ingeniero encargado de la solicitud, se pondr en contacto con usted para dar un reporte del problema, y especificar los pasos a seguir para dar solucin al mismo. Nivel 4. Dependiendo del tipo de servicio SAMM SUPPORT que tenga, la siguiente escala del servicio es la visita e sus instalaciones de uno de nuestros ingenieros.
Si usted no cuenta con acceso a internet, se seguirn los mismos procedimientos, pero la solicitud, ser puesta a travs de nuestras operadoras telefnicas, quienes recibirn su solicitud, y posteriormente sern escaladas a nuestro departamento de servicio, y ellos se encargaran de dar respuesta a su solicitud.
Los tiempos de respuesta a cada solicitud, dependen del tipo de servicio SAMM SUPORT adquirido. 1.2 Consultora.
Los ingenieros consultores de IDAE Soluciones, estn preparados para ayudarle y apoyarle a usted y a su empresa en la implantacin exitosa de SAMM. Dentro de los servicios que se ofrecen en el rea de consultora podr encontrar: Levantamiento de informacin: Nuestros consultores lo guiaran paso a paso en el modelado de SAMM, para su aplicacin en la empresa. Preparacin de la Informacin: el consultor SAMM esta preparado para guiarlo en el diseo de formatos, registros y archivos necesarios para la importacin de histricos, clientes, equipos, temparios y dems datos necesarios para poner en marcha SAMM en su empresa, modelando toda la informacin, e integrndola al modelo corporativo existente en 6
SAMM Versin 4.0
la empresa, o ayudndole a crear su modelo corporativo en el departamento de Mantenimiento. Integracin con los sistemas de Informacin: Si su empresa requiere intercambiar informacin con los sistemas de informacin corporativos, tenemos un excelente grupo de Consultores y Programadores que le ayudaran a generar los formatos necesarios para el intercambio de datos entre SAMM y sus aplicaciones. Acompaamiento: los Consultores SAMM podrn guiar a su empresa en la puesta en marcha de SAMM, realizando acompaamientos en el sitio, con trabajo en vivo, analizando casos reales que ocurren en el trabajo diario de su empresa. Ventas.
1.3
Si desea una presentacin del producto, o desea una demostracin en vivo de las bondades de SAMM, contacte al departamento comercial consulte Direcciones y Contactos SAMM en este capitulo. 1.4 Capacitacin.
IDAE Soluciones Cuenta con un grupo especializado en SAMM y en metodologas de mantenimiento, para brindar una excelente capacitacin a su empresa, tanto en el lugar, como en las oficinas de IDAE Soluciones. Contacte nuestro departamento Comercial para programar cursos de capacitacin en las diferentes reas de su empresa. Contamos con cursos orientados a: Call Center. Tcnicos. Jefes de Mantenimiento. Compras y Almacn. Gerencial.
Vea la seccin Direcciones y contactos SAMM en este capitulo para verificar como contactarnos y programar estos cursos. 1.5 Facturacin.
Contctese con IDAE Soluciones para solicitar su estado de cuenta, si tiene alguna duda a cerca de sus pagos. A menos que se pacte en la negociacin otra cosa, el pago de SAMM se deber realizar 10 das hbiles despus de recibir el paquete y sus manuales. En caso de no recibir este pago en 30 das siguientes a la compra, incurrir en un inters de mora de 2% mensual, y si despus de 60 das no se recibe el pago, se suspender el servicio de soporte SAMM SUPPORT, hasta tanto no se aclara el estado de su cartera. Vea la seccin Direcciones SAMM para conocer las formas de contacto con nuestro departamento de cartera. 1.6 Direcciones y Contactos.
Las siguientes son las direcciones tanto en fsicas, como Internet donde usted podr solicitar ayuda sobre SAMM. 1.6.1 Oficinas IDAE Soluciones Pas: Colombia Ciudad: Bogota. 7
IDAE Soluciones Ltda. Direccin: Cra 13 N 32-51 Torre III of: A-11 Telfono: (0571) 338 1691 (0571) 340 0953
SAMM Versin 4.0
1.6.2 Direcciones en Internet.
Soporte Tcnico Departamento Comercial Capacitacin Soporte Internet E-Ticket Web Site
soporte.samm@idaesoluciones.com Comercial.samm@idaesoluciones.com Capacitacion.samm@idaesoluciones.com www.idaesoluciones.com/samm/soporte www.idaesoluciones.com/samm
SAMM Versin 4.0
INSTALACION DE SAMM 4.0
SAMM es una herramienta que funciona cliente Servidor, por lo cual posee 2 instaladores bsicos para su buen funcionamiento: Instalador del Servidor: Instala y Determina las rutas en donde se alojan todos los archivos principales, la base de datos, los reportes, las imgenes corporativas, y se establece la ruta para alojar los archivos adjuntos de los equipos y otros mdulos. Instalador del cliente o estaciones de trabajo: donde se encuentra la aplicacin general que contiene todas las herramientas para el manejo completo del departamento de mantenimiento.
Este capitulo trata todos los temas referentes a la instalacin completa de SAMM, tanto en el servidor como en el cliente o estacin de trabajo.
En este Capitulo. Proceso de Instalacin. Requisitos de Instalacin. Instalacin de Servidor SAMM 4.0 Instalacin de Cliente SAMM 4.0 Desinstalacin De SAMM 4.0. Ubicacin de Manuales
SAMM Versin 4.0
2.1
Proceso de instalacin. Para realizar una instalacin optima de SAMM, se recomienda seguir los siguientes pasos.
2.1.1 Instalacin de Servidor. PRE-Instalacin. Consiste en la instalacin de los componentes bsicos necesarios para el buen funcionamiento de SAMM. Instalar el sistema operativo: (Windows 98 segundo edicin, Windows XP con SP2 (Service Pack 2), Windows 2000 profesional o Server con Service Pack 1.). Recomendaciones Para Windows 98 y 2000: instale MSADO 2.8: msado 2.8 ayuda a la conectividad con la base de datos, podr descargarlo gratis de www.microsoft.com, www.idaesoluciones.com/msdac/mdac28.zip o si tiene el CD de instalacin de SAMM estar en la carpeta de (cd de instalacin):\soporte\mdac28.exe. y ejectelo. Instalacin de SAMM SERVER. Instale SAMM SERVER en el servidor, para establecer la ubicacin de la base datos, las rutas de los informes, y las rutas de los archivos adicionales. (vea la seccin INSTALACION DE SERVIDOR en este capitulo. 2.1.2 Instalacin de Cliente. En cada uno de los equipos clientes se debern ejecutar los siguientes pasos. PRE-Instalacin. Consiste en la instalacin de los componentes bsicos necesarios para el buen funcionamiento de SAMM. Instalar el sistema operativo: (Windows 98 segundo edicin, Windows XP con SP2 (Service Pack 2), Windows 2000 profesional con Service Pack 1.). Recomendaciones Para Windows 98 y 2000:Para Windows 98 y 2000: instale MS. ADO. 2.8: MSADO 2.8 ayuda a la conectividad con la base de datos, podr descargarlo gratis de www.microsoft.com, www.idaesoluciones.com/msdac/mdac28.zip o si tiene el CD de instalacin de SAMM estar en la carpeta de (cd de instalacin):\soporte\mdac28.exe. y ejectelo. Instalacin de SAMM Cliente. Instale SAMM CLIENTE en el cliente, para instalar el aplicativo que le permitir usar todas las utilidades de SAMM. (vea la seccin INSTALACION DE CLIENTE en este capitulo. 2.2 Requisitos de la instalacin.
Los siguientes son los requisitos que deben cumplir el equipo servidor y los equipos clientes, para lograr un ptimo rendimiento de SAMM.
2.2.1 Requisitos Servidor Sistema Operativo Procesador Espacio disponible en disco Memoria RAM Win 98, XP professional, 2000 professional, Server. Win NT4 sp6. Pentium III 1.8 GHz (Mnimo) 2Gb Mnimo, Recomendado 10Gb o superior Mnimo 256Mb (Recomendado 512Mb) 10
IDAE Soluciones Ltda. Monitor Tarjeta de video Mouse Tarjeta de Red Unidad de CD ROM 2.2.2 Requisitos Clientes Sistema Operativo Procesador Espacio disponible en disco Memoria RAM Monitor Tarjeta de video Mouse Tarjeta de Red Unidad de CD ROM 2.3 Instalacin en el Servidor.
SAMM Versin 4.0 SVGA Resolucin Mnima 800X600 (1024 X 768 Recomendado) Mnimo 8Mb Requerido Mnimo 10Mbps (recomendado 100Mbps). Necesario para la Instalacin
Win 98, XP home, XP professional, professional, Server. Win NT4 sp6. Pentium III 1.8 GHz (Mnimo) 500Mb mnimo Mnimo 128RAM (256 Recomendado)
2000
SVGA Resolucin Mnima 800X600 (1024 X 768 Recomendado) Mnimo 8 Mb Requerido Mnimo 10Mbps (recomendado 100Mbps). Necesario para la Instalacin
Importante: recuerde que el cliente y el servidor, segn sus necesidades, pueden estar alojados en el mismo equipo. El instalador del servidor, se encarga de ubicar la base de datos y archivos compartidos en el equipo que se tomara como servidor. Para realizar la instalacin de SAMM SERVER realice los siguientes pasos: 1. Inicie Windows 2. Introduzca el CD de instalacin del Servidor SAMM. El programa de instalacin deber iniciarse automticamente. Y haga clic en siguiente para confirmar la instalacin.
11
SAMM Versin 4.0
Nota: si el programa de instalacin no se inicia de forma automtica, ejecute cualquiera de los siguientes pasos: En inicio | ejecutar del men de Windows, escriba D: \setup.exe y luego haga clic en Aceptar ( si la unidad de CD ROM esta en otra unidad diferente a D: entonces reemplace D: por la letra correspondiente (F:,G:, E:, etc.) Ingrese al Explorador de Windows, y explore la unidad de Cd (puede ser D:, E:, F: segn la configuracin de su equipo), y estando en esta unidad, haga doble clic en el archivo SETUP.EXE. 4. Haga clic en Next para confirmar la instalacin del Servidor SAMM.
3. Defina la ruta donde va a ubicar El servidor de SAMM, haciendo clic en el botn Browse para seleccionar la ruta o puede dejar la ruta por defecto (c:\archivos de programa).
Nota: la ruta seleccionada para la instalacin del servidor debe ser una ruta que pueda compartir en la red. se sugiere que se ubique en un directorio diferente al de archivos de programa. 5. A continuacin el Servidor SAMM se instalara en su computador. 6. Haga clic en Close para finalizar la instalacin del Servidor SAMM
7. Una vez realizada la instalacin del servidor, no se genera ninguna aplicacin para ejecutar; en cambio, se crean 2 directorios y se genera un archivo de base de datos: Directorio de Paginas: Samm Server\HTML que contiene las pginas o pantallas principales de SAMM, donde se presentan las estadsticas del sistema. Directorio de Informes: Samm Server\INFORMES donde se encuentran alojados los informes, reportes grficos, y estadsticas del sistema.
12
SAMM Versin 4.0
Archivo Access (Base de datos): SAMM Server\SAMM.MDB que es la base de datos que almacena la informacin de todas las transacciones realizadas por los usuarios.
8. una vez realizada la instalacin del servidor, debe compartir el directorio donde realizo la instalacin para ver como compartir carpetas en la red vea Anexo II Compartir Carpeta del Servidor en la Red. 2.4 Instalacin en el Cliente.
El instalador del cliente, se encarga de establecer los componentes necesarios, para que cada estacin cliente, funcione correctamente. Para realizar la instalacin de SAMM cliente en cada una de las terminales debe realizar los siguientes pasos. 1. Inicie Windows. 2. Introduzca el CD de instalacin de SAMM (Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno). El programa de instalacin deber iniciarse automticamente.
Nota: si el programa de instalacin no se inicia de forma automtica, ejecute cualquiera de los siguientes pasos: En inicio | ejecutar del men de Windows, escriba D: \setup.exe y luego haga clic en Aceptar ( si la unidad de CD ROM esta en otra unidad diferente a D: entonces reemplace D: por la letra correspondiente (F:,G:, E:, etc.) Ingrese al Explorador de Windows, y explore la unidad de Cd (puede ser D:, E:, F: segn la configuracin de su equipo), y estando en esta unidad, haga doble clic en el archivo SETUP.EXE. 4. Haga clic en Next para confirmar la instalacin de SAMM.
3. Defina la ruta donde va a ubicar SAMM, haciendo clic en el botn Browse, o deje la ruta por defecto (c:\archivos de programa)
13
IDAE Soluciones Ltda. 5. A continuacin SAMM se instalara en su computador.
SAMM Versin 4.0 6. Haga clic en Close para finalizar la instalacin de SAMM.
Repita esta instalacin en cada uno de los equipos o estaciones de trabajos desde las que se usara SAMM. 2.5 Desinstalacin de SAMM 4.0.
2.5.1 Desinstalar el Cliente. Recuerde que desinstalar SAMM 4.0, no es lo mismo que borrar el archivo del disco duro, para desinstalar SAMM, entre a Inicio | Panel de Control | Agregar / Quitar Programas | SAMM 4.0. en el men de Windows. Esta funcin es til en los siguientes casos: Remover totalmente SAMM 4.0 del equipo. Cuando va a realizar una actualizacin de una nueva versin de SAMM, ejecute esta funcin, para desinstalar la versin actual de SAMM 4.0.
2.5.2 Desinstalar Servidor. Importante: La desinstalacin del servidor de SAMM UNICA Y EXCLUSIVAMENTE debe ser ejecutada cuando va a remover la base de datos del servidor pues esto provocara que todos los datos almacenados hasta el momento se borren, sin embargo, si aun as, desea realizar esta accin, cree una copia de la base de datos SAMM.MDB, para as guardar en una carpeta segura, toda la informacin que tiene hasta el momento. 2.6 UBICACIN DE MANUALES.
Una vez realizada la instalacin de SAMM 4.0 en los clientes, Los manuales los podr ubicar en inicio | programas | SAMM 4.0 Aqu podr ubicar Manual del Administrador SAMM 4.0.pdf y Manual de Usuario SAMM 4.0.pdf . Tambin puede ubicar estos manuales en formato comprimido en las siguientes direcciones: Manual Administrador: www.idaesoluciones.com/SAMM/ayuda_admin_samm.zip. Manual del Usuario: www.idaesoluciones.com/SAMM/ayuda_usuario_samm.zip.
Nota: Si desea tener una copia impresa del archivo de ayuda, puede ir a File (Archivo)/Print (Imprimir) del Men de Acrobat Reader
14
SAMM Versin 4.0
INICIAR APLICACION.
Una vez ha instalado SAMM 4.0 en el servidor y en el cliente, el siguiente paso es realizar la conexin entre el servidor y el cliente, que podran estar ubicados en el mismo equipo, y posteriormente podr realizar su primer ingreso a SAMM 4.0. para esto SAMM crea un usuario predeterminado, con el que podr configurar todo el sistema.
En este Capitulo. Iniciar Primera Sesin con un cliente Conectar con el servidor Ingresar con Usuario predeterminado
15
SAMM Versin 4.0
3.1
Iniciar Primera Sesin con un equipo cliente.
Ahora que ha instalado SAMM 4.0 tanto en el servidor como en el cliente, y que ha compartido el directorio del Servidor (vea seccin Instalacin en el servidor del capitulo anterior. Podr iniciar por primara vez el cliente con SAMM 4.0. En la instalacin, SAMM creo un acceso directo en el escritorio, as como en inicio | programas | SAMM 4.0 del men de Windows, llamado SAMM 4.0 en el que podr hacer doble clic, para iniciar la aplicacin.
El Instalador de SAMM creara automticamente un acceso directo en el escritorio de su computador. 3.2 Conectar al servidor.
El instalador SAMM creara una carpeta ubicada en inicio | todos los programas | SAMM donde estarn los accesos directos a SAMM 4.0 y SAMM Reporter 1.0.
Una vez a ingresado a SAMM 4.0 la aplicacin intentara conectarse con su ubicacin predeterminada del servidor (unidad ruta de archivos de programa\Samm Server\bd ej.: C:\archivos de programa\samm server\bd\) por esto si no se logra hallar el directorio, el sistema le solicitara que defina la ruta donde se encuentra ubicada la base de datos (donde se instalo el servidor), o establecer el ODBC, para as poder iniciar SAMM 4.0 y continuar con la carga de la configuracin general. 3.2.1 Localizar la carpeta de Samm Server.
1. Para Buscar la carpeta donde se encuentra localizada la base de datos, que no es ms que la carpeta de instalacin del SERVIDOR, haga clic en el botn
2. Puede buscar la carpeta, en el equipo local, o en la red (recuerde que debe haber compartido la carpeta de instalacin en el servidor, para conocer como compartir una carpeta consulte la seccin Anexo II Compartir Carpeta de Servidor en la Red).
16
SAMM Versin 4.0
Por ultimo haga clic en el botn Actualizar, y SAMM intentara nuevamente realizar el acceso a la base de datos, si se logra ingresara a SAMM, sin problemas, de lo contrario, volver al paso 1, solicitando nuevamente la conexin. 3.2.2 Localizar la base de datos por medio de ODBC.
3. Para Abrir el sistema de configuracin de ODBC donde podr seleccionar o crear el ODBC dirigido a la base de datos del SERVIDOR, haga clic en el botn
4. Seleccione el ODBC o cree la conexin ODBC al servidor, para ver como crear una conexin ODBC vea Anexo III Crear Conexin ODBC al Servidor SAMM. haga clic en Aceptar.
Por ultimo haga clic en el botn Actualizar, y SAMM intentara nuevamente realizar el acceso a la base de datos, si se logra ingresara a SAMM, sin problemas, de lo contrario, volver al paso 1, solicitando nuevamente la conexin. 3.3 Ingresar con usuario predeterminado.
Una vez ha logrado realizar la conexin con el servidor SAMM, se le solicitara el usuario y la clave, cuando realiza el ingreso por primera vez, SAMM tiene un usuario predeterminado:
Usuario: Clave:
admin. admini.
Una vez digite el Usuario y la Clave o Password, SAMM le solicitara cambiar su clave inmediatamente. Deber digitar una clave segura, y que recuerde.
17
IDAE Soluciones Ltda. 3.3.1 Cambio de clave
SAMM Versin 4.0
Como medida de seguridad, SAMM cuenta con un sistema de cambio de clave cada 30 das, sin embargo, desde el primer momento que usted hace su ingreso a SAMM podr modificar su clave de acceso ingresando por la opcin de men Aplicacin | Cambiar mi clave, para esto, deber ingresar su login, su clave actual y la nueva clave que desea con su confirmacin. Para tomar los cambios y modificaciones use el botn actualizar.
AHORA A INGRESADO A SAMM 4.0, y podr comenzar a realizar la configuracin de su empresa en el rea de MANTENIMIENTO.
18
SAMM Versin 4.0
AMBIENTACION
Toda la plataforma SAMM 4.0 ha sido diseada sobre un mismo ambiente de trabajo, logrando la estandarizacin de las pantallas, para que los usuarios se familiaricen fcilmente con el ambiente general de SAMM, haciendo que la curva de aprendizaje sea muy eficiente. En este capitulo vera las reglas principales de funcionamiento de SAMM 4.0, las funciones bsicas de las pantallas, y la forma en que los usuarios pueden interactuar con SAMM, estas reglas aplican para la mayora de las opciones de la aplicacin.
En este Capitulo. Glosario de trminos. Ambiente grafico de la Aplicacin Barras de Herramientas Barra de Edicin Ventana de Registros Ventana de edicin de Registros
19
IDAE Soluciones Ltda. 4.1 Barra de herramientas (Grilla de registros)
SAMM Versin 4.0
La barra de herramientas presentada en cada grilla de registros, Permite realizar la administracin de la informacin de cada una de las ventanas, esta barra puede presentar 6 botones como se ve en la figura.
Nuevo Buscar Importa
Edita
Elimina
Reportes
Nuevo: Crea un registro nuevo en la grilla que se esta visualizando. Por ejemplo, si estamos visualizando la grilla de registros de Solicitudes, al hacer clic en nuevo, crearemos una nueva solicitud. Editar: Permite cambiar o modificar la informacin del registro seleccionado, Si en la ventana de edicin de registro los valores aparecen en gris claro, no podremos cambiar los valores del registro, hasta hacer clic en editar, esto previene modificaciones accidentales en los registros. Buscar: Cambia la ventana de edicin de registro al modo de bsqueda, podemos reconocer una ventana en modo de bsqueda cuando los campos de la ventana se encuentran en color amarillo claro, Una ves indicado el campo de filtro para la bsqueda, el campo o los campos por los cuales se realizara el filtro cambiaran a color Verde claro; una vez detallados todos los parmetros de bsqueda, la bsqueda se realizara haciendo clic nuevamente en buscar o presionando la tecla ENTER. Recomendacin: Para realizar bsquedas en los campos de tipo texto, como el nombre de un proyecto, etc. Es recomendable realizar la bsqueda con el carcter %. Por ejemplo, se desea buscar el equipo con nombre compresor entonces en el campo de Nombre digitamos %compresor y el resultado de la bsqueda ser todos los proyectos que dentro de su nombre contengan la palabra compresor. Eliminar: Elimina el registro seleccionado de la base de datos, Algunas veces los registros no pueden ser eliminados por que tienen informacin relacionada, como equipos, clientes, ETC., al momento de eliminar un registro con informacin relacionada, el sistema entregara un mensaje indicando que el registro no se puede eliminar por que tiene informacin relacionada. Importa: Brinda acceso a la utilidad de alimentacin de registros mediante archivo plano, esta utilidad permite realizar la importacin de nuevos registros, o la actualizacin de la informacin de los registros actuales. Esta opcin solo esta disponible para registros como: elementos del catalogo, sucursales de clientes, y listas de precio, equipos y clientes. Reportes: llama la lista de reportes relacionados con el registro seleccionado, es decir si estamos ubicados sobre un equipo, esta utilidad llamara los reportes relacionados con equipos, como por ejemplo la hoja de vida del equipo.
20
IDAE Soluciones Ltda. 4.2 Barra de edicin de registro
SAMM Versin 4.0
La barra de edicin de registro posee dos botones que permiten actualizar la informacin del registro o cancelar los cambios efectuados. Actualizar: Guarda los cambios realizados en el registro seleccionado. Cerrar: Cancela los cambios realizados en el registro seleccionado y cierra la ventana de edicin de registro. Una vez se cancela los cambios el sistema emitir un mensaje de confirmacin en caso que desee salir sin actualizar los cambios. 4.3 Ventana de registros (Grilla de Registros)
Doble Clic para editar
Tecla Del para eliminar
Tecla Ins Para Nuevo
La ventana de grilla de registros, muestra los registros contenidos para cada una de las entidades de la base de datos, permite al usuario verificar visualmente los registros de una bsqueda, y posee las siguientes caractersticas de funcionamiento: Editar: La grilla de registro, permite que el usuario edite el registro seleccionado realizando doble clic sobre el registro seleccionado. Nuevo: Al seleccionar la grilla de registros y presionar la tecla Insertar, el sistema pasara a modo de creacin de un nuevo registro. Eliminar: Al seleccionar la grilla de registros y presionar la tecla Suprimir, el sistema Eliminara el registro seleccionado; antes de realizar la eliminacin del registro el sistema confirmara con el usuario si realmente se desea eliminar. Nota: El registro seleccionado es destacado de color naranja, de esta forma podemos identificar rpidamente el registro en el cual estamos trabajando.
21
SAMM Versin 4.0
4.4
Ventana de Edicin de registro La ventana de edicin para todas las entidades esta conforme la misma convencin, como se ve en la figura. Como ejemplo la figura es la ventana de edicin de usuarios en SAMM Los campos que se indican de color rojo, son de carcter obligatorio, lo que indica que este campo debe contener informacin para que sea exitosa la creacin o la actualizacin. Los campos de color negro, son opcionales, y pueden encontrarse vacos.
Si al momento de la creacin o actualizacin de un registro, el sistema detecta que hace falta un campo se indicara generando un mensaje de alerta para el usuario. Para los campos de tipo lista, como el de Cargo en la edicin de los usuarios, el mensaje ser diferente, es posible que el usuario no selecciono un tem de la lista y hubiere escrito un valor que no se encuentra dentro de la base de datos.
22
SAMM Versin 4.0
COMO PREPARAR LA INFORMACION.
Planear, Organizar y estructurar toda la informacin que manejara SAMM 4.0 en su empresa, es uno de los procesos ms importantes para la puesta en marcha de la aplicacin. Definir normas y estndares corporativos har que se cumplan 3 objetivos importantes en la implantacin; 1. Toda la empresa hable el mismo idioma, y 2. SAMM funcione de forma gil y con un alto rendimiento, 3. Lograr generar los informes y reportes necesarios para que su empresa pueda tomar decisiones acerca del comportamiento del mantenimiento. Esta capitulo, pretende dar algunas pautas para guiarle en la organizacin de su informacin, si su empresa no cuenta con ellas, para prepararla correctamente y posteriormente alimentarla a SAMM; si por el contrario su empresa cuenta con una estructura de informacin bien definida, este capitulo le ayudara a validarla.
En este Capitulo. Cdigo de Identificacin de registros. Como Asignar el Cdigo de Identificacin de Registro Ejemplos de Codificacin
23
SAMM Versin 4.0
5.1
Identificacin de Registros.
Toda la informacin que maneja SAMM, y cualquier sistema de informacin correctamente implementado, requiere la identificacin de la informacin almacenada, por medio de una Clave, Llave o Cdigo principal, que no es mas que la forma de identificar un nico registro dentro de millones existentes en la base de datos, as como los vehculos tienen una identificacin nica que es la PLACA, todo registro ingresado a SAMM, debe tener una identificacin nica, y segn el tipo de registro, esta identificacin y su formato podr cambiar; sin embargo, aqu se presentan algunas pautas que le pueden ayudar para realizar la identificacin de estos registros, si es que aun no tiene un mtodo, norma o estndar para la codificacin de registros. Nota: si usted ya cuenta con un mtodo de codificacin, se recomienda que continu con el, siempre y cuando vea que es eficiente y practico para su negocio. 5.2 Como Asignar el Cdigo de Identificacin. Que en lo posible sean intuitivos, que le ayuden con el simple cdigo, a saber a que se esta refiriendo el cdigo. Emplear siempre caracteres alfanumricos (letras de la A-Z o a-z y nmeros), procure no emplear caracteres como (*,?,,# y cualquier otro carcter que no sea del alfabeto o numero). No incluya espacios en el cdigo. Por ejemplo si el cdigo del empleado es primera letra del nombre y su apellido Carlos Gomez su cdigo CGOMEZ, y no debe ser C GOMEZ.
En lo posible, al elegir cdigos de identificacin siga las siguientes pautas:
5.3
Ejemplos de Codificacin
Cdigos de Ciudades:
5.3.1.1
para identificar la ciudad de Bogota del pas Colombia puede usar BGTA (para bogota), o si desea algo mas completo puede emplear COBGTA (Colombia (CO)- Bogota (BGTA)).
5.3.1.2 Usuarios o Empleados.
Para codificacin de los empleados un estndar muy empleado es usar la primer letra del nombre seguido del apellido ejemplo para CARLOS GUTIERREZ (CGUTIERREZ), sin embargo si existe en la empresa una persona CESAR GUTIERREZ, deber emplear otro elemento diferenciador, pues solo puede existir un CGUTIERREZ en el sistema, este elemento puede ser la primer letra del segundo apellido, o un consecutivo, por ejemplo si el nombre completo es CESAR GUTIERREZ GARZON el cdigo puede ser CGUTIERREZG o tambin podra ser CGUTIERREZ01, como puede ver la segunda codificacin puede ser mas confusa, pero igualmente efectiva.
5.3.1.3 Equipos (Referencias de Equipos)
Si va a codificar un equipo UPS MARCA IDAESOLU MODELO 6540 DE 6KVA puede asignarle el siguiente cdigo: UPSIDAE65406K donde se puede evaluar en el cdigo el tipo de equipo (UPS) la marca (IDAE) el modelo (6540) Y la capacidad (6k). aqu empleo la combinacin de CLASE-MARCA-MODELO-CAPACIDAD, donde a cada elemento se asigna una cantidad de caracteres especficos as:
24
SAMM Versin 4.0
5.3.1.4
Equipos (Numero Seriales)
Como bien sabemos los equipos estn identificados con un numero serial, que lo identifica desde el momento de la fabricacin, normalmente este numero se encuentra en una placa que hace parte integral del equipo, Al momento de realizar el ingreso de los equipos en SAMM 4.0, debemos entregar el numero serial que lo identifica, y podemos asignarle el numero serial de fabrica, si por alguna razn los equipos de su empresa, no cuentan con un numero serial que identifique cada equipo, se recomienda que realice una numeracin que le permita identificarlos, ubicando en cada equipo una placa con este numero para lograr diferenciarlos fcilmente (En lo posible utilice el numero serial de fabrica).
5.3.1.5 Proveedores.
En lo posible codifique con un nombre corto, por ejemplo BANCO DE LA REPUBLICA su nombre corto o cdigo puede ser BANREP, o tambin puede emplear el NIT o numero de identificacin Tributario (Cedula de la empresa).
5.3.1.6 Productos de Inventario.
Para codificar los productos de inventario puede emplear una codificacin similar a la usada en los equipos, o puede optar por emplear el mismo cdigo (referencia o parte numero) que tiene el fabricante, para repuestos, consumibles o productos que compra a un proveedor.
5.3.1.7 Actividades.
Para codificar las actividades, emplee letras y nmeros ejemplo T25 (para codificar la actividad Mantenimiento Correctivo en compresores tipo T), o IMP01 para codificar actividad Mantenimiento Preventivo de IMPRESORAS.
5.3.1.8 Otros Registros.
Cualquier otro registro que desee identificar, como tipo de servicio, cdigo de cargos, cdigos de clasificacin, nmeros de contratos, etc., podr emplear cualquier tipo de codificacin de las presentadas en este documento, o una que usted cree y se ajuste a sus necesidades, pero recuerde que debe ser de fcil recordacin, para que el trabajo en SAMM sea gil. La mayora de los formularios que se presentan en SAMM, requieren de un cdigo de registro, y en las diferentes seccin de este manual, se define cual es el campo clave o Cdigo de Identificacin de Registro de cada opcin de SAMM.
25
SAMM Versin 4.0
ESTRUCTURA DE LA INFORMACION DE SERVICIO.
Ahora es tiempo de trabajar en SAMM. Para facilitar el trabajo diario, SAMM dispone de herramientas que agilizaran la carga inicial de informacin, mdulos de importacin para clientes, productos, equipos, sucursales, etc., que permitirn tener desde la primera vez informacin a la mano. Sin embargo, si no dispone de esta informacin en el momento, no ser impedimento para iniciar labores en SAMM, pues podr ir alimentando esta informacin a medida que la vaya requiriendo. Este capitulo le ser til, si desea: Realizar la carga de informacin recopilada de clientes, sucursales, equipos, etc. Conocer cual es la secuencia de entrada de datos en SAMM.
En este Capitulo. Que Informacin requiere SAMM para trabajar eficientemente. Informacin de Recurso Humano Informacin de Inventario Informacin del Servicio. Organizacin de Informacin para Cargue Inicial Otros Mtodos para Registrar Informacin Inicial
26
SAMM Versin 4.0
6.1
Que informacin requiere SAMM para trabajar eficientemente.
SAMM integra varios departamentos de su empresa, el primer paso para poner en marcha SAMM 4.0 en su empresa, es recopilar la informacin bsica requerida para trabajar eficientemente. La informacin esta segmentada en tres grupos principales: Recurso Humano: que se refiere a datos referentes a las personas que colaboran en su empresa, y que finalmente directa o indirectamente, sern los usuarios del sistema. Inventario: Este grupo se refiere a todos los productos y/o servicios que tiene su empresa y por los que cobra. Dentro de estos, se encuentran los Repuestos, Actividades, Consumibles, Servicios comprados a terceros, etc. Servicio: agrupa toda la informacin concerniente a sus clientes o secciones, sucursales o reas, equipos que manejan y sus respectivos planes de mantenimiento, etc.
Los siguientes esquemas presentan la entidades en las que es necesario, recopilar la informacin y tener los datos dentro de SAMM. 6.2 Recurso Humano.
6.2.1 Cargos. Informacin referente a los Oficios, o perfiles ya sean profesionales o tcnicos que hay en su empresa, dentro de estos podemos dar como ejemplos: Tcnicos, Tcnico Electrnico, Tcnico Mecnico, Mecnico, Asesor Comercial, Gerente de Producto, Coordinador de Mantenimiento, Analista Tipo I, Analista tipo II, etc. 6.2.2 Empleados. Son todos los empleados, que de una u otra forma intervienen en el Servicio de Mantenimiento que presta la empresa, donde cada empleado, tiene asignado un cargo, y pueden ingresar a SAMM con ciertos privilegios definidos en su perfil. 6.3 Inventario.
27
IDAE Soluciones Ltda. 6.3.1 Familias de Productos.
SAMM Versin 4.0
En muchos casos llamados Clases de Productos, Grupos, Lneas, Sublineas, Categoras, Subcategoras, etc. Le ayudaran a conformar el catalogo de productos, a clasificar de forma correcta sus producto o servicios, para as generar indicadores de ventas por producto. Las familias de producto, pueden ser organizadas como una jerarqua con familia, es decir, pueden tener varias familias y cada familia tener subfamilias o subgrupos, que a su vez pueden contener muchos productos asignados. La importancia de las familias de productos, esta en los siguientes puntos: Cada familia de productos, tiene un grupo de caractersticas que definen cada producto. Generacin de reportes para anlisis del comportamiento del negocio.
Como Ejemplo su empresa puede tener la siguientes Familias:
En este ejemplo vemos 3 familias principales (Equipos, Repuestos, Temparios) que a su vez manejan cada una subfamilias, por ejemplo Equipos tiene 2 familias (Maquinaria Pesada y Aire Comprimido) y estas a su vez manejan subfamilias. Es importante ver como existe una familia de Maquinara Pesada y una de Aire Comprimido, se separan de esta forma, pues los equipos de Maquinaria Pesada tienen caractersticas diferentes a los equipos de Aire Comprimido. La configuracin de las caractersticas de las familias de productos, se encuentra en la se Creacin de categoras de Variables y varibles del capitulo Catalogo de productos 6.3.2 Marcas y Modelo. Las marcas y modelos son caractersticas bsicas de los equipos y repuestos a los que su empresa presta servicio.
28
SAMM Versin 4.0
Tomando como ejemplo los vehculos, vemos Marcas como Chevrolet, Mazda, Honda, etc. Y cada una de estas marcas tiene una variedad de modelos, como por ejemplo Chevrolet tiene modelos Sprint, Aveo, Swift 1.3, Swift 1.6, etc, Renault tiene modelos R-12,R-18,R9,etc., esto significa que un modelo siempre deber estar enlazado a una Marca especifica. 6.3.3 Catalogo Productos y Servicios Tener un catalogo de productos y servicios bien estructurado ayudara en los procesos de control del trabajo, costos, y facturacin de su empresa. Cuando se habla de Productos y Servicios, se hace referencia a todo elemento tangible o intangible que su empresa puede facturar, o servicios que simplemente presta a sus clientes, tambin a elementos sobre los que desea tener un control, cualquier elemento que los empleados puedan tomar y trasformar en trabajo, o en venta. Los siguientes elementos se consideran importantes y pertenecen al catalogo de productos y servicios. Repuestos. Equipos, Objetos de servicio - Referencias de Equipos Componentes Kits de repuestos Actividades Temparios Servicio de terceros Consumibles Herramientas
A continuacin se describen cada uno de estos elementos, y como trabaja SAMM 4.0 con ellos.
6.3.3.1 Repuestos.
Los repuestos son todos los elementos o refacciones que pueden ser cambiados a un equipo o maquina a la que usted presta servicio, poseen un nivel de existencias que es controlado por SAMM, son elementos que generalmente no rotan de un equipo a otro, es decir una vez se instala en un equipo, ya no se les controla los traslados a otros equipos, y
29
SAMM Versin 4.0
generalmente no son reparables, esto significa que no se puede abrir un servicio de reparacin de el repuesto, si no que se abre un servicio al equipo donde esta instalado.
6.3.3.2 Equipos, Objetos de servicio - Referencias de Equipos
Aqu deben registrarse todas las referencias que maneja la empresa con sus clientes, aqu no se registra el equipo fsico, si no el tipo de equipo que maneja la empresa, por ejemplo, si con sus clientes tiene 200 unidades de UPS MARCA IDAESOL, aqu solo se registrara una vez el producto UPS MARCA IDAESOL REF: UPSIDAE6480 (referencia completa del producto), en la sguete seccin se presenta como se relaciona esta referencia, con cada cliente a travs de la asignacin de una placa o numero serial, asignado a cada producto fsico.
6.3.3.3 Componentes
Los componentes no son ms que repuestos especiales de los equipos. Cada equipo u objeto de servicio, puede tener varios sub equipos o componentes, que tienen posibilidad que se les preste servicio de mantenimiento, traslados, cambio de equipo padre, etc. Este tipo de elementos son registrados como componentes. Por ejemplo un torno CNC, puede tener varios componentes: (1= software, 2=CPU, 3= El torno), y cada uno de estos elementos puede tener un plan de mantenimiento independiente. Un compresor puede tener varios componentes: (Unidad de Mantenimiento, la Unidad de Compresin). Y una unidad de mantenimiento puede ser trasladada a otro compresor, y puede tener un plan de mantenimiento. Nota: La decisin de registrar un elemento como un componente de equipo, o como un repuesto del equipo, depende de varios factores: Nivel de control de histricos de servicio al que desea llegar la empresa. Nivel de complejidad del elemento. Si al elemento tiene un serial, o un cdigo identificador nico. Si al elemento se le puede realizar reparaciones, o traslados de un equipo a otro.
Finalmente, la decisin esta en sus manos. Si registra componentes, el nivel de complejidad del servicio aumente, pues existirn mas elementos en SAMM para controlar su historial de servicio.
6.3.3.4
Kits de Repuestos
Los Kits de Repuestos son agrupaciones de varios repuestos en una sola referencia de producto, generalmente esto se usa en los siguientes casos: Para promociones, en la compra de varios repuestos, definiendo un precio menor por la compra de todo el grupo; por ejemplo el Kit Cambio, puede tener 3 repuestos: el Filtro de Aire, Filtro de Aceite, y el Aceite y todo tiene un precio menor que si comprara cada uno de estos repuestos por separado. Tambin cuando existen cierto grupo de repuestos que aunque sostienen el mismo precio al agruparlos, se agrupan, por su uso frecuente en las reparaciones o mantenimientos. El ejemplo del Kit de Cambio de Aceite puede aplicar, pues sabemos que cada X meses se deben cambiar estos elementos, y aunque pueden tener el mismo precio, la conformacin del kit, facilita el ingreso de los repuestos a la orden de servicio.
30

6.3.3.5 Actividades
SAMM Versin 4.0
Todas las actividades que pueden realizar los tcnicos de mantenimiento, deben ser definidas en este tipo de productos y servicios. Pueden existir 2 dos tipos de actividades en SAMM: Actividades facturables: por ejemplo reparacin de motor, desmontar motor, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, cambio de bateras, etc. que son las actividades relacionadas directamente con el servicio, y que se podran facturar, o contemplar como tiempo real de servicio. Actividades No facturables: por ejemplo; reunin del departamento, aseo de taller, consecucin de repuestos, etc. Que son actividades independientes a las labores de servicio tcnico, y este tiempo no se contempla dentro del tiempo real que se invierte en un servicio.
Aunque las actividades facturables, no son requeridas en SAMM, pueden ser de gran ayuda para evaluar la productividad de los tcnicos, y para verificar cuales son las actividades que son mas exigentes en tiempos, para as tomar decisiones.
6.3.3.6 Temparios.
Un tempario es una relacin de repuestos, actividades y herramientas que se emplearan en ciertos mantenimientos (generalmente mantenimientos preventivos). Los temparios se crean, para facilitar la asignacin de tareas de mantenimiento. Normalmente son llamados rutinas de mantenimiento, o gamas de mantenimiento, que deben ser ejecutadas luego de ciertas horas de trabajo, o dentro de determinado periodo de tiempo. Los temparios tienen una funcionalidad similar a la de los Kits de repuestos, sin embargo hay diferencias muy importantes: Un tempario adems de agrupar Repuestos, puede agrupar Actividades y Herramientas combinadas en un solo tempario. Un tempario tiene caractersticas de tiempo u Hormetro en el que se puede aplicar. Un tempario se puede aplicar a un producto o componente.
Nota: Configurar los temparios o rutinas de mantenimiento, le permitir establecer estndares de mantenimiento para cada referencia de equipo, y de esta manera usted podr proyectar y planificar los mantenimientos preventivos de sus equipos, y ahorrar tiempo a la hora de la planificacin de actividades, repuestos y herramientas requeridos para cada mantenimiento.
6.3.3.7 Servicios de Terceros.
Agrupan todas las actividades que son contratadas a otras empresas o personas que no pertenecen a nuestra compaa; por ejemplo, cuando la soldadura de elementos no se hace en la planta de la empresa, se contrata a un tercero. Cada vez que se registra un trabajo de tercero, este debe llevar una orden de compra de terceros, y precio depende de la actividad de fondo que ejecuta. Es recomendable tener actividades generales, y a la hora de realizar la orden de compra, especificar concretamente el detalle del trabajo a realizar; Por ejemplo:
31
SAMM Versin 4.0
Actividades generales pueden ser: Soldadura, Ebanistera, Trabajos elctricos, Afilada, Trabajos de Torno. Pero a la hora de contratar el servicio, se seleccionara un tem ej: Trabajo de Torno, y se aclara que tipo de trabajo de torno se realizara, ej: Diseo de Arandela para base de equipo. Esto se deber realizar, para posteriormente generar estadsticas en el sistema, sobre cuantas (en cantidad y en valor) actividades de trabajos de torno se realizan en la empresa, y as evaluar si es viable comprar o no un torno para la empresa.
6.3.3.8 Consumibles.
Son elementos iguales a los repuestos, pero con una diferencia muy marcada, y es que en ellos no es necesario tener un control de Inventario, en este grupo podemos encontrar la bayetilla, algunas arandelas, etc.
6.3.3.9 Herramientas.
Son todas las herramientas que se emplean en el departamento (osciloscopios, termo higrmetros, prensas, alicates, pinzas, etc) se registraran en este tipo de productos y servicios. Este tipo de elementos son importantes en SAMM, por dos razones: Para tener un control de prstamos de herramientas a los diferentes tcnicos, y as poder conocer quien tiene las herramientas y cuando las devolver. Para la planeacin de las rdenes de servicio; de tal forma que los tcnicos a la hora de salir a prestar un servicio, realice el alistamiento de los elementos que realmente necesita para realizar el mantenimiento.
6.4
Servicio.
6.4.1 Zonificacin. Si su empresa maneja muchos clientes, localizados en diferentes regiones, la zonificacin ser una herramienta til a la hora de programar los servicios de mantenimiento, SAMM maneja 3 niveles de zonificacin para ayudarle a localizar los servicios a prestar.
32
SAMM Versin 4.0
6.4.2 Zonas. Son el grupo mayor, en una zona podr tener varias ciudades, por ejemplo puede hablar de zona CAFETERA y en esta puede tener ciudades como ARMENIA, SILVANIA, MANIZALES, CALARCA, etc. Si no desea manejar ZONAS, lo nico que debe hacer es crear una sola ZONA, zona GENERAL, y aqu agrupar todas las ciudades. 6.4.3 Ciudades. Aqu tendr un listado de las ciudades donde presta servicio su empresa, cada ciudad debe pertenecer a una nica ZONA. 6.4.4 Localidades o subzonas. Cuando una ciudad es muy grande, puede zonificar la ciudad en localidades, ejemplo, BOGOTA puede tener varias localidades, CHAPINERO, SUR, NORTE, ORIENTE, KENEDDY, etc. Finalmente, quien se asigna a una LOCALIDAD, es la sucursal del cliente, as, todos los equipos afiliados a esta sucursal, se encontraran en esta localidad.
33
IDAE Soluciones Ltda. 6.4.5 Clientes.
SAMM Versin 4.0
Todos sus clientes, grandes o pequeos, deben estar registrados en SAMM, y si en algn momento llega una solicitud de una empresa, que no es cliente suyo, esta deber ser registrada como cliente, para poder generar la solicitud, y posteriormente registra, la orden de trabajo, la cotizacin, o cualquier servicio que se le preste. 6.4.6 Sucursales o dependencias. Cada cliente, puede tener diversas dependencias o sucursales, por ejemplo, cuando se habla de un banco, sus sucursales son todas las oficinas que tiene en las diferentes ciudades. Y si se habla de una hospitales, las sucursales, pueden ser cada una de las dependencias del hospital, o los diferentes pisos del mismo. 6.4.7 Equipos u Objetos de Servicio. Cada cliente, puede tener varios equipos u objeto de servicio, estos equipos, estn ubicados en cada una de las sucursales del cliente, una sucursal, puede tener varios equipos. Por ejemplo el Banco Caimanes tiene una sucursal en el CENTRO, y esta sucursal, tiene instaladas 3 UPS.
34
SAMM Versin 4.0
SEGURIDAD.
La primer tarea que debe realizar en SAMM, es configurar los diferentes perfiles de o grupos de usuarios, asignndoles accesos y restringindoles los accesos a las diferentes opciones de SAMM, adems de personalizar los textos que van en los formularios, por ejemplo es posible que la empresa no maneja sucursales, si no dependencias, entonces, para seguir manejando los mismos conceptos podr cambiar el texto Sucursal por Dependencia, o Equipo por Habitacin, o Vehculo, etc. Cada perfil debe configurarse para permitir que cada usuario ingrese nica y exclusivamente a las opcin que les corresponden. Y no a opciones en las que no debe intervenir.
En este Capitulo. Creacin y Administracin de Perfiles o Grupos Restricciones y Accesos de los Perfiles Creacin y Administracin de Cuentas de Usuario Sistema de Auditoria Cambio de Clave de Usuario.
35
SAMM Versin 4.0
7.1
Creacin y Administracin de Perfiles o Grupos
Los perfiles o grupos se configuran para establecer los privilegios o accesos a diferentes opciones de SAMM a varios usuarios, que cumplen funciones similares en la organizacin. SAMM tiene unos grupos predeterminados., configurados desde la instalacin, puede eliminarlos, modificarlos, o crear nuevos perfiles, de acuerdo a las necesidades y estructura organizacional de su empresa en el rea de mantenimiento. Los Perfiles predeterminados en SAMM son: Administrador: Es el perfil que tiene acceso absolutamente a todas las opciones de SAMM, este es el perfil que tiene asignado el usuario predeterminado en SAMM admin, y es el perfil que cuenta con acceso a toda la funcionalidad de SAMM. (este perfil de usuario esta protegido por tanto no se puede eliminar) Almacn: Es el perfil que tiene acceso a la administracin del Almacn, realiza entradas de repuestos, realiza rdenes de compra, recibe ordenes de compra, despacha las requisiciones que enva el departamento tcnico. Etc. Comercial: Es un perfil especial creado para los usuarios del rea comercial, esta orientado para la Generacin, aprobacin o cancelacin de las cotizaciones. Coordinador: Es el perfil encargado de programar o asignar las rdenes de trabajo, programa la asignacin de contratos de mantenimiento, aprueba las OTs. Tcnico: Es quien realiza los trabajos de mantenimiento, en SAMM, puede realizar el reporte diario de turno, donde consigna cada una de las tareas que ejecuta en el da. Gerencial: es un perfil diseado para la generacin y consulta de indicadores de gestin del departamento de mantenimiento. Asistente: Este perfil es el encargo de realizar registros de las solicitudes de trabajo y consulta de la informacin general de las ordenes de trabajo (OT)
7.1.1 Crear un nuevo Perfil. Para crear un nuevo perfil siga los siguientes pasos: Haga clic en Aplicacin | Perfiles de usuario aqu se presentara el formulario de Perfiles de usuario. Ahora haba clic en el botn Nuevo y aparecer el siguiente formulario.
Digite la informacin del perfil: o Nombre: Asigne un nombre al perfil (Por ejemplo: Inventario, Almacn, Facturacin, Tcnico, Laboratorio, etc). 36
IDAE Soluciones Ltda. o
SAMM Versin 4.0
Descripcin: puede escribir una descripcin para el perfil, definiendo las funciones que va a cumplir.
Haga clic en el botn
7.1.2 Cambiar el Nombre de Un perfil. Para cambiar el nombre de un perfil siga los siguientes pasos: Haga clic en Aplicacin | Perfiles de usuario aqu se presentara el formulario en donde se encuentra registrado cada perfil. Seleccione en la grilla de datos el perfil al que desea cambiar el nombre. Haga Doble clic sobre el registro (en la grilla) o haga clic en el botn editar Cambie el nombre y/o la descripcin del perfil. Haga clic en el botn .
7.1.3 Eliminar perfiles de usuario. Para eliminar el nombre de un perfil siga los siguientes pasos: Haga clic en Aplicacin | Perfiles de usuario aqu se presentara el formulario de Perfiles de usuario Seleccione en la grilla de datos el perfil al que desea eliminar. Presione la tecla Supr., o haga clic en el botn eliminar
Importante: NO podr eliminar perfiles que tengan usuarios asignados, para poder hacerlo, debe cambiar todos los usuarios asignados a otro perfil, y luego si podr eliminarlo. 7.1.4 Duplicar Accesos de un Perfiles a Otro. Para establecer los privilegios o permisos de un perfil de usuario, puede hacerlo mediante el botn de Duplicacin de perfil de usuario que se encuentra en la barra de herramientas del perfil, y siga los siguientes pasos: Haga clic en Aplicacin | Perfiles de usuario aqu se presentara el formulario de Perfiles de usuario Seleccione en la grilla de datos el perfil al que desea configurar nuevos accesos. Haga clic en el botn Duplicar perfil , aqu aparecer el siguiente formulario.
Seleccione el perfil desde el cual va a pegar los accesos. Haga clic en el botn Actualizar.
Importante: Todos los Accesos (Permitidos y no permitidos, se pasaran desde el perfil seleccionado hasta el perfil que eligi en la grilla. Este proceso le puede ser de gran ayuda en la configuracin inicial de perfiles que usted desee implantar.
37
IDAE Soluciones Ltda. 7.1.5 Restricciones y Accesos de los Perfiles.
SAMM Versin 4.0
Una vez creado el perfil, debemos asignar las funciones a las cuales este perfil tiene acceso en SAMM, en la ventana derecha aparecern entonces las opciones para configurar cada uno de los accesos, segn la necesidad o las capacidades que desea entregarle al perfil. Cada perfil creado en SAMM , puede manejar una pagina de inicio donde encontrara alarmas referentes a su trabajo. Los perfiles bsicos de SAMM como lo vimos en la seccin CREACIN Y ADMINISTRACIN DE PERFILES O GRUPOS en este mismo capitulo, son siete, sin embargo, el administrador puede crear tantos como su negocio lo requiera. Existen 4 pginas de inicio predeterminadas en SAMM, para el perfil que usted cree, debe asignar una de ellas segn sea el caso, las funciones especificas de cada home se detallan en el manual de usuario seccin HOMES PERSONALIZABLES Asistente Coordinadores Almacn Tcnicos
7.1.5.1
Asignacin de Permisos
En la ventana derecha de la administracin de perfiles podr asignar chequeando de las opciones respectivas los accesos que desee permitir para cada perfil, la asignacin de perfiles se realiza por agrupacin de funciones principales en SAMM, que estn relacionadas con cada opcin del men, en algunos casos como para las ordenes de trabajo, existirn opciones adicionales que intervienen dentro del proceso, a continuacin se realiza una descripcin de cada permiso establecido.
Aplicacin: Este men, tiene los accesos a las funciones de usuarios y de acciones de configuracin del sistema.
38
SAMM Versin 4.0
Cargos: Creacin, edicin y eliminacin de cargos, estos cargos sern los existentes en el sistema para ser asignados a un usuario al momento de su creacin. Usuarios: Consulta de los usuarios creados en el sistema. Puede crear y modificar usuarios: Creacin, edicin y eliminacin de usuarios que podrn acceder a SAMM. Puede crear y modificar perfiles: Creacin, edicin y eliminacin de perfiles de acceso a SAMM.
Perfiles de usuario: Consulta de los perfiles creados en el sistema. -
Auditoria: Seguimiento de las acciones realizadas en SAMM y modificaciones a la base de datos por los usuarios con el seguimiento de los eventos realizados. Configuracin: Opciones de configuracin general en SAMM, tarifas, recargos, Tiempos de respuesta, Rutas de informes, y en general todos los parmetros de configuracin de funcionamiento de SAMM. Reportes: Reportes generados por SAMM, con base en la informacin registrada de OT, repuestos, tcnicos, indicadores etc Configurar conexin: Ingreso a la configuracin de la ruta de acceso a la base de datos de SAMM, tipo de conexin.
Recomendacin: las opciones de Configuracin y de configurar Conexin se deben habilitar solo para usuarios avanzados, se recomienda solo para usuarios de tipo administrador. Consultas y Documentos (Adelantos de fondos y relaciones de gastos): Tipificacin de fallas: Consulta de las fallas mas comunes en los equipos, filtrado por falla, equipo y cliente Consulta de repuestos: Consulta de consumos de repuestos por equipo, cliente, sucursal y tipo de servicio
Ajuste de tiempos de temparios: Con base en la informacin reportada por los tcnicos y la informacin de los tiempos registrada en los temparios, permitir realizar ajustes a los tiempos de los temparios cargados previamente. Crear adelanto de fondos: Registrar adelantos de fondos en SAMM, tcnico encargado y adelanto asignado. Aprobar adelanto de fondos: Permiso para realizar la aprobacin del adelanto de fondos. Legalizar adelanto de fondos: Verificacin de los adelantos de fondos que no se han legalizado, es decir que no ha sido discriminada la relacin de gatos del mismo, y poder realizar la respectiva relacin de gastos. Imprimir Adelanto de fondos: Acceso al formato impreso del adelanto de fondos.
39
SAMM Versin 4.0
Crear relacin de gastos: Registrar la relacin de gastos efectuados para una OT, elementos que se han consumido para la OT pero que no han salido de almacn. Aprobar relacin de gastos: verificacin y aprobacin de una relacin de gastos. Legalizar relacin de gastos: verificacin de las relaciones de gastos que no se han legalizado, es decir que no ha sido discriminada la relacin de items del mismo, y discriminacin de cada uno de los detalles relacionados. Imprimir relacin de gastos: Acceso al formato impreso de la relacin de gastos. Servicio: En este men tiene los accesos a las funciones de la estructura del servicio tcnico en su empresa. Nuevo cliente: Creacin de clientes nuevos en SAMM Clientes: Consulta y edicin de registros de clientes, vinculacin de informacin de equipos Puede crear y Modificar clientes: administracin de todos los datos de clientes, creacin, modificacin, y eliminacin de clientes Unificacin: consolidacin de la informacin de elementos como por ejemplo de dos clientes, en un solo cliente, o de la informacin de dos sucursales en una sola sucursal.
Registrar hormetros de los equipos de clientes: permite alimentar la informacin de los hormetros de los equipos de un cliente. Crear sucursales desde la ventana de clientes: permite la administracin de los datos de las sucursales, Crear equipos desde la ventana de clientes: administracin de la informacin de los equipos del cliente, desde la misma ventana del cliente.
Consultar cliente: Opcin para consulta de clientes nicamente. Sucursales: Acceso al men de sucursales Unificacin: permite realizar unificacin o consolidacin datos de sucursales. Crear modificar sucursales: permite administrar la informacin de sucursales Crear modificar equipos: permite realizar la administracin la informacin de equipos desde la ventana de sucursal
Nuevo equipo: Creacin de un nuevo equipo. Consultar equipos: ingreso a la ventana de consulta de equipo 40
SAMM Versin 4.0
Equipos: Funciones generales de administracin de equipos, creacin, modificacin, eliminacin, adjuntar archivos referentes al equipo, manejo de componentes de los mismos, Registro de tiempos muertos y generacin de estadsticas. Contratos de mantenimiento: Creacin de contratos de mantenimiento, fechas de creacin de contrato, equipos asociados a un contrato de mantenimiento Cronograma de contratos: Consulta de las programaciones de servicios tipo preventivas, grafica de disponibilidad actual y proyecciones de inventario. Ajustar cronograma: Manejo de las programaciones de mantenimientos preventivos, realizar ajustes al cronograma de servicios y apertura de Ordenes de trabajo (OT) desde un plan de mantenimiento. Disponibilidad del equipo: Registro de la disponibilidad diaria de un equipo, y consulta de las variaciones de la misma en el cronograma de contratos. Solicitudes: Este men contiene los accesos de las funciones ligadas con las solicitudes de servicio y los procesos posteriores a una solicitud. Crear Nueva Solicitud: Permite crear una nueva solicitud desde la pantalla principal o desde el men de solicitud | nueva solicitud. Consulta de Solicitud: Consultar la informacin de las solicitudes alimentadas en el sistema. Imprimir Solicitud: Brinda acceso al formato impreso de la solicitud. Programacin: Brinda acceso a la opcin de programacin de tcnicos desde la pantalla principal. (Link de acceso programacin de la pantalla principal)
Reporte Diario: permite o niega el acceso de los usuarios a la pantalla de reporte de horas. Opciones de Solicitud: asigna los accesos a cada una de las opciones del Work Flow de la solicitud, estas opciones son: Crear y modificar Solicitud: acceso de creacin de solicitudes de servicio Puede crear y modificar clientes: Posibilidad de creacin de clientes desde la ventana de creacin de solicitud. Consulta de solicitudes: brinda acceso a la consulta de la informacin consignada en una solicitud de servicio Imprimir solicitud: Permite ver el formato impreso de la solicitud de servicio Seleccionar clientes no asignados: permite seleccionar un equipo que no pertenece al cliente inicialmente seleccionado. Este permiso tiene efecto que se encuentra en la sobre el botn Buscar en todos los equipos ventana de la solicitud. 41
IDAE Soluciones Ltda. -
SAMM Versin 4.0
Comentarios de solicitud: Permite o niega el acceso a realizar comentarios adicionales a la solicitud Cancelar Solicitud: permite pasar la solicitud a estado cancelada. Solucionar: permite confirmar la solucin de la solicitud, estableciendo un comentario de la solucin planteada Nueva cotizacin: permite crear cotizaciones, directamente desde la ventana de la solicitud. Modificar fecha de creacin: Brinda la posibilidad de cambiar la fecha de la creacin de la solicitud. (recomendable para usuarios de perfil coordinador). Crear OT: Permite crear una OT desde la ventana de la solicitud. Seleccionar equipo no asignado: permite seleccionar un equipo que no pertenece al cliente inicialmente seleccionado. Este permiso tiene efecto que se encuentra en la sobre el botn Buscar en todos los equipos ventana de la solicitud. Crear Sucursales: permite crear sucursales de clientes desde la ventana de solicitud de servicio Crear y modificar equipos: permite crear equipos nuevos equipos, o modificar la informacin de un equipo existente, desde la pantalla de solicitudes.
Inventario: Este men contiene las opciones configurables para el perfil encargado del manejo del almacn e inventario. Ordenes de compra: Brinda acceso a las opciones de ordenes de Work Flow de ordenes de compra, que son las siguientes: Crear y modificar orden de compra: permite la administracin de la informacin de las rdenes de compra.
- Aprobar orden de compra: brinda acceso a la aprobacin de la orden de compra. Cancelar orden de compra: Brinda acceso a los usuarios a la utilidad de cancelacin de la orden de compra. Recepcin de Orden de compra: permite la confirmacin del recibo de los repuestos o elementos, solicitados en la orden de compra. Proveedores: Permite realizar la administracin de la informacin de los proveedores registrados en SAMM.
Requisicin: Permite ingresar a consultar la informacin de la requisiciones de repuestos, y confirmar la entrega de los elementos solicitados.
42
SAMM Versin 4.0
Almacn: permite el ingreso al modulo de almacn, en donde podemos realizar movimientos de inventarios. Sincronizacin de inventario: permite el ingreso a la utilidad de sincronizacin de inventario. Formas de Pago: permite alimentar o cambiar la informacin de las formas de pago disponibles para las ordenes de compra Cetros de costo: permite alimentar o cambiar la informacin de los centros de costos disponibles para las rdenes de compra. Prestamos de herramientas. herramientas: brinda acceso al modulo de prestamos de
Ordenes de trabajo: Este men contiene las opciones de las funciones principales en el manejo de Ordenes de trabajo (OT) y sus derivados. Consulta de OT: Permite la consulta de la informacin de las ordenes de trabajo registradas en SAMM Opciones de OT: Brinda acceso a cada una de las operaciones relacionadas con el Work Flow de rdenes de trabajo. Como se muestra en la figura, dentro de las mas importantes estn: Nueva OT: brinda acceso a la creacin de una orden de trabajo desde la ventana de orden de trabajo. Reporte de actividades: brinda acceso al formulario de alimentacin de la reporte de actividades o trabajos realizados. Registrar Tiempos Down: Finalizar Programacin de tcnicos
Cotizar: Permite crear cotizaciones, desde la ventana de orden de trabajo. Registrar Variables: permite registrar las lecturas de las variables tomadas en el servicio realizado para el equipo. Registrar fallas: Permite realizar el registro de las fallas encontradas en el servicio. Anexar archivos: permite anexar archivos dentro de la orden de trabajo.
43
SAMM Versin 4.0
Crear remisin: permite crear o visualizar los documentos de soporte de entrada o salida de taller. Este opcin solo estar disponible para rdenes de trabajo de taller o laboratorio. Evaluacin de OT: permite registrar la informacin de las encuestas de calidad del servicio realizado en la orden de trabajo. Modificar equipo: permite, realizar modificaciones en la informacin del equipo desde la orden de trabajo. Planear OT: brinda acceso al formulario de planeacin de repuestos y de actividades de la Orden de trabajo. Imprimir formato: permite visualizar el formato de impresin de orden de trabajo. Anexar repuestos: permite realizar las respectivas requisiciones o solicitudes de repuestos, directamente desde la OT. Cambio de estado: permite realizar el cambio de estado de la OT.
Nueva OT: permite o brinda acceso a la creacin de OT (desde la solicitud) Reporte de actividades: indica los permisos existentes para realizar los reportes de actividades y trabajos realizados en una OT. Puede reportar horas del usuario: desarrolladas por el mismo usuario Puede reportar las actividades
Puede reportar horas de otros usuarios: indica que puede reportar actividades realizadas por otros usuarios Puede modificar el reporte del cliente: indica que puede modificar el reporte final de servicio que ser presentado al cliente Registrar variables: permite registrar las lecturas de las variables tomadas en el servicio realizado para el equipo, desde la ventana de reporte de actividades.
Programacin de tcnicos: establece el permiso para realizar la programacin semanal de tcnicos.
Cotizaciones: Este men contiene los accesos determinados para el perfil comercial donde se podr definir el alcance de cada uno de los usuarios creados con este perfil. consultar Cotizacin: brinda acceso de consulta a la informacin de las cotizaciones registradas cotizaciones Abiertas: brinda acceso a consultar las cotizaciones
que se encuentran en estado nuevas o abiertas.
Versiones anteriores: permite administrar la informacin de las cotizaciones de versiones anteriores. Cotizaciones canceladas: permite administrar la informacin de las cotizaciones que se encuentran en estado canceladas.
44
SAMM Versin 4.0
Cotizaciones a vencer: permite consultar y administrar la informacin de las cotizaciones que estn prximas a vencerse. Cotizaciones aprobadas. aprobadas: permite consultar las cotizaciones que ya fueron
Catalogo Este men le permitir definir los acceso para los perfiles encargados de la administracin del catalogo de su empresa, creacin de nuevos productos, marcas. Clase de producto: permite consultar y administrar la informacin de las cotizaciones que estn prximas a vencerse. Actividades y temparios: permite el acceso de creacin y administracin de la informacin de activiades, y configuracin de temparios. Marcas: permite la configuracin de
las marcas y de los modelos de los equipos.
Consulta de elemento: permite consultar un elemento que se encuentre registrado en el catalogo, bien sea un repuesto, actividad, consumible, falla, etc Repuestos: permite consultar y administrar la lista de repuestos Referencias de Equipos y componentes: permite administrar la lista de referencias de equipos o de componentes disponibles en SAMM Herramientas: permite realizar la administracin o registro de las regencias de herramientas, con su respectiva serializacin.
Importante: Se recomienda que el usuario encargado de realizar estas modificaciones al catalogo sea uno solo, ya que se evitaran recodificaciones a los registros existentes y la base de datos conservara el mismo tipo de registro de informacin. Maestros Los maestros de este men, se recomienda sean modificados por el administrador general del sistema ya que es una informacin estndar en el manejo de la aplicacin. Fallas: establece el permiso para la administracin de fallas que se pueden presentar en un equipo Motivos de tiempo muerto: establece el permiso para la administracin de los motivos de tiempos muertos comnmente conocidos como tiempos Down Evaluaciones: Permite el acceso a la administracin de las 45
IDAE Soluciones Ltda. evaluaciones de calidad o encuestas de calidad
SAMM Versin 4.0
Pruebas: Permite el acceso a la administracin de las pruebas o check list de equipo. Categoras de cotizacin: Permite consultar y predeterminadas al momento de hacer una cotizacin. establecer las categoras
Monedas: establece el acceso de administracin y creacin de monedas Impuestos: Permite realizar la administracin de los registros de impuestos Sucursales corporativas: brinda acceso al modulo de creacin de sucursales corporativas que pueden desarrollar las OTS Departamentos corporativos (Departamentos de servicio): Permite el ingreso de administracin a los departamentos disponibles para asignacin de solicitudes Variables: permite el acceso a la configuracin de las categoras y variables o parmetros de equipos. Zonas: brinda acceso a la administracin de las zonas en las que podemos clasificar las ciudades Ciudades: permite el acceso a las ventanas de administracin de ciudades. Das Festivos: establece el acceso para la creacin o modificacin de los das festivos
7.2
Creacin y administracin de cuentas de usuario Para administrar las cuentas de usuarios en SAMM se ingresa por el men AplicacinUsuarios, all se encontrarn los usuarios actuales, podr modificarse su informacin personal o ser agregados nuevos usuarios.
46
IDAE Soluciones Ltda. 7.2.1 Crear un usuario nuevo
SAMM Versin 4.0
Seleccionando el botn nuevo, se podr ingresar el registro de un nuevo usuario, diligenciando informacin bsica como: Informacin Bsica Nombre: es el nombre de la persona; este nombre aparecer en los reportes donde el usuario intervenga. Documento: Es el numero de identificacin del usuario que se esta registrando Cdigo: Este cdigo es el interno del empleado si aplica, en algunos casos puede ser el mismo numero de cedula Cargo: (En este listado se mostraran los cargos que han sido creados en el sistema por la opcin de men Aplicacin Cargos. Consulte la seccin ADMINISTRACION DE CARGOS en este manual) Ciudad: (Ubicacin principal del usuario) (vea la seccin ADMINISTRACION DE CIUDADES en este manual. Profesin: Profesin del usuario E-mail: Direccion de correo electronico del usuario Direccin: Direccion de residencia del usuario Costo Hr: Es el valor o costo relativo a una hora de trabajo del empleado, til para costear los servicios una vez sean reportados los tiempos de mano de obra, debe ingresar este valor sin puntos de miles. % comisin Hr facturada: Si se cuenta con algn tipo de comisin para el empleado una vez se facture el servicio puede cargarse en ese campo el porcentaje de comisin que le ser asignado Informacin de Acceso Login: Es el identificador con el cual el usuario ingresara a SAMM, usualmente se usa el mismo de la configuracin de la red; se recomienda asignar la primera letra del nombre adicionando el apellido, por ejemplo CARLOS GUTIERREZ, su login podra ser cgutierrez. Clave: se recomienda asignar claves alfanumricas, es decir que contengan nmeros y letras, y que no sean palabras tpicas como el mismo login del usuario, para que as se incremente el nivel de seguridad del sistema. Confirmacin clave: en este campo se debera confirmar la clave anterior para que el registro sea exitoso Perfil: estblece el Perfil del usuario, en este listado se mostraran los perfiles creados en el men Aplicacin - perfiles de usuario y le asignara los permisos configurados para el perfil seleccionado. Consulte la seccin CREACION YADMINISTRACION DE PERFILES O GRUPOS en este mismo capitulo.) El usuario se encuentra activo: determina si el usuario esta activo en el sistema, si el usuario esta inactivo no tendr acceso al sistema, y tampoco estar disponible dentro del aplicativo. Cambiar clave al prximo ingreso: estable si el usuario debe cambiar la clave al prximo ingreso, es recomendable para usuarios nuevos, asi el administrador al momento de crearlos establecer una clave que el mismo usuario cambiara una vez ingrese al sistema. La clave caduca: establece si la clave se debe estar cambiando cada periodo de tiempo como indique el siguiente campo. Cambiar Clave cada: Determina la frecuencia con que el usuario deber cambiar la clave. Esta frecuencia esta en das.
47
IDAE Soluciones Ltda. 7.2.2 Modificar una cuenta de usuario. Para modificar una cuenta de usuario, siga los siguientes pasos: o o o
SAMM Versin 4.0
seleccione el registro que desea modificar haciendo doble clic sobre el. Luego modifique los campos que desee. Haga clic en actualizar.
Importante: El login de un usuario no podr ser modificado una vez creado el usuario, pues con el se identifican todas las operaciones que realiza el usuario. 7.2.3 Eliminacin de usuarios. En SAMM un usuario NUNCA se podr eliminar, para bloquear o anular un usuario, debe inactivarlo, deseleccionando el campo El usuario se encuentra activo y haciendo clic en actualizar. La razn por la que un usuario no se puede eliminar, es porque SAMM preserva los histricos de las actividades realizadas por el usuario. 7.2.4 Como asignar Clientes a un usuario. Ingresando por el botn (modificar clientes de usuario), a cada uno de los usuarios podr asignarles una serie de clientes que sern atendidos por el, al momento de crear una solicitud o una cotizacin aparecer por defecto el usuario que fue seleccionado para uno u otro cliente), a continuacin siga los siguiente pasos.
Haga clic en el botn nuevo. Haga clic en la lupa para buscar el cliente que desea asignarle al usuario. Haga clic en el botn actualizar.
Recomendacin: Asigne usuarios a clientes, cuando el usuario puede establecer solicitudes de servicio para el cliente, solo mediante el modulo de solicitud de servicio de Intranet o de Internet.
48
IDAE Soluciones Ltda. 7.3 Auditoria
SAMM Versin 4.0
En la opcin de men Aplicacin Auditoria, podemos visualizar el registro de las operaciones en las que ha sido modificada la base de datos de SAMM, esta funcin es de vital importancia por que podemos realizar un seguimiento de las acciones que ejecutaron los usuarios y validar las operaciones que se han realizado, o en el caso que se ejecute una accin indebida sea fcil determinar el usuario encargado. En el buscador de la parte superior podemos filtrar los registros por rango de fecha (fecha inicial, fecha final), si se desea consultar por un usuario especfico (identificacin por el login asignado al usuario) y una accin determinada. El resultado de la consulta muestra los registros ordenados por fecha del evento, el usuario que ejecuto la accin, el modulo que fue afectado, la accin realizada y el detalle del movimiento. La informacin filtrada puede exportarse a un archivo plano para facilitar el manejo de la informacin.
49
SAMM Versin 4.0
INFORMACION BASICA PARA TRABAJAR.
En este capitulo revisaremos todos los maestros incluidos en SAMM, esta informacin debe estructurarse antes de iniciar a trabajar con la aplicacin, la informacin ingresada en los maestros permitir el ingreso gil y rpido de las dems operaciones.
En este Capitulo. Cargos Zonas, Ciudades. Festivos. Monedas e Impuestos. Sucursales Corporativas, y Departamentos de Atencin. Formas de Pago, Centros de Costo. Motivos de Tiempos muertos.
50
SAMM Versin 4.0
8.1
Creacin y Administracin de cargos Por la opcin de men Aplicacin cargos podrn crearse los cargos de los usuarios que sern creados en SAMM, especificando el nombre del cargo y el valor por hora que tiene ese cargo, este valor es importante para usuarios tipo tcnico ya que segn este valor se liquidaran los costos de las horas de trabajo que reporten los usuarios de este perfil. Las opciones de verificacin de si es un cargo tcnico, comercial, o puede coordinar servicio, aplican en el caso del cargo tcnico para que aparezca al momento de realizar registros de horas y pueda visualizarse en la grilla de programacin de trabajos, en el cargo comercial estarn clasificados los usuarios que sean asesores comerciales y puedan vincularse a un cliente como contacto principal con la empresa. Y los que pueden coordinar servicio estarn disponibles como coordinador responsable de la orden de trabajo
8.2
Creacin y Administracin de zonas
En la opcin de men Maestros Zonas podr crear las zonas en las cuales tienen equipos instalados o en las que prestan servicio, de esta forma podr crear una ciudad asignada a una zona y facilitar el proceso de zonificacin de servicios, use la opcin nuevo y digite el cdigo de la zona y el nombre. En la grilla de la parte derecha a medida que se desplaza por las zonas, podr ver las ciudades creadas para una zona determinada.
51
IDAE Soluciones Ltda. 8.3 Creacin y Administracin de ciudades En la opcin de men Maestros Ciudades, podr crear todas las ciudades que desee, ingresando por la opcin nuevo, podr crear el cdigo de la ciudad, el nombre y la zona en la que se encuentra la ciudad determinada. Estas ciudades sern las ubicaciones de clientes, equipos o proveedores. Los cdigos de las ciudades, podrn crearse con la siguiente configuracin: 2 primeras letras cdigo pas (CO) Colombia, 4 siguientes cdigo departamento (ATLN) Atlntico y las 4 siguientes la ciudad (BQLL) Barranquilla, el cdigo para la ciudad Barranquilla quedara as: COATLNBQLL. Con el botn de zonas de la barra de herramientas podra definir la zonificacin interna de cada ciudad, y con esta zona localizar las sucursales o dependencias de cada cliente. (es una zonificacin mas detallada.)
SAMM Versin 4.0
8.4
Creacin y Administracin de das festivos
En la opcin de men Maestros Das festivos, pueden crearse los das del calendario festivos para que aparezcan sombreados en la grilla de programacin de tcnicos y pueda postergarse un mantenimiento correctivo o preventivo si es el caso. Usando la opcin nuevo, ubique la fecha del calendario correspondiente al da festivo y ser agregado a la tabla con el botn actualizar.
52
IDAE Soluciones Ltda. 8.5 Creacin y Administracin de Monedas
SAMM Versin 4.0
En la opcin de men Maestros Monedas, puede crear las monedas que puede usar SAMM para elaborar cotizaciones, una vez creada la cotizacin podr seleccionarse la moneda para liquidar la cotizacin segn la tasa representativa configurada en SAMM.
8.6
Creacin y Administracin de impuestos
En la opcin de men Maestros Impuestos, puede crear los impuestos que podrn ser agregados a la liquidacin de una OT o a una cotizacin en SAMM, al momento de realizar cualquiera de estas dos operaciones podr seleccionar el impuesto a aplicar de los creados en este modulo. Usando la opcin nuevo podr digitar el cdigo, nombre y el valor (en porcentaje) del impuesto a crear.
53
IDAE Soluciones Ltda. 8.7 Creacin y Administracin sucursales corporativas
SAMM Versin 4.0
En la opcin de men Maestros Sucursales corporativas, puede crear las sucursales que estn asociadas a la empresa y que en determinado momento pueden atender algn tipo de servicio, esta sucursal podr ser asignada a una OT para que sea la encargada de atender el servicio. Usando la opcin de nuevo, podr crear el cdigo, nombre, ciudad, direccin y telfono de cada sucursal.
8.8
Creacin y Administracin de departamentos de atencin
En la opcin de men Maestros Departamentos de atencin, puede crear los departamentos que estn asociados a la empresa y que en determinado momento pueden atender algn tipo de servicio, este departamento podr ser asignado a una Solicitud para que sea la encargada de atender el servicio. En el home de SAMM, aparecen las alertas correspondientes de las nuevas solicitudes creadas para cada departamento de atencin. Usando la opcin de nuevo, podr crear el cdigo y el nombre de cada departamento de atencin.
54
IDAE Soluciones Ltda. 8.9 Creacin y Administracin de Formas de Pago
SAMM Versin 4.0
Estas formas de pago sern las permitidas para elaborar las ordenes de compra en SAMM, ingreso de men por la opcin Inventario Formas de pago, pueden crearse, editarse o eliminarse segn sea el caso en la misma ventana.
8.10 Creacin y Administracin de centros de costo
Estos centros de costo sern los que podrn ser asociados al momento de elaborar una orden de compra al proveedor en SAMM, es decir, que centro de costo ser el encargado de la orden de compra elaborada, ingreso de men por la opcin Inventario Centros de costo, pueden crearse, editarse o eliminarse segn sea el caso en la misma ventana.
55
IDAE Soluciones Ltda. 8.11 Creacin y Administracin de motivos de paro
SAMM Versin 4.0
Dentro de este men Maestros Motivos de TM podrn cargarse las causales asociadas a las paradas de un equipo, estas causas aparecern en el registro de disponibilidad de los equipos cuando sean reportados eventos sobre el mismo. Use la opcin nuevo para crear un registro, indique el consecutivo del motivo, el nombre y seleccione la opcin si la causa depende de las actividades de servicio tcnico, es decir si al momento que ocurra un paro por esta razn es cargado este motivo a las operaciones de servicio tcnico.
56
SAMM Versin 4.0
CATALOGO DE PRODUCTOS.
En este Capitulo. Familias o Clasificacin de Inventario. Repuestos, Referencias de productos, Componentes, Herramientas, Actividades, Temparios, Definicin de Fallas. Categoras de Variables. Variables medibles y Caractersticas de Productos.
57
SAMM Versin 4.0
9.1
Creacin de Familias de productos Dentro de este men Catalogo Clasificacin se crearan las familias de productos en SAMM y aplican para repuestos, productos, herramientas y general para todo el catalogo de elementos, se puede crear el rbol de clasificacin hasta de 5 niveles, para crear un nuevo nivel, ubquese en la categora correspondiente y use el botn nuevo, ingrese el cdigo y la descripcin de la lnea que desea agregar. Esta clasificacin le permitir ubicar sus equipos o repuestos en la lnea que pertenecen, facilitar su bsqueda, y permite realizar informes consolidados por cada clasificacion, o poder aplicar caractersticas que aplican para cada lnea de productos, que pueden ser temparios, kit de repuestos etc
9.1.1 Mover equipos de una clasificacin inicial Cuando desee cambiar los equipos asociados de una lnea hacia otra en vez de realizarlo uno a uno, puede trasladar todos los equipos creados bajo una lnea de producto hacia otra usando la opcin mover equipos.
9.2
Creacin de marcas y modelos
Dentro de este men Catalogo Clasificacin debern crearse las marcas y modelos con los que cuenta la compaa y que son objetos de servicio tcnico como tal. Para crear la marca use la opcin nuevo del men, y especifique la descripcin de la marca que desea incluir, una vez se crea la marca, en la parte inferior de la ventana puede crear los modelos asociados a la marca ingresando su descripcin. La clasificacin que sea ingresada por esta opcin le permitir enlazar posteriormente los equipos a su respectiva marca y modelo.
58
IDAE Soluciones Ltda. 9.3 Creacin de Categoras de variables
SAMM Versin 4.0
En la opcin de men Maestros Categoras de variables, pueden crearse las variables que pueden ser medibles del equipo o que son una caracterstica intrnseca. Las variables medibles aparecern en los formatos de OT para que los tcnicos en su visita registren el valor de la variable y posteriormente sea ingresado a SAMM el dato correspondiente y pueda graficarse el comportamiento de la variable en un equipo en un tiempo determinado. Las variables que son caractersticas del equipo, aparecern igualmente en la OT pero sern a nivel informativo de la configuracin especfica del equipo. Usando la opcin nuevo, podr digitar el nombre de la categora y seleccionar si es una caracterstica del equipo o parmetros medibles.
9.4
Creacin de variables En la opcin de men Maestros Variables, pueden crearse las variables que estn asociadas a una categora de variables, ingresando el nombre de la variable a tomar, la unidad de medida (mm, psi, grados etc...), los rangos permitidos de la variable, nivel mnimo y mximo permitidos y la categora de variable a la que pertenecen, este listado se desplegara de acuerdo a lo configurado en el men de categoras de variables, en el men Maestros Categoras de variables.(Consulte la seccin CREACION DE CATEGORIAS DE VARIABLES de este capitulo). Una vez creadas las variables medibles, deber especificarse las lneas a las que aplica esa variable, usando el botn lneas a las que aplica, SAMM traer el rbol de las lneas configurado en la opcin de men Catalogo Clasificacin. (Consulte la seccin CREACIN DE FAMILIAS DE PRODUCTOS). Cuando sea reportado el valor de la variable, esta operacin se realizar cuando se registre informacin sobre la OT, los valores mximos y mnimos ingresados permitirn alertar valores por debajo o por encima de lo permitido, de esta manera podr realizarse una graficacin del comportamiento de estas variables en el tiempo y periodo que se desee.
59
SAMM Versin 4.0
Recomendacin: Alimente la informacin de las variables, segn los datos recomendados por los fabricantes de los equipos, esta informacin la puede encontrar en los manuales tcnicos o de referencias de partes de cada equipo. Contar con la registro del comportamiento de cada una de las variables de funcionamiento del equipo, le permitir realizar diagnsticos mas acertados, y soportados en datos reales del equipo. Que podra ayudarle bastante para la implementacin del nuevo concepto de mantenimiento predictivo. 9.5 Creacin de elementos del catalogo Ingresando por la opcin de men Catalogo | Nuevo elemento de catalogo puedo realizar el registro de todos los elementos que conformaran el catalogo de trabajo en SAMM (Repuestos, productos o referencias de equipos, componentes, actividades, temparios, kit de repuestos, herramientas, servicios de terceros, consumibles y fallas) esta estructura ser la base para alimentar correctamente la informacin del departamento de mantenimiento. Para empezar a ingresar informacin del catalogo, previamente debe crearse la informacin referente a marcas y modelos (ver seccin CREACION DE MARCAS Y MODELOS en este capitulo) y las familias de productos (ver seccin CREACION DE FAMILIAS DE PRODUCTOS en este capitulo) para que puedan ser enlazados a un tipo de producto.
60
IDAE Soluciones Ltda. 9.5.1 Creacin de productos tipo Repuestos
SAMM Versin 4.0
Para crear un producto tipo repuesto puede ingresar por la opcin de men Catalogo | Nuevo elemento de catalogo o Catalogo | Repuestos.
Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo repuesto, ingrese la informacin referente a: Tipo: Seleccionar de esta lista la opcin tipo repuesto para crear un elemento bajo esta caracterstica. Ref: Referencia del repuesto o identificacin de inventario (Se recomienda usar el parte numero del fabricante) Cod. Inv: Cdigo de inventario del repuesto, usado para repuestos que tienen una segunda codificacin, en este campo podemos establecer un cdigo secundario, o el parte nmero inicial. Cod. Inv 1: Cdigo adicional de inventario del repuesto, al igual que el anterior cdigo, en este campo podemos especificar una tercera identificacin para el repuesto. Descripcin: Nombre o descripcin del repuesto Clasificacin del producto: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificacin especial para repuestos para que puedan ser ubicados mas rpidamente por esta configuracin. Si ya conoce el cdigo de la clasificacin del producto, ingrese el cdigo en la casilla cdigo completo y SAMM traer la informacin correspondiente a la lnea, sublnea y grupo usando el botn verificar, de lo contrario ubique la informacin correspondiente de la lnea, sublnea y grupo por la opcin de bsqueda en cada una de las opciones. Los campos sealados con Rojo en la ventana son los campos obligatorios a ser digitados. Para confirmar la creacin del repuesto, use el botn actualizar.
61

9.5.1.1 Informacin adicional del repuesto
SAMM Versin 4.0
Una vez es creado el repuesto, podr consultar en la pestaa inventario las cantidades de este producto (disponible, existencias, en orden de compra y reservado), esta informacin se actualizara en la medida que se realicen ingresos de entradas o salidas al almacn (entradas desde ordenes de compra, salidas desde requisiciones de repuestos, o desde los movimientos de entrada y salida detallados en el modulo de almacn), de la misma manera ocurre con la informacin de costo y de precio de venta, ya que este costo de repuesto ser el valor que contar al momento de realizar la liquidacin de la orden de trabajo (OT) y evaluar la rentabilidad de la misma. Puede ser modificada la informacin referente a: Mnimas existencias: Cantidades mnimas permisibles del repuesto. Moneda: Moneda en la que sern manejados los costos y los precios de venta del repuesto. T. Consecucin: Tiempo de consecucin del repuesto o elemento. Nacional: Esta opcin se seleccionara si el repuesto es de consecucin nacional y se dejara en blanco si es importado. Precio venta: Precio de venta del repuesto. (Precio oficial o precio de lista) Impuesto: Si se le aplica un impuesto al momento de liquidar la orden de trabajo, (OT) al repuesto deber especificarse en esta lista.
Dentro de los datos de la pestaa inventario del repuesto existen dos botones adicionales que le permitirn realizar los siguientes procesos: Precios Proveedor: Le permitir establecer o consultar el precio del repuesto con cada uno de los proveedores que lo distribuyen. Para ingresar a esta utilidad deber hacer clic sobre el botn Precios Proveedor, se presentara una ventana en la que podr consultar, modificar o crear registros de precios por proveedor. Seleccione el proveedor del repuesto y el precio de compra del mismo, si desea pueden ser importados archivos de precios de proveedor mediante el botn de importacin.
62
SAMM Versin 4.0
Lista de precio: Le permitir consultar los precios que tiene el repuesto en las diferentes listas de precio activas, el precio base ser el determinado por el valor de precio de venta establecido en la informacin de inventario del repuesto. Para mayor informacin del manejo de las listas de precio puede consultar el capitulo de LISTAS DE PRECIO del manual de usuario Adicional podr modificar el precio que tiene el repuesto en cada lista, con solo hacer doble clic sobre la lista a cambiar. y establecer bien sea un descuento adicional para el repuesto, o establecer un precio independiente al precio de la lista.
9.5.1.2
Reemplazos del repuesto
la pestaa de reemplazo permite especificar un reemplazo para el repuesto, puede ingresar la informacin del repuesto para posterior, consulta en caso que no se encuentren existencias del repuesto principal. Recomendacin: Establecer las posibles referencias o parte numero de reemplazo que tiene un repuesto, le ayudara bastante a la hora de la consecucin de un repuesto que no se tiene en almacn, de igual forma le servir para realizar entregas de repuestos de reemplazo desde la entrega de la requisicin. 9.5.2 Creacin de Productos tipo kit de repuestos Para crear un producto tipo kit de repuestos puede ingresar por la opcin de men Catalogo | Nuevo elemento de catalogo o Catalogo | Kit de Repuestos. Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo kit de repuestos, ingrese la informacin referente a: Tipo: Seleccionar de esta lista la opcin tipo kit de repuestos para crear un elemento bajo esta caracterstica. Ref: Referencia del kit Cod. Inv: Cdigo de inventario del kit
Cod. Inv 1: Cdigo adicional de inventario del kit 63
IDAE Soluciones Ltda. Descripcin: Nombre o descripcin del kit
SAMM Versin 4.0
Clasificacin del producto: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificacin especial para equipos para que puedan ser ubicados mas rpidamente por esta configuracin.
Si ya conoce el cdigo de la clasificacin del kit de repuestos, ingrese el cdigo en la casilla cdigo completo y SAMM traer la informacin correspondiente a la lnea, sublnea y grupo usando el botn verificar, de lo contrario ubique la informacin correspondiente de la lnea, sublnea y grupo por la opcin de bsqueda en cada una de las opciones. Los campos sealados con Rojo en la ventana son los campos obligatorios a ser digitados. Para confirmar la creacin del kit de repuestos, use el botn actualizar.
9.5.2.1 Adicin de repuestos al kit
Los repuestos pueden adicionarse a un kit una vez se cree, el botn Repuestos se activara para asignar el detalle de repuestos asociados al kit. Los repuestos podrn buscarse fcilmente por referencia o por la descripcin del mismo, la bsqueda deber realizarse con mnimo 4 caracteres en su descripcin o referencia.
Para adicionar repuestos al kit, ubquese en la grilla de resultados sobre el item que desea agregar y adicinelo por medio del doble click, los tems se adicionaran en la lista de la derecha. Si un item ya ha sido cargado al kit de repuestos, SAMM alertara que ya esta incluido en el kit, si desea modificar las cantidades de un item del kit, ubquese sobre el que desea modificar y con doble click podr modificar las cantidades del elemento. Importante: Establecer kits de repuestos, puede ahorrarle trabajo a la hora de ejecutar los procesos de cotizaciones, solicitud o requisiciones de repuestos, etc. Si desea eliminar un item del kit de repuestos, ubquese sobre el elemento y utilice la tecla suprimir, para tomar los cambios confirme con el botn actualizar. 64
IDAE Soluciones Ltda. 9.5.3 Creacin de Productos tipo equipo
SAMM Versin 4.0
Para crear un producto tipo equipo puede ingresar por la opcin de men Catalogo | Nuevo elemento de catalogo o Catalogo | Referencia de Equipos.
Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo equipo, ingrese la informacin referente a: Tipo: Seleccionar de esta lista la opcin tipo equipo para crear un elemento bajo esta caracterstica. Ref: Referencia del equipo Cod. Inv: Cdigo de inventario del equipo Cod. Inv 1: Cdigo adicional de inventario del equipo Descripcin: Nombre o descripcin del equipo, en lo posible describa el equipo con el nombre del modelo. Marca: Marca del equipo Modelo: Modelo del equipo, aqu se cargara el listado de modelos correspondientes a la marca seleccionada. Clasificacin del producto: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificacin especial para equipos para que puedan ser ubicados mas rpidamente por esta configuracin.
Si ya conoce el cdigo de la clasificacin del equipo, ingrese el cdigo en la casilla cdigo completo y SAMM traer la informacin correspondiente a la lnea, sublnea y grupo usando el botn verificar, de lo contrario ubique la informacin correspondiente de la lnea, sublnea y grupo por la opcin de bsqueda en cada una de las opciones. Los campos sealados con Rojo en la ventana son los campos obligatorios a ser digitados. Para confirmar la creacin del equipo, use el botn actualizar.
65

9.5.3.1 Informacin adicional de la referencia de equipo
SAMM Versin 4.0
Una vez es creado el equipo, podr consultar las unidades existentes del mismo ingresando por el botn Ver equipos, SAMM mostrara la grilla correspondiente con la informacin de los equipos creados bajo ese tipo de producto.
Archivos: A cada equipo pueden anexarse archivos como catlogos, manuales, fotografas, en cualquier tipo de formato, debe tenerse en cuenta que los computadores donde deseen abrirse los archivos, deben tener instalado el programa necesario para su visualizacin ej (word, excel, acrobat, autocad etc) . Para anexar un nuevo archivo al equipo, use el botn nuevo, y ubique la ruta donde se encuentra el archivo que desea adjuntar.
Importante: Para el manejo de estos archivos, es aconsejable que sea creada una carpeta en el servidor donde los usuarios ubicaran los archivos y luego realizar el enlace a los mismos a travs de SAMM Variables: Para cada familia de equipos previamente se han determinado las variables de medicin que aplican segn sea el caso, referirse a la seccin CREACIN DE VARIABLES de este capitulo, en esta pestaa se listaran las variables que aplican o que sern sujeto de medicin para este tipo de equipo.
66
IDAE Soluciones Ltda. Plan de mantenimiento:
SAMM Versin 4.0
En esta pestaa se mostrar la informacin de los temparios o PMS (Planes de Mantenimiento) aplicados a un tipo de equipo especifico, estos temparios se cargaran a los equipos segn como se indica en la seccin EQUIPOS A LOS CUALES APLICA EL TEMPARIO de este mismo capitulo, es importante que el equipo sea creado preliminarmente para que pueda ser asignado a un tempario al momento de crearse, ya que en SAMM se asocia un tempario a unos equipos especficos. Pruebas:
A cada equipo pueden asignarse las pruebas que podrn ser realizadas al mismo, las pruebas que podrn seleccionarse sern las creadas previamente por el la opcin de Men Maestros | Pruebas (Consulte la seccin CREACIN DE PRUEBAS en este capitulo)
Para seleccionar una prueba use el botn modificar, se listaran las pruebas creadas previamente junto con una casilla de verificacin, para seleccionar la prueba al equipo, seleccione las que desee y confirme con el botn actualizar. Si desea eliminar una prueba de las asignadas al equipo ubquese sobre el listado y use la tecla suprimir. 9.5.4 Creacin de Productos tipo Componente Para crear un producto tipo componente puede ingresar por la opcin de men Catalogo | Nuevo elemento de catalogo o Catalogo | Componentes.
67
SAMM Versin 4.0
Importante: Los componentes son partes que forman un equipo, deben crearse componentes si cada uno de estos componentes esta sujeto a operaciones de mantenimiento o si desea llevar un seguimiento de los trabajos realizados a cada uno de ellos. Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo componente, ingrese la informacin referente a: Tipo: Seleccionar de esta lista la opcin tipo equipo para crear un elemento bajo esta caracterstica. Ref: Referencia del componente Cod. Inv: Cdigo de inventario del componente Cod. Inv 1: Cdigo adicional de inventario del componente Descripcin: Nombre o descripcin del componente Marca: Marca del componente Modelo: Modelo del componente, aqu correspondientes a la marca seleccionada. se cargara el listado de modelos
Clasificacin del producto: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificacin especial para equipos para que puedan ser ubicados mas rpidamente por esta configuracin.
Si ya conoce el cdigo de la clasificacin del equipo, ingrese el cdigo en la casilla cdigo completo y SAMM traer la informacin correspondiente a la lnea, sublnea y grupo usando el botn verificar, de lo contrario ubique la informacin correspondiente de la lnea, sublnea y grupo por la opcin de bsqueda en cada una de las opciones. Los campos sealados con Rojo en la ventana son los campos obligatorios a ser digitados. Para confirmar la creacin del componente, use el botn actualizar. 9.5.5 Creacin de Productos tipo Actividades de Tempario Para crear un producto tipo Actividades de tempario puede ingresar por la opcin de men Catalogo | Nuevo elemento de catalogo o Catalogo | Actividades de tempario.
68
SAMM Versin 4.0
Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo Actividades de tempario, ingrese la informacin referente a: Tipo: Seleccionar de esta lista la opcin tipo Actividades para crear un elemento bajo esta caracterstica. Ref: Referencia de la actividad Cod. Inv: Cdigo de la actividad Cod. Inv 1: Cdigo adicional de la actividad Descripcin: Nombre o descripcin de la actividad Clasificacin del producto: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificacin especial para actividades para que puedan ser ubicados mas rpidamente por esta configuracin.
Si ya conoce el cdigo de la clasificacin de la actividad, ingrese el cdigo en la casilla cdigo completo y SAMM traer la informacin correspondiente a la lnea, sublnea y grupo usando el botn verificar, de lo contrario ubique la informacin correspondiente de la lnea, sublnea y grupo por la opcin de bsqueda en cada una de las opciones. Los campos sealados con Rojo en la ventana son los campos obligatorios a ser digitados. Para confirmar la creacin de la actividad del tempario, use el botn actualizar.
9.5.5.1 Informacin adicional de la actividad del tempario
Para cada actividad debe especificar la duracin estimada de la misma, esto permitir hacer retroalimentacin con base en la informacin reportada por los tcnicos. Esta duracin esta dada en horas, es decir si una actividad tiene una duracin de 15 minutos, es SAMM debe registrarse el tiempo como 0,25. En la opcin de facturacin, especifique si esta actividad es facturable o no.
Para agregar el detalle del procedimiento de la actividad, utilice el botn de procedimiento e ingrese la descripcin del procedimiento, confirme con el botn actualizar, si se desea, puede realizarse una vista del procedimiento de la actividad usando el botn preview, este procedimiento podr imprimirse para ser entregado al tcnico encargado de realizar la actividad.
69
IDAE Soluciones Ltda. 9.5.6 Creacin de Productos tipo Tempario
SAMM Versin 4.0
Para crear un producto tipo Tempario puede ingresar por la opcin de men Catalogo | Nuevo elemento de catalogo o Catalogo | Temparios.
Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo Tempario, ingrese la informacin referente a: Tipo: Seleccionar de esta lista la opcin tipo Tempario para crear un elemento bajo esta caracterstica. Ref: Referencia del tempario Cod. Inv: Cdigo del tempario Cod. Inv 1: Cdigo del tempario Descripcin: Nombre o descripcin del tempario Clasificacin del producto: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificacin especial para actividades para que puedan ser ubicados mas rpidamente por esta configuracin.
Si ya conoce el cdigo de la clasificacin de la actividad, ingrese el cdigo en la casilla cdigo completo y SAMM traer la informacin correspondiente a la lnea, sublnea y grupo usando el botn verificar, de lo contrario ubique la informacin correspondiente de la lnea, sublnea y grupo por la opcin de bsqueda en cada una de las opciones. Los campos sealados con Rojo en la ventana son los campos obligatorios a ser digitados. Para confirmar la creacin del tempario, use el botn actualizar.
9.5.6.1 Informacin adicional del Tempario
70
SAMM Versin 4.0
Tipo de OT: En este listado se desplegarn los tipos de servicio creados en el men Servicio | Tipos de servicio (Consulte la seccin CREACIN DE TIPOS DE SERVICIO en el manual de usuario), indica el tipo de OT que se generara cuando se seleccione el tempario que se esta creando. Tipo de servicio: El servicio que se generar de este tempario ser externo si tenemos que realizar la visita al lugar donde se encuentra el equipo, por el contrario, si el servicio se debe realizar en el taller ser de laboratorio. Tipo de programacin: Especifique la forma de generacin de este tempario, la generacin por tiempo, se ejecutara cada N. Das que usted especifique en la casilla correspondiente y por horometro se ejecutara cada N. Horas. La casilla de Cclico indica si el tempario se debe ejecutar cada vez que se cumpla el periodo estipulado, si no se chequea esta opcin ser un tempario que se ejecutar solo una vez. Casillas adicionales: o o o Duracin estimada: Si se tiene un estndar para este tempario, en esta casilla digite la cantidad (en horas) estimada de duracin. Para equipos en servicio: Si este tempario se ejecuta solo a equipos activos. Provoca detencin del equipo: Si para ejecutar el tempario debe detenerse el equipo ingrese el periodo estimado de esta detencin.
9.5.6.2
Elementos del Tempario
Una vez es creado el tempario, el botn propiedades se activara para especificar la informacin detallada del tempario por concepto de actividades de mano de obra asociadas, repuestos y herramientas. El tempario inicialmente se creara con una categora que tendr el mismo nombre del tempario, sin embargo podr crear una estructura de categoras que agrupen los elementos relacionados en el tempario, estas categoras las podr editar presionando la tecla F2 o haciendo clic en el botn de edicin de la barra de herramientas, y podr crear una haciendo clic en el botn nuevo.
Recomendacin: crear catagorias que agrupen los elementos del tempario, le permitira detallar mejor los elementos para cada subsistema del equipo, por ejemplo: puede crear una categoria para el subsistema SISTEMA HIDRAULICO, y alli detallar todas los elementos relacionados con el sistema hidraulico.
71
IDAE Soluciones Ltda. Adicin de actividades a un tempario:
SAMM Versin 4.0
Para adicionar actividades a un tempario, ubquese en la pestaa detalle de la ventana definicin del tempario y seleccione de la lista de elementos la opcin actividades, de esta manera la bsqueda que realice ser sobre tems de este tipo. En la parte inferior podr realizar una bsqueda por referencia de la actividad o descripcin de la misma, las actividades que podr seleccionar sern las que previamente se cargaron por la opcin de men catalogo | Actividades de tempario (consulte la seccin CREACIN DE PRODUCTOS TIPO ACTIVIDADES DE TEMPARIO de este manual). Para adicionar una actividad al tempario, ubquese en la grilla sobre la que desea adicionar y agrguela con doble click, la actividad aparecer en la ventana de la derecha en la categora de actividades. Para modificar el tiempo de la actividad use el botn editar de la parte superior de la ventana, y elimnela con la tecla suprimir o el botn eliminar. A cada actividad asociada al tempario mediante click derecho, puedo ver el procedimiento a realizar para la actividad y realizar un preview del mismo o puedo ver el detalle de la actividad, es decir SAMM abrir la ventana de edicin y creacin de esta actividad.
Adicin de repuestos y kit de repuestos a un tempario: Para adicionar repuestos o kit de repuestos a un tempario, ubquese en la pestaa detalle de la ventana definicin del tempario y seleccione de la lista de elementos la opcin repuestos o kit de repuestos segn sea el caso, de esta manera la bsqueda que realice ser sobre tems de este tipo. En la parte inferior podr realizar una bsqueda por referencia o descripcin del repuesto o kit de repuestos, los repuestos y kit de repuestos que podr seleccionar sern los que previamente se cargaron por la opcin de men Catalogo | Repuestos (consulte la seccin CREACIN DE PRODUCTOS TIPO REPUESTOS de este manual) o Catalogo | Kits de Repuestos (consulte la seccin CREACIN DE PRODUCTOS TIPO KIT DE REPUESTOS de este manual) respectivamente. Para adicionar un repuesto o kit de repuestos al tempario, ubquese en la grilla sobre el que desea adicionar y agrguelo con doble click, el repuesto o kit de repuestos aparecer en la ventana de la derecha en la categora de repuesto o kit de repuestos respectivamente. Para modificar la cantidad de repuesto o kit de repuestos use el botn editar de la parte superior de la ventana, y elimnelo con la tecla suprimir o el botn eliminar.
Adicin de herramientas a un tempario: Para adicionar herramientas a un tempario, ubquese en la pestaa detalle de la ventana definicin del tempario y seleccione de la lista de elementos la opcin herramientas, de esta manera la bsqueda que realice ser sobre tems de este tipo. En la parte inferior podr realizar una bsqueda por referencia de la herramienta o descripcin de la misma, las herramientas que podr seleccionar sern las que previamente se cargaron por la opcin de men catalogo | Herramientas (consulte la seccin CREACIN DE PRODUCTOS TIPO HERRAMIENTAS de este manual). Para adicionar una herramienta al tempario, ubquese en la grilla sobre la que desea adicionar y agrguela con doble click, la herramienta aparecer en la ventana de la derecha en la categora de herramientas. Para modificar la cantidad de herramientas use el botn editar de la parte superior de la ventana, y elimnela con la tecla suprimir o el botn eliminar. 72

9.5.6.3 Previsualizacin del Tempario
SAMM Versin 4.0
Una vez se ingrese toda la informacin del tempario con el detalle de sus repuestos, actividades y herramientas si aplica, puede generarse un preview con la informacin de todos los elementos, para generarlo use el botn preview de la parte inferior de la ventana de definicin del tempario.
9.5.6.4
Equipos a los cuales aplica el Tempario
Para seleccionar los equipos a los cuales aplica el tempario, ubquese en la pestaa equipos de la ventana de definicin del tempario. En el buscador, seleccione el equipo que desea y con el botn agregar crguelo a la grilla correspondiente para que quede adicionado al respectivo tempario, note que puede adicionar tantos equipos como quiera, ya que un tempario puede aplicar a varios equipos. Si desea eliminar algn equipo, ubquese sobre el mismo en la grilla y use la tecla suprimir.
9.5.7 Creacin de Productos tipo Servicios de Terceros y consumibles Para crear un producto tipo Servicio de tercero o consumible puede ingresar por la opcin de men Catalogo | Nuevo elemento de catalogo. Estos elementos sern utilizados al momento de realizar una orden de compra o cuando se realice una relacin de gatos sobre una orden de trabajo (OT). 73
SAMM Versin 4.0
Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo Servicio de tercero o consumible, ingrese la informacin referente a: Tipo: Seleccionar de esta lista la opcin tipo Servicio de tercero o consumible para crear un elemento bajo esta caracterstica. Ref: Referencia del Servicio de tercero o consumible. Cod. Inv: Cdigo del Servicio de tercero o consumible. Cod. Inv 1: Cdigo del Servicio de tercero o consumible. Descripcin: Nombre o descripcin del Servicio de tercero o consumible. Clasificacin del producto: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificacin especial para Servicio de tercero o consumible para que puedan ser ubicados mas rpidamente por esta configuracin.
Si ya conoce el cdigo de la clasificacin del Servicio de tercero o consumible, ingrese el cdigo en la casilla cdigo completo y SAMM traer la informacin correspondiente a la lnea, sublnea y grupo usando el botn verificar, de lo contrario ubique la informacin correspondiente de la lnea, sublnea y grupo por la opcin de bsqueda en cada una de las opciones. Los campos sealados con Rojo en la ventana son los campos obligatorios a ser digitados. Para confirmar la creacin del Servicio de tercero o consumible, use el botn actualizar. 9.5.8 Creacin de Productos tipo Herramientas. Para crear una herramienta puede ingresar por la opcin de men Catalogo | Herramientas, en SAMM puede crear la herramientas de uso para el departamento de servicio, de tal manera que puedan ser cargadas a un tempario especifico o simplemente realizar prestamos internos de las mismas.
74
SAMM Versin 4.0
Para crear una herramienta, ingrese la informacin referente a: Tipo: Seleccionar de esta lista la opcin herramientas para crear un elemento bajo esta caracterstica. Ref: Referencia de la herramienta. Cod. Inv: Cdigo de la herramienta. Cod. Inv 1: Cdigo de la herramienta. Descripcin: Nombre o descripcin de la herramienta. Clasificacin del producto: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificacin especial para Servicio de tercero o consumible para que puedan ser ubicados mas rpidamente por esta configuracin.
Si ya conoce el cdigo de la clasificacin de la herramienta, ingrese el cdigo en la casilla cdigo completo y SAMM traer la informacin correspondiente a la lnea, sublnea y grupo usando el botn verificar, de lo contrario ubique la informacin correspondiente de la lnea, sublnea y grupo por la opcin de bsqueda en cada una de las opciones. Los campos sealados con Rojo en la ventana son los campos obligatorios a ser digitados. Para confirmar la creacin de la herramienta, use el botn actualizar.
9.5.8.1 Serializacion de la herramienta
Una vez se cree el registro de la herramienta, deben ingresarse los seriales de las existencias de las mismas esto nos permitir llevar un control de los prestamos y de los intercambios de las mismas. Ingrese por el botn seriales y realice el registro de los seriales existentes de herramienta, digite el serial en el espacio indicado y mediante el botn agregar este ser adicionado a las existencias de este tipo de herramienta, para eliminar un serial, ubquese sobre el registro y utilice la tecla suprimir.
75

9.5.8.2 Reemplazos de herramienta
SAMM Versin 4.0
Cuando se presente el caso, puede crear en SAMM la herramienta de reemplazo que puede usarse en caso de estar ocupadas o reservadas las principales, ingresando por la pestaa reemplazos, puede ingresar los respectivos reemplazos para que el tcnico pueda consultar fcilmente el soporte que puede usar si no cuenta con ella.
Recomendacin: Registre en SAMM las herramientas mas importantes, como cmaras termograficas, bombas de vaci, osciloscopios, etc. Para las herramientas de dotacin de los tcnicos, en lo posible cree una solo herramienta que se llame Caja de herramienta, que detallara la herramienta bsica del tcnico.
9.5.9 Creacin de Productos tipo Falla y Alarma. Para crear una falla puede ingresar por la opcin de men Maestros | Fallas, en SAMM puede crear las fallas comunes de sus equipos y realizar una clasificacin de cada orden de trabajo (OT) sobre la falla presentada.
Para crear una falla, ingrese la informacin referente a: Tipo: Seleccionar de esta lista la opcin fallas o alarmas para crear un elemento bajo esta caracterstica. Ref: Referencia de la falla o alarma. Cod. Inv: Cdigo de la falla o alarma. Cod. Inv 1: Cdigo de la falla o alarma. Descripcin: Nombre o descripcin de la falla o alarma. Clasificacin del producto: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificacin especial para Servicio de tercero o consumible para que puedan ser ubicados mas rpidamente por esta configuracin.
Si ya conoce el cdigo de la clasificacin de la falla o alarma, ingrese el cdigo en la casilla cdigo completo y SAMM traer la informacin correspondiente a la lnea, sublnea y grupo 76
SAMM Versin 4.0
usando el botn verificar, de lo contrario ubique la informacin correspondiente de la lnea, sublnea y grupo por la opcin de bsqueda en cada una de las opciones. Los campos sealados con Rojo en la ventana son los campos obligatorios a ser digitados. Para confirmar la creacin de la falla o alarma, use el botn actualizar. Para agregar el detalle del procedimiento a realizar en caso de esta falla, utilice el botn de procedimiento y ingrese la descripcin del procedimiento, confirme con el botn actualizar, si se desea, puede realizarse una vista del procedimiento de la falla usando el botn preview, este procedimiento podr imprimirse para ser entregado al tcnico encargado de realizar la actividad.
9.6
Unificacin de registros de catalogo. SAMM cuenta con una herramienta adicional que permite realizar la unificacin de los repuestos registrados en el sistema, puede ser til cuando por alguna razn se crea mas de una referencia para el mismo repuesto.
Para ingresar a utilizar esta funcin deber hacer clic sobre el botn Unificar de la ventana de elemento de catalogo, se presentara una ventana como la que se ve en la figura, desde all podr indicar la referencia del repuesto en donde ser unificado el repuesto actual, adicional podr establecer si se elimina el registro del repuesto actual, para finalizar la unificacin deber hacer clic en actualizar. El proceso de unificacin, realiza una actualizacin de la informacin de ordenes de compra, requisiciones, y en general de todas las relaciones que posea el elemento del catalogo que se unifica.
77
IDAE Soluciones Ltda. 10 FUNCIONES ADICIONALES
SAMM Versin 4.0
En este Capitulo. Proceso alimentacin y actualizacin masiva mediante archivo plano. Sincronizacin de inventario con sistema ERP. Mantenimiento de la base de datos Costeo Masivo de rdenes de trabajo. Sincronizacin informacin con Web Site de servicio.
78
SAMM Versin 4.0
10.1 Alimentacin y actualizacin masiva mediante archivo plano. SAMM 4.0 cuenta con una utilidad de importacin de datos mediante archivo plano (Archivo de texto separado por tabulaciones), que permite alimentar y actualizar la informacin de forma gil sencilla, esta utilidad se puede emplear para: Elementos de Catalogo: para actualizacin y creacin de nuevas referencias de equipos, repuestos, componentes, fallas, y en general de todos los elementos que pertenezcan al catalogo de SAMM. Igualmente para la actualizacin de existencias, costos, precios de venta, etc para cada elemento de catalogo Clientes: para la creacin o actualizacin de clientes, til a la hora de realizar la carga de informacin inicial de SAMM. Sucursales: Para la creacin o actualizacin de Sucursales de clientes, til en la alimentacin inicial de SAMM Precios de repuestos por proveedor: para la actualizacin o la creacin de las precios de repuestos por proveedor.
que Para ingresar a la utilidad de importacin de datos, deber usar el botn de importacin se encuentra en la barra de herramientas, se presentara una ventana como la que se observa en la figura. Para realizar la importacin del archivo siga los siguientes pasos Seleccione el archivo a importar: Para seleccionar el archivo a importar haga clic en el botn de explorar , que se encuentra al lado derecho del campo archivo a importar, desde all podr buscar y seleccionar el archivo que ser importado. Relacione los campos a importar: Una vez seleccionado el archivo a importar. Se presentara una vista previa de las primeras lneas del archivo tomando la primera lnea como titulo de cada columna, y desde all se podr comprobar o verificar los datos contenidos y asegurar que se trata del archivo correcto. En la parte central izquierda se presentara la lista de campos de archivo, y en la parte central derecha se presentara la lista de campos disponibles para la actualizacin y los campos necesarios para la creacin. Para realizar la asignacin de un campo del archivo con un campo de la tabla, seleccione el campo de la lista izquierda, luego seleccione el campo de la lista derecha, y luego haga clic en el botn asignar , el campo se relacionara indicndolo en la columna de enlace de archivos. Si se desea eliminar el enlace realizado, deber seleccionar el campo de la tabla y hacer clic en el botn des-asignar . Para realizar un correcto enlace de campos tenga en cuenta las siguientes observaciones: o o El primer campo perteneciente a la lista de campos de la tabla, es el campo llave, y siempre deber tener un enlace con un campo del archivo a importar. La lista de campos de la tabla contiene una columna que indica si el campo es requerido, si es as implica que se debe enlazar este campo para que la creacin del registro sea exitosa. Para actualizacin de datos, solo es necesario enlazar el primer campo, y los campos que se desean actualizar, de esta forma solo se actualizaran los campos enlazados. Para la creacin y actualizacin deber realizar el enlace de cada uno de los campos requeridos, esto asegurara que los registros que no existen en la base de datos se creen satisfactoriamente. (si no se relacionan todos los campos que son requeridos el sistema realizara la actualizacin de los registros existentes, pero no realizara la creacin de los registros inexistentes). 79
SAMM Versin 4.0
Clic en botn importar: Para iniciar el proceso de importacin, haga clic en el botn importar, se iniciara la importacin del archivo, el progreso de la importacin se detallara en el barra de progreso indicando el porcentaje de registros importados, junto a la barra se presentara el numero de registros importados. Los resultados de la importacin se detallaran en el campo de texto de la parte inferior de la ventana, all se presentara cada uno de los errores existentes en la importacin, indicando la lnea del archivo en la que se genera el mismo y la descripcin del error. Y al finalizar la importacin se presentara un mensaje indicando el total de registros importados.
A continuacin se hace una descripcin de los campos pertenecientes a cada uno de los elementos que se pueden importar 10.1.1 Importacin de Elementos de Catalogo Emplee la utilidad de importacin de elementos de catalogo para realizar las siguientes operaciones: Alimentacin inicial Actualizacin de existencias, precios y costos del los elementos de catalogo Creacin masiva de nuevas referencias de elementos. Referencia: es la llave del elemento del catalogo, es de tipo alfanumrico, y es indispensable para la correcta importacin. Si la referencia ya existe dentro de SAMM, se realizara una actualizacin de datos. Nombre: es el nombre del elemento de catalogo, es de tipo alfanumrico. Cod. Inventario: indica el primer cdigo de inventario adicional, es de tipo alfanumrico. Cod. Inventario 2: indica el segundo cdigo de inventario adicional, es de tipo alfanumrico. Familia: establece la familia o clasificacin a la que pertenece el elemento, es de tipo alfanumrico y debe existir en la clasificacin de SAMM, en esta columna se debe establecer el cdigo de la clasificacin (Ej: M101, que indica que es una planta elctrica). 80
Los campos disponibles para la actualizacin d elementos de catalogo son los siguientes:
SAMM Versin 4.0
Costo: establece el costo del elemento, debe ser de tipo numrico Existencias: establece las existencias de inventario del elemento de catalogo, debe ser de tipo numrico. Impuesto: indica el impuesto que aplica al elemento, es de tipo alfanumrico, y debe existir en la lista de impuestos, en esta columna se debe establecer la abreviatura del impuesto. Marca: establece la marca del elemento, es de tipo alfanumrico, y debe existir en la lista de marcas, en esta columna se debe especificar el nombre de la marca. Mnimas Existencias: establece el valor de mnimas existencias, es de tipo numrico. Modelo: establece el modelo del elemento, es de tipo alfanumrico, y debe existir en la lista de modelos, en esta columna se debe especificar el nombre del modelo. Moneda: establece la moneda del elemento, es de tipo numrico, y debe existir en la lista de monedas, en esta columna se debe especificar el cdigo de la moneda. Nacional/importado: determina si el elemento es nacional o importado, (1 para nacional y 0 para importado) Precio: establece el precio de venta del elemento, debe ser de tipo numrico Tiempo de consecucin: establece el tiempo de consecucin en das del elemento, debe ser de tipo numrico
Importante: al realizar una importacin de elementos de catalogo, que implique la creacin de nuevas referencias, tenga en cuenta la opcin de men desde la cual accede a la funcin de importacin, si usted entra por la ventana de repuestos, las registros creados, sern de tipo repuesto, si entra por componentes los registros creados sern de tipo componentes. Para referencias de catalogo que ya existen en SAMM, al momento de la actualizacin no interesa desde que ventana realice la actualizacin.
Importante: los campos de tipo numrico, se deben expresar en el archivo sin especificar puntos de separacin de miles, el punto indicara los valores decimales (EJ: 12356; 12356.12)
10.1.2 Importacin de clientes Emplee la utilidad de importacin de clientes para realizar las siguientes operaciones: Alimentacin inicial Actualizacin de informacin de cliente. Creacin masiva de nuevos clientes Abreviacin: Establece el nombre corto del cliente, es de tipo alfanumrico. Ciudad: Establece la ciudad del cliente, es de tipo alfanumrico, y debe existir en la lista de ciudades, en esta columna se debe especificar el cdigo de la ciudad. Clave: establece la clave de acceso del cliente al modulo de consulta de Internet, es de tipo alfanumrico. 81
IDAE Soluciones Ltda. Cdigo: Establece el cdigo cliente, es de tipo alfanumrico.
SAMM Versin 4.0
Direccin de correo: Establece el Mail del cliente, es de tipo alfanumrico. Direccin de la planta: Establece la direccin de ubicacin cliente, es de tipo alfanumrico. Contacto mantenimiento: Establece la persona de contacto de mantenimiento, es de tipo alfanumrico. Contacto Diseo: Establece la persona de contacto de diseo, es de tipo alfanumrico. Contacto Produccin: Establece la persona de contacto de Produccin, es de tipo alfanumrico. Fax: Establece el numero de fax del cliente, es de tipo alfanumrico. NIT: Establece Numero de Identificacin Tributaria del cliente, es de tipo alfanumrico, debe ser nico para cada cliente, no pueden existir dos clientes con el mismo numero Telfono: Establece el numero de telfono del cliente, es de tipo alfanumrico. Plazo de pago: Establece el numero de das de plazo de pago que se maneja con el cliente, es de tipo numrico. Razn Social: Establece el nombre o razn social del cliente, es de tipo alfanumrico. Asesor: Establece el asesor comercial encargado del cliente, es de tipo alfanumrico, y debe existir en la lista de usuarios, en esta columna se debe especificar el login del usuario. Cartera: Establece el valor de cartera limite que tiene el cliente, es de tipo numrico. Estado: Establece el estado del cliente, (1 activo, 2 bloqueado, 3 inactivo) Naturaleza: Establece la naturaleza del cliente, (0 natural, 1 jurdica) Representante Legal: Establece el nombre del representante legal del cliente, es de tipo alfanumrico. Observaciones: Establece las observaciones adicionales del cliente, es de tipo alfanumrico. Valor Hora: Establece el valor por hora de servicio pactada con el cliente, es de tipo numrico. Web Site: Establece la direccin del sitio Web del cliente, es de tipo alfanumrico.
10.1.3 Importacin de Sucursales Emplee la utilidad de importacin de sucursales para realizar las siguientes operaciones: Alimentacin inicial de sucursales de cliente Actualizacin de informacin de sucursales. Creacin masiva de sucursales de cliente. Cdigo: establece el cdigo de la sucursal, es de tipo alfanumrico. 82
SAMM Versin 4.0
Nombre: establece el nombre o descripcin de la sucursal, es de tipo alfanumrico. Cliente: establece el cliente al que pertenece la sucursal, es de tipo alfanumrico, y debe existir en la lista de clientes, en esta columna se debe especificar el NIT del cliente. Ciudad: establece la ciudad del cliente, es de tipo alfanumrico, y debe existir en la lista de ciudades, en esta columna se debe especificar el cdigo de la ciudad. Telfono: Establece el numero de telfono de la sucursal, es de tipo alfanumrico. Zona: Establece la zona del cliente, es de tipo alfanumrico, y debe existir en la lista de zonas de la ciudad, en esta columna se debe especificar el cdigo de la zona. Direccin: Establece la direccin de ubicacin de la sucursal, es de tipo alfanumrico. EMail: Establece el Mail de la sucursal, es de tipo alfanumrico. Fax: Establece el numero de telfono de la sucursal, es de tipo alfanumrico. Contacto: Establece la persona de contacto de mantenimiento en la sucursal, es de tipo alfanumrico.
10.1.4 Importacin de Listas de Precios por proveedor. Emplee la utilidad de importacin de precio de repuestos por proveedor para realizar las siguientes operaciones: Actualizacin de las listas de precios de repuestos por proveedor. NIT del proveedor: Establece el NIT del proveedor que distribuye el repuesto, es de tipo alfanumrico, debe existir dentro de las lista de proveedores registrados en SAMM, en esta campo se deber indicar el NIT del proveedor Precio del repuesto: Establece el precio del repuesto, es de tipo numrico. Referencia del repuesto: Establece la referencia del repuesto, es de tipo alfanumrico, y debe existir dentro de la lista de repuestos registrados en SAMM, en este campo de debe detallar la referencia llave del repuesto. Los campos disponibles para la actualizacin d elementos de catalogo son los siguientes:
10.1.5 Cmo preparar el archivo plano para la importacin El archivo que se importa debe cumplir con las siguientes especificaciones: Archivo de texto separado por tabulaciones. Debe contener en la primera lnea los nombres de los campo (Columnas)
Usted puede crear fcilmente el archivo a importar desde una hoja de calculo, all podr procesar fcilmente la informacin, y realizar los ajustes necesarios, una vez tenga el archivo listo, deber guardarlo como un archivo de texto separado por tabulaciones.
83
SAMM Versin 4.0
10.2 Utilidad de sincronizacin de inventario. Otra utilidad disponible dentro de SAMM es la utilidad de sincronizacin de inventario, permite sincronizar las existencias, costos, precios de venta, descripciones, etc., de los elementos del catalogo (Repuestos). Existen dos formas de realizar la sincronizacin, la primera es mediante archivo, y la segunda mediante conexin de de base de datos, esta opcin se puede configurar dentro de los parmetros de funcionamiento de SAMM, para mayor informacin consulte el capitulo de PARAMETROS DE FUNCIONAMIENTOS DE SAMM.
10.2.1 Sincronizacin Tipo archivo La sincronizacin por archivo se realiza mediante archivo plano separado por tabulaciones, desde all podr seleccionar el archivo sincronizar, realizar el enlace de campos y confirmar el inicio de la sincronizacin haciendo clic en el botn importar, para mayor informacin consulte Alimentacin y actualizacin masiva mediante archivo plano de este mismo capitulo.
10.2.2 sincronizacin tipo Base de datos La sincronizacin por base de datos es una sincronizacin que se realiza automticamente, tomando los datos directamente de la base de datos organizacional de la compaa o de un archivo que genera automticamente el ERP de la compaa. Para iniciar la sincronizacin deber ingresar por el men Inventario | sincronizar inventario, al ingresar a esta opcin se presentara una ventana como la de la figura, para iniciar la sincronizacin deber hacer clic en el botn iniciar, se ejecutara el proceso de sincronizacin, y al finalizar el proceso se presentara un mensaje de proceso terminado, si durante el proceso existe algn error, este se presentara en el campo de texto.
Importante: los campos de tipo numrico, se deben expresar en el archivo sin especificar puntos de separacin de miles, el punto indicara los valores decimales (EJ: 12356; 12356.12)
84
IDAE Soluciones Ltda. 10.3 Utilidad de mantenimiento de la base datos.
SAMM Versin 4.0
una de las funciones adicionales de SAMM 4.0 es la utilidad de mantenimiento de la base de datos, que tendr disponible desde el men Aplicacin | mantenimiento BD. Con esta utilidad usted podr ejecutar dos procesos diferentes, el primero de ellos es el de Cerrar solicitudes Hurfanas que cerrara las solicitudes para las cuales sus ordenes de trabajo ya estn cerradas y que por algn problema de conexin con la base de datos no se cerraron de forma automtica, de igual forma se actualizara el estado de las solicitudes de acuerdo al estado de las OTs. El segundo proceso, permite renombrar los equipos de acuerdo con su clase marca y modelo, como originalmente los nombra SAMM 4.0. 10.4 Costeo masivo de rdenes de trabajo. La ultima de las funciones adicionales para el administrador es la utilidad de costeo masivo de ordenes de trabajo, que podr utilizar ingresando a la opcin de men Solicitudes | costear todo, con esta utilidad podr realizar un costeo de las ordenes de trabajo abiertas desde una fecha especifica, tambin podr establecer si desea costear los trabajos de mano de obra, los repuestos, y los servicios de terceros. Es recomendable ejecutar este proceso cuando se actualizan valores de horas de tcnico, valores de costos de repuestos, o se han cargado nuevos costos de servicios de hospedaje, alimentacin, etc. Tenga en cuenta que al costear las ordenes de trabajo se recalcularan los valores a cobrar al cliente. Y se vera afectado el reporte de prefacturacion.
10.5 Sincronizacin de web Site. Si la versin de SAMM 4.0 adquirida cuenta con el modulo de consulta de informacin de servicio a travs de Internet, Podr realizar la sincronizacin de de su Web Site, con la aplicacin SAMM WEB que podr instalar desde el CD de instalacin. Para realizar la sincronizacin deber ingresar a la aplicacin SAMM WEB que tendr disponible desde el men de inicio de Windows | Programas | SAMM | SAMM WEB, se solicitara el usuario y la clave para poder ingresar a la aplicacin, una vez se realice el ingreso, se presentara un ventana como la que se observa en la figura, y para iniciar la sincronizacin deber hacer clic en el botn INICIAR. Una vez inicie la sincronizacin, en la lista del centro se detallara cada una de las tablas importadas y numero de registros actualizados, si durante la sincronizacin ocurre un error, este se detallara en el campo de detalle, si por el contrario la sincronizacin es satisfactoria, se presentara un mensaje que confirma que la sincronizacin se completo correctamente. 85
SAMM Versin 4.0
11 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En este Capitulo. Menos teora ms practica. Ponga en prctica lo aprendido. El siguiente paso
86
SAMM Versin 4.0
Un sistema de informacin de mantenimiento ms que un software, es una metodologa de gestin y administracin de mantenimiento, que permite a las empresas obtener resultados en cuanto a: - Definicin de procesos ptimos - Normalizacin de procedimientos. - Anlisis de eventos. - Conocimiento de los costos. - Obtencin de indicadores de gestin. El mantenimiento pretende una buena gestin basada en planeacin y programacin, todas sus funciones pueden ser preparadas y desarrolladas manualmente o con ayuda de un sistema de computacin como lo es SAMM. Implementando un sistema de informacin como SAMM que puede obtenerse: -Menos carga de trabajo de los planeadores, proveedores, supervisores y mantenedores, en tareas y actividades de rutina tales como: la seleccin y actualizacin de datos, entre otros. -Aumento de la certeza de que gran parte del trabajo planeado est asignado. -Mejora el control de la retroalimentacin del trabajo realizado y los informes de actividades pendientes, porque son conocidos automticamente. - Informacin actualizada acerca del estado de los equipos. - Forma correcta de establecer las fechas de la inspeccin y trabajos siguientes. Debe existir una combinacin de la teora y la practica para que la implementacin de SAMM sea un xito en su empresa, integre desde un primer momento a todo el personal de la compaa. Es de vital importancia empezar bien para terminar bien, y sobre todo empezar bien con informacin confiable para que una vez se empiece la marcha de la aplicacin, los usuarios cuenten con toda la informacin necesaria para los procesos posteriores. Usted ya ha dado el primer paso ha empezado con el mejoramiento de su departamento de mantenimiento, la tecnologa no debe ser simplemente una herramienta que se contempla en la operacin de los negocios; debe ser un elemento primario en la formulacin de la estrategia general de la compaa
87
IDAE Soluciones Ltda. 12 ANEXO I SOPORTE TECNICO EN INTERNET.
SAMM Versin 4.0
88
SAMM Versin 4.0
13 ANEXO II COMPARTIR CARPETA DEL SERVIDOR EN LA RED.
13.1 Windows XP. 1. En el explorador de Windows ubquese en el directorio instalador (por defecto es Samm Server) 2. Haga clic derecho sobre el directorio. 3. Seleccione compartir y seguridad.
4. Seleccione la opcin Compartir esta carpeta en la red y Permitir que los usuarios de la red cambien mis archivos. 5. Haga clic en Aceptar.
89
SAMM Versin 4.0
14 ANEXO III CREAR CONEXIN ODBC. Para correcto funcionamiento de la aplicacin, sobre una terminal en donde se encuentre instalado, es necesario crear una conexin ODBC de sistema con el nombre SAMM (o con el nombre que se configure en el archivo NEWSAMM.INI que se encuentra ubicado en la ruta Archivos de programa\newsamm) como se describe a continuacin. Paso 1: Cree una unidad de red, desde el explorador de Windows, seleccionando la ruta del servidor en donde se encuentra almacenada la base de datos. Paso 2: Inicie el panel de control desde el men inicio. Paso 3: desde el panel de control, inicie el panel de control ODBC (Para Tecnologa NT el acceso al ODBC se encuentra dentro de Herramientas Administrativas). Paso 4: en el cuadro de dialogo que aparece, seleccione la pestaa que dice DNS de sistema. Paso 5: Haga clic en el botn agregar, y de la lista que aparece seleccione el controlador indicado para la base de datos (Ejemplo: Si la base de datos se encuentra en Microsoft SQL Server seleccione SQL Server, si la base de datos esta en Microsoft Access seleccione Microsoft Access Driver). Paso 6: Configure el ODBC con el nombre de origen de datos SAMM y seleccione la base de datos con el botn seleccionar, si la conexin SAMM ya existe haga clic en el botn configurar y seleccione la nueva ubicacin de la base de datos.
90

Administrador Samm

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Administrador Samm

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

GUIA DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA.

IDAE Soluciones LTDA. www.idaesoluciones.com

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

COMO PREPARAR LA INFORMACION. ...............................................................................................................23

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

FUNCIONES ADICIONALES.................................................................................................................................78 ALIMENTACIN Y ACTUALIZACIN MASIVA MEDIANTE ARCHIVO PLANO. ................................................................79 3

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

SAMM Versin 4.0

1.6.2 Direcciones en Internet.

soporte.samm@idaesoluciones.com Comercial.samm@idaesoluciones.com Capacitacion.samm@idaesoluciones.com www.idaesoluciones.com/samm/soporte www.idaesoluciones.com/samm

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

INSTALACION DE SAMM 4.0

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda. 5. A continuacin SAMM se instalara en su computador.

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

Iniciar Primera Sesin con un equipo cliente.

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda. 3.3.1 Cambio de clave

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda. 4.1 Barra de herramientas (Grilla de registros)

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda. 4.2 Barra de edicin de registro

SAMM Versin 4.0

Doble Clic para editar

Tecla Del para eliminar

Tecla Ins Para Nuevo

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

COMO PREPARAR LA INFORMACION.

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

En lo posible, al elegir cdigos de identificacin siga las siguientes pautas:

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

Equipos (Numero Seriales)

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

ESTRUCTURA DE LA INFORMACION DE SERVICIO.

IDAE Soluciones Ltda.

SAMM Versin 4.0

Que informacin requiere SAMM para trabajar eficientemente.