Ta

CARTERA Y TESORERA
Gua para el estudiante
JUAN CARLOS OLAYA MOLANO
Elaborado por el formador:
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE
INCAP
Programa Tcnico Laboral en Asistente Administrativo
Mdulo Gua Cartera y Tesorera
EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPAR CON FINES ESTRICTAMENTE ACADMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE: ARTCULO 32: Es permitido utilizar obras literarias, artsticas o parte de ellas, a ttulo de ilustracin en obras destinadas a la enseanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los lmites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propsito de enseanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formacin personal sin fines de lucro, con la obligacin de mencionar el nombre del autor y el ttulo de las obras utilizadas.
Cartera y Tesorera Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Juan Carlos Olaya Molano
Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Avenida Caracas No. 63-66 Prohibida la reproduccin parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogot Colombia Versin 01 - Enero 2010
I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P
Contenido
PRESENTACIN .................................................................................................... 6 GUA METODOLGICA ......................................................................................... 7 UNIDAD 1 ............................................................................................................. 9 ADMINISTRACIN EFICIENTE DEL EFECTIVO ............................................. 9 1.1. DEFINICIN DE TESORERA .................................................................... 10 1.2 ORGANIZACIN EN EL DEPARTAMENTO DE TESORERA ................ 10 1.2.1 Organigrama de Tesorera .................................................................... 10 1.2.3 Condiciones para desempear el cargo de Tesorera ........................... 12 1.2.4 Introduccin a la funcin financiera del dinero en la empresa ............... 13 1.2.5 Problemas ms importantes en la Tesorera ......................................... 14 1.3 REPORTE DE GESTIN: FLUJO DE CAJA ............................................... 20 1.3.2. Cmo hacer un flujo de caja? ............................................................. 21 1.3.3 Gua para la elaboracin de un flujo de caja: ........................................ 21 1.3.4 Contabilizacin de ingresos a caja ........................................................ 24 1.3.5. Estado diario de caja ............................................................................ 24 1.4 CAJA MENOR.............................................................................................. 25 1.4.1 Reembolso de Caja Menor. ................................................................... 26 1.4.2 Arqueo de Caja...................................................................................... 26 1.5 OTRAS CUENTAS DE EFECTIVO .............................................................. 27 1.5.1 Bancos................................................................................................... 27 1.6 CONCEPTO DE PAGOS Y COBROS ......................................................... 28 1.6.1 Pagos. ................................................................................................... 28 1.6.2 Cobros. .................................................................................................. 29 1.7 INVERSIONES............................................................................................. 29 1.7.1 Clases de inversiones. .......................................................................... 30 1.8.2 Valorizacin de las inversiones. ............................................................ 30 1.9 DIVISAS ....................................................................................................... 31 1.10 CONCILIACIN BANCARIA ...................................................................... 31 UNIDAD 2 CARTERA Y POLTICAS DE CRDITO ............................................................... 42 2.1 DEFINICIN DE CARTERA ........................................................................ 42 2.2 LA ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA ..................... 43 2.2.1 Ventajas de la descentralizacin ........................................................... 43 2.2.2 Desventajas de la descentralizacin ..................................................... 43 2.3 UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA .................................. 43 2.4 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA ................................. 44 3
Mdulo Gua Cartera y Tesorera 2.5 EL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE CARTERA ............................ 44 2.6 OBJETIVOS DEL CONTROL DE LA CARTERA ......................................... 44 2.7 EL CRDITO................................................................................................ 44 2.7.1 Definicin.. ............................................................................................. 44 2.7.2 Etapas en la concesin y administracin de un crdito ......................... 45 2.7.3 Caractersticas del crdito: .................................................................... 45 2.7.4 Condiciones: .......................................................................................... 45 2.8 QU ES LA COBRANZA? ......................................................................... 46 2.8.1 Los principios de cobranza: ................................................................... 46 2.9 CARTERA POR EDADES ........................................................................... 46 2.9.1. Cartera vencida. ................................................................................... 46 2.10 VENTAS A PLAZOS .................................................................................. 47 2.10.1 Mtodos de contabilizacin ................................................................. 48 2.11 REPOSESIN SOBRE UNA VENTA A PLAZOS ...................................... 50 2.12 VENTAS A PLAZOS CON FINANCIACIN ............................................... 51 2.13 AMORTIZACIN....................................................................................... 53 2.13.1 Tabla de amortizacin ......................................................................... 53 UNIDAD 3 PROVISIN, CASTIGO Y RECUPERACIN DE CARTERA ............................... 60 3.1 CUENTAS DE DIFCIL COBRO................................................................... 60 3.1.1 Mtodos de provisin............................................................................. 61 3.2 CMO SE CASTIGA CARTERA ................................................................. 62 3.2.1 Provisin general y provisin individual ................................................. 63 3.3 CONTABILIZACIN DE LA CARTERA PROVISIONADA ........................... 64 BIBLIOGRAFA ..................................................................................................... 68
Apreciado estudiante:
Usted escogi al INCAP para que lo oriente en el camino de la formacin profesional. La institucin le proporcionar un formador, quien le ayudar a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece adems, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondr de mdulos gua, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluacin, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. ste mdulo gua que constituye adems un portafolio de evidencias de aprendizaje, est distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIN: Es la informacin general sobre los contenidos, la metodologa, los alcances la importancia y el propsito del mdulo. GUA METODOLGICA: Orienta la prctica pedaggica en el desarrollo del proceso de formacin evaluacin y se complementa con el documento de la didctica para la formacin por competencias de manejo del formador. DIAGNSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitir utilizar la estrategia ms adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qu tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertacin de su formacin y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y estn presentados as: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias Didctica del mtodo inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace.
PRESENTACIN
Presentacin
Este mdulo pretende proveer informacin a los estudiantes del programa Asistente Administrativo sobre temas actuales en el manejo de tesorera y cartera. Con el apoyo de prcticas apropiadas para la buena comprensin de los temas, el alumno estar en capacidad de desempearse eficientemente en sus actividades laborales y empresariales. La unidad de Tesorera ser una gua importante para el estudiante ya que presenta algunas pautas para desarrollar un buen manejo del efectivo en la empresa, e identificar cules son las posibles soluciones a inconvenientes que se presenten en el departamento asignado. De igual manera, el alumno encontrar algunas tcnicas para el control eficiente de la cartera de la compaa y a su vez algunas recomendaciones en el evento que se deba realizar una provisin o castigo de la misma.
A METODOLGICA
Gua Metodolgica
La estrategia metodolgica del INCAP, para la formacin tcnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos: 1. 2. Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del mtodo inductivo activo El trabajo prctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto se busca fomentar en el estudiante el anlisis, el uso de herramientas tecnolgicas y la responsabilidad.
Los mdulos gua utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta sta metodologa. Sus caractersticas y recomendaciones de uso son: A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluar el Formador. Glosario: Definicin de trminos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar. Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados as: FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicacin del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa. EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo prctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.
Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos ms relevantes y ejercicios generales.
DIAGNSTICO INFORMACIN GENERAL Regional_____________Programa__________________Mdulo____________ Estudiante_________________________Formador_______________________ EVALUACIN DIAGNSTICA Estilo de aprendizaje_______________________________________________
UNIDAD 1
ADMINISTRACIN EFICIENTE DEL EFECTIVO
1 Administracin eficiente del efectivo

Unidad
LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL Identificar el departamento de tesorera, define sus funciones y caractersticas dentro de la empresa aplicando una serie de herramientas que le permiten obtener un manejo y administracin eficiente de los recursos de efectivo que controla la empresa.
INDICADORES DE LOGROS Identifica el departamento de tesorera dentro de un organigrama general. Conoce las funciones de las personas encargadas del departamento de tesorera. Desarrolla condiciones para desempear el cargo de tesorera. Conoce el proceso de organizacin y administracin del departamento de tesorera. Identifica los problemas ms importantes que se presentan en el departamento de tesorera. Elabora en forma adecuada el estado diario, el flujo y el arqueo de caja. Elabora correctamente la conciliacin bancaria Ejecuta adecuadamente el cruce de la informacin entre el extracto y los libros contables.
EVIDENCIAS DE Conocimiento Conocimiento Desempeo Conocimiento
Conocimiento Producto Producto Producto
FDH. FORMADOR DICE Y HACE

1.1. DEFINICIN DE TESORERA La tesorera se constituye por las partidas de cajas y bancos, incluyendo otras cuentas adjuntas como lo son: inversiones financieras transitorias, ajustes por periodizacin, deudores, acciones propias a corto plazo, existencias, accionistas por gastos exigidos, entre otras. Financieramente: Tesorera Neta = Recursos Necesidades Se entiende por tesorera de la empresa, la resta entre el capital dirigido a costear su actividad y las exigencias que esto conlleva. 1.2 ORGANIZACIN EN EL DEPARTAMENTO DE TESORERA 1.2.1 Organigrama de Tesorera
Tesorero
Secretaria de Direccin
Departamento de Recaudacin
Departamento de Planeacin Financiera
Atencin al pblico
Recaudos
Caja
Ingresos
Fuente: www.sic.gov.co
Pagos
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P 1.2.2 Funciones del Departamento de Tesorera. El Departamento de Tesorera y Caja se encarga de instrumentar y operar las polticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios para salvaguardar los recursos financieros de la entidad, promoviendo la eficiencia y eficacia del control de gestin, y atendiendo con oportunidad y competencia las solicitudes de pago de los diferentes compromisos contrados por la entidad de acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico y su Reglamento, cuidando que la documentacin que soportan los egresos cumpla con los requisitos de carcter fiscal y de control interno. Funciones:

Realizar las acciones necesarias para la oportuna gestin y cobro, conforme al calendario financiero. Atender todos los aspectos relativos a la obtencin de los servicios bancarios que requiera la operacin financiera. Desarrollar y establecer el sistema de administracin integral de los recursos financieros, en cumplimiento a las disposiciones legales. Vigilar que la documentacin soporte de la salida de efectivo cumpla con los requisitos de carcter fiscal y de control interno. Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero presupuestal y los aportados por instituciones pblicas y privadas, destinados a proyectos especficos. Administrar y controlar la disponibilidad de las cuentas bancarias de cheques y de inversin, para mantener la liquidez suficiente para hacer frente a los compromisos de realizacin inmediata y evitar la generacin de recursos ociosos. Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe diario de las operaciones bancarias, de dispersin de fondos, ingresos y egresos, respaldada con los documentos comprobatorios originales, que garantice su adecuado registro dentro de la contabilidad de la entidad. Atender la expedicin y entrega de cheques, verificando la identidad del receptor, como beneficiario del cobro o como representante legal del mismo. Elaboracin de plizas de ingreso, fichas de depsito y todo lo relacionado con el corte diario de ventanilla de la caja general. Coordinar las actividades del personal habilitado para pago de nminas. Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversin, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Contabilidad, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones. Elaborar los informes peridicos sobre el estado de posicin financiera de las cuentas bancarias y de los flujos de caja.
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Preparacin y presentacin de los datos que se van a presentar en las reuniones para Junta Directiva, el Comit de Control, y dems informacin complementaria que requieran las autoridades competentes, respecto de las actividades desarrolladas en el mbito de su competencia.
1.2.3 Condiciones para desempear el cargo de Tesorera. Las empresas, normalmente necesitan de un departamento de tesorera para controlar el ingreso y salida de dineros, tanto en efectivo como en cheque. La administracin, manejo y control de ste departamento, implican mucha responsabilidad, por lo cual es de vital importancia que las personas que pertenezcan a l renan y cumplan una serie de condiciones, entre las cuales mencionamos las siguientes:
Ser empleado de manejo y entera

confianza
Adquirir pliza de manejo en una

aseguradora
Poseer un avanzado conocimiento en el

manejo de efectivo e inversiones
Realizar reportes oportunos de tesorera Tener conocimiento de los trmites que

se realizan ante las entidades financieras y la Bolsa de Valores.
Tener slidos conocimientos
relacionados con normas tributarias y contables vigentes declaraciones tributarias
Saber diligenciar las principales
1.2.3.1 Funciones del Tesorero: a. Revisin y control de las conciliaciones bancarias. b. As mismo controla y verifica s las diferentes operaciones comprometidas se han efectivizado, como:
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La compra venta de dlares, chequeando que se haya respetado el tipo de cambio acordado. Si el banco procedi a abonar las letras en descuentos o la operacin factoring presentadas, verificando el inters aplicado. Si determinados clientes cumplieron con efectuar los depsitos ofrecidos por el pago de sus deudas. Si el banco nos abon el adelanto en cuenta o pagare ofrecido. Si se efectu la transferencia a un proveedor del exterior y si la conversin a la moneda de destino fue correcta. Asimismo se entera de los cheques rechazados o letras protestadas, etc.
c. Autorizacin del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja diario, semanal, mensual y anual. d. Control y seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas corrientes bancarias. e. El tesorero debe verificar y/o coordinar con el cajero que los cargos u abonos se estn realizando de acuerdo a las condiciones pactadas en cuanto a fechas, tasas de inters y montos. f. Comunicacin directa con clientes y proveedores, cuando exista alguna evidencia especifica. g. Emisin de flujos de caja: diarios, semanales, mensuales y anuales, con su respectivo reporte de gestin. h. Prestamos concertados con bancos. i. Proyeccin minuciosa de todos los egresos de la empresa. j. Estricto cumplimiento de los egresos programados. 1.2.4 Introduccin a la funcin financiera del dinero en la empresa. Una buena tesorera nunca surge de la improvisacin del momento; con ella se busca: a. Obtener beneficios econmicos para la empresa. b. Plantear con seriedad la gestin financiera y general de la empresa.
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La tesorera financia todo el ciclo productivo de la empresa en marcha, en la cual se produce una circulacin continua de capital, que incluye el dinero metlico que se mantiene en caja y bancos, los bienes materiales (inventarios equipos y edificios), y los activos financieros semilquidos (cuentas por cobrar), los que finalmente terminan convirtindose en efectivo. Este fluir monetario generado por las actividades propias del negocio puede ser incrementado por fuentes ajenas mediante prstamos que aumentan el capital. Dinero de propia operacin
Dinero por Crditos
Dinero por aporte de capital
Recursos potenciales de la Empresa
Como contrapartida tenemos desembolsos a acreedores y proveedores, como consecuencia de la explotacin del negocio, ms los intereses y dividendos. 1.2.5 Problemas ms importantes en la Tesorera a. Insolvencia: El no contar con la suficiente disponibilidad en el tiempo y lugar adecuado para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de la empresa; el incumplimiento de este objetivo puede tener serias consecuencias, tales como el descrdito, la necesidad de acudir a sistemas poco favorables de financiacin, pudiendo llegar finalmente a la quiebra por falta de liquidez. b. Falta de capital: El no mantener un saldo de tesorera que permita a la empresa sostener decisiones empresariales a corto, mediano y largo plazo, referidos al financiamiento del capital de trabajo operativo, a la ampliacin de sus mercados o a la actualizacin tecnolgica. 1.2.5.1 Causas de las dificultades de la tesorera: Las dificultades en tesorera generalmente se producen por la propia gestin financiera, pudiendo sealar algunas de ellas: Estructuracin deficiente del pasivo de la empresa sin tomar en cuenta, o no haber previsto, los cambios en la coyuntura econmica global. Utilizacin de crditos de vencimiento a corto plazo para financiar inversiones de recuperacin lenta. Insuficiencia de capital que impide una gestin financiera correcta. Endeudamiento neto permanentemente elevado, motivo por el que la empresa opera siempre utilizando su crdito al mximo.
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P Carencia de polticas y procedimientos financieros (crditos, cobranzas, entre otros). Acumulacin de los saldos por cobrar a clientes, algunos con recuperacin dudosa, olvidando que el ciclo productivo finaliza con el cobro de las cantidades vendidas. 1.2.5.2. Defectos de gestin a. No Financiera La acumulacin de stocks de materias primas o productos terminados, bien por un defecto de gestin, al haber comprado por encima de las necesidades o por tratar de especular ante un aumento de precios. Alargamiento de los plazos de entrega de la mercadera, que ocasiona un incremento de los costos operativos a financiar. Toda medida en general que tienda a incrementar los activos y por lo tanto las obligaciones por pagar originados por los departamentos de produccin, ventas, sistemas u otros, sin contar previamente con un plan financiero que los respalde. Alteracin de los precios de venta o de las condiciones de cobro o de pago, sin el conocimiento del responsable financiero. Acordar plazos de pago menores a los plazos de cobro, sin haber consultado con el rea financiera, la viabilidad de los mismos o simplemente por carecer de polticas de pago a proveedores que las especifiquen.
b. Defectos de planteamiento general de la empresa El comportamiento de los accionistas de la empresa que suelen considerar a esta como una fuente de ingresos. Falta de una poltica coherente y de compromiso entre las diferentes reas, donde cada una trata de resolver sus problemas de manera particular. Es corriente que problemas financieros o proyectos de importancia se resuelvan a nivel de gerencia, sin efectuar la consulta al responsable financiero.
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FDEH. FORMADOR DICE Y ESTUDIANTE HACE

TALLER DE APLICACIN 1. Qu es Tesorera? _____________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
2. Cules son las funciones del departamento de Tesorera? ______________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________________________________________________ 3. Cules son las caractersticas que debe tener una persona para ser tesorero?_______________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ____________________________________________
4. Qu es Insolvencia? _____________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ___________________________________________________
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5. Qu es falta de capital? _______________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _________________________________________________ 6. Desarrolle un paralelo entre Defectos de Gestin No Financiera y Defectos de Planteamiento General de la empresa:
Valoracin de Evidencias: ______
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EDH. ESTUDIANTE DICE Y HACE

TALLER DE APLICACIN En la siguiente sopa de letras encontrar 12 conceptos que tienen que ver con el Departamento de Tesorera y las funciones del Tesorero. Identifquelos y colqueles la respectiva definicin. G M I G X O M I X A V I S L N D M F A F S A P F B A P S U A L A C U Y I D U D O Q O R B O C V J Y S F I C V H C S V E Z Q K Y Q G S E D L F J A R B M I N A Z C N D T O Y L U H S N A Y Z T T G J Q F J P R K H J U B U D C H C E R C A O I C E R P O T V D S X K E N T F D E R I I Q Y D M A M B N T F H A N V B K O C F J E G J N E O S E V D S E Y C V N D V C D H B O I F P S M A P I P I A P K A Q V K D C A U K O N H V L T N C H J X C F P A M A V E R X F E C I X I A A I J U N A B Q A R E M R A F R E Y I F A H G X C R Y C Q R F S S T N U C M S A I K Q F I K A O I T O D A F N Y K S S P B S E S P R V A S N S Y E P G I N M N D O M Z E O Q R A B Q V M Y Y O O Z E U A E R U E U X F E L U B D C O H G I R H O C G C S V P O I J F U X K Z M Y D S E S E N D E S M A B E C N O I T S E G I R T J I N S P H Z N Q N A F Q T J M V F Y S I J G N A G Z S B R V X G N S C A E Y I K D M S A M I K D B R A E T P R M F A
Solucin: 1. ________________________: __________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 2. ________________________: __________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
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3. ________________________: __________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 4. ________________________: __________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 5. ________________________: _________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 6. ________________________: __________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 7. ________________________: __________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 8. ________________________: __________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 9. ________________________: __________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 10 ________________________: _________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 11.________________________: _________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
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12.________________________: _________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

1.3 REPORTE DE GESTIN: FLUJO DE CAJA Registra los ingresos y egresos de efectivo reflejando movimientos de operaciones, tanto para el financiamiento como para la Inversin, cumpliendo con las siguientes caractersticas: a. Tiene un acumulado real y una proyeccin b. Es una herramienta de gestin decisin y accin c. Mide capacidad de pago de una empresa d. Alerta necesidades de financiamiento e. Establece estndares para control posterior 1.3.1. Fuentes de ingresos a caja. Caja es una cuenta real del activo que registra la existencia en dinero (billetes, monedas, cheques, o cupones de pago con tarjetas de crdito). No se incluyen los cheques recibidos en garanta ni los cheques posfechados. La cuenta CAJA, se debita por los siguientes conceptos: Entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos, tanto en moneda nacional como extranjera. Por los sobrantes en caja al efectuar un arqueo Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la TRM Por el valor de constitucin o aumento del fondo para caja menor
Se acredita por: El valor de las consignaciones en cuentas corrientes o de ahorros El valor de la negociacin de divisas Los faltantes en caja al efectuar un arqueo El menor valor resultante al convertir las divisas a la TRM
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P La reduccin o la cancelacin del monto para caja menor El valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades de la empresa se requiera.
Las principales fuentes de ingresos a Caja son: Por pagos efectuados por los clientes Por venta de otros activos Por comisiones, intereses y aprovechamientos Por prstamos recibidos Por anticipos recibidos de los clientes Por aportes a capital efectuados por los socios
1.3.2. Cmo hacer un flujo de caja? Los pasos para crear un flujo de caja son: 1. Pronosticar ventas y cobranzas, tomndolas de la proyeccin de ingresos desarrollada en las estrategias de mercado. 2. Establecer recursos y pagos necesarios para lograr pronsticos que tengan como consecuencia el cumplimiento de las estrategias de produccin. 3. Establecer todos los gastos operativos que tenga la empresa. 4. Registrar todos los endeudamientos concertados y reflejar en el flujo el pago de la deuda. 5. Establecer el endeudamiento por concertar, para las necesidades operativas y de inversin, adecuando el flujo de pagos a los ciclos del negocio. 6. Simular los escenarios posibles: optimista, realista y pesimista 1.3.3 Gua para la elaboracin de un flujo de caja: INGRESOS Proyeccin Cartera 1. Proyeccin Cuentas por Cobrar Responsable: Jefe de crditos y cobranzas Conceptos: Facturas por cobrar de contado y a crdito. Letras por cobrar en cartera Cheques diferidos por cobrar 2. Otros ingresos por recibir comprometidos
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera Responsable: Conceptos: Tesorero Ingresos por reclamos a bancos por cargos indebidos Reembolsos seguros por reclamo a
3. Ingresos por Colocaciones de Excedentes Responsable: Tesorero o gerente financiero Concepto: Ingresos financieros por cuentas a plazos. Ingresos por venta de acciones, bonos, etc. Proyeccin No Cartera 1. Ingresos por ventas Responsable: Gerencia de Ventas Conceptos: Especificaciones de los montos a facturar o unidades a vender de los distintos tems en esto ltimo indicando precios. Proporcin de la venta al contado y al crdito especificando plazos por cada uno de ellos.
2. Financiamientos Bancarios por Recibir Responsable: Tesorero Conceptos Adelantos en cuenta Descuento de letras Factoring Pagares corto, mediano y largo plazo Leasings 3. Otros ingresos
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P Responsable: Conceptos: Gerente Financiero y/o Tesorero. Aportes de capital Venta de activo fijo EGRESOS
Proyeccin cartera 1. Proyeccin cuentas por pagar Responsable: Tesorero Conceptos Facturas por pagar de contado y a crdito. Letras por pagar en cartera. Cheques diferidos por cobrar. 2. Pagos a bancos por deuda contrada Responsable: Tesorero Conceptos: Cancelacin de cuotas de prstamos recibidos intereses ms Capital. 3. Pagos de Impuestos Vencidos Responsable: Contador Conceptos: Pagos de IVA y renta Otras obligaciones tributarias 4. Pagos de dividendos a accionistas, u obligaciones contradas en mercado de valores. Responsable: Tesorero Conceptos Pagos dividendos, bonos Proyeccin No Cartera 1. Compras: Responsable: Jefe de Logstica, (proyectar basado en plan de ventas) Conceptos Especificacin de los montos o unidades a comprar localmente As como importadas indicando costos estimados a considerar para la mercadera.
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera 1.3.4 Contabilizacin de ingresos a caja Ejemplo: Durante el da hubo los siguientes ingresos a caja: Pagos recibidos de clientes $ 3150.000 Intereses recibidos de un particular sobre un prstamo $ 326.500 Por ventas directas en el almacn $ 1875.200 ms IVA CUENTAS CAJA General CLIENTES. Nacionales IVA. Generado COMERCIO AL POR MAYOR Y M ING. FINANCIEROS. Intereses SUMAS IGUALES DBITOS CRDITOS 5651.732 3150.000 300.032 1875.200 326.500 5651.732 5651.732
CDIGO 110505 130505 240801 4135 421005
Una vez terminado el da se hace la relacin de los ingresos y se prepara la consignacin para el da siguiente: CDIGO 111005 110505 CUENTAS BANCOS. Moneda Nacional CAJA. General SUMAS IGUALES DBITOS CRDITOS 5651.732 5651.732 5651.732 5561.732
1.3.5. Estado diario de caja. Para controlar el dinero que hay en caja, es necesario diligenciar un formato que contenga la siguiente informacin: NOMBRE DE LA EMPRESA ESTADO DIARIO DE CAJA FECHA: ____________________________ SALDO ANTERIOR MS: VENTAS DE CONTADO $ 1350.000 No_________ $ 5651.732
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P PAGOS Y ABONOS RECIBIDOS DE CLIENTES OTROS INGRESOS SUBTOTAL MENOS: CONSIGNACIONES EFECTUADAS HOY GASTOS PAGADOS EN EFECTIVO FACTURAS PAGADAS EN EFECTIVO TOTAL PAGOS EN EFECTIVO SALDO EN CAJA $ 5651.732 $ 320.000 $ 12560.800 $ 125.000
$ 19687.532
$ 2324.600 $ 8296.332 $ 11391.200
_________________ Cajero
_________________ Contador
________________ Auditor
1.4 CAJA MENOR Es un medio efectivo de disponibilidad de recursos, conformada con fondos destinados a la atencin de gastos de funcionamiento e inversin imprevistos, de carcter urgente o de solucin rpida, identificados y definidos en los conceptos del presupuesto anual de la empresa pblica o privada, los cuales se renuevan peridicamente de acuerdo con las necesidades del servicio con cargo al presupuesto de la organizacin. La finalidad de la Caja Menor La responsabilidad del manejo, de acuerdo es cubrir aquellos gastos con la normatividad vigente, est otorgada a urgentes, imprescindibles, un funcionario responsable de la caja imprevistos e inaplazables menor, el cual estar debidamente para la adecuada marcha de autorizado mediante acto administrativo y se la administracin. deber constituir pliza de manejo ante una compaa aseguradora debidamente
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera reconocida por la Superintendencia Bancaria, la cual deber cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido, esta pliza puede ser individual o global segn las necesidades concretas de la compaa. Ejemplo: Se crea un fondo fijo de caja menor a nombre del seor Carlos Alfonso Vargas, por valor de $ 200.000, para lo cual se gira cheque del Banco de Bogot. Contabilizacin CDIGO 110510 111005 CUENTAS CAJA. Menor BANCOS. Moneda Nacional DBITOS CRDITOS 200.000 200.000
1.4.1 Reembolso de Caja Menor: Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y as recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial. La contabilizacin del reembolso ser: CDIGO 51 111005 GASTO BANCOS. Moneda Nacional CUENTAS DBITOS CRDITOS 200.000 200.000
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor slo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algn reembolso, de ah que se considera como un fondo fijo. El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causacin de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que segn los principios de causacin y realizacin, los hechos econmicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no ser posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor. 1.4.2 Arqueo de Caja. Consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P todo el efectivo recibido y, por tanto, el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja (dinero efectivo, cheques o vales). Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias. 1.5 OTRAS CUENTAS DE EFECTIVO 1.5.1 Bancos. Desde el punto de vista contable, se entiende por Banco la cuenta que representa las instituciones en el cual tenemos nuestro dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento en que lo necesitemos. Estas cuentas pueden ser cuentas de ahorro y cuentas corrientes, van ubicadas dentro del balance general en el archivo circulante disponible y tienen saldo deudor. a. Clases de Bancos: Segn el origen del capital:

Bancos Pblicos: El capital es aportado por el Estado. Bancos Privados: El capital es aportado por accionistas particulares. Bancos Mixtos: Su capital se forma con aportes privados y pblicos.
Segn el tipo de operacin:
Bancos Corrientes: Son los mayoristas comunes con que opera el pblico en general, sus operaciones habituales incluyen depsitos en cuenta, ahorro, prstamos, cobros, pagos, custodia de artculos y valores, alquileres de cajas de seguridad, entre otras. Bancos Especializados: Tienen una finalidad crediticia especifica. Bancos de Emisin: Actualmente se conocen como bancos oficiales, estos son los que emiten dinero.
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Bancos Centrales: Son las casas bancarias de categora superior que autorizan el funcionamiento de entidades crediticias, las supervisan y controlan. Bancos de Segundo Piso: Son aquellos que canalizan recursos financieros al mercado a travs de otras instituciones financieras que actan como intermediarios, se utilizan fundamentalmente para canalizar recursos hacia sectores productivos.
b. Funciones y Operaciones de los Bancos: Las operaciones de los bancos son aquellas transacciones que las personas emplean para un determinado bien econmico, pueden ser a travs de cuentas bancarias. c. Las Cuentas Bancarias Cuentas Corrientes: Estos son depsitos corrientes que pueden ser utilizados en cualquier momento a voluntad y requerimiento del titular de la cuenta. Los saldos en este tipo de cuenta no ganan intereses y prcticamente el banco no cobra por este servicio. Cuenta de Ahorro: Los depsitos de ahorros es aquel tipo de depsito que se consigna en las entidades financieras que tienen entre sus actividades, la captacin de fondos y los mismos se mantienen en poder y a disposicin de dicha entidad por perodos ms largos que los depsitos de cuentas corriente. Depsito a Termino Fijo: Son depsitos que se formalizan entre el cliente y el banco por medio de un documento o certificado; se pactan por un monto y plazo determinado y de los mismos no pueden hacerse retiros ni incrementarse antes del vencimiento del plazo pactado. La categora "Depsito a Termino Fijo", se subdivide en: a. Depsito de Ahorro: Cuentas pequeas pero estables, que generalmente producen inters, donde los clientes realizan depsitos en previsin de sus gastos futuros y necesidades, no teniendo vencimiento establecido, como una cuenta a trmino fijo. b. Depsito a Termino Fijo: Cuenta de inversin colocada por clientes en una institucin bancaria c. Depsito Extranjero: Todos aquellos que no sean depsitos locales. 1.6 CONCEPTO DE PAGOS Y COBROS 1.6.1 Pagos: Son las salidas de dinero.
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1.6.2 Cobros: Las entradas que se produzcan en la tesorera de la empresa. As, en principio, ante el aumento o la disminucin de algn elemento patrimonial, la empresa paga o cobra dinero. El patrimonio empresarial, como consecuencia de la realizacin de este tipo de operaciones, no vara cuantitativamente, pero s cualitativamente, al variar su composicin. Ejemplo: A comienzos del ejercicio del ao 2009, una empresa presenta el siguiente balance: Activo Tesorera Equipo de Oficina Total 100.000 100.000 200.000 Patrimonio Capital Social 200.000 Total 200.000
La empresa compra una mesa de corte por $ 50.000 y vende una mesa de oficina por $30.000, las transacciones se desarrollan de contado. El nuevo balance, por consiguiente quedara as: Activo Tesorera Equipo de Oficina Mesa de Corte Total 1.7 INVERSIONES Representan colocaciones de dinero sobre las cuales una empresa espera obtener algn rendimiento a futuro, ya sea por la realizacin de un inters, dividendo, o mediante la venta a un mayor valor a su costo de adquisicin. Algunas inversiones como las acciones, cuotas, partes y los bonos, entre otros, tienen la caracterstica de tener diferentes valores: Valor Histrico: Es el valor al cual fueron adquiridas las inversiones Valor Nominal: Es el que se encuentra enunciado en el titulo valor Valor de Mercado: Es el valor de negociacin de un titulo valor de acuerdo con la dinmica de la bolsa de valores o de valorizaciones tcnicas efectuadas. 80.000 70.000 50.000 200.000 Patrimonio Capital Social Total 200.000 200.000
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera Ejemplo: Una empresa adquiere una accin de Bancolombia en $ 10.300 (valor histrico de adquisicin), el valor estipulado en el titulo valor es de $ 12.500 (Valor nominal) y despus de cierto tiempo el valor en la bolsa de valores es de $ 15.200 (valor de mercado), lo cual implica una valorizacin de la inversin. 1.7.1 Clases de inversiones. Las inversiones se pueden clasificar de diferentes formas, sin embargo en este apartado hacemos referencia a la forma ms comn: temporales y largo plazo. a. Inversiones Temporales: Consisten en documentos a corto plazo (certificados de depsito, bonos tesorera y documentos negociables), valores negociables de deuda (bonos del gobierno y de compaas) y valores negociables de capital (acciones preferentes y comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato para las operaciones. Estas inversiones se pueden mantener temporalmente, en vez de tener el efectivo, y se pueden convertir rpidamente en efectivo cuando las necesidades financieras del momento hagan deseable esa conversin. b. Inversiones a Largo Plazo: Son colocaciones de dinero en las cuales una empresa o entidad, decide mantenerlas por un perodo mayor a un ao o al ciclo de operaciones, contando a partir de la fecha de presentacin del balance general. 1.8.2 Valorizacin de las inversiones. El precio de los bonos puede fluctuar de un da para otro en el mercado, pero a la fecha de su vencimiento el precio de mercado ser igual al valor que est registrado a dicho vencimiento. Las acciones no tienen valores de vencimiento. Cuando el precio del mercado de una accin baja, no se puede afirmar si la disminucin es temporal o permanente. Por esta razn, se aplican diferentes normas de valuacin para contabilizar las inversiones en valores de deudas negociables y en valores patrimoniales negociables. Una inversin a corto plazo en bonos generalmente se mantiene en los registros contables al costo y se reconoce una ganancia o prdida cuando la inversin se vende. Los valores del mercado de las acciones pueden subir o bajar drsticamente durante un periodo contable. Si un negociante vende una inversin a un precio por encima o por debajo del costo, debe contabilizarse una ganancia o una perdida respectivamente. Cuando se compran valores, se debita la cuenta INVERSIONES, por el precio total de la compra incluyendo cualquier comisin a corredores e impuestos de
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P transferencia. Se debe mantener una cuenta auxiliar que muestre cada valor adquirido, nmero de acciones o bonos y el costo por cada uno. 1.9 DIVISAS Las divisas representan los valores que la empresa posee en moneda extranjera (Dlares, Euros, Rupias, etc.), como efectivo, clientes del exterior, proveedores, inversiones, etc. Tipos de divisas. El manejo de las divisas es sencillo pero muy importante puesto que la moneda extranjera vara todos los das de acuerdo con la dinmica del mercado; este aspecto lo hace importante porque cuando el valor de la divisa va en aumento algunas personas y empresas invierten con el fin de vender posteriormente, cuando el valor en el mercado es ms alto que el valor de adquisicin. El ltimo da de cada mes debe convertirse la moneda extranjera a la tasa representativa de mercado (TRM) vigente con el fin de contabilizar la diferencia en cambio. Ejemplo: Se desarrolla una compra en dlares de un equipo de cmputo que se cancela de contado, el valor de la factura es de US$ 2.360, con una TRM de $ 2.225. Cdigo 110515 130510 Cuentas Moneda Extranjera Dl Exterior Dbito 5.251.000 Crdito 5.251.000
1.10 CONCILIACIN BANCARIA La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tienen un libro auxiliar de bancos en el cual registran cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente hace en su cuenta. Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes.
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificacin y confrontacin es el que conocemos como conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cul es la causa de la diferencia. Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco an no las ha abonado a la cuenta de la empresa. Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que stas aun no las ha registrado en sus auxiliares. Errores de la empresa al momento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
1.10.1 Procedimiento para realizar la conciliacin bancaria. Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, que oficialmente emite el banco yl contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa. En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser: Saldo del extracto bancario: (-) Cheques pendientes de cobro: (-) Notas crdito no registradas (+) Consignaciones pendientes (+) Notas debito no registradas () Errores en el auxiliar = Saldo en libros XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P CONCILIACIN BANCARIA DEL MES DE ABRIL DEL 2009 BANCO DE COLOMBIA CTA. AHORRO. No. 457-262321-82 SALDO EN LIBROS MAS: ABONOS NO CARGAN MENOS. CARGAMOS NO ABONAN MAS: ABONAN NO CARGAMOS MENOS: CARGAN NO ABONAMOS SALDO DEL EXTRACTO ABONAMOS NO CARGAN FECHA DETALLE CARGAMOS NO ABONAN FECHA 587.494,42 0,00 0,00 742,76 0,00 588.237,18 . No.CHEQ/DCTO VALOR FECHA DCTO 0,00 DETALLE No.CHEQ/DCTO VALOR 0,00 ABONAN NO CARGAMOS FECHA DETALLE ABONO 31 de Marzo de 2007 INTERESES No.CHEQ/DCTO VALOR 742,76 742,76 CARGAN NO ABONAMOS FECHA DETALLE No.CHEQ/DCTO VALOR FECHA DCTO FECHA DCTO FECHA DCTO
0,00
0,00
ELABORADO POR
A.R.V. REVISADO POR
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc. Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo. En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar. Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. En la eventualidad que el error sea del banco, se debe hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar este derecho a favor de la empresa. La conciliacin no busca en ningn momento legalizar los errores: es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

TALLER DE APLICACIN 1. A qu hace referencia la cuenta Caja?: ____________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ________________________________________________________ 2. De los siguientes enunciados. Cules son fuentes de ingresos a Caja?: a. b. c. d. Por pagos entregados a los clientes Por anticipos entregados a los clientes Por prstamos concedidos al Fondo de Empleados Por comisiones, intereses y aprovechamientos entregados al gobierno. e. Por aportes a capital entregados a los socios f. Por compra de otros activos
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P 3. De los siguientes, Cules son fuentes de salida de Caja?: a. b. c. d. e. f. Por pagos efectuados por los clientes Por venta de otros activos Por comisiones, intereses y aprovechamientos Por prstamos recibidos Por anticipos recibidos de los clientes Por aportes a capital efectuados por los socios
4. Qu es un flujo de caja? Qu es un ingreso y un egreso de efectivo?:____________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________ 5. Con la siguiente informacin, desarrolle un Estado Diario de Caja:
El Saldo anterior es el 30% de las Ventas de Contado Las Ventas Totales suman $ 4500.000, el 45% son a Crdito y el saldo de contado. Por recuperacin de cartera se obtuvieron: $ 2/4 de las ventas de contado. Recibimos dinero por otros conceptos por $ 35.000 Se hizo una consignacin por el 15% de las ventas de contado Se pago el arriendo y otros gastos por valor de 350.000 Se cancelaron facturas en efectivo por valor de 1.200.000
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera ESTADO DIARIO DE CAJA FECHA: ____________________________ SALDO ANTERIOR MS: VENTAS DE CONTADO PAGOS Y ABONOS RECIBIDOS DE CLIENTES OTROS INGRESOS SUBTOTAL MENOS: CONSIGNACIONES EFECTUADAS HOY GASTOS PAGADOS EN EFECTIVO FACTURAS PAGADAS EN EFECTIVO TOTAL PAGOS EN EFECTIVO SALDO EN CAJA $ $ ________________ ________________ $ ________________ $ ________________ $ ________________ $ ________________ No_________ $ ________________
$ ________________ $ ________________ $ ________________
________________ Cajero
_______________ Contador
_______________ Auditor

TALLER DE APLICACIN 1. Se crea un fondo fijo de caja menor a nombre del seor Carlos Alfonso Vargas, por valor de $ 200.000, para lo cual se gira cheque del Banco de Bogot.
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P Desarrolle: Contabilizacin y Reembolso de caja menor.
2. Desarrolle un cuadro sinptico donde especifique las clases de Bancos que existen en el Sistema Colombiano.
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3. Defina: Qu es una inversin? ______________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _______________________________________________________________ Qu es una inversin temporal? Cite ejemplos? _______________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Qu es una inversin a largo plazo? Cite ejemplos? ___________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. Desarrolle la contabilizacin para el siguiente ejercicio: Se desarrolla una venta en dlares de un equipo de cmputo que se cancela de contado, el valor de la factura es de US$ 192,10 con una TRM de $ 2.230. Cdigo Cuentas Dbito Crdito
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P 5. Con la siguiente informacin, realice la conciliacin bancaria de los meses de Enero. COMPAA XY LIBRO AUXILIAR DE BANCOS Banco Sudameris Cta. Cte. 236-549-659 FECHA 01 02 03 06 12 15 20 23 25 27 30 DETALLE Apertura C. Corriente Consignacin 01 Nota Debito por chequera Factura No 001 Consignacin Nacional Factura No 002 Pago Factura No 5120 Factura No 03 Factura 2582 Consignacin Local Consignacin Local Nomina Empleados CHEQUE DEBE 30.000.000 HABER 235.600 01 5.240.670 4.985.740 24.753.951 6.874.200 863.900 2.875.950 7.740.260 SALDO
02 03 04 05 06
5.800.000 4.900.000
BANCO SUDAMERIS EXTRACTO BANCARIO COMPAA XY Cta. Cte. 236-549-659 DOCUMENTO NMERO VALOR DOCUMENTO VALOR DA SALDO Nota Debito 235.600 Consignacin 30.000.000 1 Cheque 01 24.753.951 7 Consignacin 5.240.670 8 Cheque 02 6.784.200 15 ND. Comis. Remesa 4.985.740 16 RM Cheque 03 863.900 Consignacin 5.800.000 25 Consignacin 4.990.000 28 ND. GMF. 30 TOTALES
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera CONCILIACIN BANCARIA DEL MES DE __________________ BANCO DE COLOMBIA Cta. Cte. 236-549-659 SALDO EN LIBROS MAS: ABONOS NO CARGAN MENOS. CARGAMOS NO ABONAN MAS: ABONAN NO CARGAMOS MENOS: CARGAN NO ABONAMOS SALDO DEL EXTRACTO ABONAMOS NO CARGAN FECHA DETALLE CARGAMOS NO ABONAN FECHA
No.CHEQ/DCTO
VALOR
FECHA DCTO
DETALLE
No.CHEQ/DCTO
VALOR
FECHA DCTO
ABONAN NO CARGAMOS FECHA
DETALLE ABONO 31 de Marzo de 2007 INTERESES
No.CHEQ/DCTO
VALOR
FECHA DCTO
CARGAN NO ABONAMOS FECHA
DETALLE
No.CHEQ/DCTO
VALOR
FECHA DCTO
ELABORADO POR
REVISADO POR
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TALLER DE APLICACIN PROYECTO DE SIMULACIN EMPRESARIAL Establecer grupos de trabajo, (segn el criterio del formador), dentro del cual se propone la creacin del Departamento de Tesorera y Cartera de una empresa productora de bienes e Importadora de Materiales, preferiblemente la que se ha venido trabajando desde el primer semestre en la materia Proceso Administrativo, para aplicar los conceptos orientados en esta materia. Misin y Visin de la compaa Objetivos de liquidez ( a corto, mediano y largo plazo) Enumere mnimo 5 estrategias para cumplir con los objetivos planteados Identifique las funciones generales del departamento de tesorera Estructura orgnica, incluyendo descripcin del cargo, funciones, coordinacin, supervisin, perfiles, entre otros. 6. Desarrolle plano del rea de Tesorera 7. Identifique cules son las fuentes de Ingresos a Caja 8. Desarrolle el flujo de caja para un mes 9. Efectu la contabilizacin de ingresos a caja 10. Realice un reembolso de caja menor 11. Elabore la conciliacin bancaria para un mes 1. 2. 3. 4. 5.
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UNIDAD 2. CARTERA Y POLTICAS DE CRDITO
2 Cartera y polticas de crdito

Unidad
LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL Identificar el departamento de cartera, define sus funciones y caractersticas dentro de la empresa aplicando una serie de herramientas que le permiten obtener un manejo y administracin eficiente de los recursos de efectivo que controla la empresa.
INDICADORES DE LOGROS Identifica el departamento de cartera dentro de un organigrama general. Elabora correctamente el estado de cartera por edades. Calcula correctamente los intereses de un crdito y los intereses por mora. Elabora correctamente una tabla de amortizacin de un crdito. Formula alternativas de decisiones con respecto al manejo de cartera. Crea e Identifica polticas de colocacin y recuperacin de cartera.
EVIDENCIAS DE Conocimiento Producto Producto Producto Producto Producto

2.1 DEFINICIN DE CARTERA Es el conjunto de documentos que amparan los activos financieros o las operaciones de financiamiento de la empresa hacia un tercero y del que se reservan el derecho de hacer valer las obligaciones estipuladas en su texto. La principal cuenta que representa la cartera, es la de clientes, originadas por la venta de mercancas o servicios a crdito.
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P 2.2 LA ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA Departamento de Cartera Centralizado: Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones. Departamento de Cartera Descentralizado: Es aquel donde las sucursales operan en forma independiente. 2.2.1 Ventajas de la descentralizacin Permite un mejor servicio al cliente. Permite mejorar la eficiencia de la empresa. Se puede ejercer un mayor control de la cartera y de la cobranza a nivel local. 2.2.2 Desventajas de la descentralizacin Aumento de costos de operacin Tendencia a establecer diferentes medios de control Tendencias al exceso de especializacin Incertidumbre de cuanta autoridad debe delegarse
2.3 UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA Debe estar administrativamente ubicado en el rea financiera y depender de ella, llmese Vicepresidencia Financiera, Direccin de Contralora, etc.
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
GERENTE GENERAL
REA DE MERCADEO
REA FINANCIERA
ADMINISTRATIVA
REA
REA DE T. HUMANO
REA DE INFORMTICA
DEPARTAMENTO DE CARTERA
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera 2.4 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA Revisin de pagos y descuentos Programas de cobros Problemas especiales de pagos Control de plazos especiales Manejo de rdenes dudosas Servicio al cliente Fijacin de las reservas para cuentas malas. Mantener los gastos dentro del presupuesto. Gestiones de recuperacin de cartera Control de prepagos efectuados por los clientes.
2.5 EL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE CARTERA Implica el siguiente proceso: Conocer los objetivos Conocer las motivaciones que tiene el personal para alcanzarlos Comparar los resultados con los planes Identificar las desviaciones Averiguar sus causas Poner en prctica acciones correctivas necesarias tendientes a lograr objetivos.
2.6 OBJETIVOS DEL CONTROL DE LA CARTERA La funcin primordial del control de Cartera es lograr su recuperacin rpida, segura y econmica. Los objetivos ms importantes son: Revisar la fiel aplicacin de los estmulos Realizar correctamente el plan financiero Ajustar la poltica de crdito a las posibilidades de la empresa Evaluar cambios en las polticas de cobranza administrativa y pre-judicial Analizar los costos de operacin.
2.7 EL CRDITO 2.7.1 Definicin. Es una forma de transaccin comercial basada en la confianza que se le otorga a una persona o empresa, por lo cual se transfiere o se obtiene, en forma real, bienes o servicios, con la promesa de pago en dinero efectivo o con
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P otros bienes, en una u otras fechas determinadas, segn acuerdo de obligaciones recprocas. 2.7.2 Etapas en la concesin y administracin de un crdito 1. Estudio de la solicitud: Comprende la verificacin de los datos contenidos en la solicitud mediante la investigacin comercial. Teniendo en cuenta que la mayora de las solicitudes de crdito "se programan", cuando el solicitante y/o el monto de la solicitud sean representativos debe hacerse el anlisis financiero, que nos sealar elementos muy importantes para la toma de decisiones, como son la capacidad y el capital del solicitante. 2. Otorgamiento o negacin del crdito: Basado en los resultados de la investigacin comercial y del anlisis financiero, en las polticas de crdito de la empresa y en su propio criterio, el gerente de crdito decidir si otorga o niega el crdito solicitado. 2.7.3 Caractersticas del crdito: El crdito hace ms productivo el capital acelerando el movimiento de bienes del productor al consumidor y aumenta el volumen de los bienes producidos y vendidos. El otorgamiento del crdito se ha convertido en una operacin mercantil tan comn como cualquiera otra. El crdito se ha convertido en un servicio que se vende. En el campo de los negocios, las ms grandes oportunidades de obtener ganancias estn en el empleo del dinero y de las mercancas ajenas obtenidos a base del crdito. Se estima que entre un 90 o un 95% de las transacciones comerciales se emplean en alguna forma modalidades de crdito. El empleo inadecuado del crdito perjudica acreedores y deudores por igual y afecta la confianza de los negocios. La mayor garanta para el adecuado uso de esta herramienta vital del comercio es conocer los principios en que se basa y saber adoptar sanas polticas de crdito.
2.7.4 Condiciones: Fluctuaciones y cambios de los crditos tanto a largo como a corto plazo Alteraciones polticas y econmicas Los cambios en materia legislativa y administrativa, as como la jurisprudencia Las condiciones competitivas que enfrenta un determinado sector
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2.8 QU ES LA COBRANZA? Comprende el conjunto de recursos y procesos encaminados a procurar el pago oportuno, segn las condiciones pactadas, en un tiempo razonable. 2.8.1 Los principios de cobranza: El crdito no es un favor que se otorga, sino un servicio que se vende Todo cliente puede cambiar La cobranza debe generar nuevas ventas La cobranza debe planearse, no se debe improvisar Debe realizarse como un servicio y no como un convicto Debe ser un proceso de educacin al cliente Es la accin por medio de la cual el acreedor recuerda al deudor la promesa de pago. Debe realizarse en forma amable Debe hacerse con profesionalismo Exige tacto y firmeza por parte del cobrador Debe buscar el pago sin perder la confianza del deudor. Exige muy buenas relaciones humanas.
2.9 CARTERA POR EDADES 2.9.1. Cartera vencida. Cuando una deuda no es pagada en el plazo convenido. 2.9.1.1 Acciones en la recuperacin de la cartera vencida. El ejercicio de las acciones tendientes a la recuperacin de la cuenta comienza con: a. b. c. d. Inicio de las llamadas telefnicas. Visitas domiciliarias y entrega de la primera comunicacin Envo al departamento pre-jurdico Direccionamiento al departamento jurdico
2.9.1.2 Cartera Morosa: Cuando se han agotado los recursos para su recuperacin y hay incidencia en el no pago. 2.9.1.3 Intereses de Mora: Valor que se cobra adicionalmente a los estipulados en un principio para compensar un retraso en el pago o el incumplimiento de los compromisos.
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P Calculo de los Intereses de Mora: Inters de Mora = Valor de la Cuenta x Inters corriente x Das de Mora Das del mes (30)
Ejemplo: Una empresa tiene una factura de cobro por valor de $ 1815.000, que lleva 16 das de vencimiento al corte del mes de junio, con una tasa de inters del 2,35% mensual. I = 1815.000 x 2,35% x 16 30 I = 22.748 2.9.1.4 Contabilizacin: Se debe tener en cuenta el IVA y la Retencin en la Fuente por rendimientos financieros. CONCEPTO Intereses por Mora IVA (16%) Total Nota Debito Retefuente (7%) Valor por Cobrar VALOR 22.748 3.640 26.388 1.593 24.795 CDIGO 421005 240801 135515 134510 NATURALEZA CR CR DB DB
2.10 VENTAS A PLAZOS Es aquella transaccin en la que el comprador hace un pago inicial sobre el precio de compra, y luego cubre el saldo en cuotas peridicas. En los contratos de ventas a plazos generalmente se estipula el ttulo de propiedad de la mercanca vendida permanecer en poder del vendedor hasta el momento en que se haga el ltimo pago y que, si todos los contados no son cubiertos, la parte que tiene el ttulo queda facultada para recuperar la mercanca. En las ventas a plazos, ya que se sabe que los cobros o pagos del cliente se harn en otros periodos contables, lo que significa que la ganancia bruta aplicable a una venta a plazos se lleva a la renta de los periodos a travs de los cuales se hacen los cobros, y en proporcin a la suma recolectada en cada periodo. Las ventas a plazos se regulan en un contrato en el que se establece que el precio de una venta se satisface mediante pagos aplazados. Al extenderse el plazo de
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera cobro aumenta el riesgo para el vendedor, hecho por el que es frecuente que la cesin de la propiedad no se produzca hasta que se hayan cobrado la totalidad de los pagos. Las consideraciones especiales que presenta la venta a plazos son:

La mayor incertidumbre que tienen los cobros de ventas a plazos La situacin financiera de los clientes El valor de los productos a recuperar (que pueden disminuir de precio); y La conveniencia de establecer una adecuada correlacin en la periodizacin de ingresos y gastos.
2.10.1 Mtodos de contabilizacin a. Mtodo de Importe Bruto. Este mtodo maneja por separado tanto el ingreso como el costo, los cuales son tambin diferidos durante el lapso pactado para la cancelacin total de la operacin. b. Mtodo de Importe Neto. Este mtodo maneja la cuenta denominada utilidad diferida en ventas a plazo, para agrupar la utilidad de la operacin realizada; cuenta cuyo saldo o valor es posteriormente diferido y que equivale a la diferencia entre el ingreso o venta y el costo de la mercanca vendida. Ejemplo: Contabilizacin de las Ventas a Plazos: Para mayor ilustracin si la empresa Electrodomsticos Restrepo, en Junio 01 de 2009, vende un televisor por $300.000 y su costo es de $200.000. Paga de contado $100.000, cuotas mensuales durante dos aos, vemos que su ganancia bruta es de $100.000, por lo cual se lleva a utilidad en el primer periodo $50.000 y $50.000, para el segundo periodo y se presentar en el balance como ingreso diferido. Al firmarse el contrato de ventas a plazos CDIGO 13050501 14353601 27150501 CDIGO 11050501 13050501 CUENTA Deudores Clientes - Ventas a Plazos Inv. Mercancas no fabricada por empresa Utilidad Diferida en Ventas a Plazos CUENTA Caja General Deudores Clientes - Ventas a Plazos DEBE 300.000 HABER 200.000 100.000 DEBE 100.000 HABER 100.000
la
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P Al abonarse cada cuota: Si analizamos el saldo a pagar cada mes durante 24 meses, significa que a partir del 01 de Julio de 2009 nos pagara una cuota mensual de $8.333,33., es decir, durante el ao 2009 nos abono $100.000 ms $ 50.000 para un total de $ 150.000 CDIGO 11050501 13050501 Caja General Deudores Clientes - Ventas a Plazos CUENTA DEBE 8.333,33 HABER 8.333,33
Este asiento se har todos los primeros de cada mes en el momento en que el cliente viene y paga. Lo que significa que al 31 de diciembre de 2009, en los libros de contabilidad tendramos los siguientes saldos: CDIGO 13050501 27150501 CUENTA Deudores Clientes - Ventas a Plazos Deudores Clientes - Ventas a Plazos DEBE 150.000 HABER 100.000
Se debe calcular el porcentaje de utilidad sobre la venta en particular. Esta se determina dividiendo la utilidad bruta en el valor de la venta, as determinaremos este porcentaje. Entonces si dividimos $100.000 en $200.000 y nos dara el 50% de utilidad Bruta. Antes de cerrar los libros a diciembre 31 de 2009, la compaa tiene que efectuar el ajuste a la cuenta de utilidad diferida en ventas a plazos. Para determinar qu valor exactamente llevamos a ingresos como utilidad diferida en ventas a plazos para el ao 2009, se multiplica el porcentaje de utilidad bruta sobre los valores cobrados sobre la misma durante el periodo. Para el caso del ejercicio, entre Julio y Diciembre se recaud $ 50.000, y si lo multiplicamos por el 50% nos dara $25.000, cuyo valor sera el ajuste del 2009; para el 2010, se recaudaran $100.000 el ajuste sera por $ 50.000, y para el 2011 el recaudo seria de $ 50.000 el ajuste sera por $ 25.000. Lo que quiere decir que si sumamos el valor ajustado por los 3 aos debe sumar el valor de la utilidad diferida de los tres aos. $25.000 + $50.000 + $25.000, lo cual suma $100.000. CDIGO 27150501 41353602 CUENTA Utilidad Diferida en Ventas a Plazos Utilidad Diferida en Ventas a Plazos DEBE 25.000 HABER 25.000
Si efectuamos el ajuste en el mismo momento del pago, quedara as: Cuota Inicial
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera CDIGO 11050501 13050501 NOMBRE DE LA CUENTA Caja General Deudores Clientes - Ventas a Plazos DEBE 100.000 HABER 100.000
Ajuste de la cuota inicial: CDIGO 27150501 41353602 NOMBRE DE LA CUENTA Utilidad Diferida en Ventas a Plazos Utilidad Bruta en Ventas a Plazos DEBE 50.000 HABER 50.000
El pago de cada cuota quedara as: CDIGO 11050501 13050501 NOMBRE DE LA CUENTA Caja General Deudores Clientes - Ventas a Plazos DEBE 8.333 HABER 8.333
El ajuste sera: Multiplicar 8.333,33 CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA 11050501 Caja General 13050501 Deudores Clientes - Ventas a Plazos DEBE 4.166,67 HABER 4.166,67
Si multiplicamos 4.166,67 por los 24 meses nos dara $50.000 ms $50.000 de la cuota inicial, suman $100.000 que es igual al valor de la utilidad diferida. 2.11 REPOSESIN SOBRE UNA VENTA A PLAZOS Hay casos en que los pagos de las cuotas no se hacen en su totalidad, caso en el cual la mercanca puede ser recuperada por el vendedor. Para el mismo caso, vamos a suponer que el comprador cumpli hasta la cuota del mes de diciembre de 2009. A partir de esa fecha no efectu el pago de ms cuotas y en abril 15, despus de dar diferentes alternativas de pago al cliente, este no pudo cumplir con el pago de las cuotas atrasadas, y Electrorestrepo opta por recoger la mercanca cuyo valor en esta fecha se estima en $200.000. A diciembre 31 de 2009 las cuentas presentan el siguiente saldo: CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA 13050501 Deudores Clientes - Ventas a Plazos 27150501 Deudores Clientes - Ventas a Plazos DEBE 150.000 HABER 100.000
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P Como el bien se recibe por $200.000, el asiento quedara as: CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA 13050501 Deudores Clientes - Ventas a Plazos 14353601 Inv. Mercancas no fabricada por la empresa 27150501 Utilidad Diferida en Ventas a Plazos 41353610 Utilidad en Reposesin de Mercancas DEBE 200.000 100.000 HABER 200.000
100.000
Si el bien se hubiese recibido por $100.000, no habra utilidad ni perdida por reposesin de mercancas. CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA 13050501 Deudores Clientes - Ventas a Plazos 14353601 Inv. Mercancas no fabricada por la empresa 27150501 Utilidad Diferida en Ventas a Plazos 41353610 Utilidad en Reposesin de Mercancas DEBE 100.000 100.000 HABER 200.000
Suponemos que la reposicin se hizo por valor de $ 75.000, el saldo de las cuentas dara los siguientes saldos: El asiento por la reposesin quedara: CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA 13050501 Deudores Clientes - Ventas a Plazos 14353601 Inv. Mercancas no fabricada por la empresa 27150501 Utilidad Diferida en Ventas a Plazos 53959550 Perdida en Reposesin de Mercancas 2.12 VENTAS A PLAZOS CON FINANCIACIN La empresa puede vender su mercanca al contado o a crdito. Cuando es a crdito se denomina tambin a plazos y para dar facilidad al cliente, se le puede ofrecer que pague una cuota inicial y el saldo a plazos en cuotas peridicas mensuales con intereses de financiacin. Ejemplo: La empresa vende mercanca a plazos a una persona natural por valor de $ 4500.000 con el pago de una cuota inicial de $ 1500.000 y otorg una DEBE 75.000 100.000 25.000 HABER 200.000
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera financiacin de 12 meses a una tasa de inters del 26% Anual. El costo de la mercanca es de 3900.000. Contabilizacin CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA 4135 Valor de la Mercanca 240801 IVA (16%) 130505 Total DEBE 5220.000 HABER 4500.000 720.000
Contabilizacin del pago de la cuota inicial CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA 130505 Cuota Inicial 130505 IVA 110505 Total SALDO A FINANCIAR DEBE 2220.000 3000.000 HABER 1500.000 720.000
Para la financiacin se toma la formula de cuotas uniformes de pago o anualidades FACTOR = i (1+ i) n (1+ i) n -1 i = tasa de inters n = Nmero de periodos 1 = Constante F = Factor Teniendo en cuenta el ejemplo: i = 26% Anual / 12 Meses para hallar el % de inters mensual i = 26/12 = 2,16 % Mensual F = 0,0216 (1+0,0216) 12 (1+ 0,0216) 12 -1 F = 0,0279141147 0,292321623
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F = 0,095491102 CUOTA FIJA = SALDO A FINANCIAR X FACTOR CUOTA FIJA = 3000.000 X 0,095491102 CUOTA FIJA = 286.473,3 VALOR TOTAL INCLUIDA LA FINANCIACIN = 286.473,3 x 12 = 3437.679,6 MENOS VALOR A FINANCIAR = 3000.000,0 VALOR DE LA FINANCIACIN SIN INCLUIR IVA = 437.679,6 IVA DE LOS INTERESES DE FINANCIACIN (16%) = 70.028,7 2.13 AMORTIZACIN Extincin gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo. 2.13.1 Tabla de amortizacin
No. Cuota 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Saldo Capital 3000.000 2778.326,7 2551.865,2 2320.512,1 2084.161,8 1842.705,5 1596.034,6 1344.035,6 1086.593,4 823.590,1 554.906,2 268.683,8 0 TOTALES
Amortizacin Capital 221673,3 226461,5 231353,1 236.350,3 241.456,3 246.670,9 251.999 257.442,2 263.003,3 268.683,8 286.222,4 268.683,8 3000.000
Intereses (0,0216) 64.800 60.011,8 55.120,2 50.123 45.017,8 39.802,4 34.474,3 29.031.1 23.470,4 17.789,5 11.985,9 5.803,5 437.430
Cuota Fija 286.473,3 286.473,3 286.473,3 286.473,3 286.473,3 286.473,3 286.473,3 286.473,3 286.473,3 286.473,3 286.473,3 286.473,3 3437.680
IVA por intereses 10.368 9.601,8 8.819,2 8.019,6 7.202,8 6.368,3 5.515,8 4.644,9 3.755,2 2.846,3 1.917,7 928,56 70.000
Valor Cuota Mensual 296.841,3 296.075,1 295.292,5 294.492,9 293.676.1 292.841,6 291.989,1 291.118,2 290.228,5 289.319,6 288.391 287.401,8 3507.667,7
CONTABILIZACIN DEL PAGO DE LA PRIMERA CUOTA CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER
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Mdulo Gua Cartera y Tesorera 130505 421005 240801 110505 Abono a Capital Intereses de Financiacin IVA Caja 221.673,3 50.200 10.368
296.841,3
FEDH. FORMADOR DICE ESTUDIANTE HACE

La empresa vende mercanca a plazos por valor de $ 5900.000 IVA incluido, el costo de ventas es de $ 3200.000. El cliente pag una cuota inicial de $ 800.000 y otorg una financiacin por el saldo a 9 meses a una tasa de inters del 24% anual, y una tasa de inters por mora del 26% anual. En la cuota No. 6 se paga mora de 12 das, en la cuota No. 7 se paga mora de 11 das, y en la cuota No. 9 se cancela mora de 4 das. Contabilizar la factura y el pago de la cuota inicial. CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER
CDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
SALDO A FINANCIAR: $ FACTOR = i (1+ i) n (1+ i) n -1 i= i= F = _______________ F = ________________ F= CUOTA FIJA = SALDO A FINANCIAR X FACTOR CUOTA FIJA = CUOTA FIJA =
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VALOR TOTAL INCLUIDA LA FINANCIACIN = 286.473,3 x 12 = MENOS VALOR A FINANCIAR = VALOR DE LA FINANCIACIN SIN INCLUIR IVA IVA DE LOS INTERESES DE FINANCIACIN (16%) TABLA DE AMORTIZACIN
No. Cuota 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Saldo Capital Amortizacin Capital Intereses (0,0216) Cuota Fija IVA por intereses Valor Cuota Mensual
TOTALES
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E.D.H. ESTUDIANTE DICE Y HACE

1. Relacione la columna de la izquierda con la derecha. a. Cartera Cuando se han agotado los recursos para su recuperacin y hay incidencia en el no pago. Es aquella transaccin en la que el comprador hace un pago inicial sobre el precio de compra, y luego cubre el saldo en cuotas peridicas. Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones. Es una forma de transaccin comercial basada en la confianza que se le otorga a una persona o empresa Comprende el conjunto de recursos y procesos encaminados a procurar el pago oportuno, segn las condiciones pactadas, en un tiempo razonable Cuando una deuda no es pagada en el plazo convenido Es el conjunto de documentos que amparan los activos financieros o las operaciones de financiamiento de la empresa hacia un tercero. Valor que se cobra adicionalmente a los estipulados en un principio para compensar un retraso en el pago o el incumplimiento de los compromisos Comprende la verificacin de los datos contenidos en la solicitud.
b. Cartera Centralizada
c. Crdito
d. Estudio de la Solicitud
e. Cobranza
f. Intereses de Mora
g. Cartera Vencida
h. Cartera Morosa
i. Ventas a Plazo
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P 2. La empresa vende mercanca a plazos por valor de $ 2.800.000 IVA incluido, el costo de ventas es de $ 1900.000. El cliente pag una cuota inicial de 400.000 y otorg una financiacin por el saldo a 12 meses a una tasa de inters del 26% anual, y una tasa de inters por mora del 24% anual. En la cuota No. 3 se paga mora de cinco (5) das, en la cuota No. 8 se paga mora de 12 das, y en la cuota No. 12 se cancela mora de 14 das. Contabilizar la factura y el pago de la cuota inicial. 3. CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER
CDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
SALDO A FINANCIAR: $ FACTOR = i (1+ i) n (1+ i) n -1 i= i= F = _______________
F = ________________ F= CUOTA FIJA = SALDO A FINANCIAR X FACTOR CUOTA FIJA = CUOTA FIJA = VALOR TOTAL INCLUIDA LA FINANCIACIN = 286.473,3 x 12 = MENOS VALOR A FINANCIAR =
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VALOR DE LA FINANCIACIN SIN INCLUIR IVA IVA DE LOS INTERESES DE FINANCIACIN (16%) TABLA DE AMORTIZACIN
No. Cuota 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Saldo Capital Amortizacin Capital Intereses (0,0216) Cuota Fija IVA por intereses Valor Cuota Mensual
TOTALES
TALLER DE APLICACIN PROYECTO DE SIMULACIN EMPRESARIAL 1. Identifique las funciones generales del departamento de cartera. 2. Identifique la estructura orgnica, incluyendo descripcin del cargo, funciones, coordinacin, supervisin, perfiles, entre otros. 3. Desarrolle plano del rea de Cartera. 4. Identifique polticas, documentos y requerimientos para otorgar crditos
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P 5. Defina principios de cobranza 6. Enumere acciones para la recuperacin de la Cartera Vencida 7. Contabilice ventas a crdito 8. Desarrolle tabla de amortizacin para un crdito otorgado por la empresa
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Provisin, castigo y recuperacin de cartera

UNIDAD 3 PROVISIN, CASTIGO Y RECUPERACIN DE CARTERA LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL Calcular la provisin, castigo y recuperacin de cartera, reconociendo el proceso de circularizacin y de auditora de cartera.
Unidad
INDICADORES DE LOGROS Reconoce los mtodos de provisin y los aplica adecuadamente. Contabiliza adecuadamente la provisin de cartera.
EVIDENCIAS DE Conocimiento Producto

3.1 CUENTAS DE DIFCIL COBRO Las cuentas de dudoso o difcil cobro tienen su origen en las ventas que se hacen a crdito y que en nuestro plan de cuentas se contabiliza en la cuenta 130505. Las empresas corren el riesgo que algunos clientes no paguen las deudas: del total de ventas realizadas a crdito, existe una alta probabilidad que algunas de ellas no puedan ser recuperadas. Aquellas cuentas que posiblemente no puedan ser cobradas, se clasifican como cuentas de dudoso o difcil cobro. Existen algunos criterios a tomar en cuenta para clasificar una deuda como de difcil cobro, entre los que se tiene el tiempo de vencimiento, los antecedentes del cliente, la situacin financiera del cliente, las garantas que se hayan exigido a la hora de entregar mercancas a crdito, entre otras. A las cuentas de difcil cobro, que hayan sido clasificadas como incobrables, debe procederse a realizrseles la respectiva provisin y llevarlas al gasto con el objetivo de reconocer financieramente su prdida.
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P Las cuentas de difcil cobro dependen mucho de la poltica y la gestin de cartera que haga la empresa. Una deficiente o inexistente poltica de cartera conlleva a que no se hagan los estudios adecuados ni se fijen los criterios y parmetros necesarios para las ventas a crdito, por lo que se aumenta el riesgo de entregar mercancas a un cliente que muy posiblemente no pagar. La empresa debe llevar las estadsticas sobre el comportamiento de sus clientes para poder anticipar el nivel de prdida de cuentas por cobrar para as mismo hacer sus proyecciones de ingresos e inclusive hacer estudios sobre fijacin de precios de venta, toda vez que lo que el cliente no pague, debe ser absorbido por los ingresos efectivamente recibidos por la empresa. El valor de las ventas a crdito no pagadas por los clientes constituye una prdida para la empresa que debe reconocerse en el resultado del ejercicio, por tanto se debe llevar como un gasto. 3.1.1 Mtodos de provisin. La legislacin tributaria colombiana ha considerado dos mtodos para el clculo de la provisin de cartera, los cuales estn contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artculos 74 y 75. Art. 74.- Como deduccin por concepto de provisin individual para deudas de dudoso o difcil cobro fjese como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con ms de un ao de vencida. a. Provisin general: Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causacin y cuyo sistema de operaciones originen regular y permanentemente crditos a su favor tendrn derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisin general para deudas de dudoso o difcil cobro, un porcentaje de la cartera vencida, as: El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el ltimo da del ejercicio gravable lleven ms de tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses. El diez por ciento (10%) para las deudas que en el ltimo da del ejercicio gravable lleven ms de seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) ao. El quince por ciento (15%) para las deudas que en el ltimo da del ejercicio gravable lleven ms de un (1) ao de vencidas. b. Provisin individual: Para determinar la provisin de cartera por ste mtodo, se toma el saldo que al final del ao o periodo en que se haga el clculo, y aquellas cuentas que tengan ms de un ao de vencimiento, se les aplica un 33% como provisin. Ejemplo: La cartera de NN S.A a 31 de diciembre de 2009 es de $120.000.000 y de esos $ 25.000.000 tienen ms de un ao de vencimiento, entonces: 25.000.000*33% = 8.250.000.
Mdulo Gua Cartera y Tesorera La contabilizacin de este valor es: Cuenta 519910 139905 Debito 8.250.000 Crdito 8.250.000
En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisin y el nuevo saldo es de 120.000.000 - 8.250.000 = 111.7500.000 a. Ejemplo: Provisin General Igual que en la provisin individual, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen: Entre 3 y 6 meses de vencidas Entre 6 y 12 meses de vencidas Ms de 12 meses de vencidas Supongamos que la empresa N.N S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida: Entre 3 y 6 meses Entre 6 y 12 meses Ms de 12 meses Entonces: 10.000.000* 5% 6.000.000*10% 4.000.000*15% Total provisin = = = = 500.000 600.000 600.000 1.700.000 $10.000.000 $ 6.000.000 $ 4.000.000
La contabilizacin es la misma que en la provisin individual.
3.2 CMO SE CASTIGA CARTERA Cuando se habla de castigar la cartera, en realidad se est hablando de provisin de cartera, que es el procedimiento contable y/o fiscal mediante el cual se reconoce en el gasto la cartera que se considera imposible de recuperar. Al hacer una venta a crdito que con el tiempo el cliente no paga, y la empresa razonablemente considera que nunca la pagar, se procede a castigar esa cartera contra el gasto, es decir, que esa prdida de la cartera se trata como un gasto para la empresa.
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P As las cosas, cada determinado tiempo la empresa hace un anlisis de su cartera, identifica y clasifica aquella cartera segn los tiempos de vencimiento, esto es, segn el tiempo que ha transcurrido desde cuando el cliente debi pagar. Para castigar la cartera, se recurren a dos mtodos reconocidos por la ley colombiana: 3.2.1 Provisin general y provisin individual. En la provisin general, por ejemplo, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:

Entre 3 y 6 meses de vencidas Entre 6 y 12 meses de vencidas Ms de 12 meses de vencidas
Supongamos ahora que la empresa tiene los siguientes valores de cartera vencida:

Entre 3 y 6 meses: Entre 6 y 12 meses: Ms de 12 meses:
$10.000.000 $ 6.000.000 $ 4.000.000
Entonces la provisin ser: 10.000.000 * 5% = 6.000.000 * 10% = 4.000.000 * 15% = Total provisin 500.000 600.000 600.000 1.700.000
El valor que se determine como provisin, es el que se lleva a un gasto, acreditando previamente la cuenta de clientes en el activo, puesto que esta cuenta se debe disminuir ya que el cliente no pagar. Si en la cuenta 130505 tenemos un saldo de $ 20.000.000 y aplicando la provisin general da un monto de $1.700.000 haremos la siguiente contabilizacin: Cuenta 519910 139905 Debito 1.700.000 Crdito 1.700.000
Aqu hemos castigado la cartera por $1.700.000, de modo que en la cuenta del activo slo quedar la suma de $18.300.000.
Mdulo Gua Cartera y Tesorera La contabilizacin de la provisin de cartera se hace mediante un dbito al gasto por provisin y un crdito a la cuenta provisin del activo. La provisin de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione, puesto que la provisin es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una cuenta o parte de ella; en consecuencia, la cuenta por cobrar se tiene que disminuir, pues no tiene objeto tener registrado un valor en la contabilidad que no ser posible cobrar. Es por eso que en el activo, la provisin se registra en el lado crdito de la cuenta. Pues bien, el registro contable de la provisin es el siguiente: Cuenta Debito Crdito 519910 100.000 139905 100.000 La contabilizacin de la provisin se realiza mediante una nota de contabilidad. La provisin de cartera se puede hacer mensual, semestral o anual.
3.3 CONTABILIZACIN DE LA CARTERA PROVISIONADA Cuando una cartera, despus de haber sido provisionada, se recupera, su contabilizacin tiene dos tratamientos, dependiendo del periodo en que fue realizada la provisin. Si la recuperacin de la cartera provisionada, corresponde a una cartera que se ha sido del mismo periodo o ao, simplemente se revierte el asiento inicial. Si la recuperacin de la cartera provisionada corresponde a un periodo o ao anterior, se debe contabilizar como un ingreso. Cuando se realiza una provisin, la contabilizacin es: Cuenta 519910 139905 Debito 1.000.000 Crdito 1.000.000
Supongamos ahora que en el mismo ao la empresa recupera $ 500.000 de la cartera provisionada. La contabilizacin de esa recuperacin ser: Cuenta 519910 139905 Debito 500.000 Crdito 500.000
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P La contabilizacin, por corresponder a una cartera provisionada un periodo diferente, se debe contabilizar de la siguiente manera: Cuenta 139905 425035 Debito 500.000 Crdito 500.000
En este caso, la recuperacin de cartera se convierte en ingreso, el cual debe ser declarado como gravado con el impuesto de renta.

1. a. Aquellas cuentas que posiblemente no puedan ser cobradas, se clasifican como: __________________________________
b. Procedimiento contable y/o fiscal mediante el cual se reconoce en el gasto la cartera que se considera imposible de recuperar____________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 2. Desarrolle la Provisin Individual para: La Cartera de la empresa ZZ S.A a 31 de diciembre de 2009 es de $85.500.000. De los cuales el 10% es mayor a un ao, el 15% mayor a dos aos y el 5% mayor a tres aos. Provisin:
Contabilizacin Cuenta Debito Crdito
3. Teniendo en cuenta el ejemplo anterior supongamos que la empresa ZZ S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida: Entre 3 y 6 meses $ 40 % Entre 6 y 12 meses $ 20 % Ms de 12 meses $ 10 % Contabilizacin Cuenta Debito Crdito

1. Desarrolle la Provisin Individual para la Cartera de la Empresa Su Camisa S.A. que a 31 de diciembre de 2009 es de $ 3.000.000 de los cuales 50.000 son mayores a un ao, el 150.000 mayores a dos aos y 25.000 mayores a tres aos.
Provisin:
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I n st i t u t o Co l o m b i an o d e A p r en d i zaj e I N CA P 2. Teniendo en cuenta el ejemplo anterior, supongamos que la empresa Su Camisa S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida: Entre 3 y 6 meses Entre 6 y 12 meses Ms de 12 meses $ 2.000.000 $ 700.000 $ 75.000
TALLER DE APLICACIN PROYECTO DE SIMULACIN EMPRESARIAL
1. Aprovisione y castigue cartera por el mtodo que considere adecuado 2. Contabilice la cartera aprovisionada 3. Desarrolle Conclusiones generales
BIBLIOGRAFA
Bibliografa
Rgimen Contable Colombiano. LEGIS COLOMBIA. Rgimen de Impuesto a la Renta. LEGIS COLOMBIA. Rgimen de Impuesto a las Ventas. LEGIS COLOMBIA. Estatuto tributario. CHONG, Esteban. Contabilidad Intermedia Tomo I: Estados financieros y cuentas del activo. Universidad del Pacfico, 1992. HARGADON Jr. Bernard J. y Armando Mnera Crdenas. Principios de Contabilidad. JIMNEZ, Flix. Macroeconoma, enfoques y Modelos. Tomo I. Normas internacionales de Contabilidad. Comit de las normas Internacionales de Contabilidad 1994. http://www.sic.gov.co/Normatividad/Indice%20tematico/ProteccionV.htm http://espanol.geocities.com/audiconsystem/ Disposiciones legales varias relacionadas con el activo fijo, reevaluacin y descripcin.
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