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Procedimiento para Evaluacin de Proveedores

1.

Resumen.
Establece los criterios de evaluacin y seleccin de proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin.

2. 3.

Responsabilidades
El Jefe de la Unidad de Logstica

Desarrollo.
3.1 Diagrama de Flujo.

I INICIO
Necesidad de nuevo proveedor p Identificar

R Responsables

Cuestionario de d solicitud Formulario Evaluacin E Informacin Proveedores P Registro de puntuacin inicial i

P Proveedores E Evaluar Proveedores N No O OK? S Si

T Tcnico Compras
BB.DD. Proveedores P Responsable Compras C

Elegir Proveedor y Comprar C

P Procedimiento
Formulario

Responsable Compras C Responsable Logstica L

R Realizar Seguimiento S Si O OK? N No P Proponer Acciones

E Evaluacin

Criterios de Seguimiento de d Proveedor

Formulario

E Evaluacin

Responsable Logstica L

3.2

Necesidades del proveedor

Buscar un nuevo proveedor en el caso de que la organizacin ellos. En el caso de que se requiera ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestin comercial o en el caso de la fabricacin de un nuevo producto. 3.3 Identificar proveedores no se encuentre satisfecha con los proveedores habituales y entregue la baja a uno de

El Tcnico de Compras identifica a los proveedores a travs de la bsqueda de informacin, y elabora una lista consultando las fuentes ms habituales:
prensa, radio y televisin, publicaciones especializadas, publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro, ferias y exposiciones comerciales, Pginas Amarillas, Internet, asociaciones empresariales, cmaras de comercio y bases de datos de organismos pblicos y privados, otras instituciones de nuestro sector

A travs de la lista de proveedores confeccionada, el Tcnico de Compras inicia el contacto directo solicitando la informacin que se desea obtener. Los

proveedores identificados deben responder claramente a los aspectos de calidad, seguridad medio ambiente, condiciones econmicas y otras condiciones mediante un cuestionario (vase Anexo I). Las frmulas para obtener esta informacin pueden ser a travs de correo, fax o e-mail. Se puede solicitar el envo de catlogos, muestras, llamada telefnica, visita de representantes comerciales o realizar visitas a la empresa proveedora.

3.4

Evaluar proveedores

El responsable de compras junto con el responsable de la Unidad solicitante evala y selecciona los proveedores identificados en funcin de su capacidad para suministrar productos/servicios de acuerdo con el Registro de puntuacin inicial de proveedores del Anexo II. Tambin definen si el producto suministrado debe ser considerado crtico o no. Los proveedores aceptados se identifican con un cdigo interno correlativo y se registran en la Base de Datos de Proveedores. 3.5 Elegir proveedor y comprar

Una vez identificado y evaluado el proveedor siguiendo los requisitos especificados por la organizacin, se selecciona y se formaliza un pedido. Cuando se formaliza un pedido se registra el cdigo de producto

comprado y la fecha del pedido en la Base de Datos de Proveedores. 3.6 Seguimiento de los proveedores

El Responsable de Logstica comprueba si la calidad del producto/servicio suministrado se mantiene a lo largo del tiempo mediante la recogida de incidencias y no conformidades producidas. Para el seguimiento se tienen en cuenta los informes de inspeccin de entrada y datos de retrasos de entrega, etc. Las actividades, responsables, y resultados del seguimiento realizado se registran en el Registro de evaluacin y seguimiento (vase Anexo III). Los proveedores de materias primas se evalan

mediante el sistema de puntuaciones que aparece en el formulario Seguimiento de proveedores de Materias Primas (vase Anexo IV). En base a la criticidad establecida el Responsable de Logstica junto con el Responsable del departamento solicitante definen las actividades de seguimiento a realizar: auditoras, inspecciones de entrada, etc.

3.7

Proponer acciones correctoras

Cuando el seguimiento realizado al proveedor detecta un incumplimiento de los requisitos establecidos, el

Responsable de Logstica propone la apertura de acciones correctoras al proveedor siguiendo lo establecido en el procedimiento de acciones correctoras y preventivas . Las acciones propuestas, plazos, fechas y resultados se registran en el Registro de Evaluacin y Seguimiento. El incumplimiento de las acciones correctoras puede causar una baja parcial del proveedor, creando la necesidad de un nuevo proveedor. Despus de tres bajas parciales se considerar la baja total y definitiva del proveedor, eliminndose ste de nuestra Base de Datos de Proveedores.

4.

Anexos

Anexo I: Cuestionario de solicitud informacin al proveedor. Anexo II: Registro de puntuacin inicial de proveedores. Anexo III: Evaluacin y Seguimiento de proveedores. Anexo IV: Seguimiento de proveedores de Materias Primas.

Anexo I: Cuestionario de solicitud de informacin al proveedor


Nombre proveedor: Domicilio: Persona de contacto: Email: Cargo: Fecha: Telfono:

a) Aspectos de Calidad 1. Certificado de Sistema de Gestin de la Calidad 2. Caractersticas Tcnicas 3. Plazos de garanta 4. Formacin del personal que acceder a nuestras instalaciones, en caso necesario. 5. Servicio post-venta y asistencia tcnica. b) Aspectos de Medio Ambiente 1. Certificado de Sistema de Gestin Medioambiental 2. Gestin de los embalajes/reciclaje 3. Impacto ambiental potencial del producto/servicio suministrado c) Aspectos de Seguridad y Prevencin de Riesgos 1. Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales 2. Fichas de seguridad del producto 3. Plan de seguridad/coordinacin de actividades d) Condiciones econmicas 1. Tarifa de precios 2. Descuento comercial 3. Rappels (descuentos por volumen de compra). 4. Forma y plazos de pago. 5. Precios de envases y embalajes. 6. Pago de partes y seguros. 7. Recargos por aplazamiento del pago. e) Otras condiciones 1. Periodo de validez de la oferta. 2. Causas de rescisin del contrato. 3. Circunstancias que pueden dar lugar a revisin en los precios. 4. Plazos de entrega. 5. Devolucin de mercanca no vendida.

Anexo II: Registro de puntuacin inicial de proveedores


Valorar cada uno de los aspectos con los siguientes valores: 0: No existente o valoracin muy mala respecto de otros proveedores. 1: En curso o en igualdad con otros proveedores 2: Existente, o muy bien valorado respecto de otros proveedores
0 Aspectos de Calidad Certificado de Sistema de Gestin de la Calidad Caractersticas tcnicas Plazo de Garanta Formacin Servicio post-venta y asistencia tcnica. Puntuacin total (mnimo para apto 6 puntos): Aspectos de Medio Ambiente Certificado de Sistema de Gestin Medioambiental Gestin de los embalajes/reciclaje Impacto ambiental potencial del producto/servicio suministrado Puntuacin total (mnimo para apto 4 puntos): Aspectos de Seguridad y Prevencin de Riesgos Sistema de Gestin de la Prevencin Riesgo Laboral Fichas de seguridad del producto Plan de seguridad/coordinacin de actividades Puntuacin total (mnimo para apto 4 puntos): Condiciones econmicas Tarifa de precios Descuento comercial Rappels (descuentos por volumen de compra) Forma y plazos de pago. Precios de envases y embalajes. Pago de partes y seguros. Recargos por aplazamiento del pago. Puntuacin 1 2

Puntuacin total (mnimo para apto 9 puntos): Otras condiciones Periodo de validez de la oferta. Causas de rescisin del contrato. Circunstancias que pueden dar lugar a revisin en los precios. Plazos de entrega. Devolucin de mercanca no vendida. Puntuacin total (mnimo para apto 6 puntos): Puntuacin global (mnimo para apto 30 puntos):

18.

19.

20.

Firma Responsable Compras

Firma Responsable solicitante

del

Dpto.

Fecha: Fecha:

Anexo III: Evaluacin y seguimiento del proveedor


Nombre empresa: Domicilio: Producto/servicio suministrado: Persona de contacto: Email: Inicial
Criterios de Evaluacin Documentacin recibida Aspectos de Calidad Aspectos Medioambientales Aspectos de Seguridad y Prevencin Riesgos Laborales Condiciones econmicas Otras condiciones Resultado global Observaciones Resultado Final Apto: Si No Apto: Si No Apto: Si No Apto: Si No Apto: Si No Apto: Si No Apto: Si No Si

C Criticidad: Telfono:

No N

Fecha: 00/00/2012 Responsable de Logstica: Seguimiento


Sistema Utilizado Fecha Responsable Resultado

Fecha: 00/00/2012 Responsable: No Conformidad


Acciones Propuestas Plazo Fecha Responsable A Resultado BP BT

A: Apto BP: Baja Parcial

BT: Baja Total

Fecha: 00/00/2012 Responsable: Observaciones: indicar en caso de baja parcial o baja total

___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________

Anexo IV: Seguimiento de proveedores de Materias Primas


Sistema de evaluacin de los criterios ms importantes: Se calcula en base a la cantidad de la mercadera o servicio defectuosos sobre el total de las compras en las ltimas tres ocasiones . Sistema de puntuacin 0 a 3.
CRITERIOS a) Especificaciones tcnicas PUNTUACIN 3: No se ha detectado ningn incumplimiento. 2: Incumplimiento entre 1 % y 2 % de los pedidos 1: Incumplimiento entre 3 % y 5 % de los pedidos. 0: Incumplimiento superior al 5 % de los pedidos. 3: Siempre cumple los plazos de las obras. 2: Incumple plazos entre 1 % y el 5 % de los pedidos. 1: Incumple plazos entre 6 %-10 % de los pedidos. 0: Incumple plazos superiores al 10% de los pedidos. 3: Siempre se adapta. 2: Slo se adapta en un 95 %-80 % de los casos. 1: Slo se adapta entre 79 % -50 % de los casos. 0: Se adapta en menos del 50 % de los casos.

b) Plazos establecidos

c) Adaptacin a las necesidades

Ficha de evaluacin: - Nombre de proveedor: - Resultado de la evaluacin:


CRITERIO PUNTUACIN (0-3) Cumplir especificaciones Plazos establecidos Flexibilidad Resultado de la evaluacin: PESO 50 % 30 % 20 % TOTAL RESULTADOS ANTERIORES

Proponer acciones correctoras o de mejora con un resultado por debajo de 1.5 Fecha: 00/00/2012 Responsable de Logstica