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RECURSOS INFORMTICOS - Mdulo 3 4.

1- COMPONENTES DE LA INTERFAZ DE EXCEL Las planillas de clculo pertenecen a la categora Software de Aplicacin y se pueden definir como una herramienta informtica que nos permite trabajar y operar en la computadora con datos alfanumricos distribuidos en filas (que se referencian mediante un nmero) y columnas (que se referencian a travs de una letra), conformando una celda, de manera que puedan ejecutarse diversas operaciones aritmticas de todo tipo de complejidad, y tambin grficos. Una hoja de clculo se encuentra compuesta por numerosas columnas y ms de un milln de filas. De forma predeterminada las filas van numeradas y las columnas se encuentran etiquetadas con letras que van de la A a la Z, para continuar con la secuencia, luego se combina la letra A con cada una de las otras letras y as en forma sucesiva. Las operaciones que nos permiten realizar la aplicacin, se realizan generalmente a travs de clculos entre las celdas (que son la interseccin de una fila y una columna), las que pueden ser referenciadas utilizando la letra de la columna y el nmero de la fila (ejemplo B2). Cada celda tiene una direccin nica, es necesario introducir las direcciones de las celdas en las frmulas para indicar a Excel lo que se quiere calcular, de lo contrario, si en la frmula se utilizan los valores numricos, al ser stos modificados los resultados no se actualizan; para que esto suceda se debe referenciar las celdas en las frmulas. La celda es un pequeo editor de texto y en ella se puede escribir un texto, insertar una imagen, un grfico, entre otros. La real potencia del producto se encuentra en el tratamiento de los datos, para la resolucin de distintos problemas que se presentan en las actividades personales y laborales. La planilla de clculos nos permite almacenar, organizar, consultar y ordenar gran cantidad de informacin segn distintos criterios, como as tambin realizar operaciones matemticas y estadsticas desde las ms simples a las ms complejas. A diferencia del documento de Word, la planilla de clculo se organiza como un libro, es decir que cuenta con distintas hojas; en la parte inferior de la pantalla pueden apreciarse tres solapas denominadas Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3; haciendo clic sobre cualquiera de estas solapas puede ingresarse a las mismas; los datos introducidos en una hoja no siempre tienen que tener relacin con las otras hojas; pero empleando funciones o frmulas pueden vincularse. Los nombres de estas hojas se pueden modificar, stas tambin se pueden eliminar, insertar, entre otras acciones. Si se va haciendo clic con el cursor, se observa que se van resaltando las celdas y es en estas donde se van a ir introduciendo los datos sucesivamente tras desplazarse de celda en celda pulsando la tecla Enter. Al iniciar Excel aparece la siguiente ventana:

Referencias: 1. Barra de herramientas de acceso rpido 3. Cinta de opciones organizadas en pestaas 6. Vistas de documento 7. Barra de estado 10. Solapas con nombre de cada hoja 2. Barra de ttulo 4. Barras de desplazamiento 8. Ficha Archivo 5. Zoom 9. rea de trabajo

11. Barra de Edicin o de frmulas

Rango El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe indicando: la primera celda del mismo y la ltima, separadas por dos puntos. Hay tres tipos de rangos: Rango Columna: es aquel que se conforma de la misma columna y distinta fila, por ejemplo: A6:A19. Rango Fila: difiere la columna y permanece constante la fila, por ejemplo: D3:F3. Rango Matricial: difieren las filas y las columnas, por ejemplo: D15:G28. Se utilizan las celdas extremos para identificarlo.

Edicin de datos - El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe indicando: la primera celda del mismo y la ltima, separadas por dos puntos. En una planilla de Excel bsicamente se pueden ingresar cuatro tipos de datos: Numricos (en todos los formatos permitidos). Alfanumricos: nmeros y letras (se utilizan en los rtulos de filas y columnas, ttulos, entre otros). Frmulas: son expresiones que se utilizan para realizar clculos, es el mismo usuario quien crea las mismas. Funciones: frmulas que han sido programadas previamente al momento de crear la aplicacin y ya vienen incorporadas en sta. El usuario slo debe indicar los argumentos o parmetros necesarios para que el Excel pueda calcular el resultado. Para ingresar datos debemos primero organizarlos, siempre conviene hacerlo por filas, por ejemplo, si hablamos de los sueldos de los empleados, pondremos toda la informacin referente a ste en una fila, como podra ser su Apellido y Nombre, Categora y Sueldo, a su vez, en las columnas pondremos siempre las mismas particularidades de todos los elementos de las filas, es decir, en las columnas introduciremos la informacin respectiva; por ejemplo, en la columna A, introduciremos el Apellido y Nombre de los empleados; en la columna B, la Categora que le corresponda a cada 2

empleado, detallado en la columna A, de manera que el Apellido y Nombre incluido en una fila de la columna A, tenga total correspondencia con la Categora introducido en la misma fila de la columna B y as sucesivamente, como se muestra en la siguiente imagen. Si en una columna los datos la sobrepasan, es decir que abarcan la celda contigua tambin, podremos hacer doble clic con el mouse, entre la letra que indica la columna donde estamos trabajando y la siguiente; y el ancho de la columna adoptar el tamao de la palabra u oracin ms larga de esa columna, o bien pisando y arrastrando con el mouse en la lnea que separa la columna (letra) con la siguiente y buscar el ancho deseado. Igual que para ajustar el ancho de la columna, podemos hacer lo mismo con la fila. 4.2 FORMATO La apariencia del texto que se escribe en Excel se puede modificar fcilmente. Dentro de la ficha Inicio se encuentran los grupos: Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar. Esta solapa nos permite acceder a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la presentacin de la informacin, como pueden ser los cambios de formato de carcter, alineaciones de datos en las celdas, formato de nmero, aplicacin de estilos, entre otras operaciones. 4.2.1 Fuente El grupo Fuente nos permite aplicar formato a los datos que se encuentran organizados en las celdas, las cuales han sido seleccionadas previamente. Uno de los cambios de formato ms comunes que puede hacer es el de tipo de la fuente que muestran los datos que se encuentran en las celdas. Una vez que se ha encontrado la fuente que se busca basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. Si se conoce el nombre no ser necesario que se busque la fuente en la lista, se puede escribir directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que se escribe, el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que se est buscando, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la que le interesa. Al hacer clic en la flecha de la esquina inferior derecha de cada panel de los grupos Fuente, Alineacin y Nmero se abre el mismo cuadro de dilogo, con la diferencia de la pestaa activa que muestra. 4.2.2. Alineacin - Permite indicar el tipo de alineacin horizontal y vertical de los datos que tiene almacenados cada celda, combinar celdas, ajustar, cambiar la orientacin e inclinacin del texto segn la cantidad de grados especificados. El comando Combinar y centrar une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamao y centra el contenido en la nueva celda. Para revertir esta situacin se debe desactivar la casilla de verificacin del comando Combinar celdas haciendo clic sobre la tilde que muestra el cuadrado. Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas. 4.2.3 Nmero Cuando hablamos de formato de nmeros nos referimos a como se ve un nmero en una celda de Excel. Al cambiar el formato de un nmero en una hoja de Excel, slo estamos cambiando lo forma en que Excel exhibe el nmero. El nmero en s mismo no cambia. Por ejemplo: All vimos que cuando vemos la fecha "9/05/2006" en una celda, Excel "ve" el nmero 38846 que es la cantidad de das transcurridos desde el 1/01/1900 hasta el 9/05/2006. 3

En la lista Categora, haga clic en el formato que desee usar y, a continuacin, ajuste la configuracin si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar un smbolo de moneda diferente, mostrar ms o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se muestran los nmeros negativos. En el siguiente ejemplo se observan dos datos de tipo Fecha en diferentes celdas, para calcular la duracin del contrato, es decir la cantidad de das existentes entre una y otra fecha, Excel debe convertir cada dato en formato nmero, como se observa en la segunda figura, y posteriormente realizar la resta de ambas cantidades.

4.2.4 Estilos En la pestaa Inicio encontramos estilos predefinidos listos para aplicarlos a nuestra tabla o celda, de modo que adquiera un aspecto elegante rpidamente. Formato condicional El formato condicional es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el anlisis de datos ya que nos permite aplicar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto hace posible aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.

Dar formato como tabla Esta opcin nos permite aplicar formato rpidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un estilo especfico. Estilos de celda Excel provee de estilos de celda predefinidos, los cuales se pueden utilizar para aplicar un formato a las celdas de manera rpida y conveniente. Tambin se puede definir y crear nuestros propios estilos de celda. Una vez que tiene ese estilo de celda que se aplicar continuamente a sus reportes, lo mejor es guardarlo para que se encuentre disponible en todo momento. Solamente se debe seleccionar la celda que contiene el formato adecuado y pulsar el botn desplegable Estilos de celda y seleccionar la opcin Nuevo estilo de celda. Se mostrar el cuadro de dilogo Estilo. 4.2.5 Celdas El grupo Celdas permite: Insertar: celdas, filas, columnas y hojas. Eliminar: celdas, filas, columnas y hojas. Aplicar formato a las celdas, como por ejemplo, alto de fila, ancho de columna, ocultar, proteger.

4.3 CREACIN DE FRMULAS Las frmulas son expresiones, creadas por el usuario, que se utilizan para realizar clculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se ha creado dicha frmula. En una frmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo. Las frmulas estn conformadas por: operadores de clculo, operandos: los operadores especifican el tipo de operacin o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritmticos, de comparacin, texto y de referencia. Los que se usan comnmente son los operadores aritmticos: +, -, * , /, ^ y %. referencias a las celdas (anteriormente se coment que no es conveniente trabajar con valores numricos directamente porque si stos se modifican los resultados en donde intervienen los mismos no se actualizan automticamente). y con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe colocar como primer carcter el signo igual (el signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula). Si directamente escribimos la frmula omitiendo el signo, el Excel considera que se ha ingresado un dato de tipo alfanumrico, por consiguiente muestra el mismo en forma literal como una cadena de caracteres, es decir, no realiza el clculo. Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado (la multiplicacin * tiene mayor prioridad, es decir, se calcula en primer lugar, que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 10, la celda A4 contiene el valor numrico 5, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir 25 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula. El contenido de las celdas que utilizamos en las operaciones de las frmulas debe ser numrico; si por equivocacin incluimos en la frmula una celda que contenga un texto, puede darnos error. El error se muestra de la siguiente forma: #VALOR! y significa, como ya mencionamos, que hay un texto en la celda que queremos efectuar una operacin matemtica. La celda donde nos posicionamos para efectuar el clculo nunca debe estar incluida dentro de la frmula. Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Ejemplos de errores al momento de crear una frmula:
#### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una # hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan.

Utilizacin de parntesis - Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe escribir entre parntesis la parte de la frmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, 5

de tal forma que sta se procese o calcule antes que las dems. Los parntesis se deben colocar por pares, es decir, un parntesis que abre y otro parntesis que cierra. Por ejemplo, la siguiente frmula: =10+7*5 Produce como resultado 45 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 7 por 5 y luego suma 10 al resultado. Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de evaluacin, la frmula se puede escribir como: =(10+7)*5 En este caso Excel sumar 10 ms 7 y luego multiplica el resultado por 5, con lo que se obtiene 85. En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 ms el valor constante 30, y despus divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas G5, G6 y G7. =(B4+30)/SUMA(G5:G7) Clculo de porcentajes - Para calcular un porcentaje, la forma ms conveniente de hacerlo es colocar el mismo en una celda con formato porcentual, posteriormente, en la frmula se debe multiplicar la celda en donde se encuentra el porcentaje y la celda en donde se encuentra la cantidad sobre la cual se desea obtener el mismo. 4.3.1 Referencias relativas y absolutas Referencias relativas. Una referencia relativa de celda en una frmula, siempre conserva la posicin relativa entre la celda que contiene la frmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la frmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas. Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las frmula que se crea en la celda destino se ajusta automticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la frmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automticamente la frmula obtenindose en la celda B3 la nueva frmula como =A2. Frmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3 Ejemplo prctico: en este ejemplo cada empleado cobra un premio distinto y se ha cargado respectivamente en una columna en la fila cada uno. - Referencias absolutas (tambin se la denomina celda fija o congelada). Una referencia absoluta de celda en una frmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila especfica. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no vara. De forma predeterminada cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del nmero de fila de la celda, por ejemplo $A$1. Si una frmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la frmula es la misma en ambas celdas. Frmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3. Ejemplo prctico: en este ejemplo el premio ya se ha cargado en una celda y es para todos los empleados el mismo valor. - Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si 6

se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa se modifica automticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva frmula que contendr la celda C3 es entonces =B$1. Frmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3. 4.4 INSERCIN DE OBJETOS En la ficha Insertar se encuentran los siguientes grupos: Tablas, Ilustraciones, Grficos, Minigrficos, Filtro, Vnculos, Texto y Smbolos. 4.4.1 Funciones Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan clculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera: =Funcin( ) En donde: = significa que la celda contendr una frmula a travs de una funcin Funcin es la expresin genrica de cualquier funcin de Excel ( ) se denomina argumento. Cabe aclarar que si en el argumento de cualquier funcin se observa : (dos puntos), este se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5), suma todos los nmeros comprendidos entre A1 y B5. Si dentro del argumento las celdas estn separadas por ; (punto y coma) la funcin se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento, es decir que se encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo =suma(A1;B5) realiza la suma entre la celda A1 y B5, que es igual a hacer =A1+B5. Estructura de las funciones incluidas en Excel: =Nombre de la funcin(argumento 1;argumento 2;;argumento n) - Nombre de funcin. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre nico que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabticos, por ejemplo la funcin PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o ms puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la funcin CONTAR.SI. - Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser nmeros, referencias de celda, texto entre comillas, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una funcin es definido por la funcin misma, y cada uno de estos argumentos deber ser un valor vlido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la funcin. Algunas funciones no necesitan argumentos como la funcin HOY( ). Ntese que a pesar de no tener argumentos esta funcin, es obligatorio colocarle tanto el parntesis de apertura como el de cierre.
La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por punto y coma y un parntesis de cierre.

Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botn para insertar una funcin en la barra de frmulas, si est activa esta barra de frmulas; o se abre el men Frmula y a continuacin se selecciona la opcin Insertar Funcin. Se selecciona la categora en la lista desplegable y luego se selecciona la funcin que se necesite.

En la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de Funciones, se pueden visualizar las categoras de las mismas representadas con conos que hacen referencia a cada una. En cada uno de ellos se puede desplegar una lista en donde se puede seleccionar la funcin que se est necesitando emplear. Para calcular el Total a Abonar se puede utilizar una frmula o una funcin. En primer lugar se utilizar una frmula para obtener el resultado que se est buscando. Ahora se utilizar la funcin SUMA: Como se pudo observar, por ambos caminos se lleg al mismo resultado, pero en este caso resulta conveniente utilizar la funcin porque en la frmula se deben detallar cada una de las celdas. Paleta de funciones: Cuando inserte una funcin, la Paleta de frmulas le servir de ayuda, la misma muestra el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.

Explicacin y sintaxis de las funciones que se van a utilizar en la materia SUMA: Suma todos los nmeros de un rango. Sintaxis: SUMA(nmero1;nmero2; ...) Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener. Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores. Ejemplos Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50: SUMA(A2:C2) es igual a 50 PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...) Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones - Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. Sugerencia. Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificacin Valores cero de la ficha Ver comando Opciones del men Herramientas. Las celdas vacas no se cuentan pero s los valores cero. 8

Ejemplos Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2: PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11 PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a 11. MIN: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN(nmero1;nmero2; ...) Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos desea encontrar. Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones textuales de nmeros. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a nmeros, causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lgicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la funcin MINA. Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0. Ejemplos Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2: MIN(A1:A5) es igual a 2 MIN(A1:A5;0) es igual a 0 MAX: Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(nmero1;nmero2; ...) Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea encontrar el valor mximo. Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones de nmeros en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a nmeros causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, se usarn slo los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarn por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lgicos y el texto. Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0. Ejemplos Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces: MAX(A1:A5) es igual a 27 MAX(A1:A5;30) es igual a 30 CONTARA: Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis CONTARA(valor1;valor2; ...) Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lgicos, texto, o valores de error, use la funcin COUNT. Ejemplos CONTARA(A1:A7) es igual a 6 CONTARA(A4:A7) es igual a 4 CONTAR: Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros en la lista de argumentos. Use CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros. Sintaxis CONTAR(ref1;ref2; ...) Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.

Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de nmeros se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a nmeros se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se cuentan los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia. Utilice la funcin CONTARA si necesita contar valores lgicos, texto o valores de error. Calcular un valor basado en una condicin. Una frmula de Microsoft Excel realiza clculos con valores de la hoja de clculo. Normalmente, las frmulas realizan clculos con todos los valores de un rango determinado. Sin embargo, qu sucede si desea que Excel cambie la frmula si una determinada condicin es cierta o si desea incluir en el clculo slo los valores que cumplan determinadas condiciones? Por ejemplo, es posible que desee hacer un seguimiento de los pedidos hechos por los vendedores y despus resumir las ventas de cada vendedor sin volver a organizar los datos. O tal vez desee determinar la cantidad de bonificacin por cada venta, basada en la cantidad total facturada. Cuando desee que las frmulas realicen pruebas condicionales, puede utilizar frmulas condicionales en Excel. Excel incluye tres funciones de hoja de clculo que calculan resultados basados en condiciones. Para contar el nmero de veces que un valor especfico aparece en un rango de celdas, utilice la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular una cantidad total basada en una sola condicin, utilice la funcin de hoja de clculo SUMAR.SI. Para devolver un valor de dos, por ejemplo el porcentaje de bonificacin, utilice la funcin de hoja de clculo SI. Funciones de hoja de clculo y CONTAR.SI y SUMAR.SI - Imagine que desea crear un resumen que muestre, para cada vendedor, el nmero total de pedidos hechos y la cantidad total facturada durante un perodo determinado. Para contar el nmero de pedidos hecho, utilice la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular la cantidad total facturada, utilice la funcin de hoja de clculo SUMAR.SI. CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado En este ejemplo, la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI cuenta el nmero de pedidos hechos por cada vendedor. La funcin CONTAR.SI tiene dos argumentos: el rango que debe comprobarse y el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio). Sintaxis =CONTAR.SI(rango;criterio) Para Buchanan, la funcin (de la celda B32) tiene esta forma: =CONTAR.SI(A2:A26;A32) - La funcin cuenta el nmero de veces que el nombre de la celda A32 (el argumento criterio) aparece en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento rango). Rango: es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas". Ejemplos Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas" respectivamente. CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2 Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente. CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2 SUMAR.SI: Busca un valor dentro de un rango y despus suma todos los valores correspondientes en otro rango En este ejemplo, la funcin de hoja de clculo SUMAR.SI calcula la cantidad total facturada por cada vendedor. La funcin de hoja de clculo SUMAR.SI. tiene tres argumentos: el rango que debe comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio) y el rango que contiene los valores que deben sumarse. 10

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Para Buchanan, la funcin (de la celda C32) tiene esta forma: =SUMAR.SI(A2:A26;A32;B2:B26) La frmula busca el texto de la celda A32 (el argumento criterio) en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y despus suma las cantidades correspondientes de la columna Total factura (B2:B26 el argumento rango_suma). * Funcin de hoja de clculo SI SI: La funcin de hoja de clculo SI comprueba (valida) una condicin que ha de ser verdadera o falsa. Si la condicin es verdadera, la funcin devuelve un valor y, si es falsa, devuelve otro valor. Imagine que la organizacin determina las bonificaciones por venta en una escala variable que otorga un 10 o un 15 por ciento segn la cantidad facturada. Para determinar cul de los dos valores usar, basndose en una condicin que puede ser verdadera o falsa, utilice la funcin de hoja de clculo SI. La funcin de hoja de clculo SI devuelve una bonificacin del 10% o del 15% segn la cantidad facturada. Esta funcin tiene tres argumentos: la condicin que se desea comprobar, el valor que se devolver si la condicin es verdadera y el valor que se devolver si la condicin es falsa. =SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Para la facturacin de 8.000 de Suyama, la funcin (de la celda C4) tiene esta forma: =SI(B4<10000;10%;15%) Si la cantidad facturada es inferior a 10.000 $ (el argumento prueba_lgica), la bonificacin ser del 10 por ciento (el argumento valor_si_verdadero). Si la cantidad facturada son 10.000 $ o ms, la bonificacin ser del 15 por ciento (el argumento valor _si_falso). Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Prueba_ lgica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar operador de comparacin. cualquier

Operadores de comparacin: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lgico, bien VERDADERO bien FALSO

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y 11

valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula. Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Ejemplos En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una frmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la frmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente funcin mostrar "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido". SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lgica ser VERDADERO y se calcular el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lgica ser FALSO y se devolver una cadena de texto vaca ("") que borrar el contenido de la celda que contenga la funcin SI. SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"") Supongamos que una hoja de clculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos perodos: 900 $; 900 $; 925 $. Con las siguientes frmulas puede escribir una frmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto: SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido" SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar" Supongamos que desea calcular diferentes porcentajes de descuento segn la categora a la que pertenece el empleado: Se podra utilizar la siguiente funcin anidada SI: =SI(B2="A";C2*$B$8;SI(B2="B";C2*$B$9;C2*$B$10)) Como se observa, la segunda funcin SI representa tambin el argumento valor_si_falso de la primera instruccin SI. 4.4.2 Tablas Dentro del grupo Tablas, el Excel nos da la posibilidad de insertar: tablas y tablas dinmicas. Nos permite insertar tablas para administrar y analizar datos relacionados. Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja ms fcilmente, tambin conocidas como tablas pivote son una herramienta para el anlisis de datos dentro de una base de datos o tabla de datos. Su ventaja y funcionalidad radica en la capacidad de concentrar los datos de los campos de inters de la base de datos y realizar diferentes operaciones de agrupacin y ordenacin con ellos. Las tablas dinmicas nos permiten resumir los datos e insertar un grfico dinmico, las mismas consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen. 4.4.3 Ilustraciones Dentro del grupo Ilustraciones se encuentran las herramientas Imagen, Imgenes prediseadas, Formas, SmartArt, Grfico y Captura. 12

Imagen Para insertar una imagen que se encuentre guardada en nuestro disco se debe hacer clic en el icono Imagen de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Insertar. Si se inserta la imagen desde un archivo, en la parte inferior derecha del cuadro de dilogo en el que la seleccionamos, si elegimos Insertar sta se guardar en el mismo archivo de documento. Seleccionando Vincular al archivo Excel 2010 abrir la imagen desde donde se le ha indicado que se encuentra: esto puede ser problemtico en caso de que la movamos a otra carpeta o borremos, pero la ventaja ser que nuestro documento no ocupar tanto espacio. Si seleccionamos Insertar y vincular se guardar la imagen en el documento y a la vez se crea un vnculo al archivo de la misma: si sta se borra o renombra se usar la incrustada en la planilla. Tambin se puede insertarla de entre las Imgenes prediseadas que vienen con Microsoft Office. Formas Para insertar una Forma se debe hacer clic en el icono Formas de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Insertar: se selecciona la que se desea, se hace clic en la pgina y se arrastra el ratn hasta darle el tamao deseado para despus soltar el botn. Para modificar la Forma hacemos clic con el botn derecho sobre ella y seleccionamos Formato de forma o Ms opciones de diseo. SmartArt Un elemento grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de forma fcil y rpida eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente de forma grfica. Al crear un elemento grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento grfico SmartArt, como Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin. Cada tipo de elemento grfico SmartArt contiene varios diseos diferentes. Una vez elegido el diseo, es muy fcil cambiar el diseo o tipo de elemento grfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del contenido, as como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se transfieren automticamente al nuevo diseo. A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el elemento grfico SmartArt se actualiza automticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan segn sea necesario. Tambin puede agregar y quitar formas en un elemento grfico SmartArt para ajustar la estructura del diseo. Por ejemplo, aunque el diseo Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser que su proceso solo necesite dos o quizs cinco. A medida que agrega o quita formas y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualizan automticamente y se mantiene el diseo y el borde original del diseo del elemento grfico SmartArt. 4.4.4 Grficos Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo, tiene como objetivo facilitar su interpretacin visualizando la informacin en forma ms rpida y sencilla. A menudo un grfico dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, se puede optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Elegir el tipo de grfico adecuado para mostrar la informacin es de suma importancia. Cada tipo de grfico desplegar la informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar la interpretacin correcta a los datos. Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel: Grficos de columna. Un grfico de columnas muestra los valores y los grupos de series como conjuntos de columnas verticales agrupadas por categora. Los valores se representan por el alto de las columnas con relacin al eje Y. Las etiquetas de las categoras aparecen en el eje X. Los 13

grficos de columnas suelen utilizarse para comparar valores de categoras. Hay tres tipos de grficos de columnas: de columna, de columna apilada y de columna 100% apilada. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos de barra, donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras aparecen en el eje vertical. Grficos de lnea Los grficos de lneas muestran una serie como un conjunto de puntos conectados mediante una lnea. Los valores se representan por el alto de los puntos con relacin al eje Y. Las etiquetas de las categoras se presentan en el eje X. Los grficos de lneas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo. Existen dos tipos de grficos de lneas: de lneas y de lneas suavizadas. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades de cambio como lo hacen los grficos de rea. Grficos circulares Los grficos circulares muestran los datos de los valores en formato de porcentajes de un total. Las categoras se representan mediante sectores individuales. El tamao del sector viene determinado por el valor. Los grficos circulares suelen utilizarse para mostrar porcentajes. Existen dos tipos de grficos circulares: circulares y circulares seccionados. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total. Grficos de Barra Los grficos de barras muestran las series como conjuntos de barras horizontales agrupadas por categora. Los valores se representan por la longitud de las barras con relacin al eje X. Las etiquetas de las categoras se presentan en el eje Y. Los grficos de barras suelen utilizarse para comparar valores de categoras. Existen tres tipos de grficos de barras: de barras, de barras apiladas y de barras 100% apiladas. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y pirmides. Grficos de rea Los grficos de reas muestran las series como un conjunto de puntos conectados por una lnea, con un rea rellenada por debajo de la lnea. Los valores se representan por el alto de los puntos con relacin al eje Y. Las etiquetas de las categoras aparecen en el eje X. Los grficos de reas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo. Existen tres tipos de grficos de reas: de reas, de reas apiladas y de reas 100% apiladas. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un grfico de lnea. Grficos XY (Dispersin) Los grficos XY o de dispersin muestran las series como un conjunto de puntos. Los valores se representan por la posicin de los puntos en el espacio del grfico. Las categoras, por su parte, por diferentes puntos del grfico. Los grficos de dispersin suelen utilizarse para comparar valores distintos de las categoras. Hay tres tipos de grficos de dispersin: XY de dispersin, de dispersin con puntos de datos conectados por lneas y de dispersin con puntos de datos conectados por lneas suavizadas. Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores. Grficos de burbujas Los grficos de burbujas muestran las series como un conjunto de smbolos. Los valores se representan por la posicin del punto en el espacio del grfico y el tamao del smbolo. Las categoras, por su parte, por diferentes smbolos en el grfico. Slo existe un tipo de grfico de burbujas. 14

Grficos de Anillos Los grficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de porcentajes de un total. Las categoras se representan mediante sectores individuales. Los grficos de anillos suelen utilizarse para mostrar porcentajes. Son idnticos en cuanto a funciones a los grficos circulares. Existen dos tipos de grficos de anillos: de anillos y de anillos seccionados. 4.4.5 Vnculos El grupo Vnculos nos permite crear un hipervnculo o enlace a un archivo, a una direccin de correo electrnico, a una direccin WEB, aun programa, entre otras opciones. 4.4.6 Texto El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en Word Art, encabezado y pie de pgina, objetos, entre otras opciones. La posibilidad de insertar un cuadro de texto, es til por ejemplo cuando se est dibujando en Excel y se desea agregar un texto en algn lugar del dibujo o cerca del mismo, ya que si desea hacerlo con el cursor de Excel de la manera corriente, se complica porque el rea del dibujo no permite el ingreso para escribir. Los cuadros de texto suelen ser rectangulares, generalmente tienen un fondo blanco y estn vacos de texto, para que el usuario pueda escribir en stos. La herramienta Word Art nos permite insertar objetos independientes de texto con formatos decorativos preestablecidos, los cuales pueden ser modificados por el usuario. La opcin Insertar un Objeto nos permite colocar cualquier elemento como archivo de texto, audio, imagen, etc. El hecho de insertar un objeto vinculado implica que el mismo se modificar en el archivo destino cada vez que sufra alguna modificacin en su archivo origen. 4.5 EDICIN DE DATOS En este punto del programa se va a considerar la expresin: edicin de datos como aquella que integra las operaciones de ordenamiento, filtrado y clculo de subtotal sobre una lista de datos estructurada dentro de una planilla de clculo. Las herramientas que permiten realizar estas acciones se encuentran dentro de la ficha Datos de la Cinta de opciones. Una lista de datos en Excel se define como un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la fila superior contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada y cada columna un campo. Las listas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. 4.5.1 Ordenamiento por columnas y niveles Cuando disponemos de un listado compuesto por muchos registros, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua que debe establecerse. Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que se necesite ordenar y, desde la pestaa Datos, se debe hacer clic en los botones de la seccin Ordenar y filtrar, se puede dar la orden de ordenar en forma o descendente o ascendente respectivamente. El botn Ordenar nos permite ordenar por ms de un criterio de ordenacin. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar. - En el desplegable Ordenar por se debe elegir la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrar. Si no, mostrar los nombres de columna (columna A, columna B, ...). - Luego se debe indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono. - Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, mircoles... Cuando se ha completado un criterio, se puede incluir otro pulsando Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que se puede ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por apellido. 15

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente. Slo si algn dato, perteneciente a la columna que se eligi como primer criterio para ordenar, se repite, el Excel tendr en cuenta el segundo criterio, y, slo si se repiten a la vez los datos del primer y segundo criterio elegido, el Excel considerar el tercer criterio de ordenacin 4.5.2 Utilizacin de filtros Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro) que se haya especificado para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: Autofiltro: que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado: para criterios ms complejos A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite al usuario modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Para activar la herramienta Filtro conviene estar posicionado en alguna celda que compone el listado, de esta forma, el Excel coloca al lado de cada nombre de campo una flecha que permite desplegar una lista. Por ejemplo, si de acuerdo a este listado de empleados se desea visualizar slo aquellos que trabajen en el sector Ventas, se debe hacer lo siguiente: As muestra el Excel el listado una vez que se ha aplicado el Filtro. Como la herramienta Filtro va a cumulando los resultados, si ahora se activa un filtro en otra columna, el Excel slo tiene en cuenta estos tres registros. Por ejemplo, si slo se desea visualizar de estos tres registros cules empleados cobran un Aguinaldo menor a $1.000, se debe hacer lo siguiente: La siguiente sera la planilla resultante al aplicar los dos filtros: Para volver al listado original se debe hacer clic nuevamente en la herramienta Filtro de la Cinta de Opciones. 4.5.3 Clculo de Subtotal La funcin Subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la informacin que disponemos en nuestra hoja de clculo. En la siguiente ventana se visualiza el ejercicio que se va a utilizar para explicar la herramienta. Lo primero que se debe realizar es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos cada corte de subtotal, por ejemplo en el ejercicio que se va a resolver podra ser la carrera. Una vez ordenado el listado por este campo, lo que se debe hacer es seleccionar todas las celdas que formen al listado o bien posicionarse en alguna de ellas. Al estar seleccionados los datos, dentro de la pestaa Datos se debe presionar el botn Subtotal, aparecer un cuadro de dilogo como el siguiente: Como lo que se est buscando es que se muestre la cantidad de pasantes por carrera, se debe indicar que cada vez que cambie la carrera el Excel utilice la funcin Cuenta y muestre la cantidad obtenida en la columna Carrera. Para poder realizar la actividad nro. 1 del ejercicio se debe elegir las opciones que se observan dentro del cuadro de dilogo Como resultado se observa que en nuestra hoja de clculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1 al 3 del lado derecho de la hoja, esto es porque ha agrupado las informacin de nuestro archivo en 16

3 niveles, una (la nmero 1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la nmero2 es por Carrera y por ltimo, la nmero 3 que nos muestra todos los datos que tenemos. Al hacer clic en el cuadrito marcado con el nmero 2 podemos ver que se ocultan las lneas con datos y nos quedan slo las de subtotales, es decir, la cuenta por Carrera: De igual manera se puede hacer clic en el nmero 1 y se visualizar slo la Cuenta general. Para volver al listado original se debe hacer clic en el botn Quitar todos. 4.5 VNCULO DE HOJAS Visualizando la pantalla, se vuelve a reconocer que las planillas de clculos estn compuestas por varias hojas, con slo hacer clic en una de las solapas que muestra el nombre de cada hoja, automticamente se abre, sin perder los datos de la hoja que estaba trabajando. Tenga en cuenta que cuando grabamos el libro, guardamos el contenido de todas las hojas. Si quisiramos trabajar en la hoja 2, con parte de la informacin que se encuentra en la hoja 1, para realizar nuevos clculos procederemos a su copiado: existen dos formas de hacerlo: Una es copiar y posterior pegado, para esto simplemente pintamos los datos que queremos copiar; sin desmarcarlos, vamos al men Editar y seleccionamos Copiar; hacemos clic en la hoja 2 y sobre la celda en que queremos copiar los datos, procedemos a seleccionar el men Editar y seleccionamos la opcin Pegar. Este pegado tiene la limitacin que cuando cambiamos algn dato en la hoja 1, no se cambia en la hoja 2. Otra forma es la que se denomina copiado dinmico y se realiza mediante frmula. La misma nos permite que, al cambiar un dato de los copiados en la hoja 1, automticamente se cambia en la hoja 2. La frmula por utilizar deber estar compuesta por el signo igual, el nombre de la hoja de donde provienen los datos que queremos copiar, el signo de admiracin de cierre y la celda donde est el dato, como por ejemplo =Hoja1!A14. Esto que se acaba de explicar se denomina Vincular hojas. Ejercicio Prctico: en el siguiente listado se debe calcular el Aguinaldo y el Aporte correspondiente a cada empleado, dicho listado se encuentra en la hoja Empleados del archivo. Se debe tener en cuenta que los porcentajes correspondientes a ambos conceptos se encuentran en la hoja Porcentajes. 4.7 CONFIGURACIN DE PGINA Si se necesita cambiar los mrgenes, tamao de papel, etc. del documento con el que se va a trabajar, podemos hacerlo desde la pestaa Diseo de pgina de la cinta de opciones. En la ficha Diseo de Pgina usted podr acceder a los grupos: Temas, Configuracin de pgina, Fondo de pgina, Prrafo y Organizar. Temas Un tema nos permite aplicar distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que componen la planilla. En un tema, por ejemplo, se define que todos los ttulos sern de un determinado color, con un determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos aplicarn formato por completo con un solo clic. Si dentro de los temas propuestos no hay ninguno que se ajuste a su gusto, el Excel permite crear temas personalizados. La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay junto al botn Temas. El grupo Configuracin de Pgina permite indicar los parmetros relacionados con la hoja de trabajo en general de la planilla. En el mismo la aplicacin permite: Modificar los mrgenes: Se puede definir a los mrgenes como el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una pgina. Al cambiar los mrgenes de pgina de una planilla, cambia el lugar donde el texto y los grficos aparecen en cada pgina. Indicar la orientacin de las hojas que componen la planilla. 17

Se puede elegir entre orientacin vertical u horizontal para todo el documento o parte del mismo. Cuando se cambia la orientacin, tambin cambian las galeras de pginas y de portadas prediseadas para proporcionar las pginas que tienen la orientacin elegida. Tamao de Papel: medida de la hoja que se va a utilizar para imprimir).

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