Decreto Reglamento Archivo

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DECRETO No. 114 24 DE SEPTIEMBRE DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS DEL MUNICIPIO DE LA APARTADA CORDOBA
El Alcalde Municipal en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, el artculo 3 de la Ley 80 de 1989 y el artculo 5 y el Titulo IX de la Ley 594 de 2000, y el Acuerdo 024 de 2008 y dems normas que refieren la materia y CONSIDERANDO a. b. c. Que mediante el Decreto 133 de 2009 por el cual se cre el Archivo General en el Municipio de La APARTADA CORDOBA. Que mediante el Decreto 132 de 2009, se cre el Consejo Municipal de Archivos del Municipio de La APARTADA CORDOBA. Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precepta: fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva. Que el numeral d) del citado artculo estipula que es funcin del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos.... Que el artculo 3 del Decreto 1777 de 1990, seala los objetivos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral a) manifiesta: Velar por la conservacin, incremento y difusin del patrimonio documental de la Nacin mediante la planeacin y la formulacin de la poltica archivstica a nivel Nacional.... Que el artculo cuarto del Decreto Ibidem, precisa las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral h) indica: Regular y racionalizar la produccin, gestin y administracin de los archivos de la Administracin Publica. Que conforme a la ley 594 de 2000, artculo 11, el Estado est obligado a la creacin,organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principiosde procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividadarchivstica. MI PROPSITO ES SERVIR
Palacio Municipal Carrera 7 N 20 - 21 Barrio Alfonso Paz TEL. (4) 7742455 @lapartadaalcald Alcalda la apartada e-mail: alcaldia@laapartada-cordoba.gov.co
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alcaldialaapartada@gmail.com alcaldialaapartada2012@hotmail.com
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 h. Que el presente reglamento tiene como objeto asegurar la organizacin y funcionamiento del Archivo General del Municipio de La Apartada con el fin de preservar el patrimonio documental de la institucin. i. Que es necesario normalizar y racionalizar la produccin documental del Municipio de la Apartada, desde su inicio hasta su etapa final. j. Que por Acuerdo N 047 del 5 de mayo de 2000,por el cual se desarrolla el artculo 43del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del Archivo General de la Nacin, del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservacin. k. Que es funcin del Alcalde Municipal expedir las normas sobre funciones y requisitos de los procedimientos administrativos. l. Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990 se plantea la elaboracin e implementacin de un documento que Riga los principios archivsticos en el municipio de La APARTADA CORDOBA. m. Que por lo anteriormente expuesto, el Alcalde Municipal
DECRETA CAPITULO I PRINCIPIOS GENERALES ARTICULO 1o. Expedir el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivstico de la Administracin Municipal. ARTICULO 2o. OBJETO. El presente Reglamento tiene por objeto suministrar, implementar y aplicar las pautas y principios que regulan la funcin archivstica en el Municipio de La APARTADA CORDOBA. ARTICULO 3o. PATRIMONIO DOCUMENTAL: El patrimonio documental del Municipio est constituido por el conjunto de documentos generados, recibidos en cualquier poca por cualquiera de sus dependencias administrativas y por las personas naturales al servicio del Municipio, en el ejercicio de sus funciones. ARTICULO 4o. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS. Los archivos son importantes para la Administracin Municipal, en esencia la Cultura, Historia y patrimonio, ya que los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos hacen parte potencial del patrimonio cultural y de la identidad municipal. ARTICULO 5o. ALCANCE: El Archivo General del Municipio comprende el conjunto de todos archivos de gestin, intermedio e histrico de la institucin. Teniendo en MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a travs de las siguientes fases: a) Archivos de gestin o de las oficinas productoras de documentos, Se entiende como Archivo de Gestin, el sistema de conservacin de la documentacin recibida y producida por cada dependencia del Municipio, la cual se encuentra en trmite sujeta a constante utilizacin y consulta, en el proceso de recepcin, produccin, distribucin, identificacin, clasificacin y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia. b) Archivos centrales o intermedios, Es en el cual, se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin del Municipio, de acuerdo a los tiempos dados en aos segn la Tabla de Retencin, y son objeto de consulta porlas propias oficinas y los particulares en general. c) Archivos permanentes o histricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio la documentacin que, por decisin del respectivo Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigacin, la ciencia y la cultura. ARTICULO 6o. SOPORTES: El reglamento abarca todos los soportes de expresin, es decir, el documento convencional, papel, el grfico, sonoro y el informtico. ARTICULO 7o. CATEGORIZACIN DE ARCHIVOS OFICIALES. Los archivos de carcter oficial, de acuerdo con la documentacin que conservan, se tipifican en las siguientes categoras: a) Archivo General de la Nacin. Est integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciban en custodia. b) Archivos del Orden Nacional. Estn integrados por los fondos documentales procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban en custodia. c) Archivos del Orden Departamental. Estn integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia. d) Archivos del Orden Municipal. Estn integrados por fondos documentales producidos por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia. e) Archivos del Orden Distrital. Estn integrados por fondos documentales de los organismos de la Administracin Distrital y aquellos que reciban en custodia.
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REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ARTICULO 8o. CAMPO DE APLICACIN. El presente reglamento se aplicara en todos los archivos oficiales del orden municipal, incluyendo entidades territoriales y descentralizadas, si existen dentro de la jurisdiccin del Municipio. ARTICULO 9o. SUBORDINACIN Y DEPENDENCIA. Los archivos del sector pblico, para todos los efectos, dependern del Archivo General del Municipio, de acuerdo a la estructura orgnica, la cual es la responsable del desarrollo institucional de sus archivos, de la aplicacin y cumplimiento del reglamento, a travs de la coordinacin con la dependencia de la cual haga parte, sin perjuicio de las funciones, procesos y procedimientos asignados. ARTICULO 10o. RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL: El Archivo General tendr un responsable de su gestin, el cual vigilar, asesorar y har los seguimientos al ciclo vital del documento dentro de cada etapa de archivo (Gestin, Central o Intermedio e Histrico) y aplicar las normativas y disposiciones funcionales del Archivo General de la Nacin. ARTICULO 11o.FUNCIONARIO RESPONSABLE: Cada unidad del Municipio designar una persona responsable del manejo del Archivo de Gestin y de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental. Dicho funcionario mantendr contacto con el Archivo General, para la asesora, seguimiento y actualizacin. ARTICULO 12o. RACIONALIDAD. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquella. ARTICULO 13o. MODERNIZACIN Y ADECUACIN. La Administracin Municipal adoptara el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin ya sean manuales, mecnicos o automatizados, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos. As mismo, entender y proyectara la reserva presupuestal de acuerdo a sus necesidades apropiando los recursos imperiosos para su modernizacin, sostenimiento y adecuacin del Archivo General del Municipio. ARTICULO 14o. MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva. ARTICULO 15o. INTERPRETACIN. Las disposiciones de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus decretos reglamentarios se interpretaran de conformidad
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 con la Constitucin Poltica de Colombia y los tratados o convenios del orden nacional, departamental y municipal, que sobre la materia celebre el Municipio. ARTICULO 16o. FUNCIN DE LOS ARCHIVOS. Los archivos estn declarados patrimonio cultural e histrico, cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora en un Estado de Derecho. ARTICULO 17o. CREACIN DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO. Basados en la Constitucin Nacional, la Ley 4 de 1913, la Ley 200 de 1995, la Ley 190 del mismo ao y las disposiciones del Decreto Nacional No. 4124 de 2004 (Sistema Nacional de Archivos) es obligacin de los municipios establecer el Archivo General del Municipio, para que sirva de fuente de informacin para la administracin municipal y facilite la participacin ciudadana en los asuntos pblicos, mediante la consulta de los documentos que lo integran de una parte y de otra, para conservar el patrimonio documental como parte esencial del usufructo cultural del Pas. ARTICULO 18o. FUNCIONES DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO. Las funciones del Archivo General del Municipio sern las fijadas por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). ARTICULO 19o. RESPONSABILIDAD ESPECIAL. Los documentos de los archivos de gestin e intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nacin, lo que genera la obligacin de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados y clasificados de acuerdo a los lineamientos planteados por el Consejo Municipal de Archivos. ARTICULO 20o. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO. Los funcionarios del Archivo General trabajaran sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuaran siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica, que les confa la misin de organizar, conservar y servir la documentacin que hace o har parte del patrimonio documental del Municipio. ARTICULO 21o. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Los funcionarios tienen la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y son responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 22o. SELECCIN DEL PERSONAL DE ARCHIVO. El personal de archivo deber cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo, funciones, procesos y procedimientospropios del trabajo en los archivos y las dispuestas en el orden Municipal, as como lo ordenado por la Ley 909 de 2004.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 PARAGRAFO: FUNCIONES DEL PERSONAL DE ARCHIVO. Como dependencia adscrita a la Secretaria del Interior, dentro de la Organigrama, mediante la Resolucin No. 054 de Marzo 24 de 2010 se establecieron las funciones del Archivo General, desde su creacin, de tal manera se establecen las siguientes de acuerdo a las necesidades de la Administracin Municipal: 1. Dirigir y controlar la gestin del rea. 2. Proponer el plan de seleccin, transferencia y eliminacin de documentos para presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comit de Archivo, de acuerdo con los criterios de la tabla de retencin Y valoracin documental. 3. Proponer el plan para la conservacin de documentos. 4. Rendir y evaluar el informe de atencin al pblico, actividades programas y proyectos desarrollados durante el perodo ante el superior inmediato y proponer mecanismos para optimizar esta labor. 5. Sugerir las polticas, planes y programas para la seleccin, eliminacin, transferencia, conservacin y limpieza anual de los archivos de gestin, central e histrico y verificar su cumplimiento conforme a la tabla de retencin documental y dems normas legales. 6. Responder por el correcto manejo de recursos de los archivos central e histrico. 7. Proponer procedimientos o instrumentos requeridos funcionamiento de los archivos central e histrico. para el ptimo
8. Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias. 9. Revisar los inventarios documentales enviados por las dependencias. 10. Facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histrico. 11. Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el cumplimiento de sus funciones. 12. Contestar el requerimiento solicitados oportunamente. 13. Dirigir los procesos de conservacin, organizacin, inventario, servicio de control de la documentacin del archivo central.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 14. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestin sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos. 15. Hacer monitoreo en los archivos de gestin para controlar el cumplimiento de las polticas, reglas y estndares 16. Dar instrucciones pertinentes a los archivos de gestin para la retencin, seleccin y eliminacin se haga acorde con los estndares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia. 17. Atencin al usuario: ests reas son el primer lugar adonde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propsito de obtener informacin sobre la misin, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trmites administrativos o requisitos necesarios para la obtencin de un servicio o la atencin de un requerimiento y el tiempo y el lugar donde se puede dar respuesta a la solicitud presentada. 18. Prstamo de documentos: se refiere a la disposicin y consulta para el usuario de la serie documental Consecutivo de Correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los prstamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie. 19. Las que El Archivo General la Nacin, El Consejo Municipal de Archivos y El Alcalde Municipal, le asignen y estn conferidas dentro de los parmetros establecidos para el empleo.
ARTICULO 23o. CAPACITACIN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. El Municipio tiene la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Debern facilitar su participacin en los eventos programados por el Archivo General de la Nacin y otras instituciones que propicien dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo ptimo a nivel archivstico. ARTICULO 24o. CAPACITACIN PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL. A travs del Programa de Gestin Documental, se crear y aplicar un Programa de Capacitacin en los siguientes temas: Gestin Documental. Organizacin de Archivos de Gestin. Unidades de Correspondencia. Produccin de Documentos. Tablas de Retencin Documental. Los cuales generaran compromiso y disposicin en el desarrollo de las labores archivsticas en el Municipio de La APARTADA CORDOBA. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 CAPITULO II ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ARTICULO ARCHIVOS preservacin procedencia archivstica. 25o. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIN DE LOS PBLICOS. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
ARTICULO 26o. RESPONSABILIDAD. El Municipio ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. ARTICULO 27o. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. El Municipio deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos. ARTICULO 28o. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS PBLICOS. La documentacin del Municipio es producto y propiedad del Estado y este ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin. PARAGRAFO PRIMERO: El Municipio podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. Se podr concertar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad. PARAGRAFO SEGUNDO: El Archivo General del Municipio, establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos. ARTICULO 29o. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PBLICOS. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregaran los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General del Municipio, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades, una vez terminada la vigencia se presentara el informe correspondiente al empalme, fundamentndose en los formatos establecidos por la Contralora General de la Repblica (Ley 951 de 2005). ARTICULO 30o. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTN LOS ARCHIVOS. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 de igual o superior jerarqua, pertenecientes a la Administracin Municipal, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 31o. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO. Los funcionarios de Archivo General del Municipio trabajaran sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 74o, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuaran siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aquella que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. El Municipio propiciara y apoyara programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. PARAGRAFO: Las solicitudes que realice la comunidad, entidades pblicas y descentralizadas, se regirn por los principios establecidos en los artculo 15, 23 y 74 de la Constitucin Poltica de Colombia, y las normas que para este apliquen, sin obstaculizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin que repose en documentos como: Hojas de Vida, Historias clnicas y los que para el caso lo ameriten. CAPITULO III ORGANIZACION, FUNCIONAMIENTO Y SERVICIOS ARCHIVISTICOS ARTICULO 32o. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los requisitos dispuestos en los artculos provistos en este reglamento. ARTICULO 33o. ORGANIZACIN ARCHIVSTICA DE LOS DOCUMENTOS. Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO: Los documentos reproducidos por los citados medios, gozaran de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 inalterabilidad de la informacin. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier otro medio. ARTICULO 34o. GESTIN DOCUMENTAL. El Municipio tendr la obligacin de implementar la Gestin de Documentos, teniendo en cuenta los parmetros establecidos en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). ARTICULO 35o. ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. La organizacin de los archivos administrativos del Municipio, estar fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por la unidad de coordinacin del nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de quien dependa de forma mediata el Archivo del Municipio, as mismo, la Administracin Municipal debe establecer que cargos estn autorizados para firmar la documentacin externa e interna, a travs del Manual de Funciones. ARTICULO 36o. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. Un Manual de Procesos y Procedimientos, es la forma ms til al momento de la elaboracin de oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas existentes para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativa, la cual incluye, entre otros, la leyenda de pie de pgina que debe contener, la direccin, el nmero del conmutador, el nmero de fax institucional, la direccin de la pgina web y la direccin de correo electrnico institucional de cada dependencia productora, tanto as que el Consejo Municipal de Archivos emitir un Acuerdo donde especifique y establezca los procesos y procedimientos del Archivo General del Municipio, que tenga congruencia con lo precisado mediante el Control Interno. ARTICULO 37o. SISTEMAS EMPLEADOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS. Los sistemas empleados para la gestin de documentos debern incluir planes de organizacin de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada dependencia, as como su normalizacin y control, pueden ser manuales, mecnicos y/o sistematizados. ARTICULO 38o. VALORACIN DOCUMENTAL. El Archivo General del Municipio, elaborar la respectiva Tabla de Retencin Documental a partir de su valoracin, ser avalada por el Comit de Archivo y aprobada por el consejo Municipal de Archivos y el Comit de Evaluacin.. ARTICULO 39o. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS CON VALOR PERMANENTE. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de seleccin y valoracin que ameriten su conservacin permanente, debern incluirse en un plan de transferencias al Archivo General, con su
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 tipologa documental y series perfectamente identificadas. (Concordancia: Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997). PARARAFO: Para el orden municipal se implementara por parte del Archivo General del Municipio, planes integrados a las polticas generales del mismo, se proceder por parte de cada dependencia a realizar la transferencias correspondientes a los aos anteriores de los archivos de gestin. Estas transferencias, estarn sujetas y coordinadas en funcin de los lineamientos presentados en el presente reglamento, y las disposiciones por parte del Consejo Municipal de Archivos. ARTICULO 40o. ELIMINACIN DE DOCUMENTOS. Para la aplicacin del presente reglamento, se entiende por eliminacin la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnologa. ARTICULO 41o. PROCESO DE ELIMINACIN. El proceso de eliminacin se ajustara en su realizacin a las pautas establecidas por la Consejo Municipal de Archivos, previo pronunciamiento del Comit Evaluador de Documentos y se respetara el resultado de la valoracin documental, que estar expresado en las Tablas de Retencin adoptadas por el correspondiente Comit de Archivo. ARTICULO 42o. AUTORIZACIN PARA ELIMINACIN. La autorizacin para eliminacin de documentos ser de responsabilidad del Comit de Archivo de la Administracin Central, el cual deber levantar en cada caso un acta de eliminacin que contenga las firmas autorizadas. PARAGRAFO: El Archivo General del Municipio aprobara o improbara, previo estudio del Comit Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminacin presentadas por los diferentes archivos de las dependencias o de los sectores del orden municipal. El Archivo General del Municipio se reserva el derecho de ordenar que se efecten los muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservacin de la informacin que juzgue pertinente. ARTICULO 43o. CLASIFICACIN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES. La clasificacin de los fondos se realiza mediante un proceso de identificacin y organizacin de los mismos en secciones y series. Los fondos de los archivos oficiales debern ser clasificados con un criterio orgnico funcional, teniendo como base la estructura orgnica de la Administracin Municipal y respetando el principio de su procedencia. ARTICULO 44o. UBICACIN DE LOS DOCUMENTOS. Los documentos se colocaran en las unidades de conservacin adecuadas, que se identificaran por la correspondiente signatura topogrfica. El material grfico que se encuentra entre las MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 unidades de conservacin deben extraerse dejando en su lugar un testigo y llevarse aquella seccin del archivo que se haya dispuesto para conservar documentos en distintos formatos. Entindase por material grfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografas, ilustraciones, pictografas, prensa entre otros. El testigo que ha de colocarse en el lugar que ocupaba el documento grfico, debe indicar las caractersticas del mismo, nombre de la unidad archivstica a que pertenece, nombre del documento, fecha, autor, nmero del folio y sealar la referencia de su actual ubicacin en la seccin de grficos. Cuando se requiera la reproduccin por cualquier medio tcnico o electrnico del documento que contena originalmente algn material grfico, debe traerse a la seccin correspondiente dejando all el respectivo testigo y una vez se haya efectuado este procedimiento, se debe devolver el documento a la seccin de material grfico. El procedimiento mencionado debe seguirse para todo material grfico que se encuentre en los archivos, bien sea que este mezclado con la documentacin textual o que se halle de manera independiente. Igual tratamiento debe darse al material grfico que se encuentre en los protocolos notariales, siempre y cuando tenga una antigedad de cincuenta o ms aos. ARTICULO 45o. PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL. En la vitalidad de la aplicacin e implementacin de programas, los cuales garanticen de forma unnime el patrimonio cultural del Municipio, se debe implementar un Programa de Gestin Documental que fundamente los siguientes aspectos: a) Todos los actos administrativos a travs de los cuales se exprese la Administracin Municipal por escrito, debern adelantarse en original y un mximo de dos copias. Una de estas deber ser enviada para su conservacin y consulta al Archivo Central de la entidad. b) Ningn acto administrativo cuya competencia este atribuida al Alcalde Municipal requerir, para su expedicin la firma del Secretario del Interior de la entidad. Todos los actos de funcionario pblico competente se presumen autnticos. c) Establzcase los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia del Archivo General del Municipio, cumpliendo con lo estipulado en la Ley 594 de 2000, fundamentados en cumplir con los Programas de Gestin Documental, para la produccin, recepcin, distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 d) De igual modo, los documentos producidos por sistemas de informacin distintos al Programa de Gestin Documental, tendrn control por parte de las oficinas o dependencias productoras de los mismos. PARAGRAFO: El Archivo General del Municipio implementara el Programa de Gestin Documental de acuerdo al orden territorial y basado en los parmetros establecidos por el Archivo General de la Nacin y la reglamentacin del caso. ARTICULO 46o. ENUNCIACIONES. PARA LOS EFECTOS DEL PRESENTE REGLAMENTO, se definen los siguientes conceptos as: a) Archivo electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. b) Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado, las cuales se sometern a un registro, anlisis y distribucin de las mismas. c) Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a la Administracin Municipal, a ttulo personal o general, citando o no el cargo del funcionario, las cuales se registran, analizan y distribuyen segn sea el caso. d) Documento electrnico de archivo: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos (correo electrnico y/o medios magnticos), que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. e) Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. f) Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. g) Hoja de Vida o Curricular vitae: Curricular vitae, texto en el que se expone de manera breve y exacta los datos biogrficos, estudios y experiencia profesional, honores o cargos de una persona. Es normal que lo presente un candidato cuando solicita un trabajo, una beca, quiere participar en un concurso u oposicin laboral u otra circunstancia similar. Un curricular se compone, pues, de datos personales y datos profesionales, y estos se suelen redactar y presentar de la siguiente manera:
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 Datos personales: Nombre y apellidos; lugar y fecha de nacimiento; estado civil; domicilio y telfono y documento de identificacin personal. Historial profesional: Estudios cursados, grado acadmico, titulaciones y cursos de posgrado, de actualizacin o perfeccionamiento. Idiomas conocidos, marcando el nivel de fluidez de comprensin, expresin y escritura. Experiencia laboral desde el ltimo trabajo realizado hasta el primero, es decir, desde el presente al pasado. Publicaciones. Ttulos y honores. Dependiendo de las circunstancias, es conveniente incluir otro apartado en el que se indiquen aficiones personales, viajes realizados, disponibilidad de tiempo, si se posee automvil y carnet de conducir y otras informaciones que se consideren de inters con el fin de que resulte ms claro el perfil personal.
h) Radicacin de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envi, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento. i) Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Numero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta, si lo amerita, entre otros. j) Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. k) Tabla de Retencin Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retencin pueden ser generales o especficas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administracin; las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. ARTICULO 47o. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA. Establzcanse las Unidades de Correspondencia gestionando de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestin Documental y
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestin, centrales e histricos. Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica. Las unidades de correspondencia procedern en la elaboracin de planillas de control, con el fin de garantizar el debido control de la correspondencia. As mismo, cada dependencia ser la responsable de la correspondencia, esta ser distribuida de la siguiente manera: a) Registro Correspondencia Comunicaciones Oficiales: Sera registrada nica y exclusivamente por funcionarios del Archivo General del Municipio o quien delegue el Alcalde Municipal. b) Distribucin de Correspondencia Externa Recibida: Una vez revisada la correspondencia por el funcionario con el cargo de mayor jerarqua dentro del orden municipal, se proceder a registrar, analizar y distribuir copias y/o originales a su correspondiente destinatario, para su respectivo tramite. c) Control de Correspondencia Enviada: Se refiere a la emitida por cada dependencia de la Administracin Municipal, la cual se registrara y enviara por el personal del Archivo General medio fsico, magntico y electrnico, o en su defecto mensajera institucional o mensajera certificada. d) Control de Correspondencia Recibida: Cada dependencia u oficina productora de documentos deber registrar Nmero de Documento, Fecha, Asunto, Contenido, Destino y Direccin y responsable del mismo, a la cual se debe dar respuesta de acuerdo a los tiempos establecidos por el Consejo Municipal de Archivos. e) Control de Correspondencia Emitida: Cada dependencia que sea productora de documentos (actas, circulares, cartas y otros), emitir un nmero consecutivo diligencindolo al igual que la fecha, Asunto, Contenido, Destino y responsable del documento. PARAGRAFO PRIMERO: En el caso de los documentos registrados en la planilla de Distribucin de Correspondencia Externa Recibida, la cual esta clasifica como URGENTE; se sobrentiende que el funcionario responsable deber en el menor tiempo posible dar respuesta y generar su debido documento. Cada dependencia de la Administracin Municipal, rendir un informe sobre las Unidades de Correspondencia, MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 al Archivo General semestralmente con el fin de garantizar la viabilidad y del programa de gestin documental. ARTICULO 49o. FUNCIONES DEL PERSONAL DE CORRESPONDENCIA Esta unidad desarrollar las siguientes funciones: 1. Adoptar programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales 2. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de informacin sobre las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo. 3. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la informacin a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia 4. Proponer mtodos, procedimientos y propender por la incorporacin y uso de nuevas tecnologas, que permitan modernizar y agilizar los procesos del rea de Correspondencia. 5. Prestar asesora en materia de administracin de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran. 6. Hacer una programacin para la distribucin de la correspondencia recibida y enviada a los usuarios. 7. Recibir y radicar los fax que lleguen a las diferentes dependencias 8. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad e imparcialidad. 9. Las dems que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo.
ARTICULO 49o. FIRMAS RESPONSABLES. La Administracin Municipal, establecer dentro del Manual de Funciones para los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentacin con destino interno y externo que genere la entidad. Las unidades de correspondencia velaran por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido en el Reglamento de Archivos. ARTICULO 50o. PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES. Los procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales, velaran por la transparencia de la actuacin administrativa, razn por la cual, no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni habr nmeros MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeracin ser asignada en estricto orden de recepcin de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada vigencia, se iniciara la radicacin consecutiva a partir de uno (01), utilizando sistemas manuales, mecnicos o automatizados. PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificacin y firma del Jefe de Archivo. ARTICULO 51o. NUMERACIN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS. La numeracin de los actos administrativos debe ser consecutiva y las dependencias encargadas de dicha actividad, debern llevar los controles pertinentes a cada caso, atender las consultas y los reportes necesarios y sern responsables de que no se reserven, tachen o enmienden nmeros, no se numeren los actos administrativos que no estn debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto, segn lo establecido por el Estado y sus normas reglamentarias. PARAGRAFO PRIMERO: Si se presentan errores en la numeracin, se dejara constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual est asignada la funcin de numerar los actos administrativos, entindase por actos administrativos: Resoluciones, Decretos y Acuerdos. PARAGRAFO SEGUNDO: Todo acto administrativo deber ser publicado en el sitio web municipal, as mismo en su articulado se proyectara la afirmacin de la publicacin. ARTICULO 52o. COMUNICACIONES INTERNAS. Para las comunicaciones internas de carcter oficial, la Administracin Municipal deber establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados. ARTICULO 53o. CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES. Las unidades de correspondencia, crearan e implementaran elaboraran planillas, formatos y controles manuales, mecnicos o automatizados que permitan certificar la recepcin de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrn de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. PARAGRAFO: La Administracin Municipal establecer medios de recepcin para las comunicaciones oficiales, de manera centralizada, es decir se realizara exclusivamente
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 en el Archivo General del Municipio, o en su defecto el personal a cargo de las Unidades de Correspondencia, segn lo establezca el Consejo Municipal de Archivos. De esta manera, se ejercer por parte de los funcionarios del Archivo General, los siguientes procesos: a) Mensajera y Correo tradicional: Recepcin centralizada, firma de planilla o constancia de recibido y/o copia del documento recibido. b) Fax: Recepcin centralizada, se recepcionar, se radica y se proceder a fotocopiar en papel bond entre 75 y 90 g/m2. c) Correo electrnico: Recepcin descentralizada, para la recepcin se imprime segn lo amerite el caso o importancia de la comunicacin, excepto anexos, se registra y se dispone a su respectiva revisin por parte del funcionario encargado del rea respectiva. d) Pagina Web: Recepcin centralizada para trmites en lnea y envi centralizado, para la recepcin se imprime y se radica. ARTICULO 54o. CONSERVACION DOCUMENTAL. El Archivo General del Municipio es el responsable por la adecuada conservacin de su documentacin, para ello deben incluir en sus programas de gestin documental y en su manual de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su produccin. As, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas". PARAGRAFO: Es recomendable la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de acido y exento de lignina cuyo valor de pH este en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no transmitir acidez al soporte. Para la informacin generada o guardada en medios magnticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relacin con su preservacin y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperacin, copiado y reproduccin libre de virus informticos. La manipulacin, las practicas de migracin de la informacin y la produccin de backups, sern adaptadas para asegurar la reproduccin y recuperacin hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabacin de la informacin.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ARTICULO 55o. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS. Las comunicaciones oficiales que ingresen a la Administracin Municipal debern ser registradas, revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remites, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la Administracin Municipal, se proceder a la radicacin del mismo. PARAGRAFO: Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerara annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinaran las ACCIONES A SEGUIR.
ARTICULO 56o. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel gramaje de 75 y/o 90 gms/m2, se elaboraran en original y mximo dos (02) copias, remitindose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera o produce el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia, en los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaboraran igual cantidad de copias adicionales. ARTICULO 57o. Comunicaciones oficiales va fax. Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la informacin que forma parte integral de las series establecidas en las Tablas de Retencin Documental. Las entidades que utilizan para la impresin de los fax, papel qumico, debern reproducir este documento, sobre de papel gramaje 75 y/o 90 gms/m2 que garantice su permanencia y durabilidad. Asimismo debe ser registrada en la planilla utilizada para el control de correspondencia. ARTICULO 58o. Comunicaciones oficiales por correo electrnico. El Decreto Nacional NX 1151 de 2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones, en su artculo 2X. Objetivo de la Estrategia de Gobierno en Lnea, que precisa El objetivo es contribuir con la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a travs del aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin. La estrategia del Programa Gobierno En Lnea Territorial ha asignado el sitio web municipal, denominado www.lapalma-cundinamarca.gov.co. En todo caso, cada dependencia u oficina ser la directa responsable de las comunicaciones oficiales internas o externas emitidas y realizadas a travs de correo electrnico institucional, MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, ejerciendo control sobre las mismas. Las dependencias u oficinas que dispongan de servicio de Internet y correo electrnico, estarn sujetas a las disposiciones establecidas en el Manual de Funciones vigente, de igual modo, harn uso de las cuentas de correo institucional habilitadas y autorizadas en el orden municipal. PARAGRAFO: Para el envi de comunicaciones oficiales por correo electrnico, en ningn caso se har uso de cuentas de correo electrnico diferentes a las autorizadas; para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrnico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y dems normas relacionadas. Para este caso, la recepcin del mensaje a travs de cualquiera de las cuentas de correo institucionales, se imprimir la respectiva comunicacin y se ejercer control sobre las mismas, de acuerdo a lo establecido en las Unidades de Correspondencia. ARTICULO 59O. IMAGEN CORPORATIVA. Con el propsito de reflejar una adecuada imagen corporativa de la Administracin Municipal, el Consejo Municipal de Archivos, establecer dentro del Programa de Gestin Documental, la forma de elaborar cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas existentes para el efecto. La leyenda de pie de pgina debe contener, la direccin, el nmero del conmutador, PBX, lnea gratuita o telfono, fax institucional, la direccin de la pagina web y la direccin del correo electrnico de la oficina o dependencia. La leyenda del encabezado de pgina debe contener el escudo de la entidad y su respectiva rea de acuerdo al orden municipal. ARTICULO 60O. HORARIOS DE ATENCIN AL PBLICO. El horario de atencin de las unidades de correspondencia ser el mismo al horario de trabajo establecido por la Administracin Municipal mediante acto administrativo. Asimismo, deber informar a las entidades del orden municipal, departamental y nacional. ARTICULO 61O. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligacin de cada una de las dependencias u oficinas productoras de documentos, elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Asimismo, adoptaran el Formato nico de Inventario Documental, junto con su instructivo, segn lo dispuesto y ordenado por el Consejo Municipal de Archivo. ARTICULO 62O. FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL. El formato nico de inventario documental se utiliza para ejecutar los procesos archivsticos de la Administracin, teniendo en cuenta el siguiente instructivo: MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que se va a transferir. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razn Social de la entidad que produjo o produce los documentos. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacin, traslado, desvinculacin. HOJA No. Se numerara cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia solo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes da). En NT se anotara el nmero de la transferencia. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y / o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabtico. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotara s.f. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignara el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna L otro L se registraran las unidades de conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el numero correspondiente. NUMERO DE FOLIOS. Se anotara el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita. SOPORTE. Se utilizara esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciara especialmente para el inventario de fondos acumulados. NOTAS. Se consignaran los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotaran los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracin y / o repeticin del numero consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de estos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el numero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por maquina debern registrarse las caractersticas fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin. A los impresos se les asignara un nmero de folio y se registrara el nmero de pginas que lo componen. Asimismo, se anotara informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones,
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). ELABORADO POR. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. ENTREGADO POR. Se registrara el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. RECIBIDO POR. Se registrara el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi. ARTICULO 63o. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL. El Municipio tendr la obligacin de elaborar, adoptar y aprobar las respectivas Tablas de Retencin Documental. PARAGRAFO: Las Tablas de Retencin Documental se ajustan y priorizan de acuerdo al Manual de Funciones aprobado y vigente. ARTICULO 64o. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentaran lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentara lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. ARTICULO 65o. REGULACIN. Regular el procedimiento que debe seguir la Administracin Municipal en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, y por servicios, para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, el que comprender las etapas relacionadas a continuacin: PRIMERA ETAPA. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Analizar la produccin y tramite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos; Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales; MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestin, central e histrico con el fin de racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final. Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin; Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin; La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicara bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. TERCERA ETAPA. Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental para su aprobacin. El Jefe de Archivo preparara la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. Las Secretarias Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. CUARTA ETAPA. Aplicacin. Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos de la Administracin, para garantizar su aplicacin. El Archivo General del Municipio capacitara a todos los servidores pblicos de la Administracin, para la aplicacin de las TRD, as mismo, elaborara los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales. La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantaran teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. Los documentos a eliminar de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental se destruirn y se dejara constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de retencin Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de La Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma. La Tabla de Retencin Documental se aplicara a partir de su aprobacin y servir de referente para la organizacin y conformacin de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobacin, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se baso la elaboracin de las TRD. El Archivo General del Municipio en cumplimiento de la funcin de inspeccin y vigilancia, verificara la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, en el momento que lo considere pertinente. ARTICULO 66o. ORGANIZACIN DE FONDOS DOCUMENTALES. Establecer los lineamientos bsicos que deben seguir la Administracin Municipal en sus diferentes niveles, para la organizacin de sus fondos acumulados y la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental. PARAGRAFO: PRIMERA ETAPA. Compilacin de Informacin Institucional. 1. Bsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentacin. 2. Bsqueda y recuperacin de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolucin de la estructura orgnica de la institucin, a partir de los materiales obtenidos en la bsqueda preliminar y de la misma documentacin, objeto de organizacin). MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes estadsticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado. 4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicacin fsica, fecha de creacin, ubicacin en la estructura Administrativa. 5. Planta fsica: Verificar en las reas de depsito y de trabajo, las condiciones ambientales, locativas y materiales del mobiliario. 6. Conservacin de la documentacin: Se debe constatar si se presenta deterioro biolgico, qumico o fsico; tambin se requiere determinar en qu unidades de conservacin (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentacin. SEGUNDA ETAPA. Diagnostico. Una vez adelantadas las tareas anteriores, se proceder a elaborar un diagnostico que refleje la situacin real del fondo acumulado, explicando en el, todas las circunstancias observadas; tales como, el estado de organizacin documental, instrumentos de recuperacin de la informacin (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soporte (papel, audiovisuales, fotogrficos, flmicos e informticos), fechas extremas teniendo en cuenta desde la ms antigua hasta la ms reciente y el volumen de la documentacin dado en metros lineales, entre otros. TERCERA ETAPA. Elaboracin y Ejecucin del Plan de Trabajo Archivstico Integral. Para la preparacin del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnostico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboracin del cronograma que permita determinar los tiempos de duracin del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente. En la organizacin documental se observaran los principios y procesos archivsticos relacionados a continuacin: Clasificacin. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgnica del organismo u organismos productores. Ordenacin. Los documentos previamente clasificados se ordenaran teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y tambin los documentos al interior de cada unidad de conservacin (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas. Descripcin. Para la descripcin, se diligenciara el formato nico de inventario documental adoptado por el Archivo General del Municipio, incluyendo adems, la documentacin afectada biolgicamente. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 En la aplicacin de los anteriores procesos archivsticos se desarrollaran las siguientes actividades: a) Depuracin (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo). Separacin de la documentacin afectada biolgicamente, dejando el respectivo testigo. b) Foliacin y retiro del material abrasivo. c) Almacenamiento de la documentacin en buen estado, dentro de carpetas y Cajas. d) Elaboracin de un Cuadro de Clasificacin sobre el cual debe basarse el inventario. CUARTA ETAPA. Valoracin. Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y tcnicos) e identificar los valores secundarios (Histricos, cientficos y culturales), que posea la documentacin. Esta valoracin dar como resultado, el establecimiento de los tiempos de retencin y su disposicin final los cuales quedaran plasmados en la Tabla de Valoracin Documental. ARTICULO 67o. TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL. La Administracin Municipal adoptara e implementara el formato de Tabla de Valoracin Documental. Las Tablas de Valoracin se elaboraran teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificacin con el fin de registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentacin por ellas producida. Adems se tendrn en cuenta otros datos tales como la retencin de la documentacin y la disposicin final (conservacin total, eliminacin, seleccin), producto de la valoracin. Estas Tablas de Valoracin Documental, se sometern a consideracin y evaluacin del Comit de Archivo. La aprobacin ser dada por el Comit Evaluador de Documentos respectivo y sern de aplicacin inmediata. ARTICULO 69o. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO CENTRAL. En la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) se define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de cada dependencia respectiva, porque han concluido su tramite pero siguen teniendo vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. La organizacin de los archivos centrales e histricos, obedece a lo estipulado en la Tabla de Retencin Documental, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retencin establecidos, entendiendo que los documentos de conservacin permanente integraran el Archivo Histrico. PARAGRAFO PRIMERO: La instalacin de los documentos en el depsito es una tarea ntimamente relacionada con la organizacin de fondos, consiste, en la ubicacin fsica de todo el fondo en unidades de instalacin, ya sea en cajas, legajos o libros, con la aplicacin de cualquiera de los siguientes mtodos: MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 a) Mtodo 1: Consiste en reconstruir el cuadro de clasificacin en el depsito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos inconvenientes de difcil solucin. Por un lado exige la reserva de espacio libre en las estanteras para aadir la documentacin que se va agregando con el tiempo; mas, como quiera que no es posible prever el crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy pequeos y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone considerar rgido el cuadro de clasificacin pues no se pueden crear nuevas series cuando ello resulte imperioso. b) Metodo 2: El sistema de numeracin contina, es el ms utilizado e indicado para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de instalacin mediante dgitos arbigos desde el uno en adelante. De esta manera se logra un ahorro de espacio mximo, la localizacin de las unidades de instalacin es rpida, sencilla y sin error, por ser la referencia un nmero natural. Las transferencias documentales de cada dependencia debern ser recibidas y cotejadas por los funcionarios del Archivo General del Municipio, se ubicaran en cajas de archivo, las cuales, se numeraran consecutivamente, respetando la estructura orgnico-funcional y los principios archivsticos; posteriormente debern ser ubicadas en la estantera correspondiente con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documentacin, se tendr como instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna la signatura topogrfica. ARTICULO 70o. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO HISTRICO. El archivo histrico, es aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o por expropiacin. Su organizacin responde a: h La estructura orgnico-funcional de los fondos. h Organizacin de secciones y subsecciones. h Descripcin documental: Se recomienda con un mayor nivel de anlisis para responder a requerimientos y necesidades de especialistas e investigadores.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ARTICULO 71o. ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN. Cada dependencia u oficina, reunir la documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificacin correcta de las series y subseries documentales, funcin bsica de la gestin documental. El Archivo General del Municipio, realizara el acompaamiento en cada una de las dependencias productoras de los documentos, en aras de la correcta organizacin de los archivos de gestin. El Acuerdo AGN No. 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, formula en su Artculo 4: Organizacin de archivos de gestin. La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental debidamente aprobada. 1) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrara al final de la misma. 2) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control. 3) Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicacin y recuperacin, dicha informacin general ser: fondo, seccin, subseccion, serie, sub serie, nmero de expediente, numero de folios y fechas extremas, numero de carpeta y numero de caja si fuere el caso. 4) Las transferencias primarias debern efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retencin Documental, para ello se elaborara un plan de transferencias y se seguir la metodologa y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo, diligenciando el formato nico de inventario, regulado por el Archivo General del Municipio. Las cajas y/o carpetas que se utilicen para la transferencia se identificaran as: cdigo de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, seccin, legajos identificados con su nmero respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el numero que le corresponda, numero consecutivo de caja, nmero de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 5) Los archivos de gestin, son responsabilidad nica y exclusiva de cada una de las dependencias u oficinas productoras de los documentos, solo una vez, se hayan realizado las transferencias documentales, el Archivo General del Municipio, ser el encargado de su custodia y cuidado. PARAGRAFO PRIMERO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo secretario de despacho o encargado de la oficina, de igual modo el Archivo General del Municipio, asesorara en el proceso de la organizacin del archivo de gestin a cada dependencia productora de documentos, siendo ellas las nicas responsables en el manejo y proteccin de los archivos. PARAGRAFO SEGUNDO: Los Jefes de Oficina y los secretario(a)s de Despacho sern los responsables de realizar los procedimientos de la Organizacin del Archivo de Gestin. PARAGRAFO TERCERO: El Archivo General del Municipio, desarrollara programas de capacitacin en gestin documental y organizacin de archivos de gestin.
CAPITULO IV CONSERVACION DE DOCUMENTOS ARTICULO 72o. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. El Archivo General del Municipio establecer los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservacin de los bienes documentales. Se har nfasis en la conservacin preventiva, proceso mediante el cual se podr garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en l se contemplan manejos administrativos y archivsticos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especificas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, deposito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico, entre otros factores. Con la conservacin se ejecutaran principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos. En la restauracin se restituyen los valores estticos del material documental, siendo por ello una accin optativa para el tratamiento de obras especificas que requieran una intervencin de este tipo. PARAGRAFO: En ningn caso se podrn efectuar trabajos de restauracin de documentos oficiales fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General del Municipio. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ARTICULO 73O. CONSERVACION INTEGRAL DE LA DOCUMENTACION DE ARCHIVOS. Los archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en el Municipio, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su disposicin final. PARAGRAFO: En las transferencias de documentos debern considerarse, todas las medidas que garanticen la conservacin del material, tales como la manipulacin, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminacin y propagacin de factores nocivos. ARTICULO 74O. CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS AL DEPOSITO DE LOS ARCHIVOS. El municipio deber cumplir con las condiciones tcnicas mnimas que garanticen la conservacin de sus documentos. PARAGRAFO: El Archivo General del Municipio, evaluara los requerimientos para la adopcin de las normas de carcter tcnico relacionadas con edificios y locales destinados a archivos as como a sus instalaciones, procedimientos de control y dems aspectos que garanticen su funcionalidad y la conservacin de sus fondos. Adicionalmente, actualizara de forma peridica las mencionadas directrices, de conformidad con lo establecido en el literal k) del artculo 4X del Decreto 1777 de 1990. El Municipio, ser responsable de la adecuada instalacin y custodia de sus archivos y de la debida prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 75. EDIFICIOS DE ARCHIVO. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir con las condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales. ARTICULO 76. Condiciones generales. La edificacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Ubicacin: Caractersticas de terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas de inundacin y que ofrezca estabilidad. Deben estar situados lejos de industrias contaminantes, acceso de personal ajeno a la Administracin Municipal o posible peligro por atentados u objetivos blicos. Prever el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural incremento. b) Aspectos Estructurales: Si se utilizan estantera de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deber estar dimensionada para soportar una carga mnima de 1200 k/m2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantera compacta o de mayor tamao sealado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignfugos de alta resistencia mecanica y desgaste mnimo a la abrasin. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacin. c) Capacidad de almacenamiento: Los depsitos se dimensionaran teniendo en cuenta: La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin; La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del material documental; el crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan los procesos de retencin y valoracin documental. d) Distribucin: Las reas destinadas para la custodia de la documentacin deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios estarn fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulacin y mantenimiento de las condiciones ambientales en las reas de depsito. Las reas tcnicas tendrn relacin con los de depsitos, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada, as como las relaciones de estas con las zonas de custodia, recepcin, organizacin y tratamiento de los documentos. e) reas de depsito: El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las caractersticas tcnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: Estantera; Diseo acorde con las dimensiones de las unidades que contendr, evitando bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos en laminas metlicas solidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente estable, deber tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal distribuida. La estantera total no deber tener ms de 100 mts de longitud. Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso. La balda superior debe estar a un mximo de 180 cms, para facilitar la manipulacin y el acceso del operario a la documentacin. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso. Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacin cada 7 cm. o menos. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentacin. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningn otro material.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 f) Distribucin de Estanteras: La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20 cm., entre estos y la estantera. El espacio de circulacin entre cada modulo de estantes debe tener un mnimo de 70 cm. Mximo de 80 cm, y un corredor central mnimo de 120 cm. La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin acorde con la signatura topogrfica. Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformacin de la documentacin almacenada. g) Mobiliario para Obras de gran Formato: Adems de las caractersticas anotadas debern dimensionarse para contener un nmero de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulacin. As las gavetas de las planotecas tendrn una profundidad de 5cms. o menos. Cada una e ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la friccin y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o cada de la gaveta. h) Archivadores verticales: Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservacin y proyectarse de acuerdo con la produccin documental. a) Mobiliario para documentos en otros formatos: Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar. b) Contenedores: Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de tamao y funcin. Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable la conservacin de los mismos. Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone de estos, se aplicara al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto. El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizara adhesivo o materiales metlicos. La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo de 4 cm. Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros y digitales como disquetes y C.D., se MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 tendr en cuenta lo siguiente, las fotografas y negativos debern almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos. Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y qumicamente inerte; cada rollo estar en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin. Los disketes y C.D. podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no desprenda vapores cidos o contener molculas cidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o C.D. ARTICULO 77. CONDICIONES AMBIENTALES Y TCNICAS. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin, as: a) Condiciones Ambientales: Material Documental. h Soporte en papel. h Temperatura de 15 a 20oC con una fluctuacin diaria de4 oC. h Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria del 5%. h Material documental: Fotografa. h Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC. Humedad relativa de 40% a 50%. h Color: Temperatura menor a 10 oC. Humedad relativa de 25% a 35%. h Grabaciones: Temperatura 10 a 18oc . Humedad relativa de 40% a 50%. h Mdios magnticos: Temperatura 14 a 10 oC. Humedad relativa de 40% a 50%. h Discos pticos: Temperatura 16 a 20 oC. Humedad relativa de 35% a 45%. h Microfilme: Temperatura 17 a 20 oC. Humedad relativa de 30% a 40%. b) Ventilacin: El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una adecuada ventilacin a travs de ellos.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 c) Filtrado de aire: Deber contar con medios de filtracin del aire de ingreso tanto de partculas solidas como de contaminantes atmosfricos. Los niveles de estos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin. d) Iluminacin en depsitos: h Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux. h Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen. h Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores. h Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta. h Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta. h Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos. h Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO2, Solfa clan o Multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. h Evitar el empleo de polvo qumico y de agua. h Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades deber estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento. h Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. h Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin y rescate de las unidades documentales. e) Mantenimiento: Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no incremente la humedad ambiental. Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras. ARTICULO 78. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIN DE ARCHIVOS. Las dependencias de la Administracin Municipal, productoras de documentos oficiales, sern responsables del manejo directo y conservacin de sus documentos y adoptaran las medidas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin contenida en ellos. ARTICULO 79. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y DEPSITO DE LA DOCUMENTACION. Los archivos adoptaran estrategias tcnicas y materiales que MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 garanticen la conservacin y seguridad de la documentacin en relacin con los sistemas de almacenamiento, depsito y unidades de conservacin. PARAGRAFO: Los documentos de los archivos debern estar contenidos en las unidades de conservacin mas adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservacin del Patrimonio Documental. ARTICULO 80. PREVENCIN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO. Los archivos adelantaran controles sistemticos y peridicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado fsico de los fondos, entre otros. PARAGRAFO: Los archivos establecern planes de prevencin de desastres que contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes documentales, como para la proteccin del personal que en ellos labora. ARTICULO 81. SITUACIN DE RIESGO PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL. Es un estado temporal que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce consecuencias dainas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material. Las situaciones de riesgo involucran los daos producidos por agua e incendios, agentes vandlicos, hurto y vandalismo entre otros. PARAGRAFO: Los desastres se clasifican en fenmenos naturales como terremotos, ciclones y erupciones volcnicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos terroristas o conflictos armados que pueden se producidos intencionalmente o resultantes de fallas humanas. ARTICULO 82. PLANIFICACION DE PRESERVACION. La prevencin de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificacin general de la preservacin. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificacin, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicara un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevencin y proteccin de los acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperacin despus del siniestro en la planificacin de la respuesta y la recuperacin. Deber incluir una capacitacin y entrenamiento peridico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicacin y operacin de vlvulas de cierre de tuberas de agua o conducciones elctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin. PARAGRAFO: El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los programas adelantados por el Comit Local de Prevencin y Atencin de Desastres CLOPAD en MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 cumplimiento de lo establecido por la Ley y debe contar con un responsable o coordinador quien apoyara todas las medidas de reaccin y recuperacin. ARTICULO 83. PREVENCIN. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la evaluacin o valoracin de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se establecern las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reaccin necesarias. ARTICULO 84. LEVANTAMIENTO Y VALORACIN DEL PANORAMA DE RIESGOS. Para la identificacin y valoracin de los posibles riesgos que puedan afectarse el material documental, se puede establecer la siguiente clasificacin: a) Riesgos provenientes del exterior del edificio. b) Riesgos provenientes de la estructura del edificio. c) Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos documentales. d) Riesgos por las personas o grupos que tenga como blanco una institucin o algn tipo de material. PARAGRAFO: Para cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la combinacin de peligros ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecnicos y del material documental. Para evitar lo antes sealado se proceder previamente a: 1. Identificar los peligros geogrficos y climticos que pongan en riesgo el edificio y las colecciones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la institucin con la presencia de industrias o establecimientos adyacentes que se identifican como riesgos para la institucin. 2. Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno circundante. 3. Dentro del edificio, se har una evaluacin de la infraestructura y el estado de los materiales, los sistemas de servicios como hidrulicos y elctricos y los mecanismos de proteccin contra incendios. 4. Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material documental, estableciendo el grado presente y tomando medidas preventivas.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 5. Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivstico teniendo en cuenta la existencia de algn tipo de seguros, inventarios documentales y de duplicados que puedan existir dentro o fuera del archivo. 6. Partiendo de la importancia del material documental, se debern establecer prioridades de rescate en caso de incendio o de inundacin, fijados por la valoracin de los documentos y teniendo en cuenta que todos los documentos de un archivo revisten igual relevancia. ARTICULO 85. MEDIDAS PREVENTIVAS. Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad de los acervos documentales, se establecer un plan de contingencia con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspeccin y mantenimiento como una de las medidas de prevencin mas eficaces. Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de proteccin contra el fuego como: 1. Detectores automticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia. 2. Personal encargado de vigilancia. 3. Sistemas de extincin escogidos con la asesora de los bomberos: extinguidores manuales, sistemas de extincin fijos. 4. Puertas cortafuego. 5. Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones elctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fcil acceso y de abertura desde el interior. 6. Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles como pelculas de nitrato o productos quimicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable. 7. La proteccin contra los efectos del agua, incluirn la verificacin constante de los sistemas hidrulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuacin o suministro de agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuacin de aguas para las salas subterrneas, como mnimo los criterios bsicos del plan de emergencia.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 8. La Administracin Municipal establecer criterios de inversin de acuerdo a la disponibilidad presupuestal de cada vigencia fiscal. ARTICULO 86O. PREPARACION DE UN PLAN DE EMERGENCIA. Este se deber coordinar en estrecha colaboracin con todos los servicios relacionados con el tema como los bomberos, constructores de la edificacin, servicios de mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad de defensa civil y el Comit Local de Prevencin y Atencin de Desastres CLOPAD, entre otros. Los responsables de los acervos documentales debern preparar un plan de medidas de emergencia en un documento escrito. Este reporte deber ser ledo por todo el personal de la entidad y ubicado en un lugar estratgico de manera que se pueda consultar rpidamente en caso de emergencia. La informacin que se encuentran en un plan de emergencia aborda en trminos generales los siguientes aspectos: a) Nmeros de telfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y polica. Planos del edificio: disposicin de los acervos documentales, del equipo de emergencia como extinguidores y materiales para intervencin, y los puntos donde la electricidad y el agua pueden suspenderse entre otros. b) Detalles de las acciones prioritarias: Lista de los documentos a salvar con prioridad donde se deben incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales. c) Orden y detalles de las operaciones de salvamento: Lista de los medios existentes en el lugar: Personal a contactar para el salvamento, bibliografa especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia. d) Lista de recursos externos: Restauradores, empresas especializadas para transporte eventual congelamiento, lugares para almacenamiento. Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a requerir para facilitar a las Divisiones Financieras la toma de decisiones. e) Reaccin en caso de siniestro: En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el pnico. Asegurar en primera instancia la seguridad de las personas y alertar a los servicios de intervencin de las emergencias con los que previamente se han establecido planes conjuntos de trabajo. Se debe contactar rpidamente al responsable del Plan de Prevencin de Desastres quien har los contactos del Comit de Apoyo y de los especialistas de manejo de emergencia para los Consejos Tcnicos sobre mtodos de accin. Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el uso de extinguidores, suspensin de las redes de agua, de electricidad y de gases entre otros. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 Una vez neutralizada la causa del siniestro, se proceder a determinar la magnitud de los daos. No hay que desechar ningn documento por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente est muy hmedo, por agua de inundacin o bomberos, hay que ensayar en bajar las tasas de humedad relativa para evitar la aparicin de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24 horas bastan para que una infestacin se desate. Hay que asegurar una buena circulacin de aire y si es posible instalar tcnicamente equipos de des humidificacin. Se debern evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de salvaguarda, reuniendo de manera sistemtica la informacin necesaria como fotografa de los documentos y de los locales, inventario del material afectado. Estos datos sern necesarios para el expediente de la a seguranza en el caso de que exista y en la evaluacin del siniestro. Durante las acciones de urgencia hay que asegurarse bien contra el robo. Se debern poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de los materiales de emergencia para suministrar rpidamente aquellos que hagan falta. Hay que adecuar espacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte documental. As mismo se hace necesario escoger mtodos de tratamiento segn las cualidades y los tipos de documentos a tratar, su valor el presupuesto y las posibilidades locales de adelantar dos tipos de accin: f) Secado de documentos: Con excepcin de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto lo que prima sobre la encuadernacin. g) Secado Manual: con cuidado, los documentos que pueden disponerse abiertos, sobre las hojas de papel absorbente; las hojas se cambiaran regularmente. Se puede favorecer la evaporacin con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja con un secador de pelo. Esta operacin es lenta pero muy econmica y eficaz, si se disponen del equipo humano necesario. Si las paginas estn pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Solo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un producto fungicida. No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o glaseado. Lo ideal sera practicar un secado asistido mecnicamente tipo liofilizacin o tambin se podr intercalar entre cada pgina papel absorbente hasta el fondo de la encuadernacin y cambiarlo de tiempo en tiempo.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podr lavar ligeramente pasndolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrndolos bien para que el agua no penetre. Todos los documentos frgiles como las fotografas manuscritos sobre papel y sobre pergamino debern ser tratados por especialistas. h) Secado asistido mecnicamente: Sistema de des humificacin del aire, congelacin y secado manual, congelacin y lotizacin. i) Desinfeccin: Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del mtodo de secado, ser necesaria una desinfeccin cuando todos los documentos estn secos. Igualmente se desinfectaran los depsitos. El equipo mnimo con el que se debe contar incluye: Lonas, cajas plsticas, estregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas absorbentes, etiquetas adhesivas, lmparas de mano, mascaras, guantes, overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plstico en rollos, extensiones elctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plsticas (para congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles, termo higrmetros, productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo. ARTICULO 87. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ORIGINALES. La documentacin en su soporte original, considerado de valor permanente, deber mantenerse en dicho soporte aun cuando se regule la validez y utilizacin de otros medios de almacenamiento de la informacin. PARAGRAFO: En relacin con la consulta y manipulacin de los documentos originales, se establecern disposiciones que garanticen su integridad; estas sern de obligatorio cumplimiento tanto para usuarios como para funcionarios de archivos. Para la adecuada proteccin de los bienes documentales, todas las dependencias de la Administracin Municipal debern contar con una vigilancia constante para evitar prdidas y alteraciones de los documentos.
CAPITULO V ACCESO Y CONSULTA DE ARCHIVOS ARTICULO 88. ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos pblicos en los trminos consagrados por el artculo 15o, 23o y 74o de la Constitucin Poltica de Colombia. Los archivos garantizaran el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y la Ley. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 PARAGRAFO PRIMERO: Toda persona interesada en obtener la informacin que reposa en los archivos, deber identificarse y cumplir lo establecido en el respectivo reglamento y manual de procedimientos para tener acceso a la misma. PARAGRAFO SEGUNDO: El acceso al sitio de depsito de documentos ser restringido para el personal distinto a los funcionarios encargados del Archivo General, si el caso lo amerita se autorizara el acceso a los mismos. ARTICULO 89. CONSULTA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. La consulta de expedientes o documentos que reposan en las oficinas pblicas se permitir en das y horas laborales, con la presencia del funcionario o servidor responsable de aquellos. ARTICULO 90. CONSULTA DE LOS ARCHIVOS CON FINES DE INVESTIGACIN HISTRICA. Para la consulta de los documentos histricos se debe dar el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Carta de presentacin, preferiblemente institucional o, en su defecto, de carcter personal, indicando el inters especifico en el campo de la investigacin. b) Fotocopia simple del documento de identidad. c) Diligenciamiento del formato de solicitud, el cual ser suministrado, por el Archivo General del Municipio. ARTICULO 91. REGISTRO. En los archivos histricos se llevara un Registro con los datos del investigador y/o usuario y deber mantenerse actualizado en bases de datos, en formatos manuales o sistematizados de carcter publico; soporte que ser suministrado por el Archivo General del Municipio con el fin de garantizar el intercambio de informacin entre los diferentes archivos histricos del pas. Los datos que debe contener este formato registro, sern los siguientes: Nombre y Apellidos. Nacionalidad. Documento de Identidad. Profesin u oficio. Entidad para la cual trabaja. Inters. Domicilio permanente. Direccin Temporal. Telfono, Fax y correo electonico. Ciudad y pas. Descripcin breve del fin de Investigacin. Sealamiento de las obligaciones del Investigador. Cumplir las normas y reglamentos de la institucin. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que se le suministren. Entregar al Archivo una copia de la publicacin. Dar los crditos correspondientes y/o responder por los derechos que se deriven de la reproduccin de materiales grficos con fines comerciales. En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del archivo, el investigador deber citar la fuente exacta de la cual fue extraa la informacin. Fecha de diligenciamiento del formato registro. Firma.
PARAGRAFO: Los usuarios debern cumplir con el Reglamento de Archivos vigente y establecido por la Administracin Municipal. ARTICULO 92. REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS. Toda persona tiene derecho a que se le expidan copias de los documentos que reposan en el Archivo General, siempre y cuando la reproduccin no afecte al documento original. En todo caso el solicitante financiara de su propio pecunia los costos de duplicado de acuerdo a las tarifas sealadas por el Municipio, para este caso sern las establecidas en el Estatuto Tributario vigente. PARAGRAFO: En el caso que el o los solicitantes requieran copias autenticadas, se seguir el mismo procedimiento, de acuerdo a lo tarifado en el Estatuto Tributario vigente; de igual forma no habr restriccin a la informacin contenida en los documentos, salvo los casos que establezca la ley, siempre y cuando que no se obstaculicen los artculos 15o, 23o y 74o de la Constitucin Poltica de Colombia. ARTICULO 93. INGRESO DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVO INTERMEDIOS E HISTRICOS. El ingreso de documentos en los archivos se har en los siguientes eventos: Por las transferencias regulares de fondos. Por donacin o legado aceptados por el archivo respectivo. Por depsito voluntario.
PARAGRAFO: Por expropiaciones de documentos por razones de utilidad pblica o de inters social en los trminos fijados por el legislador, de conformidad con lo establecido en el artculo 58o de la Constitucin Poltica de Colombia. ARTICULO 94. INGRESO DE DOCUMENTOS. Todo ingreso de documentos en los archivos se har mediante acta de entrega del archivo de la entidad remitente y deber ajustarse al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin, y adoptado por el Archivo General del Municipio. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ARTICULO 95. REGISTRO GENERAL DE INGRESO DE FONDOS. Las instituciones o dependencias que reciban archivos de otras, deber llevar un Registro General de Ingreso de Fondos o Series, que corresponda a los documentos que ingresen, en virtud de las actas de entrega establecidas en el artculo anterior y cindose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 96. DEPOSITO DE DOCUMENTOS. Los archivos podrn admitir en depsito documentos de propiedad privada de otras administraciones de acuerdo con las normas vigentes. PARAGRAFO: Los documentos objeto de contratos de depsito, que ingresen a los archivos, se sometern al rgimen general del tratamiento, acceso y conservacin que se establece en este reglamento. ARTICULO 97. REGISTRO DE DEPSITO VOLUNTARIO. Los archivos que lo requieran llevaran un registro especial de los documentos recibidos en depsito voluntario, en el cual se har constar los plazos de permanencia en el archivo acordados en el respectivo convenio, cindose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin y adoptado por la Administracin Municipal. PARAGRAFO PRIMERO: Los archivos que requieran el depsito de archivos de manera voluntaria se regirn por el presente reglamento, y se recibir de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nacin. PARAGRAFO SEGUNDO: La entidad pblica o privada que tenga la intencin de realizar depsitos voluntarios al Archivo General del Municipio, deber celebrar un convenio de cooperacin donde se especifiquen los siguientes aspectos: a) Inventario Documental. b) Tabla de Retencin Documental. c) Tabla de Valoracin Documental. d) Organizacin de Archivos. e) Y las que determinen o establezca el Consejo Municipal de Archivos. ARTICULO 98. SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS. Solo el Archivo General del Municipio autorizara, por motivos legales, por exposicin y por procesos tcnicos especiales, la salida temporal de documentos de un archivo, fuera del territorio municipal y del depsito de documentos, cindose a cada uno de los procesos emitidos por el Archivo General del Municipio. PARAGRAFO PRIMERO: El Archivo General del Municipio, ser autnomo pero responsable para autorizar, dentro del territorio Nacional, la salida de los documentos MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 que conserva y adoptara las medidas pertinentes para garantizar la integridad, seguridad y conservacin de los mismos en los siguientes eventos: 1. Motivos legales. 2. Procesos Tcnicos. 3. Peticin de la entidad productora por conducto de su correspondiente archivo. 4. Exposiciones. Los archivos facilitaran a los organismos productores de los documentos que conservan, copias autenticadas, si fuere necesario, para los siguientes fines: Informacion o consulta administrativo. Tramite. Bsqueda de antecedentes y resolucin de expedientes.
Solo en los casos en que sea imprescindible se prestaran los documentos originales, los cuales debern ser devueltos al archivo en el menor tiempo posible, previo diligenciamiento de los formatos establecidos por el Archivo General del Municipio. PARAGRAFO SEGUNDO: El organismo o entidad productora que desee consultar documentos originales con fines distintos a los mencionados, deber someterse a las normas de consulta en los archivos. En consecuencia, cuando la propia entidad se proponga realizar publicaciones o investigaciones de tipo cientfico o fines similares, deber hacer la consulta en las instalaciones de los archivos receptores. ARTICULO 99. REGISTRO DE SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS. Las salidas temporales de documentos se anotaran en un libro de registro y/o formato de control segn el modelo normalizado por el Archivo General del Municipio. De igual modo, la salida temporal de documentos del sitio de deposito estar sujeto a las disposiciones del personal a cargo del resguardo de los documento; las entidades del orden nacional, departamental y municipal, que requieran la salida de los documentos, se obligan a regirse por el presente reglamento y el manual de procedimientos de la Administracin Municipal. ARTICULO 100. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA. Como instrumentos de control, consulta y descripcin, los archivos podrn elaborar guas, inventarios, catlogos e ndices de sus fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de estos y con las prioridades del servicio. Asimismo llevaran registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro, radiadores y tablas de retencin.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 PARAGRAFO: Los instrumentos de control, descripcin, consulta e informacin, se ajustaran a las normas formuladas por el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 101. PROYECTOS DE DESCRIPCIN. Los archivos oficiales incluirn en sus programas de trabajo los proyectos de descripcin de documentos o anlisis de informacin atendiendo las necesidades de la Administracin Municipal. ARTICULO 102. ACCESO A LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA. Los elementos de consulta existentes en los archivos sern de libre acceso para las personas que los soliciten. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la reproduccin y distribucin, sin la debida autorizacin, de los instrumentos de descripcin, consulta e informacin que hayan sido elaborados por los archivos para su propio servicio. ARTICULO 103. DERECHO DE PETICIN. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos pblicos o a la informacin contenida en estos, es necesario esgrimir un inters de carcter particular o general, de conformidad con el ejercicio del Derecho de Peticin, consagrado en el artculo 23o, no obstaculizando los artculos 15o y 74o de la Constitucin Poltica y normas reglamentarias, para este caso. ARTICULO 104. RESERVA LEGAL. La reserva legal sobre los documentos de archivos pblicos cesara a los treinta aos de su expedicin de conformidad con lo dispuesto en el artculo 13o de la Ley 57 de 1985. ARTICULO 105. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIN. Con fundamento en el articulo 2X de la Ley 80 de 1989, a criterio Consejo Municipal de Archivos y por razones de conservacin, no todos los documentos histricos sern de libre acceso. PARAGRAFO: Cuando el mal estado de conservacin de los documentos impida su acceso directo, las instituciones archivsticas suministraran la informacin contenida en estos mediante cualquier sistema de reproduccin, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 20o de la Constitucin Poltica de Colombia. ARTICULO 106. ACCESO A LAS SEDES DE ARCHIVO. El acceso a los archivos ser gratuito y en las condiciones que se indican en el presente reglamento. El pblico que visite los archivos tendr acceso solo a las zonas debidamente autorizadas. PARAGRAFO: Se permitir el acceso a las salas de investigacin y consulta a las personas que estn debidamente autorizadas. Salvo en los casos debidamente autorizados, no se permitir la entrada al pblico ni a los funcionarios de la Administracin Municipal a las zonas de depsitos de los documentos.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 El Jefe del archivo podr sancionar con restriccin o impedimento de acceso a los usuarios que por cualquier motivo infrinjan el presente reglamento o el manual de procedimientos, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de su conducta. ARTICULO 107. REQUISITOS PARA LA CONSULTA. Quienes deseen realizar trabajos de investigacin en los archivos debern obtener la correspondiente autorizacin expedida por el funcionario competente, de conformidad con las pautas que sobre el particular expida el Archivo General del Municipio. PARAGRAFO: Quienes posean carne de investigador expedido por un archivo del Sistema Nacional de Archivos podrn usarlo en cualquiera de los archivos integrantes del mismo. Entre tanto no se establezca la comunicacin en lnea entre los archivos del Sistema Nacional de Archivos, estos debern abrir un expediente de investigador a cada persona que acuda a consultar sus fondos. ARTICULO 108. HORARIO DE ATENCIN AL PBLICO. El Archivo General del Municipio establecer un horario que facilite y garantice la oportuna consulta e investigacin de los documentos que custodian, de conformidad con lo dispuesto en lo establecido por el orden territorial y siguientes del Cdigo de Rgimen Poltico y Municipal. PARAGRAFO: El horario de atencin ser establecido mediante acto administrativo, el cual estar sujeto a cambios por parte de la Administracin Municipal. ARTICULO 109. SALAS DE CONSULTA. La investigacin y consulta de documentos se realizara en las salas o dependencias especialmente acondicionadas para ello. Cuando las caractersticas del archivo lo permitan se habilitaran salas para la ubicacin y manejo de los instrumentos de consulta, para investigaciones en grupo y para la utilizacin de aparatos que requieran condiciones especiales de instalacin. ARTICULO 110. NORMAS DE CONSULTA. Cada archivo deber expedir y hacer cumplir el reglamento de servicio y consulta de sus documentos. ARTICULO 111. SERVICIO DE DOCUMENTOS. El servicio de documentos del Archivo General del Municipio u organismo productor y a los diferentes usuarios del archivo ser efectuado exclusivamente por personal del Archivo General. Los documentos que se presten al pblico sern reintegrados a sus lugares en los locales de depsito el mismo da, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio. PARAGRAFO: Cuando el usuario requiera consultar los documentos en mas de una unidad de conservacin o decida proseguir a la reproduccin de estos en un tiempo no superior a tres das hbiles, podr solicitar su reserva, teniendo en cuenta lo precisado por el reglamento. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 As mismo cumplir con los requisitos de uso y tramite para la salida de los documentos asignados por el Archivo General del Municipio, cabe agregar que dicho acto administrativo est sujeto a cambios por partes de la Administracin Municipal. ARTICULO 112. Restricciones en el prstamo de originales. Como norma general, se prestaran reproducciones de los documentos solicitados cuando estas existan en el archivo. En el caso contrario se implementara lo establecido en el articulado del presente reglamento. PARAGRAFO PRIMERO: Cuando la materia y circunstancias de la investigacin lo justifiquen y el estado de conservacin de los documentos lo permita, se prestaran los originales. Cuando a juicio del respectivo Comit de Archivo, el estado de conservacin de los documentos impida su manejo directo, estos se excluirn del servicio al pblico. PARAGRAFO SEGUNDO: Cuando un ente territorial, judicial y competente los requiera se proceder a generar copia autenticada, sin perjudicar los procesos de conservacin de los mismos, trmite que se realizara con la Inspeccin Municipal de Polica. ARTICULO 113. OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS. Los usuarios del Archivo General, debern cumplir con lo siguiente: a) Cumplir con el reglamento del Archivo General del Municipio en el cual investiga. b) Cumplir con las dems disposiciones atinentes al manejo de los documentos de archivo. ARTICULO 114. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL. El funcionario de la Administracin Municipal, debern cumplir con lo siguiente: a) Cumplir con el reglamento del Archivo General del Municipio. b) Cuando lo dispongan se tendr en cuenta la solicitud por escrito diligenciando los formatos disponibles en las oficinas del Archivo General del Municipio. c) En caso del prstamo de los originales se provendr tener en cuenta los procedimientos formulados en el Programa de Gestin Documental. d) Responsabilizarse del archivo de gestin de su dependencia u oficina, al igual la realizacin las transferencias documentales, segn sea el caso.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 CAPITULO VI REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS ARTICULO 115. SOLICITUD DE REPRODUCCIN DE LOS DOCUMENTOS. En la medida de lo posible, las copias solicitadas por los usuarios debern hacerse a partir de las reproducciones existentes. El Archivo General del Municipio proporcionara las reproducciones que les sean solicitadas, de los documentos excluidos de la consulta publica por razones de conservacin o por estar sometidos a tratamientos tcnicos, en la medida de la capacidad de sus medios reprogrficos y en las condiciones que se indican en el presente reglamento. La solicitud para reproduccin de documentos se tramitara a travs de impresos normalizados que para el efecto se adopten. ARTICULO 116. SERVICIOS DE REPROGRAFA. Las reproducciones sern realizadas por los servicios de reprografa de los archivos. No se autorizara el empleo de aparatos o materiales ajenos al Archivo General del Municipio sin expresa autorizacin del Jefe de Archivo. PARAGRAFO: Se proceder a expedir copia, por parte del Archivo General del Municipio, una vez realizados los siguientes pasos: a) Solicitud en medio escrito justificando el objeto de la solicitud, basados en los artculos 92o y 103o del presente documento. b) Registro o control de Servicios Reprogrficos, emitido por el Archivo General del Municipio. c) Factura la correspondiente retribucin y/o pago, emitida por la Tesorera General. ARTICULO 117. SERVICIO A ENTIDADES PBLICAS. En todos los casos, las entidades pblicas tendrn prelacin en la prestacin de servicios por parte del Archivo General del Municipio, de igual manera, las entidades de carcter pblico o privado, seguirn los pasos especificados en el artculo 115o, en especial en los literales a y b. PARAGRAFO: Las entidades pblicas se exoneran del pago por los servicios de reprografa, pero se tendr en cuenta lo manifestado en el literal a y b del citado artculo. ARTICULO 118. COORDINACIN DEL SERVICIO DE REPRODUCCIN. El Archivo General del Municipio, a travs del Servicio de Reproduccin de Documentos, coordinara y supervisara la reproduccin sistemtica de fondos que se desarrollen en el archivo con las siguientes finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitucin y difusin. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ARTICULO 119. PROGRAMAS DE REPRODUCCION DE DOCUMENTOS. En lo posible, los archivos adoptaran programas de reproduccin de seguridad del material documental que conservan. No se adelantaran formas de reprografa de aquellos documentos cuyo estado de conservacin no permita su realizacin sin dao para los mismos. Los programas de reproduccin de documentos de los archivos, sern realizados por personal especializado de acuerdo con las normas tcnicas expedidas en el presente reglamento. PARAGRAFO: Los archivos y colecciones particulares de carcter histrico que se microfilmen en el archivo, debern dejar en estos una copia para la consulta pblica. Los archivos que autoricen la microfilmacin de algunos de sus fondos en un volumen superior al 50% de los mismos, debern hacerlo mediante solicitud en el que se especifiquen las obligaciones y contraprestaciones a que se obliga el interesado. Se llevara un control por medio de planillas previamente elaboradas por la oficina del Archivo General del Municipio. ARTICULO 120. ARCHIVO DE SEGURIDAD. Las unidades de reprografa de los archivos constituirn un archivo de seguridad integrado por: a) Los primeros negativos o matrices de todas las reproducciones, realizadas en ejecucin de los programas del correspondiente archivo. b) Los primeros negativos y matrices de las reproducciones, realizados a solicitud de los usuarios. Cualesquiera otras que les sean remitidas para su custodia. PARAGRAFO: Dichas reproducciones no podrn ser utilizadas para la consulta pblica, restringindose su utilizacin para la emisin de nuevas copias. El archivo de seguridad estara dotado de las especiales condiciones ambientales y de proteccin para la conservacin de los soportes y en lo posible situado en lugar diferente de aquel en el que se conserven los documentos originales. ARTICULO 121. NUEVAS TECNOLOGIAS. En los archivos se podrn utilizar las tecnologas que permitan el registro y recuperacin gil de la informacin, siempre y cuando los sistemas no impliquen la destruccin de originales o copias nicas de documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente. GLOSARIO ARTICULO 122. GLOSARIO. El glosario de trminos archivsticos, de conformidad con el artculo3 del presente Reglamento, es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada. El presente reglamento, est elaborado con base en los conceptos archivsticos de distintos autores, o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nacin. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ARTICULO 123. USO DEL GLOSARIO. Los trminos que conforman el glosario fueron extractados del texto original del Reglamento del Archivo General de la Nacin y se ordenaron alfabticamente para facilitar su bsqueda y consulta. A ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley. ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la informacin. ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Vase adems: FONDO). ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de una institucin. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Deposito de los documentos en estantera, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados posteriormente para su utilizacin. ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizados su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica a nivel nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales referidos a pocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histrico de Antioquia, Archivo Regional de Boyac, Archivo Central del Cauca, Archivo Histrico de Cartagena de Indias y Archivo Histrico del Magdalena Grande. ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PBLICO. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia y la cultura es de inters publico y es declarado como tal. ARCHIVO PBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas, as como los archivos privados, declarados de inters pblico. ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin final. ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos. ASISTENCIA TECNICA. Prestacin de servicios por personal especializado en diferentes reas del quehacer archivstico. AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorizacin o legalizacin de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, segn lo establecido por la Ley. AUTOMATIZACION. Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de almacenamiento y recuperacin de la informacin documental.
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C CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin. CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado. CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. CLASIFICACION. Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificacin de fondos en el interior de un depsito de archivo. Clasificacin de piezas en el interior de un fondo. Clasificacin de documentos individuales en el interior de una pieza. CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccion), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. COLECCION DE ARCHIVO. Reunin artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institucin. COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivstica y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como tcnicos. COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. rgano asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. rgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalizacin de terminologa, instrumentos y procesos tcnicos ARCHIVISTICOS. CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga un archivo. CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosfricos. CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. COPIA. Reproduccin puntual de otro documento. COPIA AUTENTICADA. Es la reproduccin de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades segn lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurdica del original. CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro. CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. D DEPURACION. Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservacin de los documentos en una institucin archivstica. DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 DESCRIPTOR. Termino al cual se asigna un significado especfico y que se utiliza como elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de la informacin. DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y autnticos. DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin. DOCUMENTO. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos. DOCUMENTO ESENCIAL. (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia institucional. DOCUMENTO HISTORICO. Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la Soberana Nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico y especialmente valioso para el pas. DOCUMENTO INACTIVO. administrativos y legales. Aquel que ha dejado de emplearse con fines
DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurdicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial. DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 E ELIMINACION. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro. ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservacin. EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. F FACSIMIL. Reproduccin idntica de un documento, logrado a travs de un medio mecnico, fotogrfico o electrnico. FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un expediente. FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Numero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista. FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a esta. FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeracin. FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona. FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Informacin original no abreviada ni traducida; se llama tambin fuente de primera mano. FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 G GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin. GUIA. Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los mismos. Organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin. H HERALDICA. Tcnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simblicos, evolucin y significado socio-jurdico. I IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. INDICE. Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripcin. INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas. INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios. INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores. INDICE TOPONIMICO. Listado de stios o lugares. INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control fsico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacion. Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin) e instrumentos de referencia (fases de descripcin y difusin). INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificacin los siguientes. Ficheros de organismos, ficheros de tipos MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 documentales, repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin. Relaciones, tablas de retencin documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo. INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar. L LEGAJO. En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservacin, el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en un pas. M MANUSCRITO. Documento escrito a mano. MAPA. Representacin grafica -con convenciones- de un espacio. MARCA DE AGUA. Seal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel. MICROFILMACION. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. MICROFILME. Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en reproduccin de documentos. MUESTREO. Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos, entre otros. N NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrn o criterio dado. O ORDENACION. Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series. MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIGRAMA. Representacin grafica de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo. ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones tcnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia. P PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el pas y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histrico. PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural. PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros. PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades. PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulacin de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y mtodos a seguir en la seleccin y descripcin de una determinada unidad archivstica, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigacin con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin de requerimientos de descripcin, tipos documentales a elegir, unidades archivsticas, evaluacin de criterios para determinacin de trminos MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 descriptivos, aspectos fsicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatizacin de los datos propios de la descripcin archivstica. PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. R REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotacin de los datos del documento en los modelos de control. REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservacin, indicando su posicin exacta en un depsito de archivo. REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley. REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin foto tcnica y la policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la fotocopia y el microfilm. RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental. S SECCION. Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional. SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total. SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneo, emanado de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de una entidad, con fines de informacin. SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeracin correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservacin de un depsito.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la cooperacin interinstitucional de los archivos, a travs de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidacin del sector archivstico, coordinado por el Archivo General de la Nacin. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. T TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especificas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple. TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas. TOMO. Volumen de cierta extensin, en el cual estn encuadernados varios documentos en forma separada y con paginacin propia. TOPONIMIA. Estudio del origen y significacin de los nombres propios de un sitio o lugar. TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas. U UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad tcnico-operativa de una institucin. UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. (Vase expediente). MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica. Pueden ser unidades de conservacin entre otras. Una caja, un libro o un tomo. UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente. V VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administracin que lo origino o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pblica. VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn. VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 CAPITULO VIII DISPOSICIONES VARIAS ARTICULO 124. DIVULGACIN DEL PRESENTE REGLAMENTO. En cada una de las dependencias de la Administracin Municipal existir al menos un ejemplar del presente reglamento a disposicin de los mismos. Extractos del mismo en lo que afecta sus derechos y obligaciones figuraran en lugar visible al pblico, en las Salas de Investigacin, Bibliotecas y para consulta en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad. ARTICULO 125. CONTROL Y VIGILANCIA. a) Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. b) rgano Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado. c) Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8 de la Constitucin Poltica, El Archivo General de la Nacin fijara los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones. d) Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo senalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as: 1. Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. 2. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del Tesoro Municipal, segn el caso, MI PROPSITO ES SERVIR
REPBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CRDOBA NIT 812.001.681 6 de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestos por el tiempo que persista el incumplimiento. 3. Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25o de la Ley 200 de 1995. 4. Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218o a 226o, 349o, 370o, 371o, y 372o del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a ordenes de la autoridad de polica mas cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas. 5. Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, estos sern decomisados y puestos a ordenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizara todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. ARTICULO 126. OBLIGATORIEDAD DE LA CLAUSULA CONTRACTUAL. Cuando el Municipio celebre contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clausula donde se establezca la obligacin de aquellas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15o de la Constitucin Poltica de Colombia. ARTICULO 127. AJUSTES. El presente Reglamento del Archivo General del Municipio de La APARTADA CORDOBA, se podr ajustar siempre y cuando surjan cambios en la Administracin Municipal. ARTICULO 128. VIGENCIA Y PUBLICACIN. El presente Acuerdo rige a partir de su fecha de expedicin, deroga los que le sean contrarios y ser publicado en el sitio web municipal
COMUNQUESE, PUBLQUESE Y CUMPLASE Dado en La Apartada, a los 24 de Septiembre de 2012.

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KATIA ISABEL PAZ DURANGO Alcalde Municipal


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