EL MANTENIMIENTO CONTRATADO

CRITERIOS TIPOS DE CONTRATO CASO PRACTICO

JOAN MITJAVILA I GIRO

Todos los derechos Reservados. ISS Facilities Services Mantenimiento y Gestin Integral.

Aclaracin El trmino MANTENIMIENTO debe ser matizado por cuanto la evolucin operativa del entorno tcnologico en general, han hecho que deba hablarse de EXPLOTACIN TCNICA con mayor propiedad cuando quiera referirse al conjunto de conceptos y actuaciones que deben conducir a lograr las prestaciones idneas de un conjunto de instalaciones y/o equipos.

LA EXPLOTACIN TCNICA ENGLOBA: El proyecto tcnico. Las herramientas de gestin tcnica (G.M.A.O.). La conduccin tcnica de equipos e instalaciones. Control, puesta en marcha y parada de instalaciones. Ajustes y regulaciones. Engrases y lubricaciones. Atencin a la actividad principal. Mantenimiento Predictivo por observacin. Los mantenimientos, que son: Preventivos (Cclicos, programados, overhauls). Predictivos (de acuerdo con la tecnologa instalada). Paliativos / Correctivos (averas, trastornos, problemas operativos). Mejorativos / Modificativos. Las limpiezas tcnicas. El resto de actuaciones que afectan a la vida tcnica y condiciones operativas de instalaciones y/o equipos.

EN UNA DETERMINADA INSTALACIN DE: CLIMATIZACIN, A.C.S., ETC, CONTEMPLADA SU EXPLOTACIN TCNICA EN PROFUNDIDAD Y: CONOCIDOS LOS COSTES. ANALIZADOS LOS RESULTADOS TCNICOS. ANALIZADO EL ENTORNO OPERATIVO ANALIZADO SU AJUSTE AL R.I.T.E. VIGENTE

ES POSIBLE QUE APAREZCAN FACTORES QUE HARN ACONSEJABLE EL ESTUDIO DE VIABILIDAD DE UNA EXTERNALIZACIN, TOTAL O PARCIAL DE LA EXPLOTACIN TCNICA

QU EXTERNALIZAR ? CON QU LIMITES ?

BAJO QU PLANTEAMIENTO ?

CONDICIONANTES A LA EXTERNALIZACIN LAS FAMILIAS DE ASPECTOS QUE CONDICIONAN EL PROYECTO DE INGENIERIA DE SERVICIOS Y EL ALCANCE DE LA EXTERNALIZACIN SON: CONDICIONANTES DE TIPO OPERATIVO CONDICIONANTES DE TIPO TECNOLGICO CONDICIONANTES DE TIPO SOCIAL CONDICIONANTES ECONOMICOS

TOMADA LA DECISIN DE EXTERNALIZAR EL MANTENIMENTO (TOTAL) O PARCIALMENTE. ESTABLECIDOS LOS LMITES O REAS CONCRETAS. PONDERADOS TODOS LOS CONDICIONANTES

SE TRATA DE ESTABLECER EL MARCO DE RELACIN ADECUADO.

QU DEBE REUNIR LA EMPRESA CONTRATANTE: CONOCER EXACTAMENTE LA SITUACIN DE PARTIDA, LA PROPIA PROBLEMTICA Y LOS ASPECTOS A MEJORAR DETERMINAR CON PRECISIN LOS OBJETIVOS A CONSEGUIR. CONOCER EXACTAMENTE LOS COSTES DE SU EXPLOTACIN. DEFINIR LOS COSTES DE LA NUEVA SITUACIN DE FORMA COHERENTE CON LAS EXPECTATIVAS QUE SE DEPOSITAN EN ELLA. PRETENDER LA BSQUEDA DE UN COLABORADOR QUE SE IMPLIQUE EN LA CONSECUCIN DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA, NO UN SIMPLE EJECUTOR DE UN PROGRAMA ESTABLECIDO. TRAZAR LAS CURVAS DE EVOLUCIN PREVISIBLE, PARA SER SIEMPRE ECUNIME EN LA FIJACIN DE OBJETIVOS Y EN LA REMUNERACIN DE LOS SERVICIOS QUE SE EXTERNALICEN.

QU DEBE REUNIR LA EMPRESA CONTRATADA: IDENTIFICACIN PLENA CON EL PROYECTO QUE SE DISEE Y CON EL ENTORNO DONDE SE DESARROLLE LA ACTIVIDAD. SOLIDEZ EMPRESARIAL: FINANCIERA, TECNOLGICA Y OPERATIVA. ESTRUCTURA DE APOYO Y CAPACIDAD DE ADAPTACIN A TODOS LOS MOMENTOS DEL SERVICIO. SENSIBILIDAD HACIA CRITERIOS DE: SEGURIDAD, CALIDAD, MEDIO AMBIENTE. CLASIFICACIN Y CUALIFICACIN EMPRESARIAL AL NIVEL REQUERIDO. CAPACIDAD Y VOLUNTAD PARA ASUMIR EL PROYECTO CON LOS CONDICIONANTES Y EN LOS PLAZOS INDICADOS. COBERTURAS ADECUADAS (PLIZA DE R.C., ETC.)

ESQUEMTICAMENTE LA RELACIN ENTRE CONTRATISTA Y CONTRATANTE, ES DE LA SIGUIENTE MANERA:

El desarrollo de la relacin se consigue cuando cada parte logra sus objetivos TIPOS BSICOS DE CONTRATO CONTRATACIN POR TRABAJO CONCRETO CONTRATACIN POR PRECIO UNITARIO MANTENIMIENTO INTEGRAL LA RELACIN DE PARTENARIADO

CONTRATACIN POR TRABAJO CONCRETO El Contratante define una responsabilidad concreta, que puede ser: a) Un rea dentro del conjunto. b) Una unidad tcnica de intervencin. c) Cualquier otra configuracin de unidad o conjunto definible. El Contratante ha decidido externalizar esta parte de la Explotacin Tcnica a una Empresa de Servicios. El Proyecto tcnico y la especificacin de los trabajos a realizar: a) Procede de la propia estructura del Contratante. b) Forma parte de las responsabilidades del Contratista. Se establecen de forma clara e identificable objetivamente: a) Trabajos. b) Materiales. c) Inclusiones / Exclusiones. d) Responsabilidades. e) Vigencia o duracin del Contrato.

CONTRATACIN POR PRECIO UNITARIO El Contratante tiene necesidad de unos determinados servicios, definidos en sus lmites tcnicos, operativos y en especialidad y detalle de intervencin, incluyendo materiales.

Es la modalidad tpica de los denominados Servicios Autorizados o Servicios Oficiales Tambin se aplica a los Mantenimientos routed-based: Redes de oficinas bancarias, redes de supermercados, Centros de Atencin, etc. Contemplan las siguientes salvedades: - Garantas ante reclamaciones. - Tiempo de respuesta efectiva desde la recepcin del aviso. - Garanta de disponibilidad de recursos (Humanos y Tcnicos)

EL CONTRATO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL Constituye el Umbral de entrada a otra forma de relaciones Contratante / Contratista, en las que se pretende un nivel de responsabilidad en la Empresa Contratada que alcance aspectos de gestin: Tcnica, econmica y operativa. Las responsabilidades, deben establecerse referidas a conceptos claros y, en lo posible, medibles y parametrizables objetivamente. El Contratista establece: Inventario preciso de elementos, conjuntos y unidades tcnicas a mantener. Lmites fsicos concretos del rea de responsabilidad. Objetivos base de la explotacin tcnica. Puntos de Contraste y Parametrizacin de medicin de resultados de la Explotacin Tcnica. El Proyecto Tcnico debe corresponder al Contratista, quien propone al Contratante: Plan de Mantenimiento. Poltica de recambios y consumibles. Herramientas de gestin. Medios de Trabajo y seguridad. La configuracin operativa de un Contrato Integral, se parece a la de: Una empresa dentro de la empresa:

La duracin del Contrato debe ser plurianual (mnimo de 3 5 aos) para que el Contratista pueda amortizar las inversiones a que le obliga la puesta en marcha del Proyecto Su propia filosofa le hace apto a planes de optimizacin de resultados o de costes, pactados entre Contratante y Contratista. EL MANTENIMIENTO EFICAZ ES SLO UNO DE LOS ASPECTOS QUE PERSEGUIR LA RELACIN.

LA RELACIN DE PARTENARIADO El concepto de partenariado adquiere carta de naturaleza: Slo cuando existe algo material para compartir Considerada, definida, parametrizada y evaluada la situacin de partida: 1. Se trazan las lneas y aspectos de una evolucin positiva. 2. Se determinan las formas, puntos y unidades de medicin a travs de las que la evolucin ser constatable. 2.1 Deben ser totalmente objetivos y transparentes. 3. Esta diferencia entre la situacin de partida y la que evolucione en cada punto de la funcin tiempo, ser el valor aadido que debe compartirse. EL PARTNERSHIP Concepto de PARTENARIADO

A este planteamiento genrico, obedecen todos los proyectos de partenariado en servicios, en produccin compartida, en logstica y, en general, a todos los casos de externalizacin En el rea de servicios, las fuentes de valor aadido pueden ser:

A. POR GESTIN TCNICA DE LAS PROPIAS INSTALACIONES. A.1) Gestin de los ndices de disponibilidad, es decir: mejora de la eficiencia de mquinas: Id1 > Id0 A.2) Gestin de fluidos energticos. / k Wh A.3) Gestin de los costes globales de explotacin referidos a unidades, reas o conceptos individuales de producto /ud C.P.U. (Costes por unidad) B. POR LOS INCREMENTOS DIRECTOS DE PRODUCCIN. B.1) Incrementos derivados de mayoresdisponibilidades de mquinas o de mayores velocidades (Caudales) de produccin. /ud P.P.U. (Prima por unidad) B.2) Disminucin de ndices de rechazo. / ud. P.P.U. (Prima por unidad) Cabe citar otras modalidades, en la que interviene la amortizacin de los costes de las instalaciones a mantener. C. ESTE TIPO DE CONTRATOS, SE ESTABLECEN SIGUIENDO EL SIGUIENTE PROCESO C.1) PAQUETE DE INSTALACIN: Proyecto. Obra civil. Instalaciones. Bienes de equipo. Amortizacin capitalizada y periodificada a N aos en /ud de producto, de energa o de tiempo. C.2) PAQUETE DE EXPLOTACIN: Conduccin Tcnica. Mantenimiento. Limpieza Tcnicas. Energa. Recambios y consumibles. Administracin. Gasto fijo + variable referido a /ud de producto o de energa. C.1) + C.2) = /ud. de coste

La totalidad de estos planteamientos, demandan como condicin bsica: LA INTEGRALIDAD DE LA GESTIN POR PARTE DEL CONTRATISTA ES DECIR: Servicios Integrales en su totalidad. Adems, el concepto Gestin alcanza toda su magnitud, concretamente: Negociacin y adquisicin de recambios y consumibles. Negociacin y contratacin de: energas, fluidos, subcontratos de apoyo y/o de especializacin. Establecimiento de turnos de presencia y/o trabajo. Herramientas de gestin (Tcnica y administrativa) Medios de trabajo y seguridad Recursos humanos incluidos en el mbito del contrato.

CONTRATOS DE PARTENARIADO: TIPOS BSICOS: Contratacin por ndices de disponibilidad. Contratacin por Gestin de Fluidos Energticos. Contratacin por Gestin de los Costes Globales de Explotacin referidas a unidades, reas o conceptos individuales de producto. Contratacin por incrementos de produccin. Contratacin por disminucin de rechazo. Contratacin de Servicio con la amortizacin de obras e instalaciones incluida en gastos de explotacin.

CASO PRCTICO : PERFIL EMPRESA: Facturacin ~ 600 M /ao Plantilla total ~ 500 Personas Produccin en proceso: Contnuo (Lneas automticas) Empresa de origen familiar, evolucionada por la calidad del producto a cuotas importantes del Mercado Nacional. Plantilla de mantenimiento propia, apoyada por estructuras externas. Fuerte dependencia tecnolgica de las Empresas instaladoras o Fabricantes de los bienes de equipo. DEFINICIN DE LA SITUACIN PROBLEMA:

CONSECUENCIAS RESULTANTES

EVOLUCIN GRFICA DEL CASO PLANTEADO.

RESUMEN SITUACIN FINAL:

BASES DE UNA BUENA RELACCIN : En qu deben coincidir: Lealtad reciproca en los acuerdos alcanzados. Sintona en el proyecto tcnico, base fundamental para una explotacin eficaz. o El G.M.A.O. que se designe deber de ser cmodo de uso para la gestin de la explotacin y con resultados fcilmente interpretables para conducir a los anlisis y posteriores conclusiones que sean precisas. Los objetivos operativos, deben ser comunes. Los objetivos econmicos de cada parte deben alcanzarse en conjuncin con los operativos y en la medida que se haya establecido. Voluntad mutua de que la suma de pequeos xitos que consisten en lograr da a da, los objetivos planteados, constituyan las bases de mutua confianza imprescindible para poder ejercer con libertad de accin suficiente, la toma de decisiones que la ejecucin de un proyecto de servicios necesita. Mirar en misma direccin, en lo que se refiere a la evolucin de: entorno tcnico, expectativas y objetivos. ALGUNAS CONSIDERACIONES : CEDER A UN ENTE EXTERNO UNA PARTE TAN IMPORTANTE DE LA OPERATIVA ES UN EJERCICIO DE CONFIANZA PARA EL XITO EN LA EJECUCIN DE LAS RESPONSABILIDADES DESEMPEOS CONFIADOS, ES IMPRESCINDIBLE UNA ABSOLUTA LEALTAD MTUA NINGUNA DE LAS PARTES TERMINA GANANDO, CUANDO UNA DE ELLAS EMPIEZA A PERDER