Anda di halaman 1dari 9

PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Apa itu masalah?

MASALAH : adanya kesenjangan antara das sollen / teori dengan das sein / fakta empiris , antara yang ditetapkan sebagai kebijakan dengan kenyataan implementasi kebijakan. Masalah : Sesuatu yang harus diselesaikan atau dipecahkan ( Kamus BBI ).

Ada 4 jenis masalah: 1. Masalah Sederhana. 2. Masalah Rumit. 3. Masalah Tersektuktur. 4. Masalah Tidak Tersetruktur.

a. Masalah Sederhana. Ciri : berskala kecil, berdiri sendiri (kurang memiliki sangkut paut dengan masalah lain), tidak mengandung konsekuensi yg besar, pemecahannya tidak memerlukan pemikiran luas & mendalam . Scope : pemecahan masalah dilakukan secara individual. Teknik yg biasa digunakan : dilakukan atas dasar intuisi, pengalaman, kebiasaan & wewenang yg melekat pada jabatannya. b. Masalah Rumit. Ciri : berskala besar, tidak berdiri sendiri (memiliki kaitan erat dengan masalah lain), mengandung konsekuensi besar, pemecahannya memerlukan pemikiran yg tajam dan analitis . Scope : Pemecahan masalah dilakukan secara kelompok yang melibatkan pimpinan dan segenap staf pembantunya. Jenis : masalah yg terstruktur ( structured problems) & masalah yg tidak terstruktur ( unstructured problems ).

c. Masalah Tersetuktur. Definisi : masalah yg jelas faktor penyebabnya, bersifat rutin dan biasanya timbul berulang kali shg pemecahannya dapat dilakukan dengan teknik pengambilan keputusan yg bersifat rutin, repetitif & dibakukan. Contoh : penggajian, kepangkatan dan pembinaan pegawai, masalah perijinan, dsb. Sifat pengambilan keputusan : relatif lebih mudah atau cepat, salah satu caranya dengan penyusunan metode / prosedur / program tetap .

d. Masalah Tidak Tersetruktur. Definisi : penyimpangan dari masalah organisasi yang bersifat umum, tidak rutin, tidak jelas faktor penyebab dan konsekuensinya, serta tidak repetitif kasusnya. Sifat pengambilan keputusan : relatif lebih sulit dan lebih lama , diperlukan teknik Pengambilan Keputusan yang bersifat non-programmed decision-making.

Beberapa Teknik Pemecahan Masalah: 1. Curah Pendapat ( Brainstorming ) . 2. Penggunaan Kriteria dan Pembobotan. 3. Teknik Moderasi ( Moderation Technique ).

a. Brainstorming. Suatu metode untuk menghasilkan ide gagasan yang banyak mengenai topik tertentu secara kreatif dan efisien. Penyampaian ide-ide dilakukan melalui proses yang bebas dari penilaian dan kritik.

Prosesnya: Topik atau masalah dirumuskan dan ditulis dengan jelas Tiap anggota tim secara bergantian memberikan idenya. Tak ada penilaian atau kritik Begitu ide disampaikan ditulis pada kertas flipchart atau papan tulis dengan huruf yang dapat dibaca. Demikian proses penyampaian ide terus berlangsung sampai ide tersebut habis. Jika diperlukan, lakukan klarifikasi, penyederhanaan dan kombinasi. Keunggulan Brainstorming Adanya spektrum pengetahuan yg lebih luas. Pencarian alternatif keputusan lebih luas & variatif. Adanya kerangka pandangan / perspektif yg lbh lebar. Resiko keputusan ditanggung kelompok. Karena keputusan kelompok, setiap individu termotivasi untuk melaksanakan (shared value ) . Dapat terwujudnya kreativitas & inovasi yg lbh luas, karena adanya berbagai pandangan.

Kelemahan Brainstorming Memakan waktu dan biaya lebih. Efisiensi pengambilan keputusan menurun. Keputusan kelompok dapat merupakan kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. Bila ada anggota yg dominan, keputusan bukan mencerminkan keinginan kelompok.

b. Penggunaan Kriteria dan Bobot

Metode yg dapat digunakan untuk melakukan evaluasi & memilih alternatif keputusan terbaik. Digunakan kriteria dan bobot dengan angka-angka (skoring). Manfaat: Dapat mengurangi subyektivitas sehingga penilaian dapat menjadi lebih obyektif, serta dapat digunakan untuk berbagai tujuan seperti pemilihan alternatif proyek, pemilihan pegawai teladan dsb. Prosesnya:

Tentukan Alternatif Tentukan Kriteria Tentukan Nilai Kriteria ( N ) Tentukan Bobot tiap alternatif ( B ) Hitung N x B dan Jumlahkan Jumlah NB tertinggi : alternatif terpilih

c. Teknik Moderasi.
(Contoh dalam Survei Pengaduan Pelayanan Publik)

Teknik Kompilasi , artinya permasalahan pelayanan diidentifikasikan sedetil dan sebanyak mungkin. Teknik Klasifikasi , artinya permasalahan dan/atau faktor penyebabnya akan diklasifikasikan berdasarkan kriteria tertentu (misalnya Kelembagaan, SDM, Sumber Daya, Kebijakan dll; atau Kemudahan, Sikap, Ketepatan, Kebersihan, Kenyamanan Pelayanan, dll). Teknik Prioritasi . Seluruh permasalahan yang telah dikompilasi dan diklasifikasi tidak mungkin dapat dianalisis seluruhnya. Oleh karenanya perlu dilakukan prioritasi dengan memilah-milah, misalnya berdasarkan frekuensi kemunculan masalah tersebut. Teknik prioritasi disini dapat dilakukan dengan menggunakan teknik tally . Semakin banyak tally , maka semakin tinggi prioritas masalah tersebut untuk dianalisis faktor penyebab dan solusinya. Penentuan Faktor Penyebab Masalah dan Solusinya. Untuk satu masalah tertentu, dapat saja disebabkan oleh beberapa faktor, dan membutuhkan beberapa solusi. Jadi, tidak berlaku one problem, one cause, one solution . Teknik Validasi , artinya solusi yang ditawarkan akan diuji dengan prinsip Jika Maka (jika solusi A dilakukan, maka masalah B dapat diatasi, dll). Jika logikanya dapat diterima, berarti solusi yang ditawarkan dapat diterima ( reliable ).

Pengambilan Keputusan.

Keputusan adalah pengakhiran atau pemutusan dari suatu proses pemikiran untuk menjawab suatu pertanyaan, khususnya mengenai suatu masalah atau problema. Pengambilan keputusan adalah proses pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, mulai dari identifikasi dan perumusan masalah, pengumpulan dan penganalisaan data dan informasi, pengembangan dan pemilihan alternatif, serta pelaksanaan tindakan yang tujuannya untuk memperbaiki keadaan yang belum memuaskan.
Apa Itu Pengambilan Keputusan ?

Kegiatan identifikasi dan diagnosis masalah, penyusunan berbagai alternatif, evaluasi dan pemilihan alternatif pemecahan masalah (George Huber). Proses pemilihan salah satu dari antara dua atau lebih alternatif arah tindakan untuk mencapai suatu tujuan (Sondang Siagian) . TIPE KEPUTUSAN Keputusan terprogram (terstruktur)
o o

Dibuat menurut kebiasaan, aturan, prosedur; tertulis maupun tidak. Bersifat rutin, berulang-ulang.

Keputusan tak terprogram (tidak terstruktur)


o o

Mengenai masalah khusus, khas, tidak biasa Kebijakan yang ada belum menjawab.

1. Keputusan terprogram.

Tradisional
o o o

Kebiasaan. Mengikuti prosedur baku. Saluran informasi disusun dengan baik.

Modern

Menggunakan teknik operation research:


Formula matematika. Simulasi computer.

2. Keputusan tidak terprogram.

Tradisional
o o o

Kebijakan intuisi berdasarkan kreativitas. Coba-coba (trial n error ) . Seleksi dan latihan para pelaksana.

Modern
o

Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada :


Latihan pembuatan keputusan. Penyusunan program komputer empiris.

7 Kesalahan Umum dalam Pengambilan Keputusan.

Cara Berpikir Yang Sempit (cognitive nearsightedness)


Memenuhi kebutuhan sesaat Hanya mempertimbangkan satu aspek / dimensi masalah.

Asumsi Bahwa Masa Depan Akan Mengulangi Masa Lalu ( assumption that future will repeat past )

Perubahan dianggap hal normal, yang akan kembali pada keadaan semula. Tidak meramalkan / memprediksikan keadaan masa depan.

Terlalu Menyederhanakan Masalah ( over simplification )

Melihat masalah hanya dari gejala luarnya, tanpa mempelajari secara mendalam faktor kausalitasnya. Teknik pemecahan masalah selalu konvensional, tidak ada inovasi.

Terlalu Menggantungkan pada Pengalaman Satu Orang ( overreliance on ones own experience ) Keputusan yang Dilandasi Pra Konsepsi Pembuat Keputusan ( preconceived nations ) Tidak Ada Keinginan Melakukan Percobaan ( unwillingness to experiment ) Keengganan Membuat Keputusan ( reluctance to decide ).

CIRI KEPUTUSAN YG BAIK


Berkaitan langsung dgn sasaran dan tujuan. Rasional / logis dalam arti menuntut pendekatan ilmiah. Mudah & dapat dilaksanakan (feasible, executable ) . Dapat difahami dan diterima semua pihak ( acceptable ) . Menggabungkan pendekatan teori, kemampuan berpikir dan pengalaman. Tepat waktu dalam arti jangan mengambil keputusan kalau memang belum perlu.

PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN.

Pemahaman dan perumusan masalah


o o o o

Identifikasi gejala yang muncul. Cari penyebabnya / masalah utama. Cari bagian-bagian yang perlu dipecahkan. Pergunakan analisis sebab-akibat.

Pengumpulan dan analisis data yang relevan


o o o

Menentukan data yang relevan. Mengumpulkan data. Mencari pola dari data yang terkumpul.

Pengembangan alternatif-alternatif
o o o

Berdasarkan data, disusun beberapa alternatif. Untuk setiap alternatif susun pro & kontra, konsekuensi, resiko. Semua alternatif harus feasible .

Evaluasi Alternatif-alternatif
o

Nilai efektivitas dari setiap alternatif, tolok ukur.


Realistik bila dihubungkan dengan tujuan & sumber daya organisasi. Seberapa jauh memecahkan masalah.

Pemilihan alternatif terbaik


o

Berdasarkan alternatif, alternatif terbaik dipilih atau pilih kompromi dari beberapa alternatif.

Implementasi keputusan
o o o

Susun rencana untuk menerapkan keputusan. Disiapkan mekanisme laporan periodik. Bila perlu bangun sistem peringatan dini.

Evaluasi hasil keputusan