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Conservacin de la documentacin

La necesidad de guardar la documentacin surge de dos aspectos fundamentales: A) Necesidad de la informacin documental: Informacin: accin de informar; dar noticia de una cosa. Documentacin: accin de documentar. Documentar es justificar la verdad de una cosa con un documento. Documento es cualquier escrito que informa acerca de un hecho. La necesidad de guardar la informacin surge del inters propio de la empresa. Todos los documentos, impresos y comunicaciones que realiza la empresa constituyen su vida empresarial y son fuentes de informacin necesaria para poder resolver sus operaciones de forma adecuada. B) Y de la normativa legal: Segn la Ley del Comerciante No. 1034/83, en su Artculo 85 se estipula: Los libros y registros de contabilidad debern ser conservados por cinco aos contados a partir de la fecha de la ltima anotacin efectuada en ellos. Durante el mismo lapso se conservaran en forma ordenada los comprobantes, de modo que sea posible su verificacin; este plazo se computara desde la fecha en que hubiera sido extendido. Aunque debemos distinguir diferentes clases de documentacin, ya que no todos los documentos deben ser guardados por el mismo tiempo, diferenciamos entre: Documentos que acreditan la propiedad por parte de la empresa; los mismos debern conservarse permanentemente. Documentos relacionados con la empresa y no se relacionan con terceros; solo se conservarn durante el tiempo que sean vigentes. Ahora debemos analizar donde guardar y como guardar la documentacin.

*EL ARCHIVO Es el lugar donde se conservar el conjunto de los documentos de una empresa. PARA QUE SIRVE? El archivo debe servirnos para ser un centro activo de informacin. Es necesario tener perfectamente ordenados y conservados los documentos que contiene. Constituye la memoria de la empresa, es decir el historial.

*CLASES DE ARCHIVOS 1. Por ubicacin y contenido: General: Todos los documentos estn concentrados en un lugar. Por departamento: Los documentos estn en distintas secciones. 2. Por la frecuencia de utilizacin: Actual: Se consulta frecuentemente. Semi definitivo: Se habilita para consultas menos frecuentes. Definitivo: Alberga los documentos que han de conservarse permanentemente y aquellos que estn cumpliendo el plazo preestablecido. 3. Por la forma de crearlo y utilizarlo: Manual: No utiliza ningn proceso de mecanizacin y nicamente requiere un esfuerzo fsico en la bsqueda y localizacin. Informtico: Simplifica bastante el tiempo al realizarlo con los programas que cumplen las funciones de archivo y clasificacin.

*ORGANIZACIN MATERIAL El lugar donde se van a poner los documentos depende de varios factores: el tipo de documentos, su volumen, el manejo cmodo y el uso frecuente, etc. Puede llevarse a cabo en: Carpetas: De cartulinas. Sencillas, con espirales o de suspensin para colgar. Archivador: A Z de tapa rgida. Los documentos se sujetan mediante dos ganchos que funcionan por palanca. Caja archivador: Puede contener una gran cantidad de documentos. En cuanto al mobiliario para guardar las carpetas pueden utilizarse estanteras, armarios y ficheros.

*MECANIZACION DE LA INFORMACIN El ordenado se ha convertido en el elemento material utilizado por excelencia y sus aplicaciones hoy en da de uso general son: El procesador de texto: Programa que posibilita el uso del ordenador para las tcnicas de comunicacin. La base de datos: Programa informtico mediante el cual podemos tener almacenada una serie de datos y trabajar con ellos. La hoja de clculo: Programa informtico que nos facilita el trabajo sobre todo para elaborar presupuestos, listas de precios, clculos financieros, estadsticas y con otros fines similares.

*SISTEMAS PARA ARCHIVAR CLASIFICAR: Dividir, hacer separaciones por clases dentro de un conjunto de elementos. ORDENAR: Unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden. A la hora de clasificar, existen diferentes criterios que dan lugar a distintos sistemas: ALFABTICO: Se clasifica por nombres, siguiendo el orden alfabtico. NUMERICO: Se asigna un nmero y ordena siguiendo esta asignacin. POR MATERIA: Se clasifica por asunto o por tema tratado. GEOGRFICO: Se ordena por ciudades o zonas geogrficas. CRONOLGICO: Se clasifica por fechas.

*TCNICAS DE COMUNICACIN ESCRITA Las empresas han de mantener necesariamente relaciones con el exterior (con personas y organismos distintos a la empresa) y con el interior (avisos internos y comunicaciones entre los departamentos). Las comunicaciones ms usuales son: La carta comercial: Es una de las formas de expresin y comunicacin ms antigua. Es un mecanismo sencillo y simple que permite mantener la relacin con las personas y empresas. La carta oficial: Es un tipo de correspondencia usado entre funcionarios de la administracin oficial. La circular interna: Es un documento que sirve para divulgar asuntos de naturaleza genrica de carcter interno. Las empresas o instituciones suelen definir el nivel mnimo de direccin o jefatura autorizadas a emitirla. Cartas tipo circulares: Son cartas de un mismo tenor, enviadas a distintos destinatarios y la redaccin debe hacerse con mucho cuidado para dar el efecto de una carta personal; por esta misma razn deben evitarse el uso de la fotocopia. El memorndum: Es la forma de comunicacin que se usa entre oficinas y departamentos de una misma empresa. La certificacin: Es la constancia que sirve para dar fe de hechos o actuaciones verificados tanto en la administracin pblica como privada y que se extiende a la persona que la solicita. La nota verbal: Es una comunicacin breve, utilizada por todas aquellas personas que por el