Manual Cyberaccount

Cyberaccount SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MANUAL DE USUARIO MODULO ADMINISTRACIN
Mdulo Administracin Manual de Usuario Corredores de Informacin Ltda.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ALCANCE TERCEROS BANCOS PLAN DE CUENTAS TRANSACCIONES EMPRESA SEGURIDAD PROYECTOS Y CENTROS DE COSTOS OPERACIONALES CONSULTAS AUDITORIA FLUJOS DE TRABAJO
INTRODUCCIN
El Manual de Administracin, proporciona una descripcin completa del Mdulo y como obtener de l las mayores ventajas. Describe la manera como el usuario puede acceder a los Mens y los pasos que debe seguir para registrar la informacin bsica y complementaria, actualizar, salvar, eliminar y consultar la informacin del mdulo. El Mdulo de Administracin se convierte entonces, en una herramienta eficaz dentro del sistema para apoyar a los Usuarios, ya que permite administrar la informacin que interacta con los dems mdulos.
ALCANCE
El Mdulo de Administracin del Sistema, permite registrar y almacenar los datos bsicos que requiere la aplicacin de acuerdo al manejo propio de la empresa; contiene la informacin base para interrelacionar los diferentes mdulos. El Mdulo de Administracin contiene las siguientes carpetas: Terceros Bancos Plan de Cuentas Transacciones Empresa Seguridad Proyectos y Centros de Costos Operacionales Consultas Auditoria Flujos de trabajo
Estas carpetas a su vez contienen subcarpetas que permiten un registro detallado de la informacin.
1. TERCEROS
Esta carpeta permite registrar las personas que tienen algn tipo de vnculo con la empresa, como son empleados, proveedores, clientes, vendedores, etc. 1.1 Terceros
Administracin de Sistema/Terceros/Terceros En esta opcin se registran los diferentes datos de la personas que tienen vinculo con la Empresa, es importante tener en cuenta que esta es la base del sistema para continuar con los dems registros.
CInformacin Bsica
Tipo de Identificacin: Tipo de Documento con el cual se identifica el tercero N.I.T. (Nmero de identificacin tributaria) Cdula de Ciudadana Cdula de Extranjera Tarjeta de Identidad Otro
No de Identificacin: No de caracterizacin del tercero, es un campo obligatorio de tipo numrico que recibe mximo 50 caracteres. Digito de Chequeo: Corresponde al ultimo digito del NIT, es un campo obligatorio de tipo numrico. Tipo de Tercero: Son los tipos de terceros que estn vinculados con la empresa y se van a registrar:
Cliente Proveedor Empleado Contratista Caja de Compensacin EPS Fondo de pensiones Fondo de Cesantas ARP Miembro Junta Directiva
Razn Social / Apellido: Es el nombre de la Empresa o Tercero que se esta creando, si se trata de una Persona Natural, en este campo solo se digita los apellidos. Nombre: Digitar el primer y segundo nombre de la persona, es un campo alfabtico con capacidad mxima de 50 caracteres. Estado: Es el estado en el que se encuentra el Tercero en el sistema. Fecha Registro: Generado por el sistema de acuerdo a la fecha en que efecta el registro, en caso de modificar digite la fecha en el formato dd/mm/aaaa. Cdigo Interno: Es un nmero asignado por la empresa, diferente al NIT, este campo es informativo. Tipo de Contribuyente: del tercero.
Es la clasificacin tributaria segn la DIAN (Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales) asignada a cada Tercero. Gran Contribuyente Rgimen Comn Rgimen Comn Auto retenedor Rgimen simplificado Persona Natural Gran Contribuyente Auto retenedor
Direccin: Es un espacio alfanumrico en el cual se digita la direccin fsica de ubicacin
Telfono: Espacio numrico en el cual se digita el nmero telefnico del tercero. Ciudad: Ciudad en la cual se encuentra ubicada la empresa o el tercero en el pas. La ciudad debe ser seleccionada de la lista, en el botn de bsqueda y luego digitar las tres letras iniciales de la ciudad que se requiere. Tarifa ICA: Es el porcentaje correspondiente a la actividad a la que se dedica el tercero. E-mail: Es un espacio alfanumrico en la cual se digita la direccin del correo electrnico del tercero que se esta registrando.
En la parte inferior de esta pocin aparecen unos botones, que tienen la siguiente funcionalidad:
BOTN Aceptar Nuevo Borrar Consultar
FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la informacin registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botn para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botn, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administracin
Cancelar
Agregar informacin de cmo crear Eps Fondos, y varios clientes con un mismo NIT.
Ingresar contactos a un tercero
Esta opcin permite configurar aquellas entidades que para un mismo Nit. manejan Dos Nombres, como son los fondos de Pensiones las Eps y las cajas de compensacin, adicional a esto permite crear clientes a una Entidad con el fin de generar reportes por cada uno de estos, Ejemplo, cuando una Empresa tiene sucursales y requiere informes por cada una de ellas de cuanto se facturo. Para hacer posibles estas opciones, en la parte inferior de la pantalla se muestra la forma en que debe configurarse el campo *Nombre; Entidad de salud, (EPS), Fondo de Pensiones (FPE), Fondo de Cesantas (FCE), si se trata de una Administradora de riesgos (ARP) y en el caso de los clientes se digita CL y el consecutivo del cliente que se lleve.
1.2.
Empleados
Administracin de Sistema/Terceros/Empleados
Una vez se tengan configurados los Terceros en la Base de Datos, se deben crear como empleados, con el fin que en el mdulo de Nmina se permitan realizar las diferentes transacciones.
Informacin Bsica
Tercero:
Son los Terceros que se han creado previamente con el fin de
asignarlos en esta opcin como empleados. Cuenta: nmina. Salario Base: Son los ingresos que recibe el empleado por el trabajo ejecutado de acuerdo al contrato respectivo. Estado: Es el estado en cual se encuentra el Empleado en el sistema para realizar las diferentes transacciones. Fecha Ingreso: Fecha en que ingreso la persona a laborar en la empresa. Cdigo: Es un cdigo que identifica al empleado, es informativo, no obligatorio. Caja Compen. : Se refiere a la Caja de Compensacin a la cual esta afiliado el empleado, para realizar los diversos pagos a este Tercero. EPS: Es la entidad promotora de Salud a la cual se encuentra afiliado el empleado.
Es la cuenta Bancaria, a la cual se le cargaran los diferentes pagos de
Fondo Pensiones: Es el Fondo de Pensiones al cual se encuentra afiliado el empleado para el pago de pensiones. Fondo Cesantas: Es la entidad a la cual se encuentra afiliado el empleado para el pago de Cesantas. ARP: Entidad Administradora de riesgos profesionales a la cual se encuentra afiliado el empleado en caso de accidente profesional. Centro de Costos: En este campo se puede configurar el centro de costos al que pertenece el empleado, con el fin de hacer una clasificacin y poder generar reportes por centros de costos.
Tipo de Salario:
Este tipo de salario hace referencia al tipo de liquidacin del
empleado, dependiendo de esta parametrizacin y la configuracin del tipo de Salario o tambin llamado rgimen salarial, se realizan los diferentes clculos para pago de nmina. Hipervnculos:
Novedades de Liquidacin: Esta opcin es un acceso directo en el cual se pueden configurar las diferentes novedades del empleado, en cuanto a Auxilios, aportes voluntarios, Horas extras, descuentos, Incapacidades, comisiones, retenciones, horas extras, das trabajados, fecha limite de pago. Las novedades que se configuren en esta pantalla se tendrn en cuenta para la liquidacin de todos los meses; Cada vez que liquide la nmina, el sistema tendr en cuenta los datos aqu definidos, sin embargo en el momento de hacer la preliquidacin, el sistema permite configurar estas novedades de liquidacin, las cuales solo sern tomadas para la liquidacin de ese mes.
Hoja de Vida:
A travs de este vnculo el sistema permite configurar los
datos de la hoja de vida de cada empleado, as mismo existe la opcin de adjuntar la hoja de vida en el archivo tal y como es entregado.
En la parte inferior se muestran cinco botones que tienen la siguiente funcionalidad: BOTN Aceptar Nuevo Borrar Consultar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la informacin registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botn para desplegar la siguiente ventana de consulta Limpiar la informacin de cada campo, para volver a ser ingresada.
Cancelar 1.3 Proveedores
Administracin del Sistema/ Terceros/ Proveedores
El sistema permite registrar las organizaciones o personas que proporciona un producto o servicio, denominados proveedores, esta opcin contiene la informacin bsica, relacionada con el proveedor, en cuanto a pagos, productos, calificaciones, entre otros.
Informacin Bsica Tercero: Son los Terceros que se han creado previamente con el fin de asignarlos en esta opcin como proveedores. Cuenta: Nombre del Banco dueo de la cuenta, tipo de cuenta y nmero de cuenta Bancaria a la cual se realizaran las transacciones de pago. E-mail: Correo electrnico correspondiente al proveedor que se esta registrando. Forma de Pago: Periodicidad en la que se realizaran los pagos al proveedor, Estado: Estado en el que se encuentra el proveedor Activo o Inactivo. Limite de crdito: Es el valor mximo en el que pueden hacerse ordenes de compra a ese proveedor. Usuario: Este check permite que se creen usuarios de este proveedor con el objetivo de que puedan ingresar a la Base de datos. Categora de Precio: Es el precio con el cual el proveedor va a facturar, cuando se crean los diferentes productos, por cada uno de estos se configura el precio de venta,
precio 1 y precio 2 y de acuerdo al precio que se parametrice al proveedor es con el que se realiza la factura de compra. Comentarios: Breve Descripcin o comentario que se desee sobre el proveedor. En la parte inferior aparecen 5 botones que tienen la siguiente funcionalidad: BOTN Aceptar Nuevo Borrar Consultar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema. Ingresar un nuevo tercero. Eliminar la informacin registrada. Si desea consultar debe hacer clic sobre el botn para desplegar la siguiente ventana de consulta. Limpiar la informacin de cada campo, para volver a ser ingresada.
Cancelar
1.4
Cliente
Administracin del Sistema/Terceros/Clientes En esta opcin se registran los Terceros que son clientes de la Empresa, con el objetivo de creacin de facturas de venta y sus respectivas cuentas por cobrar en el mdulo de cartera; Se registra la informacin bsica como la forma de pago, estado, categora de precios, categora de cliente, entre otros.
Informacin Bsica
Tercero: . Son todas las personas o Entidades que tienen algn vinculo con la Empresa, ya sean Clientes, Proveedores, Empleados, Vendedores, etc. Son los Terceros creados previamente en el modulo de Administracin-Terceros E-Mail: Direccin Electrnica de el cliente
Forma de Pago: Tiempo en el que ese cliente realizara el respectivo pago, puede ser, De contado, Contra Entrega, 30 das, 60 das, 180 das, dependiendo de la forma de pago que se requiera.
Estado: Este es el estado en el que se encuentra el Cliente con la Compaa, Activo o Inactivo.
Lmite de Crdito:
Monto mximo hasta el cual se le conceder crdito a ese cliente,
cuando el cliente sobrepasa este monto, el sistema muestra un mensaje que el crdito esta superando el monto mximo de crdito. Usuario: Este check permite crear usuarios al cliente que se este configurando, con el
objetivo de que estos clientes puedan acceder a la Base de Datos. Categora de Precio: Es el precio con el cual se va a facturar, cuando se crean los diferentes productos, por cada uno de estos se configura el precio de venta, precio 1 y precio 2 y de acuerdo al precio que se parametrice al Cliente es con el que se realizan las diferentes facturas de venta.
Cuenta de Cartera:
Cuenta de cartera a la cual quedaran contabilizadas las facturas de
ese cliente. En la parametrizacin Bsica de la Empresa se define una cuenta de cartera a la cual quedaran contabilizadas todas las facturas, sin embargo esta es una opcin para definir una cuenta de cartera por cliente especifico. Comentarios: Si desea parametrizar algn comentario sobre este cliente, digite la nota
en este campo de texto. En la parte inferior de esta pantalla aparecen seis botones, los cuales tienen la siguiente funcionalidad:
FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la informacin registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botn para desplegar la siguiente ventana de consulta. Muestra un informe de todos los Clientes que se tienen con Nombre del Cliente, Id del Cliente, Direccin y Telfono del
Reporte
Cliente Cancelar Regresa a la pantalla Principal del mdulo de Facturacin en Inventario
1.5 Vendedores
Esta
opcin de Vendedores permite registrar los datos de los Terceros que son
Vendedores; es importante tener en cuenta que para crear un Vendedor, es necesario que anteriormente se haya parametrizado como un Tercero, por el Modulo de Administracin, Carpeta tercero. En esta pantalla de Vendedores aqu se registraran los datos bsicos como son: Cdigo Interno, Estado del Vendedor y algunos Comentarios sobre este.
Informacin Bsica
Tercero: Estos son los Terceros creados previamente en el modulo de AdministracinTerceros. Son todas las personas o Entidades que tienen algn vnculo con la Empresa, ya sean Clientes, Proveedores, Empleados, Vendedores, etc. Cdigo: Cdigo Interno del Vendedor, asignado por la Empresa.
Estado: Este es el estado en el que se encuentra el Cliente con la Compaa, Activo o Inactivo. Comentarios: Si desea parametrizar algn comentario sobre este Proveedor, digite la
nota en el campo de texto. En la parte inferior de esta pantalla aparecen cinco botones, los cuales tienen la siguiente funcionalidad:
FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la informacin registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botn para desplegar la siguiente ventana de consulta. Regresa a la pantalla Principal del mdulo de Facturacin en Inventario
Cancelar
2. BANCOS
Administracin del Sistema/Bancos
La carpeta bancos permite realizar la administracin de las cuentas bancarias de la empresa, adems de permitir la parametrizacin de la impresin de los cheques correspondientes a estas cuentas.
2.1
Cuentas
Administracin del Sistema / cuentas
El sistema permite registrar las cuentas que son utilizadas por la empresa para realizar transacciones y que son utilizadas dentro de los procesos contables. Informacin Bsica
Nombre del Banco: Es una lista desplegable en la que se muestran los nombres de los diferentes Bancos. Tipo de cuenta: Es una lista desplegable, en el que se muestran los tipos de cuenta, correspondiente al Banco, Ahorros, Corriente, etc. Numero de la cuenta: Es el nmero de cuenta del Banco al que se esta configurando. Cuenta Contable Asociada: Es la cuenta contable a la que quedara asociada la cuenta del Banco, con el objetivo de que se contabilice a esta, cuando se realicen pagos de este Banco.
En la parte inferior aparecen cinco botones, que tiene la siguiente funcionalidad:
FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la informacin registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botn para desplegar la siguiente ventana de consulta
2.2 Administracin Parmetros de Impresin Cheque Administracin del Sistema/Bancos/Impresin de cheques En esta opcin se pueden parametrizacin los diferentes campos del cheque para la impresin en el respectivo formato.
Informacin Bsica
En esta opcin se muestran posicin X y Y para la respectiva configuracin de acuerdo al formato de impresin del cheque. El sistema despliega la tabla Impresin de Cheques, en la cual se deben fijar las coordenadas de la hoja de impresin, este servicio lo presta el administrador del software una vez tenga el modelo del cheque que maneja la empresa
3. PLAN DE CUENTAS
Administracin del sistema / Plan de Cuentas El plan nico de cuentas es un instrumento concebido unificar el sistema contable de los principales sectores de la economa colombiana. Los planes nicos de cuentas buscan mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la informacin contable y generar mltiples beneficios para sus usuarios. En la actualidad existen 15 planes nicos de cuentas a saber. De acuerdo a la actividad econmica de la empresa se creara el PUC. 3.1 PUC para comerciantes, PUC para el sector financiero, Fogacoop y Fogafin. PUC para entidades publicas Homologacin de Cuentas
Administracin del sistema /Plan de Cuentas / homologacin de Cuentas
El objetivo de esta opcin es de elegir con que cuenta voy a trabajar realmente mis operaciones contables cada vez que selecciono una cuenta base para realizar mis transacciones. Ej.: cada vez que elija una cuenta base a nivel de subcuenta (1105000000), elijo como contra cuenta un cdigo a nivel auxiliar (1105100100) para manejar los valores de mis transacciones. Cuenta Base: Es la cuenta origen o cuenta base que va a homologarse. Contra cuenta: Es la cuenta destino, necesaria para el manejo de las operaciones. Al finalizar estas opciones encuentra la siguiente relacin de botones: BOTN Aceptar Nuevo Borrar Consultar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la informacin registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botn para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botn, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administracin
Cancelar
3.2 Administracin de Cuentas Administracin del Sistema / plan de Cuentas / administracin de Cuentas
Con esta opcin se pueden consultar o cambiar el formato inicial de las diferentes clases de cuentas para realizar un debido manejo o depuracin del PUC relacionado con la actividad de la empresa.
Informacin Bsica
Clase: Es la clase a la que pertenece la cuenta, Ingresos, etc.
si es Activo, Pasivo, Patrimonio,
Grupo: Es el grupo de la cuenta, Disponible, Inversiones, Deudores, etc. Cuenta: Es el cdigo de la cuenta de acuerdo con el PUC, Caja, Bancos, Inversiones, Clientes, etc. Subcuenta: Son los dos nmeros de la subcuenta de acuerdo al PUC Auxiliar 1: Digite los nmeros que le quiere asignar a la cuenta a nivel auxiliar 1 Auxiliar 2: Digite los nmeros que le quiere asignar a la cuenta a nivel auxiliar 2 Nombre de la cuenta: Este campo es de tipo alfabtico y tiene un espacio hasta de 50 caracteres, para digitar el nombre que se le quiere dar a la cuenta para identificarla. Campos obligatorios: Son los campos que necesite reconocer la cuenta cada vez que sea utilizada. Terceros: Indica si se requiere la identificacin del tercero en el momento de realizar la transaccin.
No. de cheque: Indica si se requiere la informacin del cdigo del cheque cada vez que se realice una transaccin. No. de documento: Indica si se requiere que se digite el numero del comprobante cada vez que se realice una transaccin. Fecha de vencimiento: Indica si se requiere la informacin del vencimiento de la
operacin cada vez que se hace una transaccin; esta la podemos utilizar si la cuenta pertenece a CxC o CXP. Centro de Costo: Indica si se requiere la informacin del centro de costo al que va dirigida la transaccin. Ajuste por inflacin: Indica si la cuenta debe ser ajustada por inflacin de acuerdo a la norma contable. Cuenta crdito: Es la cuenta de naturaleza crdito a la cual se va a contabilizar el ajuste por inflacin. Cuenta debito: Es la cuenta de naturaleza debito para registrar el ajuste por inflacin.
En administracin de cuentas PUC, aparecen dos link en la parte inferior del registro. 1. Cuentas con base tributaria: En este link se pueden matricular las cuentas que tengan base tributaria y que se manejan para las transacciones frecuentes de la empresa.
Informacin Bsica:
Cuenta: En este campo se selecciona la cuenta que se este configurando con base tributaria con el objetivo que el sistema solicite la base cuando se utiliza alguna de estas cuentas en los registros contables.
Al finalizar encontrara una relacin de botones:

Cancelar
2. Cuentas Ajustables: Es un link donde se pueden encontrar las cuentas que se han seleccionado como cuentas ajustables por inflacin.
3.3 Administracion Avanzada Cuentas: En esta opcin se puede crear las cuentas personalizadas de la empresa y tiene los mismos espacios que administracin de cuentas. (Ver administracin de cuentas). Solo en esta opcin pueden eliminarse
cuentas, a diferencia de Administracin de Cuentas donde no se tiene esa funcionalidad. 3.4 Cuentas Flujo de Caja: En esta opcin se configuran las cuentas que harn parte del flujo de caja.
Informacin Bsica:
Cuenta: En este campo se selecciona la cuenta que se este configurando con base tributaria con el objetivo que el sistema solicite la base cuando se utiliza alguna de estas cuentas en los registros contables. Al final encontrara la relacin de botones que puede utilizar: BOTN Aceptar Nuevo Borrar Consultar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la informacin registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botn para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botn, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administracin
Cancelar
4. TRANSACCIONES
Administracin del Sistema / Transacciones En esta carpeta se parametrizan las diferentes transacciones que pueden realizarse con cierta frecuencia para que se realicen de una manera ms automtica. 4.1 Parametrizar mis Comprobantes
Administracin del Sistema/ Transacciones / Parametrizar mis comprobantes A travs de esta opcin se configuran los comprobantes de las operaciones que se realicen peridicamente, con el objetivo que se realicen de una manera ms automtica.
Informacin Bsica:
Numero de Comprobante: Es el nmero del comprobante, de acuerdo al nmero de radicacin que emite la transaccin una vez realizada (es el asiento contable que se registra en el mdulo de Contabilidad/ Registro Hechos Econmicos / Asientos Contables).
Fecha de Activacin: Es la fecha a partir de la cual se quiere trabajar en el comprobante, en formato (dd/mm/yyyy). Nombre de la Operacin: Es el nombre de la operacin para identificarla en el sistema. Carpeta de Operaciones: Se muestran las carpetas disponibles previamente creadas para guardar las operaciones. Al finalizar el ingreso de datos, encontrara una serie de botones:
Cancelar
4.2
Carpeta para mis Operaciones
Administracin del Sistema/Transacciones/Carpeta para mis operaciones
En esta carpeta se pueden crear, borrar o cambiar de nombre a las carpetas
necesarias para identificar las operaciones que se realizan.
Al finalizar encontramos el botn cancelar Cancelar Al pulsar este botn, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administracin
4.3
Memorizar Comprobantes
Administracin del Sistema/Transacciones/Memorizar Comprobantes El objetivo de esta carpeta es poder grabar una transaccin quincenal o mensualmente para que la empresa la opere de acuerdo al periodo parametrizado.
Informacin Bsica:
Comprobante: Es el cdigo del comprobante, de acuerdo al nmero de radicacin que emite la transaccin una vez realizada, realizada (es el asiento contable que se registra en el mdulo de Contabilidad/ Registro Hechos Econmicos / Asientos Contables). Nombre de la Operacin: Es el nombre de la operacin para identificarla en el sistema. Periodicidad: Es la periodicidad en la que se tiene que realizar la transaccin. Al final se encuentra una relacin de botones para utilizar:
Cancelar
5. EMPRESA
Administracin del Sistema / empresa
El sistema permite realizar la administracin de la empresa, partiendo desde la ubicacin fsica de la oficina, datos bsicos de la empresa, parmetros bsicos de la empresa, consumo mensual, generacin copia de respaldo, calendario y horario de la empresa, administracin de horarios, personalizacin del escritorio de cada uno de los usuarios, administracin de consecutivos por tipo de comprobante, consolidacin de empresas y organigrama. A continuacin se describir cada una de las opciones empresa.
5.1 Oficinas Administracin del Sistema/Empresa/Oficinas Esta carpeta permite ingresar la manera como se va a identificar la oficina, puede ser, por ciudad, direccin o ubicacin de las oficinas de la empresa.
Informacin Bsica:
Ubicacin de Oficina: Es el nombre de la ciudad, barrio o direccin de la oficina correspondiente a la empresa.
5.2 Datos Bsicos Administracin del Sistema/Empresa/Datos Bsicos El sistema permite registrar los datos bsicos de la empresa tales como: Nombre de la empresa, mail, direccin, telfono, entre otros.
Informacin Bsica
Nombre de la Empresa: Es la Razn Social con la cual esta registrada la organizacin. Es un campo alfabtico que tiene un espacio de 40 caracteres. Email: Es la Direccin del correo electrnico de la empresa, es un campo alfanumrico que tiene un espacio de 40 caracteres. Direccin: Es la direccin fsica de ubicacin de la oficina, este es un campo alfanumrico con un espacio de 90 caracteres. Sitio Web: Es la Direccin de la pgina Web de la empresa, este es un campo alfanumrico con un espacio de 100 caracteres. Telfono: Es el Nmero telefnico de la empresa, este espacio es de tipo numrico 50 caracteres. Fax: Es el Nmero del fax de la empresa, este espacio es de tipo numrico tiene un espacio de 50 caracteres. Ciudad: Es la ciudad en la cual se encuentra ubicada la empresa en el pas. Identificacin: Es el Nmero de identificacin tributaria de la empresa o nmero de cdula del cliente.
Cargar logotipo: Es el logo de la empresa, el cual se mostrar en todo los documentos, facturas, recibos de caja, entre otros. La imagen de la empresa debe
estar en un archivo con extensin .gif y en minscula. El tamao sugerido es de 5cm de alto por 8cm ancho.
Al finalizar encontrara una relacin de botones: BOTN Actualizar Cancelar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Al pulsar este botn, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administracin
5.3 Parmetros Bsicos Administracin del Sistema/Empresa/Parmetros Bsicos El sistema permite parametrizar informacin bsica de manejo de la empresa, con el objetivo que la empresa permita realizar cierto tipo de operaciones, como borrar cuentas por pagar, realizar facturas con fechas posteriores, entre otras.
Existen once opciones definidas en dos columnas para parametrizar. En la parte derecha se selecciona el valor del parmetro, las posibilidades pueden ser numricas opcionales entre SI o NO
Informacin Bsica No. decimales operacionales parametrizadas: Es la cantidad de nmeros que va a manejar en sus transacciones como decimales. Estos pueden variar desde 0 hasta 2. Correccin causaciones con pagos: Permite que se puedan o no corregir
causaciones de operaciones a las cuales ya se le hayan realizado pagos respectivos. Utilizar autorizacin de Pagos: Indica si debe o no autorizarse cada cuenta antes de
realizar el pago y generar el respectivo comprobante de Egreso, (es la opcin que se encuentra en Cuentas por Pagar/Administracin/Autorizacin de Pagos. Nombre representante legal: Es el nombre del representante legal que aparece en el registro de cmara de comercio de la empresa, el cual aparecer en los respectivos estados financieros. Nombre revisor fiscal: Es el nombre del revisor fiscal de la compaa , en el caso en que esta este obligado a llevar, el cual aparecer en los respectivos estados financieros. No. Columnas en las operaciones: Es el nmero de columna que se quiera manejar en las operaciones parametrizadas que realice la empresa. Cuenta por cobrar facturacin: Es la cuenta de cartera a la que quedaran
contabilizadas las diferentes facturas de venta. Registro facturas con fecha anterior a la fecha del sistema: Indica si pueden o no realizar facturas anteriores a la fecha actual. Nombre del contador: Es el nombre del contador de la Empresa. Control de saldo en bancos: Indica si se controla o no el saldo de la cuentas del auxiliar de Bancos para generar los comprobantes de Egreso Borrado CXP: Indica si se borran o no cuentas por pagar.
Manejo de terceros en bancos: Indica si en el comprobante de egreso se muestra el NIT del Banco el cdigo interno de este. Nmero de plantillas factura: Indica el nmero de formatos-plantillas de facturacin que va a manejar la empresa . Cuenta proveedores inventario: Es la cuenta de proveedores a la que quedaran
contabilizadas las diferentes operaciones.
Al final se encontrara una relacin de botones:
BOTN Aceptar Cancelar
FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Al pulsar este botn, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administracin
5.4 Consumo Mensual Administracin del Sistema/Empresa/Consumo Mensual El sistema permite que el usuario genere un informe sobre el consumo realizado en el mes en cuanto a : Ajustes por Inflacin Comprobante de Egreso Dividendos Factura de Venta Nota Crdito Nota Debito Saldos Iniciales
La siguiente ventana permite seleccionar el mes y ao como criterios de generacin del informe.
Una vez generada la consulta de consumo mensual, el sistema despliega una lista con los comprobantes registrados en el mes y ao seleccionado.
Este consumo informa la cantidad de comprobantes registrados por la empresa. 5.4 Copia de Respaldo Administracin del Sistema/Empresa/Copia de Respaldo
Esta opcin permite generar backup. En esta ventana aparece un link a un Manual de estructura de copia de respaldo el cual puede consultar.
Para ejecutar el proceso de copia debe hacer click sobre el botn Generar Backup.
La aplicacin genera un Backup en formato TXT. Con que el usuario puede obtener un mejor entendimiento leyendo el link del manual de estructura copia de respaldo.
5.6 Calendario y Horarios Administracin del Sistema/Empresa/Calendario y Horarios El administrador del sistema debe establecer las fechas y los horarios que manejara la empresa para tener un control sobre el flujo de trabajo y evaluar el cumplimiento de los tiempos establecidos para obtener un alto rendimiento. Con base en este calendario se recibirn las alertas de vencimiento de fechas o consecucin de tareas.
Informacin Bsica En el Calendario se observan ao, mes, da. En la fila de Ao, existen dos flechas adelante - atrs, permitiendo buscar el ao anterior o posterior al actual. En la fila de Mes, existen dos flechas adelante - atrs, permitiendo buscar el mes anterior o posterior al actual. Los das Festivos de la compaa son definidos por la misma empresa, para esto haga clic sobre el da especfico, teniendo en cuenta que corresponda al mes y ao ubicados en la parte superior del calendario. Los das festivos aparecern en un listado al lado derecho de la ventana. Definicin de Horarios
La definicin de horarios se realiza de la siguiente manera: Nombre: Es el nombre del horario que se va a crear, este espacio tiene una cantidad de 50 caracteres y es de tipo alfabtico y necesariamente tiene que ir asociado con una jornada. Defina la jornada: Aqu se define el horario de dicha jornada.
Automticamente aparecer en el recuadro inferior la referencia de la jornada. En el botn retroceder se podr signar los das en que se va a cumplir la jornada. 5.7 Asignacin de Horarios Administracin del Sistema/Empresa/Asignacin de Horarios Una vez se definan lo horarios y se hallan registrado los empleados, se debe realizar una asignacin de horarios, teniendo en cuenta las jornadas definidas para cada uno de ellos.
Datos Bsicos:
Usuario:
Es el usuario al cual se le asignar el horario.
Asignar:
En esta parte se muestra el listado de los horarios creados para asignar el
correspondiente. Al finalizar el proceso se encuentra una serie de botones relacionados:
BOTN Aceptar Nuevo Consultar
FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Si desea consultar debe hacer clic sobre el botn para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botn, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administracin
Cancelar
Nota: Si hace clic sobre el nombre del horario, el sistema despliega una ventana que indica las jornadas definidas para este horario.
5.8 Personalizar mi Escritorio Administracin del Sistema/Empresa/Personalizar mi escritorio
Personalizar el escritorio se refiere a seleccionar la informacin que el usuario desea ver en la pantalla inicial home de la aplicacin.
Datos Bsicos Carpeta Inicial: En esta columna se encuentra los tems necesarios para elegir que informacin quiere el usuario que le aparezca cada vez que abra la aplicacin. Indicadores: En esta columna se puede seleccionar el numero de cuenta contable que se requiere para hacer un anlisis anual, la ejecucin presupuestal y la evolucin de la cuenta. Al final se encuentra una relacin de botones:
BOTN Aceptar Cerrar
FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Al pulsar este botn, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administracin
Esta informacin se ve relacionada como se ve a continuacin en las graficas estadsticas.
5.9 Consecutivos Administracin del Sistema/Empresa/Consecutivos En ese tem el sistema permite verificar los tipos de comprobantes que se generan y en que consecutivo se encuentra actualmente. La empresa debe suministrar los consecutivos de los documentos para subirlos a la aplicacin de acuerdo al manejo de documentos secuenciales en la empresa.
5.10
Consolidacin de Empresas
Administracin del Sistema/Empresa/Consolidacin de empresas Esta opcin es para grupos empresariales, en donde se debe realizar una consolidacin de cuentas, ya que solo se entregara informacin por el grupo. Las empresas manejan diferentes cuentas las cuales deben alimentar una cuenta general consolidada. El sistema presenta las siguientes ventanas para registrar la informacin.
Es el nombre que se le dar al grupo para identificarlo.
Datos Bsicos:
Periodo de trabajo Mes: Es el mes en que se van a consolidar las cuentas Ao: Es el ao en que se van a consolidar las cuentas Nuevo Registro Cuenta: Es la cuenta que va a consolidar. Ajuste: Es el valor por el cual va a ajustar la cuenta a consolidar. Insertar y/o modificar: Indica que se muestre la informacin de cuentas de ajuste en el periodo de trabajo. Todos los campos son obligatorios, para obtener la informacin.
5.11 Organigrama
Administracin del Sistema/Empresa/Organigrama El sistema tiene la capacidad de administrar la gestin de recursos para la empresa en forma simultnea. 5.11.1 Definicion Organigrama Administracin del Sistema/Empresa/Organigrama/Definicin Organigrama
Esta seccin permite construir el organigrama por medio de la insercin de unidades (dependencias internas del SISTEMA, compuestas por un encargado y uno o varios dependientes) y links que permiten asociar las diferentes unidades entre s. Para ello cuenta con cuatro botones y un campo, cuya funcin se describe a continuacin: Crea una nueva unidad dentro del organigrama, y permite definirle encargado, cargo y dependientes.
Crea un vnculo entre las unidades que se estipulen.
Elimina la unidad que el usuario haya seleccionado
Elimina el vnculo que el usuario haya seleccionado. Zoom. Aumenta o disminuye la escala del organigrama.
Caractersticas por Unidad (Dependencia Interna):
Esta seccin permite estipular o modificar las caractersticas de determinada unidad. Para este efecto cuenta con los siguientes campos y botones: Unidad. Campo para registrar el nombre de la unidad (dependencia). Responsable. Nombre del responsable de la actividad, este campo despliega los
nombres de todos los usuarios asociados al sistema. Cargo. empresa. Dependientes. Campo que despliega de manera automtica la identificacin, apellido, nombre y cargo de los usuarios dependientes de la unidad.
Este campo despliega las denominaciones de los cargos creados para la
Elimina de la lista de dependientes el usuario cuya casilla de verificacin haya sido chequeada. Agrega un nuevo usuario a la lista de dependientes de la unidad. Registra la nueva unidad o guarda los cambios realizados en la unidad ya existente. Cancela la accin realizada, no guarda los cambios dentro de la unidad.
Esquema: Esta seccin permite visualizar de manera grfica la estructura general del organigrama y seleccionar uno de sus componentes, habilitando as la Seccin de Caractersticas de la Unidad y, permitiendo su eliminacin.
El sistema abre una ventana en la cual debe registrar el nombre de la unidad y el nivel de jerarqua.
Para el caso de los cargos de staff, presenta una ventana en la cual se debe registrar el nombre del cargo y la unidad de la cual depende
El sistema crea la nueva unidad, o staff, la cual se ve representada grficamente por medio de un rectngulo gris en el esquema, con el nombre de la unidad y el enunciado No Asignado, entre tanto no se asigne un responsable de la misma.
5.11.2 Definicin de Cargos
Nombre
del cargo. En este campo se registra la denominacin dada para un
determinado cargo dentro de la empresa, este es un espacio de cien caracteres alfanumricos y cinco botones cuya funcionalidad es la siguiente:
Cancelar
6. SEGURIDAD
Administracin del Sistema/Seguridad El objetivo de este mdulo es evitar el acceso no autorizado al sistema contable, por lo cual se controla a partir del mdulo de administracin la asignacin de los derechos de acceso al sistema. Este mdulo cubre el ciclo de vida del usuario, desde el registro inicial de usuarios hasta la baja del registro de los usuarios que ya no requieran del acceso al sistema. 6.1 Cambio de Clave Administracin del Sistema/Seguridad/Cambio de clave Las contraseas son medios, de uso corriente que validan la identidad de un usuario para acceder al sistema contable. Se deber controlar la asignacin de contraseas, para lo cual se permite su cambio. La generacin de las contraseas son entregadas va mail para mayor seguridad.
Recuerde Los usuarios deben mantener confidencialidad de las contraseas. 6.2 Usuarios Administracin del Sistema/Seguridad/Usuarios Esta opcin permite realizar el registro de los usuarios para conceder el acceso multiusuarios. El sistema utiliza un identificador nico para cada usuario, de esta forma puede vincularse a los usuarios y responsabilizarlos de sus actividades.
Recuerde: Para registrar los usuarios debe primero crearlo en la carpeta Terceros.
Informacin Bsica Id Tercero: Nmero de identidad del usuario con el cual se registro en la carpeta de Tercero Valor por Hora: Costo del usuario en el sistema, tiene un espacio de 15 caracteres es tipo Numrico. Nombre del Usuario: Nombre con el cual se identificara el usuario y validara el sistema para conceder acceso a la aplicacin. Debe ser mximo de 15 letras o nmeros. Clave: Es una serie de ocho caracteres alfanumricos para la validacin de acceso, debe iniciar con una letra. Esta clave no se muestra en pantalla, en su lugar se desprenden caracteres por cada espacio que digite el usuario. Clave de Confirmacin: Revalida que la clave de acceso se digito correctamente. Perfil: Cada tipo de usuario tendr una serie de procesos que podr desarrollar dentro de la aplicacin. Ubicacin: Lugar en la cual se encuentra ubicada la sucursal u oficina en el pas. E-mail: Es el correo electrnico del usuario. Recuerde que a esta direccin llegaran los mail generados por el sistema. Este es un campo obligatorio, alfanumrico con un espacio de 50 caracteres. Mdulos de Acceso y Perfiles: Son los accesos a la aplicacin, seleccione de la lista el tipo de perfil. del usuario, y
6.3 Perfiles mens Administracin del Sistema/Seguridad/Perfiles mens Son los diferentes perfiles que se deseen crean para la empresa, con el objetivo de dar diferentes accesos a los usuarios.
Informacin Bsica
Nombre del Perfil: Es el nombre con l que se identificar el perfil. Mdulo: Es el mdulo al cual tendr acceso el perfil que se esta creando. Si en la base de datos ya tiene matriculados algunos perfiles, puede consultar dando click en el botn respectivo, elija y de aceptar, el sistema habilitara la siguiente ventana.
En esta definicin de perfil se seleccionan las opciones que sern habilitadas al usuario.
7. PROYECTOS Y CENTROS DE COSTOS
Administracin del Sistema/Proyectos y Centros de Costo En esta carpeta el sistema permite crear los proyectos a desarrollar y asociarlos con los centros de costos definidos en la empresa. Esta carpeta posee dos opciones : 1. Administracin de proyectos 2. Administracin Centros de costos
7.1 Proyectos Administracin del Sistema/Proyectos y Centros de Costo/Proyectos Son los Supercentros de costos que tendr la empresa, de estos se desprendern unos centros de costos, por esta razn es necesario que estos estn creados.
Informacin Bsica Nombre del Proyecto: Es el nombre de el proyecto o supercentro de costos, este es un campo alfanumrico con un espacio de 100 caracteres.
Identificador: Es el identificador del super centro de costo, debe ser una letra. Al final encuentra una relacin de botones
Cancelar
7.2 Centro de Costos Administracin del Sistema/Proyectos y Centros de Costo/Centro de Costo
El centro de costos se define en este tem para cada uno de los proyectos ingresados en Administracin de proyectos.
Informacin Bsica Id: digite el carcter de Identificacin que se asigna al centro de costo. Centro de costos: Digite el nombre otorgado al centro de costos. (dependencias, reas, entre otros) Supercentro de costos: De click en la flecha y elija el supercentro relacionado en la carpeta administracin de proyectos.
Estos centros de costos asumirn todos los gastos de los proyectos relacionados.
8. OPERACIONALES
Administracin del Sistema/Operacionales En esta carpeta se administrara los datos que inician y rigen el sistema contable, se determinan los parmetros bajo los cuales se realizara la contabilidad de la empresa.
8.1
Activos Fijos
Administracin del Sistema/Operacionales/Activos Fijos Activo: Cualquier objeto de valor que ayude a la organizacin a proporcionar un servicio a sus clientes, por ejemplo: efectivo, terrenos, edificios, equipo, inventarios (para suministros, como resultado de una operacin de venta), mobiliario y cuentas por cobrar.
Informacin Bsica
Identificacin: Es el cdigo de identificacin del activo, este es un campo que puede ser alfanumrico con un espacio de cincuenta (50) caracteres.
Inactivo: Indica si se desea activar o desactivar el correspondiente bien que se esta registrando. Tipo de Bien: Es el grupo en el que se encuentra clasificado el activo. Descripcin: Es un breve detalle del activo que se esta registrando. Fecha/Adquisicin: Digite la fecha en que fue comprado el activo en formado dd/mm/aaaa Valor Adquisicin: Digite el precio en pesos de la compra del activo. Vida til (aos): Medida de tiempo (aos) en que un artculo est disponible para el uso, se debe digitar un carcter numrico de mximo tres dgitos. Valor Ajustado: Este valor es asignado por el sistema teniendo en cuenta el valor de adquisicin. Este es un espacio numrico de mximo 50 caracteres. Valor Depreciado: Es el valor acumulado, por la depreciacin que ha tenido el activo. Nro. Das Depreciados: Es el nmero de das en que se ha depreciado el activo. Tipo de Depreciacin: El sistema el nico que practica es el de lnea recta. El sistema permite generar un reporte en acrobat o excel para consultar todos los activos registrados en el sistema. Al finalizar se encuentra una relacin de botones:
Cancelar
8.2
Definicin de mis Reportes
Administracin del Sistema/Operacionales/Definicin de mis reportes
En esta carpeta el sistema permite que el usuario realice la definicin de los reportes que va a utilizar y no se encuentran definidos en el sistema, definiendo el tipo de informacin que deben tener. . Para definir los reportes debe primero definir los grupos que se incluirn dentro de este. 8.2.1 Definicin de Grupos
Esta ventana permite visualizar los grupos que han sido creados, la informacin relacionada es Nombre, Tipo de grupo, Titulo del total y renglones. Adems desde esta ventana se puede eliminar el grupo que desee.
Informacin Bsica
Nombre del Grupo: Es el nombre del grupo que quiere definir, este es un espacio alfanumrico y tiene un campo de 50 caracteres. Encabezado del grupo: Es el nombre con el que se quiere identificar el titulo del grupo, es un campo alfanumrico con un espacio de 50 caracteres. Encabezado del total: Es el nombre como quiere registrar reportes. el grupo total de
En la parte inferior se encuentran una serie de botones:
BOTN Borrar grupo Agregar grupo Actualizar
FUNCIONALIDAD Borra el grupo seleccionado. Agrega un rengln para adicionar otro grupo Restaura la informacin ingresada, y lo lleva a la ventana de
definicin de grupos. Regresar Para volver a la pantalla anterior.
8.2.2
Definicin de Reportes
Como lo establece el sistema, la definicin de reportes requiere que el usuario haya creado anteriormente los grupos, en la siguiente ventana debe definir los reportes que se van a parametrizar.
Nombre del reporte: En esta ventana se identifica el reporte que se esta parametrizando. Este es un campo alfanumrico con un espacio de 50 caracteres. Titulo del reporte: Este es un campo alfanumrico que consta de un espacio de 50 caracteres. Comentario: Si se requiere, se puede escribir un breve comentario del reporte definido.
A continuacin encuentra una relacin de botones.
BOTN Eliminar Actualizar Regresar
FUNCIONALIDAD Borra el grupo seleccionado. Restaura la informacin ingresada, y lo lleva a la ventana de definicin de grupos. Para volver a la pantalla anterior.
El sistema permite definir los grupos asociados al reporte que se esta definiendo, haga clic sobre el icono ubicado en la columna de grupo, correspondiente al reporte definido. (Ventana Definicin de Reportes)
A finalizar se encuentra una relacin de botones:
BOTN Actualizar Regresar
FUNCIONALIDAD Restaura la informacin ingresada, y lo lleva a la ventana de definicin de grupos. Para volver a la pantalla anterior.
Para generar o ejecutar el reporte el usuario debe hacer clic sobre el icono Lupa de la ventana Definicin de reportes.
El sistema permite visualizar la siguiente ventana.
Para ejecutar el reporte debe dar los criterios de generacin. 8.2.3 Fecha Inicial: Es el mes y ao en que se va a generar el reporte teniendo en cuenta que desde esta se tendr en cuenta la informacin registrada. Moneda: Es el tipo de moneda que se manejara en el reporte Unidades: Son las unidades en las cuales desea ver los valores de los reportes. Anlisis: Es el anlisis que desea ver en el reporte es anual o mensual. Formato: Es el formato en que desea generar el reporte.(xls, pdf, html) Terceros: Indica si el reporte maneja terceros.
Aceptar para visualizar e imprimir el reporte.
Definir Cuentas de Efectivo para Flujo de Caja
En esta definicin se determinan que cuentas del PUC definido por la empresa, que afectaran el Flujo de Caja.
Informacin Bsica
Cuenta:
Son las diferentes cuentas que van a quedar parametrizadas y que harn parte
del flujo de caja. En la parte inferior se muestras cinco botones que tienen la siguiente funcionalidad:
Cancelar
8.3
Monedas
Administracin del Sistema/Operacionales/Monedas El sistema permite definir el tipo de moneda que se utilizara en el manejo contable.
Informacin Bsica
Moneda: Es el nombre de las diferentes monedas que se van a manejar en el sistema. En la parte inferior aparecen cinco botones que tiene la siguiente funcionalidad:
Cancelar
8.4
Saldos Iniciales
Administracin del Sistema/Operacionales/Saldos Iniciales Los saldos iniciales es la informacin con la cual debe iniciar el sistema contable, es el primer comprobante.
Informacin Bsica Concepto: Es el concepto referente al comprobante de saldos iniciales. Cuenta: Son las cuentas que van a necesitar para realizar el cargue inicial de saldos. D/C: Es la naturaleza de la cuenta, debito o crdito. Valor: Es la cantidad monetaria asignada a la cuenta.
Tercero: Es el tercero que esta asignado a la transaccin del cargue inicial. Centro de Costos: De click en la flecha y elija el centro de costos que va asignar a la lnea de transaccin. 8.5 Excepciones de Ajustes por Inflacin
Administracin del Sistema/Operacionales/Excepciones ajustes por inflacin Existirn en las empresas algunas cuentas a las cuales no se les hace ajuste por inflacin, estas cuentas deben ser especificadas por la empresa en esta opcin.
Cuenta: Es el nmero de la cuenta tiene excepcin del ajuste por inflacin. Tercero: Es la identificacin del tercero afectado por la cuenta. Fecha: El sistema asigna la fecha de registro. dd/mm/aaaa
9. CONSULTAS
Administracin del Sistema/Consultas El sistema permite realizar diferentes tipos de bsqueda, adems de permitir la consulta de trmites, consulta por tipo de operacin y consulta de operaciones pendientes.
En el tipo de bsqueda seleccione de la lista el tipo de bsqueda (Id Tercero, Nombre Tercero, Bancos) que quiere realizar. Digite un patrn de bsqueda de acuerdo a lo seleccionado en el campo anterior y haga clic sobre el botn Buscar.
Ejemplo: Tipo de bsqueda: Nombre de Tercero, Patrn de Bsqueda: ETB
Resultado
Haga clic sobre el link del tercero, el sistema traer la ventana de Administracin de terceros con todos los datos registrados en la administracin.
Los trmites se pueden consultar de la siguiente forma: Haga clic sobre el link Consulta de Tramites El sistema debe mostrar la siguiente ventana para realizar la consulta.
De click en la flecha y seleccione de la lista el tipo de tramite que quiere buscar, de acuerdo a la eleccin.
El sistema debe mostrar en un formulario los datos registrados en este trmite. Digite los datos solicitados y luego de click en enviar, a continuacin se tendr la siguiente pantalla.
De click en el nmero de radicacin correspondiente al trmite que quiere consultar, a continuacin trae una nueva pantalla donde se observa el flujo de proceso de gestin.
Aqu puede encontrar las actividades, el usuario y la fecha de atencin del proceso asociadas al trmite, si se quiere consultar, de click en el link necesario para realizar la consulta de la solicitud.
De click en la instancia de la actividad, a continuacin le trae una nueva pantalla para consultar los datos de la actividad realizada.
Consulta por tipo de operacin:
OPERACIN: De click en la flecha y elija la operacin que quiere consultar. DOCUMENTO: Digite el numero del consecutivo del documento anteriormente elegido.
BUSCAR: De click en el botn para traer el documento que esta consultando. A continuacin le trae la informacin en otra pantalla de acuerdo a lo solicitado.
BOTN Corregir Anular Reversar Ver contabilizacin Copiar
FUNCIONALIDAD De click en el botn para corregir los valores de la transaccin. Anula el documento referencia. Cambia la naturaleza de las cuentas segn la contabilizacin del documento. Permite ver la contabilizacin de la transaccin. Reproduce el mismo asiento para realizar otra transaccin.
OPERACIONES
PENDIENTES:
Nos
muestra
las
operaciones
que
anteriormente han sido memorizadas y que se encuentran pendientes de ejecutar, de acuerdo a lo requerido por la empresa en su momento (quincenal o mensual).
De click en uno de los link necesitados para ejecutar la transaccin.
Digite la informacin solicitada en los campos reflejados en la transaccin anteriormente memorizada para realizar la contabilizacin.
10. AUDITORIA
Administracin del Sistema / auditoria
La auditoria permite que el usuario lleve un control sobre los procesos que se estn realizando. El sistema permite generar un reporte de auditorias, el cual debe ser definido bajo unos criterios de generacin.
10.1
Consultas
Administracin del sistema/Auditora/Consultas El reporte de auditorias se genera de acuerdo a unos criterios de bsqueda definidos por el usuario.
Informacin Bsica Fecha Inicial: Es el da, mes y ao para hacer la consulta a partir de esta fecha. Fecha Final: Es el da, mes y ao para hacer la consulta hasta esta fecha Tipo de Operacin: El sistema audita los siguientes procesos: anular comprobantes, ajustes por inflacin, depreciacin, cierre, deshacer cierre, deshacer procesos. Usuario: Permite seleccionar el usuario para obtener un mayor control sobre las operaciones que este ha efectuado. El reporte se puede ver en acrobat o por medio del visor de reportes. El reporte presenta la siguiente estructura:
El reporte permite consultar la fecha de operacin, el tipo de operacin, el usuario que realizo la operacin, una pequea descripcin especificando el proceso realizado y el nmero de comprobante afectado. 10.2 Vaciado auditoria
Administracin del sistema/Auditora/Vaciado auditoria Esta opcin permite hacer un archivo en el cual se almacenan los registros de auditorias, de acuerdo a las fecha inicio y fin determinados, al momento de realizar esta operacin, el sistema elimina estos registros.
11. FLUJOS DE TRABAJO
Administracin del Sistema / flujos de trabajo
El sistema permite crear los flujos de trabajo, definiendo las actividades con una secuencia lgica para ser desarrollado por los usuarios de acuerdo al reparto asignado.
ADMINISTRACION FLUJOS DE TRABAJO Esta es la funcin en la cual se construye el flujo de trabajo de acuerdo con los procesos establecidos en el sistema. En esta fase se organizan y parametrizan las diversas actividades que componen la operacin que se desea automatizar a travs de la herramienta.
Para construir el flujo de trabajo: 1. Ingrese al men opciones, seleccione el mdulo Administracin, de la Opcin Flujos de Trabajo, y seleccione el tem Administracin.
2. El sistema abre la ventana Administracin de Flujos de Trabajo.
Informacin Bsica Nombre del Flujo. Es el nombre con el cual se reconocer el proceso dentro del sistema.
Fecha Inicial. Es la fecha de inicio del proceso, en el sistema. Este campo despliega lista de da, mes y ao. Fecha Final. Es la fecha en el cual el sistema dejar de ejecutar el proceso. Este campo despliega lista de da, mes y ao. Comentarios. Campo para incluir algn comentario u objetivo del flujo de trabajo. Lgica de activacin. Campo que describe que accin y/o que persona puede dar inicio al proceso que se lleva a cabo mediante el flujo de trabajo.
Una vez diligenciados los campos y seguro de crear el flujo de trabajo haga clic sobre el botn Aceptar. Aceptar: Guarda los cambios y modificaciones realizadas en el Flujos de Trabajo Consultar: Permite buscar y consultar los diferentes flujos de trabajo que se hayan cargado en el sistema. Si la actividad a realizar es Consultar un Flujo de trabajo ya existente, haga clic sobre el botn Consultar, ubicado en la parte inferior de la ventana. La consulta despliega la siguiente ventana:
Si no es claro el nombre del flujo de trabajo haga clic en Consultar, aparece una ventana denominada Consulta Flujos de Trabajo, en esta ventana puede ingresar el nombre del flujo, en el campo Nombre o haga clic en botn Buscar para desplegar resultados y seleccionar el nombre del flujo a consultar. Retroceder: Permite regresar a la ventana anterior. Al consultar el Flujo de Trabajo, aparece la ventana Administracin de Flujos de Trabajo, con los datos definidos en su creacin, adems un botn Editar: Esta seccin permite construir el flujo de trabajo por medio de la insercin de tareas (cada una de las actividades de la operacin que se desea parametrizar) y links que permiten asociar las diferentes tareas entre s.
El botn Editar nos presenta la opcin de crear o consultar el flujo de trabajo, de la siguiente forma:
Para ello cuenta con cuatro botones y dos campos, cuya funcin se describe a continuacin: BOTON FUNCIONALIDAD Crea una nueva tarea dentro del flujo de trabajo, y permite definir nombre, posicin dentro del flujo de trabajo e icono con el cual se va a representar dicha tarea. Crea un vnculo entre las tareas que se estipulen. Elimina la tarea que el usuario haya seleccionado Elimina el vnculo que el usuario haya seleccionado.
Zoom. Aumenta o disminuye la escala del diagrama. Para desplegar las opciones, haga click sobre el icono y seleccione el porcentaje.
Vista. Dependiendo del criterio del usuario, cambia la visualizacin de los links dentro del flujo de trabajo. Para desplegar las opciones, haga click sobre el icono y
seleccione la vista en la que desea el diagrama (Horizontal Cuadriculado, Horizontal Directo, Vertical Cuadriculado, Vertical Directo).
Si desea consultar el flujo de trabajo definido para cada operacin, haga clic sobre el Tipo (icono que aparece en la diagramacin).
Para consultar los Datos de cada una de las operaciones o actividades realizadas en el proceso debe de hacer click sobre el Dibujo (Tipo) correspondiente a la actividad Tipo: Define el icono que mostrara la tarea TIPO (DIBUJO) NOMBRE INICIO TIPO (DIBUJO) NOMBRE FIN
OPERACIN
SHELL
STORE PROCEDURE
SQL
COMPONENTE
MANUAL
MAIL
Informacin Bsica Nombre de la Tarea. En este campo aparece el nombre de la actividad que se est configurando. Sincronizacin. Este campo permite seleccionar si se sincroniza o no la actividad con otra u otras tareas que estn en la misma posicin dentro del flujo de trabajo y que influyan en otra tarea. La sincronizacin se puede clasificar en: N/A: No aplica Asncrona: Es cuando existen en el flujo dos o mas actividades en la misma posicin y deben llegar a un mismo usuario, entonces el usuario debe atender las actividades de forma individual sin que una afecte a la otra. Sincrona: Cuando existen en el flujo dos o ms actividades en la misma posicin y deben llegar a un mismo usuario, pero para atenderlas deben estar todas listas para formar una sola actividad. Comentarios. En este campo se registran, de manera breve, el o los comentarios que se desee hacer acerca de la actividad, la forma de operar. Nmero Columnas. Siempre que se da inicio a una tarea, el sistema genera un
formulario con los campos cuyo diligenciamiento es necesario para el desarrollo de la misma. Este campo permite configurar el nmero de columnas en las que se desea visualizar dichos campos para el registro de datos de entrada para la tarea. Registra la nueva tarea o guarda los cambios realizados en la tarea ya existente. Permite fijar las condiciones que permiten la asignacin de la tarea. Lleva al usuario a las opciones de configuracin avanzada de la tarea. Tiempos: Capacidad del sistema para administrar calendarios y plazos asociados a los procesos (Ej. vencimientos, vigencias, plazos legales por tipo de contratacin y
modalidad, causaciones, pagos, generacin de reportes) y a los establecidos para la ejecucin de las diferentes actividades asociadas a los procesos, para el caso del Work Flow. Trmino. Plazo para la ejecucin de la tarea. Se expresa en nmero de das hbiles o en fracciones de da hbil. T. Escalamiento. Tiempo, en das hbiles o fraccin de da hbil, que se puede prorrogar el plazo para la ejecucin de la tarea, pasado el cual, el sistema da aviso al superior inmediato de que dicha tarea no ha sido ejecutada. T. Aviso. Nmero de das hbiles, o fraccin de da hbil, en que el sistema debe informar a la persona responsable de la tarea, que el trmino est por cumplirse. Subproceso. Este campo aplica para seleccionar un proceso que se quiera asociar a la tarea. Enviar Haga click sobre la flecha para desplegar la lista con los siguientes atributos: Maestro de detalles, Mas, reparto, Oficios, Validacin. Seleccione uno de estos para desplegar la ventana de condiciones. CREAR TAREAS Para crear tareas dentro del flujo de trabajo, siga este procedimiento: 1. Ingrese al tem Flujo de trabajo 2. Haga clic en el Botn Crear Tarea. 3. El sistema abre la ventana para definir el nombre de la tarea, la posicin dentro del flujo de trabajo y la imagen que le corresponder. 4. Registre el nombre de la nueva tarea, su posicin y seleccione la imagen con la cual ser representada la tarea. 5. Haga clic en el Botn Aceptar. 6. El sistema crea la tarea, la cual se ve representada grficamente en el esquema, por medio del icono que seleccion acompaada por el nombre de la tarea.
7. En el esquema, haga clic en la tarea que acaba de crear, se activan los campos y botones de la Seccin Caractersticas de la Tarea. 8. Haga clic en el campo Trmino y digite el plazo para la ejecucin de la tarea. 9. Haga clic en el campo T. Escalamiento y digite el plazo tiempo de escalamiento de la tarea. 10. Haga clic en el campo T. Aviso y digite el trmino de aviso de la tarea. 11. Haga clic en el campo Subproceso y de la lista desplegada, seleccione la denominacin del flujo de trabajo que desee asociar, como subproceso. 12. Los campos Imagen y Nombre de la Tarea traen de manera automtica lo dispuesto por el usuario en la Creacin Tareas 13. Haga clic en el campo Sincronizacin y seleccione de la lista desplegada si la tarea tiene sincrona o asincrona con otras de su mismo nivel, si no hay ms tareas del mismo nivel, elija la opcin N/A. 14. Haga clic en el botn Enviar para guardar los datos registrados. 15. De click sobre la tarea que fue creada y selecciona en el ltimo campo, haga click en la flecha y seleccione una opcin de la lista.
MODIFICAR CARACTERSTICAS DE LAS TAREAS 1. Ingrese a la ventana Flujo de Tareas / Maestro
2. En el esquema, haga clic en la tarea que desea modificar, se activan los campos y botones de la Seccin Caractersticas de la Tarea.
3. Registre las modificaciones necesarias en los Campos Trmino, T. Escalamiento, T. Aviso, Subproceso, Imagen, Nombre de la Tarea, Sincronizacin y Comentarios.
4. Haga clic en el Botn Aceptar, para guardar los cambios.
ELIMINAR TAREAS Ingrese a la Ventana Definicin Flujo de Trabajo Haga clic en el Botn Eliminar Tarea.
El sistema abre la una ventana en la cual se define la tarea a eliminar
Seleccione la tarea a eliminar y haga clic en el botn Aceptar. El sistema elimina la Tarea del organigrama, incluyendo los vnculos que esta posea.
La ventana Administracin aparece de acuerdo a la seleccin que se halla efectuado, cada ventana indica campos diferentes para diligenciar, esta Administracin tiene como objeto definir funciones que parametricen las actividades, indicando el flujo y las operaciones que se deben realizar en cada una de ellas. REPARTO
Seleccione el Tipo de Destino al cual debe llegar la actividad, las opciones son Unidad, Usuario Final, Cargo, Iniciador. Establecer las Condiciones del Destino, esto quiero decir que debe seleccionar un rea del organigrama.
Seleccione el tipo de reparto que va a realizar, si es por carga, publico, aleatorio, encargado.
Luego de establecer la definicin de la condicin, haga clic en el botn Agregar, ahora la condicin se adiciona a el Campo Expresiones a Evaluar.
Si la expresin es correcta, haga clic en el botn Aceptar, si se va a eliminar haga clic en el botn Limpiar.
Administracin de Validaciones
Establezca el tipo de validacin que se va a realizar, seleccione las opciones de los campos, haga click sobre la flecha; las validaciones se pueden realizar antes, despus o al enviar. Ahora defina la funcin o expresin a evaluar, para esto seleccione una opcin en cada campo proporcionando las condiciones, haga clic sobre el botn Agregar. Esta funcin debe aparecer en el campo Expresiones a Evaluar, si la validacin lo amerita digite un mensaje que alerte al usuario cuando el sistema realice la validacin y los datos no coincidan. Haga clic sobre uno de los botones para Limpiar si la funcin quiere ser eliminada, para continuar o No y Aceptar para poner activa la validacin.
MAESTRO DE DETALLES (ADMINISTRADOR DE LISTAS)
En el maestro de detalles se seleccionan las carpetas a las cuales se tendr acceso en la actividad seleccionada. Es decir: En la actividad Registrar Cumplimiento, se deben seleccionar las siguientes carpetas: Cumplimiento por decisin, Cumplimiento Conversin de Salarios, Cumplimiento Multa, Control Pago Cuotas, Cobro Activo, No cumplimiento. Para seleccionar la actividad, haga clic sobre la flecha y busque la opcin correcta, el sistema automticamente diligencia el campo Nombre de la Carpeta. Haga clic en Agregar si esta seguro de la actividad seleccionada. Haga clic en Limpiar si va a ser eliminada, en Aceptar si es correcta la informacin y Cerrar si va a abandonar la ventana.
MASPARAMETRIZACION La edicin de operaciones permite crear el formulario que despliega la tarea creada. Esta tabla permite establecer los atributos que debe tener el formulario que se creara, es decir crear el formulario con los campos respectivos los cuales sern diligenciados por el cliente.
Ingresar en el Nombre del grupo el nombre del formulario que desea crear. Seleccione el tipo de captura, si es capturado (digitarlo) o calculado (formulado), ingresarlo. En el campo Edicin de Expresin, ingrese la letra P, esta es una constante solicitada por el sistema. Haga clic sobre el link Modificar/ Agregar Cuenta. El sistema colocara el grupo creado como una fila ms de la ventana Edicin de Actividades. Haga clic sobre el botn Guardar Cambios para habilitar el grupo.
El sistema permite visualizar la ventana Edicin de Actividades actualizada
Para definir los atributos del grupo (campos del formulario), debe seleccionar el grupo y hacer clic sobre el link Atributos
Informacin Bsica Eliminar: Icono con el cual se puede eliminar el atributo creado. Tipo: Esta casilla indica si esta seleccionado es capturada; si no es calculado. Atributo: Seleccionar una letra para identificar el atributo. Control: El sistema tiene diferentes opciones de control, las cuales indican el tipo de informacin que se registrara en el campo. Fecha: formato dd/mm/aaaa, al seleccionar este control, encontrara al final del campo un icono denominado calendario, para asignar la fecha debe hacer clic sobre el icono y seleccionar la fecha del calendario. Numrico: solo acepta caracteres numricos. Check: el sistema asigna casillas para selecciona o chequear de acuerdo a informacin del campo. Texto: el campo permite ingresar caracteres alfabticos Objeto: Permite ingresar texto pero posee una barra de desplazamiento vertical. la
Titulo: Nombre con el cual se denominara el campo. Multilista: Se define una lista, teniendo en cuenta si es una multilista de valores predefinidos o Multilista de valores simple.
Multilista de valores predefinidos: son listas creadas en el sistema, en esta tabla aparece una lista de dependencias (campos definidos) y valor de acuerdo a las opciones del campo.
Multilista de valores simples: el usuario crea la lista ingresando un valor o consecutivo y el texto que aparecer en los campos como opciones. Seleccione si la lista se debe ver como combo, es decir una lista o como radio, es decir con casillas para habilitar.
Formula y Scrip: estos datos deben ser formulados por el usuario son validaciones de los campos. Col: Numero de columnas que ocuparan dentro del formato. Long. Longitud del campo. Recuerde que cuando los campos despliegan listas el campo debe tener una longitud mnima de 150 para visualizar la informacin. Los campos simples deben tener longitud de 20 a 40.
Orden: establecer el orden secuencial de los campos. BOTONES FUNCIONALIDAD Este botn se utiliza para agregar nuevos atributos o campos al formulario que se esta creando. Haga clic sobre el botn para guardar los cambios cada vez que se crea un nuevo atributo. El botn permite visualizar el formulario que se esta generando. Se utiliza para volver a la ventana anterior.
ADMINISTRACIN SENTENCIAS SQL En esta administracin se crean las multilistas de valores predefinidos, relacionadas con cada una de las tablas, operaciones, procesos, entre otras definidas por el administrador en el desarrollo del sistema. (Las sentencias son programadas por el usuario.)
BOTONES
FUNCIONALIDAD Guarda la denominacin de la nueva sentencia con su respectiva descripcin. Este botn habilita los campos para el registro de una nueva sancin, si no es activada, el sistema no permitir su ingreso, as el
campo se encuentre en blanco Elimina definitivamente del sistema la sancin que se est visualizando en la ventana. Permite la consultar y modificar las diferentes denominaciones de las sanciones. Cancela la accin realizada, no registra los cambios realizados y devuelve a la ventana Actividades Pendientes.
CONSULTAR SENTENCIAS 1. Ingrese a la ventana Sentencias SQL 2. Haga clic en el botn Consultar, el sistema abre la ventana Consulta Multilistas
3. Haga clic en el campo Multilista y registre el criterio de bsqueda. 4. Haga clic en el botn Buscar. 5. El sistema despliega en la parte inferior de la pantalla, el listado de las sentencias SQL que coincidan con el criterio registrado.
6. Seleccione la sentencia que busca que busca y haga clic sobre ella. 7. El sistema importa la informacin del cargo a la ventana Administracin de Sentencias SQL ADMINISTRACIN DE PARMETROS Y ADMINISTRACIN DE CREACIN Esta opcin permite editar las operaciones para definir los parmetros, asociar los tipos de captura, las tablas, los nombres de grupos, los links. Las ventanas que se presentan se operan de la misma forma que Maestro de Detalles. La plantilla inicial define las actividades de las actividades ya definidas. ADMINISTRACIN MAESTRO DE DETALLE Esta opcin permite consultar las tareas que fueron creadas en el Maestro / Detalles, para obtener la informacin de cada una de las tareas creadas debe: 1. Ingrese al Men Opciones 2. Haga clic en el tem Flujo de trabajo 3. Haga clic en el subitem definicin de Datos bsicos 4. Ahora puede visualizar la ventana con todas las tareas creadas. 5. Haga clic sobre la imagen de la tarea que quiere consultar (tipo de inhabilidad, Clase contrato, Tipo de Sancin) 6. En la parte izquierda de la ventana aparecen los datos de la tarea, (Tipo, Nombre de la Tarea, Sincronizacin, Comentarios, Nmero Columnas, Trmino, Tiempo escalamiento, Tiempo Aviso, Subproceso). 7. Ingrese al Men Opciones 8. Haga clic en el tem Flujo de trabajo 9. Haga clic en el subitem definicin de Datos bsicos 10. Ahora puede visualizar la ventana con todas las tareas creadas. 11. Haga clic sobre la imagen de la tarea que quiere consultar (tipo de inhabilidad, Clase contrato, Tipo de Sancin) 12. En la parte izquierda de la ventana aparecen los datos de la tarea, (Tipo, Nombre de la Tarea, Sincronizacin, Comentarios, Nmero Columnas, Trmino, Tiempo escalamiento, Tiempo Aviso, Subproceso).
13. Ubquese en el campo Enviar, y despliegue las opciones haciendo click sobre la flecha, seleccione una opcin. 14. Ahora puede observar de acuerdo a la opcin seleccionada una ventana denominada Administracin de Validaciones. La cual se opera en el desarrollo del sistema
CONSULTAR INICIO TRMITES La consulta de trmites permite ver todos los registros realizados en determinada operacin, esto permite seleccionar uno y modificar los datos. Ingrese el nombre y nmero de trmite y haga clic en buscar. El sistema traer los datos del nmero del trmite que fue solicitado.
Los datos del trmite se visualizan en el formato del proceso que selecciono.
INICIO 1. Ingrese a la ventana Inicio
2. Esta opcin permite asignar al usuario un trmite determinado para que lo inicie. 3. Seleccione el Usuario y el tipo de trmite y haga clic sobre el icono Aceptar.
Si desea consultar los flujos de inicio: 1. Haga clic en el botn Consultar, el sistema abre la ventana Consulta inicio procesos
1. Haga clic en el campo Nombre proceso y registre el criterio de bsqueda. 2. Haga clic en el botn Buscar. 3. El sistema despliega en la parte inferior de la pantalla, el listado de los procesos que coincidan con el criterio registrado y su respectivo usuario. 4. Seleccione el proceso que busca y haga clic sobre el. 5. El sistema importa la informacin del cargo a la ventana Inicio de flujos de trabajo.
REPORTE DE COSTO El reporte de costo se genera por cargo, usuario, cargo/ usuario, unidad, de acuerdo a la seleccin realizada en tipo de reporte se habilitan las opciones del campo cargo, que pueden ser unidades, cargo, dependencias. Para generar el reporte se solicita una fecha inicio y una fecha fin como filtro de la informacin. El sistema presenta la siguiente ventana para generar el reporte.
El reporte ser generado en formato pdf. Con el fin de parametrizar el criterio contable del contador, el sistema permite la parametrizacin de asientos contables previamente registrados, mediante la opcin de Parametrizar mis Comprobantes de la carpeta Transacciones, de forma tal que una vez parametrizado el comprobante, el sistema despliega en la opcin de Mis Operaciones (carpeta de Registrar Hechos Econmicos Parametrizados del modulo de contabilidad General) los comprobantes (asientos) parametrizados, de forma tal que al ser seleccionado uno de ellos el sistema solo solicita la informacin bsica del hecho econmico, desentendindose el usuario del manejo de cuentas contables y de afectaciones etc. Mediante la opcin de Memorizar comprobantes de la carpeta de Transacciones el sistema permite registrar los comprobantes contables parametrizados que se presentan recurrentemente en el tiempo en la organizacin (Arriendos, Cuota de administracin
etc.). Al ser memorizadas las operaciones, el sistema recuerda al usuario peridicamente en el modulo de contabilidad generar las transacciones contables que debe registrar, Mdulo de consultas de terceros, cuentas bancarias, cuentas contables, operaciones registradas etc.

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Administracin del Sistema/ Terceros/ Proveedores

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Monto mximo hasta el cual se le conceder crdito a ese cliente,

Cuenta de cartera a la cual quedaran contabilizadas las facturas de

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Cliente Cancelar Regresa a la pantalla Principal del mdulo de Facturacin en Inventario

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Administracin del Sistema / cuentas

En la parte inferior aparecen cinco botones, que tiene la siguiente funcionalidad:

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Administracin del sistema /Plan de Cuentas / homologacin de Cuentas

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Clase: Es la clase a la que pertenece la cuenta, Ingresos, etc.

si es Activo, Pasivo, Patrimonio,

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Al finalizar encontrara una relacin de botones:

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Carpeta para mis Operaciones

Administracin del Sistema/Transacciones/Carpeta para mis operaciones

En esta carpeta se pueden crear, borrar o cambiar de nombre a las carpetas

necesarias para identificar las operaciones que se realizan.

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Administracin del Sistema / empresa

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Ubicacin de Oficina: Es el nombre de la ciudad, barrio o direccin de la oficina correspondiente a la empresa.

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contabilizadas las diferentes operaciones.

Al final se encontrara una relacin de botones:

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