ADMINISTRACION DE PROYECTOS UNIDAD 1. INTRODUCCIN EL PROYECTO.

Los proyectos en gran escala por una sola vez han existido desde tiempos antiguos; este hecho lo atestigua la construccin de las pirmides de Egipto y los acueductos de Roma. Pero slo desde hace poco se han analizado por parte de los investigadores operacionales los problemas gerenciales asociados con dichos proyectos Un proyecto es un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, desarrolladas por un grupo de personas o entidad, para alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto, calidad establecida y un lapso de tiempo previamente definido. Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado nico. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visin de la organizacin. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. La definicin ms tradicional "es un esfuerzo planificado, temporal y nico, realizado para crear productos o servicios nicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Porque realizar un proyecto? Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prev que existirn en el futuro si no se toma medidas al respecto. Porque existen potencialidades o recursos subaprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales. Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados.

Un proyecto se caracteriza por ser un conjunto de acciones:

No repetitivas nicas De duracin determinada Formalmente organizadas Que utilizan recursos

La gran mayora de los especialistas en proyectos identifica tres parmetros importantes en el proceso de direccin de proyectos, y por eso se le ha dado un nombre al conjunto: la triple limitacin. Esas limitaciones constituyen el punto focal de la atencin y la energa del especialista en proyectos. El jefe de proyecto est dirigido a llevar a cabo un proyecto lo ms eficazmente posible teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo, dinero (y los recursos que con l se pueden comprar) y especificaciones.

Para encarar la restriccin impuesta por el tiempo, los especialistas en proyectos establecen plazos y trabajan con horarios y agendas. Cuentan para ello con ciertas refinadas herramientas de planificacin asistida por ordenador: por ejemplo, PERT/CMP, GERT y VERT. Las limitaciones econmicas se manejan por medio de presupuestos. En primer lugar, se hacen estimaciones de cunto costar el proyecto. Una vez que el proyecto est en marcha, se controla constantemente el presupuesto, para ver si los costes se les estn yendo de las manos a los responsables. Con dinero se compran recursos, y los managers de proyecto han desarrollado varias herramientas para manejar los recursos materiales y humanos: por ejemplo, diagramas de cantidad de recursos, diagramas de recursos Gantt, diagramas de responsabilidad lineal. De las tres limitaciones bsicas, la ms difcil de manejar es la de las especificaciones. Las especificaciones describen cmo debe ser el producto de nuestro proyecto y qu debe hacer. Por ejemplo, si estamos construyendo un bote, una especificacin que tal vez tendramos que respetar sera que el bote tuviera 5 metros de largo. Si estamos diseando un programa de procesamiento de textos, tal vez tendramos que luchar con una especificacin que establece que los usuarios deben poder usar el sistema con slo tres das de entrenamiento. El problema de las especificaciones es que son notoriamente difciles de establecer y de controlar. No basta, por ejemplo, con que las especificaciones definan un producto tcnicamente superior; tambin deben estar dirigidas a satisfacer a los clientes, aun cuando ello resulte una suboptimizacin del nivel tcnico. LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO. Se entiende por administracin el conjunto de tcnicas y procesos de definicin, evaluacin y control de las relaciones. La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La administracin del proyectos es una disciplina relativamente joven, aunque de importancia creciente en distintos entornos as, se est convirtiendo en pieza esencial en muchos sectores como materia destinada al manejo de actividades singulares de carcter temporal, que maximiza la probabilidad de consecucin de resultados a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada. Es importante tener en cuenta que muchos de los procesos asociados a la administracin de proyectos son de naturaleza iterativa. Esto se debe en parte a la existencia y la necesidad de un desarrollo progresivo del proyecto conforme avanza su ciclo de vida (procesos dinmicos), puesto que cuanto ms conocemos sobre el proyecto, mejor podremos gestionarlo. Los elementos que pueden definir el contexto de los procesos de administracin: El entorno donde opera la empresa, definido por un conjunto de variables que describe la situacin socioeconmica. La descripcin puede comprender valores absolutos, tendencias, e interpretaciones o correlaciones ante variables. El entorno puede ser previsible, sistemtico o predecible o bien inesperado, conforme a la velocidad de cambio, complejidad de las relaciones entre variables, y la estructura competitiva, cooperativa o regulada de la empresa con respecto al entorno.

Los objetivos de la empresa, incluyendo las aspiraciones de las personas y grupos, los objetivos intermedios derivados de los supuestos iniciales, y los requisitos legales relativos a fiscalidad, seguridad, y calidad de productos. Los planes estratgicos de la empresa, que determinan las reglas de decisin durante el proceso de gestin. La estrategia es un compromiso entre ptimos locales o globales, a corto o largo plazo. La estrategia se implementa mediante un conjunto de reglas entrelazadas con el objetivo de reforzar el mensaje transmitido. La planeacin estratgica es un proceso utilizado en una organizacin, por la alta administracin con el propsito desarrollar y mantener una relacin viable entre los objetivos, los recursos de la organizacin y las cambiantes oportunidades del mercado, lo cual implica manejar adecuadamente los recursos con el fin de mejorar su posicin competitiva. El objetivo de la planeacin estratgica es modelar y remodelar los negocios y productos de la empresa, de manera que se combinen para generar desarrollo y beneficios cualitativos y cuantitativos que se puedan trasladar en utilidades satisfactorias para la compaa. La planeacin estratgica se encarga de analizar las caractersticas y habilidades del negocio, tambin permite establecer una perspectiva de lo que deseara ser en el tiempo y decide las acciones para lograrlo, de ah la importancia de definir y tener claridad, tanto lo misin como la visin de la organizacin. Un sistema de Planeacin Estratgica debe tener en cuenta la visin del negocio, y las acciones que deben realizarse para su cumplimiento, as mismo debe establecer los proyectos con los que se implantaran las estrategias, asegurando que tengan una liga clara entre ambos. La planeacin estratgica debe tener una direccin a seguir, debe asignar prioridades y generar compromisos por parte de la organizacin, los lderes de los proyectos y los stakeholders.

La estructura organizativa de la empresa, determinada por la relacin entre unidades. La relacin comprende lneas de jerarqua (organizaciones centralizadas, descentralizadas o matriciales) y el grado de interaccin (unidades autnomas o integradas) o el grado de coordinacin (cuando las unidades estn en lneas jerrquicas). Los grupos de personas que participan en las actividades de la empresa, caracterizados por aptitudes (formacin, capacidad fsica) y actitudes (resistencia al cambio, motivacin), que resultan en creatividad y productividad. El estudio de los mtodos de gestin incluye aspectos de negociacin en todos los niveles. Los procesos de gestin, los cuales tienen por objeto reducir la incertidumbre e incrementar el potencial de respuesta de la empresa.

Objetivos de la Administracin de Proyectos

Los objetivos principales de la administracin de proyectos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. Definir el Proyecto y establecer la estructura organizativa de los equipos Definir claramente los objetivos y establecer una planificacin del Proyecto Realizar estimaciones concretas y reales de tiempos, costes y recursos Controlar y supervisar los trabajos, inversiones, consumo de recursos, costes y tiempos de ejecucin del proyecto 5. Establecer unos criterios de calidad sobre los resultados esperados, y comprobar su cumplimiento 6. Prever los posibles riesgos que puedan surgir 7. Permitir la resolucin inmediata de los problemas surgidos durante la ejecucin del Proyecto

8. Coordinar y supervisar las distintas tareas y actividades de las que consta el Proyecto.

ENFOQUE DEL PMI (Project Management Institute)

El PMI (Project Management Institute) es un organismo fundado en el ao 1969 con el objetivo de lograr mejoras significativas en la administracin de proyectos. Uno de sus productos ms visibles es el Project Management Body of Knowledge (PMBok) el cual recoge el conocimiento, herramientas y tcnicas que son aceptadas como las mejores prcticas para la administracin de proyectos.

En el PMBok se enumeran las nueve reas de conocimiento necesarias para dominar la administracin de proyectos como disciplina, a nivel profesional, a saber: 1. INTEGRACION 2. ALCANCE 3. TIEMPO 4. COSTOS 5. ADQUISICIONES 6. RECURSO HUMANO 7. RIESGOS 8. CALIDAD 9. COMUNICACIN Gestin de Procesos de Integracin: Contiene los procesos necesarios para que los distintos elementos del proyecto estn correctamente coordinados, tales como procesos de definicin de planes de desarrollo, planes de ejecucin, y la gestin del control de cambios. Gestin del Alcance y Objetivos: Contiene los procesos necesarios para asegurar que el proyecto desarrolla todas, y solo aquellas, tareas necesarias para cumplir los objetivos inicialmente planteados dentro de la misin del proyecto, tales como procesos de iniciacin, planificacin de los objetivos y supervisin de los resultados de las diferentes tareas. Gestin de Tiempos: Contiene todos aquellos procesos necesarios para asegurar los plazos temporales del proyecto, tales como procesos de definicin de actividades, secuenciacin de tareas, estimacin temporal, desarrollo de calendarios, y control de ejecuciones. Gestin de Costes: Contiene todos aquellos procesos necesarios para asegurar que el proyecto se completa dentro de los presupuestos aprobados, tales como procesos de gestin de recursos, estimacin de costes, elaboracin de presupuestos y control de costes.

Gestin de la Calidad: Contiene todos aquellos procesos necesarios para asegurar que el proyecto satisface todas las necesidades para las cuales se estableci, y lo hace tal y como se esperaba inicialmente, tales como procesos de planificacin de la calidad, de seguimiento de los procedimientos, y de control de calidad. Gestin de Recursos Humanos: Contiene todos aquellos procesos necesarios para asegurar que el uso ms eficiente y eficaz de los equipos y personas involucrados en el proyecto, tales como procesos de planificacin de la organizacin, seleccin de personal, y desarrollo de equipos. Gestin de la Informacin y Comunicacin: Contiene todos aquellos procesos necesarios para asegurar la correcta y sincronizada generacin, recoleccin, diseminacin, almacenamiento y ordenacin de toda la informacin que se maneja dentro del proyecto, tales como procesos de planificacin de las comunicaciones, distribucin de la informacin, preparacin de informes de evaluacin, y cierres administrativos. Gestin de Riesgos: Contiene todos aquellos procesos relacionados con la identificacin, anlisis, y planes de contingencia ante los posibles riesgos que ataen al proyecto, tales como procesos de planificacin de la gestin de riesgos, identificacin y anlisis de riesgos, planes de contingencia, y supervisin y control de riesgos. Gestin de Compras y Subcontratas: Contiene todos aquellos procesos necesarios para la compra de bienes y servicios externos a nuestra propia organizacin, tales como planificacin de compras, gestin de ofertas y compras, seleccin de productos, evaluacin de servicios, gestiones administrativas, y firma de contratos. Los procesos de cada rea de conocimiento se presentan en diferentes iteraciones y fases de lo que podemos llamar el ciclo de vida de la administracin del proyecto, a saber:

Inicio Planificacin Ejecucin Monitoreo y control Cierre

La clave de la exitosa ejecucin de un proyecto radica en un alto porcentaje de la adecuada planificacin que se haga de l. La planificacin se basa a su vez en la adecuada definicin del alcance, el cual ser el punto de partida para el 90% del resto de la planificacin de ese proyecto. EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO. Los proyectos tienen comienzo, medio y fin. Este dato puede parecer evidente, pero si se trabaja en gestin de proyectos, el momento del ciclo vital en que se encuentra ser de la mayor importancia, ya que influir sobre lo que deber hacer y sobre las opciones que se le presentarn. Hay diversas maneras de considerar el ciclo vital del proyecto. Una de la ms comn estima que se divide en cuatro grandes fases: concepcin del proyecto, planificacin, implementacin y finalizacin. En las ciencias de la informacin es muy usado el enfoque que establece seis fases: reconocimiento de las necesidades, definicin de los requerimientos, diseo del sistema, implementacin, verificacin y mantenimiento.

Fig. 1 Ciclo de vida de un proyecto

Independientemente de cmo se considere el ciclo vital, el punto ms importante para tener en cuenta es que a lo largo de su vida todo proyecto es dinmico, es un organismo en continuo desenvolvimiento. Dinmica del ciclo de vida del proyecto

Fig. 4 Dinmica del ciclo de vida del proyecto

Procesos en la administracin de Proyectos. La administracin de proyectos es una labor que integra y aglutina muchos y variados procesos, por tanto variaciones en uno de estos procesos suele afectar a las restantes. Las interacciones existentes pueden estar claras y bien definidas, o no estar claramente establecidas, y lo que suele ocurrir muy a menudo, es que mejoras en ciertos procesos van en detrimento de otros, hay que establecer acuerdos y buscar soluciones de compromiso, que lleguen a un balance adecuado de los desarrollos. El xito del proyecto, se ver por tanto tambin afectado por la correcta gestin de las interacciones entre los procesos de un proyecto. Los proyectos se descomponen en procesos que se definen como Aquella serie de acciones que conllevan un resultado. Clasificacin de Procesos. Los procesos de administracin de proyectos se pueden agrupar inicialmente en 5 categoras diferentes: 1. Procesos de Iniciacin: Autorizando el comienzo de todo el proyecto o una de sus fases. 2. Procesos de Planificacin: Definiendo o redefiniendo los objetivos y seleccionando las mejores de todas las alternativas posibles o acciones a acometer, a fin de cumplir con los objetivos definidos en el proyecto. 3. Procesos de Ejecucin: Coordinando los equipos y recursos para ejecutar los planes. 4. Procesos de Control: Supervisando y vigilando las acciones realizadas, a fin de asegurar que los desarrollos cumplen con las especificaciones y objetivos planificados, y, en caso necesario, proponiendo acciones correctoras. 5. Procesos de Finalizacin: Formalizando la aceptacin final de todo el proyecto, o de una de sus fases.

Graf. 2 Relacin entre la duracin de los procesos a travs del tiempo.

Estas agrupaciones, estn directamente relacionadas por sus resultados, ya que el resultado de una, sirve como entrada o arranque para la siguiente, pudiendo seguir una relacin iterativa y dinmica, por actualizaciones, o medidas de correccin, que imponen la modificacin de procesos anteriores en el tiempo. A su vez, los propios procesos no son discretos, sino que estn compuestos por mlti-

ples actividades, con distinta duracin y distintas interrelaciones con las diferentes actividades del resto de los procesos.

Graf. 3 Interaccin de los procesos o fases de un proyecto ORGANIZACIN DE UN PROYECTO Uno de los factores que permitirn obtener el xito en la ejecucin del proyecto es la organizacin del mismo, en lo que respecta tanto a la labor de direccin como a la labor de ejecucin. Por tal motivo, deben de formarse grupos de trabajo que apoyen directa e indirectamente con la ejecucin del proyecto, estos grupos de trabajo son:

Comit de Direccin, el cual cumple un rol fundamental, porque de acuerdo a sus aportaciones se determinarn las caractersticas del proyecto. Generalmente el Comit de Direccin se encuentra conformado por los siguientes responsables: Responsable(s) de la(s) Unidad(es) que afecta el proyecto. Responsables de la gestin dentro de la Unidad. Responsables de los servicios comunes de la administracin presupuestos, recursos humanos).

(programacin,

Director del Proyecto, quien es el encargado de dirigir el proyecto, quien a su vez, deber ser un directivo de alto nivel del proyecto o en su defecto el responsable de la Planificacin o Coordinacin del proyecto.

Equipo de Proyecto, el cual estar integrado por personal de tecnologa de informacin y personal tcnico calificado. Especialistas, dadas las caractersticas especficas de esta fase, se hace imprescindible la participacin de especialistas en varias reas que contempla la administracin. Grupo de Calidad, este grupo, tendr como misin verificar los trabajos que se realicen de acuerdo a la metodologa definida, as como validar el cumplimiento de las funciones del proyecto. Por lo tanto, este grupo, estar constituido por personal con conocimiento en metodologas de desarrollo y con experiencia en las competencias principales de la unidad.

Cabe sealar que la constitucin de estos grupos de trabajo depender principalmente del tamao del proyecto y la participacin activa es imprescindible, ya que ellos tienen conocimiento de la definicin clara de los requisitos que ha de cumplir el proyecto. TIPOS DE PROYECTOS. Existen mltiples tipos de los proyectos, una de ellas los considera como privados y pblicos. Proyecto privado: Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos para distintos fines. Proyecto pblico o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos son el estado, los organismos multilaterales, las ONG y tambin las empresas, en sus polticas de responsabilidad social. Otras formas de realizar la clasificacin de los proyectos son las siguientes: Basndose en el contenido del proyecto Proyectos de construccin Proyectos de Informtica Proyectos empresariales Proyectos de desarrollo de productos y servicios Basndose en la organizacin participante Proyectos Internos Proyectos de departamento Proyectos de unidades cruzadas Proyectos externos (de imagen corporativa) Basndose en la complejidad. Proyectos Simples. Proyectos complejos. Proyectos tcnicos. Proyectos cientficos. Proyectos de vida. Proyectos escolares. Proyectos manufactureros. Proyectos integradores. Proyectos fsicos. Proyectos mdicos.

CAPITULO 2

FASES DE UN PROYECTO 1. PROCESO DE INICIACION SELECCIN DEL PROYECTO Los proyectos surgen de necesidades. El proceso de gestin de proyecto empieza cuando alguien tiene una necesidad que debe ser satisfecha. Las necesidades pueden ser diversas: reducir el nmero de formularios que los pacientes deben completar para ser internados en un hospital, desarrollar armas antisatlites, o dar una gran fiesta el da en que Susana cumple cinco aos. Lamentablemente, vivimos en un mundo donde escasean los recursos y no podemos desarrollar proyectos para satisfacer todas nuestras necesidades. Es preciso elegir valindonos de la seleccin de proyectos. Seleccionamos algunos proyectos y rechazamos otros. Se toman decisiones sobre la base de la cantidad de recursos de que disponemos, de las diferentes necesidades que hay que satisfacer, del coste que supone satisfacerlas y de la importancia relativa que tiene satisfacer algunas necesidades e ignorar otras. La seleccin del proyecto es sumamente importante, porque nos lleva a comprometernos para el futuro. Las decisiones que tomamos en este terreno empiezan por paralizar ciertos recursos, a veces por pocos das, a veces por aos. Y esas decisiones tienen lo que los economistas llaman costes de oportunidad; al seleccionar el proyecto A y no el B, estamos renunciando a los beneficios que el proyecto B nos podra haber brindado. El proceso de seleccin del proyecto podra ser desencadenado por diversos factores. El estmulo para cometer ese proyecto podra surgir, por ejemplo, del medio exterior, en forma de un pedido de propuesta (PDP) [request for proposal (RFP)] o de una invitacin para licitar (IPL) [invitation for bid IFB)]. En ese caso, los clientes potenciales solicitan ofertas para construir algo o para ofrecer cierto servicio. En otras ocasiones el estmulo es interno: surge de la organizacin misma a travs de sus directivos o de un equipo de trabajo encargado de reencauzar ciertos procesos de la empresa. En tal caso tendremos que decidir si tenemos los recursos, la voluntad y la capacidad para acometer determinado proyecto.

2. LA PLANIFICACION

El plan es un mapa de ruta que nos indica cmo ir de un punto a otro. La planificacin se desarrolla especialmente para el proyecto. Al comienzo, es comn tener un prepln informal, es decir, una idea general de lo que el proyecto demandara, si resolviramos emprenderlo. Estos preplanes pueden asumir formas diversas. Por ejemplo, una propuesta es, en cierto modo, un prepln, ya que traza un mapa de ruta para el proyecto. De la misma manera, los estudios de viabilidad, el estudio de casos y los anlisis competitivos son, de alguna forma, preplanes. Planificacin es planear la ejecucin de un proyecto antes de su inicio.

La planificacin consiste en determinar qu se debe hacer, cmo debe hacerse, quin es el responsable de que se haga y por qu." Procesos en la planificacin del proyecto:

Especificaciones del proyecto Definicin del calendario del proyecto Definicin del esquema del proyecto Determinacin de las caractersticas de cada actividad Localizacin de hitos o puntos claves de control Bsqueda de dependencias entre actividades Determinacin de los recursos que participarn en el proyecto Revisin y anlisis crtico del proyecto

Especificaciones del proyecto:

Descripcin y objetivos del proyecto Fecha de finalizacin Productos que se obtendrn con el proyecto Recursos que se utilizarn

Una correcta y detallada definicin del proyecto es imprescindible para una correcta planificacin. Si existen imprecisiones en la definicin del proyecto, stas se reflejarn en la planificacin, que dejar de tener utilidad como herramienta para una adecuada gestin del proyecto. Definicin del calendario del proyecto

Horarios y turnos de trabajo Das festivos Perodos vacacionales

Es imprescindible asegurarse de que el nmero de horas disponibles entre la fecha de inicio y final de proyecto es igual al nmero de horas necesario para realizar el proyecto. Definicin del esquema del proyecto - Anlisis descendente

Divisin del proyecto en fases Divisin de las fases en actividades Divisin reiterada de las actividades hasta llegar a las actividades elementales

El final del proceso de divisin de las actividades en actividades elementales vendr determinado por el grado de control que se vaya a tener sobre cada actividad durante la gestin del proyecto. Por ejemplo, si una actividad se subcontrata no tiene sentido dividirla en actividades menores, ya que el subcontratista ser el responsable de la gestin de esa parte del proyecto. Determinacin de las caractersticas de cada actividad

Definicin de las caractersticas de cada actividad

Clculo del nmero de horas necesarias para llevarla a cabo. Se pueden utilizar dos estrategias:
o o

Calcular el nmero de horas por unidad de recurso. En tal caso, la duracin de la tarea se determinar cuando se le asignen los recursos que la llevan a cabo. Calcular el nmero de horas teniendo en cuenta qu recursos se utilizarn. Si se modifican los recursos asignados, es necesario recalcular la duracin.

Determinacin de fechas especficas que puedan afectar a la actividad Determinacin de cmo se ver afectada la actividad por la existencia de festivos, la asignacin de recursos adicionales o la realizacin de horas extraordinarias.

Es conveniente documentar todas las caractersticas de cada una de las actividades. Esto permite, frente a imprevistos durante la realizacin del proyecto, replanificar rpidamente, reduciendo las posibilidades de cometer errores en el proceso. Localizacin de hitos o puntos claves de control

Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de control. Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideracin. Un hito es una actividad de duracin nula (0 horas)

Bsqueda de dependencias entre actividades

Para cada actividad, se debe determinar si su realizacin depende del inicio o la finalizacin de otras actividades. Se pueden establecer tres tipos de dependencias.
o o o

Fin - Inicio (FI): el inicio de la actividad dependiente est ligado a la finalizacin de la precedente Inicio - Inicio (II): el inicio de la actividad dependiente est ligado al inicio de la precedente Fin - Fin (FF): para poder completar la actividad dependiente se debe finalizar la precedente

Determinacin de retardos en las dependencias. Por ejemplo, para una relacin FI, existir un retardo positivo si la actividad dependiente debe iniciarse un tiempo despus de haber finalizado la precedente, y un retardo negativo si la actividad dependiente puede iniciarse un cierto tiempo antes de que finalice la precedente.

Es necesario explicitar todas las dependencias, y no slo las ms restrictivas. La obtencin de una planificacin fiable depende, en buena medida, de una correcta determinacin de las dependencias entre actividades. Determinacin de los recursos que participarn en el proyecto

Definicin del calendario de disponibilidad de cada recurso Asignacin de recursos a cada tarea

Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario para llevar a cabo una actividad. Revisin y anlisis crtico del proyecto.

Resolucin de conflictos de programacin que consiste en la imposibilidad de cumplir una fecha de obligado cumplimiento con la planificacin creada. Resolucin de conflictos de recurso Verificacin de plazos con proveedores y subcontratistas Verificacin de plazos con departamentos implicados Anlisis crtico: bsqueda de posibilidades de optimizacin

Al terminar esta fase se dispondr de la planificacin que servir de referencia para el desarrollo del proyecto. 3. EJECUCIN O IMPLEMENTACIN Una vez diseado el plan formal, estamos en condiciones de desarrollar el proyecto. En cierto sentido, la ejecucin est en el corazn mismo de todo proyecto, ya que implica hacer las cosas que hay que hacer (tal como se las ha formulado en el plan del proyecto) a fin de producir algo que satisfaga las necesidades de los usuarios. La manera de implementar el proyecto depende de su naturaleza especfica. En un proyecto de construccin, se echan los cimientos, se levantan andamios, etctera. En un proyecto de desarrollo de una droga, se prueban los nuevos componentes, primero en el laboratorio y despus clnicamente. En un proyecto de investigacin de mercado se miden las actitudes de los clientes por medio de cuestionarios y entrevistas. 4. CONTROL Y EVALUACION CONTROL A medida que se implementa el proyecto, sus jefes controlan continuamente el progreso. Examinan lo que se hizo hasta ese momento, estudian una vez ms el plan y luego determinan si hay discrepancias importantes entre ambas cosas. En gestin de proyecto, esas discrepancias son llamadas variaciones. En gestin de proyectos hay por lo menos una certeza absoluta: que habr variaciones. No hemos llegado an a dominar el campo de la prediccin hasta el punto de tener una idea precisa de lo que esconde el futuro; y mientras el futuro siga siendo nebuloso a causa de la incertidumbre, nuestros planes de proyecto sern imperfectos. Es preciso no olvidar que el plan es una suposicin, una conjetura. Por lo tanto, al controlar un proyecto, la pregunta que hay que formular no es: Tenemos variaciones? sino: Las variaciones que tenemos son aceptablemente pequeas? Ahora bien, los niveles de variaciones estimados como aceptables son determinados al iniciar el proyecto. Para el proceso de control es fundamental la recoleccin y el anlisis de los datos sobre el progreso de proyecto. Una vez que disponen de esa informacin, los jefes de proyecto pueden seguir diversos cursos de accin. Por ejemplo, si su programa se est deslizando de manera inaceptable, pueden decidir acelerar ciertas tareas crticas, dedicndoles ms recursos. Si descubren que para determinada serie de tareas el equipo ha gastado un presupuesto 40 por ciento menor que el planteado, tal vez decidan investigar esa variacin, ya que el menor gasto indica que no se ha estado realizando el trabajo o que se le ha recortado demasiado.

El control persigue que el proyecto se ajuste a la planificacin inicial. Requiere:

Creacin de un plan de referencia Recoleccin de datos reales Anlisis del seguimiento del plan original

Creacin de un plan de referencia

Es la planificacin del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto Se utiliza para comparar la evolucin del proyecto real con la evolucin que se esperaba

Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad del proyecto. Recoleccin de datos reales

Determinacin de la periodicidad del seguimiento. Podr ser diario, semanal, quincenal o mensual, en funcin de la duracin y naturaleza de las actividades. Distintas actividades pueden requerir una periodicidad del seguimiento diferente Determinacin de la informacin a recoger para cada actividad. La ms habitual es:
o o o

Fecha de inicio y finalizacin real Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas Recursos utilizados y gastos reales

Es importante que la informacin recogida sea fiable y verificable, para asegurar el control del proyecto. Anlisis del seguimiento del plan original

Realimentacin de la programacin con valores reales para obtener una planificacin que incorpore el estado real del proyecto Comprobacin de la utilizacin de los recursos. La existencia de desviaciones puede revelar una subestimacin de las necesidades reales de recursos del proyecto y requerir el reclculo del proyecto para obtener un nuevo presupuesto ms ajustado a la realidad. Comparacin de la planificacin basada en valores reales con el plan original Determinacin de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programacin y en los recursos EVALUACIN

Todo proyecto atraviesa diversas evaluaciones: evaluaciones tcnicas, como, por ejemplo, las revisiones preliminares del diseo (RPD) [preliminary design reviews (PDR)] y las revisiones crticas del diseo (RCD) [critical design reviews (CDR)], las apreciaciones del personal, las revisiones el MBO (management by objectives) y las auditoras. Al igual que el control, la evaluacin cumple una importante funcin de realimentacin. Sin embargo, entre evaluacin y control hay varias diferencias importantes.

El control implica una continua verificacin de la marcha del proyecto, mientras que la evaluacin slo significa la realizacin de exmenes peridicos. El control se concentra sobre los detalles de lo que est ocurriendo en el proyecto, mientras que la evaluacin se ocupa ms bien del panorama general. Las actividades de control son responsabilidad del jefe de proyecto, mientras que las evaluaciones son realizadas por un individuo o un grupo que no trabaja directamente en el proyecto (a fin de mantener la objetividad).

Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad del proyecto. Estas distinciones prcticas entre evaluacin y control sugieren ya una definicin no rigurosa de la evaluacin: la evaluacin es un examen objetivo y peridico para determinar el estado de un proyecto en relacin con sus objetivos especficos. Las evaluaciones se producen durante el proyecto y tambin al final. Sin duda, el papel bsico de la evaluacin es diferente en estos dos casos. Realizando una evaluacin en medio del proyecto podemos utilizar los resultados para modificar el rumbo del trabajo. De hecho, las consecuencias de la evaluacin media suelen ser impresionantes: terminacin anticipada, revisin de los objetivos, reestructuracin del plan del proyecto. En la Figura 6 se pueden apreciar un resumen del proceso y las principales consecuencias de la evaluacin de mitad del proyecto.

Fig.6 Principales consecuencias de la evaluacin intermedia

5. COMUNICACIN EN EL PROYECTO El objetivo de la comunicacin es mantener informados a todos los participantes de la evolucin del proyecto, as como intercambiar informacin y opiniones sobre su marcha. La comunicacin se realiza mediante informes, cuyo contenido depender de a quin van dirigidos:

Informes para la direccin Informes para el responsable del proyecto Informes para los recursos Informes para el cliente

Informacin presente en los informes para la direccin

Productos y resultados principales obtenidos en el curso del proyecto Puntos de control definidos Recursos necesarios para una correcta ejecucin del proyecto Coste del proyecto

Informacin presente en los informes para el responsable del proyecto

Organizacin del trabajo Flujo de trabajo e informacin Fecha de inicio de cada actividad Recursos implicados en cada actividad del proyecto

Informacin presente en los informes para los recursos

Actividades asignadas a cada recurso Fecha en que cada recurso debe empezar a trabajar en cada actividad Impacto que tiene el trabajo de cada recurso en el proyecto en general

Informacin presente en los informes para el cliente

Situacin real del proyecto Desviaciones respecto a la planificacin o el coste previstos

Las fases de planificacin y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del proyecto, mientras que la comunicacin tiene lugar durante toda la vida del proyecto.