Unidad 4: Estructura organizativa. Formalizacin.

Hasta el momento, hemos desarrollado las configuraciones estructurales que pueden obtenerse segn el modo en que se combinen los distintos elementos del diseo, sin olvidar que son modelos que no se aplican en estado puro a las organizaciones. En la unidad 2, al analizar el diseo de posiciones individuales, observamos que uno de los parmetros tcnicos que deben considerarse es la formalizacin de los puestos. En esta unidad, retomaremos este aspecto para analizar en qu consiste la tarea de formalizar la estructura y la importancia de las funciones que desarrolla el analista, junto con el mtodo que utiliza para llevar a cabo esta tarea. El proceso de formalizacin de una organizacin, generalmente, se describe en el Manual de Organizacin. Este manual refleja la estructura formal de una organizacin y contiene su representacin grfica: el organigrama. Adems, proporciona una sntesis de las principales caractersticas de cada uno de los puestos jerrquicos, llamada descripcin de cargos. Oportunamente, reflexionaremos sobre el uso y las formas de representacin de los organigramas y analizaremos los conceptos bsicos referidos a la descripcin de cargos y las pautas para su elaboracin, creemos que al finalizar esta unidad usted habr logrado: valorar los alcances y limitaciones del proceso de formalizacin de la estructura; comprender la metodologa y las tcnicas de diseo de la estructura; elaborar criterios para el diseo de organigramas y la descripcin de cargos.

Para abordar la problemtica que desarrollaremos seleccionamos el texto de GILLI. Diseo de Estructuras. Ob. Cit. Este libro, que ya hemos utilizado como bibliografa en unidades anteriores, trata en su primera parte la problemtica del trabajo en las organizaciones y presenta, en la segunda, el diseo de estructuras como una tarea que debe centrarse en el hombre y su motivacin. El ltimo mdulo del libro est dedicado a la tcnica del diseo y ser el que analizaremos en esta oportunidad.

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Al final de cada uno de los captulos, que en el texto figuran con el nombre de unidades, el autor incluye cuestionarios de autoevaluacin que pueden complementar las actividades que le propondremos en esta gua.

Comencemos con la lectura del captulo 10 acerca de la Formalizacin de la estructura.

Retome el ejemplo de la empresa de la Sra. Raku, que desarrolla MINTZBERG en las pginas 6 y 7 del texto. Responda los siguientes interrogantes referidos al ejemplo, teniendo en cuenta la lectura del captulo 10. 1. Cul ser el propsito de la tarea de formalizacin encarada por el analista de estudio de trabajo contratado por la Sra. Raku? 2. Cree que la tarea que se encomend a un analista externo ser ms efectiva que si la realizara alguien que ya est en la empresa y tiene los conocimientos requeridos para la misma? Fundamente su respuesta. 3. En qu momento de la evolucin de CERMICO S.A. usted aconsejara el uso de manuales? Por qu? 4. De haber sugerido usted un manual de organizacin, qu incluira en l? 5. El analista contratado debe tener en cuenta en sus propuestas la experiencia anterior de la empresa? Fundamente. 6. Las instrucciones estndar programadas para asegurar la coordinacin del trabajo en CERAMICO S.A. deben ser, en su opinin, detalladas y rigurosas para asegurar su cumplimiento? Por qu? 7. Qu pasa con las instrucciones para los cargos que incluyen tareas creativas e innovadoras?

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Luego de reflexionar sobre el caso de la Sra. Raku, continuaremos analizando las distintas formas de representacin grfica de la estructura.

Para ello, lea el captulo 11 del texto de GILLI que estamos analizando. Luego, realice las siguientes actividades.

1. Concurra a 3 4 organizaciones de su conocimiento, por ejemplo: la empresa o entidad donde usted trabaja (o donde trabajan amigos o familiares) u otro tipo de organizaciones a las que se encuentre vinculado (un club, la escuela secundaria, la obra social a la que pertenece, etc.). En cada organizacin, consulte con alguien que pueda informarle si disponen de un organigrama. En caso de poseerlo: Indague sobre el uso de esta grfico y las ventajas y desventajas que ofrece. Exprese su opinin fundamentada respecto de la situacin analizada. Si alguna de las organizaciones consultadas no posee organigrama, redacte un breve informe en el que se detallen: ventajas que ofrecera a esta institucin contar con el organigrama; sugerencias para su confeccin.

Si necesita ms orientacin para realizar esta actividad, o se presentan dudas durante su desarrollo, puede consultar a su tutor. Pasemos ahora a otra actividad...

2. A continuacin, le presentamos los datos de una empresa industrial: AGROIN SRL tiene dos explotaciones: un molino harinero localizado en la Pcia. de Santa Fe y una planta de alimentos balanceados ubicada al sur de la Pcia. de Buenos Aires; cuenta adems con una pequea oficina en la Capital Federal para la atencin de ciertos trmites financieros y comerciales. En el molino harinero se efectan la molienda, el envasado y

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el almacenamiento. Adems, se realizan funciones de mantenimiento y contabilidad de costos. Se cuenta con un Jefe de Personal. En la planta de alimentos balanceados se lleva a cabo la molienda, mezcla, estacionamiento, envasado y almacenamiento; adems, se efecta el mantenimiento, control de calidad y contabilidad de costos. Se cuenta con un Jefe de Personal los insumos requeridos para ambas plantas tienen caractersticas similares y, por razones de costos, las compras se realizan en grandes cantidades. La comercializacin de la totalidad de la produccin de las explotaciones est a cargo de una empresa subsidiaria: Ventaenfirm. La empresa cuenta, adems, con una Auditora Externa y un Ingeniero Asesor. Confeccione el organigrama de esta empresa, teniendo en cuenta: las funciones del catlogo ACME, que usted ya conoce.

3. Le proponemos otra actividad antes de continuar la lectura del texto: El siguiente organigrama, corresponde a una empresa industrial y comercial. A partir de la informacin que contiene esta representacin grfica, le solicitamos:

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Disee un nuevo organigrama que responda a las normas IRAM que menciona el autor en el texto.

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Continuemos con la lectura de los captulos 12 y 13 del libro de GILLI. El primero se refiere a la descripcin de cargos que incluye el Manual de Organizacin. El captulo 13 desarrolla un caso de aplicacin de las tcnicas de diseo de organizacin y de redaccin de la descripcin de cargos.

Las actividades que le proponemos luego de la lectura son las siguientes: Lea el ejemplo que presentamos a continuacin, a partir del mismo y de la lectura de los captulos 12 y 13, responda los interrogantes que le formulamos: Don Len, dueo de una conocida casa de artculos elctricos, solicit consejo profesional para reorganizar su empresa, para la que planea una expansin. Sus gerentes -de Ventas, Compras y Administracin- estn con l desde hace 20 aos y su experiencia es clave para el funcionamiento del negocio. Una de las mayores preocupaciones de Don Len es que a sus gerentes les ser difcil delegar y, ms an, supervisar efectivamente al nuevo personal a incorporar. Si usted tuviera que asesorar a Don Len: 1) Qu argumentos utilizara para convencerlo de recurrir a un manual de organizacin? 2) Si Don Len le contestara parafraseando los siguientes trminos de Shari Caudron (Revista Gestin, Vol. I, pginas 92 a 96). Qu le respondera? El gerente que trata de retener todo el poder termina exterminando a su empresa. Quienes se dedican al Management saben que su propio xito se mide segn el xito de otras personas. Capacite a la persona elegida en la tarea de realizar. Delegar debe aumentar la confianza, por lo tanto seleccione una misin que estire pero que no rompa al empleado. El mnimo de libertad con que el empleado podr moverse, la frecuencia del seguimiento que el superior realiza y las formas en que se mida el desempeo permitir aumentar el grado de motivacin del subordinado y asumir el rol delegado con mayor contundencia.

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Relea en el captulo 12 del texto de GILLI que estamos tratando, los ejemplos de descripciones de los cargos de Presidente, Gerente General y Jefe de Ventas, tomados de distintos autores. Luego...

1. Elabore un breve informe en el que se mencionen las coincidencias y diferencias de contenido y de estilo entre los ejemplos analizados. 2. Seale cul de los tres se adecua ms al contenido bsico propuesto en el texto. En el siguiente caso, le presentamos la informacin correspondiente a una empresa que denominamos LINEMA SACIFI, con la que trabajaremos a continuacin: La empresa se dedica a la fabricacin y comercializacin al por mayor de productos alimenticios. Para abaratar costos, han decidido comprar un campo para cosechar algunos productos, procesarlos y venderlos como conservas enlatadas. La direccin de la empresa est a cargo de los hermanos Juan y Daniel que integran la gerencia general de la que dependen las gerencias de produccin, comercializacin, finanzas y control y personal. Al incorporar una nueva actividad con la compra del campo se hizo necesaria la designacin de un nuevo gerente para este rea. El cargo fue otorgado al Sr. Luis. Luis es un amigo de Daniel, muy dinmico, de 29 aos de edad, licenciado en ciencias agrarias y que desde su niez se desempe al lado de su padre en una pequea chacra. Por razones familiares, se vio obligado a buscar otra actividad. Luis tendr a su cargo a un administrador, tres capataces y nueve peones estables. El personal necesario para la siembra y las cosechas se contratan en forma temporaria en las pocas respectivas. Deber planificar las fechas en que se efectuarn las siembras de los diferentes productos y las fechas aproximadas de recoleccin de los

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mismos, para que Produccin tenga conocimiento del momento en que podr disponer de ellos para su elaboracin. De dicha planificacin surgirn las cantidades de tierras a cultivar con cada producto, lo que servir de base para el clculo de las semillas necesarias y para la confeccin del presupuesto correspondiente. Peridicamente deber informar a la gerencia general sobre la marcha de las plantaciones para que se puedan efectuar los planes correspondientes a la empresa. Debido a la confianza que le tienen, la gerencia general le permite autorizar la compra de semillas sin limitaciones y puede contratar el personal necesario para las cosechas y otras actividades. Todos los meses tendr que comunicar a Personal las variaciones en la cantidad de empleados a su cargo para que luego la tesorera le gire los fondos necesarios para los pagos mensuales y quincenales, segn corresponda. Luego de esta lectura, le solicitamos: Redacte la descripcin del cargo a ocupar por el Sr. Luis de acuerdo con el modelo desarrollado en captulo 13.

Ya hemos concluido la lectura de la bibliografa seleccionada para esta unidad. Si ha podido realizar las actividades de aprendizaje, contine con la siguiente propuesta. Si tiene dificultades o dudas respecto de alguna problemtica tratada en esta unidad, consulte con su tutor.

Nuevamente le proponemos que se remita a su organizacin de referencia para realizar la actividad de integracin que le presentamos: 1. Disee el organigrama de su organizacin de acuerdo con las normas IRAM, hasta el nivel de jefatura inclusive. 2. Redacte la descripcin completa del cargo de una gerencia, direccin o jefatura, correspondiente a su organizacin, en funcin del contenido bsico y las pautas de redaccin analizadas en el texto. 3. Qu relacin puede establecer entre la visin sistmica de la organizacin, analizada en la unidad 1 y la representacin en un organigrama que acabamos de analizar?

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4. Sobre la base del organigrama de su organizacin, ejemplifique los siguientes conceptos, que fueron analizados en las unidades 1 y 2: partes de la organizacin; parmetros de diseo; mecanismos de coordinacin; tipologa estructural.

Bibliografa para la unidad: GILLI, Juan Jos (1992): Diseo de Estructuras. Buenos Aires. Editorial Docencia. MINTZBERG, Henry (1989): Diseo de Organizaciones eficientes. Buenos Aires. Editorial El Ateneo. Modelo ACME Normas IRAM

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