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OBJETIVOS.
Integracin de sistemas de gestin: prevencin, calidad y medioambiente. La excelencia empresarial. Fundamentos legales y tcnicos de la integracin. Integracin operativa. Integracin documental.

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2.

CONTENIDO.

Las empresas se encuentran en un entorno cambiante en todos los mbitos, tanto a nivel tecnolgico, como de sistemas de gestin. Ello conlleva que deban hacer un esfuerzo importante para adaptarse lo ms rpidamente posible a las nuevas situaciones para seguir siendo competitivas y eficientes en los mercados en los que se desenvuelven, sujetos inevitablemente al proceso de globalizacin, con sus ventajas pero tambin con sus dificultades. stos y otros factores originan modificaciones sustanciales en la cultura empresarial. Existen actualmente varios modelos de gestin que las empresas estn adoptando como referencias para que sus organizaciones se encaminen hacia lo que se denomina la Excelencia. Por un lado las normas ISO 9000 de Calidad son punto ineludible de referencia, como tambin lo son las normas ISO 14000 de Medio Ambiente, desarrolladas a semejanza de las primeras. El nuevo marco reglamentario sobre prevencin de riesgos laborales, inspirado en principios bsicos de calidad, como la mejora continua y la integracin de la accin preventiva en las polticas empresariales, es obviamente no slo una exigencia, sino tambin una necesidad para dar respuesta a los requerimientos que la persona tiene en su mbito laboral, garantizndole unas condiciones de trabajo dignas, y potenciando su desarrollo profesional y humano a travs del propio trabajo. Afrontar con xito las obligaciones legales que comporta la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales (LPRL) y sus reglamentos derivados no implica desarrollar necesariamente un modelo o sistema de actuacin normalizado. En dicha reglamentacin se establecen una serie de directrices, teniendo el empresario la libertad de implantar el sistema preventivo que responda lo mejor posible a sus peculiaridades e intereses. Ello representa un marco preventivo dotado de bastante flexibilidad, lo que es una indudable ventaja a la hora de encontrar modos de actuar adecuados al tamao de la empresa, a su actividad, a los tipos de riesgos existentes y tambin a la cultura empresarial existente. Pero tambin puede ser una dificultad a la hora de encontrar la coherencia necesaria con otros sistemas normalizados de manera ms rgida, como la serie de normas ISO 9000.

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Dado que los orgenes y motivaciones de los sistemas de gestin son diferentes, en base fundamentalmente a las diferentes normas y reglamentaciones que los generan, se produce de entrada una evidente dificultad de armonizacin, cuando por otra parte, es sabido que los puntos de coincidencia son notorios, en especial las bases metodolgicas con las que tales sistemas se rigen. El concepto actual de Calidad global o total y tambin el concepto de Excelencia, que va ms all del anterior, son integradores y por ello asumen la calidad de productos y procesos, la calidad en el diseo y en el proyecto, la calidad medio ambiental, la calidad de gestin, ...y por supuesto la calidad de vida laboral, como partes esenciales de un todo. As, se puede afirmar que los planteamientos esenciales de la calidad y de la prevencin son en gran medida coincidentes.

2.1 Coincidencias y diferencias esenciales entre sistemas de Calidad y Prevencin de Riesgos Laborales Principios esenciales coincidentes entre un sistema de calidad y uno de prevencin de riesgos laborales.

Tanto la prevencin como la calidad, empiezan por la direccin. Slo si la direccin se compromete el sistema de gestin tendr xito. Prevencin y calidad, son un proyecto permanente. Las metas no pueden ser estticas, los sistemas deben estar inmersos en un proceso de mejora continua. Ambas se basan fundamentalmente en la actuacin preventiva y no en la accin reparadora. Es prioritario actuar antes de que los fallos acontezcan, en lugar de controlar los resultados, aunque tambin estos han de ser considerados. Tanto los criterios preventivos de riesgos laborales como los de calidad han de aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las etapas de los procesos productivos. Es necesario prevenir fallos tanto en las condiciones normales como anormales que puedan acontecer. La salud laboral, igual que la calidad, son medibles. Slo seremos eficaces si somos capaces de medir y evaluar la situacin en la que estamos y como evolucionamos. En ambas reas las tcnicas de evaluacin son similares, e incluso algunas son idnticas.

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La prevencin de riesgos laborales y la calidad son tarea de todos. Slo con su integracin en la estructura de la empresa y en la actividad cotidiana sern ambas alcanzables. El resultado ptimo de prevencin de riesgos laborales y calidad se logra mediante la formacin, sta ayuda a lograr aptitudes y actitudes que garanticen comportamientos fiables y positivos para los sistemas.

Las diferencias ms significativas entre los sistemas de Calidad y Prevencin:

El sistema de Calidad pone su mayor nfasis en el producto, servicio, y el proceso que lo genera. El sistema de Prevencin tiene por objetivo principal las personas. El sistema de Prevencin de Riesgos Laborales es fruto de una exigencia legal y de una demanda social, en cambio el de calidad tiene su origen en una relacin contractual entre proveedores y clientes para garantizar unos determinados estndares exigidos por el mercado. El sistema de prevencin de riesgos laborales es obligatorio y el sistema de gestin de la calidad es voluntario. Mientras las auditorias del sistema de calidad se basan en un mecanismo de certificacin, en las de prevencin adems del marco reglamentario que las delimita quedan supeditadas a la actuacin de la Inspeccin de Trabajo y Seguridad Social. El sistema preventivo se desarrolla en un marco tripartito: empresario, trabajadores y el control de la Autoridad laboral competente, en cambio la calidad tiene un enfoque estrictamente empresarial y de relacin entre empresas.

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DIFERENCIAS COINCIDENCIAS La direccin ha de estar comprometida, implicando a todos los miembros de la empresa Son proyectos permanentes basados en la mejora continua Tienen naturaleza esencialmente preventiva PREVENCIN ASPECTOS DE RIESGOS CALIDAD RELEVANTES LABORALES

NFASIS

Personas

Producto/Proceso

EXIGENCIA

Legal y social

Relacin Contractual

CARCTER

Obligatorio

Voluntario

Estn presentes en todo el ciclo REFERENCIA productivo La medicin de los diferentes elementos es la base para su desarrollo Mediante la formacin se logra su eficaz implantacin CONTROL

Reglamentacin Normas ISO Auditoras / Inspeccin de Auditoras / Trabajo y Certificacin Seguridad Social Tripartito Empresarial

ENFOQUE

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2.2 El camino de la excelencia empresarial Los beneficios econmicos son uno de los resultados de la empresa excelente, pero tener clientes fidelizados, trabajadores motivados e implicados en el proyecto empresarial y una sociedad que tambin se vea favorecida por el mismo, son tambin resultados necesarios y de los que depende en gran medida el desarrollo de la empresa a medio y largo plazo. Alcanzar dichos resultados requiere que la cultura organizacional est sustentada por valores y que el liderazgo de la direccin y de toda la lnea jerrquica los materialice mediante la sistematizacin de un conjunto de actuaciones basadas en la comunicacin, la cooperacin y el aprendizaje continuo. La tica del trabajo, asociada a una poltica eficaz de prevencin de riesgos laborales y el consecuente reconocimiento del valor de las personas, no es un mero cdigo de normas de conducta, y aunque para algunos pueda parecer paradjico, es la base para que la empresa siga ganando dinero y desarrollando los elementos neurlgicos que constituyen su corazn y as pueda adaptarse a las extraordinarias exigencias de la competitividad y de un mercado en continuos cambios. La motivacin intrnseca de las personas en el trabajo se logra cuando el contenido del mismo va unido al desarrollo de las capacidades profesionales y personales de stas, mantenindolas vitales para el aprendizaje continuo, tan importante en la actualidad a nivel organizacional. Pero la motivacin trascendente, aquella que todo ser humano reclama desde lo ms profundo de su conciencia, slo se alcanza cuando nuestros conocimientos y habilidades se orientan a la mejora de nuestro entorno, de la sociedad o de las condiciones de vida y de trabajo de los dems. De ah el valor trascendente, valga la redundancia, que puede lograrse con una adecuada integracin de la prevencin en un proyecto de mejora continua en todos los mbitos de la empresa. La excelencia es un camino que nos predispone individual y colectivamente para estar en todo momento en las mejores condiciones.

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2.3 Fundamentos legales y tcnicos de la integracin La primera referencia legal para la integracin de sistemas se encuentra en la aplicacin de la Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales que en su articulo 16 dice al referirse a las actuaciones preventivas "...debern integrarse en el conjunto de las actividades de la empresa y en todos los niveles jerrquicos de la misma". El Reglamento de los Servicios de Prevencin en su artculo 1.1 establece que la actividad preventiva "deber integrarse en el conjunto de actividades y decisiones, tanto en los procesos tcnicos, en la organizacin del trabajo y en las condiciones que este se preste, como en la lnea jerrquica de la empresa, incluidos todos los niveles de la misma. La integracin de la prevencin en todos los niveles jerrquicos de la empresa implica la atribucin a todos ellos y la asuncin por stos de la obligacin de incluir la prevencin de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten". Otros aspectos clave en la LPRL que apoyan la idea de aproximacin de sistemas de gestin de prevencin a la Calidad son, por ejemplo, la mejora continua y a ella se remite su articulo 14.2, al establecer que "el empresario desarrollar una accin permanente con el fin de perfeccionar los niveles de proteccin existentes y dispondr lo necesario para la adaptacin de las medidas de prevencin... ".

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Por otra parte, el sistema ha de estar documentado, a fin de permitir la justificacin de los resultados y las actuaciones llevadas a trmino as como facilitar la mejora continua. Estos y otros aspectos de la Ley, parecen coinciden con los requisitos fundamentales de un sistema de calidad, pero basado en la importancia de las personas que lo conforman.

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Esta obligacin legal se complementa con lo manifestado por un grupo de trabajo ad hoc creado en la Comisin Europea para el estudio sobre la normalizacin, diseo e implantacin de sistemas de prevencin de riesgos laborales. Las conclusiones destacables emitidas por dicho grupo en el ao 2000 son las siguientes: a. Los sistemas de gestin de la prevencin no deben someterse a normas adicionales de carcter obligatorio, las principales razones en las que se apoyan para emitir esta conclusin son dos; la primera, los costes econmicos que supondra para las empresas y la segunda de respeto a la libertad de cada organizacin a poder configurar su propio sistema de gestin segn las caractersticas propias de la empresa.

b. El sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales ha de constituirse como objetivo estratgico, de la misma forma que lo son actualmente el de calidad y el de medio ambiente. c. Los tres sistemas Prevencin, Calidad y Medio Ambiente han de estar vinculados, dadas las profundas interrelaciones existentes, adems de la sinergia mutua que entre ellos se genera. d. La importancia de la participacin de los representantes de los trabajadores en el propio diseo del sistema. Este es un factor clave para conseguir su xito, al posibilitar la necesaria confianza de los trabajadores y el propio control del sistema por ellos mismos desde el inicio. La experiencia confirma plenamente que en un marco democrtico, es claro que no contar con la participacin de los trabajadores en decisiones que les afectan no tiene garanta de futuro y no se podr conseguir su vital apoyo. La propia naturaleza de los sistemas de Calidad y Medio Ambiente conlleva tambin la necesidad de su integracin a todas las actividades y funciones de la empresa. Los tres sistemas se basan en la integracin funcional y persiguen la optimizacin de recursos mediante la minimizacin de costes causados por una gestin deficiente. Con un diseo adecuado habra de lograrse la sinergia mutua que facilita la eficaz implantacin de cada sistema y su posible integracin en un sistema unitario cuyas ventajas seran, entre otras, la disminucin de la burocracia, menores costes de implantacin, una mejor formacin integral de los miembros de la organizacin y, como consecuencia, una racional y eficaz gestin empresarial.

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2.4 El proceso de integracin de los sistemas La integracin de sistemas de gestin, debera afrontarse no por adicin, manteniendo estructuras similares en paralelo, una para cada mbito, sino integrando realmente y unificando polticas y criterios de actuacin, cuando ello sea posible. La revisin de la ISO 9000/2000 ha favorecido tal proceso de integracin. Contribuye notoriamente a ello su enfoque sobre los procesos, la mejora continua y la importancia de las personas y sus condiciones de trabajo, as como el agrupamiento de los 20 captulos tradicionales en cuatro bloques temticos. Resulta mucho ms fcil de interrelacionar cuatro campos o bloques temticos que 20 captulos, extraordinariamente orientados hacia el control del producto en la ISO 9000/1994.

2.5 Integracin documental Es fundamental la unificacin del propio sistema de gestin documental de la empresa. El sistema documental unitario debera fundamentalmente definir los mecanismos para la identificacin de todos los documentos, con referencia a su fecha de actualizacin, las diferentes vas para la elaboracin de procedimientos, la aprobacin y control de distribucin, archivos centralizados y descentralizados, revisin documental, etc. A continuacin se citan los cuatro niveles documentales que deberan conformar los tres sistemas de gestin y una breve exposicin de los aspectos ms relevantes a considerar en su integracin: El Manual de Gestin. Ocupa el primer nivel documental. Aunque el manual de gestin de la prevencin de riesgos laborales no es reglamentariamente exigible (la norma UNE 81900 Ex si lo establece) es del todo aconsejable independientemente del tamao de la empresa (exceptuando las microempresas). Este documento debera recoger la poltica de la empresa con sus principios y compromisos, la organizacin para desarrollarla y una sntesis de sus principales actuaciones, sobre todo sus objetivos, y que en su conjunto conforman el sistema y que todos los miembros de la empresa han de conocer.

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Los Procedimientos de las actuaciones preventivas. Constituyen el segundo nivel documental, muchos de ellos son exigibles por la reglamentacin de prevencin de riesgos laborales porque representan un recurso clave para el control de los riesgos laborales. Los procedimientos podrn ser, dadas sus caractersticas, fcilmente unificables por un lado o especficos por el otro. Algunos procedimientos fcilmente unificables en una primera fase, dependiendo del nivel de prevencin y calidad asumido suelen ser:

la formacin, la informacin y la comunicacin, la comunicacin de deficiencias o sugerencias de mejora, las instrucciones de trabajo, las compras, la seleccin de proveedores, la contratacin de personal, el mantenimiento preventivo de instalaciones y equipos, el tratamiento de las anomalas o no conformidades, el seguimiento y control de las acciones correctoras, las auditoras internas

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En las pequeas empresas el manual de gestin y los procedimientos podran conformar un solo documento, en vistas a su simplificacin. Hay que tener en cuenta que la necesidad de procedimientos escritos es mayor en la gran empresa, precisamente por las mayores dificultades de comunicacin que es preciso resolver. Las instrucciones de trabajo. Constituyen el tercer nivel documental. Tienen gran importancia porque van destinadas a los trabajadores que han de realizar tareas consideradas criticas a fin de controlar que stas se hagan de forma correcta, sin descuidar tres cuestiones bsicas:

la acreditacin y cualificacin necesarias para poder hacer la tarea, los equipos de trabajo necesarios, incluida la proteccin personal y finalmente la integracin de las normas de prevencin en la propia instruccin de trabajo. No tendra sentido tener por un lado instrucciones de trabajo y por otro, normas de seguridad para realizar la tarea.

La instruccin de trabajo es un medio muy til para formar a los trabajadores en los lugares de trabajo por parte de los responsables de los mismos y mandos intermedios. Por ello, se estar facilitando la formacin de los trabajadores si en la instruccin se integran los aspectos clave de calidad, medio ambiente y prevencin de riesgos laborales. Los registros de la actividad. Suponen el cuarto y ultimo nivel documental. Generan los datos y las informaciones clave que en el campo de la prevencin tienen un valor esencial, adems de los propios o convencionales en todo sistema (medir resultados y actuaciones, justificar, etc.). Los registros de la actividad pueden ser el elemento motivacional por excelencia para alimentar y estimular la participacin de las personas en tareas preventivas.

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Sistema documental integrado de calidad, prevencin de riesgos laborales y medio ambiente

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2.6 Integracin operativa La integracin operativa de los sistemas en cuestin ha de ser cuidadosamente estudiada y planificada para lograr su implantacin gradual. El conocimiento sobre la cultura empresarial y la normalizacin interna de procedimientos es esencial para establecer las bases de partida hacia una integracin operativa. El primer punto clave a desarrollar previamente es definir la poltica empresarial unitaria que deber ser aprobada por la Direccin y contar con el apoyo de los trabajadores o de sus representantes. La poltica empresarial consistir en una declaracin de principios y compromisos que promuevan mejorar continuamente las condiciones de trabajo y la calidad de productos y procesos, garantizando el respeto al medio ambiente en un desarrollo sostenible. Los elementos esenciales a incluir en una poltica empresarial son: el liderazgo organizacional, una cultura de valores en donde sea considerada la importancia de las personas y su potencialidad de aporte, la innovacin y creatividad, la formacin continua para la mejora de competencias, etc. La Direccin resulta fundamental para lograr el xito del sistema implantado, pero la integracin y optimizacin del sistema de gestin es una tarea que incumbe a todos los miembros de la organizacin y por ello es prioritario establecer vas de cooperacin y participacin desde su etapa inicial de diseo. El segundo punto clave es establecer un modo de actuacin, es decir, de estructurar, organizar el sistema de gestin integrado en la empresa. Esto significa definir las funciones y responsabilidades que tiene cada miembro de la organizacin. Tambin se hace necesario estructurar las relaciones de cooperacin entre unidades funcionales y personas con responsabilidades sobre los sistemas, Servicio de prevencin propio o trabajador designado y responsable de Calidad, cuando existan. La figura de un coordinador al mximo nivel es vital para impulsar el buen desarrollo de todo el sistema. Se pueden mantener los coordinadores de calidad y prevencin (es habitual integrar funcionalmente el medio ambiente a la prevencin de riesgos laborales en empresas medianas y grandes), siempre que dependieran de una gerencia nica.

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Tras la elaboracin del Manual de Gestin es aconsejable analizar aquellos procedimientos existentes en los diferentes sistemas que puedan ser unificados fcilmente, diferencindolos de aquellos otros an no existentes pero que hay urgencia en su elaboracin. A partir de aqu se podra elaborar el proyecto de Manual a revisar y consensuar con las partes implicadas. En un plazo no superior a los dos aos deberan planificarse todos los procedimientos a implantar y ser recogidos en el Manual, sean unitarios o no. Respecto a los procedimientos de las actividades preventivas, cabe resear que sus procesos de elaboracin e implantacin deben estar asociados, la planificacin y el correspondiente cronograma deberan ser elaborados en base a las prioridades definidas y a las posibilidades reales de implantacin, contando con las necesarias acciones formativas de apoyo. Las instrucciones de trabajo debern estar actualizadas con la visin integradora que se persigue, no olvidando la necesidad de desarrollar simultneamente el proceso de identificacin de tareas crticas tanto por accidentes u otras lesiones en el trabajo, como por defectos de calidad. A partir de tal identificacin, para la que se requieren criterios claros de seleccin, debera planificarse el proceso de elaboracin de las instrucciones, cuidando de que participen personas cualificadas y que luego se vern afectadas por su ejecucin. El proceso de elaboracin y revisin de instrucciones, previa su aprobacin, es muy didctico y estimulante en la lnea integradora para lograr como algo natural el trabajo bien hecho, con resultados satisfactorios para todos.

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2.7 Interrelaciones de elementos documentados de los sistemas de gestin y normalizados La unificacin de polticas, manuales, procedimientos y registros es la va para la integracin de los sistemas de gestin preventivos y de calidad. A ttulo orientativo en la tabla se muestran las posibles interrelaciones entre los sistemas de gestin normalizados. El sistema de gestin de la Calidad por ser el primero en normalizarse y ser el ms antiguo ha sido tomado como punto de referencia.

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Interrelaciones de bloques temticos de sistemas de gestin normalizados y criterios del INSHT para la realizacin de auditorias del sistema de prevencin de riesgos laborales SISTEMAS DE GESTIN CRITERIOS MEDIO PREVENCIN AUDITORIAS CALIDAD ISO AMBIENTE ISO 9000/ 2000 UNE 81900 EX OHSAS 18001 INSHT 14000 5. RESPONSABILIDAD DIRECCIN 5.1. 4.3.1. Respons. Compromiso de la direc. y direccin recursos. 4.3.1. Aspectos 5.2. Enfoque Medioambientales Organizacin al cliente 4.3.3. Objetivos 4.3.3. Objetivos de la 5.3. Poltica de y metas 4.2. Poltica de prevencin. Calidad 4.1. Poltica de 4.2. Poltica de salud laboral Atribucin de 5.4. PRL Medio A. 4.3. Planificacin funciones de la Planificacin 4.2. Sistema de 4.3.4. Programa 4.3.2. direccin R42 5.5. Gestin de PRL gestin Medio Requerimientos Responsabilid., Ambiente legales y otros autoridad y 4.3.2. Requisitos comunicacin legales y otros 5.6. Revisin 4.3.2 Revisin 4.6. Revisin por por direccin por direccin la direccin. 6. GESTIN DE RECURSOS 4.3.4. Programa de gestin SSL Planificacin. 4.4.1. Estructura- 4.3.3. 6.1. Provisin 4.4.1. Procedimientos responsabilidades Responsabilidad de recursos Estructuray registros 4.4.2. Formacin, del personal, 6.2. Recursos responsabilidades R29-R31 conocimiento y comunicacin y humanos 4.4.2. Formacin, Prioridades y competencia formacin conocimiento y programas: compe- tencia R32-R33 4.4.4. 4.6. El manual Documentacin Organizacin 6.3. 4.4.4. la y la 4.4.5. Control de de Infraestructura Documentacin prevencin. documentacin datos y 6.4. Ambiente 4.4.3. Consulta y R34-R45 de gestin de la documentos de trabajo comunicacin PRL 4.4.3. Consulta y comunicacin

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7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Evaluacin de riesgos. 4.4. Evaluacin 4.3.1. 7.1. y de riesgos Planificacin para Extensin Planificacin 4.5. la identificacin procedim. realizacin del Planificacin de de riesgos R1-R5 producto 4.4.7. Planes la prevencin 4.4. Puesta en 7.2. Procesos emergencia y 4.5.1. Objetivos practica y Planificacin. relacionados capacidad de Medidas para y Metas en la funcionamiento con el cliente respuesta eliminar o prevencin 4.4.7. 7.3. Diseo y reducir riesgos: 4.5.2. Programa Preparacin de desarrollo de gestin de respuestas ante R8-R12 7.4. Compras Actividades PRL emergencias para controlar riesgos: R13-R18 7.5. Produccin Actuaciones y prestacin de 4.4.6. Control frente a servicio. Operacional 4.4.6. Control de sucesos 7.6. Control de 4.4.5. Control de previsibles: Operaciones dispositivos de datos y R19-R22 seguimiento y documentos Actuaciones medicin frente a cambios: R23-R28 8. MEDICIN ANLISIS Y MEJORA 4.5. 4.5. Comprobaciones 8.1. Comprobacin y acciones Generalidades Accin Correctiva 4.4. Evaluacin correctoras 8.2. 4.5.1. de riesgos 4.5.1. Medidas Evaluacin de Seguimiento y Seguimiento y 4.7. El control comportamiento y riesgos. medicin Medicin de las monitorizacin Revisin y 8.3. Control 4.5.2. Accid., actuaciones 4.5.2. Accidentes, registro: R6 producto incidentes y no incidentes y no R7 conformidades conformidades 8.4. Anlisis de 4.8. Registros 4.5.3. Registros4.5.3. Registros datos de la prevencin gestin registros 4.5.4 . Auditora 4.9. Evaluacin 8.5. Mejora 4.5.4. Auditoria SGMA del SGPRL

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El sistema de gestin de la Calidad, segn ISO 9000/ 2000 se estructura en cuatro bloques generales: Responsabilidad de la direccin (poltica). Gestin de recursos. Realizacin del producto. Medicin, anlisis y mejora (revisin del sistema).

La estructura de los sistemas se asemeja bastante, aunque hay que matizar que el sistema de Calidad centra su mbito de actuacin en la mejora del producto/proceso y la Prevencin de riesgos laborales en las personas, mas concretamente en los trabajadores, por lo tanto esta diferencia de objetivos estratgicos se ha de tener en cuenta a la hora de vincular los sistemas de gestin, ya que en el sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales, por ejemplo, la realizacin del producto a travs fundamentalmente de actuaciones sobre los procesos, se corresponde con las acciones de mejora de las condiciones de trabajo en los mismos, asociadas a los procesos productivos que es donde se generan y han de controlarse los riesgos laborales.