LA EMPRESA

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1.0 OBJETIVO
CDIGO:

PROCEDIMIENTO REVISIN: 01 PAGINA 1 DE 8

PR-Q42-1 4.2.3

REFERENCIA ISO:

Definir los criterios a seguir para elaborar, actualizar, identificar, revisar, aprobar, distribuir, mantener y controlar los cambios a los documentos que integran el sistema de gestin de la calidad de La empresa. 2.0 ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos internos del sistema de gestin de la calidad de la empresa. 3.0 DEFINICIONES 3.1. Documento: Informacin y su medio de soporte. 3.2. Documento controlado: Documento establecido en la lista maestra de documentos el cual debe mantenerse actualizado. 3.3. Documento obsoleto: Documento en el cual su estado de revisin no es vigente. 3.4. Documento externo: Documento proporcionado por el cliente y es vital para la prestacin del servicio. 3.5. Lista maestra de documentos: Lista en la cual se identifican los documentos del sistema de gestin de la calidad y el estado de revisin actual.

4.0 RESPONSABILIDADES 4.1 Usuario de los documentos 4.1.1 Debe sujetarse a los lineamientos de este procedimiento. 4.1.2 Evita el uso de documentos que no cumplan con las guas y criterios establecidos en este procedimiento.

4.2 Gerente General 4.2.1 Revisa y aprueba los documentos del sistema de gestin de la calidad as como cambios a los mismos para revisar que dicho documento sea adecuado a la organizacin.

4.2.2 Revisa los documentos del sistema de gestin de la calidad antes de su aprobacin.
Autor: Coordinador de Calidad 26-Julio-2012 Revis y Aprob: Gerente General 26-Julio-2012

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REFERENCIA ISO:

4.2.3 Notifica al requisitor cuando los documentos sujetos a aprobacin han sido rechazados. 4.4 Coordinador de calidad 4.4.1 Lleva a cabo los cambios autorizados en los documentos correspondientes del sistema de gestin de calidad. 4.4.2 Distribuye los documentos del sistema de gestin de la calidad. 4.4.3 Asigna los cdigos para el sistema de documentacin cuando sea necesario. 4.4.4 Identifica los documentos Controlados, No controlados y Obsoletos. 4.4.5 Destruye los documentos obsoletos. 4.4.6 Ubica los documentos para su uso y el resguardo de los originales de todos los documentos, datos y formatos oficiales del Sistema de Gestin de la Calidad. 4.4.7 Implementa adecuadamente este procedimiento as como su monitoreo continuo y reporta las deficiencias a la gerencia general.

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5.0 DIAGRAMA DE FLUJO
Coordinador de Calidad Responsable de elaborar documentos
6.2 El documento es de nueva creacin? NO 6.3 Revisa documentos 1

PROCEDIMIENTO REVISION: 01 CDIGO: PAGINA 3 DE 8

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REFERENCIA ISO:

Gerente General
2 6.4 Revisa documentos

INICIO

6.1 Define los documentos que sern dispuestos y controlados de forma electrnica o impresa en la forma FRQ42-1A

SI

Realiza actualizaciones Hace observaciones?

NO Hace observaciones?

NO

3 6.5 Convierte los documentos en formato PDF y los reproduce 6.6 Dispone, mantiene legibles e identificables los documentos en los puntos de uso, as como tambin los de la forma electrnica 6.7 Actualiza documentos cuando sea necesario 6.8 Controla cambios y estado de revisin de los documentos 6.9 Controla los documentos de origen externo

Identifica y define nombre, ver tabla Asignacin de cdigos para el sistema de documentacin

SI Regresa al requisitor para su correccin

SI Estampa el sello de Rechazado en la solicitud FR-Q42-1B. Regresa al requisitor para su correccin

Llena formato FR-Q42-1B y anexa un borrador del documento

Firma de conformidad la solicitud FR-Q42-1B Estampa el sello de Aprobado en la solicitud FR-Q42-1B Entrega los documentos revisados por l a la gerencia para su aprobacin. 3 2

Utiliza como referencia las diferentes plantillas para elaborar documentos, tales como: Plantillas para elaborar documentos, Tabla de elaboracin, revisin y aprobacin de documentos y Simbologa para elaborar diagramas de flujo

Entrega el documento de nueva creacin o las modificaciones sugeridas junto con el formato FRQ42-1B al Representante de la Gerencia para su revisin

1 6.10 Previene el uso no intencionado de documentos obsoletos

Fin

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6.0 PROCEDIMIENTO 6.1 DEFINICIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS O IMPRESOS Coordinador de calidad
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PROCEDIMIENTO REVISION: 01 PAGINA 4 DE 8

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REFERENCIA ISO:

6.1.1 Define en la forma FR-Q42-1A Lista maestra de documentos los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad que sern dispuestos y controlados de manera electrnica o impresa. 6.2 EMISIN DE UN NUEVO DOCUMENTO, ACTUALIZACIN E IDENTIFICACIN Responsable de elaborar documentos 6.2.1Identifica la necesidad o recibe propuestas de los usuarios de los documentos de emitir un nuevo o realiza actualizaciones al Sistema de Gestin de la Calidad. 6.2.2 Identifica con un nmero de cdigo y define el nombre con el que se dar a conocer el nuevo documento, para ello, toma como referencia la tabla de Asignacin de cdigos para el sistema de documentacin. 6.2.3 Llena el formato FR-Q42-1B Solicitud de emisin y cambios a documentos y anexa un borrador del documento de nueva creacin, en el caso de ser modificacin seala los cambios sugeridos con letra de distinto color. 6.2.4 Utiliza como referencia las diferentes plantillas para elaborar documentos que se encuentran disponibles en la red en el flder electrnico Plantillas para elaborar documentos, 6.2.5 Utiliza como gua la Tabla de elaboracin, revisin y aprobacin de documentos y Simbologa para elaborar diagramas de flujo. 6.2.6 Entrega el documento de nueva creacin o las modificaciones sugeridas para su revisin junto con el formato FR-Q42-1B Solicitud de emisin y cambios a documentos al Gerente General. 6.3 REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS Gerente general 6.3.1 Firma de conformidad la Solicitud de emisin y cambios a documentos FR-Q42-1B al no existir observaciones en el documento previamente revisado por l, en caso contrario la regresa a su requisitor para su correccin. 6.3.2 Estampa el sello de Aprobado en la forma FR-Q42-1B Solicitud de emisin y cambios a documentos para aquellos documentos que han sido aprobados, en caso contrario utiliza el sello de Rechazado.

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6.3.3 Notifica al requisitor el rechazo ofreciendo una explicacin por medio del mismo formato y/o verbal sealando las razones por las cuales fue rechazada su peticin. 6.4 REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS Coordinador de calidad 6.4.1 Solicita una copia electrnica al responsable de elaborar el documento del Sistema de Gestin de la Calidad o haya realizado actualizaciones. 6.4.2 Convierte en formato PDF los documentos aprobados del Sistema de Gestin de la Calidad que sern impresos. 6.4.3 Reproduce los documentos que hayan sido convertidos en formato PDF. 6.5 DISPOSICIN Y MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS Coordinador de calidad 6.5.1 Distribuye y mantiene disponibles los documentos en los puntos de uso tales como: Poltica de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Manual de la Calidad, Procedimientos y los dems que seale el formato electrnico FR-Q42-1A Lista maestra de documentos. 6.5.2 Dispone de los documentos impresos en original y de las copias controladas requeridas para asegurar la eficacia, planificacin, operacin y control de los procesos de la siguiente manera: Documento original: Oficina de la Gerencia General Copia controlada No. 1: Oficina de Calidad Copia controlada No. 2: Oficina de Diseo

6.5.3 Notifica al responsable del rea la publicacin del documento autorizado, a su vez, ste retroalimenta al personal bajo su cargo. 6.5.4 Sube a la plataforma de la red XXXXXXX los documentos que se encuentren en formato PDF y los dispone en el folder de ISO 9001_2008 dependiendo del nivel que le corresponda. 6.5.5 Asegura que los documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables: A) Acceso electrnico en la red solo para lectura de los usuarios que podr ingresar a ellos en la rede xxxxxxxx en el folder de ISO 9001_2008. B) Acceso en papel dentro de protectores de plstico localizables en sus puntos de uso.

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REFERENCIA ISO:

6.6.6 Mantiene actualizado en el sistema la forma electrnica FR-Q42-1A Lista maestra de documentos siguiendo los lineamientos del prrafo siguiente.

6.7 ACTUALIZACIN DOCUMENTOS CUANDO SEA NECESARIO Coordinador de calidad 6.7.1. Toma en cuenta los siguientes lineamientos para garantizar su vigencia y el cumplimiento con los requisitos adoptados: Cuando se requiera como resultado de una accin correctiva y/o preventiva, auditoras internas, auditoras externas, a peticin de uno de los interesados etc. Integracin o eliminacin de un nuevo servicio o proceso. Comentarios de partes interesadas. Emisin de nueva disposicin gubernamental o propia (Legal o reglamentaria). Integracin o eliminacin de informacin en el contenido y/o estructura del documento. Y algunos otros no declarados. 6.8 CONTROL DE CAMBIOS Y ESTADO DE REVISIN Coordinador de calidad 6.8.1 Verifica que se encuentre actualizado en la seccin de Revisin el cambio que ha sufrido el documento, la emisin de un documento de nueva creacin es 01, a partir de ella el nmero de la revisin cambia a 02, y as sucesivamente. 6.8.2 Actualiza el nmero de revisin en el formato electrnico FR-Q42-1A Lista maestra de documentos.

6.9 CONTROL DE DOCUMENTOS DE EXTERNOS Coordinador de calidad 6.9.1 Lleva un control de documentos de origen externo en caso de existir.

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REFERENCIA ISO:

6.10 PREVENCIN DEL USO NO INTENCIONADO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Coordinador de calidad 6.10.1 Identifica los documentos impresos que han sido aprobados y sern controlados de la siguiente manera: Los documentos originales se identifican con la leyenda Copia maestra en color azul. Los documentos controlados se identifican con la leyenda Copia controlada en color verde. Los documentos fuera de uso se identifican con la leyenda Documento obsoleto en color rojo, que sern tomados como referencia para consultas futuras.

6.10.2 Dispone los documentos originales, controlados y obsoletos de manera impresa o electrnica en sus respectivas carpetas debidamente identificadas. 6.10.3 Previene el uso no intencionado de documentos obsoletos retirando de las reas de uso y electrnica la versin anterior. 6.10.4 Destruye los dems documentos dejando nicamente aquel que ser utilizado para consultas futuras.

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7.0 REGISTROS
CDIGO FR-Q42-1A FR-Q42-1B REGISTOS Lista maestra documentos Solicitud de emisin cambios a documentos de y RESPONSABLE DE CONSERVAR EL REGISTRO Coordinador ISO Coordinador ISO TIEMPO MNIMO DE CONSERVACIN 3 Aos 3 Aos
CDIGO:

PROCEDIMIENTO REVISION: 01 PAGINA 8 DE 8

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REFERENCIA ISO:

LUGAR DE CONSERVACIN Oficina coordinador de calidad Oficina coordinador de calidad

8.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTOS Manual de calidad seccin 4.2.3 Asignacin de cdigos para el sistema de documentacin Tabla de elaboracin, revisin y aprobacin de documentos Simbologa para diagrama de flujo MCSQ-001 No aplica No aplica No aplica CDIGO

9.0 CONTROL DE CAMBIOS

HISTORIAL DE REVISIN REV 01 DESCRIPCIN DEL CAMBIO Escritura inicial AUTOR FECHA EFECTIVA 26-Julio-2012