ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

EM

IE ATI C R LE NST O

INTRODUCERE
Un bun asistent manager este un angajat cheie al companiei. El este liantul care susine buna funcionare a ntregii echipe, el este cel care asigur comunicarea ntre conducere i clienii importani, dar i ntre conducere i ceilali angajai. Pregtii-v ncepnd chiar de astzi pentru o profesie cutat pe piaa muncii!

Cursul EUROCOR Asistent manager este un adevrat ghid al succesului! Vei nva despre documentele de eviden contabil primar, modalitile de plat, gestionarea i securitatea informaiilor, dar i noiuni de management. Vei afla mai multe despre marketing, negociere i coninutul contractelor comerciale. Pentru a putea face fa cu succes ritmului dinamic de lucru, cursul v ajut s v dezvoltai i abilitile de operare pe calculator. Vei deprinde i noiuni de psihologie care v vor ajuta s depii momentele stresante i s comunicai eficient cu toi clienii i partenerii. Pentru c asistent managerul are adesea i atribuii de PR, vei nva i despre: corespondena de afaceri sau organizarea evenimentelor de afaceri. nvai comod! Primii acas, la oficiul potal sau direct la birou pachetele de curs, pe care le parcurgei cnd vrei! Studiai fr stres, n confortul propriului cmin, n pauza de mas, n weekenduri, dup program, vara sau iarna... cnd i unde dorii! Putei pune rapid n practic noile cunotine, atrgnd un binemeritat succes! V vei bucura de o atenie deosebit! Beneficiai de sprijinul unui profesor personal, un specialist cu experien, care poate fi contactat prin coresponden potal sau online. Pregtii-v s obinei jobul visat n acest domeniu tot mai solicitat pe piaa forei de munc! Mult succes!

LECIA DEMONSTRATIV v ajut s v familiarizai cu materialele de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numrului de pagini, aceasta reprezint aproximativ jumtate din coninutul unui caiet de curs. V prezentm cteva seciuni teoretice, exemple, exerciii i un model de tem, selectate din diverse module, pentru a vedea exact cum sunt structurate caietele. Lectur plcut!
1

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

STRUCTURA MODULELOR Studiul eficient al cursului nostru este garantat de structura unitar a celor 32 lecii. Informaiile noi sunt prezentate ntr-un mod atractiv, iar procesul de memorare devine simplu i rapid! Caietele se parcurg uor, ntr-un mod relaxat, datorit semnelor grafice i cuvintelor-cheie special concepute pentru a marca diverse componente ale leciilor. Cursul conine diverse tipuri de exerciii; rezolvarea acestora v va ajuta s aplicai eficient ceea ce studiai n mediul de afaceri actual. Temele pentru acas i colaborarea cu profesorul personal v ofer o evaluare obiectiv a gradului de nsuire a noiunilor noi. PRIMIREA CURSULUI La Eurocor, cursanii aleg unde s primeasc pachetul de curs! Dvs. ce alegei? 1. Acas, la cutia potal (Cutia potal trebuie s aib dimensiunile de minimum 22x30x1 cm.). 2. La serviciu. 3. La oficiul potal de care aparinei (Adresa declarat la nscriere trebuie s fie cea din buletin).

CONTUL DE CURSANT Fiecare cursant are propriul cont pe site-ul www.eurocor.ro. Aici gsii informaii despre stadiul trimiterii pachetelor de curs, plile efectuate i nregistrate sau calificativele obinute la temele pentru acas. Din contul de cursant se pot accesa i aplicaiile TemeOnline sau PlataOnline.

ABSOLVIREA Odat cu expedierea ultimului pachet de curs, vei primi i testul

de evaluare final. Calificativele obinute pot fi: foarte bine, bine i insuficient (n funcie de punctajul realizat). Odat promovat acest test, vei obine Certificatul de absolvire Eurocor. Opional, dup absolvirea acestui curs, putei participa la un scurt program de pregtire fa-n fa, de cteva zile, n urma cruia putei obine Certificatul de absolvire emis mpreun cu Ministerul Muncii i Ministerul Educaiei. Tradus i apostilat, acesta este recunoscut n peste 60 de ri, semnatare ale Conveniei de la Haga.
2

ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

Programa cursului Asistent manager

LEC}IA 1 Rolul [i calit\]ile unui asistent manager `ntr-o companie LEC}IA 2 Preluarea [i transmiterea informa]iilor LEC}IA 11 Crearea tabelelor [i func]ii aferente LEC}IA 12 Tipuri [i modele ale celor mai utilizate scrisori de afaceri: oferta, cererea de ofert\, comanda, scrisoarea de reclama]ie, r\spunsul la reclama]ie, soma]ia [.a. LEC}IA 13 Gestionarea timpului [i stresului LEC}IA 14 Rolul asistentului `n coordonarea resurselor umane ale companiei LEC}IA 15 Comunicarea interpersonal\ no]iuni de comunicare organiza]ional\, tehnici de comunicare, componenta nonverbal\ a comunic\rii LEC}IA 16 Reprezentarea [i imaginea firmei rela]iile publice LEC}IA 17 Organizarea manifest\rilor de afaceri LEC}IA 18 Realizarea prezent\rilor folosind aplica]ia PowerPoint LEC}IA 19 No]iuni financiar contabile documente de eviden]\ contabil\, modalit\]i de plat\ LEC}IA 20 No]iuni de management luarea deciziilor pornind de la interpretarea parametrilor economici ai companiei 3

LEC}IA 3 Gestionarea [i securitatea informa]iilor LEC}IA 4 Birotic\ folosirea aparaturii specializate: copiatoare, faxuri, calculatoare, imprimante LEC}IA 5 Telecomunica]iile derularea convorbirilor telefonice LEC}IA 6 Administrarea documenta]iei: tipuri de documente, clasificarea [i arhivarea documentelor

LEC}IA 7 Sistemul de operare Windows LEC}IA 8 Folosirea aplica]iei Microsoft Outlook

LEC}IA 9 Coresponden]a de afaceri: principii de `ntocmire, elemente standard, mijloace de transmitere LEC}IA 10 Realizarea documentelor cu ajutorul editorului de texte Word

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

LEC}IA 21 Programul de calcul tabelar Excel: introducerea datelor, formatarea foilor de calcul LEC}IA 22 Aplica]ii Excel formule, func]ii, diagrame

LEC}IA 27 Con]inutul contractelor comerciale: obiect, pre], condi]ii de livrare [i plat\, calitatea m\rfurilor LEC}IA 28 Derularea contractelor comerciale: livrarea, transportul m\rfurilor, asigurarea m\rfurilor, recep]ia m\rfurilor LEC}IA 29 No]iuni de internet: realizarea conexiunii la internet LEC}IA 30 Navigarea pe internet: utilizarea browserelor de internet, portaluri [i motoare de c\utare LEC}IA 31 Po[ta electronic\. Teleconferin]ele LEC}IA 32 Transferul fi[ierelor [i alte servicii de re]ea

LEC}IA 23 No]iuni de marketing: analiza pie]ei, concuren]ei, analiza SWOT LEC}IA 24 Contactele cu partenerii de afaceri, organizarea vizitelor

LEC}IA 25 Negocierea comercial\: preg\tirea negocierilor, desf\[urarea tratativelor, tehnici de negociere LEC}IA 26 Contractarea fazele contract\rii

ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

LEC}IA 3
INTRODUCERE
Fiecare modul ncepe cu o introducere n care sunt prezentate principalele aspecte ce vor fi studiate.
Pe fondul implic\rii `n activit\]i diverse, ce solicit\ utilizarea a numeroase documente, foarte mul]i directori au dificult\]i legate de gestiunea [i ordonarea informa]iilor. Spre deosebire de departamentele [i sec]iile de specialitate, unde datele sunt mai omogene [i, astfel, mai u[or de gestionat, `n birourile [efilor converg o multitudine de informa]ii, de diferite tipuri, ce necesit\ o tratare diferen]iat\. Provenien]a acestora este diferit\, dar caracterul lor eterogen este determinat mai ales de importan]a [i valoarea pe care le au. ~n plus, aceste informa]ii sunt stocate pe suporturi total diferite: hrtii, compact discuri etc. ~n acest context, sarcina asistent managerilor de a se `ngriji ca [efilor lor s\ li se pun\ la dispozi]ie toate informa]iile necesare `ntr-un mod rapid, complet [i eficient, devine din ce `n ce mai complex\. Dac\ [eful dumneavoastr\ este con[tient de aceste probleme, nu v\ va fi greu s\ introduce]i [i s\ `ntre]ine]i sisteme profesionale de gestiune a informa]iilor. Dac\, `n schimb, [eful dumneavoastr\ este mai curnd dezordonat, sarcina dumneavoastr\ va fi mai dificil\, totu[i nu imposibil de realizat. Trebuie doar s\ depune]i mai mult efort de convingere.

GESTIONAREA {I SECURITATEA INFORMA}IILOR

La nceputul leciilor vei gsi o aplicaie practic ce v va familiariza cu materialul ce urmeaz a fi parcurs.
Firma Elka S.A. a `nregistrat `n ultimele luni o reducere semnificativ\ a cifrei de afaceri. ~n consecin]\, directorul general efectueaz\ un control `n firm\ [i `i transmite asistentului s\u urm\toarea not\: ~n urma verific\rii de ieri, am constatat urm\toarele disfunc]ionalit\]i: `n birouri exist\ o organizare improprie a documentelor; sistemul informatic de stocare a informa]iilor nu este pus la punct `n mod corespunz\tor;

multiplicarea documentelor se face defectuos, de c\tre persoane care nu au calificarea necesar\; informa]iile sunt transmise `ntre departamente cu `ntrzieri; nu to]i angaja]ii au fost informa]i complet [i corect `n leg\tur\ cu ultimele proiecte generale, desf\[urate la nivelul `ntregii firme; dosarele confiden]iale despre clien]i, planurile de dezvoltare, informa]iile din departamentul financiar contabil sunt consultate de c\tre persoane neautorizate din cadrul firmei; numero[i vizitatori nu au ecusoane [i circul\ ne`nso]i]i `n incinta firmei.

(selecie din Lecia 3, pagina 1)

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 3

Asistent manager

V\ rog s\ elabora]i de urgen]\ un raport cu m\surile ce trebuie luate pentru o mai bun\ organizare [i circula]ie a informa]iilor, precum [i pentru asigurarea securit\]ii informa]iilor confiden]iale. Pentru a putea alc\tui un astfel de raport, asistent managerul trebuie s\ cunoasc\ principalele aspecte pe care gestionarea [i asigurarea securit\]ii informa]iilor le presupun.

Rolul asistent managerului `n gestionarea informa]iilor

Biroul unui asistent manager poate fi comparat cu o central\ a informa]iilor, `n care cele trei procese ce regleaz\ fluxul informa]ional (preluare prelucrare transmitere) trebuie s\ se desf\[oare `n strns\ interdependen]\, f\r\ blocaje sau amn\ri. ~n fluxul informa]ional specific activit\]ii unui asistent manager, se vehiculeaz\ informa]ii de care depinde buna derulare a unor contacte [i ac]iuni att pe plan intern, ct [i pe plan extern. Informa]iile cu care asistent managerul vine `n contact sunt diverse; diversitatea este dat\ de faptul c\ ele pot presupune implicarea direct\ a acestuia `n solu]ionare sau doar preluarea [i transmiterea lor, documentele revenind spre rezolvare altor persoane. A. Informa]iile preluate care vizeaz\ solu]ionare par]ial\ sau total\ din partea asistent managerului trec prin faza de prelucrare (`n func]ie de sarcina solicitat\ de fiecare tip de document: r\spuns pentru scrisori, oferte; analiz\, corelare, interpretare pentru raport\ri etc.) [i ulterior de transmitere prompt\ [i eficient\ (c\tre partenerii externi sau `n interiorul firmei, c\tre director sau al]i angaja]i). Important este ca, `n derularea acestor procese specifice, s\ fie folosite eficient mijloacele de p\strare [i securizare a datelor cu care s-a operat. Acestui lucru nu i se poate aloca prea mult timp, `n caz contrar putnd perturba transmiterea `n timp util a informa]iilor. Att pe parcursul prelu\rii, al prelucr\rii, ct [i al transmiterii, asistent managerul are un rol foarte important.

Definiiile i aspectele eseniale au fost marcate special pentru a facilita nelegerea informaiilor.

Preluarea, selectarea, memorarea, utilizarea, transmiterea, ordonarea, clasificarea [i arhivarea informa]iilor sunt parte esen]ial\ a sarcinilor asistent managerului, ele asigurnd corecta gestionare a informa]iilor din companie. B. Atunci cnd sarcina asistent managerului se reduce doar la a prelua [i a transmite direc]ionat anumite informa]ii, acesta trebuie s\ se asigure, printr-o organizare riguroas\ a materialelor, ce anume trebuie transmis (un document integral sau doar o parte a acestuia) [i care este persoana c\reia i se adreseaz\. ~n acest caz, se vor elabora proceduri specifice de gestionare a informa]iilor, `n a[a fel `nct s\ se asigure transmiterea `n timp util a informa]iei, strict c\tre departamentul/persoana competent(\).

(selecie din Lecia 3, pagina 2)

ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

lec]ia 12

Asistent manager

21

Exemplele trimit adesea la situaii concrete din mediul de afaceri.

Exemplu Iat\ cteva exemple de formul\ri ce pot convinge poten]ialii parteneri de afaceri: Avem n prezent 10 ani de experien]\ pe pia]a produc\torilor de echipamente de birotic\. Suntem siguri c\ promptitudinea serviciilor noastre [i pre]urile competitive v\ vor satisface pe deplin. V\ atragem n special aten]ia asupra marii variet\]i sortimentale a ofertei noastre. Componentele din care sunt realizate produsele noastre sunt rezistente la condi]ii de exploatare ridicat\. Exemplu Iat\ dou\ modele de ofert\ nesolicitat\ (introducere, cuprins [i ncheiere): Stimate Doamne/Stima]i Domni, Adresa dumneavoastr\ ne-a fost comunicat\ de c\tre Camera de Comer] din Var[ovia, care ne-a ajutat mult n g\sirea de noi parteneri n Polonia. Suntem o firm\ romneasc\ de produse cosmetice [i furniz\m o gam\ bogat\ de produse de nfrumuse]are, att pentru b\rba]i, ct [i pentru femei. Inten]ion\m s\ deschidem n curnd o filial\ n Polonia, care s\ respecte acela[i principiu ca [i celelalte filiale ale noastre din Europa. Produsele de `nfrumuse]are vor fi distribuite prin formula vnz\rilor prin po[t\. Clien]ii pot alege produsele din catalogul care le este trimis la domiciliu. Comenzile pot fi efectuate n scris sau prin telefon. Livrarea la domiciliu are loc n decurs de o s\pt\mn\. Este de la sine n]eles c\, n cazul n care produsele nu sunt agreate, pot fi returnate n decurs de 8 zile; costurile de livrare sunt suportate de c\tre noi. Pentru a v\ forma o imagine asupra posibilit\]ilor oferite de produsele noastre, precum [i asupra calit\]ilor lor, v\ trimitem catalogul actualmente folosit n Fran]a, precum [i un e[antion din fiecare dintre produsele noastre. Sper\m s\ avem pl\cerea de a v\ num\ra n curnd printre partenerii no[tri. Cu salut\ri cordiale,

(selecie din Lecia 12, pagina 21)

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 14

Asistent manager

35

Exemplu Iat\ un model de fi[\ a unui post de merceolog la o fabric\ de confec]ii:

V vei familiariza cu diverse documente necesare bunei desfurri a activitii ntr-o companie.

FI{A POSTULUI Post: merceolog Activitatea: aprovizionarea cu materii prime [i materiale necesare produc]iei Lista atribu]iilor: identificarea [i stabilirea de contacte cu produc\torii de materii prime din domeniu; culegerea de date despre materiile prime [i materialele incluse n consumurile specifice (pre]uri, sortimente, calit\]i etc.); colectarea de mostre [i verificarea calit\]ii acestora; propunerea achizi]ion\rii materialelor g\site ca fiind corespunz\toare; negocierea [i contractarea cantit\]ilor decise a fi achizi]ionate; preg\tirea de rapoarte periodice privind situa]ia pie]ei produselor achizi]ionate; alte sarcini, n func]ie de solicit\ri. Responsabilit\]i: r\spunde de corectitudinea datelor colectate privind calitatea, pre]ul [i cantit\]ile de materii prime [i materiale oferite de fiecare furnizor; r\spunde de acurate]ea rapoartelor privind pia]a materiilor prime. Niveluri de competen]\: ncheierea de acorduri privind condi]iile de achizi]ionare a materiilor prime; ncheierea de contracte n condi]iile stabilite n cadrul firmei. Subordonarea [i rela]ionarea postului: se subordoneaz\ directorului de marketing; colaboreaz\ cu directorul de produc]ie sau cu loc]iitorul acestuia. Cuno[tin]e [i abilit\]i necesare postului: metode de baz\ utilizate n studierea pie]ei; cuno[tin]e de baz\ despre procesele tehnologice existente n firm\; rela]ii publice [i abilit\]i de comunicare; cunoa[terea politicilor de pre] [i a elementelor de determinare a pre]urilor; carnet de conducere auto categoria B; disponibilitate pentru lucrul n ritm sus]inut. Studii: studii medii de specialitate (industria alimentar\). Experien]\: minimum 2 ani ntr-un post asem\n\tor.

Unele organiza]ii elaboreaz\ descrierea postului ntr-un mod foarte restrictiv, punnd n final clauze severe. Alte organiza]ii refuz\ s\ acorde angajatului descrierea postului, pe motivul c\ acesta ar putea refuza o sarcin\ suplimentar\ care nu este cuprins\ n descriere. O descriere a postului nu poate fi considerat\ o list\ definitiv\ a ndatoririlor de executat, ea trebuind s\ fie actualizat\ n func]ie de schimb\rile care au loc n cadrul firmei.
(selecie din Lecia 14, pagina 35)

ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

lec]ia 14

Asistent manager

38

anun]urile de ofertare a posturilor

Anun]urile de ofertare a posturilor n ziare sau publica]ii de specialitate reprezint\ una dintre cele mai folosite forme de recrutare. Anun]urile trebuie s\ aib\ calitatea de a-i atrage pe poten]ialii candida]i, nu doar de a-i informa asupra caracteristicilor principale ale postului n cauz\. Pentru a atrage persoane ct mai competente, firmele ofer\ stimulente candida]ilor. Orice anun] atr\g\tor trebuie s\ fac\ referire la: companie [i obiectul ei de activitate cteva referiri concise; denumirea postului scos la concurs [i cui se subordoneaz\; zona de activitate caracteristicile principale ale postului; condi]iile impuse rezumarea atributelor personale esen]iale solicitate (studii, experien]\, abilit\]i etc.); condi]iile de angajare [i munc\ (salarizare, bonusuri, posibilit\]i de dezvoltare profesional\, program, mediu de lucru etc.); actele solicitate (CV, scrisoare de inten]ie, diplome); adresa, telefonul firmei, faxul/adresa de e-mail, persoana de contact, eventual codul corespunz\tor pozi]iei; termenul de depunere a solicit\rilor.

Cuvintele cheie surprind ideile importante ale leciilor.

Firma XY Opal Ltd

lider al firmelor de prelucrare a pietrelor pre]ioase din Europa de peste zece ani v\ ofer\ [ansa de a face parte din echipa sa ca: Secretar\
a directorului de rela]ii publice
Responsabilit\]i: - gestionarea coresponden]ei - alc\tuirea agendei de lucru - organizarea manifest\rilor de afaceri [i a vizitelor Cerin]e: - studii superioare de birotic\ - experien]\ n domeniu de minimum 2 ani - cuno[tin]e operare PC (Word, Excel) - cuno[tin]e de limba englez\ [i francez\ - disponibilitate pentru deplas\ri frecvente Se ofer\: - posibilitatea unei cariere de succes `ntr-o companie interna]ional\ de prestigiu - un pachet de recompensare motivant - un mediu de lucru modern

A[tept\m CV-ul dumneavoastr\ [i o scrisoare de inten]ie cu men]ionarea postului la sediul firmei XY Opal Ltd, str. Astra nr. 4, sau fax (01)2234155, pn\ la data de 30.03.2012. Informa]ii suplimentare la telefon (01)2224154 sau www.opal.com

(selecie din Lecia 14, pagina 38)

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 25

Asistent manager

e
Exerciiile reflect situaii reale din activitatea unui asistent manager.
stabilirea obiectivelor proprii

Exerci]iul 2 Tocmai a]i fost informat cu privire la un contract referitor la furnizarea de componente [i accesorii pentru cel mai important produc\tor de automobile de pe pia]a romneasc\, pe care compania dumneavoastr\ inten]ioneaz\ s\-l ob]in\ n urma tratativelor care vor avea loc luna viitoare. Directorul firmei v\ cere s\ afla]i ct mai multe detalii legate de echipa de negociatori ce urmeaz\ s\ soseasc\ n cadrul firmei. Care vor fi modalit\]ile concrete prin care ve]i ncerca s\ ob]ine]i informa]iile dorite? De foarte mare importan]\ `n etapa preg\tirii negocierilor este stabilirea ct mai precis\ a obiectivelor proprii. ~n acest sens, negociatorul trebuie s\ [tie `n mod ct mai complet [i detaliat: ce se vizeaz\ prin afacerea negociat\; ce ac]iuni concrete vor fi stimulate; dac\ este vorba despre o negociere comercial\, ce volum al vnz\rilor sau al cump\r\rilor se are `n vedere, care este calitatea m\rfurilor oferite sau solicitate, pre], condi]ii de plat\ [i livrare, asigurare, modalit\]i de rezolvare a eventualelor litigii etc; care vor fi consecin]ele ac]iunilor sale, `n corela]ie cu evaluarea ct mai corect\ a situa]iei economico-financiare a propriei companii, a locului acesteia pe pia]\. Exerci]iul 3 Argumenta]i importan]a urm\toarelor reguli simple, dar obligatorii, de formulare a obiectivelor proprii: transpunerea scopului negocierii `n cifre precise, f\r\ marje [i abateri relative; conceperea [i formularea obiectivelor `n paralel cu alocarea unui buget; definirea obiectivelor prin stabilirea termenilor calendaristici ai concretiz\rii lor; precizarea clar\ a metodelor de control [i evaluare a gradului `n care au fost `ndeplinite obiectivele; nominalizarea expres\ a responsabililor cu fiecare element definitoriu al obiectivelor; stabilirea realist\ a limitelor maxime [i minime ale obiectivelor [i concesiilor cerute sau acordate partenerului; definirea att a unor obiective finale, ct [i a unor obiective par]iale; inventarierea punctelor de acord probabil `ntre p\r]i `nainte de a se ajunge la masa tratativelor.

anticiparea Pentru concertarea pozi]iilor este absolut necesar\ anticiparea obiectivelor obiectivelor partenerului. Alegerea tipului de negociere se va raporta automat la obiectivele partenerului pe care [i le-a formulat partenerul pentru aceast\ negociere.

(selecie din Lecia 25, pagina 6)

10

ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

lec]ia 17

Asistent manager

12

Exemplu Iat\ cum poate fi formulat\ o not\ oficial\ de anun]are a unei [edin]e:
Comitetul pentru organizarea spa]iilor publice Str. Banu Manta 35, Bucure[ti, 16 mai 2002 Membrilor Comitetului: D-na S. St\nescu, pre[edinte Dl. V. Gheorghiu, Dl. A. Marin, D-ra O. Badea Doamnelor [i Domnilor, Avem onoarea de a v\ invita s\ lua]i parte la [edin]a Comitetului pentru organizarea spa]iilor publice. {edin]a membrilor comitetului va avea loc n data de 2 iunie, la ora 9.45, n sala de conferin]e a Prim\riei sectorului 3. Al\tur\m acestei invita]ii: 1) ordinea de zi a [edin]ei; 2) procesul verbal al [edin]ei anterioare, mpreun\ cu lista de m\suri a c\ror punere n practic\ a fost hot\rt\ cu aceast\ ocazie; 3) propunerile (a) [i (b) referitoare la punctul nr. 6 al ordinii de zi. Prezen]a dumneavoastr\ este absolut necesar\. Cu aleas\ considera]ie, A. Iancu, asistent manager Anexe (3):

e
Exerciiile ilustreaz diverse probleme care pot aprea ntr-o companie.

Exerci]iul 4 Identifica]i erorile care s-au strecurat n urm\toarea not\ oficial\ de anun]are a unei [edin]e:
str. Costache Negruzzi nr. 8, Bucure[ti Ne cerem scuze pentru ntrzierea cu care v\ trimitem aceast\ invita]ie. Ar fi totu[i bine dac\ a]i reu[i s\ ajunge]i la ntlnirea de lucru ce va avea loc la sediul companiei noastre pe data de 18. V\ a[tept\m. Cu drag, Violeta B\lan asistent manager

Reformula]i nota de informare n a[a fel nct s\ respecte cerin]ele formulate anterior.

(selecie din Lecia 17, pagina 12)

11

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 23

Asistent manager

25

promovarea vnz\rilor

Promovarea vnz\rilor mai este numit\ [i promovare complementar\ sau suplimentar\. Este vorba de tot felul de stimuli care s\-l determine pe client s\ apeleze la oferta firmei. Promovarea poate fi adresat\ comercian]ilor sau consumatorilor. Iat\ exemple de forme care pot fi valorificate n promovarea vnz\rii:
Promovarea adresat\ comercian]ilor cump\r\turi premiate exemplare gratuite ale produsului cupoane pentru receptorii detaili[ti cadouri pentru angrosi[ti [i detaili[ti concurs pentru expozi]ie la magazin premii determinate de vnzare rabat la repetarea cump\r\turilor Promovarea adresat\ consumatorului e[antioane gratuite ale m\rfii reduceri de pre]uri cupoane pentru consumatori cadouri concursuri, loterii premii de loialitate oferte prin acoperirea cheltuielilor demonstra]ii, degust\ri de produse

Exerci]iul 11 Gndi]i-v\ care dintre formele men]ionate de promovare sunt folosite sau ar putea fi valorificate de compania la care lucra]i. Cum aprecia]i eficien]a lor ca forme de comunicare ntre companie [i pia]\? }ine]i cont de tipul de produs comercializat:
Compara]ie Produs pentru uz curent pentru uz `ndelungat de lux anumite m\rci de automobile, articole de vestimenta]ie de la anumite case de mod\, cosmetice, parfumuri etc. foarte mari num\r limitat de puncte de desfacere se accentueaz\ unicitatea produsului

alimente, mobil\, haine, automedicamente, produse mobile, electronice pentru igiena personal\ etc. (s\pun, past\ de din]i, detergen]i) relativ mici num\r foarte mare de puncte de desfacere mari num\r mare de puncte de desfacere specializate se accentueaz\ diferen]ierea fa]\ de concuren]\

Pre] Distribu]ie

Promovare se accentueaz\ pre]ul

Exemplu Produsele firmei Menaj trebuie s\ fie cunoscute ct mai bine de clien]ii c\rora se adreseaz\. Bugetul pentru promovare al firmei este redus. Astfel, firma va trebui s\ foloseasc\ o combina]ie de mijloace de promovare care s\ fie ieftine, dar [i eficiente. Se au `n vedere urm\toarele: oferte prin po[t\; publicarea de bro[uri [i cataloage; participarea la expozi]ii; expunerea `n propriul spa]iu de vnzare.

(selecie din Lecia 23, pagina 25)

12

ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

lec]ia 23

Asistent manager

16

e
ciclul de via]\ al produsului

Exerci]iul 7 Descrie]i unul dintre produsele/serviciile pe care inten]ioneaz\ s\ le ofere compania pentru care lucra]i. Reflecta]i `n ce mod ar putea fi valorificate componentele produsului, astfel `nct clien]ii s\-[i satisfac\ pe deplin nevoile prin folosirea acestuia. Dac\ s-a hot\rt care este produsul care va fi lansat pe pia]\, urmeaz\ `ntreb\rile referitoare la ct timp produsul poate exista pe pia]\, cnd ar trebui `mbun\t\]it [i cu ce alt produs ar trebui `nlocuit. Ciclul de via]\ al unui produs se define[te ca fiind intervalul de timp cuprins `ntre momentul lans\rii produsului pe pia]\ [i cel al retragerii sale. Figura urm\toare prezint\ etapele ciclului de via]\ al produsului.

i
Materia se parcurge uor graie figurilor i schemelor relevante.

etapele ciclului de via]\

n esen]\, etapele ciclului de via]\ sunt planificarea, lansarea, dezvoltarea, maturitatea [i declinul. Etapa de planificare este una de generare a ideilor [i de proiectare a produselor. n etapa de lansare a produsului, principalul obiectiv al companiei este s\ informeze consumatorii n leg\tur\ cu apari]ia noului produs; cheltuielile n aceast\ etap\ sunt mari, vnz\rile mici, iar profiturile neglijabile, chiar negative. Produsul este prezentat n una, cel mult dou\ variante constructive; distribu]ia, mai ales pentru produsele scumpe cum sunt autoturismele, este limitat\, selectiv\. Etapa de dezvoltare/cre[tere este caracterizat\ de o sporire rapid\ a vnz\rilor [i a profitului; compania urm\re[te s\-[i maximizeze cota de pia]\ [i s\-[i creeze o marc\ puternic\. Consumatorii sunt numero[i, dar apar [i mul]i concuren]i [i imitatori. Compania trebuie s\-[i diversifice gama de produse, s\-[i extind\ distribu]ia [i s\ stimuleze preferin]a de marc\. n etapa de maturitate, volumul vnz\rilor se stabilizeaz\. Compania ncearc\ s\-[i men]in\ avantajul competitiv prin mbun\t\]irea caracteristicilor produsului, extinderea garan]iei [i a serviciilor post-vnzare, reduceri de pre]uri.
(selecie din Lecia 23, pagina 16)

13

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 15

Asistent manager

1. Comunicarea descendent\ include mesajele transmise de conduc\tori subordona]ilor. Con]inutul acestui tip de comunicare este, de regul\, informativ sau directiv [i este destinat s\ ini]ieze ac]iunea unei p\r]i a subordona]ilor. 2. Comunicarea ascendent\ include mesajele care circul\ de la nivelurile inferioare la cele superioare ale ierarhiei organiza]iei. Pentru a dezvolta o comunicare eficient\, care s\ duc\ la cre[terea beneficiilor companiei, mesajele subordona]ilor trebuie tratate cu respect [i aten]ie. Acest tip de comunicare prezint\ urm\toarele avantaje: oferirea de idei menite s\ duc\ la cre[terea calit\]ii produc]iei [i randamentului: prevenirea situa]iilor tensionate cnd mesajele circul\ de jos n sus cu u[urin]\, managerii sunt informa]i din timp cu privire la situa]iile poten]ial generatoare de probleme; ncurajarea accept\rii comunicarea ascendent\ eficient\ indic\ managerilor gradul de acceptare [i credibilitatea pe care politicile companiei le au printre angaja]i; cre[terea particip\rii stimularea afirm\rii angaja]ilor n planificarea [i evaluarea politicilor organiza]iei.

Numeroase organiza]ii depun un efort important pentru a facilita comunicarea ascendent\. Printre cele mai folosite modalit\]i se num\r\: cutiile de sugestii, politica u[ilor deschise, conversa]ia fa]\ n fa]\ dintre angaja]i [i conducere, ntlnirile lunare, [edin]ele de grup etc.
(selecie din Lecia 15, pagina 5)

14

ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

lec]ia 25

Asistent manager

14

Ultima faz\ a negocierii este, evident, capital\. Aceast\ faz\ este, n general, destul de scurt\, dar susceptibil\ de r\sturn\ri de situa]ie [i de surprize. Partea important\ este c\ acordul va fi ob]inut dac\ problemele existente vor fi tratate cu suficient\ maturitate. Concluzia negocierii nu reprezint\ dect sfr[itul unui joc prealabil de afirma]ii [i contra-afirma]ii.
negocierea cu un partener str\in

Mare aten]ie trebuie avut\ atunci cnd se negociaz\ cu un partener str\in. ~n func]ie de spa]iul social [i cultural din care provin, de sistemul na]ional de valori c\rora li se conformeaz\, str\inii au moduri diferite de a evalua lucrurile, `[i valorific\ `n mod diferit experien]ele, au puncte forte [i sl\biciuni diferite. Un negociator competent trebuie s\ fie capabil s\ se adapteze la reac]iile partenerilor de negociere [i s\ le respecte punctele de vedere, indiferent de ce na]ionalitate sunt. Abordarea unui partener american va fi ntotdeauna diferit\ de cea a unui partener japonez. Exemplu Iat\ n continuare o serie de particularit\]i ale negociatorilor str\ini:
SUA Japonia minu]ioas\ lung\ rapid re]inute Fran]a atent\ medie clar controlate mic polite]e umor medie mare bun\ mare mare India atent\ medie liber libere mare prietenie prietenie medie medie redus\ mediu medie Africa superficial\ lung\ ambiguu libere foarte mare suspiciune nesiguran]\ mic\ mic\ medie mic mic\ Orientul Mijlociu rapid\ lung\ colorat exagerate mic polite]e emotivitate mic\ mic\ medie mic mic\ America Latin\ rapid\ lung\ liber expansive mare prietenie veselie mic\ medie redus\ mare mare

1. Preg\tirea negocierii 2. Durata negocierii 3. Stil de vorbire 4. Gesturi, mimic\

atent\ scurt\ liber libere

5. Interes penmic foarte mic tru cunoa[terea partenerului 6. Atitudine fa]\ de prietenie re]inere partener superficial\ 7. Dispozi]ie preoptimism curiozitate dominant\ mare medie 8. Viteza deciziei 9. Consecven]a mare mare deciziilor 10. Punctualitate bun\ strict\ 11. Interes pentru redus mare protocol 12. Centralizarea redus\ mare deciziei

Tipuri fundamentale de strategii de negociere

Tabelele v ajut s asimilai mai bine anumite reguli sau concepte.

~n conturarea strategiilor de negociere se pot folosi numeroase criterii de diferen]iere: A. ~n func]ie de poten]ialul de lupt\ al p\r]ilor negociatoare, se poate face o distinc]ie categoric\ `ntre strategiile directe [i strategiile indirecte de negociere. Strategiile directe sunt folosite atunci cnd raportul de for]e este net favorabil [i se dore[te impunerea punctului de vedere `ntr-un timp scurt, fiind u[or de aplicat atunci cnd negociatorul este puternic [i se afl\ fa]\ `n fa]\ cu un partener relativ mai slab.
(selecie din Lecia 25, pagina 14)

15

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 18

Asistent manager

41

5)

Colorarea graficului

Pentru a ad\uga culoare oric\rui obiect al graficului, se selecteaz\ obiectul [i se alege culoarea corespunz\toare din caseta afi[at\ ca urmare a execut\rii unui clic pe butonul Fill Color de pe bara de instrumente standard a programului Graph. De asemenea, colorarea mai poate fi f\cut\ prin selectarea obiectului [i alegerea culorilor dorite din comanda corespunz\toare a meniului contextual afi[at ca urmare a unui clic dreapta pe obiectul respectiv.

e
folosirea butonului Insert Chart

Exerci]iul 9 Ad\uga]i graficului creat de dumneavoastr\ `n cadrul prezent\rii elemente noi: de culoare, de chenar etc. Folosirea butonului Insert Chart aflat pe bara de instrumente standard a aplica]iei PowerPoint reprezint\ a doua metod\ de ad\ugare a unui grafic pe un diapozitiv. Pentru aceasta, avnd prezentarea deschis\, se execut\ clic pe butonul Insert Chart. Foaia de date implicit\ care apare la accesarea acestei comenzi se completeaz\ conform cerin]elor, a[a cum am procedat [i anterior. Alegem apoi un anumit tip de grafic din lista desf\[urat\ prin executarea unui clic pe butonul Chart Type de pe bara de instrumente. Execut\m clic pe butonul View Datasheet sau `n afara casetei de inser]ie. Pentru ca graficul creat s\ ocupe un spa]iu potrivit `n prezentare, acesta se redimensioneaz\, tr\gnd marcajele de dimensionare conform dorin]elor. Exemplu Am prev\zut prezentarea creat\ cu un grafic tip pl\cint\ reprezentnd vnz\rile totale `nregistrate `n anul 2001 pe cele trei pre]uri date:

Pentru cunotinele de calculator, print screen-urile, v vor nlesni nsuirea acestora.

Dac\ dorim s\ rotim un grafic tridimensional pentru a putea fi v\zut mai bine, putem face acest lucru aplicnd num\rul de grade de rotire necesar `n caseta de editare Rotation din fereastra afi[at\ ca urmare a execut\rii unui clic pe comanda 3-D View din meniul Chart al programului Graph.

(selecie din Lecia 18, pagina 41)

16

ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

Mlec]ia U L 4 O D 17

Asistent manager

Definirea obiectivelor [edin]ei

Definirea clar\ a obiectivelor care urmeaz\ a fi atinse prin manifestarea respectiv\ faciliteaz\ ac]iunile viitoare pe care trebuie s\ le ntreprinde]i. Este absolut necesar\ structurarea obiectivelor dup\ priorit\]i.
13 (14-17)

Metodele practice de gestionare a activit\]ii prezentate n lec]ia 13 v-ar putea fi foarte utile [i n acest context. Din nefericire, n via]a de zi cu zi a unei companii se poate ntmpla ca participan]ii la o [edin]\ s\ r\mn\ dezam\gi]i la terminarea acesteia; [edin]a respectiv\ nu a corespuns a[tept\rilor celor care au luat parte la ea. Unele dintre cele cteva posibile motive ale irit\rii [i dezam\girii participan]ilor pot fi: faptul c\ ace[tia nu au perceput exact obiectivele [edin]ei respective, acestea nefiind clare pentru ei de aici deriv\ importan]a stabilirii de c\tre asistent a unor obiective foarte corect [i precis delimitate; faptul c\ manifestarea respectiv\ a reprezentat o irosire de timp, nefiind oportun\, pentru rezolvarea respectivelor probleme putndu-se alege alte canale de comunicare. n aceast\ faz\ a stabilirii obiectivelor, asistent managerul este eficient dac\ reu[e[te s\ reduc\ num\rul punctelor din ordinea de zi (deseori mult prea numeroase) [i dac\ reu[e[te s\ explice foarte bine obiectivele (deseori implicite). Pentru stabilirea ct mai clar\ a priorit\]ilor, pute]i preg\ti o list\ corespunz\toare, n care s\ enumera]i toate sarcinile [i obiectivele manifest\rii respective, eventual men]ionnd responsabilii desemna]i pentru fiecare sarcin\, precum [i termenul limit\. Exemplu O list\ pentru organizarea unei [edin]e a directorilor companiei ar putea ar\ta n felul urm\tor:
Nr. crt. 1 Sarcina motivarea angaja]ilor `n vederea ob]inerii unui angajament sporit aprobarea noului plan de marketing dezbaterea conflictului de munc\ ap\rut `ntre sec]iile 1 [i 2 de produc]ie Obiectivul cre[terea vnz\rilor Responsabilul director de resurse umane Tudor Samoil\ director de marketing Oana Vintil\ director general Vasile M\t\saru Termen limit\ 23.06.2012

Un simbol special arat c anumite teme se leag de idei prezentate anterior. n acest caz, le regsim i n Lecia 13, la paginile 14-17.

lista cu sarcini [i obiective

2 3

mai prompta informare a serviciului de clien]i asigurarea coeziunii interne a personalului

25.06.2012 30.06.2012

Pentru o mai mare certitudine privind realizarea sarcinilor, lista poate cuprinde att obiective optime, ct [i obiective minime, datele limit\ de realizare putnd fi diferite, la rndul lor, n func]ie de obiective.

(selecie din Lecia 17, pagina 5)

17

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 24

Asistent manager

49

RECAPITULAREA LEC}IEI 24
Recapitulrile sintetizeaz aspectele cele mai importante din fiecare lecie.
24.1 Printre atribu]iile asistent managerului se poate num\ra [i coordonarea vizitelor, att individuale (diver[i oameni de afaceri, clien]i, beneficiari, func]ionari cu care se `ntlne[te managerul), ct [i colective (grupuri de ziari[ti, elevi sau studen]i, directori ai altor companii interesate `n formarea unei imagini privind activitatea companiei). Atunci cnd v\ confrunta]i cu vizite individuale, `ndatoririle dumneavoastr\ se refer\ la: programarea `ntlnirilor; asigurarea preg\tirilor necesare desf\[ur\rii optime a vizitei; `ntmpinarea oaspe]ilor; asistarea la discu]iile de afaceri, pentru luarea noti]elor, furnizarea informa]iilor sau a materialelor necesare discu]iei; `nso]irea oaspe]ilor la plecare. ~n cazul vizitelor de grup, trebuie s\ ave]i `n vedere urm\toarele: definirea exact\ a obiectivelor vizate, tipul vizitatorilor; preg\tirea unui program al fiec\rei vizite (cine va `nso]i vizitatorii, cine va conduce grupul, ct va dura vizita, ce materiale informative vor primi vizitatorii, ce se va servi); informarea colaboratorilor care particip\ la organizarea vizitei; trimiterea unei confirm\ri de vizitare respectivului grup, al\turi de programul vizitei aprobat de [ef. ~n ceea ce prive[te vizitele la distan]\ (c\l\toriile de afaceri), atribu]iile asistent managerului se refer\ la: formularea clar\ a obiectivelor vizitei [i preg\tirea documenta]iei necesare, alegerea mijloacelor de transport, asigurarea caz\rii, a banilor, a asigur\rilor solicitate, a documentelor necesare pentru c\l\torie, stabilirea programului c\l\toriei [i a sarcinilor de `ndeplinit `n absen]a [efului. Primirea oaspe]ilor din ]ar\ sau din str\in\tate presupune, `n general, urm\toarele: invita]ia adresat\ vizitatorului; transmiterea datelor esen]iale privind perioada desf\[ur\rii vizitei [i drumul; stabilirea [i anun]area programului vizitei; `ntmpinarea [i conducerea oaspe]ilor `n unit\]ile de cazare; organizarea discu]iilor de afaceri [i a programelor de recreere; `nso]irea invita]ilor la plecare; contactarea ulterioar\ a invitatului (mul]umiri). Trgurile reprezint\ pie]e organizate `n locuri dinainte stabilite [i care concentreaz\ `n perioade limitate de timp cererea [i oferta de produse sau servicii, avnd obiective complexe, promo]ionale [i de comercializare. Expozi]iile sunt manifest\ri ocazionale care nu `[i propun `n mod prioritar obiective comerciale, avnd drept scop etalarea celor mai moderne mijloace de satisfacere a diferitelor nevoi ale consumatorilor.

24.2

24.3

24.4

24.5

24.6

24.7

(selecie din Lecia 24, pagina 49)

18

ASISTENT MANAGER

LECIE DEMONSTRATIV

lec]ia 24

Asistent manager

50

TEMA PENTRU ACAS| 23 {I 24

Temele pentru acas v ajut s v fixai cunotinele dobndite.
1. Realiza]i segmentarea pie]ei pentru o firm\ care comercializeaz\ articole de mbr\c\minte, ]innd cont de criteriile de segmentare prezentate `n lec]ie. Pute]i s\ g\si]i noi criterii de segmentare ce v-ar fi utile pentru analizarea pie]ei respective? Tipul de concuren]\ n care o firm\ ofer\ produse ce satisfac nevoi identice sau similare se nume[te: a) concuren]\ poten]ial\; b) concuren]\ de produs; c) concuren]\ substitutiv\ (generic\). Completa]i rubricile urm\torului tabel, ]innd cont de specificul firmei la care lucra]i:
I N T E R N E X T E R N Puncte forte Aspecte interne pozitive: Oportunit\]i Condi]ion\ri externe pozitive care pot constitui un avantaj: Puncte slabe Aspecte interne negative: Amenin]\ri Condi]ion\ri externe negative care nu pot fi controlate:

2.

3.

Pornind de la elementele marcate `n acest tabel, stabili]i principalele obiective de marketing ale companiei `n care lucra]i `n momentul de fa]\. 4. Afirma]ia Confirmarea scris\ sau telefonic\ a vizitelor de afaceri, cu cel pu]in o zi `naintea desf\[ur\rii, reprezint\ un aspect obligatoriu `n cazul `ntlnirilor programate din timp. este: a) adev\rat\; b) fals\. Justifica]i pe scurt alegerea f\cut\. 5. S\ presupunem c\ sunte]i asistentul directorului general al unei firme de montaj de piscine. Furnizorul care v-a livrat pompe [i instala]ii de recirculare a apei [i-a restrns activitatea [i s-a retras de pe pia]a romneasc\. Vi se cere s\ identifica]i parteneri pentru furnizarea de pompe [i instala]ii de recirculare a apei. Descrie]i mijloacele concrete pe care le ve]i folosi pentru a g\si noi parteneri de afaceri. Men]iona]i pe scurt: trei aspecte ce denot\ rolul particip\rii att ca vizitator, ct [i ca expozant la trguri [i expozi]ii; cinci condi]ii pe care trebuie s\ le `ndeplineasc\ standul expozi]ional pentru a stabili ct mai multe [i fructuoase contacte cu poten]ialii parteneri de afaceri.

6.

(selecie din Lecia 24, pagina 50)

19

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

Temele se pot rezolva pe formularele speciale inserate n caiet (dac se trimit spre corectare prin pot) sau online, n contul de cursant de pe site-ul www.eurocor.ro. Un profesor personal v ndrum pe toat durata studiului.

X E

M E

U L

Profesia de asistent manager este tot mai cutat pe piaa muncii! ncepei chiar astzi cursul de ASISTENT MANAGER de la Eurocor! Vei dobndi cunotine variate precum: management i marketing, corespondena de afaceri, tehnic de calcul, drept, psihologia afacerilor. Cursul se adreseaz att persoanelor care urmresc obinerea unui post n acest domeniu, ct i celor care doresc s exceleze n activitatea lor. nvai s atragei succesul n existena dumneavoastr! Spor la studiu!

Tel. 021 33 225 33

20

www.eurocor.ro