Anda di halaman 1dari 16

1.

PROSEDUR PELAPORAN ABSEN/ DAFTAR HADIR PEGAWAI PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretaris Sekretaris MUTU BAKU
Waktu 5 menit Out put Ket

NO 1.

AKTIVITAS

Petugas

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

Wakil Ketua PA

Bag. Keuangan

Persyaratan/
Blangko hadir, blangko pulang

Petugas daftar hadir menyiapkan blangko absen masuk, mengecek pegawai yang belum absen, menutup jam masuk sesuai aturan, menyiapkan blangko absen pulang Mengecek dan merekap kehadiran pegawai harian Mengecek dan merekap/ mengkonsep kehadiran pegawai selama sebulan, mengetik konsep rekap absen, mencetak hasil absen sidik jari, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan Mengarsipkan

Kelengkapan

Mulai

daftar dan daftar

Daftar hadir dan daftar pulang pegawai

2.

3.

Blangko daftar 25 menit hadir dan pulang, lembar rekap kehadiran Blangko daftar 120 menit hadir dan pulang, rekap daftar hadir selama satu bulan, hasil prin out sidik jari, surat cuti, dinas luar, ijin pegawai

Rekap hadir harian pegawai

Rekap absen pegawai PA. Tulang Bawang

4.

Keterangan: = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

2. PROSEDUR PELAPORAN PEMBUATAN SURAT DINAS ( Surat Tugas, surat dinas aktif, pasip )
MUTU BAKU Ketua PA Persyaratan/ Kelengkapan Surat masuk penugasan, perintah atasan Waktu

NO
1

AKTIVITAS

Mulai

Petugas

1. Menerima surat masuk 2. Mempelajari surat masuk 3. Mengonsep surat keluar 4. Mengetik surat keluar 5. Memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan surat keluar 7. Mengirim surat keluar sesuai dg tujuan melalui Via Pos, Faximil, E-mail 8. Mengarsipkan surat masuk dan keluar sesuai dengan kode surat

PELAKSANAAN Wakil n Sekretaris

Ket
Out put Surat Dinas Luar

05 menit 05 menit 10 menit 10 menit 10 menit 15 menit 10 menit

05 menit

Keterangan:
= Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

3. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU ASKES PELAKSANAAN Wakil Sekretaris MUTU BAKU Panitera / Sekretaris PT ASKES Persyaratan/ Kelengkapan - Blanko permohonan, - Foto Copy SK Terakhir - Foto copy Daftar Gaji - Foto 2x3 2 lembar - Surat Nikah - Akte Kelahiran anak Waktu 30 menit 20 menit Out put Ket

NO

AKTIVITAS

Petugas

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu ASKES 2. Membantu memproses pembuatan kartu ASKES, 3. Mengantar berkas ke kantor ASKES

Kartu ASKES

Mulai

50 menit 50 menit 05 menit

4. Mengambil kartu ASKES 5. Mengkopy kartu askes untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs Menyerahkan kartu ASKES kepada ybs.

6.

05 menit

Keterangan: = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

4. PROSEDUR KEGIATAN OLAH RAGA PELAKSANAAN Wakil Sekretaris

NO

AKTIVITAS

MUTU BAKU
Panitera / Sekretaris Ketua PA
Persyaratan/ Kelengkapan Draf kegiatan olah raga setiap hari Jumat Waktu Out put Kegiatan Raga Olah

Ket

Petugas

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

1. Membuat jadwal kegiatan olah raga setiap hari Jumat 2. Mengevaluasi kegiatan olah raga mingguan 3. Melaporkan kegiatan olah raga kepada pimpinan 4. Menayangkan Kegiatan Olahraga melalui Website 5. Diarsipkan

30 menit 60 menit

Mulai

30 menit

15 menit 05 menit

Keterangan: = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

5. PROSEDUR PEMBUATAN IMPASSING

PELAKSANAAN NO AKTIVITAS
Petugas

MUTU BAKU Ketua PA


Bag. Keuangan

Ket Out put


Impassing Pegawai

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

Wakil Sekretaris

Panitera / Sekretaris

Persyaratan/
-Data Penjagaan -SK Terakhir, -Impassing Terakhir,

1. Mendata pegawai PA Yk yang akan Impassing tahun 2011 2. Mengonsep Impassing sesuai dg TMT Impassing nya. 3. Mengetik Impassing 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan Impassing 7. Menyerahkan kepada ybs 8. Menyerahkan kepada Sub. Bag. Keuangan 1 bendel 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan

Kelengkapan

Waktu 30 menit

200 menit 400 mnt 60 menit 60 menit

30 menit 20 menit 05 menit 100 mnt 30 menit

Keterangan: Data = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

6. PROSEDUR PEMBUATAN KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)

NO

AKTIVITAS

Petugas

Ka Kepegawaian

PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretaris Sekretaris

MUTU BAKU Ketua PA Bagian Keuangan Persyaratan/ Kelengkapan - Data Penjagaan - SK Terakhir - KGB terakhir Waktu Out put

Ket

1. Mendata pegawai PA Yk yang akan KGB tahun 2011 2. Mengonsep KGB sesuai dg TMT KGB-nya. 3. Mengetik KGB 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan KGB 7. Menyerahkan kepada ybs 8. Menyerahkan kepada Sub.Bag. Keuangan 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan

15 menit KGB Pegawai 100 menit 180 menit 30 menit 15 menit 30 menit 15 menit 5 menit 100 menit 10 menit

Keterangan: = Data = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

7. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU PEGAWAI (KARPEG)


PELAKSANAAN

MUTU BAKU
Panitera / Sekretaris

Ket Out put KARPEG

NO

AKTIVITAS

Petugas

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

Wakil Sekretaris

PTA

1. Mendata pegawai yang belum memiliki KARPEG 2. Membantu memproses pembuatan KARPEG 3. Mengonsep Pengantar, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 4. Mengantar berkas ke PTA 5. Mengambil KARPEG di PTA 6. Mengcopy KARPEG untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 7. Menyerahkan KARPEG kepada ybs

Persyaratan/ Kelengkapan - Fc. SK CPNS - Fc. SK PNS - Fc. STTPL Prajabatan - Pas foto 2x3 hitam putih 2 lmbr

Waktu

15 menit 60 menit 15 menit

60 menit 45 menit 15 menit 10 menit

Keterangan: Data = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

8. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ISTRI, KARTU SUAMI (KARIS, KARSU)


PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Kepegawaian

NO

MUTU BAKU
Wakil Sekretaris Panitera / Sekretaris PTA

AKTIVITAS

Sub. Umum

Petugas

Persyaratan/ Kelengkapan - Laporan Perkawinan


Pertama

Waktu 15 menit 60 menit 60 menit 15 menit 60 menit

Out put KARIS, KARSU

1. Menerima surat permohonan KARIS/ KARSU 2. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu Suami/ Istri 3. Membantu memproses pembuatan KARIS/KARSU 4. Mengonsep pengantar, meminta paraf dan tanda tangan pimpinan 5. Mengantar berkas ke PTA Bandar Lampung 6. Mengambil kartu KARIS/KARSU 7. Mengcopy KARIS/KARSU untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 8. Menyerahkan KARIS/KARSU kepada ybs.

Mulai

- Fc. Surat Nikah 3 lmbr - Pas foto 3x4 hitam putih 3 lbr

45 menit 10 menit 10 menit

Keterangan : Data = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

9. PROSEDUR PEMBUATAN CUTI


PELAKSANAAN NO AKTIVITAS 1. Menerima permohonan Cuti 2. Mendata pegawai yang sudah maupun yang belum mengambil Cuti Tahunan/ Cuti Sakit/ Cuti Alasan Penting/Cuti lain 3. Membantu pembuatan permohonan Cuti 4. Meneruskan Permohonan Cuti kepada pimpinan 5. Membuat Surat Keterangan Cuti yang sudah mendapat persetujuan pimpinan/ atasan langsung 6. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 7. Menggandakan Surat Keterangan Cuti 8. Menyampaikan kepada ybs, petugas absen. 9. Mencatat dalam buku kendali Cuti ybs. 10. Merekap keadaan Cuti setiap bulan 11. Menginformasikan keadaan cuti pegawai baik melalui papan pengumuman maupun Website/ kolom Kepegawaian 12. Mengarsip Keterangan: Data = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan
Bag. umum Petugas Ka.Sub. Bag Kepegawaian Wakil Sekretaris Panitera / Sekretaris Ketua PA Ketua PTA

Mulai

MUTU BAKU Persyaratan/ Waktu Kelengkapan 15 menit -Penjagaan Cuti -Surat 15 menit keterangan Sakit -Pengantar ke PTA 15 menit 15 menit 15 menit 05 menit 05 menit 05 menit 15 menit 30 menit 10 menit

Out put Surat Cuti

10. PROSEDUR RAPAT BAPERJAKAT PELAKSANAAN NO AKTIVITAS Sub. Bag. Umum Ka.Sub. Bag Kepegawaian Wakil Sekretaris Panitera Sekretaris Ketua Tim/Tim Baperjakat Ketua PA Persyaratan/ Kelengkapan Rekap pegawai Mulai data 60 menit 60 menit 15 menit 30 menit 15 menit

MUTU BAKU
Waktu Out put Agenda Baperjakat

RAPAT BAPERJAKAT 1. Mengagendakan rapat Baperjakat 2. Mempersiapkan data-data kepegawaian yang akan dirapatkan 3. Mempersiapkan absen kehadiran rapat baperjakat 4. Membuat berita acara rapat untuk ditanda tangani 5. Menindaklanjuti hasil rapat pra Baperjakat

6. Mengarsipkan hasil rapat pra Baperjakat

10 menit

Keterangan: Data = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

11. PROSEDUR PENATAAN ARSIP, MENSORTIR ARSIP PASIF KEPEGAWAIAN, MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN PELAKSANAAN Ka. Sub Bag Petugas kepegawaian MUTU BAKU Persyaratan/ Kelengkapan
Odner, file pegawai

NO

AKTIVITAS 1. Menyisir Arsip pasip pada odner

Waktu 90 menit

Out put Penataan Arsip

Ket

Mulai

2.

Mengelompokkan arsip aktif dengan arsip pasif

90 menit

1. Mensortir Arsip / File Kepegawaian Mulai 2. Mengelompokkan jenis-berkas mutasi kepegawaian 3. Mengembalikan berkas pada arsip file

Arsip/ file pegawai

180 menit/ triwulan

Penataan Arsip File yang masih di pergunakan

Keterangan: = Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

12. PROSEDUR MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN

PELAKSANAAN NO AKTIVITAS Mulai 1 1. Menerima peraturan kepegawaian 2. Mempelajari peraturan kepegawaian 3. Menggandakan peraturan kepegawaian 4. Mensosialisasikan peraturan kepegawaian 5. Mendokumentasikan aturan kepegawaian untuk dipedomani K k g n Wakil Sekretaris Panitera/ Sekretaris Ketua PA Persyaratan/ Kelengkapan Peraturan terbaru

MUTU BAKU

Ket

Waktu 05 menit 30 menit 10 menit 15 menit

Out put Peraturan Kepegawaian terbaru

05 menit

13. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT (Periode : 1 April 2011 dan 1 Oktober 2011)

NO 1

AKTIVITAS 1. Mengecek pegawai PA yang akan naik pangkat 2. Memberitahu kepada pegawai yang akan naik pangkat 3. Menerima berkas Kenaikan pangkat 4. Memeriksa kelengkapan berkas KP 5. Menata isi urutan bekas KP 6. Mengonsep dan mengetik Nota KP 7. Mengecek kebenaran ketikan 8. Memintakan paraf dan tanda tangan kepada Pimpinan 9. Mengirim berkas ke PTA 10. Mengarsipkan berkas 11. SK. terbit kemudian mengentry KP ybs dalam SIMPEG.

Bag Umum

Petugas

g Kepegawaian

PELAKSANAAN Wakil Sekretris

MUTU BAKU Panitera / Sekretaris A Ketua PTA Persyaratan/ Kelengkapan - Fc. SK Terakhir - Fc. SK Jabatan - Fc. DP3 -SPP,SPMT, SPMJ - Fc. KARPEG Waktu 60 menit 10 menit 10 menit 30 menit 10 menit 30 ment 10 ment 10 menit 60 menit 10 menit 30 menit Out put Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

Keterangan: = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

14. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT (PENSIUN BUP/JANDA/DUDA)

NO

AKTIVITAS 1. Mengecek pegawai yang akan memasuki masa pensiun/ BUP 2. Memberitahu kepada ybs 3. Menerima berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 4. Memeriksa kelengkapan berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 5. Menata isi urutan bekas 6. Mengonsep dan mengetik Usulan Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 7. Membuat pengantar ke PTA 8. Mengecek kebenaran ketikan 9. Memintakan paraf dan tanda tangan kpd pimpinan 10. Mengirim berkas ke PTA 11. Mengarsipkan berkas 12. Menayangkan pegawai yang akan memasuki masa pensiun (BUP) setiap periode melalui website 13. SK terbit kemudian Mengentry SK ybs dalam SIMPEG

Bag Umum

Petugas

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretris Sekretaris

Ketua PA

Ketua PTA

Dirjen Badilag

MUTU BAKU Persyaratan/ Waktu Kelengkapan a. FC. SK CPNS 15 menit


b. FC. keputusan pangkat terakhir c. FC. SK Jabatan terakhir d. Surat keterangan kematian dari Kepala desa e. Surat Keterangan Janda dari Kepala Desa f. FC. DP3 terakhir g. Photo 4 x 6 7 lembar h. SP-4 i. Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat j. DPCP k. Daftar Susunan Keluarga l. FC. Surat Nikah m. FC. AKta Kelahiran n. Surat Keterangan pengembalian barang inventaris milik Negara

Out put SK Pensiun

10 menit 05 menit 30 menit 10 menit 15 menit 15 menit 30 menit 15 menit 60 menit 10 menit 15 menit 15 menit

Keterangan: = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

15. PROSEDUR MENERBITKAN DP-3

PELAKSANAAN N O AKTIVITAS Petugas


mulai 2

Ka.Sub. Bag Kepeg

Ka.Sub. umum/
Keuangan

Wakil Sekretaris 5

Pan Muda Banding 6

Pan. Muda Hukum 7

Wakil Panitera 8

Panitera/ Sekretari s 9

Ketua PA 10

Ketua PTA 11

1. 2. 3. 4.

5.

6. 7.

1 Menyerahkan data DP3 tahun yang lalu kepada pejabat penilai. Mengumpulkan konsep DP-3 dari pejabat penilai. Mengetik sesuai konsep DP-3 dari pejabat penilai Menyerahkan kembali ketikan DP-3 kepada pejabat penilai untuk ditandatangani Memintakan tanda tangan kepada pegawai yang dinilai (DP-3), Atasan Pejabat Penilai Menggandakan DP-3 yang sudah ditanda tangani. Menyerahkan kps Ybs dan Mengarsipkan

MUTU BAKU Persyara tan/ Wakt Out Kelengk u put apan 12 13 14 DP 3 30 DP 3 tahun menit yang lalu, 30 menit 90 menit 30 menit 30 menit 60 menit 15 menit

16. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU TASPEN

NO

AKTIVITAS

Petugas Mulai

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

PELAKSANAAN Wakil Sekretaris

MUTU BAKU Panitera / Sekretaris PT TASPEN Persyaratan/ Kelengkapan - Fc. SK CPNS - Surat KP.4 - SPMT sebagai CPNS Waktu 30 menit 20 menit Out put Kartu TASPEN

Ket

1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu TASPEN 2. Membantu memproses pembuatan kartu TASPEN 3. Mengantar berkas ke kantor TASPEN

10 menit 10 menit 05 menit

4. Mengambil kartu TASPEN 5. Mengkopy kartu TASPEN untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 6. Menyerahkan kartu TASPEN kepada ybs.

05 menit

Keterangan: = Proses = Alternatif Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan